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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
Escuela Superior de Comercio y Administración
Unidad Tepepan
SEMINARIO
LA AUDITORÍA OPERACIONAL - ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
CASO PRÁCTICO DE AUDITORÍA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA
“ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.”
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
LILIANA CORTÉS VELASCO
MIRNA DÍAZ ORTEGA
ALBA NORMA JARA JIMENEZ
HECTOR IVAN RODRÍGUEZ GONZÁLEZ
ELIZABETH VILLA CARRETO
CONDUCTOR DE SEMINARIO:
C.P. HECTOR HERNÁNDEZ MARQUEZ
MÉXICO D.F. JUNIO DE 2006
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AGRADECIMIENTOS
AL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
Por ser fuente perdurable de nuestros conocimientos profesionales y
cedernos las herramientas necesarias para el desempeño de una
profesión digna y honorable. Porque es Institución de propuesta y
solución, de diversidad y afirmación. Porque en el Politécnico
encontramos identidad, no sólo académica, también moral.
Agradecemos también la coherencia en toda su estructura y la
consecuencia de su ideología. El Politécnico vive hoy en cada uno de
sus egresados, y ahora nosotros manifestaremos “La técnica al
servicio de la Patria”.
A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y
ADMINISTRACIÓN
Por los fundamentos brindados a lo largo de nuestras carreras y por
ser culminación de nuestros propósitos. Reconocimos en nuestra
escuela magna la congruencia del Instituto Politécnico Nacional, el
valor de las intenciones y la representatividad profesional.
A LOS PROFESORES
Por transmitirnos sus valiosos conocimientos, experiencias, apoyo y
orientación. Por expresar que la enseñanza no sólo es instrucción sino
actividad gratificante, cálida pasión. Porque ustedes son el vínculo
que consolida nuestro amor por el estudio y con ustedes, queridos
profesores, vivimos la amistad más entrañable con nuestra honorable
Escuela Superior.
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ÍNDICE
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INTRODUCCIÓN …....................................................................................................................................
CAPÍTULO I
1. Aplicación de la Auditoria Operacional Administrativa
1.1 Origen y Evolución de la Auditoria Interna .….......................................................................
1.1.1 Definición de Auditoria Interna ..…..........................................................................
1.2 Aplicación de la Metodología ..…...........................................................................................
1.2.1 Solicitud del Servicio ..…..........................................................................................
1.2.2 Contratación del Servicio ..…....................................................................................
1.2.2.1 Estipulación de Honorarios …...................................................................................
1.2.2.2 Honorarios Fijos ..…..................................................................................................
1.2.2.3 Honorarios Variables ..…..........................................................................................
1.2.2.4 Honorarios con base a igualas ..….............................................................................
1.3 Normas de Ética Profesional que deben tenerse presentes en trabajos de Auditoria ……….
1.3.1 Capacidad ..…............................................................................................................
1.3.2 Independencia ………...…........................................................................................
1.3.3 Equidad ………..…...................................................................................................
1.3.4 Selección de clientes ……….....................................................................................
1.3.5 Secreto profesional ………...….................................................................................
1.3.6 Honorarios ………...…..............................................................................................
1.3.7 Difusión de servicios ………..…...............................................................................
1.4 Características del Auditor ………...…...................................................................................
1.5 Ubicación del Departamento de Auditoria Interna ………....….............................................
1.5.1 Reportando a la Dirección General ………....….......................................................
1.5.2 Análisis de la correcta ubicación ………....…...........................................................
1.6 Dimensión del Departamento de Auditoria Interna ………....…............................................
1.6.1 Recursos Humanos en la Auditoria Interna ……….....….........................................
1.7 Estructura Operativa ……..…….............................................................................................
1.8 Enfoques de Revisión ………....….........................................................................................
1.8.1 En base a ciclos de operaciones ………....……........................................................
1.8.1.1 Características de los Ciclos de Transacciones ………....….....................................
1.8.1.2 Los Ciclos de Operaciones …………....…................................................................
1.8.2 En Base a Funciones o Actividades …………..…....................................................
1.8.2.1 El Plano Organizativo Dinámico …………..…........................................................
1.8.2.2 Principales Áreas Funcionales ……….....….............................................................
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CAPITULO II
2. Metodología de la Función a Auditar .........................................................................................
2.1 Descripción del Procedimiento de Auditoria Administrativa..................................................
2.2 Metodología de la Auditoria Operacional Administrativa..…................................................
2.2.1 Etapas de la metodología..….......................................................................................
2.2.2 Objetivo de Auditoria de Recursos Humanos.….........................................................
2.2.3 Planeación de la Auditoria..….....................................................................................
CAPITULO III
3. Ejecución de la Auditoria..............................................................................................................
3.1 Estudio General..…..................................................................................................................
3.2 Análisis de la Función a Auditar..…........................................................................................
3.3 Estudio y Evaluación del Control Interno.…...........................................................................
3.4 Verificación de la Información..…..........................................................................................
3.4.1 Obtención de Información..…....................................................................................
3.4.2 Entrevista y Cuestionario..….....................................................................................
3.4.3 Información Adicional..….........................................................................................
3.4.4 Obtención de Evidencia Documental..…...................................................................
3.5 Preparación de Papeles de Trabajo..…....................................................................................
3.6 Diagramas de Flujo..…............................................................................................................
3.7 Aplicación de pruebas de Auditoria..…...................................................................................
3.8 Programas de Trabajo..…........................................................................................................
3.9 Evaluación..….........................................................................................................................
3.10 Verificación de Funciones, Procesos y Sistemas..…...............................................................
3.11 Control de Hallazgos y Observaciones.…...............................................................................
CAPITULO IV
4. Informe de Auditoria Operacional Administrativa...................................................................
4.1 Definición de Informe………………………………………………………………………..
4.1.1 Importancia y Concepto.............................................................................................
4.1.2 Características..…......................................................................................................
4.1.3 Objetivos e Importancia del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa…..
4.1.4 Propósito del Informe.…............................................................................................
4.1.5 Anatomía del Informe..…..........................................................................................
4.1.6 Tratamiento de la información..….............................................................................
4.1.7 Reuniones preliminares con Auditores..…................................................................
4.1.8 Análisis de cada observación, honestidad, convencimiento y complementación…..
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4.1.9 Borrador del Informe..................................................................................................
4.1.10 Ventajas y Desventajas de discutir el Informe con el Área Auditada........................
4.1.11 Emisión del Informe Final….....................................................................................
4.1.12 Decálogo para preparar un buen Informe de Auditoria Operacional Administrativa
4.1.13 Distribución del Informe.….......................................................................................
CAPITULO V
5. Seguimiento del Informe de Auditoria Operacional Administrativo.......................................
5.1 Seguimiento..….......................................................................................................................
5.1.1 Realización del Seguimiento…..................................................................................
5.1.2 Restablecimiento de Compromisos, Fechas y Firmas................................................
CAPITULO VI
6. Desarrollo del Caso Práctico........................................................................................................
6.1 Introducción ............................................................................................................................
6.2 Marco Teórico ….....................................................................................................................
6.2.1 Antecedentes….........................................................................................................
6.2.2 Actividad Preponderante...........................................................................................
6.3 Conformación del Departamento de Auditoria Interna….......................................................
6.3.1 Justificación de la creación de Departamento de Auditoria Interna…......................
6.3.2 Estructura Organizacional sin contemplar el Área de Auditoria Interna...................
6.3.3 Estructura Organizacional Contemplando el Área de Auditoria Interna…………...
6.3.4 Estructura Organizacional del Departamento de Auditoria Interna...........................
6.3.5 Justificación de la ubicación del Departamento de Auditoria Interna dentro del
organigrama de la Compañía……………………………………………………….
6.4 Manuales del Departamento de Auditoria Interna…...............................................................
6.4.1 Manual de Recursos Humanos…...............................................................................
6.4.1.1 Objetivo......................................................................................................................
6.4.1.2 Funciones Generales..................................................................................................
6.4.1.3 Análisis y Descripción de puestos..............................................................................
6.4.1.4 Perfil de los puestos...................................................................................................
6.4.1.5 Reclutamiento y selección..........................................................................................
6.4.1.6 Capacitación...............................................................................................................
6.4.2 Manual de Recursos Materiales….............................................................................
6.4.2.1 Objetivo…..................................................................................................................
6.4.2.2 Descripción del equipo requerido..............................................................................
6.5 Programa General de Auditoria…...........................................................................................
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6.6 Desarrollo del Programa General de Auditoria…...................................................................
6.6.1 FASE-1 Estudio Preliminar…...................................................................................
6.6.1.1 Calendario de Entrevistas …..............................................................................
6.6.1.2 Obtención de Información…......................................................................................
6.6.1.2.1 Cuestionario Aplicado.........................................................................................
6.6.1.2.2 Carta de Información Requerida….....................................................................
6.6.1.2.3 Manuales de operaciones....................................................................................
a) Manual de Cierre de Estados Financieros.................................................................
b) Manual de Ventas y Cuentas por Cobrar...................................................................
c) Manual de Compras y Cuentas por Pagar.................................................................
d Manual de Autorización para la Adquisición de Activo Fijo y su Depreciación ....
e) Manual para la Administración y Control de Almacenes.........................................
f) Manual de Nóminas...................................................................................................
g) Manual de Entradas de Efectivo................................................................................
h) Manual de Estimación de Cuentas Incobrables.........................................................
i) Manual de Movimientos de Capital………………………………………………..
i) Manual de Pensiones y Prima de Antigüedad….......................................................
k) Manual de Participación en Subsidiarias…...............................................................
l) Manual de Salidas de Efectivo………......................................................................
6.6.2 FASE-II Comprensión de la Entidad Auditada……..................................................
6.6.2.1 Objetivo de Auditoria….............................................................................................
6.6.2.2 Procedimientos….......................................................................................................
a) Análisis de Antecedentes...........................................................................................
b) Marco legal................................................................................................................
c) Análisis de niveles jerárquicos..................................................................................
6.6.3 FASE-III Identificación y selección de las áreas críticas o débiles a ser auditadas o
examinadas en detalle…............................................................................................
6.6.3.1 Identificación de procesos..........................................................................................
1) Recorrido de Cierre de Estados Financieros.............................................................
2) Recorrido de Ventas y Cuentas por Cobrar...............................................................
3) Recorrido de Compras y Cuentas por Pagar..............................................................
4) Recorrido de autorización para la adquisición de Activos Fijos y su
depreciación………………………………………………………………………...
5) Recorrido de Determinación de Inventarios..............................................................
6) Recorrido de Nómina................................................................................................
7) Recorrido de Estradas de Efectivo............................................................................
8) Recorrido de estimación de cuentas incobrables......................................................
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9) Recorrido de Movimientos de Capital.......................................................................
10) Recorrido de Pensiones y Prima de Antigüedad.......................................................
11) Recorrido de Participación de Subsidiarias...............................................................
12) Recorrido de Salidas de Efectivo..............................................................................
6.6.1 Identificación de controles y riesgos ……................................................................
6.6.2 Identificación de áreas críticas (Justificación de revisión de inventarios).................
6.7 Programa Detallado de Auditoria ….......................................................................................
6.8 Desarrollo del Programa Detallado de Auditoria....................................................................
6.8.1 Aplicación de cuestionarios para la evaluación del control interno...........................
6.9 Carta de Sugerencias de la revisión del Control Interno.........................................................
6.10 Informe Final de la revisión del Control Interno.....................................................................
6.11 ANEXOS.................................................................................................................................
a) Acta Constitutiva de la Entidad....................................................................................
b) Asamblea Extraordinaria del Consejo de Administración........................................
c) Propuesta de servicios...............................................................................................
c) Índices ocupados en papeles de trabajo........................................................................
d) Flujogramas para la revisión de los procesos de Inventarios.......................................
e) Selección de las muestras a revisar..............................................................................
f) Matrices de revisión de pruebas del control interno.....................................................
g) Formatos:
Formato de Orden de Venta..................................................................................
Formato de Vale de Devolución para las Materias Primas...................................
Formato de Vale de Entrada al Almacén de Productos Terminados....................
Formato de Nota de Entrada.................................................................................
Formato de Orden de Producción.........................................................................
CONCLUSIONES ….........................................................................................................................
BIBLIOGRAFÍA …...........................................................................................................................
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INTRODUCCIÓN
El origen de la auditoria operacional administrativa surge con la necesidad de crear controles inicialmente
para evitar fraudes con el paso de tiempo fue necesario debido al crecimiento acelerado de las industrias. Su
origen se remonta desde la época del antiguo Egipto, una de las áreas donde la civilización apareció primero,
debido al centralizado y eficiente sistema fiscal creado por los faraones para el cobro de contribuciones y
tributos, así como en la prosperidad de las finanzas de los gobernantes, ya que obligaban a sus recaudadores a
rendir un informe mensual completo sobre todas las cuestiones fiscales.
La acción primera y común de la auditoria en el transcurso de la historia ha sido la comprobación, la
búsqueda de errores, situaciones indebidas y el informe.
Luego se fue convirtiendo en un instrumento de dirección y control de toda organización o entidad financiera
y económica.
A partir de la Edad Media y a lo largo de la Revolución Industrial se practicaban las auditorias a fin de
determinar si los obligados para con el fisco cumplían honestamente con sus compromisos, así como para
comprobar, no solo la calidad en el manejo de los negocios confiados a los administradores por los
propietarios particulares; si no que también pensando en errores y fraudes.
La auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la ley británica de sociedades anónimas de
1862 el reconocimiento general tuvo lugar durante el periodo de mandato de la ley “un sistema metódico y
normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude”.
También reconocía una “aceptación general de la necesidad de efectuar una versión independiente de las
cuentas de las pequeñas y grandes empresas”. Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y
floreció en Inglaterra y se introdujo en Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo hincapié
en cuanto a la detección del fraude como objetivo primordial de la auditoria.
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En México una de las comisiones normativas más antiguas y trascendentes de la auditoria es la comisión de
normas y procedimientos de auditoria (denominada así desde 1971) la cual fue establecida en el año de 1955,
con el propósito de determinar los procedimientos de auditoria recomendables para el examen de los estados
financieros que sean sometidos a la opinión del contador público.
Como grupo los auditores independientes han progresado no solo en haber obtenido el reconocimiento como
una profesión con altas normas de conducta ética, sino también imponer tales normas a la mayor parte de los
miembros de la profesión. Se debe considerar que el auditor utilice su sentido común, capacidad intelectual,
análisis profesional, criterio e independencia los cuales se verán reflejados en su trabajo realizado.
El objetivo primordial de la auditoria independiente debe ser la revisión del control interno como se indica en
los estados financieros del cliente, sus manuales de políticas y procedimientos y todo el marco normativo
legal aplicable a la empresa de manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la adecuación de esas
presentaciones a las partes interesadas.
Consideramos que es de suma importancia el análisis del desempeño del recurso humano dentro de la
auditoria operacional administrativa, de esta forma obtendremos elementos suficientes para determinar el
correcto funcionamiento del área de Recursos Humanos y de los departamentos que la integran como son
Reclutamiento y Selección, Capacitación y Desarrollo.
Así mismo se debe verificar si las personas que se ocupan del Reclutamiento y Selección inicial están al día
con las políticas de contratación, si se emplean exámenes en la selección inicial y si éstos son apropiados para
su aplicación.
Por lo tanto el reclutamiento no debe servir únicamente como una actividad de escoger gente si no en
considerar cada vacante como una oportunidad para elevar la calidad del puesto.
En lo que respecta al departamento de Capacitación y Desarrollo, la capacitación debe tratarse como una
función de enseñanza no tan solo como condicionamiento, el desarrollo significa aplicar conocimientos en la
compañía. Una vez que las personas aptas para desempeñar el puesto, han sido identificadas y sus
capacidades descritas con exactitud, empieza el procedimiento de prepararlas para sus nuevas labores. La
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compañía sí quiere tener una proyección a futuro debe considerar el perfeccionamiento de su personal a través
de cursos de capacitación, las actividades de capacitación y desarrollo son vitales para el interés de es por eso
que proporcionan un valioso campo de investigación para nuestra auditoria.
Con el fin de evaluar su control interno y de esta manera poder emitir recomendaciones que contribuyan a la
correcta toma de decisiones para alcanzar sus objetivos planteados ya que el principal objetivo de recursos
humanos es colaborar con la línea para garantizar el empleo, desarrollo y retención de los recursos humanos
necesarios en el marco de las estrategias de la empresa y de acuerdo con esas necesidades manteniendo el
conflicto al nivel más bajo posible en cada caso.
La auditoria operacional administrativa es una profesión seria, formal y regulada por organismos
profesionales, que en coordinación de esfuerzos han dictado normas y criterios para el ejercicio de esta
disciplina a nivel nacional e internacional; la estructura departamental de la auditoria interna trata de su
ubicación dentro de la organización así como los factores que influyen para determinar su estructura y
dimensiones; y su estructura operativa básica que incluye programa de trabajo, programa de auditoria, sistema
de índices de papeles de trabajo, control de tiempo de los auditores, evaluación del desempeño del personal de
auditoria así como su capacidad y entrenamiento; para concluir con el perfecto manejo de la planeación
general de este departamento.
Se inicia con un análisis y estudio del proceso administrativo como punto de referencia hacia la práctica de la
auditoria operacional administrativa, así mismo se propone la conformación de ciclos de operaciones como
base inicial para el ejercicio de la auditoria operacional administrativa, se identifican también los ciclos de
información que se generan en una organización, los elementos que comprenden un sistema de contabilidad y
los objetivos desagregados de la información contable.
Para el enfoque integral de la auditoria que consiste en las consideraciones y criterios que soportan su
filosofía y práctica en la postura institucional, objetivos derivados del la definición de control interno, revisión
de resultados de operación, y lo que se debe esperar de la función de la auditoria operacional administrativa.
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CAPITULO I
1. APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
Se ubica con el advenimiento de la actividad comercial, cuando un productor o comerciante ante la realidad
de no poder cubrir o abarcar todo un rango de intervención personal sobre sus procesos productivos o
comerciales se ve en la necesidad de contratar o allegarse a personas capacitadas u de su confianza para que
actúen en su representación o por cuenta de él. En este proceso de delegación, el productor o comerciante idea
mecanismos para supervisar, vigilar y controlar a sus empleados, son las primeras acciones de auditoria
interna ejercidas por el propio dueño de la empresa, y se pueden considerar como actividades básicas y
elementales según su concepto de administración.
La primera etapa se ocupó primordialmente de la verificación detallada de los registros contables, la
protección de los activos y el descubrimiento y prevención de fraudes. Se veía al auditor interno como un
revisor de cuentas o como un policía administrativo de criterio estrecho e inquisidor.
Una segunda etapa en la evolución surge como consecuencia de la creación de la Comisión para la Vigilancia
del Intercambio de Valores.
Una tercera etapa nace con la creación del Instituto de Auditores Internos en Estados Unidos de Norteamérica
en el año 1941. Instituto que al nuclear a los auditores internos permite el desarrollo de la profesión de manera
armónica y ordenada y la emisión de pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio.
La cuarta y última, surge con el advenimiento de dos nuevos tipos de auditoria administrativa y la auditoria
operacional, practicadas por auditores internos dependientes de una organización. Auditorias que al
complementarse con la financiera, cierran el amplio ciclo de servicios a la administración.
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1.1.1 Definición de Auditoria Interna
El término auditoria, puede ser circunscrito hacia la comprobación de la veracidad aritmética de cifras o la
existencia de activos, así como la revisión y evaluación a fondo de los aspectos administrativos y
operacionales a cualquier nivel, más aún, en términos genéricos puede aplicarse como sinónimo de revisión.
El término interna se aplica para dejar claro que es una actividad llevada a cabo por la misma organización,
empleando su propio personal, por tanto, su alcance puede y debe extenderse hacia la revisión conjunta o
separada de los aspectos administrativos, operacionales, financieros y el sistema de información en general.
Por lo tanto auditoria interna es una función independiente de evaluación, establecida dentro de una
organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a al misma organización.
Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
1.2. APLICACIÓN DE METODOLOGÍA
Contratación del servicio: Es el acuerdo celebrado entre el despacho de auditoria y la entidad a auditar, para
que se efectúe la revisión, identificando las fortalezas y debilidades de la entidad, para ello es necesario
considerar los siguientes puntos:
1.2.1. Solicitud del servicio
Cuando un cliente se muestra interesado en los servicios del auditor, es necesario que esté precise las causas
que motivan su requerimiento de servicio, en ocasiones, tomando en consideración situaciones particulares y
características del trabajo a desarrollar, se hace necesario la formulación de un contrato formal, por medio del
cual cliente y auditor especifican derechos y obligaciones mutuas.
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De la exposición de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el auditor conocerá él o los
problemas de que trata y quedara en condiciones de apreciar las siguientes consideraciones:
El cliente conoce o cree conocer el problema.
El cliente desconoce las causas del problema o la forma de atenderlo.
El cliente esta en las mejores condiciones de aportar.
En ambos casos, el auditor deberá practicar una investigación previa, por medio de la cual podrá confirmar lo
expuesto por el cliente o percatarse de la magnitud del problema o situación objeto de consulta.
Esta fase inicial de los trabajos del auditor es de vital importancia, ya que por medio de ella, precisara las
características y alcance del problema, permitiendo estimar el tiempo probable para la realización de los
trabajos, los elementos tanto humanos como materiales que necesitará y su costo.
Queda a juicio del auditor, según el tiempo empleado, la magnitud de los trabajos previos, de cobrar o no
honorarios por estos pasos preliminares y, en caso afirmativo, lo hará saber a su cliente.
Posteriormente, el auditor formulara una carta por medio de la cual confirmara los acuerdos tomados durante
las primeras entrevistas.
1.2.2. Contratación del servicio
Aceptados los servicios, el auditor formulara una carta en la que especificara detalladamente lo convenido con
el cliente, con el fin de evitar errores o malas interpretaciones que posteriormente pudieran traer desacuerdos.
En la carta de referencia deberán quedar asentadas las condiciones específicas a las que se ajustara el trabajo,
que en términos generales serán las siguientes:
Mención de antecedentes de contratación del servicio.
Objetivo de los trabajos a realizar y alcance de los mismos.
Especificaciones sobre el tipo de colaboración y medios que la empresa se obliga a proporcionar para
la ejecución del trabajo.
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Mención de la categoría y personal que utilizara.
Tiempo probable para su ejecución.
Horarios por devengar y forma de pago.
Forma como el cliente cubrirá gastos específicos que el auditor, en el desempeño de su encargo se
vea precisado a erogar y que no quedaron incluso en el renglón de honorarios.
Fecha de iniciación de los trabajos.
Periodicidad y tipo de información que deba formularse, en relación al avance de los trabajos que se
efectúen.
En ocasiones, tomando en consideración situaciones particulares y características del trabajo a desarrollar, se
hace necesaria la formulación de un contrato formal, por medio del cual cliente y auditor especifican derechos
y obligaciones mutuas.
1.2.2.1 Estipulación de honorarios
La fuente de ingresos para el sostenimiento de un despacho, proviene de los honorarios del auditor. La forma
de calcular los honorarios es un factor importantísimo sobre el cual el auditor deberá meditar y reflexionar
hasta lograr su justa estimación, pues una falla, por pequeña que sea, redundara en perjuicio grave de sus
intereses.
Es importante que establezca la forma en que cubrirá sus honorarios, porque de no hacerlo incurrirá en
errores y deficiencias que lesionaran su economía. Los honorarios del auditor pueden ser contratados de tres
formas:
Honorarios fijos.
Honorarios variables.
Honorarios con base en iguala.
1.2.2.2 Honorarios fijos
El auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad fija, previamente acordada con el cliente.
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Esta forma de contratar los servicios tiene la conveniencia de que ambos contratantes conocen con precisión
el monto de los honorarios, situación que permite al auditor enterarse, de antemano, que el cliente esta
conforme en hacer la erogación.
Por otro lado, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir en errores en cuanto a la
estimación del tiempo probable que se utilizara en los trabajos, ya que la practica ha demostrado que resulta
difícil prever la serie de factores que pueden surgir en la ejecución de los trabajos de auditoria, circunstancia
que puede afectar a una de las dos partes.
Él calculo de honorarios se lleva a cabo tomando en consideración el tiempo en que se estima llevar a cabo el
trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar.
Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres (un tercio que corresponde al costo,
otro tercio corresponde a los gastos de oficina el otro tercio a la utilidad).
1.2.2.3 Honorarios variables
El auditor conviene en percibir sus honorarios con base en la estimación de tiempo trabajando, y él numero y
categoría del personal empleado.
Esta forma de contratar honorarios es mas justa y equitativa para ambas partes, en razón de que los honorarios
por devengar van con relación al trabajo ejecutado, el tiempo empleado y el personal utilizado.
Por otra parte, no existiendo presión para ejecutar los trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en
aptitud de desempeñar su cometido con mas dedicación y consecuentemente, con mejores resultados.
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Esta forma de contratación de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de que no es posible conocer,
de antemano, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que al cliente, a determinado avance de los
mismos, se le hagan onerosos, se niegue a pagar, o no disponga de efectivo en el momento de liquidar los
honorarios, colocando al auditor en una situación comprometida.
El importe de los honorarios se determina de conformidad con el tiempo empleado, y con el costo del
personal que llevo a cabo el trabajo, multiplicando, generalmente, el importe que resulte por tres, como en el
caso de los honorarios fijos.
1.2.2.4 Honorarios con base en iguala
Esta forma de contratación consiste en que el auditor acepta el pago de sus honorarios por periodos
determinados, durante el tiempo que dure la ejecución de los trabajos. Esta forma de pactar los honorarios
aporta varias ventajas, pues permite conocer la cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es
elevada y puede ser fácilmente erogada por el cliente. Además, el auditor percibe una cantidad fija
periódicamente, que le permitirá hacer una distribución adecuada de este ingreso.
El importe de los honorarios con base en iguala, se calcula tomando en consideración el tiempo en que se
estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a efectuar, dividiendo el importe total que
se determine entre los periodos en que vaya a ser cubierta la iguala. También puede calcularse en función del
personal y el trabajo que se vaya a llevar a cabo en cada periodo que comprenda la iguala. El costo real se
multiplica por tres.
1.3 NORMAS DE ETICA PROFESIONAL QUE DEBEN TENERSE PRESENTES EN TRABAJOS
DE AUDITORIA
El auditor debe reflexionar, y tener presente que en todo trabajo que dirija o ejecute, deberá apegarse a las
normas de ética profesional, a fin de que su manera de conducirse en el campo de la auditoria, no sólo le
prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la universidad que lo forjó y a sus colegas.
A continuación se citan algunas normas de ética profesional que deben ser consideradas:
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Capacidad.
Independencia.
Equidad.
Selección de clientes.
Secreto profesional.
Honorarios.
Difusión de servicios.
1.3.1. Capacidad
El auditor, al hacerse cargo de algún trabajo, debe estar consiente de que tiene la capacidad de desempeñarlo
eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador desempeñe funciones en su representación, se
cerciorará de su capacidad para ejecutarlas.
La capacidad profesional es responsabilidad del departamento de auditoria interna y de cada auditor interno
en lo individual. El departamento debe asignar en cada auditoria aquellas personas que en conjunto posean el
conocimiento como habilidades y disciplinas necesarias para conducir la auditoria con propiedad.
El departamento de auditoria debe asegurarse que la capacidad técnica y los antecedentes educacionales de los
auditores internos son adecuados para las auditorias que efectúan.
El director de auditoria debe establecer criterios adecuados de educación escolar y experiencia para designar
las posiciones de auditoria, tomando en consideración el alcance del trabajo y nivel de responsabilidad. Se
debe obtener una razonable seguridad de las calificaciones y capacidad de cada prospecto para auditor.
Los auditores internos deben poseer u obtener, los conocimientos, habilidades y disciplinas necesarias para
hacer frente a sus responsabilidades de auditoria.
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El personal del departamento de auditoria interna, en su conjunto, debe obtener los conocimientos y
habilidades esenciales para la práctica de su profesión dentro de la organización. Estos atributos incluyen
capacidad en la aplicación de los estándares, técnicas y procedimientos de auditoria interna.
El departamento de auditoria interna debe tener auditores, o valores de consultores, calificados en disciplinas
tales como: contabilidad, economía, finanzas, estadísticas, procesamiento electrónico de información,
ingeniería, impuestos, y leyes tanto como sea necesario para hacer frente a las responsabilidades de auditoria.
Sin embargo no se requiere que cada auditor del departamento esté calificado en todas esas disciplinas.
El departamento de auditoria interna debe asegurarse que los auditores internos son adecuadamente
supervisados.
El director de auditoria interna es responsable por allegarse de adecuada supervisión de auditoria. La auditoria
es un proceso continuo, inicia con la planeación y termina con la conclusión de la asignación de la auditoria.
El grado de supervisión requerido dependerá de la capacidad de los auditores internos y de la dificultad de la
asignación de auditoria. Los auditores internos deben cumplir con estándares profesionales de conducta.
El Código de Ética del Instituto de Auditores Internos (Estados Unidos de América.) establece estándares de
conducta y proporciona bases para su cumplimiento entre todos sus miembros. El código se refiere a los altos
estándares de honestidad, objetividad, diligencia y lealtad que deben observar los auditores internos.
1. Los auditores internos deben poseer los conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para
llevar a cabo sus trabajos de auditoria. Se requiere capacidad en la aplicación de estándares, técnicas y
procedimientos de auditoria interna para el ejercicio de esa profesión.
2. Capacidad significa habilidad para aplicar conocimientos a situaciones que se van presentando y
enfrentarse a ellas sin excederse en el uso de asistencia técnica o investigación.
19
3. Se requiere capacidad en los auditores internos en técnicas y principios de contabilidad en virtud de
su constante intervención en reportes registros financieros durante el desarrollo de su trabajo.
4. Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la educación continua.
5. Los auditores internos son responsables por su propia educación continua a efectos de mantener su
nivel de capacidad. Se deberán mantener informados acerca de actualizaciones y desarrollos recientes en
materia de estándares, técnicas y procedimientos de auditoria. La educación continua se puede obtener a
través de la membresía y participación en asociaciones profesionales; asistiendo a seminarios, conferencias,
cursos y programas de entrenamiento en su propia organización; participando en proyectos de investigación.
1.3.2 Independencia
Los auditores internos son independientes cuando llevan acabo libremente su trabajo, la independencia
permite a los auditores el rendir juicios imparciales esenciales para la propia conducción de la auditoria esto
se logra a través de la posición organizacional y la objetividad. La posición organizacional debe ser lo
suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades.
El auditor, durante el desahogo de su trabajo, deberá estar consiente de que actúa con entera libertad, sin
influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus servicios, ni de cualquier otra persona
conectada con la empresa. Sus opiniones, sugerencias o consejos, deben ser resultado de circunstancias y
observaciones personales, emitidas con imparcialidad.
Los auditores deben contar con el apoyo de la administración y del consejo de administración para poder
obtener así la cooperación de los auditados y poder llevar a cabo su trabajo libres de cualquier interferencia.
Los auditores deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias. La objetividad es una actitud de
independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditorias. Los
auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditoria.
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La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de manera tal que tenga una
honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo
auditado. No se debe intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos
y profesionales.
1.3.3. Equidad
El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en práctica, pueden afectar los intereses del
elemento humano, por lo que procurará que sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y
materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma que lo contrata.
1.3.4. Selección de clientes
El auditor rechazará aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lineamientos morales y
honestos que debe ostentar en su actuación profesional. Asimismo, rechazará aquellos trabajos en los que
considere no ser de utilidad para su cliente.
1.3.5. Secreto profesional
El auditor esta obligado a no divulgar, por ningún motivo, hechos, datos y circunstancias de los que ha tenido
conocimiento por su intervención en el desempeño de su trabajo.
Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y
los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
El auditor interno debe examinar sistemas de información y asegurarse de que:
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• Los registros y reportes financieros y de operación contengan información correcta, confiable,
oportuna, completa y útil.
• Los controles sobre los registros y reportes son los adecuados y efectivos.
1.3.6. Honorarios
El renglón de honorarios es un punto que merece atención especial por la repercusión que puede tener en el
prestigio del auditor. Dentro de algunos puntos que debe reflexionar, se citan los siguientes:
1. Los honorarios que determinen deben estar estimados en relación directa de la importancia,
responsabilidad, calidad y justa valoración del servicio.
2. Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan cubrir, con
dignidad, las necesidades de él y de sus colaboradores.
3. El auditor no deberá incurrir en el error de reducir sus honorarios mediante la disminución de costos,
con menoscabo de la calidad de los trabajos.
4. El auditor en ningún caso recurrirá a hacer dádivas o gratificaciones para obtener preferencia en la
contratación de sus servicios.
5. El auditor, en ningún caso disminuirá la calidad y características de trabajos contratados.
6. El auditor, en ningún caso prolongará el tiempo y alcance de los trabajos en perjuicio del cliente.
1.3.7 Difusión de servicios
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El auditor tiene que adquirir, en el terreno de la practica, la experiencia necesaria que le dé la madurez, juicio
y capacidad indispensables para actuar eficientemente como auditor.
Ahora bien, al iniciarse como auditor, afronta el problema de dar a conocer su campo de acción,
desenvolviéndose en principio, a través de sus relaciones como elemento capacitado para prestar este tipo de
servicios.
Un buen trabajo, saturado de calidad y eficiencia, es el mejor medio de difusión puesto que un cliente
satisfecho tendrá ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos.
Para la difusión de los servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe en conferencias,
seminarios, mesas redondas, colabore en publicaciones de carácter técnico, artículos de fondo, con el objeto
de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad profesional.
Es conveniente, además, que las asociaciones, colegios u organismos similares se encarguen de difundir, entre
los hombres de negocios, los alcances y beneficios que reportan los servicios de auditoria en la administración
de empresas.
Es importante que el desempeño del auditor se apegue a los estatutos marcados por el Código de Ética
Profesional ya que es la mejor referencia para que un cliente pueda contratar nuestros servicios.
1.4 CARACTERISITICAS DEL AUDITOR
Dentro de las principales características que debe reunir el auditor consideramos las siguientes:
Imaginación
Es la capacidad característica de una persona que le permita idear, crear, apreciar y resolver cobre
determinadas situaciones. Un auditor con imaginación está en posibilidades de idear sistemas y
procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a favor de las empresas.
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Inteligencia
Es el don de entender o comprender con agilidad. Un auditor dotado de talento, podrá razonar y apreciar con
mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con acierto, encontrando soluciones adecuadas.
Criterio
Es la facultad de discernir y formar juicios con lógica y sentido común. El auditor con esta cualidad está en
condiciones de atacar los problemas, utilizando las técnicas adecuadas, bajo las circunstancias existentes, a fin
de encontrar soluciones sencillas y prácticas.
Iniciativa
Es la acción oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. Esta cualidad en
manos del auditor lo coloca en situación tal, que le permite elegir caminos a seguir y encontrar soluciones a
los objetivos deseados.
Responsabilidad
El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo
profesional, condición que lo obliga a aceptar solamente aquellos trabajos para los cuales está capacitado para
ejecutarlos o dirigirlos, ajustándose a los lineamientos que fija la ética profesional.
Trato
Es la forma de conversar, comunicar y tratar a las personas. Cualidad adquirida que lleva al auditor a tratar,
conducir y motivar a las personas sin ofender su dignidad, principio fundamental de las relaciones humanas.
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La forma de tratar a las personas, es un factor determinante para obtener éxito en los trabajos de auditoria que
son:
1. Los auditores internos deben tener habilidad para tratar a las personas y comunicarse con efectividad.
2. Los auditores internos deben comprender las relaciones humanas y mantener satisfactorias relaciones
con los auditados.
3. Los auditores internos deben ser hábiles en la comunicación escrita y oral de tal manera que puedan
transmitir clara y efectivamente aspectos tales como objetivo de la auditoria, evaluaciones, conclusiones y
recomendaciones.
1.5 UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
La posición organizacional del departamento de auditoria interna debe ser relevante para asegurar el
cumplimiento de las responsabilidades de auditoria que le son asignadas. El director de auditoria interna es
responsable, en lo individual, ante la organización; y habrá de ser investido con autoridad suficiente para
promover la independencia del departamento y para asegurar un amplio margen de cobertura de auditoria, que
sean aceptados de manera adecuada los informes de auditoria, y que se adopten acciones apropiadas con base
en las recomendaciones de auditoria.
La frase debe ser relevante infiere que el departamento de auditoria interna debe estar dentro de los primeros
niveles de la organización, como posición jerárquica que permita asegurar el cumplimiento de las
responsabilidades de auditoria que le son asignadas, hacia los mismos niveles colaterales donde se ubique y
hacia los inferiores; es por demás entendible que si se ubica al departamento de auditoria interna a un tercer,
cuarto, o nivel más bajo no tendrá la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los
niveles superiores.
La aseveración para que se adopten acciones apropiadas con base en las recomendaciones de auditoria
refuerza el contenido del comentario que antecede. A mayor nivel jerárquico del departamento de auditoria
interna, mayor peso tiene dentro de la organización, y mayor respeto y autoridad encontrará sobre los
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hallazgos y observaciones detectados como producto de su trabajo, así como, la aceptación a las
recomendaciones o sugerencias propuestas.
De lo anterior se concluye que entre más alto se a el nivel donde se ubique al departamento de auditoria
interna dentro de la organización, mayor será la aceptación y respeto a esta función, en concordancia mayor
será la interacción con los niveles de toma de decisiones, y por supuesto, mayor y mejor será el ser vicio que
prestará a la organización.
1.5.1 Reportando a la Dirección General
Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicación organizacional del departamento de auditoria
interna en una entidad.
El principal responsable en y por una entidad u organización es el director o gerente general. Responderá por
ella ante sus accionistas, su consejo de administración, sus deudores y acreedores, el fisco, su personal, y por
los recursos que se le han confiado para que los administre. Hacer frente a esa responsabilidad infiere que se
le alleguen los elementos necesarios para que el director general pueda responder ante sus superiores. Un
elemento de control básico e indispensable, es el departamento de auditoria interna.
El director de auditoria interna proveerá al director general de un aspecto esencial en toda buena
organización; información. A través de este profesional el director general sabrá hasta qué punto es confiable
y veraz la información administrativa, operacional y financiera que se le está presentado; sabrá qué tanto la
organización se está apegando y respetando las políticas, criterios y procedimientos instaurados o aprobados
por él, sabrá que tan eficientes son esas políticas, criterios y procedimientos en función de una operación sana
y rentable sabrá que tan bien utilizados y protegidos están los recursos de que dispone la organización. El
departamento de auditoria interna es el elemento idóneo para esos propósitos.
Un director general sensato e inteligente no permitirá que este valioso elemento del control, sea administrado
por algún otro directivo que no sea él.
Por otra parte, y siguiendo la regencia básica preliminar tratada al inicio del presente capítulo, al depender el
departamento de auditoria interna del gerente general, asegura el amplio margen de cobertura de auditoria, no
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tiene limitaciones a su alcance de intervención cuenta con independencia y libertad de acción, tiene una línea
directa de comunicación en función de decisiones oportunas, in intermediarios, conoce, comprende y entiende
los estilos, métodos y criterios de administración del gerente general para una mejor coadyuvancia con su
misión, puede interactuar sin interferencias, y asegura acciones efectivas sobre los hallazgos y
recomendaciones de auditoria.
1.5.2 Análisis de la correcta ubicación
En el tratamiento de los temas que anteceden, ya se dieron elementos para que el lector saque sus propias
conclusiones respecto de la ubicación del departamento de auditoria interna en una entidad. En complemento
habrá de considerarse un elemento indispensable para reforzar el juicio al que se llegue, ente elemento es el
tamaño de la entidad u organización.
En entidades medianas o pequeñas que no cuentan con una gran infraestructura administrativa, es más común
que el departamento de auditoria interna dependa del director general o dueño de la entidad, ya que por ser
mayor su rango de control y supervisión, le permite este mejor acercamiento hacia sus auditores internos.
En organizaciones de mayor envergadura debe pugnarse por el reporte directo del director de auditoria interna
hacia el director o gerente general, o al menos, reportar directamente al contralor, quien depende del director
general. Nunca a un menor nivel. Nunca al director de finanzas.
En esta decisión de ubicación, favor de tomar en cuenta la relación costo-beneficio. Nunca crear más
infraestructura de la indispensable requerida; el exceso de intermediaciones distorsiona el proceso de
comunicación y reporte, y por supuesto, repercute en el incremento de costos administrativos.
1.6 DIMENSIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Uno de los aspectos más importantes que inciden en la relación administración-auditoria interna es la
estructura y dimensión que se le habrá de dar al departamento de auditoria interna. El punto determinante es
cuántos auditores lo deben conformar, qué niveles jerárquicos lo integrarán, y con qué infraestructura se le
dotará. Decisión difícil y complicada. Con el propósito de aportar elementos de juicio que coadyuven en este
intento, enseguida se analizarán los factores a considerar en esta determinante decisión; en el entendido de
27
que no existen criterios, lineamientos o parámetros definidos o recomendados, a los que se pueda acudir en
soporte de este proceso decisorio. Todo dependerá de la importancia que represente el departamento de
auditoria interna para la administración, nivel o grado de servicios deseados y la capacidad de convencimiento
del director de auditoria interna sobre el gran potencial de apoyo y servicio que puede aportar su
departamento a la administración.
Tamaño de la organización. El tamaño de la organización o entidad, medido en la magnitud de sus activos,
volúmenes de producción y venta, personal con que cuenta, complejidad y variabilidad de sus operaciones,
son elementos básicos a considerar. A mayor amplitud mayor control se requiere, auditoria interna es parte
esencial de ese control. Es evidente que entre más pequeña sea la organización, su director o gerente general
podrá ejercer mayor supervisión sobre las operaciones en su conjunto y disminuirá el tamaño del
departamento de auditoria interna.
Relación costo beneficio. Un departamento de auditoria interna la mayoría de las veces se considera un costo
para la organización. Auditoria Interna no es un costo, es una inversión, y como tal habrá de redituar
beneficios y rendimientos. Este aspecto en ocasiones es factible de ser medido.
Confianza en la función de auditoria interna. La evolución y desarrollo que ha alcanzado la profesión de
auditoria interna, producto de un esfuerzo firme y sostenido, la ha hecho acreedora de merecer la confianza de
quienes creen y se apoyan en sus servicios. A mayor confianza, mayor necesidad de ella y mayor apoyo e
infraestructura para dotársele. Corresponde al auditor interno actuar con honradez, disciplina, esmero,
entusiasmo y profesionalismo para mantener, y superar la bonanza que la administración ha depositado en él.
Mente abierta al cambio. Aceptar los servicios de una auditoria interna moderna infiere una amplitud de
criterio, y mente abierta para administrar con apoyo en esta disciplina. Auditoria interna reportará aciertos y
errores que fueron cometidos por el personal de la organización a cualquier nivel, lo cual incluye mandos de
dirección, y habrán de reconocerse y aceptarse. Asimismo recomendará cambios en estilos y modos de
administrar y operar, a las recomendaciones serán evaluadas y aceptadas en lo aplicable con un espíritu de
superación mejora. Auditoria interna, para el que la ejerce, y para el que se vale de sus servicios, debe ser una
dimensión de interacción hacia el cambio positivo, ya que no comulga con interactuantes de criterio estrecho
y resistente al cambio.
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El tamaño y la dimensión de la estructura que se asigne al departamento de auditoria interna definirán los
niveles de mando y operación a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes, supervisores, encargados y
auditores auxiliares.
1.6.1 Recursos Humanos en la Auditoria Interna
Director de Auditoria
Descripción del puesto.
a) Perfil del puesto: Planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditorias a todas las unidades
administrativas que conforman la organización, así como, a las funciones que dependen de ellas.
b) Principales obligaciones y responsabilidades:
• Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual
incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades.
• Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.
• Planear a corto, mediano y largo plazos las actividades de auditoria interna.
• Disponer la práctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia ala
administración y a la solución de sus problemas.
• Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos,
en estrecha coordinación con los abogados designados para el efecto.
c) Superior jerárquico. Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido
en el cuadro de organización
d) Reclutamiento y selección. Las fuentes más comunes inician con la propia promoción de un gerente
de auditoria con los méritos, capacidades y cualidades suficientes para merecer un ascenso. Los despachos de
auditores externos son una importante fuente de captación, en especial los de aquellos auditores que ya
trabajaron y conocen la organización reclutante.
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e) Atributos y cualidades. Contador público, preferentemente con estudios de postgrado técnicamente
actualizado, experiencia previa indispensable, con madurez personal y profesional, casado, sin limitaciones
para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.
Supervisor de auditoria
Descripción del puesto.
a) Perfil del puesto: Supervisar la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades
de la organización que le fueron asignadas para supervisar, de conformidad con el plan o programa general de
auditoria, e instrucciones especiales o extraordinarias que reciba del gerente de auditoria a quien reporta.
b) Principales obligaciones y responsabilidades.
• Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias en que concurra.
• Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.
• Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.
• Proporcionar guía y orientación al personal de auditoria en aquellas áreas de especial
importancia y para el cumplimento de tiempos establecidos.
• Coordinar con los otros supervisores la planeación de auditorias, así como la asignación de
personal.
c) Superior jerárquico. Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, provee información
tanto a su superior jerárquico inmediato como al director de auditoria.
d) Reclutamiento y selección. Promoción de un encargado de auditoria. Miembros de despachos de
auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o han trabajador en la organización. Auditores
internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalentes al puesto a cubrir. La selección
puede darse en un grupo colegiado, en el que participen el director de auditoria, los gerentes de auditoria y los
otros supervisores de auditoria. Solicitar ratificación de la dirección general a la decisión adoptada.
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e) Atributos y cualidades. Contador público, preferentemente con estudios de postgrado, no descartar la
eventualidad de allegarse de un profesional no contador público con experiencia o especialidad en los
diversos tipos de auditoria a desarrollar, técnicamente actualizado, experiencia previa indispensable, con
madurez personal y profesional, de preferencia casado, sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones e
eventual exigencia extraordinaria. Mesurado, objetivo, imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y
observaciones, con independencia de criterio y acción, no influenciable. Don de mando y excelentes
relaciones humanas, alta capacidad de interacción. Probada honradez.
Auditor auxiliar
Descripción del puesto
a) Perfil del puesto: Recibir, por parte del auditor encargado de la auditoría, asignaciones con
instrucciones específicas respecto del propósito de su revisión, y cómo llevar a cabo el trabajo que le ha sido
encomendado. Recibe orientaciones continuamente y su trabajo es monitoreado muy de cerca por el
encargado y el supervisor de la auditoría.
b) Principales obligaciones y responsabilidades.
• Asistir al encargado de la auditoría en la planeación del trabajo y en el desarrollo del
enfoque aplicado a al auditoría.
• Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la dirección y
orientación del auditor encargado.
• Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoría.
• Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
• Asistir en la selección de procedimientos de auditoría, y en la ejecución del programa de
auditoría.
• Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den evidencia de la información obtenida, y de
las conclusiones a que se llegó.
c) Superior Jerárquico. Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoría.
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d) Reclutamiento y selección. Transferencia de personal de la propia organización interesado y con
cualidades para ser integrado al departamento de auditoría interna. Miembros de despachos de auditoría
externa. Captación de recién egresados de escuelas y universidades. Auditores internos de otras
organizaciones. Medios masivos de reclutamiento.
e) Atributos y cualidades. Contador público o pasante de la carrera; profesional o pasante de otra
carrera con especialidad en los diversos tipos de auditoría a desarrollar, técnicamente actualizado, experiencia
no indispensable, formalidad e incipiente madurez personal y profesional, soltero o casado, sin limitaciones
para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado, objetivo, imparcial,
justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones, con independencia de criterio y acción.
1.7 ESTRUCTURA OPERATIVA
La estructura operativa se refiere a los elementos básicos, considerados para el ejercicio de la auditoría
interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de auditoría que se aplicarán, y el sus de
índices, estos elementos se complementan con el enfoque específico y particular de cada tipo de auditoría a
prácticas: administrativa operacional o financiera.
Como adición a los elementos referidos, también se considerarán aquellos conceptos propios de la evaluación,
el desarrollo y el control de la función de auditoría interna, como son: control de tiempos de auditoría, la
evaluación de desempeño de los auditores, capacitación y entrenamiento y el archivo de auditoría interna.
Su objetivo es identificar los elementos básicos de la estructura operativa soporte para el ejercicio y práctica
de la auditoría interna en sus tres tipos o modalidades: administrativa, operacional y financiera.
1.8 ENFOQUES DE REVISION
Para la realización de la auditoria es necesario clasificar los enfoques de revisión que se utilizarán para el
desarrollo y la conclusión óptima de la misma. Antes de iniciar con los tipos de revisión empezaremos por
definir la palabra “enfoque”
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Enfoque: es una característica positiva dirigida a la obtención de mayores resultados de la gestión
empresarial. Podemos considerar tres enfoques básicos para la revisión de la auditoria operacional
administrativa.
1.- En base a ciclos de operaciones.
2.- En base a funciones o actividades.
3.- En base a instrucciones directas.
1.8.1 En base a ciclo de operaciones
1.8.1.1 Características de los ciclos de transacciones
Los hechos económicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se
denominan transacciones, la vida en una empresa es, en consecuencia, un flujo de transacciones que
modifican los recursos que constituyen sus finanzas. A su vez, los propietarios, los trabajadores, los
acreedores y terceros en general con intereses en la entidad, necesitan información sobre lo que ocurre en ella
como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo. Con tal propósito, las transacciones deben clasificarse
homogéneamente.
Surgen así ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de
procedimiento y sistemas, producen información accesible y útil para tomar decisiones. De esta manera es
más fácil evaluar la eficacia de los procedimientos administrativos implantados
Cada ciclo de transacciones está compuesto de una o más funciones. Cada función es un conjunto de
actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar,
verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y
secuencial. Una transacción es un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de una
entidad.
33
De acuerdo con lo anterior, la auditoria operacional se efectúa en cualquiera de los ciclos de transacciones ya
comentados y por consiguiente, sobre uno o varios sistemas implementados para el control y el procesamiento
de las operaciones.
Debemos tomar en consideración que la información proveniente de los sistemas que integran un ciclo de
transacciones no es siempre de carácter contable o financiero, una de las primera tareas a las que se debe
aplicar el auditor operacional es precisamente, la de identificar los diversos ciclos de operación y las
funciones que los integran a efecto de precisar el alcance de su revisión. No existe una receta ó fórmula clara
y específica que coadyuve en ese intento; serán la propia experiencia y conocimientos del auditor los que le
indiquen cuál será la segregación a efectuar atendiendo a las propias necesidades y características de la
organización donde intervendrá.
1.8.1.2 Los ciclos de operación
La clasificación de los ciclos de las operaciones que se realizan puede variar dependiendo de la índole de la
empresa y del criterio que se aplique. La división de ciclos que a continuación se presenta y que servirá para
propósitos de este estudio con las modificaciones que requieran las circunstancias:
Ciclo de tesorería.
Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.
Ciclo de compras y cuentas por pagar.
Ciclo de nominas y personal.
Ciclo de producción.
Ciclo de informes financieros.
El ciclo de tesorería
El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento
del capital y que comprende las siguientes áreas: entradas y salidas de dinero, inversiones temporales,
obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al capital social de la empresa.
34
Para una administración correcta de los recursos financieros de una entidad es necesario llevar a cabo una
planeación a corto y largo plazo de los flujos de fondos y necesidades de financiamiento y de capital, con el
fin de determinar los recursos que se requieren para poner en marcha los programas de mercadotecnia,
producción, investigación, inversiones y gastos diversos.
Asimismo, es necesario incluir en las proyecciones financieras la planeación fiscal, de conformidad con la
legislación en vigor. Por lo tanto, será indispensable establecer los presupuestos respectivos con el fin de
controlar las actividades.
Debido a la diversidad en el volumen de operaciones de las compañías y distintos criterios en relación con el
manejo de los recursos, no es posible señalar un modelo único de estructura financiera que pudiera adaptarse
a cualquier tipo de ente económico.
Independientemente de la estructura financiera de las organizaciones, es preciso definir las funciones y
responsabilidades de los empleados de conformidad con las políticas y objetivos propuestos para las
transacciones de caja, inversiones temporales y financiamiento a través de pasivo o capital. Por otra parte, es
necesario que la autoridad delegada sea adecuada a las responsabilidades de cada persona, pero no al grado
que anule la autoridad.
La calidad de los funcionarios y empleados encargados de los asuntos financieros no deberá subestimarse, así
como la debida coordinación de las labores, a través de sistemas de comunicación apropiados. El organigrama
de la empresa, la descripción de puestos y los manuales de políticas, sistemas y procedimientos deberán
reflejar claramente los puestos asignados, obligaciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios,
así como la definición de las políticas y objetivos propuestos, a través de los sistemas y procedimientos
implantados.
Información para el control
Los sistemas de información establecidos deben proporcionar a los ejecutivos responsables suficientes datos
que les permitan controlar las operaciones relacionadas con el manejo de fondos y estar en condiciones de
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planear para el futuro. Un examen de las características especiales de la empresa proveerá del tipo de
informaciones necesarias, así como su periodicidad y oportunidad.
Una planeación efectiva y control de los recursos financieros requiere no sólo de información de los flujos de
efectivo, sino también de una proyección de las necesidades de fondos y referencias acerca de las
cotizaciones, de cambios, en el caso de monedas extranjeras y tendencias del mercado. Serán necesarios
informes diarios o semanales de entradas, salidas y saldos en caja; pronósticos de flujos de fondos mensuales,
cada tres meses y anuales: estados que muestren cómo han sido aplicados los recursos y cómo se dispondrá
de ellos en el futuro e informaciones diversas, según las necesidades, entre ellas, cotizaciones de monedas
extranjeras y pronósticos de las tendencias económicas.
La información respecto a inversiones temporales en bonos, obligaciones, acciones u otro tipo de inversión,
varía según los objetivos que se persigan.
La administración del pasivo a largo plazo está íntimamente relacionada con otros planes financieros y
manejo de fondos. La recepción de fondos provenientes de préstamos y pagos del principal e intereses
deberán reportarse oportunamente al tesorero o responsable de las finanzas. Asimismo, deberán formularse
estados periódicos que contengan una descripción completa de los adeudos y provisiones efectuadas;
programa de pagos de los préstamos e intereses respectivos y, en su caso, información sobre garantías o
activos comprometidos. También es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la planeación
fiscal, de conformidad con estudios que se lleven a cabo, siendo conveniente, en la mayoría de los casos, la
intervención de expertos profesionales que se asesoren a los ejecutivos en materia tributaria.
El sistema de información debe suministrar datos suficientes y oportunos acerca del manejo del capital social
a la persona responsable, quien deberá llevar un registro de acciones y accionistas con todos los datos
necesarios y tendrá la obligación de reportar los cambios efectuados y autoridades respectivas. Generalmente
serán necesarios informes sobre propiedad de acciones, aumentos o disminuciones de capital, de conformidad
de decisiones del Consejo de Administración y Asamblea de Accionistas, así como decreto de dividendos.
Funciones típicas del ciclo de tesorería
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Las funciones que se llevan a cabo dentro del ciclo de tesorería son extensas y muy variadas, particularmente
originadas por el nivel de operaciones de la entidad económica; el desarrollo constante de la tecnología, el
crecimiento económico del país, así como de los factores que afectan de manera interna y externa en el
mismo.
Esta área es vital dentro de cualquier organización, ya que es la administra y provee de los recursos
generados, a todas las personas involucradas en la misma, ya sea en forma interna (empleados, accionistas,
etc.) y externa (proveedores, acreedores, fisco federal, etc.), su función es la de optimizar por todas las vías
posibles los recursos económicos para fortalecer la estructura y el rendimiento del capital de la organización.
Las relaciones con sociedades financieras y de crédito es frecuentemente una de las operaciones más
importantes y comunes dentro del ciclo de tesorería, por las opciones que permite fomentar el flujo de
efectivo mediante la administración de los recursos generados por la organización.
Por comodidad las sociedades financieras son a grandes rasgos un instrumento sumamente confiable para el
resguardo a corto y largo plazo de los recursos monetarios de la organización. La obtención de préstamos por
medio de estas instituciones permite el desarrollo económico y crecimiento de las empresas, no siempre es la
más viable, pero es una forma de lograr en forma inmediata la liquidez que se necesita dentro de cualquier
organización.
Este ciclo tiene relación directa con los accionistas, ya que los recursos generados por la organización sirven
de base para tomar decisiones sobre el destino de las utilidades generadas, ya sea en forma de reinversión en
la propia empresa, pago de dividendos a los accionistas o reembolsos de capital, emisión de acciones
(comunes, seriadas, preferentes, etc.) de tal manera que el ingreso ó desembolso de los recursos monetarios
sirvan de base para fortalecer la estructura de la organización; las operaciones efectuadas en esta etapa como
en muchas otras deben quedar asentados en documentos legales que para el efecto existan. Las decisiones
tomadas por los accionistas son fundamentales para el desarrollo de la propia organización.
La administración de efectivo y las inversiones debe realizarse por funcionarios competentes que le permitan
a la empresa y a los accionistas tener la seguridad de que los recursos generados son manejados
adecuadamente y para los fines propios de la organización
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La custodia física del efectivo y los valores, desde el punto de vista del control financiero es de especial
interés, ya que su utilización debe hacerse con la mayor eficiencia, y al mismo tiempo, con la máxima
protección, es preciso que en cualquier etapa del manejo de dinero se establezca a la mayor brevedad la
responsabilidad de los empleados.
Es primordial que las personas responsables cumplan estrictamente las funciones a su cargo y que las
obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningún empleado controle todas las
fases del proceso.
La custodia del efectivo en la organización no significa necesariamente tener en cajas fuertes de la empresa
los valores; más bien es tener los medios necesarios para su uso en cualquier momento y circunstancia además
de proveer la recuperación del mismo si surge algún siniestro.
La administración de valores en moneda extranjera incluyendo riesgos cambiarios en una economía tan frágil
aunada a la incertidumbre de los acontecimientos económicos que afectan al país en el ámbito nacional e
internacional no se debe de tomar a la ligera ya que sería poner en riesgo la estructura financiera de la
empresa.
Es necesario evaluar los riesgos cambiarios para precisar si el costo-beneficio permite el desarrollo de las
operaciones normales que involucren al ciclo de tesorería.
Las operaciones de inversión y financiamiento que realiza la empresa debe hacerse mediante los instrumentos
que permitan tener una estabilidad y que los riesgos inherentes al mercado bursátil y cambiario o cualquier
otro tipo de inversión permitan obtener rendimientos incrementando el capital inicial para su posterior re
inversión.
El pago de impuestos constituye una de las funciones más usuales dentro del ciclo de tesorería, el efectivo
utilizado debe provenir de fuentes confiables y seguras de tal manera que permita liquidar las contribuciones a
cargo de una forma oportuna; logrando así una imagen de “contribuyente cumplido” ante las entidades
recaudadoras y evitando dentro de lo posible las sanciones que involucren desembolsos adicionales de
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efectivo y posibles revisiones por parte de la autoridad y que obliguen a la empresa actuar con cautela por
miedo a sanciones posteriores.
Dentro del ciclo de tesorería la administración financiera de planes de beneficio a empleados, comprende
aquellos en los cuales el personal que labora en la organización recibe como una percepción adicional a su
sueldo y tiene como finalidad motivar al empleado manteniendo así una relación estable y provechosa que
permite la continuidad y una eficiente labor acorde a los objetivos implantados por la administración.
Los planes de beneficio a los que se hace mención comprende entre otros los siguientes: planes de jubilación,
fondos de ahorro, etc.
La Administración de seguros se refiere a la forma en que se están utilizando los recursos para el
aseguramiento de los bienes de la compañía, es decir si cumplen con las políticas establecidas.
Asientos contables frecuentes
Uno de los métodos comprobatorios que permiten conocer de forma real, cualitativa y cuantitativamente las
operaciones y eventos económicos dentro de una organización, son los registros contables, mediante los
cuales se reflejan de forma ordenada y clasificada dichas operaciones y eventos económicos; durante el
proceso del ciclo de tesorería se presentan de forma general los siguientes eventos que generan un
movimiento contable los cuales son:
Obtención y pago de financiamiento.
Emisión y retiro de acciones.
Compra-venta de inversiones y valores.
Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos.
Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con las deudas e inversiones.
Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.
Compra y venta de moneda extranjera.
Pago de sueldos del personal que labora en la organización.
Pago de impuestos.
Formas y documentos importantes
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Entre los documentos y formas de importancia que se utilizan dentro del ciclo de tesorería podemos
mencionar los siguientes:
Certificados provisionales de acciones.
Acciones emitidas.
Obligaciones, bonos, papel comercial.
Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones.
Títulos de crédito como cheques, pagares, cartas de crédito, etc.
Contratos de cambios de moneda extranjera futura.
Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados.
Pólizas de seguro.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen
aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información
que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da, se pueden clasificar como sigue:
Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las
transacciones.
Bases Dinámicas Representaciones por información resultante del proceso de las transacciones y
que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
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Cumplimiento de estipulaciones de préstamos.
Archivo maestro de accionistas.
Cédulas de trabajo de intereses y dividendos.
Libro de registro de accionistas y utilidades.
Contratos de préstamos.
Bases dinámicas
Cartera de inversiones.
Saldos de las cuentas bancarias y de inversiones.
Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
Enlaces con otros ciclos
Desembolsos de efectivo, que se enlaza con el ciclo de compras.
Ingresos de efectivo que se enlaza con el ciclo de ingresos.
Desembolsos de dinero por beneficios al personal como gratificaciones o prestaciones adicionales,
enlazado con el ciclo de nóminas.
Ciclo de ventas y cuentas por cobrar
El objetivo en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los saldos en cuenta afectados por el
ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la
propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta. Se inicia
con una petición por parte de un cliente y concluye con la conversión del material o servicio en una cuenta
por cobrar y por último en efectivo.
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Funciones típicas
Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una empresa realiza para
ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser:
Otorgamiento de crédito.
Toma de pedidos.
Entrega o embarque de mercancía y/o presentación del servicio.
Facturación.
Contabilización de comisiones.
Contabilización de garantías.
Cuentas por cobrar.
Cobranza.
Ingreso de efectivo.
Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
Determinación del costo de ventas.
Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o
carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los
vendedores o en otras formas.
Otorgamiento del crédito: Antes de que embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada aprueba
el crédito para el cliente por las ventas a su cuenta. Las prácticas malas de la aprobación de crédito
frecuentemente ocasionan un número excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean
incobrables.
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Embarque de los bienes: En esta función es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía
son otorgados.
La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un
documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse automáticamente en una computadora
con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias
copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes.
Facturación: Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto
que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos importantes de la
facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningún embarque haya sido
facturado más de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. El precio autorizado incluye
los cargos de flete, seguro y condiciones de pago.
Asientos contables comunes
Dada la naturaleza del ciclo de Ingresos (Ventas y Cuentas por Cobrar), es sumamente importante cuantificar
correctamente las transacciones, mismas que podemos clasificar de la manera siguiente:
Procesamiento y registro del diario de ventas.
Procesamiento y registro de las entradas de efectivo.
Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas.
Débito de las cuentas por cobrar incobrables.
Estimación para cuentas malas.
Procesamiento y registro del diario de ventas
En la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la preparación de una factura de ventas
con varias copias y la actualización simultánea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de
cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.
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Esta información se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las entradas de efectivo y los cargos
varios, permite la preparación del balance de comprobación de cuentas por cobrar.
Procesamiento y registro de las entradas de efectivo
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir, depositar y registrar el efectivo. La
preocupación más importante es la posibilidad de un robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se
capturen los registros. La consideración más importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo
el efectivo debe ser depositado en el banco en el monte adecuado en forma oportuna y registrado en el
archivo de operaciones de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del
libro mayor.
Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas
Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolución de bienes u
otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en
el archivo de operaciones de devoluciones y rebajas de sobre ventas, y del archivo maestro de cuentas por
cobrar.
Débito de las cuentas por cobrar incobrables
Cuando la compañía llega a la a conclusión que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada.
Comúnmente, esto ocurre después que un cliente se declara en suspensión de pagos o cuando la cuenta se
transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas
incobrables.
Formas y documentos importantes
En el ciclo de ventas las principales formas y documentos generadores de información son los siguientes:
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Órdenes de embarque.
Factura de ventas.
Notas de crédito por rebajas y devoluciones sobre ventas.
Documento de embarque, Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando
la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al
cliente y una o más copias se conservan en la compañía.
Factura de venta, Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los bienes vendidos. El
precio incluye el flete, el seguro, condiciones de pago y otros datos pertinentes.
La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento.
Notas de crédito, es un documento que indica una reducción en el monto a favor de un cliente debido a la
devolución de bienes o a una previsión otorgada. Con frecuencia es el mismo formato de una factura de venta,
pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
Listas y/o archivos maestro de clientes y de crédito.
Catálogos de productos y listados o archivos de precios.
Bases dinámicas
Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.
Auxiliares de clientes.
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Estadísticas de ventas.
Diario de ventas.
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Ingresos de caja que se enlaza con el ciclo de tesorería.
Embarques de productos que se enlaza con el ciclo de producción.
Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe
financiero.
Ciclo de compras
El ciclo de compras involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios, y
operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparación de una requisición de compra por un
empleado autorizado que necesita las mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios
recibidos.
Objetivo de autorización: Se tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que
se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración.
Objetivo de procesamiento y clasificación de transacciones: Estos objetivos tratan de todos aquellos
controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación,
registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa; así como los ajustes a estas.
Objetivo de verificación y evaluación: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificación y
evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de
procesamiento.
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Objetivos de salvaguarda física: Se tratan de aquellos controles relativos al acceso, a los activos, registros,
formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del cliente. La forma
exacta de la solicitud y la aprobación necesaria depende de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la
política de la empresa.
Requisición de compra: Solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede
tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por un superintendente o el supervisor del
almacén, reparaciones externas por personal de oficina o de fábrica, o de una póliza de seguro por el
vicepresidente a cargo de la propiedad o equipo.
Orden de compra: Es el documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las
mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar
la autorización para la adquisición de mercancías y servicios.
La autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, porque asegura que las
mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de la organización y evita la adquisición de
partidas excesivas innecesarias. La mayoría de las compañías permiten la autorización general para la
adquisición de necesidades regulares de operación como inventario, en un nivel, y para la adquisición de
activo fijo o partidas similares a otro nivel.
Después de haberse aprobado una adquisición, se inicia una orden para adquirir las mercancías o servicios. Se
emite una orden a un vendedor para una partida específica a determinado precio, que se entregara en
determinado lugar o en un tiempo designado.
Es común que las compañías cuenten con departamento de compra para asegurar una calidad adecuada de
mercancías y servicios a un precio mínimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es
responsable de autorizar la adquisición o recepción de mercancías. Todas las órdenes de compra están
foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones
no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancías.
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La recepción de mercancías o servicios del proveedor es un punto crítico en el ciclo de la empresa, porque es
el punto en donde la mayoría de las compañías reconocen por primera vez la adquisición y pasivo relacionado
en sus registros. Cuando se reciben las mercancías, un control adecuado exige que se examine su descripción,
cantidad, arribo oportuno y condición.
Reporte de recepción: Es el documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancías
tangibles, que indica la descripción de las mercancías, cantidades recibidas, fecha de recibida y otros datos
pertinentes. La recepción de mercancías y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que
los clientes reconocen normalmente la constitución de un pasivo por la adquisición.
La mayoría de las empresas hacen que el departamento de recepción inicie un reporte como evidencia de la
misma y el examen de las mercancías. Por lo regular se envía una copia al almacén y otra al departamento de
cuentas por pagar para sus necesidades de información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se
controlen físicamente las mercancías desde el momento de recepción hasta la salida. El personal en el
departamento de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del departamento de
contabilidad.
Diario de adquisiciones: Se utiliza para registrar las transacciones de adquisiciones. Por lo general, incluye
varias clasificaciones para los tipos más significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios,
reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, los débitos y créditos
misceláneos. También puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones.
Factura del proveedor: Es el documento que indica conceptos como la descripción y cantidad de mercancías
y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de descuento en efectivo, fecha de facturación.
Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por la
adquisición.
Póliza de cargo: Es el documento que indica la reducción en la cantidad que se le debe al proveedor por
mercancía devuelta o por rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un
proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.
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Póliza: Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de
registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas incluyen una hoja o fólder de cubierta para contener los
documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de
empaque, reporte de recepción, y factura del proveedor. Después del pago se agrega una copia del cheque al
paquete de pólizas.
Archivo maestro de cuentas por pagar: Es el archivo para registrar las adquisiciones individuales,
desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el
archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y
archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora.
Relaciones de cuentas por pagar: Es el listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada
factura o póliza en un momento determinado.
Estado de cuenta del proveedor: Es un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que
indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final.
Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del
cliente. En las compañías, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de recepción de
mercancías y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En
cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo
correcto de las adquisiciones.
Cheque: Es el medio de pago de la adquisición cuando se vence el pago. Después una persona autorizada
firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se
le llama cheque cancelado.
Los controles más importantes en la función de salidas de efectivo incluyen la firma de cheques de la persona
con la autoridad necesaria, separación de responsabilidades para firmar los cheques y desempeñar la función
de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque.
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Los cheques están foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteración del nombre
del receptor o la cantidad. También es importante tener un método de cancelación de los documentos de
respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en los documentos de respaldo.
Formas y documentos importantes.
Requisiciones de compras.
Órdenes de compra y contratos.
Documentos de recepción de mercancías.
Factura de proveedores.
Notas de cargo y de crédito.
Solicitudes de cheque.
Recibos de servicios.
Pólizas de cheques.
Bases usuales
Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece, precios, etc.
Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial
de pagos efectuados.
Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.
Enlace con otros ciclos
Se distinguen los siguientes enlaces con otros ciclos:
Desembolsos de efectivo y cheque que se enlazan con el ciclo de tesorería
Recepción de bienes, mercancía y servicios que se enlazan con el ciclo de producción
Resumen de actividad (póliza de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
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Ciclo de nominas y personal
El ciclo de personal y nóminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la
clasificación o método con que se determine su compensación.
Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con
tiempo extra o sin él, vendedores a comisión, personal de fábrica y sindicalizados a los que se les paga por
hora.
Funciones típicas
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación del personal y termina con el pago a los
empleados por los servicios prestados, al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados
en las nóminas.
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
Reclutamiento y selección de personal.
Contratación de personal.
Llevar las relaciones laborales.
Preparar informes de asistencia.
Registro, información y control de nómina.
Desembolso de efectivo.
Promoción y evaluación de personal.
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de nóminas existen diversos registros dentro de los cuales podríamos distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
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Pago de nóminas.
Anticipos de sueldos y préstamos al personal.
Distribuciones de mano de obra.
Otras prestaciones al personal.
Ajustes de nóminas.
Formas y documentos importantes
Las formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
Solicitud de empleo.
Contratos de trabajo.
Informes de tiempo.
Tarjetas de reloj.
Autorización de ajustes de nóminas.
Autorización de pagos especiales.
Recibos de pago.
Cheques.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen
aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información
que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da, se pueden clasificar como sigue:
Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
Bases Dinámicas Representaciones por información resultante del proceso de las transacciones y que como
tal se está modificando constantemente.
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Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución,
prestaciones a empleado, etc.
Registro de salarios de empleados.
Enlaces con otros ciclos
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Desembolso de efectivo que se enlaza con el ciclo de tesorería.
Recepción de servicios de mano de obra que se enlaza con el ciclo de producción.
Resumen de actividades (póliza de registro contable que se enlaza con el ciclo de informe
financiero).
El ciclo de producción
El término producción se aplica a todo el proceso en el cual determinados materiales se combinan o modifican
de alguna manera por la intervención de personas que utilizan maquinaria y equipo.
La gran variedad de empresas manufactureras y la diversidad de artículos que se producen hace sumamente
difícil establecer un procedimiento único para efectos de control. Sin embrago, existen elementos comunes en
todo ciclo de producción, tales como: materias primas y materiales, mano de obra y maquinaria y equipo. La
utilización y combinación de todos estos factores, de acuerdo con las particularidades de la empresa, dan por
resultado los productos que se venden.
La importancia del proceso de producción varía en cada empresa. En algunos casos podrá ser insignificante,
como por ejemplo en cadenas de supermercados; en cambio, en una fabrica de automóviles o en una
fundidora de metales, la mayor parte de las operaciones estará concentrada precisamente en el proceso
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productivo. Al mismo tiempo, esta área se complica por las diversas actividades relacionadas con los
procedimientos para obtener y procesar los materiales, utilización de maquinaria y equipo y el entrenamiento
del personal.
Además existen problemas de coordinación con otras actividades importantes de la empresa como compras,
financiamiento, personal y mercadotecnia. Por lo tanto, se deduce que el proceso productivo es de gran
trascendencia en la administración de una empresa manufacturera y requiere de gran cuidado para lograr un
control verdadero, tanto desde el punto de vista técnico como administrativo.
Las características de la fabricación influyen para determinar los procedimientos administrativos más
adecuados. Si es una línea de ensamble, ordenes de trabajo o procesos de producción, los procedimientos y
controles tendrán que adaptarse a las situaciones existentes. El control de las diferentes operaciones debe
ampararse necesariamente en las políticas establecidas para la producción y en la asignación especifica de
responsabilidades de los participantes en los procesos. Lo anterior incluye: preparación de presupuestos de
producción; coordinación de la maquinaria y equipo y el personal necesario con los planes de venta de los
productos; requerimientos de financiación y programas de inversión.
Funciones típicas del ciclo de producción
El ciclo de producción en un negocio de manufactura en sus distintas variantes comprende la planeación y
control de la producción, que a su vez incluye la contabilidad de costos, la administración de inventarios y la
contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.
Debe atenderse a las características de la empresa respecto a volúmenes, complejidad y costo de mantener los
controles en comparación con los riesgos de errores o fraudes, debe existir una separación de labores entre los
responsables de la operación de la producción y custodia de los inventarios, de los encargados de la
contabilidad de costos, registros de inventarios y cuentas de control, es necesario implantar procedimientos
para asegurar que toda la documentación se procese adecuadamente, y evitar cambios no autorizados en
registros maestros.
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La efectividad de un sistema de costos en una empresa industrial se determina, en primer lugar, por el diseño
adecuado de sus procedimientos productivos y la operación eficiente de la planta. Por otra parte, la planeación
e implantación del sistema de costos debe ser hecha por expertos en la materia, aunque cabe advertir que la
intervención de los ejecutivos responsables de la empresa es indispensable para lograr resultados prácticos.
La razón es que, en ocasiones los contadores de costos tienden a incluir detalles que si bien son correctos en
su forma, poseen escaso valor para el control de las actividades de producción.
El establecimiento de costos estándar en la mayoría de los casos produce resultados satisfactorios. No
obstante, es necesaria la revisión inmediata de las desviaciones y la investigación de las causas que las
provocan.
No debe perderse de vista el objetivo fundamental de la contabilidad de costos, que es obtener el control de la
producción. Por lo tanto, entre otros puntos, la presentación oportuna y correcta de los reportes a los
encargados de las operaciones de producción, así como estadísticas con detalles sobresalientes e informes
consolidados a la gerencia, serán esenciales para lograr dicho control.
El control de inventarios debe hacerse siempre través de la contabilidad mediante las cuentas
correspondientes y los registros auxiliares que contengan los movimientos y saldos de cada uno de los
artículos, controlarlos mediante inventarios físicos es una forma muy clara y precisa de la forma en que se
utilizan los materiales, el objetivo primordial del sistema de control se consigue con la determinación de las
discrepancias y la búsqueda de las causas que la originaron.
Los controles administrativos para el control de activo fijo deben basarse en la importancia que posean dentro
de la operación de la empresa, el interés principal de la administración debe encaminarse a que los bienes que
intervienen en la producción provean sus servicios en forma eficiente.
La mano de obra es importante en este ciclo ya que de él depende la producción de los artículos ó materias
primas que se elaboren para su posterior venta, se debe tomar en cuenta que constantemente hay rotación de
personal y que estos movimientos afectan de manera directa, se tienen que establecer planes estratégicos para
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que la producción no pare y que constantemente se capacite al personal para el buen funcionamiento de la
maquinaria y la producción sea satisfactoria de acuerdo a las proyecciones establecidas.
La planeación de actividades a corto y largo plazo de adquisiciones o construcción de edificios y maquinaria
con sus presupuestos correspondientes y la asignación de funciones y responsabilidades para la
administración de esta clase de bienes, así como la debida comunicación y coordinación con los
departamentos de producción y de finanzas serán condiciones esenciales para el control de las operaciones de
este carácter.
A continuación se hace mención de puntos importantes necesarios para el control de los inmuebles,
maquinaria y equipo:
Todas las adquisiciones de activo fijo deben iniciarse por los funcionarios autorizados y conforme a
los presupuestos aprobados por la gerencia.
En caso de construcciones dentro de la empresa, aparte de las autorizaciones respectivas, deberán
mantenerse registros actualizados y emitirse reportes periódicos a los funcionarios responsables.
Todos los bienes de activo fijo deben registrarse en contabilidad. Periódicamente practicar
inventarios físicos y, en caso de discrepancias, investigarlas y aclararlas.
Una ventaja adicional derivada de la inspección física es la oportunidad de verificar la operación de
los equipos, su cuidado y posible obsolescencia.
Definir por escrito las políticas y procedimientos respectivos a capitalización de inversiones y gastos
de mantenimiento, así como en lo que se refiere a depreciaciones.
Las reevaluaciones del activo fijo deberán hacerse conforme a las políticas aprobadas por la
dirección general.
Todos los equipos deberán estar protegidos contra robo o destrucción. (Administración de seguros,
visto ya en el ciclo de tesorería).
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de producción se pueden distinguir, entre otros los siguientes asientos contables comunes:
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Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado).
Aplicación del costo de la mano de obra.
Aplicación de los gastos de fabricación.
Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos.
Variaciones (incluyendo desperdicios).
Cambios en el valor den libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos
(actualización).
En algunos casos extraordinarios la venta de maquinaria y equipo.
Aplicación de los seguros contratados para el traslado de la materia prima.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos para el ciclo de producción son entre otras las siguientes:
Bases de referencia
1. Información de los elementos del costo.
2. Relaciones de materiales.
3. Hojas de ruta e ingeniería del producto.
Bases dinámicas
1. Auxiliares de inventarios.
2. Hojas de costos.
3. Listados de valuación de inventarios.
4. Archivo maestro de inmuebles, maquinaria.
5. Análisis de otros costos amortizables.
Formas y documentos importantes
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Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción pueden ser:
Ordenes de producción.
Requisiciones de materiales.
Tarjetas de tiempo (mano de obra).
Informe de producción.
Informe de desperdicios.
Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de producción se pueden distinguir algunos de los siguientes enlaces con otros ciclos de
transacciones:
Recepción de bienes, mercancías y servicio, con el ciclo de compras.
Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.
Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.
Recopilación de la información con el ciclo de informe financiero.
Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.
Ciclo de informes financieros
Independientemente del volumen de operaciones o peculiaridades de una organización, el objeto principal de
los informes financieros es proporcionar información suficiente y oportuna a los usuarios.
Por otra parte, con el fin de asegurar que ella es confiable, es preciso establecer en la contabilidad los sistemas
y procedimientos adecuados de tal manera que las transacciones se registren correctamente. Además, es
indispensable aplicar criterios y juicios apropiados por parte de la gerencia de la interpretación de las cifras
registradas en la contabilidad.
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Los estados financieros y, en general, toda la información financiera está sujeta al cumplimiento de los
principios de contabilidad generalmente aceptados y, en ocasiones, a las leyes y reglamentos
gubernamentales.
La estructura de los informes financieros también puede variar, dependiendo de la forma de operar de la
compañía. Una corporación de tipo internacional con empresas filiales en el extranjero, requiere de reportes
especiales y más amplios que una compañía que solo opera en le país. Adicionalmente, una organización
internacional necesitará preparar los reportes de conformidad con los requerimientos estipulados en las
localidades donde opera. Asimismo, es probable que necesite planear su estrategia tributaria para minimizar el
pago de impuestos y la presentación de declaraciones fiscales.
Por lo que se refiere a la información financiera de carácter interno, los reportes pueden adoptar diferentes
formas y propósitos. Algunos pueden contener datos sobre costos de operación, contribuciones marginales o
análisis de utilidades. Otros más, se referían a los resultados de los centros de operación o de la organización
en su totalidad.
En algunas compañías serán necesarios reportes analíticos. Todo esto deberá tomarse en cuenta para diseñar
los procedimientos de información financiera, que será utilizada por la gerencia para la administración y el
control de las operaciones.
La información financiera de carácter interno puede variar en importancia según el tamaño y volumen de
operaciones. Algunas compañías, particularmente las pequeñas o medianas, pueden operar eficientemente con
un sistema sencillo, ya que la información que se requiere se obtiene fácilmente por medio del contacto
personal con los encargados de las ventas, compras y producción. A medida que la empresa crece necesitará
sistemas más elaborados y mayor control para la obtención de la información financiera.
Sin embargo, en materia de información ésta debe ser la necesaria; demasiada información puede causar
tantos problemas como la muy escasa, de manera que habrá de buscarse la cantidad y calidad optima de
información que se requiera para satisfacer las necesidades.
La información disponible para quienes toman decisiones se pueden clasificar en dos grupos generales:
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Información Cuantificable. Este tipo de información es la susceptible de ser medida: en unidades monetarias;
en peso, en unidades o volúmenes. En síntesis, todo lo susceptible de medirse debe ser cuantificable.
Por lo general, mientras mayor sea la cantidad de datos medibles de que pueda disponer, más fácil será la
decisión. Un ejecutivo puede analizar la información y decidirá que curso de acción o decisión adoptar.
Información no Cuantificable. Se dispone de información no cuantificable pero que sin embargo debe tomarse
en cuenta en un proceso decisorio; en estos casos las estimaciones, apreciaciones, expectativas, perspectivas
de las personas que decide juegan un papel determinante en la vida de su organización.
Como ejemplo de ello se tienen las políticas gubernamentales cuando no se tiene claro su alcance u objetivo;
cambios en satisfactores de los consumidores; influencias externas en gustos y modas; problemas socio-
políticos difíciles de predecir; huelgas potenciales internas o externas a la entidad y que la afectan; etc.,
mientras mayor sea la información no cuantificable -y en ocasiones imponderables- más difícil será la
decisión.
Por otro lado, no se debe soslayar que entre más información cuantitativa se posea, mayor será el numero de
opciones o alternativas a elegir, lo cual dificulta el proceso de decisión. En este punto entra en juego la
información no cuantificable que, al combinarse con la que sí se puede medir, amalgamará un conjunto de
elementos informativos que serán el punto de apoyo para tomar la decisión final.
Bajo el preámbulo comentado, se entra ahora a los ciclos de información que se identifican en tres vertientes:
contable-financiera, administrativa y operativa.
Información Contable-Financiera. El propósito de la contabilidad es proporcionar información cuantitativa,
de carácter financiero primordialmente, representada en informar cual es la situación financiera de una
entidad económica a una fecha dada, y cuáles son los resultados de operación por un periodo determinado.
Para cumplir en forma adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por:
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Identificación de las transacciones susceptibles de registro. Medición y valuación de esas transacciones
susceptibles en unidades monetarias; clasificación y registro de transacciones; comunicación de los resultados
del proceso a través de los estados financieros emanados de la propia contabilidad.
Información Administrativa. Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya
que parte de su conformación está desarrollada en base a estimaciones, lo anterior no quiere decir que la
contabilidad necesita complementarse porque también es necesario reconocer que tiene sus limitaciones. En
este punto es en donde entra en juego la información administrativa para complementar la información
contable-financiera.
Al respecto la profesión contable ha desarrollado las denominadas Notas a los Estados Financieros que vienen
a coadyuvar en este proceso de generar información. Las notas a los estados financieros las prepara el
contador y las revisa el auditor con base a la información que obtienen de la administración. Las Notas a los
estados financieros son explicaciones que amplían el origen y significado de los datos y cifras que se
presentan en dichos estados, aluden a políticas o procedimientos contables, reglas particulares, proporcionan
información acerca de ciertos eventos económicos que han afectado o podrían afectar a la entidad. Las Notas
a los Estados Financieros forman parte integrante de los estados financieros.
El ciclo de información administrativa se complementa con los reportes e informes de tipo administrativo que
fluyen dentro de la organización: de nivel a nivel, de ejecutivo a subordinado, y de subordinado a ejecutivo.
Dichos reportes e informes, además de información contable-financiera, las más de las veces incluyen
también información operativa.
Información Operativa. Existe una verdadera necesidad de que la información contable-financiera esa
complementada con información operativa que habrá de ser preparada por las propias áreas operativas que la
generan y manejan. El punto central aquí es la es que la información operativa u operacional de detalle sea
igual (en su cuantificación y totalización) a las cifras totales de control consignadas en la contabilidad.
Por ultimo, se puede concluir que el ciclo de información tiene como eje central a la contabilidad y a la
información que de ella emana. La contabilidad es el eje de control; una entidad sin contabilidad correcta y
confiable, es una entidad sin control. Por tanto el punto de partida del ciclo de información se inicia con la
contabilidad.
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El sistema de contabilidad
Un sistema de contabilidad es el constituido por el conjunto de métodos y procedimientos que se emplean en
una entidad económica para registrar las transacciones y reportar sus efectos.
Desde el punto de vista procesal, un sistema contable es aquel que registra datos de manera lógica y ordenada
para proveer información. El ciclo operativo de un sistema de contabilidad inicia con la preparación u
obtención de una forma o documento comercial o un documento operativo; continúa después con la
cuantificación y captación de los datos contenidos en tales documentos y su respectivo flujo a través de los
pasos o etapas de un sistema: clasificación, registro, proceso de resumen, e información a suministrar.
Un sistema de contabilidad se consigna en un manual de contabilidad que debe contener, enunciativamente:
flujo de sistema contable, catálogo de cuentas, guía de contabilización, instructivo de contabilidad, catalogo
de formas que inciden en el sistema, paquete de estados financieros, claros señalamientos del apego a
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Flujo de Sistema Contable. Este proceso se divide en etapas, llevando un orden de la siguiente secuencia:
Identificación de las transacciones o conceptos a contabilizar. Concomitante con esa etapa inicial será el
allegarse de documentación que soporte las transacciones o conceptos a registrar.
Las transacciones o conceptos registrar más la documentación que los soporta constituyen la información
fuente que se consignará en una póliza de registro contable, siendo éstas las siguientes atendiendo a la
naturaleza del movimiento a contabilizar.
Las pólizas se registrarán en el libro diario general y en los diarios o registros auxiliares que se considere
necesario utilizar atendiendo a las necesidades de información y control que demande la organización.
Los registros efectuados en el libro diario general pasarán en forma concentrada al libro mayor o principal.
Los registros resumidos consignados en el libro mayor o principal servirán de base para la elaboración de los
Estados Financieros.
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Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es una relación
secuencial y ordenada de las cuentas contables que conforman un sistema de contabilidad.
Guía de contabilización. Sirve de base y orientación al contador de una entidad para el registro de las
transacciones y operaciones. Estandariza y homogeneiza los criterios de registro de las operaciones, evitando
con ellos discrepancias que provoquen falta de continuidad en los métodos y procedimientos de registro; y
asegura consistencia en los criterios para efectos de lograr comparabilidad entre estados financieros de
diferentes fechas y periodos con el propósito de conocer la evolución de la organización
Estado Financieros. Estará conformado por los cuatro básicos y otros estados complementarios.
Apego a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El sistema de contabilidad y todo el proceso
contable que se deriva de él deberá ser en estricto apego y cumplimiento a Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, que los define en los
siguientes términos: “Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación del
ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros”.
1.8.2 En base a funciones o actividades
Este enfoque de revisión dentro de la auditoria operacional-administrativa se basa en funciones que se refiere
al desempeño de un cargo y de las obligaciones impuestas por este cargo, establecido después de existir los
niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y
actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puesto de los
distintos departamentos de la organización.
La descripción de funciones se realiza primordialmente a través de las técnicas de análisis de puesto y de la
carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades (conjunto de operaciones o tareas
propias de una entidad o persona).
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La función debe expresar el resultado de la actividad realizada en forma tal que no quede circunscrito en un
contexto laboral específico; de esta manera la función es menos cambiante que la tarea. Por otra parte, la
función favorece -conlleva a- la identificación de distintas capacidades que se ponen en práctica al realizar
una actividad determinada.
Por ejemplo, si se dice que la persona "abre y cierra las válvulas en una línea de conducción de un líquido
determinado", sólo se reconoce la puesta en práctica de su capacidad física de trabajo; mientras que si se
identifica que una persona es capaz de "mantener regulado el flujo de líquidos en una línea de conducción" se
está reconociendo su capacidad para interpretar las distintas circunstancias en que se puede presentar el flujo
y la capacidad para decidir cómo actuar frente a las condiciones del flujo para mantenerlo regulado, además
de su capacidad para operar la válvula.
La apertura o el cierre de las válvulas, si fuera el caso, es el resultado de una decisión inteligente no un simple
acto mecánico.
Las Actividades es el conjunto de labores o tareas específicas, generalmente llevadas acabo por una persona o
un grupo pequeño, con el propósito de cumplir con los objetivos de la subfusión en que están comprendidas.
Definición y características
El enfoque de esta revisión se basa en la organización y el funcionamiento de acuerdo a sus políticas
establecidas por la gerencia y el consejo de administración, que deberá ser congruente con las Normas para la
Práctica Profesional, que establecerá claramente los propósitos del departamento de la auditoria interna,
especificando el alcance del trabajo, el cuál no debe tener restricciones y señalar que los auditores internos no
tendrán autoridad y/o responsabilidad respecto de las actividades que auditan.
Características
1. Enfoca su revisión en funciones y actividades a un nivel jerárquico.
2. Verifica información en base, a manuales, políticas, misión y objetivos de la empresa.
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3. Busca la calidad total dentro del funcionamiento de la empresa.
4. Se enfoca a la organización en niveles de una estructura institucional de controles automáticos y
mecanismos reguladores.
5. Ayudan a la función de la división del trabajo en las cuestiones técnicas de planes y programas de la
información de la gerencia y de la cual dependen los diferentes departamentos.
6. La revisión en base a funciones se aplica de lo general (el Propósito Principal reconocido) a lo
particular.
7. Debe identificar funciones delimitadas (discretas) separándolas de un contexto laboral específico.
8. El desglose de la revisión se realiza con base en la relación causa – consecuencia.
Importancia
Es de vital importancia para cualquier organización que se cumplan con los objetivos que se han establecido
desde el instante en que se lleva a cabo su planeación.
En la actualidad vivimos en un ambiente globalizado por lo que tenemos que navegar al ritmo de los cambios
competitivos que se van presentando con el paso del tiempo.
Los nuevos desafíos que deben enfrentar en la actualidad las empresas consisten en:
En luchar contra el incremento de la competencia a nivel mundial.
El deterioro ecológico.
La negligencia respecto a la infraestructura.
El estancamiento económico.
Escasez de mano de obra calificada y muchos otros problemas de índole política, económica y social.
Es por ello que las empresas deben centrar su atención en la Auditoria Interna no como un gasto, sino como
una inversión que ayudara a contribuir a la evaluación y estudio de todos desafíos a los que se tiene que
enfrentar la empresa diariamente.
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Es necesario que se tenga conciencia del objetivo que se pretende con el trabajo del auditor es el estudio y
evaluación de las fases del proceso administrativo.
1. Revisar que la estructura en base a jerarquías necesarias y sus agrupaciones de actividades, con el fin
de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social sean ejecutadas de acuerdo a las necesidades
del la organización, planes, políticas, lineamientos y procedimientos establecidos por la administración.
2. Que la comunicación y los sistemas de información sean canalizados adecuadamente en cada sector
o área para su adecuada coordinación.
3. Rectificar que el factor humano con el que se cuenta para la ejecución de los objetivos establecidos
sea el adecuado, capaz y que conocen el rol que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan
unas con otras.
4. Confirmar que la estructura de la organización esta diseñada de manera tal, que sea perfectamente
clara para todos los que debe realizar determinada tarea y quién es responsable por determinados resultados;
en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y
se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
5. Estudiar que el crecimiento de la empresa y el aumento del personal sean los necesarios y no los
innecesarios para la empresa.
Es importante para evaluar la pérdida de capacidad competitiva, falta de eficiencia en el uso de los recursos.
El estudio de las estructuras organizacionales se hace debido a que la eficacia y eficiencia de una
organización en lograr sus objetivos, depende de su organización.
Alcance de la revisión en base a funciones
La revisión de funciones, subfusiones y actividades deben hacerse estudiando por separado cada uno de ellas,
para después hacerlo en conjunto. En una empresa hay que considerar hasta la unidad más mínima de la
empresa, ya sea en la actividad realizada por cada persona.
Este apartado de revisión consiste en llevar a cabo una descripción de las actividades inherentes a cada uno de
los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgánica, que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.
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Para una mejor comprensión, se hacen las siguientes recomendaciones:
• Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate.
• Que los títulos de los órganos sean los mismos que se señalen en el apartado de la estructura
funcional.
• Que la descripción de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional.
• Que la descripción de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.
Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgánica, así como el equipo humano del área sujeta a
revisión deberá empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, ¿no lo tiene la entidad? ; o, si lo
tiene ¿esta actualizado? Razones de más para que el auditor lo elabore y en la ejecución encontrará la
magnifica oportunidad de empezar a conocer la operación organizacional del área que está revisando y, sobre
todo las personas involucradas.
Para llevar acabo esta etapa de trabajo, el auditor se auxiliará de técnicas de análisis de sistemas con las que
revisará absolutamente todas las actividades de la función sujeta a auditoria, así como el personal que las
realiza y con qué elementos las lleva a cabo.
Aspectos a considerar en está revisión.
Los aspectos a considerar en este análisis son los siguientes:
Organigrama detallado.
Descripción de puesto y/o actividades principales.
Costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria.
Cuadro de distribución costo-cargas de trabajo.
Análisis de procedimientos de operación.
Análisis del sistema de información.
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Se puede contemplar también la administración en términos de las áreas funcionales de una organización
típica. Estas áreas se refieren al agrupamiento de diferentes trabajos cuyas características o actividades
guardan similitud; en este caso, la clasificación podrá variar dependiendo de la importancia del área funcional
en lo particular en una organización dada. Como ejemplo de áreas típicas se pueden incluir las siguientes:
investigación y desarrollo, ingeniería, producción, mercadotecnia, administración, personal y finanzas.
Ventajas de la revisión en base a funciones o actividades. En este tipo de revisión se puede mencionar las
siguientes:
Establece el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y
atribuciones que les han sido asignados.
Determina si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y eficaz.
Determina si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
Determina si se están llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente
autorizados.
Proporciona una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte
del ente.
Mejora la calidad de la información sobre los resultados de la administración del ente que se
encuentra a disposición de los formuladores de políticas, legisladores y de la comunidad en general.
Alienta a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar
información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y
mensurables.
Evalúa el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones
gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos.
Determina el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en
los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
Auditar y emitir opinión sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de la
organización.
El mejor control es aquel que como resultado de su aplicación se presenta en acciones correctivas oportunas
tomadas o iniciadas por los superiores en el nivel jerárquico de implantación de la acción, sin necesidad de
llevar el asunto a los niveles más altos.
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Bajo este concepto la alta dirección debe ocuparse únicamente con los aspectos muy significativos de control,
es decir acciones correctivas de impacto general o muy importantes; mientras tanto, los auditores internos y
externos se ocuparán solamente de las excepciones o debilidades principales en el sistema de control interno.
La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultando
algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.
La Teoría General de la Administración (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupa de la
administración de las organizaciones.
En el trabajo de la auditoria operacional-administrativa, se deben tener en cuenta los conceptos básicos de la
administración y se debe comprender el entorno en el que se desenvuelve al estudiar si una área funcional es
debidamente coordinada, los responsables del puesto deben tener muy sólidos los conceptos mencionados y es
ahí donde el Auditor debe estudiar y analizar dicha función.
1.8.2.1 El plano organizativo dinámico
Según Henry Farol, considerado el padre de la teoría de la administración clásica. Este plano dentro de una
organización debe contar con ciertos principios administrativos, que son: Planeación, Organización,
Dirección, Control. En el momento en que realizamos una investigación y revisión específica de lo que
corresponde al Plano Organizativo Dinámico, nos enfocamos en el cumplimiento eficiente y eficaz de cada
uno de tales postulados.
Planeación
La primer fase en la cual el auditor debe considerar al iniciar la auditoria en el proceso administrativo, que
consiste fundamentalmente en prever el futuro y con base al planear cursos alternativos de acción, evaluarlos
y así definirlos adecuadamente para alcanzar determinados objetivos. Pueden comprender por lo tanto el
establecimiento de políticas, procedimientos, presupuestos y procedimientos, etc., o de cualquier otro
elemento que tienda a precisar las características y condiciones del curso de acción.
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Revisión de pronósticos: Resulta de gran beneficio para el auditor si este define claramente con el cliente, la
colaboración que este proporcionará al auditor en el desarrollo de la revisión. Ejemplo: El personal de cliente
que tanto apoyará al auditor, esto con el fin de darnos una idea de los resultados de la auditoria.
Revisión por objetivos: Es el acuerdo entre el cliente y el auditor, debido a que, es contratado es con el
objetivo de detectar posibles anomalías de la empresa, para esto se fijan metas a alcanzar con la auditoria.
Revisión de políticas: Es cuando el cliente le da a conocer las normas que rige la empresa, las cuales el
auditor debe respetar y cumplir, ya que esta en juego el prestigio del auditor y de la empresa (cliente), estas
políticas deben realizarse y en algunos casos son confidenciales, para el auditor son secreto profesional.
Revisión de programa: Es la revisión en conjunto de funciones y actividades que integran un programa
especifico, asignado a una o varias unidades. Y el programa de auditoria es un plan de trabajo con
condiciones de elementos de tiempo que sirve para desarrollar una auditoria y obtener resultados
satisfactorios, guiar a sus ayudantes en el desarrollo de su trabajo, controlar el tiempo real y comparar lo con
lo estimado, determinado el trabajo que falta por realizar y estimar el presupuesto de la auditoria.
Cuestionario del control interno: Es aquel donde se hace una serie de preguntas de las labores que realiza
cada uno de los empleados.
Programas de auditoria: Son aquellos que se les llama papeles de trabajo en donde esta situado el desarrollo
de las actividades a realizar el auditor y teniendo derechos de realizar preguntas ya sea orales o escritas.
Carta de sugerencias: Es el tipo de cuestionario que el auditor realiza dando posibles alternativas a los
problemas, que haya encontrado en la empresa.
Organización
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La organización es una unidad social coordinada, conciente, compuesta por dos personas o más, que funciona
con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.
Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son
escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los
organismos de los gobiernos locales, estatales y federal, etc.
El propósito de la organización: Es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la
eficiencia organizacional. La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los
objetivos de la empresa, se considera un principio de la eficiencia organizacional estructurada, para ayudar al
logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados. Esto quiere decir
que la causa básica de la estructura organizacional es la limitación del tramo de la administración ya que si no
existiera esa limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.
Fundamentos básicos de la importancia de la organización en la auditoria:
Es de carácter continuo, jamás de puede decir que se ha terminado ya que los recursos cambian.
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzo.
Evitar lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la
productividad.
Reduce e elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la autoridad y de la departa
mentalización son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos
aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.
Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes
obtienen un sentido de proporción o una medida del proceso total de la organización.
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Evaluación de la estructura de la organización.
Se proporciona un equilibrio entre las varias actividades.
Disminuye la duplicidad del trabajo.
A los miembros se les señalan tareas para las cuales están bien calificados.
Las líneas de autoridad son claras.
Se proporcionan controles y se utilizan.
Dirección
La dirección es hacer que todos los miembros del grupo deseen alcanzar los objetivos y se esfuercen en lograr
los objetivos que el gerente desea que logren por que ellos quieren lograrlos esto es esencial en la fase del
proceso administrativo, un jefe debe tratar que sus subordinados actúen no por imposición de él, sino
mediante la colaboración espontánea de ellos. Dicha colaboración se lograra precisamente cuando se motiva a
la gente, cuando se hacen reconocer que dentro de los objetivos generales de la empresa están latentes sus
objetivos individuales.
Los principales sentimientos que muevan a la gente son los siguientes:
Ingresos suficientes.
Reconocimiento a su dignidad.
Reconocimiento de su trabajo.
Posibilidad de superación personal.
Seguridad en su empleo.
Las relaciones humanas de estás dependerá el éxito d quien dirige. La colaboración de los subordinados
depende de la armonía que existe entre estos y su jefe, considerando que la iniciativa es de este ultimo en
cuanto a que debe reconocerle primordialmente su dignidad humana. Este reconocimiento se refleja en la
forma en que los jefes guían a sus subordinados, como les comunican las órdenes, cómo dan un
reconocimiento a su trabajo y aún una llamada de atención.
72
El auditor debe tener una visión más real a cerca de las relaciones humanas que se practican. Para tener
información básica que sirva para emitir un juicio suficiente significativo sobre las relaciones humanas que
privan, el auditor puede guiarse con un cuestionario ejemplo:
¿Existen frecuentes críticas y quejas entre el personal, tanto de jefes como de subordinados?
Los rumores, las órdenes mal dadas, las reprimendas injustas, los favoritos, etc. Son generalmente causas de
criticas y quejas que desintegran la armonía entre el personal.
¿Saben los jefes dar el debido reconocimiento a los empleados que lo merecen?
A los empleados les gusta que se les reconozca el merito cuando hacen algo bien
¿Cómo se llama la atención a los empleados?
A toda la gente le disgusta las criticas y las comparaciones desfavorables hechas en público; no les gusta el
desprestigio.
¿Cómo se llama la atención a los empleados?
A los trabajadores no les gustan los jefes dominantes, siempre prefieren a aquellos que les inspira respeto y
confianza, no por temor sino por facultad de mano.
La evaluación de los dirigentes debe ser mediante los resultados que logran sólo tendrán veracidad cuando los
planes se hayan determinado lo más perfectamente posible y se encuentren en una estructura orgánica
adecuada para poder deslindar responsabilidades entre niveles ejecutivos.
El auditor administrativo para llevar a cabo dicha evaluación y debe percatarse en lo siguiente:
Cada jefe o directivo debe tener fijados claramente sus planes y objetivos.
Los planes y objetivos de los niveles inferiores deben estar subordinados a los planes y objetivos
generales.
Los objetivos señalados y los obtenidos, deben medirse sobre bases cuantitativas tales como el costo,
volumen de venta, rendimiento de inversión, utilidad e ingresos.
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Los jefes directivos deben tener una guía de presupuesto de área que dirijan, el cual estará derivados
de los presupuestos generales.
La estructura orgánica de cada jefe o directivo, señalando su autoridad y responsabilidad así como
las relaciones con los demás miembros de la organización.
La responsabilidad de quien dirige la función es el titular del órgano interno de control de una
dependencia o entidad, no puede supervisar personalmente todas las labores que supone la ejecución de la
auditoria.
Es indispensable delegar parte de esa tarea en el rango de supervisores que dependen de él.
Toda vez que le incumbe la responsabilidad de la totalidad del trabajo, tendrá que establecer
mecanismos y procedimientos adecuados de supervisión.
Vigilar de cerca la actuación de los supervisores, asegurándose de que poseen los conocimientos
técnicos y capacidad profesional suficiente para el adecuado cumplimiento de las atribuciones que se les
confieren.
Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados. Las funciones o papeles que desempeña un
director general se pueden fundamentar en tres esferas:
Interpersonal.
Informacional.
Decisional.
También lleva a cabo las siguientes actividades:
Realiza ceremonias, actividades de estatus, invitaciones.
Es responsable de la motivación y actividad de los subordinados.
Mantiene y desarrolla contactos exteriores, favores e información.
Maneja toda la correspondencia y contactos con el objeto primordial de incrementar la recepción de
información.
Traspasa la correspondencia a la organización con el propósito de informar, contiene contactos
verbales que envuelven los flujos su información hacia los subordinados.
Realiza estrategias y revisa el diseño de proyectos de mejoras.
Afronta alteraciones y crisis.
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Programa, peticiones para el visto bueno; toda la actividad que este relacionada con presupuestos y
programas de trabajo de los subordinados.
Negocia.
Características:
Persistencia. Tenacidad, confianza en sí mismo y en lo que va a emprender, así como una resistencia ante las
dificultades, aun cuando las condiciones parezcan imposibles.
Visión. La persona que pone en marcha un negocio debe dedicar todo su esfuerzo para lograr sus objetivos.
Creatividad. Es en los cambios e innovaciones donde la imaginación juega un papel extraordinario.
Comunicación. Debe tener la habilidad de comunicarse tanto con los miembros de una empresa como con sus
clientes.
Conocimiento y experiencia. El conocimiento de la administración y de las relaciones humanas es
fundamental para combinar y optimizar los recursos.
Otras cualidades. Debe ser dirigente: buen juicioso, don de mando, apreciar el valor, etc.
Control
El "control interno" es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los
propietarios y directores de empresas o titulares y administradores de entidades públicas para dirigir y
controlar las operaciones de sus instituciones. Normalmente para una entidad especifica se refiere a su
"sistema de control interno" a pesar de que no existe un sistema definido en forma separada con sus propios
75
procedimientos, normas, manuales, etc., siendo los procedimientos y procesos de control interno incluidos en
todos los demás sistemas administrativos y operativos.
Es importante reconocer la necesidad de canalizar en la dirección deseada los esfuerzos del personal
designado para llevar a cabo la labor de establecer y operar el control. Por lo tanto, aun cuando existen ciertos
principios y requerimientos que deben observarse al calificar y seleccionar el personal adecuado, todos los
otros elementos de control interno están diseñados para "controlar" las actividades de los funcionarios y
empleados de la entidad. En otras palabras, el concepto de control se refiere a la acción y no a la forma.
Las técnicas específicas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varían de una
entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones. Sin
embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un sistema de control eficaz.
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
3. Tomar acciones correctivas.
Cada uno de estos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la competencia y actitud de
todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de
los resultados.
El proceso administrativo no está en manos de unos cuantos funcionarios, aún tratándose de organismos
pequeños. Cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia es los resultados de los esfuerzos de muchos
funcionarios empleados.
La esencia del control está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas
medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones para que estén de conformidad con las
normas prescritas o con los objetivos perseguidos.
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El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, de tal forma que no se
puede ni debe concebirse separadamente. El término "control" se emplea en una amplia gama de sentidos y
aplicaciones; por tal motivo, para enfocarlo en el contexto de la entidad, se emplea el término "control
interno" para dar énfasis a su naturaleza interna en la entidad, pudiéndose agregar el término "gerencia" con
fines de enfatizar en la responsabilidad principal de la gerencia por el funcionamiento efectivo de todos los
niveles.
1. Formulación de objetivos
El primer paso es determinar lo que se desea lograr, expresando normalmente en términos de objetivos. Un
objetivo puede ser establecido a nivel elevado en términos generales o puede establecerse a un nivel inferior
en mucho más detalle.
Frecuentemente objetivos a niveles más inferiores son considerados como normas. Muchas veces existen
diferencias de opinión sobre la definición de objetivos y de metas. En la realidad una definición exacta no es
tan importante, en todo caso debe existir algo determinado que tiene que ser logrado y lo importante es la
validez del objetivo, meta o norma. La evaluación de validez incluye el cuidado al desarrollarlo si es lo
suficientemente específico, si hay acuerdo general respecto a su aplicabilidad y el grado al cual su logro
puede ser medido. Asimismo, la efectividad del proceso de control está vinculada directamente con lo
adecuado de los objetivos establecidos.
Es la medición de las actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajustan a los
planes.
Es la medición de los resultados obtenidos y confrontación con los resultados esperados, analizando
las desviaciones.
Establecimiento y fijación de la más convenientes base y áreas de capacitación de datos.
Elaboración de procedimientos más adecuados para la medición de la actuación.
Evaluación y determinación de las desviaciones, mediante la confrontación de resultados alcanzados
con los esperados.
Fijar las bases y el aspecto formal de las informaciones para facilitar la toma de decisiones y la
aplicación de las medidas correctivas.
Emplear adecuadamente los controles: financieros (presupuesto, contabilidad, estadística, etc.) y
administrativos (relación de estándares de eficiencia, reporte de cumplimiento, estadística etc.).
77
El campo de control en los últimos años dada la importancia que tiene el aspecto control interno, se ha dado
por dividir a este en dos ramas:
El control administrativo: Que es el que debe observar y aplicar en todas las fases o etapas de proceso
administrativo.
El control contable: Orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables
de una entidad.
El proceso de Control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si no se conocen los
resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos ni evaluar el grado de su
alcance. Por esta razón el concepto de Control Interno esta íntimamente vinculado con la aplicación de
"gerencia o administración por objetivos", a veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar
énfasis a los resultados concretos.
Los siguientes son algunos componentes básicos de control interno que son necesarios para su eficaz
funcionamiento:
Un deseo básico, necesidad, directiva o disposición y la autoridad y capacidad para su ejecución.
Un entendimiento común de los objetivos perseguidos y de los resultados esperados.
Un plan de organización.
Un plan de acción.
Unidades de organización con autoridad claramente delimitada.
Evidencia de que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad.
Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y las funciones y
actividades a ser efectuadas para lograrlos.
Establecimiento de políticas que orienten las operaciones, incluyendo políticas pertinentes a control
interno, información gerencial y auditoria interna.
Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en términos que faciliten
la comparación.
78
Revisiones continuas por los niveles superiores, del flujo de operaciones y rendimiento efectivo, por
medio de la observación directa e informes internos (retroalimentación), seguidas por decisiones dirigidas a
tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propósito, alcance y procedimiento.
Exámenes profesionales e independientes efectuados en forma periódica (auditorias internas y
externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la presentación
razonable de su situación financiera, de los cambios en al misma y de los resultados de sus operaciones
presentados en sus estados financieros; la evaluación del valor y aceptación de sus servicios o productos, de la
pertinencia del actual plan de operación en lo relativo a su ejecución y rendimiento, así como las
recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.
2. Medición de los resultados
Cuando el objetivo ha sido enunciado en términos a través de los cuales puede ser medido, el segundo paso de
control es comprobar el rendimiento actual. Es necesario determinar los logros alcanzados en el proceso de
consecución de los objetivos, debiendo entregarse esta información oportunamente a los funcionarios
responsables de tomar decisiones.
3. Comparación del rendimiento real con los objetivos
Esto involucra la comparación de los datos sobre rendimiento real con los objetivos previamente establecidos,
haciendo posible la identificación de diferencias o variaciones.
Este tipo de comparación puede efectuarse por períodos actuales cortos tanto como para períodos más largos.
En la práctica esta comparación frecuentemente está combinada con el informe de los resultados a través de
reportes internos presentados en forma comparativa.
4. Análisis de las causas de diferencias
El siguiente paso es determinar las causas de las diferencias o variaciones informadas e incluye la
determinación de varios factores que pueden influenciar en los resultados para medir factores que pueden
influenciar en los resultados para medir el efecto de dichas causas. Se debe determinar en más detalle los
motivos de variaciones en las actividades operacionales. Es necesario determinar las causas principales así
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como las subyacentes y a la vez hacerse un juicio sobre la importancia de los factores individuales que
resultan ser causas.
5. Determinación de la acción gerencial apropiada
Necesariamente el análisis de las causas de diferencias está íntimamente vinculado con la determinación de
las acciones gerenciales apropiadas a ser tomadas. En muchos casos el supervisor responsable efectúa dicho
análisis y en otros casos lo hace la persona que prepara las recomendaciones para acciones gerenciales. La
determinación de la acción gerencial, en cualquier evento, corresponde a la persona que tiene la
responsabilidad básica sobre las actividades operacionales involucradas.
A este nivel las alternativas disponibles tienen que evaluarse y es necesario formarse un juicio sobre la acción
específica que debe tomarse.
6. Toma de acción
Esta es la implementación de la acción gerencial decidida. Es necesario emitir las instrucciones necesarias de
manera que incluyan la consideración del grado de oportunidad, el nivel del personal y la complejidad de las
acciones a tomarse.
La acción a tomarse puede ser algo factible de rectificar rápidamente, por ejemplo, la corrección de un error o
puede extenderse sobre un período largo; por ejemplo, la revisión completa de un sistema. En todo caso, es
necesario un seguimiento para determinar si la acción ha sido tomada completamente y con los resultados
deseados.
7. Evaluación continúa
El último paso en el proceso de control es la evaluación de los resultados después de haber implantado las
acciones gerenciales. En efecto esta es una verificación posterior sobre la solidez de los juicios en que se basó
80
la acción necesaria y la manera en la cual las acciones fueron tomadas. Esta evaluación continua normalmente
es función de la auditoría interna, pero también puede ser efectuada por auditores externos.
Niveles Básicos de Control
Los niveles básicos del control sobre las actividades de las entidades del gobierno es la constitución del
Estado, cuyas disposiciones gobiernan la estructura y operaciones básicas del mismo. Este documento
establece su organización en poderes legislativos, ejecutivos y judiciales, así como las facultades y
obligaciones de cada uno. Esta separación de poderes es el fundamento del control.
Control Interno Operacional
El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un proceso cuyos elementos
son los siguientes:
1. El Desarrollo de los Objetivos: El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben
señalar los objetivos de la Unidad y las metas periódicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los
objetivos y políticas generales de la organización como conjunto.
2. La Efectividad del control interno operacional está relacionada directamente con la forma como se
establecen los objetivos y las metas.
3. La medición de los resultados: Una vez establecidos los objetivos y metas, es necesario proveer la
medición del rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de dichos
objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.
4. Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas: Esta comparación
hace posible la identificación de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos
débiles en el proceso.
5. Análisis de las causas de las diferentes desviaciones: Determinar por que resultaron las desviaciones
significativas.
6. La determinación de la acción gerencial apropiada: Al analizar la situación es necesario determinar
que acción correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.
7. La toma de acción: La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las
operaciones reales con los objetivos.
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8. Revisión continua: Después de haber efectuado la acción correctiva es necesario efectuar un
seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.
El plano funcional
En este plano se examina y evalúa cómo y de qué forma realiza la organización sus actividades productivas,
para lo cual el Auditor se puede valer de herramientas tales como los organigramas, mapas funcionales,
cuadros de distribución de trabajo, diagramas de flujo, entre otros. Uno de los fines más importantes de la
investigación de este plano, es el determinar cómo poder mejorar y hacer más efectivos los procesos
productivos de la organización.
Descentralización de Funciones
Se considera como la dispersión de los trabajadores y de las instalaciones físicas de una empresa. La
descentralización o desconcentración requiere definición de la delegación de autoridad y coparticipación de la
responsabilidad:
Precisión de la descentralización. Es el establecimiento de unidades alejadas del tronco o lugar
matriz.
Niveles de autoridad en la descentralización. El problema más delicado es que se sigue
compartiendo la responsabilidad, y si bien se concedió la autoridad a las descentralizadas, no se les puede
eximir de un control o supervisión que garantice un cumplimiento homogéneo.
Precisión de la desconcentración. Busca la localización de los que demandan productos o servicios.
El establecimiento de sucursales acerca a los demandantes pero impone limitaciones a la operación de estas
unidades.
Niveles de autoridad en la desconcentración. No recibe autoridad, sino en una proporción que
permite atender los asuntos más fáciles y que no comprometan la autoridad central.
Niveles de responsabilidad en la desconcentración. Es en la magnitud de la autoridad concedida y
también será supervisada aunque implica menos riesgo.
Problemática de la descentralización. La transferencia de autoridad y de responsabilidad hace
necesario establecer un sistema adecuado de supervisión y vigilancia.
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Problemática de la desconcentración. Las limitaciones de autoridad y de responsabilidad para las
unidades desconcentradas no permiten flexibilidad de operación y crean problemas en los demandantes.
Tendencia a la autocracia Benevolente en México. Resultante de una problemática histórica y de una
realidad social que favorece las actitudes centralistas, poder ilimitado.
Al realizar la desagregación de las funciones resulta útil identificar lo que debe hacerse (los resultados de la
actividad) para alcanzar el resultado que se espera lograr en la función que se está desagregando. Los
desgloses derivados de una determinada función deben ser los suficientes y los necesarios para el logro de la
función que les dio origen.
Delegación de autoridad
La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios
mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede
fomentar la coordinación de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta
en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de
los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada
puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación
organizacional. La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su
capacidad de cumplir los resultados esperados.
La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser
menor. El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los
administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la
organización.
La autoridad de una empresa debe ejercerse mas como producto de una necesidad de todo el organismo
social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Al transmitirse una orden, deben seguirse
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los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón y nunca de manera constante. Hay varios
tipos de autoridad:
Jurídica, que se divide en:
1. - Formal. Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o
subordinados.
2. - Operativa. Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien da facultad para
decidir sobre determinadas acciones.
Moral, se divide en:
1. - Técnica. Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos,
teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia.
2. - Personal. Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, etc.
El plano estructural
Podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que muchas de las Firmas o Empresas actuales, todavía sufren
influencias de tales organizaciones ancestrales. Una de las características de la Administración actual, es el
cambio constante; el cual se aplica a éste plano estructural, en tanto las estructuras organizacionales deben
investigarse con el fin de mejorarlas cada vez, y así brindar al cliente un servicio que llene sus expectativas.
Elementos de la Estructura
1. Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que sean
obedecidas.
2. Especialización: Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados.
3. Departamentalización.
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Identificación y clasificación de las actividades.
Agrupación de dichas actividades para cumplir los objetivos de la organización.
Asignación de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla.
Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical.
Entender que no hay un esquema Universal.
Por función empresarial.
Geográfica: Empresas de Gran Envergadura Geográficamente dispersas.
Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas mas no así a Finanzas.
Matricial: La estructura matricial crea líneas dobles de autoridad; generalmente combina
departamentalización funcional con la de producto.
Cadena de Mando: Se refiere a la Línea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente
de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.
Tramo de Control: Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?
Centralización / Descentralización
Hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se
reparte.
Estructuración de un Puesto
Un puesto esta altamente estructurado cuando podemos describir un conjunto finito y claro de actividades
rutinarias. Ejemplo: Un trabajador en línea de ensamblaje. Un puesto con tendencia a la in estructuración es
aquel que es diverso y que no puede ser descrito en términos de rutinas claramente definidas.
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Diseños Organizacionales más comunes:
Simple. Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca
formalización
Burocracia. Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especialización, muy formalizada, tareas por
departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de control y cadena de mando para la toma
de decisiones.
Matricial. Crea líneas dobles de autoridad, combina la departamentalización funcional con la de producto.
Nuevas tendencias de estructura:
Equipos.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.
Virtual.- Organización central, pequeña, que contrata externamente sus principales funciones de
Negocios.
Organización sin fronteras.- Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y
reemplaza los departamentos con equipos facultados.
Facultados.- que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones, capacitación, etcétera.)
Bases de las diferencias estructurales
Estrategia.
Tamaño de la organización.
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Tecnología.
Ambiente.
El plano del comportamiento
Las organizaciones ya han aceptado que su recurso más valioso y preciado es el Humano. Los investigadores
actuales prestan una especial atención a este factor como uno de los más críticos en la gestión de una empresa.
Las relaciones interpersonales, tanto formales como informales, son las que se investigan en este plano; ya no
observando al humano como una simple máquina productiva, sino como una de las partes más importantes de
la empresa a la cual hay que mantener, desarrollar y potencializar. Las empresas actuales, concientes de la
importancia del recurso humano, han implementado programas de Desarrollo Organizacional con el fin de
preparar para el cambio a sus apreciados colaboradores, concomitantemente con una efectiva capacitación
técnica.
El Comportamiento humano y el sistema social
El Criterio importante es la acción administrativa de la conducta del ser o seres humanos. Todo lo que se
logra la forma en que se logra y por qué se logra es visto en elación a su impacto e influencia sobre la gente
que, según se cree, constituye la entidad realmente importante de la administración. La administración no lo
hace, hace que otros lo hagan.
Se consideran al individuo como un ente sociológico, y el problema al que se enfrenta el gerente va desde
comprender y lograr los mejores esfuerzos de un empleado satisfaciendo sus necesidades sicológicas, hasta
entender toda la gama de la conducta sicológica, hasta entender toda la gama de la conducta sicológica de los
grupos representantes de toda la administración.
La fuerte tendencia en esta dirección ha popularizado la designación de la escuela administrativa
organización-comportamiento.
La influencia de la conducta es vital e incuestionable en el estudio de la administración, en donde se han
realizado contribuciones significativas: ejemplo, el énfasis sobre la participación, por medio del cual un
87
gerente trata de obtener de sus subordinados que tomen una parte activa en el proceso de la formación de
decisiones. El campo del comportamiento humano es amplio que hasta duplica el área de la administración.
1.8.2.2 Principales áreas funcionales
Las áreas de responsabilidad conocidas también como, departamentos o divisiones, están en relación directa
con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. De dichas áreas de
responsabilidad, actividades, funciones y labores homogéneas más usuales y comunes de todas las empresas
son ventas, mercadotecnia, producción, compras, inventarios, recursos humanos y finanzas.
Trabajo de Revisión:
Tome el organigrama con el que cuenta la empresa.
Describa la organización a partir del organigrama.
Mencione las tendencias de dicha organización. Como por ejemplo: velocidad en la toma de
decisiones, cómo influye sobre las personas, etc.
Compras
Las compras constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y
abastecimiento de los artículos que se adquieren para su reventa o su transformación es factor determinante en
los resultados económicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.
El propósito de la auditoria operacional-administrativa es establecer el grado de desempeño dentro de esta
área encaminado al a satisfacer el objetivo establecido por la administración.
Definición y características
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La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.
Características de funciones específicas del área compras:
Realizar el contrato con el proveedor (es decir, efectuar la operación de adquisición del servicio).
Seguimiento de la compra.
Registros y archivos.
Localización y selección de fuentes de aprovisionamiento.
Desarrollo de proveedores.
Características de funciones generales del área.
Conocimiento del producto / servicio que se elabora / presta y del método para hacerlo.
Conocimiento de la planta y de todos los procesos y subsistemas que operan en la misma.
Aseguramiento de la calidad y cantidad de envíos realizados por proveedores de materiales, partes o
piezas muy especiales.
Reclamos por atrasos y calidad no adecuada.
Conocimiento de las normas de derecho atinentes a contratos de compra – venta.
Conocimiento general del mercado.
Mantenimiento de registros actualizados sobre tecnología y tendencia general de la economía del
país.
Funciones de dactilografía, convencional o computarizada.
Operación de computadoras, para apoyo de la propia gestión.
Conocimiento de los factores que inciden en el costo de fabricación.
Estructura organizativa:
Por producto (materia prima).
Por fábrica o planta.
Combinada: cada fábrica o planta adquiere las materias primas que requiere para el proceso
respectivo. En todos los casos, dependiendo del tipo de producto, su participación relativa y el tamaño de la
empresa.
Ubicación en la estructura organizativa integral:
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Dependiendo de la gerencia general, como un departamento o área. Esta ubicación es recomendable cuando
se trata de materias primas muy escasas o críticas (metales y piedras preciosas, petróleo, materiales
estratégicos para la defensa), o cuando la negociación de compras implica volúmenes económicos muy
significativos, o cuando los productos adquiridos son partes, componentes o subconjuntos esenciales para la
fabricación de los productos finales.
Dependiendo de la gerencia de operaciones. Si las materias primas requeridas deben tener una calidad
especial, o bien características físicas o químicas particulares, el área compras debe ser ubicada en
Producción, porque se requieren conocimientos científico – técnicos para evaluar el control de la calidad de
ingreso.
Dependiendo del área de administración central.
Relaciones de compras con otras subáreas y áreas de la empresa:
Con ingeniería del producto.
Con ingeniería industrial.
Con mantenimiento.
Con higiene y seguridad industrial.
Con finanzas de la empresa.
Con control de calidad.
Las relaciones se establecen en base a las solicitudes de adquisición de bienes / servicios que las subáreas
hacen a compras y la información provista por compras sobre existencia de los solicitado, o bien de sustitutos.
Preguntas que un gerente de compras debe responder para lograr éxito en su gestión:
¿Qué comprar? Ingeniería del producto, ingeniería industrial, mantenimiento, higiene y seguridad
industrial y control de calidad requieren: materias primas, maquinarias, instalaciones y equipos, elementos de
protección para los operarios y para bienes del activo fijo, materiales y equipos para efectuar controles de
calidad.
¿Dónde comprar? Es necesario llevar registros de proveedores.
¿Cuánto comprar? Aplicar técnicas de investigación operativa.
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¿Cuánto comprar? Aplicando las mismas técnicas mencionadas.
¿Cómo comprar? La utilización de una metodología para efectuar las compras, el conocimiento de
diferentes formas de hacerlo (compra directa, licitación) y las normas financieras fijadas por la empresa.
Planeamiento de requerimiento de materiales (MRP): es un sistema costoso cuya utilidad es significativa en
los casos de empresas productoras de líneas muy variadas y extensas, o bien, en casos de productos integrados
por una gran variedad de partes, piezas o componentes. Permite contar con información muy precisa en
tiempos relativamente breves, lo que posibilita la toma de decisiones en tiempo real.
Subárea Mantenimiento o ingeniería de planta.
Tipos de mantenimiento:
Preventivo.
Correctivo.
Predictivo.
La existencia de un programa de mantenimiento preventivo es la única garantía de eficacia y eficiencia,
porque el programa establece con claridad:
1. Qué máquinas, equipos e instalaciones deben controlarse periódicamente.
2. Cómo, cuando, dónde y quiénes deben realizar esta tarea.
División de la estructura organizativa:
Mantenimiento de edificios.
Mantenimiento eléctrico.
Mantenimiento mecánico.
Mantenimiento electrónico.
PCP del área. Otros registros.
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Existen situaciones en las cuales se verifica la necesidad de conocimientos científicos y técnicos
especializados, a efectos de realizar estudios de métodos y las distribuciones físicas de planta. En estos casos,
actúan profesionales de la ingeniería, quienes serán los responsables del futuro mantenimiento. De allí la
denominación de ingeniería de planta. Existen software especiales para el área mantenimiento, diseñados
operativamente en base al funcionamiento de PCP y a conocimientos técnicos y científicos de mecánica,
electricidad y otras ciencias.
Alcance de la revisión
La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
Formular en plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de
producción, ventas, condiciones y ciclos de mercados, etc.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación
de compras y proponer los cambios pertinentes.
Establecer y actualizar el registro de precios y condiciones de compras de los diversos artículos, que
de manera repetitiva, requieren la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las
diversas áreas de la empresa requieran.
Vigilar los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los
requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la
oportunidad que permita su abastecimiento normal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos y
servicio.
Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las
propias su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los
artículos adecuados.
Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
Presentar reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículo surtidos en desacuerdo con lo
pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que
presenten los proveedores.
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Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las
condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las
compras.
Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principales, producción, ventas, almacenes, control
de calidad y tesorería.
El objetivo de la auditoria operacional-administrativa de compras es examinar las actividades que integran
con el propósito de mejorar controles operativos componentes y la propia eficiencia del desarrollo de dichas
actividades.
Mercadotecnia y/ o comercialización
La mercadotecnia representa tanto los esfuerzos que requiere tanto para satisface necesidades del vendedor
como las carecías del comprador. La mercadotecnia es gran escala regula el paso de la producción en gran
escala. Deben encontrarse mercados masivos, deben ser servidos y satisfechos para que los negocios
modernos prosperen y cubran sus obligaciones.
El uso del enfoque de funciones permite flexibilidad al gerente de mercadotecnia para hacer frente a los
problemas de una situación individual. Con frecuencia el problema es separado y distintito para cada miembro
de una línea de productos por empresa. Más aún, la exigencia de un área mercantil puede deferir totalmente
de los de otra área. Además las condiciones competitivas vararían de producto a producto y de zona a zona.
Definición y característica
La administración de mercadotecnia es el proceso de planear y ejecutar la concepción, fijación de precios,
promoción y distribución de ideas, mercancías y servicios para dar lugar a intercambios que satisfagan
objetivos individuales y organizacionales.
La administración de la mercadotecnia es la respuesta de un gran problema de halar una distribución adecuada
y económica de los productos o servicios. Estimular la demanda y llegar llega a los clientes potenciales que
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necesitan los productos o servicios constituye un reto para los gerentes de mercadotecnia. Como resultado, se
intenta nuevas ideas y nuevos métodos y nuevos productos, se han intentado y se seguirá intentando. Todas
las actividades de una empresa que tiende a mantener un flujo constante de bienes y servicios del productor al
consumidor.
El mercado globalizado significa que las empresas pueden confiar en un mercado potencial mucho mayor
donde ofrecer sus bienes y servicios, pero donde deberán enfrentar una muy considerable cantidad de
competidores. El deterioro del ambiente presenta incontables oportunidades para empresas capaces de
concebir métodos más efectivos para depurar de contaminantes el entorno ambiental; la negligencia respecto a
la infraestructura ofrece oportunidades para las industrias como la construcción, el transporte y las
comunicaciones.
El estancamiento económico y la recesión favorecen a las empresas capaces de producir y comercializar sin
necesidad de apoyos. La carencia de mano de obra calificada planteará retos importantes a empresas
educativas y que se ocupan de la capacitación, para que diseñen programas efectivos que contribuyan a
perfeccionar las destrezas humanas.
Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la
empresa. Su finalidad es reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor
quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el
lugar preciso y al precio más adecuado.
Principales Funciones Del Departamento:
1. Investigar el mercado.
2. Precio.
3. Distribución y logística.
4. Administración de venta.
5. Comunicación (promoción de ventas, publicidad y relaciones públicas).
6. Estrategias de mercadeo.
7. Planeación y desarrollo del producto (empaque y marca).
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Importancia de su Revisión
La mercadotecnia es vital para la mayoría de las empresas. Por lo general, para que una empresa subsista, los
productos o servicios que ofrecen deben estar de acuerdo con lo que los clientes desean, pueden y quieren
comprar. La mercadotecnia también es amplia, afecta hasta cierto grado a casi todas las empresas y concierne
a casi todas las personas. La mercadotecnia representa los esfuerzos que se requieren tanto para satisfacer las
necesidades del vendedor como las carencias del comprador.
Por todo lo anterior, es que se considera a esta área como un departamento de vital importancia en una
organización, lo que implica que la auditoria Interna juega un papel muy importante.
Peter Drucker expone que "puede suponerse que siempre habrá necesidad de vender algo". No obstante, el
objetivo de la mercadotecnia es hacer que las ventas sean superfluas. El objetivo de la mercadotecnia es
conocer y comprender tan bien al cliente que el producto o servicio se adecue a él y se venda por sí mismo.
En su acepción ideal, la mercadotecnia debe dar por resultado un cliente que esté listo para comprar, en cuyo
caso todo lo que se requerirá es que el producto o servicio se encuentre disponible".
De esta manera, las ventas, para que sean efectivas, deben estar precedidas de varias actividades de
mercadotecnia, como la evaluación de las necesidades, investigación de mercado, desarrollo del producto,
fijación del precio y distribución.
Alcance de la revisión.
Dentro del departamento de mercadotecnia el auditor debe tener un alcance amplio, verificando los canales de
distribución e investigación de los mismos. Puntos esenciales que el auditor debe considerar, la verificación
de:
La planeación de la mercadotecnia.
Programas publicitarios, que maximicen la efectividad total de la publicidad.
Los productos que se hayan colocado recientemente en el mercado y el resultado de estos.
El trabajo del control de la mercadotecnia.
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Finanzas
Definición y características
Es de vital importancia ésta función ya que todas las empresas trabajan con base en constante movimiento del
dinero. Esta área se encarga de obtención de fondos y del suministro de capital que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa procurando disponer con medios económicos necesarios para cada uno de los
departamentos, con el objeto de funcionar debidamente. Esta área de finanzas tiene implícito el objeto del
máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros, que comprende las siguientes
funciones:
1. Financiamiento: planeación, financiera, relaciones financieras, tesorería, obtención de recursos,
inversiones.
2. Contraloría: contabilidad general, contabilidad de costos, presupuestos, auditoria interna, estadística,
crédito y cobranzas e impuestos.
Características
La administración, incluyendo el control de las finanzas de un ente público, se relaciona con
decisiones que requieren un conocimiento completo de implicaciones de responsabilidad. Sus características
de la responsabilidad de finanzas.
Asegurarse que el dinero es gastado o invertido con el debido cuidado en términos de economía,
eficiencia y eficacia.
Proveer seguridad mediante controles que protegen los activos o derechos de la entidad o de terceros
en poder de la misma.
Asegurar que el dinero es recaudado y desembolsado de acuerdo con las normas legales.
Importancia
Las finanzas representan un asunto de capital importancia en muchas actividades administrativas. Se requiere
dinero para cubrir la nomina, para la compra de materia prima, para equipar una planta con la maquinaria
requerida y para vender a los clientes y esperar el pago hasta una fecha posterior.
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Las finanzas hacen posible afrontar esas necesidades esenciales, y su administración es de vital importancia.
Es la planeación básica de las necesidades y uso de fondos de una Empresa obteniendo fondos necesarios y
aplicándolos para fines rentables. Puesto que todas las áreas de las empresas necesitan y utilizan fondos, la
función que desempeña el administrador financiero es de suma importancia para todos los diversos sectores
de la administración de la empresa ya que este participa en métodos y políticas recomendables para la
dinámica de su economía y las posibles funciones concernientes de teorías y principio básicos universalmente
en forma legal de negocios, resolviendo problemas con confianza y habilidad.
Como ya se mencionó, el requerimiento de evaluar el cumplimiento de la responsabilidad, siempre implicará
examinar la calidad del sistema de información que genera datos financieros, operativos o administrativos
según aplique. En lo que tiene que ver con la generación de información financiera, debe entenderse que para
estudiar la responsabilidad es requisito auditar los Estados Financieros como una base para "rendir cuenta".
Sin embargo, debido a que éstos no revelan condiciones de desempeño de factores distintos a los financieros,
es necesario ampliar el alcance para estudiar, mediante la Auditoria Operacional, la eficiencia, la eficacia y la
economía.
En términos de lo que aporta la metodología de la Auditoria Financiera, es necesario recordar algunas de las
condiciones financieras más importantes que necesariamente están presentes en las operaciones de las
entidades públicas. En términos de sistema de control, las responsabilidades se pueden cumplir mediante La
formulación de planes, programas y presupuestos para adquirir y utilizar recursos de una manera costo-
efectiva.
El diseño de medidas de protección contra desperdicio, pérdida y fraude a través de controles como la
segregación de funciones y el diseño y cumplimiento de controles dirigidos a racionalizar los riesgos en el
proceso de las transacciones y en el mantenimiento y manejo de activos.
El acatamiento de las normas de autoridades financieras, incluyendo el diseño de políticas, procedimientos y
controles que provean razonable seguridad de que se cumpla con las normas mencionadas. La preparación y
suministro de información de apoyo para la toma de decisiones, incluyendo aspectos como costo real y
estándar, análisis de impacto de los costos e inversiones en el mediano y largo plazo y el uso de los fondos.
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La preparación y suministro de información financiera para apoyar las operaciones, como presupuesto,
sistemas y políticas contables, para asegurar una adecuada y oportuna disposición de datos para los Gerentes,
alertándolos sobre desviaciones de los presupuestos y la necesidad de modificar los planes y programas,
políticas y operaciones. Cuando las operaciones se relacionan con recaudo o recuperación de costos, la
información financiera puede ayudar a identificar recursos adicionales para recaudar o recuperar
oportunamente.
El diseño de información apropiada para la rendición de cuentas, involucra establecer controles para asegurar
la confiabilidad, oportunidad y seguridad de la información que debe reportarse a los entes de control y en su
caso a la Asamblea Nacional, de tal forma que se facilite la evaluación del cumplimiento de
responsabilidades.
Alcance de la revisión
El control interno financiero comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que
conciernen a la custodia de los recursos, así como a la verificación de la exactitud y confiabilidad de los
registros e informes financieros. Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:
Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la
administración, dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación de estos estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y otros criterios aplicables
a estos estados (ejemplo: ciertos dispositivos legales).
El acceso a los bienes y/o el movimiento de los mismos, solo es permitido previa autorización de la
administración.
Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los recursos y que
además el resultado de su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo: las
tarjetas de control de inventario perpetuo de suministros con los recuentos físicos tomados por la entidad.
Producción u operación
98
Una de las primeras áreas a las cuales se aplicaron técnicas administrativas cuantitativas y cualitativas fue a la
administración de la producción. Los representativos de control de calidad estadístico evaluación técnicas de
control en programa.
Se considera uno de los departamentos más importantes ya que formula y desarrolla los métodos más
adecuados para la elaboración de productos, suministrar y coordinar: mano de obra, equipo e instalaciones,
materiales y herramientas requeridas.
Alcance de revisión
Es representativo el control de calidad estadístico; técnico de estudio para la evaluación del programa,
distribución de las instalaciones para la producción, programación lineal de varias formas, programación de
computadoras y centro de programas de compras.
Funciones
1. Ingeniería del producto.
2. Ingeniería de la planta.
3. Ingeniería industrial.
4. Planeación y control de la producción.
5. Abastecimiento.
6. Fabricación.
7. Control de calidad.
Una de las primeras áreas a las cuales la dirección le aplica técnicas administrativas cuantitativas y
cualitativas fue a la administración productiva. En el proceso de producción esta dividido por entrada
(insumo), proceso (elaboración del producto y sus etapas en conjunto de políticas, procedimientos, la
maquinaria y la mano de obra en su conjunto) y la salida que es cuando se obtiene el producto final.
Recursos Humanos
99
Definición y sus funciones
El objeto del área es conseguir y conservar un producto humano de trabajo cuyas características vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa a través de un programa adecuado de reclutamiento, de selección, de
capacitación y desarrollo.
Son funciones principales:
Contratación y empleo: Reclutamiento, selección, contratación, inducción, promoción,
transferencias, ascenso.
Capacitación y desarrollo: Entrenamiento, capacitación y desarrollo
Sueldos y salarios: Análisis y valuación de puestos, calificación de méritos, renumeraciones y
vacaciones.
Relaciones laborales: Comunicación, contratos colectivos de trabajo, disciplina, investigación de
personal, relaciones de trabajo.
Servicios y prestaciones: Actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones.
Higiene y seguridad industrial: Servicio médico, campañas de higiene y seguridad, ausentismos y
accidentes.
Planeación de recursos humanos: Inventario de recursos humanos, rotación, auditoria de personal.
El área de administración del personal o recurso humano dirige su atención al reconocimiento de los
problemas administrativos desde el punto de vista del personal en su efectividad, así como su trabajo se dice
que es la clave del éxito. Esta área le incumbe concebir y conservar un equipo humano satisfactorio y
satisfecho.
Importancia
Cubre todas las actividades que lleva a cabo este departamento, así como las actividades de personal que
llevan a cabo los gerentes de línea. Puede incluir a una división de la compañía o a toda la organización.
Proporciona retroalimentación sobre la forma en que los gerentes de línea están cumpliendo sus funciones de
personal, así como sobre el desempeño de los especialistas del departamento encargado de esta materia.
100
Características
Identificar a la persona responsable de cada actividad.
Determinar los objetivos postulados por cada actividad.
Verificar las políticas y los procedimientos que se utilizan para el logro de esos objetivos.
Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si
se están aplicando adecuadamente las políticas y los procedimientos.
Preparar un informe especificando nuevos objetivos, políticas y procedimientos.
Desarrollar un plan de acción para corregir las desviaciones en objetivos, políticas y procedimientos.
Efectuar seguimiento del plan de acción.
Ventajas
Se identifican las contribuciones que hace el departamento de personal a la organización.
Se mejora la imagen profesional del departamento de personal.
Se aliena al administrador del personal a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel más alto
de profesionalismo.
Se esclarecen las responsabilidades y los deberes del departamento.
Se facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas.
Se detectan problemas latentes potencialmente explosivos.
Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.
Se reducen los costos en recursos humanos mediante prácticas mejoradas.
Se promueven los cambios necesarios en la organización.
Alcance de la Revisión
Auditoria de las funciones de personal de los gerentes de línea:
En una auditoria global de la situación de personal de una compañía, se considera la manera en que los
gerentes de línea llevan a cabo su función de personal y la manera en que se aplican las políticas y
procedimientos. Si los gerentes ignoran alguna regla o no la cumplen, la auditoria debe detectar esa
irregularidad y proceder a realizar las recomendaciones para aplicar medidas correctivas. El cumplimiento de
las obligaciones legales es especialmente importante.
101
Auditoria del nivel de satisfacción de los empleados:
A fin de evaluar la manera en que se están atendiendo las necesidades de los empleados, el departamento de
personal obtiene información sobre niveles saláriales, prestaciones, prácticas de los supervisores, asistencia en
la planeación de la carrera profesional y la retroalimentación que los empleados reciben de su desempeño.
Técnicas de investigación para auditar la administración del Área de recursos humanos.
Las actividades del departamento de personal se evalúan mediante procedimientos de investigación derivados
de los avances logrados en las ciencias sociales, como la sociología. El objetivo de la investigación del
departamento de personal es el mejoramiento de la administración de los recursos humanos de la
organización.
Enfoque comparativo:
El equipo de evaluación compara la división, sección o departamento con otra entidad análoga, a fin de
identificar áreas de desempeño insuficiente.
Este enfoque se emplea para la evaluación del ausentismo, la tasa de rotación y los niveles saláriales. También
cuando se está poniendo a prueba un nuevo sistema.
Consultoría externa:
Los estándares establecidos por el consultor (o los derivados de las estadísticas que publican las revistas
especializadas) sirven como parámetro para el comité de evaluación.
Enfoque estadístico:
102
A partir de los registros existentes, el comité de evaluación genera estándares estadísticos contra los cuales se
evalúan los programas y actividades. Suele complementarse con comparaciones hechas respecto a
información externa, que puede obtenerse por intercambio con otras compañías o por referencia a estudios
publicados en fuentes especializadas. Esta información frecuentemente se expresa en forma de tasas.
Enfoque retrospectivo de logros:
Este método verifica las prácticas del pasado, para determinar si las acciones se apegaron a los requisitos
legales y las políticas y procedimientos de la compañía. El comité de evaluación examina documentos sobre
contratación, compensación, disciplina y evaluación del desempeño. El objetivo es garantizar la existencia de
iguales normas y procedimientos para toda la organización, así como el cumplimiento de las disposiciones
legales.
Evaluación por objetivos:
Se crean objetivos específicos, respecto a los cuales puede medirse el desempeño. El comité de evaluación
verifica los niveles reales de desempeño y los compara con los objetivos fijados con anterioridad.
Ninguno de estos enfoques puede aplicarse a todas las actividades de administración de personal. Lo más
común es que los comités de evaluación empleen varias de estas estrategias, El equipo de evaluación
proporciona al departamento de personal retroalimentación sobre los temas examinados y lo mismo hace con
los gerentes de línea y el personal en general. La retroalimentación desfavorable conduce a emprender una
acción correctiva que mejora la contribución a todas las actividades de personal.
Instrumentos para efectuar investigaciones de personal
Existen varias técnicas para obtener información sobre las actividades de administración de los recursos
humanos. Cada uno de estos elementos proporciona información parcial:
103
Entrevistas: los comentarios que derivan de estas entrevistas ayudan al comité de evaluación a identificar
áreas que se pueden mejorar. Las críticas hechas por el personal pueden poner de relieve las acciones que el
departamento deberá emprender a fin de satisfacer tanto las necesidades de los empleados como de la
organización. La entrevista de salida constituye otra fuente de información. Se llevan a cabo con los
empleados que abandonan la organización. Los comentarios del empleado se registran en el momento en que
se produce la separación y el comité de evaluación estudia posteriormente el documento, para determinar (sí
las hubo) las causas de insatisfacción, así como otros problemas.
Encuestas de opinión: también se las denomina sondeos de actitudes. Las entrevistas consumen mucho
tiempo, son costosas y generalmente deben limitarse a pocas personas. Mediante cuestionarios
cuidadosamente preparados se puede obtener una descripción más precisa del estado real de determinados
aspectos de la organización. Asimismo, es probable que los cuestionarios conduzcan a respuestas más
honestas y confiables. Son de especial importancia las tendencias que se revelan en el curso de varias
encuestas.
Análisis de los registros de recursos humanos: se llevan a cabo para asegurarse de estar cumpliendo las
políticas de la compañía y ciertos aspectos legales (de seguridad e higiene, evaluación de las quejas de los
empleados, evaluación de la compensación y de programas y políticas).
Experimentación de técnicas de personal: permite la comparación entre un grupo experimental y uno de
control en condiciones realistas. Hay varios aspectos inconvenientes de la experimentación. Muchos gerentes
son renuentes a ella, debido al potencial de problemas en la moral del grupo y a la posible desconfianza que se
genera entre los no seleccionados para participar en los programas.
Los empleados que son parte de los grupos experimentales pueden considerarse manipulados. El experimento
puede arrojar resultados que no sean totalmente claros o confiables, debido a cambios en el entorno laboral o
simplemente por el contacto diario y el intercambio de información que puede ocurrir entre los grupos.
Información externa: las comparaciones con otras organizaciones y con el entorno proporcionan perspectivas
para evaluar las políticas de la compañía. Ciertos datos externos se pueden obtener con relativa facilidad, en
tanto otros requieren considerables esfuerzos. Los datos más difíciles de obtener se refieren a información
especializada sobre la competencia.
104
El informe de auditoria:
El comité de evaluación se sirve de una variedad de instrumentos y técnicas para determinar la forma en que
se llevan a cabo las actividades de personal. Para que esta información resulte útil, se compila en un informe
global. El informe de auditoria constituye una descripción general de las actividades de personal e incluye
tanto recomendaciones como el reconocimiento formal de las prácticas que están logrando su objetivo.
Contiene varias partes. Una se dirige a los gerentes de línea, otra a los gerentes que tienen a su cargo
funciones específicas del departamento de personal y la parte final se dirige al gerente general del
departamento de personal. En el caso de los gerentes de línea, el informe resume los objetivos de personal que
se han postulado, así como las responsabilidades y los deberes de cada gerente.
Entre las responsabilidades y deberes de los gerentes de línea se cuentan la responsabilidad de entrevistar a
los solicitantes, capacitar a sus empleados, evaluar el desempeño, motivar a su equipo de trabajo y satisfacer
sus necesidades personales.
El informe identifica también los problemas de personal. Se destacan las desviaciones respecto a las políticas
vigentes y/o disposiciones legales. Las prácticas insuficientes o erróneas se señalan en el informe, junto con
recomendaciones para solucionar los problemas. Los especialistas que manejan aspectos específicos de
contratación, capacitación, compensación y otras actividades también necesitan retroalimentación.
El informe puede contener también información sobre las actitudes prevalecientes entre los gerentes de línea
respecto a los programas de personal, en ocasiones con información enriquecida mediante estadísticas
externas.
El informe dirigido al gerente de personal contiene toda la información dada a los gerentes de línea y a los
gerentes de departamento de personal. Además de las actitudes entre gerentes de línea y empleados respecto
al desempeño del departamento de personal:
Los objetivos del departamento y sus planes para alcanzarlos.
Los problemas de recursos humanos y sus implicaciones.
105
Recomendaciones respecto a los cambios necesarios y la prioridad de cada uno.
Mediante la información que contiene el informe de auditoria, el gerente de personal puede lograr
una perspectiva amplia e integral de la condición de las funciones de personal de su empresa.
La evaluación permite establecer una estrategia a futuro y sirve como punto de referencia para
futuras evaluaciones.
Ventas
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos del cliente,
atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos.
El objeto de la auditoria tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituye el
conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito
detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realización misma de la
operación.
La auditoria operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que
constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de las operaciones de venta con
el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles existentes o en la realización misma de las
operaciones, de cuya solución puede surgir de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.
Funciones
1. Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para la venta, dentro de los objetivos
gerenciales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Específicamente los objetivos pueden estar relacionados
con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinación de
precios, el tipo de producto, la distribución, los canales de ventas, etc. Las políticas pueden referirse al
volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la operación
de ventas y proponer los cambios pertinentes.
106
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesiten,
oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de acción de la empresa y coordinar con los
demás departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe
aprovecharse el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las
condiciones del mercado.
5. Conocer las características de sus competidores y condiciones de venta que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precio.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer condiciones de
pago.
8. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se
hace la entrega del artículo en cuestión, con oportunidad y satisfacción del interesado.
Esta secuencia incluye la distribución física de los artículos y la selección de los canales más adecuados.
Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para incrementar la efectividad de
ambas.
Realizar promociones de ventas.
Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras
características convenientes.
Preparar el pronóstico de ventas.
Someter a la dirección de la empresa presupuesto de venta y una vez aprobado, explicar
periódicamente las variaciones que tengan. Estas explicaciones permitirán tomar las medidas correctivas
necesarias y retroalimentar el proceso de planeación.
Establecer estadísticas necesarias, por zonas, líneas, artículos, agentes u otros criterios de
clasificación, para tener información oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las
exigencias del mercado.
Seleccionar y mover líneas y/o artículo con mejores márgenes.
Adiestrar el personal de ventas en la obtención de sus objetivos, cumplimiento las políticas de
comercialización y crédito y su aplicación.
Inventarios
107
Es la existencia física y el consumo probable dentro de un lapso corto son generalmente los atributos relativos
de una partida que se identifica como inventario. Las funciones de la división de precios, atención de normas,
recordatorios, controles de inspección o almacenaje, función del recibo abarcando responsabilidades relativas
a cantidades y calidad, salidas de almacenes y de mercancía.
Las funciones de Inventarios:
1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, políticas y procedimientos de la Administración de
inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar cumplimiento.
2. Definir actividades y funciones que integran la operación y asignar los recursos materiales y
humanos necesarios.
3. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la
administración.
4. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales en base a los programas de
producción y/o ventas.
5. Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la
calidad, cantidad y oportunidad necesaria.
6. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda, custodia,
distribución acomodo y movimiento de materiales, así como la óptima utilización de áreas de almacenaje.
7. Diseñar la documentación para controlar los movimientos de existencia y definir el flujo de las
mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno de datos.
8. Implantar sistemas de costos y métodos de evaluación para el registro contable de inventarios.
9. Definir la forma la oportunidad y el grado de detalle y frecuencia de los informes necesarios que
permitan mantener la comunicación en olas diferentes niveles de la organización.
10. Implantar sistemas de información que permita conocer los costos de ordenar, reponer y mantener
los inventarios, así como el costo beneficio atribuible a la dinámica de los inventarios.
11. Coordinar actividades con áreas relacionadas como compras, producción, ventas, control de calidad
y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.
La característica importante de un inventario físico es un plan cuidadosamente diseñado al que se sujeta el
recuento, listado, precios, multiplicaciones y sumas.
108
Un plan bien trazado, administrado hábilmente, no solo ahorrara trabajo al auditor, sino que justifica su
confianza en los totales a que finalmente se llega. El plan deberá ser por escrito y si es posible darse la
oportunidad al auditor de revisarlo cuando todavía esta en proyecto, agregando sus sugestiones cuando sea
necesario, estos puntos deberán ser semejantes a los siguientes:
Responsabilidad en general.
Fecha y formas.
Localización de existencia.
Adiestramiento del empleado.
Mejora en procedimientos.
Registro transitorios.
Calificación de existencia.
Trabajo en proceso.
Compra en tránsito.
Inventario perteneciente a otro.
El profesional a cargo de la Comisión preparará la planificación de la auditoria, sobre la base del presupuesto
de tiempo señalado en el formulario "Iniciación de auditoria", en el cual constará la asignación de
responsabilidades entre todos los miembros de la Comisión, de acuerdo a las actividades y tiempos
requeridos.
109
CAPITULO II
2. METODOLOGIA DE LA FUNCION A AUDITAR
2.1 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO.
Se elabora el programa de auditoria. Determinando las áreas que han sido sujetas a diagnostico
administrativo.
Se revisa y autoriza el programa. Asignando intervenciones de acuerdo a las prioridades de la empresa, se
giran instrucciones al jefe del departamento a auditarse.
Se ordena la formulación del o de los programas de trabajo. Solicitando al coordinador que los realice,
considerando la información capturada durante los diagnósticos administrativos practicados.
Se elabora el o los programas de trabajo. Describiendo las actividades que se tienen que cubrir en cada etapa
del proceso de la auditoria, así como el tiempo de duración y los recursos necesarios. Una vez terminado lo
turna al jefe del departamento para su aprobación.
Se aprueba el programa. Revisándolo por cada una de sus etapas.
Se revisa el programa y autoriza la intervención. Verificando la secuencia de actividades a desarrollar.
Se giran instrucciones para que proceda la intervención. Comunicándole al coordinador las instrucciones y el
programa.
110
Se presentan con el responsable de la unidad a auditar. Explicándole el proceso constructivo del estudio, de
acuerdo a las etapas del proceso de la auditoria. Posteriormente presenta al personal de auditoria a intervenir.
Se establecen las bases que regirán la auditoria. Fijando prioridades en la distribución de las áreas a estudiar,
y explicando todas aquellas consideraciones atribuibles a la auditoria.
Se elabora el control de entrevistas. Basándose en todos los puestos todos los puestos tipo que estructuran la
organización de la unidad.
Se aplica el cuestionario general de auditoria. Entrevistando al personal que ocupa los niveles de supervisión.
Paso seguido se analiza la información captada y se determinan las principales observaciones, con el objeto de
orientar, sobre una base, el desarrollo de la auditoria.
Se practica análisis funcional. Determinando que las funciones diarias, periódicas y eventuales de los puestos
tipo correspondan con las que realiza el personal. Paso seguido calculan la frecuencia de cada actividad por el
tiempo que dura. Con el resultado obtenido se comprueba el equilibrio de las cargas de trabajo y se obtiene las
holguras de tiempo ocioso entre una actividad y otras. Por otra parte, se verifica que cada actividad cumpla
con una finalidad definida. Determinando así aquellas actividades que incurren en duplicidad y multiplicidad
de funciones. Finalmente verifican que la estructura orgánica establecida, coincida con la práctica.
Se aplica análisis operacional. Aplicando los cuestionarios de análisis de formas y hojas de diagramas. Con
los resultados obtenidos se determina: cuellos de botella, fugas de responsabilidad, puntos de control e
inspección, demoras, flujos de las actividades, etcétera. Con el objetivo de corroborar si los procedimientos
con que cuenta la unidad son lo suficiente expeditos.
Se practica análisis de la productividad de trabajo. Basándose en los reportes de labores e incidencias del
personal de la unidad, relacionando de esta forma las cantidades físicas de trabajo contra el número de horas
aplicadas.
111
Se practica análisis de las condiciones de trabajo. Encuestando al personal de la unidad mediante el
cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo. Con los resultados obtenidos se determinan los
indicadores más sobresalientes en dos grandes rubros: higiene y seguridad en el trabajo.
Se practica análisis de la actitud del personal hacia el trabajo. Por medio de la aplicación del cuestionario de
técnicas proyectivas, se recaba la opinión del personal en forma aleatoria, determinando así las inquietudes
del mismo.
Se revisa el avance obtenido a la fecha de los programas de trabajo. Verificando que los objetivos y metas
calendarizadas se hayan cubierto total o parcialmente.
Se revisa el marco normativo. Corroborando el cumplimiento de las disposiciones, y fundamento legal que
regule las actividades de la unidad.
Se integran las carpetas de papeles de trabajo. Considerando la información resultante de los cuestionarios,
de la investigación documental practicada y de la observación directa. Posteriormente se diseñan las
recomendaciones sugeridas por cada observación.
Se formula relación de las observaciones más relevantes. Basándose en la información contenida en las
carpetas de papeles de trabajo.
Se coordinan los trabajos tendientes a evaluar la información captada en la etapa de examen. Reuniendo al
personal de auditoria en mesa redonda, para analizar y evaluar cada una de las observaciones detectadas.
Se comenta la relación de las observaciones con el responsable de la unidad. Explicándole el problema, el
origen, las consecuencias, algunos ejemplos y el área en que se localiza. Cubriendo así la parte de asuntos
tratados con los responsables.
112
Se elaboran las hojas de evaluación. Basándose en las observaciones detectadas, y de acuerdo a las funciones
de la administración, por cada una de las áreas auditadas y el resumen global de la unidad. Posteriormente, se
anexaran al informe de auditoria, dando así por concluida la etapa de evaluación.
Se elabora el informe de auditoria. Describiendo el propósito y amplitud de la auditoria, los aspectos de
mayor importancia, los aspectos por área, las recomendaciones, los asuntos tratados con los responsables, los
comentarios de los auditores y los anexos.
Se revisa el informe. Corrigiendo todos aquellos aspectos que considere que requieren de una mayor claridad
para su entendimiento.
Se aprueba el informe. Revisándolo y comentando cada una de las observaciones asentadas con el
coordinador.
Se revisa y autoriza a comentar el informe con el responsable de la unidad. Verificando y comentando con el
jefe del departamento los aspectos de mayor relevancia detectados durante la auditoria.
Se comenta el informe con el responsable de la unidad. Analizando los resultados del informe por cada uno
de sus aspectos.
2.2 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
Es la identificación de un marco de referencia para la ejecución y practica sistemática y ordenada de la
auditoria administrativa-operacional.
Tiene como objetivo asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una
auditoria interna en sus tres tipos: administrativa operacional o financiera.
113
2.2.1 Etapas de la metodología
Las etapas de la metodología son las siguientes:
1. Precisión del objetivo de la auditoria.
2. Planeación de la auditoria.
3. Estudio General.
4. Análisis de la función a auditar.
5. Estudio y evaluación del control interno.
6. Verificación de la información.
7. Conocimientos teóricos y prácticos del auditor.
8. Aplicación de pruebas de auditoria.
9. Evaluación.
10. Informe.
11. Seguimiento.
Al iniciarse cualquier trabajo relacionado con la auditoria es necesario plantear adecuadamente los objetivos
claros y específicos con el solicitante del servicio de lo que se busca o espera de la intervención.
Requerir al solicitante o a quien ordena un trabajo de auditoria interna objetivos claros y precisos de lo que se
busca o espera de la intervención. Objetivos ambiguos o difusos provocaran incertidumbre en el auditor, no
precisar alcance, dificultad en la planeación del trabajo, no saber a donde o a que meta llegar. Solicitante y
auditor deben saber exactamente que quieren o esperan de la auditoria. El peor error que puede cometer un
auditor es presentar un informe sobre algo que no era lo que esperaba el solicitante de la auditoria.
Acuerdo de objetivos.
Para que se realice eficientemente debe haber una clara comprensión de sus objetivos. Esto quiere decir que
uno debe determinar hasta donde quiere ir, antes de una inteligente conformación y orientación de sus
actividades profesionales. Esta no es una tarea fácil ya que es muy frecuente hacerla de manera inadecuada;
en este punto prevalece el enfoque general de apoyar efectivamente a las actividades operacionales sujetas a
revisión.
114
Adicionalmente, es conveniente hacer notar que las metas y objetivos establecidos no duran toda la vida ya
que las condiciones cambiantes obligan a revaluar las metas y objetivos previamente establecidos, y así llevar
a cabo las modificaciones que sean apropiadas.
Así, los costos de nomina se convierten en uno de los elementos más importantes de las operaciones en
conjunto de una organización. Los objetivos en este punto se enfocaran desde el mecanismo que da inicio a la
creación de la nomina, como es subsecuentemente procesada y concluye con su pago y archivo
correspondiente. Se guarda un especial interés también en alcanzar un control adecuado; esto es de especial
relevancia debido a los frecuentes casos d fraudes relacionados con las actividades de nominas.
2.2.2 Objetivo de una auditoria de recursos humanos.
La misión del departamento de personal consiste en aumentar al máximo el rendimiento de la inversión de la
compañía en el personal. Lo anterior no significa explotar al personal; significa establecer un clima donde los
mejores talentos ingresan a la compañía, se desarrollan y se emplean al máximo. En semejante ambiente, el
personal y las metas de la compañía se pueden unir mediante un proceso de ajuste y acomodo, que fomente el
desarrollo de ambas partes.
La existencia de una unidad organizacional creada para los asuntos del personal no constituye prueba
fehaciente de que la función del departamento de personal se reconoce o trata debidamente. Los
departamentos de personal más efectivos son como agencias extrovertidas dentro de sus compañías, cuyo
trabajo esta estrechamente ligado al esfuerzo de lograr los objetivos establecidos.
2.2.3 Planeación de la auditoria.
Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los
programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.
115
La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción; todos aquellos factores
que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos
esperados.
En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:
Características particulares de la empresa. A fin de que la planeación de los trabajos se ajusten a ella
y puedan así, obtener resultados satisfactorios.
Finalidad de los trabajos. En virtud de que esta constituye el punto básico para desarrollar
adecuadamente un plan y determine, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para
su desarrollo.
Secuencia de su desarrollo. En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán seguir un
ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de los limites de tiempo fijados.
Determinación de las técnicas que se utilizaran. Las cuales se ajustaran a las características
particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliara en el desarrollo de los
trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer resultados.
Determinación del apoyo que el organismo social proporcionara. Punto a precisar de común acuerdo
con la empresa, en función al desarrollo que se obtendrá de parte de ella y al personal que colaborara en la
coordinación de actividades.
Estimación de tiempos, para la estimación de cada trabajo, precisando la fecha de iniciación y
terminación de los mismos.
Determinación del personal que intervenga, punto por demás importante, pues la selección de
personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital importancia para la realización del
trabajo de auditoria.
La estimación de tiempo a invertir en un trabajo de auditoria interna y el personal a asignar
contempla dos vertientes: la planeación en tiempo y personal por cada intervención individual de auditoria y
el compendio de las auditorias a practicar en un periodo de tiempo dado, que viene a formar parte del
Programa de Trabajo de Auditoria Interna, compendio en el cual se habrá de pronosticar el tiempo a invertir y
el personal a asignar, así como las épocas en que se llevaran a cabo los trabajos de auditoria y las unidades
administrativas o funciones a auditar llamados Programa anual de auditoria y cronograma de auditoria, que se
refiere al pronostico de horas a invertir en cada etapa de la auditoria y las fechas en que se llevaran a cabo
dicha inversión, la estimación del personal se refiere al nivel de auditor que intervendrá en los trabajo en
conexión con los tiempos pronosticados, así como la asignación de personal, que se dará atendiendo a la
disponibilidad de los mismos y a las características, experiencia o especialidades que requiera el trabajo.
116
CAPITULO III
3. EJECUCION DE LA AUDITORIA
3.1 ESTUDIO GENERAL
Apreciación sobre las características generales de la empresa, de sus estados financieros, así como del control
interno, aspectos legales y demás normatividad que le aplique significativamente. Esta apreciación se hace
aplicando el juicio profesional del contador público, que basado en su preparación y experiencia podrá
allegarse de información proporcionada por los altos mandos, así como de evidencia documental de la
empresa a fin de emitir una opinión sobre el estado que guarda la misma.
El estudio general deberá aplicarse con mucho cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su
aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia, criterio y madurez, para asegurar un juicio
profesional sólido y amplio.
Concluida la investigación preliminar en la cual se conocieron las características y condiciones de la empresa
o área a auditar, se procederá a un análisis de la información y documentación recabada, a fin de detectar las
fortalezas y debilidades o áreas críticas que deberán ser tratadas con mayor profundidad.
El estudio general deberá aplicarse con mucho cuidado y diligencia por lo que es recomendable que su
aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez para asegurar un juicio
profesional sólido y amplio.
3.2 ANÁLISIS DE LA FUNCION A AUDITAR
Llevar a cabo un análisis específico de la unidad administrativa, actividad o función a auditar. Este análisis
incluirá, enunciativamente: evaluación de su estructura organizacional evaluación de puestos y/o actividades
principales contemplados en la estructura, costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria,
117
cuadro de distribución costo- cargas de trabajo, análisis de procedimientos de operación, análisis de formas de
papelería en uso, análisis de archivos y análisis de sistema de información.
Al llevar a cabo un análisis especifico de la unidad administrativa, actividad o función sujeta a auditoria,
deberá empezar por obtener un organigrama general de la entidad así como uno detallado de las áreas en que
inciden la unidad administrativa, actividad o función sujeta a auditoria, razón que permite al auditor conocer
la administración y operación del área o áreas que está revisando y, sobre todo, las personas involucradas.
a) EVALUACIÓN DE LA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
En la obtención del organigrama detallado es recomendable que se contemple los siguientes aspectos:
Que cubra todas las áreas involucradas en la unidad administrativa, actividad o función sujeta a
auditoria.
Que contemple los puestos y nombres de quienes los ocupan e intervienen en lo que se está
auditando.
Deben quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional y staff.
b) EVALUACIÓN DE PUESTOS Y/O ACTIVIDADES PRINCIPALES
Una realidad muy frecuente a que se enfrenta el auditor es que si bien resulta muy difícil que una entidad
sujeta a revisión cuente con un organigrama actualizado, más difícil es el que tenga una descripción de
puestos o, cuando menos las actividades principales y responsabilidades de cada uno. Si no le es
proporcionada esta información al auditor, él tendrá que obtenerla y proceder a su evaluación.
c) COSTO-HOMBRE DE CADA ACTIVIDAD DE LA FUNCION SUJETA A AUDITAR
118
El auditor necesita conocer las funciones o actividades principales de las actividades que realiza el personal
que integra la organización, así como el costo de las mismas, de manera que pueda evaluar en forma objetiva
su justificación y beneficio o no para la entidad.
Para evaluar este análisis el auditor puede valerse de una cédula descriptiva, la cual sirve para investigar las
actividades principales del personal de la función sujeta a revisión señalados en la evaluación de puestos y de
actividades.
d) CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE COSTO-CARGAS DE TRABAJO
Una vez determinado el costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria, reflejará la
información obtenida y analizada en cédulas de trabajo desarrollada por él de acuerdo a sus propias
necesidades y a las de la empresa en donde refleje el análisis de las actividades principales desarrolladas por
cada individuo que interviene en el departamento, el tiempo utilizado en cada actividad y el costo por la
intervención especifica de los empleados en cada actividad.
e) ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
Este análisis de procedimientos de operación representa una de las acciones más importantes en el desarrollo
de cualquier trabajo de auditoria, ya que el auditor debe cubrir el aspecto de la extensión que se le va a dar y
que esta relacionada con el tiempo asignado por el auditor para realizar su trabajo, así como su habilidad para
describir y diagramar los flujos de operación. Este análisis se puede llevar a cabo en el siguiente orden:
Generalidades del procedimiento:
1. Nombre.
2. A qué sistema o función operacional pertenece.
3. Donde se inicia.
4. Donde termina.
5. Que objetivos persigue.
119
6. Qué políticas o disposiciones de control debe respetar.
7. Descripción de las actividades.
8. Descriptivo.
9. Gráfico.
10. Descriptivo-gráfico.
El método descriptivo resulta más fácil y de rápida elaboración, los tipos grafico y descriptivo-gráfico
requieren que el auditor tenga cierta habilidad como dibujante; además requiere de mayor tiempo y tienen la
gran ventaja de que son un magnífico medio para evaluar los mecanismos de control en cada unidad de
trabajo, puesto que en su respectiva columna o renglón se ven de manera objetiva todas las actividades en que
incurren.
f) ANALISIS DE FORMAS DE PAPELERIA
La revisión de auditoria se complementa con el análisis y/o estudio de todas las formas de papelería
empleadas en la función sujeta a auditoria.
Se utilizaran aquellas formas que sean útiles de acuerdo a las características de la empresa, y complementarios
con la información que se requiera y desechar aquella información que no se utilice para complementar de
manera positiva su revisión.
g) ANALISIS DE ARCHIVOS
Es un área fundamental puesto que en ellos se concentra y se conserva la historia de las operaciones
efectuadas en esa función.
Un buen archivo representa información inmediata y confiable, ahorros en tiempo de localización de datos y
proporciona los elementos clave para la toma de decisiones adecuadas.
120
h) ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un buen sistema de información es aquel que permite localizar aciertos y errores de las operaciones
efectuadas y que, además, sirve de base para la toma de decisiones.
Los ejecutivos de cualquier entidad económica que intervienen en el proceso administrativo de una entidad
requieren que se les provea de información para que pueda desarrollar eficientemente su actividad
administrativa (proceso continuo de toma de decisiones).
Dependiendo de la calidad de la información, en un momento dado puede fincarse la diferencia entre una
buena o mala decisión.
3.3 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Comprende el plan de organización y de los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan
en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información
financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas preescritas por la
organización.
1.- Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o
establecidas en la administración. Contar con sólidas y estructuradas políticas nos permitirá una
administración adecuada, que normarán, orientarán y regularán la actuación.
2.- Promover eficiencia en la administración. Las políticas establecidas servirán para identificar metas, medir
el desempeño y calificar la eficiencia.
3.- Asegurar racionabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información administrativa,
operacional y financiera que se genera en la entidad. Esta información es básica para saber como se encuentra
la entidad en la actualidad, así como para una buena toma de decisiones que garanticen el bienestar en un
futuro.
4.- Protección de los activos de la entidad. Las políticas deben involucrar el buen cuidado, protección y
administración de los activos.
121
Los activos deben estar registrados correctamente e informar como se están utilizando.
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión
y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.
El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditor establecer una relación específica
entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de
auditoria. El auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del cliente.
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
Dicha estructura consiste de los siguientes elementos:
El Ambiente de Control.
La Evaluación de Riesgos.
Los Sistemas de Información y Comunicación.
Los Procedimientos de Control.
La Vigilancia.
Estos cinco elementos proporcionan al auditor una estructura útil para evaluar el impacto de los controles
internos de una Entidad en la auditoria, esto no necesariamente refleja como una Empresa considera e
implementa su control interno; así mismo, la primera consideración del auditor se refiere a como un control
especifico afecta las aseveraciones en los Estados Financieros más que su clasificación en uno de los
elementos de Control Interno, antes mencionados, en particular.
Ambiente de Control
122
El ambiente de control representa la combinación de los factores que afectan las políticas y procedimientos de
una Entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles, estos factores son los siguientes:
Actitud de la Administración hacia los Controles Internos Establecidos
Para que una Empresa tenga un ambiente de control satisfactorio depende fundamentalmente de la actitud y
las medidas de acción que tome la administración. Si el compromiso para ejercer un buen control es
deficiente, seguramente el ambiente de control será deficiente.
La efectividad del control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal
que diseña y administra el Control Interno de la Entidad.
Estructura de Organización de la Entidad
Si el tamaño de la estructura de la Organización no es el apropiado para las actividades de la Entidad, o el
conocimiento y la experiencia de los Gerentes y el personal clave, no son los adecuados, puede haber un
mayor riesgo en el debilitamiento de los controles.
Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités
Las actividades del Consejo pueden ser importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando estos sean
participativos y sean independientes de la Dirección.
Métodos para Asignar Autoridad y Responsabilidad
Es muy importante que la asignación de autoridad y responsabilidad se realice de acorde con los objetivos y
metas organizacionales, y que estos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios
en políticas, prácticas y métodos de control administrativos para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoria Interna.
La supervisión continua de la administración hacia las operaciones de una Entidad, da una evidencia
importante de si el sistema de control interno esta funcionando adecuadamente y si las medidas correctivas se
realizan en forma oportuna.
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Políticas y Prácticas de Personal
Los procedimientos y políticas para contratar, entrenar, promover y compensar a los empleados, así como la
existencia de normas de conducta y comportamiento, fortalecen el ambiente de control.
Influencias Externas que Afectan las Operaciones y Prácticas de la Entidad
La existencia de canales de comunicación con clientes, proveedores y otros entes externos que permitan
informar o recibir información sobre las normas éticas de la Entidad sobre cualquier cambio en las
necesidades de la misma, así como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalecen los controles de una
Entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la Administración
de la Entidad le da a los controles establecidos
Evaluación de Riesgos
La evaluación de riesgos puede contemplar como la Entidad considera la posibilidad de transacciones no
registradas o cómo identifica y analiza estimaciones o provisiones importantes en los Estados Financieros.
Los riesgos relevantes para la emisión de reportes financieros confiables, también se refieren a eventos o
transacciones específicas.
Los riesgos relevantes a la Información Financiera incluyen eventos o circunstancias externas e internas que
pueden ocurrir y afectar la habilidad de la Entidad; en el registro, procesamiento, agrupación o reporte de
información consistente con las aseveraciones de la Administración en los Estados Financieros. Estos riesgos
podrán surgir o cambiar, debido a circunstancias como las que se mencionan a continuación:
Cambios en el Ambiente Operativo
Los cambios de reglas, y en la forma de realizar las operaciones pueden resultar en diferentes, presiones
competitivas, y por lo tanto en riesgos diferentes.
Nuevo Personal
El nuevo personal puede tener un diferente enfoque con relación al control interno.
Nuevos o rediseñados sistemas de información
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Los cambios rápidos y significativos a los sistemas de información pueden cambiar el riesgo relativo al
Control Interno.
Crecimientos acelerados
El crecimiento acelerado de las operaciones, conlleva a que los controles internos muchas veces no se lleven
acabo o se ignoren.
Nuevas tecnologías
La incorporación de nueva tecnología dentro del proceso productivo a los sistemas de información puede
cambiar los riesgos asociados con el Control Interno.
Nuevas líneas de productos o actividades
El incorporarse en negocios o transacciones en donde la Entidad tenga poca experiencia, puede crear nuevos
riesgos asociados con el Control Interno.
Cambios en pronunciamientos contables
La adopción de un nuevo pronunciamiento contable o un cambio en los ya existentes, puede afectar los
riesgos relacionados con la preparación de los estados financieros.
Personal con mucha antigüedad en el puesto
La persona con mucha antigüedad en el puesto puede ignorar los controles por exceso de confianza, inercias o
vicios adquiridos.
Operaciones en el extranjero
La expansión o adquisición de operaciones en el extranjero, crean nuevos riesgos que pueden impactar el
control interno, por ejemplo, cambio en los riesgos considerados en las operaciones en moneda extranjera.
El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente de los procesos de evaluación de riesgos de la Entidad,
con el objeto de conocer como la administración considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de
los reportes financieros y que acciones esta tomando para minimizar estos riesgos. Este entendimiento debe
125
incluir en adición a lo mencionado anteriormente, un conocimiento de cómo la administración estima los
riesgos como mide la probabilidad de ocurrencia de los mismos y como los relaciona con los Estados
Financieros. La administración puede iniciar planes o acciones para mitigar riesgos específicos o puede
decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo u otras consideraciones.
La evaluación de riesgos de la Entidad difiere de la consideración de riesgos de auditoria; que realiza el
auditor en una auditoria de Estados Financieros. El propósito de evaluación de riesgos de la Entidad es el de
identificar, analizar y administrar riesgos que pueden afectar los objetivos de la Entidad, en cambio en una
auditoria de estados financieros, el auditor identifica los riegos y califica los riesgos inherentes y de control
para evaluar la probabilidad de que un error significativo pueda existir en los estados financieros (ver Boletín
3030, importancia relativa y riesgo de auditoria).
Los Sistemas de Información y Comunicación
Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales incluyen el
sistema contable, consisten en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar,
registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una Entidad económica. La
calidad de los sistemas generadores de información afecta la habilidad de la gerencia en tomar las decisiones
apropiadas para controlar las actividades de la Entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la
administración.
Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada
clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los Estados Financieros.
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Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones y responsabilidades
relativas al Control Interno de los reportes financieros, por lo que el auditor debe obtener un entendimiento de
las formas que la Entidad utiliza para informar las funciones responsabilidades y cualquier aspecto importante
con relación a la información financiera.
Procedimientos de Control
Como se vio anteriormente en los objetivos del auditor interno; existen dos tipos de controles los de carácter
preventivo y los de carácter correctivo o detectivo, por lo que a continuación se mencionan:
Los procedimientos dirigidos a cumplir con dichos objetivos.
Debida autorización de transacciones así como de actividades.
Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de la operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada valuación de las operaciones
registradas.
La Vigilancia
Una importante responsabilidad de la Administración es la de establecer y mantener los controles internos, así
como vigilarlos; con el objeto de identificar si estos están operando efectivamente y si deben ser modificados
cuando existen cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del Control Interno a través del tiempo, e incluye la
evaluación del diseño y operación de procedimientos de control en forma oportuna, así como el de aplicar
medidas correctivas cuando sea necesario. Este proceso se lleva acabo a través de actividades en marcha (en
el momento en que se llevan acabo las operaciones normales), evaluaciones separadas o por la combinación
de ambas. La existencia de un departamento de auditoria interna, o de una persona que realice operaciones
similares contribuye en forma significativa en el proceso de vigilancia.
127
Este proceso debe incluir el uso de información o comunicación de Entidades externas como pueden ser
cartas donde los clientes se quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar problemas o
subrayar áreas donde se necesita mejorar. También la administración, podrá considerar sugerencias de los
auditores externos relativas al Control Interno dentro de las actividades de vigilancia.
Para una mejor comprensión de las políticas y procedimientos, el auditor deberá obtener conocimiento
suficiente sobre cada uno de los elementos de la estructura del Control Interno, a través de experiencias
anteriores con la Entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspección de documentos, registros,
observación de las actividades y operaciones. La naturaleza y alcance de los procedimientos, suelen variar de
una Entidad a otra y se ven afectados por el tamaño y complejidad de la misma, experiencias anteriores,
naturaleza de la política o procedimiento en particular y la documentación existente.
El auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura de Control Interno, como parte
del proceso de planeación de la auditoria. La forma y alcance de esta documentación se verán influidos por el
tamaño y complejidad de la Entidad y la naturaleza de la estructura del Control Interno de la misma. Por
ejemplo, la documentación de una Entidad grande y compleja, podrá incluir diagramas de flujo, cuestionarios
o árboles de decisiones. En cambio en una Entidad pequeña, la documentación en forma de memorando,
podrá ser suficiente.
Evaluación Preliminar
En esta etapa el auditor efectúa un análisis general de riesgo implícito en el trabajo que va a realizar; con
objeto de considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente
las actividades y características específicas de la Entidad. Aún cuando en esta etapa no se han probado los
controles internos y por lo tanto, cualquier decisión preliminar el auditor deberá primeramente:
Comprender el ambiente de control establecido por la administración para detectar errores potenciales.
Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la administración, incluyendo
aquellos relativos a la evaluación de riesgos.
Conocer los procesos de mayor riesgo de la Entidad y evaluar su importancia.
Evaluar el diseño de los sistemas de control en los procesos de mayor riesgo, para determinar si es probable
que sean eficaces para prevenir o destacar y corregir los errores potenciales identificados.
128
Formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será evaluado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de Control Interno, estará
capacitado para decidir el grado de confianza que depositara en los controles existentes, para la prevención y
detección de errores importantes, o bien definir si los objetivos de auditoria se pueden alcanzar de manera
más eficiente y efectiva a través de la aplicación de pruebas sustantivas.
La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se harán después de llevar a cabo las
pruebas de cumplimiento de dichos controles.
El Procesamiento Electrónico de Datos al Evaluar la Estructura del Control Interno. Por la importancia que
han adquirido los sistemas de PED en la información contable, por el volumen de operaciones procesadas en
ellos, así como por la perdida de huellas visibles y concentración de funciones contables que frecuentemente
se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar, y en su caso probar el sistema PED como
parte fundamental del estudio y evaluación del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones
sobre su efecto en la información financiera y el grado de confianza que depositara en los controles.
La finalidad de las pruebas de cumplimiento, es reunir evidencia suficiente para concluir si los sistemas de
control establecidos por la administración prevendrán, detectarán y corregirán errores potenciales que
pudieran tener un efecto importante en los Estados Financieros. Esta conclusión permite confiar en el control
como fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el alcance de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de
procedimientos específicos de control. La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control
están funcionando de manera efectiva según se diseñaron durante todo el período. Estas pruebas implican el
examen de documentos de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos específicos
(controles detectivos):
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas se puede determinar
una tasa máxima estimada de desviaciones y así llegar a una conclusión sobre la eficacia de los
procedimientos de control sobre el periodo examinado.
129
Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer por indagación y observación e inspección de
documentación, la forma en que la administración se ha asegurado en que el sistema de control continúa
operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.
Los procedimientos de auditoria podrían variar si como resultado de las pruebas de cumplimiento se detectan
debilidades o desviaciones a los procedimientos de control.
Comunicación de Situaciones a Informar
En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad del auditor para informar
por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura de control interno se han
incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la forma y contenido de dicho
informe.
Durante el curso de su trabajo el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el Control Interno,
que puedan ser de interés para el cliente; los cuales se identifican como situaciones a informar. Estas
situaciones son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al cliente,
ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación en la estructura del Control Interno, que
podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar
información financiera uniforme con las afirmaciones de la administración en los estados financieros. Tales
deficiencias pueden incluir diferentes aspectos de control interno.
Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad; tales como el
Consejo de Administración, el dueño de la Entidad o con quienes haya contratado al auditor, preferentemente
por escrito y deberá ser documentada por papeles de trabajo.
El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar varía en cada trabajo y esta influenciado por la
naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoria y de otros factores, tales como el tamaño de la
Entidad su complejidad y naturaleza y diversificación de sus actividades. Como parte de su trabajo el auditor
debe, además proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente y en
caso de que el auditor identifique asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien
130
sean de poca importancia tendrá que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la
Administración.
La existencia de situaciones a informar con relación al diseño y operación de la estructura del control interno
representa una decisión conciente de la gerencia, en donde esta deberá comparar el grado de riesgo que
implica dicha debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas correctivas y, por
lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los
beneficios relacionados.
Para que la administración tenga conocimiento de tales diferencias y de sus posibles riesgos, el auditor debe
decidir cuando es necesario reportar un asunto periódicamente o, en su caso, deberá evaluar si a causa de
cambios en la gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno reportar tales asuntos
nuevamente.
3.4 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Esta etapa de la auditoria consiste en verificar la cantidad, calidad veracidad y procedencia de la información
recopilada base para ser verificada y / o auditada. La verificación se puede llevar a cabo en dos fases:
verificación sobre la marcha y verificación vía pruebas de auditoria.
La metodología para la ejecución de la auditoria comprende etapas iniciales fundamentales que recopilan
información: precisión del objetivo de auditoria, estudio general, análisis de la función a auditar, y el estudio
y evaluación del control interno. Dicha información, si las circunstancias y condiciones lo permiten, puede ser
verificada en el momento en que se hace del conocimiento del auditor; si del resultado de tal verificación
preliminar, o si no es posible en ese momento llevar a cabo tal verificación, se infiere la necesidad para que
sea cubierta durante la aplicación de la auditoria.
La necesidad de verificar determinada información obtenida pasará a ser incorporada en el programa de
auditoria que corresponda para su revisión formal y aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria
que el auditor juzgue necesarias y adecuadas a las circunstancias.
131
3.4.1 Obtención de información
La obtención de la información se define como las actividades que lleva a cabo el auditor para allegarse de
elementos base para conocer la unidad administrativa, actividad o función sujeta a su intervención; para
estudiar y evaluar su comportamiento y desempeño; y para sustentar la aplicación de sus pruebas de auditoria.
Entre los métodos para la obtención de la información se encuentran los siguientes:
3.4.2 Entrevista y cuestionario
Al efectuar cualquier tipo de entrevista es necesario saber de antemano que clase de información se desea
obtener y para ello se deben formular preguntas concretas.
Cualquier cuestionario, búsqueda, prueba o examen, requiere de una cierta dosis de preparación anticipada, a
efecto de evitar posibles pérdidas de esfuerzo y tiempo. Para asegurar la información que se pretende, hay que
cuidar de entrevistar al personal adecuado. El auditor decidirá qué personas son las que conocen la
información pretendida y a quiénes recurrir para mayores detalles. El momento y sitio de la entrevista son
cosas que convendrá precisar con anticipación y habrá que notificar oportunamente a la persona o personas
que entrevistarán, advirtiéndoles los asuntos que se van a tratar para que se tengan preparados los informes,
registros y otros datos que sean necesarios y convenientes.
La entrevista se realizará de un modo informal, utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando
anticipadamente el permiso del supervisor o jefe de departamento. Es de suma importancia emplear en todo
momento el tacto y diplomacia. Al iniciarse la entrevista el auditor deberá establecer con el mayor cuidado
qué es lo que pretende y señalar que desea una información específica y la recopilación de datos pertinentes
que puedan ayudar a llevar a cabo su tarea.
La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener información suficiente y digna de confianza, lo
cual no siempre es fácil. Hay personas siempre dispuestas a proporcionar toda clase de informes, pero en
cambio hay otras que dudan y en ocasiones se muestran escépticas. En ocasiones suelen presentarse una
actitud de resistencia y temor a suministrar datos, porque el individuo piensa que más tarde pueden ser
132
utilizados en contra suya o que su jefe le haga objeto de reproches. Asimismo, suele temerse que la
divulgación de los informes le cueste su trabajo a quien los da.
Por otra parte, hay ejecutivos recios a “hablar” porque no conocen como debieran, los diferentes aspectos de
la labor que desempeñan. Tal vez algunos ejecutivos se inclinen a criticar los procedimientos y desempeño de
otros, mientras callan los suyos propios. Otros más, viven cambiando sus sistemas a fin de disimular su
incapacidad.
El auditor debe estar preparado a reconocer y corregir estas clases de reacciones, explicando para ellos cuales
con sus finalidades y objetivos del servicio de auditoria, que consisten en producir medios mejor coordinados
que ayuden a la dirección a alcanzar una mejor administración de las funciones. Las actitudes referidas habrán
de ser indicadas por el auditor.
La tarea de recopilar información verídica y acertada demanda mucha inteligencia, visión e imaginación. A
veces el auditor puede haber sido mal informado, pero pronto sabrá evaluar la información que obtenga,
separando solo la de utilidad. Estar alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la información, a
efecto de precisar su corrección y exactitud. La experiencia suele servirle de base para elaborar una forma de
proceder que le produzca buenos resultados; y al pasar de una a otra entrevista o de una a otra auditoria, hará
lo que esté en su mano para mejorar su actuación y tornarse más experto en sus métodos.
Sin embargo, puede ocurrir que el auditor no sea un conocedor a fondo de todos los aspectos de la
administración y particularmente del arte de la persuasión y en hacer que la gente confiese sus deficiencias en
actuación y procedimientos. Cuando éste sea el caso podría resultar útil aplicar las siguientes sugerencias:
durante la entrevista, conviene que el auditor no se comprometa definiéndose o haciendo recomendaciones,
aun cuando se siente inclinado, en principio, a favor de lo que se le éste diciendo; abr de comprobar los
puntos dudosos haciendo preguntas cuyas repuestas necesitan ser estudiadas posteriormente. Siempre que le
sea posible, deberá respaldar las notas que tome con formas, informes, etcétera, las cuales pasarán a formar
parte de sus papeles de trabajo. Cuando el tiempo y las circunstancias se lo permitan, comprobará y asimilara
la información obtenida en una entrevista, antes de efectuar la siguiente. En ciertos casos, será aconsejable
respaldar la precisión de datos, solicitando al entrevistado que lea y firme lo asentado en el papel.
133
Cuestionarios
Es el instrumento del cual se allega el auditor para medir la efectividad organizacional o funcional de la
empresa, por medio de la técnica de conversación donde se obtiene la información necesaria en base a
preguntas previamente formuladas para identificar las fortalezas o debilidades de la entidad, a continuación
mencionaremos algunos modelos de cuestionarios que de acuerdo a sus respuestas pueden ser:
Cuestionario para la evaluación del control interno (para conocer las fortalezas y debilidades de la
empresa).
Cuestionario general de auditoria.
Cuestionario funcional.
Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo.
Cuestionarios dirigidos: (abiertos, cerrados y selectivos).
Cuestionarios por ciclos.
Cuestionario de análisis y procedimientos.
Cuestionario de análisis de formas.
La tarea de recopilar información verídica y acertada demanda mucha inteligencia, visión e imaginación, por
lo que el auditor estará alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la información, a efectos de
precisar su corrección y exactitud.
3.4.3 Información adicional:
Solicitar la información necesaria que considere el auditor para el inicio de la auditoria, en el entendido de
que se hará con dos objetivos específicos:
Integrar el archivo permanente, con el fin de conocer los antecedentes de la empresa, en el caso de
ser una empresa que fue auditada con anterioridad, solo se procederá a actualizar los datos con el fin de
ser lo más objetivos, precisos y atinados posible en la apreciación en general de la entidad.
Allegarse de los documentos o fuentes de información necesarios para elaborar las cédulas de
trabajo, donde se manifiesten los resultados obtenidos.
134
Observaciones de campo
La observación como una técnica de auditoria, es la presencia física del auditor para ver cómo se realizan
ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciorará de la forma como se realizan las operaciones dándose
cuenta ocularmente de la forma como el personal de la entidad las realiza. Como ejemplo de esta técnica se
tiene observando cómo se atiende a un cliente, cómo le entregan la mercancía, cómo le cobran; cómo se toma
un inventario físico; cómo se comporta el personal cuando no está su jefe; cómo están los archivos, cómo se
aprecian las medidas de seguridad; etcétera.
3.4.4 Obtención de evidencia documental
Esta técnica corre de manera paralela o simultanea cuando se está entrevistando u observando. Es conveniente
y necesario que el auditor se allegue de evidencia física que soporte las aseveraciones hechas por sus
entrevistados, al igual que debe soportar el resultado de sus observaciones.
Habrá ocasiones en que no es factible obtener evidencia documental, como puede ser le caso de haber
observado un reclamo justificado de un cliente, o bien un mal comportamiento de los empleados. Ante estas
circunstancias la evidencia documental se habrá de soportar con un acta administrativa que se levante para
dejar constancia de lo observado.
El criterio o política de auditoria a seguir en materia de evidencia documental es que todos los hallazgos,
comentarios o colusiones de auditoria siempre deberán estar apoyados en evidencia documental o testimonial
como por ejemplo las actas administrativas, estas habrán de formar parte de los papeles de trabajo del auditor.
Una conclusión de auditoria sin soporte dejará en entredicho la calidad personal y profesional del auditor.
3.5 PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
El trabajo del auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material
del trabajo realizado; además, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la evidencia
135
suficiente de los elementos en que se apoyo la opinión, en otras palabras, son evidencia de la calidad
profesional del trabajo.
Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su
examen y los resultados de las pruebas realizadas.
Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeación llevada a cabo por el auditor, la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria aplicados y las conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el
responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los
análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. Los papeles de trabajo tendrán los
siguientes elementos: Propósito; Contenido; Técnicas de preparación; Proceso de Revisión; Propiedad,
Custodia y Actualización.
1. Propósito
Los papeles de trabajo de auditoria, generalmente, sirven para:
Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos de los auditores internos.
Auxiliar en la planeación, desarrollo y supervisión de las auditorias.
Documentar si fueron logrados los objetivos de auditoria.
Facilitar la supervisión por parte de otros auditores o revisores.
Proporcionar bases para evaluar la calidad de grupo de auditoria interna.
Proporcionar apoyos documentales en circunstancias tales como reclamaciones de seguros y fianzas,
casos de fraude y demandas judiciales.
Auxiliar en le desarrollo profesional del grupo de auditores internos.
Apoyar el cumplimiento, por parte del grupo de auditoria interna, de las Normas de la Práctica
Profesional de la auditoria Interna.
136
2. Contenido
La organización, el diseño y el contenido de los papeles de trabajo de auditoria dependerán de la naturaleza y
tipo de auditoria que se pretenda realizar. Además deberán documentar fehacientemente los siguientes
aspectos del proceso de auditoria:
1. Planeación.
2. Examen y evaluación respecto a sí se considera que el Sistema de Control Interno es adecuado y
efectivo, utilizando las técnicas y procedimientos de auditoria aplicadas, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas; Supervisión y revisión; Informes generales y Seguimiento a los informes de
auditoria.
3. Los papeles de trabajo de auditoria deben estar completos e incluir el soporte adecuado sobre las
conclusiones de auditoria a que se haya llegado. Entre otras condiciones, los papeles de trabajo de
auditoria interna incluirán:
Documentos relativos a la planeación así como de programas y cuestionarios de auditoria.
Método aplicado, con su correspondiente documental o cuestionario, referente al estudio y
evaluación del control interno; diagramas de flujo, descripciones narrativas; evidencia competente y
suficiente sobre las pruebas de auditoria efectuadas.
Notas y memoranda resultantes de las entrevistas.
Información relativa a la estructura organizacional así como descripción de puestos y / o actividades
principales; estudios de costos de actividades o funciones.
Información relativa a análisis de procedimientos de operación, análisis de formas de papelería en
uso, análisis de archivos y análisis del sistema de información.
Copias de contratos o convenios que se consideren importantes.
Información relativa a políticas administrativas, de operación y financieras.
Resultados sobre la evaluación de controles.
Cartas de presentación y confirmación.
Análisis de pruebas sobre las operaciones, procesos y saldos de las cuentas (que sean aplicables).
Resultados de los procedimientos analíticos de revisión.
Informe de auditoria, comentarios de los auditados y mandos superiores.
Correspondencia de auditoria si contribuye a documentar las conclusiones a que se llegó en la
auditoria.
137
Los papeles de trabajo de auditoria pueden estar constituidos por cedulas de auditoria, hojas de trabajo, cintas
magnéticas, discos, diskettes, audio y video grabaciones, y otros medios semejantes. Si los papeles de trabajo
de auditoria están constituidos por elementos diferentes a cedulas de auditoria, se debe considerar la
posibilidad de generar copias de soporte.
Si el auditor interno formula reportes sobre la información financiera, los papeles de trabajo de la auditoria
deberán demostrar que los registros contables concuerdan o permiten la conciliación con tal información
financiera.
Algunos papeles de trabajo de auditoria pueden ser catalogados como archivos permanentes o como archivos
de seguimiento de auditoria. Los expedientes continuos de auditoria generalmente contienen información de
considerable importancia.
3. Técnicas de Preparación
El director de auditoria interna debe establecer políticas relativas a los tipos de expedientes que deben
mantenerse como papeles de trabajo de auditoria, papelería que debe utilizarse, índices y otros aspectos
similares. La uniformidad sobre los papeles de trabajo de auditoria, como es la utilización de cuestionarios y
programas, contribuirá a mejorar la eficiencia de una auditoria. Las siguientes son técnicas para la preparación
típica de papeles de trabajo de auditoria:
Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un encabezado que usualmente comprenderá el
nombre de la organización o entidad, función sujeta a auditoria, titulo u objetivo de papel de trabajo, y
fecha o periodo que abarca la auditoria.
Cada papel de trabajo de auditoria debe ser firmado o inicialado, además de fechado, por el auditor
interno.
Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un índice o número de referencia, así como las
marcas de auditoria utilizadas y su significado.
Habrán de identificarse claramente las fuentes de información.
4. Proceso de Revisión
138
Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada
el informe de auditoria y que se utilizaron todos lo procedimientos de auditoria que se consideraron
necesarios.
Se deberá documentar adecuadamente y dejar evidencia del proceso de revisión. El director de auditoria
interna tiene absoluta responsabilidad sobre la revisión, pero puede designar y delegar miembros del grupo de
auditoria interna para que realicen dicha supervisión; en cuyo caso tal supervisión deberá ser realizada por
auditores de niveles de responsabilidad superiores a nivel de autoridad de auditor que preparó los papeles de
trabajo. La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iniciales y la fecha consignadas por el
supervisor una vez que la revisión ha quedado concluida.
Otras técnicas de revisión que producen evidencia sobre el trabajo de supervisión incluyen el cumplimiento de
una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparación de un reporte o memorando que detalle
la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisión.
Los supervisores pueden formular un reporte escrito o notas de revisión, (también llamadas relación de
pendientes) sobre preguntas o dudas que hubieran surgido en el curso de la revisión, se tendrá especial
cuidado en comprobar que los papeles de trabajo contienen suficiente evidencia de que han quedado resueltas
las dudas y preguntas surgidas del proceso de revisión.
5. Propiedad, Custodia y Actualización
Los papeles de trabajo de auditoria son propiedad de la organización o entidad cuyo grupo de auditoria interna
los generó.
Los expedientes sobre papeles de trabajo de auditoria generalmente deben quedar bajo el control de la
dirección de auditoria interna y solamente estarán a disposición del personal autorizado. La dirección general,
así como otros miembros de la organización, pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de auditoria.
Este acceso será por causa justificada para comprobar o explicar los resultados de auditoria para otros
propósitos relacionados con la propia organización. El director de auditoria interna deberá autorizar tales
solicitudes.
139
Es práctica común entre auditores internos y auditores externos independientes permitir acceso reciproco a
sus respectivos papeles de trabajo de auditoria. En todo caso, será el director de auditoria interna quien lo
autorice el permitir a los auditores externos el tener acceso a los papeles de trabajo de auditoria.
Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los papeles de trabajo e informes
de auditoria interna por parte de personas ajenas a la entidad, además de los auditores externos. Antes de
otorgar el acceso a dicha documentación, el auditor de auditoria deberá obtener autorización de la dirección
general y consultar el área jurídica o abogados de la entidad, según resulte conveniente.
El director de auditoria interna debe implementar los requisitos necesarios para la conservación y
actualización de los papeles de trabajo de auditoria, los cuales habrán de ser acordes con las políticas de la
organización y cualesquiera otras condicionantes legales o de otra naturaleza que resulten aplicables a las
circunstancias.
3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO
Uno de los instrumentos que permiten hacer una adecuada evaluación al control interno de una organización,
es le método de graficación.
Este método ha utilizado la técnica de elaboración de flujogramas, que son documentos en los que se plasman
los pasos que integran un proceso o procedimiento en forma ordenada y secuencial, y que permiten conocer
en resumen la actividad del área que va a ser examinada.
Los flujogramas dan la posibilidad al auditor de adquirir conocimiento preliminar de las operaciones que va a
examinar, así como la comunicación que estas generan con los diversos integrantes de la corporación.
Por lo anterior es necesario que el personal encargado de realizar la flujogramación tenga los conocimientos
suficientes para llevarlo a cabo, de tal manera que tenga la posibilidad de:
140
Deducir el flujo del proceso adecuadamente.
Determinar suficiencia o insuficiencia de controles.
Establecer conclusiones y recomendaciones.
Promover la eficiencia en la operación y la oportunidad de la información.
Definición
El diagrama de flujo es un modelo grafico que muestra las operaciones que integran un procedimiento o
proceso, el flujo de información y documentación que se originan en él y las unidades organizacionales
encargadas de llevarlo a cabo.
Utilidad
Su utilidad se deriva del hecho de que es un instrumento que permite a cualquier persona, conocer el proceso
que se describe en el diagrama, las actividades y su secuencia, así como la información que genera. Por lo
anterior, el diagrama debe utilizar un lenguaje sencillo y ser lo suficientemente claro, para que cumpla con su
cometido. La utilización de estas graficas ha ido adquiriendo importancia en todas las organizaciones y en
todas las funciones, volviéndose parte integrante de los manuales de procedimientos, ya que al
interrelacionarlos se puede obtener una visión completa de las funciones especificas de un área.
Objetivos
Los objetivos que se persiguen al diagramar los procesos que participan en el funcionamiento de una
dependencia o entidad. Visualizar la forma en que sé interrelacionan los diferentes elementos, componentes
del área a auditar.
Lo anterior se lograra si dentro del diagrama de flujo se incluyen todas y cada una de las operaciones del
proceso y su comunicación real. Mostrar grafica y simplificadamente los procesos y procedimientos
principales del área a auditar.
141
Ya que la flujogramación no debe introducir al auditor en la operación de la dependencia o entidad, sino ser
un medio complementario de sus papeles de trabajo, por lo que se deberán seleccionar las graficas a elaborar.
Indicar la secuencia de operaciones conjuntamente con las unidades administrativas o elementos de la
organización que intervienen en su ejecución.
Los flujogramas deben reflejar una visión integral del departamento a examinar y la responsabilidad de cada
miembro, así mismo indicará si las actividades aisladas son coordinadas adecuadamente.
Permitir conocer los documentos, así como su contenido, que se utilizan en el área a auditar. En virtud de que
el mismo procedimiento va definiendo el origen del documento y su destino.
Servir de guía para la comprensión y comunicación entre el auditor y el área a auditar. Ya que el encargado
del trabajo de auditoria sabrá dirigirse a la persona indicada, en vista de que la misma secuencia de las
personas se lo indica.
Para lograr los anteriores puntos, es necesario que se tenga un criterio adecuado en la elaboración,
interpretación y presentación de diagramas de flujo, que dé la posibilidad de que no sólo el auditor comprenda
en enfoque de su trabajo, sino que cualquier persona pueda llegar a sus mismas conclusiones.
Símbolos
Cada día se generaliza mas la idea de estandarizar los símbolos que se utilizan en los diagramas de flujo, pero
esto no es sencillo si consideramos que, en la mayoría de las organizaciones, los símbolos han sido adecuados
a las necesidades de cada una de ellas. Por eso es conveniente dar a conocer al lector, previamente al uso de
los diagramas de flujo, los símbolos que se utilizan.
En un diagrama de flujo, los símbolos son los signos o las figuras que se han tomado convencionalmente para
representar las operaciones de una organización.
142
Descripciones narrativas
Como su nombre lo indica, consiste en la descripción o narración secuencial de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal que interviene en las diversas actividades y procedimientos
utilizados por el personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las
operaciones; narración que deberá hacer referencia a los sistemas o registros contables y políticas o
disposiciones de control relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripción narrativa debe
hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que
intervienen; nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Siempre deberá tenerse en cuenta la
operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la aplicación de pruebas de auditoria.
Recopilación de información complementaria
Se refiere a los papeles o información que va recopilando el auditor durante el desarrollo de su trabajo sobre
los que aplicará sus pruebas de auditoria los que, a su vez, serán sustento, conjuntamente con lo que recopiló
en la aplicación de sus papeles de trabajo, para llegar a sus conclusiones de auditoria.
3.7 APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA
Los trabajos de auditoria dieron inicio con la cobertura de las seis primeras etapas referidas en la metodología
propuesta para el ejercicio de la auditoria administrativa, operacional o financiera. Continúa la etapa de
examen y revisión de la información recopilada, y aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria
sobre esa información, y otras pruebas de auditoria aplicables a las circunstancias. Esta ejecución de la
auditoria se llevara acabo con la base en el seguimiento de programas de auditoria diseñados con ese
propósito.
Estructura operativa.
143
Son los elementos básicos a considerar para el ejercicio de la auditoria interna, partiendo del programa de
trabajo, los programas específicos de auditoria a aplicar, el uso de índices y catálogo de marcas a utilizar en la
elaboración de los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para la evaluar los objetivos.
Programas de auditoria
Por programa de auditoria se entenderá el documento que contempla, de manera sistemática y ordenada, los
pasos a seguir y los procedimientos de auditoria a aplicar en una asignación de auditoria. Los programas de
auditoria forman parte de los papeles de trabajo de auditoria y siempre deberán ser colocados al inicio de la
sección a que aludan o correspondan. Los programas de auditoria se complementaran con cuestionarios que
contemplen la cobertura de aspectos de detalle implícitos en cada una de las partes o secciones de la unidad
administrativa, actividad o función sujeta a auditoria.
Es un documento de planeación en el cual se consignan los trabajos a realizar a las unidades administrativas y
actividades susceptibles de ser auditadas, por lo general los programas de trabajo parten de lo general a lo
particular, por lo que es común que en este medio se desarrolle un programa anual de auditoria seguido de un
programa de trabajo específico para cada auditoria y finalmente un programa detallado de los aspectos
importantes a considerar.
Es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a una empresa,
actividad, o rubro contable o interno. Representa especificar claramente los pasos y acciones a seguir para la
consecución de la auditoria, indicando los procedimientos a aplicar, la extensión de su aplicación y su
relación con los papeles de trabajo. Representa la selección, por parte del auditor, de los mejores métodos
para hacer bien su trabajo. Sirve también para dejar constancia del trabajo realizado.
El programa de auditoria debe ser considerado como modelo de la asignación a discutir entre el gerente de
auditoria y su personal; sin embargo, los auditores son responsables por nueva evidencia, cambios en las
asignaciones de personal, los rubros o áreas que se verificaran o validaran, los alcances de acuerdo a los
tiempos, así como otros cambios y condiciones que en su momento ellos consideren pertinentes. En las
primeras etapas de la auditoria puede ser necesario reorientar la asignación tanto de personal como de cargas
de trabajo y modificar los objetivos, en caso de posibles deficiencias o debilidades.
144
Son elementos a considerar en la formulación del programa anual de auditoria, los siguientes: volumen de
incidencias, hallazgos u observaciones detectados en auditorias anteriores; acciones emprendidas por los
auditados para la solución de los mismos, su seguimiento; coberturas previas de auditoria, por lo que siempre
se iniciará con un programa anual de auditoria como primer paso, continuando con la fuerza de trabajo anual
para concluir con un programa general de auditoria específica a la empresa, área, dirección, rubro o
departamento a auditar y se finalizara con un programa detallado de la misma donde quede incluido el
cronograma de actividades a desarrollar por cada uno de los auditores.
Programas de auditoria de aplicación general.
Es el documento en el que se reflejan las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se diseñaron
como resultado de la evaluación de los objetivos de control interno.
Programas de aplicación general y especifica
En coadyuvancia al proceso evaluatorio, y con el propósito de que este se lleve una secuencia ordenada, y
además para evitar que se omitan aspectos relevantes. El auditor se auxiliara de programas de auditoria
previamente elaborados. Los programas son los referidos en la aplicación de pruebas de auditoria,
obviamente, y con el ánimo de evitar duplicidad de esfuerzos, en los programas (especialmente los
específicos) habrá de comprenderse tanto en lo relativo a procedimientos a aplicar para el caso de pruebas de
auditoria, como a las instrucciones de evaluación correspondientes.
3.8 PROGRAMAS DE TRABAJO:
El objetivo de la etapa de la ejecución es obtener evidencias suficiente de la empresa, programa, área o rubro
que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado
de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad
de los sistemas y registros examinados, para que en base a ello emita una opinión sólida, sustentada y válida,
motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad y para ello debemos de allegarnos de:
En el diseño del programa de auditoria habrá de considerarse:
145
1. Definición de prioridades y otras intervenciones que se puedan desahogar durante el transcurso del
año.
2. Requerimientos de la administración y otras áreas interesadas.
3. Intervenciones en casos excepcionales que no se tenían contempladas.
4. Espacios razonables de tiempo de fuerza de trabajo en auditoria que se reservan para atender
emergencias o requerimientos no planeados de origen.
En la preparación del programa de trabajo, el director de auditoria interna solicitará sugerencias de la
administración y otras áreas interesadas en que se les revise; esto incluye tanto a los ejecutivos de nivel medio
como a la alta administración. Los gerentes y supervisores de auditoria también pueden requerir y presentar
propuestas de auditorias a efectuar; sin soslayar, además, la participación de los encargados y auditores
auxiliares recibiendo de estos ideas e innovaciones y estimulación en el proceso de apertura de la función de
auditoria interna como un servicio a la organización.
Planeación del trabajo de auditoria.
La planeación de la auditoria es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades
encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido pare el desarrollo de
cada una de sus etapas.
La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquello factores que
se requieran y que por ausencia de estos se limite el curso de acción a seguir en pro de los objetivos
esperados.
En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:
Características particulares de la empresa. A fin de que la planeación de los trabajos se ajuste a ella y puedan
así, obtener resultados satisfactorios.
146
Finalidad de los trabajos. En virtud de que esta constituye el punto básico para desarrollar adecuadamente un
plan y determine, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.
Secuencia de su desarrollo. En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán seguir un ordenamiento que
permita su desarrollo normal, dentro de los limites de tiempo fijados.
Estimación de tiempos, para la estimación de cada trabajo, precisando la fecha de iniciación y terminación de
los mismos, determinación del personal que intervenga, punto por demás importante, pues la selección de
personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital importancia para la realización del
trabajo de auditoria. La estimación de tiempo a invertir en un trabajo de auditoria interna y el personal a
asignar contempla dos vertientes: la planeación en tiempo y personal por cada intervención individual de
auditoria y el compendio de las auditorias a practicar en un periodo de tiempo dado, que viene a formar parte
del Programa de Trabajo de Auditoria Interna, compendio en el cual se habrá de pronosticar el tiempo a
invertir y el personal a asignar, así como las épocas en que se llevaran a cabo los trabajos de auditoria y las
unidades administrativas o funciones a auditar llamados Programa anual de auditoria y cronograma de
auditoria, que se refiere al pronostico de horas a invertir en cada etapa de la auditoria y las fechas en que se
llevaran a cabo dicha inversión.
La estimación del personal se refiere al nivel de auditor que intervendrá en los trabajos en conexión con los
tiempos pronosticados, así como la asignación de personal, que se dará atendiendo a la disponibilidad de los
mismos y a las características, experiencia o especialidades que requiera el trabajo.
La planeación es especialmente importante en épocas de incertidumbre. Para hacer frente a las demandas de la
vida moderna de los negocios, es importante que el auditor interno cambie con frecuencia sus planes
conforme vayan surgiendo necesidades. Cuando las necesidades de la administración cambien, el auditor debe
analizar todas las tendencias y ser flexible para ajustarse a las nuevas condiciones.
La planeación se refiere a la formulación de metas y objetivos que proveerán el captar las oportunidades del
medio y los recursos disponibles, para lograr la mejor utilización de esos recursos. Para el auditor sus
recursos son su personal, su presupuesto asignado y la reputación que se ha ganado dentro del personal de la
organización. Estos recursos incluyen lo actualmente disponible y razonables expectativas de buenos
resultados de soporte a la dirección.
147
Respecto al medio ambiente, incluye a la organización de la que es integrante y, en su sentido amplio, del
mundo del que es parte.
Alcance de las pruebas de auditoria.
Muestreo
Alcance de las pruebas de auditoria. Dado que no es practico revisar la totalidad de las operaciones de la
unidad administrativa o función sujeta a auditoria, o el universo susceptible de auditarse, debido al volumen o
cantidad de estas y al tiempo que se tiene programado para la revisión, ya que resultaría demasiado onerosos y
fuera de contexto el efectuar revisiones al cien por ciento-excepto en casos de fraude o situaciones
verdaderamente excepcionales-, el auditor interno habrá de aplicar sus procedimientos de revisión a solo una
parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. Este proceso se denomina pruebas selectivas y
la determinación y selección del número de pruebas o muestras se hará con base en un muestreo.
En tal virtud, el alcance también llamado extensión-, del numero de muestras a seleccionar y revisar, se hará
aplicando el plan de muestreo que mas se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor interno; y
sobre las muestras seleccionadas aplicara sus procedimientos de revisión, en función de la naturaleza de las
muestras, y en la oportunidad o momento que juzgue adecuado, atendiendo a su criterio profesional.
A manera de guía orientación, el auditor interno elegirá el plan de muestreo a utilizar y los procedimientos de
auditoria a aplicar con base en los siguientes aspectos:
El objetivo de la auditoria y los resultados obtenidos en el estudio general, el análisis de ala función a auditar,
y el estudio y evaluación del control interno. La importancia de las operaciones y su representatividad en el
contexto general de la entidad y en los estados financieros. El riesgo probable de error o irregularidades en las
operaciones y su registro contable.
Muestreo.- El muestreo en la auditoria es un procedimiento mediante el cual se obtienen conclusiones sobre
las características de un conjunto numeroso de partidas (universo) a través del examen de un grupo parcial de
ellas (muestra).
148
Dentro del campo de muestreo en la auditoria existen dos grandes grupos que representan, cada uno de ellos,
corrientes de aplicación que pueden llevarse a la práctica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio
y discernimiento del auditor y de los resultados que espera de su trabajo. Estos dos grupos son: muestreo de
criterio y muestreo estadístico, los cuales, a su vez, están integrados por diferentes tipos de muestreo.
Muestreo de criterio. Mediante este muestreo dirigido (no estadístico), el auditor, basado en un criterio
subjetivo, determina el tamaño de la muestra, la selección de las partidas que lo integran y la evaluación de
los resultados.
Muestreo estadístico. Es aquel en el que la determinación del tamaño de la muestra, la selección de las
partidas que la integran, y la evaluación de los resultados, se hace por métodos matemáticos basados en el
cálculo de probabilidades.
3.9 EVALUACIÓN
Al llegar a este punto del desarrollo de la auditoria, el auditor interno previamente ya preciso el objetivo de su
intervención, planeo la auditoria, llevo a cabo un estudio general de la entidad sujeta a auditoria, hizo un
análisis de la funciona auditar, efectuó un estudio y evaluación del control interno y verifico la información
recopilada, bien sea conforme la fue obteniendo, o aplicando pruebas de auditoria. A continuación evaluara
todo ese cúmulo de información y resultados alcanzados.
En este orden, por evaluación se entenderá el proceso mediante el cual se compara lo que esta sucediendo o se
está haciendo en la función sujeta a auditoria, así como la calidad de acción y resultados obtenidos, contra lo
que debe ser o lo ideal a hacer, en síntesis, es comparar lo que es con lo que debe ser. Obviamente, el debe ser
implica un adecuado conocimiento del auditor interno de la teoría y la practica de lo que esta evaluando. No
puede comparar ni juzgar si desconoce la referencia de conocimientos previamente o sobre la marcha como
punto de comparación.
Identificación de objetivos del proceso sujeto a evaluación. Abundado en el proceso de comparación
señalado, el auditor administrativo identificara primeramente los objetivos teóricos generales de aquella fase
del proceso administrativo aplicables a al unidad administrativa o función sujeta a auditoria; el auditor
149
operacional identificara los objetivos de operación de la unidad administrativa o función sujeta a auditoria; y
el auditor financiero los correspondientes a cada rubro o cuenta contable sujeta a revisión, después los
comparara en lo aplicable con los correspondientes establecidos en la unidad administrativa o función
auditar. De tal comparación se deriva el proceso que se evalúa.
3.10 VERIFICACIÓN DE FUNCIONES, PROCESOS Y SISTEMAS.
Consiste en la narración o descripción secuencial de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las operaciones; narración
que deberá hacer referencia a los sistemas o registros contables y políticas o disposiciones de control
relacionadas con estas actividades y procedimientos. Esta verificación debe hacerse de manera tal que siga el
curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicará en forma
aislada o con subjetividad.
Entenderemos por evaluación el proceso mediante el cuál se compara lo que esta sucediendo o se está
haciendo en la función sujeta a auditoria, así como la calidad de acción y resultados obtenidos, contra lo que
debe ser o lo ideal a hacer, es decir es comparar lo que es con lo que debe ser.
Para poder realizar dicha evaluación el auditor ya debió precisar el objetivo, llevar a cabo un estudio general,
hacer un análisis de la función a auditar, efectuar un estudio y evaluación del control interno y verificar la
información recopilada, es entonces el momento de evaluar toda esa información obtenida y resultados
alcanzados.
Este proceso implica un adecuado conocimiento del auditor interno de la teoría y la práctica de lo que esta
evaluando. Para poder evaluar correctamente es necesario llevar a cabo los siguientes puntos.
Identificación de Objetivos del Proceso Sujeto a Evaluación. En este punto el auditor administrativo
identificará primeramente los objetivos teóricos generales de aquella fase del proceso administrativo
aplicables a la unidad administrativa o función sujeta a auditoria y el auditor financiero los correspondientes
a cada cuenta contable sujeta a revisión, posteriormente los comparará en lo aplicable con los
150
correspondientes establecidos en la unidad administrativa o función a auditar. De tal comparación se deriva el
proceso evaluatorio.
Programas de Aplicación General y Específica. Para que se omitan aspectos relevantes, el auditor se auxiliará
de programas de auditoria previamente elaborados.
3.11 CONTROL DE HALLAZGOS Y OBSERVACIONES DE AUDITORIA.
El auditor administrativo, operacional o financiero, durante el desarrollo de su trabajo y en cualquiera de sus
etapas irá detectando irregularidades o anomalías que merecen ser tomadas en consideración para su análisis y
discusión con el personal de la unidad administrativa o función sujeta a auditoria del resultado de tal proceso
se deriva su eventual inclusión en el informe de auditoria. El auditor ante todo no debe dejar de tener cortesía,
tacto y buenas relaciones con el auditado.
El proceso de registro de observaciones se debe de anotar, así como sus causas, consecuencias, opciones de
solución y beneficios esperados; de igual manera se indicará el nombre de la persona con quien se comentó y
los comentarios recibidos. En cada observación que se registre se deberá anexar la documentación que la
soporte. El conjunto de observaciones registradas y numeradas en forma consecutiva para efectos de control,
se deben de integrar en una sección específica de los papeles de trabajo; y se hará referencia a ellas, por su
número, en el programa de auditoria y en los papeles de trabajo relativos al área o sección donde fue
detectada.
Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento verá, sin lugar a dudas, que al concluir su
auditoria tendrá en sus manos el fondo de su intervención al que solo tendrá que darle forma y presentación
por medio del informe.
151
CAPITULO IV
4. EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA.
4.1 Definición de Informe
El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto
al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados, de
todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles las
sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
• El informe de auditoria operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer
los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad.
• Él diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer
tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados
de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles
las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
• Se le conoce también como el diagnostico por ser esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una
apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se acompaña de las
recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una
opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter
especifico.
• Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentación debe
causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia.
• El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer
tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean
afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de
exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
• El informe es el documento en el cual se presenta la evidencia obtenida durante la auditoria operacional-
administrativa con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo.
4.1.1 Importancia y concepto
152
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo
único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la
eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide
fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la
solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia
operativa y en última instancia, en la productividad.
Para que la auditoria operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción.
Además, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles
cambios.
4.1.2 Características.
El informe debe reunir principalmente las siguientes características:
Oportunidad: presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones
sean atendidas.
Integridad: Incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa acerca de
las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
Competencia: Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la
auditoria.
Relevancia: Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área auditada.
153
Objetividad: Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con
evidencia indudable.
Convicción: Hacer que las evidencias guíe al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.
Claridad: Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que se
presenta sea entendida por las personas a quines se dirige el informe.
Utilidad: Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la
entidad.
La evolución del informe de auditoria se dio en cuatro etapas:
1. La misión del auditor era buscar si se habían cometido errores y fraudes.
2. Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la información
que se les presenta sea veraz.
3. El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo.
4. El auditor ya elabora un informe en cual emite su opinión.
4.1.3 Objetivos e Importancia del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditoria son:
Informar: Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de
conciencia).
Persuadir: Demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. (Aceptación).
154
Obtener Resultados: Presentar recomendaciones para cambios constructivos. (Acción).
El objetivo es analizar las condiciones en que el Contador Público pueda emitir un informe desde el punto de
vista de su profesión precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propósito de proteger los
intereses de los usuarios del mismo.
Importancia relativa:
La importancia relativa representa el importe acumulado de los errores y desviaciones de principios de
contabilidad, que podrían contener los informes, sin que estos afecten significativamente las decisiones de los
accionistas o altos mandos, considerando algunos aspectos cualitativos tales como una revelación o
presentación inadecuada, la importancia de un rubro específico de la empresa.
El auditor debe establecer el límite de la importancia relativa basado en su criterio profesional y considerando
las necesidades o expectativas del cliente.
Riesgo de auditoría:
El riesgo de auditoria representa la posibilidad de que el auditor pueda dar una opinión sin salvedades de
alguna empresa, área o rubro específico que contengan errores y desviaciones de principios de contabilidad en
exceso a la importancia relativa, este riesgo de auditoria esta integrado por el efecto combinado de:
Riesgo inherente: representa el riesgo que ocurran errores de importancia en una empresa específica en su
conjunto, en un área o en un rubro específico, en función de las características específicas del mismo, sin
considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir.
Riesgo de control: representa el riesgo de que los errores importantes pudieran existir en un área o rubro
específico y de que estos no fueran detectados oportunamente por el sistema de control interno en vigor, amén
de la normatividad.
155
Riesgo de detección. Representa el riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor no detecten los
posibles errores importantes que hayan escapado a los procedimientos de control interno.
Naturaleza: Por las características de la auditoria operacional, el informe debe tener la naturaleza equivalente
a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia
operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
Congruentemente con la afirmación anterior debe precisarse que no es posible que como resultado final del
trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de
eficiencia existente.
Empresa. El informe o diagnóstico de auditoria operacional no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es
posible darle tal alcance. Por otra parte, también debe quedar claro que el informe de la auditoria operacional
es distinto al producto terminado de un proyecto de consultoría en administración pues en este último, el
resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas,
procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con
el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. En algunos
casos, el informe de auditoria operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultoría en administración a
cargo de consultores externos e internos.
4.1.4 Propósito del Informe.
Es informar en forma clara, pero concisa, él ¿por qué? Y ¿cómo? de la auditoria. Este cumple muchas
funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones
deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de cómo
redactar el documento señalado.
El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y
conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoria.
156
Reportar Condiciones
Este reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; El informe puede
ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su
ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.
Marco de Referencia de la Acción Administrativa
Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser
tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las
recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y
mejorar las operaciones.
Aclarar Puntos de Vista del Auditor
Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en
desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios
de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
4.1.5 Anatomía del Informe
Antes de iniciar la redacción de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en
él. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más
conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas.
Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma
breve, al contenido del apartado.
157
Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera
que refleje el sentido de la expresión.
Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma más directa y breve posible.
Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto.
Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fonética. De
esta forma se localizará la repetición de ideas o palabras. Si este es el caso, se recomienda seguir, en el
orden en que se indican los siguientes procedimientos:
Eliminar la idea o palabra repetida. Sustituirla. Dar otro giro a la construcción de la frase.
Evitar que los términos que puedan originar duda o confusión en los lectores y el uso innecesario de
tecnicismos.
Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensión de las ideas que
expresa en el informe.
La redacción del Informe debe caracterizarse por la cortesía. Expresar con tacto los asuntos delicados
y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distinción.
Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o
codificación que se utiliza para ellos en el área auditada.
Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente.
Cerciorarse del uso correcto de la ortografía y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras
innecesarias.
La importancia del resumen radica en:
Despertar el interés del titular de la entidad por conocer, con más detalle, lo problemática planteada.
Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
Resultados.- En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoria
operacional-administrativa pero como una trascripción o síntesis de las observaciones determinadas.
Los resultados debe de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor
vinculará las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación,
programación, y ejecución para el logro de objetivos.
158
Es la formulación de recomendaciones en el ámbito de sugerencia como posible solución a la problemática
detectada. Y están integrados por:
Titulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar
que el título debe reflejar la esencia de dicho resultado.
Observación.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejoría, su relación y
alcance de la revisión. La observación debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos,
norma y políticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los
objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.
Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.
Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que están expuestas las entidades como consecuencia de las
observaciones detectadas.
Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solución a las causas que
dieron origen a las situaciones observadas.
El informe de auditoria esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o
diagnostico útil para la toma de decisiones.
Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuación se mencionará una de
ellas la cual se divide en:
a) De Identificación.
b) De Contenido.
c) De Complemento.
d) De Identificación.
159
a) De Identificación.
Carátula interior.- Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditoria para su fácil e inmediata
identificación. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deberá de reunir como mínimo: Titulo
(Informe de auditoria), área o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusión del
informe, número de la revisión, si corresponde, especificación de “reservado o confidencial”.
Índice.- En este punto se enumeran los aspectos que tratan el informe y se indica la pagina en que se
encuentra.
Objetivos.- Aquí se señalan los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, tales como: evaluar,
verificar, analizar, comprobar, etc. las operaciones de un área de la entidad.
b) De Contenido.
Resumen.- Es un indicador importante a través del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se
sintetizan los principales problemas detectados en la revisión con la finalidad de atraer la atención del titular
de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolución.
Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son:
Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el
informe. Atrae la atención del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron
en la revisión.
La importancia del resumen radica en:
1) Despertar el interés del titular de la entidad por conocer, con más detalle, lo problemática planteada.
160
2) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
Resultados.- En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoria
operacional-administrativa pero como una trascripción o síntesis de las observaciones determinadas.
Los resultados debe de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor
vinculará las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación,
programación, y ejecución para el logro de objetivos.
Es la formulación de recomendaciones en el ámbito de sugerencia como posible solución a la problemática
detectada. Y están integrados por:
1) Titulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe
mencionar que el título debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atención y el
interés del lector.
2) Observación.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejoría, su
relación y alcance de la revisión. La observación debe incluir el criterio establecido, que son aquellos
lineamientos, norma y políticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar
y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.
3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.
4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que están expuestas las entidades como consecuencia
de las observaciones detectadas.
5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solución a las causas
que dieron origen a las situaciones observadas.
c) De Complemento.
Anexos.- Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el
contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al lector los
aspectos que por su extensión e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser:
graficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor.
161
Su finalidad es:
Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del
informe, con el propósito de contribuir la mayor concisión del texto, hacer del mismo un material de lectura
más fácil.
Facilitar la agrupación ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribución entre los
empleados responsables de su corrección y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.
Cada anexo tendrá un titulo apropiado ala naturaleza de su contenido.
• Planeación de la auditoria.
Los auditores internos deben planear cada auditoria. La planeación se debe documentar, incluyendo:
1. Objetivo de la auditoria y alcance del trabajo.
2. Información sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas.
3. Determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoria.
4. Comunicación a las partes que requieren saber de la auditoria a realizar.
5. La realización, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las actividades y
controles a auditar, identificando áreas que requieren mayor atención de auditoria invitando a los auditados a
que presenten comentarios y recomendaciones.
6. Programa por escrito, de auditoria.
7. Determinación de cómo, cuando y a quién se comunicara los resultados de auditoria.
8. Aprobación del plan de trabajo de la auditoria.
• Examen y evaluación de la información.
162
Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la información que soporta los
resultados de auditoria.
El proceso de examen y evaluación de la información es como sigue:
1. Se debe recolectar información respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de la
auditoria y el alcance del trabajo.
2. La información debe ser suficiente, competente, relevante y útil a efectos de que proporcione bases
sólidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria.
3. Los procedimientos de auditoria, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo, deben ser
utilizados, según se avance en la auditoria, donde sea practico su aplicación y se puede ampliar o reducir de
acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando.
4. El proceso de obtener analizar, interpretar y documentar la información debe ser supervisado a
efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y que se van
logrando las metas de auditoria.
5. Los papeles de trabajo que documenten la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados
por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrán la información recopilada
y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
• Comunicación de resultados.
Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoria.
1. Se debe emitir un reporte por escrito, y firmado, cada vez que se concluya con un examen de
auditoria.
2. Durante el transcurso de la auditoria se podrán transmitir, formal o informalmente, reportes orales o
escritos.
3. Los auditores internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de
la administración antes de emitir su reporte escrito final.
4. Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
5. Los reportes contendrán el propósito el alcance y resultados de la auditoria y, en lo aplicable, la
opinión del auditor.
163
6. Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio
reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas.
7. El director de auditoria interna, o la persona designada, deberá revisar y aprobar el reporte final de
auditoria antes de su emisión y deberá decidir a quien se le distribuirá el reporte.
• Seguimiento.
Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre
los hallazgos reportados en la auditoria.
Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los resultados
deseados, o que la administración o el consejo de administración asuman el riesgo por no adoptar acciones
correctivas sobre los hallazgos reportados.
El Informe Normal y el Confidencial.
Los informes referentes a las designaciones de auditoria de índole confidencial, cuyos informes
invariablemente habrá de tener el mismo carácter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de
informar, también de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecución del su trabajo.
De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designación de auditoria no confidencial será posible
que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente. En todo informe marcado con él rotulo de
confidencial, el auditor general deberá, con el objeto de hacer resaltar esta característica, imprimir su sello de
goma con la misma leyenda en la parte superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del
informe, antes de elevarlo a las autoridades superiores para su examen y resolución.
En el original del informe dichos sellos se imprimirán en la cubierta exterior de cartulina, a demás en la
cubierta interior.
164
El auditor general también podrá imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que hubiese recibido
del auditor informante sin la expresa clasificación, siempre que, a juicio de aquel funcionario superior, el
informe de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial.
Auque todo informe de auditoria a de tener como característica distintiva, la de ser un documento
intrínsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes deberán extremar el
cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditoria, cuando se trate de un informe
marcado con el sello de confidencial.
4.1.6 Tratamiento de la Información.
La información es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes
preguntas: ¿qué información hay que buscar?, ¿dónde sen encuentra esta información?, ¿cómo darle una
coherencia? Y otras más.
El auditor antes de iniciar la recopilación de información necesita:
- Saber que información es significativa y cual no lo es.
- Tener un esquema conceptual con el cual ordenarla y clasificarla.
- Saber cuales son los medios para obtenerla.
- Saber como se puede obtener al menor costo posible.
La información para la auditoria se recoge con el objeto de poder realizar un diagnostico y emitir unas
recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener información más elaborada y ajustada
a nuestros propósitos.
El tratamiento no es otra cosa que la aplicación de técnicas especificas para cada nivel de la organización las
técnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
165
En la fase de capturación de información es recomendable recopilar la información de las variables de los tres
niveles; aquí ya se verifica una primera selección de la información, posteriormente habrá que analizar los
procesos a fondo con las técnicas correspondientes.
Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el
responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los
análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
4.1.7 Reuniones preliminares con auditores.
Una vez que el auditor anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe
efectuar un examen crítico sobre cada observación y cada sugerencia.
Este examen debe incluir un estudio integral de cada observación con los papeles de auditoria en que se
apoyan los comentarios, la descripción de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es
necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estén respaldadas por
evidencia suficiente y competente en cédulas de auditoria.
Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditoria.
Esta es una norma de carácter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia.
1. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de
los métodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa.
2. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada
observación incluida en los papeles de trabajo.
3. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto
presente y futuro sobre los recursos de la entidad.
4. Los papeles de auditoria deben incluir no sólo descripciones de problemas, sino sugerencias útiles, claras
y objetivas para corregirlos.
166
5. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los
problemas detectados.
6. Es más importante estar convencido de que las sugerencias de auditoria están bien estructuradas y serán
de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas.
7. En los papeles de trabajo es esencia que las sugerencias de auditoria deben ser:
a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la práctica y no sólo quimeras obtenidas de
manuales que nunca se han puesto en operación.
b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad
económica.
c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de área en la que se van a
implantar y con la estructura del área en la que se van a implantar y con la estructura de
otras áreas que se relacionen con ésta.
En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparación del informe, el auditor y sus ayudantes
deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el señalamiento de fallas y el
detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse.
Combinarse.
Transferirse.
Cambiarse.
Corregirse.
4.1.8 Análisis de cada observación, honestidad, convencimiento, y complementación.
Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y aprobados por el gerente o el supervisor de auditoria,
se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los puntos de vista definitivos en torno
a los problemas localizados dentro de los sistemas y procedimientos en vigor. Procede, a continuación,
solicitar a los gerentes y a los directores de las áreas involucradas en la auditoria, la celebración de una junta
para comentar las recomendaciones del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera
conjunta las acciones necesarias para su implantación dentro de la estructura de la entidad.
167
A dicha reunión debe asistir el gerente o el supervisor de auditoria y el ayudante que más haya sobresalido en
el desarrollo del examen del flujo de transacciones.
Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las cédulas que
contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditoria operacional.
En la mayoría de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la autenticidad de
las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cédulas de auditoria debe estar escrupulosamente completo y
ordenado tanto para la localización inmediata de los papeles requeridos como para la clara y rápida lectura de
sus datos por el personal del cliente o de la empresa.
La reunión para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los ejecutivos a cuyo cargo
están los departamentos o áreas funcionales que involucran los hallazgos y recomendaciones del auditor. La
discusión debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditoria considerando los siguientes aspectos
esenciales.
1. Iniciar la reunión explicando previamente los objetivos de la auditoria en cada una de las áreas que fueron
revisadas. Esta explicación deberá ser breve y sin tecnicismos.
Hacer hincapié en que la auditoria operacional tiene propósitos esencialmente constructivos y no
destructivos; es decir, los problemas localizados y las fallas detectadas serán divulgadas para
beneficio de la entidad y no para señalar o culpar al personal involucrado.
Se debe hacer énfasis para reconocer y agradecer la colabor5ación de todo el personal de cada una de
las áreas funcionales que han sido auditadas.
Comenzar la reunión en su aspecto propiamente técnico dando lectura a cada una de las
observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cédulas de auditoria.
Este hecho permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara
y objetiva.
Enfatizar la mejor disposición en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que basa
cada una de sus observaciones.
168
Hacer hincapié en que las sugerencias propuestas son únicamente el punto de vista de los auditores y
que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las áreas involucradas
es importante y valioso para depurar o mejorar dichas sugerencias.
Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar CONVENCER
antes que VENCER.
Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen respecto
a cada una de las sugerencias y las observaciones de los auditores. Este es un punto esencial, ya que
dichas respuestas van a formar parte del reporte de auditoria; por ello, es conveniente que los
comentarios de directores y gerentes se transcriban literalmente a los papeles de trabajo y se lean en
voz alta antes de dar paso ala siguiente recomendación.
Deben evitarse comentarios hirientes, irónicos o tendenciosos respecto a cualquier empleado o
funcionario de las áreas que se han examinado y de la empresa en su conjunto; las apreciaciones del
auditor no deben ir más allá de los hechos concretos, aun en los casos en que los problemas
detectados se relacionen con actitudes negativas o incapacidad del personal. Respecto a este último
punto, el gerente de auditoria deberá hacer comentarios en privado con el superior a quien reporte el
empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo de hallazgos.
Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del desempeño y
las actitudes constructivas del personal en las áreas auditadas; sin embargo, debe tomarse en
consideración la importancia de evitar también los excesos para no incurrir en adulaciones que
resultan molestas y que restan categoría a la imagen del auditor.
2. Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para su
evaluación, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia con las
observaciones y sugerencias.
En relación con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunión a la que se ha
hecho referencia en los párrafos anteriores, es importante poner en práctica los puntos que se detallan a
continuación.
El auditor debe lograr que los ejecutivos de las áreas involucradas establezcan y se comprometan a respetar
fechas o plazos en los que las recomendaciones aceptadas quedarán cumplidas en forma integral.
169
De acuerdo con las fechas o plazos establecidos por la empresa para cumplir las recomendaciones aceptadas,
es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles de trabajo.
Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervención de especialistas internos o externos,
los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener las autorizaciones de los funcionarios
en quienes recaiga esta responsabilidad.
El establecimiento de fechas en los términos indicados es la mejor garantía de que el esfuerzo de los auditores
y de los ejecutivos no será estéril. Cualquiera que sea la razón por la que los directores o gerentes rehacen las
recomendaciones de auditor, también es indispensable que las respuestas se transcriban literalmente en los
papeles de trabajo. Es importante dejar bien establecido que tanto las recomendaciones de auditoria
rechazadas por la empresa con el texto íntegro de las respuestas que incluyen dichos rechazos, deben formar
parte del reporte de auditoria operacional-administrativa.
4.1.9 Borrador del Informe.
El auditor redacta su informe en un borrador dicho borrador debe ser redactado por el gerente o el supervisor
de auditoria con base en los papeles de trabajo que incluyen la descripción de los problemas, las
recomendaciones para corregirlos y los comentarios de la empresa.
A medida que avanza la auditoria, pondrá por escrito, inmediatamente, los detalles mientras todavía están
frescos en su mente, con lo que evitará la posibilidad de tener que volver a recopilar los datos. Se deben de
tener presentes varios aspectos fundamentales al redactarlo y el método para organizar los hallazgos debe ser
objeto de particular atención. Todos los hechos que reflejen circunstancias fuera de lo normal, deficiencias,
irregularidades, embotellamientos, puntos débiles, desperdicio exagerado, pérdidas innecesarias, métodos
inadecuados, etc., se mencionaran en orden de importancia relativa.
Posteriormente los detalles de aspectos tratados con los supervisores y otros empleados. Finalmente, se harán
las recomendaciones formuladas por el auditor, las cuales deberán redactarse sencilla y claramente.
170
El esbozo de informe de auditoria establece un plan o guía para la ordenada presentación del informe. Por
medio de este el auditor tendrá una idea de lo que busca hacer.
El informe deberá ser uniforme en cuanto a diseño, esto es, en cuanto a plan general, pero no en cuanto a
contenido, también deberá expresar la finalidad y alcance del estudio de auditoria, las limitaciones que se
tuvieron los problemas que se encontró y los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe constituye la versión final de los hallazgos derivados de la auditoria operacional-
administrativa; es la base para el trabajo de mecanografía y, en consecuencia, su redacción debe ser clara,
objetiva y sin ninguna clase de errores.
El borrador del informe constituye la versión final de los hallazgos derivados de la auditoria operacional-
administrativa; es la base para el trabajo de mecanografía y, en consecuencia, su redacción debe ser clara,
objetiva y sin ninguna clase de errores.
4.1.10 Ventajas y Desventajas de discutir el Informe con el Área Auditada.
Los sistemas que se siguen para informar de los descubrimientos hechos en el curso de una auditoria son muy
variados. En ocasiones se prepara el informe y se presenta lo descubierto hasta el término de la auditoria. En
otros casos antes de presentar el informe final a la dirección, se hace un intercambio de impresiones con los
afectados, con el objeto de darles la oportunidad de manifestar sus observaciones personales respecto a los
hallazgos hechos.
Ventajas:
Se puede obtener más información del área auditada para el mejor desempeño de nuestro trabajo.
Después de la discusión con el área auditada, el auditor puede tomar con más certeza sus apreciaciones y así
defenderlas con profesionalismo hasta las últimas consecuencias.
Este procedimiento hace que comprendan mejor los aspectos que requieren interpretación y determinen los
mejores procedimientos.
171
Desventajas:
No es conveniente ya que pueden hacer correcciones a los hallazgos encontrados y de esta forma pude perder
veracidad en los resultados de nuestra auditoria.
Si no se tiene experiencia en reuniones de esta naturaleza, los jefes del área auditada ejercer algún tipo de
presión en cuanto a las observaciones así como las sugerencias, de tal manera que puede variar la opinión
del auditor.
4.1.11 Emisión del informe final
Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas durante
la práctica de la auditoria operacional-administrativa, así como las recomendaciones y sugerencias.
La publicación definitiva del reporte de auditoria debe llevarse a cabo sólo si el cuestionario de control de
calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del áreas o áreas
examinadas. La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:
a) Mecanografía del borrador.
b) Confronta.
c) Envión a destinatarios.
El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; son embargo, el informe
mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del departamento de
auditoria interna o del despacho de contadores públicos.
La mecanografía debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las técnicas y usos
modernos para garantizar una presentación actualizada del resorte de auditoria.
172
La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayoría de las ocasiones se
lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versión mecanográfica del informe de
auditoria con el borrador correspondiente.
En relación con al confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocación incorrecta de una ”coma”
o de un”punto” y la falta de un “acento” pueden cambiar radicalmente el sentido del informe de auditoria.
Finalmente cabe señalar que es necesario que el gerente de auditoria, el director o socio lean con cuidado el
informe mecanografiado que ya pasó la confronta; no es excepcional que en esta lectura se localizan algunos
errores cuya corrección debe llevarse a cabo de inmediato.
En la preparación del informe final el auditor trata de que éste tenga una calidad que satisfaga las normas
apetecidas y gane la estima de la dirección. Una comunicación que realmente transmita los hechos esenciales,
es la culminación del trabajo del auditor.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz la información
que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa.
El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además de transmitir el mensaje de un modo objetivo y
fácil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la dirección pueda actuar con
oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye rotundamente en la decisión que se
tome.
El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado para quedar plenamente
satisfecho con el mismo, se planteara las siguientes preguntas:
¿Expongo todos los hechos de importancia?
¿Están presentados los distintos aspectos en forma sustanciosa la redacción del informe?
173
¿Están descritos posteriormente, en el cuerpo del informe los hechos de importancia especiales y
en el mismo orden en que figura dentro de la selección respectiva?
¿Esta redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal
entendidas?
¿Comprende el informe exposiciones claras respecto a los cambios de impresiones tenidos con
los supervisores así como las respuestas y reacciones de estos?
¿Al expresar mis sugerencias o comentarios he tenido presente el equilibrio que debe prevalecer
en el informe, la expresión correcta de mis ideas y toda la información que necesita el
lector?
¿Mis recomendaciones son oportunas fáciles de realizar, convenientes para la dirección y éxito
de la empresa?
¿Lo tratado en mi informe es interesante, bien redactado, comprensible y es en realidad útil a la
dirección?
Si el auditor puede contestar afirmativamente estas preguntas podrá estar seguro de que el informe es
correcto.
Antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, se acostumbra que un supervisor o algún
otro empleado del departamento de auditoria le dé los toques finales y lo prepare para su versión definitiva. Se
somete el documento a la revisión de una persona que recibe el título de supervisor. El propósito de esto es
comprobar el contenido del informe antes de escribirlo en forma definitiva y presentarlo.
4.1.12 Decálogo para preparar un buen Informe de Auditoria Operacional Administrativa.
El boletín dos de la comisión de auditoria operacional presenta las diez siguientes recomendaciones al
respecto.
174
• Enfatizar los aspectos significativos que mejoren las operaciones de la entidad, relacionados con los
cambios en los sistemas y procedimientos tendentes a la reducción de costos y gastos.
• Omitir hechos o partidas poco significativos (atendiendo a la importancia relativa.
• Limitar el informe al mínimo indispensable.
• Redactar el informe libre tecnicismos.
• Presentar las cifras o los problemas, solo cuando vayan acompañados de la sugerencia relativa.
• No haga circular material que no contenga el informe.
• Obtenga en lo posible el acuerdo de los ejecutivos afectados por las observaciones y sugerencias,
para lograr presentarlas, finalmente como recomendaciones conjuntas.
• Comentar el borrador del informe con los responsables afectados por las observaciones y
sugerencias.
• Enviar copia del informe a todos los afectados por el mismo, así como el ejecutivo superior
responsable de la operación revisada.
4.1.13 Distribución del Informe.
La entrega del informe se hará al titular de la dependencia o entidad, a los responsables de las áreas
comprendidas en la auditoria y aquellos niveles decisorios que por sus atribuciones deban participar en la
implantación de las medidas correctivas y preventivas necesarias.
El auditor interno entregará oficialmente su informe a través de un oficio o memorando, en el que se
incluirán, como mínimo los siguientes datos:
Lugar y fecha de elaboración del oficio o memorando.
Número de referencia.
Referencia la oficio de comisión.
Periodo revisado.
Indicación que se comentaron los resultados obtenidos con los responsables de área auditada.
Firma del titular del Órgano Interno de Control.
Una vez que el titular del Órgano Interno de control presentó su informe al titular de la dependencia o entidad,
es necesario que el auditor interno haga un seguimiento de las medidas adaptadas, como resultado de las
175
observaciones y recomendaciones que se indicaron en el informe de auditoria, puesto que el verificar que las
medidas correctivas y preventivas se lleven a la práctica constituye una de sus responsabilidades.
En el caso de que no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que en opinión de auditor, son
importantes para lograr los objetivos de las áreas auditadas, debe hacer constar ese hecho en los informes que
presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades competentes.
El envío del informe a los destinatarios constituye el último evento de la auditoria y debe llevarse a cabo una
vez que los trabajos de mecanografía, confronta y firma del informe estén incluidos.
El informe se envía a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las
observaciones y sugerencias; asimismo, deben remitirse ejemplares al director gerente, y en su caso, al
consejo de administración y a la asamblea de accionistas.
La encuadernación del informe debe supervisarse con objeto de evitar que el orden y secuencia de las páginas
vayan a alterarse. El auditor en jefe necesita estar alerta ante un posible error de esta naturaleza que podría
causar una impresión particularmente negativa en los destinatarios.
Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de
actividades profesionales que, sin embargo, debe todavía complementarse con los trabajos de seguimiento.
176
CAPITULO V
5. SEGUIMIENTO DEL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA
5.1 SEGUIMIENTO
Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre
los hallazgos reportados en la auditoria. Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado
acciones correctivas para alcanzar los resultados deseados, o que la administración o el consejo de
administración asuman el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados.
Los informes referentes a las designaciones de auditoria de índole confidencial, cuyo informes
invariablemente habrá de tener el mismo carácter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de
informar, también de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecución del su trabajo.
El trabajo de auditoria es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada el trabajo de auditoria
si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se están realizando, para esto se
debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento dependerá del carácter crítico de las
observaciones de auditoria. El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos
factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situación actual, en
otros casos tendrá que hacer una revisión más técnica del sistema.
La auditoria operacional-administrativa no concluye con la entrega del informe en realidad, la emisión y
entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso. Este nuevo proceso se relaciona con la
implantación de las recomendaciones del auditor que fueron aceptadas por los gerentes y directores en los
términos de las respuestas que aparecen en el reporte de auditoria.
La finalidad principal del seguimiento posterior a la auditoria es completar cualquiera de los aspectos que
figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo.
El auditor podrá considerar necesario vigilar y comprobar la realización de sus recomendaciones, ayudar a
planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer más fluida la producción, laborar en combinación
177
con otros en la organización de una nueva división o departamentos o en la formulación de nuevas políticas o
métodos más eficientes y así por el estilo. Tal vez encuentre necesario discutir con la dirección general ciertos
aspectos de sus sugerencias, con la idea de impulsar todavía más una administración eficiente.
La asignación al detalle de las actividades inherentes a la implementación de las sugerencias no siempre
aparece en el informe de auditoria; en realidad es excepcional que ocurra así, pues durante la reunión con
dichos ejecutivos no sería práctico discutir esta clase de pormenores. El auditor debe conocer e identificar a
las personas involucradas en el establecimiento de las acciones correctivas que incluye en su reporte, pues con
ellas es con quienes se llevará a cabo una parte importante de los trabajos del seguimiento.
De acuerdo con las anteriores consideraciones las sugerencias de auditoria pueden clasificarse a la luz de las
tareas que implica su implantación en los siguientes grupos:
Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos.
Recomendaciones que involucran una modificación sustancial a los sistemas y procedimientos.
Las recomendaciones que involucran ajustes o cambios poco significativos, cabe señalar que el conocimiento
que sobre los sistemas tienen empleados de las áreas sujetas a modificaciones facilita que las sugerencias se
cumplan con mayor prontitud y eficacia.
Es necesario que el auditor participe en los trabajos de implantación asesorando al personal en aquellos
puntos en que, a su juicio, es necesario. Cabe aclarar que el auditor debe dejar perfectamente establecido, que
la responsabilidad de la implantación es del personal de la empresa en general y de los empleados del
departamento auditado en particular.
Una intervención profunda del auditor en la implantación de sus propias sugerencias, crea el peligro de
conflictos de independencia cuando en revisiones posteriores se enfrente al estudio y la evaluación e métodos
y procedimientos cuyos detalles fueron diseñados por él.
178
Lo cierto es que el auditor debe auto-considerarse como una parte importante del camino que conduce a la
solución de los problemas que aquejan a su empresa o a su cliente, esforzarse por contemplar dichos
problemas como verdaderamente suyos.
Estas reflexiones basadas en hechos reales y no en hipótesis conducen al concepto de “enfoque de negocios”
en la auditoria, puesto en vigor con ímpetu en algunas firmas mexicanas de contadores públicos durante la
década de los 80.
El enfoque de negocios en la auditoria obliga al auditor a contemplar la empresa como suya; él es el
propietario o principal accionista y tiene el compromiso de mantener esta actitud mental durante el desarrollo
de todo su trabajo y, con más énfasis, en la fase del seguimiento.
El auditor que aplica este enfoque de negocios enriquece su examen y provoca mayores beneficios para la
empresa. La solución de los problemas localizados en los sistemas será más ágil y eficaz si el propietario d la
compañía está presente para coordinar y supervisar las actividades que se hacen necesarias. Ese propietario
debe ser el auditor.
Las recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas. En estos casos la selección, el
diseño y la implantación de los nuevos procedimientos deben asignarse considerando las siguientes opciones:
Que exista un Departamento de Organización y Sistemas en la empresa.
Que la empresa decida contratar servicios de asesoría administrativa externa.
Es necesario que el auditor establezca en coordinación con el Departamento de Organización y Sistemas un
programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.
Es importante señalar que se requiere una comunicación constante y formal enfocada a que el diseño de los
procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en su reporte.
Dicha comunicación debe partir del propio auditor y consiste esencialmente en visitas periódicas. Lo que se
busca con ello es que el personal encargado de los trabajos de implantación encuentre apoyo y asesoría para
179
resolver problemas específicos inherentes a una resistematización y, paralelamente, ejercer presión
constructiva de evitar retrasos en el desarrollo de las tareas.
Cualquier situación anormal o cualquier circunstancia que pudiera influir en la implementación de los
cambios programados, debe ser comunicada de inmediato por el auditor al funcionario con facultades para
emitir las instrucciones que resulten necesarias. En ningún caso se puede admitir que surja una crisis en los
trabajos de implantación, atribuible a que el auditor se haya abstenido de comunicar la existencia de
problemas en los términos descritos.
La contratación de asesoría externa para establecer nuevos sistemas o modificar los ya existentes es muy
controvertida. Existen los ejecutivos que se oponen a este servicio porque consideran que es inevitable que
surja un vació entre los externos, los procedimientos creados por ellos y el personal de la empresa que vive
diariamente “desde adentro” todas las circunstancias que influyen en el desarrollo de los trabajos que
presupone un sistema.
El asesor externo es un visitante que por su mismo carácter de protagonista transitorio, contempla la empresa
desde una dimensión que se aparta de su realidad cotidiana; su trabajo y sus propuestas enfrentan el
inconveniente que deriva de este hecho. El riesgo es alto y evidente: Al concluir su intervención, el asesor
externo entregará un manual de organización y procedimientos cuyo contenido es muy técnico y satisface los
requerimientos básicos y universales de control, mas no las necesidades de la empresa; el destino de dicho
manual podría ser un librero en la oficina del director gerente, a gran distancia de los acontecimientos y de
los problemas detectados por la auditoria operacional-administrativa.
La universalidad de experiencias que caracterizan al consultor independiente ofrece, por lo general, un
panorama más rico en expectativas para la mejor solución de los problemas que a la entidad.
El auditor debe también establecer y mantener una comunicación constante y formal con el asesor externo, a
fin de cerciorarse de que el diseño de los nuevos sistemas o los cambios a los ya existentes cumplan con las
recomendaciones que incluye el informe de auditoria operacional-administrativa.
5.1.1 Realización del Seguimiento.
180
El seguimiento de las recomendaciones en proceso de ejecución o de aquellas sobre las que no se ha tomado
ninguna acción, puede requerir la pronta atención del auditor, debido a la urgencia de eliminar posibles
discrepancias futuras. Otras recomendaciones pueden no requerir acción inmediata cuando la necesidad que
se trata de satisfacer no sea de mayor importancia.
Puede analizar con los supervisores responsables los cambios, nuevas instalaciones o modificaciones,
organización de funciones, entrenamiento de personal, mejores medios de comunicación e información,
compra y utilización de nuevo equipo, expansión o contracción, especialización o diversificación,
centralización o descentralización, nuevas y mejores normas, políticas, métodos y procedimientos.
El seguimiento puede significar el análisis o inspección de una función o actividad, en un área particular o en
varias, para que el auditor se asegure que la función o actividad en cuestión opera correctamente.
Aun con el mejor plan para poner en práctica sus recomendaciones, pueden surgir dificultades complejas al
enfrentarse a nuevas situaciones y a la necesidad de tomar nuevas decisiones. Cuando no es posible demorar
la acción, el auditor necesita analizar de nuevo una situación de la manera más objetiva posible y decidir qué
alternativa parece más ventajosa, dadas las circunstancias.
El seguimiento del auditor empezará inmediatamente al terminarse la auditoria o iniciara algún tiempo
después, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan cumplirse. Para llevar a cabo la labor del
seguimiento el auditor necesitará antes estudiar minuciosamente la lista de recomendaciones que figuran en su
informe de auditoria y pasar a investigar cada una de ellas a fin de determinar su situación en términos de
ejecución.
Conviene que el auditor enfoque primero sus esfuerzos a trabajar con quienes están tratando de cumplir con
las recomendaciones más fáciles de realizar.
Toda recomendación que no sea admitida de buen grado y puesta en obra deberá vigilarse muy cerca para que
se cumpla.
181
Todas aquellas situaciones que no hayan sido objeto de atención en un plazo razonable, serán puestas en
conocimiento del director general.
Conviene recordar que el programa de auditoria susceptible de éxito, será el que prescriba estudios y
evaluaciones periódicas de las funciones y actividades de la empresa. Su propósito será ayudar a la dirección,
en forma constante, a conseguir una marcha más eficaz de las operaciones. Los estudios periódicos
constituirán el medio de valorar realizaciones y resultados.
La auditoria operacional-administrativa constituye una evaluación de los métodos y desempeño
administrativos, llevada a cabo por personas autorizadas por la alta dirección, en interés de la administración
en general.
Para la realización del seguimiento deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:
a) Entrevistas con los ejecutivos de las áreas involucradas y recopilación de respuestas.
b) Verificación del cumplimiento.
Los trabajos del seguimiento comienzan con estas entrevistas que se basan en el informe de auditoria
operacional-administrativa. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los
departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos.
El objetivo de las entrevistas es obtener información de carácter verbal sobre el cumplimiento de las
sugerencias contenidas en el reporte de auditoria.
Otros comentarios relativos a trabajos en proceso para la implantación de las sugerencias, constituyen
aspectos sujetos a verificación y dan al auditor una pauta inicial para planear el enfoque que dará a su examen
o seguimiento.
182
Las respuestas en el sentido de que las sugerencias han quedado implementadas quedan sujetas a una
verificación integral por parte del auditor. Durante el desarrollo de las entrevistas el auditor debe limitarse a
escuchar las respuestas de su interlocutor a fin de esta persona proporcione los datos requeridos en los
términos y en la forma que él desee utilizar.
a) Verificación del Cumplimiento.
Se basa en la aplicación de procedimientos de auditoria cuyas características estarán determinadas por la
naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenidas en el
informe de auditor.
b) Evaluación del cumplimiento.
Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones deben
quedar reflejados en papeles de trabajo. El detalle de las pruebas selectivas, de las excepciones o errores y los
comentarios de los auditores deben plasmarse en cédulas de auditoria.
Es importante enfatizar que la evaluación, por simple que resulte, sólo puede llevarse a cabo si el auditor ya
verificó la autenticidad de las respuestas que sobre las actividades de implantación le proporcionaron los
directores y los gerentes de las áreas involucradas.
Es conveniente que se destinen algunas horas de los programas de auditoria de años venideros a la aplicación
de pruebas sorpresivas sobre la observancia uniforme de los métodos y los procedimientos auditados.
Control de Observaciones Cumplidas
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirán las
pruebas de auditoria. Este lapso es el período durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y
aplicadas por los departamentos involucrados; su extensión será establecida a criterio del auditor.
183
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos situaciones respecto a las
cuales el auditor debe enfocar toda su atención:
• Correcciones definitivas.
• Correcciones temporales.
Las correcciones definitivas son un reflejo de la aceptación del personal a las recomendaciones de auditor.
Son una muestra indudable del éxito alcanzado en la auditoria operacional-administrativa; son el resultado de
los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo el
examen y la preparación del informe con las observaciones y sugerencias.
Las correcciones temporales son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la
ejecución de actividades asignadas a personal de menor jerarquía.
Control del Observaciones No cumplidas
Un problema que suele presentarse es que al realizar la tarea del seguimiento, el auditor se encuentra con que
nadie hace nada para poner en práctica las recomendaciones. También sucede que puede haber resistencia por
parte de los afectados, por diversas razones, aun cuando la recomendación en cuestión haya sido aprobada por
ellos durante el cambio de impresiones al respecto con el auditor. En estos casos, el auditor deberá tratar de
obtener una explicación clara del motivo o motivos subyacentes y convencer a los renuentes de que
modifiquen su actitud.
Es importante señalar que en algunas ocasiones los directores y los gerentes se refieren a promesas sobre
nuevas fechas para el cumplimiento de las recomendaciones. Cuando esto ocurre, el proceso de seguimiento
debe suspenderse y programarse en función a las fechas mencionadas.
Generación de Papeles de Trabajo de Seguimiento
El auditor no debe pasar por alto la necesidad de dejar evidencia en papeles de trabajo relativa a los
procedimientos de verificación que se han aplicado.
184
Deben abrirse y actualizarse en forma oportuna, cedulas de observaciones y ratificación de sugerencias sobre
los puntos en esto resulte procedente.
5.1.2 Restablecimiento de Compromisos Fechas Firmas
Secuencia del Informe de Seguimiento
Este reporte está basado en los resultados del seguimiento y en la evaluación que el auditor ha hecho de los
trabajos emprendidos por la empresa para solucionar los problemas que se localizaron en las áreas sujetas a
examen.
Es importante señalar que el informe derivado del seguimiento debe referirse sólo a las recomendaciones de
auditoria que fueron aceptadas y que, no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas prometidas por el
personal a cargo de su implementación.
El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los pasos siguientes:
♦ Preparación del borrador.
♦ Discusión del borrador con el personal involucrado.
♦ Emisión y entrega del informe.
El contenido de dicho borrador lo integran, en primer lugar, las recomendaciones originalmente hechas por el
auditor; no una trascripción literal de ellas, sino un compendio que incluya sus principales características.
Incluir nuevamente las observaciones puede resultar impráctico ya que se corre el riesgo de publicar un
reporte demasiado extenso. En los casos en que a juicio del auditor sea importante describir un problema, se
deben resumir sus principales aspectos a fin de mencionarlos en el compendio de la recomendación
respectiva.
185
El segundo elemento del borrador es la trascripción fiel de las respuestas que los funcionarios de la compañía
dieron a cada una de las recomendaciones del auditor.
Dicha trascripción hace énfasis en las acciones y fechas acordadas para la implementación de las sugerencias
y, en consecuencia, fortalece la postura del auditor durante la discusión del borrador a que nos referimos
posteriormente.
La situación encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercero y último componente del
borrador de este informe.
Aquí debe describirse de manera breve y objetiva el panorama que el auditor o sus ayudantes encontraron con
motivo de la aplicación de los procedimientos de auditoria.
186
CAPITULO VI
6. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO
6.1 INTRODUCCIÓN
Sabemos que al paso del tiempo, lo que hace a un hombre exitoso son todas aquellas metas, propósitos y
objetivos que ya sean simples o complejas logre realizar por si mismo. Este equipo lo conformamos cinco
personas y el desarrollo de este trabajo representa una de las metas a alcanzar por cada uno de nosotros.
Así mismo, con el presente trabajo nos comprometimos a dar nuestro mayor esfuerzo dedicando tiempo,
aportando conocimientos y experiencia profesional. Lo anterior con el propósito de presentar un trabajo de
buena calidad contando con el apoyo del ponente el C.P. Héctor Hernández Márquez durante el seminario.
En este proyecto se detalla la creación de un Departamento de Auditoria Interna. Se mencionan algunos
factores de los cuales dependerá el éxito del departamento en el desarrollo de sus funciones como son: la
ubicación eficaz dentro del organigrama de la empresa, la estructura organizacional del departamento,
funciones y obligaciones de cada integrante del equipo de auditoria así como la ubicación física dentro de la
empresa y recursos materiales, los cuales constituyen las herramientas de trabajo de dicho departamento.
Presentamos también la metodología que nosotros consideramos la más adecuada para llevar a cabo el
trabajo de auditoria, la cual tiene como base principal la ejecución de las normas y practicas profesionales de
Auditoria. Y de esta manera coadyuvar al logro de mejores prácticas para el alcance de metas y objetivos de
la entidad.
La Práctica de Auditoria Operacional-Administrativa se desarrolla en una empresa llamada Especialidades
Químicas México, S.A. de C.V., la cual fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su actividad principal es la
fabricación y venta de especialidades químicas.
6.2 MARCO TEORICO
187
6.2.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Especialidades Químicas México, es una compañía global que genera efectos que mejoran la calidad de vida.
Sus especialidades químicas, añadidas en pequeñas cantidades, mejoran el desempeño, apariencia y tacto de
una amplia gama de materiales como: la protección, el color y la resistencia de los automóviles, la ropa, los
empaques, los productos para el cuidado personal, entre otros.
Specialty Chemicals Inc. tiene sus oficinas centrales en Basilea, Suiza.
Una compañía global Pensando globalmente, actuando localmente
• Sus productos se venden en más de 120 países en todos los continentes.
• La compañía se hizo independiente en Enero de 1997, se formó a partir de las operaciones
en Especialidades Químicas de la anterior Geigy Limited, cuando esa compañía se fusionó con
Sandoz Limited para dar origen a Novartis AG.
• Las raíces de la Compañía se remontan a 1757 cuando J.R. Geigy, la compañía más antigua
en Basilea, empezó a comercializar químicos y colorantes.
• Dan empleo a cerca de 19,000 colaboradores en 60 localidades en 23 países y 22 centros de
investigación en 11 países.
• Sus ventas están balanceadas dentro de los tres mayores mercados: Europa, las Américas y
la región Asia-Pacífico.
Principales compañías del grupo y centros de producción a nivel global:
Alemania, Arabia Saudita, Argentina, Australia, Bélgica, Brasil, Chile, China, Colombia, Corea, España,
Estados Unidos, Filipinas, Finlandia, Francia, Grecia, Guatemala, India, Indonesia, Italia, Japón, Malasia,
México, Países Bajos. Nueva Zelanda, Portugal, Reino Unido, Singapur, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Taiwán,
Tailandia y Turquía.
Las competencias básicas trayendo la innovación del laboratorio a la vida diaria
Mejoran las calidades de los materiales existentes o de los nuevos, en cada etapa de su producción, de su
diseño o sobre la amplia experiencia a nivel mundial en síntesis orgánica, química de estado sólido y física,
188
química de polímeros, catálisis, biocatálisis, fotoquímica, fotofísica y desde luego las aplicaciones de sus
clientes.
Protegen los plásticos, recubrimientos y materiales fotográficos de los daños causados por la luz, el calor,
el aire y el trabajo físico.
Crean color para los textiles, plásticos, recubrimientos, papel y madera.
Incrementan la blancura del papel.
Optimizan el manejo del agua.
Mejoran el rendimiento de los textiles, su producción y detergentes para ellos.
Utilizan la luz para curar los recubrimientos, las superficies impresas y los componentes electrónicos.
Ayudan a la protección de las personas y de los objetos de la radiación ultravioleta dañina y de los
microorganismos.
Sintetizan económicamente complejas moléculas funcionales.
Investigación y desarrollo cada innovación inicia como una idea
Con más de 1,500 personas colaborando en investigación y desarrollo en más de veinte localidades alrededor
del mundo, tienen el conocimiento para que sus clientes prosperen.
Su estrategia incluye un sólido compromiso constante hacia la investigación básica y la aplicada.
La investigación y desarrollo está localizada dentro de los Segmentos, manteniendo la innovación y las
necesidades del cliente tan cerca como sea posible.
La estrategia general de investigación está dirigida por Chief Technology Officer y por el Research &
Technology Board trabajando de manera muy cercana con el comité ejecutivo.
Mantienen un contacto cercano con los investigadores de más de 70 universidades en 14 países. Muchos de
sus colaboradores también tienen posiciones de enseñanza dentro de instituciones académicas.
189
El fondo anual de 10 millones de francos suizos apoya proyectos de investigación innovadores del tipo “alto
riesgo / alto retorno”.
Visión
Crear efectos para mejorar la calidad de vida” Mejorar el desempeño, la protección, el color y la resistencia de
los automóviles, la ropa, los empaques, los productos para el cuidado personal y mucho más. Desarrollar
aspectos que benefician productos de uso diario haciéndolos mejores y podemos hacer realidad grandes
avances con relación a ellos.
Carreras donde las personas crecen, los negocios crecen
Los 19,000 colaboradores son individuos que trabajan juntos como un equipo global. Comparten una visión
clara, misión y valores comunes, alrededor del mundo.
Ofrecen a su gente la oportunidad para mostrar su iniciativa y tomar responsabilidad.
Consideran en tiempo utilizado trabajando en el extranjero como un elemento clave en el desarrollo de
carrera.
Luchan por la comunicación abierta y honesta de manera permanente dentro y fuera de la compañía.
Le dan la bienvenida y fomentan la creatividad para mejorar la manera en que hacen los negocios.
Aspiran a atraer, desarrollar y mantener a los mejores talentos dentro de la organización.
Reconocen y recompensan el desempeño excelente.
Misión
190
Especialidades Químicas México es un líder global, comprometido a ser el número uno en todos los mercados
donde participamos. Busca ser el socio de elección para aquellos clientes que buscan efectos innovadores que
resalten el desempeño de sus productos. Se esfuerzan en ser la mejor opción de empleo para las mejores
personas. Está comprometida a crear valor para sus accionistas.
Valores
Desempeño, Prioridad al cliente, Innovación, Liderazgo y Sustentabilidad
Metas
Incrementar el valor de mercado para sus accionistas - crecimiento de ingresos y utilidades en los mercados
abarcados. “Global leader, committed to be number one in all our chosen markets” Flujo de efectivo-
clave para el crecimiento.
Crecimiento Sustentable
Buena práctica también significa buen negocio
• Están comprometidos para incorporar factores medioambientales relacionados con la salud y
la seguridad (EHS) dentro de cada una de las prácticas de negocio. Ven la necesidad de cumplir
estrictas metas medioambientales como una oportunidad para innovar y mejorar la eficiencia.
• Tienen la política “La Seguridad Primero” en todas sus instalaciones. Creen que la excelente
concientización el conocimiento y la comunicación de riesgos son esenciales en su industria.
• Mantienen una supervisión cercana con sus actividades en cada país para garantizar
satisfacer las regulaciones locales. En los lugares en donde no existen regulaciones relevantes,
aplican estándares de buenas prácticas.
• Reportan de manera regular el desempeño ambiental y de seguridad a todos los grupos de
interés con los que interactúan: colaboradores, comunidades locales, autoridades regulatorias, los
medios y accionistas.
191
• Tienen un Grupo de Desarrollo Tecnológico Medioambiental, quien desarrolla procesos
para el tratamiento de residuales en la compañía y ofrece su grado de experiencia a los clientes.
• Se encuentran dentro de las primeras compañías, de la industria, en medir el desempeño
medioambiental comparado con el valor aportado, en vez de sólo compararlo con los niveles de
producción, mostrando la manera en que la mejora en el desempeño medioambiental es un buen
negocio.
Objetivos
Incrementar volumen de ventas mediante la incorporación de nuevos productos, canales de distribución y
mejorando la calidad de sus productos, así como ser innovador.
Reducción de Gastos de operación (con relación al porcentaje de ventas y reducción con respecto a años
anteriores), cambiando estructuras etc.
Posición de capital trabajo estable (cartera con terceros más inventarios), obtenido financiamiento a través de
su casa matriz.
6.2.2 ACTIVIDAD PREPONDERANTE
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V., fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su actividad
principal es la fabricación y venta de especialidades químicas, tales como aditivos plásticos, lubricantes,
poliuretanos, recubrimientos, especialidades epóxicas, productos termo fijos, pigmentos, pastas solventes y
colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintéticas.
Mercados que atienden
Sus efectos están en cada casa, cada oficina y cada automóvil. Atienden varios mercados de alta relevancia,
cada uno contemplando una amplia gama de sus productos y servicios.
192
La estructura operativa y financiera de Especialidades Químicas México y a nivel mundial, esta organizada en
4 segmentos, orientados a los mercados: Plastic Additives, Coating Effects, Water & Paper Treatment, Textile
Effects los cuales se dividen a su vez en varias unidades de negocio.
Brindando los siguientes productos y servicios:
Automotriz
Aditivos de desempeño y color para plásticos
Color, agentes de curado y protección para los recubrimientos
Colorantes y acabados textiles
Ahorradores de combustible, reductores de emisiones, aditivos para lubricantes
Textil
Colores resistentes a la luz y a las lavadas para todas las fibras
Acabados antiarrugas y antimanchas
Agentes que mejoran el desempeño en cada etapa desde la fibra hasta la prenda final
Empaque
Colores seguros para papel de envoltura para alimentos, plásticos y tintas para impresión
Recubrimientos resistentes a la grasa para papel y cartón
Filtros ultravioleta en empaques plásticos para proteger sus contenidos
Absorbedores de oxígeno para mantener la frescura
Agentes de curado ultravioleta
193
Cuidado del Hogar y Personal
Blanqueadores ópticos para textiles
Efectos de higiene para jabones, pasta de dientes, limpiadores para la casa y plásticos
Filtros ultravioleta para cremas solares
Efectos que mejoran la textura de los productos para el cabello y cuidado de la piel así como para los de
limpieza del hogar
Colorantes para vibrantes colores de cabello
Papel y Minerías
Blanqueadores para papel más brillante
Color más intenso y abundante para las tintas
Colorante, pigmentos y polímeros para impresión digital
Aditivos y agentes para curar con el fin de mejorar el rendimiento y la eficiencia en la elaboración e
impresión del papel
Dispersantes para mejorar el desempeño de pigmentos y aditivos para el papel
Formadores y desarrolladores del color para papel térmico
Construcción
Color y aditivos para proteger / retardar la flama para los plásticos de arquitectura y construcción
Color y aditivos para proteger pinturas, recubrimientos en polvo y terminados en madera
Color y agentes de curado ultravioleta para cables y recubrimientos de alambres
Electrónica
Curado ultravioleta para circuitos impresos
Medios para almacenamiento de datos en CD regrabable
Pigmentos para pantallas de cristal líquido
194
Agentes para curado para recubrimientos de fibra óptica
Tratamiento de Agua
Administración de los circuitos de agua para todas las industrias
Productos para separar los sólidos suspendidos en agua
Polímeros diseñados a la medida de las necesidades del cliente para el tratamiento de aguas y la
recuperación de minerales
Agricultura
Agentes para acondicionamiento de tierras
Aditivos para plásticos agrícolas degradables
Aditivos para películas agro plásticas para mejorar la calidad y la productividad de los cultivos
Servicios y Soluciones
Además de sus productos, ofrecen una amplia gama de servicios basados en el conocimiento y la experiencia
sustentados en sus competencias fundamentales, ofreciendo a los clientes soluciones integrales que mejoran
sus negocios.
Servicios expertos apoya a las industrias entre las que podemos mencionar la del plástico, recubrimientos,
impresión, textil, lubricantes, papel y agua, ayudando a sus clientes y los clientes de sus clientes para acelerar
los tiempos de lanzamiento al mercado, para incrementar la productividad, mejorar la calidad de los productos
y facilitar el crecimiento.
Los servicios incluyen:
195
Servicios de color: ayudando a los clientes para administrar el color a lo largo de sus operaciones
asegurando consistencia, rendimiento y calidad
Servicios educativos: ofreciendo conferencias y seminarios así como cursos de entrenamiento para
especialistas para crear el grado de experiencia en las industrias cliente
Servicios medioambientales: consultando con clientes sobre el cumplimiento de regulaciones
medioambientales y apoyo técnico para el manejo de gases, flujo de gases, agua y tratamiento de agua
residual
Apoyo para productos y procesos: trabajando con los clientes para desarrollar y aplicar nuevos
productos, procesos y efectos de alto desempeño
Servicios Regulatorios: ayudando a que los clientes entiendan y cumplan con las regulaciones locales y
globales para los químicos
Servicios de seguridad: asesorando a clientes sobre el manejo de materiales, almacenamiento o
seguridad en los procesos
Servicios de prueba: ayudando a los clientes a clasificar materiales, pruebas de rendimiento, control de
calidad y definición de sistemas para pruebas
6.3 CONFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
6.3.1 JUSTIFICACIÓN DE LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA.
Durante los últimos años Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. ha tenido una expansión, por lo que
la complejidad y el número de operaciones se han incrementado, generando así una cantidad considerable de
posibles errores en el registro de las mismas y un importante número de deficiencias en los controles
establecidos.
Aunado a lo anterior y considerando el gran tamaño de la compañía, el Consejo de Administración considera,
que debería de haber un grupo de personas especializadas, en la evaluación continua de los controles y del
funcionamiento de los sistemas dentro de la empresa, que proporcione información periódicamente, de forma
oportuna, veraz, confiable e independiente.
196
Por tal motivo dicho Consejo convoca a una asamblea extraordinaria, en la que incluye en el orden del día, la
creación del departamento de Auditoria Interna en la estructura orgánica, misma que fue aprobada por
unanimidad. (Ver Anexo 1)
197
6.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SIN CONTEMPLAR EL ÁREA DE AUDITORIA INTERNA
198
6.3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEMPLANDO EL ÁREA DE AUDITORIA INTERNA
199
6.3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
200
6.3.5 JUSTIFICACIÓN DE LA UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
INTERNA DENTRO DEL ORGANIGRAMA DE LA COMPANÍA
Para conseguir que los distintos niveles de la organización colaboren con acciones efectivas y participen
en la mejora de los métodos de gestión, es necesario que las funciones de auditoría interna queden
enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad que, por su situación jerárquica,
permita la consecución de sus fines.
El departamento de auditoria interna debe estar dentro de los primeros niveles de la organización, como
posición jerárquica que permita asegurar un amplio margen de cobertura; si se ubica a un tercer, cuarto, o
más bajo nivel no tendrá la autoridad suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los niveles
superiores.
El objetivo de ubicar a nuestro departamento de auditoria interna a este nivel es que el auditor general
este obligado a reportarle a la dirección general.
El principal responsable en una entidad u organización, es el director o gerente general, el cual habrá de
responder por ella ante sus accionistas, su consejo de administración, sus deudores y acreedores, el fisco,
su personal y por los recursos que se le han confiado para que los administre.
Por lo tanto el nivel donde quedó ubicada la unidad departamental de Auditoría Interna reúne la siguiente
característica:
• Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad de la empresa.
El éxito de la Auditoría Interna depende no sólo de la actitud de la dirección superior, sino también del
grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de Auditoría por los niveles medio y bajo de la
empresa.
201
6.4 MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
6.4.1 MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
6.4.1.1 OBJETIVO DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA
Apoyar a la administración de la Compañía, realizando análisis y evaluaciones, y proporcionando
recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades auditadas.
Asistir a la máxima autoridad en el cumplimiento de los objetivos, evaluando los sistemas de control
existentes y fomentando la cultura de control.
6.4.1.2 FUNCIONES GENERALES
El departamento de auditoria interna, desarrollará las siguientes funciones:
1. Validar la confiabilidad e integridad de la información.
2. Vigilar el cumplimiento constante de políticas, planes, procedimientos, objetivos y
metas establecidas para operaciones programadas, así como con las legislaciones a las que se
estén obligados.
3. Verificar la efectividad de la salvaguarda activos.
4. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales.
5. Revisión constante de la estructura orgánica.
6. Estudio constante de las operaciones de la empresa.
7. Revisión del equilibrio de las cargas de trabajo.
8. Revisión constante de los métodos de control.
6.4.1.3. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS
I.DIRECTOR DE AUDITORIA
► Principales obligaciones y responsabilidades.
202
• Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual
incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades.
• Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.
• Planear a corto, mediano y largo plazos las actividades de auditoria interna.
• Disponer la práctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a
la administración y a la solución de sus problemas.
• Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y
alegatos, en estrecha coordinación con los abogados designados para tal efecto.
• Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que está operando el sistema de
control interno establecido en la organización.
• Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoria interna que
incluya reclutamiento, entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.
• Asistir a la administración con reportes de auditoria individuales, y resúmenes periódicos
de hallazgos y observaciones de auditoria.
• Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos, que
puedan surgir durante una auditoria.
• Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoria y determinar
la adecuación de las acciones tomadas para su solución.
• Monitorear la preparación del presupuesto para el departamento de auditoria interna y
hacerse responsable de su ejercicio.
• Coordinar la planeación de las auditorias y sus hallazgos con el comité de auditoria.
• Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoria interna con los
auditores externos.
• Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurándose de que se cumplió con la
normatividad y los estándares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
• Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurándose de que se cumplió con la
normatividad y los estándares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
• Promover sugerencias e innovaciones de auditoria y revisar los métodos para conducir las
auditorias.
• Asegurarse de que los trabajos de auditoria se efectúen de acuerdo con la normatividad y
los estándares profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo
asignado.
• Vigilar que el comportamiento, desempeño y trabajos de sus subordinados se lleven a
cabo dentro de los más altos niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional,
apego a lineamientos y disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios
institucionales.
• Ser responsable por la administración del departamento de auditoria interna a su cargo.
203
► Superior Jerárquico. Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato
establecido en el organigrama de la organización.
II.SUPERVISOR DE AUDITORIA
► Principales obligaciones y responsabilidades.
• Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias en que concurra.
• Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.
• Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.
• Proporcionar guía y orientación al personal de auditoria en aquellas áreas de especial
importancia, y para el cumplimiento de tiempos establecidos.
• Proporcionar asistencia técnica para el cumplimiento del plan de auditoria, y la ejecución
del trabajo en campo.
• Asegurarse de que la normatividad y los estándares aplicables a la planeación, trabajo en
campo, y reporte de resultados son conocidos por los auditores subordinados.
• Monitorear la conducción de las auditorias para asegurarse de que se cumpla con los
tiempos asignados.
• Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones, así como los ajustes
correspondientes en cuanto a tiempos de trabajo.
• Participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y evaluación del personal.
• Identificar áreas que requieran especial atención por parte de la administración,
incluyendo patrones de deficiencias y asuntos delicados.
• Planear y conducir auditorias en las unidades administrativas y actividades de la
organización, y actuar como líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado
de responsabilidad y juicio profesional.
• Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas
administrativas y de operación.
• Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, y la información que de
ellos emana.
• Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera
eficiente y económica, en que las operaciones están de acuerdo con las políticas y
regulaciones, y el grado en que se van alcanzando los resultados de los planes y
programas.
204
• Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados.
Es responsable de informarles respecto de los hallazgos y observaciones que va
encontrando, y las respuestas que se le han dado.
• Revisar los papeles de trabajo preparados por sus subordinados, y preparar el borrador del
informe de auditoria.
• Preparar reportes internos, tales como planes y programas de auditoria, reportes de
avance y reportes de hallazgos significativos.
► Superior Jerárquico. Trabaja bajo la dependencia de un director de auditoria, provee información
tanto a su superior jerárquico inmediato como al director de auditoria.
III.AUXILIAR DE AUDITORÍA
► Principales obligaciones y responsabilidades.
• Asistir al supervisor de la auditoria en la planeación del trabajo y en el desarrollo del
enfoque aplicado a la auditoria.
• Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la dirección y
orientación del auditor encargado.
• Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoria.
• Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
• Asistir en la selección de procedimientos de auditoria, y en la ejecución del programa de
auditoria.
• Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la información obtenida, y de las
conclusiones a que se llegó.
• Discutir con la administración los resultados del trabajo, que incluye observaciones,
deficiencias encontradas, y acciones correctivas recomendables.
• Participar en la preparación del informe de auditoria, el cual incluye hallazgos y
recomendaciones efectuadas.
► Superior Jerárquico. Esta bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de
auditoria.
205
6.4.1.4. PERFIL DE LOS PUESTOS – Atributos y Cualidades
I.DIRECTOR DE AUDITORIA
Contador Público Titulado;
Preferentemente con estudios de postgrado; en área económico-administrativa;
Técnicamente actualizado;
Experiencia previa indispensable (mínimo 6 años);
Conocimiento de Paquetería Contable;
Con madurez personal y profesional;
Sin limitaciones para viajar;
Mesurado; objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y acción; no influenciable;
Don de mando y excelentes relaciones humanas;
Alta capacidad de interacción;
Probada honradez;
II.SUPERVISOR DE AUDITORIA
Contador Público preferentemente con estudios de postgrado;
Técnicamente actualizado;
Experiencia previa indispensable; (mínimo 4 años)
Con madurez personal y profesional;
Sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.
Objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y acción; no influenciable.
Don de mando y excelentes relaciones humanas;
Alta capacidad de interacción.
Probada honradez.
III.AUXILIAR DE AUDITORIA
Pasante o estudiante de la carrera; (mínimo 6to semestre)
Técnicamente actualizado;
206
Experiencia no indispensable;
Formalidad e incipiente madurez personal y profesional;
Objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y acción; no influenciable.
Excelentes relaciones humanas,
Adecuada capacidad de interacción.
Probada honradez
6.4.1.5. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
I.DIRECTOR DE AUDITORIA
♦ Como fuente principal se pueden considerar los miembros de despachos de auditores
externos, de preferencia aquellos que ya trabajaron o conocen la entidad reclutante.
♦ Otra forma para allegarnos de la persona adecuada serían Directores de auditoria de
otras organizaciones que buscan un cambio o mejora, pueden ser una buena fuente.
♦ Por último, valerse de agencias especializadas de reclutamiento, las cuales además
suelen ser coadyuvantes en el proceso de selección
♦ La decisión final al proceso de selección la dará el consejo de administración o el
director general de la organización.
II.SUPERVISOR DE AUDITORIA
♦ Miembros de despachos de auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o
han trabajado en la organización.
♦ Auditores internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalente al
puesto a cubrir.
♦ La selección se hará de forma colegiada, con la participación del director de la
organización y el director del departamento de auditoría interna
III.AUXILIAR DE AUDITORIA
♦ Miembros de despachos de Auditoria externa.
207
♦ Capacitación de recién egresados de escuelas y universidades.
♦ Auditores internos de otras organizaciones.
♦ Medios masivos de reclutamiento, por ejemplo, anuncios en periódicos o publicaciones
especializadas.
♦ La selección se hará de manera colegiada, en la que participaran el director y supervisor
de auditoria interna
6.4.1.6. CAPACITACIÓN
La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades
humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo
más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las
organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano
con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.
Por lo tanto Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. ha decidido impartir un curso de inducción a
los nuevos integrantes e implantar un período de capacitación anual.
208
6.4.2 MANUAL DE RECURSOS MATERIALES
6.4.2.1 OBJETIVO
Que el personal de auditoría interna cuente con los recursos materiales necesarios para desempeñar sus
labores de forma independiente
6.4.2.2. DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO REQUERIDO
Debido a las necesidades de la empresa se tendrá que asignar materiales a los elementos de auditoría para
la realización eficiente de su trabajo.
Haciendo referencia a la estructura del departamento de Auditoría Interna se requerirá los siguientes
elementos:
Se requiere de un área donde puedan laborar 5 personas, de las cuales por lo menos una de ellas tendrá
una oficina privada.
Dentro de los materiales de cómputo y periféricos se requerirán como sigue:
1) 5 Computadoras las cuales deberán tener las siguientes características:
Lap tops marca HP
Memoria de 250 mbites
Procesador centrino 2.5 mb
Con Combo de 2x 4x 12x
2) Impresoras
Dos equipos
Especificaciones: Marca HP psc 750
Entrada usb
209
3) Escáner
Un equipo
Especificaciones: Marca HP SX2200
Función de copiado
4) Reguladores
5 equipos
Especificaciones: Marca Koblenz
250 mhz
4 entradas
5) Paquetería requerida y especificaciones:
Instalación de una red local para uso exclusivo del departamento y acceso a la red general de
la compañía.
Paquetería requerida para las computadoras: Oficce, Lotus Notes, Paquetería contable
utilizada por la compañía (MOVEX AS400, BPCS, BPCS, C-info, IDHammer, ACR y
ACD, CSI, Módulos AUM y EUM, Hyperion.)
Dentro del mobiliario y equipo de oficina:
1) 6 Escritorios
2) 6 Sillas
3) 5 Gavetas
4) 2 Anaquel
5) 1 Librero
Dentro de los materiales de papelería:
1) Hojas tamaño carta y oficio (400 paquetes de cada uno por cada 2 meses)
2) Fólder tamaño carta y oficio (1 paquete de cada uno por cada 2 meses)
3) 3 Engrapadoras
4) 5 Sumadoras
5) Espirales de metal
6) Paquete de CDS y discos de 3 1/2
7) Paquetes de plumas de color: negro, rojo y azul
8) Marca textos
210
9) Sobres tamaño carta y oficio
10) Hojas membretadas con el logo la empresa.
11) Sobres membretados
12) 3 Perforadoras
Para un mejor manejo de los recursos planteados anteriormente, se requerirán por medio de formatos de
solicitudes de papelería, con previa autorización del gerente del departamento.
211
6.5 PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
AUDITORÍA INTERNA ADMINISTRATIVA-OPERACIONAL
FASE I Estudio preliminar
Objetivo
Recopilar información, clasificarla y referenciarla
Procedimientos
1. Preparar un calendario para las entrevistas con los responsables de Áreas y Subáreas,
con el fin de explicarles el objetivo de la auditoría e identificar y solicitar información adicional
a la ya identificada en la elaboración de los términos de referencia y que no esté en los archivos
de la contraloría.
2. Obtener información sobre:
• Antecedentes
• Marco legal
• Organización
• Operaciones, proyectos y programas
3. Visitar las instalaciones de Especialidades Químicas México, S.A. de C. V. a nivel
central y establecer con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la
respectiva dirección. En esta visita saludar a los funcionarios responsables y explicarles
brevemente el enfoque constructivo de esta auditoría.
FASE II Comprensión de la entidad auditada
Objetivo
212
El propósito de esta fase es que el equipo responsable de la auditoría comprenda la misión principal, los
objetivos principales y las operaciones de importancia de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la organización, procedimientos generales, fuentes de
financiamiento y demás aspectos relativos al ente auditado. Esto se basa en los resultados de la Fase de
Estudio Preliminar.
Procedimientos
1. Analizar la información sobre antecedentes recopilada en la Fase I y determinar con
claridad:
• Por qué y para qué se creó la organización auditada
• Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creación hasta la fecha
de inicio de la auditoría
2. Analizar los antecedentes, marco legal y planificación estratégica de Especialidades
Químicas México, S.A. de C.V. y establecer con claridad la visión y misión primordial actual y
los objetivos principales que debe desarrollar para cumplirla.
3. Analizar la información sobre organización de Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V. y establecer con claridad la organización formal y real, las principales delegaciones de
autoridad y asignación de responsabilidades a las diversas unidades que la integran.
4. Analizar la información sobre las operaciones de Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V. para determinar con claridad las operaciones típicas de importancia que debe ejecutar en
el año actual para lograr los objetivos principales y las actividades que debe cumplir para
desarrollarlas, indicando los procedimientos generales para su ejecución. Deben incluirse los
proyectos que se hayan terminado o estén en ejecución en el año actual.
FASE III Identificación y selección de las áreas críticas o débiles a ser auditadas o examinadas en
detalle.
Objetivo
213
El propósito de esta Fase es el de identificar las áreas débiles o críticas de la entidad, mediante la
evaluación del control interno administrativo-operacional, obteniendo evidencias sobre su efectividad y
seleccionar las más importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoría. Las limitaciones de
tiempo y de recurso pueden limitar el alcance de la auditoría operacional a una sola área, en cuyo caso se
seleccionarán las operaciones o actividades más importantes que de acuerdo a la disponibilidad de
recursos puedan ser examinadas a profundidad.
Procedimientos
1. Identificar los procesos de la entidad y efectuar pruebas de recorrido.
2. Identificar los controles clave y deficiencias y formular conclusiones al respecto.
3. Elaborar un informe sobre la efectividad del control gerencial u operacional,
formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar.
4. Identificar las áreas débiles o críticas, con base en los resultados de la evaluación del
control interno y selección de las áreas hacia las cuales se orientarán los esfuerzos de auditoría y
las operaciones a examinar.
214
6.6 DESARROLLO DEL PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIA
6.6.1 FASE I. Estudio Preliminar
6.6.1.1 CALENDARIO DE ENTREVISTAS
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
DÍA HORA PLANTA ÁREA RESPONSABLE DE ÁREA AUDITOR ASIGNADO PUESTO 16-Ene-06
09:00
INSURGENTES SUR,
TLALPLAN Dirección General S. Pulido Héctor Rodríguez González/ Liliana Cortés Velasco
Director y supervisor de Auditoría Interna
12:00
INSURGENTES SUR, TLALPLAN Contraloría C. González Liliana Cortés Velasco / Mirna
Díaz Ortega Supervisor de Auditoría Interna. /
Auxiliar de Auditoría Interna 17-Ene-06
09:00
Comunicaciones C. Gómez
10:00 Recursos Humanos C. Suárez
11:00
TULTITLAN
Legal R. Villasana
Héctor Rodríguez González / Alba Jara Jiménez
Director de Auditoría Interna / Auxiliar de Auditoría Interna
12:00 Segmentos O. Ordoñez
15:00
TULTITLAN Almacén J. Palacios
Héctor Rodríguez González / Alba Jara Jiménez
Director de Auditoría Interna / Auxiliar de Auditoría Interna
18-Ene-06
09:00 Comunicaciones D. Rojas
10:00 Recursos Humanos P. Osorio
11:00
ATOTONILQUILLO
Legal M. Durán
Liliana Cortés Velasco / Mirna Díaz Ortega
Supervisor de Auditoría. Interna / Auxiliar de Auditoría Interna
12:00 Segmentos L. Parra
15:00
ATOTONILQUILLO Almacén D. Contreras
Liliana Cortés Velasco / Mirna Díaz Ortega
Supervisor de Auditoria Interna / Auxiliar de Auditoría Interna
19-Ene-06
09:00 Comunicaciones F. Ramos
10:00 Recursos Humanos A. Márquez
11:00
PUEBLA
Legal R. Palafox
Elizabeth Villa Carreto Auxiliar de Auditoría Interna
12:00 Segmentos U. Cansinos
15:00
PUEBLA Almacén M. Arzate
Elizabeth Villa Carreto Auxiliar de Auditoría Interna
|- 2.4.1.A -|
215
6.6.1.2 OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
6.6.1.2.1 CUESTIONARIO APLICADO
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
CUESTIONARIO APLICADO PARA EL ESTUDIO PRELIMINAR DE LA EMPRESA
1. Datos Generales
Razón o denominación social
Especialidades Químicas S.A. de C.V.
Giro u objeto
Fabricación y venta de especialidades químicas, tales como aditivos plásticos, lubricantes, poliuretanos,
recubrimientos, especialidades epóxicas, productos termo fijos, pigmentos, pastas solventes y colorantes
destinados a la tintura de fibras naturales y sintéticas.
Domicilio y teléfonos de oficina y plantas
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
México
Av. de los Insurgentes No. 3579, Torre 3, Piso 3
Colonia Tlalpan La Joya
Delegación Tlalpan
México, 14000, D.F.
Tel.: + 52 (55) 55 28 93 00 / 55 28 94 00/ 55 28 95 00
Fax: + 52 (55) 55 289551
Planta Tultitlán
Av Centro Industrial No. 4513
Zona Industrial Izcalli del Valle
Mpo. Tultiltlan Edo. de México
Tel.: + 52 (55) 59 75 23 00 / 55 28 94 00/ 55 28 95 00
Fax: + 52 (55) 59 75 2301
|- 2.4.1.B -|
216
Planta Puebla
Carretera a Fábricas 5000
Puebla, Pue.
72100 México
Tels: (222) 223 23 23 Lada 800: 01 800 2274100
Fax: (222) 223 23 00
Planta Atotonilquillo
Km. 43.5 Carretera Guadalajara -Ocotlán
Atotonilquillo, JAL.
45930 México
Tels.: (376) 737 06 50 (376) 737 02 60
Fax: (376) 737 11 60 (376) 737 00 49
Fecha de constitución
Constituida el 17 de agosto de 1960.
¿Existen manuales de procedimientos?
Sí y se encargan de llevarlos a cabo los responsables de cada proceso, por tal motivo, se hizo una carta
de información requerida, en la cual los incluimos.
Llevar a cabo un recorrido a las instalaciones de la entidad.
2. Datos Comerciales
¿Cuál es la situación de la entidad con respecto al mercado en que compite?
Se coloca en los primeros lugares del mercado, siendo el socio de elección para aquellos clientes que
buscan efectos innovadores que resalten el desempeño de sus productos.
Enumerar los productos que vende la entidad.
Automotriz
217
Aditivos de desempeño y color para plásticos
Color, agentes de curado y protección para los recubrimientos
Colorantes y acabados textiles
Ahorradores de combustible, reductores de emisiones, aditivos para lubricantes
Textil
Colores resistentes a la luz y a las lavadas para todas las fibras
Acabados antiarrugas y antimanchas
Agentes que mejoran el desempeño en cada etapa desde la fibra hasta la prenda final
Empaque
Colores seguros para papel de envoltura para alimentos, plásticos y tintas para impresión
Recubrimientos resistentes a la grasa para papel y cartón
Filtros ultravioleta en empaques plásticos para proteger sus contenidos
Absorbedores de oxígeno para mantener la frescura
Agentes de curado ultravioleta
Cuidado del Hogar y Personal
Blanqueadores ópticos para textiles
Efectos de higiene para jabones, pasta de dientes, limpiadores para la casa y plásticos
Filtros ultravioleta para cremas solares
Efectos que mejoran la textura de los productos para el cabello y cuidado de la piel así como para los de
limpieza del hogar
Colorantes para vibrantes colores de cabello
Papel y Minerías
Blanqueadores para papel más brillante
Color más intenso y abundante para las tintas
Colorante, pigmentos y polímeros para impresión digital
Aditivos y agentes para curar con el fin de mejorar el rendimiento y la eficiencia en la elaboración e
impresión del papel
Dispersantes para mejorar el desempeño de pigmentos y aditivos para el papel
Formadores y desarrolladores del color para papel térmico
Construcción
218
Color y aditivos para proteger y/o retardar la flama para los plásticos de arquitectura y construcción
Color y aditivos para proteger pinturas, recubrimientos en polvo y terminados en madera
Color y agentes de curado ultravioleta para cables y recubrimientos de alambres
Electrónica
Curado ultravioleta para circuitos impresos
Medios para almacenamiento de datos en CD regrabable
Pigmentos para pantallas de cristal líquido
Agentes para curado para recubrimientos de fibra óptica
Tratamiento de Agua
Administración de los circuitos de agua para todas las industrias
Productos para separar los sólidos suspendidos en agua
Polímeros diseñados a la medida de las necesidades del cliente para el tratamiento de aguas y la
recuperación de minerales
Agricultura
Agentes para acondicionamiento de tierras
Aditivos para plásticos agrícolas degradables
Aditivos para películas agro plásticas para mejorar la calidad y la productividad de los cultivos
Clientes importantes.
Procter & Gamble
Fabricas de papel
Zaldivar y Asociados
Plasticoncentrados
Manufacturas Kaltex
Santiago Textil S.A. de C.V.
American Textil SA de C.V.
Proveedores importantes.
Mettler Toledo SA de CV
Combustibles de Occidente, S.A de C.V.
Ecoltec, S.A. de C.V.
ECCO Servicios de Personal S.A. de C.V.
219
Instrumentos y Equipos FALCON
Química Mexicana Industrial S.A. de C.V.
Mangueras y Conexiones de Puebla
3. Organización
Obtener un organigrama general de la entidad.
Se incluyó en la Carta de Información Requerida
Obtener una descripción de los principales puestos reflejados en el organigrama o, a falta de
esto, investigar las principales actividades y responsabilidades de cada uno.
Director General (Country Head)
• Elaboración del programa anual de trabajo.
• Elaboración y control del presupuesto anual.
• Dar seguimiento a la aplicación del presupuesto.
• Supervisar la aplicación del control administrativo para la recepción y expedición de recursos
financieros.
• Vigilar los excedentes de ingresos, ahorros, rendimientos financieros y económicos del
presupuesto.
• Verificar que los recursos financieros se canalicen a los objetivos propuestos en los programas
operativos.
• Dirigir y supervisar las asignaciones y resguardos, uso, destino, mantenimiento y baja de
maquinaria, vehículos, equipo y mobiliario.
Director de Contraloría
• Asegurar el buen funcionamiento de la empresa.
• Implementar medidas, para garantizar el control interno dentro de la empresa.
Director de Comunicaciones
• Crear un impacto de los productos elaborados por la empresa, en el mercado (consumistas).
Director de Recursos Humanos
• Realizar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
220
• Administra a los empleados especializados, semiespecializados, oficinistas y administrativos.
• Diseño de puestos.
• Establecer sistemas de motivación.
• Proponer e informar a Dirección General, del nombramiento de empleados, de las resiciones
laborales.
• Otorgar estímulos y recompensas.
Director del área Legal
• Identificación de de leyes que le son aplicables a la compañía.
• Especificar las normas laborales, bajo las cuales debe estar funcionando la compañía.
• Atender todo tipo de juicios.
Director de Segmentos
• Diseñar del sistema de producción material.
• Elección de la tecnología, distribución de las instalaciones, análisis del flujo del proceso, control
de proceso y análisis de transportes.
• Determinación de los niveles óptimos de producción.
• Garantizan la calidad de los productos y servicios producidos.
Director de Almacén
• Resguarda de manera correcta las materias primas.
• Supervisa de forma constante el proceso del despacho de requisiciones y entradas al almacén.
• Clasifica de manera adecuada las diversas materias primas y les da el tratamiento debido.
• Por medio de las personas a su cargo realiza inventarios.
Solicitar apoyo en la coordinación de las entrevistas con las distintas subdirecciones o con los
responsables de cada proceso, lo que se requiera.
221
6.6.1.2.2 CARTA DE INFORMACION REQUERIDA
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V
De requerirse información adicional en el transcurso de la revisión, se hará de su conocimiento con la
debida oportunidad.
Auditoría al 31 de diciembre de 2005
Información general
1
Organigrama actualizado de la compañía.
Año 2005
2 Copia de las actas de las juntas celebradas del Consejo de
Administración y Asamblea de Accionistas firmadas
Año 2005
3
Estados Financieros y notas comparativas 2005 y 2004 que se
acompañan al dictamen.
Año 2005
4 Documentos fuente que avalen el marco legal de la compañía.Año 2005
5 Copia de las actas, oficios y comunicados, dirigidos y
emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
(sobre inspecciones realizadas a la Institución); en su caso, la
respuesta de la compañía al respecto
Año 2005
6 Informes mensuales remitidos a la Dirección General, sobre
los resultados de la Institución (desempeño administrativo y
operativo).
Año 2005
7 Relación de contratos de servicios, rentas, fideicomisos,
honorarios, convenios, compra-venta y otros que hayan
entrado en vigor durante 2005 o anexos que modifiquen
contratos previamente convenidos, nacionales y del
extranjero, en su caso, (adicionalmente seleccionaremos
algunos para su revisión) que afecten la organización de la
empresa.
Año 2005
8 Manuales sobre políticas y procedimientos establecidos en
cada uno de los procesos que realiza la compañía.
Actualizados a 2005
|- 2.4.1.C -|
222
6.6.1.2.3 MANUALES DE OPERACIONES
a) MANUAL DE CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVOS
• Proporcionar al usuario involucrado en el cierre de Estados Financieros, un instrumento de
consulta que le indique en forma clara y concisa, las políticas establecidas por Especialidades Químicas
México, S.A. de C.V. en el proceso de cierre de Estados Financieros.
• Unificar criterios entre las áreas involucradas.
LINEAMIENTOS Y POLITICAS
1. Las políticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, serán aplicables a todas
las sucursales en territorio mexicano.
2. El presente manual será difundido a todo el personal de Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V. involucrado en el proceso de cierre de Estados Financieros, quienes recibirán adicionalmente
capacitación periódica en materia de los programas utilizados.
3. El presente manual se revisará por lo menos una vez al año y actualizará conforme se vaya
requiriendo.
4. Es responsabilidad de Auditoría Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los
objetivos.
DESARROLLO
De las funciones y responsabilidades de las principales áreas que participan en el proceso de cierre de
Estados Financieros:
BSC control
Presupuestos e Informes
BCO (Business Control Operations)
NAFTA E.U.
GIS (Global Infraestructure Services)
223
Contraloría:
El área de contraloría que depende de la dirección general tendrá las funciones que al efecto se
establecen, en lineamientos generales de control interno vigentes.
De las funciones y responsabilidades de las direcciones:
Las direcciones de las áreas que intervienen en el proceso de cierre de Estados Financieros, tendrán las
siguientes responsabilidades:
1. Coordinar la definición de los procedimientos y políticas relacionados con el proceso.
2. Participar en la revisión y actualización de las políticas y procedimientos aplicables.
3. Apegarse a los lineamientos generales de control interno implementados.
4. Coordinar el establecimiento de un sistema de control interno que permita que las operaciones se
lleven a cabo de manera eficiente.
5. Supervisar el adecuado funcionamiento de su proceso y en su caso implementar las medidas
correctivas
6. Analizar las observaciones a los procesos, que realicen los auditores internos y externos, así
como autoridades, con objeto de establecer las medidas correctivas que eviten su reincidencia.
Proceso de cierre de Estados de Cuenta:
1. Especialidades Químicas, México, envía sus reportes mensuales en pesos (MXN) a Estados
Unidos para ser consolidados dentro de la región NAFTA.
2. Los estados financieros son consolidados posteriormente por casa matriz en Basilea (Suiza).
El sistema de reporte que usa Especialidades Químicas, México a nivel global es el Hyperion.
3. El proceso de Cierre de Estados Financieros se realiza con las cifras del último día natural de
cada mes, y es un proceso que va desde 5 días antes del día de reporte, hasta 5 días después.
4. El proceso de cierre se divide en dos grandes subprocesos:
a) Cierre de cifras a nivel local en el programa BPCS (auxiliar y mayor auxiliar).
b) Cierre de cifras a nivel reporte en el programa Hyperion, una vez que se efectuó el cierre
contable definitivo (cédulas de información financiera)
Los sistemas de cómputo que intervienen en el Proceso de Cierre de los Estados Financieros de
Especialidades Químicas, México, son los siguientes:
224
Sistema/ Subsistema Funciones
AS 400 Servidor. Se encuentra en las instalaciones del Corporativo en EU.
BPCS ERP Contable
En BPCS se procesa la información financiera. Input de información
Cinfo Este subsistema controla Ventas, Costo de ventas e inventarios
H Se encarga de controlar los cálculos de nómina.
IDHammar Este subsistema controla el activo fijo
ACR y ACP Módulos Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
CS1 Efectúa la distribución de Service Analysis
Módulos AUM y EUM • Distribuyen 1) los centros de costos colectivos (cartera terceros,
ACP terceros y algunos saldos de otros activos circulantes y otros
pasivos circulantes) y 2) los “shared” o analisis unit compartidos (a
nivel segmento) para que cierren en ceros.
• Transfieren información de AS 400 a Hyperion (Codifican la
información, creando otro archivo que se carga en Hyperion)
Hyperion Reporte Mensual a Casa Matriz (Sistema de reporteo)
5. Calendario de cierre (mensual): Para llevar un control de los subprocesos, el departamento de
Contabilidad elabora un calendario en el cual programa con detalle cada una de las actividades que se
efectúan en el proceso de cierre mensual así como las fechas en que deben efectuarse.
6. De conformidad al calendario mensual de actividades del cierre, los registros no rutinarios
mensuales son realizados en los primeros dos días del siguiente mes al que corresponde el cierre.
Contabilidad se guía con el calendario de cierre mensual para verificar que se incluyan todas las pólizas
fijas.
7. Los registros no rutinarios y de estimación son:
• Provisiones de nómina del personal
• Creación de pasivos de impuestos sobre nómina
• Reevaluación de posiciones en moneda extranjera: Cuentas por Pagar a terceros ACP, Cuentas por
Cobrar a terceros ACR, préstamos, intereses y otras cuentas
• Reevaluación mensual de inventarios
• Estimación de cuentas incobrables (en febrero, mayo, agosto y noviembre)
• Estimación de inventarios de lento movimiento/ sin movimiento
• Activaciones y procesos de depreciación y bajas de activos fijos (vía interfase)
• Registro de amortizaciones de seguros
225
• Registro de cálculo de B-10 estatutario
• Registro de regalías y comisiones por pagar a casa matriz
• Registro de intereses sobre préstamos bancarios
• Registro de hedging (derivados) y Mark to Market
• Registro de provisiones de gastos de agentes aduanales
• Registro de método de participación de la subsidiaria Coveca, S.A. de C.V.
• Registro de póliza generada por SC1 (software adicional a AS400) Service Análisis (prorrateo de
gastos de las unidades corporativas a los segmentos)
• Registro de Ajuste Interco
• Registro de impuestos corrientes y diferidos
• El sistema BPC´s está configurado para contabilizar por partida doble.
Cierre de cifras a nivel reporte en BPCS (sistema contable)
1. El Primer paso es correr los procesos de cierre, desde el día -5, hasta el día Cero (día de cierre natural)
de acuerdo a lo indicado por el calendario de cierre Conciliación
• Envío de información de provisiones de incentivos anuales (bonos, sólo en diciembre)
• Envío a Control de cálculo de las provisiones de inventarios (lento movimiento), enviando
documentación soporte de los cambios
• B-10 calculado hasta fin del último cierre del mes
• Determinación de las comisiones y regalías a pagar a intercompañías (La determinación es de
acuerdo a un calendario que envía Basilea 5 días antes del cierre de mes, forma FI070)
• El área de Costos corre el proceso para la detección de errores de registro (proceso INV920)
• Revisión y actualización del costo estándar.
• Interfase de activaciones y procesos de depreciación y bajas de activos fijos terminados
• Revisión de errores de la conciliación de CINFO contra Hyperion
• Integración de auxiliar de inventarios (excluyendo ajuste interco)
• Cierre mensual de producción (Deben cerrar en cero al mes de diciembre)
• Corte de cuenta corriente Coveca
• Última facturación, etc.
El responsable de cada área de Control Business Support Center (BSC) revisa que se corran los procesos
que les corresponden y que estos concilien contra. General Ledget (GLD), en donde el encargado de
inventarios, debe revisar que concilie stock on hand y cuentas de costeo contra. GLD (General Ledget). El
encargad de Cuentas por Pagar a terceros (ACP), revisa que concilie GLD (General Ledget) contra el
auxiliar de cuentas por pagar.
226
Una vez que se corrieron los procesos de cierre de acuerdo a lo establecido en el calendario de cierre.
El área de Presupuestos e Informes revisa en forma general que no falte algún proceso por correr.
También revisa que no existan incongruencias en la información. Posteriormente, entre el 1er y 2do día
hábil posteriores al mes de cierre natural se corren los siguientes procesos:
Ajuste Intercompañías
1. El 2do día hábil posterior al día de cierre la encargada de Cuentas por Pagar a terceros (ACP) ajusta los
saldos intercompañía mediante una conciliación que se realiza a fin de mes.
2. Cada país envía sus estados de cuenta. Hay una regla en la que las cifras se ajustan conforme a la
Compañía que tenga el saldo por cobrar. Este ajuste interco se registra mediante póliza reversible, y es
reversado automáticamente por el sistema al inicio del mes siguiente. La encargada de ACP investiga las
partidas pendientes.
Service Analysis (prorrateo de gastos de las unidades corporativas a los segmentos)
1. El 2do día hábil posterior al día de cierre se distribuye de forma interna el Service Analysis. El Service
Analysis consiste en prorratear a cuentas especiales los gastos de las unidades de servicio a cada uno de
los cuatro segmentos. El prorrateo lo efectúa el sistema SC1 (software adicional a AS400) por medio de
ciertas llaves (criterios). SC1 (software adicional a AS400) obtiene la información de gastos de GLD y
con base en las llaves introducidas, efectúa el prorrateo de los gastos.
2. Las unidades de servicio son las siguientes:
- SCS (Supply Chain Services Group)
- GIS (Global Infraestructure Services, antes IM)
- RPO (Recursos humanos, legal, auditoría interna) (Regional President Offices)
- BCO (Business Control Operations)
- BSC (Business Support Center)
Codificación (Se efectúa en GLD y sirve también para Hyperion)
1. Cuando se concluyen los cierres de las cuentas se revisan aspectos de codificación y centros de costos.
Hay cuentas que deben cerrar con cero.
Procesos AUM y EUM
227
Se corren los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module (EUM), con los que se
distribuyen los gastos a los centros de costos correspondientes y se verifica la integridad de los datos.
Proceso Analysis Unit Module (AUM)
El proceso Analysis Unit Module AUM lo corre Estados Unidos (Tammy Stickler).
Analysis Unit Module (AUM) en resultados
El proceso AUM consiste en distribuir los gastos de AU “Shared” a sus correspondientes AU (Analysis
unit) con base en ciertas llaves (*).
(*) Llaves: criterios introducidos al sistema
Las cuentas “shared” o compartidas se pueden identificar en una balanza por AU (analysis unit) con los
siguientes números de AU (analysis unit):
Segmento Plastic Additives (PA): AU 24
Segmento Coating Effects (CE): AU 25
Segmento Water and Paper Treatment (WPT): AU 26
Segmento Textile Effects (TE): AU 27
En la forma FI300 (Resultados) de Hyperion, se distinguen estas cuentas con el nombre de “Local
Allocations” y cierran con cero a fin de mes. Las llaves de distribución de los gastos de las cuentas shared
se cambian cada año.
Analysis Unit Module (AUM) en balance
Con Analysis Unit Module (AUM) se distribuyen a los cuatro segmentos los centros de costos 96, que
son cuentas colectivas. Se distribuyen Cuentas por Cobrar a terceros (ACR terceros), las Cuentas por
Pagar a terceros (ACP terceros), las cuentas de acreedores, proveedores y otros pasivos acumulados
(Other current liabilities).
Economic Unit Module (EUM)
Todas las cuentas de gastos y saldos en balance del centro de costos 71 (SCS; Suply Chain Services), y
73 (BCO; Business Control Operations) se deben redistribuir con el proceso Economic Unit Module
(EUM) de acuerdo a política global de Basilea.
El proceso Economic Unit Module (EUM) redistribuye los centros de costos mencionados (71 y 73) a
AU´s (analysis units).
228
Contabilidad (ACP y ACR) emiten un reporte de las cuentas por cobrar y por pagar con terceros de
AS400, y lo envían a Tammy Stickler. Con esos reportes Tammy actualiza las llaves de distribución en el
sistema.
Las cuentas resultantes de correr este proceso se llaman “Cuentas Estadísticas” y como su nombre lo
indica son para efectos de datos estadísticos que empiezan con 9, de tal forma que cuando se carga
Hyperion, se redistribuye la información que será útil para algunas cédulas de ese reporte (ejemplo: forma
FI 160, 166, 180, 183 de Hyperion). Estas cuentas estadísticas las reversa automáticamente el sistema al
mes siguiente. Estas cifras no afectan el estatus financiero de la Compañía.
El objeto de estas cuentas es determinar todo el gasto de las unidades de servicio, para su análisis.
Al mismo tiempo que Estados Unidos. corre procesos Analysis Unit Module (AUM) y
Economic Unit Module (EUM), Contabilidad México registra póliza de Ajuste Interco.
Al mismo tiempo que se está corriendo Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module
(EUM) en Estados Unidos, Georgina Hernández de Contabilidad México registra la póliza reversible de
Ajuste Interco (Mercancías en tránsito contra proveedores). Las partidas pendientes son investigadas y
conciliadas.
Carga a Hyperion
Después de que Tammy Stickler corre los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit
Module (EUM), avisa (Coordinador de Hyperion de la región NAFTA) que ya se puede correr el proceso
para la carga a Hyperion. Este efectúa los siguientes pasos para cargar los datos en Hyperion:
Entra a Hyperion
Se corre opción “archivo para cargar a Hyperion”
Corre las validaciones:
1. Hyperion tiene una validación automática en la que concilia cada cédula y todos los valores.
2. Verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en Balance y Estado
de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Cálculo de B.10).
3. Imprimir reportes en Excel Retrieve (opción del sistema Hyperion). (BSC Contralora) (Business
Support Center), (Departamento de Presupuestos e Informes) se reúnen para verificar la información
impresa y efectúan un análisis comparativo de las cifras donde comparan las tendencias y el Outlook.
Revisan principalmente las ventas por segmento (Reporte Comparisson) y algunas cuentas de balance
(cash). El objetivo de que revisen esta información es verificar la razonabilidad de la información de
229
Hyperion y detectar alguna posible incongruencia. Business Control Operation (BCO) también analiza las
cifras del reporte. Una vez que terminan de revisar la información, avisan que ya está verificado el reporte
Hyperion vía e-mail.
Una vez que el reporte ha sido verificado y es el definitivo, se bloquea el sistema Hyperion del mes en la
opción. Ya bloqueado el programa (looked), envía un e-mail a Basilea indicando que Hyperion está
cerrado. En este momento el reporte Hyperion puede ser consultado por casa matriz, quien tiene acceso a
los reportes de todas las subsidiarias del mundo vía sistema.
Cuando el reporte Hyperion del periodo está bloqueado, no se puede efectuar cambio alguno en la
información. Si posterior al bloqueo alguna cifra tuviera que corregirse, sólo casa matriz puede
desbloquear el periodo (mes) del programa.
Cuando una cifra reportada en Hyperion tiene variaciones no esperadas o importantes según criterio de
casa matriz, solicita a BSC Contraloría llenar el cuestionario Financial Control Checklist para explicar las
causas que originaron dichas variaciones.
Reportes adicionales que se elaboran
• Posteriormente al cierre contable el área de Presupuestos e Informes elabora ciertos reportes de
revisión de la gestión de la Compañía que contienen lo siguiente:
o Estado de resultados (total)
o Estado de resultados (por segmento)
o Detalle de gastos por A.U. (Analysis Unit)
o Ventas a terceros
o Resumen de inventarios
o Índices financieros (ejemplo: inflación)
Para cada unidad corporativa (SPS, RPO, GI, etc.) y para cada segmento (TE, PA, CE y WPT).
Disponibles en intranet, estos reportes incluyen la siguiente información POR SEGMENTO:
o Estado de resultados
o Cartera de clientes
o Inventarios
o Activos circulantes (Current Assets)
o Pasivos circulantes (Current Liabilities)
230
Presenta cada mes en la junta del Comité, lo siguiente:
o Ventas locales a terceros
o Ventas interco.
o Cartera de clientes
o Vencimientos de la cartera de clientes
o Gráficas que muestran los días cartera por segmento (PA, TE, WPT y CE)
o Total de inventarios (comparados contra año anterior y contra Outlook)
o Estado de resultados a un nivel muy resumido (Ventas, utilidad neta, etc.) Este está
comparado contra el año anterior y contra Outlook.
o Otro estado de resultados por Compañía (Especialidades Químicas México y Raisio,
esta última es Compañía en periodo de liquidación).
• Reportes que elabora Business Control Operation (BCO)
Preparar cada mes un análisis de gastos de cada uno de los segmentos (explicación escrita) y
los envía al segmento correspondiente. También realiza un análisis de gastos de la unidad corporativa
SPS (Supply Chain Services)
Estados financieros anuales
Los estados financieros anuales se elaboran de la misma forma. Adicionalmente se preparan revelaciones
de estados financieros. Los estados financieros anuales y sus notas son revisados y aprobados por (BSC
Contralora) antes de su emisión.
231
b) MANUAL DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR
OBJETIVOS
• Proporcionar al usuario involucrado en las ventas y cuentas por cobrar, un instrumento de consulta que
le indique en forma clara y concisa, las políticas establecidas por Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V.
• Unificar criterios entre las áreas involucradas.
POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
Generales
1. Las políticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, serán aplicables a todas las
sucursales en territorio mexicano.
2. El presente manual será difundido a todo el personal de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
involucrado en el procedimiento de ventas y cuentas por cobrar, quienes recibirán adicionalmente
capacitación periódica en materia de los programas utilizados.
3. El presente manual se revisará por lo menos una vez al año y actualizará conforme se vaya requiriendo.
4. Es responsabilidad de Auditoría Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los objetivos.
DESARROLLO
Descripción del proceso
232
Emisión de órdenes de ventas (pedidos)
El proceso de venta de un producto comienza con el pedido de un cliente. El departamento de Customer
Service es el encargado de levantar los pedidos de los mismos.
El pedido se elabora de la siguiente manera:
1) Customer Service recibe el pedido de un cliente, ya sea por vía telefónica, fax, e-mail o por “ My
Business”. Todos los pedidos que se ingresan al módulo de BPC’S deben tener como origen el pedido de
un cliente.
2) Una vez que el cliente pide la mercancía, Customer Service elabora la orden de compra en
BPC´S.
3) Dentro del pedido interno elaborado por el personal de Costumer Service se selecciona el
producto (por medio de un código) así como la cantidad solicitada y el sistema asigna el precio de los
productos. Los artículos ingresados para surtimiento en los pedidos internos de sistema son de acuerdo al
pedido del cliente.
4) Posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto y se verifica
que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior sólo aparece el código del mismo
5) Se busca en el sistema la ubicación del inventario y se selecciona en qué lote hay suficiente
producto para enviar al cliente. (Se toman los lotes más antiguos).
6) Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye del inventario la cantidad que se solicitó del
mismo para enviar al cliente
7) El sistema le asigna un número consecutivo de orden de pedido.
8) Se indica en el estatus del sistema que la orden está asignada (*ALOC*)
9) Se genera el pedido y ahora debe aparecer en el estatus el concepto* PICK *
10) Posteriormente se ordena imprimir el pedido.
11) La orden de compra del cliente se imprime automáticamente en el almacén.
Preparación documentos de embarque, Manejo de inventarios para embarque y
Autorización de los mismos
Una vez que el departamento de Costumer Service ingresa los pedidos dentro del sistema AS-400 BPC’S,
el almacén confirma la orden, apareciendo en pantalla el estatus * CONF *, esta leyenda aparece cuando
el embarque fue surtido pero no enviado aún al cliente.
Elaboración de factura y registro de ventas (Cuentas por cobrar, Ventas e IVA pendiente de
trasladar)
Una vez que está la mercancía lista para embarcarse al cliente, el personal del almacén procesa la
facturación, apareciendo en pantalla el estatus * 8 * que indica que la orden ha sido facturada. En este
momento el sistema registra automáticamente el asiento contable en el sub-sistema.
233
Diariamente se emite el reporte diario del Financial Report Online Global Standard (FROGS): Frogs es
una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas detectadas y
cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. Con dicho programa el sistema realiza conciliaciones
diarias de los módulos de Cuentas por Cobrar y Ventas La revisión de este reporte la realiza en las
oficinas regionales de NAFTA Chris Cave BSC (Business Support Center).
Cada mes BSC (Business Support Center) Control, amarra el módulo ACR (Cuentas por cobrar contra el
GDL (General Ledger). En caso de existir discrepancias, se debe solicitar conciliar las diferencias
localizadas.
Conciliación de embarques con facturación. Acepta el cliente de la mercancía
El personal de almacén que despacha la mercancía en el almacén, concilian mediante la revisión de los
pick slips contra la mercancía físicamente. Después de que envían los productos al cliente, estos últimos
firman o sellan la copia de la factura que será enviada a crédito y cobranzas. El transportista retorna la
factura sellada por el cliente a Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. Diariamente se envían por
mensajería interna las facturas que ya pueden cobrarse, al departamento de crédito y cobranzas para que
este departamento programe la cobranza
Mantenimiento de registros de cuentas por cobrar/entradas de efectivo
Subgerente de Operación Financiera, elabora diariamente el formato de Relación de ingresos del día. La
afectación contable la hace BSC (Business Support Center) Control:
En donde se carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un débito a la cuenta puente de
clientes.
Caja Crédito y Cobranzas
Banco x Cuenta Puente x
Cuenta Puente x Clientes x
La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 32.12.910
Para clientes en moneda extranjera es la cuenta 32.12.911 Los depósitos bancarios (por cobranza) son
relaciona en una hoja Excel, desglosando cada transacción. Con este archivo los analistas de crédito
depuran la cuenta puente de clientes.
234
Diariamente los analistas ingresan a la intranet y consultan el reporte de en hoja de Excel con Macros
bloqueada para no modificar los datos, para realizar la aplicación a sus clientes.
Los analistas identifican los depósitos de sus clientes de acuerdo con las programaciones de cobro ó
consultando con los ellos directamente. Así es como depuran la cuenta puente de clientes y aplican las
partidas individuales dentro del módulo ACR (Accounts Receivable).
Tratamiento contable del IVA(Impuesto al Valor Agregado) trasladado
El IVA (Impuesto al Valor Agregado) pendiente de trasladar se contabiliza en el momento en que se
factura la mercancía:
Cobra la factura del cliente, el IVA (Impuesto al Valor Agregado) pendiente de trasladar es registrado por
el área de crédito y cobranzas.
Afecta las siguientes cuentas contables, al dar mantenimiento a los registros.
De esta forma Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. cumple con disposiciones fiscales vigentes
de la Ley del IVA (Impuesto al Valor Agregado), referentes a registrar el IVA (Impuesto al Valor
Agregado) con base a flujos de efectivo.
MODIFICACIONES A MAESTRO DE VENTAS Y CLIENTES. ANÁLISIS A PRECIOS DE VENTA.
INTEGRIDAD DE LA FACTURACIÓN
Aprobación de accesos a los archivos de información sobre precios de ventas
Aprobación de accesos a los archivos de información sobre créditos
Análisis de los precios de venta
Diariamente se genera una lista con los precios de cada producto, la cual es revisada por los gerentes de
promoción y marketing con la finalidad de verificar que los productos sean razonables, tengan un precio
competitivo en el mercado y deben de responder al departamento de ventas si es que se puede mejorar el
precio o no. Mediante este procedimiento se analizan los precios de venta de los productos.
Verificación de la integridad de la facturación
235
La Compañía a través de - BSC (Business Support Center) Inventarios realiza un análisis entre las
cantidades registradas en BPC’S y el reporte del módulos de ventas (reporte CINFO) que es un análisis de
productos facturados, para verificar que no existen diferencias.
APROBACIÓN DE CRÉDITOS Y SUS CONDICIONES
La Compañía realiza estudios y análisis crediticios para soportar las condiciones de crédito otorgadas a
sus clientes.
Existe un score a nivel mundial. Cada región establece sus parámetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.
Para calificar al cliente, debe ser en base a tres puntos:
1 Análisis de la Agencia ASECOEM
2 Análisis de las cifras financieras
3 Score de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. en Cisar, que es el sistema estándar para
evaluar el riesgo del crédito solicitado por los clientes, en la que se da la calificación del 1 al 5 al cliente
basándose en criterios cuantitativos y cualitativos.
Durante el ejercicio fueron utilizados dos procedimientos, actualmente y debido a los requerimientos
legales (SOX [Ley Sartenes Oxley]-404), y la integración de México a NAFTA se adecuaron las reglas
para el establecimiento del crédito.
Los créditos otorgados a los clientes deben ser autorizados de acuerdo a sus montos por diferentes niveles
de jerarquía.
236
c) MANUAL DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
OBJETIVOS
• Proporcionar al usuario involucrado en las compras y cuentas por pagar, un instrumento de
consulta que le indique en forma clara y concisa, las políticas establecidas por Especialidades Químicas
México, S.A. de C.V.
• Unificar criterios entre las áreas involucradas.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS
Generales
5. Las políticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, serán aplicables a todas
las sucursales en territorio mexicano.
6. El presente manual será difundido a todo el personal de Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V. involucrado en el procedimiento de compras y cuentas por pagar, quienes recibirán
adicionalmente capacitación periódica en materia de los programas utilizados.
7. El presente manual se revisará por lo menos una vez al año y actualizará conforme se vaya
requiriendo.
8. Es responsabilidad de Auditoría Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los
objetivos.
DESARROLLO
El área de Cuentas por Pagar ACP (Account Payable) es el área encargada de registrar los pasivos con
base a los documentos recibidos y crea las provisiones para los gastos de luz, teléfono, predial, etc.
Las áreas que crean los pasivos son:
• Compra de Inventarios (Ambiente rojo).
• Compras no inventarios de Parque Esmeralda (Oficinas Generales) y Puebla (Ambiente azul).
• Compras no inventarios de Atotonilquillo (Ambiente Azul).
Registro
No se puede registrar una cuenta por pagar en el módulo de ACP (Account Payable), si no se cumplen
con los requisitos necesarios para cada tipo de servicio.
237
La creación de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte documental, verificando que exista la
orden en el sistema y/o el documento y se cumplan los requisitos según el tipo de pasivo. Se anota un
número en la factura para identificar el registro contable del pasivo.
Proveedores de origen Nacional
Para compras de inventarios se necesitan tres cotizaciones de proveedores. El acceso al archivo maestro
de proveedores (ACP100) esta restringido únicamente a personal autorizado.
La Orden de Compra debe llevar dos firmas la de quien solicita y la otra de una persona autorizada,
posteriormente, debe enviarse por fax al proveedor y se espera la factura original o copia, además de
certificados de origen y calidad (en el caso de compras de importación).
Especialidades Químicas México, S.A. confirma el proveedor si está de acuerdo con las cantidades y
fecha de entrega.
Para dar de alta un nuevo proveedor es necesario que este llene un formato de transferencia Bancaria. Se
deben recibir los documentos de moneda nacional en original, los cuales llegan por medio de buzón
(locales), correo (foráneos) o correo interno (Puebla y Atotonilquillo), al momento de recibir la
documentación se les pone el sello de recibido por Cuentas por pagar.
Los requisitos para crear la cuenta por pagar son los siguientes:
Tipo de pasivo Requisitos para crear ACP (Account
Payable)
Catálogo de cuenta
Gastos Bienes y Servicios: Factura original,
Pedido, Aviso Entrada y autorización.
4310.730 Acreedores Nacionales
/ Gastos
Activo Fijo Bienes y Servicios: pedido, factura
original, AE y autorización.
4310.730 Proveedores Nacionales
Activo Fijo
Materiales
Puebla: Factura original, AE, Pedido
(este último es consultado en el
sistema y el analista de ACP (Account
4310.10 Proveedores Nacionales
238
Payable) lo integra cuando registra el
pasivo)
Atotonilquillo y Tultitlan: Factura
original con sello de que se recibió la
mercancía en el almacén, Pedido
Maquila Factura + orden maquila, AE 4310.32 Acreedores Nacionales
Maquila
AE = Aviso de entrada que aparece en sistema.
(1) Copia de factura original.- con sello de recibido por AF para que la original se quede en los
expedientes de Activo Fijo. A partir de 2005, Archivo, es el encargado de recibir las facturas de activo
fijo, debido a que el encargado de esta área, esta en Estados Unidos a partir de 2005.
(2) Las firmas deben estar autorizadas de acuerdo con lo establecido en FICO (FICO se encuentra en
Intranet de la Compañía y es una base de datos diseñada en Basilea en la que desde 2004 se muestran las
personas que tienen autorización para determinado gasto y se puede consultar por nombre del empleado o
por centro de responsabilidad).
(3) El sello de entrada al almacén en realidad no es un control que el área de ACP (Account Payable)
considera como el más válido. Para cerciorarse de que la mercancía entró en el almacén, lo que hace el
analista de ACP (Account Payable) es:
a) Entrar a la opción 16 (PUR 300) en BPCS módulo ACP
b) Teclea el número de pedido (número con el cual realizó su pedido al proveedor)
c) Verifica que se indique la cantidad de material recibido en la columna “Quantity received”
(Cantidad recibida)
Nota: Desde junio de 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un código de barras (Bar
code) a todas las facturas de proveedores nacionales y son escaneadas las facturas en el Sistema “AP
Work Flow”, donde queda su registro.
El objetivo del Sistema AP work flow es tener un mayor control en los documentos.
Calendario anual de pagos
239
Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por Tesorería
Proceso para efectuar pagos a proveedores y acreedores
ACP (Account Payable) elabora en cada periodo de pagos (de acuerdo a fechas de calendario
anteriormente descrito) un reporte previo, generado en una opción en BPCS de selección de pagos, con el
cual elige el pago a proveedores con base a vencimientos sólo para moneda nacional. Este último reporte
es conocido como “Cash Requirements Summary”, y debe de coincidir con el total de pagos generados
por el área de Tesorería.
El reporte previo se prepara el viernes anterior al miércoles de pago, el cual es enviado a Tesorería para
que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados los datos de los
proveedores, Tesorería elabora una “RELACION DE TRANSFERENCIAS RECHAZADAS Y
EXCLUIDAS PENDIENTES DE REENVIAR” incluye todos los proveedores que no tiene los datos
bancarios, los cuales son excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de red, compras
debe verificar la situación y obtener la información.
ACP (Account Payable) entrega la relación de todos los documentos originales a Tesorería para que se
realice el pago. Cuando son pagados, Tesorería perfora los documentos con la fecha del día de pago.
Tesorería cierra los pasivos abiertos al momento de realizar los pagos (Sergio Leong). Los pagos sólo
pueden ser autorizados por Ramón Pantoja y Enrique Vázquez, ya que ellos son los únicos aquí en
México que tienen ese perfil predeterminado en BPCS para autorizarlos, los pagos en Moneda Extranjera
son autorizados por Nafta.
Todos los proveedores nacionales se registran en PESOS a pesar que los proveedores facturen en dólares,
la reevaluación del pasivo se hace de forma mensual a partir de agosto de 2004. Anteriormente sólo se
volvían a revaluar estas facturas hasta el momento en que eran pagadas.
Proveedores de origen extranjero:
Tipo de pasivo Requisitos para crear ACP (Account
Payable)
Catálogo de cuenta
Facturas terceros
a) Bienes: Copia factura, orden de
pago, Pedido (se consulta en el
4310.710
240
Sistema), Relación
b) Servicios: Copia factura,
autorización de acuerdo a FICO,
Relación
Facturas Intercompañías
excepto Basilea
Copia Factura, Orden de Pago y
Relación (Ver Nota A)
4320.1 ACP Mercancías del
grupo.
Basilea Copia Factura, Orden de Pago y
Relación (Ver Nota A)
4210.10 GC Basilea Mercancías
Generalmente la información es recibida por el área de International Trade, (Suply Chain), puede ser
enviada por fax, e-mail, correo interno y en forma persona. Para estos pasivos no siempre se cuenta con
documentos originales ya que las facturas y pedimentos deben ser conservadas en cada expediente.
Dichos expedientes son conservados durante 10 años.
Nota A: A partir de mayo de 2005 se elabora una “Relación” que va acompañada de la copia de la factura,
esta Relación debe contener:
• Fecha de envío
• No. de Proveedor
• No. Factura
• Importe a pagar
• Moneda en la que se va a pagar la factura
• No. de embarque
• Fecha de vencimiento de pago
Desde 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un código de barras (Bar code) a todas
las facturas de proveedores extranjeros terceros y son deben ser escaneadas.
Diariamente por las tardes, cuando se cierra el proceso, el sistema realiza de manera automática un
macheo entre lo registrado en ACP (Account Payable) y lo escaneado. El departamento de ACP (Account
Payable) en Estados Unidos se encarga diariamente de revisar esta conciliación, en caso de que hubiera
diferencias, se habla a México para que sean revisadas.
Proceso de pago de moneda extranjera
241
La documentación para pago se envía a tesorería después de haber sido procesada por ACP (Account
Payable).
Para realizar el pago es necesario que se tengan los siguientes documentos:
1. Orden de pago
2. Relación de datos
3. Copia factura
4. Copia pedido (si es tercero) (No necesario a partir de Junio de 2005)
5. Copia del pedimento (No necesario a partir de Junio de 2005)
Tesorería es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos.
Una vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorería.
Fletes y Gastos aduanales
Fletes
Una vez que el proveedor entrega el producto, hace llegar al área de International Trade el “Bill of
Landing”. Esta área se encarga de revisar que la entrega de los materiales se haya realizado de acuerdo a
las condiciones pactadas con el proveedor, posteriormente, International Trade lo envía al analista,
autorizado para su pago, aquí mismo se procede a añadir al documento su código de barras y a escanearlo
en “AP Work Flow”, donde queda su registro.
Posteriormente la analista de ACP procede a registrar el pasivo en BPCS, y después elabora una orden de
pago especial para fletes (archivo en Excel prediseñado) en el que se tienen especificados los datos
bancarios de los proveedores. Finalmente, turna a Tesorería el Bill of Landing escaneado junto con la
orden de pago en Excel.
Tanto los pagos de fletes como a agentes aduanales se programan para su pago de acuerdo a los
calendarios de pagos a proveedores extranjeros y nacionales.
242
Gastos aduanales
La recepción de la documentación se lleva a cabo directamente en las oficinas en México. Los agentes
aduanales deben enviar la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto el
pedimento, en este caso se envía una copia y el original es enviado al área de International Trade). Al
igual que con las facturas de proveedores nacionales y las de proveedores extranjeros terceros, se adiciona
un código de barras y se procede a escanear el documento para que sea registrado en “AP Work Flow”.
Una vez que es escaneado, el documento queda con estatus “pendiente de autorización”.
Opciones en AP Work Flow:
Las opciones en esta pantalla son las siguientes:
Invoice Box: Facturas escaneadas pendientes de enviar para su autorización
Return: Facturas autorizadas que serán registradas por el analista en BPC´S
Circulation: Facturas pendientes de regresar que están por ser autorizadas
Remove: Posteriormente se remueven por el analista de ACP (Account Payable) todos los documentos
que ya fueron escaneados y registrados en BPCS.
International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa vía sistema ACP
(Account Payable) workflow (ya autorizada), el analista de ACP (Account Payable) procede a registrar la
transacción en el sistema BPCS:
A) Se registra un crédito por el importe total de gastos
B) Se registra un débito por el anticipo que se va a descontar
C) Se registra otro crédito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en
caso de que quede un remanente por comprobar)
Reevaluación
La reevaluación se realiza al final de cada mes por los proveedores extranjeros, según el tipo de cambio
corporativo de cierre de mes.
Provisiones de gastos
Los movimientos realizados en los módulos se quedan como “Journal” (en línea) y al realizarse el “day
end” es cuando se traspasa la información al GLD de cada módulo.
243
Reportes
Se crea diario una conciliación del módulo de ACP (Account Payable) y GLD, es enviado por el sistema
BIST, esta conciliación permite identificar las diferencias y analizarlas. Esta conciliación se llama reporte
FROGS (Financial Report Online Global Standard).
Al cierre de mes se crean queries llamados “Open posting” para verificar los datos reportados en el GLD
1. Reporte de Cuenta Controladora Concentrado.- resumen por cuenta control y por tipo de
proveedor. Este reporte permite verificar lo que queda registrado GLD con los pasivos originados en ACP
(Account Payable) por tipo de proveedor, ya que cada tipo de proveedor tiene asignada una subcuenta
tanto en moneda nacional como en moneda extranjera.
2. Reporte por cuenta controladora.
3. Reporte por número de proveedor.
El open posting de Cuenta Controladora Concentrado, verifica todos los pasivos antes del ajuste de
reevaluación de moneda extranjera.
Proveedores Real Estándar
Existe una cuenta dentro de la Contabilidad llamada Proveedores Real Estándar (PRE), en esta cuenta se
registran todas las entradas de materiales realizados en el periodo. ACP (Account Payable) se encarga de
registrar los pasivos con base a los documentos recibidos. La conciliación entre los pasivos estándar y las
compras reales lo realiza el área de costos.
A continuación se analiza el registro de movimientos según la participación de las áreas: Costos y ACP
(Account Payable):
1) Movimiento de registro donde se registra toda la mercancía recibida. (Costos)
2) Creación de la cuenta por pagar cuando se reciben los documentos. (ACP)
3) Registro de la variación entre la compra real y el costo estándar. (Costos)
4) Pago al proveedor. (Tesorería)
PRE = Proveedor Real Estándar
PPV= Purchase Price Variance
244
Conciliación de saldos intercompañías
Todos los saldos con partes relacionadas acreedoras se derivan de:
• Compra de productos
• Préstamos
• Regalías
Esta conciliación s realiza con base a la moneda extranjera y tipo de cambio (T.C). corporativo por ACP
(Account Payable). En caso de variaciones, la compañía compradora se ajusta al saldo para efecto de
consolidación pero se siguen analizando las partidas en las conciliaciones.
Las partidas ajustadas son registradas en la cuenta de inventarios en tránsito.
245
d) MANUAL DE AUTORIZACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE ACTIVO FIJO Y SU
DEPRECIACION
OBJETIVO
Proporcionar al personal involucrado en el control de los recursos de la empresa un instrumento de
consulta que le indique en forma clara y concisa, el debido registro, valuación y revisión de éstos, así
como la correcta aplicación de las tasas de depreciación a cada uno de los Activos Fijos. De la igual
forma llevar un control adecuado de todas las inversiones, y así evitar el mal uso o destrucción de las
mismas, con el fin de darlo de baja posteriormente.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS
Se señalan los lineamientos a seguir para toda las inversiones que se realicen en Especialidades Químicas,
S.A. de C.V. así como para todos los proyectos de inversión.
Inversión:
a) Gasto de capital en activos fijos (edificios, equipos, propiedad y terreno)
b) Proyectos de Tecnologías de Información (IT, por sus siglas en Ingles) incluyendo hardware y software
c) Rentas a largo plazo por más de 10 años de duración.
d) Contratos de arrendamiento o rentas con cualquier duración, donde 5 veces la renta anual excede la
autorización aprobada del segmento.
e) Arrendamiento financiero.
Las inversiones tienen que ser asignadas a una o más de las siguientes categorías:
• Mantenimiento de la capacidad existente.
• Incremento de productividad
• Expansión del negocio
• De acuerdo con la ley
246
General
El sistema auxiliar que se maneja es CS7. Consiste en un sistema satelital que no es propio de BPC´S.
Para bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo Fijo mismo que
se encuentra en la red interna de la Compañía. Los activos fijos son asignados a un centro de
responsabilidad desde el origen (es decir, desde el auxiliar). Existe también un Reglamento para la venta
de autos utilitarios
Inversiones
Para el control de las inversiones existe otro sistema satelital local que no es estándar de la Cía., es decir,
sólo se utiliza para Activos Fijos. Se llama IDHAMMAR (este subsistema controla el activo fijo) y
realiza una interfase automática con CS7. Esta interfase genera una aplicación contable mensual.
Posteriormente, se realiza otra interfase entre CS7 y BPC´S. El proceso de inversiones en Activos Fijos
no es muy automatizado. Existe el Procedimiento Estándar de Trabajo PST-40 para Proyectos de
Inversiones y Control de Activos Fijos
Depreciación
• Para poder realizar un cálculo correcto y en el menor tiempo posible se adquirió un programa
especializado en la administración de Activos Fijos denominado CS7.
• Para poder considerar una inversión como activo fijo, y poderle dar este seguimiento, por
política interna de la compañía es necesario que el costo de adquisición de dicha inversión, sea mínimo de
tres mil dólares.
• Para poder dar de baja un Activo Fijo será necesario que se lleve acabo una inspección ocular del
estado del mismo y redactar un pequeño escrito en el cual se mocionen las fallas y/o defectos que
presente dicho activo.
DESARROLLO
1) El encargado de activos fijos da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo
previamente firmada por el Director de Planta, y el Director General (dependiendo los límites del importe
de la inversión)
247
A un proyecto se le puede cargar el número de pedidos que sean. Existe un reporte por segmento llamado
Capital Expenditure Report en el que se detallan todos los proyectos (Inversiones); cuánto se ha invertido
y cuánto falta. La única persona autorizada para dar de alta algún proyecto de Activo Fijo es el encargado
de activos fijos.
2) Una vez dado de alta el Activo Fijo, se crean unidades, un equipo = 1 unidad. Los ingenieros deben
de decir cuántos equipos se dan de alta.
3) Llegan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envían a compras, quien genera pedidos.
4) La siguiente autorización es el pedido (consecutivo pro comprador) firmado por los responsables del
centro de costos del segmento. El pedido es dado de alta en el sistema Idhammar (este subsistema
controla el activo fijo) por el encargado de activo fijo. Compras elabora los pedidos mediante un formato
preestablecido.
5) Después llega la factura. Cada una viene modificada con el proyecto y el pedido. Se jala información
de cuentas por pagar a Idhammar (este subsistema controla el activo fijo).
De cuentas por pagar las facturas originales llegan al encargado del activo fijo y a final de mes se realiza
una conciliación total de inversiones contra. Facturas físicas, Se lleva un archivo con las facturas de los
proyectos. Se considera como inversión una vez que está creado el pasivo.
Un proyecto de inversión lo integran tres conceptos:
• Facturas
• Horas de Ingeniería ocupadas en el proyecto (Sueldos)
• Refacciones utilizadas en los proyectos (inventario de refacciones controlado por Fernando Filio)
La política de la Compañía para registrar un Activo Fijo es que el valor de la inversión debe de ser a partir
de 3,000 dólares. Para llevar a cabo una oportuna capitalización de proyectos, se solicita a cada segmento
que trimestralmente llene un formato de Outlook, en el que el segmento avisa al encargado del activo fijo
qué activos fijos se van a capitalizar. Ya definida la activación, se transmite a Active. (Interfase entre
Idhammar [este subsistema controla el activo fijo], CS7 y GLD).
248
Cálculo de la depreciación
Este cálculo se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup. Al final de cada mes se corren las
depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y cambios. Las tasas de depreciación se
generan por item, y se genera una póliza a nivel por tipo de activo fijo y por centro de responsabilidad.
Existen 11 tipos de activos fijos. La póliza de bajas y depreciaciones se genera automáticamente. La
póliza de altas y cambios se genera de forma manual. El encargado del activo fijo revisa ocularmente que
tanto las nuevas inversiones como las bajas de activo fijo tengan un correcto registro de depreciación.
Anualmente se realizan 4 Outlook´s (0, 1, 2 y 3). El Outlook 0 se realiza en Diciembre y es un reporte de
la depreciación presupuestada, para los próximos 12 meses, el Outlook 1 se realiza en Marzo y abarca la
depreciación real de 3 meses y 9 meses presupuestados, el Outlook 2 se realiza en Junio y abarca la
depreciación real de 6 meses y lo presupuestado para los siguientes 6 meses y el Outlook 3 se realiza en
Agosto y señala la depreciación real de 8 meses y lo presupuestado para los siguientes 4 meses.
El sistema actualiza el AFPF02 (maestro de activo fijo) y GGM (maestro de contabilidad). También hay
un archivo llamado RCL1 (que contiene el maestro de centros de responsabilidad).
Se corre la última macro de reconciliación a nivel por AU (análisis unit) y Tipo de Activo.
Se concilian tres valores:
• Macro en valor histórico (factura)
• Macro valor MISS (Reposición)
• Macro de depreciación acumulada.
Si se encuentran errores en conciliación, se regresa el proceso (se analiza). Si la conciliación es correcta,
se genera otra macro de reportes por segmento.
También se corre una macro de B-10. Se realiza de FA Master, jala los datos (tales como los INPC, que
se tienen capturados en Excel). Hace cálculos entre los dos archivos y se genera un reporte de detalle de
Activo Fijo con reevaluación y un pívot de Activo Fijo con reevaluación.
En general el proceso de calculo de las depreciaciones, es automatizado puesto que todos los cálculos
aritméticos son realizados por el programa denominado CS7, únicamente serán introducidos los datos por
el encargado de los Activos Fijos, y posteriormente tomara pequeñas muestras realizara el calculo manual
para verificar que el calculo sea el correcto.
249
e) MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
I. OBJETIVO
Establecer criterios que regulen y promuevan el uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos, así
mismo, que permitan una adecuada administración de los materiales, bajo criterios de racionalidad,
simplificación y modernización administrativa.
II. FUNCIONES
Salvaguarda física de los inventarios de materias primas, producción en proceso y productos terminados.
Mantener el nivel de stock requerido por la compañía de cada uno de los inventarios
Mantener los materiales de cada uno de los inventarios en condiciones adecuadas para su correcta
conservación, evitando desperdicios y mermas que pudiesen afectar a la compañía.
Informar al área de compras los requerimientos de materias primas.
Proveer al área de ventas los materiales necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes.
POLÍTICAS GENERALES
• El Sistema Almacenario de ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V., lo
conforman tres diferentes tipos de almacenes que controlan y resguardan los diversos bienes de consumo
así como los bienes muebles con los que cuenta la entidad.
Por su importancia y funcionamiento los almacenes se clasifican en:
250
a) MP Materia prima
b) PP Producción en Proceso
c) PT Producto Terminado
• El almacén general será la única área dentro de ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE
C.V. para controlar los bienes adquiridos y solicitados para las diferentes áreas, al amparo de contratos
de suministros, de producción y otros.
• Realizar el registro, seguimiento y control de las erogaciones por concepto de las adquisiciones de
materiales.
• Garantizar por medio de la implementación del manual, que el personal que forme parte del Área del
Almacén General; cumpla con las políticas y normas en sus actividades, así como en los servicios que
presta a las diferentes áreas.
III. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA
• Se deberán seguir los lineamientos del presente manual en las actividades realizadas por el Área del
Almacén General de ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
• Únicamente se recibirá la documentación que cumpla con los requisitos normativos para realizar el
trámite de recepción de producto y de pago correspondiente.
• Registrar, controlar y suministrar oportunamente los materiales para los diferentes almacenes,
mediante un control de entradas y salidas de dichos materiales así como su correcto resguardo.
• Todos los bienes adquiridos por la entidad deberán ser registrados en el almacén general, previamente
a su asignación a las diferentes áreas del organismo.
• Dispondrá de información oportuna y veraz sobre todos los bienes y existencias con que cuenta el
organismo, mediante el control de inventarios.
• El almacén general solo podrá entregar bienes de consumo mediante órdenes de producción y/o vales
de salida, los cuales deberán quedar bajo resguardo del inventario correspondiente.
IV. PROCEDIMIENTOS
IV.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proporcionar al personal adscrito al almacén general tenga una guía de cómo efectuar cada una guía de
cómo efectuar cada una de las actividades propias de su trabajo para obtener resultados confiables, a
tiempo y de calidad para satisfacción de sus clientes tanto internos como externos.
251
IV.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
• El titular del almacén es el responsable del orden, registro, control, guarda y administración de las
existencias de los materiales que se encuentran bajo su custodia.
• Será responsabilidad del titular del departamento del almacén tener al día los registros de control de
los artículos en su custodia.
• Será responsabilidad del titular del departamento del almacén coordinar a su personal para que los
almacenes estén en buenas condiciones de higiene y seguridad.
• Será responsabilidad del titular del departamento del almacén notificar al área solicitante la
incorporación de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y que no se hubiese surtido en
el momento solicitado.
• Será responsabilidad del titular del almacén entregar la información inherente a los movimientos de
entradas y salidas al Departamento de Contabilidad y Tesorería así como cualquier aclaración de los
movimientos.
• El Almacén General será la única área facultada para recibir materiales.
• Al recibir los bienes, el personal del almacén certificarán que cumplan con las características de
calidad y contenido estipuladas en el contrato que ordene su incorporación almacenaría; asimismo,
solicitará al área usuaria o técnica, emita el visto bueno de los mismos, de considerarse necesario.
• Previo a la adquisición de bienes se consultará en la base de datos “Cinfo” las existencias de los
bienes requeridos a efecto de evitar compras innecesarias.
• Deberán llevar a cabo inventarios físicos por lo menos una vez al año así como por muestreo físico
cada tres meses.
• Los movimientos de salidas de bienes de consumo deberán de ser con una orden de producción y/o
vale de salida.
• En ningún caso se surtirá materia prima que exceda de los estándares determinados en la orden de
producción.
Sistema Cinfo: Existe una base de datos llamada Cinfo que incluye a la fecha de reporte, el costo
estándar congelado de las partidas de inventario y la información de ventas por producto. Esta
información es utilizada por las divisiones de la administración de negocios y por Basilea para calcular la
eliminación de pre-utilidad intercompañía a nivel consolidado.
Sistema de Costo Estándar: El costo estándar es un sistema que predetermina los costos unitarios para
materiales, mano de obra, overhead. Los costos estándar son usados para determinar la base sobre el
costo que debiera ser por cada unidad de inventario (materia prima, producción en proceso y producto
terminado) cuando la planta de manufactura opera en capacidades factibles y aun nivel de eficiencia.
252
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS PAGINA: 1/8
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA CLAVE 1
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (ALMACENISTA) DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (JEFE DEL DEPTO.) DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL PROVEEDOR
1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA. Entrega materia prima con factura original y cuatro copias anexando copia del pedido y/o de requisición de compra. Recibe materia prima del proveedor con la documentación correspondiente, verificando físicamente la materia prima, respecto a cantidad, número de lote y fecha de caducidad, firma de verificación en la factura y la entrega al proveedor. Recibe el jefe del departamento de almacén la factura del proveedor, sella y firma de recibido una vez validada por el almacenista. Registra en el sistema Cinfo en el modulo de captura de facturas accesando el pedido y/o la requisición de compra registrando el numero de la factura, cantidad, precio, fecha de caducidad y número de lote. Al recibir la mercancía verifica que sea la correcta y revisa selectivamente los materiales y determina si cumple con las especificaciones que se requieren. En caso de que las mercancías no cumplan con lo requerido, se le notificará al proveedor. Recoge producto rechazado por Especialidades Químicas y procede a realizar el cambio físico correspondiente
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
253
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS PAGINA: 2/8
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA CLAVE 1
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y/O ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (ALMACENISTA) ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13
Emite órdenes de producción y/o vale de salida de material extra. Recibe orden de producción y/o vale de salida de material extra, aplica la salida de materia prima descontándose la cantidad de las existencias en el sistema Cinfo y entrega para surtimiento. Recibe orden de producción, prepara la materia prima que va a surtir verificando cantidad, número de lote y fecha de caducidad, entrega y firma con nombre en la hoja de material surtido para ordenes de producción y entrega para su folio. Recibe materia prima verifica y firma con nombre de recibido y entrega orden de producción y/o vale de salida de material extra. Recibe orden de producción, folia y entrega original para el área solicitante, una copia para el departamento de contabilidad y tesorería y copia para el almacén. Recaba la documentación de movimientos de entradas y salidas del día y elabora reportes y entrega un acopia a contabilidad Archiva original de los movimientos de recepción y entrega de materia prima. Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
254
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: PRODUCCIÓN EN PROCESO PAGINA: 3/8
PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES EN EL AREA DE
PRODUCCIÓN EN PROCESO
CLAVE 2
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
AREA DE PRODUCCION EN PROCESO
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN EN PROCESO. Recibe las Materias Primas y materiales solicitadas en las distintas Órdenes de Producción. Asigna las Materias Primas recibidas a cada uno de los procesos en que van a ser utilizados. Se van anotando los tiempos reales utilizados en cada uno de los procesos. Cuando se terminan los procesos y se obtiene un Producto Terminado se le asigna una ubicación en el almacén de Producción en Proceso. En el almacén de Producción en Proceso se someten los Productos Terminados a las pruebas de calidad. Si los Productos Terminados cumplen con los requisitos de calidad, se entrega al Almacén de Artículos Terminados junto con el vale de traspaso y se registra en el sistema Cinfo. Fin del procedimiento.
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
255
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: PRODUCCIÓN EN PROCESO PAGINA: 4/8
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CANCELACIONES Y DEVOLUCIONES DE
MATERIAL UTILIZADO EN PRODUCCIÓN.
CLAVE 3
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
3 3.1 3.2 3.3 3.4
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CANCELACIONES Y DEVOLUCIONES DE MATERIAL UTILIZADO EN PRODUCCIÓN Solicita material para surtir a través de órdenes de producción y/o vale extra de material de producción en el sistema Cinfo. Surte material a través de la emisión de órdenes de producción y vales de salida de producción en el sistema Cinfo y el material es surtido a costo promedio actual del producto. Devuelve material sobrante al almacén a través de los módulos de cancelaciones, devoluciones y cierre de órdenes de producción Recibe materiales y vale de devolución y los aplica en el sistema Cinfo costeado con el costo promedio actual del artículo. Nota: a través de estos módulos el usuario elige el material y la cantidad que será devuelta al almacén, el movimiento generado por el reingreso del material es costeado con el costo promedio actual del artículo. En caso de que el material que fue devuelto no pueda ser utilizado , se sigue el procedimiento para dar de baja los productos rechazados Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
256
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN DE ARTICULOS
TERMINADOS
PAGINA: 5/8
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN DE
PRODUCTO TERMINADO.
CLAVE 4
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPARTAMENTOS DE PRODUCCIÓN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL- (PRODUCTO TERMINADO)
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO. Elabora el cierre de orden de producción y liberación al almacén de producto terminado. Recibe producto, cierre de orden de producción al almacén de producto terminado y liberación, verifica descripción, cantidad y número de lote. Firma de recibido el cierre de orden de producción al almacén de producto terminado Acomoda producto terminado en la cámara de refrigeración. y/o en el lugar asignado del almacén de producto terminado Captura la entrada en el sistema Cinfo para actualizar existencias, se procede a foliar el cierre de orden de producción y se distribuye de la siguiente manera a) área de contabilidad. (una copia) b) área de almacenes (original para archivo). Archiva cierre de orden de producción. Fin del procedimiento.
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
257
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN DE ARTICULOS TERMINADOS PAGINA: 6/8
PROCEDIMIENTO PARA SURTIR PRODUCTO DEL ALMACÉN DE
PRODUCTO TERMINADO.
CLAVE 5
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (PRODUCTO TERMINADO) DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (PRODUCTO TERMINADO) DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (PRODUCTO TERMINADO)
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9
PROCEDIMIENTO PARA SURTIR PRODUCTO DEL ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO. Recibe del departamento de ventas copia del pedido y / o remisión. Prepara productos de acuerdo al pedido. Recibe del departamento de ventas las copias de la factura una de las cuales sirve como soporte de la salida del producto. Empaca y acondiciona cotejando con la copia de la factura. Coloca una de las copias del pedido (hoja verde) dentro de la caja para enviar conjuntamente con el producto al cliente. Entrega caja(s) con producto al chofer de ventas o al cliente según corresponda. Coloca en la(s) caja(s) la(s) etiqueta(s) de envío para su destino (en caso de ser venta foránea). Traslada la mercancía a la compañía fletera para que esta a su vez la entregue al cliente (esto solo en caso de ser venta foránea). Registra y actualiza las existencias en el sistema Cinfo con base a la copia de la factura correspondiente del almacén.
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
258
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN DE ARTICULOS
TERMINADOS
PAGINA: 7/8
PROCEDIMIENTO PARA SURTIR PRODUCTO DEL ALMACÉN DE PRODUCTO
TERMINADO.
CLAVE 5
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL (PRODUCTO TERMINADO)
5.10 Archiva copia de factura y pedido del almacén. Fin del procedimiento.
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
259
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACÉN GENERAL PAGINA: 8/8
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO CLAVE 6
FECHA: MARZO 2006 REVISIÓN 1
RESPONSABLE NUM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO Realiza, dos veces al año el inventario físico. Distribuye el instructivo para llevar a cabo la toma física del inventario, indicando las actividades a realizar los días, horas y personal que formara parte en la toma física del inventario. Acomoda los bienes y coloca los marbetes a cada uno de ellos y proceden al conteo físico, con la participación del personal de almacén, notificando este evento a la contraloría interna de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. y auditores externos. Se captura en el modulo de inventarios las cantidades obtenidas del conteo físico y obtiene cifras de existencias físicas y compara contra existencias reportadas en el sistema Cinfo Informa al área de contabilidad de la terminación del inventario para realizar el cierre anual y los ajustes correspondientes. Fin del procedimiento.
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
260
f) MANUAL DE NÓMINAS
OBJETIVO
Para un mejor control de los empleados y el pago de sus sueldos de acuerdo a ley, se tienen lineamientos
para sus cálculos exactos y su registro pertinente.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS
Áreas involucradas en el proceso de nóminas
Gerente de Recursos Humanos
Sub-gerente de Administración de Personal
Responsable IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social)
Asesor de nóminas
Gerente de Recursos Humanos Puebla
Jefe de nóminas de Planta Puebla
Gerente de Recursos Humanos Atoto
Jefe de nóminas de Planta Atotonilquillo
Personal por Honorarios (es personal que fue jubilado y ahora trabaja por honorarios)
Gerente de Contabilidad
BCO (Business Control Operations)
General
Especialidades Químicas México tiene alrededor de 684 empleados al mes de agosto 2005, el personal se
encuentra repartido en tres ubicaciones (oficinas generales, planta de Atotonilquillo (Atoto) y planta de
Puebla).
La Compañía cuenta con 3 registros patronales, uno para cada ubicación. Especialidades Químicas realizó
la sustitución patronal de los trabajadores durante las fusiones/ escisiones de esta compañía por lo que el
personal conserva su antigüedad.
261
La compañía cuenta con los siguientes tipos de nómina las cuales son:
Tipo Forma de pago
Confidencial Mensual
Personal de confianza Mensual
Personal sindicalizado Catorcenal y semanal
DESARROLLO
Los procesos de la nómina se hacen en cada ubicación, siendo el Distrito Federal la que se encarga de
consolidar la información para efectos de reportes. La nómina confidencial se lleva por una persona
independiente contratada por honorarios.
Los obreros cuentan con contratos colectivos de trabajo con 3 sindicatos distintos, uno en cada localidad
arriba mencionada, derivado de lo anterior, las prestaciones otorgadas a los obreros varían en cada
ubicación. El contrato colectivo de trabajo es revisado cada dos años.
Plan de pensiones. Este cálculo es determinado por peritos independientes (AON).
Ambiente IT (tecnologías de Información por sus siglas en Ingles) en el proceso de nóminas. Los sistemas
que se utilizan en el proceso de la nómina son:
Human
Starfinger007
BPCS
Caja de ahorro
El sistema Human es un sistema comprado a proveedor.
Caja de Ahorro
262
La Caja de Ahorro es un cajero automático comprado por Especialidades Químicas, funciona con la
credencial de los empleados y se ubican en cada planta y en las oficinas. En estos cajeros es depositado el
sueldo a los empleados, y estos pueden retirarlo cuando gusten.
Interfases entre sistemas
Los sistemas que realizan una interfase son los siguientes:
Human Envía registro de póliza contable BPCS
Human Envía transferencias por pagos Caja de ahorro
Proceso de nómina
Alimentación de datos
Las tablas, salarios mínimos y en general, los parámetros en el módulo Procesos se actualizan.
Asistencias
En DF la asistencia se planea controlar por medio del sistema Starfinger007.
Cálculo de la nómina
En el módulo de Procesos del sistema Human, aquí se verifican: datos de la nómina, se procesan y
calculan las percepciones y deducciones de forma automática, así como la determinación de los impuestos
a retener por concepto de ISR (Impuesto Sobre la Renta) y las retenciones por concepto de seguridad
social.
Pago en caja de ahorros (cajero de Especialidades Químicas)
La caja de ahorros de la Compañía, ofrece rendimientos que fija Tesorería y pertenece a la Compañía.
Genera un estado de cuenta mensual y el trabajador retira el dinero cuando lo desea.
263
Impresión de nóminas y recibos.
Los siguientes reportes son emitidos por la Compañía:
Nómina totalizada por empleado (percepciones y deducciones)
Resumen Nómina Total por Concepto
Póliza contable A (No. de cuentas e importes netos)
Póliza contable B (2% sobre nóminas)
Póliza contable C (1% sobre nóminas Puebla)
Póliza contable D (Provisión para fondo de ahorro)
Póliza contable E (Provisión de aguinaldo)
Póliza contable F (2% sobre nóminas Atotonilquillo)
Póliza contable G (impuesto a cargo dela compañía por premios)
Acumulado de conceptos gravados y exentos
Los empleados deben firmar sus recibos de nómina, de lo contrario, se les bloquea el retiro de efectivo
para que acudan a firmarlos.
Aplicación de pólizas contables
El ERP GI emite las pólizas contables de acuerdo a los parámetros asignados previamente. Las pólizas
contables incluyen provisiones mensuales y pagos reales.
Conciliación de Registros Contables con pagos de Nómina
Adicionalmente a la conciliación de gastos, se realiza la conciliación de las cuentas de impuestos
siguiendo el mismo procedimiento.
Prestaciones
Las prestaciones se actualizan de acuerdo a la revisión de contrato colectivo de trabajo.
264
Bonos e Incentivos
La política relativa a este punto se maneja a escala mundial, la base de cálculo es conforme a los
resultados de los segmentos mundiales. La Casa Matriz da a conocer a final de año los resultados
definitivos
Para efectos del cálculo de provisiones cada BSC realizará una provisión con base a los porcentajes
fijados de acuerdo a resultados según Target.
Los tipos de incentivos y el personal al que se otorgan son como sigue:
Tipo Descripción Personal implicado
STIP Short Term Incentive Plan Directores y Gerentes Señor
SIP Sales Incentive Plan Personal de ventas
MMIP Middle Management Incentive Plan Ejecutivos Medios
EIP Employee Incentive Plan Empleados
Los indicadores (“Target”) que se utilizan para esta medición y los porcentajes son:
Flujo de efectivo
EBITDA
Incremento en las ventas en porcentaje y moneda local
Con lo anterior los porcentajes a distribuir por concepto de bonos, en el caso de que se cumpla con el
objetivo, no se cumpla o se cumpla por mucho, son los siguientes:
STPI: el porcentaje que corresponda sobre el Salario Anual Integrado (SAI):
Thrash Hola Target Stretch Target
0% 20% 40%
265
MMIP: El porcentaje que corresponda sobre el salario anual integrado SAI :
Thrash Hola Target Stretch Target
0% 15% 30%
EIP: El porcentaje que corresponda sobre el SAI:
Thrash Hola Target Stretch Target
0% 5% 10%
SIP: en función del aumento en las ventas y del Target establecido a nivel NAFTA:
1% de más en ventas = 1% de más en el SAI del empleado
Integración de salario diario
Los datos de todos los trabajadores se toman del Human y en su caso, solo las altas y bajas se verifican
contra los avisos internos “aviso múltiple de personal de baja a Recursos Humanos” cada mes (los cuales
se actualizan en Human). Estos formatos deben estar autorizados por el Jefe, la división y Recursos
Humanos y puede ser para altas, cambios y bajas del personal.
Las tarifas están incluidas en el Human así como también las tablas en cuanto a la integración de salario
fijo (con base a las prestaciones y antigüedad de cada persona, los conceptos que se integran son los que
se tienen incluidos como denominados 322).
Cada bimestre se obtiene la variabilidad de los sueldos y se actualiza los salarios diarios integrados, estos
se envían por diskette al Instituto Mexicano del Seguro Social.
266
g) MANUAL DE ENTRADAS DE EFECTIVO
La Compañía posee las siguientes cuentas bancarias:
BANCO Y CUENTA
Santander Serfin M.N. 65-50163142-4 Cuenta para fondeo y pago de nómina
BBVA Bancomer 443065758 Cuenta de cheques
Banamex M.N.6548016 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 870 560946 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 2983929004 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 6548032 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 870 8771 Cuenta de concentradora
Banamex M.N.870 8836 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 870 527612 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 870 533876 Cuenta de concentradora
Banamex 9726004 Cuenta de cheques
Banamex US 298 9300469 Cuenta de cheques
Banamex Inversiones M.N. 9726004 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N. 1012315 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N. 510123105 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N.4943 8874 4000 0091 Cuenta de Inversiones
City Bank US 4079-7325 Cuenta de cheques
Formas de Recepción del Efectivo
- Ingresos en cheque
Los encargados de recaudar los cheques de los clientes son los gestores de cobranza. Una vez que
recaudan los cheques, los gestores de cobranza elaboran el formato de relación de ingresos (cheques)
diariamente (5).
- Transferencias bancarias y otros diferentes a cheques
El total de ingresos del día (diferentes a cheques) los recauda la Compañía por los siguientes medios:
• Línea Banamex. (El estado de cuenta de Línea Banamex del día anterior lo captura el área de
Tesorería- directamente)
• Cuentas Concentradoras. La Compañía tiene a su servicio cuentas bancarias concentradoras,
asociadas a sus cuentas de cheques. Estas cuentas concentradoras están asociadas a las cuentas de cheques
que maneja la Compañía, en las cuales son enviados los depósitos recibidos de las cuentas concentradoras
a las cuentas de cheques de Especialidades Químicas México S.A. de C.V., mediante una sola
267
transferencia al día siguiente. Las cuentas concentradoras al final de todos los días deben quedar sin
saldo.
• City Bank (dólares). Sergio Leong revisa los estados de cuenta de City Bank cuenta 40797325
(ingresos en dólares del día anterior). Después relaciona estos depósitos en un archivo de excel.
• Bancomer y Banamex (moneda nacional). Los clientes realizan transferencias en moneda
nacional a las cuentas de Bancomer o Banamex, en las que incluye en el formato de Relación de ingresos,
ya sea en cheque o transferencia.
Reporte diario de ingresos
El área de operación financiera, realiza un reporte de cobranza recibida en el cual incluye todos los
depósitos recibidos en el banco y que ya se encuentran disponibles, cheques depositados en el banco,
cobros hechos a través de la línea SADE Banamex y en general todo el efectivo recibido disponible.
Este reporte lo realiza diariamente, para amarrar el efectivo identificado con clientes y es el que turna al
área de cobranza para verificar la aplicación.
Para otro tipo de ingresos diferentes de la cobranza, como lo pueden ser las transferencias de cuentas, etc,
El encargado de comunicar al departamento de contabilidad, para que se registren estas operaciones en
pólizas de diario.
Aplicación de la cobranza a las cuentas de clientes individuales
Se elabora diariamente el formato de Relación de ingresos del día. La afectación contable es la siguiente:
Cargo a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un débito a la cuenta puente de clientes.
Caja Crédito y Cobranzas
Banco x Cuenta Puente x
Cuenta Puente x Clientes x
La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910. Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911
La cobranza es puesta en una relación en Excel desglosada depósito por depósito para que los analistas de
crédito, puedan depurar la cuenta puente de clientes.
Los analistas ingresan a la intranet y consultan esa hoja de excel, para realizar la aplicación a sus clientes.
268
Así mismo de acuerdo con las programaciones de sus clientes ó consultando con los ellos directamente se
va depurando la cuenta puente de clientes y se aplican las partidas individuales dentro del módulo.
Otros ingresos no identificados
Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria los registra Contabilidad en centro de costos
95.01.050, de la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados:
Ingresos no identificados (Cobranza fin de mes)
31.10.910.1 x
31.10.991 x
Proceso de Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias son realizadas por el sistema BPC’S (AS-400), a través de un proceso
especial, con el que se concilian los movimientos en las cuentas de bancos contra los movimientos del
auxiliar de bancos.
En este proceso se realiza un match entre los montos en el auxiliar de bancos de contabilidad contra los
depósitos bancarios reales, el proceso de conciliación automática realiza la confrontación de ambos
reportes dando como resultado otro reporte en el cual se muestran las partidas que no fueron
correspondidas.
Este proceso es ejecutado y posteriormente se realiza una depuración de estas partidas en donde aplica
manualmente las partidas no identificadas por el sistema.
En ocasiones el pre-listado de la conciliación incluye muchas partidas. Esto es originado a dos situaciones
en particular:
269
1. Que los importes en el banco y los que fueron registrados contablemente difieran por diferencias
pequeñas (centavos ó pesos) para lo cual se revisa el estado de cuenta y se realizan los ajustes al
momento.
2. Que en el banco se hayan depositado varios documentos en una sola ficha de depósito, por lo
cual el estado de cuenta bancario muestra un solo movimiento, sin embargo en contabilidad los
documentos depositados fueron contabilizados los depósitos de manera separada por lo que varias
partidas del auxiliar contable de bancos corresponden a una sola partida de bancos.
Una vez depurados estos movimientos se imprime el reporte de resumen de conciliación donde se indica
Compañía, numero de banco y mes de conciliación.
Efectivo en Caja y otros Títulos
Dentro del balance de la Compañía se encuentran las cuentas:
• Cobranza Fin de mes M.N. Cuenta contable 3010719
• Cobranza Fin de Mes USD Cuenta contable 3010790
Estas cuentas son utilizadas para registrar todos aquellos valores los cuales ya se encuentran en poder de
la compañía, pero que aún no se encuentran a disposición líquida de la misma, como lo pueden ser los
cheques salvo buen cobro, etc.
El asiento contable a fin de mes como parte el proceso de cierre mensual es el siguiente:
Debe Haber
Cobranza Fin de mes X
Cuenta puente de clientes X
La “cobranza fin de mes” es originada básicamente por las siguientes operaciones:
• Cheques recibidos por la Compañía aun no depositados en el banco.
• Cheques depositados en las cuentas de la compañía los cuales aun ya se encuentran en las
cuentas bancarias pero que aun no se encuentran como disponible para la Compañía (cheques salvo buen
cobro)
270
Estos títulos son registrados dentro de esas cuentas en pólizas reversibles al cierre de cada mes, para
efectos de presentación.
El día posterior al cierre, ésta póliza es reversada automáticamente por el sistema, debido a que los
cheques son depositados el día siguiente al cierre y de no cancelar esta póliza estarían duplicando el
depósito.
271
h) MANUAL DE ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
OBJETIVO
Establecer los lineamientos necesarios para tener un control óptimo de la cartera de cuentas por cobrar así
como evitar la existencia de cuentas incobrables.
LINEAMIENTOS
Personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar
Gerente de crédito y cobranzas
Analista de crédito
El analista de crédito tendrá las siguientes funciones:
• Será el encargado del control y conciliación de cuentas por cobrar
• Administrará el maestro de clientes
• Será el encargado de las líneas de crédito (autorizaciones de límites de crédito, plazos y
estudios de crédito)
• Administrará la cobranza (relaciones de ingresos y conciliación de cobranza contra la
entrada en bancos –caja-)
DESARROLLO
Líneas de crédito (Credit Management Procedure)
1.- El analista de crédito llenará el formato para estudio de crédito “Credit Application” Que viene dentro
de la Política Regional de Crédito, y se revisará que la solicitud contenga los datos generales de la
empresa.
2.- Una vez revisado el formato, se contratan los servicios de una compañía externa para que realice un
estudio económico de los prospectos de clientes.
272
Dicha compañía deberá entregar a Especialidades Químicas, S.A. de C.V. un reporte con toda la
información que el cliente proporcionó. Esta información incluirá:
• Solicitud de crédito
• Reporte con datos generales, resumen de información financiera, constitución, accionistas,
participación en otros negocios, referencias comerciales, antecedentes legales, experiencia con bancos,
líneas de crédito, propiedades, ramo, operación (local, nacional e internacional), otros domicilios,
seguros, planes de expansión, observaciones del analista y evolución del negocio.
Una vez recibido el reporte final de la compañía externa asignada el analista de crédito deberá revisar el
resultado de la investigación y elaborará un segundo análisis para el otorgamiento de crédito con lo que
emite una recomendación de crédito, la cual es enviada a la dirección del segmento correspondiente.
3.- El segmento revisa la recomendación y si está de acuerdo, es firmada por el jefe del mismo. De ser
autorizada, se pone la información en el archivo de clientes
4. Una vez aceptado el cliente, se prepara una nueva recomendación que firma el jefe de segmento, y se
deberá dar de alta a dicho cliente en el Maestro de Clientes y en un archivo de Excel donde se
documentará cualquier cambio.
Calificación del cliente
Existe un score a nivel mundial. Cada región establece sus parámetros para calificar a los clientes de alto,
mediano o bajo riesgo.
La calificación del cliente se basará en tres puntos:
1 Análisis de la Agencia Externa de Crédito y Cobranza asignada
2 Análisis de las cifras financieras realizado por Rodolfo del Cueto
3 Score de Especialidades Químicas, S.A. de C.V. en la que se da la calificación del 1 al 5 al cliente
basándose en criterios cuantitativos y cualitativos.
273
4. Proceso para llevar a cabo la cobranza
Cobranza:
5. Los gestores de cobranza elaboraran el formato de relación de ingresos diariamente
6.- Los formatos de ingresos serán entregados al analista de crédito, quien se encargará de
revisarlos y capturarlos en una hoja de Excel para su control.
7.- Diariamente, el departamento de caja cargará a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso
contra la cuenta puente de clientes
8.-Diariamente el área de crédito y cobranzas, con los archivos que contienen la relación de los
formatos de relación de ingresos del día anterior, y se realizará una conciliación de saldos de la cuenta
puente de clientes, misma que debe de estar saldada al final del día
Proceso para modificar el maestro de clientes
9.- Para modificar el maestro de clientes se necesita primero de la autorización del segmento (por
medio de la solicitud de autorización al maestro de clientes mediante la cual se puede dar de alta,
modificar o dar de baja a un cliente).
10.- Una vez que ha revisado que está correctamente llenada y autorizada la solicitud de
autorización para modificar el maestro de cliente, se realizará la modificación correspondiente mediante
sistema.
Estimación de cuentas incobrables
11. El primer día de cada mes se extraen del sistema todos los datos de las cuentas por cobrar y
se introducen en Excel.
12. Esta información calcula automáticamente la antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar
en un archivo diseñado en Excel.
13.- El Gerente de Crédito y el Segmento de Ventas deben ser informados de la aprobación de
estas excepciones para que el departamento de crédito descuente la factura al cálculo de la Estimación de
cuentas incobrables.
14.- Una vez calculada la reserva de cuentas incobrables por AU, se hacen ajustes a la reserva
(por aquellas excepciones en las que se tiene evidencia que son recuperables a pesar de la antigüedad de
las cuentas) y se hace un resumen en donde se compara la reserva del mes anterior contra la reserva
nueva.
Términos de cobro al cliente
274
15.- El término de cobro a nivel mundial es de 30 días factura. Días netos sobre fecha factura
Ventas locales
País Coating
Effects
Textile Effects Water & Paper
treatment
Plastic
Additives
Home &
Personal Care
México 30 60 60 60 30
Reporte de cartera
16.- El reporte correspondiente lo preparará crédito y cobranza mediante la descarga de un
query (requisición) a excel en el que se toman en cuenta las disminuciones al saldo de la cuenta, tales
como las notas de crédito. Automáticamente se determina la antigüedad de saldos y en otra hoja de excel
se determina el reporte por segmentos.
17. Se realiza un análisis de cartera por AU y por cliente, y se llevan a cabo mensualmente juntas
de crédito para analizar las cuentas de los clientes
Íntercompañías
Se elaborará un reporte Íntercompañías. Cada una tiene un representante encargado de ver los pagos
ínter compañías. El banco Méndez Gans realiza un neteo de saldos y envía los estados de cuenta de
manera mensual.
275
i) MANUAL DE MOVIMIENTOS DE CAPITAL
OBJETIVO
La información de carácter financiero debe cumplir, entre otros, con el fin de reportar las modificaciones
en la inversión de los accionistas durante un periodo contable definido, requiriéndose el establecimiento,
mediante criterios específicos, de los objetivos y estructura general que debe tener el estado de
variaciones en el capital contable.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS
• La asamblea de accionistas será el único órgano que tendrá el poder para decretar dividendos y
realizar un aumento o disminución de capital.
• Cualquier movimiento que el capital sufra, será verificado a través de las actas de asamblea y
con base en éstas, se realizará el registro contable.
• Para cada asamblea de accionistas se elaborará un acta, la cual será registrada ante notario
público y se distribuirá al departamento de jurídico y al comisario de la Compañía.
276
j) MANUAL DE PENSIONES Y PRIMA DE ANTIGÜEDAD
OBJETIVO
La Administración de la Compañía evaluará, determinará y registrará el monto de las provisiones a su
cargo con motivo de los efectos del plan de pensiones y los cargos por concepto de prima de antigüedad a
favor de los trabajadores al servicio de la Compañía, así como el registro de las bajas por concepto de
pagos por dichos planes de pensiones.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS
• La Administración de la Compañía se auxiliara de un despacho externo, el cual elaborara los
cálculos y determinará los montos de las provisiones en el ejercicio.
• La información sobre los empleados que servirá de base para el estudio actuarial, será
proporcionada por el área de nóminas y autorizada por el director de recursos humanos.
• Los montos determinados en el plan actuarial deberán ser dados a conocer al contralor y
posteriormente al departamento de contabilidad para el registro oportuno de los mismos.
DESARROLLO
• Para la determinación de dichos montos la compañía considerara entre otros, la antigüedad de
los empleados y su nivel de ingresos; así como una estimación de vida probable para cada empleado, con
el fin de ir aumentando las provisiones respectivas hasta un monto que le permita cubrir los riesgos
relativos a los conceptos antes señalados.
277
k) MANUAL DE PARTICIPACION DE SUBSIDIARIAS
OBJETIVO
La participación de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. en sus subsidiarias debe aplicarse y
presentarse en los estados financieros de la compañía en forma y tiempo. Ya que un error al presentar
dicha información contribuiría a una toma de decisiones incorrecta; la cual en lugar de convenir a la
empresa, podría perjudicarla.
LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS.
• El contador verificará que el calculo de participación de la compañía se efectué en base a los
estados financieros definitivos de la subsidiaria a la fecha y por los periodos de registro.
DESARROLLO
• Mensualmente el contador verificará que el registro haya sido aplicado correctamente en BPCS,
contra el cálculo que él determinó. Se verificará además, que la proporción de inversión en la Compañía,
sea la correcta.
278
l) MANUAL DE SALIDAS DE EFECTIVO
OBJETIVO
La Administración de la Compañía llevará un adecuado control de las obligaciones que se tienen, para
poder así ver la manera en que se hará frente a dichas obligaciones, este control permitirá planear las
erogaciones con cierto periodo de anticipación lo cual permitirá obtener más y mejores fuentes de
financiamiento en caso de que sean requeridas.
LINEAMIENTOS Y POLITICAS
• Esta conformado dentro de la organización una Área de Cuentas por Pagar (ACP), área
especializada en llevar un control adecuado de los días de vencimiento de los proveedores y acreedores.
• El departamento que mencionamos en el párrafo anterior se coordina con el departamento de
tesorería, que va a ser el que es encargue de conseguir y administrar los recursos que posteriormente se
utilizaran para el pago de dichas cuentas (salida de efectivo).
• Todas las salidas de efectivo por cualquier concepto, se tendrán que informar al departamento de
contabilidad mediante la entrega de los documentos que soporten dichos movimientos, en menos de tres
días hábiles después de haber hecho la transacción, para su captura dentro del sistema.
DESARROLLO
• Para determinar el importe de las salidas de efectivo por cada periodo (dos periodos por mes), el
departamento de Tesorería lleva un calendario de pagos en el cual se especifican las fechas, montos,
clientes y formas de pago que se van a realizar en los periodos, gran parte de esta información es tomada
del departamento de Cuentas por Pagar, aunque también hay que mencionar que existen gastos por parte
de los gerentes de área los cuales son reembolsados en caja, lo que genera también una salida de efectivo.
279
6.6.2 FASE II.- COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA
6.6.2.1 OBJETIVO DE AUDITORIA
Detectar áreas críticas, seleccionar la de mayor importancia, analizar información correspondiente y
evaluar la efectividad del control interno, posteriormente dar sugerencias para el mejoramiento y
fortalecimiento de los controles.
6.6.2.2 PROCEDIMIENTOS
a) ANÁLISIS DE ANTECEDENTES
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. (CibaMex), fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su
actividad principal es la fabricación y venta de especialidades químicas, tales como aditivos plásticos,
lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epóxicas, productos termo fijos, pigmentos,
pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintéticas.
Los socios de CibaMex son los que se muestran a continuación:
Ciba Specialty Chemicals Inc. 99.80%
Ciba Specialty Chemicals International Inc. 00.20%
Organización
Specialty Chemicals Mexico
Está conformado por 4 grupos:
|- 2.4.2.A -|
280
Esta empresa tiene representaciones alrededor del mundo
PPllaassttiicc AAddddiittiivveess
CCooaattiinngg EEffffeeccttss
WWaatteerr && PPaappeerr TTrreeaattmmeenntt
TTeexxttiillee EEffffeeccttss
281
Segmentos
Especialidades Químicas, S.A. de C.V. muestra apego con sus clientes para hacer más fuerte cada
segmento del negocio con una dirección clara, un enfoque de mercado y una responsabilidad de global del
negocio.
Cada segmento es responsable de entender y anticiparlas necesidades del mercado para hacerse de sus
propios clientes y que sus productos sean mas competitivos y viables.
La estructura operativa y financiera de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V., y a nivel mundial,
esta organizada en 4 segmentos; los cuales se dividen a su vez en varias unidades de negocio, de acuerdo
a lo siguiente:
Plastic Additives
El segmento de Plastic Additives Segmento de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V., provee de
plásticos, lubricantes, Home & Fabric Cuidado de personas e industrias. Nuestros productos marcan la
diferencia con casi todos los productos de plástico, lubricantes para el hogar y todo lo que se pueda
imaginar.
Descubrir nuestros efectos en el mundo es importante para nuestro mercado
Plásticos e industria de caucho.
Lubricantes industriales
Industria al cuidado de Fábricas y Hogar
Industria del cuidado personal
Elaborar nuestros productos lo mas durable posible y su crecimiento en comodidad, funcionalidad y
perfil, se elaboran sin tener efectos ambientales. Nosotros creamos efectos para incrementar la calidad de
vida
Coating Effects
282
Esta área busca introducirse con la más alta tecnología y técnicas comprensivas de servicios. Los efectos
que le dan a la compañía proporcionan un valor extra.
The Coating Effects Segment ofrece soluciones innovadoras para seguir en el mercado:
• Recubrimientos
• Materiales Eléctricos
• Imágenes y tinta
• Plásticos
Se realizan los productos con mas colorantes, más durables y pigmentos amigables con el ambiente,
preparaciones de pigmentos, antioxidantes entre otros.
Textil Effects
• Servicios Textiles esta dedicado a realizar colorantes y efectos estándares con relaciona las
marcas de la casa comercializándolos en el Mercado alrededor del mundo.
• Hemos establecidos alunas reglas a cerca de las marcas internacionales. Nosotros impulsamos la
calidad conforme la experiencia
La actividad principal de la Compañía es la fabricación y venta de especialidades químicas, tales como
aditivos plásticos, lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epóxicas, productos
termofijos, pigmentos, pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintéticas.
Dentro del catálogo de productos existe un aproximado de 2,900 productos.
Breve descripción de cómo ve el negocio la gerencia.
Aspectos importantes por segmento:
283
Coating Effects:
General:
• Fortalecer la fuerza de ventas: se conoce que Especialidades Químicas se encuentra como un
segundo lugar en el mercado nacional, detrás de Clariant.
• Nuevos productos a nivel mundial: durante el 2003, la Compañía introdujo varios productos al
mercado, se trataba de desarrollos de los productos existentes. Actualmente estos productos se encuentran
en una etapa de conocimiento en el mercado nacional, sin destacar alguno en cuento a sus niveles de
venta, se cree que estos productos tiene un potencial a futuro.
• Atacar el mercado por cada unidad de negocio con productos innovadores.
• Mantener una posición agresiva de precios con relación a los precios en el mercado (contra la
competencia)
En la unidad de negocios de pintura:
• Durante el ejercicio pasado se realizaron nuevas negociaciones con fabricantes de pintura de la
industria automotriz, tal es el caso de SW-Excelo y de Dupont. La intención en lograr penetrar el mercado
de pintura automotriz.
En la unidad de negocios de Tintas:
• Se espera atacar los nichos de tintas para etiquetas, tintas de inyección y tintas especiales.
En la unidad de negocios de plásticos:
• Se espera tener presencia en la industria de tubos de PBC y ser más agresivos en los precios.
Textil Effect:
• Desarrollo técnico de sus productos y la medición de la vigencia de los que se encuentran en el
mercado, a través de la “razón de vigencia”
• Entrada en el mercado de dos nuevos productos, ERIOFAST y el TERASIL WW los cuales son dos
colorantes que proporcionar mayor intensidad y brillo con gran nivel de solidez.
• Otorgar a los clientes: Solidez, calidad, disminución de costos y menor riesgo ecológico de los
clientes
Water & Paper:
284
• Basa su crecimiento en el desarrollo técnico de sus productos y en la maximización de la materia
prima de sus clientes, en particular en el segmento de papel.
• Entrada en el mercado de un producto llamado LODYNE; que permite que el cartón o el papel que
se produzca con este material, sea muy resistente a la grasa; la intención es la de atacar el nicho de la
“comida rápida” (fast food), sin embargo no ha respondido de una forma muy positiva aún, se sigue
importante el producto, pero en pequeñas cantidades.
• Ubicación geográfica de la fuerza de ventas: se mantienen puntos estratégicos de venta y atención al
cliente.
b) MARCO LEGAL
Se refiere a la legislación aplicable a las operaciones de comercio, a la cual debe apegarse una
organización. Asimismo nos proporciona un panorama general de todas las obligaciones que ésta debe
cumplir.
Nombre, Denominación o Razón Social
Especialidades Químicas México, S.A. DE C.V.
RFC
EQM970301NP2
Actividad:
Su actividad principal es la fabricación y venta de especialidades químicas, tales como aditivos plásticos,
lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epóxicas, productos termo fijos, pigmentos,
pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintéticas.
Obligaciones ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público:
Persona Moral Sociedades Mercantiles
Impuesto al Activo
Retenedor de salarios
Retenedor arrendamiento
Retenedor por honorarios
|- 2.4.2.B -|
285
Retenedor por ingresos de personas físicas
Impuesto al valor agregado
Reglas de comercio exterior
Permisos especiales para destrucción de mercancías.
Obligaciones ante la Secretaria de Finanzas del Distrito Federal:
Impuesto sobre nominas
Impuesto sobre tenencia
Impuesto predial
OTRAS CONTRIBUCIONES:
Aportaciones de seguridad social
Aportaciones al fondo de vivienda
Leyes, Normas y Reglamentos que le son aplicables:
Ley General de Sociedades Mercantiles
Ley federal del trabajo
Ley del Seguro Social
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ley del Impuesto al Valor Agregado
Código Civil
Código Fiscal de la Federación
c) Análisis de niveles jerárquicos
Los niveles jerárquicos están ubicados dentro del organigrama de acuerdo a la segregación de funciones,
el control que tiene Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. puede resultar eficaz en el logro de
los objetivos de control interno.
Ningún empleado o grupo de empleados, está en posición de cometer errores o fraude en el curso normal
de sus actividades y de poder ocultarlos, debido a que las principales funciones están segregadas, las
cuales son:
|- 2.4.2.C -|
286
• Custodia de activos
• Autorización o aprobación de transacciones relacionadas que afectan a esos activos
• Registro de transacciones relacionadas con esos activos, o información sobre ellas.
Ningún nivel jerárquico tiene el control exclusivo sobre alguna transacción, de igual forma, la persona
que ejerce control sobre el procesamiento de una transacción no es la misma persona responsable de su
registro o de información sobre la misma.
Para llegar a esta conclusión se analizaron los niveles que representa la estructura organizacional, para
establecer los casos en que una persona realiza funciones que pudieran considerarse incompatibles.
Pueden existir funciones incompatibles cuando la misma persona realiza funciones en más de una
categoría (autorización o aprobación, custodia, o registro y/o información) o cuando una persona es
responsable de ejecutar un control sobre la misma transacción en la que es responsable, también, de su
registro y/o información.
Una vez que se identificaron funciones incompatibles a cargo de una persona, se consideraron todas las
funciones a su cargo para determinar si la falta de segregación de funciones disminuye o elimina la
eficacia de tales funciones, en este caso, se consideraron los efectos sobre nuestras evaluaciones de los
controles en las aplicaciones afectadas; sobre los riesgos de fraude, y sobre nuestro enfoque de auditoría.
La segregación inadecuada de funciones tiende a afectar nuestro enfoque de auditoría en las siguientes
formas:
• Los conflictos pueden debilitar la eficacia de un procedimiento de control.
• Los conflictos pueden indicar procedimientos inapropiados de autorización, salvaguarda de activos o
de responsabilidad sobre los mismos, como cuando la misma persona tiene custodia de los activos y al
mismo tiempo registra transacciones. Ello puede indicar la necesidad de aumentar nuestros
procedimientos para comprobar la existencia de los activos a la fecha del balance general.
287
6.6.3 FASE III.- Identificación y selección de las áreas críticas o débiles a ser auditadas o
examinadas en detalle
6.6.3.1 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
1) RECORRIDO DE CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS
Especialidades Químicas, México, envía sus reportes mensuales en pesos (MXN) a Estados Unidos para
ser consolidados dentro de la región NAFTA. Los estados financieros son consolidados posteriormente
por casa matriz en Basilea (Suiza). La compañía no realiza cierres trimestrales ya que no le son
requeridos. El sistema de reporte que usa Especialidades Químicas, México a nivel global es el Hyperion.
El proceso de Cierre de Estados Financieros se realiza con las cifras del último día natural de cada mes, y
es un proceso que va desde 5 días antes del día de reporte, hasta 5 días después. Dicho proceso de cierre
se divide en los siguientes subprocesos:
c) Cierre de cifras a nivel local en el programa BPCS (auxiliar y mayor auxiliar).
d) Cierre de cifras a nivel reporte en el programa Hyperion, una vez que se efectuó el cierre
contable definitivo (cédulas de información financiera)
En este proceso participan las siguientes áreas:
• BSC Control
• Presupuestos e Informes
• BCO (Business Control Operations)
• NAFTA E.U.
• GIS (Global Infraestructure Services)
Los sistemas de cómputo que intervienen en el Proceso de Cierre de los Estados Financieros de
Especialidades Químicas, México son los siguientes:
|- 2.4.3.A -|
288
Sistema/ Subsistema Funciones
AS 400 Servidor. Se encuentra en las instalaciones del Corporativo en Estados
Unidos.
BPCS ERP Contable
En BPCS se procesa la información financiera de Especialidades
Químicas Input de información
Cinfo Este subsistema controla Ventas, Costo de ventas e inventarios
Human Se encarga de controlar los cálculos de nómina.
IDHammar Este subsistema controla el activo fijo
ACR y ACP Módulos Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
CS1 Efectúa la distribución de Service Analysis
Módulos AUM y EUM • Distribuyen 1) los centros de costos colectivos (cartera terceros,
ACP terceros y algunos saldos de otros activos circulantes y otros
pasivos circulantes) y 2) los “shared” o analisis unit compartidos (a nivel
segmento) para que cierren en ceros.
• Transfieren información de AS 400 a Hyperion (Codifican la
información, creando otro archivo que se carga en Hyperion)
Hyperion Reporte Mensual a Casa Matriz (Sistema de reporteo)
Calendario de cierre
Para llevar un control de los subprocesos antes mencionados, Georgina Hernández (del departamento de
Contabilidad) elabora un calendario en el cual programa con detalle cada una de las actividades que se
efectúan en el proceso de cierre mensual así como las fechas en que deben efectuarse.
El calendario para fechas de cierre se elabora de forma mensual en 2005. Hasta 2004, la elaboración del
calendario era anual y se espera que a partir de 2006 se elabore de forma anual nuevamente. La razón por
la que en 2005 se hace el calendario cada mes, se debe a que en este año hay cambios en México que
Estados Unidos está implementando para la alineación de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
con NAFTA (ejemplo: fechas límite, cambios en segregación de funciones, etc.)
De conformidad al calendario mensual de actividades del cierre, los registros no rutinarios mensuales son
realizados en los primeros dos días del siguiente mes al que corresponde el cierre. Contabilidad se guía con
el calendario de cierre mensual para verificar que se incluyan todas las pólizas fijas
289
Los registros no rutinarios y de estimación son:
• Provisiones de nómina del personal
• Creación de pasivos de impuestos sobre nómina
• Reevaluación de posiciones en moneda extranjera: ACP, ACR, préstamos, intereses y otras
cuentas
• Reevaluación mensual de inventarios
• Estimación de cuentas incobrables (en febrero, mayo, agosto y noviembre)
• Estimación de inventarios de lento movimiento/ sin movimiento
• Activaciones y procesos de depreciación y bajas de activos fijos (vía interfase)
• Registro de amortizaciones de seguros
• Registro de cálculo de B-10 estatutario
• Registro de regalías y comisiones por pagar a casa matriz
• Registro de intereses sobre préstamos bancarios
• Registro de hedging (derivados) y Mark to Market
• Registro de provisiones de gastos de agentes aduanales
• Registro de método de participación de la subsidiaria Coveca, S.A. de C.V.
• Registro de póliza generada por SC1 Service Análisis (prorrateo de gastos de las unidades
corporativas a los segmentos)
• Registro de Ajuste Interco (Ver definición más adelante)
• Registro de impuestos corrientes y diferidos
Nota: El sistema BPCS está configurado para contabilizar por partida doble.
Cierre de cifras a nivel reporte en BPCS (sistema contable)
El Primer paso es correr los procesos de cierre, desde el día -5, hasta el día Cero (día de cierre natural) de
acuerdo a lo indicado por el calendario de cierre Conciliación CINFO contra GLD (general leadget)
• Envío de información de provisiones de incentivos anuales (bonos, sólo en diciembre)
• Envío a control de cálculo de las provisiones de inventarios (lento movimiento), enviando
documentación soporte de los cambios
• “Reconocimiento de los efectos de la inflación en la Información Financiera” Boletín B-10
calculado hasta fin del último cierre del mes
• Determinación de las comisiones y regalías a pagar a intercompañías (La determinación es de
acuerdo a un calendario que envía Basilea 5 días antes del cierre de mes, forma FI070)
• El área de Costos corre el proceso para la detección de errores de registro (proceso INV920)
• Revisión y actualización del costo estándar.
290
• Interfase de activaciones y procesos de depreciación y bajas de activos fijos terminados
• Revisión de errores de la conciliación de CINFO contra Hyperion
• Integración de auxiliar de inventarios (excluyendo ajuste interco)
• Cierre mensual de producción (Deben cerrar en cero al mes de diciembre)
• Corte de cuenta corriente Coveca
• Última facturación, etcétera.
El responsable de cada área de Control BSC revisa que se corran los procesos que les corresponden y que
estos concilien contra GLD (ejemplo. José Luis Aguilar, encargado de inventarios, revisa que concilie
stock on hand y cuentas de costeo contra GLD. Georgina Hernández, encargada de ACP, revisa que
concilie GLD contra el auxiliar de cuentas por pagar).
Una vez que se corrieron los procesos de cierre de acuerdo a lo establecido en el calendario de cierre,
Alejandro Benitez (del área de Presupuestos e Informes) revisa en forma general que no falte algún
proceso por correr. También revisa que no existan incongruencias en la información.
Posteriormente, entre el primer y segundo día hábil posteriores al mes de cierre natural se corren los
siguientes procesos:
Ajuste Intercompañías
El segundo día hábil posterior al día de cierre la encargada de ACP (Account Payable) ajusta los saldos
intercompañía mediante una conciliación que se realiza a fin de mes. Con objeto de que las cuentas
interco concilien a nivel consolidado cuando la información sea integrada en Basilea, se hace esta
conciliación en cada país. Cada país envía sus estados de cuenta. Hay una regla en la que las cifras se
ajustan conforme a la Compañía que tenga el saldo por cobrar.
Este ajuste interco se registra mediante póliza reversible, y es reversado automáticamente por el sistema
al inicio del mes siguiente. La encargada de ACP (Account Payable) investiga las partidas pendientes.
Service Analysis (prorrateo de gastos de las unidades corporativas a los segmentos)
El segundo día hábil posterior al día de cierre se distribuye de forma interna el Service Analysis. El
Service Analysis consiste en prorratear a cuentas especiales los gastos de las unidades de servicio a cada
uno de los cuatro segmentos. El prorrateo lo efectúa el sistema SC1 (software adicional a AS400) por
291
medio de ciertas llaves (criterios). CS1 obtiene la información de gastos de GLD y con base en las llaves
introducidas, efectúa el prorrateo de los gastos.
Las unidades de servicio son las siguientes:
- SCS (Supply Chain Services Group)
- GIS (Global Infraestructure Services, antes IM)
- RPO (Recursos humanos, legal, auditoría interna) (Regional President Offices)
- BCO (Business Control Operations)
- BSC (Business Support Center)
Las llaves establecidas para la distribución de gastos son controladas actualmente por NAFTA Estados
Unidos. Hay todo un manual de procedimientos donde se señala cuáles gastos se distribuyen, cuáles no
y los criterios o llaves utilizados.
Estos criterios son negociados por Armando Acosta (BCO) con cada unidad de negocios y con la parte
que va a recibir el gasto (cada uno de los cuatro segmentos: Textil Effects, Paper Additives, Couting
Effects y Walter and Paper Treatment). Aunque Armando Acosta negocia las llaves, él no las introduce
en el sistema. Las captura en una hoja de Excel y las turna a Antonio Vázquez, quien las envía por mail al
responsable de CS1 en NAFTA Estados Unidos. El responsable de CS1 en Estados Unidos es el único
que actualmente puede actualizar las llaves y correr los procesos de Service Analysis (antes del cambio a
región NAFTA, las llaves eran introducidas por BCO).
Cuando el encargado de CS1 en Estados Unidos corre el proceso de Service Analysis, el sistema genera
las pólizas CS que se contabilizan de forma automática en GLD. Antes de correr el proceso definitivo, se
hacen dos pruebas.
Las cuentas contables en las que se identifican los gastos prorrateados por Service Analysis son las no.
186, de acuerdo a la política global de Especialidades Químicas.
Codificación (Se efectúa en GLD y sirve también para Hyperion)
Cuando se concluyen los cierres de las cuentas se revisan aspectos de codificación y centros de costos.
Hay cuentas que deben cerrar con cero. Alejandro Benitez revisa mediante un query (requisición) que
algunas de las codificaciones (o “Group Codes -GC-”) para centros de costos sean correctas. Algunos
ejemplos de Group Codes son los siguientes:
292
- GC130 - Administración
- GC140 - Producción
- GC120 - Marketing
- GC3 - Unidades corporativas (SCS, RPO, etc.)
Alejandro Benitez revisa también que ciertos aspectos de codificación sean correctos en AS400, de
acuerdo a un cheklist mensual que él diseñó. Estos datos deben ser correctos para poder correr los
módulos.
Procesos AUM y EUM
Se corren los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module (EUM), con los que se
distribuyen los gastos a los centros de costos correspondientes y se verifica la integridad de los datos.
Proceso AUM
Este proceso era realizado hasta 2004 por Alejandro Benitez del área de Presupuestos e Informes. Con el
cambio a NAFTA, ahora el proceso AUM lo corre Estados Unidos (Tammy Stickler).
AUM en resultados
El proceso AUM consiste en distribuir los gastos de AU “Shared” a sus correspondientes AU (Analysis
unit) con base en ciertas llaves.
Lo anterior se efectúa en gastos variables, periódicos, de producción o no producción, servicio y las
cuentas de otros ingresos y otros gastos. También se hace para el head count (número de personal).
Las cuentas “shared” o compartidas se pueden identificar en una balanza por AU (analysis unit) con los
siguientes números de AU:
Segmento Plastic Additives (PA): AU 24
Segmento Coating Effects (CE): AU 25
Segmento Water and Paper Treatment (WPT): AU 26
Segmento Textile Effects (TE): AU 27
En la forma FI300 (Resultados) de Hyperion, se distinguen estas cuentas con el nombre de “Local
Allocations” y cierran con cero a fin de mes.
293
Las llaves de distribución de los gastos de las cuentas shared se cambian cada año.
AUM en balance
Con AUM se distribuyen a los cuatro segmentos los centros de costos 96, que son cuentas colectivas. Se
distribuyen Cuentas por Cobrar a terceros (ACR terceros), las Cuentas por Pagar a terceros (ACP
terceros), las cuentas de acreedores, proveedores y otros pasivos acumulados (Other current liabilities).
EUM
Todas las cuentas de gastos y saldos en balance del centro de costos 71 (SCS; Suply Chain Services), 72
(IM; conocido como GIS desde 2005-informática-) y 73 (BCO; Business Control Operations) se deben
redistribuir con el proceso EUM de acuerdo a política global de Basilea.
El proceso EUM redistribuye los centros de costos mencionados (71, 72 y 73) a AU´s (analysis units).
Contabilidad (ACP y ACR) emiten un reporte de las cuentas por cobrar y por pagar con terceros de
AS400, y lo envían a Tammy Stickler. Con esos reportes Tammy actualiza las llaves de distribución en el
sistema.
Las cuentas resultantes de correr este proceso se llaman “Cuentas Estadísticas” y como su nombre lo
indica son para efectos de datos estadísticos que empiezan con 9, de tal forma que cuando se carga
Hyperion, se redistribuye la información que será útil para algunas cédulas de ese reporte (ejemplo: forma
FI 160, 166, 180, 183 de Hyperion). Estas cuentas estadísticas las reversa automáticamente el sistema al
mes siguiente.
Estas cifras no afectan el estatus financiero de la Compañía.
El objeto de estas cuentas es determinar todo el gasto de las unidades de servicio, para su análisis.
NOTA: Al mismo tiempo que Estados Unidos. corre procesos AUM y EUM, Contabilidad México
registra póliza de Ajuste Interco.
Ajuste Interco
Al mismo tiempo que se está corriendo AUM y EUM en Estados Unidos, Georgina Hernández de
Contabilidad México registra la póliza reversible de Ajuste Interco (Mercancías en tránsito vs.
proveedores). Las partidas pendientes son investigadas y conciliadas.
294
Carga a Hyperion
Después de que Tammy Stickler corre los procesos AUM y EUM, avisa a Dan Smith (Coordinador de
Hyperion de la región NAFTA) que ya se puede correr el proceso para la carga a Hyperion.
Dan Smith efectúa los siguientes pasos para cargar los datos en Hyperion:
Entra a Hyperion
Se corre opción “archivo para cargar a Hyperion”
Cabe mencionar que hay información en las cédulas de Hyperion que se carga automáticamente al correr
el proceso, y hay información que debe ser ingresada manualmente. Por ejemplo, ciertos datos de la
cédula FI 160 Cuentas por cobrar a clientes, son capturados manualmente.
Una vez que Dan Smith ha cargado los datos en Hyperion, Alejandro Benitez ingresa en el sistema y
revisa las cédulas de Hyperion. Limpia el reporte Hyperion, ingresa datos con la opción export de
Hyperion. Introduce datos manuales también.
Posteriormente Alejandro Benitez corre las validaciones:
Hyperion tiene una validación automática en la que concilia cada cédula y todos los valores. La
validación en Hyperion la corre Alejandro Benitez mediante la opción en sistema “valid”. Alejandro
Benitez revisa que todo quede “en ceros” en el reporte de validación, con esto el sistema indica que no
hay diferencias entre cruces de las formas de Hyperion.
Alejandro Benitez verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en Balance y
Estado de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Cálculo de B.10).
Además de la validación de Hyperion, Alejandro Benitez corre un proceso en Access y genera un archivo
de resultados y otro para balance. Con estos archivos efectúa una simulación en Excel que el diseñó para
verificar cómo agruparía Hyperion las cifras y efectúa una validación unos tres días antes de que se vaya
a correr el proceso.
Posteriormente Alejandro Benitez imprime reportes en Excel Retrieve (opción del sistema Hyperion).
Griselda César (BSC Contralora), Lupita Rosas y Alejandro Benitez (Departamento de Presupuestos e
Informes) se reúnen para verificar la información impresa y efectúan un análisis comparativo de las cifras
donde comparan las tendencias y el Outlook. Revisan principalmente las ventas por segmento (Reporte
Comparisson) y algunas cuentas de balance (cash). El objetivo de que revisen esta información es
verificar la razonabilidad de la información de Hyperion y detectar alguna posible incongruencia. BCO
295
también analiza las cifras del reporte. Una vez que terminan de revisar la información, avisan a Dan
Smith que ya está verificado el reporte Hyperion vía e-mail.
Dan Smith hace otra revisión al reporte Hyperion y si detecta alguna incongruencia, avisa a Alejandro
Benitez, quien investiga la incongruencia y la explica a Dan Smith y se corrige en su caso.
Una vez que el reporte ha sido verificado y es el definitivo, Dan Smith entra al sistema Hyperion y
bloquea el reporte Hyperion del mes en la opción “look program” (cierra el programa). En ausencia de
Dan Smith, Alejandro Benitez ha efectuado esta operación.
Ya bloqueado el programa (looked), Dan Smith envía un e-mail a Basilea indicando que Hyperion está
cerrado. En este momento el reporte Hyperion puede ser consultado por casa matriz, quien tiene acceso a
los reportes de todas las subsidiarias del mundo vía sistema.
En adición Estados Unidos. tiene acceso a reporte Hyperion de México y Canadá (Región NAFTA).
Cuando el reporte Hyperion del periodo está bloqueado, no se puede efectuar cambio alguno en la
información. Esto se verificó ocularmente con Alejandro Benitez, quien entró en el reporte del mes de
julio y mostró que las celdas de las formas de Hyperion estaban protegidas y no fue posible modificarlas.
Así mismo, entró en el reporte del mes de septiembre (en ceros al día de hoy, inicios de septiembre) y
mostró como sí se pueden ingresar números en las celdas del programa. Si posterior al bloqueo alguna
cifra tuviera que corregirse, sólo casa matriz puede desbloquear el periodo (mes) del programa. En este
caso el proceso sería el siguiente:
Basilea manda las correcciones a Dan Smith
Dan Smith las reenvía a Alejandro Benitez
Basilea abre el período en Hyperion
Alejandro Benitez efectúa las correspondientes correcciones
Se notifica a Basilea para que se cierre el periodo nuevamente.
Alejandro Benitez guarda en una carpeta de su computadora los papeles de trabajo del cierre de estados
financieros de cada mes. También almacena una carpeta en servidor por cada mes (carpeta Hyperion->
users->cierres)
Reportes adicionales que se elaboran
296
• Posteriormente al cierre contable el área de Presupuestos e Informes elabora ciertos reportes de
revisión de la gestión de la Compañía:
Alejandro Benitez y Griselda César elaboran para el Director General (Sergio Pulido) el
reporte Monthly Business Orientation (MBO). Este reporte lo colocan en una carpeta de red a la que tiene
acceso el Dir. Gral. y contiene:
o Estado de resultados (total)
o Estado de resultados (por segmento)
o Detalle de gastos por A.U. (Analysis Unit)
o Ventas a terceros
o Resumen de inventarios
o CAPEX
o Índices financieros (ejemplo inflación)
Alejandro Benitez extrae datos de Excel retrive en Hyperion para elaborar reportes
mensuales llamados “Books” para cada unidad corporativa y para cada segmento (TE, PA, CE y WPT).
Estos reportes los sube a un sitio compartido en la red en una carpeta llamada “Books”. Alejandro
Benitez o Lupita Rosas avisan vía e-mail a los interesados cuando están disponibles los reportes “Books”
para su consulta en intranet.
Estos reportes incluyen la siguiente información por segmento:
o Estado de resultados
o Cartera de clientes
o Inventarios
o Activos circulantes (Current Assets)
o Pasivos circulantes (Current Liabilities)
Griselda César y Alejandro Benitez elaboran una presentación en power point que se presenta
cada mes en la junta del Comité. Esta presentación incluye lo siguiente:
o Ventas locales a terceros
o Ventas interco.
o Cartera de clientes
o Vencimientos de la cartera de clientes
o Gráficas que muestran los días cartera por segmento (PA, TE, WPT y CE)
o Total de inventarios (comparados contra el año anterior y contra Outlook)
o Estado de resultados a un nivel muy resumido (Ventas, PPC, utilidad neta, etc.) Este
está comparado contra el año anterior y contra Outlook.
297
o Otro estado de resultados por Compañía (Especialidades Químicas México, S.A. de
C.V)
Alejandro Benitez efectúa desde febrero de 2005 de forma mensual un análisis escrito de los
gastos de las unidades corporativas GIS (Antes IM) y RPO. Griselda César efectúa comentarios de los
gastos de la unidad corporativa BSC.
• Reportes que elabora BCO (Armando Acosta)
Armando Acosta prepara cada mes un análisis de gastos de cada uno de los segmentos
(explicación escrita) y los envía al segmento correspondiente. También realiza un análisis de gastos de la
unidad corporativa SPS (Supply Chain Services)
298
2) RECORRIDO DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR
Emisión de órdenes de ventas (pedidos)
El proceso de venta de un producto comienza con el pedido de un cliente. El departamento de Customer
Service es el encargado de levantar los pedidos de los mismos.
El pedido se elabora de la siguiente manera:
1) Customer Service recibe el pedido de un cliente, ya sea por vía telefónica, fax, e-mail o por “My
Business”. Todos los pedidos que se ingresan al módulo de BPC’S deben tener como origen el pedido de
un cliente. (1)
2) Una vez que el cliente pide la mercancía, Customer Service elabora la orden de compra en
BPC´S.
3) Dentro del pedido interno elaborado por el personal de Costumer Service se selecciona el
producto (por medio de un código) así como la cantidad solicitada y el sistema asigna el precio de los
productos. Los artículos ingresados para surtimiento en los pedidos internos de sistema son de acuerdo
al pedido del cliente. (2)
4) Posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto y se verifica
que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior sólo aparece el código del mismo
5) Se busca en el sistema la ubicación del inventario y se selecciona en qué lote hay suficiente
producto para enviar al cliente. (Se toman los lotes más antiguos).
6) Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye del inventario la cantidad que se solicitó del
mismo para enviar al cliente
7) El sistema le asigna un número consecutivo de orden de pedido.
8) Se indica en el estatus del sistema que la orden está asignada (*ALOC*) (3.3)
9) Se genera el pedido y ahora debe aparecer en el estatus el concepto* PICK *(4)
10) Posteriormente se ordena imprimir el pedido.
11) La orden de compra del cliente se imprime automáticamente en el almacén.
Preparación documentos de embarque, Manejo de inventarios para embarque y Autorización de los
mismos
Una vez que el departamento de Costumer Service ingresa los pedidos dentro del sistema AS-400 BPC’S,
el almacén confirma la orden, apareciendo en pantalla el estatus * CONF *(5), esta leyenda aparece
cuando el embarque fue surtido pero no enviado aún al cliente. (6)
|- 2.4.3.B -|
299
Elaboración de factura y registro de ventas (Cuentas por cobrar, Ventas e IVA pendiente de trasladar)
Una vez que está la mercancía lista para embarcarse al cliente, el personal del almacén procesa la
facturación, apareciendo en pantalla el estatus * 8 *(6) que indica que la orden ha sido facturada. En
este momento el sistema registra automáticamente el asiento contable en el sub-sistema. (7)
El registro contable es el siguiente:
3110100 Clientes terceros locales Moneda Nacional, ó X
3110150 Clientes terceros locales Moneda Extranjera, ó X
3120100 Intercompañías. X
1000001 Ventas X
4412750 IVA Pendiente de Cobro 15% X
Diariamente se emite el reporte diario del Financial Report Online Global Standard (FROGS): Frogs es
una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas detectadas y
cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. (11) Con dicho programa el sistema realiza conciliaciones
diarias de los módulos de Cuentas por Cobrar y Ventas La revisión de este reporte la realiza en las
oficinas regionales de NAFTA Chris Cave (BSC).
Cada mes Georgina Hernández (BSC Control) amarra el módulo ACR (Cuentas por cobrar contra el
GDL General Ledger). En caso de existir discrepancias, solicita a Luz Maria Solorio que concilie las
diferencias localizadas. (12)
Conciliación de embarques con facturación. Acepta el cliente de la mercancía
El personal de almacén que despacha la mercancía en el almacén, concilian mediante la revisión de los
pick slips contra la mercancía físicamente. Después de que envían los productos al cliente, estos últimos
firman o sellan la copia de la factura que será enviada a crédito y cobranzas. El transportista retorna la
factura sellada por el cliente a Especialidades Químicas. Diariamente se envían por mensajería interna
las facturas que ya pueden cobrarse, al departamento de crédito y cobranzas para que este departamento
programe la cobranza. (10)
Aprobación de créditos y sus condiciones
La Compañía realiza estudios y análisis crediticios para soportar las condiciones de crédito otorgadas a
sus clientes. (3)
300
Existe un score a nivel mundial. Cada región establece sus parámetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.
Para calificar al cliente, Claudio Hernández se basa en tres puntos:
1 Análisis de la Agencia ASECOEM
2 Análisis de las cifras financieras realizado por Claudio Hernández
3 Score de Especialidades Químicas en Cisar, que es el sistema estándar para evaluar el riesgo del crédito
solicitado por los clientes, en la que se da la calificación del 1 al 5 al cliente basándose en criterios
cuantitativos y cualitativos.
Durante el ejercicio fueron utilizados dos procedimientos, actualmente y debido a los requerimientos
legales (SOX-404), y la integración de México a NAFTA se adecuaron las reglas para el establecimiento
del crédito.
Los créditos otorgados a los clientes deben ser autorizados de acuerdo a sus montos por diferentes
niveles de jerarquía. (4)
Mantenimiento de registros de cuentas por cobrar/entradas de efectivo
Ramón Pantoja (Subgerente de Operación Financiera) elabora diariamente el formato de Relación de
ingresos del día. La afectación contable la hace Rafael Flores (BSC Control):
Carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un débito a la cuenta puente de clientes.
Caja Crédito y Cobranzas
Banco x Cuenta Puente x
Cuenta Puente x Clientes x
La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910 Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911
Los depósitos bancarios (por cobranza) son relaciona en una hoja Excel por Ramón Pantoja, desglosando
cada transacción. Con este archivo los analistas de crédito depuran la cuenta puente de clientes.
301
Diariamente los analistas ingresan a la intranet y consultan el reporte de Ramón Pantoja (hoja de Excel
con Macros bloqueada para no modificar los datos), para realizar la aplicación a sus clientes.
Los analistas identifican los depósitos de sus clientes de acuerdo con las programaciones de cobro ó
consultando con los ellos directamente. Así es como depuran la cuenta puente de clientes y aplican las
partidas individuales dentro del módulo ACR (Accounts Receivable).
Tratamiento contable del IVA trasladado
El Impuesto al Valor Agregado IVA pendiente de trasladar se contabiliza en el momento en que se factura
la mercancía:
3110100 Clientes terceros locales Moneda Nacional, ó X
3110150 Clientes terceros locales Moneda Extranjera, ó X
3120100 Intercompañías. X
1000001 Ventas X
4412750 IVA Pendiente de Cobro 15% X
Cuando Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. cobra la factura del cliente, el IVA pendiente de
trasladar es registrado por Guadalupe Coronado del área de crédito y cobranzas.
Ella afecta las siguientes cuentas contables, al dar mantenimiento a sus registros.
31.10.910 Cuenta puente de clientes X
4412750 IVA Pendiente de Cobro 15% X
3110100 Clientes terceros locales moneda nacional X
4412754 IVA Cobrado 15% X
Con esto se cumple con disposiciones fiscales vigentes de la Ley del Impuesto al Valor Agregado,
referentes a registrar el Impuesto al Valor Agregado con base a flujos de efectivo.
MODIFICACIONES A MAESTRO DE VENTAS Y CLIENTES. ANÁLISIS A PRECIOS DE VENTA.
INTEGRIDAD DE LA FACTURACIÓN
302
Aprobación de accesos a los archivos de información sobre precios de ventas. Las modificaciones al
maestro de precios en el sistema se elaboran de la siguiente manera:
Liliana Montero y Nova Sánchez (asistentes de ventas) envían un e-mail indicando el precio a modificar,
el producto afectado y el cliente correspondiente a Susana Gutiérrez y Marcos Vega, personas autorizadas
a afectar el sistema. Ellos hacen el cambio capturando los datos de modificaciones a precios en BPC´S.
Aprobación de accesos a los archivos de información sobre créditos
En México sólo Luz María Solorio (Gerente de Crédito Local) y Claudio Hernández (Control Credit)
están autorizadas para modificar condiciones de los clientes respecto de estatus de crédito con su
respectiva autorización. (5)
Análisis de los precios de venta
Diariamente se genera una lista con los precios de cada producto, la cual es revisada por los gerentes de
promoción y marketing (8) con la finalidad de verificar que los productos sean razonables, tengan un
precio competitivo en el mercado y deben de responder al departamento de ventas si es que se puede
mejorar el precio o no. Mediante este procedimiento se analizan los precios de venta de los productos.
Verificación de la integridad de la facturación
La Compañía a través de José Luis Aguilar- BSC Inventarios realiza un análisis entre las cantidades
registradas en BPC’S y el reporte del módulos de ventas (reporte CINFO) que es un análisis de
productos facturados, para verificar que no existen diferencias. (9)
303
3) RECORRIDO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
Las personas que crean los pasivos son:
Mariana Zúñiga: Compra de Inventarios (Ambiente rojo).
Sofía Aguilar: Compras no inventarios de Parque Esmeralda (Oficinas Generales) y Puebla (Ambiente
azul).
Rubén Ortega: Compras no inventarios de Atotonilquillo (Ambiente Azul).
Registro
No se puede registrar una cuenta por pagar en el módulo de ACP, si no se cumplen con los requisitos
necesarios para cada tipo de servicio.
La creación de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte documental, verificando que exista la
orden en el sistema y/o el documento y se cumplan los requisitos según el tipo de pasivo. Se anota un
número en la factura para identificar el registro contable del pasivo en BPCS.
Proveedores de origen Nacional
Para compras de inventarios se necesitan tres cotizaciones de proveedores. El acceso al archivo maestro
de proveedores (ACP100) esta restringido únicamente a personal autorizado
Cuando se trata de un proveedor tercero el sistema BPCS contiene un historial de cotizaciones que
previamente fue almacenado por Alejandro Baltazar para que los compradores realicen órdenes de
compra. La orden de compra debe llevar dos firmas la de quien solicita y la otra de una persona
autorizada según “FICO” (L)
La orden de compra. se manda por fax al proveedor y se espera confirmación. Después se espera la
factura original o copia, además de certificados de origen y calidad (en el caso de compras de
importación) que son enviados por el proveedor a Alejandro Baltazar para que verifique precios y
cantidades que se le están enviando.
A Alejandro Baltazar le confirma el proveedor si está de acuerdo con las cantidades y fecha de entrega.
Para dar de alta un nuevo proveedor es necesario que este llene un formato de transferencia Bancaria
|- 2.4.3.C -|
304
Se deben recibir los documentos de moneda nacional en original , los cuales llegan por medio de buzón
(locales), correo (foráneos) o correo interno (Puebla y Atotonilquillo), al momento de recibir la
documentación se les pone el sello de recibido por Cuentas por Pagar.
Los requisitos para crear la cuenta por pagar son los siguientes:
Tipo de pasivo Requisitos para crear ACP Catálogo de cuenta
Gastos Bienes y Servicios: Factura original,
Pedido, Aviso Entrada (AE) y
autorización de acuerdo con FICO (2)
4310.730 Acreedores Nacionales
/ Gastos
Activo Fijo Bienes y Servicios: pedido, factura
original (1), AE y autorización de
acuerdo con FICO (2)
4310.730 Proveedores Nacionales
Activo Fijo
Materiales
Puebla: Factura original, AE, Pedido
(este último es consultado en el
sistema y el analista de ACP lo integra
cuando registra el pasivo)
Atotonilquillo y Tultitlán: Factura
original con sello de que se recibió la
mercancía en el almacén (3), Pedido
(este último es consultado en el
sistema y el analista de ACP lo integra
cuando registra el pasivo)
4310.10 Proveedores Nacionales
Maquila Factura, orden maquila, AE 4310.32 Acreedores Nacionales
Maquila
AE = Aviso de entrada que aparece en sistema
(1) Copia de factura original.- con sello de recibido para que la original se quede en los expedientes
de Activo Fijo. A partir de 2005, Alberto Lira (Archivo) es el encargado de recibir las facturas de activo
fijo, debido a que el encargado de esta área, esta en Estados Unidos a partir de 2005.
305
(2) Las firmas deben estar autorizadas de acuerdo con lo establecido en FICO (FICO se encuentra en
Intranet de la Compañía y es una base de datos diseñada en Basilea en la que desde 2004 se muestran las
personas que tienen autorización para determinado gasto y se puede consultar por nombre del empleado o
por centro de responsabilidad)
(3) El sello de entrada al almacén en realidad no es un control que el área de ACP considera como el más
válido. Para cerciorarse de que la mercancía entró en el almacén, lo que hace el analista de ACP es:
a) Entrar a la opción 16 (PUR 300) en BPCS módulo ACP
b) Teclea el número de pedido (número Especialidades Químicas con el cual realizó su pedido al
proveedor)
c) Verifica que se indique la cantidad de material recibido en la columna “Quantity. received”
Nota: Desde junio de 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un código de barras (Bar
code) a todas las facturas de proveedores nacionales y son escaneadas las facturas en el Sistema “AP
Work Flow”, donde queda su registro. El objetivo del Sistema AP work flow es tener un mayor control en
los documentos.
Calendario anual de pagos
Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por Tesorería
Proceso para efectuar pagos a proveedores y acreedores
ACP (Mariana Zúñiga) elabora en cada periodo de pagos (de acuerdo a fechas de calendario
anteriormente descrito) un reporte previo, generado en una opción en BPCS de selección de pagos, con el
cual elige el pago a proveedores con base a vencimientos sólo para moneda nacional. Este último reporte
es conocido como “Cash Requirements Summary”, y debe de coincidir con el total de pagos generados
por el área de Tesorería.
El reporte previo se prepara el viernes anterior al miércoles de pago, el cual es enviado a Tesorería para
que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados los datos de los
proveedores, Tesorería elabora una “ RELACION DE TRANSFERENCIAS RECHAZADAS Y
EXCLUIDAS PENDIENTES DE REENVIAR” incluye todos los proveedores que no tiene los datos
bancarios, los cuales son excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de red, compras
debe verificar la situación y obtener la información.
ACP entrega la relación de todos los documentos originales a Tesorería para que se realice el pago.
Cuando son pagados, Tesorería perfora los documentos con la fecha del día de pago.
306
Tesorería cierra los pasivos abiertos al momento de realizar los pagos (Sergio Leong). Los pagos sólo
pueden ser autorizados por Ramón Pantoja y Enrique Vázquez, ya que ellos son los únicos aquí en
México que tienen ese perfil predeterminado en BPCS para autorizarlos, los pagos en Moneda Extranjera
son autorizados por NAFTA.
Todos los proveedores nacionales se registran en PESOS a pesar que los proveedores facturen en dólares,
la reevaluación del pasivo se hace de forma mensual a partir de agosto de 2004. Anteriormente sólo se
volvían a revaluar estas facturas hasta el momento en que eran pagadas.
Proveedores de origen extranjero e intercompañías.
Tipo de pasivo Requisitos para crear ACP Catálogo de cuenta
Facturas terceros
a) Bienes: Copia factura, orden de
pago, Pedido (se consulta en el
Sistema), Relación. (Ver Nota A)
b) Servicios: Copia factura,
autorización de acuerdo a FICO,
Relación. (Ver Nota A)
4310.710
Facturas Intercompañías
excepto Basilea
Copia Factura, más Orden de Pago y
Relación. (Ver Nota A)
4320.1 ACP Mercancías del
grupo.
Basilea Copia Factura, más Orden de Pago y
Relación. (Ver Nota A)
4210.10 GC Basilea Mercancías
En compras a Intercompañías no aplica el anexar el pedido, no obstante este se puede consultar en el
sistema, ya que es necesario para efectuar la compra y su registro. Generalmente la información es
recibida por el área de International Trade, (Suply Chain), puede ser enviada por fax, e-mail, correo
interno y en forma personal; para intercompañías las copias de facturas son de EDI. Para estos pasivos no
siempre se cuenta con documentos originales ya que las facturas y pedimentos deben ser conservadas en
cada expediente. Dichos expedientes son conservados durante 10 años.
Nota A: A partir de mayo de 2005 se elabora una “Relación” que va acompañada de la copia de la factura,
esta Relación debe contener:
• Fecha de envío
307
• No. de Proveedor
• No. Factura
• Importe a pagar
• Moneda en la que se va a pagar la factura
• No. de embarque
• Fecha de vencimiento de pago
Desde 2004 como parte del cambio de BSC a NAFTA, se le incluye un código de barras (Bar code) a
todas las facturas de proveedores extranjeros terceros (para intercompañías no aplica este código) y son
escaneadas las facturas en el Sistema “AP Work Flow”, donde queda su registro.
Diariamente por las tardes, cuando se cierra el proceso, el sistema realiza de manera automática un
macheo entre lo registrado en ACP (BPCS) contra AP Work Flow. El departamento de ACP en Estados
Unidos se encarga diariamente de revisar esta conciliación, en caso de que hubiera diferencias, se habla a
México para que sean revisadas. Hasta el momento no se han reflejado diferencias en las compras de
inventarios.
Proceso de pago de moneda extranjera
La documentación para pago se envía a tesorería después de haber sido procesada por ACP.
Para realizar el pago es necesario que se tengan los siguientes documentos:
1. Orden de pago
2. Relación de datos
3. Copia factura
4. Copia pedido (si es tercero)
5. Copia del pedimento
Tesorería es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos.
Una vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorería.
Fletes y Gastos aduanales
308
Fletes
Una vez que el proveedor entrega el producto, hace llegar al área de International Trade el “Bill of
Landing”. Esta área se encarga de revisar que la entrega de los materiales se haya realizado de acuerdo a
las condiciones pactadas con el proveedor.
Posteriormente, International Trade hace llegar al analista de ACP (Mariana Zúñiga) el Bill of Landing
autorizado para su pago.
Mariana Zúñiga procede a añadir al documento su código de barras y a escanearlo en “AP Work Flow”,
donde queda su registro.
Posteriormente la analista de ACP procede a registrar el pasivo en BPCS, y después elabora una orden de
pago especial para fletes (archivo en excel prediseñado) en el que se tienen especificados los datos
bancarios de los proveedores. Finalmente, turna a Tesorería el Bill of Landing escaneado junto con la
orden de pago en excel.
Tanto los pagos de fletes como a agentes aduanales se programan para su pago de acuerdo a los
calendarios de pagos a proveedores extranjeros y nacionales
Gastos aduanales
La recepción de la documentación se lleva a cabo directamente en las oficinas en México. Los agentes
aduanales envían la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto el
pedimento, en este caso se envía una copia y el original es enviado al área de International Trade). Al
igual que con las facturas de proveedores nacionales y las de proveedores extranjeros terceros, se adiciona
un código de barras y se procede a escanear el documento para que sea registrado en “AP Work Flow”.
Una vez que es escaneado, el documento queda con estatus “pendiente de autorización”.
Opciones en AP Work Flow:
Las opciones en esta pantalla son las siguientes:
Invoice Box: Facturas escaneadas pendientes de enviar para su autorización
Return: Facturas autorizadas que serán registradas por el analista en BPCS
Circulation: Facturas pendientes de regresar que están por ser autorizadas
Remove: Posteriormente se remueven por el analista de ACP todos los documentos que ya fueron
escaneados y registrados en BPCS.
309
Posteriormente International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa vía
sistema ACP workflow (ya autorizada), el analista de ACP procede a registrar la transacción en el sistema
BPCS:
A) Se registra un crédito por el importe total de gastos
B) Se registra un débito por el anticipo que se va a descontar
C) Se registra otro crédito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en
caso de que quede un remanente por comprobar)
Reevaluación
La reevaluación se realiza al final de cada mes por los proveedores extranjeros y las intercompañías,
según el tipo de cambio corporativo de cierre de mes.
En el caso de intercompañías, ACP realiza una conciliación de saldos y posteriormente se reevalúan (al
final de mes). La reevaluación se hace con base a las cifras conciliadas en moneda extranjera y
considerando el tipo de cambio corporativo. Este registro se hace en pólizas de tipo reversible, es decir
sólo se crea al final de mes, el cálculo lo hace el sistema.
Provisiones de gastos
Los movimientos realizados en los módulos se quedan como “Journal” (en línea) y al realizarse el “day
end” es cuando se traspasa la información al GLD de cada módulo.
Desde 2004, las pólizas de provisiones son enviadas vía excel a NAFTA en Estados Unidos, al área GLD.
Esta área será la encargada de validar, aprobar y postear las pólizas contables en BPCS. Posteriormente,
NAFTA enviará un mail a Georgina Hernández (Encargada de ACP) para avisar que la póliza está
posteada.
Reportes
Se crea diario una conciliación del módulo de ACP y GLD, es enviado por el sistema BIST, esta
conciliación permite identificar las diferencias y analizarlas. Esta conciliación se llama reporte FROGS
(Financial Report Online Global Estándard).
Al cierre de mes se crean queries llamados “Open posting” para verificar los datos reportados en el GLD
1. Reporte de Cuenta Controladora Concentrado.- resumen por cuenta control y por tipo de
proveedor. Este reporte permite verificar lo que queda registrado GLD con los pasivos originados en ACP
310
por tipo de proveedor, ya que cada tipo de proveedor tiene asignada una subcuenta tanto en moneda
nacional como en moneda extranjera.
2. Reporte por cuenta controladora.
3. Reporte por número de proveedor. (ProvDt)
El open posting de Cuenta Controladora Concentrado, verifica todos los pasivos antes del ajuste de
reevaluación de moneda extranjera y del ajuste intercompañías.
Proveedores Real Estándar
Existe una cuenta dentro de la Contabilidad llamada Proveedores Real Estándar (PRE), en esta cuenta se
registran todas las entradas de materiales realizados en el periodo. ACP se encarga de registrar los pasivos
con base a los documentos recibidos. La conciliación entre los pasivos estándar y las compras reales lo
realiza el área de costos.
A continuación se analiza el registro de movimientos según la participación de las áreas: Costos y ACP:
1) Movimiento de registro donde se registra toda la mercancía recibida. (Costos)
2) Creación de la cuenta por pagar cuando se reciben los documentos. (ACP)
3) Registro de la variación entre la compra real y el costo estándar. (Costos)
4) Pago al proveedor. (Tesorería)
Almacén PRE
1) X 3) X X (1
Proveedores Nacionales. Mercancías en Tránsito
4) X X (2 2) X X (3
Bancos PPV
X (4 3) X X (3
PRE = Proveedor Real Estándar
PPV= Purchase Price Variance
311
Conciliación de saldos intercompañias
Todos los saldos con partes relacionadas acreedoras se derivan de:
• Compra de productos
• Préstamos
• Regalías
Esta conciliación se realiza con base a la moneda extranjera y tipo de cambio corporativo por ACP
(Account Payable). En caso de variaciones, la compañía compradora se ajusta al saldo para efecto de
consolidación pero se siguen analizando las partidas en las conciliaciones.
Las partidas ajustadas son registradas en la cuenta de inventarios en tránsito.
Cada mes se realiza un cuadro resumen de las conciliaciones intercompañías y se archiva toda la
documentación soporte de las conciliaciones.
Esta conciliación se efectúa mensualmente como parte del cierre de estados financieros, y es efectuada a
nivel global. Esto se hace para que no haya diferencias al cierre de mes entre cuentas interco. La póliza
que se efectúa es reversible, y es reversada por el sistema automáticamente en el día al cierre.
312
4) RECORRIDO DE AUTORIZACIÓN PARA LA
ADQUISICIÓN DE ACTIFOS FIJOS Y SU DEPRECIACIÓN
Personal Involucrado
Eduardo López Encargado de Activos Fijos
Para bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo Fijo A-15 (1),
mismo que se encuentra en la red interna de la Cía.
Los activos fijos son asignados a un centro de responsabilidad desde el origen (es decir, desde el auxiliar).
Eduardo López coteja datos del formato A-15 Movimientos de Activo Fijo contra el Auxiliar (2).
El procedimiento es el siguiente:
1) Eduardo López da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo
previamente firmada por el Director de Planta, y el Director General (dependiendo los límites del
importe de la inversión) (3).
A un proyecto se le puede cargar el número de pedidos que sean.
Existe un reporte por segmento llamado Capital Expenditure Report en el que se detallan todos los
proyectos (Inversiones) (4); cuánto se ha invertido y cuánto falta.
La única persona autorizada para dar de alta algún proyecto de Activo Fijo es Eduardo López (5).
2) Una vez dado de alta el Activo Fijo, se crean unidades. Los ingenieros deben de decir cuántos
equipos se dan de alta.
3) Llegan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envían a compras, quien genera pedidos.
4) La siguiente autorización es el pedido (consecutivo pro comprador) firmado por los
responsables del centro de costos del segmento (6). El pedido es dado de alta en el sistema Idhammar por
Eduardo López.
|- 2.4.3.D -|
313
Compras elabora los pedidos mediante un formato preestablecido.
5) Después llega la factura. Cada una viene modificada con el proyecto y el pedido. Se jala
información de cuentas por pagar a Idhammar.
De cuentas por pagar las facturas originales llegan a Eduardo López y a final de mes se realiza una
conciliación total de inversiones vs. Facturas físicas, Se lleva un archivo con las facturas de los
proyectos (7).
Para llevar a cabo una oportuna capitalización de proyectos, se solicita a cada segmento que
trimestralmente llene un formato de Outlook, en el que el segmento avisa a Eduardo López qué activos
fijos se van a capitalizar. Ya definida la activación, se transmite a Active. (Interfase entre Idhammar, CS7
y GLD).
Cálculo de la depreciación
Este cálculo se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup
Al final de cada mes se corren las depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y
cambios (8).
Las tasas de depreciación se generan por item, y se genera una póliza a nivel por tipo de activo fijo y por
centro de responsabilidad.
Eduardo López revisa ocularmente que tanto las nuevas inversiones como las bajas de activo fijo tengan
un correcto registro de depreciación.
Anualmente se realizan 4 Outlook´s (0, 1, 2 y 3). El Outlook 0 se realiza en Diciembre y es un reporte de
la depreciación presupuestada, para los próximos 12 meses, el Outlook 1 se realiza en Marzo y abarca la
depreciación real de 3 meses y 9 meses presupuestados, el Outlook 2 se realiza en Junio y abarca la
depreciación real de 6 meses y lo presupuestado para los siguientes 6 meses y el Outlook 3 se realiza en
Agosto y señala la depreciación real de 8 meses y lo presupuestado para los siguientes 4 meses.
314
El sistema actualiza el AFPF02 (maestro de activo fijo) y GGM (maestro de contabilidad). También hay
un archivo llamado RCL1 (que contiene el maestro de centros de responsabilidad).
Se hace un query FAmaster de AFPF02 y se baja un Query (GLDFA) de GGM. Generan un archivo cada
uno, tanto FA Master y GLD FA.y se bajan archivos a excel (excel FA Master y excel GLD FA ).
Se corre macro FA1 que ordena por Análisis Unit (AU) y se corre macro de Pivot3. Aquí es en donde
Eduardo López se da cuenta si la información está correctamente asignada a cada AU.
Se corre la última macro de reconciliación a nivel por AU y Tipo de Activo.
Se concilian tres valores:
• Macro en valor histórico (factura)
• Macro valor MISS (Reposición)
• Macro de depreciación acumulada.
Si se encuentran errores en conciliación, se regresa el proceso (se analiza). Si la conciliación es correcta,
se genera otra macro de reportes por segmento.
También se corre una macro de B-10. Se realiza de FA Master, jala los datos (tales como los índices
nacionales de precio al consumidor INPC, que se tienen capturados en excel). Hace cálculos entre los dos
archivos y se genera un reporte de detalle de Activo Fijo con reevaluación y un pívot de Activo Fijo con
reevaluación.
ALTA DE UN ACTIVO FIJO
Para nuestro recorrido se nos proporcionó el alta de un automóvil de marca Chrysler Voyager.
El primer paso de nuestro recorrido, fue verificar, que la autorización previa, llamada “Solicitud de
compras de Activo Fijo”, estuviera firmada por el Director de la planta solicitante: Ing. Arturo Luna; para
el alta de este Automóvil no fue necesaria la firma de autorización del Director General: Sergio Pulido
315
Se verificó que el pedido de compra del automóvil estuviera autorizado por Angélica Patiño, persona
encargada del área de Compras, así como la autorización de Xavier Musi, Replenishment
Para dar de alta el proyecto en el sistema CS7 o en Idhammar, sólo Eduardo López, es el único
autorizado, contando con un password para entrar al sistema. Una vez dado de alta el proyecto en el
sistema, se desglosa este por unidades. Una vez que se autorizó el proyecto, el área de Compras levanta
un pedido, el cual verificamos que los datos del pedido No. 500513, correspondieran a los establecidos en
la solicitud de compra.
Posteriormente, verificamos el alta del pedido en el sistema CS7, a través de la impresión de la pantalla
que nos proporcionó Eduardo López.
En cuanto el departamento de Compras avisa a Contabilidad que el auto se tiene físicamente, el
Departamento de Contabilidad identifica la unidad de activo fijo a activar en el sistema. Se genera un
proceso de activación automático, que consiste en:
a) Se identifica la Unidad de Activo Fijo en el sistema
b) Una vez identificada, el sistema revisa el número de proyecto, que no existan diferencias entre
pedido y factura y que esté cerrado el pedido.
c) Una vez revisado lo anterior, se activa automáticamente el activo en el sistema.
Existe una interfase entre Idhammar y CS7 (donde se crea el alta del activo fijo) y con BPC´S (en la que
se registra la contabilización del proceso).
Cabe mencionar que en este caso en específico el departamento de compras es quien avisa a contabilidad
por tratarse de un automóvil, pero también puede ser el departamento de Producción quien avise que un
proyecto ya debe de activarse, ya sea verbalmente o mediante un documento de alta de activo fijo).
Posteriormente verificamos que se generara el registro contable en BPCS, en el que se cancela la cuenta
de Maquinaria y Equipo en Proceso y se da de alta el vehículo como Activo Fijo.
Todos los lineamientos a seguir en las inversiones que se realicen en Especialidades Químicas SA se
señalan en el “Guideline for the Investment process”, así como para todos los proyectos de inversión.
316
Dentro de esta guía nos señala entre los puntos más importantes los siguientes:
1. El sistema auxiliar que maneja el control de Activo Fijo es el denominado CS7, que consiste en
un sistema satelital que nos propio de BPC’S (que es el principal sistema que maneja la empresa)
2. Para las bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo
Fijo A-15, mismo que se encuentra en la red interna de la compañía. Una vez que se ha llenado dicho
formato se le entrega a Eduardo López, que es el encargado de Activos Fijos, y va a cotejar los datos del
formato con los datos de su base de datos, para posteriormente dar la salida de dicho Activo.
3. Para llevar a cabo el proceso de inversión en Activos Fijos:
• Eduardo López da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo
previamente firmada por el Director de plata, y el Director General
• Una vez dado de alta el Activo fijo, se crean unidades, bajo el siguiente esquema, un
equipo = 1 unidad. Los ingenieros deben de decir cuántos equipos se dan de alta.
• Se generan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envían a compras, quien
genera los respectivos pedidos.
• La siguiente autorización es el pedido, el cual debe de ir firmado por los responsables
del centro de costos del segmento. Posteriormente el pedido es dado de alta por Eduardo López en el
sistema.
• Después llegan las facturas, cada una con las especificaciones requeridas para cada uno
de los proyectos.
• De cuentas por pagar loa facturas originales llegan a Eduardo López y al final del mes
se realiza una conciliación del total de inversiones contra facturas físicas.
Una política interna que lleva a cabo la empresa es que para registrar un Activo Fijo el valor mínimo de
la inversión debe de ser de 3,000.00 dólares.
Calculo de las depreciaciones
Este procedimiento esta automatizado, y se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup. Al final de
cada mes se corren las depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y cambios.
317
Las tasas de depreciación se generan por un procedimiento interno del sistema, las pólizas de bajas y
depreciaciones se generan automáticamente, por otro lado las pólizas de altas y cambios se generan de
forma manual.
Eduardo López revisa ocularmente que tanto las nuevas inversiones como las bajas de Activo Fijo tengan
un correcto registro de la depreciación.
Mediante el uso de varios procesos, de aplicación de macros y otros procedimientos se concilian, el valor
histórico (factura), el valor MISS (reposición) y la depreciación acumulada. Por ultimo se corre una
última macro con la cual se genera un reporte de detalle de Activo Fijo con reevaluación de Activo Fijo.
318
5) RECORRIDO DE INVENTARIOS
Recorrido Clave: 1 Proceso de Funciones Generales del Almacén de Materias primas y materiales
(recepción de materias primas, almacenaje y entrega a producción en proceso)
El proceso de recepción de materias primas o materiales comienza, cuando el proveedor llega al Almacén.
Una vez que se identifica, se le autoriza la entrada a la zona de descarga para entregar los materiales.
Muestra la Factura y la copia de la requisición de materiales al almacenista, quien verifica la cantidad,
numero de lote y fecha de caducidad de los materiales.
Una vez verificados estos datos. El almacenista firma la factura en señal de que los datos son correctos.
Enseguida pasa a manos del Jefe del departamento del Almacén para que la selle y la firme.
Así, El Sr. Daniel Rosas Gómez genera la nota de entrada correspondiente y la imprime.
El siguiente paso es el desembarque de las materias primas o materiales, para lo cual se coordinan los
señores Juan Diego Velásquez Ramos y Carlos Méndez Ruiz con el proveedor para desembarcar en el
área designada para este fin, y al mismo tiempo comprobar que la cantidad facturada sea la misma
cantidad recibida así como que los materiales cumplan con los requisitos de calidad que se requieren, si es
rechazada la mercancía se le informa al proveedor cual es la razón y se le indica la fecha, lugar y hora
para que pase a recoger los materiales y posteriormente proceda a realizar el cambio físico
correspondiente.
Se registra la entrada de los materiales al sistema de inventarios “Cinfo”, el cual debe arrojar en cada
reporte el número de pedido, numero de factura, cantidad, precio, fecha de caducidad y numero de lote.
Se procede a identificar los materiales con un numero de código que ya esta previamente asignado en el
catalogo de materias primas y materiales, dependiendo de este numero va a ser la ubicación que se les da
a las materias primas mas peligrosas, o que se les debe tener mas cuidado; asignándoles códigos que van
desde el 01000 y hasta el 1200, esto significa que su ubicación será el rack a y que estarán bajo llave y
quizás algunas de ellas en refrigeradores o compartimentos especiales. Las demás materias primas les son
asignadas los códigos restantes que van desde el 01201 y hasta el 02999, y su ubicación será a partir del
rack b y hasta el rack d.
|- 2.4.3.E -|
319
Al igual que a las materias primas, a los materiales también se les asigna un numero de código, para estos
los códigos asignados van desde el 03000 y hasta el 30000, estos códigos se les asignan dependiendo del
material con el que están elaborados, para envases, recipientes, tapas e instrumentos de vidrio se les
asignan los códigos del 02000 y hasta el 09999 y se ubican en la parte centro del Almacén en los racks E,
F, G y H. Después tenemos lo que son los recipientes, envases, material de empaque, tapas y envolturas
de plástico, PVC y sus derivados los cuales son clasificados con los códigos 10000 al 19999 y su
ubicación esta en la parte centro y sur del Almacén en los racks I, J, K, L, M. N y O. Por ultimo tenemos
los empaques y cajas de cartón y papel, las cuales son clasificadas con códigos de 20000 al 24999 y se
ubican en la parte sur del Almacén en los Racks P, Q y R.
Cuando es lanzada una orden de producción, Por parte del área de producción el sistema manda una copia
de la orden de producción, al jefe de Almacén el Sr. Alfredo García Ortiz el cual se coordina con sus
colaboradores para surtir las materias primas y materiales que se van a entregar a producción ubicándolos
en el área de carga, en esta área son anotados en la orden de producción en el espacio de cantidad real las
cantidades de materia prima que se están entregando y por ultimo la orden de producción es firmada por
el SR Alfredo García dando su autorización de salida del Almacén y es registrado el movimiento en el
sistema Cinfo.
Cuando ya se cuenta con la autorización de salida, las materias primas. son trasladadas al túnel de entrada
a producción. Una vez que son entregados estos materiales son nuevamente contados en producción, si es
incorrecta la cantidad surtida se elabora una nueva orden de requisición o devolución según sea el caso,
haciendo mención de que no se surtieron las cantidades solicitadas. La cual será entregada al Sr. Alfredo
García para que proceda a surtirla y enviarla a producción o bien para inspeccionar las materias primas:
devueltas y proceder a colocarlas en su correspondiente ubicación.
Recorrido Clave: 2 Producción en Proceso
Una vez que son entregados las materias primas por parte del almacén de materias primas, se procede a
contar o pesar según sea el caso los productos entregados, y cotejarlo contra la orden de producción que
se va a elaborar, el señor Miguel Ugalde firma de recibido. En el caso que haya algún faltante o sobrante,
se lleva a cabo el siguiente procedimiento:
Cuando faltan materias primas se anotan en la segunda hoja de la orden de producción, las materias
primas que faltan y se envía de nuevo al almacén de materias primas, estos reciben la requisición y
proceden a surtirla, una vez que se tienen juntos todas las materias primas solicitadas se le da aviso al
320
señor Alfredo García, para que verifique las cantidades y autorice la salida del almacén. Al momento de
contar con la autorización por parte del jefe del almacén de materias primas. Se entregan las materias
primas. en el túnel de entrada a producción en proceso y se verifican cantidades nuevamente. Una vez que
son aceptadas las materias primas se realiza el movimiento correspondiente en el sistema Cinfo.
Cuando sobran materias primas se anotan en la segunda hoja de la orden de producción, las materias
primas que sobran, una vez que son separados los sobrantes el señor Miguel Ugalde firma la autorización
de salida del área de Producción en Proceso, y se envía copia de este documento junto con los sobrantes
al almacén de materias primas. El señor Alfredo García firma de recibido y da la orden para que sean
colocados los sobrantes en la ubicación de la cual fueron tomadas, por ultimo registra este movimiento en
el sistema Cinfo.
Cuando ya se cuentan con todas las materias primas que se requieren, se procede a distribuirlas a las áreas
en que van a ser utilizadas. Al final de todos los procesos que sean necesarios se obtiene un producto
terminado, dicho producto terminado es traspasado a un pequeño almacén que se encuentra a un costado
del área de proceso (Ver diagrama), en este almacén se evalúa la calidad, dando así su visto bueno para
poderlo trasladar al almacén de Productos Terminados o regresarlo al área de proceso.
En caso de que el producto terminado cumpla con los requisitos establecidos se elabora el cierre de la
orden de producción, el señor José Luis Aguilar procede a contar junto con dos de sus colaboradores las
unidades obtenidas y firma de que esta entregando dicho número de unidades al almacén de Artículos
Terminados el cual también firma de recibido.
Recorrido Clave 3: Procedimiento para realizar Cancelaciones y Devoluciones de Material
Utilizado en Producción.
Nos presentamos con José Luís Aguilar que es el encargado de el almacén de Producción en Proceso, nos
comenta que una vez que se realiza todo el proceso de las ordenes de producción, antes de cerrar las
ordenes se procede a revisar las unidades terminadas, que ésta coincidan con la cantidad que se encuentra
en el pedido, también se revisa los materiales sobrantes y se registran en la parte del cierre de la orden de
producción, así también se registra en el sistema Cinfo.
321
Otra situación en la cual se tengan que regresar materias primas es cuando se cancela alguna orden de
producción y se inventaría de nuevo los materiales que no fueron ocupadas y se preparan para la
devolución al almacén de materias primas.
Una ves inventariado los materiales que se regresaran al almacén de materias primas, se registran en el
sistema Cinfo dentro del módulo de Cancelaciones y/o Devoluciones dentro de Producción en Proceso.
Posteriormente se trasladan los materiales al almacén de materia prima y en éste Rafael Rivera
(encargado de almacén de materia prima) es el que registra y verifica los materiales que van a entrar al
almacén.
La verificación que lleva acabo Rafael Rivera, es cotejar que lo descrito en la orden de producción
coincida con lo registrado en el sistema y también se lleva acabo una revisión físicamente.
Rafael Rivera una vez que verifica la información y los materiales, da entrada al almacén e imprime el
vale de devolución directo del sistema Cinfo.
Gabriel Trevilla (ayudante del almacén de Materias Primas) se queda con una copia de la orden de
producción y folia el vale de devolución y lo archiva para control del almacén, y manda a contabilidad
una copia del vale de devolución.
Ya realizado estos procedimientos se procede a revisar a detalle los materiales y se determina si es útil
para ser reutilizado o no. En caso de que no sirve para ser reutilizado se manda a destrucción y en caso de
que se pueda reutilizar se le asigna al lugar correspondiente dentro del resguardo.
Recorrido Clave 4: Procedimiento de Recepción de Productos al Almacén de Productos Terminado.
Fuimos con José Luís Aguilar que es el encargado del almacén de producción en proceso. José Luís
Aguilar se encarga de elaborar el cierre de orden de producción, éste proceso se lleva acabo lo realiza
cotejando lo descrito en el cierre de orden de producción con los artículos terminados que se tienen
físicamente.
322
Una vez firmada por José Luís Aguilar , que da el visto bueno. Posteriormente se da la orden de trasladar
la producción al almacén de Productos Terminados, este procedimiento se lleva acabo mediante
maquinaria especial, ya sea por carros especiales o montacargas, dependiendo del tipo de producto a
transportar.
Durante nuestro recorrido observamos que el traslado puede ser tardado, debido a que no se tiene la
maquinaria adecuada o no se tiene en buenas condiciones.
Después del traslado al almacén de producción terminada, el encargado Ricardo Villalobos del almacén
mencionado es el designado para recibir la mercancía y darle entrada al almacén.
Una vez llegada la mercancía al almacén de productos terminados Ricardo Villalobos revisa los
materiales, verifica que físicamente coincidan las cantidades descritas en la copia del cierre de de la orden
de producción y con el vale de entrada que arroja el sistema automáticamente.
El proceso que se desarrolla dentro del sistema Cinfo es el siguiente:
1.- Se registra en el módulo de Producción en Proceso el cierre de la orden de producción.
2.- Se manda una derivación del módulo de Producción en Proceso al modulo de Producción Terminada.
3.- El encargado de los productos terminados Ricardo Villalobos es el único que tiene acceso para revisar
los datos derivados de producción en proceso e imprimir el vale de entrada.
Ya terminado este procedimiento de verificación de papeles y producción Ricardo Villalobos firma de
recibido a los de producción en proceso y con este proceso se hace responsable de la mercancía.
Posteriormente Ricardo Villalobos pasa los papeles a Jorge Leal (ayudante del almacén) para que se
encargue de asignarle el respectivo lugar a la mercancía dentro del almacén, de acuerdo a las
características de éste.
Jorge Leal es el encargado de asignar las claves correspondientes a los artículos dentro del sistema Cinfo
para su localización dentro del almacén, así como dar de alta a éstos para que se registren las existencias
correspondientes.
Una vez capturados los productos en el sistema se procede a foliar el vale de entrada y se realiza una
copia extra para mandarla a contabilidad y la original se archiva para el control dentro del almacén.
323
Recorrido Clave 5: Procedimiento para surtir “Producto terminado” del almacén
Nos reunimos con Miguel Ángel Camacho Uribe, encargado de surtir las órdenes de venta (notas de
pedido) que el departamento de ventas genera en BPCS (módulo del sistema AS-400, mediante el cual se
tienen las cotizaciones a nivel producto) con el pedido de un cliente, ya sea por vía telefónica, fax o
personalmente.
La disminución del inventario se realiza automáticamente, desde que Cristina Eslava Beltrán, personal del
departamento de ventas, se encarga de alimentar el sistema BPCS, con el pedido del cliente, ya que
selecciona el producto (por medio de un código) así como la cantidad solicitada y el sistema asigna el
precio de los productos, posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto,
en la cual verifica que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior sólo aparece el código del mismo. En
el sistema busca la ubicación del inventario y selecciona el lote en el que hay suficiente producto para
enviar al cliente. (Se toman los lotes más antiguos). Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye
del inventario la cantidad que se solicitó del mismo para enviar al cliente y le asigna un número
consecutivo de orden de pedido.
Miguel Ángel Camacho imprime la orden de venta que ya fue generada en el sistema y prepara los
productos de acuerdo al pedido, teniendo la mercancía lista para embarcarse al cliente, procesa la
facturación en el sistema, apareciendo en pantalla el estatus * 8 * que indica que la orden ha sido
facturada. En este momento el sistema registra automáticamente el asiento contable en el sub-sistema.
Miguel Ángel Camacho, recibe del departamento de ventas, dos copias de la factura y las etiquetas de los
destinos, en caso de ser foráneas. Una de ellas la coteja contra la orden de venta y los productos que ya se
tienen preparados, así mismo se empacan y acondicionan de acuerdo a las especificaciones que contenga,
al igual que se encargan de colocar las etiquetas de envío para su destino, posteriormente incluye en una
de las cajas la segunda copia de la factura y hace la entrega al chofer o al cliente, según corresponda.
El chofer o el cliente firma de recibido en la copia de la factura del almacén, sirviendo como soporte de la
salida del producto. En caso de ser foránea el chofer traslada la mercancía a la compañía fletera, para que
esta a su vez la entregue al cliente.
Finalmente Miguel Ángel Camacho archiva la orden de venta y la copia de la factura.
324
6) RECORRIDO DE NÓMINAS
Áreas involucradas en el proceso de nóminas
El área de nóminas depende de Recursos Humanos, el detalle del personal involucrado en el proceso es
como sigue:
Nombre Área
Carlos Suárez Gerente de Recursos Humanos (Ubicado en el Distrito Federal)
Felipe Mondragón Subgerente de Administración de Personal DistritoFederal (Encargado de
consolidar las nóminas de Distrito Federal, Puebla y Atotonilquillo
Arturo Vergara Gerente de Rel. Laborales (Puebla)
Gaudencio Martinón Jefe de nóminas (Puebla)
General
La planta ubicada en Puebla tiene un total de 263 empleados al mes de agosto 2004, de los cuales, 5
empleados que laboran en esta planta son confidenciales, el cálculo de su sueldo se realiza en la nómina
confidencial (por Esther Hernández, ubicada en las oficinas generales del Distrito Federal) (1).
Puebla cuenta con su propio registro patronal
La planta cuenta con los siguientes tipos de nómina las cuales son:
Tipo Forma de pago
Empleados no sindicalizados Mensual
Personal sindicalizado Semanal
El cálculo de nómina se realiza en la planta de Puebla y en Distrito Federal Felipe Mondragón se encarga
de consolidar tanto la de las dos plantas como la de oficinas generales. (2)
El personal sindicalizado cuenta con un contrato colectivo de trabajo
|- 2.4.3.F -|
325
Funciones de la Gerencia de Relaciones Laborales
• Supervisión del proceso de nóminas
• Trato directo con el Comité Sindical para tratar todo tipo de asuntos laborales (derivados del contrato
colectivo de trabajo)
• Asuntos administrativos de Recursos Humanos (personal no sindicalizado)
• Elaboración de Contratos de Trabajo tanto para personal sindicalizado como no sindicalizado.
• Ratificar convenios ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje en caso de bajas (Rescisión de
contrato, por terminación del mismo o jubilación)
• Capacitación del personal
• Conseguir habitación a empleados extranjeros
• Responsable del servicio de comedor y transporte de personal (son concesionarios)
Al mes de agosto de 2005, la planta de Puebla cuenta con 98 empleados, 165 sindicalizados y 5 personas
que laboran aquí pero pertenecen a la nómina confidencial. Adicionalmente, a los empleados
mencionados anteriormente, existen 26 personas contratadas por medio de la Agencia ADDECO, misma
a la que se factura mensualmente por los servicios prestados por estas personas. Se tiene una carpeta
electrónica con los registros de las incidencias de este personal. (3)
Por honorarios sólo hay una persona en Ingeniería de Proyectos.
Ambiente IT (Tecnologías de Información) en el proceso de nóminas de Puebla
Al igual que en el Distrito Federal, el sistema utilizado para la elaboración de la nómina es Human así
como los módulos que están activos para la elaboración de la misma.
Interfases entre sistemas
Los sistemas sé interfasan como sigue (al igual que en el Distrito Federal):
Human Envía registro de póliza contable BPCS
Human Envía transferencias por pagos Caja de ahorro
Proceso de nómina
Alimentación de datos
326
El proceso de alimentación de datos es el mismo que se lleva a cabo en el Distrito Federal, lo lleva a cabo
Gaudencio Martiñón.
Asistencias
El control de asistencias en la planta de Puebla se realiza de la siguiente manera:
a)Existen tarjetas de tiempo para el control de asistencia del personal sindicalizado, por medio de un reloj
checador( 4).
b)Para el control de asistencia de empleados no sindicalizados existe el sistema llamado Flex Time(5),
que consiste en unas tarjetas de plástico que se insertan en un aparato desde que el empleado llega a la
planta hasta el final del día laboral (el sistema se encuentra activo desde las 7:30 a.m. hasta las 8:00 p.m.).
El tiempo transcurrido del período se va acumulando, debiendo cubrir el trabajador un saldo de horas al
final del mes. Mensualmente se emite un reporte en el que se detalla el total de horas registradas en la
lectura del aparato(6) .
Los reportes que se manejan para justificar las horas no registradas en el reporte de horario flexible son
los llamados “Formato para compensación de Horas”. Estos casos pueden darse por laborar fuera del
sistema (7) .
Otros formatos que se utilizan son reportes de variaciones de tiempo extra. Estos son firmados por el jefe
de área que se trate (8).
Sólo existe el concepto de horas extras para personal sindicalizado. En Flex time no se maneja este
concepto.
Cabe mencionar que sólo el Dir. General (Ing. Arturo Luna) puede autorizar las horas extras triples.
Mensualmente Gaudencio genera un reporte de horas extras mismo que es revisado por los miembros del
Comité Ejecutivo (9).
Para el caso de ausentismos se maneja una “Solicitud de permiso”. Esto aplica para cumpleaños, días a
cuenta de vacaciones, intervenciones quirúrgicas, etc (10).
En el caso de trabajadores sindicalizados existe el formato “Carta de vacaciones”.
Y para empleados no sindicalizados existe el formato estándar “Aviso múltiple de personal” (11) en el
que se registran altas, bajas y modificaciones así como permisos de vacaciones. Gaudencio Martiñón es el
encargado de capturar manualmente todas las incidencias en Human tomando como base los formatos
327
antes mencionados y debidamente autorizados por el jefe del área correspondiente, mismos que son los
responsables de la información contenida en ellos.
Una vez capturadas las incidencias se emite un lote de captura. Se revisa selectivamente de manera ocular
por Gaudencio Martinón (12). Una vez revisado, se procede a ejecutar el proceso de nómina y se generan
los listados y recibos de sueldo.
Los recibos se entregan a los empleados quienes los firman y se realiza el pago de sueldo a través de la
caja de ahorros.
Una vez generada la póliza en Human, esta es consolidada junto con la nómina de Atotonilquillo y
Distrito Federal por Felipe Mondragón (13) (Ubicado en oficinas generales).
Pago en caja de ahorros (cajero de ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.) Al igual
que en DF., Se cuenta con una caja de ahorros en donde los empleados tanto sindicalizados como no
sindicalizados pueden retirar su sueldo cuando lo deseen.
Prestaciones
Las prestaciones se actualizan de acuerdo a la revisión de contrato colectivo de trabajo. (Ver Cédula H de
Referencia Permanente).
Durante nuestro entendimiento del proceso de nóminas identificamos los siguientes controles *:
Controles programados
•Las tablas fiscales son incluidas dentro del sistema Human. (14)
•Los porcentajes de prestaciones se encuentran en el sistema Human. (15)
•Pólizas automáticas de sistema con base a parámetros preestablecidos. (16)
•Human asigna un número único consecutivo de Póliza contable. (17)
•Registro de póliza contable a través de Interfase del Human con BPCS. (18)
•Fechas de las operaciones de nóminas se fijan al momento de realizar su proceso. (19)
Controles manuales
328
• Cifras control del importe total pagado con el importe traspasado a caja de ahorros. (20)
• Reporte de masa salarial para verificar variaciones inusuales en pagos mensuales por departamento. (21)
• Conciliación mensual de impuestos generados por nómina y cuentas de resultados/ balance. (22)
• Las incidencias son alimentadas en human de forma manual a través de formatos estándar autorizados
por los jefes de las áreas. (23)
329
7) RECORRIDO DE ENTRADAS DE EFECTIVO
La Compañía posee las siguientes cuentas bancarias:
BANCO Y CUENTA
Santander Serfin M.N. 65-50163142-4 Cuenta para fondeo y pago de nómina
BBVA Bancomer 443065758 Cuenta de cheques
Banamex M.N.6548016 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 870 560946 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 2983929004 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 6548032 Cuenta de cheques
Banamex M.N. 870 8771 Cuenta de concentradora
Banamex M.N.870 8836 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 870 527612 Cuenta de concentradora
Banamex M.N. 870 533876 Cuenta de concentradora
Banamex 9726004 Cuenta de cheques
Banamex US 298 9300469 Cuenta de cheques
Banamex Inversiones M.N. 9726004 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N. 1012315 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N. 510123105 Cuenta de Inversiones
Banamex Inversiones M.N.4943 8874 4000 0091 Cuenta de Inversiones
Citi Bank US 4079-7325 Cuenta de cheques
Formas de Recepción del Efectivo
- Ingresos en cheque
Los encargados de recaudar los cheques de los clientes son los gestores de cobranza. Una vez que
recaudan los cheques, los gestores de cobranza elaboran el formato de relación de ingresos (cheques)
diariamente
- Transferencias bancarias y otros diferentes a cheques
El total de ingresos del día (diferentes a cheques) los recauda la Compañía por los siguientes medios:
• Línea Banamex. (El estado de cuenta de Línea Banamex del día anterior lo captura Ramón
Pantoja – del área de Tesorería- directamente)
• Cuentas Concentradoras. La Compañía tiene a su servicio cuentas bancarias concentradoras,
asociadas a sus cuentas de cheques. Estas cuentas concentradoras están asociadas a las cuentas de cheques
que maneja la Compañía, en las cuales son enviados los depósitos recibidos de las cuentas concentradoras
a las cuentas de cheques de Especialidades Químicas México, mediante una sola transferencia al día
siguiente. Las cuentas concentradoras al final de todo los días deben quedar sin saldo.
• Citi Bank (Estados Unidos). Sergio Leong revisa los estados de cuenta de Citi Bank cuenta
40797325 (ingresos en dólares del día anterior). Después relaciona estos depósitos en un archivo de excel.
|- 2.4.3.G -|
330
• Bancomer y Banamex (MN). Los clientes realizan transferencias en moneda nacional a las
cuentas de Bancomer o Banamex y Ramón Pantoja las incluye en el formato de Relación de ingresos, ya
sea en cheque o transferencia.
Reporte diario de ingresos
Ramón Pantoja, del área de operación financiera, realiza un reporte de cobranza recibida en el cual
incluye todos los depósitos recibidos en el banco y que ya se encuentran disponibles, cheques depositados
en el banco, cobros hechos a través de la línea SADE Banamex y en general todo el efectivo recibido
disponible. Este reporte lo realiza diariamente, para amarrar el efectivo identificado con clientes y es el
que turna a Claudio Hernández, para que éste, a su vez verifique que la totalidad de la cobranza fue
aplicada
Para otro tipo de ingresos diferentes de la cobranza, como lo pueden ser las transferencias de cuentas, etc,
Ramón Pantoja es el encargado de comunicar al departamento de contabilidad, para que se registren estas
operaciones en pólizas de diario.
Aplicación de la cobranza a las cuentas de clientes individuales
Ramón Pantoja elabora diariamente el formato de Relación de ingresos del día. La afectación contable es
hecha por Rafael Flores (quien realiza el siguiente asiento:
Cargo a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un débito a la cuenta puente de clientes.
Caja Crédito y Cobranzas
Banco x Cuenta Puente x
Cuenta Puente x Clientes x
La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910 Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911
La cobranza es puesta en una relación en Excel desglosada depósito por depósito para que los analistas de
crédito, puedan depurar la cuenta puente de clientes.
Los analistas ingresan a la intranet y consultan esa hoja de excel, para realizar la aplicación a sus clientes.
Así mismo de acuerdo con las programaciones de sus clientes ó consultando con los ellos directamente se
va depurando la cuenta puente de clientes y se aplican las partidas individuales dentro del módulo.
331
Claudio Hernández realiza un resumen del acumulado de la cobranza aplicada por segmento por día.
Este resumen se compara con el reporte que elabora Ramón Pantoja (operación financiera) Relación de
ingresos del día.
Ambos importes deben coincidir sin y no deben existir diferencias. De existir diferencias estas las analiza
él mismo y se da seguimiento hasta aclarar las discrepancias.
Otros ingresos no identificados
Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria los registra Contabilidad (Ernesto Curiel) en
centro de costos 95.01.050, de la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados
por Claudio Hernández:
Proceso de Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias son realizadas por el sistema BPCS (AS-400), a través de un proceso
especial, con el que se concilian los movimientos en las cuentas de bancos contra los movimientos del
auxiliar de bancos.
En este proceso se realiza un match entre los montos en el auxiliar de bancos de contabilidad contra los
depósitos bancarios reales, el proceso de conciliación automática realiza la confrontación de ambos
reportes dando como resultado otro reporte en el cual se muestran las partidas que no fueron
correspondidas.
Este proceso es ejecutado por Ernesto Curiel quien posteriormente realiza una depuración de estas
partidas en donde aplica manualmente las partidas no identificadas por el sistema.
En ocasiones el pre-listado de la conciliación incluye muchas partidas. Esto es originado a dos situaciones
en particular:
1. Que los importes en el banco y los que fueron registrados contablemente difieran por diferencias
pequeñas (centavos ó pesos) para lo cual se revisa el estado de cuenta y se realizan los ajustes al
momento.
2. Que en el banco se hayan depositado varios documentos en una sola ficha de depósito, por lo
cual el estado de cuenta bancario muestra un solo movimiento, sin embargo en contabilidad los
332
documentos depositados fueron contabilizados los depósitos de manera separada por lo que
varias partidas del auxiliar contable de bancos corresponden a una sola partida de bancos.
Una vez depurados estos movimientos se imprime el reporte de resumen de conciliación donde se indica
Compañía, numero de banco y mes de conciliación. Este reporte lo firma Ernesto Curiel de elaboración y
Georgina Hernández de revisión. Finalmente, Ernesto archiva la conciliación firmada y revisada.
Efectivo en Caja y otros Títulos
Dentro del balance de la Compañía se encuentran las cuentas:
• Cobranza Fin de mes moneda nacional M.N. Cuenta contable 3010719
• Cobranza Fin de Mes dólares USD Cuenta contable 3010790
Estas cuentas son utilizadas para registrar todos aquellos valores los cuales ya se encuentran en poder de
la compañía, pero que aún no se encuentran a disposición líquida de la misma, como lo pueden ser los
cheques salvo buen cobro, etc.
El asiento contable a fin de mes como parte el proceso de cierre mensual es el siguiente:
Debe Haber
Cobranza Fin de mes X
Cuenta puente de clientes X
La “cobranza fin de mes” es originada básicamente por las siguientes operaciones:
• Cheques recibidos por la Compañía aun no depositados en el banco.
• Cheques depositados en las cuentas de la compañía los cuales aun ya se encuentran en las
cuentas bancarias pero que aun no se encuentran como disponible para la Compañía (cheques salvo buen
cobro)
Estos títulos son registrados dentro de esas cuentas en pólizas reversibles al cierre de cada mes, para
efectos de presentación. El día posterior al cierre, ésta póliza es reversada automáticamente por el
sistema, debido a que los cheques son depositados el día siguiente al cierre y de no cancelar esta póliza
estarían duplicando el depósito.
333
8) RECORRIDO DE ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
Personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar
Luz Maria Solorio Gerente de crédito y cobranzas
Rodolfo del Cueto Analista de crédito
Las Funciones de Rodolfo del Cueto, analista de crédito, son las siguientes:
• Encargado del control y conciliación de cuentas por cobrar
• Administrador del maestro de clientes
• Encargado de las líneas de crédito (autorizaciones de límites de crédito, plazos y estudios de
crédito)
• Administración de la cobranza (relaciones de ingresos y conciliación de cobranza contra la
entrada en bancos –caja-)
Líneas de crédito (Credit Management Procedure)
Primero se llena el formato para estudio de crédito “Credit Application” Que viene dentro de la Política
Regional de Crédito.
Posteriormente, Rodolfo del Cueto revisa que la solicitud contenga los datos generales de la empresa (1).
Una vez revisado el formato, se contratan los servicios de una compañía externa llamada ASECOEM (2)
para que realice un estudio económico de los prospectos de clientes.
ASECOEM visita al posible cliente y contesta un cuestionario en el que se incluyen datos tales como los
accionistas, actas constitutivas e información financiera y entrega a Especialidades Químicas México,
S.A. de C.V. un reporte con toda la información que el cliente proporcionó. Esta información incluye:
• Solicitud de crédito
• Reporte con datos generales, resumen de información financiera, constitución, accionistas,
participación en otros negocios, referencias comerciales, antecedentes legales, experiencia con bancos,
líneas de crédito, propiedades, ramo, operación (local, nacional e internacional), otros domicilios,
seguros, planes de expansión, observaciones del analista y evolución del negocio.
Una vez entregado a Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. el reporte final de ASECOEM,
Rodolfo del Cueto revisa el resultado de la investigación y lleva a cabo un segundo análisis para el
|- 2.4.3.H -|
334
otorgamiento de crédito con lo que emite una recomendación de crédito, la cual es enviada a la dirección
del segmento correspondiente.
El segmento revisa la recomendación y si está de acuerdo, es firmada por el jefe del mismo. De ser
autorizada, se pone la información en el archivo de clientes (3).
En caso de no estar de acuerdo el jefe de segmento, se debe notificar a Rodolfo del Cueto las causas de
por qué se está en desacuerdo.
Se discuten las posibles acciones para cambiar la recomendación (por ejemplo condicionar la línea de
crédito, monitoreo, etc.) Se hacen negociaciones con el segmento correspondiente.
Si acepta finalmente el segmento al cliente, se prepara una nueva recomendación que firma el jefe de
segmento, con lo que Rodolfo del Cueto procede a dar de alta al cliente en el Maestro de Clientes y en un
archivo de Excel en el que documenta cualquier cambio al maestro de clientes (4). Aquí finaliza el
proceso de estudios de línea de crédito.
Calificación del cliente
Existe un score a nivel mundial. Cada región establece sus parámetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.
Para calificar al cliente, Rodolfo del Cueto se basa en tres puntos:
1 Análisis de la Agencia AASECOEM
2 Análisis de las cifras financieras realizado por Rodolfo del Cueto
3 Score de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V. en la que se da la calificación del 1 al 5 al
cliente basándose en criterios cuantitativos y cualitativos.
Proceso para llevar a cabo la cobranza
Primero se realiza la cobranza. Los gestores de cobranza elaboran el formato de relación de ingresos
todos los días (5).
El total de ingresos del día puede ser por:
• Línea Banamex (El estado de cuenta de Línea Banamex del día anterior se captura directamente)
335
• Se revisan los estados de cuenta de City Bank cuenta 40797325 (ingresos en dólares del día
anterior).Caja relaciona estos depósitos en un archivo de excel. Estos montos son generalmente importes
pequeños.
• Las transferencias en moneda nacional son realizadas en Bancomer o Banamex y se incluyen en
el formato de relación de ingresos, ya sea en cheque o transferencia.
La mayoría corresponde a transferencias bancarias y en su menor parte son cheques.
Los formatos de ingresos son entregados a Rodolfo del Cueto, quien se encarga de revisarlos y
capturarlos en una hoja de excel para su control (6).
Diariamente, el departamento de caja carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso contra la
cuenta puente de clientes (7)
Crédito y cobranzas (Rodolfo del Cueto) envía los formatos de relación de ingresos del día a los
analistas, para su captura, con lo que se cancela la cuenta puente contra el cliente correspondiente.
Caja Crédito y Cobranzas
Banco x Cuenta Puente x
Cuenta Puente x Clientes x
La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910. Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911
Así mismo, diariamente el área de crédito y cobranzas (Rodolfo del Cueto), con los archivos que
contienen la relación de los formatos de relación de ingresos del día anterior, (7.1) lleva a cabo una
conciliación de saldos de la cuenta puente de clientes, misma que debe de estar saldada al final del día
(8). De existir diferencias estas se analizan por él mismo.
Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria se registran en centro de costos 95.01.050,
en la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados:
336
Ingresos no identificados
31.10.911 x
31.10.991 x
Proceso para modificar el maestro de clientes
Para modificar el maestro de clientes se necesita primero de la autorización del segmento (por medio de
la solicitud de autorización al maestro de clientes (9) Se puede dar de alta, modificar o dar de baja a un
cliente.
Crédito (Rodolfo del Cueto) revisa la solicitud de autorización para modificar el maestro de clientes.
Revisa el Registro Federal de Contribuyentes del cliente, y si se trata de un cliente nuevo, se envía un e-
mail con los datos del cliente a Basilea a una persona que es la encargada de dar un número al cliente, ya
que el consecutivo de clientes se maneja a nivel mundial. Este proceso de identificación del cliente a nivel
mundial se implementó en 2002. El consecutivo de clientes se encuentra en e-bussiness (Intranet)
El acceso al maestro de clientes sólo lo tiene Rodolfo del Cueto y su clave es la de usuario, que cambia
cada 2 o 3 meses como medida de seguridad (10). Existe un riesgo inherente, ya que como se mencionó
antes, el sistema no tiene un histórico de movimientos, pero el riesgo inherente se ve mitigado porque
todo cambio al maestro debe estar autorizado.
Una vez que ha revisado que está correctamente llenada y autorizada la solicitud de autorización para
modificar el maestro de clientes (11), Rodolfo del Cueto entra al sistema para llevar a cabo el alta, baja o
modificación que se solicita.
Estimación de cuentas incobrables
Rodolfo del Cueto prepara mensualmente (antes de julio porque a partir del citado mes se llevara a cabo
trimestralmente es decir; a la fecha de esta narrativa la siguiente junta para revisar la provisión de cuentas
incobrables se llevara a cabo en el mes de Septiembre) la provisión de cuentas incobrables la cual es
revisada por el BCO (Armando Acosta), una vez autorizada se registra en Contabilidad.
El primer día de cada mes se extraen del sistema todos los datos de las cuentas por cobrar y se introducen
en excel.
337
Esta información calcula automáticamente la antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar en un
archivo diseñado en excel (12).
Posteriormente, en otra hoja del mismo archivo se calcula automáticamente la información de antigüedad
de saldos por análisis unit (AU), que son las “subdivisiones” de los segmentos.
La política menciona como una regla general el hecho de que todas las cuentas por cobrar de más de 90
días deben tener una provisión registrada del 50% para cubrir el riesgo de cobro. Además, todas las
cuentas por cobrar de más de 180 días deben tener una provisión del 100% del saldo de la cuenta.
El 100% de provisión debe ser establecido independientemente de la fecha límite las otras cuentas de los
clientes que son conocidos como insolventes. Todas las provisiones deben ser cargadas en el segmento
que corresponde.
Como regla general, se provisiona en base a los siguientes porcentajes:
Para saldos vencidos de 90-180 días se provisiona el 50%
Para saldos vencidos con más de 180 días se provisiona el 100% (13)
La política de crédito y cobranzas también indica que en casos excepcionales, si el segmento puede
razonablemente justificar y documentar que no hay riesgo de pérdida existente por una cuenta destacada,
una provisión no será necesario ser registrada, toda la evidencia queda en los expedientes. Solo algunos
casos excepcionales deben ser documentados y aprobados por escrito por el BCO al tiempo que la
provisión se va a registrar, de lo contrario operan los controles del BSC. El Gerente de Crédito y el
Segmento de Ventas deben ser informados de la aprobación de estas excepciones para que el
departamento de crédito descuente la factura al cálculo de la Estimación de cuentas incobrables (14).
Una vez calculada la reserva de cuentas incobrables por análisis unit AU, se hacen ajustes a la reserva
(por aquellas excepciones en las que se tiene evidencia que son recuperables a pesar de la antigüedad de
las cuentas) y se hace un resumen en donde se compara la reserva del mes anterior contra la reserva
nueva (15).
Finalmente, el área de contabilidad (Georgina Hernández), con la información existente envía el área de
crédito, donde se realiza el asiento contable.
Cabe mencionar que cada país adopta los lineamientos de acuerdo a sus necesidades. Estos lineamientos
los discuten el BCO, los segmentos y el área de cuentas por cobrar.
338
Términos de cobro al cliente
El término de cobro a nivel mundial es de 30 días factura (16). En los casos que este término no sea
adecuado se usarán las políticas incluidas en los Términos estándar de pagos – Días netos sobre fecha
factura
Ventas locales
País Coating
Effects
Textile
Effects
Watter &
Paper
treatment
Plastic
Additives
Home &
Personal
Care
México 30 60 60 60 30
Reporte de cartera
Este reporte lo prepara Rodolfo del Cueto. Primero baja un query a excel en el que se toman en cuenta las
disminuciones al saldo de la cuenta, tales como las notas de crédito. Automáticamente se determina la
antigüedad de saldos y en otra hoja de excel se determina el reporte por segmentos.
Se realiza un análisis de cartera por AU y por cliente, y se llevan a cabo mensualmente juntas de crédito
para analizar las cuentas de los clientes (17). Los analistas de crédito llevan a cabo las minutas de estas
reuniones (específicamente en el segmento de Textiles y Home & Personal Care).
También con estos datos se calcula el reporte de días-cartera para determinar la rotación de cuentas
por cobra (18) (por segmento) y se hace una comparación contra el Outlook.
Así mismo, se lleva a cabo un reporte intercompañías. Cada una tiene un representante encargado de ver
los pagos ínter compañías. El banco Méndez Gans realiza un neteo de saldos y envía los estados de cuenta
de manera mensual.
339
9) RECORRIDO DE MOVIMIENTOS DE CAPITAL
General
El proceso de movimientos de capital es un proceso que no es típico y no es un proceso que este diseñado
de forma especial, ya que los movimientos de capital son poco usuales, a excepción del registro del
resultado del ejercicio, el cual se analiza mediante el proceso de cierre de estados financieros. Los
movimientos y procesos de las diferentes cuentas de capital se analizan a continuación:
Capital Social
El capital social de la Compañía no ha sido modificado en los últimos años; sin embargo, cualquier
movimiento que el capital sufra, sería verificado a través de las actas de asamblea y con base en éstas, se
realiza el registro contable. Para cada asamblea de accionistas se elabora un acta, la cual es registrada ante
notario público y es distribuida al departamento de jurídico y al comisario de la Compañía.
Resultados acumulados
Los resultados acumulados sólo se ven afectados por el traspaso de los resultados del ejercicio anterior a
dicha cuenta, por lo que es muy fácil identificar los movimientos que dicha cuenta debe de sufrir.
Resultado del ejercicio
El resultado del ejercicio se determina conjuntamente con el proceso de cierre de estados financieros y
reportados a caza matriz.
Insuficiencia en la actualización del capital contable
Este rubro es afectado al cierre del ejercicio por el efecto en la actualización de las cifras de los estados
financieros a pesos constantes (pesos de poder adquisitivo del cierre del ejercicio al que correspondan los
estados financieros), de acuerdo a los criterios establecidos en el Boletín B-10 “Reconocimiento de los
efectos de la inflación en la información financiera” de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en México (PCGA). Dicho cálculo es realizado por el encargado de activos fijos (Eduardo
López), quién a su vez es el encargado de realzar pruebas a dicho calculo.
|- 2.4.3.I -|
340
Efecto acumulado inicial del impuesto sobre la renta diferido
Este rubro del capital fue registrado al reconocerse por vez primera los efectos del cálculo de impuestos
diferidos, de acuerdo a los criterios establecidos en el Boletín D-4 “Tratamiento Contable del Impuesto
Sobre la Renta, del Impuesto al Activo y de la Participación de los Trabajadores en la Utilidad” de los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en México. El movimiento del ejercicio corresponde
únicamente a la actualización del ejercicio de dicho saldo.
Reducción al capital contable por obligaciones laborales
El movimiento de esta cuenta será analizado en el proceso de Provisión Plan de Pensiones y Prima de
Antigüedad y Otros Pasivos.
Controles
- La asamblea de accionistas es el único órgano que tiene poder para decretar dividendos y realizar un
aumento o disminución el capital
- Se elaboran actas de todas las asambleas de socios celebradas y éstas son enviadas al departamento
jurídico y al comisario de la Compañía
- Se elaboran actas de todas las juntas de dirección que sean celebradas éstas son enviadas al
departamento jurídico y al comisario de la Compañía
Procedimientos de revisión
Debido a que dicho proceso se basa en verificar las resoluciones de la asamblea de accionistas, mediante
la revisión de las actas de asamblea, se solicitarán todas las actas de asamblea del ejercicio, y
verificaremos, que cualquier movimiento de capital decretado por la asamblea de accionistas, haya sido
registrado en contabilidad en el periodo que le corresponda.
También confirmaremos al secretario del consejo de administración sobre el total de las asambleas
celebradas en el ejercicio.
341
Con lo anterior, se estará cumpliendo con algunos de los procedimientos generales de la auditoria.
342
10) RECORRIDO DEL PLAN DE PENSIONES Y PRIMA DE ANTIGÜEDAD
Áreas involucradas:
Contabilidad: Griselda Cesar / Contralor
Recursos Humanos Felipe Mondragón / Gerente de nóminas
General:
El proceso de “Plan de Pensiones y Prima de Antigüedad” es aquel mediante el cual la Administración de
la Compañía evalúa, determina y registra el monto de las provisiones a su cargo con motivo de los efectos
del plan de pensiones y los cargos por concepto de prima de antigüedad a favor de los trabajadores al
servicio de la Compañía, así como el registro de las bajas por concepto de pagos por dichos conceptos.
El proceso se basa en la determinación de los montos, que por concepto de indemnización (plan de
pensiones) y prima de antigüedad, la Compañía estaría obligada a desembolsar al día de hoy
considerando, entre otros, la antigüedad de los empleados y su nivel de ingresos; así como la
determinación de los montos a que la Compañía estaría sujeta en un futuro, considerando una estimación
de vida probable para cada empleado, con el fin de ir aumentando las provisiones respectivas hasta un
monto que le permitan cubrir los riesgos relativos a los conceptos antes señalados.
Estudio actuarial:
Para lo anterior, la Administración de la Compañía se auxilia de un despacho externo llamado AON
México, el cual elabora los cálculos y determina los montos de las provisiones en el ejercicio, de acuerdo
a ciertos supuestos. AON México cuenta con prestigio en el mercado nacional.
La información sobre los empleados que sirve de base para el estudio actuarial, es proporcionada por el
área de nóminas y es autorizada por el director de recursos humanos (RH).
Registro contable:
La otra parte del proceso de Plan de Pensiones y Prima de Antigüedad se basa en el registro de los montos
determinados en el plan actuarial obtenido por la Administración de la Compañía. Dichos registro son
|- 2.4.3.J -|
343
elaborados por la C.P. Griselda Cesar, quien es la responsable a su vez, de la información financiera
reportada a la casa matriz.
La C.P. Griselda Cesar obtiene el cálculo actuarial del despacho externo y registra los montos
determinados en dicho cálculo, para lo cual también elabora una cédula de amarre.
Los montos registrados desde el mes de enero al mes de octubre, se realizan con base al estudio actuarial
del ejercicio anterior, proyectado para el ejercicio actual. En el mes de noviembre, se obtiene el estudio
correspondiente al ejercicio vigente y se realizan los ajustes necesarios para igualar el pasivo neto
proyectado, y en su caso el pasivo y activo adicional, en la parte proporcional de 11 meses. En el mes de
diciembre se terminan de hacer los ajustes para igualar el saldo de las cuentas de pasivo a lo que el
estudio actuarial del ejercicio establezca, de acuerdo a las siguientes cuentas:
CUENTA CONCEPTO
Activo Intangible
3930101 Plan de Pensiones
CUENTA CONCEPTO
Pasivo Adicional
4820100 Plan pensiones pasivo
CUENTA CONCEPTO
Pasivo Neto Proyectado
4413111 Fideicomiso para pensiones
4413112 Fideicomiso para prima de antigüedad
CUENTA CONCEPTO
Resultados
1420802 Provisión de aportación para fondo de pensiones
1420803 Provisión de aportación para fondo de prima de antigüedad
1440802 Provisión de aportación para fondo de pensiones
1440803 Provisión de aportación para fondo de prima de antigüedad
Como puede observarse, el proceso de Plan de Pensiones y Prima de Antigüedad, en lo que a la parte de
registro se refiere, no esta segregado en varias personas, ya que sólo es generado y revisado por el área de
344
control de la Compañía y reportado directamente a la casa matriz. Por lo que respecta a la determinación
actuarial y determinación de supuestos, es un proceso controlado por la imparcialidad de un despacho
externo.
CONCLUSIÓN:
Como resultado de lo anterior, y considerando que el registro de las provisiones del Plan de Pensiones y
Prima de Antigüedad no es verificado antes de ser reportado, hemos concluido que la mejor estrategia
para obtener seguridad de la suficiencia de dichas provisiones, de los registros y en general de los saldos
de las cuentas es elevar el riesgo de control al máximo y realizar suficientes procedimientos sustantivos en
una fecha muy cercana al cierre de los Estados Financieros.
345
11) RECORRIDO DE PARTICIPACIÓN EN SUBSIDIARIAS
Personal involucrado:
Ernesto Curiel Contabilidad
Antecedentes:
Especialidades Químicas es propietaria del 99.80% de las acciones de Coveca, S.A. de C.V., compañía
dedicada a la comercialización de automóviles nuevos.
Procedimiento:
El proceso para registrar la participación en las utilidades de compañías subsidiarias se realiza
mensualmente tomando como base el resultado del mes que corresponda de Coveca, al cual se le aplica el
99.80% para obtener así la participación correspondiente a la inversión de Especialidades Químicas
México, S.A. de C.V..
El resultado así obtenido es registrado en los libros de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
Mensualmente el contador verifica que el registro haya sido aplicado correctamente en BPCS, contra el
cálculo que él determinó. Se verifica demás, que la proporción de inversión en la Compañía, sea la
correcta.
El contador verifica que los cálculos hayan sido con base a los estados financieros definitivos de Coveca a
la fecha y por los periodos de registro.
|- 2.4.3.K -|
346
12) RECORRIDO DE SALIDAS DE EFECTIVO
El área de Cuentas por Pagar (ACP), es el área encargada de registrar las pasivos con base a los
documentos recibidos y crea las provisiones para los gastos de luz, teléfono, predio, etc.
No se puede registrar una cuenta por pagar en el módulo de ACP, si no se cumplen con los requisitos
necesarios para cada tipo de servicio. La creación de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte
documental, verificando que exista la orden en el sistema y el documento cumpla los requisitos según el
tipo de pasivo. Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por
Tesorería, ACP elabora un reporte previo, generado en una opción del sistema de selección de pagos, el
cual elige el pago a proveedores con base a su vencimiento. Dicho reporte es conocido como “Cash
Requirements Summary” y debe de coincidir con el total de pagos generados por el área de tesorería.
El reporte anterior se prepara tres días antes de la fecha programada para el pago, el cual es enviado a
Tesorería para que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados
los datos de los proveedores, tesorería elabora una relación de transferencias rechazadas y excluidas
pendientes de reenviar, que incluye todos los proveedores que no tiene los datos bancarios, los cuales son
excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de la red, compras debe de verificar la
situación y obtener la información.
ACP entrega la relación de todos los documentos originales a Tesorería para que se realice el pago,
cuando son pagados Tesorería perfora los documentos con la fecha del día de pago. Todos los
proveedores nacionales se registran en pesos a pesar que los proveedores facturen en dólares, la
revaluación del pasivo se hace en forma mensual.
Cabe mencionar que para poder realizar los pagos es necesario que se tengan los siguientes documentos:
• Formato de Pago
• Copia Factura
• Copia Pedido
• Copia Pedimento
Tesorería es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos, una
vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorería.
|- 2.4.3.L -|
347
Gastos Aduanales
La recepción de documentos se lleva a cabo directamente en las oficinas en México. Los agentes
aduanales envían la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto en el caso
del pedimento del cual se envía solo copia fotostática y el original es enviado al área de International
Trade).
Posteriormente International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa vía
sistema, el analista de ACP procede a registrar la transacción en el sistema:
a) Se registra un crédito por el importe total de gastos.
b) Se registra un débito por el anticipo que se va a descontar.
c) Se registra otro crédito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en caso de
que quede un remanente por comprobar).
Controles Programados
En el modulo de ACP no se pueden crear pasivos, si no existe la orden o el aviso de entrada.
Para cada tipo de proveedor existe una cuenta contable (proveedores, proveedores de activo fijo,
proveedores de refacciones, acreedores gastos, acreedores maquila, acreedores agentes aduanales).
Controles manuales
A todo documento recibido en ACP se le pone sello de recibido.
Los documentos procesados por el ACP son firmados por el analista y el encargado de ACP.
Se elabora un reporte previo de pagos (Cash Requirements Summary).
Elaboración de Relación de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos.
Contar con los documentos originales para realizar el pago de proveedores de origen nacional.
Se pone el sello de pagado, para los pasivos de proveedores de moneda extranjera que han sido
pagados.
Se perforan las facturas de los proveedores nacionales después de que se han pagado.
Elaboración de calendarios de pagos en forma anual.
Revaluación mensual de proveedores en moneda extranjera.
Riesgos Inherentes
.Existen saldos de proveedores en moneda extranjera ح
.Alto volumen de transacciones ح
348
6.6.4 IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES Y RIESGOS
Durante nuestros recorridos de los diferentes procesos que se llevan acabo dentro de la empresa, nosotros
localizamos algunos riesgos dentro de estos procesos y preguntamos a los encargados de éstas áreas si se
tenían controles para estas.
Lo que encontramos tanto en riesgos como en controles se desglosa como sigue:
Proceso 1: Cierre de Estados Financieros
Riesgos
a) Existen registros duplicados y/o ficticios en el mayor general y auxiliares.
b) Las cifras reportadas a casa matriz son incorrectas.
c) Los Tipos de Cambio para reevaluar los saldos a fin de mes son incorrectos o los saldos no se
reevalúan a fin de mes.
d) Que las cifras reportadas no sean las definitivas. Que Casa Matriz no reciba el reporte definitivo
mensual.
e) Todos los derechos y obligaciones de la Compañía no están apropiadamente reflejados en los estados
financieros.
Controles
1. Existe un calendario para determinar el periodo de cierre de estados financieros y las funciones que
deben cubrirse en cada fecha. Contabilidad monitorea mediante este calendario que se vayan
cubriendo todas las actividades que son parte del proceso de cierre.
2. Contabilidad se guía con el calendario de cierre mensual para verificar que todas las pólizas fijas del
mes son registradas.
3. Control BSC revisa que se corran los procesos que les corresponden y que estos concilien contra
GLD.
4. Contabilidad revisa el los reportes diarios del Financial Report Online Global Standard (FROGS):
FROGS es una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas
detectadas y cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. Con dicho programa se realizan
349
conciliaciones diarias de los módulos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Ventas, Costo de
Ventas, Inventarios y Nóminas. Georgina Hernández revisa reportes FROGS (Financial Report Online
Global Standard) de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Nóminas. José Luis Aguilar revisa
reportes FROGS (Financial Report Online Global Standard) de Ventas, Costo de ventas e Inventarios.
5. Revisión de Reporte Cinfo con el que se controlan las ventas y el costo de ventas de la Compañía y
del grupo. Conciliación del reporte Cinfo contra la contabilidad. José Luis Aguilar (Contabilidad de
Costos) verifica los reportes Cinfo C-10 Ventas terceros, C-20 Ventas intercompañías, C-30 Costo de
ventas terceros y C-30 Costo de ventas intercompañías para verificar que concilien contra mayor
general.
6. Proceso diario de INV920 es un proceso automatizado para monitorear cualquier error de codificación
antes de que las facturas sean posteadas, dicho proceso es revisado por José Luis Aguilar
(Contabilidad de Costos).
7. Cuando no existe relación entre centro de costos y Compañía (Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V.) en algún registro contable, NAFTA Estados Unidos. envía mensaje indicando que existe
error.
8. Ernesto Curiel y Georgina Hernández (Contabilidad) revisan y corrigen movimientos mal registrados
en GLD.
9. Todos los días se corre un proceso para asegurar que las transacciones del día anterior se registraron
correctamente. En caso existir errores, se emite un reporte y se le da seguimiento con el área de GIS
(Informática) y/o con el área que generó la información. El archivo GJW contiene todas las pólizas
ingresadas en BPCS, indica el día de la afectación, centros de costos afectados, importes.
10. Hyperion tiene una validación automática en la que concilia cada cédula y todos los valores. La
validación en Hyperion la corre Alejandro Benitez mediante la opción en sistema “valid”. Alejandro
Benitez revisa que todo quede “en ceros” en el reporte de validación, con esto el sistema indica que no
hay diferencias entre cruces de las formas de Hyperion.
11. Además de la validación de Hyperion, Alejandro Benitez corre un proceso en Access y genera un
archivo de resultados y otro para balance. Con estos archivos efectúa una simulación en Excel que él
diseñó para verificar cómo agruparía Hyperion las cifras y efectúa una validación unos tres días antes
de que se vaya a correr el proceso.
12. Alejandro Benitez verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en
Balance y Estado de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Cálculo de B.10).
13. Notificación a casa matriz de reporte Hyperion mensual: Dan Smith (NAFTA Estados Unidos.)
notifica por e-mail a Basilea que el reporte Hyperion definitivo ya puede ser consultado en el sistema.
14. Los estados financieros anuales y sus notas son revisados y aprobados por Griselda César (BSC
Contralora) antes de su emisión.
15. Cuando una cifra reportada en Hyperion tiene variaciones no esperadas o importantes según criterio
de casa matriz, solicita a BSC Contraloría llenar el cuestionario Financial Control Checklist para
explicar las causas que originaron dichas variaciones.
16. Cada mes se prepara y/o revisa el reporte MBO (Montlhy Business Operations) y es presentado a la
Dirección.
350
Proceso 2: Ventas y Cuentas por Cobrar
Riesgos
a) Los saldos de cartera en moneda extranjera no se revalúan
Controles
1. Acceso restringido para liberación de pedidos detenidos.
2. Aplicaciones a la cartera realizadas por un grupo de personas.
3. Autorización para emisión de notas de crédito.
4. Autorización para modificación de precios.
5. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tiene créditos excedidos.
6. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tienen vencimiento de acuerdo a la autorización del
segmento.
7. Conciliación diaria de cuentas puente entre crédito y caja.
8. Conciliación diaria de ingresos entre crédito y cobranzas.
9. Cálculo de estimación para cuentas incobrables de acuerdo a política.
10. Distribución emite las facturas, certificados de calidad y hojas de seguridad.
11. El personal de distribución concilia las facturas contra los embarques y envía al Departamento de
Cobranza para programar la fecha de cobro
12. Existen cuentas contables específicas en resultados para el registro de tipo de movimientos para
estimación.
13. La Compañía realiza estudios y análisis crediticios para soportar las condiciones de crédito otorgadas
a sus clientes.
14. La liberación de créditos bloqueados es realizada por los analistas de crédito.
15. Los precios de venta son alimentados de intranet.
16. Mensualmente se revisa el comportamiento de las ventas en los reportes del sistema Cinfo con el que
se controlan las ventas y el costo de ventas así como su amarre contra el módulo de ventas.
17. Revaluación automática de la cartera en moneda extranjera.
18. Revisión de documentos antes de enviar la mercancía.
19. Todas las cuentas por cobrar no reservadas con antigüedad mayor a 180 días son documentadas por
BCO.
20. Todos los pedidos que se ingresan al módulo de BPCS deben tener como origen el pedido de un
cliente.
351
Proceso 3: Compras y Cuentas por Pagar
Riesgos
a) Existen compras de productos o servicios que no tienen un propósito propio del negocio.
b) Se realizan aplicaciones a las cuentas por pagar sin que las transferencias hayan sido pagadas.
c) Se realizan pagos a las cuentas bancarias erróneas de los proveedores y/o acreedores. No se cumple
con fecha preestablecidas de pago.
d) No existe documentación de recepción cuando se reciben los productos.
e) No se realiza el registro de devoluciones o material no aceptado.
f) Los traspasos electrónicos no están debidamente aprobados.
g) Las facturas y notas de crédito del proveedor contienen errores en nombre de proveedor, precio,
unidades, descuentos o en operaciones aritméticas.
Riesgos inherentes identificados en la revisión de cuentas por pagar:
• Existen saldos de proveedores en de moneda extranjera.
• Alto volumen de transacciones
Controles
1. Conciliación diaria GLD contra ACP.
2. Contar con la orden de pago para proveedores extranjeros e intercompañías.
3. Contar con la orden de pago, copia de la factura y relación para realizar el pago a proveedores
extranjeros.
4. Depuración y revisión de las facturas en el sistema.
5. Elaboración de calendario anual para pagos intercompañías "Clearing".
6. Elaboración de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual.
7. Las cuentas bancarias para realizar el pago a proveedores se crean desde alta de proveedor en el
sistema.
8. Para los pagos en moneda nacional, todo proveedor debe de llenar un formato de transferencias
bancarias.
9. Toda factura pagada se perfora o se pone sello de pagado.
352
10. Todas las ordenes de compra son registradas en BPCS
11. Revaluación mensual de proveedores en moneda extranjera.
12. Revaluación mensual de proveedores nacionales que facturan en moneda extranjera.
13. Todo gasto debe estar correctamente autorizado.
14. Todo tipo de pasivo debe cumplir con los requisitos específicos para su registro.
15. Todos los saldos por pagar con intercompañías son conciliados mensualmente.
16. Verificación de documentación contra reporte de selección de pagos.
Controles programados
• El sistema BIST prepara una conciliación diaria entre el GLD y ACP (REPORTES FROGS).
• Por cada tipo de proveedor existe una cuenta contable (proveedores, proveedores de activo fijo,
proveedores de refacciones, acreedores gastos, acreedores maquila, acreedores agentes aduanales).
• En el módulo de ACP no se puede crear el pasivo si no existe la orden o el aviso de entrada.
Controles manuales y manuales
• Se perforan las facturas de proveedores nacionales después que han sido pagadas.
• Toda orden de pago procesada por ACP debe estar revisado por el encargado del área.
• Todo pasivo debe tener el aviso de entrada (AE).
• Toda compra de inventarios a terceros necesita tener tres cotizaciones.
• Reevaluación mensual de saldos en moneda extranjera con intercompañías.
• Contar con la orden de pago, copia de la factura y relación para realizar el pago a proveedores
extranjeros.
• Elaboración de relación de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos.
• Por cada tipo de proveedores existe una subcuenta contable.
• Elaboración de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual.
• ACP (Mariana Zúñiga) genera en BPCS un reporte previo de pagos de moneda nacional, y este es
turnado a Enrique Vázquez quien lo firma de recibido (el reporte se llama “Cash Requirements
Summary”).
• Contar con la orden de pago para proveedores extranjeros e intercompañías.
• Existen niveles de autorización de acuerdo a FICO (base de datos diseñado en Basilea donde se
muestra lo que cada empleado tiene poder para autorizar. Los niveles de autorización son a nivel
NAFTA y se muestran autorizaciones por persona hasta cierto límite).
353
Proceso 4: Autorización para la Adquisición de Activo Fijo
Riesgos
a) Algunos gastos se capitalizan como activos fijos.
b) Las adiciones no se clasifican correctamente en el rubro que les corresponde.
c) No se contabilizan las ganancias o pérdidas en retiros o ventas de propiedades, plantas y equipo.
d) No se informa oportunamente a las personas encargadas del registro, de las adquisiciones, ventas y
bajas de activo fijo que se realizan.
e) No se registran las bajas físicas de los activos.
f) El importe de los comprobantes de adquisición no coincide con lo registrado como altas.
g) Las adquisiciones de activo no han sido apropiadamente autorizadas.
h) No se realizan inventarios físicos.
i) No se cuenta con un adecuado expediente de la documentación soporte del activo fijo o con la
documentación apropiada para el registro de este.
j) Se registran adquisiciones, transferencias, retiros o ventas sin la documentación apropiada.
Controles
1. Control del detalle para cada proyecto por segmento.
2. El registro de alta de activo fijo se hace por unidades de activo fijo.
3. El responsable de activo fijo de cada planta se asegura de solo capitalizar activos y gastos
relacionados con el proyecto.
4. Elaboración mensual de conciliación de activo fijo por sistema.
5. Elaboración mensual de póliza manual para bajas y traspasos de activo fijo
6. Elaboración mensual de reportes de movimientos partiendo del saldo inicial del periodo.
7. Se coteja mensualmente el total de las facturas físicas contra lo registrado en el sistema.
8. Todas las facturas originales se encuentran resguardadas en expedientes
9. Todas las ordenes de compra deben ser autorizadas por una persona según FICO (Director de Planta,
Director General y/o líder de proyecto)
10. Todas las órdenes de compras se registran en Idhammar.
11. Todos los pagos de facturas de los proyectos deben incluir Norma, Pedido y Proyecto
12. Reporte CAPEX (Capital Expediture de Activo Fijo)
354
Proceso 5: Determinación de Inventario
Clave 1: Procedimiento de recepción y entrega de Materia prima y Materiales.
Riesgos
a) Estimación incorrecta del tipo y cantidad de materiales que se van a mover dentro de los almacenes.
b) Los costos del inventario pueden ser irreales y distorsionar la información financiera.
Controles
1. La empresa mantiene un plan de producción autorizado de acuerdo con las políticas establecidas por
la administración.
2. El sistema Cinfo permite de manera inmediata presentar informes correspondientes a contabilidad.
Clave 2: Procedimiento de Producción en Proceso.
Riesgos
a) No se entrega la cantidad correcta de Materias Primas o materiales.
b) Cuando se emite una requisición para que surtan un faltante no se hace responsable a ninguna persona
de dicho faltante.
c) Los cierres de órdenes no se llevan acabo con los procedimientos adecuados.
d) Las órdenes de producción no vienen con todas las firmas de autorización y entrega.
e) No se cumplen con los tiempos programados de entrega.
f) En algunos casos no se registran en tiempo y forma los movimientos en el sistema Cinfo
g) No existe una adecuada segregación de funciones.
Controles
355
1. Se llena la hoja 2-3 de las órdenes de producción anotando en el espacio correspondiente las
cantidades de materias primas que se están recibiendo y se complementa con el nombre y firma de
quien recibe.
2. Se firma de autorización el cierre de la orden de producción y el traspaso de los artículos terminados
al almacén de Artículos Terminados.
3. Se lleva un control de los tiempos que se emplean en cada uno de los procesos y se anota la causa del
porque se están excediendo de los tiempos programados.
4. Se evalúa la calidad de los productos generados en el área y se lleva un control de las desviaciones
finales entre los recursos y materiales programados contra los reales.
Clave 3: Procedimiento de recepción de Productos al almacén de producto terminado
Riesgos
a) No se dé autorización para el cierre de la producción en proceso.
b) Los cierres de órdenes no se llevan acabo con los procedimientos adecuados.
c) No se revise la producción terminada antes de ser entregada al almacén de productos terminados.
d) Que la entrega que se realice al almacén de productos terminados lleve más tiempo del necesario.
e) El encargado del almacén de productos terminados no revisa que los productos entrantes al almacén
estén completos.
f) No se registra la entrada de las mercancías al almacén de productos terminados.
g) No se le asigna la clave adecuada para su resguardo en el inventario.
h) No se entregue copia del vale de entrada a contabilidad.
Controles
1. El encargado del almacén de producción en proceso verifica los productos terminados y revisa que
cumplan con las disposiciones antes de su entrega.
2. Se firma de autorización para el cierre de la orden de producción en proceso.
3. El encargado del almacén de productos terminados coteja vale de entrada contra copia de cierre de la
orden de producción.
4. Se les asigne clave a los productos una vez entrados al almacén de productos terminados.
5. Acabado el registro en el almacén de productos terminados se entrega copia del vale de entrada a
contabilidad.
356
Clave 4: Procedimiento para realizar cancelaciones y devoluciones de material utilizado en
Producción
Riesgos
a) Que no se encuentre debidamente autorizado la devolución de material.
b) No se verifica la mercancía devuelta al almacén de materia prima.
c) No se firma de recibido cuando se ingresa las mercancías al almacén de materia prima.
d) No se tiene firmado el vale de devolución.
e) No se pasa copia del vale de devolución a contabilidad.
Controles
1. No procede la devolución si no esta firmada de autorizado.
2. El encargado del almacén de devolución en proceso verifica la mercancía devuelta registrada en la
orden con los materiales que se encuentran físicamente.
3. El vale de devolución esta firmado de autorizado cuando se ingresa la mercancía al almacén de
materias primas.
4. Una vez registradas las materias primas devueltas dentro de su respectivo almacén se manda copia del
vale de devolución a contabilidad.
Clave 5: Procedimiento para surtir producto del almacén de producto terminado.
Riesgos
a) Error humano
b) Falta de supervisión en el departamento de almacén.
Controles
357
1. El sistema AS-400 da mucha seguridad, ya que trabaja en forma sincronizada y disminuye el riesgo de
que existan errores.
2. Verificación de los datos contenidos en los documentos soporte.
Clave 6: Procedimiento para realizar el inventario físico
Riesgos
a) Los inventarios registrados incluyen propiedad de terceros
b) La distribución de los artículos en el almacén es confusa
c) Los inventarios incluyen artículos que no son destinados para su venta
d) Existen registros duplicados y/o ficticios en el mayor general y auxiliares
Controles
1. El registro de mercancías en el sistema “Cinfo” se actualiza cada que entra y /o sale un producto a
materias primas, a producción en proceso o productos terminados.
2. A través del sistema “Cinfo” se registra la ubicación de artículos, por lo tanto, en el reporte de
inventarios existe una columna donde se especifica dicha ubicación.
3. Para la toma de inventarios se presentarán tanto personal de la empresa quien realizará el conteo,
como personal del departamento de Auditoria Interna quienes estarán como testigos y verificarán que
el procedimiento sea en base al manual operativo de la empresa.
4. La toma física de inventarios de cierre del ejercicio es avalado por los auditores externos contratados
por la compañía.
358
Proceso. 6: Nóminas
Este proceso abarca lo relacionado con las requisiciones de personal, altas de empleados, registro al
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), cálculo y registro de los pagos por sueldos correspondiente,
la liquidación y baja de empleados.
Los controles que serán probados son aquellos que mitiguen de forma directa un posible riesgo de error o
fraude en la información financiera de la Compañía.
Riesgos
a) Existen errores en las horas o tiempos reportados a nómina.
b) No se notifica y/o paga todo el trabajo realizado a compensar.
c) No se registra, notifica o paga todo trabajo realizado al ser compensado (tarjetas, tiempos).
d) Errores en las cantidades a retener por conceptos de impuestos o la integración del salario diario
integrado (SDI) es incorrecta o no considera datos reales.
e) Los pagos de nómina se registran en el periodo distinto al trabajado.
f) No se registran o pagan todos los impuestos relativos a la nómina.
g) No se registran todas las prestaciones acumuladas como vacaciones, bonos, aguinaldo, fondo de
ahorro.
h) Los gastos por nómina/sueldos por pagar/impuestos se clasifican erróneamente en mayor y/o
auxiliares.
i) Se realizan pagos ficticios y/o duplicados, incluyendo pagos a ex-trabajadores.
j) Las tarifas que se utilizan para cálculo de impuestos no son las de Ley correspondiente.
Controles
1. Control de tiempos de empleados a través de sistema Starfinger007.
2. Todas las variaciones de tiempos trabajados deben ser autorizadas. Las variaciones de tiempos son
autorizadas por los supervisores a través de Lotus.
3. Existe un reporte de altas y bajas mensual.
4. Las tablas fiscales son incluidas dentro del sistema Human. Todas las tablas fiscales relativas a
cálculos fiscales (Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Ley del Sistema Ahorro para
359
el Retiro (SAR), Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores
(INFONAVIT), Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)) están dentro del sistema Human.
5. Pólizas automáticas de sistema con base a parámetros preestablecidos. Todos los parámetros de
registro de nóminas están incluidas en el sistema Human.
6. Los datos para cálculo del Sistema Único de Autodeterminación SUA se toman del sistema Human.
7. Se verifica la integración de los salarios diarios integrados bimestralmente de manera aleatoria. Se
verifica a varios trabajadores en cuanto a su cálculo. Se deja la evidencia en una carpeta mensual.
8. Human asigna un número único consecutivo de Póliza contable.
9. Los pagos de SUA son realizados por Tesorería.
10. Los datos de los empleados se incluyen en los recibos de pago, y son firmados de conformidad por los
empleados.
11. Las altas y bajas de personal se hacen mediante un "aviso múltiple de personal".
12. Póliza automática de fondo de ahorro, aguinaldo, 2% sobre nóminas.
13. Se tiene tablas para integración del salario diario integrado (SDI) fijo más variabilidad.
360
Proceso. 7: Entradas de Efectivo
Este proceso incluye Entradas de efectivo.
Los controles que serán probados son aquellos que mitiguen de forma directa un posible riesgo de error o
fraude en la información financiera de la Compañía.
Riesgos
a) Las entradas y salidas de efectivo no son registradas en el momento que se reciben o son registradas
en periodo incorrecto.
b) Existen depósitos de una institución bancaria registrados y/o clasificados en otra cuenta.
c) La codificación de las entradas de efectivo son incorrectas en Balanza de Comprobación y/o auxiliares
y no son registradas en el período que les corresponde.
d) No se deposita todo el efectivo recibido en las cuentas bancarias de la compañía o no se realizan los
registros de depósitos y/o cobros cuando son recibidos.
e) Existen entradas de efectivo (cobranza) duplicadas o ficticias en balanza y auxiliares o las entradas no
corresponden a los montos depositados.
f) No se tienen afianzadas a las personas que tienen la custodia del efectivo.
g) Las entradas de efectivo (cobranza) en moneda extranjera son valuadas incorrectamente.
h) Las entradas de efectivo no son registradas en el momento que se reciben o son registradas en periodo
incorrecto.
Controles
1. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automáticas. Son tres cuentas bancarias de
mayor movimiento, el sistema BPCS (modulo de conciliaciones bancarias) concilia los movimientos
que se corresponden entre contabilidad y bancos por: referencia, importe y fecha.
2. Conciliación diaria de cuentas puente entre crédito y caja. Rodolfo Del Cueto elabora la Conciliación
de Cuentas Puente de Cobranza Diaria para México para identificar las diferencias diarias y aclararlas.
3. Cuentas bancarias en dólares se manejan 1X1, adicionalmente incluyen cuenta complementaria
4. A cada cliente se le asigna un dígito verificador. Cuando se da alta aun cliente se le da la opción de
pagar con transferencia o cheque y por medio del banco se la otorga un digito verificador para realizar
361
sus depósitos, este digito es único y lo verifica como cliente de Especialidades Químicas México, S.A.
de C.V.
5. Conciliación diaria de ingresos entre crédito y cobranzas.
6. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automáticas.
7. Todos los cheques en tránsito son analizados en el reporte de "saldo en tránsito".
362
Proceso 8: Estimación de cuentas incobrables
Este proceso abarca la determinación, evaluación, registro y cancelación de los saldos de las cuentas por
cobrar sujetos a ser reservado, de acuerdo con las políticas de la Compañía.
Riesgos
a) Que no se reserven todas las cuentas incobrables.
b) Que la estimación no se haga de acuerdo a políticas.
c) Las cuentas por cobrar no recuperables no son identificadas y reservadas.
d) No se revisan los límites de crédito al momento de realizar ventas.
e) La estimación de cuentas incobrables es insuficiente.
f) No se revisa en forma periódica la estimación para cuentas incobrables.
Controles
1. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tiene créditos excedidos.
2. Toda excepción de límites de crédito o vencimiento está autorizada.
3. Todas las cuentas por cobrar no reservadas con antigüedad mayor a 180 días son documentadas por
BCO
4. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tiene créditos excedidos.
5. La Compañía realiza una minuta mensual de junta respecto de la recuperación de crédito
6. Cada mes se realiza una junta con los segmentos para evaluar la cartera.
7. Acceso restringido para liberación de pedidos detenidos
8. El acceso para la liberación de pedidos detenidos es solo por los analistas de crédito con conocimiento
del gerente de crédito
9. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tiene créditos excedidos.
10. Bloqueo automático a pedidos de clientes que tienen vencimiento de acuerdo a la autorización del
segmento
11. Cálculo de estimación para cuentas incobrables de acuerdo a política.
12. La elaboración de la estimación para cuentas incobrables es conforme a política y se elabora
mensualmente.
13. Existen cuentas contables específicas en resultados para el registro de tipo de movimientos para
estimación.
363
Proceso 9: Movimientos de capital
Riesgos
a) Que se decreten dividendos y no sean registrados.
b) Que existan disminuciones o aumentos de capital no registrados.
c) Que se registre un movimiento de capital no autorizado.
Controles
1. Actas de asamblea.
a-Los registros de los movimientos de capital se realiza con base a las actas de asamblea de accionistas.
b-Las resoluciones de las asambleas de accionistas, debe de protocolizarse en una acta.
c-El departamento jurídico revisa que todos los movimientos en el capital sean soportados en actas de
asamblea.
2. Asamblea de accionistas.
Todos los movimientos de capital son aprobados por la asamblea de accionistas de la Compañía, el cual
es el máximo órgano de decisiones.
364
Proceso 10: Provisión Plan de Pensiones, Prima de Antigüedad y Otros Pasivos Acumulados
Riesgos
a) Que no se incluya al total del personal de la Compañía en el cálculo del ejercicio.
b) Que no sean consistentes los supuestos utilizados para su clasificación correspondientes al Plan de
Pensiones y Prima de Antigüedad.
c) Que existan errores de registro.
Controles
1. La revisión se realiza por actuarios independientes
La revisión de las obligaciones derivadas del Plan de Pensiones y Prima de Antigüedad, es determinada
por un despacho de actuarios independiente, y registrado por el Contralor de la Compañía (Griselda
Cesar).
2. La clasificación se realiza por actuarios independientes.
La adecuada clasificación de las obligaciones derivadas del Plan de Pensiones y Prima de Antigüedad, es
determinada por un despacho de actuarios independiente, y registrado por el Contralor de la Compañía
(Griselda Cesar).
3. El registro del periodo, es verificado por el Contralor (Griselda Cesar), y es reportado a Basilea para
otra revisión
365
Proceso 11: Participación en subsidiarias
Riesgos
a) Que no se registre la participación en las inversiones de todas las subsidiarias o que se registren por
duplicado.
b) Que no se aplique la proporción de participación en subsidiarias correcto.
Controles
1. Revisión Método de Participación.
Coveca, S.A. de C.V., compañía subsidiaria, es incorporada a través del método de participación y existe
un "check list" en el que es incluido como una operación que debe ser registrada de forma mensual.
2. El contador verifica el registro en BPCS de la participación en subsidiarias.
El contador verifica mensualmente que el registro en BPCS de la participación en subsidiarias sea
correcto, de acuerdo a las políticas establecidas.
366
Proceso 12: Salidas de Efectivo
Riesgos
a) Se realizan pagos a las cuentas bancarias de los proveedores y/o acreedores sin autorización previa, ni
revisión del supervisor. No se cumple con fecha preestablecidas de pago.
b) Las entradas y salidas de efectivo no son registradas en el momento que se realizan.
c) Existen errores en la codificación y/o registro de intereses por préstamos.
d) Se registran préstamos y pagos con casa matriz ficticios o duplicados se reciben o son registradas en
periodo incorrecto.
e) Se registran préstamos bancarios y pagos ficticios o duplicados.
Controles
1. Manejo de base de proveedores por un grupo de personas especializadas.
2. El registro de altas de proveedores se hacer por medio de Replenishment, un encargado (Alejandro
Baltasar) es quien tiene acceso a modificar y registrar los nuevos cambios a la base de datos del
maestro de proveedores.
3. Elaboración de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual. Se elaboran
calendarios en forma anual para los pagos a proveedores nacionales y proveedores extranjeros.
4. Elaboración de Relación de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos. Al
momento de revisar los datos bancarios de los proveedores, Sergio Leong elabora la Relación de
transferencias rechazadas y excluidas. por aquellos proveedores que no cuentan con los datos
bancarios.
5. Las cuentas bancarias para realizar el pago a proveedores se crean desde alta de proveedor en el
sistema.
6. Todos los cheques en tránsito son analizados en el reporte de "saldo en tránsito". En este reporte se
analizan por tesorería los cheques entregados a proveedores/ acreedores aun no cobrados.
7. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automáticas. Son 3 cuentas bancarias de
mayor movimiento, el sistema BPCS (modulo de conciliaciones bancarias) concilia los movimientos
que se corresponden entre contabilidad y bancos por: referencia, importe y fecha. Posteriormente se
aplican manualmente las partidas no identificadas por el sistema.
8. El sistema BPCS genera la aplicación contable por los pagos electrónicos. El sistema generará la
aplicación contable por cada uno de los pagos en forma electrónica, cancelando el pasivo respectivo.
9. El registro de pasivos se hace con los documentos recibidos. Para poder realizar el pago de
proveedores nacionales se deben enviar los documentos originales previamente revisados por ACP.
10. Para la autorización debe ser con firmas de acuerdo a autorización en FICO
367
6.6.5 IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS.
La estrategia de Auditoría Interna, para la identificación de áreas críticas de Especialidades Químicas
México, S. A. de C.V., fue crear equipos de trabajo para elaborar el recorrido e identificar las Riesgos y
controles de cada proceso, para confirmar nuestro entendimiento, se obtuvo evidencia durante el
recorrido, indagando con los propietarios del proceso y observando la ejecución de funciones de las
personas que participan con cada uno de ellos.
Derivado del análisis anterior, se concluye que los controles identificados en 12 procesos son efectivos,
basados en el ambiente de control de la entidad. Al hacer esta evaluación se ha considerado lo siguiente:
Características Evaluación
• El control interno a nivel entidad Efectivo
• Cualquier circunstancia que pudiera
predisponer a la gerencia para presentar
erróneamente los estados financieros y/o que
pudieran causar la probabilidad de que se violarán
los controles relativos identificados
Ninguna
Se identificó el siguiente proceso a revisar:
Inventarios, debido a que esta inversión generalmente representa uno de los renglones más importantes
del activo de las empresas y determinante del costo de ventas, que a su vez tiene un efecto en el resultado
del ejercicio.
Solución: Realizar la Auditoría de forma detallada, debido al riesgo inherente en la aseveración de
integridad ya que:
• Existe un elevado volumen de transacciones, así como de materiales y productos
• Existen inventarios en diferentes localidades.
El riesgo de control en la aseveración de integridad ha sido considerado mínimo debido a que:
368
Existen controles y éstos fueron probados, sus resultados fueron congruentes con lo esperado.
Durante nuestro entendimiento del proceso de inventarios identificamos los siguientes riesgos:
• Elevado número de transacciones y producto de inventario
• Sistema complejo de valuación: costo estándar
• Existen inventarios en diversas localidades (Atotonilquillo, Puebla y Tultitlán)
• La innovación de los competidores crea productos alternativas o cambios en el mercado lo que puede
acarrear problemas de obsolescencia de activos fijos.
369
6.7 PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORÍA
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
AUDITORÍA INTERNA ADMINISTRATIVA-OPERACIONAL
DEL 16 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2006
PROGRAMA DETALLADO DE AUDITORÍA
Objetivo
Evaluar los hallazgos existentes en el área crítica seleccionada, para determinar el grado de efectividad y
eficiencia de las operaciones, así mismo verificar que estén logrando los objetivos y metas establecidas,
dentro de los objetivos generales del área y de la entidad, finalmente formular, las conclusiones y
recomendaciones para su mejora e informar a Dirección General de la Compañía.
INVENTARIOS
Procedimientos
1. Evaluar el control interno, por medio de la aplicación de cuestionarios.
2. Elaborar flujograma de inventarios, identificando Riesgos y controles.
Clave 1 “Procedimiento de recepción y entrega de materia prima”
3. Seleccionar aleatoreamente 50 copias de facturas de compra (proveedor), al mes de marzo 2006 y
verificar lo siguiente:
• Que exista la copia de pedido y/o la requisición de compra, que soporte cada factura.
• Que los siguientes conceptos coincidan con el reporte generado por el sistema Cinfo (entradas), al
mes de marzo
370
a) Cantidad
b) Número de lote
c) Fecha de caducidad
d) Firma de verificación (Almacenista)
e) Sello y firma recibido (Jefe de almacén)
4. Seleccionar aleatoreamente 50 órdenes de producción o vales de salida del mes de marzo 2006 y
llevar a cabo lo siguiente:
• Verificar que estén respaldadas por órdenes de producción o vale de salida.
• Validar el número de folio, cantidad, número de lote, fecha de caducidad, firma de entregado
(Almacenista), así como la de quien recibe (segmento solicitante).
• Cotejar contra reportes generados por Cinfo (salidas), al mes de marzo 2006.
a) Número de pedido
b) Número de factura
c) Cantidad
d) Precio
e) Fecha de caducidad
f) Número de lote
5. Verificar con el reporte sistema Cinfo (salidas), al mes de marzo 2006, lo siguiente:
• La aplicación de la disminución de las existencias por salidas de material.
• Número de orden de producción.
• Área solicitante
• Firma
Clave 2 “Procedimiento para controlar los bienes en el almacén”
6. Seleccionar aleatoreamente 50 notas de entrada al almacén del mes de marzo 2006 y realizar lo
siguiente:
• Verificar que contengan número de pedido, factura y lote, así como la cantidad, precio, nombre y
firma del almacenista que recibió, folio consecutivo y nombre del proveedor.
• Validar que la fecha de registro en el sistema Cinfo sea igual a la fecha en la que se recibieron las
Materias Primas o Materiales.
• Conciliarlas contra cargos del auxiliar de almacén generado por el sistema Cinfo.
371
7. Presenciar el proceso de recepción de bienes. Posteriormente, elaborar el memorando
correspondiente, describiendo:
• Las etapas del proceso, poniendo más atención al departamento de inventarios.
• Cotejar la ubicación contra el listado generado por el sistema Cinfo.
8. Revisar políticas para la asignación de códigos y verificar que se cumplan, tomando muestras y
viendo que cumplan con los requisitos establecidos en dichas políticas.
9. Seleccionar aleatoreamente 50 órdenes de producción o vales de salida del mes de marzo 2006 y
realizar lo siguiente:
• Verificar que sea anotada la cantidad surtida en el espacio que corresponde y que los espacios no
utilizados sean anulados.
• Ver que se firmen los espacios destinados para este fin tanto de quien entrego como de quien recibió.
Clave 3 “Procedimiento de producción en proceso”
10. Seleccionar aleatoriamente 50 órdenes de producción y revisar lo siguiente:
• La salida de mercancías esta debidamente autorizada por el jefe del almacén.
• La orden cuenta con nombre y firma de quien esta recibiendo
• La cantidad de mercancías surtidas es igual a la solicitada.
• Los espacios en blanco fueron anulados
• La fecha de entrega de los materiales en la orden de producción coincide con la fecha de recibido por
parte del área de producción en proceso.
• Se anotaron en los tiempos reales ocupados
• La orden de producción cuenta con autorización por parte de control de calidad
• Esta debidamente autorizada la salida del almacén de producción en proceso por el responsable
• La orden de producción no esta alterada.
Clave 4 “Cancelaciones y devoluciones de material utilizado”
11. Seleccionar aleatoreamente cancelaciones y devoluciones, 10 de cada una, del mes de marzo 2006 y
realizar lo siguiente:
• Verificar el registro de dichas cancelaciones y devoluciones en tiempo y forma.
• Cotejar contra los reportes Cinfo (Reingreso de materiales)
• Solicitar cierres de producción que avalen la situación.
372
Clave 5 “Procedimiento de recepción de productos al almacén de producto terminado”
12. Presenciar un día este procedimiento, posteriormente elaborar el memorando correspondiente,
describiendo el procedimiento.
13. Verificar que los productos que requieran un almacenaje especial, sean almacenados de acuerdo a sus
características.
14. De las 50 ordenes de producción seleccionadas anteriormente, verificar:
• Que los datos del cierre de orden (hoja 3 de 3) sean iguales a los anotados en las dos hojas anteriores.
• Que todos los espacios donde se deban de anotar los tiempos reales, estén debidamente llenados.
• Que se anote la cantidad recibida al igual que fecha, firma y nombre de quien recibe y quien entrega.
15. Verificar el correcto flujo de información
Clave 6 “Procedimiento para surtir producto del almacén de producto terminado”
16. Solicitar 50 documentos soporte de los pedidos de marzo 2006, recibidos del departamento de venta,
en los que se validará:
• Fecha del documento
• Firma de autorización del departamento de área
• Que contenga cantidad y descripción de productos
• Precio unitario y monto
17. Cotejar la fecha de pedido, precio unitario y monto, cantidad y descripción de productos, de los
documentos anteriores contra las copias de facturas, así como verificar operaciones aritméticas de las
mismas.
18. Presenciar un día de operación, en donde se efectué la salida del producto, posteriormente, elaborar
el memorando correspondiente, considerando lo siguiente:
De los pedidos anteriores verificar que en la preparación del empaque se revise lo siguiente:
• Que se empaque cotejando contra los datos correspondientes de la factura
373
• Que se coloque una de las copias del pedido dentro de la caja
• Que se entregue al chofer o al cliente, según corresponda.
• Que se coloque etiqueta del destino de cada caja, en caso de ser venta foránea.
Clave 7 “Procedimiento para realizar el inventario físico”
19. Solicitar el instructivo que se ocupó en la toma de inventarios del mes de marzo 2006, para verificar
el procedimiento descrito en el instructivo y el comentado por el responsable de los inventarios, así
como de los involucrados, sea el efectivamente realizado. Se considerará lo siguiente:
• Actividades a realizar
• Días en que se realizó
• Personal que debió haber participado
Cualquier desviación debe ser comentada y aclarada con los responsables del inventario. (Identificar
posibles observaciones y documentarlas)
20. Realizar un recorrido por todo el almacén para verificar lo siguiente:
• Las condiciones de seguridad del almacén (que existan extinguidores, que no haya productos
flamables que se encuentren expuestos, señales de seguridad, etc)
• Que todos los materiales estén marbeteados.
De existir alguna situación que llame nuestra atención, es necesario comentarla con los responsables del
inventario y/o almacén. (Identificar posibles observaciones y documentarlas)
21. Solicitar un listado de existencia al mes de marzo 2006, de materia prima, producción en proceso y
de productos terminados.
22. Seleccionar 25 partidas aleatoreamente del listado proporcionado, que correspondan a materia prima,
15 partidas para producción en proceso y 40 para productos terminados.
374
23. De lo seleccionado en el punto anterior, realizar el conteo físico, disminuyendo o aumentando lo
correspondiente al mes de junio de 2006, de tal manera que se llegue a la existencia al mes de marzo
del mismo.
24. Cotejar nuestras pruebas con el conteo definitivo realizado por la Compañía, de existir diferencias
solicitar que sean aclaradas para tener en nuestros registros (pruebas) la existencia definitiva de cada
material seleccionado.
25. Obtener corte de formas firmado por el responsable del inventario y copia de los siguientes
documentos:
• Última entrada al almacén.
• Última salida de materia prima del almacén hacia la producción.
• Última entrada al almacén de producto terminado y/o intermedio.
• Última salida del almacén de producto terminado.
• Última factura emitida en la planta.
• Último embarque de material.
• Última (s) orden (es) de producción elaborada (s) y/o en proceso.
11.- Llenar el Formulario para Observación de Inventario Físico con todos los comentarios en él
requeridos, de ser necesario, hacer un memorando de observaciones por separado.
13.- Obtener copia del listado definitivo del inventario.
375
6.8 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORÍA
6.8.1 APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD AUDITADA: Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
ÁREA: .INVENTARIOS
PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1. ¿Se ejercen prioridades de control en función al valor de los
inventarios?
X
2. ¿Está restringido el acceso a los almacenes? X
3. Con respecto a las bases de valuación de inventarios, al
igual que para la determinación del costo de ventas ¿Son
consistentes en relación con periodos o ejercicios anteriores?
X
4. Con respecto a la toma y valuación de inventarios físicos:
a) ¿Se practica inventario físico por lo menos una vez al año, o
bien sobre base rotatoria periódica?
X
b) ¿Es adecuada la planeación para la toma de los inventarios
físicos?
X
c) Las diferencias que se determinan ¿Se ajustan en libros,
contando con previa aclaración?
X
d) Para efectos de inventario físico ¿Se separan físicamente los
diferentes tipos de inventarios?
X
e) ¿Se identifican aquellas partidas que deben ser dadas de
baja por obsolescencia o mal estado?
X
f) ¿Se cuida que los precios base para la valuación se apliquen
y transcriban correctamente?
X
|- 2.6.2.A -|
376
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD AUDITADA: Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
ÁREA: INVENTARIOS
CONCEPTO SI NO N/A OBSERVACIONES
5. ¿Se vigila que aquellas personas que tienen bajo su
cargo el control físico de los inventarios no intervengan
en otras funciones?
X
CON RESPECTO AL INVENTARIO DE PRODUCTOS
TERMINADOS
6. Las salidas de mercancías de almacén ¿Están
debidamente amparadas por requisiciones autorizadas o
por notas de embarque?
X
CON RESPECTO AL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
7. ¿Están amparadas las salidas de materias primas o
materiales del almacén con requisitos formales o con
notas de entrada a los procesos productivos?
X
CON RESPECTO A LA PRODUCCIÓN EN PROCESO
8. ¿Está el sistema integrado a la contabilidad general de
la entidad?
X
9. Dentro de lo posible ¿Se comparan los estándares de
producción de la entidad con los de sus competidores o
la industria en general?
X
10. ¿Se supervisa el establecimiento de estándares a un
adecuado nivel de autoridad?
X
11. En relación con la mano de obra directa ¿Se
distribuye adecuadamente en función a órdenes de
producción?
X
377
6.9 CARTA DE SUGERENCIAS DE LA REVISIÓN DE CONTROL INTERNO
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO,
S.A. DE C.V.,
Carta de sugerencias
Auditoría del 16 de Enero al 30 de Junio de 2006
378
Junio 30, 2006
Santiago Pulido
Director General
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
Estimado señor Pulido:
Como resultado de la revisión del control interno de Especialidades Químicas México, S.A. de C.V., del
periodo comprendido del 16 de Enero al 30 de Junio de 2006, a continuación presentamos algunas
sugerencias que esperamos sean de utilidad a la administración de la Institución, en su proceso continuo
de mejoramiento de la estructura del control y de otras prácticas y procedimientos administrativos y
operativos.
Las sugerencias tienen como propósito hacer recomendaciones constructivas y no contemplan todos los
asuntos que eventualmente pudieran mejorarse. Nuestra auditoría tuvo como finalidad evaluar el control
interno existente.
Agradecemos de antemano su atención a la presente y quedamos a sus órdenes para los comentarios
adicionales que estime conveniente sobre el contenido de dicho informe.
A t e n t a m e n t e ,
Departamento de Auditoria Interna
CPC Héctor Iván Rodríguez González
379
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
Carta de sugerencias
Al 30 de junio de 2006
Derivado del análisis anterior, se concluye que los controles identificados en 12 procesos son
efectivos, basados en el ambiente de control de la entidad. Al hacer esta evaluación se ha considerado lo
siguiente:
Características Evaluación
• El control interno a nivel entidad Efectivo
• Cualquier circunstancia que pudiera
predisponer a la gerencia para presentar
erróneamente los estados financieros y/o
que pudieran causar la probabilidad de que
se violarán los controles relativos
identificados
Ninguna
Debido a la importancia de los procesos y sus operaciones relacionadas se determinó lo siguiente:
Contenido:
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Pág.
1. Administración de Almacenes e Inventarios 1
• Almacén de Materias Primas 1
• Producción en Proceso 2
• Almacén de Artículos Terminados 4
• Almacén General 5
380
ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS
Procedimiento de Recepción y Entrega de Materia Prima
Conclusiones
• Cuando el proveedor entrega materiales en malas condiciones, se obliga a realizar el cambio
físico de los mismos, esto podría provocar costos excesivos y serios retrasos en producción.
• Se observo que en la recepción de materiales se verifica que éstos reúnan las características
requeridas, sin embargo, no existe un control establecido en el manual de inventarios para
verificar que el empaque de dichos materiales no se encuentre violado.
• No existe un debido control en el soporte de las entradas al almacén.
Sugerencias
• Establecer medidas con los proveedores con respecto a los tiempos de entrega y la debida
protección de los materiales. De tal manera que permita asegurarse que la aceptación física de
los materiales sea rápida, ordenada y correcta y que los aspectos relativos a procedimiento han
sido respetados y aceptados.
• Se sugiere establecer un control específico dentro del manual de inventarios de cómo deben estar
empaquetados los materiales que ingresan al almacén.
• Establecer tareas de supervisión por parte del encargado del almacén hacia el personal
responsable de reunir los documentos necesarios para soportar las requisiciones de material.
381
PRODUCCIÓN EN PROCESO.
Procedimiento para Controlar los Bienes en el Área de Producción en Proceso
Conclusiones de la Revisión
Después de realizar el análisis correspondiente a las operaciones que se realizan en el área de Producción
en Proceso se encontraron las siguientes deficiencias:
• En caso de no estar la persona encargada de autorizar la salida de los productos terminados, las
órdenes de producción quedan incompletas, lo que ocasiona deficiencias en el registro de
información.
• Una vez que se comparan los tiempos reales de entrega con los estimados, solo queda el registro
en las órdenes de producción, sin embargo, no existe un papel de trabajo o informe detallado de
las desviaciones que pudieran existir.
Sugerencias
• Informar al personal, los niveles jerárquicos que existen así como la distribución de funciones
que se debe de hacer en caso de faltar alguna persona.
• Realizar una tabla de comparaciones entre tiempos reales y estimados, que sirva de base para
analizar el porque de las desviaciones y realizar las correcciones correspondientes
Cancelaciones y Devoluciones de Material Utilizado
Conclusiones de la Revisión
382
Dentro de la revisión que se llevo acabo del proceso de cancelaciones y devoluciones de materiales se
detecto lo siguiente:
• Cuando se actualiza el sistema no se informa de manera oportuna a los empleados y eso puede
causar un mal manejo de la mercancía dentro del almacén, y podrían causar confusión.
• Hay mermas a la hora de devoluciones al almacén de materia prima debido a que éstas se dañan
al ser trasportadas para su reacomodo en dicho almacén. Esto debido a que la maquinaria que se
utiliza en esta área ya es un poco vieja y brinda un servicio inadecuado.
Soluciones
• Dar capacitación al todo el personal, cuando se realice la actualización de los sistemas en tiempo
y previo a su utilización. Así cómo aclarar dudas en el manejo de éstos en forma oportuna.
• Se sugiere comprar maquinaria nueva para sustituir aquellas que no están en condiciones de
funcionar como se debería. Dado que esto está afectando de manera continúa el traslado y
cuidado de las mercancías.
ALMACÉN DE ARTÍCULOS TERMINADOS
Procedimiento de recepción de Productos al almacén de producto terminado.
Conclusiones de la Revisión
Dentro de la revisión que se llevo acabo del proceso de salida del almacén de Producción en Proceso y la
entrada al almacén de Productos Terminados se detecto lo siguiente:
383
• Hay mermas a la hora de devoluciones al almacén de materia prima debido a que éstas se dañan
al ser trasportadas para su reacomodo en dicho almacén. Esto debido a que la maquinaria que se
utiliza en esta área ya es un poco vieja y brinda un servicio inadecuado.
• Los formatos de vales de entrada de mercancía al almacén que se encuentran cancelados en el
sistema, físicamente no se les pone un sello de cancelado y por lo tanto puede haber confusión a
la hora de revisar físicamente los vales.
Soluciones
• De igual manera que en el punto de Cancelaciones y Devoluciones se sugiere comprar
maquinaria nueva para sustituir las que no están en condiciones de funcionar como se debería.
Dado que esto está afectando de manera continúa el traslado y cuidado de las mercancías.
• Se debe de tener un mayor control físico de los veles de Entrada al Almacén de Productos
Terminados archivados, y poner sello de cancelados a los correspondientes para evitar
confusiones a la hora de la consulta de dichos papeles.
Procedimiento de Salida de Producto Terminada del Almacén
Conclusiones
• Con base en los procedimientos aplicados y a los resultados obtenidos, podemos concluir que el
proceso se realiza de manera razonable.
• El sistema Cinfo permite que el control de entradas y salidas de mercancías sea eficaz ya que se
actualiza permanentemente, sin embargo, se encontró una venta cancelada, la cual no está
debidamente soportada, ya que se requiere que se anexen fotocopias de la factura original y
replicas originadas por el sistema previo cotejo con los formatos originales.
Sugerencias
384
• Para mitigar está deficiencia, se sugiere se tener una mayor supervisión en el área de inventarios.
ALMACÉN GENERAL
Procedimiento para realizar el Inventario Físico
Conclusiones
• El proceso de toma de inventarios se consideró adecuado y cumplió con las medidas de seguridad
requeridas, además estuvo organizado de forma eficaz y no se encontraron diferencias relevantes
en el conteo de las mercancías.
• Existieron 3 casos de ubicaciones que no correspondían a las del listado.
• Los marbetes deben colocarse de forma consecutiva de acuerdo a la ubicación de artículos, sin
embargo encontramos algunos que no fueron colocados correctamente por lo que puede prestarse a
malos entendidos.
Sugerencias
• Proveer capacitación previa a la toma de inventarios al personal que realizará el conteo de
mercancías sobre cuál será el procedimiento, responsabilidades asignadas y manejo de
instrumentos como marbetes y formatos correspondientes a este procedimiento, con el fin de tener
una mejor organización y agilizar el conteo de los materiales.
• Respecto a las ubicaciones de artículos, se sugiere se asigne a un encargado de supervisar
Héctor Iván Rodríguez González Director del Departamento de
Auditoría Interna
385
E S P E C I A L I D A D E S Q U Í M I C A S M É X I C O , S . A . D E C . V . Á R E A : A U D I T O R Í A I N T E R N A J U N I O 2 0 0 6
PRIMER INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
6.10 INFORME FINAL DE LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO
386
}
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
AUDITORÍA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
DEL 16 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2006
México, D.F. a 30 de junio de 2006
Lic. Santiago Pulido
Director General
Especialidades Químicas México, S.A. de C.V.
Hemos estudiado, examinado y analizado el proceso de Inventarios de Especialidades Químicas México,
S.A. de C.V. por el periodo del 16 de enero al 30 de junio de 2006 El control interno aplicado para dicha
área es responsabilidad de la administración de la compañía. Mi responsabilidad consiste en expresar una
opinión sobre el mismo con base en mi auditoría.
Mi examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría interna aplicables a la Compañía, las
cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una
seguridad razonable de que el control interno es eficaz, y que la operación de la compañía es adecuada
para lograr lo objetivos, misión y metas planteados por la misma. La auditoría consiste en la revisión de
campo del marco general de la Compañía, con base en pruebas selectivas, del proceso de inventarios;
asimismo, incluye la evaluación del manual correspondiente elaborado por la compañía, así como de las
medidas de control interno efectuadas por la administración. Considero que mi examen proporciona una
base razonable para sustentar mi opinión.
La revisión, examen y conclusiones a que se refiere este informe fueron preparados en cumplimento con
el acta de asamblea extraordinaria número cinco con fecha 9 de Diciembre de 2005 mediante la cual, fue
creado el Departamento de Auditoría Interna y no para algún otro propósito; en consecuencia, el presente
informe no debe ser distribuidos a terceros.
387
En mi opinión, el control interno en el proceso de inventarios antes mencionado, es efectivo, en todos los
aspectos importantes con excepción del área de Almacén de Materias Primas así como los demás que se
incluyeron en la carta de sugerencias entregada por este departamento, por el periodo del 16 de enero al
30 de junio del año 2006
C.P. Héctor Iván Rodríguez González
Director del Departamento de Auditoría Interna
388
ESPECIALIDADES QUÍMICAS MÉXICO, S.A. DE C.V.
EVALUACIONES SOBRE LA REVISIÓN DEL PROCESO DE INVENTARIOS
AL 30 DE JUNIO DE 2005
Objetivo
El presente documento tiene como objetivo complementar y tener un mejor detalle de las conclusiones
obtenidas en el informe de auditoría, así como evaluar el área auditada aunado al proceso de revisión en
su conjunto.
Alcance.
Nuestra primera evaluación cubrió un análisis general de los procedimientos que se manejan en la
compañía, el cual se realizó en los meses de enero y febrero del año en curso, donde se hizo un estudio a
través de entrevistas con los directores de cada una de las áreas, aplicación de cuestionarios, análisis y
evaluación de manuales de políticas y procedimientos y un recorrido por toda la empresa con el fin de
verificar que estos últimos cumplen con los requisitos necesarios de control interno vigente en la
compañía.
Puntos de Evaluación
1. Control Interno General de la Compañía.
2. Proceso de Inventarios en la compañía.
(a) Materias Primas
(b) Producción en Proceso
(c) Productos Terminados
389
1.- CONTROL INTERNO GENERAL DE LA COMPAÑÍA
Como ya se mencionó anteriormente se hizo un análisis de los procedimientos de la compañía los cuales
se enlistan a continuación
1. Cierre de Estados Financieros
2. Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Compras y Cuentas por Pagar
4. Autorización para la adquisición de Activos Fijos y su Depreciación
5. Determinación de Inventario
6. Nóminas
7. Entradas de Efectivo
8. Estimación de cuentas incobrables
9. Movimientos de capital
10. Pensiones y Prima de Antigüedad
11. Manual de Participación de subsidiarias
12. Manual de Salidas de Efectivo
Derivado de nuestra revisión se determinó que el control interno general de la compañía es razonable, sin
embargo, por la magnitud de las operaciones y el tamaño de la compañía se decidió seccionar nuestra
revisión por procesos iniciando con Determinación de Inventario, puesto que este cuenta con tres
subprocesos en cada una de las tres plantas y como consecuencia se vuelve más complejo el manejo de
los mismos. La evaluación del proceso de inventarios se redacta en el punto 2 de la presente.
Es importante mencionar que los manuales de políticas y procedimientos son realizados por la compañía
y no se verifica si existe algunos requerimientos estándar para la elaboración de los mismos, por lo que se
sugirió al director general de la compañía Santiago Pulido la creación del departamento de Organización
y Métodos, quien tendría como objetivo revisar y estandarizar cada uno de los manuales, así como
verificar el cumplimiento de los mismos así como realizar cada semestre las adecuaciones
correspondientes.
390
2. EVALUACIÓN DEL PROCESO DE INVENTARIOS.
ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS
Se concluyó que el sub-proceso realizado en el Almacén de Materias Primas no es efectivo, debido a que
el personal del almacén no está cumpliendo con las instrucciones especificadas en el Manual de
Inventarios en su clave 1 “Procedimiento de recepción y entrega de materias primas”. Como puntos
relevantes que nos sirvieron de sustento para nuestra opinión están los siguientes:
a) En nuestra revisión encontramos que no se está soportando adecuadamente las Órdenes de
Producción que se utilizan para requerir materiales, como son copia de la factura del proveedor
que debe estar anexa al formato mencionado, lo que significa que el personal no está apegándose
a las instrucciones establecidas en el manual de inventarios, es por esto que se platicó con el
encargado de almacén de las tres plantas de la Compañía para sugerirles que se asignen tareas de
supervisión mensuales por parte de ellos hacia los responsables de reunir la documentación
necesaria para autorizar la entrada de materiales al Almacén de Materias Primas que deben
acompañar las órdenes de producción, quienes estuvieron de acuerdo. Se enviará a un auxiliar
del Departamento de Auditoría Interna a cada una de las plantas de la Compañía en un mes
posterior a la fecha de la presente con el fin de verificar que se lleve a cabo lo acordado.
b) Se detectó que las órdenes de producción del día 28 de marzo del año en curso, no cuentan con
la firma del almacenista responsable de esta tarea. Aunque los productos que ingresaron al
almacén están de acuerdo a lo requerido en estos formatos y no se afectó las existencias en
almacén, se comentó con los encargados de los almacenes así como con el director general de la
compañía, la solución de que se asignen en el manual de inventarios a 2 o 3 responsables de las
autorizaciones de recepción de mercancías, así como informar al personal de las plantas, con el
fin de que tengan un mayor control y no depender de la asistencia de sólo una persona
responsable. A la fecha del presente informe no se han observado acciones que respalden la
aceptación a nuestra sugerencia debido a que no se ha asignado al responsable para realizar
dicho cambio en el manual.
c) El personal de almacén encargado de la recepción de materiales, no requiere que estos empaques
se encuentren debidamente sellados. Esto se considera relevante debido a que no existe un
control definido en el manual de inventarios para verificar que el empaque de los materiales
cumpla con medidas de seguridad y como consecuencia el personal de almacén no realiza la
391
tarea de verificación y validación correspondiente. A la fecha del presente informe no se han
observado acciones que respalden la aceptación a nuestra sugerencia debido a que no se ha
asignado al responsable para realizar dicho cambio en el manual.
ALMACÉN DE PRODUCCIÓN EN PROCESO
Procedimiento para Controlar los Bienes en el Área de Producción en Proceso
El sub-proceso de Producción en Proceso es adecuado, eficiente y razonable en tiempo, manejo de
mercancías y elaboración de productos.
Lo anterior no resta importancia al hecho de que no existe un control específico para autorizaciones en
salidas al almacén de artículos terminados, es de suma importancia que se comunique al personal qué
personas son las que cuentan con las claves en el sistema Cinfo para autorizar el traslado al Almacén de
Artículos Terminados. Se encontró una respuesta satisfactoria a nuestra sugerencia en las plantas de
Atotonilquillo y Puebla donde los encargados entregaron un memo a los empleados de las plantas para
informar sobre los responsables asignados, está pendiente la planta de Tultitlan, donde se asignó a la C.
Mirna Díaz, auxiliar del Departamento de Auditoría de seguimiento.
En el caso de las desviaciones de tiempos de producción en planta, sólo encontramos 2 casos que por el
número de artículos y procesos no es relevante.
Cancelaciones y Devoluciones de Material Utilizado
Las deficiencias de mayor relevancia en la revisión de la Producción en Proceso son las siguientes:
1. La compañía no cuenta con la maquinaria adecuada para transportar la mercancía, causando
mermas en los productos.
2. El personal no cuenta con la capacitación necesaria para manejar los montacargas con los que se
realiza el traslado de mercancías.
392
3. Manejo de información deficiente de los supervisores a los subordinados sobre el avance en el
proceso de producción.
Las deficiencias señaladas en los puntos 1 y 2 no provocan un daño económico severo a la compañía y
aunque el número de mermas y desperdicios ocasionados es mínimo, el objetivo es que el proceso de
inventarios sea 100% efectivo y evitar al máximo pérdidas por lo que se platicó con la dirección general
de la compañía encontrando viable la solución de sustituir las unidades para transportar los materiales que
se encuentran dañadas o bien que su vida útil se ha extinguido con el fin de reducir las mermas en los
productos terminados, sin embargo, aún no ha sido aprobada esta decisión por el consejo de
administración de la compañía. Respecto a las deficiencias que competen al personal, se sugiere se
capacite al personal en el manejo de maquinaria así como
Respecto al punto 2 durante el periodo de nuestra revisión no se encontraron casos reales sobre retrasos
en producción como consecuencia de esta deficiencia debido a que los subordinados tienen tareas
específicas asignadas, sin embargo, se espera que el control interno sea 100% eficiente, por lo que se
comentó el día 2 de junio con los encargados de este almacén en las 3 plantas quienes tomaran las
medidas correspondientes para evitar riesgos.
ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS
Evaluamos que el subproceso de Almacén de Productos Terminados es eficiente y cuenta con resultados
satisfactorios para la compañía debido a que no hubo hallazgos de retrasos en la entrega de artículos al
área de ventas con lo que los clientes de la compañía cuentan con nuestros productos de forma oportuna,
y antes de enviarlos al cliente se verifica que los productos reúnen los requisitos indispensables para
cubrir las necesidades de los clientes de la compañía.
No obstante, es importante señalar que los formatos de vales de entrada de mercancía al almacén que se
encuentran cancelados en el sistema no se les pone un sello de cancelado y por lo tanto puede haber
confusión a la hora de revisarlos físicamente, dentro del periodo de nuestra revisión no existieron casos de
malos manejos de estos formatos, sin embargo, se evalúo en conjunto con los encargados de los
almacenes que esta medida de seguridad es indispensable para lograr un control interno 100% eficiente.
Se verificó en una visita a las instalaciones, que estos formatos ya contaban con el sello de cancelado
hasta la fecha de la misma.
393
Así como en el caso de Producción en Proceso, se platicó con la dirección general de la compañía
encontrando viable la solución de sustituir las unidades para transportar los materiales que se encuentran
dañadas o bien que su vida útil se ha extinguido, teniendo respuesta una respuesta semejante.
ALMACÉN GENERAL
Procedimiento de toma de inventarios
Este procedimiento se encontró efectivo debido a que se apega al manual de inventarios de la compañía,
al instructivo asignado y se realiza de forma organizada además de que se lleva a cabo cada 6 meses por
lo que el control es alto. Además durante este procedimiento pudimos observar que el personal de las
plantas cuenta con identificaciones de la compañía con fotografía, nombre y área a la que pertenece, con
lo que se cumple con la medida de seguridad en salvaguarda de materiales.
Aunado a lo anterior se verificó satisfactoriamente que
(1) El inventario existe físicamente,
(2) Las cantidades declaradas representan razonablemente las cantidades reales en existencia a la
fecha de la observación, y
(3) el inventario se encuentra en una condición útil y vendible.
Proceso de destrucción de mercancías del 18 al 20 de mayo de 2006
Durante el proceso de revisión del proceso de inventarios, la compañía nos informó sobre la destrucción
de inventarios que estaban obsoletos y/o maltratados, por lo que nuestro departamento envió a un
representante para validar que los artículos destinados a destrucción realmente ya no reunieran las
características para ser vendibles, obteniendo un resultado satisfactorio, el proceso se realizó bajo estrictas
medidas de seguridad y es importante mencionar que Especialidades Químicas contrató a un proveedor
para realizar la descomposición de los componentes químicos con el fin de que fuesen inutilizables.
394
Aspectos Generales
Resulta relevante el hecho de que los formatos de Orden de Producción, Vales de Entrada, Vales de
Salida, Vales de Devolución y Órdenes de venta contienen la columna de Precio Unitario de los
productos, esto implica el riesgo de malos manejos por parte de los almacenistas, recomendamos que se
configure el sistema Cinfo de tal forma que existan claves de acceso a este tipo de información a la que
únicamente deberán tener acceso los departamentos de Contabilidad y Ventas.
Se detectó en nuestras revisiones cada uno de los almacenes y en la toma física de inventarios que el
personal reclutado para ésta área no cuenta con la capacitación adecuada en el manejo de mercancías, esta
deficiencia no ha tenido consecuencias relevantes debido a que el personal de las plantas es supervisado
por los encargados de los almacenes, se comentó con la dirección general de la compañía sobre cursos de
capacitación al personal, encontrando viable esta solución para minimizar el riesgo de mermas y
productos dañados. El consejo de administración de la compañía ya autorizó la capacitación, sin embargo
los encargados de las plantas nos comentaron que aún no se ha establecido la fecha ni lugar donde se
realizará este procedimiento.
Comentamos con el director de la compañía sobre nuestra propuesta de afianzar al personal incluyendo
los Almacenes de Producción en Proceso y Productos Terminados, que manejan los inventarios son el fin
de que se cubra el riesgo de posibles daños causados en los inventarios de la compañía o bien, casos de
robo, quien estuvo de acuerdo, sin embargo, aún no ha sido aprobada por el consejo de administración,
por lo que se asignó al Supervisor de Auditoría Interna le dé el seguimiento correspondiente.
CONCLUSIONES:
Basado en los resultados de nuestras pruebas y observaciones al inventario físico, en mi opinión la
documentación de la Compañía representa razonablemente las cantidades realmente en existencia, así
como los artículos que lo conforman son utilizables y vendibles
395
Derivado del examen realizado al proceso de inventarios por el periodo del 1 de enero al 30 de junio de
2005, se concluye que el proceso de inventarios en la compañía Especialidades Químicas México, S.A. de
C.V. es efectivo y razonable de acuerdo al control interno vigente por ese periodo y cumple
razonablemente con los objetivos planteados por la compañía.
C.P. Héctor Iván Rodríguez González
Director del Departamento de Auditoría Interna
491
CONCLUSIONES
En la realización del trabajo pudimos percatarnos de que existen diversas metodologías para llevar a cabo el
trabajo de Auditoría Interna y que no se tiene establecido cuál es la mejor, esto depende de la experiencia y
suspicacia del auditor.
También se aprecia que un tipo de Auditoría Administrativa y/u Operacional es más laboriosa y a mayor
detalle que una de tipo fiscal o financiera ya que no se trata de evaluar cifras en estados financieros, por el
contrario, se evalúan procesos que se realizan dentro de una organización y las personas que los llevan cabo.
Es importante mencionar que el trabajo del auditor no sólo se limita a realizar todo un estudio sobre la entidad
y determinar deficiencias y no concluye con emitir una opinión y dar recomendaciones o sugerencias, el
auditor debe dar seguimiento para verificar que efectivamente se están adoptando medidas de corrección.
Este trabajo nos da la certeza de que cada integrante sabrá aprovechas lo aprendido en este proyecto para su
desarrollo profesional.
492
BIBLIOGRAFÍA
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• SANTILLANA, González Juan Ramón, Auditoría Interna Integral Administrativa Operacional y
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