Curso de Facturación22 de mayo de 2012

CADE CÁDIZTécnica: Emi Abad de Brieva

Concepto de Factura

Es el documento que justifica el suministro de bienes o la prestación de servicios y, en su caso, la repercusión del IVA.

La facturafactura no acredita el pago del precio ni del impuesto.

El reciborecibo es el documento que lo acredita.

Normativa:

De modo general, el Real Decreto Real Decreto 2402/19852402/1985 regula la obligación de expedir y entregar factura por las operaciones que

realicen los empresarios y profesionales.

Quienes están obligados a facturarQuienes están obligados a facturar

Los empresarios y profesionales debendeben expedir factura por cada una de las operaciones que realicen.

Sólo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operación practicar la

deduccióndeducción de las cuotas soportadas.

Obligación general de facturar

La obligación general de facturar implica, a su vez, el cumplimiento de los siguientes puntos:

- De expedir y entregar expedir y entregar facturas de los empresarios y profesionales por las operaciones efectuadas.

- De conservarconservar copia o matriz de las facturas emitidas. - De expedir y entregar expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la entrega del bien o de la prestación del

servicio.

Operaciones objeto de facturación:Operaciones objeto de facturación:

Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de serviciosentregas de bienes y prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el

desarrollo de su actividad

Documentos sustitutivos de la factura:

(posibilidad de ticket y copia) Siempre que el importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido)- Ventas al por menor, productos elaborados por los propios fabricantes- Ventas o servicios de ambulancia- Transporte de personas o equipajes- Servicios de hostelería y restauración para consumir en el acto- Servicios prestados por sala de bailes o discotecas- Servicios telefónicos prestado mediante cabinas de uso público o mediante tarjeta que no identifica al portador- servicios de peluquería e institutos de belleza

Documentos sustitutivos de la factura:

(posibilidad de ticket y copia)

- Utilización de instalaciones deportivas- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos- Alquiler de películas- Servicios de tintorería y lavandería- Utilización de autopista de peaje

Datos que ha de contener la factura:Datos que ha de contener la factura: Con carácter general:

* Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa. * Nombre y apellidos o denominación social, NIF/CIF y el domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.(No es necesario consignar los datos del destinatario si se trata de operaciones realizadas con particulares si el importe de la contraprestación no es superior a 100 €100 €,, o cuando lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.)

* Lugar y fecha de emisión.* Descripción de la operación y su contraprestación total. Si la operación está sujeta y no exenta del IVA, deberán consignarse en la factura:- Los datos necesarios para determinar la Base Imponible (BI)- El tipo impositivo. Si la factura comprende varias operaciones gravadas a tipos impositivos diferentes, deberá diferenciarse la parte de la Base Imponible sujeta a cada tipo.- La cuota repercutida. Si la cuota se repercute dentro del precio, se indicará el tipo tributario aplicado o la expresión “IVA incluido”.

Datos específicos:

* Cuando se han efectuado pagos anterioresCuando se han efectuado pagos anteriores a la realización de la operación, se deberá expedir y entregar factura con indicación expresa de tal circunstancia. (Factura recapitulativaFactura recapitulativa).

* Es costumbreEs costumbre, acompañarse otros como la firma, el

sello, forma de pago, etc.

Obligación de expedir factura completa, incluso en los casos de no obligación de facturación:

- Cuando el destinatariodestinatario así lo exija.

- Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembrootro Estado miembro.

- Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la uera de la Comunidad Comunidad excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos.

- Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en personas jurídicas domiciliadas en otro Estado miembrootro Estado miembro que nono actúen como empresarios o profesionales

- Aquellas cuyo destinatario sea la Administración PúblicaAdministración Pública.

Documentos sustitutivos de las facturas:

Cuando el importe de las operaciones que a continuación se describen no exceda de 3000no exceda de 3000 euros (IVA incluido), las facturas pueden ser sustituidas por tickets y copia tickets y copia expedidos por máquinas

registradoras:

-Ventas al por menor. -Servicios en ambulancia. -Servicios a domicilio del consumidor. - Transportes de personas y sus equipajes. Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares. - Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto. - Servicios prestados en salas de baile y discotecas.

- Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador. - Servicios de peluquerías e institutos de belleza. Utilización de instalaciones deportivas. - Revelado de fotografías. - Servicios de aparcamiento.

- Servicios de alquiler de películas. - Los demás que autorice la AEAT

Los requisitos que, al menos, deben observarse en la expedición de los tickets son los siguientes:

- Número Número y, en su caso, serieserie, siendo la numeración correlativa - NIF NIF del expedidor, así como su nombre completo, razón o denominación social. - Tipo impositivo Tipo impositivo aplicado o expresión «IVA incluido». - Contraprestación totalContraprestación total.

Modelo de ticketModelo de ticket

Moneda:

Los importes que figuran en las facturas o documentos sustitutivos, pueden expresarse en cualquier monedacualquier moneda, siempre que el importe del importe del impuesto, que se repercuta, se exprese en eurosimpuesto, que se repercuta, se exprese en euros.

El importe de las cuotas se debe de redondear por por exceso o por defectoexceso o por defecto al segundo decimal que corresponda al céntimo de euro más próximo.

FACTURA FACTURA CON MONEDACON MONEDAEXTRANJERAEXTRANJERA

Idioma:Pueden expedirse en cualquier lengua, pero si la AEATAEAT lo considera necesario a efectos de comprobación, deberá traducirse al castellano u otra deberá traducirse al castellano u otra lengua oficiallengua oficial, cuando:

-Las expedidasexpedidas en lengua no oficial que documente operaciones realizadas en el territorio de aplicación del IVA;

- Las recibidas recibidas por empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto.

FORMA DE ACREDITACIÓN DISTINTO A LA FACTURA o TICKET:Adquisiciones de valores mobiliariosAdquisiciones de valores mobiliarios: pueden justificarse mediante el documento público expedido por el fedatario interviniente o por el justificante bancario de la operación.

Operaciones bancarias o crediticiasOperaciones bancarias o crediticias: el documento acreditativo puede ser el documento, extracto o nota de cargo expedido por la entidad, que contenga los datos propios de una factura, salvo su nº de serie.

Expedición de la factura por el cliente o por tercero: - Ha de existir un acuerdo escrito previoacuerdo escrito previo.- AceptaciónAceptación por parte del profesional/empresario de cada factura.- ExpediciónExpedición del documento en nombre y por cuenta del empresario/profesional empresario/profesional que ha realizado las operaciones.- Previa autorización de la AEAT, si el destinatario no está establecido en la UE, salvo en Canarias, Ceuta o Melilla.

*** *** Ha de cumplir con los demás requisitos como una factura Ha de cumplir con los demás requisitos como una factura normal.normal.

Plazo de expedición:

- En el mismo momentomismo momento de realizarse la operación si el destinatario nono es empresario o profesionalempresario o profesional.

- Cuando el destinatario sea empresario o profesional, el plazo es de 1 mes 1 mes a la realización de la operación, y antes del día 16 antes del día 16 del mes siguiente aquel en que termine el periodo de liquidación.

Plazo de envío:

- El plazo del envío es de 1 mes 1 mes desde su expedición; si el destinatario es un particular, se entrega en el acto.

- Podrán incluirse en una sola factura distintas una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechasoperaciones realizadas en distintas fechas, para un mismo destinatario, si se han efectuado dentro del mismo mes natural.

Tiempo que ha de conservarse Tanto facturas recibidas y emitidas como los documentos que las sustituyan: 4 años4 años.

Se pueden conservar mediante medios electrónicos siempre que se garantice la legibilidad de los documentos en el formato original, y se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

El lugar será el que el empresario elija, fuera o dentro de España, siempre que se garantice que se puede presentar ante la AEAT por efectos de comprobación sin demora injustificada.

Rectificación de las facturas- Si la factura no cumple los requisitos- Si se debe de modificar la base imponible- Si se han aplicado las cuotas de IVA repercutidas incorrectamente.* Se rectificará antes de que transcurran 4 años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeron las circunstancias que determinaron la modificación de la BI.* Deberá de constar tal condición y las causas de rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado.

Factura inicial para su rectificación:

CASO 1: indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo

CASO 2: bien como quedan tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso, el importe de dicha rectificación.

Existe un posible CASO 3, que no sería una factura rectificativa propiamente dicha, y que puede darse en aquellos casos en que se continúe el suministro de bienes o servicios con el mismo cliente.

¿Qué es una factura “pro-forma”?

- Es un documento remitido al comprador para que éste otorgue conformidad a las condiciones de la operación, o que expide el vendedor que exige el pago anticipado.

- Estas facturas son sustituidas posteriormente por las facturas definitivas

****** No tiene valor contable No tiene valor contable.

FACTURA PROFORMA

Presupuesto

Pre", que significa antes de o delante de, y "Supuesto", que significa hecho o formado; El presupuesto sirve para:- prioritariamente, delimitar las tareas a ejecutar y el precio a percibir por ello;- ofrecer al posible cliente una imagen de nuestra empresa (el importe y su forma de presentación);- según el seguimiento del nº de presupuestos presentados y los aceptados nos dará una idea de nuestro posicionamiento en el mercado

Contenido del presupuesto

Debe de ser lo más representativo de las tareas a efectuar de forma desglosada.

En aquellos casos que proceda se indicarán las normas legales que afecten a las características de una tarea en concreto.

Costes que debe incluir, por ejemplo:- Precio de los materiales; - Costes de la mano de obra; - Gastos de desplazamiento

Peligro de un presupuesto demasiado bien hecho

Un presupuesto bien detallado es una impresión positiva para quien lo recibe, pero OJO!!! OJO!!! al especificarlo demasiado.

Hacer un presupuesto con todo “lujo de detalles” significa “enseñar todas las cartas” por parte de quien lo elabora y puede caer en manos de la competencia y podría hacer una oferta mejor.

Por lo tanto, hay que conseguir encontrar un punto Por lo tanto, hay que conseguir encontrar un punto de equilibrio para presentarlo de manera profesional de equilibrio para presentarlo de manera profesional sin dar excesiva ventajas a la competencia.sin dar excesiva ventajas a la competencia.

ModeloModelode de presupuestopresupuesto

Qué es un AlbaránEl albarán es aquel documento mercantil con el cual queda acreditada la entrega de un pedido o la prestación de un servicio realizado. Así el receptor de la mercancía o el beneficiario del servicio debe firmar el alabarán dejando pues constancia de que ha recibido dicho bien o de que le ha sido prestado el servicio.El albarán, por tanto, constituye en elemento de prueba básico, que en caso de reclamación judicial adquiere una importancia clave. Por eso siempre debemos tenerlo debidamente cumplimentado, firmado y, a ser posible, sellado por el cliente.

Contenido del Albarán*Fecha del albarán.*Número o Código del albarán.*Datos básicos del cliente con la dirección de envío*Artículos que se envían, debidamente referenciados, número de bultos, peso bruto y neto.*Condiciones económicas con referencia a los portes, descuentos u otras condiciones pactadas previamente.

Ejemplo en “General” los siguientes datos:•Serie y número de albarán. •Fecha de albarán y su fecha valor. •Referencia del albarán. •Importe e importe en moneda alternativa. •Descripción •Datos del cliente: código de cliente, nombre, CIF/DNI, dirección, código postal, provincia; localidad. •Almacén de origen •Bultos •Kilos

Ejemplo en “Líneas”, las descripciones de los artículos que se incluye en el albarán:•Cantidades •Código de Artículos •Descripciones del artículo •Descuento •IVA •Precio •Subtotal •Número de Serie •Garantía

Ejemplo en “Condiciones”:•Descuentos – comercial y por pronto pago •Agente •Transportista •Portes – pagados o no •IVA •Forma de Pago (al contado, 90 días etc.) •Diferimientos de pago (hasta 4), días de pago y tarifa •Punto de envío con el código de cliente y su dirección. •Base imponible, importe de IVA, importe Recargo de Equivalencia. •Importe Total.

Validez Fiscal

El albarán no es un documento de uso obligatorio.

Pero el adjuntar un albarán junto con la expedición de una mercancía o una prestación de servicios es una manera práctica, segura y organizada, que nos permite asegurarnos de la recepción del género expedido o de la prestación de servicios realizada y así posteriormente, poder emitir una factura que recoja los diferentes albaranes emitidos en un periodo concreto de tiempo.

Modelo de AlbaránModelo de Albarán

Modelo de AlbaránModelo de Albarán

Modelo de Albarán

Nuevos Tipos de IVA:

Tipo General: 18%Tipo Reducido: 8 %Tipo Superreducido: 4 %

Tipo general: 18 %

La aplicación del tipo general del 18% es genérica y así, salvo en aquellos supuestos tasados por ley en los que sea de aplicación cualquiera de los otros dos tipos, las operaciones sujetas y no exentas quedarán gravadas con éste.

Tipo reducido: 8 %

Entrega de bienesEntrega de bienes: productos alimenticios; agua; materiales para actividades agrícolas; medicamentos para uso veterinario; aparatos y material sanitario; viviendas, garajes y anexos; flores y plantas vivas; objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.

Prestaciones de servicioPrestaciones de servicio: transporte de viajeros, hostelería y restaurantes, artistas, limpieza urbana, espectáculos y servicios deportivos, asistencia social, asistencia sanitaria, ferias y exposiciones comerciales, empresas funerarias, servicios de peluquería, servicios de albañilería, radiodifusión y televisión digital.

Tipo reducido: 4 %

Productos alimenticios básicos (pan, harinas, huevos, …); material escolar; medicamentos, prótesis y vehículos para minusválidos, viviendas de protección oficial.

Operaciones no sujetas a IVA:

•Transmisiones de bienes y derechos del patrimonio empresarial o profesional. •Las entregas de muestras de mercancías sin valor comercial estimable (artículos de propaganda) así como la prestación de servicios de demostración. •La entrega sin contraprestación de impresos u objetos de carácter publicitario. •Las relaciones de trabajo de carácter especial. •Los servicios prestados a las cooperativas por sus socios de trabajo. •El autoconsumo de bienes o servicios. •Las concesiones y autorizaciones administrativas. •Las prestaciones de servicios a título gratuito obligatorias para el sujeto pasivo por normas jurídicas o convenios colectivos.

Están exentas de IVA las siguientes actividades:• Servicios médicos y sanitarios. • Educación. • Sociedades culturales y deportivas. • Operaciones financieras y de seguros. • Operaciones inmobiliarias: arrendamientos rústicos y de viviendas, salvo que se trate de arrendamiento de locales de negocio.

Facturas con retención de IRPF

Hacienda Pública establece un sistema por el cual obliga a que los trabajadores, profesionales y los arrendadores de locales comerciales (no viviendas) vayan aportando mediante cantidades retenidas en facturas y otros documentos, un porcentaje de sus ingresos (nominas o facturas de alquiler, según de quién se trate). Así las cosas, volviendo al objetivo del artículo, ¿cuándo debemos emitir una factura con una retención de I.R.P.F.?.

Profesionales independientes (aquellas profesionales a los que se requiere una titulación universitaria):

Todos los profesionales (abogados, consultores, notarios, arquitectos, etc.), si ejercen su actividad como persona física (no han formado una sociedad profesional), deben emitir a las empresas sus facturas incluyendo la retención de retención de I.R.P.FI.R.P.F., pero NO deben incluirla en facturas a particulares NO deben incluirla en facturas a particulares que no ejerzan una actividad económicaque no ejerzan una actividad económica.

La retención ha de ser del 15% sobre la base imponible, aunque en los tres primeros años de la actividad puede aplicarse si se desea el 7%.

Hacienda obliga a la empresa que recibe la factura Hacienda obliga a la empresa que recibe la factura (es decir, la que retiene la cantidad a la entidad (es decir, la que retiene la cantidad a la entidad que la emite) a efectuar la mencionada retención y que la emite) a efectuar la mencionada retención y después hacer la correspondiente liquidación después hacer la correspondiente liquidación depositando el dinero en sus arcas cada tres depositando el dinero en sus arcas cada tres meses, pero NO obliga a la empresa emisora de la meses, pero NO obliga a la empresa emisora de la factura reflejar el I.R.P.F. en la factura.factura reflejar el I.R.P.F. en la factura.

Las empresas obligadas a retener (las que reciben la factura) deben efectuar las liquidaciones los primeros veinte días de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre de cada año mediante la cumplimentación de unos impresos determinados, según sean trabajadores y profesionales (Modelo 110) o bien arrendamientos (Modelo 115).

PREGUNTAS FRECUENTES

En una Comunidad de Bienes, ¿quién debe facturar: la propia comunidad o los comuneros?

Es la propia entidad la obligada a emitir factura por las operaciones que realice.

¿Es válida la factura confeccionada por el cliente en lugar del proveedor?

Sí, siempre que el cliente esté autorizado por el proveedor para emitir facturas en su nombre, y las facturas reúnan los requisitos establecidos por la normativa

¿Cuándo me han de remitir la factura?

Se debe remitir en el mismo momento de su expedición o, cuando el destinatario sea empresario o profesional, dentro de los 30 días siguientes.

¿Cuándo se puede expedir un duplicado de factura?

-Se pueden expedir ejemplares duplicados de facturas cuando en la misma operación concurran varios destinatarios o cuando se pierda el original.

- En cada ejemplar duplicado constará la expresión “duplicado” y la razón de su expedición.

- Debe de contener los mismos datos mínimos.

- Expedición en una serie específica.

¿Puede exigir el destinatario la emisión de una sola factura por todas las operaciones realizadas por el mismo emisor durante el mes natural?

Sí, es la Factura recapitulativa. Es la posibilidad de incluir en una sola factura distintas operaciones efectuadas en diferentes fechas a un mismo destinatario, siempre que se haya realizado en el mismo mes natural;

salvo, que el destinatario sea un empresario/profesional, que actúe como tal, en cuyo caso, se expedirá en el plazo de un mes contado a partir de ese mismo día.

En todo caso, antes del 16 mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso en el cual se hayan realizado las operaciones .

¿Qué es la factura electrónica? .

Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.

¿Qué es facturación electrónica? 

Consiste en facturar usando facturas electrónicas.

Para enviar facturas electrónicas es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio (verbal o escrito).

En cualquier momento el destinatario que reciba facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel.

Obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario por correo electrónico, por FTP, …

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

- Ahorro de costes. - Obtención de información en tiempo real - Agilidad en la toma de decisiones Administración y contabilidad automatizadas.- Disminución de costes de los documentos en papel. – En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.

¿Tiene validez legal la factura electrónica?

La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios.

El destinatario debe conservar de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en el que fueron remitidas las facturas. Ello implica:

- Disponer del software que permita verificar la validez de la firma;

- Almacenar los ficheros de las facturas y las firmas asociadas a cada una de ellas;

- Permitir el acceso completo y sin demora.

¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?

El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios. 

¿Hay que aplicar la facturación telemática a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados? 

Se puede utilizar la facturación telemática con sólo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?- El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas-Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma. Almacenar los ficheros de las facturas.- Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

¿Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero?

No, el fichero de facturación telemática recibido debe conservarse en su integridad sin modificaciones.

¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?

El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital.

Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.

¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido? El mecanismo más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida.

En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.

¿Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida en la factura electrónica?

La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura.

EJEMPLOS DE FACTURAS CON ERRORES

FACTURA ELECTRONICA

Modelo de albarán

http://www.youtube.com/watch?v=-Lqh_ZSVyfk&feature=related

FACTURACION ELECTRONICA

LA FACTURA DEL COLEGIO

http://www.youtube.com/watch?v=oBRfxHuKO2A&feature=related

MUCHAS GRACIAS, ESPERAMOSQUE OS HAYA GUSTADO.