UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAIX SEMESTRE CIDBA

MARZO DE 2011

LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GRUPO EJE TEMÁTICO # 4 – INTEGRANTES:

ANA LUCIA CONTRERAS CARMEN ELISSA OCAMPO

YALENIS PATRICIA AGAME YORLADIS FORERO

ZORAIDA VANEGAS

ASIGNATURA ARCHIVOS DIGITALES – GRUPO VIRTUAL

LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

PROFESOR:

JORGE MARIO ZULUAGA

INTRODUCCIÓN

Hoy en día existe una gran preocupación respecto a la conservación del

patrimonio digital ya que se considera que a medida que vayan pasando las

generaciones, ésta podría perderse si no se elaboran nuevas técnicas y

políticas específicas para su conservación.

Con la base de este estudio, queremos compartir con ustedes señores foristas

y lectores en general, todo lo relacionado con los métodos de preservación,

las estrategias más convenientes para la perdurabilidad del patrimonio digital,

las ventajas y desventajas técnicas actuales, los temas Organizacionales que

atañen a éste tema como parte importante en la Gestión Documental y los

planes y programas que mejor se pueden diseñar en general para la

preservación del mundo digital.

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS Las organizaciones deben ser consientes de la importancia de la

conservación de los documentos, por lo cual deben participar activamente en el desarrollo de sistemas de gestión y conservación del patrimonio digital que producen.

Preservar el contenido intelectual de un documento, ya que este hace parte del acervo histórico de una entidad.

Mantener organizada y segura la información digital conservada, asegurando la legibilidad e integridad de cada documento.

Establecer medidas que aseguren que los documentos perduren más que las tecnologías a través de las cuales son producidos.

CONSERVACION

El término conservación se deriva de dos voces

latinas: “cum, con", que significa juntos, y

"servare", que significa mantener o guardar.

Literalmente, por consiguiente, conservación

significa mantener o conservar unidos. El

término es por tanto aplicable a distintas

disciplinas y ramas del conocimiento

(arquitectura, electrónica, medicina, etc.),

CONSERVACION DIGITAL

La conservación digital consiste en una serie de

actividades reguladas de modo sistemático que

permite la conservación por largo tiempo del

“byte stream” (serie de bytes) incluyendo los

metadatos.

(Los metadatos son información acerca del

objeto digital, lo cual es importante si queremos

retener su contexto). Esto dará acceso al

material independientemente de la tecnología

que cambia. En otras palabras, la conservación

digital es un proceso de gestión activa que

asegura el acceso al material digital en el futuro.

¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL?

Administrativo

Informativo

Legal

Cultural

POR SU VALOR POR SU FACILIDAD DE DIFUSION

Planes de Digitalización de Documentos

Redes de comunicación – Internet -

RETOS

DE

LA

PRESERVAIÓN

Colaborar con los productores (creadores y distribuidores) para aplicar normas que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan la variedad de problemas desconocidos que deben ser tratados. Superar la dependencia del Software.

Proteger la integridad y la identidad de los datos. Se calcula que el plazo de legibilidad de un documento digital oscila entre 10 y 20 años en el caso de hardware y entre 5 y 10 años en el caso de software.

Controlar el material utilizando metadatos estructurados y otros documentos que faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación.

Guardar el material en un lugar seguro.

Reconocer que no es realista tratar de preservar todo y que hay que seleccionar el material que debe ser preservado.

Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los cambios tecnológicos.

Administrar los programas de preservación para que alcancen sus objetivos de manera económica, oportuna, global, dinámica y responsable.

PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACION DIGITAL

La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferentica de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe.

Las amenazas tales como la obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada Organización, llevan la Conservación Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos.

A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso. 

ESTRATEGIA

Conjunto de acciones planificadas en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía.

Proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.

ESTRATEGIAS PARA LA PRESESERVACIÓNDE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Las estrategias y el diseño de sistemas para la preservación de los documentos digitales o electrónicos, debe abordarse en forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos .

ESTRATEGIA DESVENTAJAS

HARDWARE

Conservación del entorno tecnológico manteniendo en funcionamiento los antiguos equipos que han sido creados.

Con el paso del tiempo será cada vez más difícil encontrar repuestos.

SOFTWARE

Emulación: permite que el software original se pueda usar sin que el sistema original siga existiendo. Permite usar un software que ha quedado obsoleto.

Se tiene que preservar una gran cantidad de información y la pérdida de un solo dato componente, puede hacer inaccesible la información.

FORMATO

Formatos abiertos: usar formatos abiertos de dominio público, excluyendo los formatos de propiedad

El manejo de la normatividad para estos procesos es de manejo de profesionales de la información y no de uso general.

Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a las tecnológias. Resuelve la obsolescencia del soporte y del entorno de creación del documento. Es la más aceptada.

Pasando los datos a otro formato, puede ser que los datos se modifiquen o pierdan y pueden producir efectos acumulativos tras múltiples migraciones.

ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL

ESTRATEGIA DESVENTAJAS

SOPORTE

Renovación de soporte o réplica: todos los equipos de almacenamiento digital son efímeros, por lo cual los datos debe ser transferidos a nuevos medios de almacenamiento.

La transferencia de la información puede sufrir modificaciones inesperadas por causa de los medios que se utilicen para la transferencia o casos fortuitos.

Preservación en línea: conservar la información en servidores, en formato Html o Xml.

Si el servidor deja de funcionar, se pierde la información.

Documentos Ofimáticos: Realizar copias periódicas, preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento.

Las copias pueden sufrir alteraciones de su forma original, irrecuperables.

Bases de Datos: están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una estructura compleja. Realizar copias periódicas de la información contenida en los distintos ficheros

Debido a los distintos formatos y la complejidad de sus estructuras, las copias de los ficheros pueden sufrir alteraciones de forma e inclusive de fondo.

ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL

PLAN DE PRESESERVACIÓN DIGITAL

Las estrategias tienen que ser bien definidas

Debe contar con reglas y procedimientos a seguir

Requiere un esfuerzo periódico y planificado

Los temas asociados con la prolongación de la durabilidad requieren ser

discutidos y evaluados desde el principio en cualquier iniciativa de

digitalización de objetos

Las soluciones exitosas requieren la integración de consideraciones

administrativas y técnicas

La responsabilidad debe exponerse explícita y

seriamente

Esta política debe ser revisada periódicamente

ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL

Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata dePreservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos a través de un plan de preservación de documentos digitales que defina las políticas y procedimientos al interior de una institución

Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Las copias de seguridad deberían ser consideradas la estrategia de mantenimiento mínima para incluso los materiales más efímeros y con Menos valor que dispongamos. 

Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

Metadatos. En el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación.

Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.

Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra,Tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características Esenciales de los datos.

Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de estándares es al software lo que los soportes perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhieréndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más desconocidos y menos soportados.

Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van cambiando. La solución más común a este problema es cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. Para la conservación de los objetos digitales no solo debe tenerse en cuenta los aspectos financieros sino también la accesibilidad, perdurabilidad, legibilidad y preservación de la autenticidad.

CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

ESTRATEGIAS PLANTEADASESTRATEGIA 1: PRESERVACION DE LA TECNOLOGIA

Propuesta por David Bearman.

Objetivo: creación de verdaderos museos cibernéticos o informáticos que recojan tanto los hardware como los software obsoletos.

congelar el estado de la técnica

mantener el contexto de la tecnología

mantener el acceso continuo a los objetos digitales.

Conservar la tecnología

para

PRETENSION

INCONVENIENTES

  “La probabilidad de conseguir que una pieza de la maquinaria continúe funcionando durante décadas no es muy elevada; ya que los recambios, chips y software serían difíciles de reproducir. Un sistema informático es mucho más complejo que una máquina de vapor” (Palabras de Terry Cook).

No sólo se debe conservar el hardware y software originales, sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento cuando su obsolescencia sea ya completa.

Opción económicamente inviable e irreal.

Posible aplicación a corto y medio plazo o medida extrema en el caso de información de gran importancia e imposibilidad de migrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado.

Principales críticos de esta estrategia: Jeff Rothenberg y Terry Cook.

ESTRATEGIA 2: CONVERSION

Esta estrategia está diseñada para resolver tres retos

La gran variedad de paquetes software y formatos de almacenamiento en uso.

La dependencia del software de muchos objetos digitales.

La rápida sustitución de las aplicaciones software por nuevos productos.

Podemos hablar de tres tipos de estrategias de conversión distintas: retos

Conversión a formatos estándar.

Conversión a modalidades de software independientes.

Conversión a papel o microfilm.

Conversión a formatos estándar.

Margaret Hedstrom proponía la utilización de una serie de formatos que se atienen a normas no propietarias y que pueden exportar, y por tanto garantizar la conservación, de los objetos digitales sin una pérdida sustantiva de la funcionalidad del software.

En la actualidad los formatos preferidos se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML.

  Críticos:

Para Jeff Rothenberg se trata de un “método útil intermedio, mientras se está desarrollando una solución a largo plazo”. Ya que, en palabras de David Bearman, “aún no existen métodos informáticos estándar que demuestren ninguna probabilidad de ser válidos siempre; en realidad, muchos de ellos han quedado completamente obsoletos en el transcurso de un par de generaciones de software”.

Conversión a modalidades de software independientes

Consiste en convertir los objetos digitales a formatos “planos” independientes del software (texto simple ASCII). Ventaja: se transfieren los objetos digitales fuera de una modalidad de software dependiente. Asegurando su accesibilidad por largos períodos de tiempo. Inconveniente: la pérdida de códigos usados para la representación o formato del documento.

 Conversión a papel o microfilm.

Consiste en crear copias de los objetos digitales en papel o en microfilm. Motivo: son más estables químicamente que los soportes digitales. Ventaja: conserva la accesibilidad al contenido. Inconveniente: pierde las funcionalidades del objeto digital original.

ESTRATEGIA 3: EMULACION

1. El principal defensor de la emulación de la tecnología es Jeff Rothenberg.

2. La teoría de la emulación parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya obsoletos.

3.Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales.

Conservar emuladores de cada software no tiene sentido, pues también se quedarían obsoletos.

4. Debemos conservar asociado al objeto la información necesaria para saber cómo desarrollar un emulador que permita leerlo.

Propuesta

Encapsulación de tres tipos de información junto con cada objeto digital.

Anotación Encapsulación Transliteración Emulación

Crear las explicaciones sobre el contexto del documento y sobre cómo abrir y usar la encapsulación.

Construir una estructura lógica que contenga todos los elementos citados.

Actualizar periódicamente las anotaciones textuales para mantenerlas inteligibles.

Abrir la encapsulación, crear el emulador específico y hacerlo funcionar en el ordenador futuro.

Se creará un emulador para cada formato de objeto, no para cada objeto.

Proceso

ESTRATEGIA 4: MIGRACIÓN

Se trata de la solución más

aceptada

Definición: la transferencia periódica de materiales digitales de una configuración de hardware / software a otra o de una generación de tecnología a la siguiente

Objetivo: que los objetos digitales sean accesibles por los sistemas informáticos existentes en cada momento, es decir, que los usuarios puedan recuperar, presentar y usar estos objetos independientemente del constante cambio de la tecnología

Solución: migración periódica de éstos a formatos inteligibles por los sistemas actuales.

Se observa la necesidad de establecer estándares en los diferentes formatos digitales, así como el adecuado almacenamiento, tienen un papel esencial para la preservación del acceso a la información digital en el futuro.

Se debe impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital.

La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad mencionado en esta exposición, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales.

Es importante conservar la Información Digital, por su valor administrativo, informativo, legal y cultural; por su facilidad de difusión a través de las redes de comunicación; para permitir su acceso, uso y organización.

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

• http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico

• http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf

• www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt 

• http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

• ww.gedsa.es/gedsa_files_/conservacion.pdf

• sylvi17.wordpress.com/.../recopilación-y-conservacion-del-patrimonio-digital/

• http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_PRINTPAGE&URL_SECTION=201.html