SEPARATA DE CONTABILIDAD PARA ABOGADOS- USMP-DERECHOPROFESOR: MG. CPC. AGUSTN MANUEL MEZA CASTRO

CONTABILIDAD PARA ABOGADOS

INTRODUCCINLa Contabilidad provee mtodos y sistemas para el registro, clasificacin y anlisis de los datos relativos a las operaciones de las empresas, con el fin de preparar estados e informes sobre su situacin financiera y sobre los resultados obtenidos.No solamente quienes estudian para graduarse de Contadores Pblicos, sino tambin quienes siguen otras carreras o desempean funciones relacionadas con la actividad econmica, han de hallar provechoso su estudio, pues les proporcionar una buena preparacin para interpretar informes y para comunicar en trminos adecuados sus observaciones.iLa Contabilidad es, adems, un excelente medio para desarrollar la capacidad de razonar del estudiante, puesto que todos los problemas que presenta deben ser enfocados y resueltos por procedimientos rigurosamente lgicos, lo que proporciona a quien la estudia habilidades que pueden ser aplicadas en otros campos.Alcances de la ContabilidadLas funciones de un Contador cubren una amplia gama de tcnicas y de reas de aplicacin, entre las que pueden sealarse las siguientes:Organizacin de sistemasDireccin y control del proceso de la Contabilidad.Preparacin de estados e informes sobre: La situacin financiera

Los resultados econmicos El control de las operaciones los impuestos y las leyes sociales Los costos de productos y procesos Los planes para futuras operacionesAuditora o verificacin de estados y de registros. Preparacin o coordinacin de presupuestos.Adems de comprender funciones tan variadas, la Contabilidad produce informes que interesan a muchas personas (inversionistas, acreedores, gerentes, funcionarios fiscales, economistas o abogados) que deben basarse en ellos para opinar y adoptar decisiones.En particular, la gerencia utiliza informes que presentan en forma sumaria los hechos, teniendo en cuenta los dos aspectos principales en que se han de tomar decisiones: el financiero y el gerencial.La Contabilidad Financiera produce informes que muestran la situacin de capitales propios y ajenos su aplicacin a diferentes fines, su rentabilidad, su evolucin en el tiempo y otros hechos que se relacionan con lo que se conoce como la gestin financiera de las empresasLa Contabilidad Gerencial, por su parte, centra su inters en la planeacin y control de las operaciones presentes y futuras; y en la determinacin de costos, resultados, eficiencias e ineficiencias relacionando estos aspectos con las reas de responsabilidad y autoridad.En este nos ocuparemos de la Contabilidad Financiera, poniendo especial atencin en la preparacin de los estados financieros y en su utilizacin por la gerencia.Objetivos de los Estados FinancierosLos estados financieros tienen, en general, como finalidad, el proporcionar informacin a quienes tienen un inters en las finanzas de las empresas; inversionistas, acreedores, banqueros y gerentes financieros. Estos representan puntos de vista e intereses diferentes, con relacin a una misma realidad. Las diferentes relaciones que cada una de estas personas tienen con la empresa, explican que tambin sean diferentes los aspectos que interesan a cada cual. Veamos brevemente estas diferencias.Punto de vista del inversionista

Una empresa, no importa cun compleja sea, puede ser considerada como un acto simple de inversin. El acto financiero de la inversin consiste en la aplicacin de capitales a un fin determinado, con el propsito de obtener una renta y la eventual devolucin de lo invertido. Si no se produce una renta, o si se hace imposible la recuperacin del capital, el inversionista sufre un quebranto. Es justo, por esta razn, que se le proporcione informacin adecuada, tanto sobre la rentabilidad de sus capitales como sobre la forma en que estn invertidos, para que pueda apreciar los riesgos que asume.

Punto de vista de acreedores y banqueros

Los acreedores, por su parte, tienen inters en apreciar si las operaciones estn generando fondos suficientes para que sus crditos sean cancelados oportunamente. Si el acreedor es un banquero, la necesidad de que sus prstamos sean cancelados puntualmente es de la mayor importancia, porque slo en estas condiciones puede el banquero tener control sobre el monto de sus colocaciones. Si los prstamos no le son devueltos al vencimiento, el banquero podr aumentar, pero no disminuir, el monto total de sus colocaciones, lo que puede ocasionarle perjuicios superiores al monto de los intereses que ha de percibir.

Es necesario pues, que los acreedores reciban informacin cuya amplitud ha de ser proporcionada a la naturaleza de los riesgos que asumen y a la importancia de sus prstamos.

Punto de vista del gerente financiero:

Inversionistas, acreedores y banqueros estn situados fuera de la empresa y han colocado en ella capitales con diferentes propsitos y en condiciones que dependen de dichos propsitos. Dentro de la empresa, estos capitales (o fondos) son, a su vez, ubicados para cumplir diferentes fines, lo cual equivale a nuevas "sub-inversiones" internas. Adems, hay un movimiento constante de unas formas a otras de inversin, que debe ser conocido y dirigido por la gerencia.

El cuadro I muestra, en forma esquemtica, las fuentes de donde la empresa obtiene fondos o capitales y su aplicacin a fines especiales.

CUADRO I DE ORIGEN Y APLICACIN DE LOS CAPTALES

ORIGEN DE LOS CAPITALES

ACREEDORES

PROPIETARIOS O

BANCOS PROVEEDORES OTROS ACREEDORES INVERSIONISTAS

FONDOS TOTALES CONFIADOS A LA EMPRESA

GERENCIA FINANCIERA

FONDOS TOTALES APLICADOS A LAS OPERACIONES

EDIFICIOSMAQUINARIA Y EQUIPOMERCADERIASCUENTAS DE CLIENTESDINERO EN CAJA

APLICACIN DE LOS CAPITALES

La gestin financiera de la empresa se desarrolla dentro de este marco que es, a primera vista, muy simple; pero que, conforme profundizamos en l, adquiere gran complejidad y dinamismo. La gerencia debe adoptar decisiones frente a las necesidades que establece el desarrollo de las operaciones, teniendo en cuenta las siguientes circunstancias:Respecto al origen de los capitales:El costo de los fondos obtenidos vara segn la fuente de donde provienen y segn ciertas condiciones especiales.Los plazos para su devolucin deben ser cumplidos, pues de lo contrario se incurre en mayores costos y se dificultan futuras operaciones.Respecto a la aplicacin de los capitales:El rendimiento obtenido de la aplicacin de fondos vara segn la naturaleza de cada partida.Los plazos de recuperacin dependen de varas circunstancias, por ejemplo:Los fondos invertidos en inmuebles y en maquinaria se recuperan en plazos mucho mayores que los invertidos en mercaderas o en cuentas por cobrar a clientes.La ineficiencia de los funcionarios puede ocasionar que ciertos fondos, por ejemplo inventarios o cuentas por cobrar, se recuperen ms lentamente de lo debido.Factores externos pueden ser causa de una disminucin en las ventas o en los cobros a los clientes haciendo lenta la recuperacin de los fondos invertidos en inventarios y. en cuentas por cobrar.Resumiendo, la gestin financiera debe procurar obtener capitales para la empresa y aplicarlos a las operaciones en forma tal, que se obtengan los menores costos y los mayores ingresos posibles, en condiciones compatibles con una adecuada coordinacin entre el proceso de recuperacin de los fondos invertidos por la gerencia en las operaciones y los plazos en que deben ser devueltos los fondos recibidos de terceros.

El cuadro II ubica la posicin del gerente financiero en relacin con lo que antecede y precisa los objetivos de su gestin: solvencia y utilidades o ganancias.

Los estados financierosLa informacin requerida por inversionistas, proveedores, banqueros y gerentes para tomar decisiones respecto al manejo de fondos o capitales se obtiene de los estados financieros. Su preparacin y presentacin constituyen el objetivo principal de la Contabilidad Financiera.Los principales estados financieros son: el Estado de Situacin Financiera, el Estado de Resultados Integrado, el Estado de Patrimonio y el Estado de Flujos de efectivo y/o de Origen y Aplicacin de fondos.El Estado de Situacin Financiera proporciona informacin a una fecha dada, sobre:1)De qu fuentes provienen los fondos totales de que disponela empresa?2) Cmo estn distribuidos entre diferentes usos dichos fondos?3) Existe coordinacin entre los plazos en que deben ser devueltos los fondos recibidos de terceros y la probable recuperacin de los fondos invertidos en las operaciones?El estado de Flujo de Efectivo y/o de Origen y Aplicacin de Fondos detalla la forma como se han utilizado los fondos obtenidos durante un perodo dado de tiempo, partiendo de la cifra global de la utilidad o prdida.El estado de Resultados Integrados expone la forma en que se han producido las utilidades o prdidas de un perodo, generalmente de un ejercicio econmico de un ao.Finalmente, el estado de Patrimonio exhibe la aplicacin que se ha dado a las utilidades remanentes de ejercicios anteriores, sumadas a las del ltimo ejercicio, y la acumulacin de las prdidas, si este es el caso.

CAPITULO IILOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTEACEPTADOSPara cumplir sus fines, los estados financieros deben prepararse conforme a un marco lgico de referencia que permita apreciar su significado. Este marco est constituido por lo que comnmente se llama "principios de contabilidad generalmente aceptados". Estos principios o supuestos bsicos no han sido establecidos por deduccin, partiendo de postulados tericos, sino por induccin, observando los usos ms generalmente aceptados y difundidos en el ejercicio profesional.En consecuencia, no tienen el carcter de afirmaciones en el sentido de que "as debe procederse", sino en el sentido de que "procediendo as, se ha obtenido resultados aceptables en determinadas circunstancias". Estas circunstancias han sido, especficamente, aqullas en que ha sido necesario evitar que se presente al pblico inversionista situaciones engaosas, mediante valorizaciones optimistas. Por estas razones, hay una amplia discusin terica sobre la validez de los principios, pero debemos aceptar el hecho de que juegan un rol importante en la preparacin de los estados, permitiendo su interpretacin y comparacin.1. Exponemos a continuacin los referidos principios:"La Contabilidad informa sobre la situacin financiera y los resultados de las operaciones de la empresa, no de sus propietarios".

Tiene por objeto limitar lo que es materia de los estados financieros de una empresa como entidad abstracta: sus propiedades, obligaciones, utilidades y prdidas, sin incluir lo que pertenece al o a los propietarios. Si no se procediera as, se producira una gran confusin y quienes leyeran los estados financieros no tendran base alguna para conocer la real situacin de la empresa, pues estara confundida con la de sus propietarios.

2. "La Contabilidad registra e informa sobre la administracin ejercida por la gerencia y el directorio de la empresa".

Se parte del supuesto de que los propietarios o accionistas contratan a los directores y administradores, y de que la finalidad de la Contabilidad es la de registrar los resultados de la gestin de stos. Efectivamente, esta es una funcin de la Contabilidad; pero no la nica.

3. "La empresa tiene existencia continua e indefinida en el tiempo".

Esta generalizacin es correcta en la prctica y sirve a un fin til. Es correcta, porque la mayora de las empresas tiene, efectivamente, una duracin indefinida. Es til, porque si se procediera suponiendo que la empresa puede concluir sus operaciones en cualquier momento, las bases para valorizar las propiedades y para calcular las ganancias o prdidas seran materia de muy amplia controversia.

4. "Los costos deben ser relacionados con los ingresos correspondientes. "Este es uno de los problemas ms interesantes de la Contabilidad. La idea de relacionar los ingresos o ganancias con los gastos o costos que contribuyen a que aqullos se produzcan es muy lgica. Pero surgen puntos discrepantes de vista cuando se llega al terreno de la aplicacin, debido a que hay desembolsos en los que se incurre por una sola vez (por ejemplo, la compra de una mquina) y que contribuyen a generar ingresos por un largo perodo de tiempo. En estos casos, para determinar la parte del desembolso original que debe asignarse como costo o gasto correspondiente a los ingresos de un ao, o a una partida de produccin determinada, hay que recurrir a un clculo arbitrario, que dejar siempre margen a la posibilidad de hacerlo conforme a un punto de vista diferente.

5. "Para el registro de las transacciones se toma como base solamente evidencia objetiva".

Este punto de vista ha tenido enorme trascendencia en la prctica profesional. Segn l, si una transaccin o un valor no son respaldados por evidencia objetiva, no deben registrarse en la Contabilidad. Si se adquiere una patente sin que se pueda determinar objetivamente su costo, no deber registrarse en la Contabilidad, aunque se le atribuya un gran valor. Pero si se hace un pago por ella, pequeo o grande, este hecho constituye evidencia objetiva de que la patente vale, cuando menos, el desembolso efectuado y podr registrarse por dicho importe.

6. "Se utiliza una unidad monetaria de medida, que se supone estable".

Si para registrar un valor se requiere evidencia objetiva, segn el 5to. Principio, una partida durable, por ejemplo un mueble o una mquina, deber registrarse segn el valor efectivamente desembolsado o sea al precio de factura original. Pero si, con el transcurso del tiempo, dicha partida aumenta de precio por la desvalorizacin monetaria, no ser posible registrar este nuevo valor, por falta de evidencia objetiva. Cualquier nuevo valor que se proponga ser una buena estimacin, pero no un hecho comprobado. La aplicacin del 6 principio ha llevado a los Contadores a ignorar el proceso de desvalorizacin monetaria, y a proceder como s efectivamente la unidad monetaria fuera estable.

7. "Es deseable seguir una poltica prudente y conservadora en la valuacin de las propiedades y la determinacin de los resultados".

Esta es la regla conservadora. Se considera bueno registrar las propiedades a un precio tan bajo como sea posible. En realidad, no hay evidencia de que esto sea necesariamente bueno. El asignar bajos valores en un perodo equivale a sub-estimar las utilidades de dicho perodo; pero, necesariamente, significa sobre-estimar las del siguiente. En este principio se aprecia claramente la influencia de circunstancias que hacan desconfiar de toda presentacin optimista de la situacin de las empresas.

8. "Es deseable seguir normas permanentes o compatibles en perodo sucesivos".

El objetivo de esta regla es doble: en primer lugar, evitar el cambio de sistemas de valuacin que pueda utilizarse para manipular los resultados de las operaciones; y, en segundo lugar, para que pueda analizarse y compararse los estados a diferentes fechas. Todo esto es conveniente, pero si se trata de corregir una poltica o un sistema errneos, sera injustificado persistir en el error por sostener la permanencia de las normas antiguas.

9. "La consideracin de una partida depende de si su magnitud es

Significativa".

Esta es una regla prctica, de utilidad indiscutible. Las partidas muy pequeas no justifican el empleo de tiempo para darles un tratamiento riguroso, tendiente a la perfeccin terica.

10. "Los ingresos se reconocen solamente cuando se realizan".

Este principio se .relaciona ntimamente con el 5, el 6 y el 7. Si la empresa tiene oro en su poder, y ste sube de valor, el aumento no se considera como utilidad, a menos que el oro sea efectivamente vendido al nuevo precio. Sin embargo, se abre la discusin terica para establecer qu se entiende por "realizacin" de la utilidad. Se realiza un ingreso al "producir" algo que tiene un valor en el mercado, al lograr venderlo o al cobrar el importe?

Produccin, venta y cobro son tres bases utilizadas en la Contabilidad para determinar los rendimientos, siendo la segunda, o sea la venta, la ms generalmente empleada. Ms adelante se analizar esto ms detenidamente.

11. "Se da por aceptado o supuesto que es posible determinar las utilidades o prdidas para diferentes perodos y establecer la situacin financiera en diferentes momentos".

La nica manera de determinar las utilidades o prdidas reales es esperando hasta la liquidacin total de la empresa. Pero como se supone que la duracin de la empresa es indefinida y se necesita conocer los resultados en perodos cortos, para poder dirigirla eficientemente, se hace imprescindible establecer ciertas normas que permitan preparar estados financieros peridicamente. La profesin acta en el supuesto de que esto es posible y existen sistemas y planteamientos tericos para relacionar ingresos y gastos de determinado perodo y para formular estados de situacin a determinadas fechas.

Es posible que el lector no est an en condiciones de comprender totalmente el porqu de estos 11 principios, ni de los comentarios que los acompaan. Har bien en volver a este captulo conforme avance en el estudio, porque los mtodos para preparar los estados financieros y para registrar las transacciones se basan en los principios descritos.

Repetimos que stos no son de necesidad lgica. Pueden ser descartados o sustituidos por otros; pero el hecho es que, en la actualidad, son generalmente seguidos, aunque analizados y sujetos a objeciones.CAPITULO III

EL MTODO DE LA PARTIDA DOBLE

Importancia de este mtodo

El mtodo de Contabilidad por partida doble es si que ha alcanzado mayor desarrollo, siendo empleado casi exclusivamente en la actualidad, debido a que su concepcin fundamental coincide con aspectos esenciales de los hechos econmicos y jurdicos. En la larga historia del desarrollo de la Contabilidad, adems de la rudimentaria partida simple, se han propuesto otros mtodos bastante ingeniosos y no exentos de fundamento terico, como la logismografa de Cerboni, la statmografa y la partida triple o rusa; pero todos ellos han debido ceder ante la slida fundamentacin terica y la sencillez de la partida doble.

Exposicin de la Partida Doble

La dualidad se observa en todos los hechos a los que aplicamos el pensamiento. Quiz sean las dualidades de causa y efecto y la de antecedente y consecuente, las ms generales. En lo jurdico tenemos la relacin bsica derecho-obligacin. No se concibe un derecho, sin una obligacin que le es correlativa. Al derecho de propiedad, por ejemplo, le corresponde la obligacin de la colectividad, y de cada uno de sus individuos, de abstenerse de poseer y disfrutar lo que es objeto del derecho de propiedad de alguien. Existe tambin 3a dualidad entre el derecho que asiste al propietario ("derecho de propiedad") y el objeto de ese derecho (la "propiedad" en s). En lo econmico tenemos una dualidad muy general, la que relaciona el acto econmico de la "inversin" con las formas u objetos en que sta se concreta. La empresa es esencialmente un acto de inversin y, en este caso particular, el derecho del inversionista o propietario se llama Patrimonio, y los objetos en que se concreta la inversin reciben el nombre genrico de Activo. Evidentemente, el derecho que tiene el inversionista equivale a su Activo: nadie est obligado a entregarle valores que no forman parte de dicho Activo, ni l ha de ceder a terceros lo que constituye el objeto de su derecho. Se puede resumir esto formulando las siguientes igualdades:

LA PROPIEDAD EN SI=EL DERECHO DEL PROPIETARIO

LOS OBJETOS QUE CONSTITUYEN LA INVERSION=EL ORIGEN DE LA INVERSIN O SEA EL DERECHO DEL INVERSIONISTA

ACTIVO=PATRIMONIO

Esta ltima igualdad es la forma ms simple de lo que se conoce como la ecuacin contable, que es la base del sistema de contabilidad por partida doble. A esta igualdad fundamental puede reducirse, sin excepciones, la realidad patrimonial de toda empresa, grande o pequea.

La ecuacin contable establece una separacin entre el "negocio" y el "propietario", como entidades distintas, situadas en lados opuestos de la ecuacin. El Activo est formado por los bienes y derechos que, en trminos corrientes, constituyen el negocio; en tanto que el Patrimonio representa los derechos del propietario sobre la empresa, y solamente sobre ella. En esto podemos reconocer el 1" de los "principios generalmente aceptados".

Variaciones en la Ecuacin Contable

Las expresiones Activo y Patrimonio son de carcter genrico. En la empresa hay una gran diversidad de matices jurdicos y econmicos entre las partidas particulares que se incluyen en ambos grupos. El Activo, por ejemplo, est constituido por una serie de objetos o derechos heterogneos que tienen como rasgo comn el formar parte del Activo o propiedad de cierta empresa. Los trminos de la ecuacin contable pueden diversificarse para particularizar los elementos del Activo y del Patrimonio, a condicin de mantener la igualdad fundamental entre el total de los valores que forman el Activo, y el total de los derechos que denominamos Patrimonio.

El Patrimonio y la Forma Jurdica de Organizacin de la Empresa

Hay tres formas fundamentales de organizacin jurdica de la empresa:

1. Como propiedad individual.

2.Como sociedad colectiva.

3.Como sociedad annima.

Como los derechos y obligaciones de los propietarios son diferentes en cada caso, segn veremos ms adelante, la ecuacin contable, conservando la igualdad fundamental entre Activo y Pasivo, variar en el detalle. Ilustraremos esto con un ejemplo numrico:

El Sr. Juan Ros inicia un negocio, para lo cual deposita como aporte inicial S/. 1000,000 en el Banco. La situacin estar representada por la siguiente igualdad:

Banco

lOOO.OOOCapital Juan Ros lOOO.OOO

Si, en cambio, el negocio fuera emprendido por una sociedad colectiva constituida por Juan Ros con un aporte de S/. 600,000 y Ricardo Nez quien aporta S/. 400,000, la ecuacin correspondiente tendra esta forma:

Banco

1`000,000Capital Juan Ros600,000

Capital Ricardo Nez 400,000

__________

___________ACTIVO

1'000,000PATRIMONIO l'OOO.OOO

__________

____________Y, finalmente, si inicia el negocio una sociedad annima:

Banco

lOOO.OOO Capital Social 1000,000

Diversificacin del ActivoEl Activo est constituido por una serie de bienes y derechos provistos para que la empresa desarrolle sus actividades y por otros adquiridos como resultado de ellas. Los edificios, el equipo de oficinas y almacenes, las mercaderas, entre otros, pertenecen a la primera categora, Del desarrollo de las operaciones resultan otras partidas de Activo, como documentos y cuentas por cobrar,S de los S/. 1000,000 invertidos en nuestro ejemplo se dedican S/. 400,000 a la compra de un edificio para el negocio y S/. 500,000 a la compra de mercadera para su venta posterior, la ecuacin contable sera como sigue:BancoMercaderaEdificioACTIVO100,000 500,000 400,0001000,000

CapitalPATRIMONIO

1'000,0001000,00

Variaciones en el PatrimonioEl provecho o desmedro resultante de las operaciones altera, como es natural, el monto del patrimonio. Dicho en otras palabras, si como resultado de las operaciones de la empresa hay un aumento en el valor o en la cantidad de bienes que forman el Activo, es evidente que el derecho del propietario, es decir el Patrimonio, aumenta en el mismo importe. Si, por el contrario, el valor o la cantidad de bienes que forman el Activo disminuye, el Patrimonio disminuir en el mismo importe.Si se pagan, por ejemplo, S/. 20,000 de sueldos, la situacin se expresara as:BancoMercaderasEdificioACTIVO

80,000 500,000400,000980,000

CapitalMenos: SueldosPATRIMONIO

1'000,000 20,000980,000El dinero en el banco ha disminuido en S/. 20,000, sin que en cambio aparezca un nuevo rubro de Activo ni aumente alguno de los ya existentes. En consecuencia, el Patrimonio en dicha cantidad.Si en estas circunstancias, se vende la mitad de nuestro stock de mercaderas en S/. 300, 000, de los cuales recibimos la mitad al contado y la otra mitad en letras, la ecuacin contable resultante ser como sigue:

S

Banco230,000Letras por cobrar150,000Mercaderas250,000Edificio400,0001'030,000ACTIVO:

CapitalMenos: SueldosMs: Ingresos PATRIMONIO

1OOO.OOO 20,000980,000 50,0001'030,000Las mercaderas han disminuido en S/. 250,000; pero el dinero en el Banco ha aumentado en S/. 150,000 y ha aparecido un nuevo rubro de Activo (Letras por Cobrar) por otros S/. 150,000. Resulta d esto un aumento neto en el Activo de S/. 50,000. que se refleja en un aumento igual del patrimonio.Si, para una presentacin ms clara, establecemos la utilidad, restando los gastos (sueldos) de los ingresos, tenemos la siguiente situacin:Banco 230,000 Letras por cobrar 150,000 Mercaderas 250,000 Edificio 400,000Capital Ingresos Gastos50,000 20,0001000,000 30,000

Utilidad PATRIMONIO 30,000

ACTIVO1030,0001'030,000

Esto nos permite establecer que el Patrimonio consiste en los aportes de los propietarios, ms las utilidades o menos las prdidas. Ms adelante daremos una definicin ms rigurosa.Los Derechos de TercerosEstamos ahora en condiciones de introducir el tercer elemento importante de la ecuacin contable: el Pasivo. Al Activo de una empresa pueden incorporrsele valores (dinero, mercaderas, equipo, etc.) obtenidos al crdito, dando origen al Pasivo. Este representa los derechos de terceros. Al igual que el Patrimonio, el Pasivo es causa u origen de la incorporacin de bienes al Activo; pero se diferencian en que el Pasivo est constituido por los aportes de acreedores, quienes tienen derecho al reembolso de una cantidad determinada de dinero y, en condiciones normales, no intervienen en el manejo de la empresa; en tanto que el Patrimonio representa el aporte del propietario, cuyos derechos pueden variar en valor monetario segn que el desarrollo de las operaciones d utilidad o prdida y quien, directamente o por delegacin, maneja la empresa. La ecuacin contable toma la siguiente forma:ACTIVO =

PASIVO +PATRIMONIOSi se adquieren mercaderas por S/. 600,000, de las cuales se pagan en efectivo S/. 200,000, quedan en cuenta abierta S/. 200,000 y se aceptan letras por S/. 200,000, la ecuacin contable se presentar as:Banco30,000Letras por Cobrar150,000Mercaderas850,000Edificio400,000ACTIVO:1'430,000

200,000 200,000Cuentas por Pagar Letras por Pagar400,000 1'030,000TOTAL DELPASIVOPATRIMONIOTOTAL PASIVO YPATRIMONIO:1'430,000Resumen de las Variaciones de la Ecuacin ContableLa teora de la partida doble se funda en el hecho de que toda variacin en alguno de los elementos de la ecuacin contable supone una variacin correlativa de otro elemento, para mantener la equivalencia fundamental. Las variaciones posibles entre los tres elementos de la ecuacin contable, Activo, Pasivo y Patrimonio, se relacionan de dos en dos, dando un total de 9 combinaciones como se muestra en el siguiente cuadro:CUADRO IIIAB

1.-Aumento de una partida del Activo

1,-Disminucin de una partidadel Activo

2.-Disminucin de una partida del Pasivo

2.-Aumento d una partida del Pasivo

3.-Disminucin de una partida del Patrimonio

3.-Aumento de una partida del Patrimonio

Este cuadro se interpreta en la siguiente forma: una cualquiera de las variaciones sealadas en la columna A determina necesariamente una variacin correlativa en la ecuacin contable que puede tomar una de las tres formas de la columna B. La proposicin inversa es, por supuesto, vlida: una variacin del tipo de las de la columna B, determina necesariamente una variacin del tipo de la columna A. El nmero de combinaciones posibles es, como se dijo ms arriba, de 9, cifra que resulta de multiplicar los tres casos de la columna A por las tres posibilidades de combinacin que tiene cada uno de ellos en la columna B.

Un ejemplo ilustrar el uso del cuadro. Supongamos que tenemos una variacin del tipo A-2: disminucin de la partida de Pasivo denominada Acreedores. Esto puede deberse a:a) B-1: disminucin de una partida de Activo, (Caja o Bancos) por pago en efectivo o en cheque; o bienb) B-2: aumento de otra partida del Pasivo, (Sobregiro bancario o Letras por Pagar) por pago en cheque o mediante aceptacin de una letra; o por ltimo.c) B-3: aumento del Patrimonio, por incorporacin del Acreedor como socio.

CAPITULO IVEL ESTADO DE SITUACIN FINANCIERADefinicin y FinalidadEl Estado de Situacin Financiera es el estado fundamental de la contabilidad. Puede definirse como el estado que presenta la situacin financiera de una empresa en un momento dado, mediante la exposicin sucinta de las cifras de su Activo, su Pasivo y su Patrimonio.La preparacin del Estado de Situacin Financiera se debe a la necesidad de dar a los interesados en la empresa una visin de conjunto de su situacin, lo que no podra lograrse del examen directo de sus registros, tanto por lo variado de las anotaciones, como porque las cifras obtenidas de ellos deben ser objeto de ajustes especiales para su adecuada inclusin en el Estado de Situacin Financiera.De la definicin dada, se desprende que el Estado de Situacin Financiera viene a ser la presentacin de la ecuacin contable, cuyos elementos se disponen en forma que permita apreciar la situacin financiera de la empresa.Descripcin del Estado de Situacin FinancieraEl Estado de Situacin Financiera se presenta en la siguiente forma: a) en la parte superior y al centro, el encabezamiento, que consiste en la expresin del nombre de la empresa de' que se trata, la clase de estado (Estado de Situacin Financiera) y la fecha a que corresponde; b) el Activo, debajo y a la izquierda del encabezamiento; c) el Pasivo, debajo y a la derecha; y d) el Patrimonio, debajo del Pasivo. Tal disposicin se ilustra en el siguiente ejemplo:EMPRESA CORPORACIN AYPATE SAC

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

ACTIVOS/.PASIVOS/.S/.

Caja20,000Letras por pagar300,000

Bancos100,000Cuentas por Pagar500,000

Letras por cobrar300,000Otras Cuentas por pagar400,0001,200,000

Facturas por cobrar500,000

Otras cuentas por cobrar80,000PATRIMONIO

Existencias de mercaderas600,000Capital1,000,000

Muebles y Enseres200,000Utilidades no distribuidas400,0001,400,000

Edificios 600,000

Terrenos200,000

2,600,0002,600,000

Debe tenerse en cuenta que la denominacin de Estado de Situacin Financiera, que a nuestro criterio es la que corresponde ms acertadamente a este estado, no es la nica adoptada. Tambin se le suele llamar: Balance General, Estado de Activo y Pasivo, Estado Financiero y en varias otras formas. Asimismo, frecuentemente se incluye el Patrimonio dentro del Pasivo.La colocacin del Activo al lado izquierdo y de los derechos sobre el Activo al lado derecho es puramente convencional. En Inglaterra se utiliza la disposicin inversa (Pasivo y Patrimonio a la izquierda, y Activo a la derecha), que algunos hacen coincidir con una disposicin sicolgica conservadora que hace pensar primero en las deudas y obligaciones y slo despus en las propiedades.Una forma poco usada de presentacin del Estado de Situacin Financiera consiste en detallar en primer lugar el Activo y debajo el Pasivo, restndolo del primero. La diferencia viene a ser el Patrimonio, que se detalla a continuacin. Esta forma no tiene otra ventaja que la de destacar la importancia del Patrimonio, por lo que solamente se usa cuando se persigue este propsito particular.El Estado de Situacin Financiera como expresin de la situacin financiera de una empresa.Hemos descrito en el Captulo I el proceso financiero y se han establecido los objetivos de los informes de la Contabilidad. El Estado de Situacin, como todo informe, debe disearse de manera que responda en forma efectiva a las preguntas que plantea quien lo ha de usar. Intentaremos explicar el porqu de la estructura generalmente recomendada del Balance, como una respuesta a las siguientes preguntas fundamentales sobre la situacin financiera:1.- Cul es la posicin relativa de propietarios y acreedores, frente a la empresa?2.- Existe coordinacin entre los vencimientos del Pasivo y los plazos de recuperacin de las inversiones en partidas del Activo?Ambas preguntas, por eso se presentan como fundamentales, abren la posibilidad de muchas otras, conforme se intenta analizarlas. Nos ocuparemos de algunas de ellas al desarrollar la estructura del Estado de Situacin Financiera.El Estado de Situacin Financiera y los derechos del propietario.Las cifras del Estado de Situacin Financiera que se presentan como ejemplo al comenzar este captulo nos servirn para ilustrar el desarrollo de la estructura del estado de situacin financiera.En primer lugar, intentemos dar respuesta a la 1ra. Pregunta: cul es la posicin relativa de acreedores y propietarios, frente a la empresa? Para ello no necesitamos, de primera intencin, toda la informacin disponible; tomemos solamente tres cifras para preparar el siguiente Estado de Situacin Financiera:ACTIVO2,600,000PASIVO1,200,000

PATRIMONIO1,400,000

2,600,0002,600,000

Basta esta disposicin para informarnos que los propietarios tienen derechos que representan un 54% del activo y que los acreedores tienen un 46% del mismo. Si estos porcentajes se comparan con los de aos anteriores, s abre la posibilidad de nuevas preguntas y de un ms detallado anlisis.CUADRO N IV

31/12/201231/12/201331/12/2014

S/.%S/.%S/.%

PASIVO1,600,000671,000,000501,200,00046

PATRIMONIO800,000331,000,000501,400,00054

ACTIVO2,400,0001002,000,0001002,600,000100

Las cifras del cuadro N IV muestran N un fortalecimiento de la posicin del propietario, que de un 33% en EL 2012, subi a un 50% en el 2013 y tiene en el 2014 por un 54%.

A este porcentaje se le da el nombre d "relacin de propiedad" y se determina por la frmula:

PATRIMONIO X 100

ACTIVO

CUADRO N V

31/12/201231/12/2013VARIACION

S/.S/.

PASIVO1,600,0001,000,000-600,000

PATRIMONIO800,0001,000,000+200,000

ACTIVO2,400,0002,000,000-

31/12/201331/12/2014

S/.S/.

PASIVO1,000,0001,200,000+200,000

PATRIMONIO1,000,0001,400,000+400000

ACTIVO2,000,0002,600,000+

La comparacin de los Estados de Situacin Financiera que se hace en el cuadro N" V, puede interpretarse como sigue:El Pasivo disminuy en S/. 600,000 durante el 2013 y aument en S/. 200,000 durante el 2014 en tanto que el Patrimonio aument S/. 200,000 en el 2013 y S/. 400,000 en el 2014 En el conjunto de los 2 aos, el Pasivo disminuy en S/. 400,000, mientras el Patrimonio se elevaba en S/. 600,000, dejando un aumento neto del Activo por S/. 200,000 y fortaleciendo los derechos del propietario desde un 33% hasta un 54%.Un Estado Financiero preparado con 3 cifras ofrece, como se puede ver, informacin y posibilidades de anlisis, pero abre interrogantes que no alcanza a responder. Por ejemplo, cmo ha ocurrido la variacin del Patrimonio? Se trata de aportes de capital o de utilidades? Para responder a estas preguntas debemos detallar una de las tres cifras que estamos utilizando, haciendo un poco ms compleja la estructura del Estado de Situacin Financiera. El cuadro N VI nos sirve para ilustrar este .nuevo desarrollo:CUADRO N VIPasivoPATRIMONIOCapitalUtilidades

31.12.12 1'600,000900,000100,0002'400,000

31.12,131'000,000900,000 100,0002'000,000

31.12.141-200,0001'000,000 400,0002'600,000Al 31.12.12 hay una prdida de 100,000

Segn estas cifras, e! aumento del Patrimonio entre el 31.12.12 y el 31.12.14 de S/. 800,000 hasta S/. 1400,000, es decir, de S/. 600,000, se descompone como sigue:Aumento de Capital (aporte)Utilidades del 2013200,000 2014300,000TOTAL

100,000 500,000 600,000

Los S/.. 200,000 de utilidades del 2013 cancelaron la prdida (utilidad negativa)' al 31.12.12 y dejaron un remanente de otros S/. 100,000 al 31.12.13.El Estado de Situacin Financiera y la coordinacin de Activos y Pasivos en el tiempo.Para responder a la 2da. Pregunta (existe coordinacin entre los vencimientos de los Pasivos y los plazos de recuperacin de los Activos?) es necesario introducir nuevas modificaciones en la estructura del Estado de Situacin Financiera que nos sirve de ejemplo. Para ello utilizaremos los nuevos conceptos de:Activo Permanente

Activo Corriente

Pasivo Permanente

Pasivo Corriente

Capital Inmovilizado

Capital de TrabajoEl Activo Permanente est formado por aquellas partidas del Activo que, en el curso normal de las operaciones, no estn destinadas a convertirse en dinero a corto plazo. Los ejemplos tpicos de esta clase de Activos son: el edificio que sirve de local al negocio, la maquinaria, los muebles, el equipo de transporte, etc.El Activo Corriente est formado, en cambio, por partidas que al desarrollarse las operaciones tienden a convertirse, directa o indirectamente, en dinero, y por el dinero mismo. Por ejemplo: las mercaderas, las cuentas y los documentos por cobrar, las cuentas en bancos y el dinero en Caja.La razn por la que se hace esta subdivisin del Activo es evidente: si nuestra finalidad es determinar la correlacin entre los vencimientos de las obligaciones y la recuperacin de los fondos invertidos en los Activos, o lo que es lo mismo, la capacidad de pago de la empresa, lo primero que debemos hacer es separar las partidas que son fuente de dinero, de las que no lo son. Debe tenerse en cuenta que esta distincin slo es vlida en funcin de la naturaleza de las operaciones que desarrolla la empresa. Por ejemplo, una mquina es Activo Permanente en una empresa industrial, pero es Activo Corriente en la empresa comercial que la vende. En general, se considera que una partida es de Activo Corriente cuando ha de convertirse en dinero en un plazo menor que un ao.El Pasivo Permanente es el formado por las obligaciones que debe cubrir la empresa en plazos mayores de un ao, como por ejemplo una hipoteca.El Pasivo Corriente, en cambio, est constituido por las obligaciones que son exigibles a corto plazo, es decir a menos de un ao. Por ejemplo, letras por pagar, cuentas por pagar, pagars, etc.Esta subdivisin del Pasivo se relaciona con la que hemos hecho del Activo, y obedece a la necesidad de distinguir aquellas obligaciones que se deben cubrir en el plazo de evolucin del Activo Corriente (menos de un ao) de las que tienen plazos mayores de vencimiento.La diferencia entre el Activo Permanente y el Pasivo Permanente se denomina Capital inmovilizado y viene a ser la parte del Patrimonio que la empresa ha dedicado a instalaciones fijas.Finalmente, la diferencia entre el. Activo Corriente y el Pasivo Corriente recibe la denominacin de Capital de Trabajo, y es la parte del Patrimonio que la empresa dedica al desarrollo de las operaciones propias de su giro.Con las mismas cifras del Estado de Situacin Financiera presentado al comienzo de este captulo, ilustraremos estos conceptos:

EMPRESA CORPORACIN AYPATE SAC

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

ACTIVOS/.

CORRIENTE

Caja20,000

Bancos100,000

Letras por cobrar300,000

Facturas por cobrar500,000

Otras cuentas por cobrar80,000

Existencias de mercaderas600,0001,600,000

PERMANENTE

Muebles y Enseres200,000

Edificios 600,000

Terrenos200,0001,000,000

TOTAL DEL ACTIVO2,600,000

PASIVOS/.S/.

Letras por pagar300,000

Cuentas por Pagar500,000800,000

Otras Cuentas por pagar(Hipoteca)400,000400,000

TOTAL DEL PASIVO1,200,000

PATRIMONIO

Capital1,000,000

Utilidades no distribuidas400,0001,400,000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO2,600,000

Si tomamos los totales de los principales rubros de este estado podemos preparar un estado de situacin financiera con 5 cifras, que ofrece informacin bsica sobre la capacidad de Pago:Activo Corriente 1'600,000

Activo Permanente 1'000,000

Pasivo Corriente800,000Pasivo Permanente 400,000Patrimonio1400,0002'600,000

2'600,000La observacin de estas cifras nos indica que hay S/. 1600,000 por recuperar dentro de un ao, para pagar, dentro del mismo perodo, S/. 800,000.Esto equivale a decir que hay la expectativa de tener 2 soles disponibles por cada 1 sol de obligaciones a vencer dentro de un ao, lo que parece ser una situacin satisfactoria. Esta proporcin es muy importante para medir la evolucin de la capacidad de pago de una empresa y recibe el nombre de "relacin corriente". Su frmula es:Activo CorrientePasivo Corriente

1600,000 800,000

= 2

Las mismas cifras pueden disponerse de manera que establezcan el Capital de

trabajo y el Capital inmovilizado, como sigue:Activo Corriente1'600,000Menos Pasivo Corriente800,000Capital de TrabajoActivo Permanente1000,000Menos Pasivo Permanente400,000

800,000Capital InmovilizadoTotal del Patrimonio

600,000 1400,000Ordenamiento de las partidas de Activo Corriente El grado de liquidezLa necesidad de evaluar la capacidad de pago de la empresa hace necesario establecer las Subdivisiones de Activo y Pasivo sealadas en los prrafos anteriores. Analizando en particular el Activo Corriente, podemos introducir mayores perfeccionamientos en la estructura del Estado de Situacin Financiera. En efecto, no todas las partidas que lo forman son igualmente "lquidas". Es conveniente, por ello, ordenar estas partidas de manera que primero aparezcan los rubros ms lquidos; luego los que en el curso de los

negocios se convertirn ms pronto en dinero; y al final los que tardarn mayor tiempo.

Esto es lo que se conoce como ordenamiento segn el grado de liquidez. A continuacin damos un esquema bsico para realizar este ordenamiento:Disponible: Partidas lquidasSon el dinero en Caja y bancos, tanto en moneda nacional como extranjera. Se clasifican tambin en este grupo los valores de fcil colocacin en el mercado que algunas empresas adquieren para dar ocupacin temporal a sus excedentes de Caja.Exigible: Partidas cuya conversin en dinero podemos exigirEn trminos generales, son los saldos que adeudan los clientes y otras personas a la empresa. En primer lugar deben colocarse aqullos | que estn amparados con un documento ejecutivo, generalmente una letra. En seguida las deudas representadas por facturas o saldos en cuenta a cargo de clientes y por ltimo los adeudos de empleados, directores, \ proveedores, etc.Realizable: Partidas cuya conversin en dinero podemos promoverEn este grupo tenemos los stocks, tanto de los artculos listos para ser vendidos, como de los que han de ser objeto de algn proceso previo a la venta y los que han de colaborar en ese proceso. A la primera categora pertenecen las existencias de mercaderas de las empresas comerciales y las de artculos terminados en las empresas industriales. A la segunda categora pertenecen las materias primas de la industria y los otros materiales y suministros, como lubricantes, combustibles, repuestos y otros que colaboran en el proceso de produccin industrial.Diferido: Partidas que no se convertirn en dinero; pero que representan un menor desembolso a corto plazo.A esta categora pertenecen los cargos diferidos y los pagos anticipados. Pueden servir como ejemplo: las primas correspondientes a los seguros no vencidos, parte de los gastos de propaganda que se espera que rindan sus beneficios en el ejercicio siguiente, arriendos pagados por adelantado, etc.Ordenamiento del Pasivo Corriente El grado de exigibilidad.Por las mismas consideraciones, el Pasivo Corriente debe presentarse en tal forma que primero aparezcan las partidas exigibles a ms corto plazo. La disposicin usual es en el siguiente orden: Sobregiro bancario, Documentos por Pagar, Cuentas por Pagar y Gastos Acumulados.Los Bancos estn autorizados a girar un pagar a cargo de sus deudores en cuenta corriente, si as conviene a su derecho, no siendo necesaria la aceptacin del pagar para que ste tenga efecto ejecutivo. Esto explica la colocacin que hemos dado al sobregiro.Los gastos acumulados o devengados son partidas por servicios o prestaciones ya recibidas; pero por los cuales an no se nos ha presentado documentos o liquidacin al cobro. Por ejemplo, si debemos pagar semestralmente los intereses de un prstamo, y a la fecha del Estado de Situacin Financiera han transcurrido dos meses, es necesario presentar la parte proporcional como un Pasivo Corriente.

El Activo y el Pasivo PermanenteEl Activo Permanente se ordena frecuentemente poniendo en primer lugar los Activos de ms corta vida de servicio, luego los de vida media y finalmente los ms durables, aunque no siempre se hace as. En realidad, el criterio expuesto en la primera parte de este prrafo viene a ser una extensin del que se sigue para ordenar el Activo Corriente; pero como el Activo Permanente no provee de medios de pago a la empresa, el valor prctico de tal ordenamiento es nulo.En realidad, el criterio a seguir en la presentacin de las partidas de Activo y Pasivo Permanente depende menos de la consideracin de la finalidad financiera del Estado de Situacin Financiera en trminos generales, que de la necesidad de dar nfasis a ciertas partidas o hechos importantes en cada caso particular.El PatrimonioEn esta seccin del Balance, tambin llamada Capital Lquido, se coloca en primer lugar el aporte de los propietarios (Capital) de manera que se ponga en evidencia la condicin jurdica del propietario, ya sea persona individual o alguna de las formas de sociedades.

Luego vienen todas aquellas partidas que aumentan el derecho del propietario, y que designaremos con la denominacin genrica de Supervit. Este comprende conceptos tales como: reajustes del Capital por revalorizaciones de Activos, utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores, resultados del ejercicio y reservas tomadas de utilidades no

distribuidas, entre otras.Presentacin del Estado de Situacin FinancieraEn este captulo hemos presentado varios Estados de Situacin Financiera preparados con las mismas partidas, pero que difieren en el agrupamiento que se ha hecho de ellas. El cuadro N VII muestra una tercera forma, utilizando los conceptos que se exponen en los prrafos anteriores, con lo que el valor informativo del Estado de Situacin Financiera se hace mayor.CUADRO N VII

EMPRESA CORPORACIN AYPATE SAC

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

ACTIVOS/.

CORRIENTE

Disponible

Caja20,000

Bancos100,000120,000

Exigible

Letras por cobrar300,000

Facturas por cobrar500,000

Otras cuentas por cobrar80,000880,000

Realizable

Existencias de mercaderas600,000600,000

PERMANENTE

Muebles y Enseres200,000

Edificios 600,000

Terrenos200,0001,000,000

TOTAL DEL ACTIVO2,600,000

PASIVOS/.S/.

CORRIENTE

Letras por pagar300,000

Cuentas por Pagar500,000800,000

PERMANENTE

Otras Cuentas por pagar(Hipoteca)400,000400,000

TOTAL DEL PASIVO1,200,000

PATRIMONIO

Capital1,000,000

Utilidades no distribuidas400,000

TOTAL DEL PATRIMONIO1,400,000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO2,600,000

Esta forma de presentacin facilita la lectura y el anlisis del Estado de Situacin Financiera. En particular, permite una mejor apreciacin de la capacidad de pago, observando las cantidades invertidas en el disponible, el exigible y el realizable, que tienen diferentes plazos de recuperacin. Una relacin importante es la llamada "prueba acida", que se establece conforme a la siguiente frmula:Disponible + ExigiblePasivo Corriente

120,000 + 880,000 800,000

1.25Esto significa que hay S/. 1.25 de dinero disponible y por cobrar a corto plazo, para pagar cada S/, 1 del Pasivo Corriente. As pueden apreciarse las posibilidades de pago de la empresa, en el caso de que no pueda contar con el realizable debido a una suspensin de las ventas.