05. instructivo leg. de anticipos a supervisores

INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE ANTICIPOS A SUPERVISORES PARA PAGO DE LOS ENCUESTADORES, DIGITADORES Y

CRITICOS

Los dineros entregados a manera de anticipo a los supervisores contratados para llevar a cabo cada uno de los pagos de su grupo de encuestadores, digitadores y críticos, deben tener en cuenta lo siguiente:

PROCESO DE SOLICITUD POR PARTE DE FEDEPALMA:

El supervisor del convenio, ó la persona autorizada para coordinar el giro de anticipos a los supervisores debe enviar a la Asociación la solicitud detallada de los valores a girar por cada uno de los rubros que comprende cada uno de los anticipos.

1. El primer anticipo comprende:

Valor de la capacitación de cada uno de los encuestadores que están a su cargo. (no aplican retenciones)

50% del valor del transporte estipulado en las ordenes de trabajo de cada uno de los encuestadores que están a su cargo (no aplican retenciones)

Viáticos liquidados en la planilla (anexo 5) (aplica retención del 6%) Otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos), según solicitud previa. (aplica rete

garantía del 6%)

La totalidad de la suma debe venir autorizada por el supervisor del convenio Dr. JOSE EDDY TORRES.

PROCESO DE LEGALIZACION DEL PRIMER ANTICIPO:

Al cabo de 10 días de iniciado el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:

Certificado de asistencia a capacitación (anexo 9) Planilla de gastos de transporte entregados a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los

contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos) con

sus respectivos recibos (anexo 8)

Una vez legalizado el primer anticipo se procederá a girar un segundo valor correspondiente al primer pago de honorarios de su grupo de trabajo (encuestadores, digitadores y críticos), previa liquidación de las labores realizadas, el valor correspondiente al 50% del saldo del transporte estipulado en las ordenes de trabajo de cada uno de los encuestadores que están a su cargo, el valor liquidado en la planilla de viáticos y el valor correspondiente a otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos)

PROCESO DE LEGALIZACION DEL SEGUNDO ANTICIPO:

Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:

Cuentas de cobro de honorarios con su respectivo certificado de cumplimiento en original, de su grupo de trabajo: encuestadores, digitadores y críticos (anexos 1, 1C, 1D) y (anexo 2)

Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los

contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) el certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos)

con sus respectivos recibos (anexo 8)

Una vez legalizado el segundo anticipo se procederá a girar un tercer y último valor correspondiente al segundo y último pago de honorarios a encuestadores, digitadores y críticos previa liquidación de las actividades realizadas.

PROCESO DE LEGALIZACION DEL TERCER ANTICIPO:

Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes documentos a la Asociación:

Cuentas de cobro de honorarios, certificado de cumplimiento y acta de liquidación (todos en original), de su grupo de trabajo: encuestadores, digitadores y críticos. anexos 1, 1C, 1D) (anexo 2) y anexo acta liquidación

Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores (anexo 10), Planilla de viáticos debidamente diligenciada y firmada por cada uno de los

contratistas que recibieron dinero por ese concepto. (anexo 5) Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias, llamadas y envíos) con

sus respectivos recibos (anexo 8)

NOTA: Una vez legalizado la totalidad de los anticipos se procederá a girar el segundo y último pago de honorarios estipulado en la orden de trabajo del supervisor, previo cumplimiento de los requisitos.

FORMATOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS A SUPERVISORES

Anexos 1, 1C, 1D, 2, 5, 8, 9, 10 y Acta Liquidación.

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CUENTA DE COBROPAGO DIRECTO

CIUDAD: FECHA:

LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA – ACAC

NIT: 890.203.944-9

DEBE A:

(nombre completo del contratista)

Identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________

LA SUMA DE : $ 0

POR CONCEPTO DE:Pago honorarios estipulados en la orden de trabajo No.__________ correspondiente a la realización de encuestas tipo A, tipo B y CONCENSALES, según liquidación:

ENCUESTAS CANTIDAD V/R UNIT. SUBTOTAL RTEFTE 6% TOTAL

PROD < 50 Comprimido 0 5.000 0 0 0

PROD < 50 Nuevas 0 10.000 0 0 0

PROD > 50 Comprimido 0 10.000 0 0 0

PROD > 50 Nuevas 0 15.000 0 0 0

MEGAS 0 40.000 0 0 0

CONCENSALES Prod/Trabaj 0 2.500 0 0 0

VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0

(nombre del contratista) (firma del contratista)

TELEFONO FIJO Y MOVIL

CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES correo electrónico: Supervisor del Convenio 249-2010

ANEXO 1CUENTA DE COBRO ENCUESTADORES



CIUDAD: FECHA:


NIT: 890.203.944-9

DEBE A:


identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________ LA SUMA DE : $ 0

POR CONCEPTO DE:Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No. __________, correspondiente a la digitación de encuestas según liquidación


PROD < 50 Comprimido 1.500 0 0 0PROD < 50 Nuevas 1.500 0 0 0PROD > 50 Comprimido 1.500 0 0 0PROD > 50 Nuevas 1.500 0 0 0

MEGAS 1.500 0 0 0CONCENSALES Prod/Trabaj 500 0 0 0VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0

(nombre del contratista) (firma del contratista) TELEFONO FIJO Y MOVIL CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES correo electronico: Supervisor del Convenio 249-2010

ANEXO 1CCUENTA DE COBRO

DIGITADORES



CIUDAD: FECHA:


NIT: 890.203.944-9

DEBE A:


identificado con cédula de ciudadanía No. _______________________ LA SUMA DE : $ 0

POR CONCEPTO DE:Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No. __________, correspondiente a críticas de encuestas según liquidación


PROD < 50 Comprimido 3.500 0 0 0

PROD < 50 Nuevas 3.500 0 0 0

PROD > 50 Comprimido 3.500 0 0 0

PROD > 50 Nuevas 3.500 0 0 0

MEGAS 5.000 0 0 0

CONCENSALES Prod/Trabaj 500 0 0 0

VALOR TOTAL ENCUESTAS 0 0 0 0

(nombre del contratista) (firma del contratista) TELEFONO FIJO Y MOVIL CORREO ELECTRONICO Vo. Bo. (nombre del supervisor) JOSE EDDY TORRES

correo electronico: Supervisor del Convenio 249-2010

ANEXO 1DCUENTA DE COBRO

CRITICOS

CONVENIO ESPECÍFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTOPAGO DIRECTO

En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ________________ certifico que:

HONORARIOS Y/O SERIVICIOS

MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificada con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación),

Cumplió con las actividades de (recolección, ó digitación ó critica) de la información del censo nacional de palma de aceite

Por lo tanto se puede proceder al pago de honorarios liquidados en la cuenta de cobro, por la suma de DOSCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M.CTE (Valor en letras) ($240.000) (Valor en números)

Se expide la presente certificación el 20 (día) de mayo (mes) de 2010 (año), en la ciudad de Barranquilla (Ciudad)

________________________________ Vo.Bo.____________________________Supervisor de la orden de trabajo JOSE EDDY TORRESCorreo electrónico: Supervisor del Convenio

ANEXO 2CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO

CONVENIO ESPECÍFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-201_______________________________________________________

PLANILLA LIQUIDACION Y ENTREGA DE VIATICOS A ENCUESTADORESZONA ( )

A B (A-B)

FECHA NOMBRE DEL CONTRATISTA C.C LUGAR

COMISION VALOR RET. 6% TOTAL A PAGAR RECIBI: (Firma)

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE COMISION GENERAL

En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados, certifico que cada uno de ellos realizó las comisiones en los lugares y en las fechas relacionadas en esta planilla, para dar constancia firman:

(nombre supervisor) JOSE EDDY TORRES C.C. No. _________________________ Supervisor del Convenio 249-2010

ANEXO 5PLANILLA DE VIATICOS

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO OTROS GASTOS

En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:

MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificado con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación), cumplió a satisfacción con la ejecución de los recursos entregados para fotocopias, llamadas y envíos requeridos en desarrollo del censo nacional de palma de aceite 2010.

Se expide la presente certificación el 5 (día) de junio (mes) de 2010 (año), en la ciudad de Barranquilla (Ciudad)

__________________________________________________________Supervisor de la Orden de TrabajoNombre:C.C. No.Correo electrónico

___________________________________Vo. Bo. SUPERVISOR CONVENIO Nombre: JOSE EDDY TORRES

*Nota: A este documento adjuntar los recibos y facturas a nombre de ACAC.*

ANEXO 8CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO OTROS GASTOS


CERTIFICADO DE ASISTENCIA CAPACITACION

En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:

MARIA CLARA DIAZ ORDOÑEZ (Nombre del contratista), identificado con cédula de ciudadanía No. 51.280.720 (Número de identificación), asistió al curso de capacitación del censo nacional de palma de aceite, el cual se llevará a cabo del ( ) al ( ) de marzo de 2011. Por lo tanto autorizo pagarle la suma de $70.000 (setenta mil pesos m/cte), correspondiente a capacitación.

Recibí: _______________________________________________(Nombre del contratista)(C.C. No. )

__________________________________________________________Supervisor de la Orden de TrabajoNombre:C.C. No.Correo electrónico


ASISTENCIA CAPACITACION


PLANILLA DE TRASNPORTE ENTREGADO A ENCUESTADORESZONA ( )

FECHA NOMBRE DEL CONTRATISTA C.C DESTINO VALOR RECIBI: (Firma)

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE TRANSPORTE

En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados, certifico que los valores entregados a los mismos corresponden al transporte requerido para la realización de cada una de las encuestas a las que hubo lugar. Para dar constancia firman:

(nombre supervisor) JOSE EDDY TORRESC.C. No. _________________________ Supervisor del Convenio 249-2010


ASISTENCIA CAPACITACION

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE TRABAJO Nº _____________ -2010 CELEBRADA ENTRE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA

CIENCIA – ACAC y __________________________________________________

REF.: ACAC – FEDEPALMA CONVENIO DE COOPERACIÓN No. 249-2010

Contratante ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA - ACAC

Nit 890.203.944-9Representante Legal

EDUARDO POSADA FLÓREZ

Documento de Identidad

C.C. No. 17.070.398 de Bogotá

ContratistaDocumento de Identidad

C.C. No. de

Plazo de Ejecución

Valor Contrato* (hasta) $

Valor cancelado $

Valor pendiente por cancelar $

Valor no ejecutado $

Valor a reintegrar $

SUMAS IGUALES $ $

EL CONTRATISTA cumplió con las obligaciones contractuales de acuerdo con la certificación de cumplimiento que expidió el funcionario encargado de la supervisión de la Orden de Trabajo, la cual reposa en ACAC.

La presente Acta de Liquidación produce efectos jurídicos definitivos y, en consecuencia, EL CONTRATISTA no podrá iniciar reclamación alguna, ni presente ni futura, de tipo extrajudicial o judicial respecto de lo aquí acordado, ni en contra de FEDEPALMA ni en contra de ACAC. Así mismo, EL CONTRATISTA responderá por la calidad de las actividades ejecutadas y por los productos entregados a la entidad, obligándose a atender los requerimientos que, de ser el caso, se le efectúen con posterioridad, relacionados con precisiones, aclaraciones y explicaciones que EL CONTRATANTE considere necesarias con relación a las actividades realizadas.

En virtud de lo anterior, las partes se declaran a PAZ Y SALVO por todo concepto, una vez se haya cancelado al CONTRATISTA el valor pendiente de pago.

En constancia se firma la presente Acta por quienes en ella intervinieron, luego de leída y aprobada, en la ciudad de Bogotá D.C., a los _________________________.

CONTRATANTE CONTRATISTA

EDUARDO POSADA FLÓREZ __________________________________ Presidente C.C.

* Suma de honorarios/servicios, manutención y transporte.

05. instructivo leg. de anticipos a supervisores

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