sesion 01
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Excel 2013TRANSCRIPT
ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO E IMPRESIÓN DE DATOS
Introducción a Microsoft Excel 2013
Ingreso de datos a la hoja de cálculo
Creación y administración de hojas y libros de cálculo
Aplicación de formatos de celdas
Configuración de hojas y libros para impresión
1
GUÍA DIDÁCTICA
Descripción
Microsoft Excel 2013 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más
potente, más flexible y más utilizado del mundo. Con Excel se pueden elaborar aplicaciones
educativas, empresariales, financieras, estadísticas, sobre todo llevar a la nube y compartir.
Esta sesión proporciona información general sobre las nuevas características de Excel 2013. Da
a conocer al participante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de cálculo, tipos de datos
y múltiples formatos para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre todo
presentar la aplicación adecuadamente, tanto para su visualización e impresión.
Capacidad
El participante al final de esta sesión estará en capacidad de reconocer el entorno de Microsoft
Excel e ingresar, personalizar y configurar la hoja de cálculo para su impresión.
Actividad
Las actividades a desarrollar en la sesión son:
Ingresa datos a la hoja de cálculo y aplica formatos tipo fuente, número y personalizados.
Prepara la hoja para su impresión.
Evaluación
En esta sesión Ud., será evaluado en:
1. Personaliza la hoja de cálculo utilizado formatos de fuente, de número y formatos
personalizados.
2. Prepara la hoja de cálculo para su impresión, utilizando formatos de configuración de página.
3
Introducción a Microsoft Excel 2013
Fundamentos de Microsoft Excel 2013
Microsoft Excel 2013 es un programa que ofrece potentes
herramientas que permiten a los usuarios organizar, analizar,
administrar y compartir información para la toma de decisiones.
También conocido como hoja de cálculo, se utiliza para realizar
operaciones matemáticas, estadísticas, lógicas, de búsqueda,
base de datos, etc.
Existes muchas formas para acceder al programa, desde el escritorio, desde la
barra de inicio, desde la barra de herramientas o desde la opción programas como
estamos mostrando.
1. Botón inicio
2. Programas
3. Elegir Microsoft Office 2013
4. Finalmente clic en Excel 2013
Entorno de Microsoft Excel 2013
Después de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan
durante el trabajo en Excel se encuentran en la cinta de opciones, que se ubica en
la parte superior de la ventana. La cinta opciones está organizada en pestañas o
fichas, las cuales a su vez se dividen en grupos de comandos orientados a tareas.
Listamos los elementos que tiene la ventana de Excel 2013.
a) Barra de acceso rápido
b) Cinta de opciones
c) Barra de título
d) Barra de fórmulas
e) Hoja de cálculo
f) Celda activa
g) Barra de estado
4
Considerando la figura anterior es importante conocer la utilidad de los elementos
listados.
b. Barra de acceso rápido
Ofrece un acceso rápido y fácil a las herramientas que se utilizan con más
frecuencia en cualquier sesión. Aparece en la parte izquierda de la barra de
título, por encima de la cinta. Puede agregar y quitar comandos hacia y desde
la barra de herramientas para que contenga sólo los comandos que utiliza con
más frecuencia.
c. Cinta de opciones
4
5
7
6
a c e
b d
a. Guardar
b. Nuevo
c. Abrir
d. Vista previa
de impresión
e imprimir
e. Ordenar
1. Barra de
acceso
rápido
2. Cinta de
opciones
3. Barra de
título
4. Barra de
fórmulas
5. Hoja de
cálculo
6. Celda activa
7. Barra de
estado
1 2
3
5
Organiza herramientas y comandos en una interfaz intuitiva y útil. Tener
comandos visibles en la superficie de trabajo permite utilizar de forma rápida y
eficiente. La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2013 se compone de
una serie de fichas, cada una relacionada con las tareas específicas.
Pulsando y soltando la tecla Alt, puede revelar información sobre las teclas,
que muestra los atajos de teclado para las fichas específicas y comandos de la
cinta y de la barra de herramientas de acceso rápido.
Algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias, por ejemplo la Ficha
herramienta de imagen, al seleccionar una imagen insertada.
d. Barra de título
La barra de título es aquella que se encuentra en la parte superior de la ventana
y contiene lo siguiente:
Nombre de archivo y Libro de Excel
El nombre del archivo (llamado por defecto Libro1) y el nombre del programa
(Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1
(o libro 2, libro 3, y así sucesivamente) es un título provisional para el libro hasta
que guarde el libro con un nombre de su elección.
e. Barra de fórmulas
a
a. Fichas
(pestañas):
representan las
tareas básicas del
Excel.
b. Grupos:
contienen grupos
de comandos a
utilizar
c. Comandos:
órdenes que
pueden ser
ejecutadas.
a. Nombre de
archivo. Ejemplo:
Planillas.xlsx.
b. Nombre del
programa.
Ejemplo: Excel.
b
c1
a b
6
La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que
introducimos en cada una de las celdas.
Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona
información acerca de las funciones y argumentos.
f. Hoja de cálculo
La hoja de cálculo se divide en una trama de columnas y filas.
a. Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna.
El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384.
b. Filas: Se asigna un número, mostrado en el encabezado de cada fila. El
rango está comprendido desde 1 hasta 1’048,576.
c. Celdas: Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde se
insertan los datos.
a. Cuadro de
Nombres:
muestra el
nombre del rango
de celda
seleccionada.
Ejemplo: E2.
b. Barra de
fórmulas:
muestra el
contenido de la
celda
seleccionada.
a b
¡Recuerda!
Son elementos de
una hoja de cálculo:
a. Columnas:
desde A hasta
XFD (total 16,384)
b. Filas: desde 1
hasta 1’048,576
c. Celda: Ejemplo
A2
a
b
c
7
g. Celda activa
Es la única que se puede desplazar por toda la hoja de cálculo, para ello puedes
usar uno de los siguientes métodos:
Las teclas de desplazamiento del teclado: .
Pulsando el botón izquierdo de mouse, dentro de la hoja de cálculo.
Al colocar el puntero sobre una celda activa, éste puede tomar la siguiente
apariencia:
h. Barra de estado
Permite visualizar resultado del promedio, recuento, suma, además se muestra
las vistas del libro (Vista Normal, Diseño de página, Vista previa salto de
página) y el zoom de la hoja.
a
c
b
Son apariencias
del puntero en la
celda activa
a. Para seleccionar
la celda.
b. Para mover el
contenido de la
celda
c. Para copiar el
contenido de la
celda.
8
Pero antes de poder ver estos resultados debemos seleccionar las celdas que
deseamos visualizar.
Vistas de la hoja de cálculo
En la cinta, en la ficha Vista se muestran los comandos para controlar la apariencia
del documento. También puede abrir y organizar nuevas ventanas, ventanas
divididas y vistas de diferentes partes de su documento.
a. Vista Normal, se muestra la vista de la venta norma que se trabaja.
b. Vista Diseño de página, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para
que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de
página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o editar los
márgenes de página directamente en la hoja de cálculo.
a. Operaciones
básicas.
b. Vistas de la hoja
de cálculo
c. Zoom: para
acercar o alejar la
hoja a b c
9
c. Vista Salto de página, muestra dónde aparecerán los saltos de página al
momento de imprimir la hoja.
Backstage
La Cinta contiene el conjunto de comandos para trabajar en un documento, mientras
que la Vista Backstage de Microsoft Office es el conjunto de comandos que se usan
para hacer cosas a un documento.
Abra un documento y haga clic en la pestaña Archivo para ver la Vista Backstage.
En la Vista Backstage puede administrar los documentos y datos relacionados sobre
los mismos: crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para
comprobar si tienen metadatos ocultos o información personal, establecer opciones
como activar o desactivar las sugerencias de Autocompletar, etc.
¡RECUERDA!. En la parte derecha de la barra de estado, también
tienes las vistas de la hoja de cálculo.
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a. En esta primera ventana Información, se puede proteger el documento
contraseña, inspeccionar el libro, actualizar las versiones del libro, etc.
b. En esta segunda ventana Nuevo, se puede crear un archivo nuevo en blanco
o se puede utilizar plantillas prediseñadas por Microsoft Office.
c. En esta tercera ventana Abrir, se puede abrir un libro que reciente fue utilizado,
y otra novedad de Excel es que se puede abrir desde OneDrive, y la opción
conocida que es en Equipo.
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d. En esta cuarta ventana Guardar / Guardar Como, Esta opción tenemos otra
novedad del Excel, donde se puede guardar un libro en la nube es decir al
OneDrive, pero primero hay que ingresar a la cuenta de correo de Microsoft
(Outlook, Hotmail), y la forma conocida para guardar en la PC o en otro
dispositivo de almacenamiento.
e. En esta quinta ventana Imprimir, Esta opción ya conocida permite visualizar la
impresión, seleccionar la impresora e indicar el número de copias a imprimir
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f. En esta sexta ventana Compartir, Esta opción permite invitar a personas a ver
el libro, pero antes debes guardar en la nube para compartir por OneDrive, la
otra opción es por correo electrónico, para utilizar esta opción debes tener
instalado el Microsoft Outlook asignada a tu cuenta de Microsoft para
administrar las opciones.
g. En esta séptima ventana Exportar, Esta opción permite crear documentos en
PDF o XPS (es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato
del documento y que permite compartir archivos), además cambiar el tipo de
archivo tal vez para guardar en otra versión del office, etc.
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h. En esta octava ventana Cuenta, Esta opción permite iniciar y cerrar sesión con
tu cuenta de correo, para utilizar los servicios de la nube.
i. En esta novena ventana Opciones, Esta opción permite administrar la
configuración del libro como formulas, idioma, guardar, etc.
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Personalización de la cinta de opciones
Debes seguir el siguiente proceso:
1. Haga clic en el botón Archivo y elija Opciones
2. Ahora seleccione Personalizar cinta de opciones y elija los ajustes
convenientes.
Ingreso de datos a la hoja de cálculo
Tipos de datos
1. Texto: Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres, etc.). A continuación
se mencionan algunos ejemplos.
2. Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:
a
c
b
d
e
a. Elija Personalizar
cinta de
opciones
b. Seleccione la
categoría de
Comandos a
mostrar para
personalizar.
c. Elija el comando
a insertar
d. Seleccione en
que pestaña o
ficha insertará el
comando.
e. Agregue el
comando
seleccionado
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Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes tipos
enteros, decimales, moneda, científica, fracción, porcentaje.
Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se
muestra a continuación en el ejemplo.
3. Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las fórmulas se
pueden aplicar sobre datos de cualquiera de las formas.
Ingreso y edición de datos
En una hoja de cálculo se ingresan datos tipo: textos, números (enteros, decimales,
positivos, negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas.
Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2
2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter, o seleccionar otra celda para ingresarlo
los datos. Ejemplo: Ventas del primer trimestre
.
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Para desplazarte dentro de la hoja de cálculo, se realiza alguna de las siguientes
formas:
Forma 01: Utilizando las barras de desplazamiento
Forma 02: Utilizando el cuadro de nombres
Forma 03: Utilizando el teclado para desplazarse a una ubicación
Teclado de direcciones
Teclado de paginación
Para editar el contenido de una celda, existen varias formas, la más utilizada es:
1. Hacer doble clic en la celda y en la posición del texto a editar. Ejemplo: B3
b
a. Forma 01:
Arrastre desde la
barra de
Desplazamiento
vertical y
horizontal.
a
b. Forma 02: Escriba
dentro del Cuadro de
nombres la celda a la
cual desea
desplazarse.
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2. Modifica el dato (Ejemplo: borrar la letra s) y presionar Enter.
Para modificar la altura de una fila o ancho de una columna, puedes seguir el
siguiente proceso:
1. Haga clic derecho en el encabezado de la fila o columna
2. Seleccione Alto de fila (para filas) o Ancho de columna (para columnas)
3. Escriba el valor que desea obtener
Otra forma es:
Hacer doble clic en la zona que divide la fila (cuyo alto desea modificar) o la
columna (cuyo ancho desea modificar)
Edición de textos en una hoja
Buscar y reemplazar datos
Busque y reemplace texto y números usando caracteres comodín u otros
caracteres. Puede realizar el proceso en hojas, filas, columnas o libros.
1. En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para buscar texto o números, haga clic en Buscar.
Escriba el texto a buscar. Ejemplo: Sueldos
b
a
a. Zona que divide la
fila, cuyo alto
desea modificar
b. Zona que divide la
columna, cuyo
ancho desea
modificar
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Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.
4. Si activó el botón Opciones podrá definir en más detalle su búsqueda, puede
seguir uno de estos procedimientos:
Operaciones con rangos de celdas, filas y columnas
Seleccionar
Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las
celdas que recibirán dichos formatos.
a. Haga clic en el
botón Buscar
todos o Buscar
siguiente, para
ejecutar la
búsqueda del
datos solicitado.
a
b
b
Opciones de Buscar y
reemplazar:
1. Para buscar dentro
de una Hoja o Libro
2. Para buscar por
filas o columnas.
3. Para buscar con
detalles
específicos.
a. Escriba el texto o
número a buscar.
Ejemplo: máxima
b. Escriba el texto o
número a
reemplazar.
Ejemplo: máxima
c. Puedes usar: el
botón Opciones,
para detallar su
búsqueda.
c
a
c
a
19
Para ello tenemos:
1. Seleccionar una celda:
Con el Mouse: Un clic en la celda
deseada.
Observa el ejemplo cuando se
selecciona la celda A2.
2. Seleccionar Celdas Adyacentes:
Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.
Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4
hasta la celda F5. Es decir el rango A4:F5.
Nota 01: Otra forma de seleccionar este rango es usando el cuadro de
nombres de la barra de fórmulas:
Haga clic en el cuadro de nombres
Escribir el rango A4:F5 y pulse enter
Nota 02: Si deseas ampliar o reducir un rango seleccionado:
Teniendo seleccionado el rango, debemos presionar la tecla SHIFT
Hacer clic en la celda hasta dónde se desea ampliar o reducir la
selección.
3. Seleccionar Celdas Dispersas:
Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11)
Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11
y luego E6:E11). Observa el ejemplo:
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4. Seleccionar Filas
Haga clic en la etiqueta de la fila a seleccionar. Por ejemplo: En la fila 1
Nota 01: Si desea seleccionar filas adyacentes, presione la tecla SHIFT y
haga clic en la etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar. Por ejemplo:
hasta la fila 3.
Nota 02: Si desea seleccionar filas discontinuas, presione la tecla CTRL y
haga clic en cada etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar. Por
ejemplo: hasta la fila 3.
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5. Seleccionar Columnas
Haga clic en la etiqueta de la columna a seleccionar. Por ejemplo: En la
columna A
Nota 01: Si desea seleccionar columnas adyacentes, presione la tecla
SHIFT y haga clic en la etiqueta de columna hasta la cual quiere seleccionar.
Por ejemplo: hasta la columna C.
Nota 02: Si desea seleccionar columnas discontinuas, presione la tecla
CTRL y haga clic en cada etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar.
Por ejemplo: hasta la columna C.
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Insertar filas o columnas
1. Haga clic derecho en la etiqueta de la fila o columna donde desea insertar la
nueva fila o columna
2. Seleccione Insertar
Insertar celdas
Existen casos donde solo necesitamos insertar celdas y no toda una fila o columna.
Por ejemplo: se desea insertar la el producto Fideos, donde está Azúcar.
1. Seleccione la celda donde se insertará la nueva celda. Ejemplo: B5
2. Haga clic derecho sobre ella y elija Insertar
3. Seleccione Desplazar celda hacia abajo (si desea para este caso)
4. El resultado será el siguiente
23
Ocultar filas o columnas
1. Seleccione las filas o columnas a ocultar. Ejemplo: fila 5
2. Haga clic derecho sobre una de los encabezados de las filas o columnas
seleccionadas y elija Ocultar.
Mostrar una fila o columna oculta
1. Podrás observar que la fila 5 está oculta, debemos volver a mostrarla en la hoja
de cálculo.
2. Sitúe el puntero entre los encabezados 4 y 6; y arrastre hacia abajo.
Eliminar filas o columnas
1. Seleccione la(s) fila(s) o columna(s) a eliminar. Ejemplo la columna D
2. Pulse la tecla SUPR (Suprimir)
Eliminar celdas
1. Seleccione las celdas a eliminar
2. Haga clic derecho dentro de las celdas seleccionadas y elija Eliminar
3. Elija lo que desea eliminar. Ejemplo: Desplazar las celdas hacia arriba
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Eliminar el contenido de un rango de celdas
1. Seleccionar las celdas con datos (A6 hasta F10)
2. Pulsar la tecla SUP (Suprimir)
Copiar, cortar y pegar
Puede usar los comandos cortar, copiar y pegar de Microsoft Excel para mover o
copiar celdas completas o su contenido.
1. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes
acciones: Cortar o Copiar.
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Para mover celdas, haga clic en Cortar
Método abreviado de teclado: Ctrl+X.
Para copiar celdas, haga clic en Copiar
Método abreviado de teclado: Ctrl+C.
3. Seleccione la celda superior izquierda de la zona en la que desea pegar la
selección.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar
Método abreviado de teclado: Ctrl+V.
Creación y administración de hojas y libros de cálculo
Acciones básicas en un libro
1. Nuevo Libro en blanco
Si desea trabajar en un nuevo libro, podrá usar un libro en blanco o plantillas
que dispone Microsoft para desarrollas diversas actividades.
Puedes elegir una de las siguientes formas:
Forma 01: El botón Nuevo (de la barra de acceso rápido), para libro en
blanco.
Forma 02: El botón Archivo / Nuevo y puede elegir la plantilla Libro en
blanco
2. Plantillas de Excel
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Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de
cálculo.
Uso de plantillas
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Pulse la ficha Archivo y elija la opción Nuevo....
Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones:
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán
comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2. Haga clic en la ficha Archivo y elija la opción Guardar como
3. Seleccione la ubicación donde guardará el archivo (Ejemplo: Equipo) y haga
clic en el botón Examinar
4. Escriba el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. (Ejemplo:
UCV).
5. En el recuadro Tipo, elija la opción: Plantilla de Excel.
A TENER EN CUENTA: Para descargar las plantillas online obviamente
necesitaremos tener conexión a internet para poder utilizarlas.
1
2
1. Seleccione la
categoría de las
plantillas de
office.com.
2. Clic en la plantilla
a usar, según la
categoría
seleccionada.
3. Opcional: Puede
escribir el nombre
de la plantilla para
ser buscada
online.
3
27
6. Hacer clic sobre el botón Guardar. Este archivo se grabó como plantilla de
excel, es decir servirá de modelo para otros libros.
7. Este archivo se almacenó y podrá ser usado al seleccionar el botón Archivo
y en la opción: Nuevo elija Personal
Acceso al servicio OneDrive
El OneDrive es un servicio que Microsoft Corporation ha creado para que todos sus
usuarios puedan abrir y guardar sus archivos creados en Office 2013. La única
condición que exige es que tengas una cuenta de correo en Hotmail o en Outlook.
Para hacer acceder a este servicio debes:
1. Escriba el nombre
de la plantilla.
Ejemplo: UCV
2. Seleccione el tipo
de archivo.
Ejemplo: Plantilla
de Excel
3. Dejar por defecto:
Plantillas
personalizadas
de Office para
guardar el archivo.
1
2
3
28
1. Abrir el programa de office 2013. Ejemplo: Microsoft Excel 2013
2. Seleccionar la opción Iniciar sesión (parte superior derecha de la ventana)
3. Ingrese los datos solicitados:
4. Ahora ya podrá acceder al servicio del OneDrive para abrir o guardar un libro
de Excel. Observe su usuario en la parte superior derecha al acceder a la
opción OneDrive Personal
a. Ingresa tu correo en
Hotmail (Outlook).
Ejemplo:
b. Haga clic en el botón
Siguiente para verificar
su cuenta.
c. Ingrese la contraseña
para acceder al servicio
de OneDrive.
d. Haga clic en el botón
Iniciar sesión.
a
b
c
d
29
Para salir del servicio del OneDrive debes:
1. Seleccionar el botón Archivo
2. Elija la opción Cuenta y luego Cerrar sesión.
3. Ahora, podrá observar que su sesión se ha cerrado (parte superior derecha
de su ventana)
Abrir un archivo existente
1. Desde la PC
Debes hacer clic en el botón Abrir (de la barra de acceso rápido)
30
Seleccionada la opción Equipo y hacer clic en el botón Examinar, para
localizar al libro de Excel que desea abrir
2. Desde la nube con el servicio de OneDrive
Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesión con su cuenta de Hotmail
o de Outlook.
Selecciona el botón Archivo y luego la opción Abrir
Elija la opción OneDrive Personal
Ahora deberá:
a. Seleccionar
donde está
guardado el libro
que desea abrir.
Ejemplo: la
carpeta Nuevas
sesiones
b. Doble clic en el
nombre del libro
que desea abrir.
Ejemplo:
prueba.xlsx.
a
b
31
Haga clic en el botón Examinar para abrir un libro de Excel desde el
OneDrive. Ejemplo: prueba.xlxs
Guardar un libro
1. En su PC
Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo
contrario corremos el riesgo de perder la información creada hasta el momento.
Debes hacer clic en el botón Guardar (de la barra de acceso rápido)
a) Iniciar sesión,
utilizar cuenta de
Outlook o
Hotmail.
b) Seleccionar
OneDrive
Personal
c) Haga clic en el
botón
EXAMINAR
d) Selecciona el
archivo a abrir
Ejemplo:
prueba.xlsx.
a
b
c
d
32
Seleccionada la opción Equipo y hacer clic en el botón Examinar, para
elegir donde grabar el libro de Excel.
2. En la nube con el servicio de OneDrive
Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesión con su cuenta de Hotmail
o de Outlook.
Selecciona el botón Archivo y luego la opción Guardar como
Elija la opción OneDrive Personal
b
Ahora deberá:
a. Escribir el nombre
del archivo.
Ejemplo: la
carpeta
prueba.xlsx
sesiones
b. Seleccionar
donde se grabará
el archivo.
Ejemplo: la
carpeta
Documentos.
c. Elegir el formato
en el cual se
grabará el
archivo. Ejemplo:
Libro de Excel
a
c
33
Haga clic en el botón Examinar para grabar el archivo en el OneDrive.
Cerrar un libro de Microsoft Excel 2013
Haga clic en la pestaña Archivo en el Backstage clic en Cerrar.
a
b
a. Escribe el nombre
del archivo.
Ejemplo: prueba.
b. Clic en el botón
Guardar, para
enviar el archivo
al OneDrive.
34
Acciones básicas en una hoja
Todo libro de Microsoft Excel, desarrolla sus procesos en las hojas de cálculo, con
las cuales podemos realizar lo siguiente:
1. Agregar hojas
Se inserta una hoja de cálculo de tres formas:
Forma 01:
Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.
Clic en Insertar
Seleccionar Hoja de cálculo
1a
2b
3c
35
Forma 02:
En la altura de las etiquetas de la hoja de cálculo, clic en el símbolo +.
Forma 03:
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas
Haga clic en la opción Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta una
nueva hoja de cálculo.
2. Cambiar el nombre a las hojas
Forma 01:
Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.
Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en la imagen.
Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuación, presione
ENTRAR. Observa el ejemplo.
a
¡IMPORTANTE! También puede insertar una hoja con la combinación
de teclas Mayús+F11.
..
36
Forma 02:
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas
Haga clic en la opción Formato, luego Cambiar el nombre de la hoja.
Escribe el nuevo nombre.
3. Eliminar hojas
Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1 (parte inferior de la hoja de
cálculo)
Haga clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.
4. Mover o copiar una hoja
Para este proceso debemos tener en cuenta lo siguiente:
a) Mover hoja: Proceso por el cual una hoja de cálculo y su contenido cambia
de posición.
b) Copiar una hoja: Proceso por el cual una hoja de cálculo y su contenido
se duplica en una nueva ubicación.
Ejercicio 01:
1
2
¡IMPORTANTE! También puede usar la ficha Inicio, en el grupo
Celdas, opción Eliminar: Eliminar hoja.
¡IMPORTANTE! También puede hacer doble clic en la etiqueta de la
hoja para cambiar el nombre.
37
Tenemos un libro llamado NORTE.xlsx con dos hojas de cálculo (Ejemplo:
Trujillo y Chiclayo). Asimismo, otro libro llamado CENTRO.xlsx con dos hojas
de cálculo (Ejemplo: Lima y Callao). Se desea mover la hoja Trujillo (de
Norte.xlsx) hacia el libro Centro.xlsx, al final de las hojas que ya tiene.
Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Trujillo (del libro
NORTE.xlsx).
Seleccione Mover o copiar….
Personalizando el proceso:
Ejercicio 02:
Usando el archivo anterior, copiar la hoja Lima (de Centro.xlsx) hacia el libro
Norte.xlsx ubicándola la final de sus hojas existentes.
Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Lima (del libro Centro.xlsx).
Seleccione Mover o copiar….
Personalice el proceso:
1. Elija a qué libro
desea mover la
hoja. Si se tiene
abierto otro libro,
podrías elegirlo.
Para nuestro caso
se moverá al libro:
CENTRO.xlsx
2. Elija donde desea
ubicar la hoja
Trujillo y su
contenido.
Ejemplo: (mover
al final)
3. Haga clic en el
botón Aceptar.
1
2b
3
1. Elija a qué libro
desea copiar la
hoja. Si se tiene
abierto otro libro,
podrías elegirlo.
Para nuestro caso
se moverá al libro:
NORTE.xlsx
2. Elija donde desea
ubicar la hoja Lima
y su contenido.
Ejemplo: (mover al
final)
3. Active Crear una
copia
4. Haga clic en el
botón Aceptar.
1
2b
3
44
38
5. Ocultar hojas de Microsoft Excel.
Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1 (parte inferior de la hoja de
cálculo).
Haga clic en Ocultar. Como puedes comprobar se ocultó la Hoja1.
6. Mostrar hojas ocultas de Microsoft Excel
Haga clic secundario en una de las etiquetas que tiene el libro (Ejemplo:
Hoja2 (parte inferior de la hoja de cálculo).
Haga clic en Mostrar…
Selecciona la hoja que deseas mostrar. Ejemplo: Hoja1.
Ya tendrás nuevamente la Hoja1 en el libro.
a
b
¡IMPORTANTE! También puede usar la ficha Inicio, en el grupo
Celdas, opción Formato: Mover o copiar hoja.
¡IMPORTANTE! También puede usar la ficha Inicio, en el grupo
Celdas, opción Formato: Ocultar y mostrar.
39
Aplicación de formatos de celdas
Formatos básicos
Entendemos por formato de celdas como “el conjunto de características que afectan
la apariencia de la celda y su contenido”.
Los formatos de celdas se encuentran en la cinta de opciones: ficha de Inicio y
grupos: Fuente, Alineación, Número. Como se muestra a continuación:
a) Formatos del grupo Fuente:
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para ello podemos utilizar la banda de opciones o los cuadros de diálogo.
Cuadro de diálogo
Fuente
Banda de opciones
40
b) Formatos del grupo Alineación:
Permiten asignar formato a los datos de las celdas a fin de que queden
alineados u orientados de una forma determinada. Puedes usar la banda de
opciones o el cuadro e dialogo.
c) Formatos del grupo Número:
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para
ello puede usar la banda de opciones o el cuadro de dialogo.
Banda de opciones Cuadro de
diálogo Alineación
Banda de opciones
Cuadro de diálogo
Número
41
Ejercicio:
Para aplicar estos formatos básicos debemos ingresar los siguientes datos:
Formatos del grupo Fuente
a. Aplicando formatos Fuente
Seleccione el rango de celdas. Ejemplo: B2:H3
Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes
opciones: Tipo de fuente: Arial, Tamaño de fuente: 11 puntos, Negrita y
Color de fuente: Rojo.
El resultado se muestra a continuación.
42
b. Aplicando bordes a las celdas
Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H8
Ahora, aplicar en el botón Bordes, la opción Todos los bordes.
El resultado será el siguiente:
c. Aplicando color de relleno a las celdas
Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H3
Ahora, aplicar en el botón Color de relleno, el color Amarillo.
El resultado será el siguiente:
¡RECUERDE! La fuente, el tamaño y el color pueden variar de acuerdo
a nuestro criterio.
43
Formatos del grupo Alineación
a) Aplicando la alineación de los datos
Seleccione el rango B3:H8
Ahora, aplicar los botones Centrar (Horizontal) y Alinear en el medio
(Vertical).
El resultado será el siguiente:
b) Aplicando combinación de celdas
Seleccione el rango D2:H2
Ahora, aplicar el botón Combinar y centrar.
Así también, seleccione el rango B4:B8
Aplicar el botón Combinar y centrar
Para complementar, seleccione la celda B4 y aplique el botón Alinear
en el medio
44
El resultado será el siguiente:
c) Aplicando ajustar texto
Seleccione el rango G3:H3
Ahora, aplicar el botón Ajustar texto.
Para complementar, seleccione el rango B3:F3 y aplique el botón
Alinear en el medio
El resultado será el siguiente:
d) Aplicando orientación al dato
Seleccione la celda B4
Ahora, aplicar el botón Orientación.
Elija la opción Girar texto hacia arriba
El resultado será el siguiente:
45
Formatos del grupo Número
a) Aplicando la estilo millares
Seleccione el rango D4:H8
Ahora, aplicar el botón Estilo millares.
El resultado será el siguiente:
b) Aplicando formato de número de contabilidad
Seleccione el rango H4:H8
Ahora, aplicar el botón Formato de número de contabilidad y elija
Español (Perú)
El resultado será el siguiente:
46
c) Aplicando aproximación de decimales
Seleccione el rango D4:G8
Ahora, aplicar el botón Disminuir decimales. Ejemplo: sin decimales
Asimismo, seleccione el rango H4:H8 y aplique el botón Aumentar
decimales. Ejemplo: tres decimales
El resultado será el siguiente:
Formatos personalizados
Excel provee una gran cantidad de formatos, pero es posible que en algún
momento necesitemos alguno de ellos que no esté disponible en los estándares
de la hoja de cálculo.
Para cubrir esta necesidad se dispone de una herramienta para crear formatos
personalizados.
47
Para acceder a estos formatos podemos seguir lo siguiente:
a. Formatos fecha y hora
Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guion para
separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto
como una fecha.
Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a"
o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe
como 9: 00 p.m.
Descripción del Formato para las fechas.
Símbolo Significado
d Día en uno o dos dígitos (1-21)
dd Día en dos dígitos (01-21)
ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)
m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
aa Año con dos dígitos (08-09-10)
Ejercicio 01: Tenemos una fecha 02-07-14, la cual podemos mostrarlo en
diversos formatos:
a
b
c
a. En el grupo
Número, haga clic
en el cuadro de
diálogo
b. En la ventana
Formatos de
celdas elija la
categoría
Personalizada.
c. Escriba o elija su
formato.
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Solución:
Para 02-07-14 El formato es: dd-mm-aa
Para 02/07/14 El formato es: dd/mm/aa
Para 02 de julio de 2014 El formato es: dd" de "mmmm "de "yyyy
Para miércoles, 02 de julio de 2014 El formato es: Fecha larga
Ejercicio 02: Tenemos la hora 02:00 p.m., la cual podemos mostrarlo de
diversos formatos:
Solución:
Para 02:10:30 p.m. El formato es: hh:mm:ss AM/PM
Para 14:10 El formato es: hh:mm
Para 14:10:30 El formato es: hh:mm:ss
b. Formatos numéricos
Excel por defecto alinea los números al lado derecho de la celda.
Ejemplos:
Descripción de formatos personalizados para números:
49
Ejercicio 01:
Desarrollemos una aplicación, en la cual se pide cambiar el formato de las fechas.
Solución:
1. Para ello ingrese los siguientes datos en una hoja de cálculo de un libro de
Excel.
2. Selecciona el rango de fechas (A5:A11).
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3. Ir a formato personalizado y selecciona la categoría Personalizada. Luego,
escribe en el cuadro Tipo: “Trujillo,” dd-mmmm-yyy
4. El resultado es el siguiente:
Ejercicio 02:
Se desea aplicar un formato personalizado a un rango de datos numéricos
(Cantidad), añadiéndoles el texto “Kg”, tal que sigan siendo números y permita
ejecutar cálculos matemáticos.
51
Solución:
Seleccione el rango B5:B8
Ingrese a los formatos personalizados, seleccione la categoría: Personalizada
El Tipo añadir después de General, el texto “Kg”
Observe, que el Total Vta, no ha sido alterado a pesar que la Cantidad tiene
un texto acompañando al número. El resultado será el siguiente:
Estilos de celda
Permite mostrar información destacada en una hoja, con los diferentes estilos:
bueno, incorrecto, entrada, salida, títulos y encabezados.
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Se tiene el siguiente cuadro de datos:
Se desea aplicar el estilo Total del grupo Títulos y encabezados a UNIDADES
VENDIDAS MES DE ENERO.
Seleccione el rango de celdas A2:C2
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, elija el botón Estilos de celda
El resultado es el siguiente
Borrar formato de celdas
Permite borrar formatos, contenidos, comentarios, hipervínculos o borrar todos los
formatos definidas en las celdas.
Seleccione el rango de celdas que tiene e formato de celdas a borrar. Ejemplo:
A2:C2
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, elija el botón Borrar.
Seleccione lo que desea borrar. Ejemplo: Borrar formatos
53
El resultado será:
Configuración de hojas y libros para impresión
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2013 permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,
encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otras.
Principales configuraciones
Configuración del diseño de la página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel 2013 permite modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como los márgenes,
orientación, tamaño del papel, área de impresión; así como encabezados y pies de
página, entre otras.
En la ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones:
Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y
derecho de las hojas.
Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de
forma horizontal.
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Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para
la hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar para los diversos
documentos.
Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta
encima y a la izquierda de la selección.
Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada en
cada página impresa.
Configuración de página
La modificación de márgenes, orientación y tamaño del papel, podemos realizarla
desde el inicializador del cuadro de diálogo.
En la ventana Configurar página, puede elegir la ficha Página para ajustar la
orientación, escala, tamaño de papel y calidad de impresión.
Si seleccionamos la ficha Márgenes, podemos modificar los márgenes y el
centrado de la página.
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Creando encabezados y pie de página
Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior de
cada página. Un pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la parte
inferior de cada página.
Para poder crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente:
Creando el encabezado:
Selecciona la Ficha Insertar.
Haz clic en el Encabe. Pie pág.
En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ubicación del
encabezado. Ejemplo:
- Sección izquierda: inserte la fecha actual
- Sección centro: insertar la hora actual
- Sección derecha: inserte el logo de UCV (use botón Imagen)
56
El resultado será
Si la imagen insertada está muy grande.
Selecciona el código de la imagen: &(Imagen)
Haga clic en el botón Dar formato a la imagen
La imagen, Alto 1.01 cm, Ancho 5.9 cm
57
Haga clic en el botón Aceptar y así se muestra el diseño final
Creando el pie de página:
Para ello, desplázate hacia la parte inferior de la hoja y haz clic en la sección que
deseas trabajar. Ejemplo: En la sección centro del pie de página, escribe lo
siguiente:
Opciones de impresión
Establecer áreas de impresión
Con esta herramienta se selecciona la información que se desea imprimir.
Para ello debes seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona el área para imprimir. Ejemplo: A1:F12
2. Elija la ficha Diseño de página
3. Clic en el botón Área de impresión
4. Clic en Establecer Área de impresión
2
58
Borrar áreas de impresión:
1. Elija la ficha Diseño de página
2. Clic en el botón Área de impresión
3. Clic en Borrar área de impresión
Estableciendo la escala de impresión
Permite aumentar o disminuir el resultado de impresión en un porcentaje de su
tamaño real. El ancho y el alto máximos se deben establecer en Automático para
poder utilizar esta característica.
Ejercicio:
Establecer la escala de impresión de la información de las ventas del primer
trimestre.
Active la vista Diseño de página para visualizar si es necesario utilizar la
escala de impresión, se aprecia la información en dos hojas se va a imprimir.
Pero se desea imprimir en una sola hoja.
3
4
1
59
En el grupo Ajustar área de impresión bajamos el porcentaje de la escala de
100% a 85% y se visualiza en la impresión en una solo hoja.
Finalmente para imprimir clic en el botón Archivo, Imprimir y se imprime en
una sola hoja.
Hoja 1 Hoja 2
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Vista previa de impresión e imprimir
La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de la
hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:
Selecciona el botón Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso
rápido. El cual se muestra a continuación.
Selecciona la ficha Archivo, la cual permitirá mostrar la vista Backstage, a
continuación selecciona Imprimir.
Las principales opciones se mencionan a continuación:
Copias: Indica el número copias a imprimir.
Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.
En la sección de Configuración se tiene:
- Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir como (hojas
activas, todo el libro o selección).
- Imprimir todo el libro: Permite imprimir todas las hojas del archivo
- Imprimir selección: Permite imprimir solo las celdas seleccionadas
previamente
- Páginas: Para definir las páginas a imprimir.
- Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.
- Orientación: Establece la orientación si es vertical y horizontal.
- Tamaño: Especifica el tamaño del papel.
- Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.
- Escala: Indica la escala respectiva.
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Terminada la configuración puede hacer un clic en el botón Imprimir.