1 curso internacional: “políticas presupuestarias y gestión pública por resultados”...

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Curso Internacional:“Políticas Presupuestarias y gestión pública por

resultados”

Planificación Estratégica en organizaciones públicas

INDETECILPES-CEPAL

Mazatlan- México

23- 27 de Octubre de 2006

Marianela Armijo

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Algunas reflexiones sobre la utilidad de la Planificación Estratégica Alicia: ¿Qué camino debo tomar?

Gato: ¡Eso depende del lugar donde vayas¡

Alicia:No sé para donde voy

Gato: Entonces no importa cual camino debes tomar

Lewis Carrol: Alicia en el País de las Maravillas

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Quienes somos,que hacemos y para quienes

Quienes somos,que hacemos y para quienes

Donde queremos ir Donde queremos ir

Cómo podemos llegarCómo podemos llegar

Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento

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PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA

“Proceso que se sigue para determinar las metas de una organización y las

estrategias que permitirán alcanzarlas”(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y

evaluación de gestión

(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

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“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para

alcanzar las metas de la organización”

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos

Constituyen un medio para establecer el

PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en

términos de:

OBJETIVOS

PROGRAMAS DE ACCION

PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS

ESTRATEGIAS

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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA

DEL CONTROL DE GESTION

Puede ser:

Un proceso de formulaciónformulación de

estrategias Un proceso de revisión revisión de

estrategias

En este contexto la Planificación Estratégica es un proceso de toma de decisiones sobre

modificaciones que deben ser incorporadas en las estrategias existentes

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PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION

PlanificaciónEstratégica

Control de Gestión

Control de actividades

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CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideración de nuevos productos y

objetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EVALU

ACIO

N PRES

UPUES

TO

METAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard

Business School. Ed. Deusto. 1998

PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTIONMETODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION

PLANIFICACION ESTRATEGICA

QUE SE HARA EN UN FUTURO QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD CALIDAD

MISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

METAS

INDICADORES

PRODUCTOSPRODUCTOS

USUARIOSUSUARIOS

PARA QUE EXISTE LA PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACIONORGANIZACION

PROPOSITO FUNDAMENTALPROPOSITO FUNDAMENTAL

PARA QUIEN PARA QUIEN

COMOCOMO

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Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”

Tangibilidad o intangibilidad

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones

Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).

ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTESESTRATÉGICOS

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Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”

•Servicios “pagados”: tarifas por certificados

•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones

•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto nacional)

ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTESESTRATÉGICOS

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Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios internos/externos de la institución:

• Relación con los usuarios externos de la institución

• Importancia en el proceso productivo general

• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros, recursos humanos, etc)

• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización: rapidez, oportunidad, precisión

• Quién más provee el servicio/ producto en la institución

ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

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Análisis de Usuarios/Clientes Principal

RECEPTOR DIRECTO DE LOSSERVICIOS/PRODUCTOS

QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS ATRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOSPROVEEDORES DE ESTOS

A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DELSERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUASU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DELSERVICIO

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Análisis de Usuarios/Clientes Interno

AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJOREALIZADO POR EL OTRO

SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTIONORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO

NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMOFACTOR CRITICOFACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOSSERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS

Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

1Subsidios Habitacionales

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

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2Viviendas

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas


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3Obras Urbanas y Programas Concursables

Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades


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Esquema del Proceso de Planificación Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEstratégica

VISION

MISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:

Estructura

Procesos

Funciones

Recursos

Fortalezas y debilidades

Am

enazas /Oportunidades

ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO

FactoresInstitucionales

Económicos

Tecnológicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS

INDICADORES

AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DEDESEMPEÑODESEMPEÑO

PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOSPROYECTOS

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VISION

Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su

propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y

PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA

DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional

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MISIONDeclaración fundamental que le da el

carácter constitutivoa la organización y a su acción

Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISIONDEFINICION DE LA MISION

¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISIONDEFINICION DE LA MISION

¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.

USA

“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA

.

Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

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Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención

pública en el ámbito de responsabilidad

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución

Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

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Misión InstitucionalSERVIU XI El SERVIU XI Región de Aysén tiene como

misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos.

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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la

organización y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y

orientaciones de las políticas ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?


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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”


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“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

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“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud”

“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos”

“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones

de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización

operativa”

Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

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Objetivos EstratégicosMejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstosAmpliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos

Servicio de Cooperación Técnica. Chile

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Objetivos EstratégicosSERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripción

Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la población regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales, orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios.

Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

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Qué capacidad tienen los directivos públicos para establecer Objetivos Estratégicos

Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios

Apoyo políticoComprensión del Ministro, Usuarios,

CiudadaníaETC,,,,,

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METASMETAS

CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO

CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

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IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

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ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

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Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las

escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región Lograremos que nuestros usuarios estén completamente

satisfechos con nuestros servicios

Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa

Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios,

reduciendo a 30 minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales

Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006

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INDICADORES INSTRUMENTOS DE MEDICION DE

LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

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EJEMPLOS PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO PARTE DEL PRESUPUESTO NACIONAL

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BALANCE GESTION INTEGRAL

DEFINICIONES ESTRATEGICAS

EVALUACION DE PROGRAMAS

INDICADORES DE DESEMPEÑO


PROCESO PRESUPUESTARIO

EVALUACION INTERNA DIPRES

FORMULACION LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCION

PresentaciónProyecto

Aprobación Ley

FONDO CONCURSABLE

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE GESTION


CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN AL CICLO PRESUPUESTARIO

Misión: Productos, usuarios

Objetivos Estratégicos

Metas, Indicadores

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LECCIONES APRENDIDAS CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA

PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS

COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL EN UNA INSTITUCION PUBLICA

QUIENES DEBEN PARTICIPAR

CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE

CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS

¿OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS ?

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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Compromiso y liderazgo de directivos : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

• Regularidad y continuidad en la aplicación

• Internalización de la PE en los procesos de la institución

• Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos en metas concretas monitoreadas

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• Existencia de una unidad responsable por el control de gestión y con directa interacción con la jefatura máxima de la institución.

• Profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

• Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

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• Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

• Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación

• Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

1 curso internacional: “políticas presupuestarias y gestión pública por resultados”...

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