Por:Sebastián Alfonso Gómez LozanoViviana Carolina Sánchez PulidoDiana Carolina Silva Ramírez

V Semestre-2012 Grupo: 3 E

Profesora: Doris Amanda Rodríguez Serna

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.Ella ha cobrado gran importancia en los últimos tiempos en todas y cada una de las disciplinas, no sólo por su aplicación, sino por los diferentes avances que se van dando en la ciencia y la tecnología moderna.En el mundo de hoy, son considerados los documentos electrónicos de gran importancia porque suministra los mejores instrumentos de investigación, no sólo para observar y recopilar toda una gama  de información incubada dentro de un mismo entorno o fuera de ello, sino también en el control de ciertas actividades desarrolladas como son:  producción, ventas, organización, proyecciones o estimaciones a corto plazo, mediano y largo plazo,  procesos encaminados a facilitar la conceptualización y  toma de decisiones de unos datos plasmados en cualquier soporte automatizado.

Introducción

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Un documento electrónico se puede definir como:“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural”. Se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas.

Tratamiento de los documentos electrónicos

Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos en su versión final no puedan ser modificados.

Trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra el riesgo de perdida de información.

Se debe realizar la valoración de los documentas para dar una disposición final.

El tratamiento de los documentos esta inmerso en variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función.

Deben de contar con los espacios físicos adecuados, temperaturas, medios de almacenamiento digital y copias de respaldo.

Se requiere una serie de políticas que definan si el documento es de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.

Tratamiento de los documentos electrónicos

Objetivos de los Documentos Electrónicos

La finalidad de la gestión de la información electrónica es la continuapreservación de su confidencialidad, autenticacion, integridad y disponibilidad. Para ello es necesario que el contexto de la información esté bien definido. Cuando el contenido, contexto y estructura son suficientes para constituir una prueba de una actividad, la información se convierte en un documento.

Confidencialidad: Asegurar que solo los individuos autorizados tengan el acceso a los recursos que se intercambian.

Autenticación: Asegurar que solo los individuos autorizados tengan acceso a los recursos.

Integridad: Garantizar que los datos sean los que se suponen que son.

Disponibilidad: Garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de información.

Responsables de los Documentos Electrónicos

Los responsables son: Individuos

Organización Comunidad

Responsabilidad de auditoría: Todo documento, mensaje electrónico o archivo digital, asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo pruebe lo contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su edición.

Responsabilidad de Mantener Archivos de correos electrónicos:El Remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico.El Destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico, debe guardarse archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo hace parte de un documento oficial de operaciones.

Órgano Público:

Es la entidad que dispone la normatividad, Para el tratamiento de los mismos. De no existir dicha entidad la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación.

Proceso de Gestión Documental

Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento de su producción, en cada una de sus fases y etapas como la producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.

Expediente Mixto ò Hibrido

Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales relacionados entre si; conservados en parte como soporte electrónico y en parte como expediente. Su responsabilidad es la de producir, almacenar y mantener documentos en soportes físicos u otros soportes que la tecnología nos ofrece.

Organización del Espacio de Trabajo

Como la mayor parte de nuestro tiempo esta dedicada al trabajo, se deben seguir unas recomendaciones para que dicha labor no afecte nuestra salud. Como lo son tener:

La iluminación y ventilación deben ser las adecuadas. La silla debe de estar ajustada para que los pies toquen el

suelo. Los codos y la muñeca deben de estar a la altura del

teclado. El mouse debe estar preferiblemente a la altura del

teclado. El monitor debe estar configurado perfectamente para

que no deslumbren la visión y debe estar ligeramente por debajo de la altura de los ojos.

El escáner y la impresora deben estar en un sitio ventilado y hacerles su revisión periódica.

Se deben realizar pausas activas por lo menos de 5 a10 minutos cada 3 horas aproximadamente.

Organización de los Documentos Electrónicos Como primer paso se debe tener una política de reconocimiento legal

dentro de las instituciones.“Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de los documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, garantizar que se implementen y mantengan en todos los niveles de la organización.”(UNE-ISO 15489)

Para llegar a una adecuada conservación de los documentos electrónicos debemos diseñar políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de los mismos durante todo el ciclo vital.

La organización de los documentos electrónicos consiste en agruparlos según sus series y subserie a la cual pertenecen, la cual ha sido asignada en el Cuadro de Clasificación Documental. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC, esto se asimila a las series y subseries documentales.

Un sistema computarizado, un conjunto de programas; los cuales deben estar elaborados teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones. Para la organización de los documentos electrónicos se debe:

Organización de los Documentos Electrónicos Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido.Para que la información contenida o almacenada en disquetes, cd, zip, tape backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación, que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

Ordenar: Conformación de expedientes.

Describir: Se dan los niveles de descripción.

El software para la gestión de los documentos esta orientado a resolver un problema muy común en las organizaciones, pues es difícil recuperar y gestionar información de una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso del internet y de las intranets.

Todo se fundamenta en el uso adecuado y el control del ciclo de vida del documento, que debe ser controlado todo el tiempo.

La aplicación de la informática en todos los niveles der las organizaciones da lugar al uso de bases de datos robustas que constituyen el activo mas valioso de la organización.

La organización facilita que la información se comparta, se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad en la información.

Organización de los Documentos Electrónicos

Conclusiones:

Al culminar la realización de este trabajo podemos observar que el tratamiento que se les da a los documentos electrónicos se debe hacer con la misma responsabilidad y seriedad que cualquier otro documento, este proceso de compresión y redacción textual se debe hacer de forma responsable, el proceso requiere tener las capacidades y herramientas para organizar y representar las ideas de manera personal. El desarrollo de esta actividad nos permite profundizar más sobre los conceptos adquiridos durante el desarrollo de la materia y llevarlos a la práctica mediante la elaboración de esta tarea complementándolos con cada uno de los análisis adquiridos.   

Bibliografía http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos

http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5tratamientodedocumentoselectronicosv1

http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5tratamientodedocumentoselectronicosv1

http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=624