superintendencia nacional de salud · 1. objetivo la oficina de control interno de la...
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SECRETARIA GENERAL
NOTIFICACIONES Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., FEBRERO de 2.016
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 4
5. INFORME ........................................................................................................................................ 4
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO SUPERINTENDENCIA
DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES: (Decreto 2462/2013 art. 26) .................... 6
5.1.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO .................. 13
5.1.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO ................... 14
5.1.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ...................................................................... 17
5.1.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 19
5.2 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO SUPERINTENDENCIA
DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES: (Decreto 2462/2013 art. 26) .................. 21
5.2.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO .................. 28
5.1.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO ................... 29
5.2.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ...................................................................... 29
5.3.4SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 31
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................... 33
1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de sus funciones de seguimiento y evaluación a la gestión institucional, y su Plan Anual
de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la
vigencia 2016 mediante Resolución 2639 de Diciembre de 2015, realizará seguimiento y
evaluación a la gestión del Grupo interno de trabajo de Notificaciones de la Secretaria
General y del Grupo interno de trabajo de Contratación de Bienes y Servicios de la
Entidad.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno, realizará seguimiento a los Grupos internos de trabajo de
Notificaciones y de Contratación de Bienes y Servicios, con el fin de verificar:
1. Cumplimiento de las Funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad
tanto Externa como Interna.
2. Seguimiento a los Riesgos (Operativos – Anticorrupción).
3. Seguimiento Plan Anual de Gestión: Indicadores y Actividades
4. Verificación cumplimiento de Procedimientos.
5. Evaluación Recomendaciones / Planes de Mejoramiento, derivados de las auditorías
o seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno o Auditorías Internas de
Calidad.
3. MÉTODOLOGÍA
La metodología a seguir para el presente seguimiento
Anuncio del Seguimiento a la Superintendencia Delegada para las Medidas
Especiales.
Solicitud de información
Trabajo de campo (verificación in – situ)
Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente
Nacional de Salud
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011
y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde
a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté
formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los
controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén
adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo
con la evolución de la entidad.
Aunado a lo anterior, justifica efectuar el presente ejercicio la necesidad de realizar
control posterior, donde se pueda dar cuenta del cumplimiento a los procedimiento
establecidos en el mapa de procesos de la Entidad y el respectivo cumplimiento de las
funciones de los diferentes grupos pertenecientes a la Secretaria General descritos en
la Resolución 180 del 17 de enero de 2014 artículos 5 y 20.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993
y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual
de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes
a la Vigencia 2.016, en el mes de Febrero realizó seguimiento y evaluación a los Grupos
internos de trabajo de Notificaciones y Contratación de Bienes y Servicios , conforme a
los ítems que a continuación se relacionan.
El Grupo de Talento Humano Suministro a la Ofician de Control Interno mediante NURC
3-2016-001047 del 22 de Enero de 2016 (servidores públicos que a la fecha se
encuentran vinculados a la planta de la Superintendencia Nacional de Salud)
Conformación del Grupo de Notificaciones:
NOMBRES Y
APELLIDOS
FECHA DE
INGRESOGRUPO DENOMINACIÓN
FORMACIÓN
ACADEMICAGRADO
LENIS GARCES
LUZ ANGELA23/01/2014
GRUPO DE
NOTIFICACIONES
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION
EN DERECHO
PROCESAL,
MAESTRIA EN
DERECHO
ECONOMICO
22
DE LOS RIOS
BARRAGAN
AMPARO
15/10/2015GRUPO DE
NOTIFICACIONES
PROFESIONAL
ESPECIALIZADODERECHO 14
ABRIL GAITAN
ELIZABETH03/09/2012
GRUPO DE
NOTIFICACIONES
TÉCNICO
ADMINISTRATIVOBACHILLER 15
CIFUENTES
PREGONERO
LILIANA
01/02/1994GRUPO DE
NOTIFICACIONES
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
TECNOLOGIA EN
NEGOCIOS
INTERNACIONALES
13
ZORRILLA MARÍN
JOHNSON10/09/1987
GRUPO DE
NOTIFICACIONES
TÉCNICO
ADMINISTRATIVOBACHILLER 13
HIDALGO
BALLESTEROS
FABIO ARTURO
03/07/2012GRUPO DE
NOTIFICACIONESTÉCNICO
DERECHO,
INGENIERIA DE
SISTEMAS,
TECNOLOGIA EN
ANALISIS Y
PROGRAMACION
DE
COMPUTADORES
18
CALDERON
CONTRERAS
JOSE ARMANDO
06/02/2012GRUPO DE
NOTIFICACIONES
SECRETARIO
EJECUTIVO
TECNICA
PROFESIONAL EN
ARCHIVO
18
GAITAN URQUIJO
ADRIANA RUTH22/01/2014
GRUPO DE
NOTIFICACIONES
SECRETARIO
EJECUTIVO
TECNICA
PROFESIONAL EN
ADMINISTRACION Y
GESTION DE
EMPRESAS,
TECNICA
PROFESIONAL EN
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
16
PARRADO MORA
FERNEY
ROLANDO
21/12/2007GRUPO DE
NOTIFICACIONES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
TECNOLOGIA EN
DIRECCION Y
PRODUCCION DE
TELEVISION
15
PUERTO
ALVAREZ DORA
ESTEPHANY
08/05/2015GRUPO DE
NOTIFICACIONES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
TECNOLOGIA EN
GESTION
DOCUMENTAL,
TECNICA
PROFESIONAL EN
ARCHIVISTICA
13
Conformación Grupo Interno de Trabajo de Contratación de Bienes y Servicios
NOMBRES Y
APELLIDOS
FECHA DE
INGRESOGRUPO DENOMINACIÓN FORMACIÓN ACADEMICA GRADO
VENEGAS
SOCHE ELIANA04/11/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO
ADMINISTRATIVO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO COMERCIAL
21
CASTRO
GONZALEZ
ANDREA
NATALIA
23/01/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO ADMINISTRATIVO
21
CATALAN
GUTIERREZ
ANGELA
MARIA
18/07/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO ADMINISTRATIVO
20
TOVAR JIMEZ
LAURA SOFIA10/04/2015
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO ADMINISTRATIVO
19
PATIÑO
GARCIA
JUDITH
18/07/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
CONTRATACION ESTATAL
19
CEBALLOS
GUTIERREZ
JUAN
BAUTISTA
17/03/2015
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADODERECHO 17
MAYA
LUCERO
CARLOS
ANDRES
21/05/2013
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
DERECHO,
ESPECIALIZACION EN
DERECHO ADMINISTRATIVO
16
RAMIREZ RIOS
MARTHA
CECILIA
01/04/2013
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
TECNOLOGIA EN
ADMINISTRACION
HOTELERA, TECNOLOGIA
EN ALIMENTOS
13
MARTINEZ
NOVOA
JONATHAN
11/08/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
SECRETARIO
EJECUTIVO
TECNOLOGIA EN ENERGIA
Y PETROQUIMICA18
CASTILLO
MARTIN
ADRIANA
JULIET
24/01/2014
GRUPO DE
CONTRATACIÓ
N DE BIENES Y
SERVICIOS
SECRETARIO
EJECUTIVOBACHILLER 18
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO GRUPO INTERNO DE
TRABAJO DE NOTIFICACIONES: (Resolución 180 del 17 Enero 2014 art. 5)
Con la Resolución 180 del 17 de enero de 2014, en su artículo 5 se conforma el Grupo
Internos de Trabajo de Notificaciones de la Secretaria General de la Superintendencia
Nacional de Salud, cuyo propósito es dar a conocer a uno o varios administrados, el
contenido de las decisiones adoptadas por la Entidad a través de Actos Administrativos,
de conformidad con las normas establecidas en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas que lo adicionen,
modifiquen o deroguen para contribuir al cumplimiento de la misión de la entidad.
Para este caso, se verifico el procedimiento de notificaciones que se encuentra dentro
del proceso “Administración de la Gestión Documental” y la función establecida el
artículo 5 del a Resolución 180 de 2014 numeral 1: “Notificar y Comunicar los actos
administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia
Nacional de Salud, facultades para ello, de conformidad con lo establecido de las normas
vigentes, salvo lo relacionados con el Grupo de Talento Humano, el Grupo de Cobro
Coactivo de la oficina Asesora y el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.”
La Oficina de Control Interno pudo constatar el procedimiento de notificaciones,
evidenciando en primer lugar la Recepción de Actos Administrativos que deben ser
notificados por parte de la Secretaria general y la Delegada de Procesos Administrativos,
revisando que se cumplan los requisitos establecidos para una notificación, la forma de
entrega al grupo de notificación para Secretaria General, se hace a través de la firma de
quien entrega en un libro y en Procesos Administrativos se hace la entrega mediante la
firma de quien entrega en una planilla, tal como se evidencia en las siguientes imágenes:
Planilla traslado de expedientes Superintendencia Delegada para Procesos
Administrativos
Expediente a Notificar
Libro de recibido de expedientes para Secretaria General
Una vez realizada la entrega, se procede por parte del Grupo de Notificaciones, hacer la
citación en el Sistema de Gestión Documental ya por correo físico o correo electrónico:
Realizada la Citación, y la persona citada comparece a la notificación, el funcionario
asignado para notificarlo, verifica su identidad con los documentos que acredite su
condición y se diligencia el formato denominado Notificación Personal (GDFT17).
Luego el funcionario asignado del Grupo de Notificaciones registra la notificación
realizada en la base de datos en Excel donde se lleva el control de las actuaciones del
Acto administrativo. (Esta es actualizada semanalmente), una vez actualizada la matriz,
se elabora documento de devolución del Acto Administrativo (memorando para
Secretaria general y planilla en el Super SIAD para procesos Administrativos) y trasladar
al aérea correspondiente con los respectivos soportes.
Para verificar el estado actual del Acto Administrativo, se entra al Super SIAD, con el
número de NURC y se consulta en actuaciones, donde se evidencia el traslado,
finalmente la entrega del acto administrativo, se hace físicamente a la dependencia.
Si no es posible la Notificación Personal, se procede a radicar el acto administrativo, en
el SUPERCOR, una vez radicado se diligencia la planilla GDFT15 y la citación es enviada
al Grupo de Correspondencia, se hace seguimiento constantemente a la entrega, los
términos para los envíos normalmente son de un mes por fuera de Bogotá o 15 días
dentro de Bogotá.
Planilla GDFT15
Citación Notificación
Una vez se genere la guía donde se evidencia el recibido, la persona tiene 5 días para
notificarse a partir del recibido, si no es posible la notificación se procede a la Notificación
por Aviso.
La Notificación por Aviso, es una comunicación a la cual se anexa el acto administrativo,
donde se notifica, quedando notificado a partir del día siguiente.
Para terminar el procedimiento de Notificación, se hace seguimiento al cargue de la guía,
una vez obtenida la guía, se hace la devolución del acto administrativo con los debidos
soportes en dos grupos 1) para la dependencia de origen con los soportes y 2) para el
archivo de notificaciones con los soportes.
Para la devolución del Acto administrativo de Procesos Administrativos se actualiza en
el Super SIAD y se genera una planilla por el sistema y se entrega el físico, y para la
devolución de secretaria General es mediante memorando.
5.1.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
La Oficina de Control Interno para este seguimiento evidencia que el Grupo de Notificaciones no
tiene plasmado dentro del mapa de Riesgos de la entidad, riesgos operacionales del proceso.
Razón por la cual la Coordinadora del Grupo de Notificaciones Doctora Luz Angela Lenis
manifiesta lo siguiente:
“Estos riesgos no se plasmaron para el Grupo de Notificaciones, toda vez que lo que se
estableció para el mismo fue un procedimiento, perteneciente al proceso de Administración de la
Gestión Documental.
En virtud a ello los riegos operacionales del proceso no hacen referencia específicamente al
procedimiento de notificaciones”
5.1.2SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
La Coordinadora del Grupo de Notificaciones manifiesta que las acciones encaminadas
a la mitigación de este riesgo se reportaron con corte a 30 de noviembre del 2015 siendo
las siguientes:
SEGUIMIENTO 3 OCI
FECHA DE SEGUIMIENTO 30-nov-15
ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS PORCENTAJE DE AVANCE
OBSERVACIONES DEPENDENCIAS RESPONSABLES
Realizar capacitación en el proceso de notificaciones
El 16 de abril del 2015 se realizó reunión con todos los funcionarios del grupo con el fin de revisar el procedimiento y formatos que se manejan al interior del grupo.
100 Secretario General
Coordinador Grupo de Notificaciones
Implementar mecanismos de control sobre responsables y cumplimiento
de los términos en las notificaciones.
Con la colaboración de la Oficina de Planeación, se ajustó a la normatividad vigente (Ley 1437 de 2011) el procedimiento de notificaciones para lo cual el día 23 de julio se realizó reunión de socialización y capacitación con todos los funcionarios del Grupo.
100 Secretario General
Coordinador Grupo de Notificaciones.
Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.
Se realizó capacitación sobre el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano entre el 13 y el 17 de abril por parte de la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Disciplinario Interno, con el apoyo logístico del Grupo de Talento Humano. Dentro de los contenidos de la capacitación, hubo una temática relacionada con el Código Disciplinario Único.
100
La capacitación la realizo la Oficina Asesora de Planeación, la Coordinación Asistió y participo del Curso.
Secretario General Coordinador Grupo de
Notificaciones
Realizar capacitación en el proceso de notificaciones
El 16 de abril del 2015 se realizó reunión con todos los funcionarios del grupo con el fin de revisar el procedimiento y formatos que se manejan al interior del grupo.
100 Secretario General
Coordinador Grupo de Notificaciones.
NATURALEZA
DEL
PROCESO
PROCESO CAUSASCLASE DE
RIESGORIESGO DESCRIPCION ACCIONES
Corrupción
Administración
de la Gestión
Documental
▪ Fuga de información.
▪ No cumplir el
procedimiento de
notif icación.
▪ Amiguismo.
▪ Interés del servidor
público en recibir
beneficio económico.
▪ Demora en el
cumplimiento de
términos.
Corrupción
Favorecer a terceros
otorgando tiempos
adicionales a los términos
establecidos para
efectuar la notif icación y
solicitar cobros/favores a
cambio.
Originado en situaciones de fugas de
información, el no cumplimiento del
proceso de notif icación sumado a
situaciones de amiguismo y el interés de
un servidor público de la Supersalud en
obtener algún beneficio o incentivo
adicional al salario; se favorezca a
terceros dando términos adicionales a los
establecidos para efectuar las
notif icaciones y solicitar algún tipo de
cobro o favor a cambio.
▪ Realizar capacitación en el
proceso de notif icaciones.
▪ Implementar mecanismos de
control sobre responsables y
cumplimiento de los términos en las
notif icaciones.
▪ Realizar capacitaciones en Código
Disciplinario Único.
Implementar mecanismos de control sobre responsables y cumplimiento
de los términos en las notificaciones.
Con la colaboración de la Oficina de Planeación, se ajustó a la normatividad vigente (Ley 1437 de 2011) el procedimiento de notificaciones para lo cual el día 23 de julio se realizó reunión de socialización y capacitación con todos los funcionarios del Grupo.
100 Secretario General
Coordinador Grupo de Notificaciones
Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.
Se realizó capacitación relacionada con el Código Disciplinario Único entre el 07 y el 21 de julio por parte del Grupo de Talento Humano.
100
La capacitación la realizo la Oficina Asesora de Planeación, la Coordinación Asistió y participo del Curso.
Secretario General Coordinador Grupo de
Notificaciones
Las evidencias que se aportan son un acta y un listado de asistencia para las
capacitaciones al interior del Grupo.
Para las capacitaciones realizadas por planeación con la participación del grupo de
Talento Humano, las evidencias reposan en este último.
Evidencias:
5.1.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
La Secretaria General de la Entidad, reportó el consolidado de la evaluación de los
indicadores registrados en el PAG de todos los Grupos Internos de trabajo entre ellos, el
cumplimiento de las obligaciones del Plan Anual de Gestión del mes de Enero del Grupo
de Notificaciones, mediante NURC 3-2016-002390 del 9 de Febrero de 2016, cumpliendo
con el 100% con la siguiente actividad programada ya que es a demanda:
PRODUCTO ACTIVIDAD NOMBRE
INDICARDOR FORMULA CUMPLE NO CUMPLE
Se evidencia un total de 860 actos administrativos recibidos en el mes de Enero sobre 860 actuaciones administrativas realizadas.
Notificar de acuerdo a la
parte resolutiva y a la
normatividad vigente, los
actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias
de la Superintendencia Nacional de
Salud
Porcentaje de Actos
Administrativos con trámite
de Notificación en el período.
Total de actos administrativos recibidos para notificar en el
periodo/ Total de
actuaciones administrativas de notificación en el periodo
X
Relación suministrada por el Grupo de Notificaciones:
Se evidencia un total de 860 actos administrativos recibidos en el mes de Enero sobre
860 actuaciones administrativas realizadas.
MES RECIBIDOS DEVUELTOS
ENERO 860 494
TOTAL 860 494
366
INFORME MENSUAL 2016
(RECIBIDOS-DEVUELTOS)
EN TRAMITE
MESACTOS
RECIBIDOS
ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS
REALIZADAS
ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS
ADICIONALES
OBSERVACIONES
ENERO 860 860 83
Comunicaciones a varios sujetos de
una misma resolución.
TOTAL 860 860
INFORME ACTOS ADMINISTRATIVOS VS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS REALIZADAS PAG- 2016
5.1.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES.
La oficina de Control Interno mediante informe final de Auditoria NURC 3-2015-005521
del 25 de Marzo de 2015 presento recomendaciones al Superintendente en los
siguientes términos:
1. “Se recomienda al Grupo de Notificaciones, solicitar a la Oficina Asesora de Planeación la
orientación metodológica necesaria para ajustar sus procedimientos en la medida que se
incorporen términos para la realización de algunas actividades dentro del proceso, como los
son:
a. La elaboración de Avisos o Fijación de Edictos en caso de no comparecencia del
vigilado citado,
b. Términos para efectos de realización de las publicaciones que se deban surtir en la
página Web de la Entidad, y
c. Términos para realizar las devoluciones de los actos administrativos notificados a las
dependencias de origen.
Si la recomendación es acogida, una vez consolidado el procedimiento con los ajustes
sugeridos, el Grupo de Notificaciones deberá a través de todos y cada uno de sus
funcionarios, cumplirlo cabalmente.”
2. “De igual forma se recomienda adoptar las medidas que se consideren pertinentes, con el
propósito, de que al momento de utilizar los modelos de citación, estos no se envíen con errores
de contenido, obligando a efectuar alcances o nuevas citaciones que propicien dilación al
Proceso de Notificación, o reprocesos que terminen perjudicando las actuaciones administrativas
de la Superintendencia Nacional de Salud. Para lo expuesto es necesario y así se recomienda,
se implemente AUTOCONTROL por parte de las dependencias usuarias del servicio que presta
el Grupo de Notificaciones, verificando previamente al envío a aquel, la correcta incorporación
en los actos administrativos a notificar, de la dirección y ciudad en que esta debe ejecutarse.”
Finalmente el Grupo de Notificaciones manifiesta que: “Respecto a los literales a y b de la
primera recomendación, se adoptaron completamente y prueba de ello es la modificación que se
hizo al procedimiento de notificaciones que actualmente se encuentra publicado en la página
Web a saber:
Frente al literal c la recomendación se ha venido adoptando en la medida en que el supervisor
del contrato con el operador postal y la mensajería expresa –Grupo de Correspondencia- da
soluciones a los inconvenientes que se presentan con la trazabilidad y cargue de las guías,
siendo imposible para el grupo establecer un término para la devolución de los actos
administrativos, dada la variabilidad en los tiempos de entrega y respuesta del servicio prestado
por los contratistas que distribuyen la correspondencia.
Frente a la segunda recomendación, el Grupo de Notificaciones está realizando un control previo,
consistente en la revisión de los artículos que ordenan la notificación de los actos administrativos,
devolviendo por correo electrónico aquellas resoluciones que presentan inconsistencias para que
sean corregidos por la dependencia de origen y así proceder al agotamiento del procedimiento
de notificaciones.”
5.2 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO GRUPO INTERNO DE
TRABAJO DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS: (Resolución 180 del 17
de enero 2014 art. 20)
Con la Resolución 180 del 17 de enero de 2014, en su artículo 20 se conforma el Grupo
Interno de Trabajo de Contratación de Bienes y Servicios de la Superintendencia
Nacional de Salud y establece sus funciones entre ellas: numeral 1 coordinar y adelantar
todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión contractual.
Verificando el mapa de procesos de la Entidad; la Gestión contractual tiene tres procesos
con sus respectivos procedimientos, pre contractual, contractual y post contractual tal
como se evidencia en la siguiente gráfica:
Para este ejercicio, la Oficina de Control interno tomo como muestra el procedimiento
correspondiente a Mínima Cuantía que tiene como función por objeto la Aceptación de
la Oferta a través de la realización de actos pre contractuales siguiendo el procedimiento
establecido en la normatividad vigente para este, contratando los bienes u obras o
servicios cuando la contratación no exceda el 10 % de la menor cuantía de la entidad,
con el fin de satisfacer una necesidad de la Entidad.
Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso pre contractual se debe
tener en cuenta el Manual de Contratación PPMN01.
Muestra: Contrato 088 de 2016 proceso de mínima cuantía.
Se toma como muestra el Contrato 088 de 2016 para la verificación del procedimiento.
Contrato que tiene como objeto: Prestar el servicio de traducción al idioma inglés de
comunicados de prensa y demás documentos que se requieran para ser publicados en
el Portal Web de la Superintendencia Nacional de Salud.
Cuantía: $5.000.000
Contratista: LANGUAGEFORALL SOLUCIONES LINGUISTICAS S.A.S
Se inicia, Recibiendo la solicitud de contratación NURC.3-2015-023517 la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional remite los estudios
previos para la contratación del año 2016 de la traducción al idioma ingles de la página
web de la entidad, con los respectivos soportes.
El coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios reparte la solicitud de
contratación al profesional correspondiente en este caso a la funcionaria Laura Tovar, a
través del Sistema de Gestión Documental.
El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de la solicitud, el cual debe
contener los estudios y documentos previos, una vez realizado los requerimientos de
documentos faltantes y observaciones, y una vez recibido los ajustes a la solicitud de
contratación, se elabora la Invitación Publica, por el profesional responsable encargado
del proceso, (se puede observar en el Sistema de Contratación Pública SECOP).
Una vez el Coordinador del Grupo de Contratación de Bines y Servicios, revisa los
estudios y documentos previos y la invitación publica con los respectivos soportes, se
realizan los respectivos ajuste si da lugar, se procede a dar traslado de todos los estudios
y documentos previos y de la invitación publica para la aprobación de la Subdirección
Administrativa.
El profesional responsable, publica en el Sistema Electrónico para la Contratación
Pública-SECOP-los estudios previos y la Invitación pública.
Durante el periodo de publicación de la Invitación publica, los interesados pueden
presentar observaciones, y el profesional responsable los documentos de respuestas
remitidas por las dependencias solicitante; como resultado de las observaciones
presentadas por los interesados en el proceso, se pueden requerir modificaciones a la
invitación publica, para lo cual, el profesional proyecta las Adendas en conjunto con la
dependencia solicitante utilizando el formato PPFT10, para luego asistir a la audiencia y
apertura de recepción de propuestas donde se proyecta el acta de cierre a través del
formato PPFT05
Lista de propuestas:
Una vez terminada la recepción de propuestas y aprobado el documento se recoge las
firmas de los asistentes, esta acta es publicada en el SECOP junto con los anexos.
El profesional responsable proyecta la designación de comité evaluador donde se
verifican y se evalúan las propuestas recibidas y se escoge la de menor precio, mediante
formato PPFT06.
Terminada la evaluación de propuestas por el comité evaluador, se procede a proyectar
el consolidado del informe de evaluación, este es publicado en el SECOP con las
respectivas firmas, y se corre traslado del informe de evaluación a los proponentes para
que presenten observaciones al informe; en caso de que lleguen observaciones, el
profesional responsable remite al comité evaluador para su respectiva respuesta donde
allí recomienda la adjudicación del contrato.
El comité evaluador realiza las respuestas a las observaciones presentadas por los
oferentes al informe evaluador y el remite al Grupo de Contratación de Bienes y
Servicios, una vez firmado el documento por el comité se publica en el SECOP.
Informe de Evaluación Consolidado
Respuesta a las Observaciones
Finalmente, se proyecta, se suscribe, y se publica en el SECOP la aceptación de la
Oferta por el profesional encargado y pasa a revisión y aprobación para que el
ordenador del gasto adjudique el contrato.
5.2.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Para la mitigación del Riesgo del Proceso, el día 28 de Enero, se realizó socialización
por parte del Secretario General Doctor Chaid, sobre estudios previos, estructuración de
estudios previos y Supervisión de contratos, dirigido a todos los Jefes de Oficina y
enlaces de Contratación.
En esta Socialización se explicó, como se debe mitigar este riesgo “Procesos de
Selección sin Adjudicar”, las causas que genera el riesgo al no adjudicar un proceso, se
informó sobre sobre los términos mínimos para tener en cuenta para la radicación de
procesos en el Grupo de Contratación; también se dejó explicado los criterios de
calificación establecidos en la normatividad vigente en materia contractual.
Evidencias: La coordinadora Andrea Natalia Castro, mediante correo electrónico del 05
de Febrero de 2016, remitió presentación de la capacitación dada por el secretario
General el día 28 de Enero de 2015.
FACTOR DE
RIESGOCAUSAS RIESGO DESCRIPCION
CONTROLES
EXISTENTESACCIONES
Procesos
• Evaluaciones de las ofertas
realizadas sin tener en
cuenta todos los criterios a
calificar en el pliego de
condiciones
• Ningún oferente cumple con
los requisitos establecidos
en el Pliego de Condiciones
Definitivo.
• Retrasos en la radicación
de los procesos en el Grupo
de Contratación por parte de
la Dependencia Solicitante.
Procesos de selección
sin adjudicar
Procesos de selección que
no se pueden adjudicar
porque las siguientes
razones: 1) Las ofertas
presentadas ninguna
cumplen con lo exigido en el
Pliego de Condiciones. 2) El
Comité Técnico no realizó la
verificación de requisitos
habilitantes o la evaluación
teniendo en cuenta el
principio de Selección
Objetiva o no observo el
cumplimiento los requisitos
exigidos en los Pliegos de
Condiciones. 3) La
Dependencia Solicitante no
radicó el proceso con la
debida antelación para
adelantar su tramite.
* Seguimiento al
cronograma
* Procedimientos
formales aplicados
Personal capacitado
* Contingencias y
respaldos
Socializar el proceso
contractual
Capacitar a los
funcionarios en temas
contracturales
Definir Acuerdos de
nivel de servicio con
los proveedores y
usuarios del proceso
contractual
5.1.2SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
En relación con este Riesgo de Corrupción, las acciones que se han ejecutado frente al
mismo, cabe resaltar que en la misma capacitación o socialización realizada el día 28 de
Enero de 2016, también se enfocó en cuanto a la Supervisión de los contratos y las
posibles inhabilidades e incompatibilidades y delitos en los que puede incurrir el
supervisor, relacionado con el Código Disciplinario Único.
La siguiente es el listado de la asistencia de los funcionarios que asistieron a la
capacitación donde abarcaron el diferente riesgo:
PROCESO CAUSAS
CLASE DE
RIESGO RIESGO DESCRIPCION ACCIONES
Pre
Contractual
▪ Amiguismo.
▪ Interés del
servidor público
en recibir
beneficio
económico.
▪ Fuga de
información.
Corrupción
Estudios previos o de factibilidad
superficiales o manipulados por personal
interesado en el futuro proceso de
contratación (estableciendo necesidades
inexistentes o aspectos que benefician a
una oferente en particular).
Por situaciones de amiguismo, fugas de
información y el interés de un servidor
público en obtener algún tipo de beneficio
económico adicional a su salario, puede
presentarse que se realicen estudios
previos o de factibilidad superficiales o
manipulados estableciendo necesidades
inexistentes o aspectos que benefician a
una oferente en particular, por parte de
algún funcionario interesado en el futuro
proceso de contratación.
▪ Realizar capacitaciones en
temáticas y normatividad
relacionada con contratación
estatal.
▪ Realizar capacitaciones en
Código Disciplinario Único.
La Resolución Número 015 del 07 de Enero 2016 por la cual se modifica y actualiza el
Manual de Contratación y Supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud,
atendiendo las instrucciones de la Entidad Transparencia por Colombia en la cual se
incluyeron los mecanismos de control a la gestión de Supervisión e interventoría y se
reforzó la información en cuanto al régimen de inhabilidades e incompatibilidades.
5.2.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
La Secretaria General de la Entidad, reportó el consolidado de la evaluación de los
indicadores registrados en el PAG de todos los Grupos Internos de trabajo entre ellos, el
cumplimiento de las obligaciones del Plan Anual de Gestión del mes de Enero del Grupo
de Contratación, mediante NURC 3-2016-002390 del 9 de Febrero de 2016, cumpliendo
con el 100% con la siguiente actividad programada:
El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios hace seguimiento al Plan Anual de
Contratación, este será publicado en el nuevo portal web de la Entidad donde se
encontrara: gastos de funcionamiento, proyectos de inversión, y actividades de
proyectos, fechas estimadas de estudios previos.
PRODUCTO ACTIVIDAD NOMBRE
INDICARDOR FORMULA CUMPLE
NO CUMPLE
Adelantar los Procesos de Contratación requeridos
para satisfacer las
necesidades de la Entidad
Porcentaje de
cumplimiento acumulado del Plan de
Contratación de la
Superintendencia Nacional
de Salud
Número de Contratos
suscritos por la
Superintendencia en la vigencia/
Número de Contratos
programados en el Plan de Contratación
para la vigencia
X
Evidencias: Diferentes correos de seguimiento a las dependencias
5.3.4SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
La oficina de Control Interno mediante informe de Auditoria de Calidad NURC 3-2015-020639 del 19 de Octubre de 2015 presento recomendaciones al Superintendente en los siguientes términos “1. No Conformidad Menor: En el procedimiento Post Contractual, se incumple con el Numeral "7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio.
Evidencia: En el procedimiento PSPD02 Cierre del expediente contractual, no está descrita la actividad para publicación en el SECOP del formato “Constancia cierre de proceso contractual”, identificado con código PSFT02, actividad que el grupo desarrolla en la práctica.
Debe incluirse como actividad adicional, en el procedimiento PSPD02 Cierre del expediente contractual, la publicación en el SECOP del formato “Constancia cierre de proceso contractual”, identificado con código PSFT02, después de la actividad 12 que dice “El Profesional responsable archiva el certificado
de cierre en la carpeta contractual, y la entrega organizada al personal técnico asistencial, conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo”.
El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, mediante NURC 3-2015-023641 del 27 de Noviembre de 2015, ajusto el procedimiento del que habla el numeral 7.5.1 “Control de la producción y de la prestación del servicio”. Así mismo se ajustaron los demás procedimientos, sobre los cuales en la Auditoría se hicieron observaciones.
En Respuesta la Oficina Asesora de Planeación acepto darle las modificaciones mediante NURC 3-2015-023877 del 30 de Noviembre de 2015.
Por Ultimo la Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios envió un correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación solicitó el cierre de las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Grupo Interno de Notificaciones:
El Grupo de Notificaciones para el mes de Enero, conforme a las evidencias evaluadas
cumplió en un 100% con la actividad programada toda vez que a los 860 actos
administrativos recibidos, tuvieron actuaciones administrativas para notificar, teniendo
en cuenta que de los 860 actos administrativos , 494 fueron devueltos y 366 se
encuentran en trámite.
La Oficina de Control Interno para este seguimiento concluye, que el Grupo de
Notificaciones no tiene plasmado dentro del mapa de Riesgos de la entidad, riesgos
operacionales del proceso, toda vez que lo que se estableció para el mismo fue un
procedimiento, perteneciente al proceso de Administración de la Gestión Documental,
por lo tanto se recomienda…..
Con relación a la mitigación del Riesgo de Corrupción el Grupo de Notificaciones ha
venido realizando actividades con respecto a capacitaciones que tienen que ver con el
proceso de notificaciones e implementación de mecanismos de control y código único
disciplinario.
En cuanto a las recomendaciones dadas en informes anteriores por parte da la Oficna
de Control Interno al Grupo de Notificaciones se evidencia que ha tenido acogida por
parte del grupo, como se evidencia en imágenes anteriormente expuestas en este
informe.
Recomendación en cuanto a la fuga de información ya que sin las mismas delegadas
que se encargan de avisar antes de que salga la notificación.
Recomendación para las dependencias que generan actos administrativos revisar muy
bien los datos de la persona a notificar ya que esto genera un retroceso por la gran
cantidad de devoluciones.
Para las dependencias se recomienda tener claro los términos de aplicación de la norma
en cuanto a términos para notificación 8codigos)
6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Grupo Interno de Contratación:
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud