EJE TEMATICO NO 1Presentado por:

Zoila Mercedes Rojas García

Claudia Patricia Muñoz Chaguendo

Lucy Ester Lazaro Vergel

Leidy Milena Mateus Roldan

Asignatura:

Gestión de documentos electrónicos

INTRODUCCION

En las siguiente exposición conoceremos todo lo relacionado con el eje temático numero 1. todo lo que se refiere a el documento electrónico, el ciclo vital de la información, el dato individual a la información electrónica, la creación de datos electrónicos, modos de estructura de los daros, y adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica los invitamos a que hagan un recorrido en todos estos temas.

1. DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Un documento digital es cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro.

Se habla de documentos digitales cuando la información, sin importar que sea un texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva.

Los documentos electrónicos son los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de datos”, o programas para elaborar gráficos. También son documentos electrónicos las “Páginas Web”, los mensajes que se transmiten por “e-mail”, las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos llamados digitales, como las cámaras y grabadoras.

También lo son las páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

2. FASES DEL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN

Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas:

A. EL MÉTODO CLÁSICO DEL CICLO DE VIDA DE DESARROLLO DE

SISTEMAS.

Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Este método consta de 6 fases:

1. Investigación Preliminar:  La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información se inicia siempre con la petición de una persona.

2. Determinación de los requerimientos del sistema: los analistas, empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?, ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, ¿Existe algún problema?, ¿Qué tan serio es?, ¿Cuál es la causa que lo origina?

3. Diseño del sistema: los especialistas en sistemas se refieren a esta etapa como el diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4. Desarrollo del software: el software se puede comprar a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.

5. Prueba de sistemas: se debe comprobar de manera experimental que el software funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. 

6. Implantación y evaluación: la implantación es el proceso de verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. Un sistema se evalúa teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Evaluación operacional El impacto organizacional. La opinión de los administradores y El desempeño del desarrollo

B. EL MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO.

Tiene como finalidad superar la dificultad de comprender de manera completa los sistemas grandes y complejos, por medio de:

1). La división del sistema en componentes

2). La construcción de un modelo del sistema.

El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.

Componentes: símbolos gráficos, diccionario de datos, descripciones de procesos y procedimiento y reglas.

El diseño Estructurado es otro elemento del Método de Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la descripción gráfica, se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software.La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es el diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica

C. EL MÉTODO DE CONSTRUCCIÓN DE PROTOTIPOS DE SISTEMAS.

Este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:

a. Identificación de requerimientos conocidos: antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.

b. Desarrollo de un modelo de trabajo: Es de gran utilidad desarrollar un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción que facilite el proceso de construcción del prototipo. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes:

El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema.

Pantallas y formatos para la entrada de datos. Módulos esenciales de procesamiento. Salida del sistema

c. Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las características inadecuadas

d. Revisión del prototipo: el analista es el responsable de realizar los cambios al prototipo, después de planificarlos con los usuarios, una vez determina que le gusta o disgusta a estos.

e. Repetición del proceso las veces que sea necesarias: El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias.

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACION ELECTRONICA ESTRUCTURADA

¿Qué es información?

Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo.

La información esta en la base de la organización de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la información es considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a la de la “sociedad industrial”

¿Qué es un dato?Es una unidad elemental de información. En un documento,

por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y trasmitidos mediante documentos en soporte papel .

A veces encontramos datos en forma de listas en soporte de papel, como ocurre con las guías de teléfonos. Ta no se trata de presentar una argumentación, sino de suministrar materia prima para una acción futura.

Es posible conservar datos en soportes diferentes al papel: por ejemplo, el soporte electrónico, que permite que la información pueda tratarse mas fácilmente.

La rápida evolución de las tecnologías ha vuelto cada vez mas complejo el garantizar soluciones duraderas a la hora de conservar los datos. Los formatos de ficheros y los soportes electrónicos evolucionan rápidamente, mientras que su esperanza de vida sigue siendo aun mas escasa que la del papel.

¿Por qué es diferente la información electrónica?

Es necesario un instrumento para leer la información electrónica. Cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta especifica (generalmente, un ordenador).

La información electrónica aporta ventajas e inconvenientes a la gestión de los datos.

Ventajas• El tratamiento de los datos es mucho mas fácil.

Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer algunas modificaciones parciales.

• Los soportes electrónicos permiten en general almacenar mas datos en un volumen menor.

• Es mas fácil copiar un documento completo• Es mas fácil y rápido transferir información de un

sitio a otro.• Un soporte como este permite una utilización

mas elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrónica.

Desventajas- Es necesario utilizar un instrumento para que un

operador pueda leer los datos.- Los soportes digitales tienen, generalmente, una

vida mas corta que el papel o los microfilms.- Es mas fácil duplicar o modificar un original (esto

plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos).

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Un conjunto de datos puede constituir en ocasiones un documento.

¿Qué es un documento?.

Existen diversas definiciones del documento dentro de las cuales tenemos las de :

- Comité CIA:- Administración

pública.

El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record) como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad

En una administración pública, un documento tiene un valor legal, deinformación o de prueba. El término “documento” se toma en esta guía ensu sentido administrativo y archivístico, y no en el utilizado habitualmenteen informática.

El hecho que un documento electrónico sea distinto de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro.

Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”. Los datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos.

Bases de datos y documentos.

Dos tipos de estructuras de datos frecuentementecombinados para formar un conjunto compuesto

de información.

La base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

El documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad.

El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad

particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso

¿ DOCUMENTO O BASE DE DATOS?

Existen distintas formas de estructurar los datos. La creciente importancia de la información en los organismos, da lugar a estructuras cada vez más complejas, tanto de documentos como de bases de datos (por ejemplo, una página en un CD-ROM o en un servicio en línea configurada automáticamente con datos extraídos de una base de datos).

DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y BASE DE DATOS

Los siguientes puntos enumeran algunas diferencias :

1. su conservación plantea diferentes requerimientos.

2. un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento).

3. una base de datos puede ser regularmente puesta al día.

4. existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea nuevos problemas.

INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

Es el tratamiento de información por medio del uso de dispositivos electrónicos y sistemas computacionales en donde se puede procesar información automáticamente, analizar organizar y editar.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

EQUIPOS PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

Puede ser cualquier tipo de aparato electrónico el cual tenga una base de datos configurada para enviar, recibir, organizar y modificar información electrónica Como lo son: las computadoras, las Tablets y teléfonos celulares

APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

En la actualidad existen muchas aplicaciones para el uso de la información electrónica ya que es un medio de uso masivo de información donde encontramos la internet, sus diferentes aplicaciones y servicios dadas por los servidores como lo son: Microsoft office, open office, adobe acrobat, etc.

AVANCES TECNOLÓGICOS EN LOS EQUIPOS Y APLICACIONES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.

GUÍA DE COMPRA Y USO DE EQUIPOS Y APLICACIONES DE LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICA

En diferentes continentes del mundo se crearon guías y manuales para la compra de equipos y aplicaciones para la información electrónica en donde se podrá ofrecer un cierto tipo de producto el cual satisfaga las necesidades de la persona o empresa

GUIA DE COMPRAS

LA UNION EUROPEA Y EL EPHOS

Un gran ejemplo son la decisiones del sector publico de la unión europea están regidos por la decisión de el consejo de ministros (CEE) , obligando al sector publico a guiarse por medio del manual EPHOS (el manual europeo de compra de sistemas abiertos) donde esta dirigido al sector publico a aplicar en sus compras la decisión del consejo; el cual contiene manuales y consejos estratégicos sobre tecnologías de sistemas abiertos

PROBLEMAS PRÁCTICOS DE UN MANUAL DE COMPRAS

la indisponibilidad de productos que participen de las normas oficiales

al coste elevado de los productos que participan de las normas oficiales.

al peligro de que estas normas no se vuelvan obsoletas en el futuro, de tal

manera que no sean contempladas en futuros productos.

a los estándares de facto con los que entran en competencia (que pueden ser

especificaciones disponibles para el gran público), profusamente aplicados en

productos también muy extendidos entre los usuarios (por ejemplo, las

especificaciones de Internet).

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