TABLAS DINAMICAS EN EXCEL 2007

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,

representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque

nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o

no los datos origen, etc...

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos (que veremos más adelante).

Supongamos que tenemos una colección de

datos de los artículos del almacén con el

número de referencia y el mes de compra,

además sabemos la cantidad comprada y el

importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de

estos datos para poder examinar mejor las

ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y

hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic en

la flecha al pie del botón para crear un

gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se

encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una

hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a

participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos

listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el

campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la

sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el

campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona

arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi

esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero

con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el

rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista

asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

EJEMPLO ILUSTRADO: Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran

los datos del 1º trimestre del año.

A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle

de cuantas se vendieron de cada una.

Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad

de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se

ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro

rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos

de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los

rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte superior en

forma de botones.

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos

que tienen valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores".

Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar , pues bien, es justamente

seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el próximo paso

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

Si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total,

tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla

Luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho más el jugo a esta

herramienta.

Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos

que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de

tabla dinámica"

Se ve que en los rectángulos, más precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón

VENDEDOR en forma simultánea a la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al

rectángulo "Rótulo de columna"

Y la tabla queda como la que esta abajo, luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.

Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.

Para hacer lo, verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA

Y se genera la tabla

Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes,

máximos, mínimo y otras más que iremos viendo.

Podemos preguntarnos cuál fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en

una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú

emergente

En el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel también

llamado "Configuración de campo de valor"

En el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx y luego de

aceptar, la tabla se transforma en

Que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma

adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil (verificar con la tabla de partida o tabla base). Este

resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos

aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo.

EJERCICIOS

Ejercicio 1:

Crear una tabla dinámica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuántas horas hemos

empleado en repararlo y el desembolso realizado.

1 Ir a la pestaña Insertar.

2 Haz clic en el botón Tabla dinámica.

3 Selecciona la opción Seleccione una tabla o rango y selecciona el rango de celdas A1:F13.

4 Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo y pulsa Aceptar.

5 Arrastra el campo MES a la zona .

6 Arrastra el campo Nº COCHE a la zona .

7 Arrastra el campo HORAS a la zona de .

8 Arrastra el campo TOTAL a la zona de .

9 Haz clic en la flecha a la derecha de Valores en el área de y selecciona Mover a rótulos de

fila en el menú contextual.

Ejercicio 2:

Realice las dos tablas dinámicas que se muestran anteriormente en una misma hoja de cálculo.

Ejercicio 3:

Empleado Proyecto Fecha Horas

Rodríguez Contaplus Elite 22/06/1998 9,5

Pérez Contaplus Elite 22/06/1998 3,6

Roig Nómina Plus 23/06/1998 5,5

Pérez Factplus 24/06/1998 8

Rodríguez Nómina Plus 23/06/1998 4

Rodríguez Factplus 26/06/1998 10

Roig Contaplus Elite 25/06/1998 4

Pérez Factplus 26/06/1998 7

Roig Contaplus Elite 25/06/1998 6,5

El campo Empleado en la sección FILTRO DE INFORME El campo Proyecto en la sección ROTULOS DE FILA El campo Fecha en la sección ROTULOS DE COLUMNA El campo Horas (que contiene los valores que queremos sumar) en la sección VALORES, aceptando la

función de SUMA que Excel propone por defecto.

TAREA EXTERNA: Descargue los siguientes libros de Excel y realice las tablas

dinámicas que se le piden (haciendo clic sobre cada enlace).

De ser posible, su trabajo súbalo en un archivo comprimido al

grupo (todos sus libros de trabajo dentro de una carpeta y esa

comprimirla) y colóquele como nombre al comprimido TABLAS

DINAMICAS DE (su nombre):

Base de Datos 1

Base de Datos 2

Base de Datos 3

¿Cómo hacer un archivo comprimido?

http://es.slideshare.net/ESCM1990/creando-archivos-comprimidos