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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen El examen especial a la cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores, de la Empresa
Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas (EMMOP-Q), se efectuó en cumplimiento al
Plan Anual de Control para el año 2009, aprobado por el señor Contralor General del Estado
para la Unidad de Auditoría Interna de la EMMOP-Q y a la orden de trabajo de 5 de octubre
de 2009, suscrita por el Auditor Interno.
Objetivos del examen
Determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el informe
2005-007 del Examen Especial a la Cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores.
Verificar que los anticipos entregados a los contratistas se encuentren debidamente
registrados y respaldados con su respectiva documentación de soporte.
Determinar que los anticipos hayan sido devengados de acuerdo a las condiciones
contractuales.
Alcance del examen Se analizó la cuenta Anticipo a Contratistas Años Anteriores por el período comprendido
entre el 1 de julio de 2005 y el 31 de diciembre de 2008, consecuentemente no incluye
pronunciamiento sobre las obras ejecutadas.
Base legal
Mediante Ordenanza Municipal 3074 de 2 de mayo de 1994 y de acuerdo a lo establecido
en el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, publicado en el Registro
Oficial 226 de 31 de diciembre de 1997; se creó la Empresa Metropolitana de Obras
Públicas (EMOP-Q), con domicilio en la ciudad de Quito, con personería jurídica de derecho
público, con autonomía administrativa, operativa y financiera.
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Con Ordenanza Metropolitana 0251 de 18 de abril de 2008, publicada en el Registro Oficial
355 de 9 de junio de 2008, se fusionan la Empresa Metropolitana de Servicios y
Administración del Transporte (EMSAT), la Dirección Metropolitana de Transporte (DMT), y
la Empresa Metropolitana de Obras Públicas (EMOP-Q) para dar origen a la Empresa
Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas (EMMOP-Q); la misma que de acuerdo con el
artículo I.482 Patrimonio del Código Municipal dispone que éste se encuentra constituido
por :
“a) Los bienes muebles e inmuebles que actualmente son de propiedad de la EMMOP-Q; y los que en el futuro adquiera a cualquier título;
b) Los activos y pasivos registrados en los balances; y, c) El patrimonio de la EMSAT” El Concejo Metropolitano de Quito, expidió la Ordenanza 309 de 19 de abril de 2010,
promulgada en el Registro Oficial 186 de 5 de mayo de 2010, mediante la cual extingue la
EMMOP-Q; y crea la Empresa Pública Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas
EPMMOP.
Estructura orgánica Según el Reglamento Orgánico Funcional vigente, la estructura de la Empresa está
conformada por el Directorio, la Gerencia General y las Gerencias de: Planificación de la
Movilidad, Gestión de la Movilidad, Terminales y Estacionamientos, Obras Públicas, Espacio
Público y Administrativa Financiera.
Las dependencias que tienen relación directa con el Examen son: Gerencia General,
Asesoría Jurídica, Unidad de Desarrollo Institucional y las Gerencias de Obras Públicas y
Administrativa Financiera, cada una con sus unidades y áreas correspondientes, así:
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CONTROL DE PEAJE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE
RECURSOS
HUMANOS
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN Y
EVALUACIÓN
UNIDAD DE
MANTENIMIENTO
VIAL
UNIDAD DE
FISCALIZACIÓN Y
CONTROL DE
OBRAS
COACTIVAS
GENERACIÓN Y
RECUPERACIÓN
INVERSIONES
Estructura Orgánica del Área Examinada
AUDITORÍA
INTERNA
D I R E C T O R I O
COMISIÓN DE
CONTRATACIONES GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE COSTOS
Y PROCESOS
PRECONTRACTUALES
UNIDAD DE
ESTUDIOS
UNIDAD
FINANCIERA
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERÍA
GERENCIA DE
OBRAS PÚBLICAS
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
UNIDAD DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
UNIDAD DE
CONTROL DE
PROYECTOS CON
CREDITO
ASESORÍA
JURÍDICA
Objetivos de la entidad
a) Diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general, explotar la
infraestructura de vías y espacio público;
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b) Diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general, explotar todo tipo de
infraestructura para movilidad;
c) Diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general, explotar la
infraestructura del sistema de transporte terrestre;
d) Diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general, explotar el espacio
público destinado a estacionamientos;
e) Prestar servicios públicos a través de la infraestructura a su cargo; y,
f) Las demás actividades operativas y de prestación de servicios relativas a las
competencias que le corresponden al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito,
de conformidad con el ordenamiento jurídico nacional y metropolitano, en ámbito de
la movilidad y ejecución de obras públicas.
Monto de recursos examinados El saldo de la cuenta en el período del examen, se presenta así:
En USD.
CODIGO CUENTA
SALDO AL 31/12/2005
SALDO AL 31/12/2006
SALDO AL 31/12/2007
SALDO AL 31/12/2008
124.82.03 Anticipo a Contratistas 4 119 089,93 1 535 085,79 968 362,41 1 116 611,06
La descomposición del saldo al 31 de diciembre de 2008, se presenta a continuación: En USD.
C O N C E P T O S 31/12/2005 31/12/2006 31/12/2007 31/12/2008 TOTAL
Saldo en USD 404 513,90 162 611,02 38 818,20 510 667,94 1 116 611,06
Porcentajes 36,23% 14,56% 3,48% 45,73% 100.00%
No. Contratistas 36 12 9 64 121
Servidores relacionados Anexo 1
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones Del seguimiento a las cuatro recomendaciones que contiene el Informe 2005-07 Examen
Especial a la Cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores, realizado por la Unidad de
Auditoría Interna de la Empresa Metropolitana de Obras Públicas (EMOP-Q) por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2003 y 30 de junio de 2005, aprobado por la Contraloría
General del Estado con oficio 13301 DCAI de 17 de marzo de 2006; se determinó que de las
cuatro recomendaciones, dos se cumplieron y dos se encuentran parcialmente cumplidas,
así:
Recomendación
“…1. Al Gerente General exigirá al Jefe de Desarrollo Institucional y Tecnología de la Información, la implementación total de las recomendaciones 23 y 24 emitidas por la Contraloría General del Estado, consideradas como parcialmente cumplidas, y dispondrá que los resultados obtenidos comunique en forma periódica a la Gerencia General y a la Unidad de Auditoría Interna…”
Las recomendaciones 23 y 24 parcialmente cumplidas, corresponden a la recomendación 1
del Informe de la Contraloría General del Estado DAI-002-05, aprobado el 13 de abril de
2005, que se describen en su orden:
“… Al Gerente General. Dispondrá a la Unidad de Desarrollo Institucional efectuar con la participación de la unidades de Fiscalización, Financiero, Tesorería y Jurídico una evaluación de la gestión realizada hasta el momento en los procesos: anticipos no devengados, incumplimientos de contrato, terminación unilateral o de mutuo acuerdo, y reajustes definitivos de contratos no liquidados por contratistas, de acuerdo al literal n) del artículo 19 del Reglamento Orgánico Funcional de la empresa lo que contribuirá a la correcta y oportuna liquidación de los contratos…”
“… Al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional. A base del diagnóstico de las operaciones efectuadas actualmente, creará un esquema de procedimientos, con un enfoque de sistemas, en el que se determinará el proceso de los trámites, los términos de tiempo, los informes y resultados, y los controles respectivos del sistema, para los procesos señalados, de conformidad con los literales n), p) y q) del artículo 19 del Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa...”
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Situación actual
El Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional y Tecnología de la Información (DITI),
mediante memorando 606 GG-DITI de 8 de diciembre de 2009, adjuntó el Acta de Trabajo
suscrita el 2 de febrero de 2006 en la cual indica que para dar cumplimiento a la
recomendación 23 se realizaron varias reuniones de trabajo con delegados de Fiscalización,
Financiero, Tesorería, Asesoría Jurídica y Desarrollo Institucional, estableciendo demoras
en el envío de planillas de obra de la Unidad de Fiscalización a la Unidad Financiera y a
errores aritméticos de los contratistas en unos casos y por suspensiones de trabajo en
otros; para las terminaciones unilaterales o de mutuo acuerdo, la información no se entrega
en forma oportuna y completa a la Asesoría Jurídica para su trámite respectivo, originando
que los registros contables no sean oportunos, por lo que se plantea reducir el tiempo de
ciclo del proceso y la entrega de las planillas desde la Unidad de Fiscalización a la Unidad
Financiera y para los casos de terminación de mutuo acuerdo se debe tipificar claramente
los documentos originales que debe remitir la Unidad de Fiscalización a la Asesoría Jurídica
con copias a la Unidad Financiera, a fin de asegurar que cada área cuente con los respaldos
adecuados para su gestión.
Con relación a la recomendación 24, se adjuntó el Acta de Trabajo suscrita el 8 de diciembre
de 2009, en la que se deja constancia de los criterios profesionales de la Contadora
General, Jefe de la Unidad de Fiscalización y del Jefe de la Unidad de Desarrollo
Institucional y Tecnología de la Información, quienes manifestaron que se emiten informes
de control de planillas pendientes de pago y la liquidación de los anticipos a la Gerencia
Administrativa Financiera y toma de medidas pertinentes para mejorar el control. Se está
implantando en la empresa el Sistema de Control de Proyectos que contiene varios
módulos integrados de tal manera que los usuarios de la empresa y del Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito tengan acceso para fines de supervisión y control y se ha rediseñado
el proceso de control y autorización de planillas.
El Auditor Interno, con memorando 234 - AI de 17 de septiembre de 2010, solicitó a la
Contadora General informar documentadamente sobre las acciones realizadas para efectuar
la recuperación de las cuentas por cobrar a Contratistas, quien mediante memorando
226-GAF-DF-C de 8 de octubre de 2010, señaló que se han remitido notificaciones a los
Contratistas, y memorandos a los funcionarios y empleados que tienen que ver con la
entrega de documentos para proceder con las liquidaciones, también adjunta los asientos
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contables de las liquidaciones de cuentas por cobrar por contratista, hechos que han
permitido recuperar y/o justificar saldos de años anteriores.
El Jefe de la Unidad (DITI) mediante comunicación de 3 de marzo de 2011, en relación a la
recomendación 24 cuya solución global consiste en establecer un sistema integrado de
gestión de obras, manifestó que se realizó un convenio con el Fondo de Inversión Social de
Emergencia (FISE), para su implantación en la EPMMOP, sistema que no se pudo contar
con el soporte del FISE debido a su disolución, por lo que la EPMMOP firmó un Convenio el
20 de febrero de 2010, con la Empresa Metropolitana de Agua Potable y Alcantarillado, que
tenía instalado y en funcionamiento con el mismo sistema del FISE cuyo plazo fue de dos
años.
Recomendación
“… 4. Al Gerente Administrativo Financiero dispondrá al Jefe Financiero y a la Contadora General, coordinar con el Jefe de Tecnología de la Información, a fin de que el registro de control de obras, se actualice y se integre al sistema contable, que posibilite conciliar la cuenta de mayor con este registro…”
Situación actual
El Jefe de la Unidad (DITI) mediante comunicación de 3 de marzo de 2011, indicó que la
actualización e integración al sistema contable del registro de control de obras, está
funcionando parcialmente, que persisten dificultades por cuanto la información previa
consta en un sistema obsoleto que se habilita solamente para uso de la EPMMOP en la
migración de datos. La ingeniera Analista de Sistemas de la Empresa, responsable de este
trabajo, en el memorando 156 GG-DITI de 3 de marzo de 2011, señaló que el control previo
se encuentra en uso desde mayo de 2009, respecto de los auxiliares de obras, a partir del
26 de febrero de 2011 se procedió a migrar la información de datos de preproducción (Base
de Pruebas), y con los cambios que se presenten se procederá con la migración de la
información de datos de producción (Base Real).
Por lo expuesto, el sistema de control previo y auxiliares de control de obras, se encuentra
en proceso de ejecución.
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Conclusión
La gestión institucional para actualizar e integrar al sistema contable el registro auxiliar
computarizado para el control de obras, se encuentra en proceso de ejecución, con la
participación de ingenieros técnicos en informática y la coordinación de profesionales de las
diferentes áreas administrativas y técnicas de la empresa.
Recomendación Al Gerente General
1. Dispondrá y exigirá al Gerente Administrativo Financiero, coordine con el Gerente de
Obras Públicas y Director de Desarrollo Institucional y Tecnología de la Información,
el cumplimiento total de las recomendaciones 1 y 4 del Informe 2005-07 del Examen
Especial a la Cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores.
Anticipos entregados a Contratistas, sin liquidar con garantías vigentes.
La EMOP-Q concedió anticipos a contratistas de acuerdo a contratos suscritos para
ejecución de obras y servicios, sin que hasta la conclusión del examen se hayan liquidado,
manteniéndose vigentes las garantías del buen uso del anticipo, la de fiel cumplimiento y
buena calidad de los materiales.
La EMOP-Q suscribió el 9 de diciembre de 2002 el contrato 2002-0622 código 202C0283
con un Contratista, para realizar la “Provisión e Instalación de Redes eléctricas parcial en
alta tensión, sectores: 2-3, 2-5, y 2-6 Plan Ciudad Quitumbe ”, en la Parroquia de Chillogallo,
por 30 089,57 USD incluido el impuesto al valor agregado (IVA), a un plazo de 30 días y se
entregó el anticipo de 16 119,41 USD, con cheque 2189 el 31 de diciembre de 2002,
contrato que tuvo vigencia hasta el 30 de enero de 2003.
En la misma fecha la EMOP-Q, suscribió el contrato 2002-0623 código 202C0284 con otro
Contratista, para realizar la “Provisión e Instalación de Redes eléctricas parcial en alta
tensión e iluminación recorrido subterráneo de alta tensión, sectores 1-0, 1-2, 1-3, y 2-2 Plan
Ciudad Quitumbe”, en la parroquia de Chillogallo, por 50 513,67 USD incluido el IVA, a un
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plazo de 30 días y se entregó el anticipo de 27 060,89 USD, con cheque 2178 el 16 de
diciembre de 2002 el mismo que concluyó el 14 de enero de 2003.
A base de la comunicación 032-2003 de 27 de enero de 2003, emitida por el Contratista de
los sectores 2-3, 2-5, y 2-6, el fiscalizador del Proyecto Quitumbe, con memorando
13-EMOP-Q-2003 de 29 de enero de 2003, dirigido al Gerente Técnico, solicitó ampliación
de plazo por un período adicional de 30 días, por las siguientes consideraciones:
“…Según comunicación adjunta del Libro de Obra entregado por la Empresa Eléctrica Quito S.A. No. 0988 del 14 de enero del 2003, se indica que la parte del Proyecto del Plan Ciudad Quitumbe que se está construyendo, no será energizado si todos los circuitos de alta y baja tensión en la que se instala los transformadores no estén completamente terminados. En lo que respecta al contrato en mención, solo existe compromiso de construcción de la red de alta tensión y alumbrado, faltando la construcción de la red de baja tensión. Es completamente indispensable en este caso que Ud. se sirva autorizar esta ampliación del contrato pues de lo contrario no será posible terminar con éxito el mismo. Esta situación implica una ampliación del plazo para ejecutar las obras, como se hizo en el caso del contrato con el Ing... por un período adicional de treinta días…”
El Gerente Técnico, con memorando 14-EMOP-Q-2003 de 30 de enero de 2003, dirigido al
fiscalizador del Proyecto Quitumbe, con los argumentos señalados en el párrafo anterior;
autorizó la ampliación de los contratos y concedió 30 días de prórroga hasta el 1 de marzo
del mismo año, no obstante el fiscalizador laboró hasta el 10 de febrero de 2003.
Ante esta situación, con oficio 267 GT-EMOP-Q-03 de 26 de marzo de 2003, el Gerente
Técnico, designó como fiscalizador a otro ingeniero para los trabajos de energía eléctrica en
la obra que se estaba ejecutando en el Plan Ciudad Quitumbe, quien en su informe de
fiscalización señaló entre otros asuntos que la obra sigue paralizada ya que existe un
proyecto eléctrico nuevo en aprobación; que en marzo de 2003 el Plan Quitumbe pasó a ser
administrado por Quito Vivienda. El 11 de abril del mismo año se mantuvo una reunión de
trabajo in situ con los contratistas para que expliquen los trabajos realizados y como se
encuentran, sobre ésta base el fiscalizador presentó el 10 de julio de 2003 las planillas por
14 002,98 USD y 15 968,64 USD, para liquidar los dos contratos.
Los dos contratistas, mediante comunicación dirigida al ex Gerente Técnico el 31 de marzo
de 2004, manifestaron lo siguiente:
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“... En conocimiento de que la Empresa Quito Vivienda ha contratado con la Empresa Megaredes la terminación de construcción de las redes eléctricas del Programa Quitumbe, solicitamos a usted, se digne indicarnos en que estado quedarían nuestros contratos de construcción que fueron suscritos con la EMOP-Q y que se encuentran vigentes y la Obra se suspendió temporalmente mientras se aprobaba el nuevo proyecto en la Empresa Eléctrica Quito S.A....”
Los contratistas, en comunicación de la misma fecha, dirigida al Coordinador de Territorio
Quito Vivienda, manifestaron que a la fecha se encuentran vigentes los dos contratos y que
en ningún momento la EMOP-Q ha tenido la intención de dar por terminados; ya que no se
podía contratar con otro profesional la terminación de la obra sin haber finiquitado
legalmente los contratos iniciales.
El Gerente General de la Empresa Metropolitana Quito Vivienda, los representantes del
Barrio Solidaridad Quitumbe y los dos contratistas, suscribieron el 2 de abril de 2004, el
Convenio en el que acuerdan que la Empresa Quito Vivienda, se compromete a realizar
todas las gestiones necesarias para que la EMOP-Q, a través de la Gerencia Técnica,
resuelva la relaciones contractuales en el menor tiempo posible.
Los Contratistas con oficios 0-049-MZ-04 y C-162-2004 de 2 y 5 de abril de 2004, dirigidos
al Gerente Técnico, solicitan disponer a quien corresponda la terminación de los
contratos de mutuo acuerdo.
Con oficio 365-SG de 15 de mayo de 2006, el Jefe de la Unidad de Fiscalización Encargado,
solicitó al fiscalizador nombrado el 26 de marzo de 2003, los informes emitidos de la
liquidación de las obras de construcción de redes eléctricas de los dos sectores del
Programa Quitumbe, proceso que facilitaría la liquidación final de los contratos
mencionados.
El fiscalizador a solicitud del Jefe de la Unidad de Fiscalización mediante memorando
397-UF-SG de 23 de mayo de 2006 presentó al Gerente General con oficios 1 y 2-EFCS-08
de 26 de noviembre de 2008, los detalles de las planillas de liquidación económica y de
materiales utilizados y los que deben reingresarse a la bodega de la EMMOP-Q
correspondientes a los contratos 2002-0623 y 2000-0622, no obstante que en julio de 2003
presentaron los informes completos con la información solicitada; por lo que no se autorizó
continuar con la ejecución del contrato ya que el Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito, tenía nuevas ordenanzas y estudios eléctricos presentados por la Empresa Eléctrica
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Quito Sociedad Anónima (EEQ S.A.), para su respectiva aprobación, motivo por el cual los
contratistas solicitan designar una persona y un plazo para liquidar los contratos.
Los dos Contratistas realizaron en forma parcial la provisión e instalación de redes
eléctricas e iluminación recorrido subterráneo de alta tensión, de acuerdo con las planillas
por los montos de 14 033,37 USD y 15 438,31 USD.
Las garantías del contrato 2002-0622, que corresponden al fiel cumplimiento, del buen uso
del anticipo y la buena calidad de materiales por 1 504,27 USD, 16 117,24 USD y 1 504,27
USD, se renovaron, cuya vigencia se mantiene hasta el 9 de julio, 30 de marzo y 24 de julio
de 2012, respectivamente.
Las garantías del contrato 2002-0623, que corresponden al fiel cumplimiento, del buen uso
del anticipo y la buena calidad de materiales por 2 525,66 USD, 27 060,00 USD y 2 525,66
USD, se renovaron en forma oportuna, cuya vigencia se mantiene hasta el 15 de julio, 29 de
mayo y 14 de julio de 2012, respectivamente.
Con egresos de bodega, la Empresa entregó al primer Contratista materiales desde el 26 de
diciembre de 2002 hasta el 22 de marzo de 2004 por 5 151,07 USD; y al segundo concedió
materiales en la misma fecha hasta el 12 de mayo de 2003, por 4 599,08 USD.
El Reglamento Orgánico Funcional vigente hasta el 21 de abril de 2009, en los artículos 16 y
17 letras n) y l) de las Funciones y Responsabilidades de la Asesoría Jurídica y Área de
Contratos señalan:
“… Supervisar y asesorar permanentemente, en el ámbito legal y jurídico las actividades de las unidades técnicas y administrativas que conforman la EMOP-Q.- y.- Sugerir oportunamente las acciones a tomarse por mora o incumplimiento de los contratos; y supervisar los trámites de terminación unilateral y por mutuo acuerdo de los mismos, en los casos que sea necesario…”.
El artículo 62 letras a) y b) de las Funciones y Responsabilidad de área de Supervisión del
Distrito, señalan:
“… Supervisar y fiscalizar las obras contratadas de Quito.- y.- Coordinar con los fiscalizadores las actividades de supervisión y fiscalización de las obras asignadas…”.
El Gerente Administrativo Financiero, mediante memorando 898 de 5 de diciembre de 2008,
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remitió a la Gerencia Técnica la nómina de 8 contratistas , cuyos anticipos por
158 542,29 USD no han sido devengados por no disponer de la documentación de respaldo
correspondiente, a fin de que se tomen las acciones pertinentes para viabilizar la liquidación
contable de los saldos pendientes, en los cuales están incluidos los dos Contratistas motivo
de presente comentario.
Conclusión
Debido al cambio de la administración del Plan Ciudad Quitumbe que pasó a la Empresa
Quito Vivienda y por el nuevo proyecto eléctrico en aprobación de la EEQ S.A., se
suspendió la ejecución de los Contratos 2002-0622 y 20006-0623, por lo tanto no se cumplió
con el objeto de los contratos. La falta de colaboración de los Contratistas postergó por
varios años la liquidación de los anticipos por 43 180,30 USD y de los materiales entregados
y dificultó la terminación de los contratos por mutuo acuerdo; lo que ocasionó que se
mantenga sobrevalorado el saldo de la cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores y los
Contratistas se vean obligados a mantener las garantías vigentes.
Hechos Subsecuentes
El Delegado de la Unidad de Fiscalización, el 1 de diciembre de 2009 y 28 de septiembre de
2010, presentó los Informes de los Contratos 2002-0622 y 2002-0623, al Gerente de Obras
Públicas y al Director de la Unidad de Fiscalización y Control de Obras, respectivamente, en
los que hace una relación cronológica de los hechos mencionados con los documentos de
respaldo, desde la suscripción de los contratos el 9 de diciembre de 2002 hasta que el
Ingeniero entregó un detalle de las planillas de liquidación económica y de los materiales
utilizados. Respecto de la obra ejecutada, señala que a base de la información contenida en
las planillas de obra remitidas por el fiscalizador y aceptadas por los contratistas, son
concordantes con los valores de los rubros del contrato y la información recibida de la
Gerencia de Obras Públicas, así:
- Por la planilla 1 del primer Contrato 2002-0622, el valor de 12 036,57 USD, por las
obras adicionales 3 762,39 USD; y, por la liquidación de materiales eléctricos no
utilizados que se detallan en el anexo 3.1 por 2 982,83 USD. La Garantía de Buen
Uso del Anticipo BU-11143 de Seguros Colón S.A., se mantiene vigente hasta el 30
de marzo de 2012 por 16 117,24 USD.
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- Por la planilla 1 del segundo Contrato 2002-0623, el valor de 8 850,82 USD, por las
obras adicionales 4 879,14 USD y la liquidación de materiales eléctricos no utilizados
que se detallan en el anexo 3.2 por 1 099,89 USD. El 21 de enero de 2010 depósito
533,89 USD, de los cuales 320,45 USD corresponden a capital y 213,44 USD a
intereses; en cuanto a la Garantía de Buen Uso del Anticipo BU-11143 de Seguros
Colón S.A., por 27 060,00 USD, se mantiene vigente hasta el 29 de mayo de 2012.
El Gerente de Obras Públicas con memorandos 166 y 2281 GOP-UF de 22 de enero y 12
de octubre de 2010, dirigidos al ex Gerente General y Gerente actual hace un resumen
cronológico de los hechos, a base de los Informes presentados por el Delegado de la
Unidad de Fiscalización, recomienda la terminación de mutuo acuerdo de los contratos, la
devolución por parte del contratista 1 por 320,45 USD y del 2 por 13 330,93 USD, y el
reingreso de los materiales no utilizados, respectivamente.
Detalles de las liquidaciones de los anticipos entregados a los contratistas 1 y 2:
Contratista 1. Sectores 2-3, 2-5 y 2-6 Chillogallo.
ORD CONTRATO 2002-0622 COD- 202CO283
FECHA Anticipo
USD Depósito No.
Total Depósito
USD
Valor Capital
USD
Planillas USD
Interés. USD
1 Anticipo Cheque 2187 31/12/2002 16 119,41
2 Planilla 1 Liquidación 01/12/2009 12 036,57
3 Planilla Adicional 05/05/2010 3 762,39
4 Reintegro Anticipo 21/01/2010 5240448 (098) 533,89 320,45 213,44
T O T A L E S USD 16 119,41 533,89 320,45 15 798,96 213,44
S U M A N I G U A L E S USD 16 119,41 16 119,41
El Auditor Interno con oficios 71-AI y 13-AI de 15 de diciembre de 2009 y 21 de enero de
2011, comunicó al Contratista 1 respecto de la devolución de los materiales no utilizados sin
tener respuesta a nuestro requerimiento, no obstante la garantía del buen uso del anticipo
está vigente hasta el 30 de marzo de 2012.
Contratista 2.- Sectores 1-0, 1-2, 1-3 y 2-2. Chillogallo
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ORD CONTRATO 2002-0623 COD- 202CO284
FECHA Anticipo
USD Planillas USD
1 Anticipo Cheque 2178 16/12/2002 27 060,89
2 Planilla 1 Liquidación 8 850,82
3 Planilla Adicional 4 879,14
T O T A L E S USD 27 060,89 13 729,96
Diferencia por Cobrar al Contratista USD 13 330,93
S U M A N I G U A L E S USD 27 060,89 27 060,89
El Auditor Interno con oficios 67-AI y 14-AI de 27 de noviembre de 2009 y 21 de enero de
2011, solicitó información al Contratista 2 sobre la diferencia de 13 330.93 USD y de los
materiales que no fueron utilizados, quien manifestó en su comunicación 0137 MZ-09 de 2
de diciembre de 2009, que la planilla de liquidación de materiales instalados se está
realizando con el funcionario del departamento de fiscalización de la EMMOP-Q, razón por
la que no fue factible liquidar el contrato oportunamente.
Al respecto, el Contratista 2 con oficio 10-MZ-2011 de 14 de marzo de 2011, dirigido al
Gerente Administrativo Financiero solicitó se le confiera el plazo de un año para cancelar el
citado valor, petición que es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, con el
respaldo de la garantía del anticipo que está vigente hasta el 29 de mayo de 2012.
Como resultado de la liquidación de materiales realizada por el Ingeniero Delegado de la
Unidad de Fiscalización de la EMMOP-Q, se determinó que los Contratistas 1 y 2 deben
devolver materiales de conformidad con los anexos 3.1 y 3.2 cuyos valores al corte de la
cuenta fueron por 2 982,83 USD y 1 099,89 USD respectivamente.
Recomendaciones Al Gerente General
2. Dispondrá al Asesor Jurídico, coordine con el Gerente Administrativo Financiero y los
Directores de las Unidades Financiera y Fiscalización, para que en los casos que por
razones técnicas no se pueda ejecutar ciertos contratos, se realice la terminación de
los mismos por mutuo acuerdo, se liquiden los anticipos y materiales entregados a
los contratistas.
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Al Gerente de Obras Públicas
3. Dispondrá al Director de la Unidad de Fiscalización y Control de Obras, coordinar
con los fiscalizadores, a fin de que en los casos de terminación de los contratos de
mutuo acuerdo, efectúen la revisión y validación de las planillas, actas de entrega
recepción y más documentos habilitantes que deben presentar en forma completa a
la Gerencia Administrativa Financiera.
Al Gerente Administrativo Financiero
4. Dispondrá al Director de la Unidad Financiera, Contadora General y Tesorera,
coordinar con el Director de la Unidad de Fiscalización y Fiscalizadores designados,
la entrega oportuna de la documentación completa de respaldo, que facilite la
liquidación económica de los anticipos para su posterior elaboración de los
convenios de terminación de los contratos por mutuo acuerdo.
Anticipo para cubrir costos de mano de obra, sin liquidación
La EMOP-Q suscribió con la Junta Parroquial de San Antonio de Pichincha, el 5 de
diciembre de 2001, el Convenio de Cooperación con el objeto de realizar trabajos de
mejoramiento y pavimentación de las calles de la Parroquia San Antonio de Pichincha y el 5
de febrero de 2002 se suscribió el Convenio Modificatorio.
El Convenio, establece que la EMOP-Q aportará para cubrir costos de mano de obra con
140 000,00 USD y entregará bienes (diesel, asfalto y cemento) por 290 000,00 USD; y la
Junta Parroquial pondrá todo el equipo necesario, para la ejecución de los trabajos, mano de
obra, encofrado, material pétreo y la dirección técnica por un valor de 485 000,00 USD.
Por tratarse de una entidad del sector público no se exigió las garantías de conformidad con
el Art. 66 segundo inciso de la Ley de Contratación Pública.
La EMOP-Q con cheque 7320 de 8 de febrero de 2002 entregó el anticipo de
70 000,00 USD al Presidente de la Junta Parroquial, quién con oficio 012-2.033 JPSAP de
24 de enero de 2003 dirigido al fiscalizador de la EMOP-Q, presentó el Informe 1 que
contiene el resumen y detalle del estado de avance actualizado al 15 de enero de 2003; el
resumen está suscrito por el Jefe de la Unidad de Obras Públicas, Presidente de la Junta
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Parroquial y Fiscalizador quienes señalan que el costo del avance físico es de 289 796,63
USD, lo que representó el 31,67 % del total del Convenio.
La cláusula quinta y sexta del convenio de Cooperación relativas al plazo y fiscalización
disponen:
“… 5.01. El plazo de ejecución del presente convenio es de DOS AÑOS, contados a partir de la suscripción del mismo.- 6.01. La Fiscalización de los trabajos objeto del presente convenio estará a cargo de la GERENCIA TÉCNICA de la EMOP-Q”
El Gerente Administrativo Financiero con memorando 371 GAF-UF-C-2006 de 3 de julio de
2006, solicitó las planillas de trabajo de aceras y bordillos ejecutados en la Junta Parroquial
al Jefe de la Unidad de Obras Públicas, quien con memorando 3122 de 29 de noviembre de
2006, remitió las planillas 1 y 2 suscritas por el Jefe de la Unidad de Obras Públicas y los
Fiscalizadores de la EMOP-Q y de la Junta Parroquial, quienes justifican las obras
realizadas con los 70 000,00 USD; entregados como anticipo.
El Auditor Interno con memorando 258-AI del 29 de octubre de 2010, comunicó al
fiscalizador del convenio, que los 70 000,00 USD del anticipo entregado al Presidente de la
Junta Parroquial, se mantiene sin liquidar en los estados financieros de la Empresa, quien
con oficio 417-UMV-ZN de 14 de diciembre de 2010, manifestó lo siguiente:
“… que los trabajos se realizaron a su debido tiempo y con las especificaciones del Convenio, para lo cual me permito anexar todos los justificativos correspondientes en dos carpetas.”
Revisada la documentación de las dos carpetas, se determinó que los documentos que
adjunta el fiscalizador, de las planillas 1 y 2 por 67 435,42 USD y 2 564,57 USD,
respectivamente, no son originales que requiere la Gerencia Administrativa Financiera para
su contabilización.
El artículo 77, numeral 2 letras a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, relativa a los deberes y atribuciones de las Autoridades de las unidades
administrativas y servidores dispone:
“ a) Contribuir a la obtención de los fines institucionales y administrar en el área que les competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior.- c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera…”
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Los sistemas a que se refiere el numeral 1 letra a) ibíden, atribuidos a la máxima autoridad
son: Control interno, de administración financiera, planificación, organización, información,
recursos humanos, materiales, tecnológicos, ambientales y más sistemas administrativos.
El Jefe de la Unidad de Obras Públicas y el Fiscalizador del Convenio suscrito con la Junta
Parroquial de San Antonio de Pichincha, no entregaron a la Gerencia Administrativa
Financiera planillas y documentos de soporte originales, por lo que el Área de Contabilidad
no pudo contabilizar y liquidar el anticipo entregado a la mencionada Junta, lo que ocasionó
que se mantenga sobrevalorado el saldo de la Cuenta Anticipos.
Conclusión
Sin embargo de que los trabajos ejecutados con el anticipo de 70 000,00 USD entregado al
Presidente de la Junta Parroquial de San Antonio de Pichincha, fueron realizados en el
plazo establecido, el Jefe de la Unidad de Obras Públicas y el Fiscalizador de la EMOP-Q no
entregaron a la Gerencia Administrativa Financiera, documentos originales de las planillas y
documentos de soporte de los gastos realizados, por lo que no fueron registrados
contablemente, postergando por varios años la liquidación económica del anticipo, hecho
que ocasionó se mantenga sobrevalorado el saldo de la Cuenta Anticipos a Contratistas
Años Anteriores.
Hecho Subsecuente
El Auditor Interno con oficio 021-AI de 23 de marzo de 2012, solicitó a la Presidenta de la
Junta Parroquial de San Antonio de Pichincha, los originales de los gastos efectuados con el
anticipo de los 70 000,00 USD, quién mediante comunicación de 5 de abril de 2012 entregó
a la Unidad de Auditoría, 244 copias certificadas de los documentos de los gastos incurridos,
los cuales con memorando 125-AI de 9 de abril del mismo año, fueron entregados a la
Gerencia Administrativa Financiera de la EPMMOP para su revisión, análisis y registro
contable en la Cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores.
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Recomendación
Al Gerente Administrativo Financiero
5. Dispondrá al Director de la Unidad Financiera y Contadora General coordinen con el
Director de la Unidad de Fiscalización y Control de Obras, a fin de obtener
documentos originales relacionados con el Convenio de Cooperación entre la
Empresa y la Junta Parroquial de San Antonio de Pichincha, para proceder al
registro contable del anticipo.
Cuenta de anticipos a contratistas años anteriores, liquidados parcialmente
El saldo contable al 31 de diciembre de 2005 fue de 4 119 089, 93 USD, en el período de
nuestro examen se registraron asientos contables por 3 002 478,87 USD, equivalente al
73 %, reduciendo el saldo de la Cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores a
116 611,06 USD al 31 de diciembre de 2008, que representó el 27 % por liquidar.
La Contadora General, en la nota 14 a los Estados Financieros de la EMMOP del año 2008,
relativa a los Deudores Financieros señaló:
“...En el presente período y en cumplimiento al Acuerdo No. 447, publicado en el Registro Oficial No. 259 del 24 de enero de 2008, se procedió a la reclasificación de cuentas originadas en la entrega de fondos de años anteriores, incluidos los períodos anteriores al 2001, a la cuenta 124.82, manteniendo sus clasificaciones originales para facilitar el seguimiento y control... En general, los registros contables efectuados como resultado del análisis y depuración de las cuentas de años anteriores, se encuentran debidamente justificados e ingresados al Sistema Contable. En el presente ejercicio esta actividad ha sido asignada a un Analista Financiero, para que sea llevada a cabo a tiempo completo, con el fin de determinar el origen, antigüedad y probabilidad de cobro, hasta concluir con la liquidación y registro de la totalidad de los saldos...”.
La Contadora General, con memorando 43-GAF-DF-C-2011 de 1 de marzo de 2011,
manifestó las razones por las cuales aún se mantienen saldos sin liquidar, señalando que
los:
“... Anticipos entregados en los períodos anteriores al año 2001: se registraron bajo el sistema contable utilizado en esos períodos que fue el “390”,(sic) del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el cual ya está desactivado, imposibilitando el ingreso a consultas y reportes necesarios, para determinar el origen y concepto de los valores entregados y, la activación tiene un valor muy elevado.- Para la
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liquidación de los saldos, en la mayoría de casos se requiere la presentación de planillas de avance de obra, informes de la Unidad de Fiscalización, Actas Entrega Recepción, facturas, entre otros documentos, los cuales no han sido enviados a esta Sección...”.
La Norma de Control Interno 210-004 relativa a la documentación de respaldo y su archivo
señala que:
“…Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis…”.
La Contadora General manifestó que para el análisis y depuración de todas las cuentas
generadas en años anteriores, designó a una Analista Financiera a tiempo completo para
que lleve a cabo esa actividad, adicionalmente notificó a los Contratistas, al Asesor Jurídico
y al Director de la Unidad de Fiscalización y Control de Obras, indiquen las razones por las
cuales no se han liquidado los contratos y/o presenten la documentación que podría estar en
su poder; gestión que permitió obtener documentación de respaldo para facilitar la
liquidación parcial de los saldos.
Conclusión
El saldo de la cuenta Anticipos a Contratistas de Años Anteriores al 31 de diciembre de 2005
fue de 4 119 089,93 USD, como resultado de la gestión realizada por el Área Contable, en
base a la documentación obtenida, se realizó ajustes por 3 002 478,87 USD, que
correspondió al 73 % del monto total, quedando al 31 de diciembre de 2008 un saldo de
1 116 611,06 USD, sin embargo de que el sistema contable “390” que se mantenía en el
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito se desactivó, lo que dificultó la gestión del
Área de Contabilidad.
Hecho Subsecuente
Auditoría Interna con memorando 234-AI de 17 de septiembre de 2010, solicitó a la
Contadora General, informe sobre las acciones realizadas para la recuperación del saldo de
1 116 611,06 USD de la cuenta Anticipos a Contratistas Años Anteriores, quién con
memorando 226 de 8 de octubre de 2010 remitió copias de las notificaciones a contratistas,
memorandos a funcionarios y empleados que tienen relación con la entrega de documentos.
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El Jefe de la Unidad de Fiscalización entregó a la Gerencia Administrativa Financiera las
planillas de liquidación de rubros contractuales y adicionales, liquidaciones de materiales,
informes de fiscalización, oficios y memorandos relativos a los contratos, señalando las
dificultades sobre el cumplimiento de las cláusulas contractuales, así como los convenios de
terminaciones de los contratos de mutuo acuerdo y convenios de pago, lo que permitió
determinar que los registros contables están debidamente respaldados.
Analizado el detalle de la Cuenta Anticipos a Contratistas de Años Anteriores, con la
documentación de respaldo y los asientos de diario, se determinó ajustes y reclasificaciones
por 743 975,10 USD que corresponde al 66,63% quedando un saldo por liquidar al 30 de
septiembre de 2010 de 372 635,96 USD (Anexo 5), que representó el 33,37 %, así:
CONCEPTOS 31/12/2005 31/12/2006 31/12/2007 31/12/2008 TOTAL USD
Saldo en USD 404 513,90 162 611,02 38 818,20 510 667,94 1 116 611,06
Valor Justificado USD 235 454,09 75 184,08 14 253,80 419 083,13 743 975,10
Pendiente de resolver 169 059,81 87 426,94 24 564,40 91 584,81 372 635,96
Recomendación
Al Gerente Administrativo Financiero
6. Dispondrá al Director de la Unidad Financiera, Contadora General y Asesor Jurídico,
coordinar acciones con el objeto de que obtengan la documentación y determinen la
veracidad y legalidad de los valores pendientes de cobro a contratistas de años
anteriores; procedimiento que permitirá la liquidación definitiva de los anticipos
adeudados que se arrastran en los estados financieros de cada ejercicio económico.
Dr. Ramiro Naranjo Auditor Interno Subrogante