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Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
TEMA 2
EJERCICIO O CICLO CONTABLE
Ing. Alex Rayón Jerezhttp://www.alexrayon.es
http://paginaspersonales.deusto.es/alrayon
14 de Septiembre del 2011
Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Índice de contenidos
Introducción Una cuenta en contabilidad Libros de contabilidad Metodología del proceso contable
3Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Introducción
El registro contable es una tarea indispensable para llevar a cabo una buena gestión empresarial
“Una operación contable es aquella que deberá contabilizarse por su incidencia en el patrimonio de la empresa, produciendo una modificación sobre éste de manera cuantitativa o cualitativa.”
Estos hechos contables, además, deberán generar un justificante correspondiente a cada transacción
Necesario no sólo desde la perspectiva contable, sino también por ley
Exige que existan y la empresa guarde dichos justificantes durante los seis años posteriores (Código de Comercio)
No toda transacción genera justificante
4Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadConcepto de cuenta
Cuenta: “registro donde quedan anotados de forma clara, ordenada, concisa y comprensible los aumentos o disminuciones que como consecuencia de operaciones llevadas a cabo por la organización sufre un concepto del Activo, del Pasivo o del Patrimonio Neto.”
Es el componente más elemental de la contabilidad
Las cuentas serán denominadas de tal forma que por el mero nombre identifique lo que representa de forma explícita y clara
Ejemplos: caja, clientes, bancos, etc.
Es un instrumento que representa y mide la situación inicial de un elemento patrimonial y sus variaciones
5Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadConcepto de cuenta (II)
En cada cuenta se recoge un solo elemento del patrimonio, con independencia del resto
Coordinando las cuentas de todos los elementos patrimoniales, se obtiene una visión global del Patrimonio de la empresa, representando:
Propiedades, derechos y obligaciones de pago de una empresa para una fecha determinada
Costes, gastos y utilidades producidas durante un período dado
Objetivo: llevar el control sistemático y ordenado de las transacciones económicas de la empresa, generando posteriormente los estados financieros a partir de la información de todo el conjunto de cuentas
6Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas
7Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (II)
Cuentas reales o de balance
Cuentas que representan valores tangibles:
Activo: propiedades de una empresa
Bienes y derechos de cobro
Capacidad de generar beneficios o servicios
Ejemplos: caja, bancos, terreno, clientes, etc.
Patrimonio: el capital y otros fondos propios
Pasivo a favor de los dueños de la empresa
Incrementan con las utilidades generadas y disminuyen con las pérdidas del ejercicio contable
Ejemplos: capital social, reservas, etc.
Pasivo: deudas u obligaciones de pago contraídas
Ejemplos: préstamos bancarios, salarios de los trabajadores, proveedores, etc.
8Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (III)
Cuentas nominales, de resultado o transitorias
Al final de un ejercicio cuando se conocen las utilidades, los costes y los gastos:
Ingresos: ganancia al realizar una venta de un producto o tras prestar un servicio
Empiezan y aumentan en el Haber y, normalmente, hasta el final del ejercicio no se debitan para cancelar su saldo
Costes: valores a desembolsar como consecuencia de adquirir artículos para su posterior venta
Empiezan y aumentan en el Debe, y disminuyen y se cancelan en el Haber, siendo su saldo de débito
Gastos: pagos por servicios y elementos necesarios para la producción, es decir, valores que no se recuperarán
Empiezan y aumentan en el Debe, y disminuyen y se cancelan en el Haber, siendo su saldo de débito
9Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadClasificación de las cuentas (IV)
Cuentas de orden
Valores monetarios, documentos y bienes que posee una organización que no son de su propiedad
Se le ha delegado su manejo, su custodia o su negociación
Este grupo no afecta ni al Activo, ni al Pasivo ni al Patrimonio, por eso se clasifica como un grupo independiente
Estas cuentas pueden manejarse de dos formas diferenciadas:
Cuentas de orden deudoras: se manejan como las cuentas del Activo, siendo su saldo de débito. Ejemplos: bienes y valores entregados en custodia o garantía, etc.
Cuentas de orden acreedoras: se manejan como las cuentas del Pasivo, siendo su saldo de crédito. Ejemplos: bienes y valores recibidos en custodia, acreedores, etc.
10Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadEstructura de una cuenta
La estructura de una cuenta queda compuesta por dos partes:
Parte de la izquierda: denominado el Debe, recoge los aumentos de valor u orígenes de los recursos
Para cada transacción comercial que suponga un aumento se anota la fecha y la cifra, en ese orden
Parte de la derecha: denominado como Haber, recoge las disminuciones de valor o aplicaciones de los recursos
Para cada transacción comercial que suponga una disminución se anota la fecha y la cifra, en ese orden
Las anotaciones en el Debe y en el Haber se suman
Representará los movimientos totales en un período determinado para una cuenta
La diferencia entre el Debe y el Haber revela el saldo para dicha cuenta en un momento determinado
11Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadEstructura de una cuenta (II)
Estructura en forma de T
Debe (Débito): verbo debere del latín (Italia renacentista)
Haber (Crédito): verbo habere del latín (Obligación de pago)
En función de la naturaleza de la cuenta, las cantidades a anotar en la cuenta se colocarán en el Debe o en el Haber
12Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Una cuenta en contabilidadAnálisis precontable
Cuando se quiera contabilizar una operación, se tendrán que determinar dos cuestiones previamente:
Identificar qué cuentas intervienen en la operación
Determinar para cada cuenta si el movimiento de la operación registrará su movimiento en el Debe o en el Haber (pero nunca simultáneamente)
Anotar en el Debe: cargar
Anotar en el Haber: abonar
Teorías de registro de cuentas:
Teoría personalista (de Cerboni): personificar las cuentas
Teoría materialista (de Besta): si entra → Debe; y si sale → Haber
Teoría matemática: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto
Teoría economigráfica: todo hecho contable tiene un origen o fuente de financiación (Haber) y una aplicación o inversión (Debe)
13Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadIntroducción
Documentos (obligatorios por ley) donde son registradas las transacciones con movimientos de valor monetarios que suceden en las organizaciones
Son la base para la elaboración de los estados financieros
Objetivos:
Registrar cronológicamente las operaciones de la empresa
Generar resúmenes mensuales de cada cuenta
Especificar las propiedades, el capital y sus restricciones
Libros auxiliares: transacciones de forma individual, desglosar por ubicaciones, información extra sobre las cuentas, controlar movimiento de mercancías y elaborar estados básicos
Registrar decisiones de los administradores de la empresa
Cumplir con la normativa legal
14Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases
Personas físicas
15Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (II)
Personas físicas (continuación)
16Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (III)
Personas físicas (continuación)
17Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (IV)
Personas jurídicas
18Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (V)
Algunos de los libros más importantesLibro Diario: día a día las operaciones
Los asientos que se anotarán en este libro se componen de información contenida en los justificantes contables (facturas, albaranes, etc.).
Parte deudora: cuentas que se hayan cargado
Parte acreedora: cuentas que se hayan abonado
Parte deudora = parte acreedora en términos monetarios
Libro Mayor: Libro Diario → Libro Mayor
Cada cuenta abarca dos páginas del libro (Debe y Haber)
Información: código y denominación cuenta, saldo inicial, los movimientos a débito o crédito habidos y su correspondiente saldo final
Las cuentas aparecen en el Libro Mayor en el mismo orden en que aparecen los estados financieros (1º Balance, 2º PyG)
19Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (VI)
Algunos de los libros más importantes (continuación)
Libro de inventarios y cuentas anuales
Registro de los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones
Inventario inicial → (Balance de comprobación de sumas y saldos) → Inventario final
También las cuentas anuales (Balance, Cuenta P y G, etc.)
Balance de comprobación de sumas y saldos
Comprobar que los asientos han sido confeccionados diariamente y registrados en el Libro Mayor
Comprobación del importe de las cuentas que forman parte del Libro Mayor
Contendrá todas las cuentas, pero no ofrecerá información alguna sobre las utilidades obtenidas
20Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (VII)
Contabilidad dinámica vs. estática en Libros
Contabilidad dinámica: registro de las operaciones en los Libros Diario y Mayor
Contabilidad estática: operaciones anotadas en el Libro de Inventarios. “Fotografía” del Patrimonio
Libros auxiliares
Registro detallado de los valores y la información que ha quedado registrada en los libros principales
Descripción de la actividad desarrollada
Registro operaciones y valor movimientos
En cada empresa, se emplearán un número de libros auxiliares diferentes (son opcionales)
21Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Libros de contabilidadClases (VIII)
Requisitos para llevar los libros obligatorios
Legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, de manera manual o informática, al inicio de la actividad empresarial, etc.
Conservación de los libros
Deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros (incluso en el caso de cese del empresario en su actividad)
Contabilidad secreta, pero deberá comunicarse en casos de:
Sucesión universal, situación de concurso de acreedores, liquidación de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo (EREs) o cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo
“La Administración Tributaria podrá realizar la comprobación e investigación mediante el examen de la contabilidad, libros, etc.” ¿Nos suena ésto en España?
22Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contable
La contabilidad refleja las operaciones económicas de la empresa a través de los asientos.
¿Qué operaciones? → operaciones clásicas (facturas de compras y ventas, pagos y cobros), nóminas, etc.
Toda cuenta tiene su naturaleza (Activo o P.N+Pasivo, o Ingreso o Gasto), va al Debe o al Haber, y en función de su naturaleza, al incrementarse va al Debe o al Haber
23Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contable (II)
Principios contables (Nuevo PGC):
1) Empresa en funcionamiento: la gestión de la empresa tiene una duración prácticamente ilimitada
2) Devengo: los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran
3) Uniformidad: seleccionar y aplicar para todos los elementos patrimoniales la misma alternativa de contabilización
4) Prudencia: sólo se contabilizarán los beneficios obtenidos a fecha de cierre de ejercicio
5) No compensación: no se podrán compensar las partidas del Balance de Situación, ni las de la Cuenta de Resultados
6) Importancia relativa: se aceptará la no aplicación de algún principio contable siempre y cuando la importancia en términos cuantitativos no sea muy significativa
24Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contable (III)
Siempre se debe mantener la teoría de partida doble.
El Activo debe ser igual Patrimonio Neto más Pasivo en el Balance de Situación, y en la que el Debe es igual al Haber en los asientos
Pueden intervenir cuentas con la siguiente naturaleza:
Dos cuentas de Activo: se sustituye un derecho o un bien por otroDos cuentas de Patrimonio Neto más Pasivo: se sustituye una fuente de financiación por otraUna cuenta de Activo y otra de Patrimonio Neto más Pasivo: la variación experimentada por el Activo se equilibra con una variación equivalente en el Patrimonio Neto más Pasivo
Patrimoniono sealtera
Patrimoniosí sealtera
25Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableFuncionamiento coordinado
Para elaborar el ciclo contable, se exige un funcionamiento coordinado de todas las anotaciones contables:
Registrar las operaciones en el Libro Diario (obligatorio)
Para conocer la evolución y situación de todo elemento patrimonial de la empresa, Libro Diario → Libro Mayor
Para elaborar el Balance de Situación (situación económico-financiera de la empresa):
Del Libro Mayor se toman los saldos de las cuentas del Balance agrupándolas en su masa patrimonial
Para elaborar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (resultado del ejercicio de la empresa):
Del Libro Mayor se toman los saldos de las cuentas de la Cuenta de Resultados
Se elabora la Memoria (causas del resultado)
26Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableEl ciclo contable
Operaciones (adaptadas el NPGC de 2008)a) Inventario inicial: según el Artículo 28 del Código de Comercio, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el Balance de Situación inicial detallado de la empresa
b) Asiento de apertura: tomando los datos del inventario inicial, se cargará a las cuentas de Activo y se abonará a las cuentas del Patrimonio Neto más Pasivo. Del Libro Diario, se pasará el asiento al Libro Mayor, con lo que ya estarán dispuestos los dos libros contables en los que, día a día, se irán anotando las operaciones que realice la empresa
c) Asientos de gestión del año: según el Artículo 29 del Código de Comercio, el Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa
d) Balances de Comprobación: según el Artículo 28 del Código de Comercio, al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los Balances de Comprobación
27Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableEl ciclo contable (II)
Operaciones (continuación)e) Operaciones de cierre
Balance general de sumas y saldos: los datos se tomarán del Libro Mayor
Inventario final: según el Artículo 28 del Código de Comercio, en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se transcribirá también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Los datos para redactar el inventario se tomarán directamente de la realidad física de la empresa
Asientos de ajuste: es la operación más delicada y compleja de la contabilidad. En la práctica, se pueden encontrar dos clases de asientos de ajuste:
Para ajustar la contabilidad a la realidad, cuando los datos inventariados no coincidan con el saldo contable, o cuando los saldos contables exijan una corrección valorativa por aplicación de las normas de valoración del PGC (pueden ser pérdidas por valor irreversible o reversibles)
Para aplicar el principio de devengo, imputando al ejercicio que se cierra los gastos y los ingresos devengados en él, aunque no se hayan pagado o cobrado
Cálculo y contabilización del impuesto sobre beneficios: es una operación que sólo se realiza cuando se trata de sociedades
28Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableEl ciclo contable (III)
Operaciones (continuación)e) Operaciones de cierre
Regularización: se cargas y abonan a la cuenta 129 (Resultado del ejercicio) todos los saldos de las cuentas de los grupos 6 y 7
Aplicación del resultado: es una operación que no siempre se hace al cerrar el ejercicio, ya que deberá ser la Junta General la que apruebe las cuentas anuales y la distribución del resultado
Formular las cuentas anuales: el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo (que no siempre es obligatorio) y la Memoria
Asiento de cierre: consiste en hacer un cargo a las cuentas que tengan saldo acreedor y un abono a las que tengan saldo deudor. Al pasarlo al Libro Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas y dispuestas para ser cerradas
29Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros
Etapas del ciclo contable
Con los asientos se modelan los hechos económico-financieros
Los documentos son interpretados y representados en el Libro Diario por orden cronológico
1. Apertura de libros
Asiento de apertura que refleja el valor del patrimonio de la compañía en el momento de inicio del ejercicio económico
2. Ordenación de la información contenida en el diario
Orden cronológico → Orden por cuenta
30Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros (II)
3. Periodificación contable
Aplicando el principio de devengo, se consigue delimitar los gastos e ingresos que corresponden al período cuyo resultado se quiere obtener
4. Establecimiento de hipótesis
Se estimarán los valores de los productos que estén en almacén, en términos de provisiones, amortizaciones, etc.
5. Verificación de la información
Mediante los Balances de comprobación de sumas y saldos se permite comprobar si las anotaciones del Diario han sido fielmente traspasadas al Libro Mayor
31Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Metodología del proceso contableApertura y cierre de libros (III)
6. Regularización contable
Informar sobre el resultado que la empresa ha obtenido, obteniendo información relativa al dónde, cómo y por qué se ha obtenido ese resultado
Así, se obtiene la información contable ordenada, verificada y periodificada del ejercicio
7. Cierre del ejercicio contable y de los libros
Gracias a la regularización, las cuentas de resultados del libro mayor están saldadas en favor de una nueva cuenta denominada de Pérdidas y Ganancias
El asiento de cierre posterior al asiento de regularización, consiste en anotar todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, quedando estas saldadas entre sí
Dando lugar a la confección del Balance de Situación de la empresa a cierre del ejercicio
Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
References
Libros y PublicacionesOmeñaca García, Jesús [2008] Supuestos prácticos de contabilidad financiera y de sociedades, 6ª Edición, Ediciones Deusto,
Barcelona, EspañaWoodford, Protase E. y Schmitt, Conrad J. [1992] Finanzas y Contabilidad, 1ª Edición, McGraw-Hill, Washington DC, Estados
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Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
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*
Contabilidad y Finanzas – 2011/2012 – 1º Grado en Ingeniería en Organización Industrial
Profesor: Ing. Alex Rayón JerezBilbao, Septiembre 2011
1º de Grado en Ingeniería en Organización IndustrialFacultad de IngenieríaUniversidad de Deusto
Departamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de DeustoAvda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España
Alex Rayón Jerez
[email protected] contactar conmigo, muchas formas :-)
http://alexrayon.es/alex-rayon-20/