GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

UNIDAD 1

V SEMESTRECIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSITICA

- ANDREA PARRA OROZCO

- NELLY ASTRID CARDENAS GALEANO- BERNABELA ROCÍO

FERNÁNDEZ GUARDIOLA

- JUSTINO ROJAS CABRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Gestión Documental Electrónica

UNIDAD I

INTRODUCCIÓNActualmente vivimos en una época en donde el auge electrónico es lo fundamental, vivimos rodeados de tecnologías por doquier, por tal motivo la educación no podría quedarse atrás y mucho menos la parte de los documentos.Hoy en día Podemos ver como las Tecnologías de Información y la comunicación ocupan una parte esencial en cualquier institución que implemente servicios con calidad y competentes.

Para el tema que nos ocupa podemos decir La gestión documental electrónica se ocupa de documentos electrónicos que no son documentos de archivo pero podrían llegar a serlo, donde se dictan políticas y procedimientos para la gestión de los documentos que garantiza el valor probatorio a través de herramientas que permitan su conservación, disponibilidad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del tiempo.

INTRODUCCIÓN

La información juega un papel importante ya que hace parte de todas las actividades realizadas y/o procesos en el quehacer de la gestión documental, la información es producida una sola vez y está constituida por datos que se transmiten a través de la comunicación, causando transformación en las personas a nivel cognitivo, es decir, puede producir cambios en el comportamiento de los individuos de acuerdo al tipo de información que reciba, como la perciba, si la transforma y lo más importante si es aceptado o no por el receptor.

Con este trabajo queremos establecer que son documentos electrónicos, ciclo vital, pasos, su creación, lo que son los documentos, para asi poder establecer su continuidad y desarrollo en nuestro diario vivir.

OBJETIVOS

Dar a conocer los conceptos sobre documento, documento electrónico, información, dato y base de datos.

Describir el proceso de recuperación y la difusión de la información por medio de la implementación de métodos o elementos necesarios para mejorar su organización y almacenamiento.

TEMAS UNIDAD I1. El documento electrónico

2. El ciclo vital de la información y sus 3 fases3. Del dato individual a la información electrónica4. ¿Que es información? - qué es dato? -¿Por qué es diferente la información electrónica?5. Creación de datos electrónicos y modos de estructurar los datos6.-Documentos -Bases de datos7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

I. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

1. El documento electrónico

DEFINICIÓN DOCUMENTO NATIVO ELECTRÓNICO

Información creada, recibida, almacenada y transmitida electrónicamente.

Información creada o recibida electrónicamente, fruto de la automatización de los procesos y las actividades o funciones realizadas por entidades públicas o privadas que presten servicios públicos.

1. El documento electrónico

2. El ciclo vital de la información y sus 3 fasesTeniendo en cuenta la diversidad

de formatos y medios dentro de un registro de datos, del ciclo de vida de la información podemos establecer que su objetivo es el uso eficaz de los medios para almacenar la información contando con requisitos técnicos, regulatorios y legales convenientes para almacenar la información para ser usada en el momento y lugar adecuado, de igual manera asegura el rastreo del ciclo de vida de los documentos.

Entonces podemos decir que el ciclo de vida de la información comprende los conceptos de disponibilidad y velocidad de acceso a la información que obedece desarrollo de su valor con el tiempo.

2. El ciclo vital de la información y sus 3 fases

3. Del dato individual a la información electrónica

Podemos decir que el PROCESAMIENTO DE DATOS es la recaudación, manejo y administración de una serie de elementos que conllevan a la obtención y creación de datos para producir una información propia y especifica.

Debemos diferenciar el procesamiento de datos o información del procesamiento de textos, ya que en este último se busca la administración de textos y no de la información en sí.

3. Del dato individual a la información electrónica

Entonces al tener dicha información o datos bien definidos y concretos estaremos frente a una información estructurada, como por ejemplo dentro de una base de datos tener información específica como número de factura, apellidos, entre otros, nos puede llevar a la información estructurada.

El dato individual llega a ser una información electrónica estructurada se convierte en datos elementales facilitando el trabajo de programación ya que el dato elemental es la información mínima que se tiene en un sistema y es una forma de organizar un conjunto de datos elementales.

4. – ¿Que es Información?El termino información es empleado en muchas áreas, debido a esto se le aplican varias definiciones, por tal motivo se considera la información de diferentes formas.

Dicha información se puede crear, mantener, conservar y transmitir; es un grupo de datos supervisados y ordenados permitiendo resolver y tomar decisiones ya sea que se aprovechen o no, pero teniendo en cuenta que son la base del conocimiento.

La información es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo.

4. – ¿Que es Información?Definición de Información:

- información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

- La información es un conjunto de datos con significado que estructura el pensamiento de los seres vivos, especialmente, del ser Humano.

- Consiste en la transmisión de los datos obtenidos sensorialmente, a través de un mensaje, desde un transmisor hacia un receptor, en un proceso comunicacional, utilizando el lenguaje oral, escrito o gestual, expuestos de manera sistemática para otorgarles significación, y generar conocimiento.

4. – ¿Que es Información?

Para la informática, es el conjunto de datos organizados y procesados que constituyen mensajes, instrucciones, operaciones, funciones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relación con un ordenador. Por tal motivo el ordenador necesita entonces alimentarse con información para que pueda efectuar una orden que recibe, indicando un intercambio de un dato informativo de un lugar a otro.

INFORMATICA:

4. – ¿Que es Dato?Elemento aislado, obtenido para un fin, pero que no ha tenido el proceso mediante el cual se relacionas con otros de una forma funcional para el fin previsto.

Los hechos simples se le conocen como “data-ítem” o elemento de dato, partiendo que un dato es un hecho que describe un suceso. Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos como por ejemplo letras, números, movimientos de labios, rayas, puntos, etc., pudiéndose ordenar y reordenar de forma utilizable para convertirse en información.

4. – ¿Que es Dato?

Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores, caracterizándose por no contener ninguna información. Su importancia radica en la capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información.

Hay que tener en cuenta que por sí solo el dato no puede tener capacidad de comunicar un significado, por tal motivo no puede afectar el comportamiento de quien lo recibe. Por lo tanto para que el dato pueda tener utilidad debe convertirse en información.

4. -¿Por qué es diferente la información electrónica?Teniendo en cuenta que la información electrónica es la que se encuentra almacenada electrónicamente y que indiscutiblemente solo puede ser usada o tener acceso a ella mediante instrumentos o herramientas que se inventaron para leer información electrónica o sea maquinas creadas exclusivamente para leer esta clase de información.

Por tal motivo podemos decir que la información electrónica es diferente, ya que a diferencia del documento papel, el soporte no es un mensaje, sino que la información electrónica exige un tratamiento automático o sea soportes meramente electrónicos.

O sea que en la información electrónica se utilizan formatos tangibles (CD-ROM, DVDs) y no tangibles (bases de datos electrónicas, textos accesibles en línea)

4. -¿Por qué es diferente la información electrónica?

VENTAJAS DESVENTAJAS Es mucha más fácil el

tratamiento de los datos, ya que no hay necesidad de rehacerlos nuevamente en el evento de tener la necesidad de modificaciones parciales.

Los soportes electrónicos permiten almacenar mas datos en volumen menor.

Facilidad en copiarlos La transferencia de

información es más rápida

Para poder tener acceso a la información electrónica necesitamos de soportes o herramientas automáticas (computador)

La información digital tiene una vida más corta que el papel o los microfilms.

Al facilitar la duplicidad o modificación de un original, proyecta problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos.

5. Creación de datos electrónicos y modos de estructurar los datosPara crear una base de datos electrónicos se debe crear ejercicios de diseño, el proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera más eficiente de agruparlos para cumplir con los requisitos de información, el proceso también identifica elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para programas de aplicación específicos, su creación son las derivadas de la necesidad de disponer de toda la información en el puesto de trabajo y minimizar los tiempos de acceso aquella información que fue creada con un fin, los datos no están estructurados convenientemente, esto se debe a quela procedencia del dato es Creación de datos electrónicos y modos de estructurar los datos variedad. Los datos son conservados en un soporte desde su creación, aquellos pueden ser tratados comunicados e interpretados por ordenadores previamente codificados para el uso

Modo de estructura de datos:

5. Creación de datos electrónicos y modos de estructurar los datos

una estructura de datos es una forma de organizar los datos elementales con el objetivo de facilitar su manipulación, un dato elemental es la misma información que se tiene en un sistema, una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un conjunto de operaciones que se puede realizar sobre ello, por lo tanto, para poder acceder a determinada información en cualquier momento, se necesitará que ella esté depositada en soportes físicos los cuales la almacenan en forma permanente. Este es el caso de la memoria externa o auxiliar como ser disquete, disco duro, cinta magnética, etc.-, en las cuales sin necesidad de estar conectadas a la corriente eléctrica, la información permanece allí. La forma de guardar los datos en estos dispositivos auxiliares es mediante unas estructuras llamadas archivos o ficheros

6.-Documentos

Un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético y su contenido es codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído, interpretado, reproducido, mediante el auxiliar de detectores de magnetización.

6.-Documentos

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

Las tecnologías físicas, en que se apoya la gestión de documentos electrónicos, dependen en gran medida de hardware y la producción de software especializado.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

Principales tecnologías para la gestión de documentos electrónicos

Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse según estas categorías:

Gestión de documentos, Gestión del conocimiento, "Imaging", flujos de trabajo, Sistemas para el almacenamiento y gestión (software para la gestión de los

documentos almacenados, dispositivos para el almacenamiento, controladores de dispositivos y medios).

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica- Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos

Gestión de documentos:

El software para la gestión de documentos está orientado a resolver un problema muy común en las organizaciones pues es difícil recuperar y gestionar información de una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso de Internet y de las intranets.

Documentos, independientemente del formato estos programas de computadora se convierten en herramientas para ayudar a los usuarios que trabajan con que se crearon. software para la gestión de documentos permite a las organizaciones recuperar, de forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

Permiten asociar índices a los documentos con el objetivo de describir sus características fundamentales: el tipo del documento, autor, aplicación con que fue creado, y otros que los describirán. Además, estos sistemas posibilitan mantener almacenada información sobre las revisiones realizadas y añadirles mayor seguridad.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica Gestión del conocimiento

El conocimiento no es una entidad física y tangible, la gestión del conocimiento no es realmente un producto, sino un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia, y de colocar el producto obtenido a disposición de todos en una organización para que estos realicen su trabajo de una manera eficiente .

El crecimiento de las fuentes de información, sobre todo el provocado por el desarrollo del World Wide Web, ha favorecido la tendencia al desarrollo de la gestión del conocimiento como disciplina.

Los usuarios se encuentran frente a un volumen de información mayor del que pueden procesar diariamente, lo que imposibilita distinguir entre la información realmente valiosa y la carente de valor.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

Los productos que ofrece la tecnología para la gestión del conocimiento intentan resolver este problema; en ellos las tecnologías de información y comunicación tienen particular importancia.

Las capacidades básicas de estos productos comprenden la recopilación de información, su categorización, distribución cuando sea necesaria, y la colaboración entre usuarios para facilitar que el conocimiento no se vuelva obsoleto y se reutilice.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica Imaging

El término “imaging” se ha utilizado para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como de asociarles índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes electrónicas de los originales.

Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos se ha desarrollado el formato TIFF (Tagged Image File Format), que durante un tiempo se mantuvo como el más utilizado por los fabricantes de tecnologías para el Imaging.

El liderazgo en la actualidad está compartido con el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe, el que universalmente es aceptado por todos.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica Flujos de trabajo

Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado para automatizar ciertos procesos de trabajo internos de la organización. Estos sistemas se apoyan en versiones electrónicas de los documentos que se mueven a través de diferentes departamentos de la organización para su consulta o modificación por diferentes miembros de esta, lo cual crea un nuevo concepto del trabajo en grupos.

Los programas reguladores de flujos de trabajo planifican los procesos, envían automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguen el estado del documento durante todo el proceso.

Estas tecnologías incluyen, además de scanners, softwares para la conversión de documentos, reconocimiento de caracteres y procesamiento de paquetes de información.

Es importante destacar la diferencia entre las tecnologías para la conversión de documentos al formato digital y el Imaging, visto previamente.

El Imaging se propone obtener imágenes electrónicas de documentos en papel, mientras que los sistemas de los otros están encaminados a crear documentos electrónicos a partir de otros documentos que fueron creados inicialmente en papel.

Actualmente, debido a su gran funcionalidad, las organizaciones encuentran en las tecnologías para la conversión de documentos al formato digital, un componente importante de su sistema de desarrollo.

CONCLUSIONES

En resumen se puede determinar qué datos, información, conocimiento y saber se consideran como un todo, están concatenados, uno depende del otro.

La información opera en cada una de las actividades realizadas del ser humano, que a su vez permite lograr un conocimiento y satisfacción de las necesidades de información de acuerdo al contexto en que se encuentre y en el momento determinado.

Todos los documentos gozaran de la validez y eficacia siempre que se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Los orígenes de las bases de datos fueron evidentes en los primeros programas que se escribieron, a pesar del hecho de que los orígenes no eran obvias. Estos primeros programas se centraban casi exclusivamente en algoritmos y los lenguajes de codificación. Durante ese tiempo, los datos se consideran simplemente un subproducto de la función, o la transformación. Los datos era básicamente una idea de último momento.

Bibliografia

Archivo General de la Nación Colombia, Jorge Palacios Preciado Cartilla de Gestión Electrónica de Documentos por Jhon A. Gonzalez Florez URL http://www.archivogeneral.gov.co/ E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co Bogotá D.C., Colombia, Colombia-2012 Archivos Siglo XXI-11, Los Documentos electrónicos Qué son y cómo se tratan por Jordi Serra

Serra, Ediciones Trea, Páginas192 ISBN978-84-9704-395-3 Año2008 URL http://www.trea.es E-mail: trea@trea.es Guía de la información electrónica. Como tratar los datos legibles por máquina y la documentación

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