ttecnologÍas eenn llaa jjusticia para ... · procesos buscando nuevas y mejores formas de hacer...

TTECNOLOGÍASECNOLOGÍAS ENEN LALA JJUSTICIAUSTICIA PARAPARA

MBA., Kattia Morales NavarroJefa Área Informática de Gestión Judicial

Depto. Tecnología de la información

TTECNOLOGÍASECNOLOGÍAS ENEN LALA JJUSTICIAUSTICIA PARAPARA

SATISFACERSATISFACER LALA DEMANDADEMANDA DELDEL USUARIOUSUARIO

DEDE LALA SOCIEDADSOCIEDAD DEDE LALA INFORMACIÓNINFORMACIÓN

OOBJETIVOSBJETIVOS

Promover la simplificación de trámites internos y con otras instituciones del Estado, optimizando los procesos judiciales mediante su rediseño así como la incorporación de soluciones tecnológicas, lo que conlleva a la reducción de tiempos de tramitación judicial, descentralización de servicios y apoyo a

las políticas institucionales de cero papel.

Mejorar la atención a las personas usuarias incluyendo nuevas formas de acceso a la justicia

mediante el uso efectivo de herramientas tecnológicas que faciliten, agilicen y mejoren el

servicio brindado

DESARROLLO DESARROLLO TECNOLÓGICOTECNOLÓGICO

ANTES DEL 1998ANTES DEL 1998

SSISTEMASISTEMAS DEDE REGISTROSREGISTROS DEDE

LIBROSLIBROS

A A PARTIRPARTIR DELDEL

20002000


20002000LLOSOS ESFUERZOSESFUERZOS

INSTITUCIONALESINSTITUCIONALES

FUERONFUERON

ORIENTADOSORIENTADOS AA LALA

GESTIÓNGESTIÓN JUDICIALJUDICIAL

DELDEL DESPACHODESPACHO

SSERVICIOSERVICIOS


ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

(2008 (2008 AA HOY):HOY):

VVISIÓNISIÓN

ORIENTADAORIENTADA ALAL

USUARIOUSUARIO

Registro Electrónico de Mandamientos

Automatización de Depósitos

Judiciales

Administración y Control

Electrónico de Juzgamientos

Tribunales Electrónicos cero papel

Interoperabilidad de servicios con el Registro

de la Propiedad

Facilita el traslado de forma automatizada e

inmediata de la anotación o la

cancelación de anotación para su debido trámite

Alianza con el Banco de Costa Rica en el año 1996 se ejecuta el proyecto de

automatización de depósitos y pagos

judiciales

El objetivo principal es la simplificación de trámites y reducción de tiempos en el depósito y cobro de los dineros a favor de causas

judiciales

Juzgamientos

Esta práctica permite llevar el servicio a las personas usuarias al

lugar donde viven

Anteriormente se brindaba únicamente en la capital

provocando que el usuario tuviera que trasladarse desde cualquier parte del país para

realizar el trámite

Se realiza un rediseño de procesos buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas, incluyendo el uso

de las tecnologías y las mejores prácticas de

tramitación

Sistemas informáticos: Se utilizan los sistemas en funcionamiento con

módulos especiales para la tramitación electrónica

Información General del Expediente

Consulta de expedientes por

número de expediente

Consulta de expedientes por

datos de las partes.expediente partes.

Consulta de jurisprudencia

de las Salas

Consulta de la agenda de los

despachos judiciales (remates,

audiencias)

Presentación electrónica de

escritos a un expediente

Interposición de demanda s

electrónicas

Validación de Documentos

SSISTEMASISTEMAS WWEBEB

Escritorio Virtual SSISTEMASISTEMASVirtual

Agenda Electrónica

Ventanilla Única

SSISTEMASISTEMAS

Recepción de Documentos

Notificaciones

Jurisprudencia

Estadística Judicial

Mensajería Corta (SMS)

Votación Electrónica

SSISTEMAISTEMA DEDE

GGESTIÓNESTIÓN DEDE

DDESPACHOSESPACHOS

JJUDICIALESUDICIALESUNA UNICA SOLUCIÓN PARAMETRIZABLE PARA TODAS LAS MATERIAS E

INSTANCIAS JUDICIALES DE TODO EL PAÍS

SISTEMA DE MENSAJERIA SISTEMA DE MENSAJERIA SMS:

Comunicación de envío denotificaciones vía fax, correoelectrónico y por casillero.

SISTEMAS: han sido implantados en 12 lugares

abarcando en este momento más del 70% del tramite total

del Poder Judicial.

CONSULTA EN LÍNEA por Internet

Implantación JUZGADOS ELECTRÓNICOS

Mayores facilidades de

Oficina virtual 24 horas al día los 7 días de la

semana

Apoyo al Teletrabajo

Reducción en los costos por

BBENEFICIOSENEFICIOS PARAPARA LASLAS PARTESPARTES DELDEL

PROCESOPROCESO YY LITIGANTESLITIGANTES

GESTION EN LÍNEA

Mejora en la atención al

Público

facilidades de consulta de las

causas judiciales

los costos por traslado y papelería

Facilita la transcripción de las resoluciones

judiciales

Mejora la atención al

Público.

Manejo integrado de toda la

información de las causas judiciales.

Localización expedita de los

expedientes.

BBENEFICIOSENEFICIOS PARAPARA ELEL DESPACHODESPACHO

Información para la toma de decisiones

Menor cantidad de afluencia de público

en los despachos.

Se evita pérdida de expedientes o folios

de los mismos.

Ahorro de papel y suministros de

impresión.

Reducción de los espacios para

archivo de expedientes.

Permite el teletrabajo

Simplificación de trámites

Simplificación de trámites

Mejora imagen Institucional

Mejora imagen Institucional

Mejor aprovechamiento de los recursos.

Mejor aprovechamiento de los recursos.

Beneficios que impactan directamente Beneficios que impactan directamente en la Instituciónen la Institución

InteroperabilidadInteroperabilidad

Sistemas integradosSistemas

integrados

Descentralización de los servicios.Descentralización de los servicios.

• Trabajo en equipo, área administrativa, jueces y personal auxiliar de los despachos.Trabajo en Equipo

Lecciones aprendidasLecciones aprendidas

•Donde se vele por los aspectos procesales de los despachos, estructura de losedificios, condiciones tecnológicas, comunicaciones, cambios legales eimplantación y capacitación

Planeación del proyecto

• Realizar esfuerzos de sensibilización ante el cambio para usuarios internos y externos del Poder JudicialSensibilización

• Los proyectos deben ir acompañados de una campaña de divulgación interna y externa al Poder Judicial

Divulgación

• Aprovechar al máximo los esfuerzos realizados en desarrollo, rediseñar o reprogramar solo cuando es estrictamente necesario

Aprovechar esfuerzos realizados

•Dar soluciones parciales y evolutivas a los usuarios, permite mostrar a los usuarios que se esta trabajando y que se están liberando herramientas que apoyan la tramitación y gestión de los despachos, si se deja todo para el final el usuario se desmotiva y las soluciones pueden estar desactualizados.

Integrar al usuario


•Buscar la integración de las soluciones que se desarrollan, evitándole al usuario el tener que redigitar información y conocer diferentes ambientes.Integración de Sistemas

•Construir y ejecutar planes de implantación donde se garantice que el usuario aprenda adecuadamente el uso de las herramientas que se están poniendo en funcionamiento. Esto disminuye la resistencia al cambio, apoya el uso de las tecnologías y le da confianza al usuario.

Planes de implantación

•En estos proyectos es necesario el apoyo directo de las altas autoridades del Poder Judicial, factor que ha sido determinante para el éxito de estas iniciativas.

Apoyo de Administración Superior

•Dar seguimiento constante a los despachos en los cuales se hanimplantado las herramientas, verificando el correcto uso de lasmismas y escuchando a las recomendaciones de los usuarios.

Seguimiento


mismas y escuchando a las recomendaciones de los usuarios.Seguimiento

•Proveer soluciones especiales a usuarios especiales (grandesusuarios, personas con discapacidad, adulto mayor).

Soluciones especiales

•Desarrollar soluciones parametrizables que permitan su adaptación a losdiferentes ambientes tecnológicos y requerimientos procesales. Estodemanda mayor tiempo en diseño y programación, pero el beneficio enmantenimiento de las soluciones, sostenibilidad a nivel nacional de lassoluciones, capacitación y aceptación se ve exponencialmente beneficiado alcontar con una única solución adaptable a las diferentes necesidades.

Soluciones parametrizables

Elaborar Estudio de Factibilidad.

Recomendaciones de acciones para Recomendaciones de acciones para la implementación de un Tribunal la implementación de un Tribunal ElectrónicoElectrónico

Instalar y poner a punto toda la plataforma tecnológica, servidores, redes, equipos clientes, conexiones a San José.

Estudiar con el Departamento de planificación los nuevos procesos (rediseño de procesos).

Definir dentro del proceso las acciones, ubicaciones y escritorios del despacho, así como los plazos administrativos y legales de cada fase o acción, esto con el fin de definir la infraestructura tecnológica de control del despacho (construcción del flujo del proceso).


Pruebas de la plataforma tecnológica.

Instalar el Software y las aplicaciones indicadas.

Pruebas de aplicaciones.

Capacitar al personal del despacho en todas las aplicaciones a instalar.

Capacitación a usuarios externos sobre las nuevas herramientas que tendrán a disposición.

Migración de datos, en caso que utilizaran sistemas diferentes.


Puesta en marcha.

Divulgación a lo interno y externo del Poder Judicial, lo cual se debe ver como una acción transversal a las acciones anteriores.

Acompañamiento por al menos 6 semanas en el despacho.

Seguimiento a lo interno y a lo externos con los usuarios de los servicios.

Realizar un estudio de uso de las tecnologías y volúmenes de información.

Requerimientos tecnológicosRequerimientos tecnológicos

Contar con los requerimientos tecnológicos mínimos requeridos, a saber

• 3 servidor con al menos 2 GB de memoria, 2 procesadores Intel Pentium 1.33 mhz, 500 gb en disco duro

• Capacidad de almacenamiento para audio, video e imágenes, dependiendo del volumen de datos proyectado en el despacho mínimo 500 GB por año.

Continuación requerimientos mínimos

•Red interna certificada a 100 GB. Con conexión a los servidores a 100mb.

Requerimientos tecnológicosRequerimientos tecnológicos

•Red interna certificada a 100 GB. Con conexión a los servidores a 100mb.•Conexión con San José de al menos 2 GB.•Estaciones de trabajo con al menos 1GB de memoria•Monitores de 19 pulgadas mínimo•Escáner de alto rendimiento•Lectores de código de barras

Sistema Costarricense de Gestión de despachos Judiciales. En caso de no contar con el mismo se deberá proceder a implantarlo.

Procesos claramente definidos.

Estructura del edificio adecuada.

Datos EstadísticosDatos Estadísticos

Notificaciones realizadas en el último año por medios electrónicos

1,206,025

Documentos firmados electrónicamente 325,876 lo cual implica3,200.000 folios

Dinero que se mueve en el SDJDinero que se mueve en el SDJ

Numero de usuarios matriculados en el sistema

3200

Porcentaje de medios de notificación electrónica

80 a 90%

Escritos presentados por Internet (Despachos electrónicos)

47285

Datos Estadísticos Depósitos JudicialesDatos Estadísticos Depósitos Judiciales

Se han dejado de administrar, archivar, Se dejaron de confeccionar más de 5.5

Se han dejado de administrar, archivar, controlar cerca de seis millones de

depósitos, que hubiesen requerido 30 millones de formularios incluidas las

copias, que en si mismo involucra un costo económico aunado a las horas hombre

requeridas para su administración.

Se dejaron de confeccionar más de 5.5 millones de órdenes de giro e igual

cantidad de cheques, con todo el proceso administrativo, de recurso humano y costo asociado, para que esos dineros llegaran a

los beneficiarios.

MBA., Kattia Morales NavarroMBA., Kattia Morales Navarro

[email protected]

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