gestion de documentos electronicos eje tematico 5
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Gestión de documentos electrónicosTRANSCRIPT
Introduccion
Objetivos del trabajo
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Con los cambios actuales en cuanto a la tecnología yla gestión documental se ha alcanzado un granavance, para nuestra labor como profesionales CIDBA,tenemos en nuestras manos el arduo trabajo deconcienciar a los que nos rodena de la importanciaque tiene el sistema de gestión documental electrónicopara una optimización de actividades dentro de lasempresas tanto del sector publico como del privado
De esta forma podremos aplicar los conocimientosadquiridos en el tema nos permite alcanzar los objetivospropuestos en este eje temático.
Es importante recordar que el trabajo investigativopermite ahondar más en el tema gracias a loscontenidos que nos proporciona la web y la guía deltutor, el aprendizaje se complementa con la puesta enmarcha y la interacción con los compañeros.
Comprender porque es importante la expresión “documento electrónico” y todo lo que esta encierra.
Tener claridad en cuanto a los alcances quepermite tener la gestion de documentoselectronicos dentro de nuestra labor diara.
Aplicar los conocimientos adquiridos y conocer claramente la legislación y los procesos correspondientes a la aplicación y uso de los documentos electronicos.
El índice constituye un objeto digital donde seestablecen e identifican los documentoselectrónicos que componen el expediente,ordenados de manera cronológica y según ladisposición de los documentos, así como otrosdatos con el fin de preservar la integridad ypermitir la recuperación del mismo.
La firma del expediente electrónico es el mecanismo que garantiza la autenticidad e integridad del contenido del índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente electrónico así como su estructura.
Los metadatos asociados al expediente electrónico, permiten definir características del expediente que deberán ser comunes a todos los documentos que lo conforman y que ayudarán a la identificación exacta del expediente que se requiera.
Para efectos de la conceptualización de un
programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que
estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del
ciclo vital del documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
Archivo que cumplan con las siguientes funciones:
Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
5. Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de
sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y
servicios tanto para el personal, como para los clientes:
ILUMINACIÓN
Luz natural
RUIDO
(insonorización)
TEMPERATURA:
Ambiente
COLORES DE
AREA
La posición de la persona
frente al computador es
básico para desarrollar un
trabajo adecuado sin causar
lesiones y stress
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de
acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental “.
ARCHIVOS ELECTRONICOS
DESORDENADOSARCHIVOS ELECTRONICOS
ORDENADOS (Series)
Ejemplo: En la serie ACTAS se
encuentran las siguientes subseries:
Subseries
Dentro de cada serie se
incluyen las subseries:
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
