Tema 3Tratamiento de documentos electronicos, objetivos y responsables

Grupo 4 Integrantes Eiser Elena Rengifo Reyes Kelly Lorena Acosta Velasco Ruben Dario Rudas Soto Oscar Eduardo Hurtado Rodriguez Ruth Florez Delgado Yisvi Lorena Rojas Castilla

Tratamiento de documentos electronicos La gestión de los documentos

electrónicos requiere: Determinar el modelo de archivo de los

documentos electrónicos (centralizado, departamental o mixto); es decir, si los documentos se guardan y localizan en el servidor local o/y en las diferentes estaciones de trabajo.

Organizar de forma lógica los directorios informáticos (árbol de carpetas y subcarpetas) y el acceso a los mismos.

Establecer normas para la creación y el almacenamiento de los documentos.

Crear plantillas para los documentos tipo más utilizados.

Eliminar copias y versiones de un mismo documento.

Establecer procedimientos para salvaguardar la integridad de los documentos (niveles de acceso, protección de documentos, copias de seguridad...).

Dentro de los documentos electrónicos nos encontramos con un caso particular: los mensajes de correo electrónico. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación básica debido a su facilidad de uso, su velocidad y su reducido coste. Ha supuesto un gran avance para las asesorías pero, al mismo tiempo, se ha convertido en un problema.

En la mayor parte de las asesorías todavía no se utilizan unos procedimientos de gestión bien definidos que permitan manejar el correo electrónico con rapidez y comodidad. A menudo se gestiona la correspondencia con criterios documentales pero se dejan de lado los mensajes electrónicos.

El tratamiento documental del correo electrónico implica definir unas directrices de uso del correo electrónico que establezcan unas reglas de creación de los mensajes (asuntos significativos y concisos, estructura del mensaje, archivos adjuntos, firmas...), unos criterios para su expurgo o eliminación, unos procedimientos para almacenarlos, etc.

Lo habitual es que los grandes sistemas de información, que suelen ser de importancia capital para las actividades en curso, no permanezcan más de un par de días sin que sean necesarias operaciones de mantenimiento. Pueden surgir una gran variedad de problemas causados por: cambios de componentes del entorno del hardware y el software en que el sistema está integrado o al que está interconectado; errores del usuario; sobrecarga de solicitudes de procesamiento o de datos; errores en el código del software original, que sólo aparecen durante el uso operativo.

Asimismo, los usuarios pueden desear que el sistema sea adaptado a nuevas exigencias. Eso significa que en la mayoría de las aplicaciones de las TI constantemente se introducen modificaciones, algunas de las cuales pueden poner en peligro la integridad de los documentos más antiguos. Los nuevos componentes de software lanzados pueden no interpretar correctamente ciertas partes de los documentos. Por ejemplo, los gráficos insertados, las anotaciones o los cambios en la estructura de datos subyacente pueden romper importantes enlaces entre los documentos y los metadatos.

Por tanto, los archiveros necesitan vigilar el mantenimiento del sistema de manera muy rigurosa para verificar si las modificaciones introducidas en la aplicación afectan a los requisitos archivísticos. Al mismo tiempo, necesitan tener en cuenta las actualizaciones de la documentación del sistema porque pueden haberse introducido muchos parches en situaciones de emergencia en que nadie tiene tiempo de preparar documentación adecuada sobre lo que se ha modificado.

Los cambios introducidos en el sistema pueden dañar la coherencia de los documentos existentes dentro de él y mucho más la de los documentos ubicados en dispositivos de almacenamiento fuera de línea.

Seguridad de la información Los riesgos de la modificación y acceso

no autorizados y de la alteración no intencionada o del daño causado por errores humanos o del sistema son especialmente graves en el caso de sistemas que producen, reúnen y mantienen documentos relacionados con las actividades específicas de la organización.

La ISO 15489-2 (apartado 4.2.5.2) ofrece una lista de pasos que se deben seguir para establecer un sistema de seguridad correcto. Los especialistas en TI deberían implantar requisitos de seguridad utilizando tecnología de última generación y minimizando las molestias para los usuarios.

Se deberá prestar especial atención a las cuestiones de seguridad de la información si los documentos se encuentran almacenados en un dispositivo remoto, siendo posible acceder a ellos a través de otros sistemas, o en un lugar donde puedan sufrir un daño o deterioro físicos como consecuencia de cambios en el entorno. Se recomienda el uso de instrumentos que midan y registren de forma constante estas variables. Asimismo, gracias al uso de estos instrumentos se puede obtener una alerta anticipada del riesgo.

Objetivos responsables

TODOS SOMOS RESPONSABLES MANTENER NUESTRO ESPACIO DE

TRABAJO ORGANIZADO TAMBIEN HACE PARTE DE LAS RESPONSABILIDADES QUE TENEMOS CON NUESTRO TRABAJO COMO PROFESIONALES, FACILITA EL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS TANTO FISICOS COMO ELECTRONICOS

MUCHAS GRACIAS ESPERAMOS QUE LA EXPOSICION DEL

TEMA 3, HAYA SIDO DE SU AGRADO QUEDAMOS ATENTOS A SUS COMENTARIOS