TOMA DE DECISIONES Y SEGUIMIENTO

Solucionando el “problema”

Liderazgo GerencialSesión 04

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“No es sabio el que sabe muchas cosas, sino el que

sabe cosas útiles”

Esquilo

Prof. Efrain Vilca SosaProf. Efrain Vilca Sosa

MODELO GENERAL

1. PROBLEMA1. PROBLEMA

2. OBJETIVOS2. OBJETIVOS

3. ALTERNATIVAS3. ALTERNATIVAS

4. CONSECUENCIAS4. CONSECUENCIAS

5. TRANSACCIONES5. TRANSACCIONES

1.a.- Definir el problema de decisión

Preguntarse que hizo detonar el problema.Cómo se expresa o exterioriza el problema y cómo detono el mismo.

La conexión entre el detonador y el problema.

Cuestionar las limitaciones en su presentación del problema.Identificar los supuestos que limitan la gama de alternativas que se podrían considerar.

Identificar y cuestionar las limitaciones lo pueden conducir a mejores definiciones.

Identificar los elementos esenciales del problema.Identificar las variables que definen el problema y la forma en que se expresa.

Entender qué otras decisiones dependen de ésta o la afectan.Generalmente las decisiones no son aisladas

Dar a la definición del problema amplitud suficiente pero manejable.

La complejidad de las relaciones generan decisiones relacionadas que debemos procurar simplificar para hacerlas manejables.

Obtener nuevas ideas preguntando a otros cómo ven la situación.

La opinión de terceros nos puede dar otra óptica para ver los problemas e identificarlos.

2.a.- Como identificar los objetivos

¿Qué es lo que realmente

quiere?

¿Qué es lo que en realidad necesita?

¿Qué busca? ¿Cuáles son sus metas?

2.b.- Como probar que sus objetivos le resultarán útiles

Preguntarse:

¿ Los objetivos le permiten determinar que información buscar ?

¿ Los objetivos le ayudan a explicar su elección a otros?

¿ Los objetivos determinan la importancia de una decisión y, por tanto, cuánto tiempo y esfuerzo merece?

En la medida que las respuestas sean positivas, se puede asumir que los objetivos son apropiados.

La determinación adecuada y clara de los objetivos puede dar una mayor claridad al problema y su solución, incluso cuando no es tan claro los objetivos.

Los objetivos bien definidos:• Proporcionan orientación para el empleo de nuestros recursos.• Nos ayudan a descubrir y recordar lo que es importante.• Nos ayudan a uniformizar las acciones a implementar.

2.c.- Convertir sus inquietudes en objetivos sucintos

Lo que se espera solucionar debe ser expresado en una forma suscinta, que transmita lo esencial y que sea claro y fácil de comunicar.

Ejemplos de objetivos sucintos:Minimizar costos de ......Minimizar los tiempos de .......Maximizar los ingresos por .......Desarrollar el producto .......Obtener una utilidad mínima de .......Poner en funcionamiento tal cosa en tal fecha.Incrementar la participación de mercado en ..... , etc.

2.d.- Separar los medios de los fines al formular objetivos

Lo prioritario son los fines, los medios en ocasiones pueden distraer nuestra atención y recursos. Para diferenciar las causas de los efectos.

Para discernir unos de otros es conveniente evaluar una lista de objetivos y siempre preguntarse: ¿ POR QUE ?

Por que se quiere hacer eso.

Porque es importante

Los objetivos pueden ser medios o fines, según el problema analizado.

“Un objetivo medio sirve de estimulo para generar alternativas y profundiza su comprensión de su problema.”

Para evaluar y comparar alternativas, los objetivos deben ser fundamentales

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Decisiones

3.a.- ALTERNATIVAS

Las alternativas son la materia prima de la toma de decisiones, representan la gama de elecciones potenciales que uno tiene para buscar su objetivo, siempre se debe considerar:

Nunca se puede elegir una alternativa que no se haya tenido en cuenta.

Por mas alternativas que tenga , la que elija puede no ser mejor que la mejor de ellas.

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3.b.- No atarse las manos con alternativas limitadas

Generalmente la falta de reflexión por parte del decisor, hace que se supongan las alternativas disponibles, con lo cual estas son limitadas innecesariamente afectando la calidad de nuestras decisiones.

En este sentido los errores más comunes son:

Seguir la costumbre.En algunos casos son sólo modificaciones pequeñas sin mayor importancia.

Acogerse a alternativas de reserva.

Escoger la primera solución posible.

Escoger entre alternativas propuestas por otras personas

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Decisiones

3.c.- Claves para generar mejores alternativas

Los autores Raiffa, Hammond y Keeney, sugieren las siguientes:

Usar sus objetivos. Preguntarse “¿Cómo?

Desafiar las limitaciones.

Fijarse altas aspiraciones.

Primero pensarlo uno mismo.

Aprender de la experiencia.

Solicitar sugerencia de otros.

Dar tiempo al subconsciente para que opere.

Primero crear alternativas, evaluarlas después.

No dejar nunca de buscar alternativas.

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3.d.- Adaptar las alternativas al problema

Existen cuatro categorías de alternativas, que se pueden adecuar mejor a determinados problemas; estas cuatro categorías son:

Alternativas de proceso.A veces la mejor alternativa “es un proceso más bien que una elección clara”.

Un ejemplo sería que mediante un hecho al azar resulte la elección (moneda)

Su mayor ventaja puede ser la equidad cuando hay intereses contrarios.

Hacer una lista de todas las alternativas básicas y luego determinar el mecanismo adecuado.

Alternativas de ganador-ganador.Cuando su decisión debe ser aprobado por un tercero.

“la clave es pensar cuál es el problema de decisión del jefe. ¿Cuáles son sus objetivosy cómo puede usted aprovecharlos para crear una alternativa de ganador-ganador que sea satisfactoria para los dos?

Hacer que el problema decisorio de otra persona concuerde con el de uno mismo.

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3.e.- Adaptar las alternativas al problema

Alternativas de reunir información.Sobre todo en ambientes de incertidumbre, la mejor forma de enfrentarlo es reuniendo información relevante.

Se sugiere la siguiente secuencia:• Anote las áreas de incertidumbre.• Identifique la información necesaria.• Elabore una lista de las posibles maneras de obtener la información.

Alternativas de ganar tiempo“aplazar una decisión puede darle tiempo adicional para entender mejor el problema, reunir información importantey llevar a cabo análisis complejos”.

Aplazar la decisión genera costos en términos de oportunidad o de calidad de las alternativas

“Idear una alternativa intermedia, un compromiso parcial, puede en ocasiones salvar las desventajas de la tardanza para decidirse”.

“Cuando no se sienta seguro para decidir ya, cuestione la fecha límite.

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3.f.- Saber cuando dejar de buscar

La solución perfecta rara vez existe.

El beneficio-costo es el mejor criterio para decidir hasta cuando buscar; para lo cual hágase las siguientes preguntas:

¿Ha meditado bien en sus alternativas, usando las técnicas detalladas en las páginas anteriores?

¿Quedaría satisfecho con una de sus actuales alternativas como decisión final?

¿Tiene una gama de alternativas? ¿Algunas de ellas son bien distintas de las otras?

¿Otros elementos de esta decisión (como las consecuencias y transacciones) requieren mucho tiempo y atención?

¿Sería más productivo ese tiempo dedicado a otras decisiones o actividades?

Si su respuesta es afirmativa a todas o mayoría de las preguntas, no busque más alternativas.

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4.a.- Consecuencias

Para elegir una alternativa debemos conocer sus efectos, es decir sus consecuencias; ignorarlos es asumir un mayor riesgo por deficiencia del proceso de toma de decisiones.

Los autores dicen “asegúrese de que entiende las consecuencias de sus alternativas antes de hacer una elección. Si no, seguramente las verá después y tal vez no le gusten mucho”.

Es importante describir las consecuencias, esta nos permitirá comprenderlas mejor, al igual que sus objetivos y su problema de decisión.

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4.b.- Construir un cuadro de consecuencias

El Cuadro de Consecuencias es una técnica que nos permite visualizar las consecuencias y en base a ella eliminar y orientar las alternativas mejores de acuerdo a nuestros objetivos:

Organizar en un cuadro de consecuencias las descripciones de las alternativas que quedan

Eliminar alternativas claramente inferiores

Hacer en forma libre una descripción de las consecuencias de cada alternativa

Situarse mentalmente en el futuro

Organizar en un cuadro de consecuencias las descripciones de las alternativas que quedan

Eliminar alternativas claramente inferioresHacer en forma libre una descripción de las consecuencias de cada alternativa

Situarse mentalmente en el futuro

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4.c.- Dominar el arte de describir consecuencias

Para efectuar una correcta descripción de las consecuencias, Raiffa, Hammond y Keeney, sugieren considerar los siguientes consejos:

Probarse el traje antes de comprarlo.

Usar escalas comunes para describir las consecuencias.

No valerse únicamente de datos exactos.

Aprovechar al máximo la información disponible.

Servirse de los expertos con prudencia.

Elegir escalas que reflejen un nivel apropiado de precisión.

Afrontar directamente la incertidumbre.

Cuadro de consecuencias para selección de la oficina de Miguel

Miraflores San Borja Jesus María San Isidro Surco

Movilización de Alan (minutos) 45 25 20 25 30

Acceso a clientes (%) 50 80 70 85 75

Servicios oficina (escala construida) A B C A C

Tamaño oficina (metros cuadrados) 800 700 500 950 700

Costo mensual (S/.) 1850 1700 1500 1900 1750

ALTERNATIVASOBJETIVOS

Calificación de alternativas para cada objetivo de oficina de Miguel

Miraflores San Borja Jesus María San Isidro Surco

Movilización de Alan (minutos) 5 2 (empate) 1 2 (empate) 4

Acceso a clientes (%) 5 2 4 1 3

Servicios oficina (escala construida) 1 (empate) 3 4 (empate) 1 (empate) 4 (empate)

Tamaño oficina (metros cuadrados) 2 3 (empate) 5 1 3 (empate)

Costo mensual (S/.) 4 2 1 5 3

Notas:Se comparan entre alternativas, buscando una(s) que sean mejores que la(s) otra(s)

OBJETIVOSALTERNATIVAS

Permutas compensatorias para escoger la mejor oficina

San Borja Jesus María San Isidro San Borja Jesus María San Isidro

Movilización de Alan (minutos) 25 20 25 25 20 25 25

Acceso a clientes (%) 80 70 85 80 70 78 85

Servicios oficina (escala construida) B C A B C A

Tamaño oficina (metros cuadrados) 700 500 950 700 500 950

Costo mensual (S/.) 1700 1500 1900 1700 1500 1900

Notas:Luego de reducida la cantidad de alternativas, se deb reducir la cantidad de objetivos, haciendo que un objetivo tenga el mismo valor para todas las alternativas.

OBJETIVOSALTERNATIVAS ALTERNATIVAS

Eliminar movilizaciónCuadro reformado

Permutas compensatorias para escoger la mejor oficina (continuación)

San Borja Jesus María San Isidro San Borja San Isidro

Movilización de Alan (minutos) 25 25 25 25 25

Acceso a clientes (%) 80 78 85 80 85

Servicios oficina (escala construida) B C B A B B B

Tamaño oficina (metros cuadrados) 700 500 950 700 950 950

Costo mensual (S/.) 1700 1500 1750 1900 1800 1700 1950 1800Notas:

ALTERNATIVAS

Eliminar servicios de oficina y elegir alternativa

Se continua reduciendo la cantidad de objetivos y de alternativas, hasta lograr tener máximo dos criterios o alternativas.

Eliminar servicios de oficina y alternativa

OBJETIVOSALTERNATIVAS

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5.a.- Transacciones

Las decisiones importantes por lo general persiguen objetivos contradictorios y por eso es preciso hacer transacciones, sacrificar un poco de un objetivo a cambio de otro.

“Las decisiones con múltiples objetivos no se pueden resolver atendiendo a uno sólo de ellos”.

“Como no es posible cumplir con simultáneamente todos los objetivos, el individuo se ve obligado a contrapesar unos con otros, a hacer transacciones”.

“Cuantas más alternativas considere y más objetivos persiga, más transacciones tendrá que realizar. El sólo número de éstas, sin embargo, no es lo que hace tan difícil la toma de decisiones, sino el hecho de que cada objetivo tiene su propia base de comparación”.

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5.b.- Cómo transar con objetivos contrarios

En términos prácticos el proceso a aplicar frente a los objetivos contrarios, sería el siguiente:

Encontrar y eliminar alternativas dominadas.

Hacer transacciones con permutas iguales.

Simplificar una decisión compleja con permutas compensatorias.

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5.c.- Método de permutas compensatorias

Este método se compone de las siguientes etapas:

1) Determinar el cambio necesario para cancelar un objetivo.

2) Ver si un cambio en otro objetivo podría compensar el cambio necesario.

3) Hacer la permuta compensatoria.

4) Cancelar el objetivo que ya no tiene vigencia.

5) Eliminar la alternativa dominada.

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5.d.- Consejos prácticos para hacer permutas

Considerar los siguientes:

Hacer primero las permutas fáciles.

Concentrarse en la cantidad del canje, no en la importancia que se le dé al objetivo.

Valorar un cambio a base de aquello con que se empezó.

Hacer permutas consecuentes.

Buscar información para hacer permutas con conocimiento de causa.

La práctica hace al maestro.