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Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

DESARROLLO DE BIBLIOTECAS ELECTRÓNICAS Y SUS BENEFICIOS PARA MANTENIMIENTO Y OPERACIONES

RESUMEN

Los proyectos de implementación de Ventyx LinkOne son orientados al manejo

confiable de la información, de una mayor velocidad de búsqueda, fácilmente actualizable y multiusuario, frente a las posibilidades de las tradicionales bibliotecas técnicas actuales. Además, está orientado a la mejora de los tiempos de respuesta en las ocasiones que se presentan fallas y de interacción entre el personal de mantenimiento, operaciones, ingeniería y de logística.

El desarrollo de catálogos electrónicos con Ventyx LinkOne, son un estándar de

Manuales Técnicos Gráficos de Partes, permitiendo reducir los tiempos de búsqueda de la documentación y/o información asociada a partes y piezas, frente a la misma búsqueda en complicadas bibliotecas técnicas tradicionales, las cuales, a veces, sólo poseen una copia de un determinado manual. La centralización de esta documentación en un medio electrónico, nos permite que varios usuarios puedan leer el documento al mismo tiempo, además de mejorar el tiempo de búsqueda de la documentación, y facilitar la actualización de la documentación. En el ámbito de las compañías, hoy la mayor parte de los fabricantes de equipos

móviles ya son capaces de proporcionar sus manuales de partes en Ventyx

LinkOne. En el caso de las áreas de proceso, es decir de las plantas, ello

necesariamente no es así (actualmente existan para algunos equipos), dado que por las características propias de ellas, estas tienden a ser diseños únicos y por lo tanto a ser distintas unas de otras. Ello obliga a que las compañías deban preocuparse de la generación de sus catálogos de partes. Esto último implica que sea el mismo usuario el que requiere involucrarse en este proceso. Las implicancias en la mejora de la gestión de las compañías a consecuencia de

la implementación de Ventyx LinkOne, sólo se pueden vislumbrar, debido a los

usos futuros que sólo pueden ser evaluados en términos de la búsqueda de oportunidades. A manera de señalar un ejemplo, puede representar una forma muy útil de trabajar e internalizar los procedimientos de seguridad de las compañías, los procesos de negocios de las compañías, etc.


En definitiva, los beneficios ligados a la implementación de Ventyx LinkOne sólo

serán conocidos al tenerlo implementado y a consecuencia de su difusión y correcto uso.


INTRODUCCION

Actualmente muchas compañías reciben en forma constante numerosos manuales de mantenimiento y catálogos de partes de los nuevos equipos o componentes adquiridos, como también actualizaciones de diversos componentes de los equipos existentes. Esta información proviene desde diversos proveedores y manufactureras cada año, con las diversas complicaciones para poder mantener esta información actualizada y que la información impresa que se encuentra en manos del personal de mantenimiento y operaciones corresponda a los planos y documentos actualizados, lo que lleva también a estructurar canales de comunicación y actualización de la información existente que sean eficientes, lo que no siempre se logra. De acuerdo a mediciones de tiempo perdido por el personal de mantenimiento en algunas tareas de mantenimiento correctivo, sé a podido determinar hasta una perdida de dos horas en búsqueda de la información técnica asociada a la corrección de estos eventos, ya sea por búsqueda de planos de montaje, catalogo de repuesto para conocer como solicitar el repuesto requerido o como se encuentra catalogado este repuesto. Estos problemas han llevado ha diversas compañías a crear procesos de

migración de la documentación y planos en papel a Ventyx LinkOne.

El entorno descrito anteriormente llevó a las gerencias de diversas compañías a cuestionar los enfoques tradicionales en la administración de sus activos, a buscar y adoptar nuevas formas en la administración de los mismos, con la finalidad de asegurar la continuidad operativa, incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los mismos para las labores de explotación del negocio, y en especial para evitar las penalidades derivadas del hecho de afrontar paradas imprevistas, es decir para reducir los costos totales de operación a través de una administración moderna del mantenimiento. Con el objetivo de mejorar sustancialmente la eficiencia del mantenimiento a los equipos de las diferentes plantas de estas compañías, implementar las mejores practicas en el mantenimiento y costos incurridos, han decidido implementar

Ventyx LinkOne como sistemas estándar de administración de manuales

gráficos de partes que permitan publicar, distribuir y ver planos y documentos de los equipos y/o plantas y con una interfase natural con sus Sistemas de Administración de Activos (EAM) o Sistemas de Planificación de Recursos de las Empresas (ERP), integrados con sus módulos de Ordenes de Trabajo y Requisiciones, lo que traerá como efecto la reducción de los tiempos en la búsqueda de partes y piezas de los equipos.


OBJETIVOS

Con el objetivo de lograr optimizar los tiempos y recursos en los diversos procesos asociados al diseño, montaje, operación y mantenimiento de las plantas, unidades productivas, sistemas, equipos y componentes. En donde se encuentran involucrados personal de las áreas de Ingeniería, Mantenimiento, Operaciones y Logística o Materiales sé a buscado definir los requerimientos, que debe cumplir un sistema de almacenamiento y registro electrónico de planos y documentos o Biblioteca Electrónica.

Reducir considerablemente el tiempo que se invierte en obtener la

información exacta de un componente, repuesto o parte de un equipo, buscando reducir los costos por paradas de equipos, plantas y/o

personal así como por el personal involucrado en dicha búsqueda. √

Simplificar el acceso a documentos importantes de los equipos:

Manuales de instalación, operación, mantenimiento, seguridad y lubricación, y catalogo de partes; desde cualquier punto de la o las plantas. Al tratarse de archivos electrónicos se evita el deterioro físico o extravío de dichos documentos, facilitando la impresión la cantidad de

veces que sea necesaria. √

En promedio las consultas y la localización de la información de la forma

tradicional se debe reducir en un gran porcentaje con el uso de Bibliotecas Electrónicas, incrementando la productividad del equipo y del

personal involucrado. √

Mantener toda la documentación importante para las diversas áreas en

archivos electrónicos, en un medio centralizado de fácil localización desde cualquier punto de las áreas operacionales, que facilite la toma de decisiones en el tiempo oportuno sobre la base de una información

formal que disponga la compañía. √

Mantener la historia de los equipos o grupos de equipos con sus

respectivos planos, manuales, procedimientos, reportes y otros que

permitan hacer seguimiento. √


Poseer una interface natural con sus sistemas de Administración de

Activos (EAM) o Sistemas de Planificación de Recursos de las Empresas (ERP), integrados con sus módulos de equipos, ordenes de trabajo, requisiciones, de manera de proporcionar la lista y el acceso a

todos los documentos asociados a ellos de manera sencilla y rápida. √

Por el interface que tenga con el módulo de requisiciones de estos

sistemas, facilitar la generación de pedidos de stock o cargo directo de manera visual con la simple selección de los ítems, evitando errores en

los requerimientos. √

Que tenga un entorno amigable que ofrezca variadas opciones de

consulta, facilitando el trabajo del usuario, como por ejemplo diversos motores de búsqueda, basados en la búsqueda por descripción del plano o documento, descripción de un ítem de un catalogo de partes o el

numero de parte, etc. √

Que posea la capacidad de administrar catálogos de partes permitiendo

la selección de diversos ítems desde el plano o desde el listado de

partes indistintamente. √

Realizar selecciones múltiples desde diversos planos y equipos

permitiendo agrupar esta selección y exportándola a formatos .DOC o

.CSV u otros. √

Que permita incorporar planos, documentos, fotografías y videos en

diversos formatos como CAD, MicroStation, Adobe, Word, TIFF, JPG, BMP, AVI, 3D, etc., que no posea restricciones con los formatos

conocidos. √

Que posea un sistema de creación de notas por parte de los usuarios

asociados a los ítems, planos, equipos o globales. √

Que sea de fácil y simple administración y actualización de la

información en el contenida. √

Que sea escalable, que permita un crecimiento ordenado en el tiempo.

√


Que permita la creación de una estructura de un mayor nivel jerárquico como por ejemplo una planta, para luego seguir a una línea de producción, un equipo, un componente para luego llegar a la parte. Que

este árbol jerárquico no tenga límite en el número de niveles. √

Que permita su uso en forma inmediata y no luego de largos meses de

desarrollo. √

No tener que duplicar información de los equipos independientemente

de su ubicación en diferentes localizaciones. √

Que posea una capacidad de comprimir la información grafica, con el

objeto de no requerir demasiado ancho de banda en las comunicaciones

de RED. √

Que los usuarios no puedan modificar o eliminar esta información, solo

lo puedan realizar los usuarios autorizados para realizar estas

funciones. √

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de los objetivos

anteriormente planteados. Para lograr que se cumpla con todos los objetivos anteriormente descritos las compañías deben definir que software cumplen con los requerimientos antes descritos como también definir sus procesos de implementación en donde deben definir: 1.- Cuales son los enfoques que se quieren dar, como por ejemplo:

Entrenamiento para el personal de operaciones y mantenimiento. √

Mantener la información de ingeniería como criterios de diseño,

especificaciones técnicas, memorias de cálculos, planos, etc. √

Catálogos de partes para la solicitud de requisiciones y procesos de

compras. √


Mantener la información que requiera el personal de operaciones y

mantenimiento para el desarrollo de sus procesos, como manuales de operación, manuales de mantenimiento, manuales de lubricación, data

sheets, procedimientos de trabajo, instrucciones de seguridad, etc. √

Tener información de contratos, órdenes de compra u otros que tengan

un carácter reservado y tengan acceso restringido, para el personal de

administración de contratos, compras y supervisores. √

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de los enfoques

anteriormente planteados. 2.- Se debe definir la función que va a cumplir la información basándose en el enfoque, los usuarios, plantas y equipos 3.- Una vez definido el enfoque y función de la información, se debe analizar como tal la información a ser incorporada en el sistema, para lo cual se debe desarrollar un plan de implementación de esta Biblioteca Electrónica.


PROGRAMA DE IMPLEMENTACION

A continuación planteamos un proceso de implementación típico de Ventyx

LinkOne, basándose en un proceso de escalabilidad en el tiempo y partiendo por

una implementación de la información técnica asociada a los equipos críticos. 1.- Desarrollo de toda la estructura de organización de los equipos y unidades productivas de las plantas y dependencias. Esto último con el fin de facilitar a futuro la incorporación de los Manuales Técnicos de los equipos que podrán ser desarrollados en una siguiente fase. Por lo anterior, el alcance de las tareas que se deben contemplar en una primera fase serían los siguientes: a) Para el desarrollo de cada Manual Técnico (por Manual Técnico vamos a entender la información asociada a una planta o unidad productiva o sistema o equipo y que puede contener planos, documentos, videos, catálogos de partes, etc.), se reunirá la información relativa a un conjunto de equipos críticos. Esta información podrá ser ampliada según nuevos requerimientos que se presenten durante el desarrollo del proyecto global. b) Se deben considerar al menos las siguientes actividades: planificación y preparación de un plan de trabajo, definición de los Manuales Técnicos (parámetros descriptivos y técnicos), generación de información y Manuales Técnicos, revisión de la información contenida en los Manuales Técnicos y distribución de información. c) En la última etapa se debe contemplar el desarrollo de documentación técnica, de operación y administración de los Manuales Técnicos construidos. Es de suma importancia que en la creación de los Manuales Técnicos se defina la política de desarrollarlos con el fin de facilitar la actualización futura de la información contenida en los Manuales Técnicos de manera fácil y expedita. Como es del conocimiento de los involucrados, la información almacenada es dinámica en cuanto a su contenido y por tanto debe tenerse la posibilidad de actualizar la información en forma constante, que en caso contrario, podría generar una perdida de confianza en la información existente en el sistema. Por lo tanto, debe ser parte del proyecto de implementación diseñar un procedimiento fácil de incorporación y modificación de información existente.


El proyecto debe contemplar las siguientes etapas: • Identificación de Equipos

- Disponer de Manuales Técnicos en Ventyx LinkOne para todos los

equipos críticos y toda la documentación importante registrada en Administración de Documentos.

• Análisis de Información Crítica de los Equipos

- Toda información que se encuentra en archivo físico deberá ser digitalizada dependiendo de su rotación de consulta.

- La información que se requiere en caso que no exista se deben definir

procedimientos para su adquisición, como por ejemplo reemplazar planos por fotografías o dibujarlos nuevamente o solicitarlos a los proveedores, como también aplica para los manuales del proveedor

• Creación de Manuales de Procedimiento

- Desarrollar los procedimientos para la incorporación, actualización,

validación y uso de la información almacenada en Ventyx LinkOne.

• Capacitación de Usuarios Finales

- Entrenar y brindar las facilidades a todo el personal involucrado para el

uso óptimo de los Manuales Técnicos en Ventyx LinkOne, de forma tal

que puedan ser utilizadas por todos los interesados. • Puesta en Marcha

- Definir el plan de puesta en marcha que resulte más eficiente de acuerdo a los objetivos planteados

• Soporte

- Definir el soporte técnico y funcional que se requiera para las diferentes fases del proyecto tanto desde el punto de vista informático como funcional.

• Actualización

- Disponer de un programa de mantenimiento permanente de los

Manuales Técnicos en Ventyx LinkOne para mantener información

actualizada. - Considerar dentro de los procedimientos de compra de equipos o partes

la entrega del proveedor de información en archivo electrónico o en

Ventyx LinkOne.


Para el diseño, construcción y revisión de cada Manual Técnico se han definido las siguientes actividades:

- Realizar la estructura maestra a ser desarrollada en la Biblioteca Electrónica, para la administración, visualización e impresión de la información.

- Planificación de la estructura general de documentación.

- Creación de jerarquía o estructura de Manuales Técnicos (sistema, sub-

sistema, componente, etc.).

- Codificación de Manuales Técnicos y páginas de acuerdo a estándar definido.

- Coordinación para la ejecución.

- Definición de parámetros descriptivos.

- Definición de parámetros técnicos (Bases de Datos, Directorios, Archivos,

Espacio en Disco, etc.).

- Creación de archivo de imagen a partir de archivos compatibles o documentos.

- Creación de listas de contenido a partir de archivos compatibles o

documentos.

- Creación de archivos electrónicos.

- Creación de asociación entre imagen y lista de partes para los catálogos de partes electrónicos.

- Revisión de asociación entre imagen y lista de partes para los catálogos de

partes electrónicos.

- Revisión de contenidos escritos.

- Digitación de modificaciones.

- Creación de „layouts‟ de pantallas e impresión.

- Revisión de „Links‟.


- Revisión de estructura, interfaces y contenidos de Manuales Técnicos e información contenida.

METAS Tener una Biblioteca Electrónica que contenga toda la información electrónica en forma actualizada y considerada necesaria para optimizar los procesos de las compañías, en función de los requerimientos y objetivos planteados, entre los que se pueden considerar:

Reducir los tiempos de búsqueda de la información. √

Contar con un catalogo electrónico desde el que se pueda extraer la

información necesaria para realizar un requerimiento a almacén o

compra con un margen de error = 0. √

Contar en formato electrónico con toda la información técnica asociada

a las plantas y equipos críticos. √

Contar con la información centralizada bajo un solo responsable de su

actualización e incorporación. √

Que el 100% de los usuarios definidos puedan acceder a la información.

√

Que la búsqueda de la información sea simple. √

Que no produzca conflictos en las comunicaciones de datos. √

Que se pueda imprimir la información requerida, independiente de que

sea un plano, un catalogo o una fracción del plano requerido. √

Que los usuarios puedan crear y comunicar al resto de los usuarios

notas técnicas o administrativas asociados a los planos y documentos.

√

Acceder a la información técnica desde una gran base de datos. √

Identificar visualmente números de partes de equipamientos mediante

diferentes métodos de navegación para su posterior selección. √


Centralizar y organizar la información técnica de equipos. √

La actualización de manuales es más efectiva y se logra una alta

satisfacción de los clientes internos. √

Eliminar la necesidad de manuales en papel. √ Publicar muchos formatos de contenido, incluyendo dibujos CAD,

gráficos, texto, tablas y listas de partes. √

Automatizar la distribución de contenido vía Internet, Intranet o CD. √

Desplegarse en un PC independiente, una red privada o vía Internet. √

Integrarse fácilmente con sistemas existentes –incluyendo ERP– en

adquisiciones, portales web. √

Mejorar la seguridad en el trabajo, mediante advertencias actualizadas

e información de seguridad. √

Reducir costos de soporte, permitiéndole disponer de información. √

Eliminar las órdenes incorrectas y las devoluciones, ahorrando tiempo y

dinero. √

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de las metas anteriormente

planteadas.


BENEFICIOS De acuerdo a los objetivos y metas fijadas se pueden visualizar, entre otros los

siguientes beneficios cuantitativos, para una implementación de Ventyx LinkOne:

Reducir los tiempos de búsqueda de partes y/o piezas de los equipos en

un porcentaje superior al 70%. √

Proveer en forma oportuna la información necesaria durante una parada

de planta o una falla de un equipo. √

Proveer en forma oportuna y exacta la información para una mejor

administración del mantenimiento y optimización de los costos. √

Incrementar la disponibilidad de los equipos. √

Eliminar la posibilidad de error al generar un requerimiento de

repuestos. √

Incrementar la producción de mantenimiento mediante la eliminación de

la duplicación de labor de búsqueda de la información. √

Centralizar y mantener organizada la información técnica de los equipos

en una sola fuente. √

A continuación presentamos dos casos de negocios en los cuales se pueden visualizar con mayor precisión los beneficios que se pueden obtener con la

implementación de Ventyx LinkOne


CASOS DE NEGOCIOS

CASO I: Falla de un Blower de descarga de Cal (mantenimiento correctivo) Falta de capacidad del sistema de descarga de cal de Plataforma B debido a falla mecánica de los componentes internos del Blower. La falla se produjo probablemente por sobrecarga del sistema debido a excesiva presión de descarga y/o excesivo vació en la succión en el Blower originando rozamiento entre los componentes mecánicos produciéndose una grieta en uno de los head plates. El mencionado problema conllevó a tomar las siguientes acciones para recopilar la información del equipo afectado para tomar la decisión adecuada: Información proveído por Control de Documentos de la compañía

5 minutos Solicitud de información a proveedor (Canadá)

4 llamadas a Canadá 1 hora Disponibilidad de información

10 días La espera de los 10 días para disponer la información para tomar decisión conllevo una perdida de US$ 19,200 (costo incurrido por renta de equipos para mantener el abastecimiento de cal), el cual se hubiera evitado si la documentación

se tuviera en Ventyx LinkOne.

CASO II: Intercambiador de calor – Planta Carbón (mantenimiento correctivo) La descoordinación por parte del personal de Logística en cuanto a la adquisición de repuestos, principalmente debido a una incorrecta identificación de partes por parte de planeamiento logística, solo el almacén disponía en stock parte del sistema de placas del intercambiador y no consideraron que este equipo utiliza la totalidad de placas al hacer el cambio, asimismo no consideraron su criticidad en la línea de producción por lo que los tiempos de reposición de stock. La producción de planta de carbón era entonces 2200 oz/día, el problema del intercambiador ocasiono la parada de uno de los procesos stripping, conllevando la pérdida de 1100 oz de producción que equivale un costo aproximado de US$352,000.

La disponibilidad de información en Ventyx LinkOne, habría previsto no

solamente la identificación de partes, sino también el envió de estos repuestos por paquetes completos, evitando la perdida de las 12 horas en búsqueda de información y consecuentemente el ahorro de US$352,000.


RESULTADOS Y DISCUSION En cuanto a lo anteriormente descrito, referente a los objetivos, enfoques,

funciones, procesos de implementación, metas y beneficios que entrega Ventyx

LinkOne en especial un componente bastante esencial para los procesos de

mantenimiento como son los catálogos de partes electrónicos, para poder identificar en forma grafica las partes y/o componentes requeridos para un mantenimiento correctivo o para la planificación de un mantenimiento mayor. A continuación queremos realizar las siguientes consultas: ¿Ud. ha solicitado un repuesto y al retirarlo de bodega o almacén se ha encontrado con otro repuesto, no el requerido? ¿No conocer la descripción o el numero de parte de un repuesto y no saber como hacer el requerimiento a bodega o almacén? ¿Cuando se requiere un repuesto con urgencia, tener que ir a descubrirlo? ¿Requerir un plano encontrándose a kilómetros del archivo técnico? ¿Tener que descerrajar una puerta para buscar un plano? ¿Descubrir que el plano o documento no se encuentra actualizado? ¿Tener un equipo de trabajo esperando el repuesto requerido? ¿En cuantas ocasiones en el año 2004 se vio enfrentado a alguna de las situaciones antes descrita? ¿En esas ocasiones cuanto fue el tiempo perdido? ¿A cuanto equivale la perdida de producción en tiempo y US$? De acuerdo a sus respuestas anteriores, si alguna de estas situaciones se ha presentado con mas regularidad de la deseada y se ha podido cuantificar el costo de esa búsqueda de repuesto en base a recursos detenidos como por ejemplo arriendo de equipos, contratistas, uso de recursos propios y/o se genero una perdida de producción cuantificable.


¿Tal vez de acuerdo a los costos asociados a los eventos anteriormente descrito, es necesario ejecutar las acciones que le permitan eliminar esas pérdidas incurridas?

De acuerdo a lo anterior lo invitamos a conocer nuestra solución Ventyx LinkOne

la cual le permite no solo desarrollar, implementar y trabajar con una “Biblioteca Electrónica” estructurada en una forma de navegación secuencial partiendo de un nivel que puede ser la planta industrial y el menor nivel de un equipo que puede ser una arandela, también le permite contar con un “catálogo de partes electrónico”, para la búsqueda de los repuestos en una forma rápida y simple

El desarrollo e implementación de Ventyx LinkOne integradas con el desarrollo

de “catálogos de partes electrónicos” entrega innumerables beneficios cualitativos y cuantitativos a las compañías sobre la base de los objetivos, enfoques y funciones definidas por estas.

Ventyx LinkOne, tiene la capacidad de lograr interrelación de las plantas, líneas

de producción, sistemas, equipos y componentes, como también una comunicación con los catálogos de partes electrónicos asociados a ellos.

Contacto Claudia Urrutia, Inside Sales Representative for Ventyx Latin America

Email

[email protected]

Teléfono Oficina 56.2.2370.2700 / Santiago de Chile

Número Celular

56.9.9235.3565

mailto:[email protected]

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