04 tablas dinamicas en excel 2010

7/23/2019 04 Tablas Dinamicas en Excel 2010

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Tablas

Dinmicas en

Excel 2010

Juan Carlos Compean PulSubdireccin de Tecnologas de Informac

Octubre 20


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OBJETIVOS

Entender la importancia de las Tablas Dinmicas para simplificar el anlisis degrandes cantidades de datos.

Comprender las reas de una Tabla Dinmica y como cruzar y filtrar la

informacin para obtener los resultados deseados.

INTRODUCCIN A LAS TABLAS DINMICAS

Para muchas personas estas herramientas son una funcionalidad desconocida deExcel, incluso usuarios avanzados desconocen su gran potencial. Podra decirse, sinexagerar que las tablas dinmicas son una de las herramientas ms potentes de Excel.

Una tabla dinmica nos permite sintetizar los datos de que disponemos parapoder analizarlos.

Ante el desconocimiento del potencial de Excel,

no es de extraar que algunas empresas gasten mucho

dinero y tiempo en desarrollos a la medida para obtener

los mismos resultados que podran obtener sabiendo

utilizar las tablas dinmicas.

EJEMPLO PRCTICO DE TABLAS DINMICAS

La siguiente tabla agrupa un listado de expositores, ciudades donde hantrabajado, sueldo pagado y horas trabajadas:

En esta tabla estn los datos que necesitamos para responder a las siguientespreguntas:

Cuantas conferencias se han dado en Monterrey? Cunto ha ganado Nuria Velzquez y Cristina Garca?


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Cul es el nmero de horas que Nuria Velzquez ha dado enGuadalajara?

Cul es el sueldo promedio de cada conferenciante? Y el sueldo medio por ciudad?

Y as, con este tipo de preguntas podamos seguir y seguir.

Puede hallarse la solucin sin emplear tablas dinmicas, pero es muycomplicada, laboriosa y, sobre todo, de un slo uso, esto es, podemos disearcomplicadas frmulas empleando funciones lgicas, por ejemplo, pero slo valdrn parael caso concreto que se analiza.

Al contrario, la solucin mediante tablas dinmicas, con apenas unos cambiosque tardan pocos segundos, se pueden responder a varias preguntas distintas.

Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hechoutilizando tablas dinmicas:

Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?

Lo primero que haremos ser, ahora y siempre, seleccionar el rango de datos quequeremos usar para la tabla dinmica. En este caso sera el rango A1:D15. Es buena

prctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + elbotoncito de su rtulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga ms valores, lastablas dinmicas sigan valindonos.

Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nosvamos al men Insert, opcin PivotTable

En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rangode datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicacin de latabla dinmica, que por defecto es en una nueva hoja.

Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones ymens para generar nuestra tabla dinmica.


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Elegiremos el campo Ciudad y, para saber cuntas conferencias ha

habido, cualquier otro campo, ya que depender de la funcin que le

asignemos,. En este caso hemos elegido el campo Expositor.

Arrastramos el campo Ciudad al rea Etiqueta de la Fila (Row Labels) y

el campo Expositor al rea Valores (Values).


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Vemos que en el rea Valores, pone Count of Expositor, en un

desplegable (marcado en azul en la imagen). En este caso lo dejaremos como

est porque lo que queremos es que cuente el nmero de expositores, pero ah

podramos elegir otras funciones como la funcin SUMA (SUM), PROMEDIO

(AVERAGE), etc.

Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinmica:

En la que se ve el nmero de conferencias por cada ciudad y el total.

La pregunta fue cuantas conferencias se han dado en Monterrey, por lo

que basta con elegir Monterrey del deplegable rotulado como Row Labels

(Etiquetas de Fila).

El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que slo

aparece el dato de Monterrey:


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De este modo, podremos obtener fcilmente la informacin por las

localidades que queramos.

Las Tablas Dinmicas permiten variar su

contenido y la manera de agruparlo sin tener que

manipular la informacin que analizan. De esta manerapermiten obtener la informacin que nos interesa muy

dinmicamente.

Hasta el punto anterior podemos ver dinmicamente cuantas conferencias se handado en las diferentes ciudades que han visitado los expositores, pero, Cmo podramossaber que expositores han visitado las ciudades analizadas?

Existen 3 maneras de cruzar o relacionar las categoras de la informacin(columnas en nuestra tabla inicial):

1. Utilizando el Report Filter de nuestra tabla dinmica.

2. Desglosando o cruzando los renglones por medio de las Etiquetas deColumna (Column Label)


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3. Utilizando una estructura de rbol, agregando ms categoras a lasEtiquetas de Fila (Row Labels)

Depender la utilidad que necesitemos para saber cul de las tres opcionesanteriores satisface mejor nuestra necesidad:

La opcin 1, utilizando el filtro de reporte, permite crear versiones reducidas

de una tabla centrada en algn tema o categora en particular. En este caso podramosanalizar las ciudades que ha visitado cada expositor, Cristina Garca, en nuestro ejemplo.

La opcin 2, permite una visin ms parecida a coordenadas de todas lasciudades que se han visitado y cuantas conferencias han dado ah nuestros expositores.

La opcin 3, permite navegar y analizar detalladamente cada ciudad en undespliegue visual mucho ms amigable para su estudio.

RESPONDIENDO LA INFORMACIN REQUERIDA.

Con esta informacin bsica, se pueden reacomodar las categoras de

nuestros datos para responder las preguntas planteadas al inicio.

Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?


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Se han dado 3 conferencias.

Cunto ha ganado Nuria Velzquez y Cristina Garca?

Nuria Velzquez $42,968.86 y Cristina Garca $28,220.00

Cul es el nmero de horas que Nuria Velzquez ha dado enGuadalajara?

Nuria Velzquez ha dado 8 horas en Guadalajara.


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Cul es el sueldo promedio de cada expositor?

Cristina Garca, $9,406.67; Juan Lpez, $6,480.95; Martha

Rodrguez, $5,278.50; Nuria Velzquez, $8,593.77

Y el sueldo medio por ciudad?

Cancn, $10987.00; Guadalajara, $5924.67; Mazatln, $9778.91;

Mrida, $6781.47; Monterrey, $6703.27; Morelia, $6052.00;

Villahermosa, $7701.00

Una vez entendiendo el potencial de informacin que tienen los posibles

acomodos de las tablas dinmicas, se pueden combinar los valores en una

estructura ms compleja que pueda responder las preguntas anteriores de una

manera ms eficiente:


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GRFICOS ASOCIADOS A UNA TABLA DINMICA

Ahora veremos cmo podemos generar un grfico dinmico y la utilidad queesto tiene. Usaremos los mismos datos que en el ejemplo anterior:

Se trata de una tabla con los expositores de diversas conferencias, el sueldocobrado en cada una de ella, la ciudad donde fue impartida y las duracin en horas.

Lo que buscamos es la representacin de estos datos de acuerdo a un criterio quepueda variar (de ah el nombre de Grficos Dinmicos) en funcin de nuestraspreferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.

Generemos un grfico dinmico con la distribucin de horas por ciudad.

Lo primero que haremos ser seleccionar el rango de A1:D15 o las columnas A,

B, C y D, completas (para que todo lo que hagamos nos sirva aunque se aadan nuevosdatos a partir de la fila 16).

Despus vamos al men Insert > PivotTable > PivotChart. Nos aparece un menemergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el grficodinmico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicacin del mismo.


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Dejamos todo como est y pulsamos aceptar. Nos aparece en la hoja de clculounas ventanas similares a cuando estamos creando una tabla dinmica. Lo que haremosen nuestro caso ser arrastrar el campo Ciudad a la zona Axis Fields (Categories ) y elcampo Horas a la zona Values.

Para que en el grfico aparezca el total de horas por ciudad, nos aseguramos quela funcin Sum of Horas aparezca en la zona Valuesy no Count of Horas.

El grfico se ha generado exitosamente y puede ser manipulado desde el mismogrfico:

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