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Whitepaper

Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros maestros de clientes en SAP®

Resumen

Legacy System Migration Workbench (LSMW) es una herramienta técnica suministrada por SAP para las migraciones de datos durante implementaciones iniciales. Algunos clientes de SAP utilizan esta herramienta también para realizar modificaciones masivas en los datos maestros de SAP.

En este documento se describe una fácil alternativa no técnica para actualizar registros maestros de clientes en 3 pasos en lugar de los 14 pasos que implica el uso de LSMW, sin implicación técnica alguna ni requisito de acceso a SAP a nivel de programador.

Al utilizar las herramientas y técnicas descritas en este documento, centenares de clientes de SAP se han dado cuenta de las enormes mejoras de productividad en sus proyectos de carga y actualización de datos de SAP. Es más, en muchos casos estos proyectos van a ser realizados por los propios usuarios empresariales.

2Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros maestros de clientes en SAP®

Introducción

En una serie de artículos publicados en los últimos años, se describe una aplicación empresarial común para muchos clientes de SAP que realiza modificaciones masivas en datos de los sistemas SAP R/3 o mySAP. La aplicación de interés es la modificación masiva de registros de clientes como, por ejemplo, los campos Sales Office (Oficina de ventas), Sales Group (Grupo de vendedores) o Customer Group (Grupo de clientes) mediante la transacción XD02 de SAP. La herramienta recomendada para realizar tales modificaciones es Legacy System Migration Workbench (LSMW) de SAP. No obstante, hay una serie de 14 pasos implicados en dicha modificación masiva de los datos maestros de clientes que puede resultar costoso y llevar mucho tiempo.

En este documento, se presenta una alternativa mucho más sencilla para realizar una actualización masiva a los registros maestros de clientes. Mostraremos cómo Transaction™ se puede utilizar para lograr la misma aplicación empresarial en sólo 3 pasos que pueden llevar a cabo superusuarios empresariales o analistas funcionales sin necesidad de acceso a nivel de programador a sesiones de LSMW en SAP.

Además, destacaremos otros puntos de comparación entre Transaction y LSMW.

Antecedentes: pasos de LSMW para actualizar registros maestros de clientes

Según muchos artículos publicados, hay 14 pasos obligatorios para actualizar los registros maestros de clientes con la herramienta LSMW.

1. Mantener atributos de objeto: primero se registra la transacción XD02 mediante una sesión de registro batch input. Cada campo de cada pantalla de registro se modifica y se le asigna un nombre. En función del número de pantallas visitadas y del número de campos que se van a cargar, la realización de este paso puede llevar un tiempo.

2. Mantener estructuras fuente: a una estructura fuente se le asigna un nombre para la carga.

3. Mantener campos fuente: todos los campos fuente que se actualizarán tienen un nombre asignado y su formato se ha definido de manera precisa.

4. Mantener relaciones de estructura: debido a que la relación se determina automáticamente, este paso no requiere ninguna acción para la carga de datos maestros de clientes.

5. Mantener asignación de campos y reglas de conversión: asignar cada campo registrado en el paso 1 a los campos fuente definidos en el paso 3.

6. Mantener valores fijos, conversiones, rutina definida por el usuario: en el ejemplo de datos maestros de clientes, se omite este paso.

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7. Especificar ficheros: señalar un fichero delimitado por tabulaciones que se va a cargar. Si el fichero de datos fuente está en formato Excel, el fichero Excel deberá grabarse como fichero delimitado por tabulaciones.

8. Asignar ficheros: este paso es automático para este ejemplo.

9. Importar datos: el fichero fuente se importa en el sistema.

10. Visualizar datos importados: se trata de un paso opcional, el fichero importado se puede visualizar para su verificación.

11. Convertir datos: los datos importados se convierten al formato de entrada adecuado.

12. Visualizar datos convertidos: otro paso opcional; los datos convertidos se pueden visualizar para su verificación.

13. Crear sesión batch input: se crea una sesión por lotes que pueden ejecutar las transacciones XD02 para realizar modificaciones en los datos.

14. Ejecutar sesión batch input: en el último paso, la sesión por lotes se ejecuta en realidad mediante la transacción SM35.

Aunque no son obligatorios los 14 pasos, está implicado el proceso de ejecución de dicha modificación masiva dedatosy éste puede durar bastante tiempo.

TransactionSHUTTLE para ejecutar registros maestros de clientes

En esta sección, se presenta Transaction y se muestra lo sencillo que resulta su uso para actualizar registros maestros de clientes.

Suponiendo que ya disponga de un fichero Excel con datos que deben cargarse, los 3 pasos básicos implicados en la carga de estos datos en SAP mediante Transaction son:

1. Registrar cualquier transacción SAP mediante Transaction.1.

2. Asignar los campos registrados a campos de Excel mediante una sencilla asignación de arrastrar y soltar.

3. Ejecutar la carga en SAP.

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Al iniciar Transaction, aparecerá la siguiente pantalla.:

Paso 1: registrar la transacción XD02

Haga clic en el botón New (Nuevo) en la pantalla de Transaction para iniciar un nuevo registro. Cuando se le solicite, indique el código de transacción XD02. Transaction inicia la transacción XD02 y le indica que finalice la transacción Change Customer (Modificar cliente), tal como se muestra en la figura 2. Indique la información clave del cliente y elija la vista “Sales” (Ventas)

Figura 1: pantalla principal de Transaction

Figura 2: registro de transacción para el código de transacción XD02

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en “Sales area data” (Datos del área de ventas). Efectúe modificaciones en los tres campos obligatorios (Sales office (Oficina de ventas), Sales group (Grupo de vendedores) y Customer group (Grupo de clientes)) y grabe la transacción.

Paso 2: asignar los campos

Una vez finalizado el registro, Transaction le permite seleccionar la fuente de datos de fichero Excel y muestra una pantalla de asignación dividida en dos partes: (1) una lista de todos los campos de SAP que se han tocado durante el registro, con los valores de campos introducidos y (2) una vista preliminar de la hoja de cálculo Excel que se va a cargar.

El proceso de asignación de las columnas de Excel con los campos de SAP es tan sencillo como arrastrar y soltar las columnas de Excel, mostradas en la vista preliminar de Excel, a los campos de SAP situados en la mitad superior de la pantalla del asignador. Al final de la operación de arrastrar y soltar, aparece el asignador tal y como se muestra en la figura 4. La columna A de Excel está asignada al campo Customer Account Number (Número de cuenta de cliente), la columna B se asigna al campo Sales Organization (Organización de ventas) y, así sucesivamente, para los 7 campos que se han tocado durante el registro.

Figura 3: pantalla inicial de Transaction EasyMapper

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Paso 3: ejecutar la transacción

Una vez concluida la asignación, estará preparado para ejecutar la transacción. Tal como se muestra en la figura 5, simplemente abra el script XD02 en Transaction, señale el fichero Excel que desea cargar, especifique la fila de inicio, la fila de fin y la columna para los resultados que se van a incluir en el log. Una vez especificados todos los parámetros de entrada, haga clic en el botón Run (Ejecutar) para iniciar la carga del fichero Excel en SAP.

Antes de comenzar la ejecución, se solicita al usuario que entre en el sistema SAP mediante el log-in. Esta entrada al sistema verifica que el usuario tiene autorización para ejecutar la transacción XD02. Si el usuario cuenta con la autorización adecuada, las transacciones se procesan en tiempo real y los mensajes de SAP se visualizan en la columna especificada como columna de log de sistema, como se muestra en la figura 6. Las transacciones que dan lugar a un error se resaltan de manera clara. Los registros con errores de datos se pueden solucionar y se puede realizar una segunda carga sólo de dichos registros.

Los logs de SAP se conservan por completo con el nombre del usuario que realizó la carga.

Figura 4: pantalla asignada de Transaction EasyMapper

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Figura 5: pantalla de Transaction que muestra los campos que deben indi-carse antes de ejecutar la transacción runs

Figura 6: hoja de Excel que muestra los datos y el resultado de SAP

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Comparación de Transaction con LSMW

El uso de Transaction para actualizar registros maestros de clientes es una fácil alternativa a LSMW y puede mejorar de manera significativa la productividad para la carga masiva de datos.Algunos puntos clave de comparación entre LSMW (cuando se utiliza en modo Batch Input Recording (Registro batch input)) y Transaction son:

• Autorización: Transaction no requiere autorización a nivel de programador y se ejecuta con autorizaciones normales. El uso de LSMW generalmente requiere de autorización a nivel de programador en SAP y no está disponible para la mayoría de usuarios empresariales o analistas funcionales.

• Logs integrados: en Transaction, los resultados que devuelve SAP residen en la misma hoja de cálculo que los datos por lo que la corrección y el nuevo proceso de registros erróneos resultan muy cómodos y rápidos. En LSMW, los resultados de SAP residen en una pantalla independiente y la identificación y solución repetitivas de registros erróneos pueden ser algo molestas.

• Cabecera y datos de varias partidas individuales: Transaction permite la carga de datos de transacciones comunes como facturas, comprobantes diarios, pedidos, etc. en los que cada registro puede tener un número variable de partidas individuales. No es posible cargar este tipo de datos con el modo Batch Input Recording (Registro batch input) de LSMW debido a que el número de campos del registro debe coincidir con el número de campos que se van a cargar.

• Integración nativa de Excel: Transaction funciona originalmente con datos de Excel sin necesidad de convertirlos a formatos delimitados por tabulaciones o por comas. Transaction también funciona originalmente con fórmulas de Excel, por lo que es posible calcular o hacer referencia desde otras fuentes a campos individuales. Con LSMW, los datos deben convertirse a formatos de texto para poder cargarse. La integración nativa de Excel conlleva una significativa mejora de la productividad.

• Registro más potente: Transaction ofrece diferentes modos de registro y una grabadora más potente que la grabadora batch input de LSMW. Por consiguiente, Transaction es capaz de gestionar muchas más transacciones y aplicaciones en comparación con LSMW.

• No se requieren transportes: Transaction no requiere transporte para mover programas de carga de un sistema a otro. Un script se puede registrar fácilmente en un sistema de control de calidad y ejecutarse inmediatamente la producción sin necesidad de esperar el transporte.

• Versión en tiempo de ejecución: Transaction se ofrece también en una versión en tiempo de ejecución ligera, RUNNER, para usuarios que no están autorizados a crear scripts, pero que sólo pueden ejecutar scripts de carga anteriormente creados. Con LSMW, por definición a todos los usuarios les está permitido crear o modificar el script de carga. Por tanto, la implementación de Transaction en toda la empresa resulta más fácil y más segura.

• Soporte técnico completo: los usuarios de Transaction de todo el mundo disponen de soporte técnico completo por teléfono y correo electrónico a cargo del equipo de soporte técnico mundial de Winshuttle. Los ingenieros de soporte técnico de Winshuttle cuentan con experiencia y conocimientos amplios de las transacciones de SAP en muchos módulos de SAP.

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