como elaborar tablas dinamicas en excel

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237 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Semana 10 Presentación E n esta sesión revisaremos cómo se pueden insertar gráficos e imágenes en las hojas de cálculo que se elaboren de acuerdo con los datos que éstas con- tienen. Asimismo, revisaremos cómo se importan datos de otras aplicaciones (como de Word), la creación y el trabajo de tablas dinámicas, y algunas otras funciones como los macros. Objetivos específicos El alumno identificará los elementos más importantes de la estructura y funcio- namiento de Excel. El alumno describirá el uso de las aplicaciones disponibles en Excel. El alumno aplicará el uso de los diferentes componentes de Excel en la vida práctica. VI.4 Gráficos e imágenes VI.5 Importar datos a Excel ® VI.6 Tablas dinámicas VI.7 Otras funciones I. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Tema y subtemas VI

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MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Sem

    ana

    10 Presentacin

    En esta sesin revisaremos cmo se pueden insertar grficos e imgenes en las hojas de clculo que se elaboren de acuerdo con los datos que stas con-tienen. Asimismo, revisaremos cmo se importan datos de otras aplicaciones (como de Word), la creacin y el trabajo de tablas dinmicas, y algunas otras funciones como los macros.

    Objetivos especficos

    El alumno identificar los elementos ms importantes de la estructura y funcio-namiento de Excel.El alumno describir el uso de las aplicaciones disponibles en Excel.El alumno aplicar el uso de los diferentes componentes de Excel en la vida prctica.

    VI.4 Grficos e imgenes

    VI.5 Importar datos a Excel

    VI.6 Tablas dinmicas

    VI.7 Otras funciones

    I. Hojas de clculo (Microsoft Excel)

    Tema y subtemas

    VI

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    VI.4 Grficos e imgenes

    Un grfico es la representacin visual de los datos de una hoja de clculo que facilita su interpretacin. Sin duda, un grfico dice ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Al insertarse un grfico en Excel se puede establecer hacer como:

    Grfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto.Hoja de grfico aadida a una hoja exclusiva para el grfico (en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto).

    De igual manera, se puede crear un grfico de forma manual o con la ayuda del Asistente.

    Crear grficos por el usuario

    Antes de insertar un grfico debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Grfico. Para acceder a la misma, debemos ejecutar men Ver > Barras de herramientas > Grfico (imagen 1).

    Imagen 1

    Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de grfico , que permite seleccionar alguno de los tipos disponibles (imagen 2).

    Para insertar un grfico por este mtodo, ser necesario tener datos registra-dos en las celdas. Para convertirlos se deben seguir estos pasos:

    Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.Pulsar el icono Tipo de grfico de la barra de Grfico.Seleccionar el tipo de grfico.

    En la imagen 3 se observan las celdas seleccionadas, la barra de Grficos y el grfico creado despus de ejecutar los pasos descritos.

    Creando grficos por el usuario

    Definicin de grfico

    Imagen 2

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Crear grficos con el Asistente

    Excel dispone de un Asistente que gua la creacin de grficos de forma fcil. Los pasos para crear un grfico con el Asistente son:

    Seleccionar los datos a representar en el grfico.Ejecutar el men Insertar > Grfico, o bien pulsar sobre el icono Gr-fico de la barra de herramientas. En ambos casos, se desplegar el Asistente de Grficos en su primer paso (imagen 4).

    Imagen 4

    Paso 1: Tipo de Grfico

    En esta pantalla se tienen varias opciones:

    Elegir el tipo de grfico.1. En la pestaa Tipos estndar estn los tipos ms comunes.En la pestaa Tipos personalizados hay otros.

    Elegir un subtipo. En el recuadro de la derecha se muestran varios subti-2. pos (en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin del grfico seleccionado; de igual manera, se pueden previsualizar los grfi-cos si se mantiene presionado el botn Presionar para ver muestra).

    Utilizando el Asistente para crear grficos

    Paso 1. Tipo de Grafico

    Imagen 3

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    En todos los pasos del asistente, dispone de cuatro botones para dirigir 3. la creacin del grfico: Cancelar: para no realizar el grfico. Atrs: para ir al paso anterior del asistente. Siguiente: para ir al paso siguiente del asistente (en este caso aparece-

    r el segundo paso del asistente Datos de origen). Finalizar: para salir del asistente, creando el grfico con las opciones

    que tiene por defecto.

    Paso 2: Datos de origen

    En este paso (imagen 5) se definen los datos que aparecern en el grfico. Dispo-ne de dos fichas: Rango de datos y Serie. En el recuadro Rango de datos apa-rece el rango de celdas seleccionado antes de entrar en el asistente. Si ste ltimo se realiz correctamente, no ser necesario modificarlo pero, en caso contrario, al hacer clic sobre el botn el Asistente se convierte en una barra ms pequea y se podr rectificar el rango haciendo una nueva seleccin. Para regresar al asis-tente se debe pulsar el botn .

    Imagen 5

    Seleccionar la opcin 1. Filas o Columnas dependiendo de cmo estn organizadas en la hoja de clculo cada serie de datos. Hacer clic sobre la ficha 2. Serie para completar la informacin.En el recuadro 3. Serie aparecer cada serie de datos representada en nues-tro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., (imagen 6).

    En Serie, se colocar el nombre de cada columna representada por un color y un nombre. Para cambiarlo se debe seleccionar la serie y escri-bir el ttulo en el recuadro Nombre. Si ste se encuentra en alguna celda de la hoja de clculo, sera aconsejable indicar la celda donde se encuen-tra utilizando el botn del recuadro. En el recuadro 4. Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Si es necesario aadir o eliminar alguna serie de datos, se puede reali-5. zaar utilizando el botn Agregar o Quitar, respectivamente.

    Paso 2. Datos de origen

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    El recuadro 6. Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle un nom-bre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco, utili-zar los valores por defecto, es decir, 1, 2, 3. Para asignar un nombre se pueden utilizar las celdas de la hoja de clculo 7. mediante el botn , o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro y separando cada uno de ellos por punto y coma (;). Esta op-cin puede variar dependiendo del tipo de grfico.

    Paso 3: Opciones de grfico

    En este paso se definen varios aspectos del grfico (imagen 7):

    Pestaa Ttulos1. (imagen 8).En Ttulo del grfico el nombre aparecer en la parte superior de ste. En el recuadro Eje de categoras (X), se asigna el ttulo al eje de abs-cisas (eje horizontal). En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el ttulo al eje de ordena-da (eje vertical).

    Paso 3. Opciones de grfico

    Caractersticas de la pestaa Ttulos

    Imagen 6

    Imagen 7

    Imagen 8

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Pestaa Eje2. (imagen 9). Esta opcin permite visualizar los datos de los ejes X y Y.

    Imagen 9

    Pestaa Lneas de divisin3. (imagen 10). Las lneas de divisin se utilizan para clarificar la posicin de los marcadores de datos respec-to a las escalas de los ejes. stas pueden ser horizontales y verticales. Las lneas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales. Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin secundarias.

    Imagen 10

    Pestaa Leyenda4. (imagen 11). sta se utiliza para nombrar los datos mos-trados en el eje. Es posible establecer alguna de las siguientes opciones:

    Mostrar leyenda (en caso contrario, se debe desactivar la casilla). Elegir la Ubicacin (se debe marcar la opcin deseada).

    Imagen 11

    Caractersticas de la pestaa Eje

    Caractersticas de la pestaa Lneas

    de divisin

    Caractersticas de la pestaa Leyenda

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Pestaa Rtulos de datos5. (imagen 12). Se pueden asignar varios mar-cadores a los datos de nuestro grfico, ubicndolo en la parte superior de cada barra representada. Para definir los rtulos se debe:

    Seleccionar el tipo de rtulo deseado. Activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca el color de la serie representada junto con el rtulo.

    Imagen 12

    Pestaa Tabla de datos6. (imagen 13). Segn el tipo de grfico, se puede anexar la tabla de datos a ste sealando los valores con los cuales se for-mul el grfico. Para ello, se debe:

    Activar la casilla Mostrar tabla de datos.

    Imagen 13

    Al concluir la configuracin de las diferentes pestaas de Opciones de grfico, se pulsa el botn Siguiente para completar el asistente para grficos.

    Paso 4: Ubicacin del grfico

    Este paso permite decidir la ubicacin del grfico (imagen 14). La opcin En una hoja nueva ubica al grfico en una hoja del libro de trabajo distinta a la de los datos, a continuacin podrs nombrar la nueva hoja. La opcin Como objeto ubica el grfico junto con los datos de la hoja de clculo. Puedes elegir en cul hoja situarlo. Haz clic en el botn Finalizar para terminar el grfico.

    Paso 4: Ubicacin del grfico

    Caractersticas de la pestaa Rtulos de datos

    Caractersticas de la pestaa Tabla de datos

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Imagen 14

    Cambiando las caractersticas del grfico

    Para modificar las caractersticas del grfico es necesario que est seleccionado. Al hacerlo aparecer remarcado con un cuadro, y con unos indicadores en cada esquina y un punto medio de cada borde.

    Cambiar la posicin de un grfico1. . Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo:

    Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre l para que el puntero del ratn se convierta en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. Arrastra el grfico mientras mantienes pulsado el botn derecho del ratn.

    Cambiar el tamao de un grfico2. .

    Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si quisiera cambiar el tamao de una ventana). El puntero del ratn se conver-tir en una flecha de dos puntas. Arrastra el indicador mientras mantienes pulsado el botn derecho del ratn hasta que el grfico tenga el tamao deseado y seltalo. Para mantener la relacin de proporcin de longitud y altura, se debe mantener pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras se arrastra.

    Modificar las caractersticas de un grfico3. . Si deseas rectificar las ca-ractersticas del cuadro y hacer modificaciones, contina con el siguien-te procedimiento:

    Selecciona el grfico a rectificar. Ejecuta men Grfico > Modificar y elige alguna de las siguientes opciones:

    a. Tipo de grficob. Datos de origenc. Opciones de grficod. Ubicacin

    En qu podras utilizar un grfico?

    Modificando las caractersticas

    de un grfico

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Aadir una serie de datos4. . Para realizar esta accin se puede ejecutar alguno de los siguientes mtodos:

    Primer mtodo: selecciona los datos a aadir y arrstralos hasta el grfico. Al soltar el botn del ratn stos aparecern directamente en el grfico.Segundo mtodo: seleccion el grfico y ejecuta Grfico > Agregar datos. Dando clic en el botn del recuadro Rango, el men se reducir para que puedas seleccionar los datos a aadir. Pulsar IN-TRO para volver al men y Aceptar.

    Eliminar una serie de datos5. . Selecciona una de las representaciones de la serie en el grfico y pulsar la tecla SUPR.

    Aadir texto al grfico6. . Para ello se debe escribir directamente el texto a aadir y pulsar INTRO. A partir de ese momento el texto es un objeto del grfico y aparecer sobre el grfico en cualquier posicin.

    Cambiar la posicin de los textos del grfico7. . Selecciona el texto de-seado y arrstralo a la nueva posicin.

    Eliminar un objeto8. . Selecciona el objeto y pulsa la tecla SUPR.

    Cambiar el tamao de un objeto9. . Selecciona el objeto y arrstralo has-ta alguno de los indicadores con el tamao deseado.

    Modificar el aspecto de un objeto10. . Seleccionar el objeto y ejecutar Formato > Modificar, realizar la modificacin y Aceptar.

    Insertar imgenes en un grfico

    Desde Archivo.1. Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Desde archivoElige la imagen y Aceptar.

    Prediseadas.2. Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Imgenes prediseadasElige la imagen y Aceptar.

    Cmara o escner3. . Para importar imgenes desde un escner o cmara de fotos digital se debe conectar el dispositivo al ordenador y seguir los pasos siguientes:

    Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Desde escner o cmaraElige la imagen y Aceptar.

    Agregando imgenes al grfico

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Otras imgenes4. . Se pueden insertar otros tipos de imgenes o dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas.

    Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Autoformas o WordArt u Orga-nigramas.Elige la imagen y Aceptar.

    VI.5 Importar datos a ExcelEn muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos proce-dentes de otras aplicaciones. Para lograrlo tenemos dos alternativas:

    Introducir los datos en un libro de trabajo de forma manual.1. Usar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar da-2. tos, como:

    El portapapeles de Windows, copia los datos de la aplicacin externa y los pega en una hoja de Excel.Importar los datos de un archivo Excel o de alguna otra aplicacin.

    La primera opcin es la ms directa, pero tiene la desventaja de ser ms labo-riosa. La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de com-patibilidad dependiendo del formato del archivo a importar, algunos de stos pueden ser:

    Algunas de las frmulas no se ajustan correctamente.El formato no se ajusta al original.No copia las frmulas y funciones que no entiende.

    Importar desde el Asistente

    Existen archivos de texto con formato como los que se generan en Word (.doc y .rtf). Algunos otros como ASCII o .txt son archivos de texto sin formato que se importan de manera distinta a Excel. Sin embargo, para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de dos formas distintas:

    Ejecutar Datos > Obtener datos externos > Importar datos...Ejecutar Archivo > Abrir > Tipo de datos > Todos los archivos.

    Paso 1: Asistente para importar texto

    En esta ventana (imagen 15) aparecen varias opciones:

    Se debe indicar si el texto importado tiene los campos delimitados o no para que Excel sepa dnde comienza un campo y dnde acaba. Se entien-de por delimitado al campo que ir colocado dentro de una celda.

    Importar datos a Excel

    Importar datos con ayuda del Asistente

    Paso 1: Asistente para importar Texto

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Se debe indicar a partir de qu fila se quiere importar por si se quieren descartar ttulos, por ejemplo.Decidir el origen del archivo.Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente.

    Imagen 15

    Paso 2: Asistente para importar texto

    En esta ventana (imagen 16) aparecen varias opciones:

    Se pueden elegir los separadores de los datos. Por defecto viene marcado el separador de Tabulacin y le hemos agre-gado que est separado por coma. Esto quiere decir que se colocar cada dato separado por una coma dentro de una celda de la tabla y har el cambio de lnea cuando haya una tabulacin.Si se hubiera seleccionado Espacio, el carcter espacio en blanco de-limitar los campos, es decir, aparecern varias columnas (varios cam-pos).Cuando se utiliza esta opcin (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo para que los considere como uno solo si encuentra dos o ms carac-teres separadores juntos. Para continuar con el asistente, pulsar Siguiente.

    Imagen 16

    Paso 2: Asistente para importar texto

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Paso 3: Asistente para importar texto

    En la tercera y ltima pantalla del asistente (imagen 17), se selecciona el Formato de los datos. Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero se puede cambiar ese formato. Para ello se hace clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la seccin Formato de los datos en columnas. Esta opcin tambin permite sealar si no deseamos importar alguna columna a la hoja de clculo (No importar columna). En el botn Avanzadas se pueden completar ciertas caractersticas para los nmeros como los separadores de decimales y millares, as como la posicin del signo en los negativos.

    Imagen 17

    Una vez completada o comprobada la definicin, se hace clic sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos (imagen. 18),

    Imagen 18

    Tambin se pueden importar datos mediante la barra del men Ver > Ba-rras de herramientas > Datos externos.

    De Word a Excel y viceversa

    Importar datos de Word a Excel1. . Se puede importar una tabla de Word a Excel mediante copiar y pegar:

    Seleccionar la tabla de Word y pulsar las teclas CTRL+C, o bien eje-cutar el men Edicin > Copiar. Seleccionar la hoja de Excel y pulsar las teclas CTRL+V, o bien eje-cutar el men Edicin > Pegar.

    Importar datos de Excel a Word2. . Para importar datos de Excel a Word se usa el mismo procedimiento descrito anteriormente, pero adems se

    Paso 3: Asistente para importar texto

    Importando datos de Word a Excel

    y viceversa

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    puede hacer que los datos queden vinculados, es decir, que si se hacen cambios en el documento de Word automticamente se reflejen en la hoja de Excel. Para realizar este proceso se debe hacer lo siguiente:

    Seleccionar la informacin a copiar de la hoja de Excel y copiar los datos pulsando CTRL+C, o bien desde el men Edicin > Copiar. Ir al documento de Word y pulsar las teclas CTRL+V, o bien ejecu-tar Edicin > Pegar.Despus de pegar los datos en Word aparecer un icono de pegado

    con distintas opciones. Por defecto se conservar el mismo for-mato que tena en la hoja de Excel.Si se quiere insertar en una tabla de Word, se debe seleccionar la op-cin Hacer coincidir estilo de tabla de destino.Si se quieren vincular los datos de Excel para que se actualicen au-tomticamente en Word, se debe seleccionar la opcin Conservar formato de origen y vincular a Excel.

    VI.6 Tablas dinmicasUna tabla dinmica es un resumen de un conjunto de datos que considera varios criterios de agrupacin y se representa como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque permite obtener di-ferentes totales filtrando datos, cambiando la presentacin de stos, visualizando o no los datos origen, y otros aspectos. Veamos cmo crear una tabla dinmica a partir de datos existentes.

    Uso del Asistente

    Utilizaremos de ejemplo la tabla de la imagen 19 donde se muestran los artculos de un almacn con el nmero de referencia, el mes de compra, la cantidad com-prada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

    Imagen 19

    Para entrar al asistente para tablas dinmicas se debe ejecutar Datos > In-forme de tablas y grficos dinmicos. Aparecer la primera pantalla de tres para la configuracin de tablas dinmicas.

    Definicin de tabla dinmica

    El Asistente de tablas dinmicas

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Paso 1 . Indicar que la seleccin ser una Lista de Excel y que se crear una Tabla dinmica (imagen 20). Pulsar Siguiente.

    Paso 2 . Seleccionar las celdas (incluyendo las cabeceras) dnde se ubica-rn los datos a utilizar (imagen 21).

    Imagen 21

    Paso 3 . Indicar el lugar dnde se situar el resultado de la tabla din-mica (imagen 22).

    Imagen 22

    Si se pulsa sobre el botn Diseo (imagen 23) se abrir un cuadro de dilogo donde se puede personalizar la forma en que se vern los datos en la tabla dinmica.

    Imagen 23

    Paso 1

    Paso 2

    Paso 3

    Imagen 20

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    En la imagen se puede apreciar que aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y un campo para el nmero de pgina. En el lateral derecho se aprecian los campos disponibles de la tabla, los cuales se pueden arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo, se podra construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:

    a. Arrastrar REF (las referencias de nuestros artculos) al campo Fila.b. Arrastrar MES al campo Columna.c. Arrastrar IMPORTE al campo Datos.

    Al final quedar una estructura como la mostrada en la imagen 24.

    Imagen 24

    Se puede observar que la estructura corresponde a la definida ante-riormente: en el campo Fila tenemos las referencias, en el campo Co-lumna estn los meses, y en el centro de la tabla las sumas de los impor-tes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja la barra de herramien-tas Tabla dinmica (imagen 25). En esta barra se encuentran diversos botones como el de Formato predifinido .

    Imagen 25

    Operaciones

    Aplicar filtros a una tabla dinmica1. . Las tablas dinmicas permiten fil-trar los resultados y ver slo lo seleccionado. En la imagen 24 se observa que los campos principales estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

    Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes de la imagen 24, aparecer una lista con los distintos meses disponibles en la tabla y una casilla de verificacin al lado para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones (imagen 26).

    Diferentes operaciones en tablas dinmicas

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Imagen 26

    Si se dejan marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero sin perderse ya que en cualquier momen-to se podrn visualizar tras desplegar nuevamente la lista y marcando la casilla Mostrar todo.

    Calcular promedios en una tabla dinmica2. . Al crear una tabla din-mica Excel genera una sumatoria por defecto. Para cambiar esta frmula por otra en un momento determinado, se coloca el cursor en cualquier celda del rea donde se quiere aplicar, se despliega el men contextual y se elige la opcin Campo de tabla dinmica para desplegar el cuadro de dilogo y entonces seleccionar el tipo de resumen que se quiere hacer (imagen 27).

    Imagen 27

    Grficos con tablas3. . Para crear una grfica en una tabla dinmica, se debe seleccionar una celda y ejecutar Grfico dinmico del men con-textual. Por defecto se generar un grfico de barras en una nueva hoja. Tambin se puede utilizar el icono de la barra Tabla dinmica.

    VI.7 Otras funcionesCrear listas

    En Excel una lista es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la cual la primera fila contiene las cabeceras de las columnas y las dems filas con-tienen los datos. Es como una tabla de base de datos, por eso se conocen tambin como listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por lo tanto po-dremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65,535 registros.

    Definicin de lista

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

    Seleccionar el rango de celdas a incluir en la lista.Ejecutar men Datos > Lista > Crear lista. Aceptar.

    En la imagen 28 se observa el resultado de seleccionar un rea de la tabla y crear una lista. Se ha creado una nueva lista en el rea de la tabla y se ha desple-gado la barra de Lista.

    Imagen 28

    Tambin se pueden modificar las listas mediante el uso de Formularios. Para esto se puede:

    Colocar el cursor en una celda de la fila a modificar.Ejecutar Datos > Formularios para desplegar la ventana de opciones (imagen 29).

    Imagen 29

    Las opciones de esta ventana son:Nuevo : introduce un nuevo registro.Eliminar : borra el registro que est activo. Restaurar : deshace los cambios efectuados. Buscar anterior : se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente : se desplaza al siguiente registro. Criterios : aplica un filtro de bsqueda.Cerrar : cierra el formulario.

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

    Macros

    Si creamos un libro personalizado que ha sido definido con una serie de caracte-rsticas especficas como tipo de letra, color de ciertas celdas, formatos de clcu-los y otras caractersticas, se perdera mucho tiempo en formatear todo el libro si es de muchas hojas. Las macros sirven para automatizar varias tareas y fusio-narlas en una sola. Por ejemplo, se puede aadir un botn en el libro para que, al pulsarlo, realice todas esas tareas. Para crear macros se usa el grabador de macros de Excel que permite guardar las acciones deseadas que posteriormente se traducen en instrucciones. Para grabar una macro se debe ejecutar Herramientas > Macro > Grabar nueva macro. El men Macro tiene otras opciones, entre ellas:

    Macros : donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.Seguridad : cambia el nivel de seguridad para evitar MacroVirus. Editor de Visual Basic : permite acceder al editor.Editor de secuencias de comando de Microsoft : esta funcin slo es-tar activa si se ha instalado.

    Al seleccionar la opcin Grabar nueva macro, se desplegar una ventana para asignar un nombre a la macro (imagen 30). No est permitido insertar espa-cios en blanco en el nombre de la macro.

    Se puede asignar un Mtodo abreviado mediante la combinacin de las te-clas CTRL+una tecla del teclado siempre y cuando sta no est asignada por el programa. En Guardar macro en se puede seleccionar guardar la macro en el libro ac-tivo, en el libro de macros personal, o en otro libro. En Descripcin se puede describir cul es el cometido de la macro o cual-quier otro dato que creamos conveniente. Para la grabacin de la macro se pulsa el botn Aceptar y a continuacin aparecer la barra Macro (imagen 31).

    En la barra de estado se informa que se est grabando y que a partir de entonces se realizarn las acciones que se quieran grabar. Es convenien-te no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la seleccin puede oca-sionar problemas de celdas fuera de rango.

    Imagen 30

    Imagen 31

    Macros en Excel

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    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    Una vez concluidas las acciones a grabar se puede detener la grabacin pul-sando el icono de la barra Macro.

    Caractersticas avanzadas

    Formato condicional1. . Permite aplicar un formato especial a una celda. Puede utilizarse para resaltar errores, valores que cumplan una deter-minada condicin, resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, entre otras funciones. Para aplicar un formato condicional a una celda se debe:

    Seleccionar la celda a la que se aplicar el formato condicional.Ejecutar Formato > Formato condicional... para deplegar el cua-dro de dilogo en el que se indica la condicin y el formato que debe-rn tener los valores que cumplan esa condicin. Se puede seleccio-nar entre una condicin basada en el Valor de la celda o basada en una Frmula(imagen 32).

    Imagen 32

    Seleccionar el Valor de la celda.Al seleccionar Formato se abre un cuadro de dilogo que permite escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la con-dicin se cumpla. ste se puede modificar en cuanto al color de la fuente, estilo, borde de la celda, color de fondo de la celda y otros.Al seleccionar Agregar >> se pueden aplicar hasta tres condiciones distintas. Al seleccionar Eliminar aparece un cuadro de dilogo donde pode-mos escoger la condicin a eliminar. Con Aceptar se aplica el formato condicional sobre la celda.Cancelar , revierte los cambios efectuados en el formato condicional.Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.

    Para localizar celdas con formatos condicionales, se ejecuta Edi-cin > Ir a > Especial> Celdas con formatos condicionales o pulsar la tecla F5.

    Formato condicional de un libro Excel

  • Reactivos de autoevaluacin

    Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis de la derecha la letra de la opcin correcta.

    1. Icono ( ) Pegado2. Icono ( ) Formato3. Icono : ( ) Crear grfico4. Icono ( ) Celda tabla5. Icono ( ) Campo tabla dinmica6. Icono ( ) Detener macro

    Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

    Un grfico nicamente se puede incrustar en la hoja de clculo 1. donde se encuentran los datos. _____

    El grfico puede modificarse cuantas veces sea necesario. _____2.

    Microsoft Excel permite la insercin de imgenes en las hojas de clculo. _____3.

    (.doc) es el nico tipo de texto que se puede importar a Excel. _____4.

    Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel. _____5.

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

  • 257

    U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce l)

    ASCII: Es un set de 95 caracteres, basado en el alfabeto latino que se utiliza en Europa-Oeste y en el ingls moderno. Su mayor aplicacin se concentra en la operacin de equipos computarizados y de comunicacin para repre-sentar caracteres de texto o identificar dispositivos que trabajan exclusi-vamente con texto y no tienen capacidad de procesamiento de imgenes.

    Rango de celdas: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior iz-quierda), luego dos puntos y la esquina opuesta.

    Serie: Es lo que permite la funcin de autocompletar, poniendo el inicio de esa serie o secuencia y el incremento.

    Minasi, Mark (2002). Windows XP Professional. Madrid: Anaya Multimedia. Microsoft Corporation (2007). Microsoft Windows XP. Consultado en

    mayo 8, 2007 en: http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/

    default.mspx

    Lecturas complementariasUn buen recurso de consulta para el usuario de Windows XP es la propia utili-dad de men Ayuda que trae el sistema operativo. Tambin se puede acceder a la gran variedad de artculos tcnicos sobre Windows XP en el sitio en espaol de Microsoft con la siguiente direccin:

    http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/default.mspx

    Por ltimo, se recomienda la lectura del Manual Fundamental de Windows XP escrito por Jorge Rodrguez Vega y editado por Anaya Multimedia en el 2002 en Madrid, Espaa.

    Fuentes de informacin

    Glosario

  • Panel de verificacin

    Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis de la derecha la letra de la opcin correcta.

    1. Icono ( 2 ) Pegado2. Icono ( 3 ) Formato3. Icono : ( 1 ) Crear grfico4. Icono ( 6 ) Celda tabla5. Icono ( 5 ) Campo tabla dinmica6. Icono ( 4 ) Detener macro

    Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

    Un grfico nicamente se puede incrustar en la hoja de clculo 1. donde se encuentran los datos. _____

    El grfico puede modificarse cuantas veces sea necesario. _____2.

    Microsoft Excel permite la insercin de imgenes en las hojas de clculo. _____3.

    (.doc) es el nico tipo de texto que se puede importar a Excel. _____4.

    Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel. _____5.

    F

    V

    V

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    I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va

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