ud. cyf. t2. ejercicio o ciclo contable

Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial

TEMA 2

EJERCICIO O CICLO CONTABLE

Ing. Alex Rayón Jerezhttp://www.alexrayon.es

http://paginaspersonales.deusto.es/alrayon

14 de Septiembre del 2011

http://www.alexrayon.es/

http://paginaspersonales.deusto.es/alrayon


Índice de contenidos

Introducción Una cuenta en contabilidad Libros de contabilidad Metodología del proceso contable

3Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial

Introducción

El registro contable es una tarea indispensable para llevar a cabo una buena gestión empresarial

“Una operación contable es aquella que deberá contabilizarse por su incidencia en el patrimonio de la empresa, produciendo una modificación sobre éste de manera cuantitativa o cualitativa.”

Estos hechos contables, además, deberán generar un justificante correspondiente a cada transacción

Necesario no sólo desde la perspectiva contable, sino también por ley

Exige que existan y la empresa guarde dichos justificantes durante los seis años posteriores (Código de Comercio)

No toda transacción genera justificante


Una cuenta en contabilidadConcepto de cuenta

Cuenta: “registro donde quedan anotados de forma clara, ordenada, concisa y comprensible los aumentos o disminuciones que como consecuencia de operaciones llevadas a cabo por la organización sufre un concepto del Activo, del Pasivo o del Patrimonio Neto.”

Es el componente más elemental de la contabilidad

Las cuentas serán denominadas de tal forma que por el mero nombre identifique lo que representa de forma explícita y clara

Ejemplos: caja, clientes, bancos, etc.

Es un instrumento que representa y mide la situación inicial de un elemento patrimonial y sus variaciones


Una cuenta en contabilidadConcepto de cuenta (II)

En cada cuenta se recoge un solo elemento del patrimonio, con independencia del resto

Coordinando las cuentas de todos los elementos patrimoniales, se obtiene una visión global del Patrimonio de la empresa, representando:

Propiedades, derechos y obligaciones de pago de una empresa para una fecha determinada

Costes, gastos y utilidades producidas durante un período dado

Objetivo: llevar el control sistemático y ordenado de las transacciones económicas de la empresa, generando posteriormente los estados financieros a partir de la información de todo el conjunto de cuentas


Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas


Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (II)

Cuentas reales o de balance

Cuentas que representan valores tangibles:

Activo: propiedades de una empresa

Bienes y derechos de cobro

Capacidad de generar beneficios o servicios

Ejemplos: caja, bancos, terreno, clientes, etc.

Patrimonio: el capital y otros fondos propios

Pasivo a favor de los dueños de la empresa

Incrementan con las utilidades generadas y disminuyen con las pérdidas del ejercicio contable

Ejemplos: capital social, reservas, etc.

Pasivo: deudas u obligaciones de pago contraídas

Ejemplos: préstamos bancarios, salarios de los trabajadores, proveedores, etc.


Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (III)

Cuentas nominales, de resultado o transitorias

Al final de un ejercicio cuando se conocen las utilidades, los costes y los gastos:

Ingresos: ganancia al realizar una venta de un producto o tras prestar un servicio

Empiezan y aumentan en el Haber y, normalmente, hasta el final del ejercicio no se debitan para cancelar su saldo

Costes: valores a desembolsar como consecuencia de adquirir artículos para su posterior venta

Empiezan y aumentan en el Debe, y disminuyen y se cancelan en el Haber, siendo su saldo de débito

Gastos: pagos por servicios y elementos necesarios para la producción, es decir, valores que no se recuperarán

Empiezan y aumentan en el Debe, y disminuyen y se cancelan en el Haber, siendo su saldo de débito


Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (IV)

Cuentas de orden

Valores monetarios, documentos y bienes que posee una organización que no son de su propiedad

Se le ha delegado su manejo, su custodia o su negociación

Este grupo no afecta ni al Activo, ni al Pasivo ni al Patrimonio, por eso se clasifica como un grupo independiente

Estas cuentas pueden manejarse de dos formas diferenciadas:

Cuentas de orden deudoras: se manejan como las cuentas del Activo, siendo su saldo de débito. Ejemplos: bienes y valores entregados en custodia o garantía, etc.

Cuentas de orden acreedoras: se manejan como las cuentas del Pasivo, siendo su saldo de crédito. Ejemplos: bienes y valores recibidos en custodia, acreedores, etc.


Una cuenta en contabilidadEstructura de una cuenta

La estructura de una cuenta queda compuesta por dos partes:

Parte de la izquierda: denominado el Debe, recoge los aumentos de valor u orígenes de los recursos

Para cada transacción comercial que suponga un aumento se anota la fecha y la cifra, en ese orden

Parte de la derecha: denominado como Haber, recoge las disminuciones de valor o aplicaciones de los recursos

Para cada transacción comercial que suponga una disminución se anota la fecha y la cifra, en ese orden

Las anotaciones en el Debe y en el Haber se suman

Representará los movimientos totales en un período determinado para una cuenta

La diferencia entre el Debe y el Haber revela el saldo para dicha cuenta en un momento determinado


Una cuenta en contabilidadEstructura de una cuenta (II)

Estructura en forma de T

Debe (Débito): verbo debere del latín (Italia renacentista)

Haber (Crédito): verbo habere del latín (Obligación de pago)

En función de la naturaleza de la cuenta, las cantidades a anotar en la cuenta se colocarán en el Debe o en el Haber


Una cuenta en contabilidadAnálisis precontable

Cuando se quiera contabilizar una operación, se tendrán que determinar dos cuestiones previamente:

Identificar qué cuentas intervienen en la operación

Determinar para cada cuenta si el movimiento de la operación registrará su movimiento en el Debe o en el Haber (pero nunca simultáneamente)

Anotar en el Debe: cargar

Anotar en el Haber: abonar

Teorías de registro de cuentas:

Teoría personalista (de Cerboni): personificar las cuentas

Teoría materialista (de Besta): si entra → Debe; y si sale → Haber

Teoría matemática: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

Teoría economigráfica: todo hecho contable tiene un origen o fuente de financiación (Haber) y una aplicación o inversión (Debe)


Libros de contabilidadIntroducción

Documentos (obligatorios por ley) donde son registradas las transacciones con movimientos de valor monetarios que suceden en las organizaciones

Son la base para la elaboración de los estados financieros

Objetivos:

Registrar cronológicamente las operaciones de la empresa

Generar resúmenes mensuales de cada cuenta

Especificar las propiedades, el capital y sus restricciones

Libros auxiliares: transacciones de forma individual, desglosar por ubicaciones, información extra sobre las cuentas, controlar movimiento de mercancías y elaborar estados básicos

Registrar decisiones de los administradores de la empresa

Cumplir con la normativa legal


Libros de contabilidadClases

Personas físicas


Libros de contabilidadClases (II)

Personas físicas (continuación)


Libros de contabilidadClases (III)

Personas físicas (continuación)


Libros de contabilidadClases (IV)

Personas jurídicas


Libros de contabilidadClases (V)

Algunos de los libros más importantesLibro Diario: día a día las operaciones

Los asientos que se anotarán en este libro se componen de información contenida en los justificantes contables (facturas, albaranes, etc.).

Parte deudora: cuentas que se hayan cargado

Parte acreedora: cuentas que se hayan abonado

Parte deudora = parte acreedora en términos monetarios

Libro Mayor: Libro Diario → Libro Mayor

Cada cuenta abarca dos páginas del libro (Debe y Haber)

Información: código y denominación cuenta, saldo inicial, los movimientos a débito o crédito habidos y su correspondiente saldo final

Las cuentas aparecen en el Libro Mayor en el mismo orden en que aparecen los estados financieros (1º Balance, 2º PyG)


Libros de contabilidadClases (VI)

Algunos de los libros más importantes (continuación)

Libro de inventarios y cuentas anuales

Registro de los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones

Inventario inicial → (Balance de comprobación de sumas y saldos) → Inventario final

También las cuentas anuales (Balance, Cuenta P y G, etc.)

Balance de comprobación de sumas y saldos

Comprobar que los asientos han sido confeccionados diariamente y registrados en el Libro Mayor

Comprobación del importe de las cuentas que forman parte del Libro Mayor

Contendrá todas las cuentas, pero no ofrecerá información alguna sobre las utilidades obtenidas


Libros de contabilidadClases (VII)

Contabilidad dinámica vs. estática en Libros

Contabilidad dinámica: registro de las operaciones en los Libros Diario y Mayor

Contabilidad estática: operaciones anotadas en el Libro de Inventarios. “Fotografía” del Patrimonio

Libros auxiliares

Registro detallado de los valores y la información que ha quedado registrada en los libros principales

Descripción de la actividad desarrollada

Registro operaciones y valor movimientos

En cada empresa, se emplearán un número de libros auxiliares diferentes (son opcionales)


Libros de contabilidadClases (VIII)

Requisitos para llevar los libros obligatorios

Legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, de manera manual o informática, al inicio de la actividad empresarial, etc.

Conservación de los libros

Deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros (incluso en el caso de cese del empresario en su actividad)

Contabilidad secreta, pero deberá comunicarse en casos de:

Sucesión universal, situación de concurso de acreedores, liquidación de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo (EREs) o cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo

“La Administración Tributaria podrá realizar la comprobación e investigación mediante el examen de la contabilidad, libros, etc.” ¿Nos suena ésto en España?


Metodología del proceso contable

La contabilidad refleja las operaciones económicas de la empresa a través de los asientos.

¿Qué operaciones? → operaciones clásicas (facturas de compras y ventas, pagos y cobros), nóminas, etc.

Toda cuenta tiene su naturaleza (Activo o P.N+Pasivo, o Ingreso o Gasto), va al Debe o al Haber, y en función de su naturaleza, al incrementarse va al Debe o al Haber


Metodología del proceso contable (II)

Principios contables (Nuevo PGC):

1) Empresa en funcionamiento: la gestión de la empresa tiene una duración prácticamente ilimitada

2) Devengo: los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran

3) Uniformidad: seleccionar y aplicar para todos los elementos patrimoniales la misma alternativa de contabilización

4) Prudencia: sólo se contabilizarán los beneficios obtenidos a fecha de cierre de ejercicio

5) No compensación: no se podrán compensar las partidas del Balance de Situación, ni las de la Cuenta de Resultados

6) Importancia relativa: se aceptará la no aplicación de algún principio contable siempre y cuando la importancia en términos cuantitativos no sea muy significativa


Metodología del proceso contable (III)

Siempre se debe mantener la teoría de partida doble.

El Activo debe ser igual Patrimonio Neto más Pasivo en el Balance de Situación, y en la que el Debe es igual al Haber en los asientos

Pueden intervenir cuentas con la siguiente naturaleza:

Dos cuentas de Activo: se sustituye un derecho o un bien por otroDos cuentas de Patrimonio Neto más Pasivo: se sustituye una fuente de financiación por otraUna cuenta de Activo y otra de Patrimonio Neto más Pasivo: la variación experimentada por el Activo se equilibra con una variación equivalente en el Patrimonio Neto más Pasivo

Patrimoniono sealtera

Patrimoniosí sealtera


Metodología del proceso contableFuncionamiento coordinado

Para elaborar el ciclo contable, se exige un funcionamiento coordinado de todas las anotaciones contables:

Registrar las operaciones en el Libro Diario (obligatorio)

Para conocer la evolución y situación de todo elemento patrimonial de la empresa, Libro Diario → Libro Mayor

Para elaborar el Balance de Situación (situación económico-financiera de la empresa):

Del Libro Mayor se toman los saldos de las cuentas del Balance agrupándolas en su masa patrimonial

Para elaborar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (resultado del ejercicio de la empresa):

Del Libro Mayor se toman los saldos de las cuentas de la Cuenta de Resultados

Se elabora la Memoria (causas del resultado)


Metodología del proceso contableEl ciclo contable

Operaciones (adaptadas el NPGC de 2008)a) Inventario inicial: según el Artículo 28 del Código de Comercio, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el Balance de Situación inicial detallado de la empresa

b) Asiento de apertura: tomando los datos del inventario inicial, se cargará a las cuentas de Activo y se abonará a las cuentas del Patrimonio Neto más Pasivo. Del Libro Diario, se pasará el asiento al Libro Mayor, con lo que ya estarán dispuestos los dos libros contables en los que, día a día, se irán anotando las operaciones que realice la empresa

c) Asientos de gestión del año: según el Artículo 29 del Código de Comercio, el Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa

d) Balances de Comprobación: según el Artículo 28 del Código de Comercio, al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los Balances de Comprobación


Metodología del proceso contableEl ciclo contable (II)

Operaciones (continuación)e) Operaciones de cierre

Balance general de sumas y saldos: los datos se tomarán del Libro Mayor

Inventario final: según el Artículo 28 del Código de Comercio, en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se transcribirá también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Los datos para redactar el inventario se tomarán directamente de la realidad física de la empresa

Asientos de ajuste: es la operación más delicada y compleja de la contabilidad. En la práctica, se pueden encontrar dos clases de asientos de ajuste:

Para ajustar la contabilidad a la realidad, cuando los datos inventariados no coincidan con el saldo contable, o cuando los saldos contables exijan una corrección valorativa por aplicación de las normas de valoración del PGC (pueden ser pérdidas por valor irreversible o reversibles)

Para aplicar el principio de devengo, imputando al ejercicio que se cierra los gastos y los ingresos devengados en él, aunque no se hayan pagado o cobrado

Cálculo y contabilización del impuesto sobre beneficios: es una operación que sólo se realiza cuando se trata de sociedades


Metodología del proceso contableEl ciclo contable (III)

Operaciones (continuación)e) Operaciones de cierre

Regularización: se cargas y abonan a la cuenta 129 (Resultado del ejercicio) todos los saldos de las cuentas de los grupos 6 y 7

Aplicación del resultado: es una operación que no siempre se hace al cerrar el ejercicio, ya que deberá ser la Junta General la que apruebe las cuentas anuales y la distribución del resultado

Formular las cuentas anuales: el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo (que no siempre es obligatorio) y la Memoria

Asiento de cierre: consiste en hacer un cargo a las cuentas que tengan saldo acreedor y un abono a las que tengan saldo deudor. Al pasarlo al Libro Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas y dispuestas para ser cerradas


Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros

Etapas del ciclo contable

Con los asientos se modelan los hechos económico-financieros

Los documentos son interpretados y representados en el Libro Diario por orden cronológico

1. Apertura de libros

Asiento de apertura que refleja el valor del patrimonio de la compañía en el momento de inicio del ejercicio económico

2. Ordenación de la información contenida en el diario

Orden cronológico → Orden por cuenta


Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros (II)

3. Periodificación contable

Aplicando el principio de devengo, se consigue delimitar los gastos e ingresos que corresponden al período cuyo resultado se quiere obtener

4. Establecimiento de hipótesis

Se estimarán los valores de los productos que estén en almacén, en términos de provisiones, amortizaciones, etc.

5. Verificación de la información

Mediante los Balances de comprobación de sumas y saldos se permite comprobar si las anotaciones del Diario han sido fielmente traspasadas al Libro Mayor


Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros (III)

6. Regularización contable

Informar sobre el resultado que la empresa ha obtenido, obteniendo información relativa al dónde, cómo y por qué se ha obtenido ese resultado

Así, se obtiene la información contable ordenada, verificada y periodificada del ejercicio

7. Cierre del ejercicio contable y de los libros

Gracias a la regularización, las cuentas de resultados del libro mayor están saldadas en favor de una nueva cuenta denominada de Pérdidas y Ganancias

El asiento de cierre posterior al asiento de regularización, consiste en anotar todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, quedando estas saldadas entre sí

Dando lugar a la confección del Balance de Situación de la empresa a cierre del ejercicio


References

Libros y PublicacionesOmeñaca García, Jesús [2008] Supuestos prácticos de contabilidad financiera y de sociedades, 6ª Edición, Ediciones Deusto,

Barcelona, EspañaWoodford, Protase E. y Schmitt, Conrad J. [1992] Finanzas y Contabilidad, 1ª Edición, McGraw-Hill, Washington DC, Estados

UnidosPyle, William W. [1990] Fundamental Accounting Principles, 12ª Edición, K.D. Larson, McGraw-Hill Inc, Estados Unidos

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cuentas/cuentas-que-son-conceptoLas cuentas en contabilidad [online]. URL: http://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtmlCódigo de comercio [online]. URL: http://constitucion.rediris.es/legis/1885/l1885-08-22/l1885-08-22_indice.htmlEl proceso contable. Caso práctico [online]. URL: http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cf002/720.HTMReal Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital [online].

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Profesor: Ing. Alex Rayón JerezBilbao, Septiembre 2011

1º de Grado en Ingeniería en Organización IndustrialFacultad de IngenieríaUniversidad de Deusto

Departamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de DeustoAvda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España

Alex Rayón Jerez

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