redaccion admiistrativa

8/19/2019 REDACCION ADMIISTRATIVA

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M E M O R Á N D U M – I NF OR ME - A CT A

Redacción administrativa


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Consideraciones generales

Las comunicaciones al interior de una empresa uorganización son de importancia para el flujo detrabajo y la correcta comunicación entre los distintos

miembros de la misma. La comunicación puede ser vertical u horizontal,

ascendente o descendente.

Dos comunicaciones importantes al interior de la

empresa son el memorando o memorándum y elinforme.


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1. Memorándum, memorando o memo

La palabra latina original significa “cosa que deberecordarse”

Se trata de una comunicación habitual de al interior

de una empresa u organización. Puede ser redactado por cualquier persona que

pertenezca a la empresa, por tanto es transversal enel esquema de comunicación administrativa.


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Predomina el memo quees enviado por el jefe oencargado de una seccióna sus subalternos con

diversas finalidades. Darinstrucciones, comunicardecisiones, anunciarinnovaciones en el

trabajo, etc.


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Partes básicas

Membrete: Razón social de laempresa o institución. Nombre de la comunicación:

Memorándum o memorando. Enmayúsculas. Puede ser alineado ala izquierda o centrado.

Número: Secuencia numéricade la empresa o dependenciadonde se genera lacomunicación.

Encabezamiento: Incluyefecha, destinatario, remitente yasunto del memo. Estainformación debe ser clara ysimple.

Fecha: A: (nombre y cargo /dependencia)De: Ídem

Asunto:Texto o cuerpo: Interlineado

sencillo. No incluir saludo odespedida, salvo que la personatrabaje en otro lugar físico.

Firma: Es el respaldo personal dequien envía el memo.


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Tipos de memorándum

Que ordena: Desde un orden jerárquico mayor a unomenor. Debe ser cortés, claro y preciso en lo que seordena.

Que instruye: Complementa a la orden. Informa losprocedimientos que deben seguirse para cumplir laorden.

Que informa: Transmite informaciones de diversa

índole. Que solicita: Se dirige a un superior. Es cortés y

realiza una petición.


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2. Informe

Es un tipo de texto expositivo Puede ser de carácter académico o profesional

Su objetivo o propósito principal es dar cuenta de

hechos o de una investigación realizada. Se elabora con mucha frecuencia en las empresas

comerciales o estatales.


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Características

Su presentación es formal. Puede tratar una

diversidad de temas, segúnsea profesional oacadémico.

Se redacta en un lenguajeclaro, preciso y objetivo, sinincluir valoraciones de tipopersonal.

En el caso de los informesde carácter profesional

estos varíanconsiderablemente deacuerdo con los formatosusados en la institución.


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Características

Es una comunicación interna de la empresa Puede variar en tamaño, tipo y extensión.

Puede ir acompañado de anexos: cuadros,

fotografías, dibujos, mapas, planos, etc. Hay dos clases de informes: ordinarios o generales y

técnicos.


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Contenido del informe Partes formales

Problema

Análisis Sugerencias (posibles

soluciones)

Conclusión

TituloPara:De:Problema

________________ Análisis _________________Sugerencias

__________________Conclusión

__________________Firma

__________________

Fecha __________________


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Otro modelo

Cubierta o portada: Se coloca el título del informe, lafecha, a quién va dirigido y quién lo elabora.

Tabla de contenidos: Es el índice del informe, esdecir las partes que contiene. Adicionalmente se puedeagregar un resumen de los contenidos.

Introducción: Se presenta el tema y objetivo delinforme. Además de la forma en que se abordará el tema.

Cuerpo: El desarrollo de los temas. Objetivos, hechosdescritos, análisis y discusión si la hubiere. Luego se

procede a la conclusión. Anexos o apéndice: Se incluye la bibliografíaconsultada y el material adicional, tablas ,gráficos,fotografías, etc.


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El actaDocumento en el quequeda constancia de losacuerdos y decisionestomados en una

reunión oficial oprivada. Se caracterizaprincipalmente porciertas especificidades.

Comúnmente, el acta se utiliza en reuniones decarácter formal, como por ejemplo, juntas desocios, juntas de vecinos, asambleas deprofesores o estudiantiles, etc.

Su elaboración está a cargo de una persona queactúa como secretario y para que tenga validezdebe ir firmada por una persona autorizada comoel presidente o responsable de las personas quese reúnen.

El acta cumple una función informativa, ya que

detalla el desarrollo de la reunión, y prescriptiva,porque los acuerdos que en ella se alcanzancomprometen a las personas que los hanadoptado.

El estilo de las actas se caracteriza por laconcisión y la claridad, puesto que los acuerdostomados no pueden prestarse a equívocos o

distintas interpretaciones. Las actas no solo son escritos en los que se

plantean los problemas y los acuerdos tratadossino que también sirven para dejar constancia dela elección de alguien para un cargo.


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Estructura del

actaLa estructura del actaestá determinada por sucontenido, ya que cadaapartado se

corresponde con cadauno de los aspectos dela reunión.

Estructura del acta:

Título: recoge el nombre de la asociación ogrupo y el motivo por el que se reúnen.

Introducción:• Lugar, hora y fecha de la reunión.• Asistencia: se precisan los presentes y losausentes, generalmente aparecen en elmargen. También se mencionan losnombres completos del presidente ysecretario de la reunión.

Orden del día: detalla los asuntos que se van a tratar.

Desarrollo de la reunión: especifica lotratado en la reunión.

Cierre: determina la hora en que se

finaliza la reunión. También expresa laconformidad de los presentes e incluyefirmas del presidente y el secretario.


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Practica

Escriba: Memorando para indicar el uso adecuado del

teléfono en las oficinas, en horas de trabajo. Usted,

jefe de personal, se dirige a sus empleados paranotificarles el horario en que se pueden hacerllamadas personales.

Informe para su jefe Pedro Albino, director de

reformas educacionales, quien le ha encargado unainvestigación respecto al uso de las TICS en el aulade lenguaje en las comunas de Stgo.

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