Lic Gari E. URQUIZO SOLIS

Administración

LOGÍSTICA

SESIÓN 02CENTRALIZACIÓN Y

DESCENTRALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

VENTAJAS COMPETITIVAS Y GLOBALIZACIÓN

LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA ES UNA PIEZA FUNDAMENTAL PARA LA CONSECUCIÓN DE VENTAJAS COMPETITIVAS, BASADAS EN LA REDUCCIÓN DE COSTES Y EN EL FACTOR PLAZO O FACTOR TIEMPO.

Hoy la GLOBALIZACIÓN O MUNDIALIZACIÓN NOS LLEVA A QUE LOS PROVEEDORES PUEDAN ESTAR EN CUALQUIER PARTE DEL MUNDO, LAS FÁBRICAS TAMBIÉN REPARTIDAS POR TODO EL MUNDO Y LOS CLIENTES SIN DUDA EN CUALQUIER PARTE, ES por ello que LA FUNCIÓN LOGÍSTICA COBRA gran IMPORTANCIA EJ: EL COSTE DE LA LOGÍSTICA EN EL ENTORNO INTERNACIONAL PUEDE LLEGAR HASTA UN 30% DEL COSTO DEL PRODUCTO.

¿CENTRALIZACIÓN O DESCENTRALIZACIÓN?

UNA ORGANIZACIÓN TIENE QUE TOMAR DECISIONES ESTRATÉGICAS OPERACIONALES. ¿DÓNDE Y POR QUIÉN DEBEN SER TOMADAS ESTAS DECISIONES? Y: ¿CÓMO DEBE SER ADAPTADA LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? LA CENTRALIZACIÓN Y LA DESCENTRALIZACIÓN SON DOS MANERAS OPUESTAS DE TRANSFERIR PODER EN LA TOMA DE DECISIONES Y DE CAMBIAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS EMPRESAS DE FORMA CONCORDADA.

CENTRALIZACIÓN

PROCESO DE TRANSFERIR Y ASIGNAR AUTORIDAD PARA LA TOMA DE DECISIÓN A LOS NIVELES MÁS ALTOS DE UNA JERARQUÍA ORGANIZACIONAL (COMO UNA OFICINA CENTRAL O A UN CENTRO CORPORATIVO).

EL CONOCIMIENTO, LA INFORMACIÓN Y LAS IDEAS SE CONCENTRAN EN LO MÁS ALTO Y LAS DECISIONES SE CONECTAN EN CASCADA HACIA ABAJO AL RESTO DE LA ORGANIZACIÓN.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN DA PODER Y PRESTIGIO A LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS. PROMUEVE LA UNIFORMIDAD DE LAS POLÍTICAS, PRÁCTICAS Y

DECISIONES. SE OBTIENE EL MÁXIMO PROVECHO DE LOS ESPECIALISTAS DE

LAS OFICINAS PRINCIPALES DEBIDO EN GRAN PARTE A SU PROXIMIDAD CON LA ADMINISTRACIÓN.

SE MINIMIZA LA PUBLICACIÓN DE FUNCIONES. SE REDUCE RIESGO DE QUE LAS ACCIONES DERIVEN Y SE

SALGAN DE CURSO. NO SE REQUIEREN PROCEDIMIENTOS ELABORADOS Y EXTENSOS

PARA EL CONTROL. SE CREA UN GRUPO DE ALTA ADMINISTRACIÓN FUERTE Y

COORDINADA.

LA CONCENTRACIÓN DE LAS FUNCIONES LOGÍSTICAS EN UN SOLO ÓRGANO, DIVISIÓN O DEPARTAMENTO Y BAJO UNA SOLA DIRECCIÓN, FACILITA:REDUCIR COSTOS EN LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL Y FAVORECE LA TOMA DE DECISIONES, PARA ENFRENTAR EN MEJORES CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS A LAS FLUCTUACIONES DEL MERCADO, LA DEVALUACIÓN Y LAS CARACTERÍSTICAS DE LA DEMANDA.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN AL PUNTO DE VISTA LOGÍSTICO I

ESTOS CRITERIOS CONSTITUYEN LOS ELEMENTOS DE JUICIO MÁS TRASCENDENTES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA LOGÍSTICO CENTRALIZADO, PUES SI ESTE ESTUVIERA DISPERSO EN VARIAS DEPENDENCIAS, SE GENERARÍA UNA BUROCRATIZACIÓN O LA SUPERPOSICIÓN DE FUNCIONES LO QUE AUMENTARÍA COSTOS DE ADQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN, ALMACEN, MANTENIMIENTO, CONTROL, INVENTARIOS, ETC.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN AL PUNTO DE VISTA LOGÍSTICO II

CRITERIOS HOMOLOGADOS SOBRE POLÍTICAS, OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DE LAS COMPRAS.

PROCEDIMIENTOS ÚNICOS PERMITEN UNA MAYOR COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNOS.

SE POTENCIA LA ESPECIALIZACIÓN EN PRODUCTOS Y MERCADOS, LOGRANDO UNA MAYOR EFICACIA

MEJORA DE LAS RELACIONES CON LOS PROVEEDORES AL EXISTIR UN INTERLOCUTOR ÚNICO.

SE EVITA DUPLICIDAD DE ESFUERZOS. SE REDUCEN REGISTROS, PEDIDOS Y PRÁCTICAS IMPERFECTAS.

Ej: VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN EN AREA DE COMPRAS

DESCENTRALIZACIÓN

ES EL PROCESO DE TRANSFERIR Y ASIGNAR AUTORIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES A LOS NIVELES INFERIORES DE UNA JERARQUÍA ORGANIZACIONAL.

EN UNA ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA, LA TOMA DE DECISIONES SE TRASLADA A LOS NIVELES INFERIORES DE LA ORGANIZACIÓN, TALES COMO, DIVISIONES, SUCURSALES, DEPARTAMENTOS O SUBSIDIARIAS.

EL CONOCIMIENTO, LA INFORMACIÓN Y LAS IDEAS FLUYEN DESDE LA BASE HASTA LA CIMA DE LA ORGANIZACIÓN.

EL GRUPO DE CONTROL DE LA ALTA GERENCIA ES RELATIVAMENTE PEQUEÑO, Y HAY RELATIVAMENTE POCAS GRADAS EN LA ORGANIZACIÓN, DEBIDO A QUE HAY MÁS AUTONOMÍA EN LOS NIVELES MÁS BAJOS.

DESCONCENTRACIÓN. LA FORMA MÁS DÉBIL DE DESCENTRALIZACIÓN. LA AUTORIDAD DE LA TOMA DE DECISIONES SE REDISTRIBUYE HACIA NIVELES INFERIORES O A REGIONES DEPENDIENTES DE LA MISMA ORGANIZACIÓN CENTRAL.DELEGACIÓN. LA RESPONSABILIDAD DE LA TOMA DE DECISIONES SE TRANSFIERE A ORGANIZACIONES SEMI-AUTÓNOMAS NO ENTERAMENTE CONTROLADAS POR LA ORGANIZACIÓN CENTRAL, PERO EN ÚLTIMA INSTANCIA SON RESPONSABLES ANTE ELLA.

DESCENTRALIZACIÓN PROPIAMENTE DICHA. LA AUTORIDAD PARA LA TOMA DE DECISIONES SE TRANSFIERE TOTALMENTE A UNIDADES DE ORGANIZACIÓN AUTÓNOMAS.

TRES FORMAS DE DESCENTRALIZACIÓN

VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN PERMITE QUE LAS DECISIONES SEAN TOMADAS POR LAS

UNIDADES SITUADAS EN LOS NIVELES MÁS BAJOS DE LA ORGANIZACIÓN INCREMENTANDO LA EFICIENCIA PORQUE:LOS JEFES ESTÁN MÁS CERCA DEL PUNTO DONDE SE DEBEN

TOMAR LAS DECISIONES, (DISMINUYE LOS ATRASOS CAUSADOS POR CONSULTAS A LOS SUPERIORES DISTANTES).

PERMITE APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO Y APTITUD DE LOS FUNCIONARIOS, EVITANDO QUE REHUYAN LA RESPONSABILIDAD.

LOS ALTOS FUNCIONARIOS PUEDEN CONCENTRARSE EN LAS DECISIONES DE MAYOR IMPORTANCIA. (DEJANDO LAS MENOS IMPORTANTES A LOS NIVELES MÁS BAJOS).

PERMITE LA FORMACIÓN DE EJECUTIVOS LOCALES O REGIONALES MÁS MOTIVADOS Y MÁS CONSCIENTES DE SUS RESULTADOS OPERACIONALES.

DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN HACE MÁS DIFÍCIL LA APLICACIÓN DE UNA POLÍTICA UNIFORME. INSUFICIENTE APROVECHAMIENTO DE LOS ESPECIALISTAS, AL

CONSIDERAR QUE YA NO SE NECESITA LA ASESORÍA DE LA OFICINA MATRIZ.

AUMENTA LA COMPLEJIDAD DE LA COORDINACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES DESCENTRALIZADAS.

PUEDE DAR COMO RESULTADO LA PÉRDIDA DE CIERTO CONTROL POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES DE LOS NIVELES MÁS ALTOS.

PUEDE QUEDAR LIMITADA POR TÉCNICAS DE CONTROL INADECUADO.

PUEDE ESTAR LIMITADO POR LA DISPONIBILIDAD DE ADMINISTRADORES CALIFICADOS.

INCLUYE GASTOS IMPORTANTES PARA LA CAPACITACIÓN DE LOS ADMINISTRADORES.

EL DIRECTOR DE CADA CENTRO ES RESPONSABLE DE LA EFICACIA Y RENDIMIENTO DE SU UNIDAD PRODUCTIVA.

PERMITE UN CONTACTO DIRECTO CON EL ORIGEN DE LA NECESIDAD, EVITANDO LOS COMPRADORES CENTRALES, QUE ESTÁN LEJOS DEL PUNTO DONDE VAN A UTILIZARSE LOS MATERIALES Y SON AJENOS A LOS PROBLEMAS DE LOS MISMOS.

LAS URGENCIAS TIENEN UN CRITERIO PROPIO, PERMITIENDO REACCIONAR DE UN MODO MÁS RÁPIDO Y CON MAYOR FLEXIBILIDAD QUE EN UN GRUPO CENTRALIZADO.

PERMITE EL DESARROLLO DE FUENTES LOCALES DE SUMINISTRO, LO QUE PUEDE SER INTERESANTE Y SE OBTIENE UNA MAYOR COOPERACIÓN.

EJ: VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN EN EL AREA DE

COMPRAS

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

Centralización comparada contra la descentralización

DESCENTRALIZACION

LOS GERENTES DE CADA DEPARTAMENTO REALIZAN SUS COMPRAS

VENTAJAS:PERMITE CONTACTO DIRECTO CON ORIGEN DE LA NECESIDAD LO QUE PERMITE PRIORIZAR SU ADQUISICIÓN ADECUADAMENTE.(USUARIO CONOCE LAS NECESIDADES MEJOR QUE NADIE).

SE REALIZAN LAS COMPRAS CON MAYOR RAPIDEZ

PERMITE DESARROLLO DE FUENTES LOCALES DE SUMINISTRO PARA MAYOR COOPERACIÓN ANTE NECESIDADES URGENTES

CADA DIRECTOR ES RESPONSABLE DE EFICACIA DE SU ÁREA.

CENTRALIZACION

SE LE ATRIBUYEN A UN SÓLO DEPARTAMENTO FACULTADES PARA REALIZAR TODAS LAS COMPRAS.

VENTAJAS

1.- RESULTA MÁS SENCILLO ESTANDARIZAR LOS ARTÍCULOS COMPRADOS.

2.- SE ELIMINA TODA DUPLICACIÓN DE ÍNDOLE ADMINISTRATIVA.

3.- SE PUEDE NEGOCIAR EN BASE AL VOLUMEN.

4.- LOS PROVEEDORES LOGRAN MAYOR EFICIENCIA DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO.

Centralización comparada contra la descentralización

5.- SE OBTIENE MEJOR CONTROL SOBRE LOS COMPROMISOS DE COMPRAS.

6.- SE PERMITE CIERTA ESPECIALIZACIÓN Y EXPERIENCIA EN LAS DECISIONES CONCERNIENTES A COMPRAS Y SE APROVECHA MEJOR EL TIEMPO.

7. AL SER UNA PERSONA A CARGO DE LA NEGOCIACIÓN ESTA ES MAS FLEXIBLE.

Centralización comparada contra la descentralización

Ejemplo de la empresa que considera al departamento de adquisiciones y abastecimientos, como centro de

utilidades

Ventas Producción

ContabilidadGeneral

Contabilidadde Costos

Presupuestos

Nacionales Importación

Adquisiciones yAbastecimientos

Informática

Contraloría y/oFinanzas

Relacionesindustriales

Aseguramientode Calidad

Gerencia General

Ejemplo de la compañía que da relevancia a la estrecha relación del

departamento de adquisiciones y abastecimientos, con el proceso

productivo

Ventas

Proceso A Proceso B

Procesos Almacén

Nacionales Importación

Adquisicionesy Abastecimiento

Producción Contraloría y/oFinanzas

RelacionesIndustriales

Aseguramientode Calidad

Gerencia General

Ejemplo de la entidad mediana, en que el departamento de adquisiciones y

abastecimientos, es autónomo y solo reporta a la alta gerencia

Ventas Producción

Materiales

Envases yEmpaques

Partes yRefacciones

Bienes deCapital

Diversos

Nacionales Importación

Adquisiciones yAbastecimientos Contraloría y/oFinanzas

RecursosHumanos

Aseguramientode Calidad

GerenciaGeneral

Ubicación del departamento de adquisiciones y abastecimientos, en un

organismo descentralizado

R e cu rsosF in a nc ie ros

A lm a cén A d q u is ic io n e s yA b a ste c im ie n tos

S e rv ic iosG e n era les

C o n tra tos

R e cu rsosM a te ria les

R e cu rsosH u m a n os

D ire c to rG e ne ra l

EL TAMAÑO DE LA EMPRESA

EN LA PEQUEÑA EMPRESA (QUIZÁ LA QUE TIENE UN SOLO NIVEL JERÁRQUICO INTERMEDIO) ES CONVENIENTE, MAYOR CENTRALIZACIÓN, PORQUE EL JEFE CONOCE A TODAS LAS PERSONAS, LAS SITUACIONES CONCRETAS Y LAS TÉCNICAS APLICABLES.

POR EL CONTRARIO, EN LA GRAN EMPRESA CONVIENE MÁS LA DESCENTRALIZACIÓN PORQUE EL CONTACTO PERSONAL DEL ADMINISTRADOR ES IMPOSIBLE, YA QUE DESCONOCE LAS SITUACIONES Y PROBLEMAS CONCRETOS E INCLUSIVE ES IMPOSIBLE QUE ABARQUE TODAS LAS TÉCNICAS APLICABLES, POR ELLO ES CONVENIENTE QUE LAS SOLUCIONES SE TOMEN EN EL NIVEL EN QUE SE PRESENTAN LOS PROBLEMAS.

EL GRADO EN QUE CONVIENE CENTRALIZAR O DESCENTRALIZAR DEPENDE DE MUCHOS FACTORES, ENTRE LOS QUE CABE DESTACAR:

TAMAÑO DE LA EMPRESA

CAPACIDAD Y EXPERIENCIA DE LOS JEFES CON LOS QUE SE CUENTA.

CANTIDAD DE CONTROLES QUE PUEDAN ESTABLECERSE

CONCLUSIONESANTE TODO, DEBE ADVERTIRSE QUE ES ABSOLUTAMENTE IMPOSIBLE TANTO LA TOTAL CENTRALIZACIÓN COMO LA DESCENTRALIZACIÓN COMPLETA; LA ADMINISTRACIÓN MÁS CENTRALIZADA DELEGA DE MANERA NECESARIA A LOS JEFES INTERMEDIOS AUNQUE SEA LAS MÍNIMAS FACULTADES DE SUPERVISAR EL TRABAJO; Y LA MAYOR DESCENTRALIZACIÓN FORZOSAMENTE EXIGE QUE LOS JEFES SUPREMOS CONTROLEN AUNQUE SEA PARCIALMENTE LOS RESULTADOS FINALES.

EL PROBLEMA REAL SE PRESENTA EN EL GRADO EN QUE SE DEBA CENTRALIZAR O DESCENTRALIZAR. POR CONSIGUIENTE SE TRATA DE TENDENCIAS MÁS O MENOS ACUSADAS HACIA UNO DE ÉSTOS DOS EXTREMOS, A LOS QUE DE HECHO NUNCA SE LLEGA.

LA ADMINISTRACIÓN CENTRALIZADA DELEGA POCO Y CONSERVA EN LOS ALTOS JEFES EL MÁXIMO CONTROL, RESERVANDO A ÉSTOS EL MAYOR NÚMERO POSIBLE DE DECISIONES.

CONCLUSIONES

LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA DELEGA EN MUCHO MAYOR GRADO LA FACULTAD DE DECIDIR, Y CONSERVA SÓLO LOS CONTROLES NECESARIOS EN LOS ALTOS NIVELES.

CONCLUSIONES