TEMA 7

TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

INDICE

1. ¿Cómo redactar una carta?2. Cartas relacionadas con el proceso

de compras3. Cuando el vendedor responde a una

solicitud.4. Casos de conflictos5. Cartas relacionadas con el proceso

de cobro.6. Las ofertas y ventas por correo.

1. ¿Cómo redactar una carta?

Hay que seguir unos pasos previos:• Recopilación de información.• Determinar el objetivo de la carta.• Documentarse sobre el

destinatario.• Definir los puntos a tratar.• Depurar y organizar las ideas.

El orden más adecuado para redactar una carta.

Introducción Exposición Conclusión

Como deben ser las cartas

No debenser aburridas

Tener un buen final

2. Cartas relacionadas con el proceso de compras

Cartas previas a la compra

· Solicitud de la información.

· Solicitud de presupuesto

· Carta-pedido

· Carta con pedido anexo.

Los pedidos pueden ser efectuados de varias formas:

· Directamente.

· Por teléfono.

· Con una carta.Carta – Pedido

Pedido adjunto

Solicitud de información.

Dejar bien claro

· Datos que solicitamos· Por qué necesitamos la información

Información necesaria antes de la primera compra

· Formas de suministro: tipos de envase, modo de transporte, plazos de envío.· Condiciones de ventas: precios, descuentos.· Condiciones de cobro: formas de pago y plazos.

Solicitud de presupuesto

Información necesaria para elaborar un presupuesto

· Identificación de la copra: articulo, referencia.· Cantidad.· Fecha de la compra.· Forma o modo de envío.

· Forma y plazo de pago.· Otros: Si se van a realizar compras periódicas, si es necesario un embalaje o un acondicionamiento especial.

Carta – Pedido y pedido anexo

La Carta – Pedido.

Dejar bien claro en la carta - pedido

· Cantidad y clase de artículo.· Caracteristicas (color, tamaño…)· Precio.

· Forma de envío.· Plazos de entrega.· Condiciones de pago.

Pedido anexo

Los detalles de la mercancía van detallados en un documento adjunto.

3. Cuando el vendedor responde a una solicitud.

· Respuestas para facilitar información.· Aceptación de un pedido.

· Anuncio de envío.· Cuando el envío no es posible.

4. Casos de conflicto

Situaciones que pueden plantearse.· El vendedor se retrasa del envío.· La mercancía enviada no es la solicitada.· Faltan algunos artículos.· Los productos llegan en mal estado.· Los productos no responden a la calidad ofrecida

· El servicio ha sido malo.· El cliente ha recibido un trato inadecuado.· Hay errores en facturas o en los albaranes.· Cualquier otro incidente que deje al cliente insatisfecho o molesto.

5. Cartas relacionadas con el proceso de cobro.

Normas a seguir en las cartas de cobro.

· Cuando se mencione una cantidad monetaria, escribiremos la cantidad en cifras, y la repetimos en letras mayúsculas, entre paréntesis, expresando la moneda a la que se refiere.· Si hablamos de plazos, vencimientos, números de facturas… también en estos casos, para evitar malos entendimientos, deberán quedar claros los datos.

178,21€ (CIENTO SETENTA Y OCHO EUROS CON VEINTIÚN CÉNTIMOS.

6. Las ofertas y ventas por correos.

Tienen como objetivo conseguir que el destinatario responda favorablemente a la oferta. Motivos:

· Para presentar un nuevo producto o servicio a los clientes habituales.

· Para realizar alguna oferta especial a los clientes.· Para presentar los productos o servicios

a personas con las que no se tienen relaciones comerciales, y así ampliar la clientela.

· Cualquier otro.

Como conseguir que estas cartas se lean.

Errores frecuentes. Reacción del lector de la carta.

Enredar al lector con un texto interminable.

Se aburrirá

Utilizar una exposición demasiado técnica.

No entenderá el mensaje.

Exagerar las ventas del producto Desconfiará del producto

Tratar con menosprecio los productos de la competencia

Desconfiará de nosotros

Humillar al destinatario Quedará herido en su amor propio.

Video para poder realizar una carta comercial:

Video

FIN