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5.18. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
De acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás ordenamientos relativos, la Unidad de Transparencia de El Colegio de la Frontera Sur durante el ejercicio 2019 llevó a cabo las siguientes actividades:
a) Atención a Solicitudes de Información: A través de la Plataforma Nacional de Transparencia, la Unidad de Transparencia de El Colegio de la Frontera Sur atendió un total de 88 solicitudes de acceso a la información, las cuales fueron atendidas en tiempo y forma de conformidad con la Ley, como se detalla a continuación:
Sujeto Obligado
Solicitudes de acceso a
la información recibidas en el periodo
Solicitudes de acceso a
la información atendidas
Recursos de revisión
interpuestos en contra ante el INAI
Resoluciones emitidas por el INAI
ECOSUR 66 66 1
Confirma la respuesta
emitida por el sujeto
obligadoFID. 784 22 22 1 Modifica
Modalidad de respuestas ECOSUR
FID.784
Entrega de información en medio electrónico 52 18La información está disponible públicamente 2 0Inexistencia de la información 1 0No es competencia de la Unidad de Transparencia
10 3
Desechada por falta de respuesta del ciudadano
1 0
Totales: 66 22
b) Calificaciones del INAI al cierre del periodo, comparadas con las del año anterior.
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La Dirección General de Enlace con Partidos Políticos, Organismos Electorales y Descentralizados mediante Oficios: INAI/DGEPPOED/2044/19 e INAI/DGEPPOED/1909/19 de fecha 20 de diciembre y 4 de diciembre de 2019, respectivamente, notificó a la Titular de la Unidad de Transparencia el dictamen al resultado de la verificación vinculante 2019 respecto a las obligaciones de transparencia específicas y comunes establecidas en la Ley General y Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública:
Atención a solicitudes de información:
El Colegio de la Frontera Sur
Nombre del indicador Año2018 2019
Indicador Tiempo de Respuesta a solicitudes de información y calidad de las mismas (ITRC) *
100%-
Verificación a la atención a solicitudes de información - 98.92%
*No se presenta una calificación del ejercicio 2019 porque el indicador Tiempo de Respuesta a solicitudes de información y calidad de las mismas (ITRC) cambió al indicador Verificación a la atención a solicitudes de información de acuerdo al Programa Anual para la verificación del cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia por parte de los sujetos obligados del ámbito federal 2019.
El Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico El Colegio de la Frontera Sur (FID. 784
Nombre del indicador y sujeto obligado
Año2018 2019
Verificación a la atención a solicitudes de información - 99.5%
Cumplimiento a la carga de información en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia:
Sujeto obligadoÍndice Global de Cumplimiento en Portales de
Transparencia2018 2019
ECOSUR 61.18 100%FID. 784 100% 100%
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c) Cumplimiento a la actualización de Índices de Expedientes Reservados y Sistema de Datos Personales
Durante el ejercicio 2019 el Comité de Transparencia de El Colegio de la Frontera Sur, y el Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico de El Colegio de la Frontera Sur (FID. 784), no clasificó ningún documento como reservados, y de conformidad con los “Lineamientos generales en materia de clasificación de la información, así como la elaboración de versiones públicas” a través del portal institucional se difunde dicha leyenda.
Se concluyó el inventario de bases de datos que dan tratamiento a datos personales con diferentes finalidades, esto permitirá contar con un registro de avisos de privacidad, así como su actualización periódica del mismo por cada área.
d) Organización y Actualización de Archivos
La Coordinación de Archivos de El Colegio de la Frontera Sur (ECOSUR) sigue realizando acciones para dar cumplimiento a la normatividad en materia de archivos y transparencia, garantizando la organización, integridad y conservación de los expedientes; para favorecer la Transparencia y Rendición de Cuentas.
Respecto a las obligaciones en materia de archivos, se actualizaron los rubros del catálogo de disposición documental y guía simple de archivos en el Sistema de Obligaciones de Transparencia (SIPOT). En cumplimiento al numeral décimo séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, se envió oficio al Archivo General de la Nación (AGN), indicando que el catálogo de disposición documental se encuentra vigente, funcionando y que no se realizó actualización alguna.
Dando cumplimiento al artículo 11 de la Ley Federal de Archivos y al 6º Lineamiento General para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se ratificó mediante oficio al Coordinador de Archivos y Encargada de Archivo de Concentración y de conformidad a lo establecido en el artículo 43 de la Ley Federal de Archivos, se designó al Titular y Suplente ante el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF). Asimismo, se solicitó nombramiento-ratificación de responsables de archivo de trámite de cada unidad administrativa en las cinco unidades regionales, para actualización de la guía simple de archivos de ECOSUR.
Con el acuerdo R-IE-CT-2019-3 el Comité de Transparencia aprobó el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2019. Dando cumplimiento a la fracción VI del artículo 12 de la Ley Federal de Archivos. El plan desarrolla las estrategias para la adecuada organización y conservación de los archivos de ECOSUR, y encaminando las acciones al cumplimiento de la Ley General de Archivos que entró en vigor en junio de 2019. De los cinco objetivos que se detallaron en el plan se obtuvieron significativos avances:
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Primero, sobre el programa de capacitación, se invitó al personal involucrado en materia de archivos a capacitarse en 2 cursos en línea mediante el sistema CEVINAI: 1) Metodología para el diseño, formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística, y 2) Introducción a la Ley General de Archivos, obteniendo la participación de responsables y operadores de archivo de trámite y concentración de las cinco unidades regionales que conforman ECOSUR.
Segundo, durante el ejercicio, se cumplió con las solicitudes y servicios que le correspondieron atender a la Coordinación de Archivos. Se realizaron los informes para las sesiones de Junta de Órgano de Gobierno, y Comité de Control y Desempeño Institucional. Se participó en las sesiones ordinarias y extraordinarias convocadas por el Comité de Transparencia. Se participó en las sesiones y reuniones de trabajo convocadas por el COTECAEF.
Tercero, se continúa con la, Identificación, valoración y organización, de expedientes con valor administrativo y/o contable para próximas promociones de liberación documental. Actualmente se tienen 2 solicitudes de destino final en espera de respuesta por parte del Archivo General de la Nación (AGN).
El 4 de noviembre de 2019, se logró la liberación del espacio físico en el archivo de concentración central derivado de la baja documental iniciada en el ejercicio 2015, como se detalla:
Mediante Oficio No. 309-A-ll-a-213/2015 de fecha 15 diciembre de 2015, la Unidad de contabilidad Gubernamental autorizó la baja de la documentación contable original consistente en pólizas de diario y egresos, y ajustes de gasto corriente, así como pólizas de ingresos, que amparó la cantidad de 2,580 expedientes, con un peso de 4,248.48 kg.
Posteriormente mediante oficio No. DG/DSNA/0839/2018 recibido el 11 de junio de 2018, la Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, envío original del dictamen de destino final núm. 0487/16 y original de baja documental núm. 0487/16, donde autorizaron proceder conforme a los criterios que describen. Por lo que, se procedió a realizar los trámites de donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos “CONALITEG”; recibiendo respuesta mediante documento de fecha 22 de febrero de 2019 en el cual nos informaba que no era posible llevar a cabo la recolección del papel debido a factores de volumen y distancia, recomendando notificar al Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales “INDAABIN” para que por medio de este organismo se determinará la mejor forma de enajenar estos bienes. En seguida se notificó al INDAABIN, y con oficio número UJ/NBM/188/2019 de fecha 5 de junio de 2019 nos indicó que “(…) toda vez que El Colegio de la Frontera Sur, ha realizado las gestiones necesarias para llevar a cabo la donación de desechos de papel a la CONALITEG; en cumplimiento al Decreto antes mencionado, y que es la propia CONALITEG quien comunica que, debido a factores de volumen y distancia, no será posible llevar a cabo la recolección; se considera que en este caso ECOSUR podrá realizar las acciones de enajenación o destrucción de desechos de papel, de acuerdo a lo señalado en el Titulo Quinto de la Ley General de Bienes Nacionales, las Normas
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Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada y la LISTA de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”. Por lo anterior, se realizó el procedimiento de concurso de enajenación de desecho de papel número ECOSUR-OCTUBRE-01/2019; mediante el cual se concluyó la liberación documental.
Cuarto, al concluir la entrega-recepción del papel derivado del proceso de enajenación número ECOSUR-Octubre-01/2019, se procedió a dar inicio a la reorganización del archivo de concentración central que se encontraba rebasado en su capacidad, lo que permitió continuar con la recepción de transferencias primarias con el apoyo de un becario del programa Jóvenes Construyendo el Futuro, mismo que se capacitó y apoyo en estos temas.
Quinto, la coordinación de archivos, archivos de trámite y concentración, administran y organizan las actividades mediante registros electrónicos en formatos word y excel. Como se ha reportado con anterioridad, se adquirió en donación el Sistema del AGN; pero, no fue posible alinearlo para su uso en la Institución. Representantes en materia de archivo del COTECAEF, CONACYT y AGN, están identificando un sistema que pueda ser implementado en los Centros CONACYT.
Dentro de los factores de riesgo que pueden impedir el cumplimiento cabal de la normatividad y de todas las actividades en materia de archivos se encuentran la falta del recurso humano, espacios físicos para concentración y de infraestructura informática. Es importante mencionar, que las actividades han rebasado al personal que se encuentra en estas áreas, ya que implica mayores acciones y compromisos a realizar y cumplir; por lo que, se continua en espera de contar con personal adecuado, para poder obtener los resultados esperados y dar cabal cumplimiento a la normatividad. Así mismo, derivado de los recortes presupuestales y las medidas de austeridad, no ha sido posible adquirir/rentar equipo de cómputo actualizado.
El calendario de recepción de transferencias primarias, ha permitido mejorar el control de las transferencias, evitando la acumulación de las mismas, ya que es un proceso que requiere dedicación. Se ha logrado la liberación de los archivos de trámite de manera favorable, lo que les permite tener mayor control y orden en los mismos.
Los archivos de concentración, continúan prestando los servicios correspondientes, apoyando a los requerimientos presentados. Se atendieron las consultas y/o préstamos de expedientes acorde a las necesidades presentadas. Se han actualizado los inventarios generales por unidad administrativa, conforme a las transferencias primarias.
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