superintendencia nacional de salud oficina de … · 2019-07-16 · 6.5.2 gasto por depreciación...

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORIA AL MACROPROCESO DE GESTION FINANCIERA

BOGOTA D.C.

JULIO DE 2019

Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66

(571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co

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Tabla de Contenido

1. Objetivo ............................................................................................................................................... 5

2. Criterios .............................................................................................................................................. 5

3. Alcance ............................................................................................................................................... 6

4. Metodología ....................................................................................................................................... 6

5. Limitaciones ...................................................................................................................................... 6

6. Informe ................................................................................................................................................ 7

6.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo ............................................................................................ 7

6.2 Cuentas por Cobrar. .......................................................................................................................... 8

6.2.1 Cuentas de Orden Deudoras – Otros Activos Contingentes ........................................ 9

6.2.2 Cuentas de Orden Deudoras – Intereses de Mora ......................................................... 11

6.2.3 Ingresos Fiscales No Tributarios – Tasas y Sanciones ..................................................... 14

6.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar ........................................................................ 15

6.3.1 Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar ........................................................................... 16

6.4 Otros Activos................................................................................................................................... 17

6.4.1 Bienes y Servicios pagados por anticipado: ........................................................................ 17

6.4.2.1 Gasto por Amortización de Seguros Pagados por Anticipado .............................. 20

6.4.2 Recursos Entregados en Administración .............................................................................. 21

6.5 Propiedad, Planta y Equipo ......................................................................................................... 23

6.5.1 Deterioro de Propiedades, Planta y Equipo .................................................................... 28

6.5.2 Gasto por Depreciación Propiedad, Planta y Equipo ................................................... 33

6.6 Activos Intangibles .......................................................................................................................... 34

6.6.1 Deterioro Activos Intangibles ................................................................................................... 36

6.6.2 Gasto por Amortización Intangibles – Software .................................................................. 37

6.7 Cuentas Por Pagar........................................................................................................................... 38

6.7.1 Adquisición de Bienes y Servicios a Favor de Terceros ................................................... 38

6.7.2 Recursos a Favor de Terceros .................................................................................................. 40

6.7.3 Otras Cuentas por Pagar ............................................................................................................ 41

6.8 Beneficios a los empleados .......................................................................................................... 44

6.9 Provisiones ........................................................................................................................................ 47

6.10 Patrimonio ....................................................................................................................................... 49

http://www.supersalud.gov.co/



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6.11 Ingresos Fiscales........................................................................................................................... 50

6.12 Ingresos por Operaciones Interinstitucionales ..................................................................... 50

6.11.1 Fondos Recibidos ...................................................................................................................... 51

6.12 Gastos de Personal Diversos ..................................................................................................... 54

6.13 Gastos Generales .......................................................................................................................... 55

7. Presuntos Efectos de las Diferencias Encontradas ............................................................. 58

8. Conclusiones................................................................................................................................... 60

8.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo ........................................................................................... 60

8.2 Cuentas por Cobrar ......................................................................................................................... 60

8.3 Deterioro Acumulado de las Cuentas por Cobrar ................................................................... 61

8.4 Otros activos ..................................................................................................................................... 61

8.4.1 Gastos Pagados por Anticipado .............................................................................................. 61

8.4.2 Recursos entregados en Administración .............................................................................. 61

8.5 Propiedades, planta y equipo ....................................................................................................... 62

8.6 Activos Intangibles .......................................................................................................................... 62

8.7 Cuentas por pagar ........................................................................................................................... 62

8.7.1 Adquisición de bienes y servicios ........................................................................................... 62

8.7.2 Recursos a Favor de Terceros .................................................................................................. 62

8.8 Beneficios a Empleados ................................................................................................................ 62

8.9 Provisiones ........................................................................................................................................ 63

8.10 Patrimonio ....................................................................................................................................... 63

8.11 Operaciones Interinstitucionales .............................................................................................. 63

8.12 Gastos de Personal Diversos ..................................................................................................... 63

8.13 Gastos Generales .......................................................................................................................... 64

9. Hallazgos .......................................................................................................................................... 64

9.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo .......................................................................................... 64

9.1.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 64

9.1.2 Observaciones .............................................................................................................................. 65

9.1.3 Recomendaciones ........................................................................................................................ 67

9.2 Cuentas por Cobrar ......................................................................................................................... 69





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9.2.2 Observaciones .............................................................................................................................. 79


9.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar ......................................................................... 84


9.3.2 Observaciones .............................................................................................................................. 88


9.4 Otros Activos .................................................................................................................................... 90


9.4.2 Observaciones .............................................................................................................................. 92


9.5 Propiedades, Planta y Equipo ...................................................................................................... 95


9.5.2 Observaciones ............................................................................................................................ 104

9.6 Activos Intangibles ........................................................................................................................ 106

9.6.1 No Conformidades ..................................................................................................................... 106

9.6.2 Observaciones ............................................................................................................................ 109

9.7 Recursos a Favor de Terceros ................................................................................................... 110

9.7.1 Observaciones ............................................................................................................................ 110

9.8 Beneficios a Empleados .............................................................................................................. 113


9.8.2 Observaciones ............................................................................................................................ 116

9.9 Provisiones ...................................................................................................................................... 117


9.10 Gastos de Personal Diversos ................................................................................................... 118

9.10.1 Recomendaciones ................................................................................................................... 118

9.11 Gastos Generales ........................................................................................................................ 118

9.11.1 No Conformidades ................................................................................................................... 118

9.12 Presuntas Diferencias en los Registros Contables ............................................................ 120

9.12.1 Observaciones .......................................................................................................................... 120

10. Observaciones del Auditado al Informe Preliminar ............................................................ 121




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1. Objetivo

Dar a conocer a la Alta Dirección la gestión que se realiza en la ejecución del proceso “Control

Financiero de Cuentas”, liderado por la Subdirección Financiera.

Las actividades generales a desarrollar son:

• Realizar auditoría financiera de cuentas Respuesta del Auditado

“La auditoria tuvo alcance sobre todo el proceso de sostenibilidad contable, el Grupo de Control

Financiero de Cuentas desarrolla sus actividades sobre las operaciones que afectan las cuentas

por cobrar por tasa y sanciones.

De manera respetuosa se solicita que se oriente el objetivo al alcance que tuvo la auditoria el "

Proceso de Sostenibilidad Financiera" (sic).

Análisis Oficina de Control Interno

Una vez analizado el comentario emitido por la Subdirección Financiera, la Oficina de Control

Interno realiza las aclaraciones correspondientes respecto al objetivo de la auditoría, por tanto, el

mismo para el presente informe final queda como sigue:

Dar a conocer a la Alta Dirección la gestión que se realiza en la ejecución del Macroproceso

de Gestión Financiera, respecto a los procesos de “Control Financiero de Cuentas” y

"Gestión Contable", liderado por la Subdirección Financiera, en lo que respecta a la

verificación de las principales cifras de las cuentas en los estados financieros.

2. Criterios

Los criterios a tener en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno son:

• Decreto 2674 de 2012 reglamente el Sistema de Información Integrado SIIF Nación. • Régimen de Contabilidad Pública. • Marco Normativo Entidades de Gobierno, entidades sujetas al ámbito de la resolución 533

de 2015 y sus modificaciones. • Procesos y procedimientos de la entidad • Manual de Políticas Contables • Resolución No 099 de enero de 2019 adopta la clasificación de la cartera coactiva. • Resolución interna No 4312 de diciembre de 2016, criterios para la valoración de pasivos

contingentes por actividad litigiosa. • Decreto 1249 de 2018, establece los costos de la supervisión y control realizados por

Superintendencia Nacional de Salud.




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3. Alcance

Evaluar:

• La razonabilidad de las cifras más representativas en las cuentas de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018.

• El cumplimiento del Marco Normativo vigente para la contabilización en los estados financieros, sobre las cuentas seleccionadas.

4. Metodología

La metodología para aplicar en el Proceso Auditor es la siguiente:

• Anuncio de la Auditoría

• Presentación Plan de Auditoría. • Solicitud de Información.

• Verificación (in – situ).

• Procedimientos Analíticos - Análisis de Tendencias

- Pruebas de Razonabilidad (Análisis de variaciones, entre otros) - Escaneos Analíticos

• Procedimientos Sustantivos

- Pruebas de detalle (conciliaciones bancarias, entre otras) - Muestreos de auditoria

• Traslado y conciliación informe preliminar de auditoria

• Presentación de informe final al despacho del Superintendente Nacional de Salud

5. Limitaciones

En la ejecución de la Auditoria Financiera realizada por la Oficina de Control Interno, se

presentaron situaciones que limitaron el alcance de esta y/o la realización de algunas pruebas,

tales como:

A) Información no suministrada por las áreas, no entregada oportunamente, o que no

corresponde a la información solicitada; tales como:

✓ Conciliaciones bancarias de cajas menores,

✓ Resoluciones de Liquidación de Sanciones, de cuentas por cobrar,

✓ Conciliaciones entre Aplicativo Humano vs SIIF Nación II,

✓ Libro o reporte de vacaciones con saldo días pendientes, días causados 2018 y

días pagados 2018,

✓ Reporte detallado de pagos (capital e intereses) de enero a diciembre del aplicativo

COBRA,

✓ Informe toma física de propiedad, planta y equipo,

✓ Análisis o estudio de indicio de deterioro para equipo de cómputo y software.




7

B) Diferencias entre los reportes de aplicaciones de apoyo como SIGTA, COBRA, APLICA,

HUMANO y el SIIF Nación II, que afectan la totalidad de los registros en la contabilidad y

por tanto las pruebas realizadas por el equipo auditor.

6. Informe

6.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo

Como parte de los procedimientos de auditoría se determinó probar la razonabilidad de los saldos

en bancos al 31 de diciembre de 2018, a través de verificación de la existencia de conciliaciones

bancarias para todas las cuentas vigentes y aperturadas, por la Superintendencia Nacional de

Salud, esto es el 100% del saldo; como también se validó la gestión adecuada de las partidas

conciliatorias.

Adicionalmente, con el fin de verificar que las operaciones reflejadas en los libros y extractos

correspondían a la descripción de los hechos económicos, se revisaron algunos comprobantes

contables y transacciones realizadas directamente en el portal bancario.

En las reuniones realizadas con el coordinador de tesorería se identificó que la entidad cuenta

con siete (7) cuentas bancarias aperturadas para la administración de los recursos fuente de

ingresos y pagos, las cuales son responsabilidad de la Subdirección Financiera, y dos (2) cuentas

para el manejo de cajas menores de gastos de viáticos y gastos generales, estas últimas bajo la

administración de las áreas de Talento Humano y Recursos Físicos, respectivamente.

Cuadro No 1. Revisión Conciliaciones Bancarias

Cuenta Bancaria Detalle Cuenta Saldo Dic 31/2018 Saldo s/g OCI Diferencia Observaciones

Bancolombia126

03689757Tasa de Inspección, vigilancia y control 2.558.302.650,68 2.558.302.650,68 0,00

Bancolombia313

5671621Recursos del Régimen Subsidiado 115.453.758,03 115.453.758,03 0,00

Bancolombia315

100298Fondo Anticorrupción 766,24 766,24 0,00

BBVA494002371 Recursos de La Nación 0,00 0,00 0,00Bancolombia317

0546002Multas y Sanciones 3.917.320.744,95 3.917.320.744,95 0,00

Bancolombia318

9125597Otros Ingresos 47.446.223,00 47.446.223,00 0,00

Bancolombia302

5189103Pagadora 203.024.769,64 203.024.769,64 0,00

TOTALES 6.841.548.912,54 6.841.548.912,54

De acuerdo con la administración,

no existen conciliaciones para la

cuentas bancarias en la que se

administran las cajas menores.

Cuadro No 1: Revisión Conciliaciones Bancarias




8

No se evidenciaron las conciliaciones bancarias de las cajas menores administradas por

Recursos Físicos y Talento Humano, por lo que se genera la No Conformidad N°1, detallada en

el numeral 9.1.1, del presente informe.

6.2 Cuentas por Cobrar.

Se reconocen en este rubro, los derechos adquiridos por la entidad en el desarrollo de sus

actividades, incluye transacciones con contraprestación y sin contraprestación. Para el efecto, las

transacciones que realiza la Superintendencia Nacional de Salud son consideradas como sin

contraprestación, ya que sus principales fuentes de ingreso se generan por tasa y sanciones.

La auditoría realizada a este rubro consistió en seleccionar, mediante muestreo estadístico y no

estadístico, un conjunto de instituciones vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que

por sus características están obligadas al pago de Tasa al que se refiere la Ley 488 de 1998

artículo 98, observando los actos administrativos en firme para la vigencia del año 2018. De igual

forma y considerando la facultad sancionatoria de la Superintendencia, se revisaron las

resoluciones en las que se impartieron en el mismo año sanciones a las instituciones bajo

inspección.

En la muestra seleccionada para el concepto “Tasa”, se revisó, mediante observación e

inspección, que los actos administrativos indicaran: la entidad responsable, el NIT, el Valor a pagar

por Tasa, fecha de acto administrativo, fecha de notificación y fecha ejecutoria y que estos

correspondieran con los registros en el sistema SGT y/o sistema COBRA.

Producto de la auditoria y debido a una situación particular al revisar un acto administrativo

seleccionado, se identificó un duplicado en la base de datos del aplicativo TASA – COBRA, que

se relaciona a continuación:

Tabla No 1 Actos Administrativos Duplicados.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno, generó la No Conformidad N°2, detallada

en el numeral 9.2.1, del presente informe.

Por otra parte, para el concepto de “Sanciones”, se verificó: la entidad, el NIT, la sanción en

número de SMMLV (salarios mínimos mensuales legales vigentes), fecha de la resolución, fecha

de notificación, fecha ejecutoria, el Valor de la sanción liquidado según el monto del SMMLV para

el año de la resolución y las resoluciones en las que se interponen recursos, ya sea, de reposición

TASA COBRA

NIT RAZON SOCIAL No ACTO ADM FECHA EJECUTORIA VIGENCIA VALOR LIQUIDADO SALDO CAPITAL SALDO INTERES

800178407COOPERATIVA DE OPTICAS Y SUBSIDIARIAS LTDA COOPSUBSIDIO 280 9/15/2009 2009 247,345.00 247,345.00 659,800.00

800178407COOPERATIVA DE OPTICAS Y SUBSIDIARIAS LTDA COOPSUBSIDIO L0280 9/15/2009 2009 247,345.00 247,345.00 659,800.13




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y/o apelación, si es el caso, observando que estos correspondieran a los registros del sistema

COBRA.

Producto de la revisión se observó que algunas liquidaciones no fueron registradas por valores

exactos y presentan diferencias mínimas por el número de salarios mínimos mensuales legales

vigentes por el que son liquidadas. Por tanto, la Oficina de Control Interno generó la Observación

N°4, detallada en el numeral 9.2.2, del presente informe.

Finalmente, al revisar la base de datos que contiene el detalle de las cuentas por cobrar por

tercero entregada por el grupo de Control Financiero de Cuentas y cruzar con los estados

financieros al 31 de diciembre de 2018, se identificaron diferencias, las cuales se explican a

continuación:

Cuadro No 2. Cuentas por Cobrar Balance vs Bases Aplicativos SGT, SIGTA, COBRA.

Estas diferencias se originan debido a que los ajustes realizados por las bajas ordenadas

mediante resolución 5312 de mayo de 2018 incluían otros conceptos que incrementaron su valor

quedando duplicados. Según indagaciones a la fecha de este informe aún no se ha realizado el

ajuste respectivo.

Al respecto, la Oficina de Control Interno, generó la Recomendación N°6, detallada en el numeral

9.2.3, del presente informe.

6.2.1 Cuentas de Orden Deudoras – Otros Activos Contingentes

Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en proceso de

ejecutoria por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se contabilizan en cuentas

de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida notificación y recepción ante el

vigilado y/o surtidas las instancias de reposición y apelación, son cancelados en cuentas de orden

y reconocidos en cuentas por cobrar e ingresos.

Codigo Contable Concepto Saldo Dic 31/2018 Saldo Base Aplicativos Diferencia

1.3.11 CONTRIBUCIONES TASAS E INGRESOS NO TRIBUTARIOS 82.850.141.486,74 82.850.141.486,74 0,00

1.3.11.01 Tasas 12.246.532.942,32 12.246.532.942,32 0,00

1.3.11.04 Sanciones 70.603.608.544,42 70.603.608.544,42 0,00

1.3.85 CUENTAS POR COBRAR DE DIFÍCIL RECAUDO 55.508.669.116,71 55.615.839.545,10 -107.170.428,39

1.3.85.15 Tasas 12.160.379.415,00 12.258.529.800,02 -98.150.385,02

1.3.85.15 Sanciones 43.348.289.702,00 43.357.309.745,08 -9.020.043,08

TOTAL 138.358.810.603,45 138.465.981.031,84 -107.170.428,39

Observaciones

Diferencias por ajustes asociados a

la Resolución 5312 (depuración

cuentas por cobrar), realizada por

el Grupo de Control Financiero de

Cuentas.

Cuadro No 2: Comparativo Cuentas x Cobrar Balance vs Aplicativos Tasa - Sanciones




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Propuesta del Auditado

“Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en proceso

de Notificación por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se contabilizan en

cuentas de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida notificación y recepción

ante el vigilado y/o surtidas los recursos de reposición y apelación, son cancelados en cuentas

de orden y reconocidos en cuentas por cobrar e ingresos.".


Una vez analizada la propuesta hecha por la Secretaría General, la Oficina de Control Interno

realiza los cambios resaltados, por tanto, el mismo para el presente informe final queda como

sigue:

Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en

proceso de Notificación por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se

contabilizan en cuentas de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida

notificación y recepción ante el vigilado y/o surtidas los recursos de reposición y

apelación, son cancelados en cuentas de orden y reconocidos en cuentas por cobrar e

ingresos.

El desarrollo de las pruebas de auditoria consistió, en primer lugar, en constatar que el valor

decretado para el año 2018, (Decreto 1249 del 18 de julio de 2018), de los costos de supervisión

y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud a las entidades vigiladas a efectos

de determinar el cálculo y fijar la tarifa de la Tasa que deben cancelar, correspondiera a lo

registrado en el detalle del aplicativo TASA – SGT para la vigencia 2018, ya que los demás

aplicativos TASA – SIGTA, TASA – COBRA, REG – COBRA, si bien tienen ejecutorias en 2018

corresponden a otras vigencias.

Una vez unificada la base del detalle de las cuentas por cobrar de cada aplicativo y por cada

concepto y totalizando la vigencia 2018 se obtuvo lo siguiente:

Cuadro No 3. Comparativo Base Aplicativos Tasa vs Decreto 1249.

Valor Detalle

Vigencia

2018

Valor Contabilizado s/g

Decreto

(Cta 819090)

Diferencia

2018

26.523.752.445 26.709.074.534 185.322.089

Observaciones

Ver gestión realizada por el Grupo de Control

Financiero de Cuentas en correo "CASO

INCONSISTENCIA 205" -- Ver Anexo No XXX

Cuadro No 3: Comparativo Base Detallada TASA vs Decreto 1249 / 2018




11

Esta diferencia se debe a la imposibilidad de identificar en el aplicativo SGT los actos

administrativos que al 31 de diciembre de 2018 estaban aún sin notificar y que no se incluyen en

el reporte “Cuadro Financiero Discriminado” dentro la casilla “Sin notificar o notificados sin

firmeza”. Situación que a la fecha el desarrollador de la aplicación está proceso de resolver.

En segundo lugar, a través de una prueba analítica se determinó probar el saldo de la cuenta

819090 – Otros activos contingentes – al 31 de diciembre de 2018, basado en la expectativa de

que todos los actos administrativos con fecha de notificación en el año 2018 deben estar

contabilizados en la cuenta de orden, y además considerando aquellos actos administrativos que

en la misma vigencia fueron ejecutoriados y por lo tanto reclasificados a cuentas por cobrar e

ingresos. El resultado obtenido sería el saldo de la cuenta 819090 por concepto de Tasa.

El valor restante corresponde al saldo de la cuenta por concepto de Sanciones, que muestra los

expedientes pendientes por ejecutoriar.

Cuadro No 4. Resultados revisión cuentas de orden.

La diferencia obtenida en el resultado de la prueba obedece principalmente a la diferencia

existente entre el valor contabilizado en cuentas de orden según el Decreto 1249 de 2018 y el

valor de la base detallada vigencia 2018, que se explicó anteriormente. Ver Cuadro No 3

El saldo registrado por concepto de Sanciones en cuentas de orden corresponde a expedientes

que están en proceso de reconstrucción, por lo que a la fecha se realizan los procesos de análisis

y depuración de la cuenta contable. Por lo tanto, la Oficina de Control Interno no adelantó ninguna

revisión sobre este monto.

6.2.2 Cuentas de Orden Deudoras – Intereses de Mora

La Superintendencia Nacional de Salud, registra los intereses de mora generados por el cobro

de Tasa y Sanciones en cuentas de orden, y la causación del ingreso al momento del pago. Lo

anterior, atendiendo el concepto de fecha 6 de noviembre de 2015 de la Contaduría General de

la Nación que contempla, que los intereses de mora se reconocen cuando se genere el ingreso,

es decir, cuando sean pagados, considerando el principio de contabilidad pública de la prudencia.

De otra parte, para el cálculo de los intereses en los sistemas SGT y COBRA, se han definido

parámetros como “fecha de inicio de cobro de intereses”, que calcula esta fecha a partir de la

fecha ejecutoria del acto administrativo más cinco (5) días hábiles y un día calendario. Sin

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Notificados 2018

s/g OCI

Ejecutoriados

V2018 s/g OCISaldo s/g OCI Diferencia

2018

Tasa 9.386.040.241 26.523.752.445 17.319.709.241 9.204.043.204 181.997.037

Sanciones 12.880.490.412 12.880.490.412 0 12.880.490.412 0

TOTALES 22.266.530.653 39.404.242.857 17.319.709.241 22.084.533.616 181.997.037

Observaciones

Corresponde principalmente al CASO

INCONSISTENCIA 205. Ver Cuadro No 3

Cuadro No 4: Cuentas de Orden - Otros Activos Contingentes




12

embargo, respecto a Tasa la Superintendencia Nacional de Salud expide resoluciones en las que

determina para cada vigencia las fechas para liquidación y pago de esta, lo cual modifica el

parámetro anterior en el sistema.

Otra particularidad en el cálculo de los intereses de mora por concepto de Tasa (aplicativo SGT),

consiste en que el aplicativo liquida mensualmente el interés tomando las tasas de usura

publicadas por la Superintendencia Financiera, pero reducida en 2 puntos, según el artículo 635

del Estatuto Tributario modificado por el artículo 279 de la ley 1819 de 2016.

Debido a las particularidades mencionadas, esta auditoría determinó realizar las pruebas de

intereses de mora del concepto Tasa, para todos los actos administrativos ejecutoriados en 2018

únicamente.

El desarrollo de las pruebas consistió en revisar la fecha de inicio de cobro de intereses

calculándola de forma independiente y verificando las resoluciones de fechas de pago expedidas

para las vigencias 2014 a 2018. Las diferencias obtenidas de uno y dos días se originan en

algunos casos por los días festivos que no son contemplados en la fórmula de auditoria y en otros

porque está tomando el sábado como día calendario adicional, de acuerdo con el parámetro, y

que la fórmula de auditoría tampoco contempla.

Una vez revisada la fecha de inicio de cálculo de intereses, se calcularon los días de mora hasta

el 31 de diciembre de 2018, pero tomando la fecha del aplicativo dadas las diferencias descritas

y explicadas anteriormente, y se definió la tasa de usura promedio para el año 2018, de esta

manera se procedió al recalculo de los intereses del concepto Tasa.

Para el recalculo de los intereses de mora por concepto de Sanciones, de igual forma se

calcularon los días de mora, tomando la fecha de inicio de cálculo de intereses hasta el corte 31

de diciembre de 2018, y se tomó la tasa del interés legal reglamentado en el Código Civil artículo

1617, fijada en seis por ciento (6%) anual.

La expectativa con el resultado de la prueba considerando las limitaciones para efectuar el

recalculo, específicamente por concepto de Tasa, se basó en que la suma de los intereses

recalculados por ambos conceptos, Tasa y Sanciones correspondiera al valor aproximado del

movimiento débito de la cuenta 819003 – Intereses de mora –.




13

Cuadro No 5. Resultado Cálculo Intereses OCI.

Aunque las diferencias porcentuales calculadas sobre el total del “movimiento débito en libros”

no superan el 5% y están justificadas debido a la globalidad del cálculo realizado por la Oficina

de Control Interno, esto es, que no contempla por ejemplo: los pagos parciales que reducen el

saldo a capital y sobre el cual se liquida nuevamente el interés, situación que afecta la

razonabilidad del cálculo; se procedió a verificar para un acto administrativo el cálculo mes a mes

utilizando las tasas y los días de mora respectivos y compararlos con el resultado obtenido por el

sistema SGT, encontrando lo siguiente:

Tabla No 2. Valor Intereses SGT vs Intereses OCI

Concepto Saldo Dic 31 / 2018

Mov Débito s/g

Libros Dic 31/2018

(A)

Cálculo Interes

s/g OCI

(B)

Intereses s/g

SGT y COBRA

(C )

Tasa 204.940.868 606.576.104

Sanciones 21.594.534.574 21.715.396.951

TOTALES 43.286.077.660 23.002.243.216 21.799.475.442 22.321.973.055

1 A - B 1.202.767.774 5%

2 A - C 680.270.161 3%

3 B - C -522.497.613 -2%

DIFERENCIAS CUADRO No 5

43.286.077.660 23.002.243.216

Cuadro No 5: Cuentas de Orden - Intereses de Mora

Para Tasa el cálculo global de la OCI se hizo sobre el Valor

del Saldo a capital, sin considerar los pagos a capital,

adicional toma una tasa promedio, no mensual, y existen

diferencias mínimas en los días de mora. Para Sanciones,

la diferencia rádica en los días de mora.

Observaciones (2)

El movimiento débito en libros, incluye no solo los

intereses de mora, si no también, reversiones por

mayores valores registrados, registros por inconsistencia

y ajustes por reclasificación de movimientos. Solicitados

por el Grupo de Control Financiero de Cuentas.

Ver Observaciones (1)

Observaciones(1)

(B-C)

Nit Razon Social Capital Inicial Concepto Financiero Causacion Intereses Valor Causado SGT Valor Int OCI Diferencias

900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/04/30 $ 6.284,00 7.250,62 $966,62

900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/05/31 $ 7.477,00 7.476,66 -$0,34






900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/11/30 $ 13.807,00 6.876,98 -$6.930,02

900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/12/31 $ 14.231,00 7.069,69 -$7.161,31

$ 77.732,00 64.371,66 -$13.360,34

Valor Causado Intereses / L-2014-003614




14

Como se puede observar en la tabla las diferencias son razonables entre abril y octubre, no

obstante, noviembre y diciembre presentan una diferencia de un poco más del doble del valor

causado. En la revisión con el desarrollador del aplicativo se detectó que para estos meses el

sistema está duplicando los días de mora.

Por lo descrito anteriormente, la Oficina de Control Interno, generó la No Conformidad N°3 y N°4,

detallada en el numeral 9.2.1, del presente informe.

6.2.3 Ingresos Fiscales No Tributarios – Tasas y Sanciones

En razón a que los ingresos se reconocen a medida que los actos administrativos son

ejecutoriados, y considerando que también se reconocen ingresos por concepto de tasa del

régimen subsidiado y que estos son directamente descontados por el Ministerio de Salud a los

municipios y transferidos mensualmente a la Superintendencia Nacional de Salud, el

planteamiento de la prueba de auditoria para este rubro cuenta 411001 – Tasas –, consistió en

identificar todos aquellos actos administrativos con fecha ejecutoria entre el 1 de enero y el 31 de

diciembre de 2018 y a este valor sumarle el total de los recursos transferidos por Régimen

Subsidiado.

Cuadro No 6. Resultados Revisión Ingresos – Tasa OCI.

Ya que los ingresos por concepto de Sanciones se reconocen de la misma forma, pero sin

contemplar otras fuentes, el planteamiento de la prueba fue el mismo.

Cuadro No 7. Resultados Revisión Ingresos – Sanciones OCI.

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Ejecutoriados

2018 s/g OCIDiferencia

Tasa 23,350,372,887

Tasa Régimen Subsidiado 73,566,309,756

TOTALES 96,778,144,686 96,916,682,643 -138,537,957

Observaciones

Diferencia por el cálculo global que no es superior

al 0,5%.

Cuadro No 6: Ingresos No Tributarios - Tasas

96,778,144,686 -138,537,957

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Ejecutoriados

2018 s/g OCI

Causaciones

Vigencias Ant 2018Diferencia

Sanciones 30.373.333.563 23.234.890.188 6.369.476.225 768.967.150

TOTALES 30.373.333.563 23.234.890.188 6.369.476.225 768.967.150

Cuadro No 7: Ingresos No Tributarios - Sanciones

Observaciones

El movimiento de la cuenta 411004 incluye no solo los

ejecutoriados en 2018, sino también vigencias

anteriores, y los cargos por expedientes revocados,

solicitados por el Grupo de Control Financiero de

Cuentas.




15

Una vez analizados los movimientos mes a mes de la cuenta 411004 – Sanciones –, en los que

se observó que en el mes de febrero se registró causación de ingresos de vigencias anteriores,

y teniendo en cuenta que dichos registros incrementan el saldo de la cuenta, al resultado obtenido

por la Oficina de Control Interno, fue necesario adicionar dichos registros. Es de aclarar que estos

ingresos se generan en 2018 porque en su momento fueron interpuestos recursos de reposición

y apelación que extendieron el plazo y vencimiento de estos.

Así mismo, en el análisis se observó que se registraron reversiones por concepto de revocatorias,

las cuales reducen el saldo de la cuenta y corresponden a aquellos expedientes que una vez

notificados y ejecutoriados, el vigilado interpone un recurso quedando nuevamente sin firmeza.

6.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar

De acuerdo con las políticas contables, son susceptibles de deterioro todas las cuentas por cobrar

que una vez vencido el término otorgado para su cumplimiento el deudor no haya satisfecho la

obligación.

La evaluación de deterioro se realiza anualmente, la primera evaluación se realizó a principios de

2018 para efectos de la convergencia de los estados financieros a Normas Internacionales de

Contabilidad para el Sector Público, posteriormente se hizo para el cierre de información

financiera de 2018.

El análisis del deterioro se realiza de forma individual según la clasificación que se establezca en

la cartera coactiva por el Grupo jurídico de cobro persuasivo, en donde se verifica si existen

indicios de deterioro de esta, y se define el porcentaje de cobrabilidad y el tiempo estimado de

recuperación de la cartera.

Debido a los elementos de juicio y características particulares establecidos en el modelo de

evaluación del deterioro, los procedimientos de auditoria se enfocaron en la evaluación financiera

del cálculo realizado por el Grupo de Control Financiero de Cuentas (CFC).

Este grupo concibe el cálculo de la siguiente manera:

Valor de deterioro (1) = Saldo a Capital * Porcentaje (%) de Cobrabilidad

Base a deteriorar = Saldo a Capital – Valor de Deterioro (1)

Valor de deterioro (2) = Base a deteriorar – Valor Presente de la base a deteriorar

Deterioro Total = Valor de deterioro (1) + Valor de Deterioro (2)

Por su parte, la Oficina de Control Interno concibe el cálculo de la siguiente manera:

Valor Recuperable = Saldo a Capital * Porcentaje (%) de cobrabilidad

Valor de Deterioro = Valor Recuperable – Valor Recuperable en términos de Valor Presente

Perdida Esperada = Saldo a Capital – Valor Recuperable




16

Deterioro Total = Valor de Deterioro + Pérdida Esperada

La diferencia en la percepción financiera del cálculo del deterioro se basa en que el equipo de

auditoria considera que el porcentaje de cobrabilidad, entendido y confirmado por el Grupo

jurídico de cobro persuasivo, como el valor que se espera cobrar o recuperar de la cartera, no

corresponde a un valor deteriorado.

El impacto por la diferencia en la manera como se concibe el cálculo se muestra a continuación:

Cuadro No 8. Resultado Evaluación Financiera de Deterioro OCI.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la No Conformidad N°6, detallada


6.3.1 Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar

Registra el valor de las disminuciones del activo por concepto de deterioro que dan lugar a

disminuciones en el patrimonio de la entidad y que afectan el rendimiento financiero de la misma.

Teniendo en cuenta que la evaluación de deterioro se realizó en dos momentos en 2018 y que

uno de ellos fue por la transición a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público;

y que el efecto de dicha transición en los estados financieros de apertura se reconoció con cargo

al patrimonio de la entidad, la expectativa establecida en la prueba de auditoria respecto del gasto

por deterioro fue que el saldo de la cuenta al 31 de diciembre de 2018 correspondiera a la

diferencia entre el deterioro inicial y el deterioro final, incorporando las recuperaciones originadas

por los pagos efectuados sobre cartera ya deteriorada, tomados directamente de los libros y del

concepto que específicamente señala esto.

Cuadro No 9. Resultado revisión Gasto por Deterioro OCI.

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro

s/g CFC

Deterioro

s/g OCIDiferencia

Deterioro - Cta 1386 84.723.675.484 84.723.675.484 55.194.911.403 29.528.764.081

TOTALES 84.723.675.484 84.723.675.484 55.194.911.403 29.528.764.081

Cuadro No 8: Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar

Observaciones

Debido a la perspectiva y forma de

determinación del cálculo.

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro Inicial

s/g Balance

Recuperaciones

s/g Libros

Deterioro Final

s/g BalanceSaldo s/g OCI Diferencia

2018

Gasto deterioro CxC 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 84.723.675.484 24.956.370.037 343.518.762

TOTALES 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 84.723.675.484

Cuadro No 9: Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar




17

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la diferencia identificada corresponde al 1% del

total de la cuenta, esta se origina principalmente por el deterioro calculado para otras cuentas por

cobrar diferentes a los conceptos de Tasa y Sanciones, que al 31 de diciembre de 2018 se registró

por valor de $ 261.522.483.

Contemplando la evaluación del deterioro descrita en el punto anterior y la diferencia obtenida, el

impacto de dicha diferencia en el gasto del periodo sería el siguiente:

Cuadro No 9.1. Impacto Evaluación Financiera de Deterioro OCI.

Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la No Conformidad N°6, detallada


6.4 Otros Activos

Está conformado por las siguientes cuentas:

Bienes y servicios pagados por anticipado

Recursos entregados en Administración.

Los siguientes son los saldos de las cuentas que conforman los Otros Activos a 31 de diciembre

de 2018.

Cuadro No 10. Composición Cuenta Otros Activos.

6.4.1 Bienes y Servicios pagados por anticipado:

Están representados en las pólizas de seguros vigentes contratados por Superintendencia

Nacional de Salud para disminuir el riesgo de sufrir perjuicios económicos en el evento de sufrir

siniestros sobre los bienes y acciones de sus administradores en el ejercicio de sus funciones, a

Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro Inicial

s/g Balance

Recuperaciones

s/g Libros

Deterioro Final

s/g OCI

Saldo s/g OCI

GastoImpacto

2018

Gasto deterioro CxC 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 55.194.911.403 4.572.394.044 20.727.494.755

TOTALES 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 55.194.911.403

Cuadro No 9.1: Impacto Revisión deteriro en el Gasto

Otros Activos

Valor

Descripcion

Seguros pagados por anticipado 52.928.242

Recursos entregados en Administracion 247.703.545.801

Total 247.756.474.043




18

31 de diciembre de 2018, la Superintendencia Nacional de Salud tiene las siguientes pólizas de

seguros vigentes:

Todo Riesgo Vehículos sobre su parque automotor compuesto por once (11) vehículos.

Todo Riesgo sobre sus Propiedades, planta y equipos (equipos de computación y comunicación,

muebles y enseres, y sobre el manejo del efectivo y responsabilidad civil para servidores públicos

(Todo Riesgo Varios)

Seguro obligatorio de vehículos SOAT sobres su parque automotor compuesto por once (11)

vehículos.

Como parte de los procedimientos de auditoría se determinó probar la razonabilidad de los saldos

al 31 de diciembre de 2018, a través de revisión de los saldos pendientes por amortizar de las

primas de pólizas de seguros, a partir de la revisión de las pólizas de seguros contratadas.

Para tal efecto se solicitó al Supervisor de Contabilidad un archivo con la información de las

pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable de la cuenta de gastos pagados por

anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos por amortizar de las pólizas

vigentes a 31 de diciembre de 2018, así:

Propuesta del Auditado

“Para tal efecto se solicitó al Supervisor de Contabilidad (se propone cambiar por Coordinador)

un archivo con la información de las pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable

de la cuenta de gastos pagados por anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos

por amortizar de las pólizas vigentes a 31 de diciembre de 2018, así…:"


Una vez analizada la propuesta hecha por la Secretaría General, la Oficina de Control Interno

realiza los cambios resaltados, por tanto, el mismo para el presente informe final queda como

sigue:

Para tal efecto se solicitó al Coordinador de Contabilidad un archivo con la información de

las pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable de la cuenta de gastos

pagados por anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos por amortizar

de las pólizas vigentes a 31 de diciembre de 2018, así:




19

Cuadro No 11. Resultado Revisión Gastos Pagados por Anticipado.

Para verificar la razonabilidad del saldo por amortizar de las pólizas de seguros, se efectuó el

siguiente trabajo:

Se solicitó al grupo de Recursos Físicos las pólizas de seguros que estuvieron vigentes durante

el año 2018, se verificó las fechas de cubrimiento, el valor asegurado y los riesgos cubiertos. Para

las pólizas cuya vigencia comenzó en años anteriores y terminó durante el año 2018 se verifico

la adecuada amortización del valor correspondiente a la vigencia del año 2018, este mismo

trabajo se realizó para las pólizas cuya vigencia comenzó en el año 2018 y termino en el mismo

año, y por último para las pólizas cuya vigencia comenzó en el año 2018 y termina en el año 2019

se verificó su amortización del periodo 2018 y el saldo pendiente por amortizar al 31 de diciembre

de 2018, en la tabla anterior se puede apreciar el resultado de esta prueba.

El resultado de la prueba arroja una diferencia de $ 1.357.256, se identificó que la principal

diferencia obedece a la póliza de seguro Todo Riesgo para Propiedades, planta y equipos

(equipos de computación y comunicación, muebles y enseres, y sobre el manejo del efectivo y

responsabilidad civil para servidores públicos), la cual obedece a que se tomó menos días para

el cálculo de la amortización por parte de la entidad.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Recomendación N°8, detallada


Posteriormente se efectuó un análisis del adecuado cubrimiento de las pólizas de seguros para

disminuir el riesgo de sufrir perjuicios económicos en el evento de sufrir siniestros, el resultado

de esta prueba se puede observar en el siguiente cuadro:

Saldo a 31/12/2018 Valor Verificado Diferencia

Comañia de seguros Clase Seguro VALOR sg Calculo OCI

La previsora Todo Riesgo Vehiculos 15.866.672 15.866.714 -42

QBE SEGUROS Todo Riesgo Varios 35.748.616 34.161.322 1.587.294

Suramerica de Seguros SOAT 1.312.954 1.542.950 -229.996

Total 52.928.242 51.570.986 1.357.256




20

Cuadro No 12. Revisión Cubrimiento Seguros Propiedad, Planta y Equipo.

Analizando el cubrimiento total de las propiedades, planta y equipo y el software se observa que

se están sobre asegurando por valor neto de $ 3.585.705.447, sin embargo, vale la pena revisar

el valor asegurado para los bienes en bodega y el software ya que se están asegurando por un

valor inferior y en el evento de un siniestro la compañía de seguros tan solo estaría indemnizando

el valor asegurado.

Este sobre aseguramiento en los bienes e intangibles de la Superintendencia Nacional de Salud,

podría ocasionar que se esté pagando una mayor prima de seguros por valor aproximado de $

22.366.517.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°7, detallada en

el numeral 9.4.2 del presente informe.

6.4.2.1 Gasto por Amortización de Seguros Pagados por Anticipado

Para verificar la razonabilidad del gasto por amortización de los Seguros pagados por anticipado,

se revisó el movimiento de la cuenta para el año 2018, así:

Cuadro No 13. Movimiento Gastos Pagados por Anticipado

Adicionalmente a este trabajo, se solicitó al grupo de contabilidad un auxiliar de las cuentas de

gastos de seguros generales a 31 de diciembre, se realizó un procedimiento analítico con el

objeto de identificar tendencias de los gastos, observando lo siguiente:

Verificacion adecuado cubrimiento Aseguramiento Propiedad, planta y equipo

Compañía de Seguros Clase Seguro Valor asegurado Valor neto en libros Diferencia

La previsora Todo Riesgo Vehiculos 440.080.000 128.737.698 311.342.302

QBE SEGUROS

Bienes Muebles Bodega Todo Riesgo Varios 214.031.830 937.448.151 -723.416.321

Muebles y enseres y demas contenidos Todo Riesgo Varios 1.601.617.712 96.986.556 1.504.631.156

Equipos de Computo y Electronicos Todo Riesgo Varios 5.906.789.337 3.207.539.089 2.699.250.248

Software Todo Riesgo Varios 1.740.775.979 2.167.567.782 -426.791.803

Planta y equipos No Explotados Todo Riesgo Varios 17.734.585 10.975.130 6.759.455

Bienes de consumo Todo Riesgo Varios 210.000.000 210.000.000

Herramientas y suministros Todo Riesgo Varios 3.930.410 3.930.410

Totales 10.134.959.853 6.549.254.406 3.585.705.447




21

Gráfico No 2. Análisis de Tendencia Gastos

El valor llevado al estado de resultados a 31 de diciembre de 2018 como Gastos por Seguros

Generales fue de $ 246.983.830, el gasto promedio mensual fue de 20.581.986, lo cual se

corroborar en el grafico anterior, en los meses de julio y agosto se observan unos picos en la

tendencia de gastos, los cuales obedecen a que en el mes de julio no se registró el gasto

correspondiente a la renovación de la póliza de todo Riesgo Varios, por valor de $ 160.868.770 y

cuyo gasto mensual es de $ 20.108.596, en el mes de agosto se registró como gasto el valor

correspondiente a los meses de julio y agosto.

6.4.2 Recursos Entregados en Administración

En esta cuenta se registra los recursos trasladados al Sistema de Cuenta Única Nacional – SCUN

del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la entidad traslada los recursos de cuenta propia

por concepto de tasa y sanciones a la Cuenta Única Nacional – CUN y en la medida que se

generan las cuentas por pagar a proveedores y acreedores, se solicita el pago directamente o se

solicita los recursos para hacerlo a través de una cuenta corriente que controla la

Superintendencia Nacional de Salud llamada Pagadora. Para realizar los pagos se solicita a la

Dirección del Tesoro Nacional quien controla la Cuenta Única Nacional, con dos días de

antelación y desde allí se hace el giro a los proveedores. Igualmente, en la medida que se

identifican los pagos realizados por los vigilados por tasa, sanciones y régimen subsidiado, se

hace el traslado del efectivo de las cuentas de Superintendencia Nacional de Salud al Sistema

de Cuenta Única Nacional – SCUN, adicionalmente se pueden hacer traslados del efectivo por el

recaudo de reintegros de incapacidades y de viáticos.

El trabajo desarrollado para establecer la razonabilidad del saldo de la cuenta a 31 de diciembre

de 2018 fue el siguiente:




22

Se realizó una reunión de trabajo con la Coordinadora de Tesorería de la Subdirección Financiera,

con el propósito de conocer la dinámica de esa cuenta. Adicionalmente se solicitó que generara

un reporte de la Cuenta Única Nacional desde el Sistema Cuenta Única Nacional a 31 de

diciembre de 2018, el reporte generado arrojo un saldo por valor de $ 247.514.394.102, el cual

presenta una diferencia de $ 189.151.699 con respecto al valor registrado en libros contables al

cierre del año 2018.

Cuadro No 14. Diferencia Saldos Cuenta Única Nacional CUN Tesorería vs Registros Contables.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°8, detallada en el numeral 9.4.2, del presente informe. En el siguiente cuadro se puede evidenciar que han existido diferencias en periodos anteriores

entre el valor del disponible en Cuenta Única Nacional CUN generado por el área de Tesorería

y el saldo disponible en Cuenta Única Nacional de los registros contables.

Cuadro No 15. Comparativo CUN Tesorería vs Registros Contables 2017 – 2018.

Se confirmó si existía un procedimiento para conciliar el saldo de la Cuenta Única Nacional CUN del sistema con los registros contables, y se informó que la conciliación de la cuenta es realizada por el área de contabilidad, adicionalmente se indagó si existía un procedimiento escrito para el manejo de los recursos de la Cuenta Única Nacional CUN, confirmando que no existen procedimientos específicos, y que son los mismos para el pago de proveedores y para el recaudo de tasa y sanciones.

Concepto Valor $

Saldo Cuenta Unica

Nacional según reporte

247.514.394.102

Saldo Cuenta Unica

Nacional según registros

contables

247.703.545.801

Diferencia -189.151.699

Concepto 31/12/2017 31/12/2018

Saldo Cuenta Unica

Nacional según reporte

244.961.848.524 247.514.394.102

Saldo Cuenta Unica

Nacional según registros

contables

245.151.337.698 247.703.545.801

Diferencia -189.489.174 -189.151.699




23

Acerca de los controles de acceso al Sistema de Cuenta Única Nacional – SCUN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, manifestó que ella y otro funcionario del área de Tesorería tenían el perfil de pagador con el atributo de pagar, y había un tercer funcionario con el perfil de pagador, pero únicamente con los atributos de gestión y consulta. Adicionalmente manifestó que cada 3 semanas el aplicativo requiere automáticamente que se cambie la clave de acceso. Para esclarecer el valor de las diferencias entre los saldos de Tesorería y los registros contables, se le solicito a Grupo de Contabilidad la conciliación de la cuenta CUN a 31 de diciembre de 2018, en esta conciliación se puede observar que los saldos entre la Unidad del Tesoro Nacional y los de Superintendencia Nacional de Salud están debidamente conciliados, pero a través de SIIF Nación II contable, sin embargo, es conveniente que se efectué una conciliación entre el reporte generado por Tesorería y los saldos contables al final de cada mes. La siguiente es la conciliación que realizó el grupo de contabilidad al 31 de diciembre de 2018, esta información fue tomada de la conciliación mensual de Cuentas Reciprocas efectuada por el área de contabilidad y transmitida al Ministerio Hacienda, se observó el correo de envió de la conciliación: Cuadro No 16. Conciliación Cuentas Reciprocas.

6.5 Propiedad, Planta y Equipo

En este rubro, se incluyen las cuentas que representan activos fijos empleados por la

Superintendencia Nacional de Salud para la prestación de servicios y para propósitos

administrativos. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las

actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.

Unidad del tesoro

Nacional Diferencia

190801 En Administracion DTN 247.703.545.801 247.703.545.801 0

572080 Recaudo 29.905.958 33.244.486 -3.338.528

470508 Funcionamiento 7.805.108.419 7.805.108.419 0

470510 Inversion 2.126.771.954 2.126.771.954 0

Total 9.961.786.331 9.965.124.859 -3.338.528

Fecha Concepto valor

26/07/2018 Asignar documentos de recuado por clasificar 338.528

10/08/2018 Generar documentos de recuado por clasificar 1.000.000



3.338.528

Superintendia Nacional de Salud




24

La auditoría realizada a este rubro consistió en primera instancia solicitar al grupo de Recursos

Físicos el reporte cuadro control de inventario de propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre

de 2018 del software “Sistema de gestión, control y seguimiento administrativo – Aplica”, en el

cual se pudiera identificar por clase de activo el valor de compra, el valor de depreciación

acumulada, la vida útil y el valor de deterioro, con el objeto de verificar la razonabilidad de los

saldos reportados en este componente, además de verificar la razonabilidad del saldo reportado

como gasto por depreciación durante el ejercicio de 2018.

De acuerdo con lo revelado en la nota No 11 de los estados financieros a 31 de diciembre de

2018, “Con corte a diciembre de 2018 el sistema '"APLICA" presenta una falla que no

permitió hallar la depreciación del mes de diciembre, razón por la cual desde Contabilidad

se hace el registro con base en la depreciación del mes de noviembre y una vez el Grupo

de Recurso Físicos logre superar la operabilidad del aplicativo, reportará a contabilidad el

valor real y desde allí se hará los ajustes que haya lugar”, a la fecha de realizar esta prueba

(mayo 05 de 2019) no se había logrado superar este impase y en los estados financieros

reportados por la entidad para los meses de enero y febrero, aun se continuaban reportando con

base en la depreciación del mes de noviembre de 2018, es por esta razón que se decidió tomar

para hacer estas pruebas la información del reporte del sistema Aplica con corte Noviembre 30

de 2018.

El reporte de propiedad, planta y equipo que se obtiene del sistema Aplica, para informar al área

de Contabilidad el valor mensual del gasto por depreciación tan solo incluye la propiedad, planta

y equipo en servicio, dicho informe no incluye el valor de los activos de menor cuantía (activos

cuyo costo de adquisición es menor a 15 UVT), en el siguiente cuadro se puede observar las

diferencias que existen a 30 de noviembre de 2018 entre el valor del reporte por el sistema Aplica

comparado con los registros contables:

Cuadro No 17. Comparativo Sistema Aplica vs Registros Contables.

Como se puede observar en el cuadro anterior, existe unas diferencias altas en cada concepto,

éstas obedecen a que el reporte generado desde el software Aplica no contiene la totalidad de

los activos, no incluye por ejemplo los siguientes ítems:

• Las compras de activos fijos efectuadas durante el mes de diciembre de 2018, por valor

de $ 1.244.281.043.

Propiedad, planta y equipo en Servicio - Reporte Sistema AplicaDescripcion Valor Compra Deterioro Dep Acumulada Valor Neto

comunicación y computacion 9.451.779.856 77.367.412 4.997.519.865 4.376.892.579

maquinaria y equipo 13.080.110 0 1.291.117 11.788.993

equipo transporte 798.530.047 288.641.684 425.201.952 84.686.411

muebles y enseres 784.428.761 226.642.163 341.072.022 216.714.576

Total 11.047.818.774 592.651.259 5.765.084.956 4.690.082.559

Valor registros contables a 30 Nov 2018 12.545.188.935 471.374.773 8.958.776.327 3.115.037.835

Diferencia -1.497.370.161 121.276.486 -3.193.691.371 1.575.044.724




25

• El valor de los activos de menor cuantía adquiridos por la entidad hasta 31 de diciembre

de 2018, por valor de $487.826.291, ni el valor de la depreciación acumulada sobre los

mismos, por valor de $425.780.461.

• El valor del gasto por depreciación por el mes de diciembre de 2018, el cual fue tomado

con base en el gasto por depreciación del mes de noviembre, por valor de $ 135.023.617.

Con el objeto de llegar a obtener una data más real en el sistema Aplica y poderlo comparar con

los registros contables, se le solicitó al área de Recursos físicos que listara los activos de menor

cuantía por clase de activos, con el propósito de incluirlos en un nuevo cuadro control y verificar

luego con los registros contables, además se le solicito el reporte de las compras de activos fijos

del mes de diciembre de 2018, y el gasto por depreciación, con esta información se obtuvo un

nuevo reporte, el resultado de dicho reporte se puede observar en la siguiente tabla:

Cuadro No 18. Comparativo Sistema Aplica vs Registros Contables (incluido Activos de menor

cuantía, compras de activos y depreciación).

Como se puede evidenciar existen diferencias en todos los conceptos, siendo más evidente la

diferencia que existe en las cuentas de Depreciación acumulada, por valor de $ 2.767.910.910.

Sobre esta diferencia la Oficina de Control Interno no pudo determinar una validación de la

razonabilidad de esta, dado que la entidad se encuentra depurando la información.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°9, detallada en

el numeral 9.5.2, del presente informe.

A continuación, se detalla la conciliación efectuada por la Oficina de Control Interno entre las

cifras reportadas a través de sistema Aplica y los registros contables para todas las cuentas que

conforman la propiedad, planta y equipo al cierre del año 2018, por cada concepto, así:

Propiedad, planta y equipo en Servicio - Reporte Sistema AplicaDescripcion Valor Compra Deterioro Dep Acumulada Valor Neto

comunicación y computacion 10.984.689.249 77.367.412 5.348.565.665 5.558.756.172

maquinaria y equipo 13.080.110 0 1.291.117 11.788.993

equipo transporte 798.530.047 288.641.684 432.574.733 77.313.630

muebles y enseres 983.626.702 226.642.163 543.457.519 213.527.020

Total 12.779.926.108 592.651.259 6.325.889.034 5.861.385.815

Valor registros contables a 31 Dic 2018 12.935.082.110 397.847.194 9.093.799.944 3.443.434.972

Diferencia -155.156.002 194.804.065 -2.767.910.910 2.417.950.843




26

Cuadro No 19. Conciliación Costo activo y Deterioro Reporte APLICA modificado OCI vs

Registros Contables.

Cuadro No 19.1 Conciliación Depreciación Acumulada Reporte APLICA modificado OCI vs

Registros Contables.

Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia Sg Aplica Sg Registros Diferencia

Muebles y equipos en bodega

Equipo de comunicación 1.169.000 1.169.000 0 0 0 0

Equipo de computación 936.279.151 936.279.151 0 0 0 0

Total Muebles y equip en bodega 937.448.151 937.448.151 0 0 0 0

Muebles y Ens No Explotados

Muebles y enseres 0 803.500 -803.500 0 0 0

Total Muebles y Ens No Explotados 0 803.500 -803.500 0 0 0

comunicación y computacion 10.984.689.249 10.846.792.654 137.896.595 77.367.412 397.847.194,00 -320.479.782

maquinaria y equipo 13.080.110 13.851.365 -771.255 0 0

equipo transporte 798.530.047 798.530.047 0 288.641.684 288.641.684

muebles y enseres 983.626.702 1.275.908.045 -292.281.343 226.642.163 226.642.163

Total Propiedad, planta y 12.779.926.108 12.935.082.110 -155.156.002 592.651.259 397.847.194 194.804.065

equipo en Servicio

Total Propiedad,planta y equipo 13.717.374.259 13.873.333.761 -155.959.502 592.651.259 397.847.194 194.804.065

Costo Deterioro

Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia


Equipo de comunicación 0 0 0

Equipo de computación 0

Total Muebles y equip en bodega 0 0 0


Muebles y enseres 0 0 0

Total Muebles y Ens No Explotados 0 0 0

comunicación y computacion 5.348.565.665 7.241.406.371,23 -1.892.840.706

maquinaria y equipo 1.291.117 3.679.735,00 -2.388.618

equipo transporte 432.574.733 669.792.349,40 -237.217.616

muebles y enseres 543.457.519 1.178.921.488,69 -635.463.970

Total Propiedad, planta y 6.325.889.034 9.093.799.944 -2.767.910.910

equipo en Servicio

Total Propiedad,planta y equipo 6.325.889.034 9.093.799.944 -2.767.910.910

Depreciacion Acumulada




27

Cuadro No 19.2 Conciliación Valor Neto del Activo Reporte APLICA modificado OCI vs Registros

Contables.

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, existen diferencias importantes en cada uno de

los conceptos analizados, principalmente en la Depreciación acumulada, las cuales corresponden

principalmente a que en el momento en que se comenzó a utilizar el sistema Aplica no se tenía

depurada la totalidad de la data, y por lo tanto se hace necesario que se realice el trabajo de

conciliación de los saldos iniciales en el menor tiempo posible, para así llegar a obtener una data

real.

Revisando la información recibida se pudo identificar que el reporte que genera el software

Aplica, presenta las siguientes limitantes:

• No incluye los activos cuyo valor es inferior a 15 UVT y que se deprecian a un mes.

• No tiene un parámetro de control de fechas el cual permita generar el listado a una fecha

determinada, tomando únicamente la información a la fecha de generación, dicho informe

presenta la información siempre a fecha actual, el grupo de Recursos físicos tiene que

hacer Back ups de los reportes mensuales para asegurar la integridad de la información

a una fecha determinada.

• No incluye los activos adquiridos con anterioridad a 1994, pues cuando se comenzó a

utilizar esta aplicación no se alcanzó a migrar la totalidad de los activos.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno genero la No Conformidad N°14 y la

Observación N°2, detallada en los numerales 9.5.1 y 9.5.2. del presente informe.

Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia


Equipo de comunicación 1.169.000 1.169.000 0

Equipo de computación 936.279.151 936.279.151 0

Total Muebles y equip en bodega 937.448.151 937.448.151 0


Muebles y enseres 0 803.500 -803.500

Total Muebles y Ens No Explotados 0 803.500 -803.500

comunicación y computacion 5.558.756.172 3.207.539.089 2.351.217.083

maquinaria y equipo 11.788.993 10.171.630 1.617.363

equipo transporte 77.313.630 128.737.698 -51.424.068

muebles y enseres 213.527.020 96.986.556 116.540.464

Total Propiedad, planta y 5.861.385.815 3.443.434.972 2.417.950.843

equipo en Servicio

Total Propiedad,planta y equipo 6.798.833.966 4.381.686.623 2.417.147.343

Valor Neto




28

6.5.1 Deterioro de Propiedades, Planta y Equipo

Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios

económicos futuros de la propiedad, planta y equipo, cuando el valor en libros del activo excede

el valor recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.

La evaluación de deterioro se realiza anualmente, la primera evaluación se realizó a principios de

2018 para efectos de la convergencia de los estados financieros a Normas Internacionales de

Contabilidad para el Sector Público, la segunda se hizo para el cierre de información financiera

de 2018.

Sin embargo, analizando los registros contables efectuados a 1 de enero de 2018, y el estudio

de convergencia adelantado, se estableció que los registros contables no coinciden por clase de

activo, con lo expresado en el anexo al estudio.

En la siguiente tabla se refleja el movimiento contable de la cuenta de Deterioro a 1 de enero de

2018, y el saldo a 31 de diciembre de 2018:

Cuadro No 20. Diferencia entre registros contables y estudio de deterioro a 1 de enero de 2018

En la siguiente tabla se refleja el movimiento contable de la cuenta de Deterioro a 1 de enero de

2018, y el saldo a 31 de diciembre de 2018:

Cuadro No 20.1 Libro Mayor Cuenta 1695 Deterioro.

De acuerdo con las políticas contables, La Subdirección Administrativa a través del Grupo de

Recursos Físicos y la Oficina de Tecnología de la Información-OTI serán las encargadas de

evaluar a octubre de cada año y reportar a contabilidad en diciembre de cada año, la existencia

Cuenta Clase de Activo

Registros Contables

a 1 enero 2018

Vr Sg Estudio

Deterioro Diferencia

Vehiculos 0 317.153.751 -317.153.751

Muebles y enseres 0 54.545.340 -54.545.340

1.6.95.11.001 Equipo de comunicación 2.567.792 2.567.792 0

1.6.95.11.002 Equipo de computación 468.806.981 97.107.890 371.699.091

471.374.773 471.374.773 0

Cuenta Clase de Activo Saldo 01/01/2018 Debito Credito Saldo 31/12/2018

1.6.95.11.001 Equipo de comunicación 2.567.792 2.567.792

1.6.95.11.002 Equipo de computación 468.806.981 73.527.579 395.279.402

471.374.773 73.527.579 0 397.847.194

Movimiento




29

de deterioro sobre el valor de los activos. En caso de existir indicios de pérdida de valor, se

estimará el monto recuperable del activo respectivo.

Para evaluar la razonabilidad del cálculo del deterioro para propiedades, planta y equipo a 31 de

diciembre de 2018 y en cumplimiento de la política de deterioro, se solicitó el estudio de deterioro

adelantado por Grupo de Recursos Físicos y la Oficina de Tecnología de la Información-OTI, a

octubre del año 2018, realizando un análisis a este estudio se pudo establecer los siguientes

puntos:

Según lo reportado en el Estudio de Indicios de Deterioro documento NURC-3-2018-019704 de

fecha 26 de noviembre de 2018, emitido por el del área de Recursos Físicos, se determinó lo

siguiente:

Equipos de Computación:

1. De acuerdo con el estudio de fuentes internas de deterioro que realizo el área de Recursos

físicos, se concluyó que existe indicios de deterioro sobre los equipos de computación por

obsolescencia o deterioro físico por valor de $ 73.527.579, y fueron dados de baja.

Este valor se disminuyó del valor registrado como ajuste por convergencia a 1 de enero de

2018, sin embargo, se pudo establecer que en el registro de convergencia para esta clase de

activos tan solo habían sido registrados como deterioro el valor de $ 4.806.217, luego se

sobrestimo el valor a dar de baja por esta cuenta en $ 68.721.362. El área de Recursos físicos

entrego un archivo en Excel con la lista de las placas y denominación de los equipos de

computación a dar de baja.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No

Conformidad N°10, detallada en el numeral 9.5.1. del presente informe.

Analizando el documento preparado por la Superintendencia Nacional de Salud para verificar

la existencia de indicios de deterioro sobre su propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de

2018, consideramos que dicho estudio No cumple con las formalidades que se han establecido

en el Manual de Política Contable en el numeral 5.1.1. Deterioro, Indicadores Internos, por

cuanto no contiene la evidencia escrita que demuestre los criterios evaluados para establecer

las Pruebas Internas de indicios de deterioro. En dicho manual se menciona que el informe

debe contener una lista de chequeo en el que se mencione los criterios que se tuvieron en

cuenta para evaluar las pruebas de deterioro adelantadas para cada activo, así:

“Criterios a evaluar:

• Obsolescencia ¿Existe evidencia sobre la obsolescencia en los activos propios del

negocio o deterioro físico del conjunto de activos, o no se han efectuado los

mantenimientos preventivos de rigor?;

• Alcance y uso ¿Durante el período han tenido lugar, o se espera tener lugar en un futuro

inmediato, cambios significativos en el alcance o manera en que se usa o se espera usar




30

el activo, pudiendo este hecho afectar desfavorablemente la prestación de servicios de la

Entidad?;

• Desempeño versus lo esperado, y ¿Existe evidencia, procedente de informes internos,

obtenidos de las áreas correspondientes, que indiquen que el desempeño del activo es, o

va a ser, peor que el esperado?”

En el estudio de deterioro adelantado para establecer los indicios de deterioro para muebles y

enseres, y equipo de computación, tan solo menciona que se adelantó un estudio de fuentes

internas, y se adjunta un archivo en Excel que contiene la lista de números de placa de cada

activo y su descripción, pero no menciona el resultado de las pruebas adelantadas a cada

activo, ni el criterio que se evaluó para cada activo.


Conformidad N°10, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe.

2. Se adjunta al informe de deterioro un archivo en Excel con una lista de las placas y

denominación de los equipos de computación que se encuentran en trámite de baja, “los

cuales tienen como destino la enajenación a título gratuito a algunas entidades estatales”.

El monto total de los equipos de computación y la depreciación acumulada asciende al mismo

valor de $ 1.285.520.448. Por tratarse una cifra representativa se debería de haber revelado

en las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la OCI generó la No Conformidad N°11, detallada

en el numeral 9.5.1. Del presente informe.

3. Se adjunta al informe de deterioro un correo electrónico de fecha 29 de octubre de 2018, del

área de Recursos Físicos con destino a la Oficina de tecnologías de la información (OTI) en el

cual se le solicita efectuar el estudio de indicios de deterioro y, para tal efecto le envió un

archivo en Excel con la lista de las placas y denominación de los equipos de cómputo y

software, con corte a septiembre 30 de 2018, el valor de compra de los equipos ascendía a la

suma de $ 460.548.838 y la depreciación a $ 456.978.332. De acuerdo con lo expresado en

la nota 11 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, La OTI no terminó de realizar

este estudio, a la fecha de realización de este informe este estudio aún no se ha terminado.

4. Se determinó que existen equipos de computación que están almacenados y pendientes de

asignación, cuyo valor neto en libros asciende a $ 804.804.098, este suceso no se revelo en

las notas a los estados financieros. El área de Recursos físicos entrego un archivo en Excel

con la lista de las placas y denominación de los equipos que se encuentran al almacenados.


Conformidad N°9, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe.




31

Equipo de Transporte Terrestre:

De acuerdo con un estudio de fuentes externas (revista Motor), se concluyó que no era necesario

efectuar deterioro sobre el equipo de transporte terrestre, ya que el valor de mercado informado

por esta publicación era superior al valor en libros, sin embargo, de acuerdo con la revisión

adelantada a los documentos soportes del estudio de deterioro efectuado para convergencia y

los registros contables de esa fecha (enero 1 de 2018), el deterioro para esta clase de activos

por valor de $ 317.153.751, fue registrado por error en la Subcuenta de Equipo De Computación.

Al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el ajuste requerido por el estudio de indicios de deterioro

para el equipo de transporte terrestre y la cuenta del deterioro quedo sobrestimada en este valor.


conformidad, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe Ver No Conformidad No9,

Muebles y Enseres

De acuerdo con un estudio de fuentes externas que realizo el área de Recursos físicos “no se

visualizan indicios objeto de revisión del valor de deterioro de los activos para el caso de muebles

y enseres”.

En la Nota 11 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, se expresa “que los muebles

y enseres no requieren deterioro por cuanto el valor de mercado es superior al valor en libros”.

Da cuerdo con la revisión adelantada a los documentos soporte del estudio de deterioro efectuado

para convergencia y los registros contables de esa fecha (enero 1 de 2018), el deterioro para esta

clase de activos por valor de $ 54.545.340, fue registrado por error en la Subcuenta de Equipo

De Computación, al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el ajuste requerido para muebles y

enseres y la cuenta del deterioro quedo sobrestimada en este valor.


Conformidad N°9, detallada en el numeral 9.5.1. Del presente informe.

En la siguiente tabla se refleja el movimiento de la cuenta de deterioro del año 2018 discriminada

por clase de activo. De igual manera se puede apreciar los ajustes que habría que realizar en la

cuenta de deterior por clase de activo por valor total de $ 302.977.729, así:




32

Cuadro No 21. Resultado Revisión del Deterioro OCI.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina Control Interno generó la Observación N°10,

detallada en el numeral 9.5.2. del presente informe.

Se determinó que existen equipos de computación que están almacenados y pendientes de

asignación, cuyo valor neto en libros asciende a $ 804.804.098, este suceso no se revelo en las

notas a l

superintendencia nacional de salud oficina de … · 2019-07-16 · 6.5.2 gasto por depreciación...

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