tablas dinÁmicas en excel

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Tablas dinámicas en Excel 1 TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información. 1. ¿Qué es una tabla dinámica? 2. Funcionamiento de las tablas dinámicas 3. Cómo crear una tabla dinámica 4. Partes de una tabla dinámica 5. Dar formato a una tabla dinámica 6. Formato de valores en una tabla dinámica 7. Filtrar una tabla dinámica 8. Segmentación de datos en tablas dinámicas 9. Modificar campos de una tabla dinámica 10. Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica 11. Crear un gráfico dinámico 12. Mover un gráfico dinámico 13. Cambiar origen de datos de una tabla dinámica Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés (pivot tables). ¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

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Tablas dinámicas en Excel

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TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información.

1. ¿Qué es una tabla dinámica? 2. Funcionamiento de las tablas dinámicas 3. Cómo crear una tabla dinámica 4. Partes de una tabla dinámica 5. Dar formato a una tabla dinámica 6. Formato de valores en una tabla dinámica 7. Filtrar una tabla dinámica 8. Segmentación de datos en tablas dinámicas 9. Modificar campos de una tabla dinámica 10. Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica 11. Crear un gráfico dinámico 12. Mover un gráfico dinámico 13. Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés (pivot tables).

¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

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Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.

A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

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Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

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Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

En la siguiente publicación tomaremos este mismo ejemplo pero ahora haciéndolo con Excel para dejar claro el concepto.

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Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

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Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

Partes de una tabla dinámica

Una vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

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Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.

Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

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Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.

Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.

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Formato de valores en una tabla dinámica

En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:

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Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

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Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

Segmentación de datos en tablas dinámicas

La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.

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Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

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Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.

Modificar campos de una tabla dinámica

Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo arrastrar los nuevos campos.

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Lista de campos de una tabla dinámica

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinámica

Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

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Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.

Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

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Nuevo campo en una tabla dinámica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.

Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:

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En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Máx. Obtiene el valor numérico más alto. Mín. Obtiene el valor numérico más bajo. Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe

algún campo de texto será ignorado. Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico. Desvest. Obtiene la desviación estándar. Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en función de la población.

Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.

Crear un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

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Cómo crear un gráfico dinámico en Excel

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir

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Mover un gráfico dinámico

Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formato personalizado.

Mover un gráfico dinámico a otra hoja

Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja donde será colocado.

Modificar el estilo de un gráfico dinámico

Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:

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Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.

Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual te permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.

Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has especificado.

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Consolidar datos en Excel con tablas dinámicas

Frecuentemente necesitamos consolidar datos en Excel pero la técnica que utilicemos depende mucho del tipo de consolidación a realizar así como la manera en como se encuentre las fuentes de datos.

En esta ocasión mostraré la técnica de consolidación de datos en Excel con tablas dinámicas. Este método no solamente consolidará los datos sino que tendrás un reporte flexible al mismo tiempo sin mayor esfuerzo.

Consolidar datos en Excel

Para este ejemplo, tengo tres hojas de Excel. Cada una de las hojas tiene las ventas de los tres vendedores en la empresa en los primeros 2 meses del año.

El reporte que necesito realizar es sobre las ventas del mes de enero y febrero. Para iniciar debo abrir el Asistente para tablas y gráficos dinámicos con el atajo de teclado ALT+T+B.

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Seleccionamos la opción Rangos de consolidación múltiples y también la opción Tabla dinámica. Al pulsar el botón siguiente deberé seleccionar la opción Crear un solo campo de página.

En el siguiente paso deberás agregar los rangos de cada una de las tablas en las diferentes hojas de Excel:

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Finalmente hago clic en Siguiente y en el último paso selecciono la opción Hoja de cálculo nueva que significa que Excel creará una nueva hoja en mi libro donde pondrá el resultado. A continuación puedes ver los datos consolidados:

Puedes dar el detalle final a esta tabla dinámica aplicando un formato de número a las celdas.

Filtro de tabla dinámica

Adicionalmente podrás observar que el filtro de la tabla dinámica tiene las opciones Elemento1, Elemento2 y Elemento3.

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Cada opción corresponde a una de las hojas que hemos consolidado, de manera que si selecciono la opción Elemento1 observaré en la tabla dinámica los resultados de venta de la Hoja1 que corresponden a Hugo:

Hemos visto la técnica para consolidar datos en Excel con tablas dinámicas. Existen otras técnicas que he descrito en artículos anteriores y que puedes encontrar en los vínculos de abajo.

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Agrupar por fechas una tabla dinámica

Podemos agrupar por fechas una tabla dinámica con tan solo seguir algunos pasos

sencillos. Supongamos que tengo una tabla de datos que contiene las ventas de diciembre

del 2011 y de enero del 2012 de la siguiente manera:

Después de crear una tabla dinámica basada en este rango de datos obtenemos el siguiente

resultado:

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Los datos en la tabla dinámica se ven exactamente igual que el rango de datos origen

porque no hemos agrupado por fechas.

Agrupar por fechas una tabla dinámica

Para agrupar por fechas una tabla dinámica debemos hacer clic derecho en cualquier

celda de la columna de fechas y seleccionar la opción de menú Agrupar. Se mostrará el

cuadro de diálogo Agrupar.

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En este cuadro de diálogo debes seleccionar las opciones Meses y Años de manera que la

tabla dinámica haga una clara distinción entre los meses de 2011 y 2012. Al pulsar el botón

Aceptar tendremos los datos agrupados por fecha.

Para desagrupar los datos debemos hacer clic derecho sobre una celda de la columna de

fechas y seleccionar la opción Desagrupar.

Campos calculados en tabla dinámica

Las tablas dinámicas nos permiten hacer uso de campos calculados los cuales son

columnas que obtienen su valor de la operación realizada entre algunas de las otras

columnas existentes en la tabla dinámica.

Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las ventas de

nuestros productos para el año pasado.

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Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico de ventas

para el próximo año y el cual hemos estimado que tendrá un crecimiento del 4%. Esta

nueva columna la podemos agregar como un campo calculado a la tabla dinámica de la

siguiente manera.

Dentro del título Herramientas de tabla dinámica selecciona la ficha Opciones y

posteriormente el botón Cálculos el cual desplegará varias opciones y deberás seleccionar

Campos, elementos y conjuntos para finalmente seleccionar la opción Campo calculado.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo calculado en donde podremos

especificar un Nombre para nuestro campo.

Además del nombre del campo debemos especificar la Fórmula que Excel utilizará para

realizar el cálculo de la nueva columna. Puede observar un recuadro donde aparecen

enlistados todos los Campos de la tabla dinámica de manera que al seleccionar alguno de

ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su nombre en la fórmula. Una vez

que hayas terminado de configurar el nuevo campo calculado pulsa el botón Aceptar y

Excel insertará el campo.

Al actualizar los datos de la tabla dinámica los campos calculados reflejarán

automáticamente los nuevos cálculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva

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columna que ha sido creada realizando operaciones con los campos existentes de una tabla

dinámica.

Ocultar subtotales en tabla dinámica

De manera predeterminada, una tabla dinámica muestra subtotales al anidar varios niveles.

Es probables que en ciertas ocasiones prefieras ocultar estos subtotales y en esta ocasión te

mostraré lo simple que es hacerlo.

En la imagen superior puedes visualizar los subtotales de una tabla dinámica. Para poder

ocultar esta información, en el área de filas de la tabla dinámica, debes hacer clic sobre la

etiqueta de la fila o columna que contiene los subtotales que deseas remover.

Debes seleccionar la opción de menú Configuración de campo y se mostrará el cuadro de

diálogo siguiente:

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Dentro del cuadro de diálogo Configuración de campo deberás seleccionar la opción

Ninguno y pulsar el botón Aceptar de manera que los subtotales sean removidos de la tabla

dinámica. El resultado será el siguiente:

Formato de números en tabla dinámica

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Cuando creamos una tabla dinámica con valores numéricos siempre aparecen con un

formato de tipo General. Debemos utilizar el método adecuado para dar formato a las

celdas de una tabla dinámica para evitar re-trabajo.

El método menos adecuado

Por supuesto que una manera de dar formato a los números de una tabla dinámica es

seleccionar las celdas y aplicar directamente el formato utilizando los botones de la cinta de

opciones.

Sin embargo existe un inconveniente con este método. Si por alguna razón necesitamos

agregar nueva información a nuestra tabla dinámica, las nuevas celdas insertadas no

tendrán el mismo formato que hemos aplicado al resto de las celdas.

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El mejor método para aplicar formato

Para evitar cualquier re-trabajo en el formato de las celdas de nuestra tabla dinámica lo

mejor es utilizar la opción de menú Formato de número que aparece al hacer clic derecho

sobre alguna de las celdas de nuestra tabla dinámica:

Esta opción abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en donde podremos especificar

el formato adecuado para nuestros datos numéricos.

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Lo mejor de utilizar este método es que el formato que seleccionemos será aplicado de la

misma manera a todas las nuevas celdas que agreguemos a nuestra tabla dinámica sin

necesidad de repetir este procedimiento.

Y como casi todo en Excel, existe un método alterno para aplicar formato a las celdas de

valores el cual revisamos en una publicación anterior: Aplicar formato a los valores de una

tabla dinámica. Revisa el método alterno y elige el que te sea más facil de aplicar.