3. normas de procedimiento, lineamientos o …igacnet2.igac.gov.co/intranet/userfiles/file...copiado...

INSTRUCTIVO

COPIADO DE INFORMACIÓN DEL CENTRO DE COMPUTO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Cód. I31000-02/17.V1

Fecha Julio de 2017

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO Y ALCANCE 1

2. GLOSARIO 1

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1

3.1. PROCEDIMIENTO 1

3.2. SEGURIDAD 1

4. CARACTERÍSTICAS 2

5. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN 2

6. ANEXOS 11

7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 11

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los pasos para gestionar de manera eficiente las solicitudes de copiado de información, con el fin de proveer un servicio de calidad a los procesos de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

Este instructivo aplica para los funcionarios encargados de la producción cartográfica, al administrador de la información geográfica y cartográfica y al personal de apoyo de la administración de la información del centro de cómputo, de la Subdirección de Geografía y Cartografía, teniendo en cuenta los parámetros de calidad de producto y procesos implementados en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

El proceso de copiado inicia con la creación de la solicitud interna del Módulo de Solicitudes de Información del aplicativo GEOCARTO y finaliza con el copiado exitoso de la información, entrega y cierre de la solicitud (ver: ANEXOS 1).

2. GLOSARIO

GEOCARTO Sistema de Información Geográfica y Cartográfica de la Subdirección de Geografía y Cartografía del IGAC. GEOCARTO es un portal para consultar y gestionar la información referente a la producción geográfica y cartográfica

GLPI Gestión Libre du Parc Informatique. Es un programa de Software libre para la administración y gestión de un parque de recursos informáticos. También se define como un administrador de recursos informáticos que posee una consola de administración web basada en PHP

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1. PROCEDIMIENTO

° El copiado de información del centro de cómputo está disponible para las aéreas estratégicas del Instituto que requieran información de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

° La solicitud de información debe hacerse de acuerdo con el documento: INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN DEL MODULO DE SOLICITUDES INTERNAS DEL SISTEMA GEOCARTO

° El técnico de apoyo de la administración de la información debe verificar que la información copiada corresponda con la solicitada.

° El técnico de apoyo de la administración de la información debe verificar que la totalidad de información solicitada este copiada (la información debe estar completa).

3.2. SEGURIDAD

° La información oficial es un bien del estado colombiano, por lo tanto cualquier persona que use esta información para su lucro personal o la utilice sin la aprobación y consentimiento del IGAC, estará violando la ley y será sancionado de acuerdo a la ley de propiedad intelectual.

° La custodia de la información geográfica oficial es responsabilidad del centro de cómputo de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

° El acceso a la información oficial es de uso exclusivo del administrador de la información geográfica y cartográfica, y los funcionarios y/o contratistas de apoyo de la administración geográfica y cartográfica del centro de cómputo.

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° La solicitud de información geográfica oficial se debe hacer a través del sistema GEOCARTO.

4. CARACTERÍSTICAS

Tres computadores que cumplan como mínimo con las siguientes especificaciones para el copiado de información y movimientos de archivos:

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL SISTEMA

Componente Requerimiento mínimo

Computador/Procesador: Intel Pentium 4 o mayor

Sistema Operativo Windows XP Professional SP 2 o superior

Memoria 3 GB es recomendado

Disco Duro 450 GB

Monitor Super VGA 1024x768x64K DirectX 9 Dell 21” P1130 o equivalente

Tarjeta de video 256 MB.

Mouse Mouse compatible con Microsoft Windows

Quemador Quemador de DVD/CD

Puerto Puerto USB

Software Plataforma Java 1.6 o superior

5. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN

Este procedimiento inicia con la solicitud realizada por el usuario y la desarrolla y cierra el técnico de apoyo de la administración de la información del Centro de Cómputo.

1. Asigne el usuario del Centro de Cómputo encargado de la solicitud a través del Módulo Gestión de Solicitudes del aplicativo GEOCARTO.

En el menú Aplicaciones del aplicativo GEOCARTO seleccione la opción de Solicitudes Información (Figura 1).

Figura 1. Menú Solicitudes de información

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En la página principal de solicitudes, seleccione la pestaña gestión de solicitudes (Figura 2).

Figura 2. Pestaña Gestión de solicitudes

El aplicativo visualiza los campos para realizar búsquedas de solicitudes y en la parte inferior se despliega una grilla con los datos principales de las solicitudes de información registradas en GEOCARTO (Figura 3).

Figura 3. Grilla de solicitudes

Seleccione la opción de Mas información de la solicitud a asignar (Figura 4). El sistema carga una página donde se visualiza la información de la solicitud (Figura 5). En la parte inferior se puede detallar los seguimientos de la solicitud.

Cerciórese que la solicitud haya sido verificada por el Coordinador del área solicitante y que esté aprobada por el Coordinador del área responsable de la información (Figura 6).

Figura 4. Botón Mas información

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Figura 5. Información de la solicitud

Figura 6. Seguimientos de la solicitud

Regrese a la página de Gestión de solicitudes y seleccione la opción Modificar de la solicitud (Figura 7). Busque el panel de Asignar solicitud (Figura 8). Despliegue la lista de Asignada a: el sistema muestra el nombre de los técnicos de la administración de la información del Centro de Cómputo.

Figura 7. Botón Modificar

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Figura 8. Panel Asignar solicitud

Seleccione el nombre del usuario encargado de la solicitud. El aplicativo visualiza el nombre del técnico responsable. Seleccione el botón Asignar (Figura 9).

El sistema almacena la selección y visualiza un mensaje indicando la asignación exitosa del usuario a la solicitud (Figura 10). En la parte inferior se visualiza una grilla con los datos de la asignación (Figura 11).

Figura 9. Asigar usuario

Figura 10. Êxito de la asignación

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Figura 11. Grilla de usuarios asignados

En la página de Gestión de solicitudes también se puede verificar la asignación de la solicitud (Figura 112).

Figura 12. Vista de la asignación

2. Revise el tipo de información a copiar.

Para productos que ya fueron entregados oficialmente al Centro de Cómputo, las rutas de copiado son las siguientes:

° Aerofotografías: (Figura 13)

\\SRVGEOCARTO\RepositorioGeocarto$\R1\REPOSITORIOSIC\IMAGENES\VUELOS

° DTM, Ortofotomosaicos y Cartografía: (Figura 14)

\\172.26.0.34\SubCartografia\Entregas\ENTREGAS OFICIALES CENTRO DE COMPUTO

° Imágenes Satelitales: (Figura 15)

\\172.26.0.34\SubCartografia\Imagenes

Si el producto No ha sido entregado oficialmente al Centro de Cómputo, se debe realizar lo siguiente:

° Aerofotografías pancromáticas: esperar escaneado.

° Aerofotografías digitales: esperar post proceso y compresión

° DTM, Ortofotomosaicos, Cartografía, Imágenes orto rectificadas, Imágenes satelitales: esperar la ruta de ubicación de la información que entrega el responsable de los datos.

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Figura 13. Carpeta Aerofotografías

Figura 14. Carpeta Cartografía

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Figura 15. Carpeta Imágenes satelitales

3. Copie la información.

El técnico de apoyo del Centro de Cómputo verifica si la solicitud tiene un archivo anexo. Si es así lo abre y revisa la información solicitada.

Procede a copiar la información, utilizando para ello el programa disponible en el computador para grabar CD o DVD, o directamente a un disco duro externo, dependiendo del peso de los datos (Figura 16).

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Figura 16. Copiado de lainformacion

4. Verifique el éxito del copiado. Si no se copió correctamente vuelva a realizarlo y compruebe.

5. Entregue la información y cierre la solicitud

Una vez copiada la información, en el panel de Seguimientos de solicitudes, agregue un texto indicando el proceso de copia de los datos y seleccione el botón Agregar seguimiento (Figura 17). El sistema visualiza un mensaje de éxito de agregar el seguimiento (Figura 18).

Figura 17. Agregar seguimiento

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Figura 18. Agregar seguimiento exitoso

En el panel de Información general, despliegue la lista de Estado y seleccione la opción de Entregado (Figura 19). Seleccione el botón Modificar, para guardar los cambios de la solicitud (Figura 20). El sistema visualiza un mensaje de éxito de la modificación (Figura 21).

Figura 19. Estado Entregado de la solicitud

Figura 20. Boton Modificar

Figura 21. Modificación exitosa

Se puede revisar los cambios realizados en la solicitud en el panel de Seguimiento de solicitudes (Figura

22).

Figura 22. Visualizar seguimientos

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6. ANEXOS

° Anexo 1. Flujograma Proceso de copiado de información del centro de cómputo.

7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

1

Encabezado

Se modificó el grupo interno de trabajo a Administración Geomática de acuerdo la nueva estructura organizacional de la Subdirección de Geografía y Cartografía, así como su codificación.

Julio de 2017

1 Se definen las dependencias involucradas en el proceso.

3,4 y 5

Por cambio organizacional, el instructivo pasa a ser del GIT de Gestión de proyectos geográficos y cartográficos al GIT Administración Geomática, por lo tanto se cambia la responsabilidad de los capítulos 3,4 y 5, en donde aplique..

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Elsa Piedad Sandoval Cabrera

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Lady Gilari Torres Becerra

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Ana Claudia Tuta Montenegro

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN GEOMÁTICA

Marly Esther de Moya Amaris

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Marco Tulio Herrera Sánchez (A)

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA PROCESO DE COPIADO DE INFORMACIÓN DEL CENTRO DE COMPUTO


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