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Tablas Dinámicas en Excel 2010
Ing. Maynor Reynado
El presente instructivo esta diseñado para la compresión fácil y práctica sobre la creación de informes con tablas dinámicas en Excel 2010, de tal manera que su alcance inicia desde la comprensión esquemática del funcionamiento de estas hasta el desarrollo de un caso práctico paso a paso; de tal
TABLAS DINAMINCAS.
Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables,
son una herramienta para análisis de bases de datos (BD).
Se encargan de resumir y ordenar la información
contenida en la BD.
Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de
la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos
o columnas, ayudan a visualizar únicamente la
información relevante, con lo que el análisis se torna más
sencillo. Las pivot tables están basadas en dos conceptos:
sumarización y rotación:
SUMARIZACION: Se refiere a la capacidad de resumir
datos del mismo tipo y con los mismos atributos.
Sumarización.
ROTACION: Es la posibilidad de colocar, quitar y
mover cualquier cantidad de campos en cualquier
posición que se requiera siempre y cuando estos campos
estén contenidos en la base de datos.
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FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS
DINAMICAS.
Las tablas dinámicas permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la
información que necesitamos. En esta ocasión explicaré
el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene
mucha información sobre las ventas de la compañía entre
las cuales se encuentra una columna con los productos de
la empresa, también la ciudad donde se vende y las
ventas correspondientes para cada ciudad.
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Te han solicitado un reporte con el total de ventas por
ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que
necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y
sumar las ventas de cada producto para obtener el
reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar
una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.
Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación
entre diferentes columnas de una tabla. Puedes
imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos
de nuestra tabla de datos que vamos a comparar.
Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinámica:
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Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra
tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es
decir, colocará los valores únicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo
para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos
que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:
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Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los
productos y para cada combinación obtendrás el total de
ventas.
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EJERCICIO PRACTICO PASO A PASO.
1. Abrimos el archivo de trabajo TD.xlsx y nos
ubicamos en la hoja P1
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2. Dar clic en la Ficha de Insertar y luego Clic en el icono de Tabla Dinámica y se despliega dos opciones:
a. Tabla dinámicab. Grafico Dinámico
3. Dar clic en la opción de “Tabla dinámica”
4. Se despliega la ventana de creación de tabla dinámica con las siguientes opciones
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a. Seleccione una tabla o rango: Permite seleccionar manualmente el rango de tabla que se va dinamizar.
b. Utilice una fuente de datos externa: Cuando el origen de datos es una base de datos diferente de Excel.
c. Nueva hoja de cálculo: El destino del informe de la tabla dinámica es una hoja nueva.
d. Hoja de cálculo existente: Define el destino de la tabla dinámica en la misma hoja de la tabla de origen.
5. Clic en el icono de Contraer Dialogo
6. Clic sostenido en la celda A1 (producto)
arrastramos hasta la celda E29 (ultimo valor de
ventas)
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7. Clic en el icono de Expandir Dialogo y con la
ventana desplegada damos clic en el botón
aceptar.
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8. En una hoja nueva nos despliega la lista de
campos, las opciones de diseño y en el espacio
de trabajo se va dibujando la tabla dinámica
según nosotros vamos moviendo los campos en
las diferentes áreas.
Filtro de informe: En esta área se colocan los
campos en los cuales nosotros queramos realizar
algún tipo de filtro
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Etiqueta de columnas: En esta área se colocan
los campos que queremos que listen su
información en forma vertical.
Etiqueta de Filas: En esta área se colocan los
campos que queremos que listen su información
en forma horizontal.
Valores: En esta área se colocan los campos que
queremos que efectúen una función, cruzando los
datos de las columnas con las filas obteniendo
los totales para cada una de las etiquetas
9. Para el ejercicio vamos a seleccionar solo 3
campos, el de producto, estado y ventas y lo
vamos a ubicar de la siguiente forma.
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Obtendremos el siguiente resultado:
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