1

Administracin y Programacin de

Proyectos

Conceptos de Proyectos y Administracin de Proyectos.

Definir un proyecto usando MS PROJECT.

GUA DIDCTICA

Descripcin

En esta sesin aprender los conceptos de proyecto y de administracin de proyectos.

MS Project es un software que permite la programacin, seguimiento, monitoreo y

reprogramacin de proyectos, procesos que son importantes en cualquier rea en el que se desarrolle

proyectos.

Capacidad

Al final de esta sesin estar en capacidad de definir y programar un proyecto.

Actividad

Las actividades a desarrollar en la sesin son:

Crea un calendario para el proyecto.

Define la estructura de las tareas del proyecto.

Define las dependencias entre proyecto.

Reprograma el inicio de las tareas usando retardo.

Evaluacin

En esta sesin Ud. ser evaluado en:

1. Crear calendario para el proyecto.

2. Elabora un proyecto define duraciones y dependencias.

4

Microsoft Project y la Administracin de Proyectos

INTRODUCCIN

Microsoft Project, es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y

flexible que puede utilizarse para controlar proyectos simples o complejos. Le

ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para

supervisar su progreso. Esta aplicacin permite organizar la informacin, basado en

la duracin de las tareas, sus costos asociados y sus recursos tanto de trabajo como

materiales del proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el

presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

La versin 2013 tiene 3 diferentes versiones. Project Standard y Project Professional

son las versiones base, la profesional difiere de la estndar en que tiene algunas

opciones adicionales, adems de poder conectar al Project Server. Project Pro para

Office 365 es el mismo software que el Project Professional 2013, para poder usarse

se tienen que suscribir.

La administracin de proyectos, es el proceso de planear, organizar y administrar

tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con

delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo

(Por ejemplo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un

archivo en Word o en MS Outlook), o puede ser complejo (Por ejemplo: miles de

tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de nuevos soles).

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del

proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin

entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa

el trabajo.

GESTIN DE PROYECTOS

Qu es un Proyecto?

Es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar

los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energa, espacio,

provisiones, comunicacin, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos

predefinidos.

Un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y progresivo, empleado para crear un

producto o un servicio tambin nico. Esta temporalidad y unicidad diferencia a los

proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o

5

semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. A

continuacin se muestra el ciclo de vida de un proyecto.

Qu es la Gestin de Proyectos?

Es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal, que el proyecto

pueda culminar con el trabajo requerido en el tiempo, y costos programados.

En tal sentido, la programacin es una tcnica que permite planear el desarrollo de

un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su

ejecucin.

UTILIDAD DE LAS APLICACIONES DE MS-PROJECT 2013

MS-Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz, que

proporciona la combinacin perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su

administracin sea ms eficiente y efectiva.

Informa y controla el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,

manteniendo la sintona entre los equipos de proyecto y la productividad.

Realiza un seguimiento y anlisis eficaz de los proyectos con una mayor

compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Aprovecha las

ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos.

Cambios en la versin 2010:

Interfaz de Usuario Microsoft FluentTM (Cinta de Opciones). Ahora se tiene

una localizacin de comandos similar a la que conocamos en Excel, Word y

PowerPoint 2007, lo que le permitir encontrar sus herramientas favoritas de

manera ms fcil con nuevos grficos y barras de herramientas y comandos

organizados en pestaas y grupos.

Vista de Microsoft Office Backstage. Un sitio central para controlar sus

proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una

Planificar

Proyecto

Ejecutar Ciertas tareas

Actualizar

Progreso

Reprogramar Reportes

Proyecto

Completado? Cierre

Planificar Ejecucin Cierre

6

Ubicacin nica. Contiene los mismos comandos que el men Archivo anterior,

tambin administre aqu sus conexiones de Project Server.

Barra de Herramientas de Rpido Acceso. Permite agregar las nuevas

funcionalidades y comandos que necesita en un slo lugar.

Comandos con Un Clic Derecho. Permite encontrar comandos ms

comnmente utilizados de manera rpida nicamente con Un Clic Derecho,

dependiendo sobre qu parte se le da el clic derecho sobre una tarea.

Copiado y pegado tipo Excel fcil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel

manteniendo el formato.

Copiar fcilmente el listado EDT1 desde MS Word, es muy comn que en el

avance de la planificacin la Estructura de Desglose del Proyecto que incluye

todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos especfico tal

como Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones

anteriores era posible copiar y pegar tareas pero Project no mantena la

estructura definida en otros archivos mediante tabulaciones. Es decir, que a

partir de esta versin, cualquiera puede hacer la EDT en Word y luego se copia

directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT.

La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automtica

debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de

todo el proyecto. Se integran tareas con slo dar un dar un clic derecho o

arrastrndolas y soltndolas. Se puede imprimir la escala de tiempo para un

reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicacin o en un correo electrnico.

Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite

desactivar tareas y aun as conservarlas en su programacin. Las tareas

desactivadas conservan la informacin crtica y no se borran del proyecto, pero

desaparecern del Organizador de Equipo y no afectarn a la disponibilidad de

recursos, planificacin del proyecto, o cmo se programen otras tareas

Organizador de Equipo Interactivo. sta es una de las mejores novedades de

Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitir interactuar con su

cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabr en qu trabaja cada

miembro del equipo y podr transferir tareas de un miembro del equipo a otro.

Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso est sobre

asignado, slo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignacin

desaparecer.

1 EDT - Estructura de Descomposicin de trabajo (WBS Work Breakdown Structure)

7

Cambios en la versin 2013:

En la versin 2013, Microsoft ha reescrito completamente los informes, los informes

que aparecan en versiones anteriores ya no se han incluido. Ahora el usuario tiene

un completo dominio sobre los informes y grficos (tipo Excel 2013). As como en

los otros productos del Office 2013, Project tambin tiene habilitada la opcin para

grabar directamente en la nube, haciendo uso de su cuenta de correo y si tiene

disponible el OneDrive (llamado antes Skydrive).

INICIAR SESION EN MICROSOFT PROJECT 2013

En Windows 7, de un clic sobre el botn de inicio,

Digite Project en el cuadro de bsqueda y seleccione Project 2013 como se

observa en la siguiente imagen.

3 1. Clic en botn

Inicio.

2. En cuadro de

bsqueda digitar

PROJECT 2013

3. Clic en Project

2013

2 1

8

Cuando se cargue Project la pantalla que visualizar es la siguiente:

De un clic en Proyecto en blanco para empezar un nuevo proyecto.

ENTORNO DE MS-PROJECT 2013

1

2

3

4

1. Clic para un

proyecto nuevo.

2. Clic para abrir un

proyecto usado

recientemente.

3. Clic para abrir

otros proyectos.

4. Clic para abrir

alguna de las

plantillas de

ejemplo.

1

2

3

4 5

6 7

VISTA DIAGRAMA DE GANTT

1. Barra de acceso

rpido.

2. Escala de tiempo.

3. Cinta de opciones.

4. Tabla entrada.

5. Diagrama de

Gantt.

6. Campos de la

tabla entrada.

7. Escala temporal.

8. Vista activa.

9. Vistas rpidas.

10. Zoom.

8

9 10

9

Cintas de opciones en Microsoft Project 2013

Cinta Tarea

Cinta Recurso

Cinta Crear Informe

Cinta Proyecto

Cinta Vista

Cinta Formato (Depende de la vista activa, en este caso la vista Diagrama de

Gantt)

10

El calendario del Proyecto

Todas las actividades del proyecto son programadas en funcin a un calendario

laboral, donde se especifican los das y horas que los recursos asignados a las

tareas deben trabajar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines

de semana y noches) y das de descanso especiales (festividades) y das en los que

ese trabaja de un modo diferente (por ejemplo 4 horas o 12 horas). Todo nuevo

proyecto tiene un calendario laboral predeterminado, que no siempre es el que

deber emplearse; para lo cual deber configurar dicho calendario.

En MS Project existen 3 calendarios base que estn predefinidos, estos son:

Calendario Estndar.

Calendario Turno Noche.

Calendario 24 Horas.

El calendario predeterminado de un proyecto es el calendario Estndar cuyos das

de trabajo son de lunes a viernes y el horario es de 9am a 1pm y de 3pm a 7pm.,

estos das y horas de trabajo se pueden modificar y adaptar a nuestras necesidades.

La definicin del calendario debe hacerse antes de indicar la fecha de inicio y el

llenado de las tareas del proyecto.

Crear y Configurar un Calendario Laboral

A continuacin aparecer la siguiente ventana.

1

2

1. Clic en ficha

PROYECTO.

2. Ubicar el grupo

Propiedades.

3. Clic en Cambiar

tiempo de trabajo.

11

Ejemplo 01 (Guarde el archivo con el nombre de Calendario01)

Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sbado, de 7:00am a

12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa no trabajar el

da 28 y 29 de Julio y el da 24 trabajar de 7am a 7pm. (No olvidar el establecer las

opciones de calendario de Project.)

Estableciendo los das de la semana que se trabajaran y los horarios:

4

1. Calendario que

se est

personalizando.

2. Pestaa

Excepciones: ah

se definen las

excepciones.

3. Pestaa

Semanas

laborales: ah se

defines los das

laborales y los

horarios.

4. Para crear

nuevos

calendarios base.

5. Para definir las

opciones de

calendario de

Project.

1

2

3

5

1

2

3

5

4

1. Clic en Semanas

laborales.

2. Doble clic en

Predeterminado.

3. Seleccionar de

Lunes a Sbado.

4. Clic en la tercera

opcin para que el

usuario pueda

colocar el horario de

trabajo.

5. Indicar las horas de

trabajo. Usar mejor

formato de 24 horas.

12

Estableciendo las excepciones:

Indicando que el da 24/07/2015 se trabajar de 7am a 7pm.

Para terminar la definicin del calendario, tenemos que ingresar a modificar las

opciones de calendario de Project e igualarlo con lo definido en el calendario del

proyecto.

1

2 3

1. Clic en Excepciones.

2. Colocar las

excepciones.

3. Indicar las fechas

correspondientes a

las excepciones.

1

2

3

4

1. Doble clic en Trabajo de

12 horas.

2. Clic en Periodos

laborables.

3. Indicar el rango de

horas.

4. Clic para Aceptar y salir.

1

2

3

4 5

6

1. Definir primer da de la

semana.

2. Hora de ingreso.

3. Hora de Salida.

4. Horas de trabajo por

da.

5. Horas de trabajo por

semana. (6 x 8).

6. Das del mes, esto se

tomara cuando se

defina una tarea con

duracin en meses.

13

Ejemplo 02 (Guarde el archivo con el nombre de calendario02) Establecer el calendario laboral de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm y 03:00

pm a 06:00 pm y sbado de 07:00 am a 12:00 pm.

Siguiendo el mismo proceso de definicin del calendario, primero se define el

horario de 7-12 y 3-6pm para los das lunes a viernes:

Para el da sbado, se selecciona sbado y se indica el horario de trabajo:

Las opciones de calendario de Project sern:

14

Creacin de nuevos Calendarios Base

Como se ha indicado MS Project trae configurado 3 calendarios base. Si se desea

crear nuevos calendarios base se siguen los mismos pasos para crear un calendario,

la diferencia es que tiene que dar clic en el botn Crear Calendario:

Visualizar que ya se ha creado el nuevo calendario, ahora solo tendr que seguir

los mismos pasos para definir las excepciones, semanas laborales, y si este

calendario ser el calendario del proyecto, entonces definir las opciones de

calendario de Project.

15

2 3

4

1. Clic para crear nuevo

calendario base.

2. Clic para crear el

calendario.

3. Clic para indicar el

nombre.

4. Clic para terminar la

creacin del nuevo

calendario.

15

Establecer informacin preliminar del Proyecto

Cuando inicie un nuevo proyecto en Microsoft Project, deber especificar:

Calendario del proyecto

Fecha de comienzo o Fin del Proyecto.

Propiedades del Proyecto (Opcional)

Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar

que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas

las tareas.

Siga los siguientes pasos para definir las propiedades, de clic en la ficha Archivo,

1 22

3 4

5

1. Clic en ficha proyecto.

2. En grupo Propiedades,

clic en Informacin del

proyecto.

3. Clic para indicar el

calendario del proyecto.

4. Clic para indicar que se

programar a partir de la

fecha de comienzo.

5. Clic para especificar la

fecha de inicio del

proyecto.

IMPORTANTE! Si el formato de fecha muestra

tambin la hora, debe indicar tanto fecha como la hora

1

22

3

1. Clic en Informacin.

2. Clic en informacin del

proyecto.

3. Clic en propiedades

avanzadas.

16

Se visualizar la siguiente ventana donde se tiene que definir datos

complementarios del proyecto.

17

Administracin y programacin de tareas en Project

Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se

superponen, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar la finalizacin

del proyecto. Todo proyecto est compuesto por tareas.

En MS Project, la duracin de las tareas se pueden definir en meses, semanas,

das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

La programacin de las tareas en Project puede ser:

Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos: duracin,

fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se calculan en forma

automtica. Esta es la forma predefinida de Project para la programacin de las

tareas.

Automtica: El usuario indica solamente la duracin y Project se encarga de

calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de inicio y la duracin

indicada.

Las tareas, sus duraciones y fechas de inicio fin se realizan en la tabla ENTRADA,

que se visualiza en la parte izquierda de la vista DIAGRAMA DE GANTT.

IMPORTANTE! La forma ms utilizada para programar las tareas es la AUTOMTICA.

IMPORTANTE! En otros programas, por

ejemplo S10, a las tareas se les denomina

PARTIDAS.

TABLA ENTRADA

18

Ejemplo

Se definirn tareas usando la configuracin por defecto: Programadas

Manualmente. (Se usar la fecha de inicio del proyecto 04/05/2015 y el calendario

Estndar). Grabar el ejemplo con el nombre de EJEMPLO01.

Ingrese lo siguiente en la tabla entrada.

Id Nombre de la tarea Duracin Comienzo Fin

1 Tarea1 2d 04/05/2015

2 Tarea2 3d 08/05/2015

3 Tarea3 06/05/2015 12/05/2015

4 Tarea4 Revisar

5 Tarea5 1s 07/05/2015

6 Tarea6 11h 08/05/2015

7 Tarea7 45min 11/05/2015

8 Tarea8 1ms 04/05/2015

9

10 Tarea9 2d

11 Tarea10 4d

12 Tarea11 6d

El resultado ser el siguiente.

Notas: Al ingresar la Tarea 1, Project calcula la fecha trmino de la tarea.

2, Project calcula la fecha de comienzo.

3, Project calcula la duracin

4, Project asume que no hay definido ninguna duracin y fechas.

5, Project calcula la fecha de trmino.

6, Project calcula la fecha de trmino.

7, Project calcula la fecha de trmino.

8, Project calcula la fecha de trmino.

Despus de la tarea 8 se deja una fila en blanco.

10, 11 y 12, Project no

realiza ningn clculo ya

que se necesitan por lo

menos 2 datos para hacer

el clculo del tercero.

IMPORTANTE! El campo Modo de Tarea

permite cambiar la forma de programacin de la tarea.

19

Convirtiendo la programacin manual de la tarea 9 en automtica:

El resultado ser: Para cambiar la programacin de manual en automtico, en varias tareas, primero seleccionaremos las tareas 10 y 11, luego: Las fechas de comienzo y fin de las tareas seleccionadas se han calculado en base a la fecha de comienzo del proyecto y la duracin de las tareas.

1. Clic en campo Modo

de tarea de la tarea

9.

2. Clic en Programada

automticamente.

1

2

IMPORTANTE! Observe que se ha calculado la fecha de

comienzo y fin en base a la fecha de inicio del proyecto y la duracin de la tarea. La barra de esta tarea en el diagrama de Gantt ha cambiado de color.

12

2

1. Clic derecho en

cualquiera de las

tareas seleccionadas.

2. Clic en

Autoprogramar.

20

Otra forma de convertir la programacin manual en automtica es la siguiente:

Para que todas las tareas que ingresamos estn programadas en forma

automtica haga lo siguiente:

Definiendo otros tipos de tareas

Hitos: Una forma de establecer controles y saber si se logr el cumplimiento de una

tarea en el plazo establecido, es usar Hitos (Milestone en ingls).

Un hito es una tarea que tiene una duracin de cero (0) das.

Ejemplo Se definir un hito de final del proyecto con una duracin de cero (0) das, el

resultado se observa a continuacin.

12

2

3

1. Seleccionar las

tareas.

2. Clic en la ficha tarea.

3. En el grupo Tareas,

clic en

Autoprogramar.

1

2

1. Clic en NUEVAS

TAREAS.

2. Clic en Programada

automticamente.

IMPORTANTE! De aqu en adelante todas las tareas se

programaran automticamente, es decir, luego de ingresar la duracin, se calculara la fecha de comienzo y fin.

21

Tareas Peridicas (Tareas Repetitivas)

Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo, reuniones

mensuales para analizar el avance del proyecto o semanales para analizar las

ocurrencias.

Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas en forma

separada, se pueden crear tareas peridicas, tambin llamadas tareas repetitivas.

Ejemplo

Se desea programar:

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.

Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves.

Ejemplo1

Use el proyecto EJEMPLO01. Se agregar la Tarea 12 con una duracin de 180

das para que se visualice mejor la programacin de las tareas peridicas.

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes:

A continuacin debe ingresar los valores en:

1. Ingresar Tarea 12 con

una duracin de 180

das.

2. Clic en Ficha TAREA.

3. En el grupo Insertar, clic

en Tareas.

4. Clic en Tarea Peridica.

32

2

4

1

5. Clic para ingresar el

nombre de la tarea.

6. Clic para seleccionar el

patrn de repeticin.

7. Clic para indicar la

frecuencia.

8. Como no se indica

Calendario, Project

programa la tarea

usando el calendario del

Proyecto.

9. Clic para crear las

tareas peridicas.

5

6 7

9 8

22

El resultado ser:

Ejemplo2 Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves

Siga los mismos pasos que en el ejemplo anterior y defina lo siguiente en la

ventana Informacin de tarea repetitiva:

El resultado ser:

Guarde el proyecto y cierre Project.

1

2 4

5

3

1. Clic para ingresar el

nombre de la tarea.

2. Clic para seleccionar

el patrn de

repeticin.

3. Clic para indicar cada

cuantas semanas se

repite la reunin, uno

(1) representa cada

semana.

4. Clic para indicar los

das de la semana que

habr reuniones.

5. Clic para que crear las

tareas peridicas.

23

Operaciones con Tareas Insertar tareas

Una de las operaciones ms comunes en Project es la de insertar tareas.

Abrir el proyecto EJEMPLO01.

Insertaremos 1 tarea entre la tarea 9 y 10:

El resultado ser: Observe que la duracin por defecto es de 1 da, el smbolo de interrogacin en la

duracin indica que la duracin es estimada.

Eliminar tareas

El procedimiento para eliminar una tarea es similar al de insertar.

Eliminaremos la tarea que insertamos:

1. Clic derecho sobre la

tarea en donde deseo

insertar la nueva

tarea, en el ejemplo la

tarea 10.

2. Clic en Insertar tarea.

1

2

1

2

1. Clic derecho sobre la

tarea que deseamos

eliminar.

2. Clic en Eliminar tarea

IMPORTANTE! Si desea insertar ms de una tarea a la vez, solo

seleccione la misma cantidad de tareas que desea insertar y luego siga el procedimiento para insertar. Para eliminar varias tareas, seleccione las tareas a ser eliminadas y siga el mismo procedimiento para eliminar.

24

Estructura de Tareas y Subtareas

Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede perder

de vista panorama general del proyecto.

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.

Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms

general, creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de

resumen o fases; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de

resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se

determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima

subtarea.

La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las

subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de esquema

(sangra y anulacin de sangra) para indicar la estructura jerrquica de la lista de

tareas.

Para el siguiente ejemplo, cree un nuevo proyecto y grbelo con el nombre de

TAREAS y SUBTAREAS, la fecha de inicio ser 02/06/2015, el calendario del

proyecto ser el Estndar con las horas y das de la semana predeterminados.

Establezca la forma de programacin del proyecto en Automtico.

Ingrese las siguientes tareas y duraciones:

25

Luego de ingresar las tareas se observar lo siguiente:

La tarea 1 se ha dividido en 4 tareas, ests son la tarea 2,3, 4 y 5. Para convertir

estas tareas en subtareas de la tarea 1 (OBRAS PROVISIONALES), siga los

siguientes pasos:

El resultado es el siguiente: Seleccione desde la tarea 7 hasta la tarea 23 y defnalas como subtareas de la 6

(TRABAJOS PRELIMINARES). El resultado ser el siguiente:

2

1

3

1. Seleccione las tareas

que desee convertir en

subtareas.

2. Clic en la Ficha TAREA.

3. En el grupo

Programacin, clic en

Aplicar sangra a la

tarea.

4. Tarea de Resumen

Creada.

5. Subtareas creadas.

6. Datos resumidos de las

subtareas. 4

5

6

IMPORTANTE! Para eliminar la sangra que define a una tarea como subtarea,

solo seleccione las tareas y de clic en el icono , esto anula la sangra aplicada a las tareas seleccionadas.

26

ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con

lneas entre las barras de representacin de cada tarea.

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se

preparan las paredes, se pintan y Despus se decoran. Sin

embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando

una persona masilla y lija las paredes para pintarlas, otra persona puede pintarlas.

Para crear una secuencia, se vinculan o relacionan las tareas dependientes entre s

y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa dependencia.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas Descripcin Fin a Comienzo (FC) Comienzo a Comienzo (CC) Fin a Fin (FF) Comienzo a Fin (CF)

Ejemplo Abrir el proyecto TAREAS Y SUBTAREAS.

Vamos a definir la relacin entre las tareas: CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA

OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA.

La relacin o dependencia es FC, es decir la tarea CASETA PARA LA OBRA Y

GUARDIANIA no puede empezar sino termina la tarea CARTEL DE

La tarea (B) no puede

comenzar hasta que

finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

comenzar hasta que

comience la tarea (A).

La tarea (B) no puede

finalizar hasta que

finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

finalizar hasta que

comience la tarea (A).

27

INDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA

OBRA Y GUARDIANIA.

La relacin o dependencia se indica en el campo PREDECESORAS. En nuestro

caso se debe indicar en el campo predecesoras de la tarea CASETA PARA LA

OBRA Y GUARDIANIA.

El resultado ser:

Slo cuando la dependencia es FC, sta no se visualiza luego de presionar

ENTER.

2FC significa lo siguiente:

La tarea 3 que es CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA, le sigue a la tarea 2

que es la tarea CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.. La

dependencia entre las 2 tareas es FC, es decir, la tarea CASETA PARA LA OBRA

Y GUARDIANIA, comienza cuando termine la tarea CARTEL DE

IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M..

Use el archivo de Excel TAREAS Y SUBTAREAS para que complete el campo

PREDECESORAS en todas las tareas.

El resultado final ser el siguiente:

1

1. Clic en campo

predecesoras de la

tarea 3, escriba 2FC y

presione ENTER.

28

Cambiando el tipo de dependencia entre las tareas

Cambiaremos la dependencia entre las tareas 2 y 3 de FC a CC. Esto lo haremos

en el diagrama de Gantt.

El resultado ser:

Observe que toda la programacin ha cambiado, ahora la fecha de finalizacin de

la tarea OBRAS PROVISIONALES es 03/06/15.

Adelantar o Posponer (Retardar) el inicio de una tarea En un proyecto es muy frecuente adelantar o posponer el inicio de una tarea.

Si el retardo es positivo, la tarea se pospone; y si es negativo, la tarea se adelanta.

Se puede adelantar o posponer usando las mismas unidades de la duracin, es

decir, das, semanas, horas, minutos y meses.

En el siguiente ejemplo vamos a posponer el inicio de la tarea CASETA PARA LA

OBRA Y GUARDIANIA en 2 das

1

2

3

1. Doble clic en la

cabeza de flecha.

2. Clic para cambiar de

dependencia a CC.

3. Clic en aceptar

1

2

3

1. Doble clic en la

cabeza de flecha.

2. Clic en retardo e

indicar 2d.

3. Clic en Aceptar para

que se efecten los

cambios.

29

El resultado ser el siguiente:

Observe que el diagrama ha cambiado, la predecesora de la tarea 3 ha cambiado

para efectuar el retardo del inicio de esta tarea y la fecha de trmino de la tarea

OBRAS PROVISIONALES ha cambiado.