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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
MAESTRÍA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADÉMICO
MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
TEMA:
“MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS BPM GESTIÓN DE
PROCESOS DE NEGOCIO, EN EL ÁREA ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA ESPOCH
EXTENSIÓN MORONA SANTIAGO”. AUTOR: ING. JONNY ISRAEL GUAIÑA YUNGÁN.
ASESOR: ING. FREDDY BAÑO N. M.SC.
AMBATO – ECUADOR
2015
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que el proyecto cuyo titulo:
“MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS BPM GESTIÓN DE
PROCESOS DE NEGOCIO, EN EL ÁREA ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA ESPOCH
EXTENSIÓN MORONA SANTIAGO”, elaborado por el Ing. Jonny Israel Guaiña Yungán, cumple
con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA DEL PROYECTO
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido del presente proyecto cuyo título es “MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS
TECNOLOGÍAS BPM GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO, EN EL ÁREA
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA ESPOCH EXTENSIÓN MORONA
SANTIAGO.”, es presentado como requisito previo a la obtención del título de
MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL es original, de mi autoría y total
responsabilidad.
Atentamente,
_________________________________
Jonny Israel Guaiña Yungán
C.I. 060323440-2
AGRADECIMIENTO
De una manera muy especial el presente trabajo esta
dedicado a Dios que me ha dado las fuerzas, la actitud, la
personalidad y todas las oportunidades que han ayudado a
culminar este trabajo.
A mis Padres, hermanos, que siemrpe han estado con sus
consejos, palabras de aliento pero sobre todo han
depositado en mí mucha confianza.
A mi enamorada que con su paciencia y amor supo estar
conmigo en esos momentos que más la necesitaba.
A mis Sobrinos Dieguito y Juanito que ven en mi un
ejemplo a seguir.
JONNY G.
DEDICATORIA
El desarrollo del presente proyecto lleva la inmensa
gratitud a la Universidad Regional Autónoma de los Andes ,
en especial a la Facultad de Sistemas Mercantiles, por
abrirnos las puertas hacia el conocimiento científico y
facilitar todo el equipo tecnológico necesraio para la
realización de mi tesis.
A mis Maestros en especial a mi asesor Ing. Freddy
Baño n. M.Sc., quienes con humildad, sinceridad y
responsabilidad, supieron guiarme e impartir sus valiosos
conocimientos.
ÍNDICE
PÁGINAS PRELIMINARES
Certificación de asesoría
Declaración de autoría
Dedicatoria
Agradecimiento
Índice
Resumen Ejecutivo
Executive Summary
Antecedentes de la Investigación ............................................................................................ 1
Planteamiento del Problema ................................................................................................... 2
Formulación del Problema ..................................................................................................... 3
Delimitación del problema ...................................................................................................... 3
Identificación de la Línea de Investigación ........................................................................... 3
Objetivos .................................................................................................................................. 3
Idea a defender ........................................................................................................................ 4
Justificación ............................................................................................................................. 4
Metodología .............................................................................................................................. 5
Descripción de la estructura de tesis. Esquema de contenidos ............................................ 6
Aporte teórico, significación práctica y novedad .................................................................. 6
CAPÍTULO I ................................................................................................................................. 8
1. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 8
1.1. Procesos ........................................................................................................................ 8
1.1.1. Definición de Procesos ......................................................................................... 8
1.1.2. Subprocesos .......................................................................................................... 9
1.1.3. Características de Procesos ................................................................................ 9
1.1.4. Tipos de Procesos ................................................................................................. 9
1.1.5. Gestión de Procesos ........................................................................................... 10
1.1.6. Modelado de Procesos ....................................................................................... 14
1.1.7. Workflow ............................................................................................................ 14
1.1.8. Ventajas Workflow ............................................................................................ 15
1.2. Business Process Management BPM ....................................................................... 16
1.2.1. Introducción ....................................................................................................... 16
1.2.2. Historia ............................................................................................................... 17
1.2.3. Definición ........................................................................................................... 18
1.2.4. Importancia de las BPM ................................................................................... 18
1.2.5. Modelos de Ciclos de Vida BPM ...................................................................... 20
1.2.6. Motores de Negocio BPM ................................................................................. 20
1.2.7. Arquitectura BPM ............................................................................................. 21
1.2.8. Arquitectura Tecnológica de BPM .................................................................. 22
1.2.9. Beneficios BPM .................................................................................................. 31
1.3. Conclusiones Parciales del Capítulo ........................................................................ 32
CAPÍTULO II…………………………………………………………………………………………………………………………….33
2. MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 34
2.1. Caracterización del Sector. ................................................................................... 34
2.2. Descripción de Procedimiento Metodológico. ..................................................... 38
2.3. Población y Muestra .............................................................................................. 40
2.4. Análisis e Interpretación de Resultados .............................................................. 41
Análisis de la Entrevista al Director de la Extensión Morona Santiago ....................... 48
2.5. Propuesta del Investigador ................................................................................... 49
2.6. Conclusiones Parciales del Capítulo .................................................................... 50
CAPÍTULO III. ........................................................................................................................... 51
3. MARCO PROPOSITIVO ............................................................................................ 51
3.1. Tema ....................................................................................................................... 51
3.2. Objetivos................................................................................................................. 51
3.3. Desarrollo de la Propuesta .................................................................................... 51
3.4. Identificación de procesos a Modelar .................................................................. 53
3.5. Estudio de Metodologías para el Desarrollo de Software BPM ........................ 53
3.6. Metodología Propuesta ......................................................................................... 58
3.6.4. Diseño ................................................................................................................. 80
3.6.4.1. Especificación de Requerimientos Funcionales del Sistema .......................... 80
1. Introducción ............................................................................................................... 80
2. Objetivos: ................................................................................................................... 80
3. Ámbito: (Software BPM para procesos académicos) ............................................. 81
4. Abreviaturas .............................................................................................................. 81
5. Acrónimos .................................................................................................................. 81
6. Visión General ........................................................................................................... 81
7. Funciones del Producto ............................................................................................. 82
8. Características de los Usuarios ................................................................................ 83
9. Limitaciones Generales ............................................................................................. 83
10. Supuestos y Dependencias .................................................................................... 84
11. Requerimientos Específicos .................................................................................. 84
12. Requisitos de Comportamiento .......................................................................... 100
13. Limitaciones de Diseño ....................................................................................... 100
14. Atributos............................................................................................................... 101
15. Requisitos de Interfaces Externas ...................................................................... 101
16. Casos de Uso ......................................................................................................... 101
17. Diagramas de Colaboración ............................................................................... 109
18. Diagrama de Clases ............................................................................................. 113
19. Esquema de Base de Datos.................................................................................. 114
20. Diagrama de Componentes ................................................................................. 115
21. Arquitectura del Sistema .................................................................................... 115
3.6. Conclusiones Parciales del capitulo ................................................................... 131
CONCLUSIONES GENERALES ............................................................................................ 133
RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 135
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 136
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Workflow ................................................................................................................. 15
Figura 2. Ciclo de Vida BPM .................................................................................................. 20
Figura 3. Una Buena Arquitectura BPM ................................................................................. 22
Figura 4. La arquitectura tecnológica de BPM ........................................................................ 23
Figura 5. Arquitectura Enterprise Service Bus ........................................................................ 24
Figura 6. Orgánico Estructural de la ESPOCH Extensión Morona Santiago .......................... 37
Figura 7. Funciones de la Extensión ....................................................................................... 38
Figura 8. Resultado encuesta pregunta 1 ................................................................................. 42
Figura 9. Resultado encuesta pregunta 2 ................................................................................. 42
Figura 11. Resultado encuesta pregunta 3 ............................................................................... 43
Figura 12. Resultado encuesta pregunta 4 ............................................................................... 44
Figura 13. Resultado encuesta pregunta 5 ............................................................................... 45
Figura 14. Resultado encuesta pregunta 6 ............................................................................... 45
Figura 15. Resultado encuesta pregunta 7 ............................................................................... 46
Figura 16. Resultado encuesta pregunta 8 ............................................................................... 47
Figura 17. Resultado encuesta pregunta 9 ............................................................................... 47
Figura 17. Secretaría verificará el pago ................................................................................... 59
Figura 18. Solicitud de retiro de las materias. ......................................................................... 62
Figura 19. El estudiante solicita la defensa del proyecto de titulación. ................................... 66
Figura 20. Académico el cambio de carrera y homologación de las asignaturas .................... 69
Figura 21. Estudiante realiza un oficio a la dirección explicando donde va a realizar la prácticas
................................................................................................................................................. 72
Figura 22. La dirección elabora el POA y envía a la matriz para que sea analizada después prioriza el
presupuesto. ............................................................................................................................. 75
Figura 23. Solicitud al Vicerrectorado académico, de un vehículo. ........................................ 78
Figura 24. Funciones del Producto. ......................................................................................... 82
Figura 25. Caso de Uso - Matrícula. ..................................................................................... 102
Figura 26. Caso de Uso – Matrícula de un Estudiante nuevo................................................ 103
Figura 27. Caso de Uso – Retiro de Matrículas. .................................................................... 104
Figura 28. Caso de Uso – Proceso de Graduación. ............................................................... 105
Figura 29. Caso de Uso – Proceso de Graduación. ............................................................... 105
Figura 30. Caso de Uso – Homologación. ............................................................................. 106
Figura 31. Caso de Uso – Autentificación............................................................................. 107
Figura 32. Caso de Uso – Adquisiciones............................................................................... 108
Figura 33. Caso de Uso – Viáticos. ....................................................................................... 109
Figura 34. Diagrama de Secuencia – Matrículas. .................................................................. 109
Figura 35. Diagrama de Secuencia – Retiro de Matrículas. .................................................. 110
Figura 36. Diagrama de Secuencia – Graduación. ................................................................ 110
Figura 37. Diagrama de Secuencia – Graduación. ................................................................ 111
Figura 38. Diagrama de Secuencia – Matrículas. .................................................................. 111
Figura 39. Diagrama de Secuencia – Prácticas Pre-Profesionales. ....................................... 111
Figura 40. Diagrama de Secuencia – Autentificación. .......................................................... 112
Figura 41. Diagrama de Secuencia – Adquisiciones. ............................................................ 112
Figura 42. Diagrama de Secuencia – Viáticos. ...................................................................... 112
Figura 43. Diagrama de Clases. ............................................................................................. 113
Figura 44. Esquema de Base de Datos. ................................................................................. 114
Figura 44. Diagrama de Componentes. ................................................................................. 115
Figura 45. Arquitectura del Sistema. ..................................................................................... 116
Figura 46. Interfaz - Acceso al Sistema................................................................................. 116
Figura 47. Interfaz - Matrícula. ............................................................................................. 117
Figura 48. Interfaz - Salidas. ................................................................................................. 117
Figura 49. Interfaz – Aprobar o rechazar solicitudes de matrícula. ...................................... 118
Figura 50. Interfaz – Legalizar la matrícula. ......................................................................... 118
Figura 51. Interfaz – Legalizar la matrícula. ......................................................................... 119
Figura 52. Interfaz – Solicitud de retiro de Matrícula. .......................................................... 119
Figura 53. Interfaz – Salidas………………………………………………………………..120
Figura 54. Interfaz – Aprobar o Rechazar Retiro de Matrícula. ............................................ 120
Figura 55. Interfaz – Retiro de Matrícula. ............................................................................. 121
Figura 56. Interfaz – Graduación. ......................................................................................... 121
Figura 57. Interfaz – Ingresar Código de Estudiante. ............................................................ 122
Figura 58. Interfaz – Proceso de Graduación. ....................................................................... 122
Figura 59. Interfaz – Proceso de Graduación. ....................................................................... 123
Figura 60. Interfaz – Homologación. .................................................................................... 123
Figura 61. Interfaz – Iniciar Sesión. ...................................................................................... 124
Figura 62. Interfaz – Estado de Homologación. .................................................................... 124
Figura 63. Interfaz – Ingresar ID. .......................................................................................... 125
Figura 64. Interfaz – Homologación Estado.......................................................................... 125
Figura 65. Interfaz – Prácticas Pre - Profesionales. ............................................................... 126
Figura 66. Interfaz – Datos de la Empresa. ........................................................................... 126
Figura 67. Interfaz – Legalizar la matrícula. ......................................................................... 127
Figura 68. Interfaz – Subir Archivo. ..................................................................................... 127
Figura 69. Interfaz – Calificación. ......................................................................................... 128
Figura 70. Interfaz – Prácticas Pre Profesionales Datos. ....................................................... 128
Figura 71. Interfaz – Adquisiciones. ..................................................................................... 129
Figura 72. Interfaz – Página principal de las Adquisiciones. ................................................ 129
Figura 73. Interfaz – Viáticos. ............................................................................................... 130
Figura 74. Interfaz – Solicitud enviada de viáticos. .............................................................. 130
Figura 75. Interfaz – Página Principal de Viáticos…………………………………………131
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Diferencia entre Gestión por función y proceso ..................................................... 13
Cuadro 2. Población referente a la gestión de académica y financiera ................................... 41
Cuadro 3. Resultado encuesta pregunta 1................................................................................ 41
Cuadro 4. Resultado encuesta pregunta 2................................................................................ 42
Cuadro 5. Resultado encuesta pregunta 3……………………………………………………43
Cuadro 6. Resultado encuesta pregunta 4................................................................................ 44
Cuadro 7. Resultado encuesta pregunta 5................................................................................ 44
Cuadro 8. Resultado encuesta pregunta 6................................................................................ 45
Cuadro 9. Resultado encuesta pregunta 7................................................................................ 46
Cuadro 10. Resultado encuesta pregunta 8.............................................................................. 46
Cuadro 11. Resultado encuesta pregunta……………………………………………………. 470
Cuadro 12. Características del usuario……………………………………………………….83
Resumen Ejecutivo
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad comprobar que la implementación de
las BPM Gestión de Procesos de Negocio en una empresa que No esta orientada al negocio,
también aporta significativamente a cumplir con los objetivos de la empresa, en este caso una
institución con fines a la Educación, esto debido a que toda empresa tiene como principal objetivo,
la prestación de servicios.
Trabajo que comenzo con un análisis minuncioso de todos los procesos en el área académica y
financiera de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago,
determinando actores principales y secundarios al momento de su ejecución.
Para fortalecer la investigación se realizó un levantamiento de la información por medio de
encuestas a todas la población involucrada en los procesos, teniendo como resultado final la
imperiosa necesidad de implementar un Sistema Informático utilizando la tecnología BPM,
automatizando así todos los procesos académicos y financieros de la extensión, con el único
propósito de mejor eficazmente su ejecución.
Se realizo el estudio del modelo de implementación del Sistema Informático con la tecnología
BPM, estudio que comenzo con el planteamiento del modelo del ciclo de vida del software a
utilizar, dentro del cual se analizó: Especificación de Requerimientos, Estudio de la Factibilidas
del proyecto, Análisis de Riesgos, Estructura PIECES, Modelamiento UML en los distintos
diagramas: Casos de Uso, de Secuencia, de Colaboración, de Clases, de Componentes y de
Despliegue, después del modelamiento se realizó un prototipo del sistema informático a
implementar.
Al finalizar el trabajo de investigación se puede confirmar que utilizar la tecnología BPM en la
automatización de los procesos académicos y financieros ayudan de una manera significativa en
la ejecución de los mismos, priorizando los tiempos de respuesta y sus prestaciones.
Summary
The present research aims to prove that, the implementation of the BPM ( Business Process
Management) in a company that is not oriented to the business, supports significantly to meet its
objectives because all companies have as main goal the service provision. In this case, it is an
Educational institution.
This project started with a thorough analysis of all processes in the academic and financial area
of Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago, determining major
and minor actors at the time of its execution.
To strengthen the research, was made a collect of information through surveys to all people
involved in the process. The final result was the urgent need to implement an Informatic System
to automate all academic and financial process, in order to improve efficiently and effectively
their ejecution.
The study about the Model of implementation of Informatic System was made with BPM
technology. This study began with the proposal about of the software lifecycle model, which will
be used. In the proposal was analyzed: Requirements Specification; Project Feasibility Study;
Risk Analysis; Structure PIECES; UML Modeling in different diagrams such as cases of use,
sequence, collaboration, class, component and deployment. After the model implementation was
made a protoype about the Informatic System.
At the end of this research work, it was confirmed that to use BPM technology in automation of
academic and financial processes helps significnatly in their ejecution, prioritizing their
response times and theirperfomance.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
Hace unos cuantos años nadie había oído hablar de Business Process
Management (BPM), pero ha irrumpido en la escena global hasta convertirse
en la tendencia de gestión empresarial y tecnológica más popular de la
década. Si se encuentra en alguna empresa o sector industrial, ya sea público o
privado, es casi seguro que habrá oído hablar del movimiento hacia el proceso,
o de cuestiones como gestión de procesos o mejora de los procesos. Puede
que sepa acerca de métodos de mejora de los procesos como Six Sigma o acerca
de nuevas tecnologías como Business Activity Monitoring (BAM), supervisión
de la actividad de negocio, o Service-Oriented Architecture (SOA), la
arquitectura orientada a servicios (José Antonio Pérez Fernandéz de Velasco,
2010).
La Gestión por procesos es el significado más acertado para el concepto calidad
es: lo que el cliente espera recibir por lo que está dispuesto a pagar en función del
valor percibido. Desde este punto de vista la calidad equivale a "orientación de
la empresa hacia el cliente"; por lo que La gestión por procesos se presenta como
un sistema de gestión de la calidad apuntado a la calidad total. (Club BPM, 2013).
Workflow está principalmente comprometido con facilitar la ejecución de
actividades secuenciales, ejecutadas por participantes humanos, en una
aplicación de negocios específica. Esta secuencia de actividades automatiza
el proceso de negocio, generalmente implementada mediante el flujo de
formularios electrónicos entre las personas.
Ejemplo: Un proceso de aprobación de compras, en el que actúan diferentes
personas con sus respectivos roles, hasta que la compra es autorizada o rechazada.
Aquí, todos los usuarios acceden a la misma aplicación de negocios (el
sistema de compras), utilizando el formulario de solicitud de compra. (José
Ramón Pais, 2010).
2
BPM está principalmente comprometido con la definición, ejecución y gestión
de procesos de negocios, independientes de una única aplicación. BPM es
un supra- conjunto de Workflow (es decir, abarca todas las características de
Workflow y agrega otras). De las características presentes en BPM que no
están en Workflow, la más importante es la de coordinar actividades a lo
largo de múltiples aplicaciones diferentes e independientes, a lo que se
le llama Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI). (José Ramón Pais,
2010)
Planteamiento del Problema
Business Process Management (BPM) la traducción es (Gestión de los procesos
de negocio) es un conjunto de herramientas para modelar, gestionar y
optimizar los procesos de negocio de la organización, uniendo personas,
conocimientos y sistemas de negocio. Esta solución ofrece una detallada y
actualizada vista panorámica sobre la organización, que mejora la toma de
decisiones, la planificación del escenario y la gestión en curso de la
organización. Por tal razón la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo
Extensión Morona Santiago en busca de la Calidad de todo lo que ata a la Educación,
debe estar inmerso en estos cambios informáticos tanto en la parte Administrativa,
como en lo Académico.
Identificando así en la actualidad que la ESPOCH Extensión Morona Santiago cuenta
con un proceso ya establecido pero en su gran mayoría se lo realiza manualmente
llegando a incumplir la eficacia de los mismos.
Cada Procesos que se inicia ya sea en el área Financiera o Académica no cumplen
con los tiempos establecidos como consecuencia de que no existe un seguimiento
informático de las actividades inicializadas.
Todos los procesos con los que cuenta la ESPOCH Extensión Morona Santiago no se
almacenan en una base de datos, motivo por el cual no son de ayuda para la toma de
decisiones en la parte Administrativa.
3
Recordar también que la permanencia de la institución en la provincia de Morona
Santiago con sede en Macas dependerá de la autoevaluación con fines de
acreditación, la misma que se basará en los estándares de calidad que se rigen de
acuerdo a las políticas del Estado, en este caso del CEAACES Consejo de
Evaluación, Acreditación, Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.
En el proceso por lograr la acreditación la Institución debe cumplir con
requisitos los cuales se enmarcan dentro de la interacción de funciones,
ámbitos, dimensiones, variables e indicadores de la educación superior.
Formulación del Problema
Cómo mejorará la Gestión de los Procesos en las áreas Académicas y Financieras de
la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago?
Delimitación del problema
Objeto
Procesos Informáticos.
Campo
Modelado de un Sistemas Informático para Gestionar Procesos de la institución
Identificación de la Línea de Investigación
Desarrollo de Software y Programación de Sistemas.
Objetivos
Objetivo General
4
Desarrollar un modelo de Solución Informática con la Tecnología BPM que
permita a la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Extensión Morona
Santiago Gestionar Procesos de Negocio.
Objetivos Específicos
Analizar los tipos de Tecnologías y estándares implicados en la construcción de
BPM – Gestión de Procesos de Negocio.
Identificar los procesos de la ESPOCH Extensión a ser tomados en cuenta en la
Solución Informática.
Proponer una metodología en base a un estudio de metodologías para el análisis
de procesos y aplicación en las áreas académicas y financieras de la ESPOCH
Extensión Morona Santiago.
Plantear la tecnología BPM más adecuada en las áreas Académicas y Financieras
de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Idea a defender
El uso de BPM para la implementación de una solución in f o r m át i ca en la
ESPOCH Ex tens ió n mo r on a San t i ago garantizará la gestión,
optimización y mejoramiento de los procesos de la Institución.
Los procesos de negocio BPM aplicados e implementados en las empresa que
están orientadas al servicio, en este caso en una institución educativa cumplen
en su mayoría con todos los beneficios que ofrece esta tecnología, entre una de
esas es mejorar la ejecución de todos los procesos académicos y financieros
solicitados por los estudiantes politécnicos.
Justificación
La Gestión por procesos es el significado más acertado para el concepto de
calidad, es decir es lo que el cliente espera recibir por lo que está dispuesto a pagar
en función del valor percibido en una empresa dedicada al comercio pero en una
5
institución dedicada a la academia deberá ser la eficiencia a los proceso que un
determinado cliente lo solicita tornándose así la Gestión de la Calidad de Servicio.
Hablar de Gestión de Calidad es proyectarse a obtener múltiples beneficios Tangibles
e Intangibles, entre los primeros tenemos: Mejor Tiempos de Respuestas a las
solicitudes, Registros de los procesos que se ejecutan, Seguimiento de los procesos
en ejecución, Registros de Inicio y Fin de un proceso, Incremento de la productividad
en procesos, menor tiempo en la estadía de una persona en la institución, mientras
que para los segundos tenemos: Mejor Ambiente de Trabajo, Seguridad en la
ejecución de un proceso, Confianza en el personal administrativo, Personal
administrativo en función de su perfil profesional.
Como había mencionado la Gestión de Calidad no ayuda a resolver problemas que
en la actualidad se las realiza manualmente, es decir no se tiene automatizados y
respaldado digitalmente algunos procesos que se realiza en el área administrativa.
La metodología que se va a utilizar en la implementación saldrá de un análisis de las
empresas que ya han trabajado con estas herramientas, tomando en cuenta que hasta
el momento a las BPM Business Process Management lo han utilizado solo para el
ámbito comercial más no para el ámbito educativo y ese es el aporte de este trabajo
de Tesis.
Metodología
El presente Trabajo de Tesis estará basado bajo la metodología Cuantitativa que nos
permitirá analizar los resultados de los tiempos de respuesta y Cualitativa que
proporcionará los calificativos a los procesos estudiados.
Se aplicará estudios de teoría fundamentada, narrativos y de investigación-acción.
Los métodos a utilizar:
Científico
Inductivo-deductivo
6
Modelación
Las técnicas son:
La observación
La encuesta
La entrevista
Las herramientas para que nuestro estudio llegue a un feliz término son las siguientes:
Paquetes informáticos
Documentos digitales
Libros
Archivos
Descripción de la estructura de tesis. Esquema de contenidos
Capítulo I.- En este capítulo se hizo referencia al marco teórico en temas como:
tecnologías BPM (Business Process Management), procesos, calidad, gestión
estratégica.
Capítulo II.- Aquí se describe la investigación de campo sobre los procesos en el
ámbito académico y financiero de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Capítulo III.- Se describe el modelamiento de la solución informática utilizando
BPM en los departamentos: Académicos y Financiero de la ESPOCH Extensión
Morona Santiago.
Aporte teórico, significación práctica y novedad
Aporte teórico
El siguiente trabajo abre las puertas para la investigación en lo que respecta a BPM
en las instituciones Educativas, debido a que desde sus inicios se enfocaron a la
implementación en la empresa privada (que se dedica al comercio) más no a la
pública.
7
Significación práctica
La Extensión Morona Santiago en la ESPOCH es considerada como una Unidad
Académica por lo tanto implementar un Sistema informático que permita la gestión
de sus procesos, permitirá que las demás unidades académicas, facultades
implementen este Sistema y porque no el resto de universidades.
Novedad
Implementación de las BPM en el sector Educativo, dando a conocer que un proceso
administrativo y académico llegan a ser procesos de negocio.
8
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. Procesos
1.1.1. Definición de Procesos
Se considera proceso al conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que
transforman insumos (elementos de entrada), agregándoles valor en cada una de las
actividades que se llevan a cabo, convirtiéndolos en productos y servicios (elementos de
salida), que satisfacen unas necesidades explicitas de clientes. (Roure, Monino, &
Rodriguez Badal, 1997).
Según la norma ISO 9000:2000 un proceso es “un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados”. Con esta definición, se puede deducir que el enfoque basado en procesos
enfatiza cómo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más
eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando a su vez, que
dichas actividades deben permitir una transformación de unas entradas en salidas y que
en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el
conjunto de actividades.
“Los procesos tienen tres características importantes:
a) Generalmente son transversales en la organización jerárquica y en las grandes
divisiones funcionales de la empresa (estudios, producción, marketing, ventas, finanzas,
personal, planificación, compras, etc.)
b) Cada proceso tiene una salida global única.
c) Cada proceso tienen un cliente que puede ser interno o externo.
En general, todo proceso debe poder ser representado mediante un diagrama de flujo. De
igual manera su rendimiento debe poder medirse.” (Gestiopolis, 2000 - 2015).
9
1.1.2. Subprocesos
Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple
propósitos claros. Un Subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte
de un proceso más grande. (GIRON & QUISHPE, 2008)
No todas las actividades que se realizan son procesos. Para determinar si una actividad
realizada por una organización es un proceso o subproceso, debe cumplir los siguientes
criterios:
La actividad tiene una misión o propósito claro.
La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los clientes,
proveedores y producto final.
La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología de
gestión por procesos (tiempo, recursos, costes).
Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.
1.1.3. Características de Procesos
Procesos estratégicos: Estos procesos dan orientación al negocio.
Procesos sustantivos, clave o de generación de valor: Estos procesos dan el valor al
cliente, son la parte principal del negocio.
Procesos de apoyo vertical u horizontal: Estos procesos dan soporte a los procesos
centrales.
1.1.4. Tipos de Procesos
Según el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en:
a) Clave: Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente, (los procesos
operativos necesarios para la realización del producto/servicio, a partir de los
cuales el cliente percibirá y valorará la calidad: comercialización, planificación
del servicio, prestación del servicio, entrega, facturación,…).
10
b) Estratégicos: Son los procesos responsables de analizar las necesidades y
condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas, para asegurar la
respuesta a las mencionadas necesidades y condicionantes estratégicos (procesos
de gestión responsabilidad de la Dirección: marketing, recursos humanos, gestión
de la calidad,…).
c) Soporte: Son aquellos que permiten la operación de la institución. Ejemplo:
procesos administrativos, pagar nómina, contabilidad, compras. (GIRON &
QUISHPE, 2008)
Por las áreas involucradas se dividen en:
1. Macro procesos: Proceso global, de gran alcance que normalmente suele
atravesar las delimitaciones de una unidad o área de trabajo.
2. Micro procesos: Un proceso más definido compuesto de una serie de pasos y
actividades detalladas. Podría ser llevado a cabo por una sola persona. Un
microproceso puede convertirse en un subproceso de un macro proceso.
1.1.5. Gestión de Procesos
1.1.5.1. Introducción
Durante muchos años, el diseño estructural de las empresas, no había evolucionado
con relación a los requerimientos del enfoque organizacional. Se define ahora un
nuevo concepto de estructura organizativa que considera que toda organización se
puede concebir como una red de procesos interrelacionados o interconectados, a la
cual se puede aplicar un modelo de gestión denominado Gestión basada en los
Procesos (GbP). (Angel, 2010)
Bajo este enfoque, la estructura organizativa vertical clásica, eficiente a nivel de
Funciones, se orienta hacia estructuras de tipo horizontal, tal cual lo define Ostroff
(2000) quien sostiene que no hay contraposición entre modelos, y que cada empresa
debe buscar su equilibrio en función de sus propias necesidades y posibilidades.
(Angel, 2010)
11
Así el modelo de Gestión basada en los Procesos, se orienta a desarrollar la misión
de la organización, mediante la satisfacción de las expectativas de sus stakeholders
-clientes, proveedores, accionistas, empleados, sociedad,.- y a qué hace la empresa
para satisfacerlos, en lugar de centrarse en aspectos estructurales como cuál es su
cadena de mandos y la función de cada departamento.
Pero este cambio de enfoque no es consecuencia de una mera idea, sino que refleja
los resultados de la experiencia de las organizaciones que se han orientado en esta
dirección.
Empresas líderes aplicaron el cambio organizativo, individualizando sus procesos,
eligiendo los procesos relevantes, analizándolos y mejorándolos y finalmente
utilizando este enfoque para transformar sus organizaciones. Luego de los buenos
resultados logrados, aplicaron la experiencia obtenida para optimizar el resto de sus
procesos en toda la organización.
El nuevo tipo de organización enfocada a los procesos, contiene no obstante, a la
anterior forma de organización estructural, sumándole el concepto del agregado de
valor para un destinatario (cliente interno o externo) y exige atender, no sólo a los
factores internos del sistema (técnicos, etc.), sino también los requerimientos de
dicha producción de valor. Esta finalidad es la misma que se considera en el método
del Análisis del Valor como finalidad de satisfacción de necesidades del cliente.
(Angel, 2010)
Mientras que el anterior esquema se orientaba a agrupar tareas según necesidades
de tipo técnico prescindiendo de la contribución de tales tareas a la creación de
valor, el nuevo enfoque orienta todas esas actividades a la satisfacción del cliente.
(Angel, 2010).
12
1.1.5.2. Definición
“Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o tomas de
decisiones interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado específico como
consecuencia del valor añadido aportado por cada una de las actividades que se
llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho proceso”. (Roure, Monino, &
Rodriguez Badal, 1997).
Sin embargo, estas acciones o actividades tienen que estar lógica y secuencialmente
ordenadas para producir el resultado esperado con una óptima calidad y en el mejor
período de tiempo. Es allí donde la Gestión por Procesos aporta en el entendimiento
de cómo se encuentra funcionando el sistema organizacional, toda vez que
normalmente la estructura de la empresa no necesariamente funciona en base a
procesos.
En las estructuras organizacionales de tipo vertical, como es el caso de la mayoría
de empresas del Ecuador, los procesos, políticas y procedimientos están
supeditados a dicha estructura. Sin embargo es de esperar que a través de la Gestión
por Procesos, éstos puedan romper las barreras de las áreas departamentales y lograr
establecer mecanismos que aporten al trabajo en equipo y la consecución de las
metas empresariales, en lugar de las pequeñas metas de área.
Según James Harrington, en su libro sobre el Mejoramiento de los procesos de la
empresa, la importancia de la Gestión por Procesos se centra en los siguientes
enunciados:
Le permite a la organización centrarse en el cliente.
Le permite a la compañía predecir y controlar el cambio.
Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles.
Suministra los medios para realizar, en forma rápida, cambios importantes hacia
actividades muy complejas.
Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus interrelaciones.
Ofrece una visión sistemática de las actividades de la firma.
Previene posibles errores.
Ayuda a la empresa a comprender cómo se convierten los insumos en productos.
13
Les suministra a la organización una media de sus costos de la mala calidad
(desperdicio).
Da una visión sobre la forma en que ocurren los errores y la manera de
corregirlos.
Desarrolla un sistema completo de evaluación para las áreas de la empresa.
Ofrece una visión de lo buena que podría ser la organización y define el modo
de lograr este objetivo.
Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus
desafíos futuros.
Todos los procesos deben responder a la estrategia organizacional, que según
Michael Porter pueden ser las siguientes:
a. Excelencia Operacional. Esta estrategia se caracteriza por una producción de
productos o servicios de volumen, en la cual se alcanza altos índices de
estandarización.
b. Intimidad con el Cliente. Esta estrategia se enfoca en cambio a satisfacer las
necesidades de los clientes de manera particular.
c. Innovación. Esta estrategia está orientada a crear necesidades en los clientes, a
través de sacar al mercado productos o servicios completamente nuevos.
Las empresas pueden adoptar características de las tres estrategias sin ningún
problema, sin embargo una de ellas es la que debe predominar, para que justamente
las estrategias y la gestión en su conjunto pueda estar orientada a un objetivo claro
con el cual alcanzar una mayor ventaja competitiva.
1.1.5.3. Diferencia entre Gestión por Funciones y Gestión por Procesos
Tabla 1. Diferencia entre Gestión por función y proceso Fuente: (Roure, Monino, & Rodriguez Badal, 1997).
14
1.1.6. Modelado de Procesos
Es la representación gráfica de un conjunto de actividades relacionadas, bajo una
simbología establecida.
1.1.6.1. Definición
Consiste en la identificación de procesos relacionados con la Administración del
negocio y de la Fabricación del Producto/Servicio.
1.1.6.2. Mapeo de Procesos
Definir el mapa de proceso
Identificar la actividad que da inicio al proceso
Identificar la relación entre los procesos
Crear una secuencia entre ellos
Identificar el soporte documental de cada proceso descrito
1.1.6.3. Importancia de Diagramas
a) Ejemplifica gráficamente el proceso actual.
b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad.
c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso.
d) Es un instrumento que facilita la elaboración de procedimientos escritos y sus
requerimientos.
e) Facilita la identificación de actividades innecesarias y situaciones
problemáticas (repetición de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella, etc.).
f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso.
g) Es un instrumento de capacitación.
1.1.7. Workflow
Workflow es la automatización de los procesos de negocio durante el cual “documentos”,
“información” y “tareas” son pasados de un participante a otro, incluso el cliente, acorde
a un conjunto de reglas procedimentales.”
15
Un sistema para la gestión del trabajo provee beneficios tanto a trabajadores como a la
organización. Las tareas de los trabajadores se realizan más fácilmente y la organización
conoce y controla las tareas que se llevan a cabo.
Para entenderlo mejor, a través del dibujo de la FIGURA II.5 podemos ver que existen
diferentes capas en la arquitectura empresarial: Bases de datos, Sistemas y
Aplicaciones, Procesos de Negocio y Roles (Clientes, personal, proveedores, partners,
etc.).
El objetivo de un sistema de workflow es, a través de un motor, gestionar de forma
automatizada los procesos y flujo de actividades, documentos, imágenes y datos,
orquestando e integrando los Recursos Informáticos y los Roles.
Figura 1. Workflow
Fuente: (Angel, 2010)
1.1.8. Ventajas Workflow
1. El trabajo no queda atascado o extraviado.
2. Los jefes pueden enfocarse más en los problemas del negocio y del personal, tal
como el rendimiento y capacitación individual, mejoras de procedimientos, y
casos especiales, más que en la rutina de asignación de tareas.
3. Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta
y estándar, asegurando que el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada.
4. La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos
más importantes o críticos en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no
gastan tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar, aplazando quizás aquellos
casos más importantes pero de mayor dificultad.
16
5. Se logra el procesamiento paralelo, donde 2 o más actividades no dependientes
pueden ser realizadas concurrentemente, generando así beneficios en cuanto a
reducción de tiempo de los procesos, mejor servicio al cliente y reducción de
costes.
1.2. Business Process Management BPM
1.2.1. Introducción
A principios de los años 90 nace la idea de los países industrializados de integrar las
diferentes disciplinas de gestión corporativas directamente con la operación de procesos.
En una publicación de Smith and Fingar en el año 2002 con título BPM es así como
aparece el acrónimo llamado ahora.
El concepto de BPM surgió en los Estados Unidos, y en 2003 comenzó a ser utilizado en
gran escala por organizaciones interesadas en nuevas herramientas para la
implementación y el control de sus estrategias. BPM (Business Process Management, o
Gestión del Performance Corporativa) es una categoría de sistemas enfocada en el
acompañamiento de desempeño. El aparecimiento del BPM aconteció a partir de la o la
de implementación de los sistemas integrados de gestión (ERPs) en las grandes empresas
privadas. Están en esta categoría productos como SAP, Peoplesoft y sus similares
nacionales: Microsiga, Datasul etc. Los ERPs contienen una infinidad de reglas, cuya
alteración es costosa y demorada, requiriendo personal especializado de TI. Ya los BPMs
extraen de los ERPs la administración de estas reglas y posibilitan a los analistas de
proceso hacer alteraciones sin modificar la programación.
En un mundo donde las tres “C” (comunicación, colaboración y coordinación) ya son la
norma, se requieren tecnologías que orquesten los procesos, la organización, los sistemas
y los clientes, colaboradores y otros factores externos. El e-business, así como el e-
gobierno, para ganar competitividad, requieren procesos de negocios optimizados y la
habilidad de responder y adaptarse ágilmente a las condiciones cambiantes. (SOLARES,
BACA, & ACOSTA, 2014)
Cualquier empresario o director debería preguntarse si es él quien domina sus sistemas o
si la evolución de la empresa está dominada por sus procesos de negocios. En la mayoría
de las empresas no se conocen bien las áreas de negocios; no se tiene bien identificados
y controlados los procesos, que son el elemento fundamental de toda empresa. Pero la
17
respuesta puede cambiar: muchas empresas lo están logrando, obteniendo resultados
espectaculares. (SOLARES, BACA, & ACOSTA, 2014)
Para desarrollar competitividad, nuevos canales, compras y fusiones, y nuevas
tecnologías y soluciones, cada vez hay más empresas que implementan la gestión de
procesos, para lo que requieren un elemento fundamental, los “modelos de negocio”. La
utilidad que se da a los modelos de negocio varía de una empresa a otra según sus
necesidades, objetivos y prioridades. (SOLARES, BACA, & ACOSTA, 2014)
Debe darse seguimiento a los procesos con el fi n de conocer cuáles son sus resultados, y
su rendimiento y comportamiento. Sólo de esta manera se podrá implementar en la
empresa u organización un ciclo permanente de mejora continua y tener realmente
dominados los procesos de negocios (SOLARES, BACA, & ACOSTA, 2014)
1.2.2. Historia
La 1ª ola, se inicia en el s. XX y es dominada por la “teoría de la gestión” de Taylor, los
procesos estaban implícitos en la práctica del trabajo y no automatizados. Fueron en gran
parte procesos que reorganizaban las actividades de las personas.
La 2ª ola, BPR (Business Process Reingeneering), son los años ’90, Fue el auge de la
integración y la mejora de procesos del Negocio. Gracias a esto aparecieron los estándares
el flujo de trabajo se volvió colaborativo y en muchos casos estaba embebido en las
aplicaciones.
Aparecen también tecnologías para integración como EIA y B2B y mejora la
personalización.
En la 3ª ola de la era de la información pasamos a la era del proceso, a partir del 2000 en
adelante surgió BPM. La aparición de más estándares, la maduración del Middleware, los
web services permitieron incrementar el grado de integración, la reusabilidad y la
aceptación por parte de las organizaciones.
Agilidad y adaptabilidad son las palabras clave: la cadena de valor se gestiona, se
monitoriza, se mejora de forma continua, se modifica en tiempo real.
18
En las dos primeras olas, ya se usaba el modelado de procesos de negocio pero sólo para
fomentar la compresión humana y no para dirigir la gestión de los procesos de negocio,
como actualmente se pretende.
1.2.3. Definición
A partir de una combinación de principios y técnicas emanados de la teoría general de
sistemas aplicada a la administración, de los enfoques de la calidad total, de la planeación
estratégica y de la reingeniería, apoyados en la tecnología de la información, aparece
como un importante instrumento la llamada gestión de procesos de negocios (BPM, siglas
en inglés de Business Process Management; traducida como enfoque de administración
de procesos o gestión de procesos de negocios). Como sucede con la mayoría de los
planteamientos de gestión nacidos para mejorar la eficiencia y la eficacia en la conducción
de organizaciones empresariales, sus autores no se conforman con que se le reconozca
como una técnica o un conjunto de técnicas que pueden emplearse para lograr esos
importantes propósitos, sino que la consideran un bagaje teórico que obedece a una idea
de cómo administrar mejor una empresa. En ese sentido, recomiendan entender la gestión
de procesos de negocios como un conjunto de principios que, basándose en la definición
precisa de los procesos, busca medir los resultados obtenidos con la intención de controlar
y supervisar las operaciones, tomando las decisiones adecuadas para el mantenimiento y
el éxito permanente del negocio de que se trate. (SOLARES, BACA, & ACOSTA, 2014).
1.2.4. Importancia de las BPM
En este sentido, uno de los principales retos que se plantea a los responsables de TI o a
los directivos es ser capaces de identificar y conocer sus procesos de negocios, así como
de dominarlos. Es habitual observar cómo una entidad no conoce bien su empresa y sus
áreas de negocio; no tiene bien identificados y controlados sus procesos de negocio, que
son el elemento fundamental de toda empresa.
Existen diferentes puntos de vista sobre el concepto de BPM y un relativo consenso sobre
sus beneficios. Para Khan Rashid, “es la disciplina de modelar, automatizar, manejar y
optimizar procesos para incrementar la rentabilidad de un negocio”. Desde esta
19
perspectiva, el objetivo de la gestión de procesos está concentrado en el aumento de la
rentabilidad.
De manera general, la rentabilidad es un concepto que se aplica cuando se desea medir
los resultados obtenidos en la realización de una actividad económica, luego de haber
asignado recursos (humanos, tecnológicos o financieros) a la obtención de dichos
resultados. Es decir, la rentabilidad ofrece una medida del rendimiento que un capital ha
obtenido en un periodo determinado. La BPM, por tanto, aumenta la relación entre la
renta que se genera y los medios utilizados.
Smith Howard, por su parte, define la BPM como una nueva aproximación para abordar
y gestionar procesos de innovación en las empresas, que construye el mejoramiento a
partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una
diferencia radical frente a la reingeniería, la cual construye el mejoramiento desde la
redefinición total del proceso.
En este contexto la BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que hay en las
empresas hoy día. De manera integral, se puede entender a la BPM como el mejoramiento
de la gestión de los procesos de una empresa o de un negocio de principio a fin, a partir
de la definición deliberada, colaborativa e incremental de la tecnología, para alcanzar
claridad en la dirección estratégica, la alineación de los recursos de la empresa y la
disciplina de mejoramiento continuo, necesarias para cumplir las expectativas de los
clientes. Es importante resaltar los beneficios que por lo común se asocian a esta nueva
forma de gestionar los procesos.
Lindsay et al. (en Vergidis et al.) Sugieren que la gestión de procesos de negocios se
esfuerza por entender los mecanismos clave a fi n de mejorar y, en algunos casos, cambiar
el desempeño de los negocios, identificando nuevas oportunidades, aplicando outsorcing
(tercerización), mejorando la eficiencia y, en áreas donde la aplicación de tecnología es
posible, soportar sus procesos. La implementación de software de gestión de procesos de
negocios puede ampliar o reforzar las soluciones de la planeación de recursos de la
empresa (ERP, por sus siglas en inglés). Los ERP pueden hacer patente y dar a conocer
información vital sobre niveles de inventario, pedidos, centros de costos o calendarios de
distribución, facilitando la funcionalidad y la formalización de las transacciones y los
20
procesos. Sin embargo, todavía permanece la departamentalización desconectada de los
eventos externos. El software de gestión de procesos de negocios puede resolver esos
problemas transformando lo estático y aplicando poderosas soluciones con la capacidad
de automatizar una variedad de procesos.
1.2.5. Modelos de Ciclos de Vida BPM
Figura 2. Ciclo de Vida BPM
Fuente: (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
BPMS presta apoyo en todo el ciclo de vida de los procesos de negocio, el cual se
compone de las siguientes etapas:
1.2.6. Motores de Negocio BPM
Cuatro motores de negocio fundamentales motivan la adopción de BPM.
1. Mejora de un proceso o subproceso:
Las compañías implementan BPM como una forma de mejorar determinados procesos.
Normalmente, no se trata de entornos de procesos completos o cadenas de valor, sino
subprocesos dentro de una cadena de valor. En estos casos, BPM ofrece una solución más
rápida. Esto sirve también como experiencia piloto con BPM. (GARIMELLA, LEES, &
WILLIAMS, 2008)
21
2. BPM(S) para CPI:
Debido a la relación sinérgica entre BPM y las metodologías para la mejora continua de
los procesos como Lean, Six Sigma, SCOR, TQM y otras, muchas compañías que se han
embarcado en una iniciativa CPI implementan BPMS como tecnología complementaria
y habilitadora de su programa CPI. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
3. BPM para SOA:
Muchas organizaciones de TI han adoptado arquitecturas orientadas a servicios (SOA) y
están descubriendo servicios para la integración de la próxima generación. BPM
aprovecha directamente las SOA y, junto con la combinación de la Suite BPM, constituye
un sistema de mayor valor. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
4. Transformación de negocio:
BPM, como combinación de tecnología BPM y métodos CPI, representa el entorno más
completo, extenso y holístico para representar la transformación empresarial estratégica.
(GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.7. Arquitectura BPM
La figura muestra las partes principales y las relaciones entre ellas de una buena
arquitectura BPM.
El centro del sistema es la máquina de ejecución, la cual ejecuta los procesos escritos en
BPEL. Los análisis técnicos y del negocio diseñan los procesos usando un editor gráfico
que soporta notación BPMN. El editor incluye una herramienta de exportación que genera
código BPEL XML a partir de los diagramas BPMN.
Las interacciones entre las computadoras y el ser humano gobiernan la ejecución de los
procesos en la máquina. Las personas que participan en el proceso, poseen aplicaciones
gráficas que se conectan a la máquina a través de interfaces programadas (Standard
Worklist Interfaces). La interfaz permite que el usuario pueda revisar y ejecutar las
actividades pendientes. Hay dos tipos de interacciones de computadoras: internas y
22
externas. Las aplicaciones internas residen en la red de la organización pero están fuera
del espacio de direcciones en que se encuentra la máquina. Acceden usando tecnologías
de integración tales como J2EE, Java, Web Services.
Figura 3. Una Buena Arquitectura BPM
Fuente: (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8. Arquitectura Tecnológica de BPM
Los componentes principales de la arquitectura técnica son:
El espacio de trabajo unificado: interfaces de usuario, supervisión y paneles, y bandejas
de entrada de tareas.
El entorno de ejecución: el motor de reglas de negocio, el motor de procesos y el motor
de análisis.
El motor de simulación
La caja de herramientas de diseño de los procesos: creación de modelos de procesos,
definición de reglas, definición de indicadores clave de desempeño (KPI, Key
Performance Indicators), desarrollo de procesos y diseño de interfaces de usuario.
23
El repositorio de metadatos: el “contenedor” de las descripciones, relaciones y políticas
de los activos de los procesos.
Adaptadores de servicios web y nuevo entorno de desarrollo de servicios:
proporciona conexiones con las funciones y herramientas existentes para la creación de
nuevos servicios. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
Figura 4. La arquitectura tecnológica de BPM
Fuente: (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8.1. Middleware: el pegamento físico
El middleware es el software que facilita la comunicación y movilidad de los datos
entre diferentes aplicaciones de TI. BPM aprovecha la funcionalidad del entorno
de aplicaciones y datos mediante el uso del middleware de dos maneras:
1. Invoca a las aplicaciones a través de interfaces de programas de aplicaciones
(API, Application Program Interfaces) mediante código personalizado. Este
enfoque es el antiguo. Conecta de forma permanente los procesos con las
aplicaciones subyacentes, lo que dificulta la reconfiguración y mejora de los
procesos con el paso del tiempo. Este enfoque se ha utilizado en el pasado, pero
no permite los motores de BPM de agilidad, flexibilidad, productividad de TI
y promoción de la autonomía empresarial.
2. Utiliza interfaces estándar llamadas adaptadores para comunicarse con los
24
sistemas, con independencia de la plataforma o de la ubicación geográfica de
dichos sistemas. Este enfoque supera la naturaleza “punto a punto” y frágil de
las interfaces personalizadas. Los adaptadores se pueden aplicar a aplicaciones
internas mediante la integración de aplicaciones de empresa (EAI, Enterprise
Application Integration) o a aplicaciones de partners mediante conexiones de
empresa a empresa (Business-to-Business, o B2B). (GARIMELLA, LEES, &
WILLIAMS, 2008)
Con la reciente llegada de la arquitectura orientada a servicios (SOA), las
soluciones de integración están evolucionando ahora a lo que se conoce como
soluciones de servicios corporativos, Enterprise Service Bus (ESB). ESB
utiliza interfaces estándar de servicios web y una topografía de bus para
convertir los activos de TI existentes en servicios web que se utilizan en el
entorno de ejecución de los procesos (véase la Arquitectura Enterprise Service
Bus). (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
Las arquitecturas BPM utilizan un ESB en su integración subyacente, lo que
maximiza la flexibilidad y escalabilidad y, por lo tanto, garantiza que las ventajas
de SOA se pueden llevar a la práctica por completo
Figura 5. Arquitectura Enterprise Service Bus
Fuente: (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8.2. Metadatos: el pegamento lógico
Los metadatos son “datos acerca de datos”: información acerca de sus datos. Los
metadatos constituyen la arquitectura lógica, el mapa o guía de referencia que le
25
ayuda a usted y a los sistemas a saber donde hay que ir para obtener servicios y
procesos de información. Los metadatos son un elemento crítico para facilitar el
descubrimiento, interpretación y análisis de impacto en BPM. Describen los
servicios, incluidos sus atributos e incluso las relaciones con otros metadatos.
(GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
Los metadatos se mantienen en un repositorio controlado, una biblioteca
centralizada para el almacenamiento de información acerca de todas las partes y
piezas (conocidas como activos) de los diseños de los procesos, como servicios
web, servicios de reglas, modelos de procesos, documentos y mucho más. El
repositorio se utiliza tanto para reutilizar componentes de origen en el ensamblado
de nuevos procesos como para encontrar modelos de subprocesos acabados que se
puedan volver a utilizar en el desarrollo de otros procesos. (GARIMELLA, LEES,
& WILLIAMS, 2008)
1.2.8.3. Creación de modelos unificados
BPM proporciona un completo conjunto de capacidades en un único entorno de
desarrollo unificado para los individuos de negocios y técnicos que trabajan juntos
para modelar nuevos procesos. Este entorno unificado para la creación de modelos
les ayuda a colaborar en la determinación de los procesos, la definición de los
indicadores clave de desempeño (KPI), el diseño de aplicaciones compuestas y la
definición de reglas de negocio y reglas de ruta de tareas. Un número cada vez
mayor de estas herramientas se integran en plataformas de diseño y desarrollo
estándar como Eclipse, lo que posibilita la aceptación de usuarios con diferentes
niveles de conocimientos y permite el uso de capacidades de arrastrar y colocar,
control del código fuente, creación de versiones, depuración y mucho más.
(GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
Definición de procesos y diseño de flujos de trabajo
La herramienta de diseño de procesos permite a los analistas empresariales diseñar
y documentar los procesos ejecutables. También pueden definir los indicadores
clave de desempeño como medidas del proceso.
26
Las herramientas de desarrollo producen por lo general descripciones de procesos
en una notación de creación de modelos estándar, como BPMN o XPDL. Esto
permite un entendimiento y comunicación mejores entre los desarrolladores.
Sin embargo, algunos elementos no se pueden modelar en un formato ejecutable
dentro de la herramienta. En tales casos, la mayoría de las herramientas permiten
la documentación de los requisitos que giran en torno al proceso para una
comunicación clara con los desarrolladores de los procesos. (GARIMELLA,
LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8.4. Definición de Reglas de Negocio
Las reglas de negocio son las políticas y procedimientos que automatizan los
puntos de decisión en un proceso de negocio. En el pasado, las reglas de negocio
se incluían en la lógica y el código de aplicaciones como ERP. Como consecuencia,
era difícil acceder a ellas y cambiarlas, dado que el director de negocio responsable
de la regla no podía hacerlo sin dedicar mucho tiempo y sin un considerable
respaldo por parte del personal de TI. Una de las partes atractivas y valiosas de
BPM es que estas reglas se exteriorizan fuera del código de las aplicaciones y se
gestionan por separado en motores de reglas mediante el uso de interfaces que son
accesibles para los directores de negocio. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS,
2008)
1.2.8.5. Diseño de Interfaces de Negocio
En un entorno BPM, los trabajadores de los procesos gestionan y llevan a cabo
muchas tareas diarias comunicándose mediante interfaz con los ordenadores que
ejecutan aplicaciones basadas en web. Las suites BPM incluyen una capacidad
integrada para crear las aplicaciones y sus interfaces de usuario (UI). La capacidad
de ensamblar las aplicaciones de procesos se denomina con frecuencia entorno de
aplicaciones compuestas (CAF, Composite Application Framework).
27
Los entornos BPM CAF son rápidos y sencillos de utilizar. El marco CAF emplea
una técnica conocida como desarrollo de aplicaciones sin código dirigida a la
creación y presentación de las interfaces de usuario a los usuarios finales. Se
denomina sin código porque el desarrollador no tiene que programar código
informático, como Java o HTML, para crear las interfaces. Las herramientas CAF
emplean el enfoque “drag-and-drop” de BPM e incorporan las más avanzadas
herramientas de desarrollo de interfaces.
Las herramientas CAF utilizan tecnologías Web 2.0 como AJAX para proporcionar
al usuario una óptima experiencia. Las herramientas más avanzadas disponen
también de controles que se pueden arrastrar y colocar en la paleta de diseño para
crear rápidamente nuevos formularios e interfaces de usuario. Estas herramientas
tienen normalmente una metodología WYSIWYG (del inglés “What You See Is
What You Get”) en la que la pantalla real que ve un usuario se puede visualizar en
cualquier momento durante el desarrollo.
En BPM, se utiliza una plataforma para diseñar y crear tanto procesos como
interfaces de usuario CAF. Además, se pueden utilizar herramientas de terceros
para crear y ejecutar aplicaciones y conectarlas al motor de ejecución de procesos
con un servicio web. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8.6. Simulación
Después de diseñar un proceso, es posible que desee probarlo primero “en el
laboratorio”. Con BPM, puede simular un proceso con el ordenador para ver cómo
se comportará en diversas condiciones.
El proceso se simula en el mismo entorno utilizado para la creación del modelo.
Por lo tanto, una simulación se puede realizar rápidamente. La simulación de un
proceso se ejecuta como un proyecto en uno o varios escenarios distintos. Un
proyecto de simulación contiene modelos de simulación de procesos, recursos
compartidos y configuraciones de documentos.
28
En las simulaciones se ejecutan procesos mediante situaciones de “qué pasaría si”
y se ajustan a los cambios en las características de las tareas como necesidades de
recursos, coste, duraciones (tiempo del ciclo) y características de las colas. Cuando
hablamos de recursos, nos referimos a cosas como máquinas, papel, servicios de
partners, mano de obra, etc., y se pueden compartir entre uno o varios procesos.
Dado que muchos procesos se desencadenan por la llegada de un documento, la
creación de instancias de procesos para la simulación se controla mediante la
generación de documentos. Las configuraciones de documentos definen tanto las
distribuciones como las prioridades de llegada. Los resultados de la simulación se
presentan de manera gráfica, con información sobre pasos de trabajo realizados,
longitudes de cola, documentos entrantes, ruta de documentos dentro del proceso,
inicio, parada, etc. (GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.8.7. El Entorno de Ejecución
El entorno de ejecución es el sistema operacional en tiempo real que gestiona y
supervisa los procesos a medida que se realizan.
1.2.8.8. Motor de Ejecución de procesos
El motor de ejecución orquesta las actividades e interacciones del modelo de
proceso. Gestiona la ruta de las tareas de trabajo a las personas, según las reglas de
ruta definidas en el modelo.
Gestiona la transferencia de incidentes a niveles superiores y las delegaciones, y
administra el estado del flujo de trabajo, garantizando que el trabajo se realiza.
Además, coordina las interacciones con aplicaciones de terceros a través del
middleware y proporciona también auditorías de los procesos. (GARIMELLA,
LEES, & WILLIAMS, 2008)
29
1.2.8.9. Motor de Análisis
El motor de análisis es una hormiguita muy ocupada durante la ejecución de los
procesos. Recopila y analiza los datos de los procesos para presentarlos a los
propietarios de dichos procesos. Algunas de sus tareas son:
Seguimiento de los procesos: recopila y procesa continuamente datos acerca de las
transacciones conectadas a un proceso. Realiza el seguimiento de volúmenes (por
ejemplo, el número de préstamos procesados o el valor de los pedidos aprobados),
velocidades (tiempos de ciclo, tiempos de ejecución de pasos), errores
(transacciones que no se producen en orden) y condiciones especiales definidas por
el usuario.
Generación de alertas: notifica a los usuarios cada vez que se cumplen
determinados criterios de alerta o se exceden los umbrales de alerta. Las alertas se
envían a través del correo electrónico, dispositivos móviles o mediante servicios
web.
Aprendizaje estadístico: construye una base de conocimientos de estadísticas de
rendimiento a partir de criterios centrados en el tiempo, como la hora del día y la
hora de la semana. Genera automáticamente límites superiores e inferiores,
basados en patrones históricos, que utilizará el motor de alertas.
Análisis predictivo: a partir de los datos de volúmenes y velocidades procedentes
tanto de procesos activos como del historial, logra una comprensión de cómo se
realiza el proceso. Realiza predicciones de acontecimientos futuros válidas desde
el punto de vista estadístico. Por ejemplo, detección de posibles situaciones de
reducción del rendimiento, presentación de alertas o realización de acciones para
corregir la condición antes de que afecte al servicio. (GARIMELLA, LEES, &
WILLIAMS, 2008)
30
1.2.8.10. El Espacio de trabajo unificado
La capa superior de la arquitectura tecnológica de BPM es el espacio de trabajo
unificado. Este espacio de trabajo es lo que el usuario final (el trabajador del
proceso) ve. Coordina y facilita las tareas diarias, especificadas en el modelo de
proceso.
1.2.8.11. Bandeja de entradas de tareas
Las bandejas de entrada de tareas son la interfaz principal entre el entorno de
ejecución de los procesos y el trabajador del proceso.
Haciendo uso de notificaciones por correo electrónico o páginas web, alertan al
responsable de las tareas y presentan información sobre estado, prioridad en el
escalado de incidentes a un nivel superior y delegación.
1.2.8.12. Gestión de Personas y Procesos
Los directores de procesos tienen sus propias maneras de gestionar un proceso y
las acciones de las personas que trabajan en él. Disponen de una apreciación de
mayor nivel de las tareas asignadas a los responsables del proceso y de su estado
actual.
También poseen la capacidad para redistribuir el trabajo de la manera más
adecuada. Además, las herramientas BAM (del inglés Business Activity
Monitoring. Véase la sección “Paneles de supervisión” para obtener más
información) implementan indicadores clave de desempeño (KPI) que permiten a
estos directores visualizar el rendimiento individual de cada empleado y su
efectividad en determinadas tareas dentro del proceso. (GARIMELLA, LEES, &
WILLIAMS, 2008)
31
1.2.8.13. Panales de Supervisión
Los usuarios de negocio pueden realizar el seguimiento del progreso de los
procesos en funcionamiento mediante la supervisión de la actividad corporativa,
Business Activity Monitoring (BAM).
1.2.8.14. Componentes de Terceros
Incluso hay más. La tecnología BPM actúa de interfaz con varias conocidas
herramientas de terceros, como Microsoft Office, Lotus Notes, sistemas ERP,
Sistemas de gestión de documentos, herramientas de análisis como Minitab y
herramientas de Business Intelligence. Con BPM, puede incluir estos y otros activos
de TI similares como parte de la solución. BPM le permite aprovechar al máximo
cada herramienta para obtener el mejor rendimiento de su inversión total de TI.
(GARIMELLA, LEES, & WILLIAMS, 2008)
1.2.9. Beneficios BPM
La aplicación de la BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas. Los casos
en los que se ha utilizado el concepto, han mencionado beneficios que van desde la mejora
en las capacidades de dirección de la empresa, pasando por la reducción de obstáculos al
momento de reaccionar ante los cambios del mercado, hasta la adquisición de mayor
capacidad de análisis sobre el desempeño de la empresa. Los beneficios, tanto tangibles
como intangibles, son numerosos.
A continuación se mencionan los más importantes:
Automatización: mayor productividad, coherencia, reducción de errores, mayor
satisfacción del cliente y conformidad.
Agilidad: tiempos más rápidos de respuesta a los problemas, tiempos más rápidos
para desarrollar soluciones y para responder de forma inmediata.
32
Flexibilidad: combinación de escala, alcance y capacidad de los sistemas de
información tradicionales con la agilidad, flexibilidad e innovación de las
modernas tecnologías como Web 2.0; y mejora de una plataforma de información
con las herramientas y técnicas de CPI, indicadores de desempeño (Balanced
Scorecards), metodología, gobierno, entornos de trabajo y metadatos.
Visibilidad: realizar el seguimiento de transacciones empresariales individuales
(incluso en tiempo real) por todo el proceso, penetrando en los subprocesos,
acercándose a los procesos principales, y viendo el proceso desde la perspectiva
de un rol en particular.
Colaboración: alineamiento y participación, especialmente entre TI y el negocio.
Gobierno: un modelo fuerte de control y cambio de la gestión que crea confianza
en los clientes, socios, proveedores, reguladores y accionistas. BPM garantiza el
seguimiento de las políticas de utilización y reutilización, y proporciona
supervisión de las tareas y del flujo de trabajo. (GARIMELLA, LEES, &
WILLIAMS, 2008)
1.3. Conclusiones Parciales del Capítulo
El modelado de los procesos de negocio está adquiriendo gran importancia en la
ingeniería del software, suscitando el análisis y modelado de los procesos de una
organización, consiguiendo un perfecto conocimiento de las distintas actividades y
flujos de trabajo que se siguen para así, más tarde, poder diseñar y construir
aplicaciones que sigan escrupulosamente los deseos y necesidades del cliente.
Los beneficios que pueden aportar los avances en el modelado de procesos de
negocio son claros; sin embargo, para que su consecución sea plena, se necesitan
modelos de desarrollo adecuados y herramientas que soporten tales modelos.
La Gestión por Procesos se ha convertido en los últimos años en una excelente
herramienta para el logro de la Mejora Continua y la materialización de los
33
objetivos pero su importancia la ha llevado a ser considerada como un
estratégicos; elemento a ser analizado en la elaboración de los
ejercicios de diseño estratégico.
34
CAPÍTULO II.
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. Caracterización del Sector.
Según Ley 6909 del 18 de abril de 1969, expedida por el Congreso Nacional publicada
por el registro Oficial Nº, 173 del 7 de mayo de 1969, se crea el Instituto Superior
Tecnológico de Chimborazo, iniciando sus labores académicas el 2 de mayo de 1972.
El cambio de denominación a Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ESPOCH,
se produce mediante Ley No. 1223 del 29 de octubre de 1973 publicada en el Registro
Oficial Nº 425 del 6 de noviembre del mismo año. Las Escuelas de Nutrición y
Dietética y de Ingeniería Zootécnica convirtieron en facultades conforme lo estipula
la Ley de Educación Superior en sus artículos pertinentes. (ESPOCH P. M., 2006)
En 1978 se crea la Facultad de Química y Administración de Empresas. El 15 de
agosto de 1984 se crean las Escuelas de Doctorado en Física Matemática que junto a
las Escuelas de Doctorado y Tecnología en Química ya existentes entran a constituir
la Facultad de Ciencias.
El 21 de diciembre de 1985 se crea la Escuela de Cómputo pasando a depender de la
Facultad de Ciencias. La carrera de Bioquímica y Farmacia se crea según Resolución
No. 311 de] Honorable Consejo Politécnico (H.C.P.) del 7 de Septiembre de 1999.
El 27 de septiembre de 1992 se crean las Escuelas de Ingeniería en Banca y Finanzas
y Tecnología en Marketing que se integran a la Facultad de Administración de
Empresas; Ingeniería en Sistemas que se integra a la Facultad de Ciencias,
Licenciatura en Educación Sanitaria que pasa a ser parte de la Facultad de Nutrición
y Dietética, hoy denominada de Salud Pública.
El 17 de noviembre de 1994. Por medio de las resoluciones del H. C. P. Nº. 238 y
239, se crean las Escuelas de Ingeniería en Ecoturismo y Escuela de Tecnología
Agroforestal como parte de la hoy Facultad de Agronomía, hoy denominada de
Recursos Naturales.
35
El 7 de julio de 1995 se crea la Escuela de y Lingüística y el 31 de junio de 1997,
cambia de denominación a Escuela de Lenguas y Comunicación, mediante resolución
Nº 296.
El 15 de agosto de 1995 a través de la resolución Nº 167 del H. C. P. se crea la Escuela
de Ingeniería en Industrias Pecuarias corno parte de la Facultad de Ciencias Pecuarias,
anteriormente llamada Facultad de Ingeniería Zootécnica.
El 7 de septiembre de 1995, la Facultad de Mecánica, crea las Carreras de Ingeniería
de Ejecución en Mecánica y de Ingeniería de Mantenimiento Industrial, mediante
resoluciones 200 y 200a, del H. C. P.
El 19 de agosto de 1996, mediante resolución Nº 236, la Facultad de Ciencias crea,
adjunta a la Escuela de Computación, la carrera de Ingeniería Electrónica.
El 31 de julio de 1997, la Facultad de Administración de Empresas crea la Escuela de
Tecnología en Marketing y la carrera de Ingeniería en Marketing, mediante resolución
No. 317 del H. C. P. Las carreras de Comercio Exterior e Ingeniería Financiera se
crean según resolución No. 142 del H.C.P del 28 de marzo del 2000.
El del 2000, mediante resolución No. Del H.C.P. se crea la Facultad de Informática y
Electrónica la misma que agrupa a las escuelas de Ingeniería en Sistemas, Ingeniería
Electrónica y Tecnología en Computación y Diseño Gráfico.
El 12 de octubre de 2006 el Consejo Nacional de Educación Superior analizo el
programa académico para la creación de la extensión Universitaria en la ciudad de
Macas – Provincia de Morona Santiago presentado por la Escuela Superior
Politécnica de Chimborazo, con igual estructura académica con la que cuenta en la
ciudad de Riobamba, en modalidad de estudios presencial y semipresencial.
(ESPOCH P. M., 2006)
El Consejo luego del análisis y debate correspondiente mediante resolución
RCP.S14.No .242.06, resolvió aprobar la creación de la Extensión Universitaria en la
ciudad de Macas – provincia de Morona Santiago presentado por la Escuela Superior
36
Politécnica de Chimborazo en modalidad de estudios presencial y semipresencial.
(ESPOCH P. M., 2006)
2.1.1. Visión Institucional
"Ser una institución universitaria líder en la Educación Superior y en el soporte
científico y tecnológico para el desarrollo socioeconómico y cultural de la provincia
de Chimborazo y del país, con calidad, pertinencia y reconocimiento social".
(ESPOCH, 2007).
2.1.2. Misión Institucional
"Formar profesionales competitivos, emprendedores, conscientes de su identidad
nacional, justicia social, democracia y preservación del ambiente sano, a través de la
generación, transmisión, adaptación y aplicación del conocimiento científico y
tecnológico para contribuir al desarrollo sustentable de nuestro país". (ESPOCH,
2007).
2.1.3. Objetivos Institucionales
Lograr una administración moderna y eficiente en el ámbito académico,
administrativo y de desarrollo institucional.
Establecer en la ESPOCH una organización sistémica, flexible, adaptativa y
dinámica para responder con oportunidad y eficiencia a las expectativas de nuestra
sociedad.
Desarrollar una cultura organizacional integradora y solidaria para facilitar el
desarrollo individual y colectivo de los politécnicos.
Fortalecer el modelo educativo mediante la consolidación de las unidades
académicas, procurando una mejor articulación entre las funciones universitarias.
Dinamizar la administración institucional mediante la desconcentración de
funciones y responsabilidades, procurando la optimización de los recursos en el
marco de la Ley y del Estatuto Politécnico.
37
Impulsar la investigación básica y aplicada, vinculándola con las otras funciones
universitarias y con los sectores productivos y sociales.
Promover la generación de bienes y prestación de servicios basados en el potencial
científico-tecnológico de la ESPOCH.
2.1.4. Principios
La ESPOCH es una Institución pública que fundamenta su acción en los principios
de: autonomía, democracia, cogobierno, libertad de cátedra e inviolabilidad de sus
predios. Estimula el respeto de los valores inherentes de la persona, que garantiza la
libertad de pensamiento, expresión, culto, igualdad, pluralismo, tolerancia, espíritu
crítico y cumplimiento de las Leyes y normas vigente. (ESPOCH, 2007)
2.1.5. Organigrama Estructural de la Extensión
Figura 6. Orgánico Estructural de la ESPOCH Extensión Morona Santiago
Fuente Autor.
2.1.6. Autoridades de la Extensión
2.1.6.1. Director
La Directora o Director de la Extensión es el responsable de la gestión académica y
administrativa de la Extensión. (ESPOCH E. P., 2013).
2.1.6.2. Coordinador Académico
La Coordinadora o Coordinador Académico de Extensión es el responsable de la
coordinación académica de la extensión. Será una profesora o profesor designada o
designado por la rectora o rector. (ESPOCH E. P., 2013).
38
Figura 7. Funciones de la Extensión
Fuente: (ESPOCH E. P., 2013)
2.2. Descripción de Procedimiento Metodológico.
Histórico – Lógico
Por medio de este método se puede llegar a identificar el origen del problema, que no
existe una solución informática que garantice la Eficiencia y Eficacia en la ejecución
de los procesos en las áreas académicas y financieras de la ESPOCH Extensión
Morona Santiago
39
Analítico-Sintético
A partir de la Recopilación de la Información y por medio de este método analítico –
sintético, se ha podido determinar la necesidad de modelar una solución informática
para la ejecución de los procesos en la Extensión Morona Santiago.
Inductivo – Deductivo.
Por medio de este método se pudo llegar a deducir que para garantizar la seguridad
de la ejecución de los procesos que se maneja en el área académica y financiera de la
Extensión, se debe implementar el modelamiento con la tecnología BPM a todos los
procesos identificados.
Método Sistémico
Con este método se llegó a determinar al modelo de implementación para la gestión
de los procesos como un sistema que tiene varios componentes que serán analizados
y diseñados para llegar al objetivo de la presente investigación.
2.2.1. Modalidad de la Investigación
La presente investigación está enfocada de manera cuali-cuantitativa por la colaboración
de las personas dentro del problema; normativo y nomotética ya que se regirá a las
metodologías existentes para el estudio del problema, explicativa porque permitirá
describir cada una de las soluciones existentes.
Las Modalidad que se aplicaran en la presente investigación son: bibliográfica o
documentada, ya que se ha tomado información de libros electrónicos, digitales, tesis,
blogs, citas entre otros; Experimental porque se ha considerado la relación de la variable
independiente y la relación en la variable dependiente para considerar sus causas y efectos
y De Campo ya que el investigador ira a recoger la información primaria directamente de
los involucrados a través de encuestas.
40
2.2.2. Tipo de investigación
El tipo de investigación que se realizará es investigación exploratoria, ya que permite
plantear el problema de investigación y ayuda a plantear la idea científica. Se ha
considerado la investigación descriptiva porque permite analizar el problema en sus
partes como delimitar en tiempo y espacio construyendo el análisis crítico, la
contextualización y los antecedentes investigativos.
2.2.3. Métodos Técnicas e Instrumentos
La recopilación de antecedentes se realizará a través de documentos gráficos formales e
informales, cualquiera que éstos sean, donde se fundamentará la presente investigación.
Los materiales de consulta serán las fuentes bibliográficas y algunos medios magnéticos.
La investigación se realizará directamente en el medio donde se presenta el fenómeno de
estudio, para lo cual las herramientas de apoyo para esta investigación serán:
La observación: se realizará un examen atento de los diferentes aspectos de un
fenómeno a fin de estudiar sus características y comportamiento dentro del medio
en donde se desenvuelve éste, utilizando la guía de observación.
La entrevista: para la recopilación verbal, se utilizará la guía de entrevista.
La encuesta: para realizar la recopilación de opiniones se la hará por medio del
instrumento cuestionarios.
2.3. Población y Muestra
La población referente a la gestión de académica y financiera en la extensión
Morona Sabtiago se compone de la siguiente información:
ESTRATO UNIDADES DE ANÁLISIS NÚMERO
Director (a) Director de las seis carrera: Ingeniería en Sistemas,
Biotecnología Ambiental, Ecoturismo, Zootecnia, Geología y Minas
de la Extensión Morona Santiago.
1
41
Coordinador
Académico (a)
Coordinador Académico de las seis carrera: Ingeniería en Sistemas,
Biotecnología Ambiental, Ecoturismo, Zootecnia, Geología y Minas
de la Extensión Morona Santiago.
1
Secretaria Académica Secretaria Académica de la Extensión Morona Santiago. 1
Secretaria Financiera Secretaria Financiera de la Extensión Morona Santiago. 1
Estudiantes (as) Estudiantes (as) de todas las carreras de la Extesnión Morona Santiago. 93
TOTAL DE LA POBLACIÓN 96
Cuadro 2. Población referente a la gestión de académica y financiera
Fuente: Autor
Al ser una población de número reducido, para la presente investigación, se considera el
total de actores para el análisis.
2.4. Análisis e Interpretación de Resultados
2.4.1. Resultado de la encuesta al personal administrativo y estudiantil de la
Extensión Morona Santiago sobre la gestión académica y financiera
Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los
procesos académicos en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Mucha 58 60.41%
2 Poca 37 38.54%
3 Ninguna 1 1.04%
Total 96 100%
Cuadro 3. Resultado encuesta pregunta 1
Fuente Autor
42
Figura 8. Resultado encuesta pregunta 1
Fuente: Autor
Análisis
Podemos identificar que la mayoría de los encuestados aceptan el manejo de los procesos
académicos del personal administrativo de la institución, la otra parte de la población
escatiman poco en cuanto a los conocimientos.
Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se
ejecutan eficientemente?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 42 43.8%
2 No 54 56.3%
Total 96 100%
Cuadro 4. Resultado encuesta pregunta 2
Fuente Autor
Figura 9. Resultado encuesta pregunta 2
Fuente: Autor
43
Análisis
La gran parte de los encuestados aseguran que los procesos no se ejecutan eficientemente,
esto nos deja, como inquietud que los procesos son muy demorosos o son repetitivos.
Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se
ejecutan eficazmente?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 46 47.9%
2 No 50 52.1%
Total 96 100%
Cuadro 5. Resultado encuesta pregunta 3
Fuente Autor
Figura 11. Resultado encuesta pregunta 3
Fuente: Autor
Análisis
Se puede notar que no existe un diferencia entre la población afirmativa y negativa con
respecto a esta pregunta, lo que me permite deducir que existe estudiantes que están de
acuerdo en la ejecución de los procesos académicos, o también podemos deducir que
existe una confusión entre el término eficaz.
44
Considera importante automatizar los procesos académicos de la ESPOCH
Extensión Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta hacia el
estudiante?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 96 100%
2 No 0 0%
Total 96 100%
Cuadro 6. Resultado encuesta pregunta 4
Fuente Autor
Figura 12. Resultado encuesta pregunta 4
Fuente: Autor
Análisis
No cabe duda que toda la población está de acuerdo en que los procesos académicos se
deben automatizar para mejorar el tiempo de respuesta.
Conoce Ud. si se ha perdido documentos de los estudiantes que solicitan los procesos
académicos?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 25 26%
2 No 71 74%
Total 60 100%
Cuadro 7. Resultado encuesta pregunta 5
Fuente Autor
45
Figura 13. Resultado encuesta pregunta 5
Fuente: Autor
Análisis
Podemos deducir que la gran mayoría de los encuestados no conocen de pérdidas de
documentos de los estudiantes que solicitan algún trámite, mientras que muy pocos
afirman que si conocen de pérdidas de documentos.
Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los
procesos financieros en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
N°
Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 38 39.6%
2 No 58 60.4%
Total 96 100%
Cuadro 8. Resultado encuesta pregunta 6
Fuente Autor
Figura 14. Resultado encuesta pregunta 6
Fuente: Autor
Análisis
La mayor parte de los encuestados pueden afirmar que el personal administrativo no tiene
experiencia en el manejo de los procesos financieros, mientras que pocos afirman que si
46
tienen experiencia, estos resultados dejan como inquietud el investigar de cómo se lleva
con exactitud estos procesos.
Considera importante automatizar los procesos financieros de la ESPOCH
Extensión Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta en el estudiante?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 100 100%
2 No 0 0%
Total 60 100%
Cuadro 9. Resultado encuesta pregunta 7
Fuente Autor
Figura 15. Resultado encuesta pregunta 7
Fuente: Autor
Análisis
TODA la población encuestada está de acuerdo en que los procesos financieros sean
automatizados, esto con la intensión de que sus pedidos sean atendidos en el menor
tiempo posible.
Conoce Ud. si existe un plan de mejoras que garanticen la seguridad y eficiente
ejecución de los procesos financieros en nuestra institución.
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 48 50%
2 No 48 50%
Total 96 100%
Cuadro 10. Resultado encuesta pregunta 8
Fuente Autor
47
Figura 16. Resultado encuesta pregunta 8
Fuente: Autor
Análisis
La población en esta pregunta se encuentra dividida, algunos conocen y otros desconocen
de la existencia de un plan de mejoras que garanticen la ejecución de los procesos
financieros.
Cree Ud. Que el trato del personal Administrativo de la Institución es Eficiente con
respecto a la ejecución de los procesos académico y financieros?
N° Ítem Frecuencia Porcentaje
1 Si 70 72.9%
2 No 26 27.1%
Total 60 100%
Cuadro 11. Resultado encuesta pregunta 9
Fuente Autor
Figura 17. Resultado encuesta pregunta 9
Fuente: Autor
Análisis
La mayoría de los encuestados afirman que existe un trato Eficiente del personal
administrativo, esto implica que el personal cuenta con mucha calidez al momento de
atender a un estudiante.
48
Análisis de la Entrevista al Director de la Extensión Morona Santiago
Entrevista:
1. Se lleva un registro de la ejecución de todos los procesos de la extensión.
En la actualidad la extensión no cuenta con un registro en la ejecución de los
procesos, ya que al momento de solicitar algún requerimiento lo que nos importa es
que el estudiante o personal natural sea atendido en el menor tiempo posible.
2. La Ejecución de los procesos académicos y financieros de la extensión se
demoran por la parte técnica o humana.
Creo que los tiempos que tarde en ser atendido una persona es muy variada ya que
depende directamente que tipo de proceso solicite, debemos aceptar que también
existen pasos que a criterio personal son innecesarios.
3. Todos los procesos que se ejecutan están legalmente amparados en los
reglamentos de la institución.
Por supuesto para poder ejecutar un proceso la institución legaliza con sus
reglamentos y con el estatuto politécnico.
4. Cree Ud. Que se debe automatizar los procesos de la institución.
Es necesario que se automatice todos los procesos, ya que así tendremos un control
eficiente de la ejecución de los procesos.
También nos ayudaría a responder con eficiencia a todas las solicitudes que nos hacen
los estudiantes y las personas naturales.
Análisis:
El Sr. Director que entre una de sus funciones esta de velar por el buen desenvolvimiento
de los procesos académicos de la extensión se muestra un poco preocupado ya que en la
actualidad no cuenta con un registro manual, ni automatizado para controlar el tiempo
que se tarda el personal administrativo para ejecutar un procesos académico y financiero.
49
También acoto que entre una de las sugerencias estudiantiles es la de reducir ciertos pasos
que demoran la ejecución de los procesos, por eso según él, es urgente analizar si todos
los pasos que en la actualidad se ejecutan son necesarios o no, sin dejar a un lado la
legalidad de los mismos.
Aclaro que la atención al estudiante por parte del personal administrativo no se puede
confundir Calidez con Calidad por eso enfatizó que es mejor tener una combinación de
las dos ya que solo así se cumpliría los objetivos institucionales.
2.5. Propuesta del Investigador
En la actualidad muchas son las empresas que han incrementado su productividad gracias
a la implementación de sistemas informáticos que ayuden a la ejecución efectiva de sus
procesos, estos sistemas han sido modelados bajo la tecnología BPM.
En la ESPOCH Extensión Morona Santiago se necesita mejorar el grado de Eficiencia y
Efectividad de la ejecución de los procesos, es decir desde cuando inicia y termina un
proceso.
Metodología Propuesta
La metodología propuesta está orientada a negocios ya que se fundamenta
fundamentalmente en la tecnología BPM.
Nuestra metodología BPM consiste en cuatro etapas principales
1. Modelación del proceso
Se obtiene y define una idea de la secuencia o pasos necesarios para que un proceso de
negocio determinado cumpla su objetivo. Así, se organizan mejor las tareas ya que se
tiene que seguir y cumplir un procedimiento predeterminado. De haber un proceso previo,
lo que se hace en esta etapa es evaluar el proceso actual y hacer una reingeniería de este
con el fin de optimizarlo.
50
2. Diseño
Esto permite que el procedimiento del proceso se cumpla a cabalidad, ya que al estar
automatizadas las tareas, los usuarios o personajes activos dentro del proceso, sólo pueden
actuar en la fase correspondiente previamente definida, reduciendo así el margen de error.
3. Implementación
En esta etapa se pone en práctica el proceso, verificando el uso adecuado de los usuarios.
4. Optimización y monitoreo
En esta última etapa, se evalúa si el proceso está cumpliendo con las expectativas de
optimización y se entra en un proceso de mejora continua, haciendo así los ajustes
pertinentes para lograr un resultado óptimo de acuerdo a los requerimientos del proceso
de negocio.
2.6. Conclusiones Parciales del Capítulo
Toda la población encuestada está de acuerdo a que los procesos académicos y
financieros sean automatizados, con la finalidad de que los mismos tenga un mejor
tiempo de respuesta.
En la actualidad no existe Eficacia ni Eficiencia en la ejecución de los procesos
en la institución, por tal razón es necesario implementar un sistema que aporte y
garantice la ejecución y la calidad de los mismos.
En la entrevista mantenida con el Director, se pudo analizar que ciertos procesos
académicos y financieros cuentan con pasos reiterativos, los mismos que se deben
analizar para poderlos eliminar sin quedar fuera de la legalidad.
La atención por parte de los administrativos debe ser de calidad sin dejar de lado
la calidez en el trato a los estudiantes.
51
CAPÍTULO III.
3. MARCO PROPOSITIVO
3.1. Tema
Modelamiento de una Propuesta Informática en la implementación de la Tecnología
BPM, en el área Académica y Financiera de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
3.2. Objetivos
3.2.1. General
Desarrollar un modelo de Solución Informática utilizando BPM en los procesos
académicos y financieros de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
3.2.2. Específicos
Identificar la información correspondiente a cada proceso que se lleva a cabo
manualmente en la Extensión.
Automatizar los procesos en el área académica y financiera de la Extensión.
Mejorar los tiempos de respuesta en la ejecución de los procesos.
Reportar los procesos ejecutado.
3.3. Desarrollo de la Propuesta
3.3.1. Datos generales del proyecto
Nombre del proyecto: Sistema Informático de Seguimiento a los procesos
académicos y financieros en la Extensión (SISAF).
Sector solicitante: Extensión Morona Santiago.
52
El desarrollo del proyecto SISAF estará a cargo del Ing. Jonny Guaiña Docente
de la Extensión Morona Santiago.
3.3.2. Datos generales de la institución
Nombre de la empresa: ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Departamento: Coordinación Académica y Financiero.
Ubicación: Final de la Calle Don Bosco, a tras del estadio Federativo Tito
Navarrete. Macas – Ecuador.
3.3.3. Descripción general del sistema
El presente Sistema Informático Automatiza los procesos que tienen relación
directa en el área académica y financiera de la Extensión.
Sistema que va a cumplir con los Requerimientos Funcionales y no Funcionales
identificados con los actores principales que en el momento ejecutan manualmente
los procesos.
El sistema se desarrollará bajo los siguientes requerimientos software:
Postgres 9.3 Motor de base de datos
Glassfish 4.0 Servidor de aplicaciones
Netbeans 7.3 Plataforma de desarrollo Java
PrimeFaces 3.5 Framework para del desarrollo web
Hibernate Framework de acceso a datos
Ireport 5.0 Desarrollo de reportes
La arquitectura está basada en Microsoft .NET, clustering de servidores, balance
de cargas de servidores y de red, y sopesa el estándar de la industria además de
las poderosas tecnologías empresariales computacionales incluyendo servicios
Web y XML.
53
El sistema nos permitirá generar reportes como:
Se generan automáticamente los reportes que permitan tomar decisiones
en la parte administrativa, es decir en la dirección y coordinación
académica.
Tiempos con los que se ejecutan los procesos.
Clasificación de todos los procesos que se ejecutan.
Back ups que permitan respaldar toda la información.
3.4. Identificación de procesos a Modelar
3.4.1. Área Académica
Matrícula de estudiantes Regulares.
Matrícula de estudiantes Nuevos.
Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante
Graduación de un estudiante
Homologación de Asignaturas
Aprobación de prácticas pre-profesionales
3.4.2. Área Financiera
Adquisiciones
Viáticos
3.5. Estudio de Metodologías para el Desarrollo de Software BPM
El Objetivo del aplicar una metodología es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática
de los procesos de negocio, que se deben modelar integrar, monitorizar y optimizar de forma
continua.
En el presente apartado se realiza un estudio de las principales metodologías utilizadas para el
desarrollo de software, entre ellas las tradicionales, Evolutivas, Ágiles y metodología como Six
Sigma, Propartners Ultimus BPM, que han sido implementadas con la tecnología BPM.
54
Modelo Fases Características Ventajas Desventajas
Genérico - Definición
- Desarrollo
- Mantenimiento
- Permite un entendimiento de tipo general
del proceso.
- Sus fases son generales para cualquier
modelo.
- Evita pasar a una fase posterior
sin tener terminada la actual.
- Estructura clara
- Normalmente, las
especificaciones son incompletas
o anómalas
- No existe una distinción precisa
entre la definición, el desarrollo y
el mantenimiento
- Solo hasta que el sistema se ha
producido se puede probar
Secuencial - Ingeniería del
sistema
- Análisis
- Diseño
- Codificación
- Pruebas
- Mantenimiento
- Es una visión del proceso de desarrollo de
software como una sucesión de etapas que
producen productos intermedios.
- Para que el proyecto tenga éxito deben
desarrollarse todas las fases.
- Las fases continúan hasta que los objetivos
se han cumplido.
- Si se cambia el orden de las fases, el
producto final será de inferior calidad.
- Su simplicidad lo hace
comprensible para el cliente que
no está familiarizado con el
desarrollo de software.
- Por cada actividad se produce
un artefacto (documentación,
diseño y código) la cual es
necesaria para iniciar la
siguiente etapa de desarrollo
- Se muestra poco flexible para
responder a los cambios en los
requerimientos del cliente
- No refleja la manera como
realmente se lleva a cabo el
desarrollo de software
De prototipos - Recolección y
refinamiento de
requisitos.
- Diseño rápido
- Construcción del
prototipo
- Evaluación del
prototipo por el
cliente
- Refinamiento del
prototipo
- Producto de
ingeniería.
- Reduce el costo y esfuerzo de desarrollo
- Reduce el tiempo de entrega
- Disminuye los riegos durante el
desarrollo.
- Versión operativa casi desde el
inicio
- Alta integración del usuario con
el proceso de desarrollo
- Coste relativamente bajo para
cada versión.
- Cambios de dirección en el
desarrollo fáciles de realizar.
- El usuario no valora
adecuadamente el trabajo.
- El sistema puede crecer
desmedidamente.
- Se confunde el producto final con
el prototipo.
Incremental - Análisis
- Diseño
- Código
- Combina elementos del modelo lineal con
la filosofía de creación de prototipos.
- El primer incremento satisface
los requerimientos críticos del
cliente
- Los incrementos deben ser
relativamente pequeños
- El proceso no es visible
55
- Pruebas - El primer incremento a menudo es un
producto esencial (núcleo).
- A partir de la evaluación se planea el
siguiente incremento ya sí sucesivamente.
- Es interactivo por naturaleza
- Es útil cuando el personal no es suficiente.
- Los clientes obtienen experiencia
para definir los requerimientos
de incrementos posteriores
- Existe un bajo riesgo de fallar en
el proyecto total.
- A menudo los sistemas tienen una
estructura deficiente
Espiral - Planificación
- Análisis de riesgo
- Ingeniería
- Evaluación por el
cliente
- En cada giro se construye un nuevo
modelo del sistema completo.
- Este modelo puede combinarse con otros
modelos de proceso de desarrollo
(cascada, evolutivo)
- Mejor modelo para el desarrollo de
grandes sistemas.
- El análisis de riesgo requiere la
participación de personal con alta
cualificación.
- Mantiene el enfoque sistemático
de los pasos sugeridos para el
ciclo de vida clásico
- A medida que progresa el
proceso del software, el
desarrollador y el cliente
comprenden y reaccionan mejor
ante riegos en cada uno de los
niveles de evolución.
- Requiere una considerable
habilidad para la evaluación de
riesgos.
- Es un modelo que no se ha
utilizado tanto como los modelos
lineales.
XP
Extreme
Programming
- Interacción con el
cliente
- Planificación
- Diseño, desarrollo y
pruebas
- Desarrollo iterativo e incremental
- Pruebas unitarias continuas
- Programación por parejas
- Frecuente interacción
- Corrección
- Refactorización
- Propiedad del código compartida
- Simplicidad en el código
- Apropiado para entornos
volátiles
- Estar preparados para el cambio,
significa reducir su coste.
- Planificación más transparente
para nuestros clientes, conocen
las fechas de entrega de
funcionalidades. Vital para su
negocio
- Permitirá definir en cada
iteración cuales son los objetivos
de la siguiente
- Permite tener realimentación de
los usuarios muy útil.
- La presión está a lo largo de todo
el proyecto y no en una entrega
final.
- Delimitar el alcance del proyecto
con nuestro cliente.
- Dificultad de estimar cuánto va a
costar un proyecto
DRA
Desarrollo Rápido
de Aplicaciones
- Modelado de Gestión
- Modelado de Datos
- Herramientas Especializadas
- "Timeboxing"
- Prototipos Iterativos y Evolucionarios
- Comprar puede ahorrar dinero
en comparación con construir.
- Comprar puede ser más caro que
construir.
56
- Modelado del
Proceso
- Gestión de
Aplicaciones
- Pruebas y entrega
- Los entregables pueden ser
fácilmente trasladados a otra
plataforma.
- El desarrollo se realiza a un nivel
de abstracción mayor.
- Visibilidad temprana.
- Mayor flexibilidad.
- Menor codificación manual.
- Mayor involucramiento de los
usuarios.
- Posiblemente menos fallas.
- Posiblemente menor costo.
- Ciclos de desarrollo más
pequeños.
- Interfaz gráfica estándar.
- Costo de herramientas integradas
y equipo necesario.
- Progreso más difícil de medir.
- Menos eficiente.
- Menor precisión científica.
- Más fallas (por síndrome de
"codificar a lo bestia").
- Prototipos pueden no escalar, un
problema mayúsculo.
- Funciones reducidas (por
"timeboxing").
- Dependencia en componentes de
terceros: funcionalidad de más o
de menos, problemas legales.
MSF
Microsoft
Solutions
Framework
- Visión
- Planeación.
- Desarrollo
- Estabilización.
- Implantación.
- Adaptable
- Escalable
- Flexible
- Tecnología Agnóstica
- MSF ayuda a implantar
soluciones en base a la
tecnología
- El modelo tiene facilidad de
manejo por ser una empresa
conocida.
- Efectúa trabajo en equipo y la
colaboración.
- Se puede utilizar para proyectos
de cualquier magnitud.
- Crea una disciplina de análisis de
riesgos que ayuda y evoluciona
con el proyecto.
- Gracias a Microsoft, este modelo
cuenta con plantillas que nos
ayuda para el proceso de
documentación.
- Este modelo utiliza demasiada
documentación en sus fases.
- El análisis de riesgo suele llevar
mucho tiempo frenando el avance
del proyecto.
- Al ser un modelo de Microsoft
implica que se tiene que utilizar
herramientas solo de Microsoft
RUP
Rational Unified
Process
- Iniciación.
- Elaboración.
- Construcción.
- Transición.
- Forma disciplinada de asignar tareas y
responsabilidades (quién hace qué,
cuándo y cómo)
- Evaluación en cada fase que
permite cambios de objetivos
- Funciona bien en proyectos de
innovación.
- La evaluación de riesgos es
compleja
- Excesiva flexibilidad para
algunos proyectos
57
- Pretende implementar las mejores
prácticas en Ingeniería de Software
- Desarrollo iterativo
- Administración de requisitos
- Uso de arquitectura basada en
componentes
- Control de cambios
- Modelado visual del software
- Verificación de la calidad del software
- Es sencillo, ya que sigue los pasos
intuitivos necesarios a la hora de
desarrollar el software.
- Seguimiento detallado en cada
una de las fases.
- Proporciona un lenguaje común,
RUP como proceso es muy
completo.
- Estamos poniendo a nuestro
cliente en una situación que puede
ser muy incómoda para él.
- Nuestro cliente deberá ser capaz
de describir y entender a un gran
nivel de detalle para poder
acordar un alcance del proyecto
con él.
- Las fases de RUP generalmente
son mal aplicadas en un estilo
cascada, por su alta
complejidad no es adecuado para
proyectos pequeños.
Six Sigma
- Definir
- Medir
- Analizar
- Mejorar
- Controlar
- Metodología de Gestión de la Calidad - Centrada en el control de Procesos - Permite Disminuir defectos en la entrega
de los productos o servicio al cliente.
- Mejoramiento de la Rentabilidad
- Mejoramiento de la
Productividad.
- Está orientada al Servicio al
cliente
- Los resultados al aplicar esta
metodología es que los resultados
se miden por dos caminos
diferentes.
Propartners –
Ultimus BPM
- Análisis Funcional
- Diseño y
Arquitectura.
- Ensamble
- Control de Calidad
- Pruebas de usuario
- Administración del
Cambio.
- Prioriza el cumplimiento del Cronograma de procesos.
- Refina Reglas de negocio. - Levantamiento de la información con todo
el personal involucrado. - Diseño de Formularios por procesos. - Control de Calidad
- Entrega de documentos por cada
actividad realizada.
- Cronograma de reuniones.
- Asignación de tiempos por cada
proceso.
- Énfasis en las especificaciones de
procesos.
- Capacitación a los clientes.
- Mayor tiempo de entrega en el
producto.
-
Cuadro 12. Estudio de Metodología para el Desarrollo del Software
Fuente Autor
58
3.6. Metodología Propuesta
La metodología propuesta se basa en las metodologías estudiadas Propartners –
Ultimus BPM y Six Sigma, además de considerar las etapas de todos los ciclos de
vida: Tradicional, Evolutivos y ágiles, que aportan circunstancialmente en el
desarrollo del Software.
El ciclo de vida de la metodología planteada, define: Objetivos, fases, tareas,
productos, necesarios para la correcta implementación. La metodología está
compuesta por cuatro Fases, como se detalla a continuación:
Modelación del proceso
Diseño
Implementación
Optimización y Monitoreo
3.6.1. Modelación del proceso
Se obtiene y define una idea de la secuencia o pasos necesarios para que un
proceso de negocio determinado cumpla su objetivo. Así, se organizan mejor las
tareas ya que se tiene que seguir y cumplir un procedimiento predeterminado. De
haber un proceso previo, lo que se hace en esta etapa es evaluar el proceso actual
y hacer una reingeniería de este con el fin de optimizarlo.
3.6.2. Área Académica
3.6.2.1. Matrícula de estudiantes Regulares.
Descripción del Proceso.-
El estudiante ingresa al Sistema Académico con su usuario y contraseña.
Posteriormente realiza el proceso de pre-matrícula en donde deberá pre
matricularse en todas las materias que pueda cursar sin cruce de horario.
59
Acto seguido, el coordinador académico verificará las materias en las que el
estudiante se pre-matrícula para asegurarse de que no hayan cruces de horario y
que en cada materia se cumplan los prerrequisitos y/o correquisitos para poder
matricularse. En caso de haber inconsistencias, el coordinador académico rechaza
la pre-matrícula y el estudiante tiene que corregir y volver a enviarla.
Si la pre-matrícula es aprobada, el estudiante debe verificar en la página de pagos
(Infopagos.espoch.edu.ec), si tiene gratuidad; en caso de no tenerla debe pagar
en el banco del pichincha, realiza el depósito y se acerca a secretaría. Si tiene
gratuidad, debe ir a secretaría directamente.
La secretaría verificará el pago (si es que no hay gratuidad) y procederá a legalizar
la matrícula.
Figura 17. Secretaría verificará el pago
Fuente: Autor
60
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● Las asignaturas en las que no se puede matricular aparecen en la lista de
asignaturas para ser seleccionadas.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● No es posible acceder a los requisitos desde la lista de asignaturas.
● La sección de requisitos de las asignaturas del sistema OASIS no tiene buena
usabilidad, el botón de regresar es poco intuitivo y difícil de identificar.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● No es fácil calcular directamente el pago que deben realizar los estudiantes ya
que depende directamente del sistema INFOPAGOS
● El pago realizado en el banco no se registra directamente en el sistema
INFOPAGOS
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El sistema no lista todas las asignaturas de la malla curricular tomando en
cuenta las asignaturas complementarias y obligatorias.
● El sistema no indica el nivel al que las asignaturas pertenecen.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema de pre matrículas no verifica que se cumplan todos los requisitos y
prerrequisitos de las asignaturas en que se va a matricular.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
61
● Los estudiantes que pierden la gratuidad tardan mucho tiempo en realizar los
pagos en el banco.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● Modificar el sistema académico para que cuando se realice la pre matrícula
verifique que se cumplan todos los requisitos y prerrequisitos.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● El sistema OASIS notificará al estudiante los cruces de horario y las materias
en las que no cumple algún prerrequisito o correquisito.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● Implementación de una plataforma online de pagos con las instituciones
financieras de la ciudad. De tal forma, que mediante ese sistema el estudiante
pueda realizar el débito del pago de la matrícula.
● El pago de los estudiantes se registrarán automáticamente en el sistema
INFOPAGOS
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Los controles serán automáticos y no hay cabida a errores por parte del
coordinador o el estudiante
● Se listan solamente las materias en las que el estudiante cumpla los requisitos
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema debe negar una pre matrícula cuando hayan incidencias
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
62
● Con el sistema de pagos los estudiantes que perdieron la gratuidad no tardarán
en realizar el pago.
3.6.2.2. Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante
Descripción del Diagrama.-
El estudiante realiza una solicitud por escrito y le envía al coordinador académico
solicitando el retiro de las materias de cuales desea retirarse.
El coordinador académico verifica que no hayan pasado más de 30 días a partir
del último día de matrículas. De ser el caso, el coordinador académico acepta la
solicitud, en caso contrario la devuelve.
Verifica materia a materia (solicitada) y verifica que no tenga tercera matrícula en
dicha materia. Si no tiene tercera matrícula se retira de la materia, en caso
contrario se niega el retiro.
Figura 18. Retiro de una Asignatura.
Fuente: Autor
63
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El estudiante debe realizar la solicitud por escrito, lo que implica que debe
encontrarse en la institución para realizar el trámite lo cual demanda de mucho
tiempo.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● La información sobre el retiro de las materias en los periodos anteriores se
encuentra únicamente de forma física en secretaría académica.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● El estudiante deberá estar presente en la institución para realizar la solicitud
del retiro de matrícula ocasionando gastos para transportarse desde el lugar
donde se encuentra hasta la institución.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El estudiante puede solicitar el retiro de matrículas fuera de las fechas
reglamentarias.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El coordinador académico debe tomarse un tiempo para verificar el retiro, por
lo que la aprobación del retiro de matrículas no es inmediato.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
64
● Se debe esperar a que el coordinador académico se encuentre presente para la
verificación del retiro de matrícula, en caso de ausencia, el estudiante debe
esperar y podría pasar de la fecha reglamentaria.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● Automatizar el proceso de solicitud del retiro de la matrícula por medio de
una plantilla con un formato establecido, que controle que se cumplan todos
los requisitos para retirarse de la materia.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● El sistema almacenará las solicitudes del estudiante por lo que, en caso de
necesitarlo, será muy sencillo acceder a dicha solicitud.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● El sistema permitirá al estudiante realizar la solicitud del retiro de matrícula
desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El sistema hará uso de la fecha para verificar que la solicitud proceda y exista
un mejor control a la hora de acceder a la información requerida.
● El sistema accede a la base de datos para ver que el estudiante no se haya
retirado antes de esa materia.
● El sistema comprobará que no se esté en la materia con segunda matrícula.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El proceso será más efectivo ya que el estudiante no debe acudir a
coordinación para realizar el trámite debido a que el proceso será online.
65
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Al estudiante le tomará menos tiempo retirarse de una materia ya que todo el
trámite se realizará por las computadoras disponibles en la extensión Morona
Santiago y el uso de internet.
3.6.2.3. Graduación de un estudiante
Descripción del Diagrama.-
El estudiante solicita la defensa del proyecto de titulación, para que esta solicitud
sea aprobada la secretaria académica verificará si se ha cumplido todos los
requisitos. Si es así se realizará el proceso de la matrícula correspondiente del
trabajo de titulación. La secretaria comprobará si el número de matrículas es
menor a dos para poder continuar con el proceso.
El estudiante envía el anteproyecto con el aval del asesor al vicedecano de la
facultad correspondiente a la carrera en la matriz para que este sea calificado. El
vicedecano designará a un tribunal para que califique el anteproyecto. El tribunal
deberá presentar un informe del anteproyecto en un plazo de ocho días laborables
para que sea avalado por la comisión académica.
El tribunal será el encargado de asignar la nota correspondiente en un plazo de dos
días laborables, si la nota es menor a 14 el tribunal deberá presentar un informe al
director del trabajo de titulación explicando las falencias del trabajo.
La secretaria académica le da a conocer al estudiante la nota que obtuvo si la nota
es menor a 14 el estudiante podrá solicitar al decano una nueva fecha para la
defensa, que no sea mayor a los 30 días posteriores.
Si la defensa ha sido más de tres veces el estudiante nuevamente tendrá que
plantear un nuevo tema para el trabajo de titulación. Solo se puede matricular dos
veces el trabajo de titulación.
66
Figura 19. Proceso de titulación. Fuente: Autor
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● La secretaria académica recibe los datos personales en cinco días.
● La secretaria académica da a conocer la nota del estudiante en en cinco días
I ---------- Necesidad de mejora de información
● La información puede sufrir cualquier tipo de manipulación e incluso pérdida
antes de llegar al destino final.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
67
● Al presentar el anteproyecto en físico el estudiante gasta en impresiones.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Al enviarse los documentos de la extensión a la matriz pueden extraviarse
● La nota del proyecto puede alterarse fácilmente.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● En la comprobación de datos no existe un enlace entre la información del
estudiante y la información de los requisitos a cumplirse.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Existen reclamos y quejas por el tiempo de respuesta de aprobación y/o
desaprobación de cualquier proceso o trámite en el tiempo previsto.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● La secretaria académica revisa los datos personales del estudiante en el
sistema académico.
● La secretaria académica publica la nota del estudiante en el sistema en un plazo
de dos días.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● El estudiante mediante la web podrá hacer un seguimiento de la solicitud de
la defensa.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
68
● El estudiante podrá subir su anteproyecto a la web
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Subir un archivo protegido contra edición y escritura y con la ayuda del tipo
de usuario que accede al sistema podremos establecer privilegios de usuario
que garanticen que solo las partes involucradas tengan acceso a dicho fichero.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● Al ser un recurso contenido en la Web permite el acceso a la Información
inmediata.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Automatizar la mayoría de procesos en la recepción y salida de documentos
que sea más transparente para todas las partes involucradas.
● Acceso libre a la información las 24 horas del dia.
● Respaldar las decisiones tomadas mediante documentos (Físicos, magnéticos).
3.6.2.4. Homologación de Asignaturas
Descripción del Diagrama.-
El estudiante realizará una solicitud a secretaría académica en donde, junto a todos
los documentos reglamentarios, solicitará al vicerrector académico el cambio de
carrera y homologación de las asignaturas.
Secretaría académica comprobará si el estudiante ha reprobado con tercera
matrícula si es así solo puede realizar una homologación. Mientras tanto si solo
ha reprobado con primera o segunda matrícula podrá hacer dos o más
homologaciones.
La coordinación académica designa a ciertos docentes del área para que comparen
la similitud de los sílabos y verifican que al menos sean iguales en el 80%. De ser
69
así, se procederá a la homologación de las materias pero si no cumple con al menos
el 80% de similitud con el sílabo no se podrá realizar la homologación.
Figura 20. Homologación de las asignaturas
Fuente: Autor
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El sistema actualmente no permite realizar el proceso de homologación de
forma automática. El proceso manual es demasiado lento ya que debe ser
atendido por varias personas.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● Los sílabos no se encuentran almacenados en el sistema académico.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● El estudiante no cuenta con los recursos económicos suficientes para
trasladarse a la institución a realizar el proceso.
70
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● El docente encargado de analizar el sílabo podría cometer errores y dar por
válidas homologaciones que no procedan por no cumplir con el 80% de
coincidencia.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El análisis manual de los sílabos es ineficaz ya que toma mucho tiempo.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● El proceso de homologación no es totalmente fiable.
● Los resultados del proceso de homologación son datos inexactos.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El sistema comparará la similitud de los sílabos comparando los subtemas
dentro de cada una de las unidades agilizando el proceso.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● Las notificaciones serán enviadas vía email o un mensaje a la página
institucional.
● Los sílabos se encuentran almacenados en la web.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● El sistema permitirá realizar la solicitud del proceso de homologación desde
cualquier lugar que tenga acceso a internet.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
71
● El sistema sólo validará la homologación de las asignaturas que cumplan el
80% de similitud.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema automáticamente negara alguna solicitud que no cumpla con algún
requisito previamente establecido.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● La solicitud de homologación mediante el sistema arrojará datos coherentes.
3.6.2.5. Aprobación de prácticas pre-profesionales
Descripción del Diagrama.-
El estudiante realiza un oficio a la dirección explicando donde va a realizar la
prácticas para que la dirección envíe un oficio a la institución solicitando que
acepte al estudiante para que realice las prácticas pre-profesionales. Si la
institución acepta la solicitud la dirección designa a un docente para que sea el
tutor de esa práctica e informa al estudiante para que después de haber terminado
la práctica presente el informe correspondiente para su aprobación tanto del
docente como del vicedecano de cada facultad correspondiente a cada carrera de
la extensión.
72
Figura 21. Aprobación de prácticas pre-profesionales
Fuente: Autor
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El estudiante tiene problemas a la hora de buscar una empresa para realizar las
prácticas dado que no se tiene una lista detallada de estas.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● La información acerca de las empresas dispuestas a recibir a los estudiantes
para realizar las prácticas pre-profesionales es escasa o no está bien definida.
73
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● Los gastos realizados no son reconocidos para poder trasladarse a las
respectivas empresas y establecer ciertos convenios.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Las empresas puede que no sean éticas
● El estudiante no asiste regularmente a las prácticas
● El estudiante no presenta a tiempo el informe
● El docente no califica en el tiempo previsto
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El proceso por el cual se busca a la empresa para realizar las prácticas pre-
profesionales no es óptimo, dado que no se tiene un listado de las mismas ni
de las funciones que allí se pueda desempeñar.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● El resultado de aprobación de las prácticas pre-profesionales se recibe en un
tiempo mayor al establecido por lo que el estudiante no puede iniciar las
prácticas de manera inmediata.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El sistema podrá mostrar una lista actualizada y completa de las empresas
disponibles (relacionadas con la carrera) en las cuales se podrá realizar las
prácticas pre profesionales.
I ---------- Necesidad de mejora de información
74
● El sistema brindará la información necesaria de todas las empresas en las que
se pueda realizar las prácticas pre-profesionales.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● El sistema eliminará la necesidad de buscar las empresas de manera
presencial, ahorrando así el gasto que se daría al realizar este proceso.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● La institución tendrá almacenado en la web los datos de las empresas que sean
fiables
● El estudiante tendrá una fecha límite para subir el informe
● El docente tendrá una fecha límite para subir la nota
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● El sistema tendrá el listado de las empresas y las funciones que estas
desempeñan.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● El sistema automatiza las notificaciones y avisos al estudiante para que pueda
recibirlos de manera inmediata.
3.6.3. Área Financiera
3.6.3.1. Adquisiciones
Descripción del Diagrama
La dirección elabora el POA y envía a la matriz para que sea analizada después
prioriza el presupuesto. La matriz aprueba el POA según sea conveniente y
verifica si el monto es menor a 6000$ si es así se llama a los proveedores, y si es
75
mayor a 6000$ se publica en el portal de compras públicas y finalmente la
dirección recibe el POA que ha sido priorizado.
Figura 22. Adquisiciones
Fuente: Autor
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● No se cumple la elaboración del POA rápidamente
● No se aprueba rápidamente el POA
I ---------- Necesidad de mejora de información
● No se cumple con la notificación de aprobación del POA
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● No hay un seguimiento para controlar el pago de los intermediarios que
realizan el proceso.
76
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● No hay control de seguridad para el encargado de hacer el POA por lo que
cualquiera podría falsificar un POA.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● No se automatiza la elaboración del POA por eso tarda su creación.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Existen reclamos porque la aprobación es tardía.
● Los resultados no son confiables a causa de que la información no es entregada
directamente.
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● Implementación de software para elaboración de POA más automatizada
mente.
● Aprobación del POA a través de una aplicación online.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● Generar reportes de aprobación del POA en el software online.
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● No habrá intermediarios para enviar el POA terminado la entrega será directa.
● Con el control económico del POA podemos optimizar los gastos.
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
77
● Se asegura que la elaboración del POA se cumpla solo por las personas con
cargo de director(a) por medio de autenticaciones.
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● Con la implementación de software se mejora tiempo en elaborar y aprobar el
POA ya que será online.
● Existencia de plantillas con formato del POA para agilizar la elaboración.
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Automatizar los reportes de entrada y salida.
● Respaldar las decisiones tomadas acerca del POA mediante documentos
(archivados virtualmente).
3.6.3.2. Viáticos
Descripción del Diagrama.-
El personal presenta una solicitud al vicerrectorado administrativo, éste analiza la
solicitud y ve si se puede aprobar si es así pregunta si necesita algún vehículo para
su movilidad e inmediatamente comprueba si hay vehículos disponibles, si es así
realiza una notificación al chofer para que presente las facturas de los gastos
realizado al vicerrectorado administrativo. Si no necesita un vehículo se le hace
llegar una notificación al personal diciendo que se aprobado la solicitud para que
posteriormente presente las facturas de los gastos realizados. Sin embargo si
existiera el caso de que no existiera ningún vehículo disponible solo se realizara
la notificación de que se aprobado la solicitud para que solo presente las facturas
de los gastos realizados.
78
Figura 23. Víaticos.
Fuente: Autor
Análisis Estructura PIECES del Diagrama
Definición de los problemas
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El proceso de solicitud requiere una gran cantidad de tiempo y de los trámites
I ---------- Necesidad de mejora de información
● No se sabe el número de vehículos disponibles ni el chofer que se encuentra
disponible
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● Los gastos realizado son muy elevados
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Presentan facturas ficticias
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
79
● Error al ingresar los datos de las facturas
● La comprobación de las facturas puede tardar
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● El personal tarda mucho tiempo en recibir los viáticos
Oportunidades de mejoría
P ---------- Necesidad de mejora de prestaciones
● El personal sólo deberá hacer la solicitud mediante la página web.
I ---------- Necesidad de mejora de información
● Toda la información se encontrará almacenada en la página web de la
institución
E ---------- Necesidades de mejorar el control económico
● Se establecerá un límite para los gastos
C ---------- Necesidades de mejorar el control y las seguridades
● Se hará un seguimiento para comprobar la veracidad de las facturas
E ---------- Necesidad de mejorar la eficacia
● Se realizará más controles al momento de ingresar los datos de las facturas
● El personal presenta más evidencias para la comprobación de las facturas
S ---------- Necesidad de mejorar el servicio
● Se establecerá una fecha límite para poder cobrar los viáticos
80
3.6.4. Diseño
En esta fase se define el estudio de la Factibilidad del sistema, la planificación y
los Requerimientos Funcionales y No Funcionales los mismos que se detallan en
la Especificación de Requerimientos de Software:
3.6.4.1. Especificación de Requerimientos Funcionales del Sistema
1. Introducción
Los desarrolladores de software de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo
extensión Morona Santiago utilizará el reglamento del régimen académico y
financiero para definir las especificaciones de requisitos de software, para que el
personal a desarrollar pueda guiarse de manera más eficiente para así poder
cumplir con una aplicación que cumpla con todos los requisitos funcionales
pedidos por el usuario.
2. Objetivos:
2.1. General
Desarrollar una aplicación que cumpla con los requerimientos funcionales
de la parte académica de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo
extensión Morona Santiago definidos por el reglamento del régimen
académico y financiero.
2.2. Específicos
● Definir los requerimientos funcionales definidos por el reglamento del
régimen académico y financiero.
81
● Desarrollar una aplicación que pueda cumplir con los requerimientos
funcionales definidos por el reglamento del régimen académico y
financiero.
3. Ámbito: (Software BPM para procesos académicos)
Este software permitirá a los estudiantes obtener papeles académicos, proceso de
inscripciones, con validaciones, proceso de matrículas, retiro de matrículas,
comprobación de requisitos para proceso de graduación de manera automática
desde un computador ahorrando así tiempo, papeleo y ganando velocidad en sus
trámites ya que se lo hará de forma virtual y con la menor intervención de personal
académico.
4. Abreviaturas
Req: Requerimiento
5. Acrónimos
IEEE: Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos
SRS: Especificación de requerimientos del software
BPM: Business Process Management
POA: Plan Operativo Anual.
6. Visión General
El sistema automatizará procesos académicos de la Escuela Superior
Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago la cual estará
organizada por módulos que se comunicaran entre ellos.
● El sistema tendrá interfaces de interacción con los usuarios que faciliten
el desarrollo del proceso.
● La aplicación tendrá interfaces gráficas para funciones como matrículas,
retiro de matrículas, proceso de graduación, homologación, prácticas pre-
profesionales.
● Realizar el proceso de pre-matrícula.
82
● Retiro de matrículas.
● Proceso de graduación revisión de requisitos.
● Proceso de homologación.
● Tendrá un sistema de entrega de solicitudes vía web.
● Permitirá subir archivos para revisión.
● Dará solución a procesos financieros.
7. Funciones del Producto
Figura 24. Funciones del Producto.
Fuente: Autor
PROCESO ACADÉMICO
MATRÍCULAS
RETIRO DE MATRÍCULAS
PROCESO DE GRADUACIÓ
N
HOMOLOGACIÓN PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
PROCESO FINANCIERO
ADQUISICIONES VIÁTICOS
ESPOCH EXT. MORONA SANTIAGO
83
8. Características de los Usuarios
FUNCIÓN NIVEL
EDUCACIONAL
EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS
TÉCNICOS
SECRETARIA Tercer nivel Seis Meses de
experiencia en el área
académica o
financiera.
Microsoft Office.
Conocimientos
básicos de
computación.
DOCENTE Cuarto nivel. Un año de experiencia
en la docencia
Conocimientos
básicos de
computación
COORDINACIÓN Título de cuarto
nivel
Dos años de
experiencia en la
docencia.
Conocimientos
básicos de
computación
DIRECCIÓN Título de cuarto
nivel
Dos años de
experiencia en la
docencia.
Conocimientos
básicos de
computación
Cuadro 12. Características del usuario.
Fuente: Autor
9. Limitaciones Generales
9.1.Limitaciones de Hardware
Los equipos clientes deberán tener las siguientes características mínimas:
● Procesador de 1GHz
● Memoria de 2GB
● Disco duro de 100GB
● Tarjeta de Red (para la conexión a internet)
84
9.2.Funciones de Control y Auditoría
El sistema registrará, en la base de datos, utilizando una tabla de auditoría
el acceso de los usuarios. Se podrá consultar el usuario registrado, la hora
y la IP desde la que se conectó.
9.3.Consideraciones de Seguridad
Para acceder a las funcionalidades del sistema, los usuarios deberán
realizar el proceso de autenticación. Por seguridad, en caso de fallos de
inicio reiterado el servidor procederá a bloquear la IP desde la que se está
produciendo dichos fallos.
10. Supuestos y Dependencias
● La utilización de herramientas de desarrollo (lenguaje de programación y
base de datos) libres y multiplataforma (se ejecutan casi sin cambios en
sistemas operativos Windows, Linux y MacOS) no supondrá ningún
problema de compatibilidad en el supuesto de cambiar el sistema operativo
sobre el que corre la aplicación.
11. Requerimientos Específicos
11.1. Requisitos Funcionales Procesos Académicos
Req. 1: Realizar la solicitud de matrícula desde internet
Req. 2: Aprobar o rechazar solicitudes de matrícula
Req. 3: Legalizar la matrícula
Req 4: Solicitar el retiro de una o más asignaturas
Req 5: Aprobar o rechazar solicitudes de retiro de asignaturas
85
Req. 6: Comprobar si un determinado estudiante cumple con los requisitos
para su graduación
Req. 7: Revisar el anteproyecto
Req. 8: Ver la nota de la defensa del trabajo de titulación
Req. 9: Ver la fecha y hora de investidura
Req. 10: Realizar la solicitud de homologación de las materias.
Req. 11: Ver proceso de la solicitud de homologación.
Req. 12: Ver homologación de las materias
Req. 13: Ingresar los datos de la empresa o institución para las prácticas
preprofesionales.
Req. 14: Ingresar la nota de las prácticas pre-profesionales del estudiante.
Req. 15: Reportes
MATRÍCULAS
11.2. Requerimiento Funcional 1
11.2.1. Introducción
El estudiante realizará la solicitud de matrícula desde internet, podrá elegir
solamente las materias en donde cumpla los requisitos y no haya cruces de
horario
11.2.2. Entradas
11.2.2.1. Fuentes:
● Nombre de usuario y contraseña del estudiante
● Materias a cursar
11.2.3. Proceso
El estudiante ingresa al sistema académico e inicia sesión con su usuario y
contraseña.
86
Selecciona las materias en las que desea matricularse, el sistema verifica
que no haya cruce de horario y que se cumplan los requisitos y
correquisitos.
11.2.4. Salidas
Mensaje: Solicitud realizada correctamente
Mensaje: Para matricularse en la matrícula “X” debe matricularse en “Y”
materia.
Mensaje: No pueden existir cruces de horario
RETIRO DE MATRÍCULA
11.3. Requerimiento Funcional 2
11.3.1. Introducción
El coordinador académico aprobará o rechazará las solicitudes de matrícula
previa verificación de que no existen cruces de matrícula o materias sin
prerrequisitos o correquisitos.
11.3.2. Entradas
11.3.2.1. Fuentes:
● Código del Estudiante
11.3.3. Proceso
Verificar que el sistema no reporte cruces de horario
Verificar que se cumplan todos los requisitos
Aprueba o rechaza la solicitud de matrícula
11.3.4. Salidas
Mensaje: Matrícula Aprobada, se ha notificado al estudiante
Mensaje: Matrícula Rechazada, se ha notificado al estudiante
87
11.4. Requerimiento Funcional 3
11.4.1. Introducción
La secretaria académica verificará que el coordinador académico haya
aprobado la matrícula y acto seguido legalizará la matrícula si cumple los
requisitos (pago si es que no tiene gratuidad)
11.4.2. Entradas
11.4.2.1. Fuentes:
● Código del Estudiante
11.4.3. Proceso
Ingresa al sistema e ingresa el código del estudiante.
Si el coordinador aprobó la matrícula la secretaría podrá visualizarla.
Si el estudiante tiene gratuidad legaliza la matrícula
Si el estudiante no tiene gratuidad, verificará en el sistema si se realizó el
pago; de ser así, legaliza la matrícula.
11.4.4. Salidas
Mensaje: Matrícula Legalizada
Mensaje: El estudiante ha realizado el pago de la matrícula
Mensaje: El estudiante no ha realizado el pago de la matrícula
11.5. Requerimiento Funcional 4
11.5.1. Introducción
El estudiante podrá solicitar el retiro de matrícula dentro de los treinta días
posteriores a la terminación de las matrículas y solamente en aquellas
materias que no esté cursando con segunda o ter matrícula esté cursando con
primera matrícula
88
11.5.2. Entradas
Fuentes:
● Nombre de usuario y contraseña del estudiante
● Materias de las que desea retirarse
11.5.3. Proceso
Selecciona todas las asignaturas de las que retirarse. El sistema mostrará
sólo las materias de las que se puede retirar. Para ello, verificará que
anteriormente no se haya retirado de esa materia, y que tampoco esté
matriculado en dicha materia con segunda matrícula.
Antes de enviar la solicitud debe confirmarla ingresando nuevamente la
contraseña.
11.5.4. Salidas
Mensaje: Solicitud enviada correctamente.
Mensaje: El plazo de retiro ha culminado
Mensaje: No tiene materias en las que cumpla los requisitos para poder
retirarse.
11.6. Requerimiento Funcional 5
11.6.1. Introducción
El coordinador académico verificará las solicitudes de retiro y aprobará o
rechazará las mismas
11.6.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
89
11.6.3. Proceso
Revisa que el estudiante cumpla todos los requisitos para poder retirarse de la
materia.
Si aprueba el retiro, el sistema notifica al estudiante; el coordinador debe
notificar al profesor de la asignatura.
Si rechaza el retiro, debe explicar los motivos y el sistema notificará al
estudiante.
11.6.4. Salidas
Mensaje: Solicitud Aprobada con éxito
Mensaje: Solicitud rechazada
GRADUACIÓN
11.7. Requerimiento Funcional 6
11.7.1. Introducción
El sistema verificará que el estudiante haya cumplido con todos los
requerimientos planteados para su graduación.
11.7.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
11.7.3. Proceso
Para ver los requerimientos que le falta al estudiante se debe ingresar el código
del estudiante y automáticamente el sistema nos dirá si todos los
requerimientos han sido cumplidos o no.
11.7.4. Salidas
Mensaje de Solicitud rechazada
90
Mensaje de Solicitud exitosa
11.8. Requerimiento Funcional 7
11.8.1. Introducción
El tribunal revisará a través del sistema el anteproyecto y procede asignar la
nota correspondiente.
11.8.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
11.8.3. Proceso
El tribunal ingresa el código del estudiante y procede a la revisión del
anteproyecto después de revisar minuciosamente le asigna la nota
correspondiente la cual será publicada en el sistema.
11.8.4. Salida
La calificación del anteproyecto.
Mensajes: Aprobado
Reprobado
11.9. Requerimiento Funcional 8
11.9.1. Introducción
El sistema permitirá al estudiante revisar la calificación del trabajo de
titulación.
11.9.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante y contraseña
91
11.9.3. Proceso
El estudiante deberá ingresar al sistema académico con su código y contraseña.
Una vez que haya ingresado al sistema académico podrá ver la nota que se le
asignado y automáticamente el sistema mostrará si el estudiante aprobado o si
ha reprobado.
11.9.4. Salidas:
Nota del trabajo de titulación.
11.10. Requerimiento Funcional 9
11.10.1. Introducción
El sistema permitirá al estudiante revisar la fecha y hora de la investidura.
11.10.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante y contraseña.
11.10.3. Proceso
El estudiante ingresa al sistema académico con su código y contraseña para
poder ver exactamente la fecha y hora que se ha definido para la investidura.
11.10.4. Salidas:
Fecha y hora de la investidura.
HOMOLOGACIÓN
11.11. Requerimiento Funcional 10
11.11.1. Introducción
El sistema permitirá realizar una solicitud para la homologación de materias
92
11.11.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
● Nombre de la carrera anterior
● Nombre de la carrera que desea pasarse
11.11.3. Proceso
El sistema primeramente verifica con qué número de matrícula ha reprobado si
es tercera matrícula sólo tiene derecho a un cambio de carrera. Seguidamente
compara el sílabo de la carrera anterior con la carrera que desea pasarse y
verifica que exista un 80% de similitud entre los sílabos para que se pueda
aprobar la homologación.
11.11.4. Salida
Mensajes: Homologación exitosa
No existe similitud del 80% entre los sílabos
11.12. Requerimiento Funcional 11
11.12.1. Introducción
El sistema nos permitirá ver el estado del proceso de la solicitud de
homologación.
11.12.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante y contraseña
93
11.12.3. Proceso
El estudiante ingresa su código y contraseña en el sistema académico para
poder realizar el seguimiento del proceso de la solicitud de homologación y ver
en qué estado se encuentra dicho proceso.
11.12.4. Salidas:
Mensajes: En proceso
Homologación rechazada
Homologación exitosa
11.13. REQUERIMIENTO FUNCIONAL 12
11.13.1. Introducción
El sistema podrá mostrar la homologación de las asignaturas del estudiante
11.13.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
11.13.3. Proceso
Para ver la homologación de las materias del estudiante tiene que ingresar el
código y el sistema automáticamente no mostrará una lista de las materias que
han sido consideradas junto con su nota correspondiente.
11.13.4. Salidas
Listado de las materias homologadas
Mensaje: Código no existe
PRE - PROFESIONALES
11.14. Requerimiento Funcional 13
11.14.1. Introducción
El sistema nos permitirá ingresar los datos de la empresa o institución donde
se realizará las práctica pre-profesionales.
94
11.14.2. Entradas
Fuentes:
● Nombre de la empresa o institución.
● Nombre del director o gerente.
● RUC.
● Dirección.
● Teléfono.
11.14.3. Proceso
Se ingresa al sistema toda la información de las empresas en las cuales se
podrán realizar las prácticas pre-profesionales y el sistema se almacena,
disponiendo de esta información cuando sea preciso.
11.14.4. Salidas
Empresa creada satisfactoriamente
Mensaje: La empresa ya existe
11.15. Requerimiento Funcional 14
11.15.1. Introducción
El sistema permitirá al docente ingresar la calificación del estudiante.
11.15.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
● Nota del estudiante
11.15.3. Proceso
Se ingresa al sistema la calificación de un estudiante dado el cual haya
realizado las prácticas pre-profesionales en alguna empresa establecida.
95
11.15.4. Salida
Calificación del estudiante
Mensajes: Aprobado
Reprobado
El código no existe
11.16. Requerimiento Funcional 15
11.16.1. Introducción
El sistema nos permitirá consultar los datos de la empresa donde realiza las
prácticas el estudiante.
11.16.2. Entradas
Fuentes:
● Nombre de la empresa
● Código del estudiante
11.16.3. Proceso
Se ingresa al sistema el código de un estudiante dado y el sistema
verifica si ese estudiante está cursando las prácticas pre-profesionales de ser
así muestra en pantalla los datos de la empresa a la cual acude el estudiante a
realizar sus prácticas caso contrario muestra un mensaje de error.
11.16.4. Salidas:
Datos de la empresa
Mensajes: Código no existe
El nombre de la empresa no existe
11.17. Requerimiento Funcional 15
11.17.1. Introducción
96
El sistema no permitirá consultar la nota del estudiante, consultar los datos de
las empresas donde los estudiantes realizan las prácticas, consultar el estado de
la solicitud de las prácticas pre-profesionales.
11.17.2. Entradas
Fuentes:
● Código del estudiante
● Nombre de la empresa
● RUC
11.17.3. Proceso
Ingresamos el código del estudiante al sistema el cual compara con los códigos
que tiene almacenado y devuelve la calificación correspondiente a dicho
estudiante en caso de poseerla.
Para consultar los datos de las empresas donde los estudiantes realizan las
prácticas pre-profesionales debemos ingresar al sistema el nombre de la
empresa y su respectivo ruc, el sistema nos devolverá la información
correspondiente a dicha empresa.
Para consultar el estado de las prácticas pre-profesionales lo haremos
ingresando el código del estudiante del cual veremos el estado de solicitud de
las prácticas pre-profesionales. el sistema devuelve la información
correspondiente al estado de las prácticas de dicho estudiante
11.17.4. Salidas:
Calificación del estudiante
Mensajes: Código Incorrecto
Datos de la empresa
Mensajes: El nombre de la empresa no existe
Mensajes: Solicitud aprobada
97
Solicitud en proceso
Solicitud rechazada
PROCESO DE ADQUISICIONES
11.18. Requerimiento Funcional 1
11.18.1. Introducción
El sistema podrá facilitar una plantilla del diseño de la elaboración del POA.
11.18.2. Entradas
● Cédula de la directora para autentificación.
11.18.3. Procesos
● Se confirma el ingreso de cédula.
● Se procede a cargar la plantilla de POA la cual es completada con la información
que se le agregue.
● Se completa la elaboración de POA guardando la modificación.
11.18.4. Salidas
● Plantilla de elaboración del POA
● Reportes
11.19. Requerimiento Funcional 2
11.19.1. Introducción
EL sistema podrá enviar los POA elaborados y aprobarlos por los encargados para así
tener una mayor seguridad en el envío y tener una constancia de los mismos.
11.19.2. Entradas
● Subir archivo guardado.
98
● Dirección de envío.
11.19.3. Procesos
● Terminada la elaboración del POA se procede a guardar.
● Se coloca dirección de envío.
● Confirmación de dirección y enviar.
● Cédula de los encargados de las respectivas instituciones logueo.
● Recibido el POA leer.
● Reportar aprobación o rechazo con mensaje a dirección de donde se recibió el
mensaje.
11.19.4. Salidas
● El POA elaborado y el POA optimizado
● Reporte de confirmación
PROCESO DE VIÁTICOS
11.20. Requerimiento Funcional 3
11.20.1. Introducción
El sistema debe poder facilitar la creación de solicitudes y enviada al vicerrectorado
para su comprobación.
11.20.2. Entradas
● Cédula del solicitante
11.20.3. Procesos
● Se ingresar cédula del solicitante al sistema, el cual comprueba si la cédula del
solicitante consta en el listado del personal docente y/o administrativo.
99
11.20.4. Salidas
● Solicitud enviada a vicerrector
● Cédula no existe
11.21. Requerimiento Funcional 4
11.21.1. Introducción
EL sistema debe poder dar la facilidad para que el encargada de revisar pueda dar
aprobación de la solicitud
11.21.2. Entradas
● Código o clave del encargado de revisar
11.21.3. Procesos
El sistema mostrará la solicitud de viáticos presentada por el solicitante. El encargado
de aprobar o rechazar la solicitud realizará los procesos necesarios con los datos
proporcionados por el sistema y procederá a aprobar o rechazar la solicitud.
11.21.4. Salidas
● Recepción de solicitudes en pantalla
● Datos del solicitante
11.22. REQUERIMIENTO FUNCIONAL 5
11.22.1. Introducción
El programa debe permitir presentar los comprobantes de pago del solicitante como
imágenes para la revisión junto con la solicitud
11.22.2. Entradas
● Subir archivo con imágenes de los comprobantes de pago
100
11.22.3. Procesos
El sistema permitirá subir los comprobantes de pago los cuales se adjuntan a la
solicitud de los viáticos.
11.22.4. Salidas
● Archivo subido con éxito
12. Requisitos de Comportamiento
12.1. Número de Terminales a Manejar: Una aplicación por oficina.
12.2. Número de Usuarios Simultáneos: Pueden hacer uso del sistema
cualquier persona que tenga acceso al internet.
13. Limitaciones de Diseño
13.1. Obediencia a los Estándares
13.1.1. Formato de los Informes
● Tipo de letra: arial
● Tamaño de letra: 12
● Interlineado: sencillo
● Márgenes 2,5 por cada lado
● Color de la letra: negra
● Sello de la Espoch en la parte superior del informe.
13.1.2. PROCEDIMIENTOS EXPLICATIVOS
Tendrá una serie de instrucciones que serán fáciles de seguir contenidas en el
manual para el manejo del sistema Académico.
101
14. Atributos
14.1. Disponibilidad: Aplicación para la protección de los datos, en caso de
algún inconveniente como el fallo de la energía eléctrica.
14.2. Seguridad: Por la integridad del sistema, se realizarán permisos,
auditorías, con la intención de crear un ambiente de seguridad, y
seguimiento en caso de acceso.
14.3. Mantenibilidad: Se realizará un sostenimiento frecuentemente para el
bienestar del sistema.
14.4. Portabilidad y Conversión: El sistema será portable, pero se verá
complicado migrar.
15. Requisitos de Interfaces Externas
15.1. Interfaces de Hardware
● Computadora
● Impresora
15.2. Interfaces de Software
● Conexión con la base de datos de postgres
15.3. Interfaces de Comunicación
● Protocolo TCP/IP
16. Casos de Uso
16.1. Matrículas
102
En el sistema académico en cuanto a matrículas existen 4 actores que
cumplen un papel específico dentro del sistema los cuales son:
● El estudiante puede: Ingresar al oasis para realizar la pre matrícula;
realizar pago de la matrícula; consultar pagos en el sistema de info- pagos,
modificar matrícula.
● El coordinador puede: modificar matrícula, verificar cruce de horarios,
aprobar matricula.
● El secretario legaliza la matrícula aprobada por el coordinador.
● La financiera puede: facturar la legalización de la matrícula.
Figura 25. Caso de Uso - Matrícula.
Fuente: Autor
16.2. Matrícula Estudiantes Nuevos
En el sistema académico en cuanto a matrícula de un estudiante nuevo,
existen 3 actores que cumplen un papel específico dentro del sistema los
cuales son:
● El estudiante puede: ingresar al oasis y realizar la pre matrícula; modificar
la pre matrícula.
103
● El coordinador puede: modificar matrícula, verificar el cruce de horario de
la realización de la pre matrícula del estudiante, aprobar la matrícula.
● El secretario puede: legalizar la matrícula aprobada por el coordinador.
Figura 26. Caso de Uso – Matrícula de un Estudiante nuevo.
Fuente: Autor
16.3. Retiro de Matrículas
Existen dos actores que cumplen cada uno un papel específico en el sistema
● Estudiante: Puede realizar la solicitud de retiro de la matrícula
● Director: Se encarga de aprobar o rechazar la solicitud
104
Figura 27. Caso de Uso – Retiro de Matrículas.
Fuente: Autor
16.4. Proceso de Graduación
En el sistema académico en cuanto al proceso de graduación existen 2
etapas, en la primera etapa existen 4 actores que cumplen un papel
específico dentro del sistema los cuales son:
● El estudiante puede: presentar anteproyecto y estar al tanto de los procesos
que se llevan a cabo en relación a su proyecto.
● El Vicedecano puede: ver el anteproyecto presentado por el estudiante,
asignar tribunal para la revisión.
● El Tribunal puede: recibir la recepción de la defensa, resolución matricula
y trabajo.
● El Secretario pude: ver la resolución de la matrícula y trabajo.
105
Figura 28. Caso de Uso – Proceso de Graduación. Fuente: Autor
En la segunda etapa existen 3 actores que cumplen un papel específico
dentro del sistema los cuales son:
● El estudiante puede: Enviar trabajo de titulación y consultar tanto su
calificación como la fecha y hora de la defensa del proyecto.
● El Vicedecano puede: ver el trabajo enviado de titulación de parte del
estudiante, definir la fecha y hora para la defensa.
● El Tribunal puede: definir la fecha y hora para la defensa, calificar el
trabajo de titulación.
Figura 29. Caso de Uso – Proceso de Graduación.
Fuente: Autor
106
16.5. Homologación
En el sistema académico en cuanto a Homologación existen o intervienen
3 actores que cumplen un papel específico dentro del sistema los cuales
son:
● El Estudiante puede: solicitar homologación, notificar solicitud.
● La secretaria académica puede: Solicitar homologación, verificar número
de matrícula.
● La facultad puede: comparar sílabos y carreras.
Figura 30. Caso de Uso – Homologación.
Fuente: Autor
16.6. Prácticas Pre-Profesionales
Existen o intervienen 4 actores que cumplen un papel específico dentro del
sistema los cuales son:
● El estudiante puede: Elaborar solicitud, recibir aviso de aprobación, recibir
calificación, presentar informe de prácticas calificadas por el docente.
● El director puede: elaborar solicitud, recibir aviso de aprobación, enviar
oficio a la institución una vez que haya sido aprobada la solicitud de parte
de la institución.
● La institución puede: Enviar aviso de aprobación, recibir oficios, aprobar
oficio.
● El docente puede: calificar el informe de prácticas del estudiante.
107
16.7. Autenticación
El usuario puede introducir sus datos para ingresar al sistema los mismos
que serán autentificados con la ayuda de una base de datos y si es que la
autentificación es correcta el sistema le dará la bienvenida a la pantalla
principal
Figura 31. Caso de Uso – Autentificación.
Fuente: Autor
16.8. Adquisiciones
En el proceso de adquisiciones existen o intervienen 2 actores que cumplen
un papel específico dentro del sistema los cuales son:
● La Dirección de la extensión puede: Elaborar el POA para que lo analicen
en la matriz; Recibir el POA.
● La Matriz puede: Analizar el POA tomando en cuenta la priorización del
presupuesto, verificar el monto(según el monto pueden llamar al
proveedor o consultar de nuevo en compras públicas).
108
Figura 32. Caso de Uso – Adquisiciones.
Fuente: Autor
16.9. Viáticos
En el proceso de viáticos existen cuatro actores que desempeñan un papel
diferente cada uno de ellos
● Personal: Que solicita los viáticos y justifica los gastos
● Vicerrector Académico: Tramita los pagos, analiza las solicitudes y
solicita vehículo.
● Chofer: Informa de la disponibilidad del vehículo
● Financiero: Realiza el pago
109
Figura 33. Caso de Uso – Viáticos.
Fuente: Autor
17. Diagramas de Colaboración
17.1. Matrículas
Figura 34. Diagrama de Secuencia – Matrículas.
Fuente: Autor
110
17.2. Retiro de Matrículas
Figura 35. Diagrama de Secuencia – Retiro de Matrículas.
Fuente: Autor
17.3. Proceso de Graduación
Figura 36. Diagrama de Secuencia – Graduación.
Fuente: Autor
111
Figura 37. Diagrama de Secuencia – Graduación.
Fuente: Autor
17.4. Homologación
Figura 38. Diagrama de Secuencia – Matrículas.
Fuente: Autor
17.5. Prácticas Pre-Profesionales
Figura 39. Diagrama de Secuencia – Prácticas Pre-Profesionales.
Fuente: Autor
112
1.1.Autenticación
Figura 40. Diagrama de Secuencia – Autentificación.
Fuente: Autor
1.2.Adquisiciones
Figura 41. Diagrama de Secuencia – Adquisiciones.
Fuente: Autor
1.3.Viáticos
Figura 42. Diagrama de Secuencia – Viáticos. Fuente: Autor
113
18. Diagrama de Clases
Figura 43. Diagrama de Clases.
Fuente: Autor
114
19. Esquema de Base de Datos
Figura 44. Esquema de Base de Datos.
Fuente: Autor
115
20. Diagrama de Componentes
Figura 44. Diagrama de Componentes.
Fuente: Autor
21. Arquitectura del Sistema
La arquitectura más óptima para este sistema encontrada es la arquitectura SOA
(Arquitectura Orientada a Servicios), ya que Usando BPM, SOA se concentra en
servicios de procesos para desarrollar flujos de negocio complejos. BPM agrega
poder adicional para la composición de servicios y permite modificar un flujo de
comunicación de manera dinámica. BPM da la posibilidad de controlar procesos
y unidades de ejecución a largo plazo, ideal para el contexto de aplicaciones bajo
transacciones. Esta arquitectura SOA va de la mano con BPM, de hecho en esta
arquitectura es muy necesario usar BPM porque cada proceso es modelado como
un proceso que engloba procesos individuales más pequeños , estos procesos son
típicamente implementados como servicios y BPM consume estos servicios.
116
Figura 45. Arquitectura del Sistema.
Fuente: (SOLARES, BACA, & ACOSTA, 2014)
3.5.1. Implementación
En esta etapa se pone en práctica el proceso, verificando el uso adecuado de los
usuarios.
1. Prototipo del Sistema a Implementar
1.1. MATRÍCULAS
1.1.1. Requerimiento Funcional 1
Figura 46. Interfaz - Acceso al Sistema.
Fuente: Autor
117
Figura 47. Interfaz - Matrícula.
Fuente: Autor
Figura 48. Interfaz - Salidas.
Fuente: Autor
118
1.1.2. Requerimiento Funcional 2
Figura 49. Interfaz – Aprobar o rechazar solicitudes de matrícula.
Fuente: Autor
1.1.3. Requerimiento Funcional 3
Figura 50. Interfaz – Legalizar la matrícula.
Fuente: Autor
119
Figura 51. Interfaz – Legalizar la matrícula. Fuente: Autor
1.2. RETIRO DE MATRÍCULAS
1.2.1. Requerimiento funcional 1
Figura 52. Interfaz – Solicitud de retiro de Matrícula.
Fuente: Autor
120
1.2.2. Requerimiento funcional 2
Figura 53. Interfaz – Salidas.
Fuente: Autor
1.2.3. Requerimiento funcional 3
Figura 54. Interfaz – Aprobar o Rechazar Retiro de Matrícula.
Fuente: Autor
121
1.2.4. Requerimiento funcional 4
Figura 55. Interfaz – Retiro de Matrícula.
Fuente: Autor
1.3. GRADUACIÓN
1.3.1. Requerimiento funcional 1
Figura 56. Interfaz – Graduación.
Fuente: Autor
122
1.3.2. Requerimiento funcional 2
Figura 57. Interfaz – Ingresar Código de Estudiante.
Fuente: Autor
1.3.3. Requerimiento funcional 3
Figura 58. Interfaz – Proceso de Graduación.
Fuente: Autor
123
1.3.4. Requerimiento funcional 4
Figura 59. Interfaz – Proceso de Graduación.
Fuente: Autor
1.4. HOMOLOGACIÓN
1.4.1. Requerimiento funcional 1
Figura 60. Interfaz – Homologación.
Fuente: Autor
124
1.4.2. Requerimiento funcional 2
Figura 61. Interfaz – Iniciar Sesión.
Fuente: Autor
Figura 62. Interfaz – Estado de Homologación.
Fuente: Autor
125
1.4.3. Requerimiento funcional 3
Figura 63. Interfaz – Ingresar ID.
Fuente: Autor
Figura 64. Interfaz – Homologación Estado.
Fuente: Autor
126
1.5. PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES
1.5.1. Requerimiento funcional 1
Figura 65. Interfaz – Prácticas Pre - Profesionales.
Fuente: Autor
Figura 66. Interfaz – Datos de la Empresa.
Fuente: Autor
127
1.5.2. Requerimiento funcional 2
Figura 67. Interfaz – Legalizar la matrícula.
Fuente: Autor
1.5.3. Requerimiento funcional 3
Figura 68. Interfaz – Subir Archivo.
Fuente: Autor
128
1.5.4. Requerimiento funcional 4
Figura 69. Interfaz – Calificación.
Fuente: Autor
Figura 70. Interfaz – Prácticas Pre Profesionales Datos.
Fuente: Autor
129
1.6. ADQUISICIONES
Figura 71. Interfaz – Adquisiciones.
Fuente: Autor
Figura 72. Interfaz – Página principal de las Adquisiciones.
Fuente: Autor
130
1.7. VIÁTICOS
Figura 73. Interfaz – Viáticos.
Fuente: Autor
Figura 74. Interfaz – Solicitud enviada de viáticos.
Fuente: Autor
131
Figura 75. Interfaz – Página Principal de Viáticos.
Fuente: Autor
3.5.4. Optimización y monitoreo
En esta última etapa, se evalúa si el proceso está cumpliendo con las expectativas
de optimización y se entra en un proceso de mejora continua, haciendo así los
ajustes pertinentes para lograr un resultado óptimo de acuerdo a los
requerimientos del proceso de negocio.
3.6. Conclusiones Parciales del capitulo
La utilización de un ciclo de vida específico para el desarrollo de software,
basándose en las condiciones del tipo de problemas que se va a tratar,
constituye uno de los pasos muy importantes en el modelamiento del mismo.
El ciclo de vida contempla la noción de fases generales que constituyen un
marco de situación, estableciendo fases de solución.
La propuesta de metodología en este capítulo está basada en responder a las
tres grandes interrogativas que un sistema informático debe seguir: Qué se va
a desarrollar?, Cómo se va a modelar y a programar?, Por qué se va a
132
Automatizar los procesos?, estructuralmente en cuatro fases importantes que
cubre todo el ciclo completo en la administración de los procesos de negocio,
en el área académica y financiera de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Al momento de diseñar el sistema informático, se puede corroborar que en el
área académica y financiera existen subprocesos innecesarios que en la
actualidad se vienen ejecutando, demorando así la culminación de los mismos.
Todos los procesos a automatizar mejoraran los tiempos de respuesta,
logrando garantizar una Eficiente y Eficaz ejecución de los mismos.
La utilización de herramientas BPM permiten controlar y validar los procesos
antes de ser automatizados.
La aplicación de una metodología ágil en la ingeniería de software del sistema
informático, permite corregir los constantes riesgos que aparecen en cada una
de las fases.
133
CONCLUSIONES GENERALES
La Aplicabilidad de la Tecnología BPM gestión de proceso de negocio, en las
empresas dedicadas al negocio ha tenido un auge muy considerable, ya que por
medio de estas tecnología han incrementado sus utilidades elevadas por encima
del 25%.
La importancia de esta investigación radica en que se pudo comprobar que no
necesariamente se debe aplicar BPM Gestión de Procesos de Negocio a empresas
dedicadas al comercio, sino que se puede aplicar a todo tipo de empresas que
tienen por objetivo Servicios al cliente, en nuestro caso la Escuela Superior
Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago ofrece un servicio de
Educación Superior a sus estudiantes.
El 100% de los encuestados están de acuerdo en que todos los procesos
académicos y financieros de la Extensión deben ser automatizados, con la
finalidad de tener mejores resultados al momento de su ejecución.
Al momento de diseñar el sistema informático, se puede corroborar que en el área
académica y financiera existen subprocesos innecesarios que en la actualidad se
vienen ejecutando, demorando así la culminación de los mismos
El modelado de los procesos de negocio BPM está adquiriendo gran importancia
en la ingeniería del software, priorizando el análisis y modelado de todos los
procesos de una cada organización, con la finalidad de conseguir un perfecto
conocimiento de las distintas actividades y flujos de trabajo que se siguen para
así, más tarde, poder diseñar y construir aplicaciones que sigan escrupulosamente
los deseos y necesidades del cliente, sin dejar a un lado la aplicación de un
conjunto de métricas de Calidad de Software.
El presente trabajo, puede afirmar que dentro de los múltiples enfoques existentes
para la Gestión Administrativa en el ámbito de las organizaciones, la Gestión
134
basada en los procesos se presenta como una adecuada herramienta, que puede
considerarse como fundamental para orientar a una organización hacia el logro de
sus objetivos.
Mediante las estadísticas de nuestra investigación se pude corroborar que de todos
los beneficios que nos ofrece la aplicación de las BPM en los procesos académicos
y financieros el que más predomina es el beneficio intangible es decir la
Satisfacción estudiantil en cuanto a la ejecución de sus procesos.
Para finalizar el presente trabajo, puede afirmarse que dentro de los múltiples
enfoques existentes para su aplicación a la Administración en el ámbito de las
organizaciones, la gestión basada en los procesos se presenta como una adecuada
herramienta, que puede considerarse como fundamental para orientar a una
organización hacia el logro de sus objetivos.
135
RECOMENDACIONES
Aplicar las herramientas tecnológicas en cuanto a BPM Gestión de Procesos de
Negocio, como por ejemplo Bonita BPM a todos los procesos existentes en la
Institución.
Una vez comprobados los beneficios al momento de utilizar BPM y estando
apegados a las leyes vigentes en cuanto a la Educación Superior, institucionalizar
la automatización de todos los procesos referentes a la atención estudiantil.
Todo el presupuesto que se comprometa en la implementación de las BPM en la
institución mirarla como una Inversión más no como un Gasto.
Al momento de diseñar un Sistema Informático utilizar metodologías Agiles en
cuanto al desarrollo del Software, ya que por medio de estas nos permiten corregir
fácilmente los errores y los riesgos que aparecen en toda la vida del software.
136
BIBLIOGRAFÍA
Angel, M. M. (Junio de 2010). La gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente.
La gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente. Mendoza, La Puntilla.
ESPOCH. (2007). ESPOCH. Recuperado el 10 de mayo de 2015, de Escuela Superior
Politécnica de Chimborazo: http://espoch.edu.ec/
ESPOCH, E. P. (2013). Riobamba.
ESPOCH, P. M. (16 de Octubre de 2006). Proyecto de Creación ESPOCH Extensión
Morona Santiago. Proyecto de Creación ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Macas, Morona Santiago, Amazónica.
GARIMELLA, K., LEES, M., & WILLIAMS, B. (2008). Introducción a BPM para
Dummies. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.
GIRON, A., & QUISHPE, P. (2008). Estudio Comparativo de Tecnologías BPM -
Gestión de Procesos, caso práctico Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.
Estudio Comparativo de Tecnologías BPM - Gestión de Procesos, caso práctico
Escuela Superior Politécnica de Chimborazo. Riobamba, Chimborazo, Sierra.
Roure, J., Monino, M., & Rodriguez Badal, M. (1997). Gestión Procesos. Barcelona:
IESE.
SOLARES, P., BACA, G., & ACOSTA, E. (2014). Administración Informática I,
Análisis y Evaluación de Tecnologías de la Informción. Mexico: Grupo Patria
Cultural, S.A. DE C.V.
Bouso, A. (2010). Análisis de la gestión estratégica como herramienta para el
mejoramiento contínuo en la educación superior. Balance y prospectiva de la
Educación Superior en el Marco de los Bicentenarios de América del Sur. Mar
del Plata.
ANEXOS
ANEXO 1.- ENCUESTA REALIZADA
ENCUESTA PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y ESTUDIANTES DE
LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO EXTENSIÓN
MORONA SANTIAGO
Para responder a la siguiente encuesta es necesario aclarar que se entiende como procesos académicos a:
Matrícula de estudiantes Regulares.
Matrícula de estudiantes Nuevos.
Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante
Graduación de un estudiante
Homologación de Asignaturas
Aprobación de prácticas pre-profesionales
1. ¿Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los procesos
académicos en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
Mucha Poca Ninguna
2. ¿Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se ejecutan
eficientemente?
SI NO
3. ¿Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se ejecutan
eficazmente?
SI NO
4. ¿Considera importante automatizar los procesos académicos de la ESPOCH Extensión
Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta hacia el estudiante?
SI NO
5. ¿Conoce Ud. si se ha perdido documentos de los estudiantes que solicitan los procesos
académicos?
SI NO
6. Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los procesos
financieros en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
SI NO
7. ¿Considera importante automatizar los procesos financieros de la ESPOCH Extensión
Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta en el estudiante?
SI NO
8. ¿Conoce Ud. si existe un plan de mejoras que garanticen la seguridad y eficiente ejecución
de los procesos financieros en nuestra institución.
SI NO
9. ¿Cree Ud. Que el trato del personal Administrativo de la Institución es Eficiente con respecto
a la ejecución de los procesos académico y financieros?
SI NO.
ANEXO 2.- ANÁLISIS DE RIESGOS
1. INTRODUCCIÓN
El realizar el análisis y gestión de riesgos nos ayuda a tomar mejores decisiones
creando planes de contingencia para que al momento de desarrollar el proyecto se
los pueda tomar y así no sufra mayor consecuencia el proyecto y no pueda
paralizarse.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
ID RIESGOS CATEGORÍA
R1 El servidor web de la ESPOCH matriz puede no estar disponible
para el acceso a la información R. Técnico
R2 El ancho de banda de la ESPOCH Ext. Morona Santiago se puede
saturar por exceso de tráfico en la red. R. Técnico
R3 El servidor de base de datos recibe más peticiones de las que puede
procesar. R. Técnico
R4 Diseño inadecuado de la base de datos. R. Técnico
R5 El middleware encargado de consumir los recursos web cambia
drásticamente su estructura. R. Técnico
R6 No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto. R. Negocios
R7 La secretaria académica y financiera se niega a realizar los
procesos utilizando BPM. R. Negocios
R8 Los departamentos financiero y académico no están
suficientemente disponibles para proporcionar información precisa
de los requerimientos.
R. del Proyecto
R9 El software tiene una mayor concurrencia de la prevista en el
desarrollo del sistema. R. Técnico
R10 Los requerimientos definidos por los departamentos financiero y
académico son confusos. R. del Proyecto
R11 El software no puede adaptarse a tecnologías futuras. R. Técnico
R12 La tecnología utilizada para el desarrollo del software no es la
adecuada y no permite cumplir con los requerimientos no
funcionales del software
R. Técnico
R13 El personal docente y administrativo no utilizan el sistema de la
manera adecuada. R. Técnico
R14 La tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas
en la viabilidad del proyecto. R. Técnico
R15 La fecha de entrega del proyecto es modificada y no se realiza el
ajuste en la planificación R. Proyecto
R16 No existe el Hardware adecuado para implementar el proyecto R. Técnico
R17 El equipo de desarrollo no cuenta con la experiencia y
conocimientos necesarios para elaborar el proyecto R. Técnico
R18 La implementación de las BPM en la institución podría no
optimizar los procesos financieros y académicos. R. Negocios
R19 Mayor número de usuarios del software de lo planificado
inicialmente. R. Técnico
R20 El personal docente y administrativo no tienen los conocimientos
técnicos para utilizar el software R. Negocios
Fuente: Autor
1. ANÁLISIS DEL RIESGO
1.1. DETERMINACIÓN DE LA EXPOSICIÓN DEL RIESGO
ID
PROBABILIDAD IMPACTO EXPOSICIÓN
PORCENT
AJE
DESCRIPCI
ÓN
VALO
R
IMPACTO VALO
R
EXPOSICIÓ
N
VALOR
R1 20% BAJA 1 CRÍTICO 4 MEDIA 4
R2 60% MEDIA 2 BAJO 1 BAJA 2
R3 50% MEDIA 2 BAJO 1 BAJA 2
R4 65% MEDIA 2 CRÍTICO 4 ALTA 8
R5 20% BAJA 1 ALTA 3 MEDIA 3
R6 60% MEDIA 2 CRÍTICO 4 ALTA 8
R7 40% MEDIA 2 ALTA 3 ALTA 6
R8 20% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R9 30% BAJA 1 ALTA 3 MEDIA 3
R10 40% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R11 80% ALTA 3 ALTA 3 ALTA 9
R12 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R13 35% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R14 80% ALTA 3 MODERADO 2 ALTA 6
R15 50% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R16 30% BAJA 1 BAJO 1 BAJA 1
R17 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R18 30% BAJA 1 CRÍTICO 4 MEDIA 4
R19 30% BAJA 1 ALTO 3 MEDIA 3
R20 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
Fuente: Autor
1.1.1. DETERMINACIÓN DE LA PRIORIDAD DEL RIESGO
ID
EXPOSICIÓN
PRIORIDAD
EXPOSICIÓN VALOR
R11 ALTA 9 1
R4 ALTA 8 2
R6 ALTA 8 3
R7 ALTA 6 4
R14 ALTA 6 4
R1 MEDIA 4 5
R10 MEDIA 4 5
R13 MEDIA 4 5
R15 MEDIA 4 5
R18 MEDIA 4 5
R5 MEDIA 3 6
R9 MEDIA 3 6
R19 MEDIA 3 6
R2 BAJA 2 7
R3 BAJA 2 7
R8 BAJA 2 7
R12 BAJA 2 7
R17 BAJA 2 7
R20 BAJA 2 7
R16 BAJA 1 8
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R11 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 80%
(ALTA)
IMPACTO: 3
(ALTA)
EXPOSICIÓN: 9
(ALTA)
PRIORIDAD: 1
DESCRIPCIÓN: El software no puede adaptarse a tecnologías futuras
REFINAMIENTO: Dado que los componente del sistema son reutilizables deben ajustarse a los requerimientos de nuestro software entonces
existe la preocupación de que estos componentes reutilizables no se adapten a tecnologías futuras porque cumplen un
diseño estándar para ser escalable llevando como resultado que el software no preste servicios a la institución
CAUSAS: ● No se maneja un estándar de diseño del sistema el cual en un futuro pueda evolucionar y ser escalable
● La utilización de tecnología para el desarrollo de software es desactualizada
● Diseño de software no se podría adaptar y escalar
CONSECUENCIAS: ● El sistema no puede ser reutilizado
● El sistema deja de proporcionar los servicios en la institución
REDUCCIÓN: ● Utilización de tecnología que pueda brindar un desarrollo escalable
● Planificación de la implementación de un diseño de software que se pueda adaptar a tecnologías futuras
SUPERVISIÓN: ● Verificar y controlar que los componentes del sistema siempre estén actualizados
GESTIÓN: ● Cambio en el diseño del software
● Implementar un nuevo diseño de software de manera que el sistema pueda ser escalable
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R4 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 65%
(MEDIA)
IMPACTO: 4
(Crítico)
EXPOSICIÓN: 8 (Alta) PRIORIDAD: 2
DESCRIPCIÓN: Diseño inadecuado de la base de datos.
REFINAMIENTO: Dado que el diseño de la base datos es inadecuado, entonces existe la preocupación de que exista problemas con el
manejo de la información. Teniendo como resultado inconsistencia en los datos y en consecuencia datos redundantes o
incorrectos.
CAUSAS: ● Mala definición de los requerimientos
● Desconocimiento del funcionamiento de la institución
● Mala documentación
● Cambios de requerimientos del usuario
CONSECUENCIAS: ● Inconsistencia de Datos
● Redundancia de Datos
● Datos incorrectos
REDUCCIÓN: ● Establecer una buena comunicación entre el desarrollador y el usuario
● Definir concretamente los requisitos del usuario.
SUPERVISIÓN: ● Reuniones usuario – desarrollador
● Jefe de Proyecto pendiente del Diseño de la BD del sistema
GESTIÓN: ● Usuario pendiente con lo que solicita acerca del Diseño de la Base de Datos
● Capacitación del personal acerca del funcionamiento de la institución
● Respaldo de la documentación del desarrollo del proyecto
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R6 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 60% (MEDIA) IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 8
(ALTA)
PRIORIDAD: 3
DESCRIPCIÓN: No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto.
REFINAMIENTO: Dado que no se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto, entonces es preocupante que en este
proyecto no se pueda contar con el personal calificado. Teniendo como resultado el mal desempeño en el desarrollo del
sistema dando lugar al retraso en la entrega del proyecto y por consecuencia puede dar lugar a la suspensión del proyecto.
CAUSAS: ● El personal no tiene mucha experiencia en el ámbito de desarrollo.
● Falta de conocimiento para poder llevar adelante el desarrollo del sistema.
● Equivocación en la asignación del personal.
CONSECUENCIAS: ● Mal desempeño en el desarrollo del sistema.
● Retraso en la entrega del proyecto.
● Suspensión del proyecto.
REDUCCIÓN: ● Desarrollar el proyecto con el personal necesario.
● Asignar a cada uno el trabajo correspondiente.
● Verificar que falencia tiene cada área de la institución.
SUPERVISIÓN: ● Verificar el desarrollo del trabajo de cada empleado.
● Reuniones con los desarrolladores.
GESTIÓN: ● Buscar más personal especializado y capacitado.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R6 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 60% (MEDIA) IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 8
(ALTA)
PRIORIDAD: 3
DESCRIPCIÓN: No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto.
REFINAMIENTO: Dado que no se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto, entonces es preocupante que en este
proyecto no se pueda contar con el personal calificado. Teniendo como resultado el mal desempeño en el desarrollo del
sistema dando lugar al retraso en la entrega del proyecto y por consecuencia puede dar lugar a la suspensión del proyecto.
CAUSAS: ● El personal no tiene mucha experiencia en el ámbito de desarrollo.
● Falta de conocimiento para poder llevar adelante el desarrollo del sistema.
● Equivocación en la asignación del personal.
CONSECUENCIAS: ● Mal desempeño en el desarrollo del sistema.
● Retraso en la entrega del proyecto.
● Suspensión del proyecto.
REDUCCIÓN: ● Desarrollar el proyecto con el personal necesario.
● Asignar a cada uno el trabajo correspondiente.
● Verificar que falencia tiene cada área de la institución.
SUPERVISIÓN: ● Verificar el desarrollo del trabajo de cada empleado.
● Reuniones con los desarrolladores.
GESTIÓN: ● Buscar más personal especializado y capacitado.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R7 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 40%
(MEDIA)
IMPACTO: 3 (ALTA) EXPOSICIÓN: 6
(ALTA)
PRIORIDAD: 4
DESCRIPCIÓN: La secretaria académica y financiera se niega a realizar procesos utilizando BPM
REFINAMIENTO: Dado que las secretarías financiera y académica no tienen experiencia manejando software BPM entonces existe la
preocupación de que los desarrolladores implementen un software el cual nadie quiera utilizar y no sea de utilidad para
la institución donde funciona el software. Teniendo como resultado el desarrollo de un software BPM sin ningún beneficio
por tanto existe un desperdicio de recursos
CAUSAS: ● Falta de conocimientos al manejar software actualizados que permitan automatizar los procesos
● Temor a que los sistemas desarrollados puedan reemplazar el trabajo de las secretarias por lo tanto pongan en
peligro su empleo
● La automatización de procesos permite la menor intervención humana es posible que las secretarias se sientan
en obligación de entregar los procesos por ellas mismas aunque no sea necesario
CONSECUENCIAS: ● Desarrollo de un software BPM sin ningún beneficio por tanto existe un desperdicio de recursos
REDUCCIÓN: ● Capacitación al personal académico y financiero que se resiste a utilizar un software BPM
● Legalizar contratos de trabajo para que en dicho contrato se obligue a las secretarías financieras y académicas
a utilizar procesos de forma automatizada
● Incentivar al personal académico y financiero para que se motiven a utilizar un software BPM
● Tener comunicación fluida con el personal académico y financiero para saber cuáles son las molestias y
restricciones que presentan para utilizar el software BPM para hacer los procesos
SUPERVISIÓN: ● Verificar que las secretarías tanto académicas como financieras hagan cumplir su trabajo conforme dicta en el
contrato de trabajo
GESTIÓN: ● Reemplazo a personal que se niegue a utilizar software BPM
● Contratar personal capacitado en el ámbito de manejo de software BPM
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R14 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 80% (ALTA) IMPACTO: 2
(MODERADO)
EXPOSICIÓN: 6 (ALTA) PRIORIDAD: 4
DESCRIPCIÓN: La tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas en la viabilidad del proyecto.
REFINAMIENTO: Dado que la tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas en la viabilidad del proyecto y puede
ocasionar graves problemas entonces es preocupante que los componentes actuales no se adapten a la nueva tecnología.
Teniendo como resultado el retraso de la entrega del proyecto por no tener las información necesaria sobre la nueva
tecnología.
CAUSAS: ● La tecnología inicial es muy obsoleta.
● La nueva tecnología nos ayuda a cumplir con los requerimientos planteados.
CONSECUENCIAS: ● Retraso en la entrega del proyecto.
● El desarrollador no cuenta con la información necesaria de la nueva tecnología.
REDUCCIÓN: ● Extender la fecha de entrega del proyecto.
● Actualizar todos los componentes.
SUPERVISIÓN: ● Verificar el cumplimiento de las funcionalidades del sistema.
● Adaptar los componentes actuales a la nueva tecnología.
GESTIÓN: ● Cambiar la tecnología del sistema a la que soporte los componentes.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R1 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 20%
(BAJA)
IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 4 (MEDIA) PRIORIDAD: 5
DESCRIPCIÓN: El servidor web de la ESPOCH matriz puede no estar disponible para el acceso a la información
REFINAMIENTO: Dado que no se podría establecer comunicación con el servidor de la ESPOCH matriz entonces es preocupante que el
funcionamiento del sistema se inutilice totalmente ya que no se puede acceder a la información necesaria. Teniendo como
resultado la falla completa del sistema.
CAUSAS: ● El servicio de proveedor de internet de la ESPOCH matriz no está siendo utilizado.
● El servidor de la ESPOCH matriz no pueda procesar todas las peticiones pendientes.
● El protocolo de comunicación utilizado para establecer conexión con el servidor de la ESPOCH matriz no se
encuentra en funcionamiento.
CONSECUENCIAS: ● Los procesos de los cuales depende el sistema del servidor de la ESPOCH matriz quedarán inválidos.
REDUCCIÓN: ● Tener un sistema de comunicación secundario en caso de que no funcionase el principal.
SUPERVISIÓN: ● Verificar que siempre exista la conexión con el servidor
GESTIÓN: ● Construir una infraestructura de red la cual si llegase a perderse la comunicación con el servidor la pueda
restablecer por algún camino secundario.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R10 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 40%
(MEDIA)
IMPACTO: 2
(MODERADO)
EXPOSICIÓN: 4
(MEDIA)
PRIORIDAD: 5
DESCRIPCIÓN: Los requerimientos definidos por los departamentos financiero y académico son confusos.
REFINAMIENTO: Dado que los requerimientos definidos por los departamentos financiero y académico son confusos y el diseño no se
puede diseñar correctamente entonces no se cumplira todas las funcionalidades que requiere el sistema. Teniendo como
resultado el incumplimiento de los requerimientos y la re planificación del proyecto.
CAUSAS: ● Falta de comunicación entre el usuario y el desarrollador del sistema.
CONSECUENCIAS: ● El sistema no cumple con los requerimientos del usuario.
● Desarrollar el sistema con los requerimientos faltantes.
● Realizar la re planificación del proyecto.
REDUCCIÓN: ● Reuniones entre el usuario y el desarrollador cada semana.
● Presentar prototipos semejantes al sistema a realizar.
SUPERVISIÓN: ● Controlar la entrega de hitos por parte del desarrollador.
● Verificar que cada requerimiento se cumpla.
GESTIÓN: ● Redefinición de los requerimientos de manera clara y precisa.
● Revisar la documentación y desarrollar los requerimientos faltantes.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R13 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 35% (MEDIA) IMPACTO: 2
(MODERADO)
EXPOSICIÓN: 4
(MEDIA)
PRIORIDAD: 5
DESCRIPCIÓN: El personal docente y administrativo no utilizan el sistema de la manera adecuada.
REFINAMIENTO: Dado que el personal docente y administrativo no utilizan el sistema de la manera adecuada entonces existe la
preocupación de que el software no cumpla con las funciones iniciales planteadas en la planificación llevando como
resultado una pérdida de tiempo y de recursos, desaprovechando las capacidades máximas del sistema.
CAUSAS: ● Los responsables de proyecto no capacitaron acerca de cómo utilizar correctamente el sistema al personal
docente y administrativo.
● Las interfaces del sistema no son amigables con los usuarios.
CONSECUENCIAS: ● El sistema no se desempeña con todas las características que tiene disponibles.
REDUCCIÓN: ● Se debe brindar una capacitación previa al uso del sistema
SUPERVISIÓN: ● Dialogar con la parte administrativa y docente acerca del uso del sistema ofreciendo la ayuda correspondiente.
GESTIÓN: ● Realizar los respectivos cambios al software para que este sea amigable con el personal docente y
administrativo.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R15 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 50%
(MEDIA)
IMPACTO: 2
(MODERADA)
EXPOSICIÓN: 4
(MEDIA)
PRIORIDAD: 5
DESCRIPCIÓN: La fecha de entrega del proyecto es modificada y no se realiza el ajuste en la planificación
REFINAMIENTO: Dado que las exigencias o cambios en los requerimientos de software definidos por el cliente suelen cambiar entonces
existe la preocupación por la fecha de entrega la cual puede retrasarse y dar mala imagen a los desarrolladores. Teniendo
como resultado que el personal de desarrollo saturado por falta de comunicación al cambiar la fecha de entrega.
CAUSAS: ● Cambios en los requerimientos funcionales definidos por el cliente
● Las exigencias de los clientes aumentan por falta de confianza en los desarrolladores
● Falta de comunicación entre los responsables del proyecto y los clientes
CONSECUENCIAS: ● Retraso en la entrega del sistema
● Posible rotación del personal debido a las exigencias
● Personal de desarrollo saturado por falta de comunicación al cambiar la fecha de entrega
REDUCCIÓN: ● Seguir ajustando la planificación conforme la definición de nuevos requisitos dados por el cliente
SUPERVISIÓN: ● Revisar el cumplimiento de la planificación y hacer reajustes para poder cumplir con la fecha de entrega
GESTIÓN: ● Contratación de personal adicional que pueda aumentar el ritmo de desarrollo del sistema
● Hacer una planificación por parte del jefe del proyecto
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R18 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 30% (BAJA) IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 4
(MEDIA)
PRIORIDAD: 5
DESCRIPCIÓN: La implementación de las BPM en la institución podría no optimizar los procesos financieros y
académicos.
REFINAMIENTO: Dado que la implementación de las BPM en la institución podría no optimizar los procesos financieros y académicos por
lo que retrasa los procesos más de lo debido, entonces dicha implementación entorpece los procesos académicos y
financieros. Teniendo como resultado el retraso de los procesos.
CAUSAS: ● Mal diseño de las BPM en la institución.
● Falta de conocimiento sobre la funcionalidad de la institución.
CONSECUENCIAS: ● Los procesos tardan más de lo debido.
● Retraso en las respuestas al realizar las peticiones.
REDUCCIÓN: ● Realizar un buen diseño de las BPM de la institución.
● Priorizar procesos para su optimización.
SUPERVISIÓN: ● Comparar los procesos anteriores con los que se realiza actualmente con las BPM.
GESTIÓN: ● Revisar el diseño de las BPM.
● Facilitar toda la información necesaria sobre los procesos que realiza la institución.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R5 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD:20% (BAJA) IMPACTO: 3
(ALTA)
EXPOSICIÓN: 3
(MEDIA)
PRIORIDAD: 6
DESCRIPCIÓN: El middleware encargado de consumir los recursos web cambia drásticamente su estructura
REFINAMIENTO: Dado que el middleware encargado de consumir los recursos web cambia drásticamente su estructura entonces es
preocupante que la comunicación con el servidor web no se pueda establecer. Teniendo como resultado el retraso en el
desarrollo del software así como en todas las etapas del mismo.
CAUSAS: ● La planificación del desarrollo del sistema no se cumplió por lo que se utilizó un middleware distinto.
● El middleware utilizado no satisfacía las necesidades de comunicación del sistema.
CONSECUENCIAS: ● El desarrollo del sistema se retrasaría significativamente o incluso llegaría a parar completamente.
REDUCCIÓN: ● Establecer políticas, las cuales regulan el uso de los diferentes componentes del sistema.
SUPERVISIÓN: ● Asegurar la correcta utilización del middleware.
GESTIÓN: ● Controlar que software lógico de intercambio de información entre aplicaciones se esté utilizando para la
comunicación.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R9 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD:30% (BAJA) IMPACTO: 3
(ALTA)
EXPOSICIÓN: 3
(MEDIA) PRIORIDAD: 6
DESCRIPCIÓN: El software tiene una mayor concurrencia de la prevista en el desarrollo del sistema.
REFINAMIENTO: Dado que el software tiene una mayor concurrencia de la prevista en el desarrollo del sistema entonces el servidor web
no podrá procesar todas las peticiones que tenga pendientes. Teniendo como resultado que el servidor web colapse
quedando las peticiones recibidas sin procesarse inhabilitando completamente al sistema.
CAUSAS: ● En la planificación del desarrollo del sistema no se previó que la concurrencia del sistema sería insuficiente
para satisfacer las necesidades de la institución.
● Exceso de tráfico en la red.
CONSECUENCIAS: ● El servidor no podrá procesar todas las peticiones pendientes.
● El servidor colapsar por lo que no habrá acceso al sistema.
REDUCCIÓN: ● Ampliar el límite de concurrencia del sistema.
● Realizar pruebas en las cuales el software sea sometido a una concurrencia elevada para determinar una
concurrencia aproximada del sistema.
SUPERVISIÓN: ● Verificar que el servidor pueda procesar todas las peticiones pendientes.
GESTIÓN: ● Establecer un máximo aproximado de número de usuarios que podrán acceder al sistema a la vez evitando el
colapso del servidor
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R19 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 30% (BAJA) IMPACTO: 3
(ALTA)
EXPOSICIÓN: 3 (MEDIA) PRIORIDAD: 6
DESCRIPCIÓN: Mayor número de usuarios del software de lo planificado inicialmente
REFINAMIENTO: Dado que el número de usuarios en la escuela superior politécnica de Chimborazo extensión Morona Santiago puede
incrementar su cantidad de usuarios en la red donde funciona el sistema entonces existe la preocupación por la base de
datos porque no podría procesar demasiadas peticiones. Teniendo como resultado el exceso de concurrencia en la red
donde funciona el software.
CAUSAS: ● Crecimiento en el número de usuarios en la institución donde se ejecutará el sistema
● Ingreso de más personal a la institución donde necesitan utilizar los servicios del software
CONSECUENCIAS: ● El servidor de base de datos no pueda procesar todas las peticiones de los clientes
● Exceso de concurrencia en la red donde funciona el software
REDUCCIÓN: ● Tener en cuenta el posible incremento de usuarios en la red donde funciona el sistema
SUPERVISIÓN: ● Verificar constantemente el número de usuarios que van a utilizar el sistema
GESTIÓN: ● Cambiar la tecnología utilizada por una que soporte más concurrencia
● Utilizar tecnologías que pueden permitir que el sistema cambie, escale y pueda crecer en número de usuarios
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL
FASE DE SUSPENSIÓN
FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
ANEXO 3.- ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD
3.1. Factibilidad Técnica
Hardware existente
TIPO CANTIDAD
COMPUTADOR 10
IMPRESORA 1
Fuente: Autor
Software existente
TIPO ESTADO
SISTEMA
OPERATIVO
(WINDOWS)
LEGAL
Fuente: Autor
Hardware requerido
TIPO CANTIDAD
COMPUTADOR 12
IMPRESORA 1
SERVIDOR 1
Fuente: Autor
Software requerido
TIPO ESTADO
SISTEMA OPERATIVO(WINDOWS) LEGAL
SISTEMA OPERATIVO(LINUX) LEGAL
BASE DE DATOS MYSQL SERVER LEGAL
ENTERPRISE ARCHITECT LEGAL
PYTHON CON (IDE PYCHARM) LEGAL
JAVA CON (IDE NETBEANS) LEGAL
Fuente: Autor
3.3. Factibilidad Operativa
Usuarios Directos: Capacitar a las personas encargadas del sistema sobre el uso
de la aplicación para BPM en la institución.
Administradores del sistema: El administrador del proyecto y el administrador
de la base de datos deberán ser capacitados sobre el mantenimiento del sistema.
Desarrolladores: Mantener conversaciones con los responsables de los procesos
académicos y financieros para captar de mejor manera los requerimientos.
3.4. Factibilidad Económica
Pese a que el proyecto desarrollado no significará ingresos extraordinarios a la
ESPOCH, se puede afirmar que la implementación del mismo es económicamente
factible gracias a que nos permitirá automatizar los procesos económicos y
financieros de la institución. Con ello el beneficio económico radica en que se
podrá atender a más estudiantes en una jornada de trabajo y de igual forma se
podrá desempeñar adecuadamente los procesos financieros.
3.4.1. Costo personal:
Tipo de personal Tiempo de trabajo
(meses)
Sueldo mensual ($) Sueldo Total ($)
Programador 11 400 4400
Diseñador de la Base de Datos 5 400 2000
Administrador de base de datos 11 500 5500
Diseñadora web 11 450 4950
Arquitecto de software 11 500 5500
Fuente: Autor
3.4.2. Costos equipos:
Fuente: Autor
Descripción Precio ($)
Servidor 1500
Equipos de trabajo 4000
3.4.3. Costos de sistemas operativos:
Descripción Precio ($)
DBMS gratuito
Ubuntu server gratuito
Fuente: Autor
3.4.4. Costos varios:
Descripción Precio ($)
Suministros 10
Transporte 30
Fuente: Autor
3.4.5. Costos de instalación:
Hardware y software 2500 $
Capacitación operaria 500 $
Personal de instalación 750 $
Fuente: Autor
3.5. Planeación de Actividades
Fuente: Autor
3.6. Solución del problema
Se implementará un sistema que permita que todos los procesos académicos y financieros
de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo se automaticen de manera que exista
menor intervención del personal académico y financiero y como resultado sea mayor la
eficiencia para el desarrollo de los procesos institucionales.