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UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
PROGRAMA DE ESPECIALIZACION EN GERENCIA FINANCIERA (EGF IV)
Propuesta de un modelo de costeo por órdenes de trabajo para la empresa Simplemente Madera
Ensayo para obtener el título de especialista en gerencia financiera
Autor: Ronald Antonio Rojas Montalván Tutor: Kenneth Fonseca
Managua, Nicaragua septiembre de 2013
Tabla de figuras
N0 Figura Pagina 1
Dimensiones del pies tablar
9 2
Panel de madera solida
23
3
Estructura de consumo energético
29
4
Áreas en Mts2 por centro de trabajo
29
5
Resumen por OT y Cliente
31
Tabla de Anexo
N0 Figura Pagina 1
Salida de Madera
39 2
Reporte Horas Hombre
40
3
Salida de Materiales
41
4
Hoja de Cálculo costos
42
Tabla de contenido
1. Resumen ejecutivo ...................................................................................................... 1
2. Introducción .................................................................................................................... 2
3. Estructura y plataforma del sistema de costeo actual ................................. 7
3.1. Entorno organizacional departamento contable ................................................... 7
3.2. Estructura del sistema de costeo ................................................................................. 8
3.3. Proceso de recopilación de la información ............................................................13
3.4. Sistema de acumulación de costos y su funcionamiento ..................................16
4. Análisis y desarrollo del nuevo sistema de costos .................................... 21
4.1. Análisis del nuevo sistema de costos .......................................................................21
4.2. Desarrollo del nuevo sistema de costeo .................................................................22
5. Evaluación y presentación del nuevo sistema ............................................. 32
5.1. Evaluación y presentación ...........................................................................................32
5.2. Recomendaciones para el uso del sistema .............................................................33
6. Conclusiones .............................................................................................................. 34
7. Recomendaciones ..................................................................................................... 36
Referencias Bibliográficas ............................................................................................. 38
Anexos .................................................................................................................................... 39
1
1. Resumen ejecutivo
Con una planta de procesamiento única a nivel nacional, Simplemente Madera
se ha caracterizado por la fabricación de productos de alta calidad y sobre todo
innovadores, con una experiencia de 10 años ha incrementado tanto sus
ventas como capacidad en más del 500%, los factores que aportan más a este
desarrollo han sido la creatividad de sus accionistas y de sus principales
ejecutivos, la cultura innovadora de su equipo de trabajo y la responsabilidad
social que es uno de sus pilares fundamentales para su crecimiento.
Aun con procesos administrativos/contables usados a sus inicios y con poca
mejora continua, la empresa posee una desproporción entre su operación y los
controles utilizados por el departamento de costos, dando como resultado en
los últimos años poca confianza de sus datos y mucha preocupación por el
cálculo de precios basados en los costos históricos. El objetivo general del
presente ensayo es evaluar el sistema de costeo utilizado por la empresa
Simplemente Madera y proponer un sistema de costeo por órdenes de trabajo
que ayude a la toma de decisiones gerenciales.
El sistema de costeo actual se ha venido utilizando desde el año 2007 y hasta
la fecha las mejoras considerables que ha tenido son utilización de fórmulas,
hipervínculos, tablas dinámicas para la presentación de información y sobre
todo apariencia, pero ninguna de estas mejoras ha tenido como objetivo la
búsqueda de eficiencia del tiempo de cada uno de los usuarios y tampoco en la
reducción del tiempo para su análisis y sobre todo en la veracidad de la
información al momento de presentar los cálculos contables.
Un sistema integral y modificado requiere de presupuesto para su adquisición,
en entrevistas con la gerencia no es el momento adecuado para su compra,
por ende presentar una propuesta que mejore el sistema actual, utilizando las
ventajas que ofrece y convertir las debilidades en fortalezas es una de las
acciones a realizar, teniendo como base la aplicación correcta de la teoría
contable.
2
2. Introducción
El presente estudio se realizó en la empresa Simplemente Madera, ubicada en
el municipio de Ciudad Sandino, departamento de Managua, empresa
perteneciente a la industria maderera y con más de 10 años de experiencia en
la transformación de productos de maderas preciosas Nicaragüenses, dentro
de sus principales productos están muebles de hogar ya sean de catálogos
propios o también productos a la medida (custom), dentro de los principales
especies procesadas están el Cedro Macho, Nanciton, Caoba Africana, Laurel
entre otras.
Esta empresa posee una planta de procesamiento con más de 7000 m2 de
nave industrial y con procesos industrializados que la hacen ser una empresa
competitiva en el mercado Nacional e internacional, la planta de producción
está diseñada para dos líneas de producción, la primera línea custom que se
enfoca en productos a la medida o de catálogo los cuales son de producción
especial y por pedidos pequeños, la segunda línea enfocada en proyectos
repetitivos (producción en línea), es decir son pedidos de clientes que
requieren múltiples unidades y todas son el mismo producto, normalmente este
tiempo de clientes realizan varios pedidos durante todo el año.
Aunque no poseen maquinaria de última tecnología, poseen maquinaria
industrial y semi-industrial toda esta maquinaria es semi nueva, además de un
proceso productivo enfocado en trabajos por etapas, donde se evita al máximo
los cuellos de botella.
Perteneciente a un grupo de empresas de distintas industrias del mercado
nacional, constituido con capital extranjero y con todos sus socios radicados en
Nicaragua, su estructura organizacional inicia con la junta de accionista, la
junta directiva y luego por sus principales ejecutivos (gerentes) entre ellos
nacionales y extranjeros.
3
Como toda empresa industrial una de los departamentos más importantes es el
departamento de costo, ya proporciona la información para la toma de
decisiones a nivel estratégico, ventas y producción. Dentro de los datos más
relevantes presentado por este departamento está la utilidad bruta por
producto, por órdenes de trabajo y por proformas (clientes), todo esto tomando
en cuenta los componentes del costo como son los Materiales, Mano de obra
directa y los costos indirectos de fabricación (CIF), en el caso de Simplemente
Madera llevan por separado el costo de la madera (perteneciente al
componente Materiales), esto debido al impacto financiero que representa este
material.
Sin embargo en esta compañía el departamento de costo no poseen la
independencia ni la autoridad para proponer mejoras y ser un departamento
activo en todo el proceso, sino más bien es un departamento relegado en el
área contable y que simplemente se apoya de una hoja de costeo en Excel la
cual arroja información secundaria, por ende esta información no posee
mayores impactos en la toma de decisiones gerenciales.
Parte de la problemática central es la falta de comunicación entre los
departamentos que captan la información y el responsable de costos, así
mismo la forma en como distribuyen CIF en cada orden de trabajo, el tiempo
retrasado que llevan los reportes debido a lo complicado de ingresar y validar
la información, la poca iniciativa sobre cierres mensuales de las ordenes
terminadas y en proceso, entre otros.
Se realizó unan entrevista grupal al equipo ejecutivo de la organización con el
enfoque de conocer sus expectativas de mejoras en el departamento de costo,
dentro de los aspectos más relevantes se encontraron: información incompleta,
datos no congruentes con la realidad y demasiado tiempo para realizar un
análisis. Por ende el presente ensayo debe responder las siguientes preguntas
¿Cómo funciona el sistema actual?, ¿Cuáles son las debilidades del actual
sistema?, ¿Qué se puede mejorar?, ¿cuánto tiempo llevaría montar un nuevo
sistema?, ¿Personal a capacitar y tiempo de capacitación para el uso del
nuevo sistema?, ¿Qué ventajas ofrecerá el nuevo sistema?
4
Otro aspecto de gran importancia es que los análisis de costos solamente son
realizados por el departamento de costo y en algunas ocasiones por el
contador general, no existe una cultura de comunicación y mejora continua
entre los departamento involucrados como son: ventas, producción y finanzas.
El presente ensayo proporcionará una herramienta contable adecuada a las
necesidades de información de la organización, así mismo información de
mucha relevancia para la toma de decisiones gerenciales tales como
incremento o disminución de costos totales y unitarios, datos sobre procesos
no productivos y beneficiará a cada uno de los interesados en analizar los
datos ya sean globales y por centros de costos.
El objetivo general del presente ensayo es evaluar el sistema de costeo
utilizado por la empresa Simplemente Madera y proponer un sistema de costeo
por órdenes de trabajo que ayude a la toma de decisiones gerenciales.
Como objetivos específicos del presente ensayo se plantean los siguientes:
1. Diagnosticar del sistema de costeo actual utilizado por la empresa
Simplemente Madera
2. Desarrollar una plataforma (sistema) de costeo por órdenes de trabajo
en hoja de cálculo Excel
3. Evaluar y presentar del nuevo sistema de costeo por órdenes de trabajo
4. Presentar recomendaciones que ayuden al funcionamiento del sistema y
análisis de los datos presentados
El presente ensayo se realizó con un enfoque mixto es decir cuantitativo y
cualitativo, ya que se realizarán análisis numéricos, pero también se analizarán
variables no numéricas que aportan al desarrollo del modelo cuantitativo, de
acuerdo a la aplicabilidad será mixta (documental y de campo), ya que
presentará la situación actual de la compañía y se proporcionará herramientas
para mejorarla.
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El presente ensayo tiene como alcance la elaboración de una propuesta de
sistema de costeo de órdenes de trabajo para la empresa Simplemente
Madera, presentando las ventajas de la nueva propuesta, cabe mencionar que
la puesta en marcha estará a cargo del contador de costo o en todo caso de la
gerencias involucradas, todo esto se realizó entre el mes de julio y agosto del
año 2013, por ende el presente ensayo tendrá un alcance descriptivo.
Para llevar a cabo el presente ensayo se utilizará fuentes primarias,
principalmente entrevistas a todo el personal involucrado en el proceso
productivo y en los procesos contables, así mismo en libros sobre contabilidad
de costos y costos como parte de los toma de decisiones gerenciales, también
se obtendrá información a través de la observación de campo.
Dentro de las limitantes podemos dividirla en dos tipos, interna y externa, en el
caso de las limitantes internas la única que se observo es la disponibilidad
financiera para desarrollar el modelo en una plataforma tecnológica más
segura y no en una hoja de cálculo en Excel, cabe mencionar que se tiene
accesos a toda la información de la organización, en el caso de las limitantes
externas es la falta de modelos de costos para la industria maderera
disponibles para su análisis y aplicación según las necesidades de cada
organización.
En el capítulo número uno abarca el resumen ejecutivo, en el se exponen las
generalidades de la organización, así como aspectos generales del actual
sistema de costeo utilizado por la organización, básicamente es una síntesis de
la problemática actual.
Como segundo capítulo esta la introducción destacando los objetivos,
justificación y alcance del presente ensayo, también se refleja la metodología y
las limitaciones encontradas para la elaboración del informe.
En el tercer capítulo (Estructura y plataforma del sistema de costeo actual)
describe las ventajas y oportunidades que poseen el sistema utilizado
actualmente, así como un detalle de su uso y como este funciona y las
6
personas que interactúan para su funcionamiento, acá podremos reconocer los
principales errores para luego convertirlos en fortalezas.
El cuarto capítulo abarca el desarrollo del nuevo sistema, enfocado en describir
su estructura, uso, usuarios, funcionamiento y ventajas, se presentará a
detalle cada una de las hojas de cálculo y las ventajas de tenerlas bajo esa
estructura.
Ya con el sistema desarrollado es necesario evaluarlo y presentarlo a los
principales ejecutivos y usuarios directos del sistema, con el propósito de
recolectar observaciones e ideas de mejoras, esto se hace con el propósito de
entregar un sistema funcional y eficiente, todo esto lo podremos ver en capitulo
número cinco.
En el capítulo de conclusiones podremos observar los logros obtenidos y un
resumen entre lo que se encontró cuando se inició el ensayo y lo que se
alcanzó y entrego a los ejecutivos de Simplemente Madera, así mismo habrá
un capítulo de recomendaciones donde se hablará sobre algunos tips a seguir
para evitar problemáticas mayores una vez que utilice el nuevo sistema, estas
recomendaciones no solo son de uso del sistema, sino también de cultura
organizacional y mejora continua en procesos internos.
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3. Estructura y plataforma del sistema de costeo actual
3.1. Entorno organizacional departamento contable
Simplemente Madera posee un gerente general y tres gerencias de líneas las
cuales son: Ventas, operaciones y administración/finanzas, la primera se
dedica a la comercialización de productos a nivel nacional e internacional,
ofreciendo dos tipos de productos los custom los cuales son productos al gusto
del cliente y estos pueden ser de catálogo, modificación de muebles de
catálogo o diseños propios del clientes, del ciento por ciento de las ventas el
80% son ventas internacionales y solamente un 20% ventas locales, el otro tipo
de producto es muebles de catálogo según los diseños de Simplemente
Madera.
El departamento de operaciones tiene bajo su responsabilidad todo el proceso
productivo, desde la recepción y manejo de la materia prima hasta el despacho
de los productos ya sean estos a nivel nacional o internacional, esta es la
gerencia más grande tanto por procesos, personal y departamentos a cargo,
entre ellos están patio que se encarga del manejo de la materia prima,
ingeniería y diseño que se encarga de los diseños constructivos, planificación
de la producción y de realizar las listas de materiales requeridos por cada
orden de trabajo, calidad que se encarga de garantizar los estándares de
calidad establecidos, producción quien es el departamento de mayor volumen y
quien está a cargo de todo el proceso productivo.
El área de producción está a cargo del gerente de producción y este
departamento posee a 4 supervisores de piso quienes garantizan la producción
en cada una de sus áreas, las áreas que posee este departamento son: Corte
basto, Maquinado, ensamble, lija y acabado y empaque, toda orden de trabajo
inicia en corte basto donde se prepara la madera, el proceso consiste en
despuntar y desorillar todas las piezas de madera, de esta manera las piezas
quedan sin defectos para iniciar el proceso constructivo del mueble.
8
Finalizado el proceso de corte basto, el área de maquinado realiza los corte
precisos según la estructura del mueble, en este proceso la cable son los
diseños creado por el área de ingeniería y diseño, ensamble donde se
encuentra los mejores carpinteros de la planta se encarga de estructurar el
mueble según planos constructivos, el área de lija y acabado es responsable
de dar el proceso que distingue a la organización y por ende es el proceso más
delicado de todo el proceso productivo, por último el área de empaque prepara
el producto en su empaque correspondiente así como la carga y despacho
hacia el cliente.
En el caso del departamento administrativo financiero, este está compuesto por
áreas como RRHH, sistemas, compras y contabilidad, esta última área es la
que más tiempo demanda por parte de la gerencia ya que proporciona toda la
información financiera de la organización, el área contable está compuesta por
el contador general, contador de costo y dos auxiliares contables.
El área de contabilidad de costos tiene solamente a una persona, quien se
encarga de recepcionar toda la información del área de producción, ingresar
datos al sistema de costeo, procesar la información, validar datos que ameriten
ser revisados, preparar cierre de órdenes de trabajo (contablemente),
presentación de información ya se predefinida o solicitada por el gerente de
operaciones, gerente de producción o el gerente administrativo financiero. Las
principales área con las que mantiene relación el área de costo son: bodega
por todas las salidas de inventario, patio por el control de entradas y salidas de
madera, producción por control de mano de obra directa y seguimiento a las
órdenes de trabajo que se encuentra en el piso (planta de producción).
3.2. Estructura del sistema de costeo
El actual sistema de costos utilizado por la empresa utiliza Excel como
plataforma de trabajo, en un solo libro de trabajo se centra todo el trabajo de
cálculo, aunque este posee varias hojas de trabajo, existe una hoja que es la
que se encarga del cálculo de costo por cada una de las ordenes de trabajo
9
que ingresan a la planta de producción, según Ralph P., Frank F. & Arthur
Adelberg (2000, página 12) “Los elementos del costo de un producto o sus
componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos
indirectos de fabricación.”
En el caso de Simplemente Madera poseen una diferencia por la indicado
anteriormente, ya que se realiza una separación en el elemento materiales
donde dividen los materiales y suministros de la materia prima, según el
responsable de costos esto se realiza ya que la madera representa un
promedio de 22% del total de costo y por ende es un dato a separar y tomar en
cuenta cuando se analiza el costo de cada orden de trabajo.
Según Charles Horngren, Srikant Datar & George Foster (2007, página 27) Un sistema de costeo por lo general representa los costos en dos etapas básicas: la acumulación, seguida de la asignación. La acumulación del costo es la recopilación de la información de costo en forma organizada a través de un sistema contable.
3.2.1. Calculo de la madera
La primera hoja de cálculo se llama “MADERA” en esta hoja se lleva el control
de salidas de materia prima a cada una de las ordenes de trabajo, esta hoja es
llenada manualmente por el responsable de costo, el objetivo de la hoja es
poder controlar el total de pies tablares (unidad de medida de la madera,
compuesta por 12 pulgadas de largo, 1 pulgada de ancho y 1 pulgada de
grosor).
Figura No. 1 Dimensiones del Pies tablar
Fuente: Simplemente Madera
10
Toda la información ingresada a esta base de datos es proporcionada de
manera física por el departamento de producción, luego de revisar la
información es ingresada al sistema, los datos a ingresar son:
Fecha
Numero de salida
Orden de trabajo (OT)
Especie
Pies tablares utilizados
Precio de la madera
Monto total (monetario), este se calcula al multiplicar el total de pies
tablares por cada salida y el precio de la madera.
Toda esta información esta soportada por el formato de salida de materia prima
la cual es emitida por el área de patio, esta se acumula mientras la orden esta
activa, las salidas pueden ser parciales o totales, por ende la hoja de cálculo
permite saber cuántas salidas se realizaron y cuanto es el total utilizado por
cada orden de trabajo.
3.2.2. Calculo de Materiales
Llamada “MATERIALES” esta hoja recopila toda la información relacionada a
los materiales asignados a la orden de trabajo, las únicas áreas que no poseen
registros de materiales son patio y maquinado, ya que estas áreas solamente
realizan proceso directos con la madera y no requieren de recursos adicionales
más que la maquinaria para procesamiento.
Toda salida esta soportada por el formato de “salida de materiales” documento
manejado por el responsable de bodega, el cual está firmado por el supervisor
y el gerente de producción, el responsable de bodega entrega semanalmente
todas las salidas de materiales al área de costo, luego el responsable de costo
se encarga de ingresar la información, los datos ingresados son:
Orden de trabajo
Fecha
Familia de producto despachado
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Descripción del producto
Cantidad
Costo unitario
Costo total, este se calcula directamente al multiplicar las cantidades por
el costo unitario
Al igual que el control de madera, la información de los materiales puede ser
total o parcial, el formato de salida de materiales se encarga de proporcionar la
información final sobre el total de materiales utilizados por cada orden de
trabajo.
El ingreso de esta información puede alcanzar tiempo de desfase hasta de dos
semanas, el principal motivo es la entrega de reportes de salidas por parte del
responsable de bodega, aunque todos conocen el impacto de no estar al día,
es un problema presente y no ha disminuido en ningún momento.
3.2.3. Mano de obra directa (MOD)
Con una estructura diferente y la única hoja de cálculo que es llenada por el
área de producción, la hoja de control de MOD controla el total de horas por
cada uno de los trabajadores, los dos factores más importantes son la orden de
trabajo el área donde se realizaron las actividades.
Esta hoja controla el tiempo dedicado por cada trabajador a cada una de las
órdenes de trabajo, el fin de esta hoja de cálculo es poder contabilizar el total
de la mano de obra de cada una de las áreas, cada área posee su propio
control, la hoja de cálculo posee la siguiente información:
Orden de trabajo
Fecha
Código del trabajador
Cantidad de horas trabajadas
En el caso del costo monetario, este se realiza automáticamente por la
multiplicación de las horas hombres y su costo por hora según su
salario.
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3.2.4. Costo indirectos de fabricación (CIF)
Es uno de los cálculos donde el departamento de costo tiene control total, sin
embargo es el más ambiguo por su forma de cálculo, lo realizado por el área de
costo es la asignación de un porcentaje estimado del 49% equivalente al CIF
estimado de la planta, este 49% se calcula sobre el monto total de la suma de
madera, materiales y mano de obra acumulada de cada orden de trabajo.
Para realizar este cálculo no existe una hoja que permita ver su valor por cada
una de las órdenes de trabajo y además comparar el total asignado vs el total
real de costos indirectos de fabricación de la planta de producción. Otro
aspecto de gran importancia es el impacto negativo que sufre una orden que
pasa más de un mes en la planta de producción, ya que el CIF se carga en
ambos periodos y en base a su costo directo total.
3.2.5. Distribución
Es la hoja master de todo el libro de Excel, sirve como una hoja de
concentración de información y suma de las mismas para conocer el costo total
de la orden de trabajo, en esta hoja no se ingresa información, lo único que
debe de asegurarse es que los datos ingresados en las demás hojas de
cálculos sean idénticos a los mostrados en esta hoja.
Esta hoja proporciona un consolidado de información de costos (madera,
materiales, mano de obra directa y CIF), sin embargo no permite evaluar la
productividad y el costo de cada una de las áreas del proceso de producen.
Esta es la última hoja del libro, al momento de querer conocer el costo de una
orden de trabajo, lo que se realiza es una búsqueda del número de la orden de
trabajo y se identifica los datos sobre madera, materiales, mano de obra y CIF
y el total es restado al precio de venta, de esta forma se conoce si una orden
obtuvo o no utilidad.
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3.3. Proceso de recopilación de la información
Es fácilmente observable que una de las debilidades del proceso es la
comunicación entre las personas involucradas y sobre toda la falta de
optimización del sistema para evitar procesos repetitivos o en toda caso
optimizar los procesos para evitar ineficiencia, Según Charles Horngren,
Srikant Datar & George Foster (2007,página 1) “El estudio de la contabilidad de
costos moderna ayuda a comprender mejor la manera en que los gerentes y
contadores contribuyen a las operaciones, y los prepara para desempeñar
también papeles de liderazgo.”
Como se había mencionado anteriormente la información necesaria y
proveniente de terceros son la madera, materiales y la mano de obra; en el
caso de la madera y mano de obra son proporcionados por la misma persona
(master kardex de producción) y en el caso de los materiales por el
responsable de bodega.
3.3.1. Madera
Dato originado en el área de patio, una vez que el área de ingeniería se
coordina con el gerente de producción, el responsable de patio recibe la nueva
orden de trabajo y realiza los despachos en función de los pies tablares
requeridos por la orden, estos despachos pueden ser totales o parciales según
el tamaño de la orden de trabajo.
Cada despacho lleva consigo la elaboración de una salida de madera, esta
salida es el soporte para cargar consumo de materia prima a la orden de
trabajo, al final del día el master kardex se encarga de revisar que los formatos
de salida de madera estén correctos y posteriormente realiza la entrega al
contador de costos, según el contador de costos este proceso en muchas
ocasiones lleva retraso hasta de una semana, principalmente porque el área de
patio no ha realizado los formatos y solamente lleva un control paralelo de las
entregas realizadas.
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Una vez recibido toda la documentación el contador de costos procede con el
ingreso de cada una de las salidas en la hoja “MADERA” (sistema de costeo),
si toda la información está al día el proceso de ingresar la información puede
tomar de una a dos horas, sin embargo según el contador de costo casi
siempre hay retrasos y el proceso no solamente es ingresar la información sino
revisarla, al haber pasado algunos días el proceso de revisión es más
complicado ya que ni el responsable de patio ni el master kardex, recuerdan
información relevante para encontrar algunas anomalías en la información
reportada, entre los problemas más comunes están:
Ordenes de trabajo con menos pies tablares que los estimados
Ordenes de trabajo con más pies tablares que los estimados
Ordenes de trabajo que se finalizan y no poseen información de materia
prima
Entre otras
3.3.2. Mano de obra directa
Toda área de proceso productivo posee un supervisor que dentro de su
funciones se encuentra la entrega del reporte de mano de obra, en este
formato se encuentra la información sobre cada uno de los trabajadores, los
tres elementos claves son la fecha, orden de trabajo y el tiempo dedicado (hora
de inicio y hora de finalización).
Al igual que el responsable de patio, cada uno de los supervisores realizan la
entrega de los formatos al master kardex y este verifica que todos los datos
necesario este correctos, conversando con el master kardex el indicaba que su
revisión no era para corregir información, sino que la información necesaria
estuviera en el formato para evitar problemas con el área de costos.
Con toda la información en manos del contador de costo se procede a llenar el
sistema en la hoja “MANO DE OBRA”, esta hoja permite indicar el área donde
el trabajador laboró y las horas que le dedico a cada orden de trabajo, dentro
de las problemáticas más comunes con esta información están:
Personal con menos del 30% de sus horas hábiles reportadas
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Personal con más del 100% de horas hábiles reportadas
Ordenes de trabajo con más horas hombres que los estimado
Ordenes de trabajo con menos horas hombres que lo estimado
Ordenes de trabajo que se finalizan y no poseen información de horas
hombres
Según el contador de costo el principal problema es que los supervisores no
llenan los formatos en el momento, sino hasta el final del día y muchas veces
hasta el final de la semana, esto provoca que no recuerden con exactitud las
horas reales laboradas por cada uno de los trabajadores. Tanto el problema de
las salidas de madera y los reportes de mano de obra han sido conversados
con el gerente de producción y supervisores, sin embargo las mejoras aún no
han sido implementadas,
3.3.3. Materiales
A diferencia de la madera y la mano de obra, los materiales son directamente
reportados por el responsable de la bodega de materiales y suministros, en
este caso se realizó una entrevista con el responsable de la bodega para
conocer cómo funciona el sistema utilizado y las ventajas que este presenta al
momento de realizar los reportes al área de costos.
El sistema utilizado es un sistema hecho a la medida llamado ASIS, basado en
una plataforma de Acces, dicho sistema solamente es utilizado para llevar el
control de ingresos y salidas a la bodega, pero hasta el momento no es
utilizado para realizar reportes al área de costo, según el responsable de la
bodega y el mismo contador de costos, el sistema no lo permite ya que es muy
limitado en temas de reportes.
Sin aislarse de los problemas anteriores el problema más relevante es la
periodicidad de entrega de los formatos, ya que al momento de las entrevistas
llevaban un desfase de una semana, algo común en todos los reportes
entregados al área de costos.
16
De toda la información recepcionada esta es la más complicada de revisar e
ingresar, ya que diariamente en promedio existen hasta 50 salidas de
materiales a las diversas órdenes de trabajo que se encuentran en el piso de
producción, según el contador de costos este proceso si estuviera actualizado
le llevaría alrededor de 4 horas entre ingresar y revisar si todo esta correcto
con los soportes entregados por el área de bodega.
Como podemos apreciar existen tres principales problemas en todo el proceso
de recepción de la información, la primera es la no actualización diaria de toda
la información reportada al área de costos, la segunda el proceso que debe
llevar el contador de costos al ingresar la información y por último la falta de
interés por los gerentes en dar una solución al problema global del área de
costos.
3.4. Sistema de acumulación de costos y su funcionamiento
Es la actividad más compleja de todo el proceso, ya que requiere de revisión y
manejo de todos los soportes que respaldan la información ingresada, además
de detectar errores no detectados en el proceso y de esta manera proceder
con su corrección, aunque pocas veces se realiza, el contador de costo indica
le lleva mucho tiempo realizar este proceso.
Según Ralph P., Frank F. & Arthur Adelberg (2000, pagina 44). La mayoría de las personas que no son contadores ignora ingenuamente el volumen de documentos de trabajo que procesa en una compañía manufacturera. Compañías manufactureras de tamaño mediano y pequeño pueden manejar miles de requisiciones, órdenes de compra, informes de recepción, facturas de vendedores, comprobantes, cheques salidas de mercancías y documentos comerciales similares cada mes. Una compañía manufacturera puede manejar miles de tales documentos al mes. Así, es obvio que se requieren sistemas de acumulación de costos claramente definidos para controlar este volumen de documentos de trabajo.
La hoja principal que centraliza la información ingresada se llamada
“DISTRIBUCION”, en ella se puede encontrar toda la información relacionada a
cada orden de trabajo.
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3.4.1. Información básica
La hoja de costo central llamada “DISTRIBUCION”, está compuesta por tres
secciones la primera de información general de la orden de trabajo, toda esta
información es ingresada manualmente y contiene información como:
Fecha de ingreso al taller de producción
Orden de trabajo
Estatus de la orden de trabajo, puede ser proceso o terminada
Cliente
Cantidad
Línea, si el mueble es a la medida indica custom, si es de catálogo
indica Línea
Descripción del producto
Costos estimados, tanto del total de la orden de trabajo como unitarios
Precio de venta, tanto del total de la orden de trabajo como unitarios
En la segunda sección está el corazón del sistema de costeo y este funciona a
través de la acumulación de datos numéricos del resto de las hojas de cálculo,
esta sección se encuentra compuesta por:
Costo total de madera
Costo Total de mano de obra
Costo total de materiales
Costo total de costos indirectos de fabricación
Costo total de la orden
La fórmula de Excel más utilizada se llama BUSCARV y SUMAR.SI, esta
fórmula tiene la capacidad de buscar información de otros libros u hojas de
cálculo tomando como referencia una celda y colocar datos específicos o
sumar varios datos, el sistema de costos utiliza la columna donde se encuentra
el número de la orden de trabajo para hacer búsquedas de información según
el interés, es decir mano de obra, materiales o madera.
Cada uno de los elementos del costo están en una columna diferente y esto
permite que la formula busque la información en cada una de las hojas de
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cálculos mencionadas anteriormente (Madera, Materiales y Mano de obra).
Como la primera sección indica el número de la orden de trabajo y cada hoja
de cálculo posee el número de orden de trabajo con su información de costo,
es fácil indicarle a la formula la búsqueda o suma de los datos de interés.
La última sección muestra información relacionada al costo total de la orden,
los costos unitarios y la utilidad o perdida bruta, consultando con el contador de
costo sobre el informe que el presentaba como departamento a las gerencia,
indicaba que lo único que realiza es filtrar las ordenes terminadas y presentar si
había perdida o ganancia en cada una de ellas.
3.4.2. Calculo y distribución
Existen dos tipos de cálculos que se realizan en la hoja de distribución, el
primero relacionado directamente con los costos asignados de manera directa
es decir mano de obra directa, madera y materiales, el otro cálculo está
relacionado con los costos indirectos de fabricación.
Según Ralph P., Frank F. & Arthur Adelberg (2000, página 180). En un sistema de costeo por órdenes de trabajo, los tres elementos básicos del costo, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes de trabajo. El costo unitario de cada trabajo se obtiene dividiendo las unidades totales de trabajo por el costo total de este.
a. Calculo de los costos directos
Debido a las problemáticas expuesta anteriormente sobre distribuciones de la
información recopilada, para obtener el costo total de los costos directos se
hace tres calculo, el primero es la recopilación de los datos de costos de cada
una de las hojas de cálculo, el segundo una distribución contable de la
diferencia entre lo recopilado y el dato de la contabilidad general y por último la
suma de estos dos datos, esta suma es el costo final de cada uno de los
componentes directos del costo.
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Esta distribución contable consiste en comparar la información obtenida por
costos vs la información de la contabilidad general, la información contable se
obtiene de los saldos de los inventarios de madera, los saldos de la bodega de
materiales y suministros y el pago realizado en la planilla.
Al analizar estos cálculos inmediatamente nos damos cuenta de varios errores
tales como:
Las ordenes que por error obtuvieron más costos acumulan aún mas ya
que representan mayor porcentaje de consumo
Las ordenes favorecidas en los reportes siguen siendo favorecidas en la
distribución
Los datos de la contabilidad general contiene salidas de madera a
muestras que son cargadas a ordenes al momento de la distribución
El dato contable sobre los materiales contiene salidas de materiales
indirectos y estos se cargan al momento de la distribución
La falta de control permite las diferencias entre costos y contabilidad
Al presentar la problemática a la gerencia financiera, se indicó que en efecto
estaban realizando un cálculo errado de los materiales directos y que la
solución era un mejor control de la información obtenida de las áreas que
reportan los costos directos, sin embargo el sistema actual no permitiría hacer
una mejor distribución y al final las ordenes siempre cargarían con estos
costos.
b. Calculo del costo indirecto de fabricación
A diferencia de los costos directos, el costo indirecto de fabricación representa
un número estimado del 49%, el cual se calcula sobre la suma de los costos
directos de fabricación, no se lleva un control real de cuáles son los costos
indirectos de fabricación que influyen sobre la producción o en todo caso sobre
las ordenes de trabajo.
Si hacemos una análisis sobre lo costos directos y su influencia en la
distribución de los costos indirectos, podemos darnos cuenta que si los costos
20
directos están errados, ya sea por más o menos de la realidad, el factor del
costo indirecto de fabricación termina de perjudicar o beneficiar a cada una de
las ordenes de trabajo.
La otra problemática encontrada es que si una orden de trabajo se encuentra
en producción durante más de un mes y esta posee dados alterados y en el
segundo mes solamente estuvo menos de 10 días, la carga del costo indirecto
de fabricación no toma en cuenta el tiempo y vuelve hacer la distribución en
función de su monto total de costos directos de fabricación y por ser una orden
relativamente antigua ya posee casi todos sus costos directos y por segunda
vez es afectada negativamente.
Conversando con el contador de costo, el contador general y el gerente
administrativo financiero, se consultó que si era posible segregar el costo
indirecto de fabricación y poder determinar la realidad de su valor, además de
poder asignar a cada orden lo que realmente le corresponde y su respuesta fue
es muy difícil de conseguir y complicado de asignar.
Según Ralph P., Frank F. & Arthur Adelberg (2000, página 185). La distribución de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo se hace con base en una tasa de aplicación predeterminada de los costos indirectos de fabricación. Las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación se expresan en términos de las horas de mano de obra directa, dólares de la mano de obra directa, dólares de materiales directos, oras maquinas o alguna otra base razonable.
Entonces se deben realizar dos acciones, la primera es controlar el costo
indirecto de fabricación y la segunda encontrar la base razonable para realizar
la distribución, parte de esta actividad se realizará en el análisis y desarrollo del
nuevo sistema de costeo.
21
4. Análisis y desarrollo del nuevo sistema de costos
4.1. Análisis del nuevo sistema de costos
Luego de haber realizado el análisis del funcionamiento del sistema de costeo
utilizado en la empresa Simplemente Madera, el siguiente paso es poder
desarrollar una herramienta que permita realizar un proceso de costeo más real
y sobre toda las eficiente.
Esta herramienta debe ser capaz de brindar toda la información actual y otros
datos que sirvan de interés para la toma de decisiones, el nuevo sistema debe
estar desarrollado en una plataforma igual a la utilizada en este momento, es
decir Excell, la idea es evitar que el usuario desconozca lo que hace y al mismo
tiempo le permita identificarse con el nuevo sistema, las hojas de cálculo
mantendrán los nombres y en todo caso serán similares, se agregarán alguna
hojas que permitirán una mejor segregación de la información, sin embargo no
tendrán que ser manipuladas por el usuario ya que más del 90% de todas las
hojas de cálculo serán calculadas de manera automática.
La idea central del nuevo sistema es realizar las mismas operaciones de
recepción, pero de manera más eficiente, esto se logrará a través de bases de
datos que se llenarán por las personas que realizan los reportes, se trabajará la
distribución del costo indirecto de fabricación y por último se hará una hoja de
cálculo la cual se podrá utilizar como informe.
Una de las áreas con mayor preocupación es la bodega de materiales y
suministros, ya que el número de transacciones es considerable y el ingreso de
la misma ya sea por parte del responsable de bodega , el contador de costo o
un tercero es demasiado ineficiente, se conversó con el responsable de
sistema de la organización, para conocer algunos reportes que se podría
obtener del sistema ASIS (utilizado en la bodega de materiales y suministros),
sin embargo el sistema emite un reporte pero los campos que se obtienen no
permite ver la orden ni el área que solicita.
22
Al momento de conocer el sistema, se encontró un campo el cual era utilizado
para colocar observaciones generales (pocas veces se utilizaba) y también se
descubrió otro campo que no se estaba utilizando (tampoco especificaba para
que estaba diseñado), se realizó la consulta de llenar ambos campos y realizar
una prueba y ver la nueva información que arrojaría el sistema, en efecto el
resultado fue satisfactorio, anteriormente ya se tenía descripción del producto,
precio unitario, unidades y costo total, ahora ya se podía identificar qué área lo
solicito y para qué orden de trabajo se utilizaría.
4.2. Desarrollo del nuevo sistema de costeo
El nuevo sistema estará compuesto por bases de datos de recepción de
información y otras de cálculo que permitirán la no manipulación del sistema y
evitar errores de modificaciones y eliminación de fórmulas, a continuación se
mostrara las hojas de cálculo con las que contará el nuevo sistema.
Madera
Paneles
Calculo de madera
Materiales
Calculo de materiales
Base de datos MOD
Calculo MOD
CIF Directos
CIF Distribución
Distribución de costos
Resumen por orden y cliente
4.2.1. Madera y paneles
Estas dos hojas estarán enfocadas en captar toda la información sobre la
madera y los paneles de madera que utiliza cada orden de trabajo, los paneles
son piezas de madera que Simplemente Madera compra a una de las
empresas del grupo, ambas hojas de cálculo tendrán la siguiente información:
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Mes
Fecha
Numero de salida
Orden de trabajo
Centro de costo (identificará el área que solicite la madera)
Descripción especie
Pies tablar utilizado
Costo unitario
Costo total
Figura No. 2 Panel de madera solida
Fuente: Simplemente Madera
El cambio más significativo realizado en esta hoja de cálculo es haber
agregado la columna donde se indicada el centro de costo, esto evitará la falta
de control en la salida de madera, es decir si en el proceso algún supervisor
requiere de madera por algún motivo (daño, error de dibujo, perdida etc.)
puede solicitar reposición pero el sistema podrá identificar las áreas que
solicitaron la materia prima.
Ambas hojas de cálculo son similares, se realizó la separación con el propósito
de medir el impacto de consumo entre la madera aserrada y los paneles y al
mismo tiempo evitar errores de digitación principalmente en el precio y la
cantidad utilizada.
Quien se encargará del llenado de la hoja de cálculo será el master kardex,
dejando como función del contador de costo la supervisión de la información
ingresada, esto permitirá mayor enfoque de revisión y no de digitador, la hoja
24
permitirá tanto al master kardex como al contador de costo identificar cada
centro de costo, a través de una lista desplegable es fácil conocer a que área
del proceso productivo pertenece.
4.2.2. Calculo de madera
Esta hoja de cálculo está constituida por tres secciones, la primera está
enfocada en brindar información básica de cada orden de trabajo, por ejemplo:
el cliente, fecha de ingreso, cantidad de muebles y tipo de línea.
La segunda sección se encarga de realizar un consolidado de toda la madera
más paneles utilizado por cada orden de trabajo, gracias a que las hojas de
cálculo de madera y paneles pueden identificar fechas, cantidades y centro de
costos, es fácil agrupar el consumo total y de esta forma realizar
comparaciones con lo estimado.
La tercera sección se encarga de realizar las comparaciones entre lo real y lo
estimado, brindando una información a detalle del total en madera, total en
paneles y total general, luego realiza la comparación y muestra los positivos o
negativos según la variación.
4.2.3. Materiales
Como se explicó anteriormente el mayor avance obtenido en este costo directo,
fue haber logrado que el sistema utilizado en la bodega de materiales y
suministros emitiera un reporte con los datos necesarios para hacer más
eficiente el ingreso de datos al sistema de costo. La información que se deberá
ingresar al sistema es la siguiente:
Mes
Fecha
Orden de trabajo
Centro de costo
Estatus
Tipo
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Descripción
Cantidad
Precio unitario
Costo total
Uno de los principales problemas del sistema de costeo utilizado actualmente
es la falta de identificación del área exacta que utiliza los costos directos, al
igual que la madera se agregó información general de la orden y además se
agregó el centro de costo/área que está requiriendo el material, de esta forma
es fácil agrupar tanto por familia de producto, como el área que utilizo el
material.
El responsable de llenado de la información será el responsable de la bodega
de materiales y suministros, quien a través de una plantilla donde trasladará la
información obtenida del sistema ASIS podrá cargarla al sistema sin ningún
inconveniente, esto permitirá que el contador de costo solo revise y luego
segregue los materiales directos y los indirectos, este proceso eliminaría una
de las problemáticas encontradas de cargar materiales a órdenes de trabajo
que no lo consumían.
Anteriormente el sistema de costos solo captaba salidas y la orden que lo iba
asumir, sin embargo no había segregación de materiales directos e indirectos,
ahora será posible identificarlos y dividirlos con el fin de evitar diferencias con
la contabilidad general, es válido mencionar que otro problema corregido es
que toda salida lleva consigo una formato y este formato deberá llevar toda la
información para luego poder ingresarla en los nuevos campos que se están
utilizando.
4.2.4. Calculo de materiales
Toda la hoja de cálculo está enfocada en dar soluciones no solo en
ordenamiento de la información, sino también en permitir dar información para
la toma de decisiones a nivel gerencial.
26
En el caso de los materiales que en este momento representan alrededor del
20% del costo total, es importante conocer donde se está consumiendo más
material y que tipo de materiales influyen más en el costo total del producto. La
hoja de cálculo de materiales está compuesta por tres secciones, la primera
como todas las hojas de cálculo es informativa en ella se puede ver los datos
generales de la orden de trabajo.
La segunda sección contiene toda la información de consumo de la orden de
trabajo, por cada uno de los centros de costos, podemos conocer cuáles de
todas las áreas consumió más materiales y su impacto porcentual sobre el total
de los materiales consumidos, estos datos son obtenidos de la hoja de caculo
materiales y lleva un acumulado de materiales desde el inicio de la orden de
trabajo hasta su cierre.
La tercera sección está compuesta por una segregación del consumo de
materiales esta vez por el tipo de familia a la que corresponde, con un total de
7 familias el contador de costo o quien busque la información podrá conocer
qué tipo de producto es el que más consumió la orden y podrá compararlo con
el área que lo consumió ya que cada familia está relacionada a una área
específica, por ejemplo pintura y químicos tiene relación directa con el área de
acabado.
4.2.5. Base de datos MOD
En esta hoja de cálculo no se realizaron mayores modificaciones de las
existentes, lo que se podrá ver son las recomendaciones para mejorar el
ingreso de la información proporcionada por cada uno de los supervisores, l
mejora se realizará en la hoja de cálculo la MOD.
4.2.6. Calculo de MOD
Una de las problemáticas más grandes al momento de querer analizar la mano
de obra directa, era la falta de control de qué áreas eran más eficientes y
cuales menos eficientes por uso de mano de obra, esta problemática fue
27
expuesta por el gerente de operaciones y el gerente de producción, para dar
respuesta a estas necesidades se decidió desarrollar una hoja de cálculo que
permitiría conocer ese nivel de eficiencia.
Tomando como referencia para la distribución de los costos indirectos de
fabricación las horas hombres (Mano de obra directa), es importante conocer
cuantas horas fueron dedicadas a cada una de las ordenes de trabajo, sin
tomar en cuenta el acumulado, sino solamente el periodo de análisis.
Esta hoja permite llevar un control de horas hombre por mes, se desarrolló de
tal manera que permite conocer el total de horas acumuladas antes del periodo
corriente y ha cuanto equivale monetariamente, luego podemos saber cuánto
fue lo reportado en el mes de análisis y su valor monetario, la mano de obra en
particular difícilmente coincide con el monto que se paga en planilla, por ende
se agregó una columna de ajuste contable donde la diferencia entre el cálculo
monetario y el pago de planilla se distribuyen porcentualmente.
Al final de la hoja de cálculo, esta permite conocer el total de las horas hombre
por área de trabajo y además el total de la planta de producción, permitiendo
compararla con el total de planilla, según la gerencia de operaciones esta
diferencia debería estar entre el 20 y el 10 por ciento de diferencia, según su
experiencia esta diferencia se debe a tiempos muertos que son normales en
plantas manufactureras.
4.2.7. Costos Indirectos de Fabricación
De todos los componentes del costo, el costo indirecto de fabricación es el de
mayor porcentaje y al mismo tiempo el de mayor preocupación, como se
explicó anteriormente este valor es simplemente un porcentaje aplicado a cada
orden de trabajo sin tener en cuenta el costo indirecto real de la planta de
producción y tampoco la metodología para aplicar a cada orden de trabajo.
Tomando en cuenta las experiencias de los ejecutivos y el giro del negocio, se
desarrolló una separación de los costos indirectos, en CIF directo y de
distribución.
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La hoja de cálculo de los CIF directos muestra la segregación de todos los
costos indirectos de fabricación que podemos identificar y luego cargar de
manera directa a cada una de las ordenes de trabajo o en todo caso cargar a la
área de trabajo y luego distribuirlo entre las ordenes atendidas durante el
periodo de análisis, entre ellos están:
Insumos y materiales cargados a áreas de trabajo
Viatico de alimentación y transporte utilizado para el procesamiento de
una orden especifica
Distribución del costo de mantenimiento en función horas hombre del
área en otras áreas atendidas
En el caso del control de insumos y materiales, el contador de costo hace la
separación en función del reporte enviado por el responsable de la bodega de
materiales y suministros, esto se identifica cuando el material entregado no
está cargado a una orden en específico, sino a un centro de costo.
En el caso de los viáticos, se desarrolló un formato al departamento de RRHH
para que este indique el área y la orden atendida para cada uno de los viáticos
entregados y por ultimo con el área de mantenimiento estos indican que
actividades realizaron y cuantas horas consumieron, luego se hace una
distribución de todo el costo que representan como departamento entre ellos:
Salario
Viáticos
Materiales propios del departamento
Energía eléctrica
En el caso de la información de costos indirectos que afectan ordenes de
trabajo se traslada directamente a la orden correspondientes, en el caso de los
costos indirectos de áreas se acumulan para posteriormente realizar su
distribución.
29
La otra distribución se refiere a costos indirectos de fabricación que se
distribuyen utilizando un factor de distribución, este factor es propio de cada
uno de los costos indirectos y para elegir el factor se consultó con el contador
de costo, el gerente de producción y el gerente de operaciones, a continuación
el detalle de su distribución:
Energía eléctrica, en función del consumo energético de cada área
proporcionado por la gerencia de operaciones
Alquiler, en función del área utilizada por cada área de trabajo
Mano de obra indirecta, acá se dividió el total entre el total de las áreas
del proceso de producción
Figura No. 3 Estructura de consumo energético
ENERGIA ELECTRICA (Kwh) 604.995 Kwh 100.00%
►Corte Basto 207.61 Kwh 34.32%
►Maquinado 235.25 Kwh 38.88%
►Ensamble 0 Kwh 0.00%
►Lija y acabado 96.875 Kwh 16.01%
►Empaque 0 Kwh 0.00%
►Mantenimiento 37.135 Kwh 6.14%
►Oficinas 28.125 Kwh 4.65%
Fuente: Simplemente Madera
Figura No. 4 Áreas en Mts2 por centro de trabajo
ALQUILERES (Mts 2) 3359.5 Mts2 100.00%
►Corte Basto 970 Mts2 28.87%
►Maquinado 961 Mts2 28.61%
►Ensamble 410 Mts2 12.20%
►Carpinteria 194 Mts2 5.77%
►Lija y acabado 397 Mts2 11.82%
►Empaque 303 Mts2 9.02%
►Mantenimiento 0 Mts2 0.00%
►Oficinas 124.5 Mts2 3.71%
Fuente: Simplemente Madera
30
Luego toda la información se acumula en un cuadro resumen para conocer lo
que le corresponde a cada área de trabajo, hasta este momento se ha
realizado toda la distribución del costo indirecto de fabricación y toda esta
información se traslada de manera automática a la hoja de distribución donde
se realizan los cálculos finales.
4.2.8. Distribución de costos
Llamada hoja de distribución ya que en ella se realizan todas las operaciones
finales de cada uno de los elementos del costo, sean estos directos o
indirectos, poseen un total de tres secciones, la primera se encuentra toda la
información y generales de la orden de trabajo, a diferencia de las otras hojas
de caculo acá también se puede encontrar precios, días en producción y fecha
de cierre de la orden de trabajo.
En la segunda sección están todas las áreas del proceso productivo (centro de
costos) y cada uno de ellos con un detalle de cada uno de los costos directos e
indirectos, como primera información de esta sección está el acumulado de
meses anteriores (no está divido por área, sino un total acumulado en función
de los costos), toda la información proviene de las hojas de cálculo de madera,
mano de obra, materiales y costos indirectos.
En la última sección esta la información final sobre la utilidad bruta de cada
orden de trabajo donde se puede identificar el costo total vs el precio de venta
y por ende el margen bruto.
Todos los cálculos están formulados en función de la orden de trabajo, con la
fórmulas que se indicaron inicialmente es posible recopilar toda la información
necesaria para sumar el costo total, además se proporcionó fórmulas de
comprobación de totales para evitar perdida de información
31
4.2.9. Resumen por orden
Una de las oportunidades que tenía el sistema utilizado por Simplemente
Madera, era la creación de un reporte de órdenes ya sean cerradas o en
proceso, se creó una plantilla capaz brindar la información más relevante para
ser analizada, con solo indicar el número de la orden de trabajo la plantilla
brinda la siguiente información:
Generalidades de la orden de trabajo
Costo total de cada uno de los componentes del costo
Detalle de horas hombres
Monto del costo de las horas hombres
Costo de materiales, seccionado por su familia correspondientes
Utilidad bruta
Figura No. 5 Resumen por OT y por Cliente
Fuente: Elaboración propia
32
Toda esta información fue consultada a la gerencia de operaciones y la
gerencia administrativa financiera, ambos coincidieron que era la información
crucial para detectar mejoras en el proceso productivo.
5. Evaluación y presentación del nuevo sistema
5.1. Evaluación y presentación
Para poder realizar la evaluación del nuevo sistema de costeo, se ingresó toda
la información del mes de julio y se corrió en paralelo con el sistema anterior,
los resultados fueron totalmente diferentes y entre los hallazgos más
importantes que refleja el nuevo sistema están:
Mano de obra más cercana a la planilla, diferencia del 25%
Materiales similares a los estimados, que en comparación del sistema
anterior siempre existían grandes diferencias
CIF muy por debajo de lo calculado en el sistema anterior, ya que el
porcentaje afectaba a muchas ordenes con montos de costos directos
mayores
Información más ordenada y fácil de ubicarse
Utilidad bruta superior a la calculada en el sistema anterior
Aunque todos los datos arrojaban un mejor costeo de cada una de las ordenes
terminadas y en proceso, quienes deberían validarlo eran los involucrados en
el proceso de costeo, se realizó una presentación de la comparación de ambos
sistemas y se mostró las diferencias, indicando que el nuevo sistema no era el
único ni el mejor, simplemente se mejoró las oportunidades que presenta el
sistema que estaban utilizando.
En la presentación estuvieron presentes: la gerencia general, el gerente de
operaciones, el gerente administrativo financiero, el gerente de producción, el
contador general, el contador de costo, el master kardex y el responsable de
bodega.
33
5.2. Recomendaciones para el uso del sistema
Desde el punto de vista financiero este nuevo sistema ayudará a tomar decisiones
financieras más acertadas, no significa que dará las soluciones a todos los
problemas, sino que aportará a la búsqueda de la mejora continua, para evitar
problemas o dificultades con el sistema, existen tres recomendaciones a seguir.
Primeramente no se deben manipular las columnas o filas formuladas, ya que
están se encargan de hacer los cálculos de manera directa, lo importante es llenar
los campos que no poseen formula y asegurarse que no quede ninguna celda vacía,
en los casos donde el formato no posea la información esta se deberá buscarse e
ingresar, es decir el sistema servirá de filtro para evitar la falta de información.
La segunda recomendación está centrada en el cierre mensual, acá la base de datos
se debe limpiar dejando solamente los datos de las ordenes en proceso, el sistema
se desarrolló de tal forma que en cada hoja permite ver las ordenes en proceso y
las ordenes terminas, con solo actualizar la base de datos inicial el resto de las
bases de datos se actualizan con la información de su estatus.
Como última recomendación en el uso del sistema, no cambiar de las carpetas
actuales los archivos que se están trabajando y al iniciar un nuevo mes el
procedimiento a seguir es el siguiente:
No eliminar ningún dato en el mes que está culminando
Copiar la misma base de datos y cambiar el nombre (Mes)
En el nuevo mes eliminar los datos del mes anterior
Para las hojas de datos llenadas por otras personas, copiar la hoja de cálculo
poner nombre del mes de soporte
Actualizar la hoja de cálculo original
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6. Conclusiones
A nivel nacional muchas organización están enfocadas en vender o producir, pero
son pocas las compañías que dedican el tiempo para discutir si lo que venden es lo
que el mercado realmente requiere o si lo que producen es con la calidad que
realmente se debería producir.
Otro aspecto que ha quedado a un lado son los análisis de la producción, cuando
indicamos análisis hablamos de flujos de producción, uso eficiente de la
maquinaria, horas hombres, tiempos muertos, ingeniería de producto y sobre todo
su costos, este último análisis permite ser más competitivos, vender mejor y sobre
todo ser más rentables.
En Simplemente Madera este tema no ha sido aislado de sus prioridades y siempre
es un tema de mejora continua, desde sus inicios fue un departamento creado para
el apoyo de toma de decisiones gerencial, sin embargo las herramientas utilizadas
no han aportado a que estas decisiones sean más sólidas, desde el inicio de la
investigación se planteó a las ejecutivos lo que se podría lograr y los resultados a
obtener, con algunas limitaciones más de cultura organizacional que de
conocimiento técnico la mejora se llevó a cabo.
Un sistema que era capaz de recepcionar información, procesarla, pero que no
tenía la capacidad de distribuir correctamente algunos costos y mucho menos
poder elaborar informes que aportaran a la toma de decisiones gerenciales, se
convierto en un sistema donde las ventajas se mejoraron y las oportunidades se
aprovecharon.
El nuevo sistema desarrollado y en estos momentos utilizado por Simplemente
Madera, es capaz de captar, procesar, distribuir, informar y detectar errores en
corto tiempo y sobre todo de manera ágil y eficiente, lo más importante para el
logro de este objetivo fue a ver mantenido la misma plataforma que los usuarios
estaba acostumbrados a trabajar y además de vender la mismas visiones gráficas
para evitar barreras de parte de los usuarios.
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Los más importante no era el desarrollo sino la apreciación y el uso productivo
visto desde el punto de vista de los usuarios y de las gerencias de Simplemente
Madera, luego de haber realizado la presentación de comparación de sistemas, la
respuestas fueron positivas y sobre todo con entusiasmo de iniciar a utilizar la
herramientas, además la gerencia desea tomar esta mejora como un ejemplo para
desarrollar otros controles o modelos utilizados en otros departamentos.
36
7. Recomendaciones
La fortaleza más grande de Simplemente Madera, es la calidad que ofrece en sus
productos, sin embargo esta fortaleza puede verse afectada por falta de
información que indique si están ofreciendo un producto a un precio demasiado
caro o demasiado barato, esto se menciona ya que si el precio es elevado puede
perder competitividad en el mercado, si es barato puede cerrar operaciones
porque financieramente no es rentable.
Para evitar que sucedan algunas de las situaciones anteriores, es necesario
mejorar algunos elementos a nivel global para alcanzar mejores resultados.
A nivel de sistemas, es necesario establecer procedimientos que permitan conocer
la responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo, así mismo que cada
uno de los jefes de áreas (principalmente gerentes) asuman la responsabilidad de
dar seguimiento y exigir la entrega de cada uno de los reportes en tiempo y forma,
de esta forma se evitará la desactualización de la información.
Se deben mejorar los sistemas de recolección de información, una de las opciones
más viables es que la información sea ingresada dos veces al día, esto permitirá
reconocer los errores y evitar que los supervisores olviden información clave de
los datos recolectados.
Se debe iniciar a utilizar el reporte de orden de trabajo y el reporte por cliente, este
debe ser entregado a los gerentes una vez finalizada la orden de trabajo, no
esperar cierre del mes, esto ayudaría reconocer errores y corregirlos de manera
inmediata, por otra parte la mejora continua del reporte debe ser una política del
departamento contable, ya que permite mejora continua y más credibilidad de la
información.
A nivel organizacional, se debe mejorar aspectos como la cultura organizacional,
esto se menciona ya que desde la puesta en marcha del presente ensayo, la
comunicación, seguimiento y apoyo mutuo y la mejora continua son aspectos
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débiles de la organización y estos deben ser corregidos a corto plazo, que la
información este bien y en tiempo y forma, no depende del sistema depende de
todas las persona involucradas y el enfoque y responsabilidad que tenga de sus
actividades.
Este sistema es una excelente herramienta, pero solo funcionará si todos quieren
ver mejores resultados, de lo contrario la organización seguirá ingresando
información errada y por ende seguirá tomando malas decisiones sobre qué
productos vender y a qué precio.
38
Referencias Bibliográficas
www.simplementemadera.com
Polimeni Ralph, Fabozzi Frank y Adelberg Arthur, Contabilidad de Costos, conceptos y aplicación para la toma de decisiones gerenciales, editorial McGraw Hill, tercera edición.
Horngren T. Charles, DatarM. Srikant y Foster George, Contabilidad de costos, un enfoque gerencial, editorial Pearson, décimo segunda edición
Msc. Buitrago José María, Contabilidad Gerencial (Universidad
Centroamericana)
39
Anexos
Anexo No. 1 Salida de madera
Simplemente Madera Millworks
Carretera Nueva a Leon, Texaco Xiloa, 300 mts:, al Este
SALIDA DE MADERA
Fecha de Salida __________________________________
Destino o proyecto __________________________________
No de orden de Trabajo ___________________________________
Calidad ________________________ Movimientos ______________________
Certificado No Certificado Madera Controlada
No o Piezas Especie
Medidas Volumen
Grosor Ancho largo pt
Unitario Pt Total M3
_______________________________
______________________________
Entregue
Recibi Conforme
Conforme
Fuente: Simplemente madera
40
Anexo No. 2 Reporte Horas Hombre
Fuente: Simplemente Madera
41
Anexo No. 3 Salida de Materiales
Fuente: Simplemente Madera