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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA
EMPRESA BITLOGIC S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
EDELINA VIVIANA ARÉVALO HERRERA
INGENIERA EN: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DR. WELLINGTON CELSO RÍOS VILLAFUERTE, MSC.
D.M. QUITO, SEPTIEMBRE 2014
Arévalo Herrera, Edelina (2014). Aplicación de una
Auditoría de Gestión en la Empresa
BITLOGIC S.A., ubicada en la ciudad de
Quito. Trabajo de investigación para optar el
título de Ingeniería en Contabilidad y
Auditoría, Contadora Publica Autorizada
Facultad de Ciencias Administrativas. Quito:
UCE. 190p.
ii
DEDICATORIA
Esta tesis está dedicada a la persona más importante de mi vida, que compartió día a día el
cumplimiento de este sueño, mi hijo con quien en las alegrías y tristezas, los sacrificios de no
poder compartir mucho tiempo con él, la paciencia y comprensión de entender las limitaciones a
las que debe acoplarse y así permitirme cristalizar este sueño.
Dedico también a mis padres y hermanos quienes con sus consejos, amor, apoyo y comprensión
incondicional, estuvieron siempre en cada momento del proceso de formación académica gracias
a sus consejos que ha sido una fortaleza muy importante para la culminación de mi carrera
profesional.
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios por bendecirme, alimentarme de sabiduría y lograr hacer
realidad este gran sueño anhelado.
A la Universidad Central del Ecuador, facultad de administración de la escuela de contabilidad y
auditoría por darme la oportunidad de estudiar y formarme como profesional.
A mi Director de Tesis: Doctor Wellington Ríos por guiarme en todo el proceso de mi tesis
mediante su conocimiento, experiencia, paciencia y así motivándome alcanzar a culminar con
éxito, ayudándome a formarme como persona e investigador.
También me gustaría agradecer a mis catedráticos, que durante toda mi carrera de estudio han
aportado con un granito de arena en mi formación y educación.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las que me encantaría
agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de mi
vida, quiero darles las gracias por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Yo, EDELINA VIVIANA ARÉVALO HERRERA, en calidad de autor del trabajo de
investigación realizada sobre "APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN
LA EMPRESA BITLOGIC S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO" por la
presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos
los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19
y demás pertinentes de la Ley de Propiedad intelectual y su reglamento.
Quito, a 15 de septiembre 2014
—Í2i~l¿'l; '-0-'
Edelina Arévalo
1715938542
IV
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Por la presente, dejo constancia que he leído el trabajo de titulación prese'ntada por la
Señorita EDELINA VIVIANA ARÉVALO HERRERA, para optar por el título profesional
cuyo tema es: "APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA
BITLOGIC S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO", la misma que reúne los
requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal
calificador.
En la ciudad de Quito, a los 15 días del mes de septiembre de 2014.
os, MSC.
vi
vii
CONTENIDO
Pág.
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR ..................................................................................................... iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................... v
CONTENIDO .................................................................................................................................. vii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................... x
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi
ANEXOS.......................................................................................................................................... xii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv
CAPITULO I ....................................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA (DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL) ........ 2
1.1. Descripción General de la Organización ............................................................................ 2
1.1.1. Generalidades ...................................................................................................................... 2
1.1.1.1. Reseña Histórica ................................................................................................................. 4
1.1.1.2. Base Legal. .......................................................................................................................... 5
1.1.1.3. Productos y Servicios .......................................................................................................... 7
1.1.1.4. Ámbito de acción. ................................................................................................................ 7
1.1.2. Direccionamiento Estratégico de la Empresa ...................................................................... 7
1.1.2.1. Misión .................................................................................................................................. 7
1.1.2.2. Visión ................................................................................................................................... 8
1.1.2.3. Valores corporativos ............................................................................................................ 8
1.1.2.4. Políticas institucionales........................................................................................................ 8
1.1.2.5. Objetivos institucionales. ..................................................................................................... 9
1.1.3. Estructura Organizacional de la empresa ............................................................................. 9
1.1.3.1. Organigrama estructural ...................................................................................................... 9
1.1.3.2. Organigrama Funcional ..................................................................................................... 10
1.1.3.3. Organigrama personal ........................................................................................................ 11
1.1.3.4. Funciones principales ........................................................................................................ 12
CAPITULO 2. ................................................................................................................................... 14
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL: .............................................................................. 14
2.1. Auditoría ............................................................................................................................ 14
2.1.1. Concepto ............................................................................................................................ 14
2.1.2. Importancia ........................................................................................................................ 14
viii
2.1.3. Objetivos ............................................................................................................................ 14
2.1.4. Clasificación ...................................................................................................................... 15
2.1.4.1. Auditoria de Gestión .......................................................................................................... 15
2.1.4.2. Auditoria Administrativa ................................................................................................... 16
2.1.4.3. Auditoría Financiera .......................................................................................................... 16
2.2. Metodologías de Auditoría ................................................................................................ 16
2.2.1. Según Benjamín Franklin .................................................................................................. 17
2.2.2. Según la Contraloría General del Estado Ecuatoriano. ...................................................... 19
2.2.3. Según Sir Michael Graig– Cooper ..................................................................................... 20
2.2.4. Según Milton Maldonado .................................................................................................. 23
2.3. Control Interno ................................................................................................................... 25
2.4. Diseño de papeles de trabajo ............................................................................................. 27
2.5. Indicadores de gestión ....................................................................................................... 27
2.6. Normas NIA ....................................................................................................................... 31
CAPITULO 3 .................................................................................................................................... 32
3. METODOLOGÍA A APLICAR ........................................................................................ 32
3.1. Presentación de la propuesta .............................................................................................. 32
3.1.1. Antecedentes ...................................................................................................................... 32
3.1.2. Naturaleza de la auditoria. ................................................................................................. 32
3.1.3. Justificación ....................................................................................................................... 32
3.1.4. Alcance .............................................................................................................................. 32
3.1.5. Beneficios Esperados ......................................................................................................... 33
3.2. Objetivo de la propuesta .................................................................................................... 33
3.2.1. Objetivo General ................................................................................................................ 33
3.2.2. Objetivos Específicos ........................................................................................................ 33
3.2.3. Fases de la Auditoria de Gestión ....................................................................................... 33
3.2.4. Objetivos y Actividades de cada Fase ............................................................................... 38
3.2.4.1. FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR ...................................................................... 38
3.2.4.2. FASE II PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA........................................................... 39
3.2.4.3. FASE III EJECUCIÓN ...................................................................................................... 41
3.2.4.4. FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 43
CAPITULO 4 .................................................................................................................................... 45
4. APLICACIÓN CASO PRÁCTICO DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA PARA
LA AUDITORIA DE GESTIÓN ...................................................................................... 45
4.1. Desarrollo del Caso Propuesto. .......................................................................................... 45
CAPITULO 5. ................................................................................................................................. 141
ix
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 141
5.1. Conclusiones .................................................................................................................... 141
5.2. Recomendaciones ............................................................................................................ 141
6. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 143
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 1-1: Escritura de constitución de la Empresa BITLOGIC S.A. ................................................ 6
Tabla 1-2: Principales funciones Gerente General ............................................................................ 12
Tabla 1-3: Principales funciones del contador .................................................................................. 12
Tabla 1-4: Principales funciones de la secretaria .............................................................................. 13
Tabla 1-5: Principales funciones del jefe de ventas .......................................................................... 13
Tabla 3-3: Actividades Conocimiento Preliminar ............................................................................. 38
Tabla 3-4: Actividades Planificación Estratégica ............................................................................. 40
Tabla 3-5: Actividades de Ejecución ................................................................................................ 42
Tabla 3-6: Actividades de Comunicación de Resultados .................................................................. 43
xi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1-1 Ubicación geográfica de la Empresa Bitlogic s.a. ............................................................. 3
Figura 1-2: Organigrama estructural En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com ................. 10
Figura 1-3: Organigrama Funcional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com .................. 10
Figura 1-4: Organigrama posicional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com ................. 11
Figura 2-1: Clasificación de la Auditoría Adaptado de: Benjamín Franklin. ................................... 15
Figura 2-2: Metodología Benjamín Franklin.................................................................................... 17
Figura 2-3: Metodología Sir Michael Graig – Cooper ..................................................................... 21
Figura 2-4: Metodología Milton Maldonado.................................................................................... 24
Figura 3-1: Fases de la Auditoría de gestión propuesta ................................................................... 37
Figura 4-1: Organigrama Estructural Actual .................................................................................... 60
xii
ANEXOS
Anexo A-1: Formato Programa de auditoria ................................................................................... 145
Anexo B-2: Formato propuesta de servicios de auditoria ............................................................... 146
Anexo C-3: Formato entrevista de auditoria ................................................................................... 147
Anexo D-4: Formato visita instalaciones y entrevista inicial de auditoria ...................................... 148
Anexo E-5: Formato contratos de adquisiciones de bienes y servicios........................................... 150
Anexo F-6: Formato base legal de la organización ......................................................................... 151
Anexo G-7: Formato identificación institución............................................................................... 152
Anexo H-8: Formato volumen de ventas ........................................................................................ 152
Anexo I-9: Formato cedula narrativa .............................................................................................. 153
Anexo J-10: Formato indicadores de gestión .................................................................................. 154
Anexo K-11: Formato métodos de evaluación de desempeño ........................................................ 155
Anexo L-12: Formato cuestionario de control interno .................................................................... 156
Anexo M-13: Formato FODA ......................................................................................................... 157
Anexo N-14: Formato cumplimiento funciones principales ........................................................... 158
Anexo O-15: Formato aplicación las 5es por departamento ........................................................... 159
Anexo P-16: Formato de procedimientos ........................................................................................ 160
Anexo Q-17: Formato evaluación de riesgos de auditoría .............................................................. 161
Anexo R-18: Formato Memorando de planificación ...................................................................... 162
Anexo S-19: Formato comunicado de resultados parciales ............................................................ 164
Anexo T-20: Formato áreas críticas ................................................................................................ 165
Anexo U-21: Formato acta de reunión ............................................................................................ 166
Anexo V-22: Formato estructura del informe ................................................................................. 167
Anexo AP 4-1: Constitución de la empresa. ................................................................................... 170
Anexo BP 4-2: RUC de la empresa. ................................................................................................ 171
Anexo CP 4-3: Nombramiento. ....................................................................................................... 172
Anexo DP 4-4 : Cumplimiento de obligaciones IESS. ................................................................... 173
Anexo EP 4-5: Patente. ................................................................................................................... 174
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
“APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA BITLOGIC S.A.
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
La Auditoría de Gestión, en la actualidad es un elemento vital para la Gerencia, que permite darles
conocer a los ejecutivos de una organización, que tan efectivamente resuelven los problemas
económicos, sociales y ecológicos a fin de que les conduzca exitosamente hacia el cumplimiento de
la misión y visión de la entidad. La gestión se asocia al logro de resultados bajo tres aspectos que
son: los medios utilizados para obtener los recursos, el logro de los objetivos y los procesos para
alcanzar esos logros.
Hay que considerar que uno de los objetivos principales proponer una Auditoria de Gestión es
evaluar si BITLOGIC S.A., está cumpliendo con el objetivo social para el cual fue creada e
identificar el valor que la misma aporta a la sociedad.
Se debe definir la correcta aplicación de auditoría de gestión y control interno que está dirigido al
adecuado entendimiento de cada uno de los procesos, en base al estudio de las fases de
conocimiento preliminar, planificación, ejecución y comunicación de resultados; contando con el
aporte y opiniones que debe difundir el auditor, una vez que ha finalizado la auditoria.
PALABRAS CLAVES:
BITLOGIC QUITO S.A.
AUDITORÍA DE GESTIÓN EMPRESARIAL
AUDITORÍA - CONTROL INTERNO
AUDITORÍA - METODOLOGÍA
MERCADEO – COMPUTADORES APPLE
ABSTRACT
The Management Audit is currently a vital element for Administration, which allows directors of anorganization to know how effectively economic, social and ecological problems are solved for thepurpose of fulfilling the mission and the visión of the company. The management is related toachievement of resulte, as well as the processes to get those goals.
It has to be considered that one the mam objectives of having a Management Audit is to assess ifBITLOGIC S.A., is complying with the social objective, for which, it was created and identify thevalué contributed to society.
It has to be defined the correct implementation of the Management Audit and internal control,which is addressed, to the right understanding of every process, based on the study ofphases ofpreliminary knowledge, planning, execution and communication of results; counting on opinionsand contributions, which will be communicated by the auditor, once audit has been done.
KEY WORDS
• BITLOGIC QUITO S.A.• BUSINESS MANAGEMENT AUDIT
• AUDIT-INTERNAL CONTROL• AUDIT-METHOLOGY• MARKETING-APPLE COMPUTERS
•
El Centro Educacional de Idiomas y Especializaciones Administrativas CENDIA C.A certifica
mediante la firma del traductor y sello de la institución, haber realizado la traducción del presentedocumento
Quito, 21 de noviembre del 2014
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-__, ,ntonio Cobo.
1713348215
*i
-
1
INTRODUCCIÓN
La evolución del mercado tecnológico empuja a las empresas a mantenerse y mejorar la calidad de
sus servicios y ser innovadora; así permite que la empresa pueda ser competitiva en el mercado,
desafiando los caminos de la globalización y modernización de los entes económicos.
La auditoría permite controlar los procesos internos que manejan la compañía, para lograr sus
objetivos, mediante diversas técnicas de evaluación.
BITLOGIC S.A., desde sus inicios maneja una estructura horizontal, innovadora y conservadora su
crecimiento año tras año radica en la optimización de sus recursos, pues la cultura de recursos
humanos adecuados, creando así una ventaja competitiva en base a la reputación y confianza de las
personas que laboran en la empresa. Esta iniciativa de la empresa a lo largo de sus diecisiete años
ha logrado un resultado asertivo y favorable, que implica tener un mayor control interno y
evaluación del desempeño de la organización.
La presente tesis está elaborada en cinco capítulos, mismos que tienen el siguiente contenido; el
primero se refiere a los aspectos generales de la empresa; en el segundo hace relación al marco
teórico, sobre los temas que incluyen en la tesis; el capítulo tres contiene la concepción teórica de
la metodología a ser aplicada para la ejecución de Auditorías de Gestión; en el capítulo cuarto en
cambio desarrolla como caso práctico la Auditoría de Gestión a la empresa citada, en base a la
metodología mencionada en el capítulo anterior; y finalmente en el capítulo cinco concluye este
trabajo con las conclusiones y recomendaciones a las que llega el autor.
La metodología que se propone emplear sobre la aplicación de una Auditoría de Gestión, ayuda a
que la empresa tenga conocimiento de las debilidades y amenazas por las que a traviesa la empresa
y anticipadamente poder dar soluciones eficientes y efectivas con el fin de optimizar recursos
tecnológicos, económicos y sociales, alineando todas sus estrategias hacia el objetivo principal de
la empresa.
2
CAPITULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA (DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL)
Este capítulo trata sobre aspectos generales de la Empresa BITLOGIC S.A., con la finalidad de
conocer su reseña histórica, base legal, servicios, ámbito de acción, direccionamiento estratégico y
estructura organizacional.
1.1. Descripción General de la Organización
1.1.1. Generalidades
Generalidades Empresa BITLOGIC S.A.
Nombre de la Empresa: Soluciones Computacionales BITLOGIC
S.A.
Logo de la Institución:
Tipo de institución: Servicios
País: Ecuador
Provincia: Pichincha
Cantón: Quito
Dirección: Enrique Gangotena N26 – 52, entre
Orellana y Santa María
Teléfonos: 2529619 / 2540799 / 2561158 / 2562542
www.bitlogicsa.com
3
Figura 1-1 Ubicación geográfica de la Empresa Bitlogic s.a.
La tecnología es el eje principal del desarrollo económico, social, cultural, el avance al desarrollo y
crecimiento del país; esto implica afirmar que en épocas anteriores a las actuales lo que ha
fomentado el desarrollo de los países potenciales son los avances tecnológicos que han desarrollado
con el paso del tiempo y han permitido a su vez, ser una ayuda estable en los países en vías de
desarrollo.
La Empresa BITLOGIC S.A., con el fin de aportar al crecimiento tecnológico del país, ha
contribuido a mejorar la economía, creando fuentes de trabajo, facilitando procesos empresariales,
innovando procesos industriales y comerciales; aportando al desarrollo de la educación y sobre
todo lo más importante el desarrollo médico y científico de forma alineada entre todos los países
latinoamericanos, europeos y asiáticos, por medio de una excelente comunicación tecnológica.
El paradigma sustitutivo al que se enfrentaba BITLOGIC S.A., fue puesto a prueba por la
necesidad de competir en los mercados internos y foráneos en calidad y precios, tanto para
encontrar nuevas fuentes de divisas, cuanto para mejorar la capacidad de absorber tecnologías, y de
responder a las exigencias de una agresiva apertura del comercio tecnológico y de clientes.
Sin embargo, en la medida que la tecnología avanza requiere mayores niveles de especialización
debido a su grado de complejidad tecnológica, bajo esta iniciativa se crea la Empresa BITLOGIC
S.A., enfocada estratégicamente a brindar calidad con tecnología de punta, brindando a la vez el
mejor soporte técnico en soluciones computacionales, convirtiendo así las ventajas comparativas en
4
ventajas competitivas y a partir de ese reto, insertarse con vigor y sin temores en el mercado
nacional.
1.1.1.1. Reseña Histórica
La Empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A., inicia sus actividades en la
ciudad de San Francisco de Quito, constituida el 16 de mayo de1997; comparecen a la celebración
de esta escritura pública tres socios con 340 acciones c/u., con un valor de 3’400.000 sucres c/u.,
mediante una Resolución de la Superintendencia de Compañías Nº ADM – 97066., bajo Nº 1464,
del Registro Mercantil, Tomo 128 queda inscrita la primera copia de la presente escritura el 19 de
mayo del 2009, desde entonces la empresa se dedica a brindar un servicio de calidad en Soluciones
Integrales de tecnología de información en el Ecuador y la distribución de equipos electrónicos,
partes y piezas, su trayectoria en el mercado ha ido marcando momentos importantes para el
desarrollo y crecimiento de la empresa.
Ha inicios del año 2002, existió un aumento de capital social y suscrito a 536 acciones c/u a
1’608.000 sucres c/u, en este año también en la compañía uno de sus socios se comenzó a
desvincular de la empresa, con el propósito de ceder las acciones a los otros dos accionistas, de esta
manera en el año 2004 la Empresa BITLOGIC S.A. entra en crisis y uno de sus socios decide ceder
legalmente sus acciones a los otros dos socios, quedando así los dos socios con 804 acciones c/u,
en este tiempo la empresa estuvo en crisis y durante dos años trató de mantenerse sin arrojar
perdida.
A partir del año 2006 la empresa fue solidificándose poco a poco y desde este año comenzó a tener
un crecimiento leve pero estable, a este crecimiento tuvo mucho que ver la llegada de matriz
APPLE a Ecuador y aparte de distribuir la marca APPLE, para mantener la empresa, lo
complementaron con la distribución de otras marcas como por ejemplo, en computadoras las
marcas LENOVO – HP, en impresoras las marcas LEXMAR – XEROX, esto atribuyo de mucho
para que la compañía en el año 2006 vuelva a tener un crecimiento económico y social favorable.
En el año 2009 la compañía despunta al adquirir convenios con el estado ecuatoriano y comienza a
tener crecimiento y reconocimiento a nivel nacional con la comercialización de su marca APPLE; a
partir del año 2010 la compañía comienza a trabajar con importantes instituciones universitarias de
prestigio entre ellas mencionamos, la Universidad de San Francisco de Quito, la Escuela Superior
Politécnica del Litoral, la Universidad de las Américas, la Universidad Tecnológica Equinoccial, y
5
la Universidad Técnica Particular de Loja y a través del SENESCYT el CEC, el Colegio Menor,
convirtiéndose en un ente fundamental de apoyo fuerte en el ámbito educativo del país.
A inicios del año 2012 hubo otro aumento de capital considerable quedando así un capital social y
un capital suscrito en 6.001acciones, siempre con mayor aporte en porcentaje, alrededor del 59%
de las acciones pertenecen al Ingeniero Patricio Pilco, a partir de este año también se
implementaron las NIIF’S, las ventas de la compañía han ido aumentando; actualmente en el año
2014 se integran nuevos convenios con el estado, con la creación de la nueva universidad
YACHAI, permitiéndoles ser el mejor proveedor de servicios y asesorías; brindando servicio, venta
y reparación de equipos informáticos y así satisfacer las necesidades tecnológicas de sus clientes,
logrando ser reconocidos por sus esfuerzos y sus logros a nivel nacional.
1.1.1.2. Base Legal.
La Base Legal de todas las organizaciones están controladas por leyes, normas que regulan el giro
de un negocio, es obligación de los administradores conocer sus libertades y previsiones que
condicionan su accionar y el de sus empleados. La Empresa BITLOGIC S.A. tiene personería
jurídica como institución, esto quiere decir que es sujeto pasivo obligado a cumplir con sus
obligaciones tributarias con el estado.
En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la República del Ecuador, hoy día viernes
dieciséis (16) de mayo de mil novecientos noventa y siete, ante mí Doctor ÉDGAR PATRICIO
TERÁN, Notario Quinto de este Cantón, comparecen a la celebración de la presente escritura
pública los señores:- MARCO PATRICIO PILCO NARANJO, casado; CLEBER ALEJANDRO
SUNTAXI SANTAMARÍA, soltero; y, ÉDISON RAÚL LARREA LAGLA, soltero, cada uno de
ellos por sus propios derechos.- Los comparecientes son de nacionalidad ecuatoriana, mayores de
edad, capaces ante la ley, domiciliados en esta ciudad, a quienes de conocerles doy fe; y, me
presentan para que eleve a escritura pública la siguiente minuta, cuyo tenor literal y que se
transcribe a continuación es como sigue:- “SEÑOR NOTARIO.- En el Registro de escrituras
públicas a su cargo sírvase incorporar una de CONSTITUCIÓN DE COMPAÑÍA ANÓNIMA, el
plazo de duración de esta compañía será de treinta años, contados a partir de la fecha de inscripción
de la presente Escritura Pública en el Registro Mercantil este plazo podrá ser ampliando o
registrado conforme a la ley.
El capital de la compañía ha sido suscrito y pagado de la siguiente forma:
6
Tabla 1-1: Escritura de constitución de la Empresa BITLOGIC S.A.
ACCIONISTA CAPITAL
SUSCRITO
CAPITAL
PAGADO
CAPITAL POR
PAGAR
ACCIONES
MARCO PILCO NARANJO 3’400.000 1’700.000 1’700.000 340
CLEBER SUNTAXI
SANTAMARÍA 3’400.000 1`700.000 1’700.000 340
EDISON LARREA LAGLA 3’400.000 1’700.000 1’700.000 340
TOTALES 10’200.000 5’100.000 5’100.000 1.020
Nota: Nombre de accionistas con los aportes económicos de cada uno. Adaptado de: Escritura de la
constitución Empresa Bitlogic S.A.
De conformidad con el cuadro de Integración antes referido, el capital se encuentra suscrito y
pagado por los accionistas de la Compañía, en el cincuenta por ciento de parte de cada uno de ellos,
tal como consta en el certificado bancario que se agrega a este contrato constitutivo como
documento habilitante; quedando los mismos a cancelar el capital por pagar dentro del plazo de un
año a contarse desde la fecha de inscripción de este contrato constitutivo en el Registro Mercantil
correspondiente.
La empresa “Soluciones Computacionales Bitlogic S.A.”, ha cumplido a cabalidad con las
exigencias legales es así que, se encuentra debidamente inscrita en:
Servicio de Rentas Interna
Fecha de inscripción: 18 de julio1997
Fecha de inicio de actividades: 18 de junio1997
Registro Mercantil
Fecha de inscripción: 18 de junio del 1997 bajo documento No. 1464 del registro de nombramiento
tomo Nº. 128 Quito a 19de mayo del 2009. Dr. Raúl Gaybor Secaira, registro mercantil del canto
quito suplente.
Superintendencia de Compañías
Reserva del nombre: 3 de marzo de 1997
Fecha de inscripción: 28 de mayo de 1997
7
1.1.1.3. Productos y Servicios
La empresa BITLOGIC S.A., en relación a productos se dedica a la comercialización
principalmente de equipos electrónicos partes y piezas, también se dedica a la comercialización de
suministros de oficina, a la venta al por mayor y menor de equipos de audio y video, en relación a
los servicios ofrece el desarrollo e instalación de redes de computación y comunicación de datos, el
desarrollo y comercialización de programas de computación en general.
1.1.1.4. Ámbito de acción.
En el ámbito de acción podemos conocer lugares donde la empresa distribuye y comercializa
productos y servicios a nivel regional o nacional y cuáles son sus más grandes consumidores.
La Empresa BITLOGIC S.A., comercializa y distribuye productos y servicios a nivel nacional entre
las ciudades que distribuye tienen a Manta, Esmeraldas, Loja, Cuenca, Ibarra y Galápagos, su
comercialización y distribución más fuerte y rentable es en la ciudad de Quito y Guayaquil, en
estas dos urbes tienen mayor reconocimiento de la marca, la empresa principal o matriz se
encuentra ubicada en la capital ecuatoriana; en la ciudad de Quito.
1.1.2. Direccionamiento Estratégico de la Empresa
El direccionamiento estratégico de la Empresa BITLOGIC S.A. se enfoca en brindar soluciones
computacionales de calidad, persiguiendo siempre satisfacer las necesidades del cliente.
1.1.2.1. Misión
La misión de la Empresa BITLOGIC S.A., se encuentra establecida de la siguiente manera.
(Bitlogic S.A., 2014)
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en
Soluciones Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así
llegar a un crecimiento conjunto que nos permita mejores oportunidades de
desarrollo a nivel empresarial y profesional.”
8
1.1.2.2. Visión
La visión de la Empresa BITLOGIC S.A., se encuentra enunciada de la siguiente forma. (Bitlogic
S.A., 2014)
1.1.2.3. Valores corporativos
Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía, dadas
sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y la expectativa de
los clientes y propietarios.
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., aplica los siguientes valores corporativos:
Puntualidad
Honestidad
Responsabilidad
Compromiso
Respeto
Equidad.
1.1.2.4. Políticas institucionales.
Son lineamientos generales que ayudan a la toma de decisiones, establecen los límites para cada
decisión que pueda tomar el Gerente de la Empresa BITLOGIC S.A., Actualmente entre las
políticas que aplica BITLOGIC S.A., a manera general y las que se consideran de más relevancia
son:
El control de cartera
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales
en el Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías;
brindando servicio, venta y reparación de equipos informáticos y así
satisfacer las necesidades tecnológicas de nuestros clientes. Conseguir que
nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que nuestra
empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
9
Manejan una cartera vencida de 30 a 45 días máximo.
El control de ventas
Monto mínimo de ventas para ganar comisión del 10% en utilidades es de $30.000.
El control de inventarios.
Mantener una rotación de inventario mínimo de cinco.
Siempre tomando en cuenta el aporte y participación de sus empleados.
1.1.2.5. Objetivos institucionales.
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., no cuenta con objetivos institucionales
previamente establecidos ni plasmados, que le permita contar con una guía de procedimientos a
seguir para ser cumplidos a corto plazo.
1.1.3. Estructura Organizacional de la empresa
La Empresa BITLOGIC S.A., actualmente cuenta con una estructura organizacional
previamente definida y se encuentra establecida sobre la base de un nivel jerárquico de tipo vertical
por departamentos.
1.1.3.1. Organigrama estructural
La Empresa BITLOGIC S.A., por el momento cuenta con un organigrama estructural establecido
de tipo departamental.
10
Figura 1-2: Organigrama estructural En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
1.1.3.2. Organigrama Funcional
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., sí cuenta con un organigrama funcional previamente
establecido de tipo departamental, con el fin de dar cumplimiento a las mismas.
Figura 1-3: Organigrama Funcional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
Gerencia General
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
11
1.1.3.3. Organigrama personal
Al momento la Empresa BITLOGIC S.A., sí cuenta con un organigrama posicional previamente
establecido.
Figura 1-4: Organigrama posicional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
1 Gerente General
1 Jefe Depto. Contabilidad
1 Jefe de Bodega
1 Jefe Dpto. Ventas 1 Jefe Depto. Tecnico
1 Secretaria
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1.1.3.4. Funciones principales
Tabla 1-2: Principales funciones Gerente General
Cargo: Gerente
General
Jefe Inmediato: Propietarios
Responsable: Patricio Pilco Subordinados: Contador, Jefe de Ventas
Y Jefe técnico
FUNCIONES PRINCIPALES
Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa de acuerdo con el
Estatuto de la misma, las facultades otorgadas por los estatus y las leyes, las prácticas y
procedimientos que regulan el negocio
Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades generales y
específicas que le confiera los estatutos y la Ley.
Elevar para aprobación de la Junta de Accionistas los estados financieros, la memoria
anual de la Empresa, el Reglamento de Organización y Funciones y Cuadro de Asignación
de personal, a fin de obtener la aprobación para su difusión.
Aprobar el Manual de Organización y Funciones elaborado por la Gerencia de Desarrollo
Corporativo.
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
Tabla 1-3: Principales funciones del contador
Cargo: Contador
Jefe Inmediato: Gerente General
Responsable: Susana Pilco
Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Controlar el pago de patentes, impuestos, alquileres, servicios públicos, parqueos,
combustible, entre otros.
Preparación de estados financieros
Presentar informes, con los respectivos cuadros y gráficos para su análisis
Registro diario de operaciones financieras de la empresa.
Procesar las facturas de proveedores y notas de débito (inclusión en el sistema).
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
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Tabla 1-4: Principales funciones de la secretaria
Cargo: Secretaria Jefe Inmediato: Gerente General
Responsable: Susana Granda
Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Mantener orden y disciplina de todos los bienes a ella encomendada
Recepción y entrega de paquetes, documentos y equipos.
Realizar la facturación al cliente con la información proporcionada por la persona de
ventas, con el criterio de realizarlo de la mejor manera, cuidando detalles, tales como
nombres, dirección, RUC, teléfonos, detalle del producto vendido; entre otros.
Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de estos.
Prepararse y dominar los aplicativos que se maneja en la Empresa
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
Tabla 1-5: Principales funciones del jefe de ventas
Cargo: Jefe de Ventas Jefe
Inmediato: Gerente General
Responsable: Ing. Roger Castillo Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinar con Gerencia, cartera de clientes, volúmenes de venta, servicio post venta,
condiciones a ofrecer y pactar con los posibles nuevos clientes.
Planificar y organizarse una cartera de clientes creciente para mantener información
referente a los productos y promociones que ofrecer la empresa.
Retroalimentar a la empresa con respecto a inquietudes de los clientes (requerimientos,
quejas, reclamos, agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia); actividades de la
competencia (introducción de nuevos productos, cambios de precio, bonificaciones, etc...).
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
14
CAPITULO 2.
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL:
2.1. Auditoría
2.1.1. Concepto
La auditoría es una comprobación de la situación económica de la empresa y su consistencia se
realiza mediante la revisión y verificación de las cuentas anuales de los estados financieros y
documentos contables, bajo un marco normativo de información financiera. También permite un
control más legible de los movimientos administrativos, financieros y contables que dé un resultado
razonable; es decir, deben ser acordes con la realidad; además permite minimizar los riesgos
mediante una acertada planificación y ejecución en el uso de los recursos con que cuenta la
empresa.
2.1.2. Importancia
La auditoría es importante, porque a través de un examen sistemático de las actuaciones y
decisiones de la empresa, permite dar un dictamen de mejoramiento o sugerencias; con el objeto de
evaluar los riesgos y tomar acciones preventivas para minimizarlos; estas acciones son realizadas
en forma independiente a la organización. Con la auditoria se logra consolidar la confiabilidad de
los datos económicos registrados, procesados y presentados en los reportes de orden financiero y
contable.
Otro aspecto a considerar para la importancia de la auditoria, es el conocimiento de la situación real
de la empresa, en base a un proceso de evaluación y control del sistema que constituye una
organización empresarial, en la cual se pretende dar un correcto uso de los recursos humanos,
materiales, equipos y su distribución; mediante la auditoría se identifican a tiempo los errores
humanos, contables, financieros, y desviaciones de objetivos o funciones institucionales por
incumplimiento y retraso; y mediante este diagnóstico, se cuenta con los insumos necesarios para la
respectiva toma de decisiones que mejoren las condiciones indicadas.
2.1.3. Objetivos
El objetivo de la auditoría es dar un diagnóstico razonable cuando se refiere a estados financieros,
en cambio al tomar en cuenta la gestión, se evalúa el desempeño considerando como el activo más
15
importante de la empresa al recurso humano, estas diferentes perspectivas de la auditoria se
respaldan con la evidencia de cumplimiento de los respectivos manuales, constituidos por normas y
procedimientos, que puede constituirse como un fundamento para establecer la calidad. Además
estas normas están basadas en lo dictaminado por entes de control, de tal manera que el
asesoramiento sea razonable; ante lo descrito; la auditoría trae consigo detectar falencias u errores y
asesorar las mejores alternativas para minimizarlos, con la finalidad de lograr los objetivos
planteados por la empresa.
2.1.4. Clasificación
La clasificación de la auditoria se concreta en auditorias financiera y no financiera. Las Auditorias
financieras son aquellas que se encargan de examinar la información financiera de una
organización para opinar sobre la razonabilidad de su contenido y sobre el cumplimiento de las
normas contables; con respecto a las auditorías no financieras, son las que evalúan el desempeño de
una organización, su comportamiento para verificar el cumplimiento de sus objetivos, así como las
estrategias corporativas, funcionales de negocio y globales.
Figura 2-1: Clasificación de la Auditoría Adaptado de: Benjamín Franklin.
2.1.4.1. Auditoria de Gestión
La auditoría de gestión consiste en un examen que evalúa a la compañía en forma global sin
dirigirse a un departamento en especial, se tiene previsto definir los aspectos globales de la
empresa, de tal manera que se pueda identificar la problemática que se avizore en esta. Para lo cual,
la auditoría de gestión se respalda en la definición de indicadores que permitan determinar el
desempeño de la empresa. La forma de establecer este desempeño es por medio de muestreo y se
dirige a todas las áreas. La auditoría al ser de tipo global se constituye en una herramienta para la
CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
FINANCIERAS AUDITORIA FINANCIERA
NO FINANCIERAS
AUDITORIA DE GESTIÓN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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alta dirección en la toma de decisiones, con una mejor apreciación y de mejor calidad, las
decisiones y acciones ejecutadas.
En la auditoria de gestión es conveniente aplicar las tres Eses: eficiencia, eficacia y economía.
Posteriormente se propone la aplicación de las cinco Eses, y con este estudio se pretende obtener
un mayor alcance enfocado a proporcionar la cantidad y calidad justa de los recursos (financieros,
humanos, materiales y tecnológicos), el uso y consumo de sus recursos, identificar en qué grado se
cumplieron las metas y objetivos, en qué forma se cumplieron las normas ético - profesionales y la
aplicación ecológica que deben seguir.
2.1.4.2. Auditoria Administrativa
La auditoría administrativa evalúa normas y procedimientos administrativos, estable el grado de
eficacia y eficiencia en la implementación de los sistemas administrativos, con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora; también permite demostrar en
qué áreas se requiere un estudio más profundo y sobre todo, un análisis causa – efecto que concilie
de forma congruente los hechos con las ideas, hay que tener muy en cuenta que en la aplicación de
esta auditoria no se aplica medidores de gestión.
2.1.4.3. Auditoría Financiera
La auditoría financiera permite examinar, evaluar y determinar la parte financiera de la empresa
por medio de balances, estados de situación económica, estados de resultados; entre otros; examina
la información financiera con el fin de opinar sobre la razonabilidad de su contenido y el
cumplimiento de las norma contables en los estados financieros, a través de la utilización de
indicadores, evalúa de manera cuantitativa a una organización para medir sus recursos económicos,
amparados en los principios generalmente aceptados de la contabilidad.
2.2. Metodologías de Auditoría
Según institutos de control y orden, está definida la estructura metodológica de auditoría, la misma
que tiende a cumplir un orden cronológico de sus fases y todas se alinean en el mismo enfoque y
alcance para el tipo de auditoria que se quiera aplicar; la Auditoría es la búsqueda de la verdad, por
lo tanto, su método sistemático de análisis ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que
necesitan ser investigados. La auditoría realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales
objetos de estudio, partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en
17
unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó y así emitir
una opinión profesional.
2.2.1. Según Benjamín Franklin
Utiliza una metodología de análisis profundo, facilitando al auditor la identificación y
ordenamiento de la información, basándose en una aplicación de auditoria administrativa de forma
programática y sistemática, unificando criterios y delimitando la profundidad con que se con que se
aplicarán las técnicas de análisis administrativo y garantiza a su vez el manejo oportuno y objetivo
de los resultados, a través de las siguientes etapas:
Figura 2-2: Metodología Benjamín Franklin
Planeación.
Considerada como la primera fase de la auditoria administrativa donde inicia con un conocimiento
integral de la entidad, para establecer un plan de actividades y procedimientos que se deben
cumplir en todo el proceso de auditoría. Planear es la integración de los objetivos, instrumentos y
métodos en un esquema amplio, coherente y consistente; se refiere a los lineamientos generales que
norman su aplicación estableciendo factores prioritarios, medios y técnicas analíticas de síntesis
para conocer la gestión de una organización; iniciando con una investigación preliminar.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PLANEACIÓN
Pensar y anticipar las acciones, lineamientos de carácter general,
objetivo, factores a revisar, fuentes de información, investigación
preliminar, preparación, diagnóstico preliminar.
INSTRUMENTACIÓN
Definición de aspectos, recopilación de información, técnicas de
recolección, medición, manejo de papeles de trabajo, supervisión.
EXAMEN
Análisis multinivel, Procedimiento, Adopción de una actitud
interrogativa, identificar reglas, anticipar surgimiento, prever
surgimiento, enfoques, formulación del diagnóstico.
INFORME
Identificación, atributos, aspectos operativos, lineamientos generales,
tipos, propuesta de implementación, presentación.
SEGUIMIENTO
Objetivo, lineamientos generales, acciones especificas, criterios para
ejecución de auditoria de seguimiento.
18
Instrumentación.
En esta fase se definen factores a analizar, las fuentes de información viables para ese efecto que se
ha preparado en el proceso de auditoría con la elaboración: tanto de la propuesta técnica, como del
programa de trabajo, sin dejar de considerar la asignación de responsabilidades. En esta etapa se
seleccionan y aplican las técnicas para obtener la información de las circunstancias a través de una
determinación de indicadores, manejo de los papeles de trabajo (informes, hallazgos y evidencias),
así como la supervisión necesaria, seleccionando y aplicando las técnicas de recolección.
Examen.
La fase del examen consiste en dividir o separar sus elementos componentes, conocer la
naturaleza, las características y el origen de relación, interdependencia e interacción; en el examen
se establece el propósito, el procedimiento y las variables cuantitativas seleccionadas para revisar la
información captada, y la formulación del diagnóstico administrativo, en el cual se incorporan los
aspectos que servirán para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analítico de la organización.
Informe.
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen
los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto
auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, así como las conclusiones y
recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información con respecto a
la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del número de caos o
transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es
importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones, estén sustentados por evidencia
competente y relevante debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Seguimiento.
Después de seleccionar y presentar la alternativa del tipo de informe, consistente con las
prioridades definidas, y una vez verificados los aspectos operativos y lineamientos generales para
la preparación de la propuesta de implementación, es necesario centrarse en el seguimiento, etapa
en la cual las observaciones que se producen como resultados de la auditoria deben sujetarse a un
19
estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a
evitar su recurrencia.
2.2.2. Según la Contraloría General del Estado Ecuatoriano.
De acuerdo con Contraloría general del estado ecuatoriano, la metodología de la auditoría sigue
cinco fases, las cuales van enfocadas en la aplicación de las seis Eses que son: economía,
eficiencia, eficacia, ética, equidad y ecología, que alineadas cumplen con un objetivo que consiste
en el conocimiento preliminar. Seguidamente se tiene la fase de planificación para establecer los
pasos a seguir, y realizar la fase de ejecución y con ello, continuar con la comunicación de
resultados y su respectivo seguimiento.
FASE I Conocimiento Preliminar.
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, iniciando con una visita
previa para reconocimiento de la institución, entrevista con los directivos de la empresa, sobre el
historial de la organización y sus antecedentes, con el propósito conocer sus necesidades, dando
mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y
consecución de resultados de auditoría a un costo de tiempo razonable.
FASE II Planificación.
Consiste en orientar a la revisión hacia los objetos establecidos para lo cual deben establecerse los
pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades que se desarrollaran. La
planificaciones debe contener gran precisión de objetivos específicos y el alcance del trabajo por
desarrollar, considerando entre otros elementos los parámetros e indicadores de gestión en la
entidad; la revisión debe estar fundamental en programas detallados para los componentes,
determinados como los procedimientos de auditoría; los responsables y las fechas de ejecución del
examen; también debe preservarse la determinación de recursos necesarios, tanto en número como
en cantidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial
énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, con los resultados de la
auditoria esperados , y conociendo las fortalezas y aprovechando las oportunidades se puede llegar
a mejorar de la entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.
20
FASE III Ejecución
Se considera la parte central de la auditoria ya que en esta etapa, se practican y utilizan todos los
procedimientos y técnicas de auditoria para encontrar evidencias que responden el informe de
auditoría, se ejecuta rápidamente, pues en esta instancia se desarrollan los hallazgos y se obtiene
toda la certeza necesaria en calidad y cantidad apropiada (suficiente, competente y relevante),
basada en los criterios de auditoria y procedimientos definidos en cada programa para sustentar las
conclusiones y recomendaciones de los informes.
FASE IV Comunicación de Resultados
Además de los informes parciales que pueden emitirse, como aquel relativo al control interno, se
prepararán un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no solo revelará
las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también contendrá los
hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la
parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del
incumplimiento con su efecto económico, y las causas y consideraciones para el cumplimento de la
eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.
FASE V Seguimiento
Esta fase está calificada como la última de la auditoria, con posterioridad y como consecuencia de
la auditoria de gestión realizada, los auditores internos, en su ausencia los auditores externos que
ejecutaron la auditoria, deberán realizar el seguimiento correspondiente, sobre la base de las
sugerencias emitidas en el informe final por los auditores externos, con el fin de cumplir con la
aplicación de mejoramiento para la organización.
2.2.3. Según Sir Michael Graig– Cooper
Sir Michael Graig – Cooper define los pasos a seguir en la metodología de auditoria iniciando con
un reconocimiento de la empresa para concretar esencialmente el problema y determinar la
estrategia, basado en un proceso de diagnóstico interactivo que permite la identificación; tanto de
los activos materiales cuantificables, como de las dotes intangibles cualitativos, este tipo de
auditoria puede aplicarse a cualquier proceso de recogida de datos internos.
21
Figura 2-3: Metodología Sir Michael Graig – Cooper
Paso 1. Definición del problema y determinación de la estrategia.-
En este primer paso se inicia con una reunión, estableciendo el grado de realismo de la empresa, la
influencia externa sobre la dinámica de la misma, comenzando por un acuerdo entre el cliente, la
empresa y los consultores, sobre las opciones estratégicas que han de formar parte de la memoria y
así determinar la amplitud del proyecto y poder preparar el comunicado interno relativo a la
realización de la auditoría de gestión. (Craig Cooper & de Backer, 1993, pág. 84)
Paso 2. Documentación sobre la organización existente y fijación de los perfiles precisos de
talento.-
Este paso 2 nos permite asignar recursos para la empresa y la adaptación de su estructura por las
verdaderas necesidades estratégicas, conociendo el historial de la empresa a través de una revisión
de los ejecutivos principales y a su vez, conocer el grado de utilización de sus recursos humanos.
(Craig Cooper & de Backer, 1993), en esta etapa se revela un posible primer nivel de desfase entre
el talento disponible y el requerido. (Graig-Cooper, 1994, pág. 87)
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Paso 1. Definición del problema y determinación
de la estratégia.
Paso 2. Documentación de la presente organización y
determinación de los perfiles de talento requeridos.
Paso 3. Entrevistas individuales múltiples de
ejecutivos y consolidación de los hallazgos.
Paso 4. ICCJ Global Profile® Valoración sistemática de
individuos, equipos y estructuras internas.
Paso 5. Conclusiones y recomendaciones para el desarrollo individual del
ejecutivo.
Paso 6. Retroacción individual y seguimiento.
22
Paso 3. Entrevistas individuales múltiples de ejecutivos y consolidación de los hallazgos.
En esta etapa se emprenden una serie de discusiones individuales a fondo sobre la contribución
específica de cada puesto de trabajo para la estrategia futura la efectividad operativa. Estas
entrevistas engendran presunciones sobre el talento individual de cada ejecutivo y sus necesidades
de desarrollo. También demuestran la capacidad de cada uno de ellos para hacer frente a los
desafíos actuales y futuros de los negocios. El proceso de determinación de datos debería ser
fundamentalmente, similar al que suele seguir cualquier director general para preparar sus
decisiones sobre la marcha cotidiana del negocio.
Paso 4. ICCJ Global Profile® Valoración sistemática de individuos, equipos y estructuras
internas.
El desarrollo de la gestión se ha basado tradicionalmente en el desarrollo de la independencia. La
mayor parte de los sistemas de valoración y recompensa de las empresas suelen reforzar el aspecto
individualista. Pero las escuelas de pensamiento más modernas se centran en la composición del
equipo, reconociendo la necesidad de diversificación del riesgo de errores en cuanto a los
caracteres individuales, y la vulnerabilidad de la empresa en los interregnos de sucesión.
La mayoría de empresas consideran el planeamiento de la sucesión, como unido a nuevos
nombramientos individuales en una serie vertical de personas. Un ejecutivo es ascendido y, por
definición, simplemente asciende otro a su antiguo puesto. El método de un clavo saca otro clavo
dificulta el mantenimiento de un equipo equilibrado. También reduce la probabilidad de que un
ejecutivo verdaderamente capaz salte varios escalones de mando. Conviene, por tanto, introducir
una nueva metodología.
Paso 5. Conclusiones y recomendaciones para el desarrollo individual ejecutivo.
El equipo consultor expone francamente sus valoraciones y conclusiones al cliente. Los hallazgos
referentes a cada persona se comparan con la experiencia previa e historial en posición del cliente,
y quedan abiertos a cualquier retroacción individual, junto con los programas de desarrollo
recomendados.
Este paso puede resumirse como sigue:
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Muestra los activos para la organización, consistentes en los recursos humanos internos
disponibles;
Proporciona recomendaciones de acción especificas en cuanto al desarrollo de la
organización, reclutamiento y carreras individuales de los ejecutivos;
Establece coordinación con el departamento de personal para un seguimiento sistemático;
y,
Conviene con el director general la extensión de la retroacción que cada uno de los
ejecutivos entrevistados puede ejercer con los consultores.
Paso 6. Retroacción individual.
La retroacción individual se refiere a la comunicación de resultados a los interesados, los directivos
de las organizaciones se benefician de la interacción y retroacción con los consultores y estos
suelen ser más respectivos para ellos que sus propios superiores, las entrevistas previas entre los
consultores y los ejecutivos afectados, deben facilitar el camino hacia decisiones aceptables sobre
la carrera de estos y establecer su compromiso de perfeccionamiento propio; por consiguiente estos
directivos se hallan directamente inmersos en todo el proceso y cooperan en las respuestas
apropiadas a los hallazgos tocantes a su propio futuro. La auditoría de gestión proporciona amplios
resultados. Ofrece detalles suficientes para ayudar a la dirección general en la toma de decisiones
más rápidas y acertadas sobre los mandos y la organización.
2.2.4. Según Milton Maldonado
Según Milton Maldonado aplica una metodología de auditoria de gestión enfocada al análisis y
evaluación de las 3 Eses, 5 Eses, 6Eses o 9 Eses, de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el
fin de asegurar un mejor y consistente control interno ya que considera que la correcta aplicación y
evaluación da como resultado un excelente control.
24
Figura 2-4: Metodología Milton Maldonado
FASE I Familiarización y revisión de legislación y normatividad
Prácticamente el concepto de familiarización sería por los auditores externos, ya que los internos
tienen un cabal conocimiento de la entidad. El recorrido de las instalaciones y el conocimiento de
las actividades principales sustantivas de la entidad son importantes para los auditores de la ISA.
La actualización de los archivos de la Auditoria Interna, básicamente el archivo o legajo
permanente es básico a veces y no es parte de esta fase cuando la unidad tiene la costumbre de ir
actualizando sus archivos en versión digital.
La revisión de legislación y normatividad de la entidad es muy breve y no debe tomar más de dos
días, porque parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta fase apoyado por un
auxiliar en caso de que la documentación sea muy voluminosa.
1. Entrevista con directivos.
2. Recorrido de instalaciones.
3. Actualización de archivos permanentes.
25
FASE II Evaluación del sistema de control interno por el COSO II ERM
En esta fase de evaluación del sistema de control interno COSO II ERM, su enfoque evalúa con el
propósito de mejorar las 5 Eses (eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología) en la evaluación
de la auditoría de gestión, facilitar la auditoría financiera y tecnificar la prevención e investigación
de actos fraudulentos a cargo de la auditoria forense, en esta segunda etapa la planificación de las
actividades es un aporte esencial en el control interno.
FASE III Desarrollo de hallazgos (examen profundo de áreas críticas)
Consiste en realizar un examen profundo de las áreas críticas fundamentándolo en la evidencia de
auditoria (hallazgos); esta fase es la más extensa de la auditoría de gestión, en la que se integran
los especialistas y se conforma el equipo multidisciplinario. Lo expuesto no descarta que pudiera
estar en la evaluación del control interno, cuando son áreas muy especializadas, así como deben
colaborar en la redacción del informe. Cuando hay muchas áreas críticas hay que imaginar que
estas pasan por un embudo y serán examinadas las de mayor criticidad.
FASE IV Redacción de informe y comunicación de resultados
En esta fase se prepara un breve programa de auditoría para que contemple, la comunicación
parcial de resultados conforme se han desarrollado en cada uno de los hallazgos, también debe
disponer y redactar hojas de hallazgos, con obligatoriedad debe preparar un plan de redacción del
informe, con su respectiva nómina y estrategias; para la conferencia final, se consideran en el
informe los puntos de más relevancia, la causa que lo originó y el efecto que tubo.
FASE V Monitoreo estratégico de recomendaciones
En esta fase concierne en monitorear las recomendaciones que se expusieron en el informe final de
auditoria, normalmente es más controlado por auditores internos este seguimiento, para dar
cumplimiento a las recomendaciones de los auditores externos; debido a que tienen más
conocimiento dentro de la compañía, en el caso de dar seguimiento a auditores externos se basan
más en las notas explicativas de informe de auditorías anteriores y aplican el mismo seguimiento.
2.3. Control Interno
El control interno conocido como un proceso integral aplicado por la máxima autoridad de la
organización, es donde se establecen actividades y procedimientos a seguir por parte de los
26
subalternos de la empresa y así mantener un control de todos las operaciones que emplea la entidad
de acuerdo a sus necesidades, también se considera como los pasos para prevenir el fraude, y así
garantizar el control de la manufactura y de otros procesos, incluye además el programa para
preparar, comprobar y distribuir los informes y el control sobre las actividades y funciones;
teniendo muy en cuenta que el diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del control interno, es responsabilidad de la máxima autoridad, de
los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad de acuerdo con sus competencias.
Dentro de los medios para obtener un buen control interno. Incluye cinco componentes:
1) El ambiente de control.
Conocido como ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que
enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno, es la consecuencia de
la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, define también
el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores,
conductas y reglas apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar así una
cultura de control interno, se considera al, personal la esencia de cualquier entidad, al igual que sus
atributos individuales; como el motor que lo conduce y la base que soporta el sistema.
2) Proceso de evaluación del riesgo.
En la evaluación del riesgo la máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para
identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus
objetivos, es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar
adversamente a la entidad o su entorno, la máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal;
es responsable de efectuar el proceso administrativo de riesgos.
3) Información y comunicación.
Se constituye por métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las
operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La máxima autoridad y los
directivos deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que
facilite a las servidoras y servidores, cumplir sus responsabilidades; estos a su vez, deben concordar
con los planes estratégicos y operativos, ajustándose a sus características y necesidades.
27
4) Actividades de control.
Tanto la máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores establecerán políticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger
y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información, para que
estas sean efectivas deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan a lo
largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
5) Monitoreo de controles
La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento
continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para seguir la eficacia del sistema
de control interno, este proceso evalúa la calidad del funcionamiento en el tiempo y permite al
sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran y se
atiendan de manera efectiva y con prontitud.
2.4. Diseño de papeles de trabajo
El diseño de papeles de trabajo consiste en desarrollar formularios, cuestionarios, encuestas que
permitan recoger información de la empresa auditada, con el fin de evaluar su estructura
organizativa, con respecto a auditoría de gestión es necesario aplicar papeles de trabajo de acuerdo
a lo que se necesita evaluar en la organización, en auditoría se puede afirmar que los papeles de
trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el auditor u obtenidos por
él durante el transcurso de cada una de las fases del examen, son la evidencia de los análisis,
comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, entre otros, que sirven de fundamento para dar
sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.
2.5. Indicadores de gestión
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo, es poder evaluar en términos
cualitativos y cuantitativos el cumplimiento puntual de sus etapas y sus propósitos estratégicos, a
partir de la revisión de sus funciones. Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para
determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen
establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados
continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados, los
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indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o
reducción de costos en manufactura.
Dentro de los indicadores de gestión y medición de desempeño tenemos:
Eficiencia – Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles.
Eficacia – Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los
recursos o los medios empleados.
Efectividad – Este concepto involucra a la eficiencia y eficacia, es decir, el logro de los resultados
programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles.
Fórmulas generales para el diseño de indicadores de gestión:
Índice simple de Gestión: {eficiencia +Eficacia + Efectividad +Economía + equidad + Ecología}
6
Índice de Gestión
Ponderado: {eficiencia +Eficacia + Efectividad +Economía + equidad + Ecología}*
100
Nota:
1. Cada una de las variables se multiplica por un valor discrecional entre 0.01 y 0.99.
2. La suma total de los valores discrecionales a multiplicar por cada una de las variables, debe ser
igual a 1.
Índice de Eficacia: Realización: {Resultados Obtenidos___}
Resultados Programados
Índice de Eficacia
Total: {Calidad + Oportunidad + Satisfacción + Confianza + Comunicación + Costo}
6
Índice de Eficacia
Total ponderado: {Calidad + Oportunidad + Satisfacción + Confianza + Comunicación + Costo}*
100
Nota:
1. Cada una de las variables se multiplica por un valor discrecional entre 0.01 y 0.99.
2. La suma total de los valores discrecionales a multiplicar por cada una de las variables, debe ser
igual a 1.
29
Índice de calidad total: {Resultados Dados}
Insumos Dados
Índice de eficiencia simple: {Realización_________}
Optimización de recursos
Índice de eficiencia total: {Índice de Eficacia Total__}
Optimización de recursos
Índice de efectividad: {Realización } x Impacto
Optimización de recursos
Índice de efectividad total: {Índice de Eficacia Total__} x Impacto
Optimización de recursos
Índice de economía: Optimización de recursos: {Recursos Empleados}
Recursos Dados
Índice
de
equidad
simple:
(Participación (sector X) en Aportes / Total población)
(Beneficios recibidos (sector X) / Total Beneficios)
Índice
de
equidad
total :
(Participación (sector X) en Aportes / Total población)
(Beneficios recibidos (sector X) / Total Beneficios)
Esfuerzo
Total x
Índice
de
esfuerzo
total:
Esfuerzo Efectivo – Esfuerzo Mínimo
Esfuerzo Máximo – Esfuerzo Mínimo
30
Ingresos totales: Ingresos recaudo Propio (Impuestos, rentas, créditos, otros) + Sistema de
Participaciones + Regalías + Otros aportes
Componentes del Índice de Eficacia:
Índice
de
esfuerzoefec
tivo:
Ingreso Recaudo Propio
Ingresos Totales
Índice
de
impacto:
Impacto Real
Impacto Proyectado
Índice
de
impactotie
mpo:
Tiempo Real Empleado
Tiempo Proyectado
Índice
ecológico
(impacto
ambiental):
(Grado Beneficios Ambientales) Agua + Suelo + Aire + Forestal + sonora +
Visual + Cultura Ambiental + Otros
(Grado Contaminación Ambiental) Agua + Suelo + Aire + Forestal + sonora
+ Visual + Anti Cultura Ambiental + Otros
Índice
de
oportunidad:
Resultado Ofertados
Resultados Demandados
31
Índice de satisfacción: Mediación del grado de satisfacción por encuestas maestrales.
2.6. Normas NIA
Las Normas Internacionales de Auditoria (NIA) son aplicadas en la auditoria de los estados
financieros, con su respectiva adaptación necesaria a la auditoria de información de otra clase y a
servicios relacionados. Contienen principios básicos y procedimientos esenciales (identificados en
letra negra) juntos con lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo.
Los principios básicos y los procedimientos esenciales son interpretados en el contexto del material
explicativo y de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación; para la misma es
necesario considerar todo el texto de la NIA incluyendo el material explicativo y de otro tipo
contenido en la NIA, y no solo el texto resaltado.
En circunstancias especiales, un auditor puede juzgar necesario apartarse de una NIA para lograr en
forma más efectiva el objetivo de una auditoría. Cuando tal situación surge; el auditor deberá estar
preparado para justificar la desviación, las NIA necesitan ser aplicadas solo para asuntos
importantes más relacionados a aspectos financieros.
Índice
de
satisfacción:
Estado Dado (Real)
Estado Deseado
Índice
de
confianza:
Nº de quejas y reclamos
Total de productos
32
CAPITULO 3
3. METODOLOGÍA A APLICAR
3.1. Presentación de la propuesta
3.1.1. Antecedentes
La empresa BITLOGIC S.A., durante el ejercicio de su actividad comercial, no ha sido sujeta a
una auditoría de gestión, razón por la cual no hay informes preliminares sobre los cuales se base la
presente auditoria, la cual será realizada al período correspondiente al año 2013; con la finalidad de
evaluar su gestión administrativa.
3.1.2. Naturaleza de la auditoria.
En la Empresa Bitlogic S.A.; se aplicará una auditoría de gestión, ya que se desea evaluar los
siguientes aspectos: economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología de la gestión administrativa; lo
cual permitirá identificar falencias, sobres las cuales se formularan recomendaciones encaminadas
a superar las mismas.
3.1.3. Justificación
La Empresa BITLOGIC S.A., tiene actualmente diecisiete años de permanencia en el mercado,
tiempo en el cual en ningún momento se ha realizado una auditoría de gestión, razón por la cual
no ha sido evaluado la gestión administrativa de propietarios, directivos y colaboradores; lo cual ha
impedido desarrollar programas de mejoramiento, ya que la empresa desconoce qué aspectos deben
ser mejorados.
3.1.4. Alcance
La Auditoria de Gestión será aplicada a la estructura administrativa de la empresa BITLOGIC
S.A., la misma que está compuesta por tres departamentos que son: contabilidad, ventas y técnico.
33
3.1.5. Beneficios Esperados
Los beneficios que se esperan obtener con la aplicación de la auditoría de gestión a la Empresa
BITLOGIC S.A., son los siguientes:
Obtener la cantidad y calidad justa de los recursos (financieros, materiales,
humanos y tecnológicos), en el tiempo, lugar y costo justo.
Utilizar en forma adecuada los recursos para la distribución y comercialización
eficiente del producto destinado para la venta.
Alcanzar los objetivos propuestos en la planificación, a través de la
implementación de herramientas y técnicas administrativas.
Fortalecer la práctica de ética en propietarios, directivos y colaboradores.
Fortalecer e incrementar las políticas internas de la empresa para la protección del
medio ambiente.
3.2. Objetivo de la propuesta
3.2.1. Objetivo General
Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspectos de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
3.2.2. Objetivos Específicos
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión que se llevara a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
Comunicar los resultados obtenidos a través de la ejecución de la Auditoria de Gestión.
3.2.3. Fases de la Auditoria de Gestión
En esta propuesta no aplicaremos ninguna metodología específica, nos direccionaremos en base a
las cuatro primeras fases de la auditoría de gestión; esto es: conocimiento preliminar,
planificación, ejecución y comunicación de resultados; enfocados a la aplicación de las 5 Eses,
eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología, esta auditoría por ser de naturaleza externa
34
considero iniciar estableciendo un contrato de servicios profesionales de mi persona hacia la
Empresa BITLOGIC S.A.
Su ejecución está a cargo de auditores externos por lo que propongo un modelo de contrato
que establezca las relaciones entre la Empresa BITLOGIC S.A., y el auditor.
CONTRATO DE AUDITORIA
Celebran el presente contrato por una parte el señor_________________, representante legal de la
Empresa ____________________________________, persona jurídica a quien en adelante se la
denominará “Contratante”, y por otra parte la _________________ a quien se le denominará
“Auditora”, celebran el presente contrato de Servicios de Auditoría de Gestión a la
empresa_____________.
ANTECEDENTES
1. La Auditora ________________, es profesional calificado para ejercer la profesión de
auditoría
2. La Auditora ________________, acepta celebrar este contrato con el objeto de cumplir
con los requerimientos de la Superintendencia de Compañías, y a través de la
implantación de las recomendaciones de auditoría fortalecer los controles y aprovechar
eficientemente los recursos.
3. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor
de las siguientes cláusulas.
PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de________________ (nombre utilizado
para llevar a cabo el trabajo), a elaborar y ejecutar una Auditoría de Gestión de la empresa por el
__________________________ período comprendido entre _________________
SEGUNDA.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: La comunicación parcial de resultados se
mantendrá en todo el proceso de la auditoría.
TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: La auditora presentará a la Gerencia General de la
empresa________________________________ los Informes de Auditoria y cumplimientos de
Obligaciones sobre la gestión de la empresa, los mismos que contendrán el dictamen profesional
conforme lo exigen las Normas Técnicas de una auditoría profesional.
35
CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que la Auditora
contrae en virtud de este contrato, la empresa_____________________ ,pagará a la Auditora, por
concepto de honorarios profesionales, la cantidad de ____________________________; que serán
entregados; s el 50% a la suscripción del presente contrato y la diferencia, cuando se entregue el
Informe de Auditoría de Gestión.
QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha en la que se firma el presente contrato, en un plazo de 30
días laborables, se entregará el informe de auditoría.
SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: La Auditora se obliga a elaborar y ejecutar la
Auditoría de Gestión, en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales.
SÉPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, se obliga, bajo su exclusiva cuenta,
responsabilidad y riesgo; a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras duren los
procedimientos de control en el campo.
OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente la entera Auditora se obliga a satisfacer en
favor de los profesionales que laboren en la empresa __________________, por motivo de la
auditoría, todas las obligaciones que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en
virtud de la cláusula que precede. Consecuentemente, la Auditora se obliga a asumir y a responder
por cualquier tipo de reclamación de dichos profesionales.
NOVENA.- PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Es obligación del contratante proporcionar, la
documentación que necesite para la elaboración de la auditoría de gestión, objeto de este contrato.
La Auditora través de su respectivo profesional autorizado extenderá el correspondiente recibo y
restituirá la documentación a la empresa, tan pronto como hubiere terminado de utilizarla.
Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas de
la Empresa ___________________________________________________
DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a
proporcionar a la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de
consulta al sistema informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de
Gestión, y a proporcionar los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.
36
DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: La Auditora, y sus funcionarios autorizados a
través de este contrato, reconoce que durante el tiempo que dura la auditoría, según señala este
contrato; la Auditora tendrá acceso directo a, y se familiarizará con cierta información de carácter
confidencial acerca de programas, proyectos, métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la
operación y administración de la empresa, incluyendo, pero no limitándose, a los planes
estratégicos de la CONTRATANTE y a la información contenida en los datos que se manejan en la
empresa ___________________
La Auditora se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa
_____________________________________________, en tomar todas las medidas necesarias
para preservar y proteger la Información Confidencial; de toda publicación, comunicación o
exhibición no autorizada. Además, se compromete y acuerda a no exhibir la Información
Confidencial, ni la utilizará; de manera alguna, o ayudará a cualquier otra persona o empresa a
utilizarla ya sea durante el término de este contrato o en cualquier momento posterior, sin
prescripción de tiempo. Información como: la documentación que repose en los archivos de los
departamentos de la empresa _______________________________________________; que se
devolverán inmediatamente a la terminación del contrato.
DÉCIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento parcial
o total por parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente contrato, la
Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio.
DÉCIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente contrato
es de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera derivarse
del mismo, se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante un juez de lo
civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia amigablemente, o la
sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos en la ciudad de Quito.
Para constancia, las partes firman este documente en Quito a, los _____________días del mes de
__________del ___________, en tres ejemplares de igual tenor y valor.
Nombre del representante Auditora
Gerente General AUDITORA
EMPRESA EMPRESA AUDITORA
37
Figura 3-1: Fases de la Auditoría de gestión propuesta
38
3.2.4. Objetivos y Actividades de cada Fase
3.2.4.1. FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
OBJETIVOS
Obtener un conocimiento integral de la organización.
Recolectar información de la entidad.
ACTIVIDADES
Tabla 3-1: Actividades Conocimiento Preliminar
ACTIVIDADES
PRINCIPALES ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
Elaborar el Programa de
auditoría de la Fase I
Diseño y elaboración del programa de auditoría de la
primera fase. Anexo A1
Carta compromiso Elaborar una carta compromiso confirmando el inicio
de la auditoria a los jefes principales. Anexo B2
Entrevista con los
principales jefes
Mediante narrativa el modelo de administración y
control (Manuales y Reglamentos). Anexo C3
Información RRHH Disponer de información del personal con que contaba
desde un año atrás. Anexo D4
Contratos de adquisición
de bienes y servicios
Disponer de información sobre contratos de bienes y
servicios que ha suscrito la organización. Anexo E5
Base Legal Investigar con que base legal se respaldan las
actividades de la empresa. Anexo F6
Organización Investigar la estructura organizativa de la empresa.
Anexo G7
Volumen de ventas Investigar el volumen de ventas que maneja la
organización un año atrás. Anexo H8
Narrativas Descripción de fecha, hora, departamento y
responsable. Anexo I9
Existencia de Indicadores
de gestión
Investigar si aplican algún tipo de indicador de gestión
en la empresa. Anexo J10
Métodos de evaluación de
desempeño
Investigar qué tipos de métodos de evaluación de
desempeño aplican. Anexo K11
Informe al jefe de
auditoría
Detallar novedades en el proceso de conocimiento
preliminar.
39
PAPELES DE TRABAJO
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Anexo A-1: Formato Programa de auditoria
CARTA COMPROMISO
Anexo B-2: Formato propuesta de servicios de auditoria
ENTREVISTAS CON LOS PRINCIPALES JEFES DE ÁREA
Anexo C-3: Formato entrevista de auditoria principales jefes
INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Anexo D-4: Formato visita instalaciones y entrevista inicial de auditoria
TIPOS DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Anexo E-5: Formato contratos de adquisiciones de bienes y servicios
BASE LEGAL DE LA EMPRESA
Anexo F-6: Formato base legal de la organización
ENTORNO ESTRUCTURAL
Anexo G-7: Formato identificación institución
VOLUMEN DE VENTAS ANUALES DURANTE EL PERIODO 2013 – 2014
Anexo H-8: Formato volumen de ventas
NARRATIVA
Anexo I-9: Formato cedula narrativa
EXISTENCIA DE INDICADORES DE GESTIÓN
Anexo J-10: Formato indicadores de gestión
EXISTENCIA DE MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Anexo K-11: Formato métodos de evaluación de desempeño
3.2.4.2. FASE II PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
OBJETIVOS
Evaluar riesgos de la organización desde el 2013.
Evaluar control interno.
Determinar posibles áreas críticas a ser evaluadas.
40
ACTIVIDADES
Tabla 3-4: Actividades Planificación Estratégica
ACTIVIDADES
PRINCIPALES ACTIVIDADES ESPECIFICAS
Elaboración del programa
de auditoría Fase II
Diseño y elaboración del programa de auditoría de la
segunda fase. Anexo A1
Elaborar y aplicar
Cuestionario de Control
Interno de la empresa
Establecer mediante un cuestionario de control
interno la evaluación de la empresa. Anexo L12
Elaborar el FODA Con factores internos y externos y por su impacto.
Anexo M13
Evaluación contratos Evaluación del cumplimiento de los contratos.
Anexo I9
Evaluación cumplimiento
de funciones de las
principales áreas.
Conocer en qué grado se cumplen las funciones que
establecen los directivos de la empresa. Anexo N14
Definir indicadores a
aplicar Evaluación de indicadores de gestión. Anexo J10
Evaluación aplicando las
5Es por departamento
Conocer el nivel de cumplimiento en base a las 5 Es
economía, eficiencia, eficacia, ética, ecología.
Anexo O15
Evaluación de aplicación de
la base legal
Evaluación del cumplimiento de normas legales.
Anexo I9
Evaluar selectivamente
procedimientos de ……
Mediante diagramas de flujo evaluar selectivamente
el cumplimiento de procedimientos. Anexo P16
Evaluar la relación con
cliente y proveedor
Conocer en qué grado de confianza se mantienen las
relaciones de cliente y proveedor. Anexo L12
Evaluar el Riesgo Conocer en que niveles de riesgo se encuentra la
empresa. Anexo Q17
Memorando de
Planificación
Establecer todos los componentes que se va auditar.
Anexo R18
41
PAPELES DE TRABAJO
PROGRAMA DE AUDITORIA
“Se utilizara el formato del Anexo A 1”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
Anexo L12: Formato cuestionario de control interno
FODA
Anexo M13: Formato FODA
EVALUACIÓN DE CONTRATOS
“Se utilizara el mismo formato del Anexo I 9”
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LAS PRINCIPALES
ÁREAS
Anexo N14: Formato cumplimiento funciones principales
EVALUACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
“Se utilizara el mismo formato del Anexo J 10”
EVALUACIÓN APLICANDO LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
Anexo O15: Formato aplicación las 5es por departamento
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE BASE LEGAL
“Se utilizara el mismo formato del Anexo I 9”
EVALUAR SELECTIVAMENTE PROCEDIMIENTOS
Anexo P16: Formato de procedimientos
EVALUACIÓN RELACIÓN CON CLIENTE Y PROVEEDOR
“Se utilizara el mismo formato del Anexo L 12”
EVALUACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORIA
Anexo Q17: Formato evaluación de riesgos de auditoría
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Anexo R18: Formato Memorando de planificación
3.2.4.3. FASE III EJECUCIÓN
OBJETIVOS
Ejecutar la auditoría
Elaborar papeles de trabajo como evidencia necesaria tanto en cantidad como en
calidad (suficiente, competente y relevante)
Desarrollar hallazgos
42
ACTIVIDADES
Tabla 3-5: Actividades de Ejecución
ACTIVIDADES
PRINCIPALES ACTIVIDADES ESPECIFICAS
Programas de auditoría.
Elaboración y aplicación de programas de auditoría
detallados y específicos por cada componente
significativo y escogido para examinarse, en base a la
inspección física, observación, cálculo, indagación,
análisis, etc. Anexo A1
Profundizar posibles áreas
críticas e indicadores de
gestión.
Profundizar análisis de áreas críticas, aplicando
indicadores de economía, eficiencia y eficacia y otros.
Anexo J10
Elaboración de papeles de
trabajo.
Preparación de papeles de trabajo adicionales que
contengan evidencia suficiente, competente y relevante.
Anexo A1 – Anexo T20
Elaboración hoja de
hallazgos. Con las deficiencias encontradas. Anexo T20
Convocar a sesión. Convocar a sesión de comunicación de resultados
preliminares. Anexo S19
Elaboración el acta de
sesión.
Significativo de cada componente examinado,
expresados en los comentarios; los mismos que deben
ser oportunamente comunicados a los funcionarios y
terceros relacionados. Anexo V21
PAPELES DE TRABAJO
ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA
“Se utilizara el formato del anexo A1”
CONVOCAR A COMUNICACIÓN DE RESULTADOS PARCIALES
Anexo S19: Formato comunicado de resultados parciales
EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS
Anexo T20: Formato áreas críticas
43
ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
“Se utilizará todo los papeles de trabajo anteriormente mencionados”
ELABORAR EL ACTA CON LOS RESULTADOS Y HOJA DE HALLAZGOS
Anexo V21: Formato acta de reunión
3.2.4.4. FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
OBJETIVOS
Dar a conocer los resultados de la auditoría
Tramitar el informe de auditoría
Completar el archivo permanente
ACTIVIDADES
Tabla 3-6: Actividades de Comunicación de Resultados
ACTIVIDADES
PRINCIPALES ACTIVIDADES ESPECIFICAS
Definir la estructura del
informe
Determinar cómo se estructura del informe de auditoría.
Anexo W22
Elaboración del informe
borrador de auditoría y previa
comunicación.
Redacción en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la
participación de los especialistas no auditores en la parte
que se considere necesario. Anexo S19
Comunicación de resultados
especificando la causa y efecto.
Para promover la toma de acciones correctivas de
inmediato, es menester que el borrador del informe
antes de su emisión, deba ser discutido en una
conferencia final con los responsables de la gestión y los
funcionarios de más alto nivel relacionados con el
examen, esto le permitirá por una parte reforzar y
perfeccionar sus comentarios, conclusiones y
recomendaciones; pero por otra parte, permitir que
expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima
defensa. Anexo V21
Informe definitivo y Archivo
de Papeles de Trabajo
Elaboración del informe final fundamentado. Anexo
W22
44
PAPELES DE TRABAJO
FORMATO DE LA ESTRUCTURA DEL INFORME
Anexo W22: Formato estructura del informe
CONVOCA A LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
“Se utilizara el mismo formato del anexo S19”
ACTA CON LOS RESULTADOS
“Se utilizara el mismo formato del anexo V21”
INFORME FINAL
“Se utilizara el mismo formato del anexo W22”
45
CAPITULO 4
4. APLICACIÓN CASO PRÁCTICO DE LA METODOLOGÍA
PROPUESTA PARA LA AUDITORIA DE GESTIÓN
4.1. Desarrollo del Caso Propuesto.
Iniciare este caso práctico con la propuesta de un contrato de servicios profesionales, por cuanto la
presente auditoría será efectuada por auditores externos.
CONTRATO DE AUDITORIA
Celebran el presente contrato por una parte el señor Ing. Patricio Pilco, representante legal de la
Empresa BITLOGIC S.A., persona jurídica a quien en adelante se la denominará “Contratante”, y
por otra parte la Srta. Viviana Arévalo a quien se le denominará “Auditor”, celebran el presente
contrato de Servicios de Auditoría de Gestión a la Empresa BITLOGIC S.A.
ANTECEDENTES
1. La Auditora Viviana Arévalo, es profesional calificado para ejercer la profesión de
Auditoria.
2. La Auditora Viviana Arévalo, acepta y celebrar este contrato con el objeto de cumplir
con los requerimientos de la Superintendencia de Compañías, y a través de la
implantación de las recomendaciones de Auditoria fortalecer los controles y aprovechar
eficientemente los recursos.
3. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor
de las siguientes cláusulas.
PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de M&V ASOCIADOS, a elaborar y ejecutar
una Auditoría de Gestión de la empresa por el período comprendido entre el año 2013 – 2014.
SEGUNDA.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: La comunicación parcial de resultados se
mantendrá en todo el proceso de la Auditoría.
TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: La Auditor presentará a la Gerencia General de la
Empresa BITLOGIC S.A., los informes de Auditoría y cumplimientos de obligaciones sobre la
46
gestión de la empresa, los mismos que contendrá el dictamen profesional conforme lo exigen las
Normas Técnicas de una auditoría profesional.
CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que la Auditora contrae
en virtud de este contrato, Empresa BITLOGIC S.A., pagará al Auditor, en concepto de honorarios
profesionales, la cantidad de $2000,00 (DOS MIL DÓLARES AMERICANOS); que serán
pagados el 50% a la suscripción del Contrato y la diferencia cuando se entregue el Informe de
Auditoría de Gestión.
QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha de firma del contrato, se entregara el informe de auditoría
en un plazo de 30 días.
SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: La Auditora se obliga a elaborar y ejecutar la Auditoría
de Gestión en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales:
SÉPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, se obliga, bajo su exclusiva cuenta,
responsabilidad y riesgo, a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras duren los
procedimientos de control en el campo.
OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente el auditor se obliga a satisfacer en favor de los
profesionales que laboren en la Empresa BITLOGIC S.A., por motivo de la auditoría, todas las
obligaciones que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en virtud de la cláusula
que precede. Consecuentemente, el auditor se obliga a asumir y a responder por cualquier tipo de
reclamación de dichos profesionales.
NOVENA.- PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Es obligación del contratante proporcionar, la
documentación que necesite para la elaboración de la auditoría de gestión, objeto de este contrato.
El Auditor a través de su respectivo profesional autorizado extenderá el correspondiente recibo y
restituirá la documentación a la empresa, tan pronto como hubiere terminado de usarla.
Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas de
la Empresa BITLOGIC S.A.
DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a proporcionar a
la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de consulta al sistema
47
informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de Gestión, y a proporcionar
los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.
DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: El Auditor, y sus funcionarios autorizados bajo
este contrato, reconoce que durante el término de este contrato, el Auditor tendrá acceso a, y se
familiarizará con cierta información de carácter confidencial acerca de programas, proyectos,
métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la operación y administración de la empresa,
incluyendo pero no limitándose a los planes estratégicos de la CONTRATANTE y a la información
contenida en los datos que se manejan en la Empresa BITLOGIC S.A.
El Auditor se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa BITLOGIC S.A., en tomar
todas las medidas necesarias para preservar y proteger la Información Confidencial de toda
publicación, comunicación o exhibición no autorizada. Además, se compromete y acuerda a no
exhibir la Información Confidencial, ni la utilizará de manera alguna, o ayudará a cualquier otra
persona o empresa a utilizarla ya sea durante el término de este contrato o en cualquier momento
posterior, sin prescripción de tiempo. Información así como la documentación que repose en los
archivos de los Departamentos de la Empresa BITLOGIC S.A., se devolverán inmediatamente a la
terminación de este contrato.
DÉCIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento parcial o
total del parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente contrato, la
Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio.
DÉCIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente contrato es
de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera derivarse del
mismo se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante un juez de lo
civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia amigablemente, o la
sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos en la ciudad de Quito.
Para constancia, las partes firman este documente en Quito, a los 15 días del mes de Agosto del
2014, en tres ejemplares de igual tenor y valor.
Ing. Patricio Pilco Ing. Viviana Arévalo
Gerente General AUDITORA
BITLOGIC S.A. M&V ASOCIADOS
48
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
I 01
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE I
ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo Fecha:15 de Agosto del 2014
Revisado por: Dr. Wellington Ríos Fecha: 15 de Agosto del 2014
OBJETIVO:
Obtener un conocimiento integral de la organización y recolectar información.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Visite las instalaciones de la Empresa
BITLOGIC S.A. VA 15 Agosto 2014
2 Entregue la carta al gerente y jefes dando
aviso al inicio de la auditoría. VA 15 Agosto 2014
3 Entreviste al gerente general y sus
principales jefes. I02-I06 VA 15 Agosto 2014
4 Solicite información del personal activo de
la empresa y de un año atrás. I06 VA 16 Agosto 2014
5 Solicite información sobre contratos de
adquisición de bienes y servicios. I07 VA 16 Agosto 2014
6 Investigue información sobre la base legal
que tiene la empresa. I08 VA 16 Agosto 2014
7 Investigue la estructura organizativa de la
empresa. I09 VA 17 Agosto 2014
8 Investigue el volumen de ventas actual y
de un año atrás. I10 VA 17 Agosto 2014
9 Describa en la narrativa la fecha, hora,
departamento y responsable. I06 VA 17 Agosto 2014
10 Investigue que tipos de indicadores de
gestión aplica. I11 VA 18 Agosto 2014
11 Investigue que métodos de evaluación de
desempeño aplica. I12 VA 18 Agosto 2014
12 Realice el informe de novedades de todos
los procedimientos al jefe superior. VA 18 Agosto 2014
49
Quito, 15 de Agosto del 2014.
Señores.
BITLOGICS.A
Atención: Ing. Patricio Pilco
Gerente General
CC. Ing. Susana Pilco
Jefe de Contabilidad
Ing. Julio Montalvo
Jefe de Ventas
Ing. Rogger Castillo
Jefe Técnico
Ing. Fernando Maldonado
Jefe de Bodega
Presente.
De mi consideración:
Reciba un cordial y atento saludo de quienes conformamos M&V ASOCIADOS.
Comunicamos que la auditoria a la Empresa BITLOGIC S.A., se dará inicio el, 15 de Agosto del
2014, de conformidad a como lo establece el contrato sustentado.
El examen se realizará por el periodo 2013-2014 y será realizado en un plazo de 15 días,
donde, la Empresa BITLOGIC S.A.
Para que se pueda cumplir con el objetivo planteado, agradecemos proporcionar todo el
apoyo necesario al personal de auditoría.
Con respeto y afecto,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
Aceptado por: ………………………..
Fecha: ……….……………………….
50
I 02
1/5
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 – 2014
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre: Ing. Patricio Pilco Cargo: Gerente General
Fecha: 15 de Agosto 2014 Hora: 2:30
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1 La cultura organizacional de la empresa se caracteriza por su
autonomía, su estructura de puestos flexibles, por apoyo a
proyectos óptimos, por premios de accenso, por manejar un
nivel mínimo de conflicto constructivo, por tomar riesgos al
utilizar talento creativo e innovador del trabajador.
2 Entre los principales aspectos que motivan a los empleados,
es la estabilidad como Empresa, apoyo permanente ante la
creatividad del trabajador, Incentivos por productividad, y de
manera especial relaciones personales entre trabajadores y un
ambiente de trabajo adecuado.
3 Sus objetivos estratégicos actuales son el Crecimiento
Profesional de nuestros trabajadores, Crecimiento
Empresarial, Ubicar en lo alto nuestra imagen corporativa
como persona y empresa.
4 Se considera como objetivo estratégico clave o ventaja llegar
a lo alto en el manejo de la marca de la empresa y que sea
reconocida a nivel nacional e internacional.
5 El control del rendimiento del personal se lleva en base a
resultados, por proyectos y por departamentos, el jefe directo
es el encargado de realizar un informe mensual de los
resultados y cada semana se realiza una revisión de la
organización, avance de los proyectos y metas propuestas.
6 Las actividades para alcanzar los objetivos estratégicos se las
realiza a través de revisiones periódicas de las metas
51
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
propuestas, innovación tecnológica e incentivos.
7 Se considera al adecuado manejo de recursos humanos y
tecnológicos como procesos claves de trabajo.
8 La apertura permanente en contacto con el personal y una
relación horizontal del manejo de la empresa, permite tener
una comunicación abierta con un trabajo de alto rendimiento
y así lograr una fuerza de trabajo comprometida
9 La optimización de recursos, con la cultura de recursos
humanos adecuados permite tener un rendimiento del
producto y lograr eficacia de los resultados del proceso.
ANÁLISIS:
La Gerencia da mucha prioridad al recurso humano, con el fin de optimizar recursos, manteniendo
una comunicación abierta siempre enfatizando al crecimiento profesional de los empleados y
lograr un excelente rendimiento eficaz en los resultados de los procesos de la empresa.
52
I 03
2/5
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 – 2014
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre: Ing. Susana Pilco Cargo: Jefe Contabilidad
Fecha: 15 de Agosto 2014Hora: 9:30
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1 El personal que trabaja dentro de este departamento es solo
uno.
2 Existe en la empresa un manual de procedimientos general,
pero no por área.
3 La empresa cuenta con seguro de transporte.
4 Los inconvenientes si es que hubiere dentro del departamento
son informados a la Gerencia.
5 El trabajo del departamento cuando se encuentra en
temporada alta, los organiza por prioridad. (impuestos)
6
Mantiene reuniones mensuales con la gerencia para tratar
temas financieros y dar a conocer la situación actual de la
entidad.
7 Existe un asesor (auditor) externo que ayuda al control
interno del proceso contable.
8 Si cuenta con las herramientas necesarias para llevar a cabo
su trabajo.
ANÁLISIS:
El departamento contable cuenta con una persona a cargo que está al pendiente de realizar todo el
proceso contable, adicionalmente tiene un asesor externo que es quien mensualmente controla
todo el proceso, de la misma forma gerencia tiene total conocimiento del estado de la empresa
porque existen reuniones mensuales.
53
I 04
3/5
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 - 2014
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre: Ing. Julio Montalvo Cargo: Jefe de Ventas
Fecha: 15 de Agosto 2014 Hora: 2:30
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1 Existen políticas de ventas que se revisan a través de un
portal del fabricante. Son políticas universales que se deben
cumplir en forma universal.
2 El control presupuestario de los gastos del área de ventas los
maneja gerencia
3 Existen claramente establecidas las políticas de ventas,
además existe un presupuesto mensual de ventas.
4 El seguimiento de clientes lo lleva mensual con el flujo de
ventas y además cada semana hay reuniones de ventas para
hacer forecast.
5 Con relación a quejas de clientes, todo problema generado se
soluciona, no hay problema que no se haya resuelto.
6
ANÁLISIS:
El departamento de ventas aplica políticas universales de ventas del portal del fabricante las cuales
deben cumplirse totalmente, el gerente en el departamento de ventas siempre está al frente ya que
el maneja los presupuestos de ventas para que sean cumplidos en su totalidad.
54
I 05
4/5 EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 - 2014
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre: Ing. Julio Montalvo Cargo: Jefe Técnico
Fecha: 15 de Agosto 2014 Hora: 2:30
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1 El jefe técnico bajo las normas estrictas del fabricante, no se
puede dejar al cliente sin solución. Con esta premisa, se cubre
la totalidad de los problemas que pueda tener el cliente,
inclusive si se necesita reemplazar el equipo al cliente por uno
nuevo se lo hace.
2 El área técnica cuenta con un manual de funciones del
departamento.
3 Existe un manual de procedimientos técnicos de computadoras
que se recibe del fabricante y se cumple al 100%
4 El principal objetivo de la empresa es brindar el mejor servicio
y soporte al cliente cumpliendo las normas internacionales
establecidas por el fabricante.
5 Se considera como aspectos claves del rendimiento del área
técnica la certificación y capacitación de cada uno de los
técnicos, así como cursos en relaciones personales.
6 Para la incorporación al departamento del área técnico el
personal tiene que contar con tercer nivel de estudio
universitario.
7 Para cumplir con los objetivos el área técnica se basa en un
sistema administrativo en el que se incorpora todos los
procesos que se lleva a cabo con el soporte del equipo del
cliente, esto les permite hacer un seguimiento paso a paso del
soporte que se le da al cliente.
ANÁLISIS:
El departamento técnico cumple al 100% con los manuales de procedimientos que el fabricante
dispone ya que la marca principal de la empresa es APPLE y se debe mantener la imagen
cumpliendo con los objetivos y procedimientos que exige la marca.
55
I 06
5/5
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 - 2014
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre: Ing. Fernando Maldonado Cargo: Jefe de Bodega
Fecha: 15 de Agosto 2014 Hora: 10:00
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1 No llevan en kárdex los inventarios de computadoras y sus
insumos, solo un registro manual.
2 El área de bodega sigue un instructivo como guía para el
almacenamiento de los equipos computacionales.
3 El registró para el despacho y recepción de los productos lo
realizan manualmente.
4
A bodega se le ha definido como área física de acceso
restringido y con medidas de seguridad dispone de una
cámara estática y para cualquier movimiento debe existir un
registro de salida y entrada.
5 Tienen sus productos codificados, por líneas de equipos y
repuestos.
6 Las evaluaciones de los productos almacenados las realizan
periódicamente por medio de conteo físico.
7 La empresa tiene seguros contra incendios o robos
ANÁLISIS:
El departamento de bodega no maneja método de valoración para manejar el inventario y sus
costos, lo llevan por medio de un registro de entrada y salida de mercadería y todo se encuentra
codificado en caso no estar el jefe de bodega de igual forma existe un control con las cámaras de
seguridad.
56
I 07
1/1
VISITA A LAS INSTALACIONES Y ENTREVISTA INICIAL
BITLOGICS.A
DENOMINACIÓN
Soluciones Computacionales BITLOGIC S.A.
DOMICILIO
Enriqueta Gangotena N26 – 52 entre Santa María y Orellana
TELÉFONO
PBX: (593) 3821870/2561158/2562542/2529619/2540799
HORARIO DE ATENCIÓN
De 9:00 am a 17:30pm
OBJETIVO PRINCIPAL DE LA ENTIDAD
“Soluciones Computacionales”
Ser la Empresa Corporativa Apple más grande del Ecuador.
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
Los principales funcionarios 4. Son:
CARGO NOMBRES
Gerente General Ing. Patricio Pilco
Contadora Ing. Susana Pilco
Jefe Técnico Ing. Julio Montalvo
Asistente Técnico Ing. Alejandro Suntaxi
57
NÚMERO DE EMPLEADOS
La Empresa BITLOGIC S.A., cuenta en el año 2014 con 12 empleados distribuidos así:
Nivel Ejecutivo: 3
Nivel Asesor: 3
Nivel Operativo: 3
Nivel Apoyo: 3
Nómina de empleados en el 2013
Nº NOMBRE C.I. CARGO DOMICILIO FECHA
ENTRADA SALIDA
1 Patricio Pilco G. General Quito
2 Alejandro Suntaxi Asist. Técnico Quito
3 Susana Pilco 1709465908 Contadora Quito 1 mayo 2001
4 Rogger Castillo 1710892900 Vendedor Quito 1 enero 2009
5 Vicente Ortiz 1712526449 Bodeguero Quito 1 abril 1998
6 Manuel Montero 0201229168 Técnico Quito 1 mayo 2003
7 Patricia Paguay 1716344823 Serv. Generales Quito 1 nov. 2011
8 Renata Granda 1724103393 Recepcionista Quito 1 mayo 2011
9 Manuel Armas 1703608875 Mensajero Quito 1 junio 2012
10 Jorge Pillajo 1715960462 Asist. Técnico Quito 11 marzo 2013
11 José Viteri 1712711900 Vendedor Quito 8 julio 2013 7 julio 2014
Nómina de empleados en el 2014
Nº NOMBRE C.I. CARGO DOMICILIO FECHA
ENTRADA SALIDA
1 Patricio Pilco G. General Quito
2 Alejandro Suntaxi Asist. Técnico Quito
3 Susana Pilco 1709465908 Contadora Quito 1 mayo 2001
4 Rogger Castillo 1710892900 Vendedor Quito 1 enero 2009
5 Vicente Ortiz 1712526449 Bodeguero Quito 1 abril 1998
6 Manuel Montero 0201229168 Técnico Quito 1 mayo 2003
7 Patricia Paguay 1716344823 Serv. Generales Quito 1 nov. 2011
8 Renata Granda 1724103393 Recepcionista Quito 1 mayo 2011
9 Manuel Armas 1703608875 Mensajero Quito 1 junio 2012
10 Jorge Pillajo 1715960462 Asist. Técnico Quito 11 marzo 2013
11 Julio Montalvo Jefe Técnico Quito
12 Fernando Maldonado Jefe de Bodega Quito
OBSERVACIÓN:
El personal activo en el año 2013 se ha mantenido estable en un 90%, para el año 2014 solo un empleado ha salido
por voluntad propia, consta actualmente con 12 empleados que se han mantenido estables en su trabajo y
satisfechos.
58
I 08
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
CONTRATOS DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Nº SECTOR OBJETO BENEFICIARIO VALOR FECHA DEL CONTRATO
INICIO DURACIÓN TERMINACIÓN
1
GYE, UIO,
CAÑAR,
M.SANT.
Instalación y
puesta en
funcionamiento
RTV ECUADOR 326.976,00 22-02-13 20 días 13-03-13
2 QUITO
Suministrar y
entregar el
equipamiento
del software
DEFENSORÍA
DEL PUEBLO 8.720,00 03-05-13 15 días 17-08-13
3 QUITO
Instalación,
configuración
traslado de
infraestructura
MINISTERIO DE
TURISMO 132.065,00 14-06-13 20 días 03-07-14
4 QUITO
Provisión,
instalación y
puesta en
marcha
FLACSO
ECUADOR 6.400,94 26-08-13 5 días 30-08-13
5 QUITO
Instalación de
televisiones
LEB
YACHAY 35.255,00 27-09-13 15 días 11-10-13
6 QUITO Equipos de
diseño, Tablet
DEFENSORÍA
DEL PUEBLO 9.736,80 16-07-14 30 días 13-08-14
OBSERVACIONES:
Los contratos de adquisición de bienes y servicios constan con su respectiva acta de entrega donde se estipula claramente los
cumplimientos del contrato tanto en entrega del producto, plazo y precio.
59
I 09
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
BASE LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN
Nº DENOMINACIÓN ÁMBITO CONTENIDO FECHA DE
APLICACIÓN UBICACIÓN
CRITERIO DEL
AUDITOR
1 Superintendencia de
Compañías
Rige a las
sociedades
Capital
suscrito
01 / 04 / 2014
Quito
Cumple con sus
obligaciones
2 SRI
Impuestos
Obligaciones
tributarias
05 / 06 / 2014
Quito
Cumple con sus
obligaciones
3 IESS
Obligaciones
patronales
Cumplimiento
de obligaciones
22 / 01 / 2014
Quito
Cumple con sus
obligaciones
4
MUNICIPIO DE
QUITO
Impuestos
municipales Patente 2014 Quito
Cumple con sus
obligaciones
OBSERVACIONES:
Como podemos observar con respecto a la base legal de la empresa está al día en su cumplimiento y sus
actualizaciones.
60
I 10
1/1
IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
RAZÓN SOCIAL: Soluciones Computacionales BITLOGIC S.A.
OBJETIVO SOCIAL: Conservar el éxito económico y obtener una ventaja competitiva en base a
la reputación y confianza de las personas que laboran en Bitlogic.
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA: La estructura organizativa de la Empresa a Auditar
BITLOGIC S.A., está conformada por las siguientes unidades:
NOTA: Adjuntar organigrama actual
Figura 4-1: Organigrama Estructural Actual
Junta General de accionistas
Directorio
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
61
I 11
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
DETALLE DE VENTAS
FECHA: 17 AGOSTO 2014
ARTÍCULOS VENTAS ANUAL 2013 VENTAS HASTA JULIO
2014
EQUIPOS APPLE 1’940.000,00 1’550.000,00
ACCESORIOS APPLE 388.000,00 310.000,00
EQUIP.OTRAS MARCAS 970.000,00 775.000,00
ACCES. OTRAS MARCA 194.000,00 155.000,00
LICENCIAS 194.000,00 155.000,00
CÁMARAS VARIAS
MARCAS 194.000,00 155.000,00
TOTAL 3’880.000,00 3’100.000
OBSERVACIONES:
Podemos observar en relación a las ventas anuales del 2013 con las ventas actuales hasta julio
del 2014 se han incrementado sus ingresos y es un ganancia notable en este año.
62
I 12
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
Nº NOMBRE DEL
INDICADOR
TIPO DE
INDICADOR
PARA QUE SE
UTILIZA FÓRMULA RESULTADO INTERPRETACIÓN
------------- -------------- -------- ------------- -----------
Actualmente la
empresa no aplica
indicadores de gestión
Manejan un índice de
precio que lo calcula
subiendo el 8% al
costo de la compra.
------------- --------------- -------- ------------- -----------
1
SOLVENCIA FINANCIERO
Se utiliza para
conocer la
capacidad de
solvencia que
tiene la empresa
AC/PC = = 1
Prácticamente cubren
lo necesario para sus
deudas.
2
RAZÓN ACIDA FINANCIERO
Ayuda a conocer
la liquidez para
cubrir deuda
inmediatas
(AC-IN) / PC = 0,75
Dispone de recursos
líquidos para cancelar
deudas inmediatas.
3
ÍNDICE DE
ENDEUDAMIENTO FINANCIERO
Evalúa el grado y
modalidad de
participación de
los acreedores
PT / AT = -28,87
Determina nivel de
endeudamiento de la
empresa.
4
ROTACIÓN DE
INVENTARIO FINANCIERO
El número de
veces que se han
renovado las
existencias
CV / IN = 17,49
Determina el
movimiento de
mercadería que hay en
bodega.
5
MARGEN BRUTO
DE UTILIDAD FINANCIERO
Refleja lo que
representa la
utilidad frente a
los ingresos
operacionales
(VE – COSTO
VTAS) / VE = 0,17
Determina el margen
de utilidad
operacional.
Nota: Son índices que utiliza la empresa.
63
I 13
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
MÉTODOS DE
EVALUACIÓN ÁREA Nº DE COLABORADORES JEFE DE ÁREA
OBSERVACIONES
------------- ------- -------------------------- --------------- Actualmente no aplican
ningún tipo de método
de evaluación de
desempeño.
------------- ------- -------------------------- ---------------
------------- ------- -------------------------- ---------------
64
I 14
1/1
INF – AP 001
Para: Dr. Wellington Ríos
Jefe de Auditoria
De: Viviana Arévalo
Auditor
Fecha: 18 de Agosto del 2014.
Por medio del presente informo, que la 1ra fase de la Auditoria de Gestión realizada a la
Empresa BITLOGIC S.A., que se ha cumplido a cabalidad con los procedimientos de auditoria que
constan en el respectivo programa, existiendo la colaboración de todos los funcionarios de la
empresa.
Sin otro particular, me despido.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
65
FASE II PLANIFICACIÓN
II 01
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE II
ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo Fecha:19 de Agosto del 2014
Revisado por: Dr. Wellington Ríos Fecha: 19 de Agosto del 2014
OBJETIVO:
Evaluar el riesgo y el control interno y así determinar posibles áreas críticas.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Realice el cuestionario de control interno
Empresa BITLOGIC S.A. II02 VA 19 Agosto 2014
2 Realice el FODA y precise los aspectos
positivos y negativos, interno y externo. II03 VA 19 Agosto 2014
3
Realice selectivamente la evaluación de
contratos de adquisición de bienes y
servicios.
II04 VA 20 Agosto 2014
4 Realice la evaluación de cumplimiento de
funciones de las principales áreas. II05-II06 VA 20 Agosto 2014
5 Revise y defina indicadores posibles a
aplicar. II07 VA 21 Agosto 2014
6 Realice la evaluación de la aplicación de
las 5Es por departamento. II08-II10 VA 21 Agosto 2014
7 Realice la evaluación de la aplicación de
la base legal de la empresa. II11 VA 22 Agosto 2014
8
Mediante diagramas de flujo realice la
evaluación selectiva de procedimientos de
BITLOGIC S.A., y determine las
inconsistencias.
II12-II14 VA 22 Agosto 2014
9
Realice la evaluación de la relación que
existe entre la empresa, cliente y
proveedor mediante una matriz de control
interno y recomendaciones.
II15-II17 VA 23 Agosto 2014
10
Sobre ventas cual es el costo que
determina el margen de utilidad bruto,
como establecen el precio de ventas.
II18 VA 23 Agosto 2014
11 Determine las marcas de auditoría a
utilizar II19 VA 24 Agosto 2014
12 Analice la consecuencia de la estructura
orgánica y funcional. II20 VA 24 Agosto 2014
13
Determine si se ha elaborado la misión y
visión de la empresa y si conoce el
personal.
II21 VA 24 Agosto 2014
14 Realice la evaluación del riesgo. II22 VA 25 Agosto 2014
15 Realice el memorando de planificación. II23 VA 25 Agosto 2014
66
II 02
19 - 08 – 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿Existe dentro de la entidad un código de conducta?
√
10
2 ¿Se realizan charlas relacionadas sobre temas de
conducta? √
10
3 ¿Existen sanciones para aquellas personas que no
respetan los valores éticos? √
10
4 ¿Existe un ambiente laboral en el que se pueda
observar el respeto y la honestidad? √
10
5 ¿Dentro de la empresa los altos mandos dan a
mostrar y cumplen con los valores de respeto? √
10
6 ¿Existen auditorias de gestión anteriores? √
0
No se ha realizado
auditorias de gestión
anteriores ya que no ha
existido ninguna
exigencia de por medio.
7 ¿Existe un manual de procedimientos establecido y
de funciones? √
10
8 ¿Tienen bien definido la misión y visión de la
empresa? √
10
9 ¿Tiene conocimiento el personal del perfil de
funciones que debe cumplir en la empresa?
√
0
El personal no tiene
conocimiento total del
perfil de funciones que
debe aplicar.
10 ¿Aplica la empresa controles de efectivo? √ 10
11 ¿La empresa maneja presupuestos de ventas para
cumplir sus metas? √
10
TOTAL
90
Σ total de Evaluación = 90 = 8,18
# De Observaciones 11
NIVEL DE
RIESGOS
1- 4 riesgo alto
5 -7 riesgo medio
8-10 riesgo bajo
67
FODA ACTUAL DE BITLOGIC S.A. II 03
1/1 Fortalezas (F) Debilidades (D)
- La comercialización de su
principal marca APPLE
- Buen desempeño del equipo
de ventas.
- Control y cumplimiento de
políticas y metas del
fabricante para ventas.
- Tarifas bajas
- La falta de conocimiento del
manual de procedimientos y
funciones por parte del
personal de la empresa.
- La no aplicación de métodos
de evaluación de desempeño
de todos los departamentos.
Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)
- En la actualidad no existe
mucha competencia con
relación a la marca APPLE
- Tendencia al crecimiento en
ventas tanto de empresas
públicas y privadas.
- Demanda de sus servicios
computacionales para
pequeñas empresas.
Amenazas (A) Estrategias (FA)
- La competencia con alto
perfil en servicios
tecnológicos de las otras
marcas que distribuye la
Empresa BITLOGIC S.A.
- Desempleo
- Poco crecimiento en la
economía del país.
ANÁLISIS:
La empresa en el año 2013 tuvo un crecimiento significativo tanto económico como en reconocimiento de
la marca, actualmente al mes de julio tiene un crecimiento muy favorable con excelentes expectativas a
que pueden llegar a cumplir una de sus metas establecidas lograr 6mm anuales en ventas, es una empresa
de estructura pequeña pero con capacidad y conocimiento de saber cumplir sus propósitos y guiarlos al
cumplimiento de uno de sus principales objetivos ser la empresa corporativa APPLE más grande del
Ecuador.
68
II 04
1/1
CÉDULA NARRATIVA
VISITA A LAS INSTALACIONES BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 – 2014
DEPARTAMENTO: GERENCIA
NOMBRE: ING. PATRICIO PILCO CARGO: GERENTE GENERAL
HORA: 9:30 FECHA: 20 AGOSTO 2014
El día 20 de Agosto, siendo las 9:30 horas, se llevó a cabo la verificación y revisión de
los contratos de adquisición de bienes y servicios de la Empresa BITOGIC S.A.
El procedimiento de contratación de adquisiciones que maneja la empresa con el sector
público es totalmente cumplido como se le estipula en el contrato.
Cada contrato es previamente legalizado, cumpliendo con todas las cláusulas que lo
establecen, cada contrato estipula sanciones, multas significativas que perjudicarían a la
empresa, como respaldo del cumplimiento del contrato la empresa, presenta un acta de
entrega donde se especifica claramente todo el cumplimiento de entrega de mercadería y
cobro de la misma, tanto el contrato como el acta cuenta con todas las firmas respectivas
que respaldan cada documento.
Elaborado por: Auditor
Aprobado por: : Auditor Jefe
69
II 05
1/2
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. PATRICIO PILCO
RESPONSABLE: RENATA GRANDA FECHA: 20 – 08-2014
CARGO: SECRETARIAÁREA: ADMINISTRACIÓN
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE
REALIZA
CUMPLE COMENTARIOS
SI NO N/A
Contestar teléfonos Contestar teléfonos X
Facturar Facturar X
Hacer ingresos X
Recepción y entrega de
paquetes, equipos y
documentos
Hacer notas de entrega X
Mandar repuestos X
Llamar a cobranzas Llamar a cobranzas X
Apoyo a todas las áreas Apoyo a todas las áreas X
Ser puntual en sus funciones Puntual en las funciones
asignadas X
Hacer una evaluación
periódica de los proveedores
para verificar cumplimiento y
servicios de estos
X No lo manifestó el
empleado
Mantener en orden la carpeta
del SRI X
No lo manifestó el
empleado
Mantener en orden la carpeta
de cobranzas X
No lo manifestó el
empleado
TOTAL 8 3
11 11
73% 27%
CRITERIO DEL AUDITOR:
De acuerdo a las funciones que cumple la secretaria podemos observar que se cumple en un 73%, mientras
que el 27% es de funciones que se encuentran establecidas en el manual de funciones y se puede manifestar
que no se cumplen por falta de conocimiento en las funciones que debe aplicar.
70
II 06
2/2 ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. PATRICIO PILCOCARGO: GERENTE DE SOPORTE Y VENTAS
RESPONSABLE: JULIO MONTALVO FECHA: 20-08-2014
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE REALIZA CUMPLE
COMENTARIOS SI NO N/A
Coordinar con Gerencia, cartera de
clientes, volúmenes de venta, servicio post
venta, condiciones a ofrecer y pactar con
los posibles nuevos clientes. Coordinar las órdenes de los
productos terminados
X
Planificar y organizarse para mantener una
cartera de clientes creciente e informada
referente a los productos y promociones a
ofrecer por parte de la empresa
X
Capacidad para entender las necesidades
del cliente, así como evaluar ofertas,
riesgos y para tomar decisiones
Manejar las relaciones con los
diferentes proveedores del exterior X
Importar los productos de las
diferentes partes del mundo X No se registra en el
manual Elaborar una lista de los clientes de crédito
actualizada, controlando que no excedan
los 30 días de plazo para el pago.
X
Llevar un informe mensual donde muestre
las ventas realizadas del mes, estado de
crédito de sus clientes, lista de nuevos
clientes captados, e información relevante
que sirva de retroalimentación para la
empresa.
Coordinar las ventas de educación. X
Comunicarse con Gerencia de la empresa,
para planificar las ventas en los mercados
nuevos y existentes.
Establecer presupuesto de ventas X
Retroalimentar a la empresa referente a
inquietudes de los clientes Capacitar a nuevos vendedores X
Liquidar costos de importación X No se registra en el
manual Regirse fielmente a las normas, políticas y
reglamento de la empresa y el
departamento de ventas.
Cumplir las normas, políticas y
reglamentos. X
Llamar y visitar a los clientes morosos X No lo manifestó el
empleado Cerrar tratos y redactar contratos que
tengan todas las garantías técnicas,
económicas y legales.
X No lo manifestó el
empleado
TOTAL 7 3 2
12 12 12
58% 25% 17%
CRITERIO DEL AUDITOR: De acuerdo a análisis de las funciones que cumple el Gerente de Ventas en base a las que se encuentran registradas
en el manual de funciones se cumplen en un 58%, mientras que el 42% está entre las que no cumple y las que aplica
pero no se encuentra establecido en el manual, se podría manifestar que son funciones que recientemente se
dispusieron.
71
II 07
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
NOMBRE FÓRMULA REPRESENTACIÓN INTERPRETACIÓN
RESULTADOS
Cumplimiento en
ventas
VTAS
ACTUALESVTASPRESUP. %
Si se cumple las metas
de ventas
Cumplimiento de
procedimientos
PROCED. APLICA
PROCED. ESTABLEC. %
Si cumple las metas en
los procedimientos de la
empresa
Cumplimiento en la
atención de
requerimientos
#REQUERIM.SOLICIT.
TOTAL REQUERIM. %
Medir desempeño del
equipo y gestión del
proceso
Oportunidad en la
atención a
requerimientos
T.PROM.SOLUC.REQ.REQ.
TIEMPO UTILIZADO %
Medir el proceso en la
atención a
requerimientos
72
II 08
1/3
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Contabilidad RESPONSABLE: Susana Pilco
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿El personal que actualmente labora
en el área cuenta con una
remuneración acorde su nivel de
preparación, experiencia laboral y
desempeño?
SI 10 Remuneración acorde a la
experiencia Economía Fortaleza
¿Existe un Programa de Capitación
Profesional y Desarrollo personal
para los colaboradores o
empleados?
SI 10 Capacitación constante Economía Fortaleza
¿Existe un Manual de
Procedimientos que asegure realizar
las actividades de manera eficiente?
NO 0 Pero si tenemos un
procedimiento Eficiencia Debilidad
¿Existen métodos de evaluación de
desempeño? NO 0
Existen políticas definidas
y elaboradas Eficiencia Debilidad
¿El sistema de contabilidad que
actualmente se utiliza en la
compañía brinda información
oportuna y confiable?
SI 10
Nuestro programa contable
se acopla a las necesidades
de la empresa
Eficacia Fortaleza
¿Se cumple con la presentación de
obligaciones tributarias en las
fechas establecidas por el
organismo de control?
SI 10
Todas las obligaciones
tributarias se cumplan con
publicidad
Eficacia Fortaleza
¿El trabajo realizado por el personal
del área refleja ética profesional? SI 10
El personal actual en
beneficio de la empresa Ética Fortaleza
¿En el ejercicio profesional priman
los principios y valores? SI 10 Es una prioridad Ética Fortaleza
¿La información es respaldada en
medios magnéticos evitando así el
uso innecesario de archivos físicos
(papelería)?
SI 10
La información es
respaldada en documentos
físicos
Ecología Fortaleza
¿En el departamento contable existe
una política de reciclaje? SI 10 Se evita consumir papel Ecología Fortaleza
73
II 09
2/3
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Ventas RESPONSABLE: Julio Montalvo
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN: 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿Existe programas de capacitación para
mejorar la productividad del equipo de
ventas?
SI 10 Por parte de los
fabricantes sobre todo. Economía Fortaleza
¿La selección de proveedores de
mercadería se realiza en base a la calidad
del producto y facilidades de pago?
SI 10 En base a la realidad Economía Fortaleza
¿Se elaboran planes y presupuestos que
aseguren el uso adecuado de los recursos
para esta área?
NO 0 Se está implementando Eficiencia Debilidad
¿El reclutamiento, selección, capacitación
de los vendedores es realizado de forma
eficiente?
NO 0 Se está implementando Eficiencia Debilidad
¿Se aplican indicadores de gestión para
evaluar el cumplimiento de los objetivos? NO 0 Se está implementando Eficacia Debilidad
¿La publicidad que la empresa
actualmente emplea contribuye al logro de
un mayor número de ventas?
SI 10 Totalmente ya que se
manejan publicidad
virtual.
Eficacia Fortaleza
¿Los productos comercializados son de
alta calidad y aseguran la plena
satisfacción y las necesidades del cliente?
SI 10 Totalmente los productos
son de alta calidad.
Ética Fortaleza
¿Para la empresa es más importante
satisfacer a un cliente que obtener una
mayor rentabilidad?
SI 10 La satisfacción del
cliente es más
importante.
Ética Fortaleza
¿Los productos que comercializa la
empresa al finalizar su vida útil pueden ser
reciclados?
SI 10 Tienen normas de
información de cómo
reciclarlo.
Ecología Fortaleza
¿La empresa tiene programas de reciclaje
donde el cliente entregue sus equipos
viejos para ser reciclados?
NO 0
Se ha tratado con el
Ministerio de medio
ambiente implementar un
programa pero no se ha
obtenido un resultado
favorable.
Ecología Debilidad
74
II 10
3/3
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Técnico RESPONSABLE: Alejandro Suntaxi
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿Existen programas de capacitación
para el personal de esta área con el fin
de mejorar su productividad?
Si 10
Siempre se debe estar
actualizado con capacitación
constante.
Economía Fortaleza
¿Existe un control de materiales,
repuestos e insumos que se emplean
en el área del servicio técnico?
Si 10
Porque hay reparaciones
siempre y se buscan
repuestos de equipos nuevos.
Economía Fortaleza
¿Los materiales y herramientas que se
emplean para brindar el servicio de
mantenimiento son utilizados de
manera eficiente?
Si 10
Forma parte de la
capacitación se exige el buen
uso del material.
Eficiencia Fortaleza
¿Existe un presupuesto adecuado que
garantice el cumplimiento de las
garantías en mantenimiento?
Si 10
Normalmente se vende una
extensión de garantías y con
eso se cubre
Eficiencia Fortaleza
¿Se cumple con el tiempo de entrega
de los productos que ingresan al
servicio técnico?
Si 10 Se viene aplicando hace 5
meses y ha ido mejorando Eficacia Fortaleza
¿El área del servicio técnico tiene
capacidad para satisfacer los
requerimientos de los clientes?
Si 10 Esta construido para cumplir
esos requerimientos Eficacia Fortaleza
¿Al momento de brindar servicio
técnico se lo hace con ética
profesional?
Si 10 Por qué el fabricante lo exige
y como empresa también Ética Fortaleza
¿En esta área manejan políticas de
principios y valores? Si 10
Las políticas del fabricante
lo exige y como empresa
también
Ética Fortaleza
¿El desperdicio de material que se
genera al momento de las
instalaciones es debidamente
reciclado?
No 0
Por el momento cambiamos
y enviamos en cierto tiempo
a empresas de reciclaje
Ecología Debilidad
¿A los productos que no se les puede
brindar una solución es decir que se
encuentran dañados son debidamente
reciclados?
No 0 No se recicla es
responsabilidad del cliente Ecología Debilidad
75
II 11
1/1
CÉDULA NARRATIVA
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERÍODO 2013 – 2014
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD
NOMBRE: ING. SUSANA PILCOCARGO:CONTADORA
HORA: 9:30 FECHA: 22 AGOSTO 2014
El día 22 de Agosto, siendo las 9:30 horas, se llevó a cabo la verificación y revisión de la
base legal que la Empresa BITLOGIC S.A., aplica.
El procedimiento de actualización de la base legal de empresa se encuentra actualizado.
Cada requisito que la empresa debe practicar para poder estar en normal funcionamiento lo
ha cumplido con cabalidad, como ente jurídico que es actualmente paga sus impuestos
puntualmente y en épocas de alta demanda siempre ponen como prioridad pagar primero
impuestos y estar al día.
Elaborado por: Auditor
Aprobado por: : Auditor Jefe
76
II 12
1/3
ENTIDAD BITLOGICS.A
PERIODO 2013 - 2014
FECHA:22 DE AGOSTO 2014PROCEDIMIENTO: COMPRAS
DEPARTAMENTO:GERENCIA
JEFE DE ÁREA: ING. PATRICIO PILCO
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1. Los procedimientos no
cuentan con descripción y
conectores para entender el
flujo grama.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Con relación al proceso de compras que tiene establecido la empresa, lo cumplen en su totalidad de acuerdo como lo que
conoce el empleado, pero este proceso si presenta deficiencias en la comunicación que da el flujo grama.
77
II 13
2/3
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
FECHA: 22 DE AGOSTO 2014 PROCEDIMIENTO:DE VENTAS
DEPARTAMENTO: VENTAS
JEFE DE ÁREA:JULIO MONTALVO
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1. Los procedimientos no
cuentan con descripción y
conectores para entender el
flujograma.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Con relación al proceso de ventas que se encuentra establecido se cumple en su totalidad no ha existido ningún inconveniente
para su ejecución, los encargados cuentan con el conocimiento suficiente para aplicarlo, su deficiencia se refleja en la
comunicación que brinda el flujo grama.
78
II 14
3/3
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
FECHA: 22 DE AGOSTO 2014 PROCEDIMIENTO: DE SERVICIO TÉCNICO
DEPARTAMENTO: TÉCNICO
JEFE DE ÁREA:ALEJANDRO SUNTAXI
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1
2
3
1. Orden y organización
2. Falta de capacitación
3. Antes de finalizar, hay
falta de comunicación al
cliente en cuanto a
reparaciones y garantías.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Dentro del proceso de servicio técnico se presentan ciertas deficiencias para poder ejecutarlo en su totalidad, una de ellas es
por falta de orden, organización de los responsables, falta de capacitación y conocimiento en como cumplir el procedimiento
y una de sus deficiencias muy notables la falta de comunicación que existe con el cliente cuando se repara y se hace cumplir
la garantía la comunicación que se maneja no es correcta.
79
II 15
1/3 23 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 1
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Suma total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 – 10 riesgo bajo
80
II 16
2/3 23 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 2
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿Sus reclamos y sugerencias han sido atendidos
oportunamente por el personal responsable?
X
0
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los servicios que
ofrece?
X
0
3 ¿Considera que los precios de los servicios están
acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa se
ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por BITLOGIC
S.A., es? X 7
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la empresa? X 10
TOTAL
47
Suma total de Evaluación = 47 = 6,71
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 -10 riesgo bajo
81
II 17
3/3 23 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR TECNOMEGA
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
74
Suma total de Evaluación =74 = 7,4
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 -10 riesgo bajo
82
II 18
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
COSTO PARA DETERMINAR EL MARGEN DE UTILIDAD BRUTA
2013 2014
TOTAL INGRESOS 3’880.000,00 3’100.000,00
TOTAL GASTOS 2’989.000,00 2’456.000,00
= COSTO 891.000,00 644.000,00
= MARGEN DE
UTILIDAD
23%
ANUAL
21%
SEMESTRAL
Se determina que el margen de utilidad en el año 2013 ha sido
del 23%, mientras que el margen de utilidad al semestre del
2014 es del 21%, esto no quiere decir que la meta de la
Empresa BITLOGIC S.A., de cumplir 6mm en ventas anuales
este año va por buen camino.
CALCULO DEL PRECIO DE VENTA
ARTICULO
PRECIO DE
COMPRA
ACTUAL
FORMULA PRECIO DE
VENTA
EQUIPOS APPLE 2000,00 PC + (PC * 8%) 2160
Como podemos observar la Empresa BITLOGIC S.A., establece el precio de ventas en
base al precio de compra, el valor bruto de la compra más el 8% adicional, en total nos
da el precio de ventas para la venta.
83
II 19
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
MARCAS DE AUDITORIA A UTILIZAR
Ligado
Comparado
Observado
Indagado
Analizado
Sin respuesta
Confirmaciones, respuesta afirmativa
Confirmaciones, respuesta negativa
Comprobado √
Cálculos Σ
Inspeccionado
84
II 20
1/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa cuenta con una estructura organizacional previamente definida y se
encuentra establecida en base a un nivel jerárquico de tipo vertical por departamentos,
con respecto a la forma del organigrama existen ciertas falencias en su diseño ya que
deben cumplir ciertas normas de asesoramiento, líneas de autoridad, etc., en el diseño de
organigramas de la empresa.
Junta General de accionistas
Directorio
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
85
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
II 21
2/2
ESTRUCTURA FUNCIONAL
La empresa con respecto al organigrama funcional no lo tienen muy bien definido, en
base a la forma de su estructura organizacional y las funciones que establece la empresa
se lo define de la forma en que se lo visualiza, naturalmente existe deficiencias en el
diseño del organigrama así como en la forma en que se encuentran definidas las
funciones de los funcionarios de la empresa.
86
II 22
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
DETERMINA LA ELABORACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
VISIÓN:
La misión y visión de la empresa se encuentra bien establecida y bien definida por
parte de sus directivos.
CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
SI NO CRITERIO DEL AUDITOR
Gerente √
Jefe ventas √ No conocen muy claramente
Jefe técnico √
Jefe de contabilidad √
Jefe de bodega √ No conocer muy claramente
Bodeguero √ Desconoce
Vendedor 1 √ Desconoce
Técnico √ Desconoce
Vendedor 2 √ Desconoce
Recepcionista √ Desconoce
Aux. Limpieza √ Desconoce
Mensajero √ Desconoce
Con respecto al conocimiento de la misión y visión de la empresa por parte del
personal, existe una gran deficiencia ya que más del 50% del personal desconoce su
existencia.
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en Soluciones
Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así llegar a un crecimiento
conjunto que nos permita mejores oportunidades de desarrollo a nivel empresarial y
profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales en el
Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías; brindando servicio,
venta y reparación de equipos informáticos y así satisfacer las necesidades tecnológicas
de nuestros clientes. Conseguir que nuestros empleados sean reconocidos por sus
esfuerzos y que nuestra empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
87
II 23
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DEL RIESGO
FECHA: 23 AGOSTO DEL 2014
DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
ÁREA DE
IMPACTO EFECTO
VALORACIÓN ACCIONES
FUTURAS A M B
Falta de atención al cliente. Técnico Cliente inestable X
Capacitación al
personal
No ingresa puntualmente la
secretaria. Administrativo
Cliente molesto, mala
atención. X
Reunión del personal,
manifestando sus
derechos y deberes
No existe un manual de
procedimientos bien
definido.
Administrativo,
Ventas y
Técnico
Demora en el
cumplimiento de tareas
X
Determinar la razón
por la cual no se
preparó un manual
No aplican métodos de
evaluación de desempeño. Técnico Mala atención al cliente X
Definir métodos de
motivación personal
No conocen su perfil de
funciones. Ventas
Incumplimiento de
funciones X
Determinar la razón
por la cual desconocen
sus funciones.
No aplican indicadores de
gestión. Administrativo
Mal desempeño de la
organización X
Medir el cumplimiento
de los objetivos.
No aplican planes ni
presupuestos que aseguren
el uso adecuado de los
recursos
Ventas Mal uso de los recursos X
Definir presupuesto de
ventas para su
cumplimiento.
No hay capacitación
profesional
Ventas y
Técnico Mala atención al cliente X
Establecer
capacitaciones
No aplican programas de
reciclaje de equipos viejos Técnico
Desperdicio de equipos
y mala atención X
Definir programas de
reciclaje favorables
Perdida del cliente Técnico Cliente inconforme X
Definir las necesidades
del cliente
No aplican estadísticas de
precios comprar
oportunamente
Compras Mala selección de
proveedores X
Establecer estadísticas
de precios.
No existe seguro de
mercadería Bodega Organización en riesgo X
Asegurar la
mercadería
No hay un manual
estructural que defina bien
la estructura organizacional
y funcional
Administrativo Mala información de la
estructura real
X
Establecer la estructura
organiz., y funcional.
No conocen la misión y
visión que aplica la
empresa
Adm. Ventas
técnico.
No conocen las metas
de la empresa.
X
Reunión de directivos y
personal de apoyo.
88
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
II 24 1/1
ENTIDAD: BITLOGIC S.A.
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA: 25 de Agosto del 2014
REVISADO POR: Dr. Wellington Ríos FECHA:25 de Agosto del 2014
1.- MOTIVO DE LA AUDITORÍA:
Uno de los principales motivos es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les
permita a los gerentes contar con herramientas como guías de apoyo para solucionar los
problemas que se presentan en la gestión de la empresa.
2.- ALCANCE: La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa BITLOGIC
S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos: contabilidad, ventas y
técnico.
3.- OBJETIVOS:
GENERAL: Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
Comunicar los resultados obtenidos a través de la ejecución de la Auditoria de Gestión.
4.- BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de
gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la
legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su
accionar a las entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones
de carácter público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el
cumplimiento de las funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su
89
competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada
para practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
5.- RESULTADOS
Los resultados que se espera obtener con la aplicación de la auditoría de gestión a la Empresa
BITLOGIC S.A., son el informe competente y el informe ejecutivo.
6.- DURACIÓN DE LA AUDITORIA POR FASES
30 días laborales, distribuidos en las siguientes fases:
FASE I (4 días) desde el 15 de agostos del 2014
FASE II (7 días)
FASE III (16 días)
FASE IV (4 días) hasta el 15 de septiembre 2014
7.- RECURSOS NECESARIOS
HUMANO (Equipo de Trabajo):
Auditor: Viviana Arévalo
Jefe de Auditoria Dr. Wellington Ríos
FINANCIERO:
Viáticos y pasajes
Impresiones, copias.
MATERIALES:
5 Resmas de papel.
4 Carpetas
Esferos, lápices de color rojo.
EQUIPOS:
1 Laptop
Cámara de fotos.
8.- POSIBLES ÁREAS CRÍTICAS
Área técnica
Área compras
Área de bodega
Área de ventas
Área administrativa
90
La empresa concede y aplica normalmente sus funciones pero no cuenta con mediadores para
medir la gestión de los funcionarios y precise más.
9.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
Cronograma de planificación.
10.- FIRMAS Y FECHAS DE APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
F._______________________ F._____________________
JEFE DE AUDITORIA AUDITOR EN: 25 de agosto 2014 EN: 25 de agosto 2014
91
Cronograma de Planificación.
CRONOGRAMA AGOSTO 2014 SEPTIEMBRE 2014
ACTIVIDADES 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
FASE I Visite las instalaciones de la Empresa BITLOGIC S.A., Entregue la carta al gerente y jefes dando aviso al inicio de la auditoría., Entreviste al gerente
general y sus principales jefes., Recoger información del personal activo de
la empresa y de un año atrás., Recoger información sobre contratos de adquisición de bienes y servicios., Investigue información sobre la base
legal que tiene la empresa.,
Investigue la estructura organizativa de la empresa., Investigue el volumen
de ventas actual y de un año atrás., Describa en la narrativa la fecha, hora,
departamento y responsable., Investigue que tipos de indicadores de gestión
aplica., Investigue que métodos de evaluación de desempeño aplica., Realice el informe de novedades de todos los procedimientos al jefe
superior.
FASE II
Realice el cuestionario de control interno Empresa BITLOGIC S.A.,
Realice el FODA, Realice la evaluación de contratos de adquisición de bienes y servicios., Realice la evaluación de cumplimiento de funciones de
las principales áreas., Revise y defina indicadores posibles a
aplicar.,Realice la evaluación de la aplicación de las 5Es por departamento.
Realice la evaluación de la aplicación de la base legal de la empresa.,
Realice la evaluación selectiva de procedimientos., Realice la evaluación de
la relación que existe entre la empresa, cliente y proveedor., Realice la
evaluación del riesgo., Realice el memorando de planificación.
FASE III
Profundice el análisis de las posibles áreas críticas e indicadores de gestión Elabore papeles de trabajo adicionales que evidencien
Elabore hojas de hallazgos
Elabore la convocatoria para la sesión
Elabora el acta de sesión
FASE IV
Defina la estructura del informe Elabore el informe borrador de auditoria y previa comunicación Elabore la comunicación de resultados especificando la causa y efecto Elabore informe definitivo y archivo de auditoria
92
FASE III EJECUCIÓN
III 01
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A. PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE III ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo
Fecha:26 de Agosto del
2014
Revisado por: Dr. Wellington Ríos
Fecha: 26 de Agosto del
2014
OBJETIVO: Ejecutar la auditoría elaborando papeles de trabajo como evidencia necesaria tanto en
cantidad como en calidad y así permitan desarrollar hallazgos.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Examine y evalué profundamente las posibles áreas
críticas con su respectiva marca de auditoria. III02 VA 26 – 08 – 2014
2 Examine, evidencie y establezca estrategias de la
falta de atención al cliente. III03 VA 31 – 08 – 2014
3 Examine y evidencie los procedimientos establecidos
por la empresa. III04-III08 VA 31 – 08 – 2014
4 Examine y evidencie si aplican métodos de
evaluación de desempeño. III09-III11 VA 31 – 08 – 2014
5 Evalué y analice los indicadores de gestión
propuestos. III12 VA 01 – 09 – 2014
6 Evidencie la no aplicación de planes y presupuestos
que aseguren el uso adecuado de los recursos. III09-III11 VA 01 – 09 – 2014
7 Evidencie la falta de capacitación del personal de
ventas y técnico. III09-III11 VA 01 – 09 – 2014
8 Evalué el riesgo de pérdida del cliente. III13-III15 VA 02 – 09 – 2014
10 Evidencie la inexistencia de seguros de mercadería de
la empresa. III16-III18 VA 02 – 09 – 2014
11 Evidencia y analice la estructura actual de la empresa. III19-III20 VA 03 – 09 – 2014
12 Evidencie la falta de conocimiento de la misión y
visión por parte del personal de la empresa. III21 VA 04 – 09 – 2014
3 Elabore hoja de hallazgos de cada deficiencia. III22-III31
VA 5 – 09 – 2014
4 Elabore la convocatoria para la sesión III32 VA 9 – 09 – 2014
5 Elabore el acta de la sesión III33 VA 10 – 09 – 2014
93
III 02
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DEL RIESGO
FECHA: 26 AGOSTO DEL 2014
DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
ÁREA DE
IMPACTO EFECTO
VALORACIÓN MARCA
A M AUDITORIA
Falta de atención al cliente. Técnico
No conocen y demora
en el cumplimiento de
tareas
X
No existe un manual de
procedimientos y funciones
bien definido.
Administrativo,
Ventas y
Técnico
Cliente inestable
X
No aplican métodos de
evaluación de desempeño. Técnico Mala atención al cliente X
√
No aplican indicadores de
gestión. Administrativo
Mal desempeño de la
organización X
No aplican planes ni
presupuestos que aseguren
el uso adecuado de los
recursos
Ventas Mal uso de los recursos X √
No hay capacitación
profesional
Ventas y
Técnico Mala atención al cliente X √
Perdida del cliente Técnico Cliente inconforme X
No existe seguro de
mercadería Bodega Organización en riesgo X
No definen bien la
estructura organizacional y
funcional
Administrativo Mala información de la
estructura real
X
No conocen la misión y
visión que aplica la
empresa
Adm. Ventas
técnico.
No conocen las metas
de la empresa.
X
Dentro de las posibles áreas críticas tomaremos las de riesgo medio y riesgo alto para presentar la
documentación necesaria que sirva como evidencia para sustentar su evaluación y análisis.
94
MATRIZ FODABITLOGIC S.A. III 03
1/1 Fortalezas (F) Debilidades (D)
- La comercialización de su
principal marca APPLE
- Buen desempeño del equipo de
ventas.
- Control y cumplimiento de
políticas y metas del fabricante
para ventas.
- Tarifas bajas
- La falta de conocimiento del
manual de procedimientos y
funciones por parte del personal
de la empresa.
- La no aplicación de métodos de
evaluación de desempeño de
todos los departamentos.
- Deficiencia en la atención al
cliente garantizando el servicio
técnico.
Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)
- En la actualidad no existe
mucha competencia con
relación a la marca APPLE.
- Tendencia al crecimiento en
ventas tanto de empresas
públicas y privadas.
- Demanda de sus servicios
computacionales para pequeñas
empresas.
- Conservar el buen nombre de
la marca para aumentar su
demanda.
- Aprovechar la llegada de la
matriz APPLE al Ecuador para
atraer más clientes y
reconocimiento de Bitlogic.
- Realizar capacitaciones al
personal de ventas y servicio
técnico respaldando la marca.
- Aprovechar los medios
publicitarios para atraer nuevos
clientes tanto públicos como
privados.
- Aplicar indicadores de gestión
que ayuden evaluar el
desempeño de la empresa.
Amenazas (A) Estrategias (FA)
- La competencia con alto perfil
en servicios tecnológicos de las
otras marcas que distribuye la
Empresa BITLOGIC S.A.
- Desempleo
- Poco crecimiento en la
economía del país.
- Realizar programas con los
directivos de la empresa
elaborando planes de
crecimiento.
- Visitar nuevas empresas
ofreciendo alternativas en las
marcas y servicios.
ANÁLISIS:
La empresa en el año 2013 tuvo un crecimiento significativo tanto económico como en reconocimiento de la marca,
actualmente al mes de julio tiene un crecimiento muy favorable con excelentes expectativas a que pueden llegar a
cumplir una de sus metas establecidas lograr 6mm anuales en ventas, es una empresa de estructura pequeña pero
con capacidad y conocimiento de saber cumplir sus propósitos y guiarlos al cumplimiento de uno de sus principales
objetivos ser la empresa corporativa APPLE más grande del Ecuador.
95
III 04
1/4
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. PATRICIO PILCO
RESPONSABLE: RENATA GRANDA FECHA: 31 – 08-2014
CARGO: SECRETARIAÁREA: ADMINISTRACIÓN
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE
REALIZA
CUMPLE COMENTARIOS
SI NO N/A
Contestar teléfonos Contestar teléfonos X
Facturar Facturar X
Hacer ingresos X
Recepción y entrega de
paquetes, equipos y
documentos
Hacer notas de entrega X
Mandar repuestos X
Llamar a cobranzas Llamar a cobranzas X
Apoyo a todas las áreas Apoyo a todas las áreas X
Ser puntual en sus funciones Puntual en las funciones
asignadas X
Hacer una evaluación
periódica de los proveedores
para verificar cumplimiento y
servicios de estos
X No lo manifestó el
empleado
Mantener en orden la carpeta
del SRI X
No lo manifestó el
empleado
Mantener en orden la carpeta
de cobranzas X
No lo manifestó el
empleado
TOTAL 8 3
11 11
73% 27%
CRITERIO DEL AUDITOR:
De acuerdo a las funciones que cumple la secretaria podemos observar que se cumple en un 73%,
mientras que el 27% es de funciones que se encuentran establecidas en el manual de funciones y
se puede manifestar que no se cumplen por falta de conocimiento en las funciones que debe
aplicar.
96
III 05
2/4
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. PATRICIO PILCO CARGO: GERENTE DE SOPORTE Y VENTAS
RESPONSABLE: JULIO MONTALVO FECHA: 31-08-2014
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE REALIZA CUMPLE
COMENTARIOS SI NO N/A
Coordinar con Gerencia, cartera de
clientes, volúmenes de venta, servicio post
venta, condiciones a ofrecer y pactar con
los posibles nuevos clientes. Coordinar las órdenes de los
productos terminados
X
Planificar y organizarse para mantener una
cartera de clientes creciente e informada
referente a los productos y promociones a
ofrecer por parte de la empresa
X
Capacidad para entender las necesidades
del cliente, así como evaluar ofertas,
riesgos y para tomar decisiones
Manejar las relaciones con los
diferentes proveedores del exterior X
Importar los productos de las
diferentes partes del mundo X No se registra en el
manual Elaborar una lista de los clientes de crédito
actualizada, controlando que no excedan
los 30 días de plazo para el pago.
X
Llevar un informe mensual donde muestre
las ventas realizadas del mes, estado de
crédito de sus clientes, lista de nuevos
clientes captados, e información relevante
que sirva de retroalimentación para la
empresa.
Coordinar las ventas de educación. X
Comunicarse con Gerencia de la empresa,
para planificar las ventas en los mercados
nuevos y existentes.
Establecer presupuesto de ventas X
Retroalimentar a la empresa referente a
inquietudes de los clientes Capacitar a nuevos vendedores X
Liquidar costos de importación X No se registra en el
manual Regirse fielmente a las normas, políticas y
reglamento de la empresa y el
departamento de ventas.
Cumplir las normas, políticas y
reglamentos. X
Llamar y visitar a los clientes morosos X No lo manifestó el
empleado Cerrar tratos y redactar contratos que
tengan todas las garantías técnicas,
económicas y legales.
X No lo manifestó el
empleado
TOTAL 7 3 2
12 12 12
58% 25% 17%
CRITERIO DEL AUDITOR:
De acuerdo a análisis de las funciones que cumple el Gerente de Ventas en base a las que se encuentran registradas
en el manual de funciones se cumplen en un 58%, mientras que el 42% está entre las que no cumple y las que aplica
pero no se encuentra establecido en el manual, se podría manifestar que son funciones que recientemente se
dispusieron.
97
III 06
3/4
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. SUSANA PILCOCARGO: SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE: PATRICIA FECHA: 31-08-2014
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE REALIZA CUMPLE
COMENTARIOS SI NO N/A
No se establecen funciones en el área de
limpieza
Trapear, barrer, limpiar polvos
X
X
Ayudar en copias con el personal X
Limpiar las oficinas X
Hacer café. X
TOTAL 5
0
CRITERIO DEL AUDITOR:
De acuerdo a análisis de las funciones que cumple el personal de limpieza podemos decir que en el
manual de funciones no se establece nada de funciones para este cargo.
98
III 07
4/4
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
JEFE INMEDIATO: ING. PATRICIO PILCOCARGO: TÉCNICO
RESPONSABLE: ING. ALEJANDRO SUNTAXI FECHA: 31-08-2014
FUNCIONES ASIGNADAS FUNCIONES QUE REALIZA CUMPLE
COMENTARIOS SI NO N/A
No se establecen funciones en el área de
limpieza
Coordinar las órdenes de los
requerimientos terminados
X
X
Manejar las relaciones con los
diferentes clientes X
Coordinar la atención de todos los
requerimientos a domicilio X
Actualizaciones de los manuales
técnicos X
Inspección con las cámaras de
seguridad estática. X
Dar soporte técnico a la empresa. X
Dar soporte técnico al cliente X
Brindar garantía al cliente
Cumplir las normas, políticas y
reglamentos del fabricante. X
TOTAL 9
0
CRITERIO DEL AUDITOR:
De acuerdo a análisis de las funciones que cumple el Jefe Técnico lamentablemente en el manual de funciones no se
encuentran definidas.
DESCRIPCIÓN NIVEL DE RIESGO EVALUACIÓN
Manual de funciones ALTO
El manual de funciones y
procedimientos no se cumple, el
personal no tiene conocimiento
de su existencia, y eso atribuye
a su mala atención al cliente y
es recomendable que realicen
evaluaciones de desempeño.
99
III 08
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
FECHA: 31 DE AGOSTO 2014 PROCEDIMIENTO: DE SERVICIO TÉCNICO
DEPARTAMENTO: TÉCNICO
JEFE DE ÁREA:ALEJANDRO SUNTAXI
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1. Orden y organización
2. Falta de capacitación
3. Antes de finalizar, hay
falta de comunicación al
cliente en cuanto a brindar
servicio de reparaciones y
garantías.
4. El procedimiento actual no
sirve como guía para el
personal ya que carece de
conectores de
comunicación al usuario.
CRITERIO DEL AUDITOR: Dentro del proceso de servicio técnico se presentan ciertas deficiencias para poder ejecutarlo en su totalidad, una
de ellas es por falta de orden, organización de los responsables, falta de capacitación y conocimiento en como
cumplir el procedimiento y una de sus deficiencias muy notables la falta de comunicación que existe con el
cliente cuando se repara y se hace cumplir la garantía la comunicación que se maneja no es correcta.
100
III 09
1/3
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Contabilidad RESPONSABLE: Susana Pilco
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿El personal que actualmente labora
en el área cuenta con una
remuneración acorde su nivel de
preparación, experiencia laboral y
desempeño?
SI 10 Remuneración acorde a la
experiencia Economía Fortaleza
¿Existe un Programa de Capitación
Profesional y Desarrollo personal
para los colaboradores o
empleados?
SI 10 Capacitación constante Economía Fortaleza
¿Existe un Manual de
Procedimientos que asegure realizar
las actividades de manera eficiente?
NO 0 Pero si tenemos un
procedimiento Eficiencia Debilidad
¿Existen métodos de evaluación de
desempeño del personal? NO 0
Debería aplicarse pero no
se aplica. Eficiencia Debilidad
¿El sistema de contabilidad que
actualmente se utiliza en la
compañía brinda información
oportuna y confiable?
SI 10
Nuestro programa contable
se acopla a las necesidades
de la empresa
Eficacia Fortaleza
¿Se cumple con la presentación de
obligaciones tributarias en las
fechas establecidas por el
organismo de control?
SI 10
Todas las obligaciones
tributarias se cumplan con
publicidad
Eficacia Fortaleza
¿El trabajo realizado por el personal
del área refleja ética profesional? SI 10
El personal actual en
beneficio de la empresa Ética Fortaleza
¿En el ejercicio profesional priman
los principios y valores? SI 10 Es una prioridad Ética Fortaleza
¿La información es respaldada en
medios magnéticos evitando así el
uso innecesario de archivos físicos
(papelería)?
SI 10
La información es
respaldada en documentos
físicos
Ecología Fortaleza
¿En el departamento contable existe
una política de reciclaje? SI 10 Se evita consumir papel Ecología Fortaleza
101
III 10
2/3
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Ventas RESPONSABLE: Julio Montalvo
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN: 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿Existe programas de capacitación para
mejorar la productividad del equipo de
ventas?
SI 10 Por parte de los
fabricantes sobre todo. Economía Fortaleza
¿La selección de proveedores de
mercadería se realiza en base a la calidad
del producto y facilidades de pago?
SI 10 En base a la realidad Economía Fortaleza
¿Se elaboran planes y presupuestos que
aseguren el uso adecuado de los recursos
para esta área?
NO 0 Se está implementando Eficiencia Debilidad
¿El reclutamiento, selección, capacitación
de los vendedores es realizado de forma
eficiente?
NO 0 Se está implementando Eficiencia Debilidad
¿Se aplican indicadores de gestión para
evaluar el cumplimiento de los objetivos? NO 0 Se está implementando Eficacia Debilidad
¿La publicidad que la empresa
actualmente emplea contribuye al logro de
un mayor número de ventas?
SI 10 Totalmente ya que se
manejan publicidad
virtual.
Eficacia Fortaleza
¿Los productos comercializados son de
alta calidad y aseguran la plena
satisfacción y las necesidades del cliente?
SI 10 Totalmente los productos
son de alta calidad.
Ética Fortaleza
¿Para la empresa es más importante
satisfacer a un cliente que obtener una
mayor rentabilidad?
SI 10 La satisfacción del
cliente es más
importante.
Ética Fortaleza
¿Los productos que comercializa la
empresa al finalizar su vida útil pueden ser
reciclados?
SI 10 Tienen normas de
información de cómo
reciclarlo.
Ecología Fortaleza
¿La empresa tiene programas de reciclaje
donde el cliente entregue sus equipos
viejos para ser reciclados?
NO 0
Se ha tratado con el
Ministerio de medio
ambiente implementar un
programa pero no se ha
obtenido un resultado
favorable.
Ecología Debilidad
102
III 11
3/3 EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
APLICACIÓN DE LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: Técnico RESPONSABLE: Alejandro Suntaxi
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA DE
ELABORACIÓN 21/08/2014
PREGUNTA RESPUES
TA
CALIFICA
CIÓN OBSERVACIÓN
FACTOR DE
EVALUACIÓN
CLASIFICA
CIÓN
¿Existen programas de capacitación
para el personal de esta área con el fin
de mejorar su productividad?
Si 10
Siempre se debe estar
actualizado con capacitación
constante.
Economía Fortaleza
¿Existe un control de materiales,
repuestos e insumos que se emplean
en el área del servicio técnico?
Si 10
Porque hay reparaciones
siempre y se buscan
repuestos de equipos nuevos.
Economía Fortaleza
¿Los materiales y herramientas que se
emplean para brindar el servicio de
mantenimiento son utilizados de
manera eficiente?
Si 10
Forma parte de la
capacitación se exige el buen
uso del material.
Eficiencia Fortaleza
¿Existe un presupuesto adecuado que
garantice el cumplimiento de las
garantías en mantenimiento?
Si 10
Normalmente se vende una
extensión de garantías y con
eso se cubre
Eficiencia Fortaleza
¿Se cumple con el tiempo de entrega
de los productos que ingresan al
servicio técnico?
Si 10 Se viene aplicando hace 5
meses y ha ido mejorando Eficacia Fortaleza
¿El área del servicio técnico tiene
capacidad para satisfacer los
requerimientos de los clientes?
Si 10 Esta construido para cumplir
esos requerimientos Eficacia Fortaleza
¿Al momento de brindar servicio
técnico se lo hace con ética
profesional?
Si 10 Por qué el fabricante lo exige
y como empresa también Ética Fortaleza
¿En esta área manejan políticas de
principios y valores? Si 10
Las políticas del fabricante
lo exige y como empresa
también
Ética Fortaleza
¿El desperdicio de material que se
genera al momento de las
instalaciones es debidamente
reciclado?
No 0
Por el momento cambiamos
y enviamos en cierto tiempo
a empresas de reciclaje
Ecología Debilidad
¿A los productos que no se les puede
brindar una solución es decir que se
encuentran dañados son debidamente
reciclados?
No 0 No se recicla es
responsabilidad del cliente Ecología Debilidad
ANÁLISIS DEL RIESGO DE LA ENCUESTA DE LAS 5Es
DESCRIPCIÓN NIVEL DE RIESGO EVALUACIÓN
ENCUESTA DE LA
APLICACIÓN DE LAS 5Es MEDIO
En base a la encuesta realizada de las 5Es a los 3
departamentos se sustenta que no se aplican indicadores de
gestión, no existe capacitación profesional del personal, no
tienen una guía de manual de procedimientos que garantice su
cumplimiento y no se aplica métodos de evaluación de
desempeño.
103
III 12
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
NOMBRE FÓRMULA APLICACIÓ
N
REPRESENTACIÓ
N
Cumplimiento
en ventas
VTAS. TOTALES
VTAS. PRESUP.
3’100.000,00
3’500.000,00 89%
CRITERIO DEL AUDITOR: En base a las ventas presupuestadas se han cumplido
en un 89%, mientras que solo el 11% no se cumplió, se considera un riesgo bajo para la
empresa.
Cumplimiento
de
procedimientos
#PROCED. APLICA
#PROCED. ESTABLEC.
17
22 77%
CRITERIO DEL AUDITOR: En base a los procedimientos se cumplen en un 77%,
mientras que el 23% no se cumplen, esto se define como un riesgo medio para la
empresa.
Cumplimiento
en la atención de
requerimientos
#REQUERIM.SOLICIT.
TOTAL REQUERIM.
3
6 50%
CRITERIO DEL AUDITOR: El servicio técnico debe solucionar al día 6
requerimientos y solo cumple con el 50% y el otro 50% los clientes se quedan
inconformes con el servicio porque no cumplen con su garantía en servicio y el riesgo
directo con el cliente se define alto.
Oportunidad en
la atención a
requerimientos
T.PROM.SOLUC.REQ.
RQ
TIEMPO UTILIZADO
10min.
20min. 50%
CRITERIO DEL AUDITOR: En la oportunidad en la atención a requerimientos no
se cumple ya que se estima atender a cada cliente en 10minutos y se lo realiza en
20minutos, eso provoca no poder atender a todos los clientes programados en el día y
se estima un nivel de riesgo alto.
104
III 13 1/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 1
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
105
III 14 2/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 2
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
106
III 15 3/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 3
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
107
III 16
1/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR TECNOMEGA
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 10
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 10
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
80
Σ total de Evaluación =80 =8,00
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
108
III 17
2/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR INTCOMEX
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
74
Σ total de Evaluación =74 = 7,4
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
109
III 18
3/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR MEGANIERO
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 10
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 7
Si trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 9 Lo realizan la
mayoría de veces
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
86
Σ total de Evaluación =86 = 8,6
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
110
ANÁLISIS DE RIESGO CLIENTE Y PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN NIVEL DE RIESGO EVALUACIÓN
CLIENTE 1 MEDIO √
Se encuentra en un nivel de riesgo medio
debido a la mala atención que existe en el
servicio técnico.
CLIENTE 2 MEDIO √ Inconformidad del cliente al momento de
reclamar garantía en servicio técnico.
CLIENTE 3 MEDIO √
Se encuentra en un nivel de riesgo medio
debido a la no atención del servicio técnico
a tiempo.
PROVEEDOR
TECNOMEGA MEDIO √
Existe un nivel de riesgo medio en
proveedores debido a que no aplican
estadísticas de precios.
PROVEEDOR
INTCOMEX BAJO √
Su nivel de riesgo bajo se debe a que la
mercadería la empresa no tiene seguro
PROVEEDOR
MEGANIERO BAJO √
Su nivel de riesgo bajo se debe a que la
mercadería la empresa no tiene seguro.
En este análisis para tener más asertividad aplicamos a 3 clientes y 3 proveedores para
que nuestro análisis tenga más sustento en la evaluación del mismo.
111
III 19
1/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa cuenta con una estructura organizacional previamente definida y se
encuentra establecida en base a un nivel jerárquico de tipo vertical por departamentos,
con respecto a la forma del organigrama existen ciertas falencias en su diseño ya que
deben cumplir ciertas normas de asesoramiento, líneas de autoridad, etc., en el diseño de
organigramas de la empresa.
Junta General de accionistas
Directorio
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
112
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
III 20
2/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA FUNCIONAL
La empresa con respecto al organigrama funcional no lo tienen muy bien definido, en
base a la forma de su estructura organizacional y las funciones que establece la empresa
se lo define de la forma en que se lo visualiza, naturalmente existe deficiencias en el
diseño del organigrama así como en la forma en que se encuentran definidas las
funciones de los funcionarios de la empresa.
113
III 21
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DE LA ELABORACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
VISIÓN:
La misión y visión de la empresa se encuentra bien establecida y bien definida por
parte de sus directivos.
CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
SI NO CRITERIO DEL AUDITOR
Gerente √
Jefe ventas √ No conocen muy claramente
Jefe técnico √
Jefe de contabilidad √
Jefe de bodega √ No conocer muy claramente
Bodeguero √ Desconoce
Vendedor 1 √ Desconoce
Técnico √ Desconoce
Vendedor 2 √ Desconoce
Recepcionista √ Desconoce
Aux. Limpieza √ Desconoce
Mensajero √ Desconoce
Con respecto al conocimiento de la misión y visión de la empresa por parte del
personal, existe una gran deficiencia ya que más del 50% del personal desconoce su
existencia.
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en Soluciones
Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así llegar a un crecimiento
conjunto que nos permita mejores oportunidades de desarrollo a nivel empresarial y
profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales en el Ecuador,
llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías; brindando servicio, venta y
reparación de equipos informáticos y así satisfacer las necesidades tecnológicas de
nuestros clientes. Conseguir que nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y
que nuestra empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
114
III 22
1/10 ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Falta de atención al cliente por parte del departamento técnico
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un programa de capacitación del personal del servicio
técnico.
- No se aplican políticas de reclutamiento, selección y capacitación de los
vendedores.
- No se aplican capacitaciones profesionales sobre mantenimiento eh instalación
de la mercadería que comercializa la empresa.
- No se establecen políticas de garantías bien definidas
2 CRITERIO
Según la instrucción emitida verbalmente por el Gerente General, se deben atender a
todos los clientes de acuerdo a la planificación de visitas diarias con el fin de
satisfacer sus necesidades del cliente.
3 CAUSA
El desconocimiento por parte del personal técnico no permite brindar una
atención de calidad y satisfactoria al cliente.
Falta de un manual de funciones.
Falta de una planificación diría de trabajo.
Congestión de la central telefónica por reclamos de los clientes.
Falta de capacitaciones técnicas que no facilitan lograr un acercamiento efectivo
con los clientes para posicionar la marca y lograr fidelización.
4 EFECTO
Mal Reclamos masivos de los clientes por su inconformidad en el servicio
recibido.
Ineficiencia en la atención efectuada.
Disminución de la fidelidad de los clientes por mala atención al cliente que
reclama garantías de servicio técnico.
5 CONCLUSIÓN
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal
aportando al desarrollo y crecimiento profesional.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Jefe técnico.
- Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal
de la empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
- Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al
usuario un tiempo justo de espera.
115
III 23
2/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Falta de un Manual de procedimientos y funciones.
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- NO, existe manuales de procedimientos bien definidos, ni adecuados para su
aplicación, ni ningún control y revisión a tiempo.
2 CRITERIO
- las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de
procedimientos. El personal no realiza sus tareas y/o funciones de manera
adecuada y oportuna.
3 CAUSA
Debido a la falta de manuales de procedimientos hay demora en el cumplimiento
de tareas.
Falta de control y revisión en el desarrollo de las actividades de las áreas.
Ineficacia e ineficiencia en las actividades que desarrolla el personal.
Reclamos de clientes internos o externos.
Falta de compromiso del personal.
4 EFECTO
- Retraso en el cumplimiento de tareas.
- Riesgo del control interno es alto y el nivel de confianza es bajo.
- Incumplimiento de normas, leyes o reglamentos.
5 CONCLUSIÓN
La ausencia de manuales de procedimientos ha hecho que las actividades
realizadas sean inadecuadas.
Falta de control y revisión por parte de las jefaturas de áreas.
Quejas de clientes externos y externos por inconformidad en la información.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente general, Directivos.
Establecer procedimientos de control interno en el desarrollo de cada proceso
que se ejecuta en las áreas….
Elaborar una planificación para el levantamiento de los procedimientos actuales
existentes.
116
III 24
3/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplica métodos de evaluación de desempeño Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
La empresa no aplica métodos de evaluación de desempeño del personal de la
empresa, este proceso es muy importante ya que fortalece al desarrollo de la
empresa.
2 CRITERIO
La aplicación de métodos de evaluación de desempeño ayuda mucho a trabajar con el
tiempo perdido y el tiempo utilizado permitiendo fortalecer a la empresa y a la vez
atribuye a su desarrollo y crecimiento en el mercado, consiste un intercambio entre
evaluador y evaluado, done el primero le comunica al segundo los resultados de la
evaluación y su potencial futuro.
3 CAUSA
Deficiente orientación del personal hacia la obtención de los objetivos del área.
Supervisión confusa del personal por no existir un sistema que mida el avance de
las acciones y promueva la equidad
Falta de retroalimentación oportuna para disminuir errores.
Baja motivación del personal y esto deteriora su productividad en la empresa.
4 EFECTO
Los objetivos del área no se cumplen con eficiencia y eficacia, disminuyendo el
avance de las actividades productivas, provocando la existencia de tiempo muerto,
mala distribución de recursos y actitud negativa en su aplicación.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGIC S.A., no aplica métodos de evaluación de desempeño y la evaluación de
los mimos, es de suma importancia para la empresa y estos permiten disminuir la
existencia tiempo muerto entre el personal que labora y las actividades que realiza,
tiene por objetivo hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del rendimiento
global del empleado.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
Es recomendable aplicar métodos de evaluación de desempeño donde permitan
evaluar su rendimiento y cumplimiento del trabajo, responsabilidad, higiene y
seguridad, iniciativa, capacidad de dar soluciones y conocimiento del cargo.
117
III 25
4/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplica indicadores de gestión. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- Bitlogic no cuenta con medios, instrumentos o mecanismos para evaluar el
desempeño de la organización y ver en qué medida se están logrando los
objetivos propuestos.
- No cuenta con una medida gerencial que permita medir y cuantificar las metas,
objetivos y actividades de las unidades.
- No producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de
resultados.
- La empresa no detectan y ni prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
- Existe un riesgo de que no se aplica indicadores que con lleva a generar
alertas sobre la acción, puesto que existe un alto grado de liderazgo por parte
del gerente general.
2 CRITERIO
Estos indicadores de gestión sienten las bases para acciones a tomar en el presente y
en el futuro. Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede
controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
3 CAUSA
La alta gerencia tiene un bajo grado de conocimiento de indicadores de gestión; para
su aplicación de ellos, por ello los sistemas de medición es aportar a la empresa un
camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas.
4 EFECTO
Riesgo latente al no aplicar los indicadores de gestión y no se diagnóstica los
problemas para el cumplimientos las metas establecidas; es por ello que la alta
gerencia lleva de una manera desorganizada y muy pocas veces efectiva.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGICS.A, no cuenta con indicadores de gestión por ello se puede establecer las
siguientes conclusiones:
- No cuenta con una visión clara de indicadores de gestión por la Gerencia
general; su conocimiento es bajo en la aplicación de indicadores de gestión.
- Existe un alto grado de complejidad de la administración.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Contador.
- Aplicar indicadores de gestión de cumplimiento; evaluación; eficiencia y eficacia
para el desempeño de sus metas establecidas.
118
III 26
5/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplican planes ni presupuestos que aseguren el uso adecuado de
los recursos. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN - No se elaboran planes y presupuestos que aseguren el uso adecuado de los
recursos que emplea la empresa para su funcionamiento.
2 CRITERIO - Los planes y presupuesto no se han implementado todavía en la empresa, por lo
cual desconocen con seguridad en que se emplean los recursos de la empresa.
3 CAUSA
- Debido a la falta de planes y presupuestos existe demora en el cumplimiento del
tiempo de servicio técnico.
- Desperdicio de actividades por incumplimiento en los procesos y procedimientos
- Ineficiencia en el diseño del proceso operativo a seguir.
4 EFECTO
Existencia de procesos sin valor alguno, lo único que ocasionan es desperdicio de
tiempo, mayor utilización de tiempo en el procesamiento y esto lleva a incumplir con
los plazos de entrega, alto número de horas extras del personal.
5 CONCLUSIÓN
La optimización de los recursos en la empresa, reduce el desperdicio de tiempo,
reduce la generación de procesos sin valor dentro del flujo normal del procedimiento
establecido en la empresa, reduce gastos excesivos por un bajo servicio,
6 RECOMENDACIÓN
Jefe de ventas, Jefe Técnico, Contador, Jefe de bodega.
- Es recomendable evaluar los procedimientos de la empresa y su cumplimiento en
la aplicación de los mismos, por medio de medidores de gestión con el fin de que
permitan dar un resultado razonable del uso de los recursos de la empresa.
119
III 27
6/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No hay capacitación profesional. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
El personal de la empresa Bitlogic carece de capacitación profesional, puesto que no
asisten a cursos de actualización, teniendo un bajo grado de conocimiento de sus
productos, atención al cliente entre otros.
2 CRITERIO
Las capacitaciones son muy importante para la empresa, puesto que su personal debe
estar bien capacitado no solo para las contrataciones si no todo el personal; esto es
para afinar las habilidades de toda la organización; puesto que es una inversión que
trae beneficios a la empresa y a la persona; así mejorando en la atención al cliente y
alcanzando la competitividad en el mercado nacional.
3 CAUSA
Desconocimiento de los beneficios que tiene la capacitación ya que es un procesos
que a través del cual se adquiere, actualiza y desarrollar conocimientos, habilidades
y actitudes para mejorar el desempeño de una función laboral de la empresa Bitlogic.
4 EFECTO
Se genera un mal servicio al cliente al no poseer una adecuada capacitación a su
personal, ya que un personal sin una dirección en una organización no genera
productividad.
5 CONCLUSIÓN
No poseen capacitación del personal lo cual trae serios problemas como no
reconocer en el personal las falencias de conocimientos y habilidades o a su vez la
falta de reforzamiento de sus actitudes que repercuten en el desempeño laboral.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Jefe de ventas, Jefe técnico, Contador y Jefe de bodega.
Se recomienda realizar capacitaciones por lo menos dos veces al mes a ciertas áreas
estratégicas; con ello logra mejorar a diversos unidades, además interrelacionándose
entre sí y dar un buen desempeño en su trabajo como ayudar a prevenir riesgos de
trabajo, produciendo actitudes más positivas, aumentando la rentabilidad de la
empresa a si mismo elevando la moral del personal, además ayuda a dar soluciones
a los problemas generados.
120
III 28
7/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Perdida del cliente Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un programa de capacitación del personal del servicio
técnico.
- No se aplican políticas de reclutamiento, selección y capacitación de los
vendedores.
- No se aplican capacitaciones profesionales sobre mantenimiento eh instalación
de la mercadería que comercializa la empresa.
- No se establecen políticas de garantías bien definidas
2 CRITERIO
Estos programas de reclutamiento, selección y capacitación ayudan a fortalecer el
conocimiento del personal encargado de brindar el servicio técnico y del personal de
ventas, otorgándoles la capacidad de solucionar problemas del cliente y satisfacer sus
necesidades con ética profesional.
3 CAUSA
El departamento técnico tiene un bajo conocimiento informático y aplica
empíricamente el proceso y procedimiento que exige el fabricante para poder brindar
asistencia técnica garantizada.
4 EFECTO
- Mala atención al cliente que reclama garantías de servicio técnico.
- Inestabilidad del cliente en la empresa.
- Devolución del producto por insatisfacción del cliente.
5 CONCLUSIÓN
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal
aportando al desarrollo y crecimiento profesional.
6 RECOMENDACIÓN
Jefe de ventas y Jefe técnico.
- Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal
de la empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
- Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al
usuario un tiempo justo de espera.
121
III 29
8/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No existe seguro de mercadería. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- Bitlogic no cuenta con un seguro de mercadería, por ello es un alto riesgo en
caso de robo interno y externo de la empresa, donde se ocasionaría a la
disminución de capital invertido.
- La falta de un seguro de mercadería produciría perdidas en el inventario y por lo
tanto una nueva reposición del mismo queda como resultado en el aumento del
costo interno ya que el producto tendría que muchas veces mantener su valor
inicial.
2 CRITERIO
Los seguros de mercadería son de mucha importancia ya que protege, frente a las
pérdidas patrimoniales como de inventarios; pérdidas que pueda sufrir el asegurado
por la apropiación de mercancías, efectos, documentos, realizada, con abuso de
confianza, por los empleados y dependientes a su servicio.
3 CAUSA
La transferencia de mercadería, el manipuleo por parte del transportista unido a los
riesgos producidos por agentes exógenos o externos como robos, disturbios, abusos
de confianza de empleados. Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del
inventario que muchas veces podría ser muy alto poniendo en peligro la liquidez
operativa de la empresa.
4 EFECTO
Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces
podría ser muy alto poniendo en peligro la liquidez operativa de la empresa.
5 CONCLUSIÓN
El seguro más que un costo adicional del producto en un valor agregado a las
operaciones de la empresa ya que disminuye el riesgo inherente que ocasionaría las
causas y efectos antes mencionados.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Contador.
Contratar un seguro para proteger la mercadería y que el cliente acepte o no este
valor o a su vez asuma el riesgo ocasionado por la pérdida en el momento de la
transferencia del inventario del producto.
122
III 30
9/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No existe un manual estructural bien definido. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un manual estructural establecido técnicamente.
- La estructura organizacional, funcional y personal de la empresa no se encuentra
técnicamente diseñada.
2 CRITERIO
La Empresa BITLOGIC S.A., no ha establecido ni diseñado técnicamente su
estructura organizacional, funcional y personal, esto atribuye a no poder establecer un
sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar
juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
3 CAUSA
Los empleados no cumplen las actividades a cabalidad con un buen rendimiento
porque no hay un supervisor que delegue actividades y tome decisiones, provocando
descoordinación vertical y horizontal de la estructura organizacional.
4 EFECTO
- Desconocimiento de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
- Desconocimiento de la autoridad en cada área, determinando lo que cada
departamento debe hacer para alcanzar las metas.
- Desconocimiento sobre donde obtener la información necesaria para cada
actividad, cada empleado debe saber dónde conseguir la información y esta debe
ser facilitada.
5 CONCLUSIÓN
Existe una descoordinación de la estructura organizacional que impide designar
claramente autoridades para supervisar y que tomen decisiones a tiempo del manejo
de las actividades.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
- Se recomienda diseñar técnicamente la estructura organizacional de la empresa,
definiendo autoridades, asesores, asistentes, auxiliares claramente.
- Dar a conocer como se establece la estructura organizacional de la empresa a los
empleados, fomentando el trabajo en conjunto de forma óptima para que
alcancen las metas fijadas por la empresa.
123
III 31
10/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: El personal activo no conoce la misión y visión de la empresa.
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un manual de procedimientos y funciones bien
definido.
- No se ha establecido estrategias para el cumplimiento de objetivos.
- No cuenta con un mapa estratégico que permita el cumplimiento de la misión y
visión a través de objetivos y estrategias.
- No han formulado indicadores de gestión que permitan medir y cuantificar las
metas, objetivos y actividades.
- No cuenta con seguro de la mercadería en transito
2 CRITERIO
La Empresa BITLOGIC S.A., no ha implementado la Planificación Estratégica que
contribuya al crecimiento y fortalecimiento de la organización, tomando en cuenta
que es un proceso que permite formar la misión y visión, a través de un análisis de la
situación interna y externa de la empresa, establecer objetivos y crear estrategias para
cumplir los mismo, con el fin que la compañía se proyecte a largo plazo.
3 CAUSA
Desconocimiento por parte del personal y algunos directivos de la empresa sobre la
importancia de establecer una planificación estratégica y así fomentar la
comunicación disciplinaria.
4 EFECTO
- La misión y visión de la empresa no se cumple con cabalidad.
- No se cumplen con las funciones del personal en su 100%
- No hay prioridades el momento de la ejecución de procedimientos.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente
definidas, capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
- Comunicar o dar a conocer el interés en cumplir la misión, visión, objetivo
principal, para que todos los funcionarios de la empresa alinean sus propósitos y
metas.
- Elaborar un plan estratégico para dar prioridad a los recursos humanos y
materiales de la empresa y generar el debido aseguramiento de las mismas
124
III 32
1/1
Fecha: 09 de Septiembre del 2014.
Señores: BITLOGIC S.A.
Presente.
Por medio del presente, se les convoca a la comunicación de los resultados parciales
previos al informe de auditoría, el 10 de septiembre del 2014, en la gerencia.
Esperando contar con su debida participación, nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
125
III 33
1/1
ACTA DE REUNIÓN
ACTA Nº 001
Fecha
Día Mes Año
10 09 2014
Motivo de
la reunión Comunicación de resultados preliminares
Hora: 9:00 am Lugar: Av. Orellana y Enrique Gangotena
INTEGRANTES Asistió
Nº Cargo Nombre Si No
1 Gerente General Ing. Patricio Pilco X 2 Contadora Ing. Susana Pilco
X
3 Jefe de Ventas Ing. Julio Montalvo
X 4 Jefe Técnico Ing. Alejandro Suntaxi
X
5 Jefe de Bodega Ing. Fernando Maldonado X 6 Recepcionista Renata Granda
X
Nº Orden del día Responsable
1 Incumplimiento en la atención en servicio técnico Ing. Alejandro Suntaxi
2 No aplica métodos de evaluación de desempeño Ing. Patricio Pilco
3 Incumplimiento en el perfil de funciones Renata Granda 4 Incumplimiento en el perfil de funciones Ing. Julio Montalvo 5 Incumplimiento en aplicar procedimientos Ing. Alejandro Suntaxi 6 Mal diseño de los procedimientos de la empresa Ing. Patricio Pilco
7 Capacitación de personal técnico y ventas Ing. Alejandro Suntaxi
8 No aplica indicadores de gestión Ing. Susana Pilco
9 No tiene seguro la mercadería de la empresa. Ing. Patricio Pilco
10 Desconocimiento de misión, visión y objetivos de la empresa. Ing. Patricio Pilco
Nº Conclusiones
1 BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidos y diseñados
técnicamente, capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
Responsable: Nombre Cargo: Firma:
Viviana Arévalo Auditor
Wellington Ríos Jefe de Auditoria
126
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
IV 01
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PROGRAMA DE AUDITORIA FASE IV
ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo Fecha:11 de septiembre del 2014
Revisado por: Dr. Wellintog Ríos Fecha: 11 de septiembre del 2014
OBJETIVO:
Conocer los resultados de auditoría a través de un informe final de auditoria y completar el archivo
permanente.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Determine la estructura del informe de
auditoría. IV02 VA 11 – 09 – 2014
2 Elabore el informe borrador de
auditoria y la previa comunicación. IV03-IV04 VA 12 – 09 – 2014
3 Elabore la comunicación de resultados
especificando la causa y efecto. IV05 VA 14 – 09 – 2014
4 Elabore el informe definitivo y archivo
de papeles de trabajo IV06 VA 15 – 09 – 2014
127
IV 02
1/1
ESTRUCTURA DEL INFORME
INFORME DE AUDITORIA
CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE AUDITORÍA
1.2 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.4 BASE LEGAL
CAPITULO II ENTIDAD AUDITADA
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
2.2 MISIÓN
2.3 VISIÓN
2.4 SISTEMA
2.5 PRINCIPALES FUNCIONARIOS
CAPITULO III RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 COMENTARIOS
3.2 CONCLUSIONES
3.3 RECOMENDACIONES
128
IV 03
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
INFORME PREVIO DE AUDITORÍA
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Evaluación de Gestión a la Empresa BITLOGIC S.A., da como uno de los principales motivos
es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les permita a los gerentes contar con
herramientas como guías de apoyo para solucionar los problemas que se presentan en la gestión de
la empresa.
1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa
BITLOGIC S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos:
contabilidad, ventas y técnico.
Los resultados arrojados de la Auditoría de Gestión a la empresa BITLOGIC S.A., son:
- El informe competente
- El informe ejecutivo
Se describe los resultados de la Auditoría y la Auditora da a conocer sus recomendaciones:
1.4 BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de gestión
129
a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad,
transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las
entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter
público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las
funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada para
practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
CAPITULO II
ENTIDAD AUDITADA
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL
La Empresa BITLOGIC S.A., actualmente cuenta con una estructura organizacional previamente
definida y se encuentra establecida sobre la base de un nivel jerárquico de tipo vertical por
departamentos.
2.2 MISIÓN
2.3 VISIÓN
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en
Soluciones Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así
llegar a un crecimiento conjunto que nos permita mejores oportunidades de
desarrollo a nivel empresarial y profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales
en el Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías;
brindando servicio, venta y reparación de equipos informáticos y así
satisfacer las necesidades tecnológicas de nuestros clientes. Conseguir que
nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que nuestra
empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
130
2.4 SISTEMA
La Empresa BITLOGIC S.A., maneja un sistema de tipo vertical en jerarquía, cumpliendo con
todos los parámetros que exige una compañía conformada por accionistas, tanto legalmente así
también como aporte a la sociedad.
2.5 PRINCIPALES FUNCIONARIOS (anexo Nº )
Gerente General ↔ anexo (REF. P/T I06)
Contadora↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe Técnico ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de ventas ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de bodega ↔ anexo (REF. P/T I06)
CAPITULO III
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 COMENTARIOS
Se realizó la Auditoria de Gestión a la empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES
BITLOGIC S.A., el 15 de agosto del 2014.
Los resultados que se exponen en el presente corresponden a la evaluación que se realizó
en el la empresa BITLOGIC S.A.
Falta de atención al cliente por parte del departamento técnico
Falta un manual de procedimientos y funciones.
No aplica métodos de evaluación de desempeño.
No aplica indicadores de gestión.
No aplican planes ni presupuestos que aseguren el uso adecuado de los recursos.
No hay capacitación profesional.
Perdida del Cliente
No existe seguro de mercadería
No existe un manual estructural bien definido
El personal activo no conoce la misión y visión de la empresa
Dentro de todas las actividades propuestas se realizaron de acuerdo a toda la información
proporcionada por el cliente, siguiendo cada uno de los procedimientos descritos en los
programas de trabajo de cada fase de auditoria.
En el transcurso de la ejecución se han cumplido con todos los programas de cada fase,
emitiendo conclusiones y recomendaciones y así lograr un mejor análisis en la utilización
131
de sus recursos, de acuerdo a las funciones encomendadas por los jefes de área y exigencia
de la empresa auditada.
1. Departamentos examinadas
Gerencia
Contabilidad
Ventas
Técnico
Bodega
3.2 CONCLUSIONES
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas,
capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
3.3 RECOMENDACIONES
Gerente General
Se recomienda conservar el buen nombre de la marca para aumentar su demanda,
aprovechando la llegada de la matriz APPLE al Ecuador para atraer más clientes y
reconocimiento de BITLOGIC S.A., a través de un plan estratégico con el fin de dar
prioridad a los recursos humanos y materiales.
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
Aceptado por: ………………………..
Fecha: 11 de septiembre del 2014
132
IV 04
1/1
Fecha: 12 de Septiembre del 2014.
Señores: BITLOGIC S.A.
Presente.
Por medio del presente, se les convoca a la comunicación de los resultados parciales
previos al informe de auditoría, el 12 de septiembre del 2014, en la gerencia.
Esperando contar con su debida participación, nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
133
IV 05
1/1
ACTA DE REUNIÓN
ACTA Nº 002
Fecha
Día Mes Año
14 09 2014
Motivo de
la reunión Comunicación de resultados
Hora: 9:00 am Lugar: Av. Orellana y Enrique Gangotena
INTEGRANTES Asistió
Nº Cargo Nombre Si No
1 Gerente General Ing. Patricio Pilco X 2 Contadora Ing. Susana Pilco
X
3 Jefe de Ventas Ing. Julio Montalvo
X 4 Jefe Técnico Ing. Alejandro Suntaxi
X
5 Jefe de Bodega Ing. Fernando Maldonado X 6 Recepcionista Renata Granda
X
Nº Orden del día Responsable
1 Incumplimiento en la atención en servicio técnico Ing. Alejandro Suntaxi
2 No aplica métodos de evaluación de desempeño Ing. Patricio Pilco
3 Incumplimiento en el perfil de funciones Renata Granda
4 Incumplimiento en el perfil de funciones Ing. Julio Montalvo
5 Incumplimiento en aplicar procedimientos Ing. Alejandro Suntaxi
6 Mal diseño de los procedimientos de la empresa Ing. Patricio Pilco
7 Capacitación de personal técnico y ventas Ing. Alejandro Suntaxi
8 No aplica indicadores de gestión Ing. Susana Pilco
9 No tiene seguro la mercadería de la empresa. Ing. Patricio Pilco
10 Desconocimiento de misión, visión y objetivos de la empresa. Ing. Patricio Pilco
Nº Causa
1
- El desconocimiento por parte del personal técnico no permite brindar una atención de calidad y
satisfactoria al cliente.
- Falta de un manual de funciones.
- Falta de una planificación diría de trabajo.
- Congestión de la central telefónica por reclamos de los clientes.
- Falta de capacitaciones técnicas que no facilitan lograr un acercamiento efectivo con los clientes para
134
posicionar la marca y lograr fidelización.
2
Debido a la falta de manuales de procedimientos hay demora en el cumplimiento de tareas.
Falta de control y revisión en el desarrollo de las actividades de las áreas.
Ineficacia e ineficiencia en las actividades que desarrolla el personal.
Reclamos de clientes internos o externos.
Falta de compromiso del personal.
3
Deficiente orientación del personal hacia la obtención de los objetivos del área.
Supervisión confusa del personal por no existir un sistema que mida el avance de las acciones y promueva
la equidad
Falta de retroalimentación oportuna para disminuir errores.
Baja motivación del personal y esto deteriora su productividad en la empresa.
4
La alta gerencia tiene un bajo grado de conocimiento de indicadores de gestión; para su aplicación de ellos,
por ello los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con
las metas establecidas.
5
- Debido a la falta de planes y presupuestos existe demora en el cumplimiento del tiempo de servicio
técnico.
- Desperdicio de actividades por incumplimiento en los procesos y procedimientos
- Ineficiencia en el diseño del proceso operativo a seguir.
6
Desconocimiento de los beneficios que tiene la capacitación ya que es un procesos que a través del cual se
adquiere, actualiza y desarrollar conocimientos, habilidades y actitudes para mejorar el desempeño de una
función laboral de la empresa Bitlogic.
7 El departamento técnico tiene un bajo conocimiento informático y aplica empíricamente el proceso y
procedimiento que exige el fabricante para poder brindar asistencia técnica garantizada.
8
La transferencia de mercadería, el manipuleo por parte del transportista unido a los riesgos producidos por
agentes exógenos o externos como robos, disturbios, abusos de confianza de empleados. Podrá aumentar el
riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces podría ser muy alto poniendo en peligro la
liquidez operativa de la empresa.
9
Los empleados no cumplen las actividades a cabalidad con un buen rendimiento porque no hay un supervisor
que delegue actividades y tome decisiones, provocando descoordinación vertical y horizontal de la estructura
organizacional.
10 Desconocimiento por parte del personal y algunos directivos de la empresa sobre la importancia de establecer
una planificación estratégica y así fomentar la comunicación disciplinaria.
Nº Efecto
1
Mal Reclamos masivos de los clientes por su inconformidad en el servicio recibido.
Ineficiencia en la atención efectuada.
Disminución de la fidelidad de los clientes por mala atención al cliente que reclama garantías de
servicio técnico.
2 - Retraso en el cumplimiento de tareas.
135
- Riesgo del control interno es alto y el nivel de confianza es bajo.
- Incumplimiento de normas, leyes o reglamentos
3
Los objetivos del área no se cumplen con eficiencia y eficacia, disminuyendo el avance de las actividades
productivas, provocando la existencia de tiempo muerto, mala distribución de recursos y actitud negativa en su
aplicación.
4
Riesgo latente al no aplicar los indicadores de gestión y no se diagnóstica los problemas para el cumplimientos
las metas establecidas; es por ello que la alta gerencia lleva de una manera desorganizada y muy pocas veces
efectiva.
5
Existencia de procesos sin valor alguno, lo único que ocasionan es desperdicio de tiempo, mayor utilización de
tiempo en el procesamiento y esto lleva a incumplir con los plazos de entrega, alto número de horas extras del
personal.
6 Se genera un mal servicio al cliente al no poseer una adecuada capacitación a su personal, ya que un personal
sin una dirección en una organización no genera productividad.
7
- Mala atención al cliente que reclama garantías de servicio técnico.
- Inestabilidad del cliente en la empresa.
- Devolución del producto por insatisfacción del cliente.
8 Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces podría ser muy alto
poniendo en peligro la liquidez operativa de la empresa.
9
- Desconocimiento de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
- Desconocimiento de la autoridad en cada área, determinando lo que cada departamento debe hacer para
alcanzar las metas.
- Desconocimiento sobre donde obtener la información necesaria para cada actividad, cada empleado debe
saber dónde conseguir la información y esta debe ser facilitada.
10
- La misión y visión de la empresa no se cumple con cabalidad.
- No se cumplen con las funciones del personal en su 100%
- No hay prioridades el momento de la ejecución de procedimientos.
Nº Conclusión
1 BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas, capaces de contribuir
al logro de los objetivos de la empresa. Recomendación
1
Gerente General:
- Comunicar o dar a conocer el interés en cumplir la misión, visión, objetivo principal, para que todos los
funcionarios de la empresa alinean sus propósitos y metas.
- Elaborar un plan estratégico para dar prioridad a los recursos humanos y materiales de la empresa y
generar el debido aseguramiento de las mismas.
Responsable: Nombre Cargo: Firma:
Viviana Arévalo Auditor
Wellington Ríos Jefe de Auditoria
136
IV 06
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
INFORME DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Evaluación de Gestión a la Empresa BITLOGIC S.A., da como uno de los principales motivos
es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les permita a los gerentes contar con
herramientas como guías de apoyo para solucionar los problemas que se presentan en la gestión de
la empresa.
1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa
BITLOGIC S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos:
contabilidad, ventas y técnico.
Los resultados arrojados de la Auditoría de Gestión a la empresa BITLOGIC S.A., son:
- El informe competente
- El informe ejecutivo
Se describe los resultados de la Auditoría y la Auditora da a conocer sus recomendaciones:
1.5 BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de gestión
a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad,
transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las
137
entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter
público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las
funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada para
practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
1.7 PRINCIPALES FUNCIONARIOS (anexo Nº )
Gerente General ↔ anexo (REF. P/T I06)
Contadora ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe Técnico ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de ventas ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de bodega ↔ anexo (REF. P/T I06)
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 COMENTARIOS
Se realizó la Auditoria de Gestión a la empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES
del 15 de agosto del 2014.
Dentro de todas las actividades propuestas se realizaron de acuerdo a toda la información
proporcionada por el cliente, siguiendo cada uno de los procedimientos descritos en los
programas de trabajo de cada fase de auditoria.
En el transcurso de la ejecución se han cumplido con todos los programas de cada fase,
emitiendo conclusiones y recomendaciones y así lograr un mejor análisis en la utilización
de sus recursos, de acuerdo a las funciones encomendadas por los jefes de área y exigencia
de la empresa auditada.
Los resultados que se exponen en el presente corresponden a la evaluación que se realizó
en el la empresa BITLOGIC S.A.
2. Departamentos examinadas
Gerencia
Contabilidad
Ventas
Técnico
Bodega
138
3.2 CONCLUSIONES
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal aportando
al desarrollo y crecimiento profesional.
La ausencia de manuales de procedimientos ha hecho que las actividades realizadas sean
inadecuadas.
Falta de control y revisión por parte de las jefaturas de áreas.
Quejas de clientes externos y externos por inconformidad en la información.
BITLOGIC S.A., no aplica métodos de evaluación de desempeño y la evaluación de los
mimos, es de suma importancia para la empresa y estos permiten disminuir la existencia
tiempo muerto entre el personal que labora y las actividades que realiza, tiene por objetivo
hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del rendimiento global del empleado.
No cuenta con una visión clara de indicadores de gestión por la Gerencia general; su
conocimiento es bajo en la aplicación de indicadores de gestión.
Existe un alto grado de complejidad de la administración.
La optimización de los recursos en la empresa, reduce el desperdicio de tiempo, reduce la
generación de procesos sin valor dentro del flujo normal del procedimiento establecido en
la empresa, reduce gastos excesivos por un bajo servicio.
No poseen capacitación del personal lo cual trae serios problemas como no reconocer en el
personal las falencias de conocimientos y habilidades o a su vez la falta de reforzamiento
de sus actitudes que repercuten en el desempeño laboral.
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal aportando
al desarrollo y crecimiento profesional.
El seguro más que un costo adicional del producto en un valor agregado a las operaciones
de la empresa ya que disminuye el riesgo inherente que ocasionaría las causas y efectos
antes mencionados.
Existe una descoordinación de la estructura organizacional que impide designar claramente
autoridades para supervisar y que tomen decisiones a tiempo del manejo de las actividades.
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas,
capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
3.3 RECOMENDACIONES
Gerente General, Jefe técnico.
Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal de la
empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al usuario un
tiempo justo de espera.
139
Gerente general, Directivos.
Establecer procedimientos de control interno en el desarrollo de cada proceso que se
ejecuta en las áreas….
Elaborar una planificación para el levantamiento de los procedimientos actuales existentes.
Gerente General, Directivos.
Es recomendable aplicar métodos de evaluación de desempeño donde permitan evaluar su
rendimiento y cumplimiento del trabajo, responsabilidad, higiene y seguridad, iniciativa,
capacidad de dar soluciones y conocimiento del cargo.
Gerente General, Contador.
Aplicar indicadores de gestión de cumplimiento; evaluación; eficiencia y eficacia para el
desempeño de sus metas establecidas.
Jefe de ventas, Jefe Técnico, Contador, Jefe de bodega.
Es recomendable evaluar los procedimientos de la empresa y su cumplimiento en la
aplicación de los mismos, por medio de medidores de gestión con el fin de que permitan
dar un resultado razonable del uso de los recursos de la empresa.
Gerente General, Jefe de ventas, Jefe técnico, Contador y Jefe de bodega.
Se recomienda realizar capacitaciones por lo menos dos veces al mes a ciertas áreas
estratégicas; con ello logra mejorar a diversos unidades, además interrelacionándose entre
sí y dar un buen desempeño en su trabajo como ayudar a prevenir riesgos de trabajo,
produciendo actitudes más positivas, aumentando la rentabilidad de la empresa a si mismo
elevando la moral del personal, además ayuda a dar soluciones a los problemas generados.
Jefe de ventas y Jefe técnico.
Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal de la
empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al usuario un
tiempo justo de espera.
Gerente General, Contador.
Contratar un seguro para proteger la mercadería y que el cliente acepte o no este valor o a
su vez asuma el riesgo ocasionado por la pérdida en el momento de la transferencia del
inventario del producto.
140
Gerente General, Directivos.
Se recomienda diseñar técnicamente la estructura organizacional de la empresa, definiendo
autoridades, asesores, asistentes, auxiliares claramente.
Dar a conocer como se establece la estructura organizacional de la empresa a los
empleados, fomentando el trabajo en conjunto de forma óptima para que alcancen las
metas fijadas por la empresa.
Gerente General, Directivos.
Comunicar o dar a conocer el interés en cumplir la misión, visión, objetivo principal, para
que todos los funcionarios de la empresa alinean sus propósitos y metas.
Elaborar un plan estratégico para dar prioridad a los recursos humanos y materiales de la
empresa y generar el debido aseguramiento de las mismas.
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
Aceptado por: ………………………..
Fecha: 15 de septiembre del 2014
141
CAPITULO 5.
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al finalizar el trabajo de investigación y realizar el respectivo examen de Auditoria de Gestión a la
empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A., se pueden determinar las
siguientes conclusiones y recomendaciones.
5.1. Conclusiones
De forma general la auditoria de gestión permite evaluar las actividades más relevantes; este
proceso ayuda y asegura a la entidad la obtención de recursos y el uso adecuado de los mismos en
forma eficaz y eficiente en el proceso del cumplimiento de objetivos.
La auditoría de gestión va encaminada a evaluar el desempeño de la organización; es decir, hacia
los procesos, procedimientos y actividades que tiene una organización, y estarán orientados; a un
solo fin, cual es, el logro de sus objetivos, a través de la aplicación de sus estrategias alineadas para
cumplir con la misión y visión establecidas; donde se demuestra que la administración debe ser
capaz de lograr que cada funcionario haga lo que tiene que hacer, a fin de que los resultados se
obtengan con eficacia y a través de una optimización de los recursos disponibles.
Con el fin de cumplir con el objetivo de ser la empresa corporativa Apple más grande del Ecuador,
si tomamos en cuenta las limitaciones existentes de la competencia, la falta de capacitación del
personal y el poco conocimiento que tiene el personal de la misión y visión que la empresa
BITLOGIC S.A., estableció como meta a perseguir y cumplir.
Luego del examen de la auditoria de gestión que se realizó a la empresa SOLUCIONES
COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A., se puede concluir en los siguientes:
- Generalmente no hay una predisposición de los administradores a practicar esta auditoría.
- No existe obligación legal.
5.2. Recomendaciones
En la actualidad, la cultura organizativa moderna de una empresa conlleva que se deban implantar,
utilizar y desarrollar métodos y técnicas que reflejen en forma objetiva, el nivel real de la
administración.
142
- Que la Gerencia propicie la ejecución de este tipo de auditorías de forma sustentable.
- Que se aplique la metodología planteada en mi tesis a futuras auditorias.
- Que se considere y aplique las recomendaciones de la auditoria.
- Que en lo posible la empresa cuenta con una unidad de auditoria interna.
Este avance permitirá brindar un excelente servicio al cliente, generando una brecha de confianza y
seguridad en que la empresa se encuentra en total capacidad de satisfacer sus necesidades al 100%
con calidad, esta aplicación en las áreas investigadas permite fortalecer la sinergia en la
organización y adquirir una comunicación asertiva.
Las empresas que aplican una auditoría de gestión tienen la capacidad de minimizar sus riesgos y
alinear mejor a la empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos y metas propuestos.
143
6. BIBLIOGRAFÍA
Andrade Puga, R. (2001). Manual de Auditoría de Gestión. Quito: Entidades fiscalizadores
superiores que integran la OLACEFS.
Comite internacional de practicas de auditoría. (2007). Normas internacionales de
Auditoría. México: Instituto mexicano de contadores públicos .
Craig Cooper, M., & de Backer, P. (1993). Auditoria de gestión. Mutaner: Ediciones folio.
Craig Cooper, M., & de Backer, P. (1993). Auditoria de Gestión. Barcelona: Ediciones
folio. Recuperado el Lunes de Junio de 2014
Enrique Benjamín, F. (2013). Auditoría administrativa. México: Pearson educación .
Graig-Cooper, S. M. (1994). Auditoria de Gestión. Barcelona: Ediciones Folio.
Recuperado el Lunes de junio de 2014
Idalberto, C. (2005). Administración de los nuevos tiempos. Bogota: McGrawHill
interamericana.
Maldonado, M. (2011). Auditoria de Gestión. México: Ediciones folio .
Whittington, R. O., & Pany, K. (2005). Principios de Auditoría. Distrito federal:
Mcgrawhilll interamericana.
144
ANEXOS ARCHIVO
CORRIENTE
145
PAPELES DE TRABAJO FASE I
Anexo A-1: Formato Programa de auditoria
PROGRAMA DE AUDITORÍA
EMPRESA ____________
PROGRAMA DE AUDITORIA COMPONENTE ______________________
ALCANCE DEL ________ AL __________
Elaborado por: Fecha:
Revisado por: Fecha:
OBJETIVO:
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
146
CARTA COMPROMISO
Anexo B-2: Formato propuesta de servicios de auditoria
PROPUESTA DE SERVICIOS
Fecha de propuesta
Señor
Nombre y Apellido
Presente
De mi consideración:
Reciba un cordial y atento saludo de quienes conformamos _________________ (nombre
utilizado para llevar a cabo el trabajo). Comunicamos que la auditoria a la _____________, se dará
inicio el, __________________, de conformidad a como lo establece el contrato sustentado.
El examen se realizará por el periodo _________________________ y será realizado en un
plazo de_____________________, donde ____________________.
Para que se pueda cumplir con el objetivo planteado, agradecemos proporcionar todo el
apoyo necesario al personal de auditoría.
Con respeto y afecto,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
Aceptado por: ………………………..
Fecha: ……….……………………….
147
ENTREVISTAS CON LOS PRINCIPALES JEFES DE ÁREA
Anexo C-3: Formato entrevista de auditoria
EMPRESA ________________
PERÍODO _______________
ENTREVISTA
Entrevistado: Nombre _______________________________Cargo: ____________________
Fecha: ___________________________Hora: ____________________
N° ASUNTOS TRATADOS REFERENCIA P/T
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ANÁLISIS:
148
INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Anexo D-4: Formato visita instalaciones y entrevista inicial de auditoria
VISITA A LAS INSTALACIONES Y ENTREVISTA INICIAL
NOMBRE DE LA EMPRESA A AUDITAR___________________________
DENOMINACIÓN
___________________________________________________
DOMICILIO
___________________________________________________
TELÉFONO
______________________
HORARIO DE ATENCIÓN
___________________________________
OBJETIVO PRINCIPAL DE LA ENTIDAD
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
Los principales funcionarios de ____________________. Son:
CARGO NOMBRES
149
NÚMERO DE EMPLEADOS
Empresa ___________________________., cuenta con ___________ empleados distribuidos así:
Nivel Ejecutivo: ___
Nivel Asesor: ___
Nivel Operativo: ___
Nivel Apoyo: ___
Nº NOMBRE C.I. CARGO DOMICILIO FECHA
ENTRADA SALIDA
OBSERVACION:
150
TIPOS DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Anexo E-5: Formato contratos de adquisiciones de bienes y servicios
EMPRESA ______________________
PERIODO _______________________
CONTRATOS DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Nº SECTOR OBJETO BENEFICIARIO VALOR FECHA DEL CONTRATO
INICIO DURACIÓN TERMINACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
OBSERVACIONES:
151
BASE LEGAL DE LA EMPRESA
Anexo F-6: Formato base legal de la organización
EMPRESA ______________________
PERIODO _______________________
BASE LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN
Nº DENOMINACIÓN AMBITO CONTENIDO FECHA DE
APLICACIÓN UBICACIÓN
CRITERIO DEL
AUDITOR
OBSERVACIONES:
152
ENTORNO ESTRUCTURAL
Anexo G-7: Formato identificación institución
IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
RAZÓN SOCIAL: ___________________________________________________
OBJETIVO SOCIAL: _________________________________________________
_________________________________________________________
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA: La estructura organizativa Nombre de la Empresa a
Auditar_________________________________ está conformada por:
NIVEL EJECUTIVO
NIVEL ASESOR
NIVEL DE OPERATIVO
NIVEL DE APOYO
NOTA: Adjuntar organigramas actuales
VOLUMEN DE VENTAS ANUALES DURANTE EL PERIODO 2013 – 2014
Anexo H-8: Formato volumen de ventas
EMPRESA ______________________
PERIODO _______________________
ARTÍCULOS VENTAS 2013 VENTAS 2014
OBSERVACIONES:
153
NARRATIVA
Anexo I-9: Formato cedula narrativa
NT 1
CÉDULA NARRATIVA
VISITA A LAS INSTALACIONES __________
PERÍODO __________________
DEPARTAMENTO: _________________
NOMBRE: ____________________CARGO: __________________
HORA:_____________
Elaborado por: Auditor
Aprobado por: : Auditor Jefe
154
EXISTENCIA DE INDICADORES DE GESTIÓN
Anexo J-10: Formato indicadores de gestión
EMPRESA ______________________
PERIODO _______________________
Nº NOMBRE DEL
INDICADOR
TIPO DE
INDICADOR
PARA QUE
SE
UTILIZA
FÓRMULA RESULTADO INTERPRETACIÓN
155
EXISTENCIA DE MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Anexo K-11: Formato métodos de evaluación de desempeño
EMPRESA ______________________
PERIODO _______________________
MÉTODOS DE
EVALUACIÓN ÁREA
Nº DE
COLABORADORES JEFE DE ÁREA
OBSERVACIONES
156
PAPELES DE TRABAJO FASE II
PROGRAMA DE AUDITORIA
“Se utilizara el formato del Anexo A1”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
Anexo L-12: Formato cuestionario de control interno
___________
ENTIDAD _________________
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL ____________ AL ________
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
2
3
4
5
TOTAL
Suma total de
Evaluación
No. De Observaciones
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 -10 riesgo bajo
157
FODA
Anexo M-13: Formato FODA
Fortalezas (F) Debilidades (D)
Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)
Amenazas (A) Estrategias (FA) Estrategias (DA)
ANÁLISIS:
EVALUACIÓN DE CONTRATOS
“Se utilizara el mismo formato del Anexo I9”
158
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LAS PRINCIPALES
ÁREAS
Anexo N-14: Formato cumplimiento funciones principales
ENTIDAD ____________
PERIODO DEL ____________ AL ________
JEFE INMEDIATO: _________________________________
RESPONSABLE: ___________________________________ FECHA: ____________________
CARGO: _________________________________________ ÁREA: _____________________
FUNCIONES
ASIGNADAS
FUNCIONES QUE
REALIZA DIFERENCIA
CUMPLE COMENTARIOS
SI NO N/A
TOTAL
0 0 0
Nº FUNCIONES ASIGNADAS
Nº FUNCIONES REALIZADAS
Nº FUNCIONES ASIGNADAS
Nº FUNCIONES CUMPLIDAS
Nº FUNCIONES ASIGNADAS
Nº FUNCIONES INCUMPLIDAS
159
EVALUACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
“Se utilizara el mismo formato del Anexo J10”
EVALUACIÓN APLICANDO LAS 5ES POR DEPARTAMENTO
Anexo O-15: Formato aplicación las 5es por departamento
ENTIDAD ____________
PERIODO DEL ____________ AL ________
DEPARTAMENTO: RESPONSABLE:
ELABORADO POR: FECHA DE
ELABORACIÓN
PREGUNTA RESPUESTA CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN FACTOR DE
EVALUACIÓN CLASIFICACIÓN
Economía
Economía
Eficiencia
Eficiencia
Eficacia
Eficacia
Ética
Ética
Ecología
Ecología
160
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE BASE LEGAL
“Se utilizara el mismo formato del Anexo I9”
EVALUAR SELECTIVAMENTE PROCEDIMIENTOS
Anexo P-16: Formato de procedimientos
ENTIDAD ________________________
PERIODO _________________________
FECHA: __________________ PROCEDIMIENTO:
_________________
DEPARTAMENTO: ________________________
JEFE DE ÁREA: ___________________________
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
CRITERIO DEL AUDITOR:
161
EVALUACIÓN RELACIÓN CON CLIENTE Y PROVEEDOR
“Se utilizara el mismo formato del Anexo L12”
EVALUACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORIA
Anexo Q-17: Formato evaluación de riesgos de auditoría
ENTIDAD _______________________
PERIODO _______________________
FECHA: ________________________________
DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO
ÁREA DE
IMPACTO EFECTO
VALORACIÓN ACCIONES
FUTURAS A M B
162
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Anexo R-18: Formato Memorando de planificación
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD:_____________________________
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
1.- MOTIVO DE LA AUDITORÍA:
2.- ALCANCE:
3.- OBJETIVOS:
GENERAL:
ESPECIFICO:
4.- BASE LEGAL
5.- RESULTADOS
163
6.- DURACIÓN DE LA AUDITORIA POR FASES
7.- RECURSOS NECESARIOS HUMANO (Equipo de Trabajo)
FINANCIERO
MATERIALES
EQUIPOS
8.- POSIBLES ÁREAS CRÍTICAS
9.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
10.- FIRMAS Y FECHAS DE APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
F._______________________ F._____________________
JEFE DE AUDITORIA AUDITOR
EN:_____________________
EN:____________________
164
PAPELES DE TRABAJO FASE III
ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA
“Se utilizara el formato del anexo A1”
CONVOCAR A COMUNICACIÓN DE RESULTADOS PARCIALES
Anexo S-19: Formato comunicado de resultados parciales
Fecha: __________________
Señores:
Presente.
Por medio del presente, se les convoca a la comunicación de los resultados parciales
previos al informe de auditoría, el ____________________, en la gerencia.
Esperando contar con su debida participación, nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
165
EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS
Anexo T-20: Formato áreas críticas
ENTIDAD: _____________________
TITULO DEL HALLAZGO: _______________________________________
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
NO PARÁMETRO DETALLE
CONDICIÓN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
166
ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
“Se utilizará todo los papeles de trabajo anteriormente mencionados”
ELABORAR EL ACTA CON LOS RESULTADOS Y HOJA DE HALLAZGOS
Anexo U-21: Formato acta de reunión
ACTA DE REUNIÓN
ACTA Nº 001
Fecha
Día Mes Año
Motivo de
la reunión
Hora: Lugar:
INTEGRANTES Asistió
Nº Cargo Nombre Si No
Nº Orden del día Responsable
Nº Conclusiones
Responsable: Nombre Cargo: Firma:
167
PAPELES DE TRABAJO FASE IV
FORMATO DE LA ESTRUCTURA DEL INFORME
Anexo V-22: Formato estructura del informe
NOMBRE DE LA ENTIDAD:
INFORME DE AUDITORÍA
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Evaluación de Gestión a la
empresa………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La presente evaluación tiene como alcance evaluar la Gestión de la empresa,
determinar áreas críticas y funciones deficientes DE LA
EMPRESA……………………………………………………………………………….
Los resultados arrojados de la Auditoría de Gestión a la
empresa………………………………………………………………..son:
Se describe los resultados de la Auditoría y el Auditor da a conocer sus recomendaciones:
1.6 BASE LEGAL
168
CAPITULO II
ENTIDAD AUDITADA
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL
2.2 MISIÓN
2.3 VISIÓN
2.4 SISTEMA
2.5 PRINCIPALES FUNCIONARIOS (anexo Nº )
CAPITULO III
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 COMENTARIOS
3.2 CONCLUSIONES
3.3 RECOMENDACIONES
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
CONVOCA A LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
“Se utilizara el mismo formato del anexo S19”
ACTA CON LOS RESULTADOS
“Se utilizara el mismo formato del anexo U21”
INFORME FINAL
“Se utilizara el mismo formato del anexo V22”
169
ANEXO
ARCHIVO PERMANENTE
170
Anexo AP 4-1: Constitución de la empresa.
Fuente: Bitlogic S.A., 2014.
171
Anexo BP 4-2: RUC de la empresa.
Fuente: Bitlogic S.A., 2014.
172
Anexo CP 4-3: Nombramiento.
Fuente: Bitlogic S.A., 2014.
173
Anexo DP 4-4 : Cumplimiento de obligaciones IESS.
Fuente: Bitlogic S.A., 2014
174
Anexo EP 4-5: Patente.
Fuente: Bitlogic S.A., 2014