sistema de facturacion y almacen.docx

CURSO:

Desarrollo de Aplicaciones con RUP y SOA

DOCENTE:

Ing. Héctor Hernán Henríquez Taboada

ALUMNOS:

PUJAY GASPAR POOL GIANCARLOSUniversidad Privada TelesupBachiller en ingeniería de Sistemas

Lima, 2015

HISTORIAL DE VERSIONES

Fecha Versión

Descripción Autor

12/06/2014 0.1 Descripción de la Problemática actual de la Empresa Y Resumen Ejecutivo de la Empresa.

Pujay Gaspar Pool

19/06/2014 0.2 Definición de los Casos de Uso y de los Diagramas de Actividades.

Pujay Gaspar Pool

INDICE

INTRODUCCIÓN................................................................................................11. RESUMEN EJECUTIVO...............................................................................2

a. PROBLEMÁTICA......................................................................................2b. ALCANCE..................................................................................................2c. SOLUCIÓN................................................................................................2d. GRÁFICO DE LOS PROCESOS...............................................................3

2. MODELO DE NEGOCIOS............................................................................4a. DIAGRAMA DE CASO DE USO DE NEGOCIO........................................8b. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL NEGOCIO.....................................10

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene el propósito de recoger, analizar y definir características del sistema de facturación y almacén de la empresa MODERN TRANSPORTS EIRL como distribuidora de artículos tecnológicos. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales.

Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestión de los almacenes que la empresa tiene repartidos por las distintas zonas en las que actúa, de forma que dichos almacenes sean capaces de atender los distintos pedidos que les son realizados.

La propuesta de solución para los inconvenientes que tiene la empresa MODERN TRANSPORTS EIRL mediante un sistema de información el cual brindara un mayor control del almacén así como sus ventas y compras. El sistema permitirá una mejor gestión de stocks, gestión de pedidos, gestión de clientes, gestión de envíos lo cual podrá agilizar las actividades en el área de almacén y ventas. Para modelar el negocio utilizaremos como herramienta la metodología RUP realizando un diagnóstico de la situación mediante entrevistas para captar el requerimiento del negocio.

1. RESUMEN EJECUTIVO

a. PROBLEMÁTICA

MODERN TRANSPORTS EIRL es una importadora que ofrece productos tecnológicos y servicios de instalación y mantenimiento a sus clientes. La empresa abastece temporalmente a 3 almacenes que están presentes en el norte, centro y sur de lima respectivamente. En los últimos 6 meses de su gestión hasta la actualidad se reportó alrededor de 2.447 artículos devueltos por las franquicias al área de almacén y alrededor 1.432 artículos perdidos, causados principalmente por equivocación en el envío de productos o por mala administración Así mismo en el área de ventas no hay información disponible para hacer un tratamiento personalizado para saber que cliente es más rentable, no se sabe cuál es el nivel de satisfacción del cliente o que productos se vendió más. Por ende se llegó a la conclusión de implementar una mejor gestión de distribución adecuada a los almacenes y que también pueda gestionar las ventas y automatizar las compras a sus proveedores.

Metas

- Automatizar la Gestión en almacén y envíos.- Automatizar la Gestión ventas, facturación y compras.

Objetivos

- Gestionar las facturaciones de la empresa.- Disponer de información oportuna de los clientes.- Agilizar el tiempo de envió de los artículos a los clientes.- Atender en menor tiempo los pedidos realizados.- Controlar los stocks de los artículos.- Contar con información inmediata para reponer stock de los artículos

faltantes.-

b. ALCANCE

Se especificado que este sistema de gestión será orientado a controlar gestión de stock, gestión de pedidos, gestión de clientes en el cual las siguientes áreas involucradas son área de logística, encargado de almacén y transporte, área de ventas, área de facturación.

c. SOLUCIÓN

Este sistema actualizara los datos temporalmente y uniformizara las

informaciones de los almacenes que se encuentra en distintos puntos de

lima y hacer seguimientos de los movimientos que ocurren con los stocks

para agilizar la gestión de pedidos y facturación. El sistema contara con los

siguientes Módulos:

1. Módulo Ventas1.1 Consultar Catálogos1.2 Control de Estadísticas1.3 Elaborar Pedido1.4 Gestión de Cliente

2. Módulo Facturación2.1 Gestión de cobro

3. Módulo Almacén3.1 Atender Pedido3.2 Cancelar Pedido3.3 Incidencia Pedido3.4 Reposición de Stock 3.5 Consultar Pedidos no Atendidos

4. Módulo Envíos4.1 Consulta de Pedido a Enviar4.2 Realizar Envíos4.3 Registrar Recibos

5. Módulo Logística5.1 Gestión de Compra a Proveedores5.2 Abastecer Almacenes5.3 Gestión de Regiones

d. GRÁFICO DE LOS PROCESOS

2. MODELO DE NEGOCIOS

00

Proveedor

Encargado de Logística

Almacenero

Cliente

Encargado de Transportes

00

Facturación

Vendedora

Empresa de Transportes

Actores del negocio

- ClienteEl cliente externo es el comprador de los artículos, que puede ser cualquier tienda del rubro de tecnología, grandes almacenes e incluso particulares.

Gráfico: Actor del Negocio

- Empresa de TransportesLa empresa de transportes es la encargada de trasladar los envíos de los distintos pedidos que estén listos para envío y se haya decidido enviar al cliente. Este empresa es una subcontrata para realizar el trabajo de envío de pedidos, sin embargo el encargado de transportes es un empleado de la empresa y no de la subcontratada.


- ProveedorUn proveedor es todo aquel proveedor que ofrezca artículos tecnológicos. Ejemplos tecnología multimedia, cámara de seguridad, ordenadores de escritorio o laptops, impresoras de todo tipo, etc.


Cliente

Transportista

Proveedor

Trabajadores del negocio

- VendedorEl vendedor de la empresa participa en el sistema dentro del subsistema de gestión de ventas, y que hace uso de las funcionalidades definidas en los casos de uso de control de estadísticas, otorgar incentivos y gestión de clientes.

- FacturadorEncargado de los cobros y facturaciones a clientes y de llevar la contabilidad en general de la empresa.

- AlmaceneroEncargado de participar en el sistema dentro del subsistema de gestión de almacén, y que hace uso de las funcionalidades definidas en los casos de uso de reposición de stock, gestión de incidencias de almacén y consultas de pedidos.

- Encargado de LogísticaEl Encargado de logística es el empleado principal del departamento de logística, encargado de la gestión de proveedores, pedidos a los mismos, reposición de stock tanto en los distintos almacenes regionales como en el almacén central, control de estadísticas de los distintos almacenes regionales y previsión de almacenamiento de stock de los distintos productos con los que trabaja la empresa.

- Encargado de TransportesEste usuario del sistema es el encargado de gestionar los pedidos a enviar. Se encarga de cargar el camión con los pedidos que ya están listos para enviar, y de devolver los recibos de entrega de los pedidos. Una vez que el pedido ha sido entregado en la dirección de envío que cada cliente había especificado para cada envío, se genera un recibo que será introducido en el sistema por el encargado de transportes para el control de cobros y facturación de los pedidos enviados.

Gráfico: Trabajadores del Negocio

Encargado de LogisticaFacturador Vendedor Almacenero

Metas

1. Aumentar 20% en ventas de artículos2. Disminuir 30% en tiempo de abastecimiento3. Disminuir 50% el tiempo de entrega4. Incrementar 20% captando a clientes rentables

Gráfico: Metas

Entidades de Negocio

Se han identificado los siguientes:

- Plantilla Registro ClientesEste documento se genera cuando el cliente no está registrado, es emitido por el vendedor cuando este realiza la consulta al vendedor y no existe.

- Factura de CompraEste documento se genera cuando el encargado de logística acepta las condiciones de entrega de los artículos. Es un documento que informa a la empresa cuando debe cancelar al proveedor.

- Comprobante de PagoEste documento se genera cuando la empresa cancela el pedido al proveedor. El proveedor genera este documento para entregarlo a la empresa.

- PedidosEste documento se genera cuando los clientes dan conformidad de los artículos que desea comprar a la empresa a través de la vendedora.

Disminuir 30% en tiempo de abastecimientoAumentar 20% en ventas de articulos

Incrementar 20% captando a clientes rentablesDisminuir 50% el tiempo de entrega

Plantilla Registro Clientes

Pedidos

Lista de Proveedores Ficha de Compromiso

Orden de compraFactura de Compra Comprobante de pago

Estado de cuenta Factura de Venta Recibo de Entrega

- Estado de CuentaEste documento se genera cuando el cliente adeuda compras pasadas entonces el facturador genera este documento.

- Factura de VentaEste documento se genera después que el transportista entrega los artículos al cliente. Quien lo genera es el facturador y lo envía al cliente para que este pueda cancelar el pedido.

- Orden de CompraSe genera cuando el encargado de Logística selecciona la mejor cotización que antes fueron enviados por los proveedores.

- Lista de ProveedoresEs un documento donde se registran todos los proveedores que la empresa tiene y es consultado por el encargado de logística.

- Ficha de CompromisoSe genera cuando el cliente que tiene deudas pasadas solicita una modalidad de pago. El facturador genera este documento para comprometer al cliente para la cancelación total de la deuda.

- Recibo de EntregaEs generado por el transportista después que el cliente haya aceptado las condiciones de entrega del pedido. En el anota la fecha de entrega y el encargado de transportar los pedidos.

Gráfico: Entidades del Negocio

Realización de Caso de Uso Negocio (RCUN):

1. RCUN01:Realizar Pedido2. RCUN04:Realizar Pago3. RCUN05:Realizar Entrega4. RCUN03:Abastecer Artículos

Gráfico: Realización de los Casos de Uso del Negocio

CUN01:Realizar Pedido

(from Casos de Uso del Negocio - CUN)

CUN03:Abastecer Articulos


RCUN01:Realizar Pedido

RCUN03:Abastecer Articulos

CUN04:Realizar Pago


CUN05:Realizar Entrega


RCUN04:Realizar Pago

RCUN05:Realizar Entrega

a. DIAGRAMA DE CASO DE USO DE NEGOCIO

Describe los procesos del negocio de MODERN TRANSPORTS EIRL que interactúan con el cliente, transportista y proveedor dentro de los procesos.

A continuación mostraremos la relación de los casos de uso de negocio y actores identificados:

Gráfico: Realización de los Casos de Uso del Negocio

Proveedor

(from Actores Externos)





CUN04:Realizar Pago


Cliente



(from Casos de Uso del Negocio - CUN)Transportista


Casos de uso del negocio

1. CUN01:Realizar PedidoLa gestión de ventas está definida como parte principal que comprende toda la empresa de MODERN TRANSPORTS EIRL y que trata todos aquellos aspectos del sistema que se refieren al tratamiento de ventas realizadas a los clientes, ya sea a través de una vendedora. La funcionalidad que recoge esta gestión engloba todo lo que concierne a la elaboración de nuevas órdenes de pedido, modificación de órdenes ya existentes, cancelación de las mismas o envío al almacén para que sean servidas.

2. CUN04:Realizar PagoGestión encargado del cobro de pedidos entregados a los clientes, de facturar a los clientes, de la asignación de remuneraciones de los distintos empleados y de todas las características propias de la contabilidad empresarial.

3. CUN05:Realizar EntregaLa gestión de entregas es el subsistema definido como parte del sistema principal que comprende toda la empresa de MODERN TRANSPORTS EIRL y que trata todos aquellos aspectos que se refieren al tratamiento de órdenes de pedido que figuran como listas para envío. La carga de las órdenes de pedido en los camiones de reparto de mercancías se registra en el sistema mediante un control de pedidos en envío, y tras su posterior entrega se realiza la introducción de recibos para que pasen a la funcionalidad definida para tal efecto en el subsistema del departamento de contabilidad y facturación.

4. CUN03:Abastecer ArtículosProceso encargado de la gestión eficiente de la distribución de productos y stock del almacén central de la empresa a los distintos almacenes regionales. También tiene la funcionalidad de compra de productos a proveedores para reabastecer el stock del almacén central y de la gestión eficiente de las distintas regiones definidas para todos los países en los que MODERN TRANSPORTS EIRL ofrece sus productos.

Aumentar 20% en ventas de articulos

(from Meta)


Disminuir 30% en tiempo de abastecimiento

(from Meta)


Incrementar 20% captando a clientes rentables(from Meta)

CUN04:Realizar Pago

Disminuir 50% el tiempo de entrega

(from Meta)


Gráfico: Caso de Uso de Negocio

b. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL NEGOCIOEl Diagrama de Actividad es un tipo especial de diagramas de estados que se centra en mostrar el flujo de actividades dentro de un negocio. Los diagramas de actividades cubren la parte dinámica y se utilizan para modelar el funcionamiento del negocio resaltando el flujo de control entre objetos.

1. CUN01: Realizar Pedido: En este proceso de negocio, podemos ver las actividades que intervienen actualmente para Realizar Pedido.

Gráfico: Diagrama de Actividades – Realizar Pedido

2. CUN04: Realizar Pago: En este proceso de negocio, podemos ver las actividades que intervienen actualmente para Realizar Pago.

Gráfico: Diagrama de Actividades – Realizar Pago

3. CUN03: Abastecer Artículos:En este proceso de negocio, podemos ver las actividades que intervienen actualmente para Abastecer Artículos.

Gráfico: Diagrama de Actividades – Abastecer Artículos

4. CUN05: Realizar Entrega:En este proceso de negocio, podemos ver las actividades que intervienen actualmente para Realizar Entrega.

Gráfico: Diagrama de Actividades – Realizar Entrega

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