Ing. Carmen Chicasaca A.

GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS

Módulo: I Unidad: VI Semana: 8

GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS

Administración, ciencia, teoría y la base de la teoría y la práctica de la administración global

Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

Semana 8CONTROL

CONTENIDOS TEMÁTICOS

El sistema y el proceso de control Técnicas de control y tecnología

de la información

El sistema y el proceso de control

CONTROL• DEFINICION:

Es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes creados para alcanzarlos

CONTROL• La planeación y el Control

están ligados estrechamente.• Sin objetivos y planes no se

puede controlar porque el desempeño se tiene que comparar con algunos criterios establecidos.

CONTROL

• El control es la función de todo los gerentes y jefes, desde el presidente hasta el supervisor

PROCESO BÁSICO DEL CONTROL

1. Establecimiento de estándares

2. Medir el desempeño y comparar con los estándares

3. Corregir las desviaciones

Estándares• Definición: Son criterios contra los

cuales se mide el desempeño real o esperado.

• En la mayor parte de las operaciones esto no es posible controlar todas las tareas que se están realizando debido a la complejidad y la diversidad de tareas que debe realizar

Estándares• Punto crítico: Son aquellas

actividades que si no se hacen bien entorpecen el logro del objetivo o aquellos muestran mejor que otros factores si los planes están funcionando

• Principio del control del punto crítico

El control efectivo requiere de atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con los planes

Preguntas para seleccionar

los puntos críticos• ¿Qué refleja mejor las metas de mi

departamento?• ¿Qué me mostrará mejor cuando no se

cumplen estas metas?• ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas?• ¿Qué me dirá quien es el responsable de

cualquier fracaso?• ¿Qué estándares costarán menos?• ¿para que estándares se dispone

económicamente, de información?

Tipos de estándares 1. Físicos: son mediciones no monetarias y son

comunes de en el nivel operativo2. De costos: son medidas monetarias , comunes

en el nivel de operaciones3. De capital: Mediciones monetarias de artículos

físicos. ( capital invertido en la empresa)

4. De ingresos : Asignar valores monetarios a las ventas

5. De programa6. Intangibles : No se expresan en mediciones

físicas o monetarias7. Metas como estándares: cumplimiento de

metas8. Planes estratégicos : cumplimiento de planes

Control• El control es un sistema de

retroalimentación .

Comparación del Desempeño real con

los estándares

IdentificaciónDe las

desviaciones

Análisis de las Causas de lasdesviaciones

Programa de Acción

correctiva

Implantación De las

correcciones

Desempeño deseado

Desempeño real

Medición del Desempeño

real

ControlInformación en Tiempo Real y

Control.• Es la información sobre qué está

pasando mientras ocurre.• La información en tiempo real es posible

a trabes de la tecnología (uso de computadores y la recopilación ,transmisión y almacenamiento de datos.

• La información en tiempo real no necesariamente hace posible el control en tiempo real

Control• Información adelantada: es la

utilización de pronósticos• Ejemplo:

– Pronósticos basados en Información histórica

– Pronósticos basados en los últimos resultados( ventas,)

Requisitos para los controles efectivos

1. Adaptación de los controles a los planes y puestos.

2. Adaptación de los controles a los administradores

3. Garantizar la identificación de excepciones en puntos críticos

4. Objetividad de los controles5. Flexibilidad de los controles6. Adaptación del sistema de control al

clima organizacional7. Economía de los controles

Corrección de Desviaciones

• Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Así se sabe donde aplicar acciones correctivas.

• La forma de corregir las desviaciones es:– Rehaciendo lo planes o modificando metas– Ejercer su función de organización mediante la

reasignación o aclaración de tareas– Contratación de personal adicional, mejor selección

y capacitación de los subordinados– Despido = recontratación– Mejor Dirección

AREAS CLAVES DE RESULTADO EN LA EMPRESA

• Posición en el mercado• Innovación• Productividad• Recursos Físicos y Financieros• Rentabilidad• Desempeño y actitud del

trabajador• Responsabilidad Pública• Servicio y Calidad

TECNICAS DE CONTROL

PRESUPUESTO:Son declaraciones de

resultados anticipados ya sea en términos financieros (de ingresos, gastos ,de capital) como no financieros (Horas hombre, volúmenes de venta, unidades de producción).

PRESUPUESTO

• Tipos de presupuestos:

– Ingresos y Gastos–Tiempo ,espacio ,material y

producto–Gastos de Capital–Efectivo

PROBLEMAS DEL PRESUPUESTO

1. Presupuestación excesiva

2. Exceder las metas de la empresa

3. Esconder las ineficiencias

4. Ocasionar inflexibilidad

OTRAS TÉCNICAS DE PRESUPUESTO

• Presupuestos variables: se diseñan para que cambien según cambia alguna variable importante como ser las ventas o la producción

• Presupuestos alternativos y complementarios : presupuestos para diferentes escenarios

• Presupuesto base Cero: se separa el presupuesto por unidad y se presupuesta a partir de cero es decir se realiza todo se calcula de nuevo para cada período.

Factores para un proceso de presupuesto efectivo

• Los presupuestos se diseñan pero sólo como herramientas y no sustituyen la administración

• Para mayor efectividad la elaboración y administración del presupuesto tiene que estar apoyada por la alta Dirección

• Participación : todos lo que lo van a usar debieran participar

• Estándares

Técnicas de control y tecnología de la información

Recursos de TI

Datos: Todos los objetos de información interna y externa, estructurada o no, gráficas, sonidos, etc.

Aplicaciones: Sistemas de información, que integran procedimientos manuales y sistematizados.

Tecnología: Hardware y software básico, sistemas operativos, de administración de bases de datos, de redes, telecomunicaciones, multimedia, etc.

Instalaciones: Recursos necesarios para alojar y dar soporte a los sistemas.

Recurso Humano :Habilidad, actitud y productividad del personal.

Procesos de TI - Los Tres Niveles

DominiosAgrupación natural de procesos, normalmente corresponden a un dominio o una responsabilidad organizacional

Procesos

Conjuntos o series de actividades unidas con delimitación o cortes de control.

Actividadeso tareas

Acciones requeridas para lograr un resultado medible. Las ActividadesTienen un ciclo de vida mientras que las tareas son discretas.

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