reposiciÓn del fondo fijo atrasado
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ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos TecnológicosSEP
R
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2014
OPCIÓN III
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
PRESENTA
MAGALY IRASEMA AMEZCUA MENDOZA
ASESOR
M.C. MIGUEL ESCAMILLA LOPEZ
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO ATRASADO
INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………. 1
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA
1.1 Historia y aspectos generales de la empresa……………………………... 4
1.2 Productos y servicios que ofrece…………………………………………………. 8
1.3 Proceso de producción…………………………………………………………….. 12
1.4 Localización de instalaciones……………………………………………………… 14
1.5 Organización………………………………………………………………………… 15
1.6 Área donde se realizó el proyecto…………………………………………… 17
1.7 Equipo móvil…………………………………………………………………………. 18
1.8 Departamento de administración, objetivos y funciones…………...…………. 18
2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
2.1 Descripción del problema………………………………………………..…… 19
2.2 Propuesta de investigación…………………………………………………… 21
2.3 Objetivos………………………………………………………………………… 23
2.3.1 Objetivos específicos……………………………………………………….. 23
2.4 Alcance………………………………………………………………………….. 23
2.5 Cronograma de actividades…………………………………………………... 24
3. MARCO TEÓRICO
3.1 El fondo fijo de caja…………………………………………………………………. 25
3.2 El efectivo…………………………………………………………………………….. 25
3.3 Partida que no forman parte del efectivo………………………………................ 26
4. DESARROLLO
4.1 Portada ……………………………………………………………………………. 31
4.2 Índice………………………………………………………………………………. 32
4.3 Objetivos………………………………………………………………………….. 33
4.3.1 Objetivos generales………………………………………………………………. 33
4.3.2 Alcance…………………………………………………………………………….. 33
4.4 Definiciones………………………………………………………………….. 34
4.5 Composición de fondo fijo…………………………………………………. 35
4.6 Políticas generales………………………………………………………….. 36
4.6.1 Políticas internas a implementar Base Guadalajara …..………………… 43
4.7 Procedimiento para la reposición de fondo fijo…………………...….. 44
4.7.1 Diagrama de flujo para la reposición de fondo fijo………………………. 47
4.7.2 Diagrama de proceso de reposición por departamento……………….. 48
4.7.3 Grafica de Gantt del proceso de reposición del fondo fijo…………….. 49
4.8 Procedimiento de subproceso 1 tabla Excel…………………………………… 50
4.8.1 Gráficos procedimiento de subproceso 1 tabla Excel…………………………. 51
4.8.2 Tabla para asignar cuenta contable……………………………………………… 52
4.8.3 Tabla para asignar números de centros de costo ……………………………… 55
4.8.4 Tabla para asignar grupo de artículo…………………………………………….. 56
4.9 Procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra……………. 57
4.9.1 Gráficos procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra…. 59
4.9.2 Entrar al sistema SAP……………………………………………………………… 59
4.9.3 Entrar a transacción y llenar cabecera de documento…………………………. 60
4.9.4 Capturar información del cuerpo e imputación de documentos………………. 61
4.9.5 Asignar impuesto correspondiente y verificar subtotal…………………………. 62
4.9.6 Grabar documento y extraer número de orden…………………………………. 63
5. RESULTADOS…………………………………………………………………. 64
6. CONCLUSIONES……………………………………………………………… 67
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………….. 68
1
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto de investigación fue realizado en el departamento de
administración de la empresa “CEMEX TRANSPORTES” S.A de C.V Base Guadalajara,
con el objetivo de incrementar la reposición del fondo fijo atrasado, así como mejorar la
capacitación e inducción en el puesto administrativo correspondiente y minimizar las
variaciones en el proceso en las 12 bases que lo realizan; contiene la descripción de
todas las funciones auxiliares y actividades detalladas que deben seguirse, así como el
diseño y la aplicación de políticas y procedimientos para alcanzar los objetivos
propuestos.
El fondo fijo se utiliza para aquellos gastos que no pueden ser pagados por medio de
orden de compra con el fin no obstruir la operación diaria y permitir una mayor
productividad; estos gastos son pagos puntuales por operaciones especiales que deben
ser autorizados por el jefe de base y se hacen en efectivo, entre otros algunos de estos
son los siguientes:
Casetas.
Refacciones varias.
Insumos y materiales diversos.
Pasajes de operadores foráneos.
Taxis.
Comisiones.
Alimentación.
Hospedaje.
Este fondo fijo se debe recuperar al 100% mediante su comprobación correspondiente
por los trabajadores dentro de cierto lapso de tiempo; sin embargo, no todos ellos lo
comprueban siempre oportunamente lo cual genera una gran cantidad de fondo
atrasado sin comprobar.
2
El presente proyecto de investigación tiene el objetivo de encontrar alternativas para la
comprobación o reposición de ese fondo atrasado mediante un análisis a detalle del
procedimiento actual que se utiliza, con el fin de eliminar actividades innecesarias,
modificar aquellas que requerían una modificación, así como agregar algunas que eran
estrictamente necearías para lograr la eficiencia de este proceso, sin omitir política
alguna establecida por la empresa.
Los resultados logrados se muestran en forma de manual, en el cual se incluyen todas
las actividades y documentos necesarios para lograr incrementar la recuperación del
fondo fijo oportunamente, así como reducir el atraso en su recuperación. El manual
propuesto también contiene definiciones claras de las funciones y las responsabilidades
de cada departamento dentro de la base, aclarando todas las posibles lagunas o áreas
de responsabilidad indefinida, donde se encuentra registrada y transmitida sin distorsión
la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilitando las labores de auditoría, la evaluación, el control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y ejecutivos de que el trabajo se está realizando
adecuadamente.
En el presente informe se establece claramente la forma en la que fueron alcanzados
los objetivos propuestos y está dividido en 6 capítulos:
En el capítulo 1 se muestran los antecedentes generales de la empresa, tales como una
breve historia su origen, su organización, visión y misión, la localización física de sus
instalaciones, productos y servicios, entre otros aspectos de importancia.
El capítulo 2 contiene una descripción sobre el planteamiento del proyecto, mostrando
la problemática a abordar, el objetivo, su alcance, la propuesta, así como un
cronograma de las actividades a desarrollar.
En el capítulo 3 llamado marco teórico, se muestran las herramientas y técnicas de
ingeniería industrial que se utilizaron en el desarrollo del presente proyecto.
3
El capítulo 4 muestra a detalle el proceso seguido para el desarrollo de cada uno de los
pasos o etapas en la realización del proyecto.
En el capítulo 5 se muestran los resultados alcanzados una vez que se implemento por
6 meses el Manual para Reposición de Fondo Fijo a nivel Nacional, por medio de
graficas que describen las situaciones anteriores, actuales y la tendencia a los objetivo
establecidos.
En el capítulo 6 las conclusiones a las cuales se llegaron después de haber implantado
la propuesta.
4
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA.
1.1 Historia y aspectos generales de la empresa.
La empresa “CEMENTOS MEXICANOS” (CEMEX), fue fundada en 1906 por Lorenzo
Zambrano, después de la fusión de Cementos Hidalgo y Cementos Monterrey. La
compañía inicia sus operaciones en 1920, con una capacidad de producción de 20,000
toneladas, por año.
Desde 1985, es dirigida por el Regiomontano, Lorenzo Zambrano Treviño, (nieto del
fundador) quien a fuerza de inversiones millonarias llevó a CEMEX, a ser una de las
cementeras multinacionales más relevantes del planeta. En México posee el 60% del
mercado interno. Es el tercer grupo cementero más importante en el mundo. A finales
del año 2000, se convirtió en el segundo productor más grande de cemento en Estados
Unidos, después de adquirir por $2,500 millones de dólares a Southdown, la segunda
cementera de Estados Unidos, esta operación es la más significativa que una empresa
mexicana haya hecho con el vecino país del norte. Su producción alcanza 77 millones
de toneladas al año. Produce en 30 países, pero comercializa 14 millones de toneladas,
propio y de terceros, en 60. Su planta laboral es de 20,000 empleados. Es líder en
México, España, Venezuela, Panamá y República Dominicana. Hoy en día el 60% de
sus ingresos provienen de plazas distintas a las mexicanas
Las principales plantas de producción de cemento se encuentran en México,
Venezuela, Colombia, los Estados Unidos, Egipto, las Filipinas, Tailandia, Costa Rica, la
Republica Dominicana, Panamá, Nicaragua y Puerto Rico. A través de sus subsidiarias,
CEMEX está dedicada a la producción, distribución y venta de cemento, concreto
premezclado, agregados y clink.
5
CEMEX es una compañía global líder en la producción y distribución de cemento, con
operaciones posicionadas en los mercados más dinámicos del mundo a través de
cuatro continentes. CEMEX combina un profundo conocimiento de los mercados locales
con su red mundial de operaciones y sistemas de tecnología informática a fin de
proveer productos y servicios de clase mundial a sus clientes, desde constructores
individuales hasta grandes contratistas industriales.
Filosofía de la empresa.
La filosofía que rige en la actualidad es: la innovación constante; esta filosofía se refleja
en el ágil marco analítico: el proceso que permite capitalizar las oportunidades
estratégicas de inversión en el momento mismo en que surgen, utilizando equipos
globales de ingenieros, técnicos y ejecutivos, integra sin demora las plantas e
instalaciones recién adquiridas a la red mundial de CEMEX.
Desde productos de cemento de marca hasta una gama completa de soluciones de
valor agregado, están promoviendo un crecimiento estratégico, apuntalando su
fortaleza financiera y construyendo posiciones de mercado más robustas.
El uso de la tecnología informática está impulsando aún más la ventaja competitiva. La
evolución digital de CEMEX, que abarca procesos internos y de enfoque a los clientes
basados en el Internet, coloca a la compañía a la vanguardia del mercado de los
servicios completos de construcción.
6
Misión Cemex.
“La Misión de CEMEX es satisfacer globalmente las necesidades de construcción de
sus clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y otras audiencias clave,
consolidándose como la organización cementera multinacional más eficiente y rentable
del mundo”.
Para lograr su misión contribuyen con sus clientes a la construcción de un mundo
mejor, suministrándoles oportunamente productos y servicios de calidad, creciendo y
posicionándose mundialmente como la mejor opción para sus grupos de interés dentro
de la industria cementera integrada.
Visión Cemex.
“Busca continuar reforzando su posición de liderazgo en la industria del cemento y
maximizar su desempeño integral implementando las siguientes estrategias operativas”:
Fortalezas.
Su ubicación geográfica.
Es uno de los mayores exportadores de cemento para la costa este de los EUA.
Tecnología automatizada.
Oportunidades.
Beneficio a raíz del TLCAN (insumos de mayor calidad a menos costo).
Alianzas estratégicas.
Crecimiento de las inversiones.
Debilidades.
Leyes y reglamentos que obstaculizan el desarrollo.
Derechos de puerto altos.
Puntos estratégicos no conectados a la red ferroviaria.
Lejanía de las fuentes de materias primas.
7
Amenazas.
Casos de problemas antidumping con otros países.
Cambio en los diseños de construcción (sustitutos del cemento).
Competencia extranjera (desventaja arancelaria).
Algunas características generales de Cemex México.
Sector: Materiales.
Ramo: Materiales de la Construcción.
Sub ramo: Materiales de la construcción.
Actividad Económica: Producción, distribución y comercialización e cemento
Portland, concreto y materiales para la construcción.
Principales productos o servicios: Cemento Portland
Capacidad anual de producción: 4.9 millones de toneladas
8
1.2 Productos y servicios que ofrece.
Los tipos y variedades de cemento más usados por los clientes incluyen los cementos
Portland gris, Portland blanco, cemento para albañilería o mortero, el cemento Portland
puzolana, y el cemento para pozos petroleros.
· El cemento Portland gris es un material de construcción costo-efectivo de alta
calidad que se compone de por lo menos 95% de clinker y 0-5% de algún
componente menor (generalmente sulfato de calcio). Nuestro cemento Portland gris
cumple con todos los requerimientos químicos y físicos aplicables y se usa en
prácticamente todas las formas de construcción, desde hospitales hasta viviendas y
escuelas, túneles y aeropuertos.
· Cemex es uno de los productores más grandes del mundo de cemento blanco.
Produce esta variedad de cemento con piedra caliza, caolín y yeso. Los clientes
utilizan el cemento blanco en obras arquitectónicas que requieren gran brillantez y
acabados artísticos, para crear mosaicos y granito artificial, para moldes
esculturales y otras aplicaciones en las que predomina el color blanco.
· El cemento para albañilería o mortero es un cemento Portland que se mezcla con
materia inerte finamente triturada (piedra caliza). Los clientes utilizan este cemento
especial para múltiples fines, incluyendo bloques de concreto, plantillas, superficies
de carreteras, acabados, y empastado sobre ladrillo rojo cocido.
· El cemento Portland puzolana es una variedad de cemento que se hace moliendo
clinker, yeso y puzolana natural, una materia prima de cenizas y rocas volcánicas.
El clientes utilizan el cemento puzolánico en todo tipo de construcciones; sin
embargo, su uso óptimo es para proyectos que están en constante contacto con
agua o que se construyen en terreno húmedo o salitroso.
· El cemento para pozos petroleros es una variedad especialmente diseñada de
cemento hidráulico que se produce con clinker de Portland gris; fragua lentamente y
se puede manejar a altas temperaturas y presiones, tiene aplicaciones según cada
profundidad, agresión química o presión.
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Agregados.
Es uno de los proveedores de agregados más grandes del mundo. Distribuye
principalmente piedra triturada, arena y grava, utilizadas en casi todas las formas de
construcción. Los agregados se obtienen de canteras o a través del dragado de
depósitos marinos. Debido a sus múltiples cualidades, los agregados pueden ser
utilizados en una gran variedad de formas:
Como cimiento o base debajo de caminos, calzadas, estacionamientos, pistas de
aeropuertos y vías de ferrocarril
Para drenaje, filtración de agua, purificación y control de erosión
Como material de relleno
Para los obstáculos de arena en campos de golf, playas, superficies de juego, pistas
de carreras de caballos y aplicaciones relacionadas
Los agregados también son un ingrediente indispensable en productos de valor
agregado como el asfalto, mortero y concreto premezclado, utilizados en la construcción
de las múltiples estructuras en las que nos basamos para mantener el crecimiento de
nuestra sociedad.
Los agregados representan aproximadamente un 60% a 75% del volumen de concreto
premezclado. Influyen fuertemente en las calidades de las mezclas y endurecido del
concreto premezclado. No sólo aumentan la resistencia del concreto, sino que también
favorecen la creación de una mezcla más compacta, facilitando aplicaciones como la
impermeabilización y aislamiento térmico. Además, pueden contribuir a las cualidades
estéticas del concreto. Los agregados son materiales que existen en la naturaleza y se
obtienen de canteras de arena y grava, canteras de roca dura, o a través del dragado
depósitos marinos.
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Concreto.
Es el mayor productor de concreto premezclado del mundo. El concreto premezclado es
un producto con propósitos múltiples que acerca más a los clientes y permite satisfacer
su demanda de soluciones de construcción más integradas.
CEMEX Concretos te ofrece una amplia variedad de alternativas en cuanto a tipos de
concreto premezclado dando así un valor agregado único en el mercado. En CEMEX
Concretos encontrarás a un grupo de personas altamente calificadas con la disposición de
ofrecerte asesoría técnica sin costo alguno; para buscar dar solución a cualquier necesidad
que se presente. . Esta plataforma determina la mezcla correcta de concreto en respuesta
a las especificaciones particulares de un cliente, habilitándonos para asegurar una calidad
de producto consistente, menos mermas y mayores ahorros para el cliente. También
programa las entregas a los clientes más eficientemente y optimiza nuestras redes de
producción y distribución de concreto premezclado
Se cuenta con el equipo adecuado para tus requerimientos; desde plantas dosificadoras
ubicadas estratégicamente en todo el país, hasta plantas dosificadoras portátiles para
instalar en tus obras; lo que nos permite servirte prácticamente en cualquier parte del país.
Todos los materiales y el producto final son controlados y ensayados de acuerdo con las
normas NTC y ASTM y el concreto cumple los requerimientos del código colombiano de
construcciones sismo-resistentes.
Productos personalizados.
Se hace a la medida el concreto premezclado para cumplir las necesidades específicas de
los clientes. Al cambiar las proporciones de agua, agregados y cemento en la mezcla se
modifica la resistencia, manejabilidad y acabado del concreto. También se utilizan aditivos
para personalizar el concreto de manera consistente con el tiempo de traslado desde la
planta hasta la obra, con las condiciones climatológicas del sitio de la construcción y las
especificaciones del proyecto u obra. Desde el concreto de alto desempeño a concreto
líquido para rellenar, se produce una gran diversidad de concretos de especialidad
diseñados para hacer frente a los numerosos retos de la construcción moderna.
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Servicios integrados.
El concreto premezclado es un canal integrado para el cemento y agregados. Por ello,
se diseñado y desplegado iniciativas avanzadas de servicio al cliente para reforzar esta
importante parte de la cadena de valor.
La amplia plataforma de concretos premezclados abarca todos los elementos del
negocio del concreto premezclado; desde el consumo de las materias primas hasta la
producción y entrega del concreto. Esta plataforma determina la mezcla correcta de
concreto en respuesta a las especificaciones particulares de un cliente, habilitándonos
para asegurar una calidad de producto consistente, menos mermas y mayores ahorros
para el cliente. También programa las entregas a los clientes más eficientemente y
optimiza nuestras redes de producción y distribución de concreto premezclado.
Productos relacionados.
Constantemente fortalece su posición como el proveedor y socio preferido de la
industria de la construcción. Así que, además del cemento y concreto premezclado de
calidad, también CEMEX ofrece una gama de materiales de construcción
complementarios en todo lo ancho de la cadena de valor de la industria; desde los
agregados y adoquines hasta concretos y multiproductos.
Ingredientes esenciales.
Cemex es uno de los principales proveedores de agregados en el mundo. La piedra
triturada, arena y grava, se usan prácticamente en todas las formas de construcción.
Los agregados no son sólo un componente clave en la construcción y mantenimiento de
carreteras, caminos y calles, sino que además son un ingrediente indispensable del
concreto. Representan del 60% al 70% del volumen total del concreto y además, estos
agregados tienen una importante influencia en las cualidades del concreto recién
mezclado y una vez endurecido.
12
1.3 Proceso de producción.
El proceso de producción de Cemex consta de 10 etapas claramente definidas, las
cuales se muestran en la Figura 1.
13
Figura 1. Proceso de producción Cemex.
14
1.4 Localización de las instalaciones.
El domicilio legal de la empresa es el que se muestra a continuación; en la Figura 2 se
muestra una toma aérea de esta localización.
Dirección: Gobernador Curiel No. 3427
Colonia: Zona Industrial, 44940
Cuidad: Guadalajara, Jalisco
Tel: (33) 36786042
Fax: 84002110
Figura 2. Localización de la empresa
15
1.5 Organización.
La organización de Cemex Transporte Base Guadalajara se muestra en la Figura 3,
mientras que la organización internacional de la empresa, se muestra en la Figura 4.
Figura 3. Organización Cemex Transportes Base Guadalajara.
Jefe de Base
Seguridad
Paramedico
Vigilantes(3)
Servicios generales(1)
Operaciones
Supervisores operativos
(2)
Operadores(56)
Auxiliares de descarga(4)
operadores de patio (3)
Mantenimiento
Supervisor de mantenimiento
Mecanicos(7)
Reclutamiento e Induccion
Intructores(3)
Administracion Supervisor
Administrativo
16
Figura 4. Organización internacional Cemex.
17
1.6 Área donde se realizó el proyecto.
El presente proyecto se realizó en Cemex Transportes S.A de C.V base Guadalajara,
que funciona como proveedor interno u órgano regulador de Cemex México. Cemex
Transportes Base Guadalajara se encarga de transportar y distribuir producto
terminado e insumos a todo el occidente del país, Colima, Nayarit, Jalisco y
Michoacán. Cuenta con cuatro departamentos: seguridad y salud, mantenimiento,
operaciones, administración y jefatura en las cuales sus actividades son las siguientes:
Seguridad y salud: capacitación y prevención de accidentes y enfermedades,
seguimiento de campañas de seguridad
Mantenimiento: se encarga de mantener en óptimas condiciones el equipo de
trabajo, con mantenimiento preventivo y correctivo.
Administración: se encarga de administrar los bienes financieros de la base
Operaciones: se encarga del cumplimiento del programa y control del fondo fijo
Base Guadalajara cuenta con 88 empleados; su objetivo es distribuir cemento a granel,
envasado, agregados y otros, al occidente del país (Nayarit, Jalisco, Colima y
Michoacán), en la Figura 5 se muestra el área de influencia de base Guadalajara.
Figura 5. Área de influencia de base Guadalajara.
18
1.7 Equipo Móvil.
El equipo móvil con el que base Guadalajara cuenta para realizar sus funciones
eficientemente, se muestra a continuación, en la Figura 6 se observa una flota de
camiones.
Figura 6. Flota de camiones.
1.8 Departamento de administración, objetivo y funciones.
Objetivo:
Es responsable de cuidar los recursos financieros de la base considerando la rentabilidad y
la liquidez, buscando que sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
Funciones:
Administración de la nómina de operadores de tracto camiones.
Administración de fondo fijo.
Administración del diesel.
Pago a proveedores.
Compras de consumibles.
Seguimiento mensual de MOP.
Unidades Cantidad
Tractos 32
Plataformas 8
Tolvas 49
Volteos 31
Dolly 30
sopladores 20
TOTAL 170
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2. DESCRIPCIÓN DE PROYECTO.
2.1 Descripción del problema.
El fondo fijo que CEMEX TRANSPORTES S.A de C.V Base Guadalajara actualmente
opera, es de aproximadamente 200 mil pesos, el cual se utiliza para aquellos gastos
que no pueden ser pagados por medio de orden de compra para no obstruir la
operación diaria y permitir una mayor productividad; estos pagos se hacen por
operaciones especiales y deben ser autorizados por el jefe de base. Entre otros, los
siguientes son algunos de estos gastos:
Pago de casetas.
Pago de algunas refacciones de bajo costo.
Pago de servicios menores.
Pago de pasajes a operadores foráneos.
Otros (taxis, comisiones, alimentación, hospedaje).
El fondo fijo se encuentra estratificado en cuatro apartados: en banco HSBC a nombre
de Cemex transportes, en efectivo en caja, en facturas para reembolsar y el resto es la
cantidad que se ha entregado en efectivo a operadores, mecánicos y supervisores para
efectuar algunos pagos como los anteriores, quienes tienen un plazo de 5 días hábiles
a partir del pago, para su comprobación conforme a las políticas de la empresa vía
facturas o documentos fiscales; pero si el empleado no comprueba su gasto
debidamente, debe efectuar su reembolso en efectivo a caja.
El problema es que se tiene un 60% de fondo fijo no comprobado que rebasa los 5 días
hábiles que se le da al empleado para su comprobación, ya que algunos empleados
dejan deudas en caja por meses, reusándose a reembolsar el monto en efectivo en
caja, sabiendo que por política institucional su deuda no puede ser descontada vía
nómina, lo cual genera un retraso en el proceso de reposición de fondo fijo. El jefe de
base tiene el criterio y la autoridad para conceder plazos nuevos para la liquidación de
20
estas deudas, así como de levantar actas informativas, administrativas y tomar las
medidas necesarias para su recuperación; sin embargo, esto no ha sido suficiente.
Al no recibir documentos comprobatorios ni efectivo para la reposición del fondo fijo en
tiempo, se acaba el dinero en banco HSBC, en caja y no hay dinero para seguir con la
operación diaria; la Figura 7 muestra la composición del fondo fijo, donde muestra que
al no comprobar en tiempo los deudores sus gastos, se acabara el efectivo y el dinero
en bancos para la operación, lo que generará paros en la operación con pérdidas
financieras relevantes, así como un atraso del programa de logística para cumplir con la
demanda diaria de producto.
Figura 7. Ejemplo de deudores del fondo fijo
El problema se agrava si se considera que en la república existen 12 bases que llevan
el mismo proceso de reposición del fondo fijo y que en todas estas se tiene el mismo
problema del atraso en su recuperación.
Por otra parte, el tiempo de capacitación a un nuevo ingreso para el proceso de
reposición de fondo fijo es de 2 días; esta capacitación es oral, la cual no deja claro
responsabilidades y actividades de manera puntual, haciendo que el proceso no se
realice de acuerdo a las políticas de la empresa.
La importancia de este proyecto, es para que el responsable del resguardo del fondo
fijo conozca el procedimiento para que mantenga un equilibrio en todos los apartados
del fondo fijo y la operación siempre cuente con saldo para operar los 365 días del año
sin interrupciones para una mayor productividad.
21
2.2 Propuesta de investigación.
Con base al problema descrito anteriormente, la propuesta de investigación es el
análisis y la identificación de alternativas de solución que ayuden a la recuperación más
eficiente del fondo fijo, así como para la prevención de su atraso, también para la
disminución del tiempo de capacitación a nuevos ingresos para el proceso de
reposición y un decremento en las incidencias y variaciones en el correcto proceso de
reposición de fondo fijo a nivel nacional.
Para realizar este proyecto, se analizó a detalle el proceso actual para la reposición del
fondo fijo, tratando de eliminar actividades innecesarias, modificando aquellas
actividades que así lo requieran, así como agregando actividades que ayuden al logro
del objetivo, siempre con el enfoque del mejoramiento de la productividad y la eficiencia
de este proceso, sin omitir desde luego las políticas establecidas por la empresa.
Este proyecto se encuentra orientado hacia el auxilio de los capacitadores en la
inducción, adiestramiento y capacitación de los practicantes y del personal; en este
caso el supervisor de operaciones, el administrador y el jefe de base, para que el
estudiante pueda sin su colaboración y tiempo aprender y posteriormente realizar las
funciones, reposición de fondo fijo así como también conocer la estructura
organizacional y todos los procesos que esta base realiza.
El contenido del trabajo servirá de material de apoyo para los practicantes que lleguen
a la base a desempeñar o efectuar la reposición del fondo fijo y estos encuentren
información básica registrada y transmitida sin distorsión referente al funcionamiento
de todas las funciones que desempeñara en su periodo de prácticas, ya que dentro de
la base no se encuentra un registro ni documentación factible del proceso, facilitando
las labores de auditoría , la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en
el practicante y en sus jefes de que el trabajo se esté realizando o no adecuadamente.
22
Cuando una empresa no cuenta con procesos adecuados entran en conflictos cuando
hay reclutamiento y selección ya que es más complicado encontrar a la gente adecuada
en el puesto adecuado si no están específicamente establecidas las actividades,
prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona.
Los resultados del presente proyecto se muestran en forma de manual, donde se
incluyen documentos necesarios para lograr la recuperación total del fondo fijo, como
definiciones claras de las funciones y las responsabilidades de cada departamento
dentro de la base, así como la actividad de Cemex, esclareciendo todas las posibles
lagunas o áreas de responsabilidad indefinida, donde se encuentra registrada y
transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las
unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno
y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente. Las ventajas de el presente manual son:
Permite medir la productividad de forma matemática.
Facilita la contratación de la persona adecuada para el puesto adecuado.
Ahorra tiempo en capacitación.
Las actividades se desarrollan con base a tiempos medibles y se ahorran recursos
materiales y humanos.
Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el
trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada.
Se convierte en una empresa con orden y efectiva.
Es más sencillo para el responsable delegar responsabilidades a los gerentes así
como de parte de los gerentes a los subalternos, es decir en un inicio el dueño de la
empresa se incluye en todos los procesos, y créanme hay dueños de empresas que
se esclavizan en sus propios negocios ya que tienen que estar “detrás de la gente”
para indicarles que hacer debido a que no llevan un proceso controlado por lo tanto
el manual les permitirá esa libertad que buscan.
23
2.3 Objetivo.
De esta forma, el objetivo que se persigue con el presente proyecto, es incrementar en
un la recuperación del fondo fijo atrasado.
2.3.1 Objetivos específicos.
Incrementar a un 90% la recuperación del fondo fijo atrasado.
Disminuir en un 80% el tiempo de capacitación a nuevos ingresos para el
proceso de reposición de fondo fijo.
Disminuir en un 60% las incidencias y variaciones en el correcto proceso de
reposición de fondo fijo a nivel nacional.
2.4 Alcance.
El alcance del presente proyecto de investigación, es la recuperación del fondo fijo de
Cemex Transportes, S.A. de C.V. Base Guadalajara, así como la mejora en la
capacitación e inducción y el optimo manejo de los recursos de la empresa bajo normas
y políticas establecidas, considerando que puede ser implantado en todas y cada una
de las doce bases con las que cuenta la empresa.
24
2.5 Cronograma de actividades.
En la Figura 8 se exhibe el cronograma en días de actividades utilizado para el
desarrollo del presente proyecto de investigación.
Figura 8. Cronograma de actividades del proyecto.
25
3. MARCO TEÓRICO.
3.1 Fondo fijo de caja.
El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa
dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias. En
las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se
responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el
fondo fijo se inicia cuando a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una
cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la
empresa posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. En una empresa se
puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades.
Supongamos que una empresa por su dimensión y sus operaciones necesita crear
varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los
departamentos de Administración, Ventas y Producción. El fondo fijo de caja siempre
debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en
comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo. De hecho, en el fondo fijo sólo
debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.
3.2 El Efectivo.
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a
ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo
siguiente:
26
Efectivo en caja.
Monedas y billetes emitidos por el Banco central.
Monedas y billetes de otras naciones (divisas).
Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o
depositar.
Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas
corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas
de tarjetas de crédito por depositar, etc.
Efectivo en bancos.
Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
Cuentas en moneda extranjera depositadas en bancos del exterior, siempre que
en estos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o
controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.
Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún
banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus
beneficiarios.
3.3 Partidas que no forman parte del efectivo.
Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tiene características de efectivo, no
cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u
obligaciones por parte de la empresa. En términos generales, no deberá ser tratado
como efectivo lo siguiente:
Los vales de caja. Con frecuencia nos encontramos con que, al hacer un arqueo o
conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien
como cuentas por cobrar.
27
Cheques post-fechados. Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los
casos más corrientes provienen de los siguientes hechos:
Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para
ese momento0 no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero
que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta
tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.
un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al
anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que
pueda ser cobrado o depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo
anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.
Cheques devueltos. En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y
recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber
sido depositados en un banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con
respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa
por la que el cheque fue devuelto.
Cheques devueltos por falta de fondos. En este caso, el cheque devuelto no debe
ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco así lo
exige.
Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos. En
oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de
fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas,
disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser
considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el
cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.
28
Estampillas fiscales y de correos. Es obvia que tales estampillas no son aceptadas
como un medio común de pago. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser
presentadas en el balance general como “existencia de estampillas” en la sección de
gastos pre pagados del activo circulante.
No será efectivo en bancos:
Depósitos bancarios a plazo fijo. Es obvio que cuando una empresa hace cualquier
depósito de dinero en una institución financiara a plazo fijo, significa que no podrá
dispones de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido.
Depósitos bancarios congelados. Se trata de los casos en que una empresa
mantiene depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en
suspensión de operaciones, o hayan sido intervenidas por las autoridades competentes.
Depósitos bancarios para fondos especiales. En oportunidades, las empresas crean
fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a
cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o
reembolso de costos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los
costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda.
Depósitos en bancos extranjeros restringidos. Cuando se tienen depósitos en
bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de
esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser
presentado más bien como otros activos.
29
Caja.
Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en
poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma. Cualquier movimiento de
efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta.
Atendiendo al objetivo, con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser:
caja Principal
Caja Chica.
Caja chica.
Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo
pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de
tan poco monto cada una de ellas, que harían poco práctico y en algunos casos
imposibles, pagarlas con cheques. Nos estamos refiriendo a desembolsos por
concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los
vehículos, etc.
En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que de
harán por medio de esta caja durante un período determinado, establecerán el monto
fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en
cada caso.
Control interno.
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es
necesario que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable
pones en práctica las siguientes normas:
Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica.
Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo.
Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
El cheque se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan
para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho
fondo.
Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.
30
Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldo con su respectivo
comprobante, representados por recibos pre numerados donde constará la razón del
desembolso, cantidad, autorización y el nombre y firma proceda, por la factura que
emita el beneficiario del pago.
Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser
inutilizados mediante la estampación de un sello que diga “CANCELADO”. Así podrá
evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposición y se produzca una
“duplica de pagos”.
Los “vales” y el “cambio de cheques” por efectivo no debe ser permitido. No
obstante, de permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que
haya sido designado para ello. En este saco, los cheques deben ser emitidos a
nombre del custodio del ejercicio contable que está finalizando.
El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando
haya alcanzado un mínimo establecido. En casi de cierre del ejercicio económico
contable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivo que
exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean registrados dentro del
ejercicio contable que está finalizando.
Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de
constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifiquen su
ausencia.
31
4. DESARROLLO.
4.1 Portada
MANUAL REPOSICIÓN DEL FONDO
FIJO ATRASADO
ELABORADO POR:
MAGALI AMEZCUA MENDOZA
SUPERVISOR ADMINISTRATIVO
AUTORIZADO POR-.
LUIS MANUEL BARRON VILLANUEVA
JEFE DE BASE
GUADALAJARA JALISCO 15 DE ENERO 2014
32
4. 2 INDICE
4.3 Objetivos………………………………………………………………………….. 33
4.3.1 Objetivos generales………………………………………………………………. 33
4.3.2 Alcance…………………………………………………………………………….. 33
4.4 Definiciones…………………………………………………………………. 34
4.5 Composición de fondo fijo…………………………………………………. 35
4.6 Políticas generales…………………………………………………………. 36
4.6.1 Políticas internas a implementar Base Gdl ……………………………….. 43
4.7 Procedimiento para la reposición de fondo fijo……………………….. 44
4.7.1 Diagrama de flujo para la reposición de fondo fijo………………………. 47
4.7.2 Diagrama de proceso de reposición por departamento……………….. 48
4.7.3 Grafica de Gantt del proceso de reposición del fondo fijo……………. 49
4.8 Procedimiento de subproceso 1 tabla Excel………………………………….… 50
4.8.1 Gráficos Procedimiento de subproceso 1 tabla Excel…………………………. 51
4.8.2 Tabla para asignar cuenta contable……………………………………………… 52
4.8.3 Tabla para asignar números de centros de costo …………………………….. 55
4.8.4 Tabla para asignar grupo de artículo…………………………………………….. 56
4.9 Procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra……………. 57
4.9.1 Gráficos Procedimiento de subproceso 2 generación de orden de compra…. 59
4.9.2 Entrar al sistema SAP…………………………………………………………….. 59
4.9.3 Entrar a transacción y llenar cabecera de documento…………………………. 60
4.9.4 Capturar información del cuerpo e imputación de documentos……………… 61
4.9.5 Asignar impuesto correspondiente y verificar subtotal…………………………. 62
4.9.6 Grabar documento y extraer numero de orden ………………………………… 63
33
MANUAL DE POLITICAS Y PROCESO DE REPARACION DEL
FONDO FIJO
4.3.-Objetivos
Vigilar el correcto y eficiente manejo de los recursos asignados a través del fondo fijo
para cubrir las necesidades emergentes de la base.
4.3.1.- Objetivos generales
Determinar los lineamientos bajo los cuales se regulara la solicitud y el finiquito del
fondo fijo.
Establecer los requisitos y plazos que se deberán de cumplir para la reposición del
fondo fijo.
4.3.2 -Alcance
Los procesos, políticas, anexos y demás información contenida en el presente modulo
son aplicables a las 12 bases que componen a Cemex transportes dentro del país,
involucradas en el desarrollo de los procesos generales administrativos aquí descritos.
Bases:
Guadalajara, Jal.
México, D.F.
Torreón, Coh.
Monterrey, N.L.
Huichapan. Hgo.
Ensenada, B.C.N.
Coatzacoalcos, Ver.
Aguascalientes, Ags.
Ixtlán del rio, Nay.
La Paz, B.C.S.
Hermosillo, Son.
Mérida, Yuc.
34
4.4-Definiciones:
Fondo fijo: Monto asignado a la base para el gasto de su operación diaria bajo la
responsabilidad del Jefe de Base.
Rescate de unidad: Cuando un tracto camión presenta algún incidente o falla mecánica y se
queda varado en algún lugar lejano a la base, uno o varios mecánicos, se dirigen al lugar
para diagnosticar y si es posible reparar la falla para que la unidad móvil pueda regresar a la
base o según la falla seguir con su operación.
Reembolso: Es la actividad en la cual se envían los comprobantes fiscales a Contraloría para
que estos depositen el total de los comprobantes por transferencia bancaria al Jefe de base.
Arqueo de caja chica: Es el análisis semanal donde la suma de Banco, caja, deudores y
facturas por reembolsar deben dar el total del monto asignado como fondo fijo a la base.
Talacha Foránea: son aquellas ponchaduras de llanta que se presentan en viajes foráneos en
donde el operador de camión busca una vulcanizadora para que repare y/o en su defecto
reponga la llanta dañada.
El resguardarte del fondo: Es quien Arquea, Administra, reembolsa y controla el fondo
fijo, así como reporte al responsable del fondo fijo el estado del mismo, en este caso el
Supervisor Administrativo.
Responsable de fondo fijo: El Jefe de Base el responsable del monto total del fondo fijo.
Contraloría: Órgano interno de la empresa que se encarga de validar que los comprobantes
cumplan con las políticas para ser reembolsadas.
Cotejador: Es quien en contraloría recibe los comprobantes, los valida o los rechaza
dependiendo cumplan con las políticas para reembolso.
35
4.5- Composición de fondo fijo
En la Figura 9 se ilustra un ejemplo de la composición del fondo fijo de manera equilibrada.
Figura 9. Composición del fondo fijo.
El total de monto de fondo fijo se divide en 4 componentes
Banco : Una vez las facturas son enviadas a contraloría para ser reembolsadas estas son
revisadas por cortejadores , los cuales al verificar que este cumple con las políticas en un
plazo de 5-7 días hábiles , depositan el total de las facturas a una cuenta HSBC a nombre de
Cemex Transporte el titular de la cuenta es el Jefe de Base.
Caja: Se puede retirar de banco solo de 17 mil pesos de efectivo al día, 10 mil de Telecom en
dos retiros de 5 mil cada uno y 7 mil de cajero automático. Este efectivo está en la caja para
utilizarlo para la operación diaria, ya que la tarjeta HSBC es un monedero inteligente y no
cuenta con cuenta en línea
Deudores: El efectivo entregado a operadores, Mecánico y/ o supervisores para la operación
que van a desempeñar ya sea viaje, rescate y otros los cuales no han comprobado.
Facturas por reembolsar: Son las facturas que operadores, Mecánico y/ o supervisores
entregaron al resguardarte del fondo fijo para su reembolso.
36
4.6.- Políticas generales para el fondo fijo
1. .-El fondo fijo no tiene límite determinado pero su monto más grande autorizado en la
actualidad es de 42,000 dólares.
2. Todo aquel que requiera de efectivo de fondo fijo deberá solicitar de manera
personal y oral con el Supervisor de Administrativo quien es el resguardarte del
fondo fijo.
3. Las facturas que presenten los empleados para comprobar el gasto deberán
cumplir las siguientes requisitos:
-
Fiscales:
Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado
Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.-
De control:
Nombre, firma y número del empleado que autoriza
Centro de costos al cual se cargará el gasto
Concepto o motivo de gasto
La unidad (ejemplo: tracto camión, tolva, dollie, marrana, vehículo utilitario)
4.-Las erogaciones por concepto de Fondo Fijo no deberán exceder de 70 dólares
(sin incluir IVA) por comprobante, evitando fraccionar partidas o conceptos de
gastos. Los conceptos autorizados son:
37
a) Casetas :
Datos que se deben anexar a las casetas para entregar al resguardante de fondo fijo
Numero de Unidad
Nombre de operador
Numero de viaje
b) Refacciones para rescate de unidad
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales:
Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado
Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Refacción comprada detalle
Numero económico de unidad
38
Nombre de operador y/o mecánico
Lugar de incidente
Fecha
c) Talachas foráneas para rescate de unidad.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo.
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Numero de posición de llanta
Numero de llanta
Numero de unidad
Nombre de operador
Lugar de incidente
Fecha
39
d) Alimentación en desvió ferroviario y/o rescate de unidad.
El consumo de alimentos para cada persona de $80 pesos máximo.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
La firma del Supervisor de Mantenimiento
Numero de viaje y/o rescate
Nombre de operador y/o mecánico
Unidad rescatada
Lugar de rescate
Fecha
40
e) Hospedaje.
Datos que se deben anexar a las facturas para entregar al resguardante de fondo
fijo
- Fiscales: Factura emitida
Número de factura y Fecha
IVA Desglosado Facturada a Razón social
Cemex Transportes S.A DE C.V.
Registro Federal de Contribuyentes
Domicilio fiscal Av. Constitución No 444 Pte, Col Centro Monterrey, N.L.
- De control:
Numero de viaje y/o rescate
Nombre del operador
Unidad en operación
Fecha
Motivo por el cual se utilizo hospedaje
41
5.-En los casos de gastos menores en los que por las condiciones del
establecimiento del servicio requerido no sea posible obtener el comprobante
fiscal, (tales como papelería , autobuses, propinas, traslado en taxis, etc.), deberán
presentarse para su reposición en nota de venta o como vale de caja, y serán
autorizados solo si el responsable de fondo fijo(Jefe de base) lo autoriza.
6.-. Las erogaciones NO autorizadas con este fondo son las siguientes:
a) Adquisiciones de activo fijo o bienes inventariables con un monto superior a los
70 dolores.
b) Préstamos o remuneraciones al personal.
c) Refacciones o reparaciones mayores para unidades
d) Talachas para mantenimiento preventivo.
e) Chicles
f) Cigarros
g) Alcohol
7.- Los comprobantes deberán cumplir con los requisitos, según el Artículo 29-A del Código
Fiscal de la Federación
42
8.-No se aceptaran para trámite de comprobación los documentos con alteraciones,
raspaduras o enmendaduras con corrector, por carecer de validez fiscal.
9.-Los comprobantes de los gastos deberán de expedirse:
a) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del
registro
federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan
más de
un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del
local
establecimiento en et que se expidan los comprobantes.
b) Contener impreso el número de folio.
c) Lugar y fecha de expedición.
d) Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien expida.
e) Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara.
f) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así
como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban
trasladarse, en su caso.
g) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado,
10.-. Toda reposición de Fondo fijo. Deberá ser firmada por el resguardarte de Fondo
fijo y Jefe de base y así como la persona que hay ha realizado el gasto.
11.- Los suministros de eventos especiales deberán programarse para ser autorizados o
no por el Jefe de base, pagando solo lo urgente a través del Fondo Fijo, especificando los
datos del evento.
12-Los comprobantes deberán estar adheridos en hojas blancas y contener al pie de
página lo siguiente:
43
13.-No se aceptaran comprobantes con el concepto de Varios, excepto anexando el
ticket de compra.
14.-No se repondrá el monto excedente al importe total autorizado para el Fondo Fijo.
15.-La antigüedad de los comprobantes no deberá ser mayor a 45 días hábiles.
16.-La Reposición del Fondo Fijo se realizara 4 veces al mes, los lunes.
17.-El Responsable Administrativo deberá de mantener informado al Resguardante de
Fondo Fijo del presupuesto con el que cuenta la Unidad Administrativa.
4.6.1 Política Interna Base Guadalajara a Implementar
El operador puede comprobar después de 5 días hábiles solo sí: Se encuentra en una
operación foránea que no le permite regresar a la Base antes del tiempo establecido para
comprobar y se asigna una fecha para su regreso.
Se implementara un sistema de consecuencia para los deudores de caja que rebasen los 5
días hábiles permitidos para comprobar gastos de operación
6-7 días hábiles sin comprobación: se hace una llamada de atención oral al deudor con el Jefe de
Base
8-9 días hábiles sin comprobación: se genera un acta informativa al deudor con firma el Jefe de Base
9-10 días hábiles sin comprobación: Se genera un acta administrativa al deudor con firma de Jefe de
base y pérdida de bono de Productividad (1250 Pesos)
10 -16 días hábiles sin comprobación: El operador ya no puede hacer viajes mientras no compruebe
su gasto
17 días hábiles sin comprobación: El operador será dado de baja
44
4.7.-Procedimiento para la reposición de fondo fijo No. Tiempo Actividad Descripción
1.- 30 min Arqueo de Fondo fijo
Se hace un arqueo de Fondo fijo para comprobar que la suma de efectivo en banco, caja, deudores, facturas por reembolsar, sea igual a la totalidad del monto del fondo fijo, de esa manera se valida que el monto a reembolsar sea el correspondiente.
2 25 min Organizar Comprobantes fiscales para reembolso.
El resguardarte del fondo fijo agrupa y valida que se cumpla con las políticas los comprobantes fiscales a reembolsar.
3 40 min Elaborar una tabla de Excel para justificar el monto del los comprobantes fiscales a reembolsar. Subproceso 1Tabla Excel
Se capturan los datos en un formato de tabla Excel dependiendo la naturaleza de su gasto y se segmentan por cuenta contable, cc, Grupo de artículo, subtotal, iva y totales (véase pág. 50 Sub proceso 1 tabla Excel. )
4 24hrs
Entregar comprobantes fiscales a reembolsar al Jefe de base para su aprobación.
El Jefe de Base revisa cada factura para verificar que cumplan con las políticas del fondo fijo y las firma para que sigan su proceso de reposición
45
5 ¿Son aprobados los comprobantes fiscales a reembolsar?
.Si: Pasa con el encargado de la reposición para ser capturado en SAP.
No: El Jefe de Base regresa aquellos documentos que no cumplan las políticas establecidas al supervisor Admón. para su corrección o cancelación.
6 25 min Generar Orden de compra de comprobantes fiscales a reembolsar en el sistema SAP Subproceso 2 Generar Orden de Compra
Hacer una Orden de compra en SAP al mediante un procedimiento anexado (véase en pág. 57 Sub proceso 2 Generar Orden de Compra) la cual arroja un numero de Orden de compra anexar a la ultima columna de la tabla de la tabla Excel( véase Fig.11)
7 48 hrs Autorización de orden de compra.
Una vez grabada la orden de compra corre por una ruta de 3 autorizantes dependiendo el monto del reembolso.
Jefe de base 500Dls
Abastos Regional 600Dls
Coordinador zona 2500 Dls
Gerente de Transporte 5000 Dls
8 ¿Es aprobado la orden de compra por autorizantes?
.Si: pasa con el encargado de la reposición para ser copiado, sellado y enviado.
No: Envía el autorizante inconforme por vía correo sus observaciones a Jefe de Base para corrección o cancelación.
9 15 min Archivo de comprobantes fiscales a reembolsar
Se copian y sellan todos los comprobantes así como la caratula de archivo Excel para su archivo.
46
10 15 min Enviar Comprobantes originales a reembolsar a contraloría
Enviar caratula de Excel y comprobantes fiscales originales ordenados a contraloría por paquetería para su reembolso
11 120 hrs Cotejo de Comprobantes originales a reembolsar en contraloría
En contraloría los cotejadores validan y verifican que los comprobantes cumplan con las políticas establecidas (véase en pág. 36)
12 ¿Es cotejado el reembolso?
.Si: envían por transferencia bancaria el monto total reembolsado a cuenta del responsable de fondo fijo.
No: Envían el reembolso a una bandeja de incidencias en SAP al Jefe de Base anexando los comentarios para su modificación
y/o cancelación
13 24 hrs Transferencia Bancaria
Se transfiere a la cuenta del jefe de Base la totalidad del los comprobantes a reembolsar
Tiempo : 218.5 hrs=9 .104días
47
4.7.1 Diagrama de reembolso de fondo fijo
48
4.7.2 Diagrama de proceso por Departamento
49
4.7.3 Grafica de Gantt del proceso de reposición del fondo fijo
En esta Grafica de Gantt se muestra los procesos en relación a los días para la
reposición de fondo fijo, Figura 10.
Figura 10. Grafica de Gantt proceso de reposición del fondo fijo días.
50
4.8 Sub proceso 1Tabla Excel
Procedimiento para Generar Tabla Excel No. Tiempo Actividad Descripción
1.- Formato Excel fondo fijo datos de cabecera
En el formato se captura en número y nombre del responsable del fondo fijo, fecha, Base.
5 min.
2 5 min. Captura filas de descripción de gasto
Estas filas se componen de Cuenta Contable (Tabla 1), centro de costo (Tabla 2), grupo de articulo(Fig.12) Descripción de gasto, subtotal, IVA total (Fig.11)
2.1 5 min. Asignar Cuenta contable
Cada gasto tiene asignado una cuenta contable de 8 dígitos ejemplo ;56795365: Casetas (véase Tabla 1)
2.2 5 min. Asignar Centro de costo
Es centro de costo consta de 10 dígitos que se seccionan en 3 , los primeros 3 dígitos xxx son la organización Cemex ejemplo: transporte, Logística etc, , los 3 dígitos siguientes corresponden a la unidad de negocio ejemplo Base gdl , la Paz los últimos 4 dígitos xxxx corresponden a que activo de la unidad de negocio que se emite el gasto ejemplo dolly , remolque , tracto , etc. (Véase Tabla 2 ) ejemplo 8121113766:Cabezote Tracto
2.3 5 min. Grupo de articulo
consta de 5 dígitos se asigna un grupo de articulo dependiendo que tipo de insumo es dentro de los grupos establecidos (véase Fig.12) ejemplo 20500:Otros Varios
2.4 10 min. Descripción del gasto
Un breve texto del gasto ejemplo : talachas foráneas
3 5 min. Totales Sumar las columnas de Subtotal, IVA y total
51
4.8.1 Gráficos del Sub proceso 1Tabla Excel
En la Figura 11 se presenta un ejemplo de la tabla Excel, que se realiza para el
Subproceso 1.
Figura 11.Componentes de tabla Excel.
52
4.8.2 Tabla para asignar cuenta contable
La tabla 1 exponen las cuentas que se utilizan para asignar a cada gasto de acuerdo su
descripción y concepto.
Tabla 1. Cuentas contable
Cuenta SAP Desc. Larga CONCEPTOS DE GASTOS (Texto Breve)
56033037 Diesel Gasto por Consumos de Diesel de Unidades Moviles ( Tractos y Marranas )
56053408 Llantas Equipo Movil Se utiliza para gastos de llantas de tractores y remolques.
56194001 Llantas Esta cuenta se utiliza para llantas de equipos utilitario. ( Camionetas, carros )
56194002 Grasas Aceites Lubricantes Registrar gasto de grasas, aceites y otros lubricantes que son de gasto directo sin convenio y conveniado.
56194003 Soldadura - Gases Registrar gasto soldadura y gases conveniado y no conveniado.
56194004 Materiales y Herramientas Para cargar gastos en herramientas en convenio y no convenio
56194005 Repuestos y Refacciones Para ingresar gastos en repuestos y refacciones para tractos, remolques o equipo auxiliar en convenio y no convenio.
56194006 Rptos. y Refacc. Recuperables Mantenimiento de Refacciones propias que se les realiza compostura.
56194008 Serv. Mtto. Cont. por Admon. Para cargar mano de obra y refacciones referentes a todos los miscelaneos generales en convenio y no convenio.
56194010 Reparaciones Externas Para cargar gastos de reparaciones en talleres externos.
56194011 Mantenimiento Equipo Leasing Para cargar gastos de mantenimiento de equipo por leasing. (Penske, Idealease).
56194012 Alquiler de Equipos para Mtto. Para cargar servicios de gruas, renta de equipo en general.
56194016 Serv. Mtto. Cont. Mano Alzada Se ingresarán todos los gastos relacionados con Imagen, igualas y lavados. (Mano de obra, consumibles, etc.)
56194017 Mantenim.Vehiculos Utilitarios Se ingresarán todos los gastos de mantenimiento a vehículos utilitarios.
56304203 Salarios Tiempo Normal Controlado por Departamento de Nóminas
56304204 Tiempo Extra Controlado por Departamento de Nóminas
56304205 Recargos Domin.Noctur.Festiv. Controlado por Departamento de Nóminas
56304207 Incentivo a Choferes Controlado por Departamento de Nominas
56304251 Vacaciones Controlado por Departamento de Nóminas
56304252 Prima Vacacional Controlado por Departamento de Nóminas
56304253 Aguinaldo Monetario Controlado por Departamento de Nóminas
56304257 Pagas Extraordinarias Extras otros sueldos uso exclusivo nominas
56304258 Prima de Antigüedad Controlado por Departamento de Nóminas
56304280 Aportación Cuenta de Retiro Controlado por Departamento de Nóminas
56304303 Gratificac. Extraordinarias Controlado por Departamento de Nóminas
56304351 Aportaciones Fondo de Ahorro Controlado por Departamento de Nóminas
56304352 Aportaciones Fondo de Retiro Controlado por Departamento de Nóminas
56304359 Gastos Medicos Pensionados Controlado por Departamento de Nóminas
56304360 Seguros del Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304361 Capacitación y Mats. Enseñanza Cursos y capacitaciones Empleados Cemex Transporte
56304363 Gastos Medicos Controlado por Departamento de Nóminas
53
56304364 Bonos de Despensa Controlado por Departamento de Nóminas
56304365 Transporte de Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304366 Gastos de Alimentacion Controlado por Departamento de Nóminas
56304367 Uniforme y Utiles de Seguridad Controlado por Departamento de Nóminas
56304371 Otros Gastos de Personal Controlado por Departamento de Nóminas
56304456 Indemn. Calculo Actuarial Controlado por Departamento de Nóminas
56304501 Seguridad Social Controlado por Departamento de Nóminas
56304503 Aportes a Fondos para Vivienda Controlado por Departamento de Nóminas
56304504 Aportes a Fondos de Pensiones Controlado por Departamento de Nóminas
56304509 Impuesto Estatal s/Remunerac. controlado por Departamento de Nóminas ( Impuesto sobre Nomina)
56734802 Limpieza - Aseo Pago de Personal de Limpieza y Aseo proveedor Conveniado a crédito
56734803 Vigilancia Gasto de Vigilancia de la Base Transporte.
56734805 Correo y Mensajeria Gasto de Servicios de Mensajería por Fondo Fijo
56734807 Servicios Contratados Controlado por Mejoras Admvas. ( Gasto Centralizado )
56734808 Fletes y Acarreo Diversos Gasto extraoridnario por pago de grua para mover Unidad pesada de la Base, cuando no supere los 1000 mil pesos
56734810 Energia Elect Oficinas o Bodeg Registro de Gasto Centralizado de pago de Luz en la Base
56734811 Acueducto y Alcantarillado Pago de Consumo Agua Potable en la Base
56734812 Servicios de Fotocopiadora Gastos de mtto de copiadoras en Transporte
56734814 Otros Servicios no Industriale Para gasto de servicio de traslado y limpia de basura, chatarra y residuos peligrosos en Base Transporte
56734820 Contratación de personal Gastos por Cargos de Personal Externo
56755101 Alquiler de Terrenos Rentas Terrenos
56755102 Alquiler Edificio y Construcc. Rentas de Oficinas
56755105 Alquiler Equipo Movil Renta de Sopladores, dollys, volteos etc. Excepto Tractos
56755114 Arr. Puro Equipo de Transporte Cargo centralizado personal de Riesgos y Seguros
56755116 Arr. Puro Otros Equipos Cargo centralizado personal de Riesgos y Seguros
56765201 Alimentacion Gastos de Comida en Fondo Fijo o por Convenio con Proveedores para la base
56765202 Alojamiento Hospedaje por Fondo Fijo
56765204 Transporte Aereo Gasto de avion empleados transporte
56765205 Transporte Terrestre Renta de Vehiculos por Gasto de Viaje por revisión especial
56765206 Renta de Autos Renta de autos, autorizado
56765207 Taxis Gasto de Taxi por consumos de Fondo Fijo.
56765208 Peajes NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56765211 Otros Gastos de Viaje Otros gasto de Viaje con detalle justificado que no pueda clasficarse en otra cuenta.
56765212 Otros no Deducibles Gastos varios que no tienen comprobantes deducibles de impuestos de gasto de Viaje.
56785301 Primas de Seg Elem Transportes Controlado por Activo Fijo ( Gasto Centralizado )
56785302 Primas de Seg Mercancias Gasto de polizas diversas como Fianzas para franquicia Pemex, etc.
56785303 Primas de Seg Patrimoniales Controlado por personal de Riesgos y Aseguranza en Corporativo ( Gasto Centralizado )
56785304 Primas de Seg Resp Civil Controlado por personal de Riesgos y Aseguranza en Corporativo ( Gasto Centralizado )
56795353 Vehiculos NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56795365 Peajes Cargos de Gastos Centralizado
56815553 Gasolina Gasto de Gasolinas Utilitarias con o sin convenios proveedores
56815554 Gas NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
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56815555 Diesel NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855752 Afiliaciones Cuotas de Afiliación en Industria Transporte ( ejem. Canacar, CAINTRA, etc)
56855756 Gastos Legales Gastos legales
56855757 Tramites y Licencias Gastos por tramites de gobierno federal, estatal por temas de licencias, placas, permisos, etc para unidades Transporte
56855760 Elementos Seguridad Industrial Gastos de cascos, chalecos, lentes y demas equipo de seguridad
56855761 Alimentos y Gastos Zootecnia NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855762 Articulos de Aseo y Limpieza NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56855763 Elementos de Oficina-Papeleria Registro de Gastos de Papelería Convenios y no convenios que caen por Fondo Fijo
56855764 Gastos de Cafeteria Gastos por Fondo Fijo para temas de cafetería, platos, vasos, café, leche en la oficina de la Base.
56855765 Multas y actualiz.de impuestos Pago de Multas, y Recargos en tramites Gobierno y Estado
56855767 Festejos y Regalos a Terceros
Gastos por celebraciones por reconocimientos o temporadas de temas a celebrar como dia del Niño, mes Verde, posada operadores, y otro tema autorizado
56855768 Fomento al Deporte a Terceros Gasto por actividad deportiva y recreativa autorizada por Admon. Transporte y su Gerencia
56855771 Diversos
Otros Costos minimos que se generan por temas puntuales en la Base y que no se reconoce alguna clasificación, Poner el detalles exacto del concepto
56855772 Diversos no Deducibles
Gastos de Fondo Fijo menores a 200 pesos que sean conceptos No deducibles, como comidas menores no facturables, gasto de rosca de reyes, etc.
56855777 Reuniones de Trabajo Juntas de trabajo
56896067 Servicios de Información Gastos de mtto en instalción de equipo electrónico de comunicación en Transporte
56896068 Servs. Nals. Telecom. Lineas Arrendadas NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896074 Servs. Intern. de Telecom. Líneas Arrend NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896082 Ancho/Banda Tráfico Celular Local y LD Cargos de Telefonia Celular y Telefónía en la Base
56896084 Servicio Local Telecomunicación NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
56896086 Otros Servicios de Telefonía NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR, NO USAR
Nota. Las cuentas son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área. Fuente:
Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
55
4.8.3 Tabla para asignar números para centro de costo
En la tabla 2 se evidencia los números de centro de costos que se le asignan a cada
gasto dependiendo la unidad de negocio, área y razón social a la que corresponda.
Tabla 2. Centros de costo
Nota. Los centros de costo son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área.
Fuente: Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
56
4.8.4 Imagen asignar grupo de artículo
El grupo de nomina se asigna de acuerdo a la denominación del gasto, el catalogo de
estos grupos se encuentran en la Figura 12.
Figura 12 .Catalogo grupo de artículo.
Nota. Los grupos de artículos son determinadas para cada unidad de negocio y las define el Gerente de cada área.
Fuente: Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción: ME21N.
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4.9 Subproceso 2 Procedimiento para Generar orden de compra
Procedimiento para Generar orden de compra
No. Tiempo Actividad Descripción Imagen 1.- Entrar al
sistema SAP a la transacción ME22N
Se ingresa al sistema SAP (véase definición en pág.59) en el ambiente MPR y se ingresa usuario y contraseña (véase en Fig.13) y en la barra de comando ingresar la transacción ME21N y dar clic en ejecutar (véase en Fig.14)
1min
2 5min Capturar datos de cabecera de documento
Ingresar numero de proveedor (numero de empleado del responsable del fondo fijo) y (véase en Fig.14)
3 10min Capturar cuerpo de la orden de compra
En el cuerpo se ingresa la imputación (léase definición en pagina) la descripción del gasto, cantidad, precio, fecha subtotal grupo de articulo (véase Fig.15 y Fig.16) dar ejecutar.
4 5min Capturar pie de documento
En la pestaña inferior imputación ingresar cuenta contable y centro de costo previamente asignado a cada línea en la tabla Excel
5 2min Validar orden de compra
Dar ejecutar para que el sistema verifique que todos los datos estén correctos, si hay algún error en la OC se presentaran 3 opciones retener, cancelar (véase Fig.17)
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6 ¿Orden de compra no es correcta?
Si : la orden se graba en el icono grabar No: el sistema señala las advertencias de error y la soluciones y esta se modifica de nuevo(véase Fig.15)
7 2min Grabar Se graba la orden de compra y arroja un numero de orden de compra de 10 dígitos (véase Fig. 17)
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4.9.1 Gráficos Sub Proceso 2 Captura en sistema SAP Orden de compra (ZEUP
4.9.2 Entrar a Sistema SAP
El sistema SAP establece e integra el sistema productivo de la empresa, se ingresa al él
mediante un usuario y contraseña que la compañía asigna al empleado como se
muestra en la Figura 13.
Figura 13 .Imagen entrada sistema SAP.
60
4.9.3 Entrar a Transacción y llenar cabecera de documento
Dentro de este sistema a cada usuario se le asigna una gama de transacciones de acuerdo al
puesto y a las funciones que se desempeñan, la transaccion ME21N es especificamente
para generar ordenes de compra como lo indica la Figura 14.
Figura 14 .Transacción SAP.
61
4.9.4 Capturar información del cuerpo e imputación del documento
La orden de compra debe ser capturada con descripciones breves y claras como lo
indica la Figura 15.
Figura 15 .Cuerpo del documento SAP.
62
4.9.5 Asignar impuesto correspondiente y verificar subtotal
Es relevante cerciorarse que los montos sean exactos en relación con la tabla Excel previamente
elaborada, ya que sí se envían los datos erróneos a contraloría, estos no pagaran el monto hasta
que se realice la modificación y esto retrasara el proceso. La herramienta SAP te mostrara los
errores de la orden y te arrojara guías para solucionarlos como se observa en la Figura 16.
Figura 16.Impuesto y subtotal del documento SAP.
63
4.9.6 Grabar Documento y extraer número de orden
En la Figura 17 nos describe como grabar el documento y conservar como referencia el número
de orden que el sistema expide.
Figura 17 .Número de orden de compra SAP.
64
5. RESULTADOS.
Después de haber implantado el manual para la recuperación del fondo fijo durante un
periodo de 6 meses, los resultados han sido muy alentadores; ya que aunque no se ha
alcanzado el objetivo propuesto, se ha observado un recuperación del 70% del fondo fijo
en el tiempo optimo, como se observa en la Figura 18.
Figura 18. Recuperación actual del fondo fijo.
65
También el manual fue implementado durante 6 meses en la capacitación de 3
supervisores de nuevo ingreso en Monterrey, La Paz, Baja California y Torreón, en las
cuales se redujo el tiempo de capacitación en un 80% como se observa en la figura 19.
Figura 19. Tiempo de capacitación reposición fondo fijo.
0% 20% 40% 60% 80% 100%
PROCESO ANTERIOR
PROCESO ACTUAL
Tiempo de capacitacion
Tiepo de capacitacion
66
En cuanto a las variaciones del proceso en las 12 Bases de Cemex transportes en la
Republica Mexicana, las variaciones en el proceso se redujeron en los 6 meses de
evaluación en un 50% tal como señala la Figura 20, el objetivo para dentro de 2 meses
más, retroalimentando este manual se espera de un 60% la disminución de variaciones
en el proceso optimo en la reposición del fondo fijo.
Figura 20. Variaciones en proceso de reposición del fondo fijo.
Se espera que en lo sucesivo, mejore significativamente esta Recuperación,
Capacitación y el correcto proceso de reposición del Fondo Fijo, este manual es revisado
y actualizado sistemáticamente con el fin de adecuarlo a las necesidades reales.
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6. CONCLUSIONES.
Este manual de procesos para la reposición del fondo fijo mejoro considerablemente la
capacitación e inducción al puesto de Administración de las 12 Base de Cemex
Transporte a Nivel Nacional ayudando al nuevo ingreso a aclarar dudas respecto a el
fondo fijo y la importancia de mantener su equilibrio y como repercute este en la
productividad de la empresa.
Así también ayudo a la rápida recuperación del fondo fijo que se encuentra sin
comprobar, en manos de los deudores .implementando políticas internas para que por
medio de un sistema de consecuencias adecuado a la operación de cada base para que
el proceso sea eficiente y eficaz.
Al tener las 12 Bases una sola información clara y precisa acerca de las políticas y el
proceso de reposición de fondo fijo, se minimizaron las variaciones, incidencias y mal
manejo de los recursos por desconocimiento, unificando y homogenizando los procesos
dentro de la empresa.
El presente Manual fue realizado dentro de Cemex México, definió la importancia de
administrar los recursos de una empresa y su control para la sobrevivencia de la misma,
que la correcta acción y función de cada individuo dentro de la empresa y que este siga
las políticas y procesos como se determinan hará que marche como lo planeado, evitar
contratiempos o demoras y cumplir con la demanda.Este proyecto me hizo entender el
largo y complejo proceso que se debe hacer y la cantidad de personal que se necesita
para que un saco de cemento llegue a su destino, y que cada paso desde las entradas
a salidas, desde el encargado de limpieza al director, cada uno juega un papel
importante para que el producto terminado llegue al cliente en tiempo y forma, por lo
cual es importante que todos desarrollen al pie de la letra su función, para esto la
importancia de manuales de operación para que cada individuo conozca sus actividades
como un proceso determinado y claramente definido para que la organización
prevalezca sobre la competencia.
68
BIBLIOGRAFÍA.
http://access.cemex.com/amserver/UI/Login?realm=cedise+prd&goto=http%3A%2F%2F
sharedservices.cemex.com%3A80%2Fsimple%2F
http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimient
os.pdf
https://myshift.cemex.com/wps/portal/!ut/p/b1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOKdv
UxdLZ0MHQ0snAMMDDwtnTxDLEIcLU09jIEKIoEKDHAARwNC-
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Programa: SAPLMEGUI 2013, versión componentes: SAP ECC 6.0 Transacción:
ME21N.
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