UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE AGRONOMIA

CURSO : REDACCION TECNICA

DOCENTE : Ing. CALDERON INGA, Jorge

ALUMNA : VILLANUEVA QUISPE, Madelí T.

CICLO : I

ACOBAMBA-HUANCAVELICA

2015

INTRODUCCIONEn la actualidad al igual que en casi todas partes tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de constituir un cumulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para desocupar o hacer espacio en la oficina.

Todo esto lo hemos revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para transformar es imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar, clasificando y ordenando de manera técnica y metódica.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSLa administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que permiten:

Almacenar, organizar y localizar documentos. Garantizar la coherencia de los documentos. Administrar los metadatos de documentos. Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados. Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulación

de los documentos.

El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, que produce publicaciones destinadas a los clientes, como manuales de usuario y hojas de especificaciones de productos, usa muchas de las características de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007. El equipo guarda todo el contenido que crea en un sitio creado con la plantilla del sitio del Centro de documentación. En el sitio del Centro de documentación, los miembros del equipo usan control de versiones principal y secundaria para realizar un seguimiento del desarrollo de los documentos a través de sus diferentes versiones. También usan desprotección obligatoria para asegurar que los miembros del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otro.

Almacenar y organizar documentos en un sitio del Centro de documentaciónLa plantilla del sitio del Centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007 puede usarse para crear sitios optimizados para crear, usar y almacenar grandes volúmenes de documentos. Los sitios creados con la plantilla del sitio del Centro de documentación tienen características de administración de documentos especializadas como desprotección obligatoria y control de versiones principal y secundaria, activadas de forma predeterminada. La desprotección obligatoria ayuda a evitar conflictos y confusión respecto de los cambios, dado que sólo un usuario puede modificar un archivo a la vez. El control de versiones permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en los documentos y ayuda a administrar el contenido a medida que lo revisa. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos, o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Usar tipos de contenido para administrar documentos de forma coherenteUn tipo de contenido es un grupo de parámetros reutilizables que describen los comportamientos compartidos de un tipo de contenido específico. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y manejar el contenido de forma coherente en una colección de sitios. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de documento o producto de información que la organización cree para asegurarse de que estos diferentes tipos de documentos se manejen de forma coherente.

El departamento de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, creó dos tipos de contenido denominados Manual de usuario y Especificación de producto. Cuando los miembros del equipo van al Centro de documentación para crear un nuevo documento, cada uno de estos tipos de contenido aparece como una opción en el botón Nuevo en la biblioteca de documentos. Cada tipo de contenido especifica su propia plantilla, de modo que todos los manuales de usuario y especificaciones de producto tengan el mismo formato. Cada tipo de contenido también especifica sus propias columnas personalizadas de modo que, por ejemplo, todos los manuales de usuario contienen metadatos acerca de los modelos de producto a los que se aplican los manuales. Cada tipo de contenido incluso contiene sus propios flujos de trabajo. De esta manera, el equipo puede tener la seguridad de que todos los manuales de usuario siguen los mismos procesos de comentarios y aprobación. Además, dado que las especificaciones de los productos se incluyen en otro tipo de contenido, dichos documentos pueden seguir procesos diferentes y tener columnas que requieran metadatos diferentes.

Administrar las propiedades del documentoUna de las formas principales en que los usuarios pueden encontrar información que se ha guardado en un sitio web o en un sistema de administración de documentos es examinando

o buscando los metadatos (propiedades del documento) que se han guardado junto con los archivos. Sin embargo, los empleados de organizaciones no suelen agregar ni actualizar las propiedades del documento de los archivos cuando los guardan.

Los programas y servidores disponibles en 2007 Microsoft Office system ayudan a los usuarios a crear y actualizar los metadatos de los documentos. Cuando se abre o edita un documento guardado en un sitio de Office SharePoint Server 2007 en un programa de escritorio de versión de 2007 Office, como Word, Excel o PowerPoint, se pueden editar las propiedades del servidor de dicho documento en el Panel de información del documento que aparece en la parte superior del archivo. Si se agregan las columnas predeterminadas al tipo de contenido de dicho documento o a la biblioteca en la que se guardan los documentos, los valores de dichas columnas se muestran como campos de propiedad en el Panel de información del documento. Al integrar la experiencia de edición de propiedades del documento con la experiencia de edición del contenido, los programas de versión de 2007 Office facilitan a las organizaciones la tarea de mejorar la calidad de los metadatos de su contenido.

Asimismo, las organizaciones pueden usar Microsoft Office InfoPath 2007 para crear paneles de información del documento personalizados que luego pueden agregar a tipos de contenido específicos.

Ayudar a proteger los documentosOffice SharePoint Server 2007 también ofrece varias opciones para que las organizaciones puedan proteger los documentos guardados en un sitio de SharePoint contra el acceso o uso no autorizados. Las organizaciones pueden aplicar Information Rights Management (IRM) a una biblioteca de documentos entera para proteger un conjunto completo de documentos. IRM permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se descargan de listas o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita el número de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer los archivos de modo que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de los archivos. De esta forma, IRM puede ayudar a una organización a aplicar las directivas

empresariales que rigen el control y la difusión de información confidencial o de su propiedad.

Office SharePoint Server 2007 también permite proteger archivos de otras formas. Si desea impedir que otros usuarios lean borradores de documentos en proceso, puede configurar una biblioteca de documentos con control de versiones principales y secundarias y, a continuación, especificar qué grupos de usuarios pueden leer las versiones secundarias (borradores). Los borradores son las versiones secundarias de archivos o elementos de listas que aún no están aprobados como principales. Si configura la biblioteca para que requiera aprobación del contenido, los borradores no se publicarán como versiones principales hasta que alguien con los permisos apropiados apruebe su publicación.

Otra forma de ayudar a proteger los documentos es mediante la configuración de permisos para carpetas, elementos de lista o documentos individuales. Si sólo hay uno o dos archivos en una biblioteca de documentos a la que desea restringir el acceso, puede editar los permisos para estos elementos individuales para modificar quién tiene permiso para verlos o editarlos.

Administrar procesos de documentos con flujos de trabajoPara mejorar los procesos de negocio relacionados con documentos comunes, Office SharePoint Server 2007 ofrece flujos de trabajo integrados que las organizaciones pueden usar para administrar tareas como revisión, aprobación de documentos y recopilación de firmas. Un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso de negocio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a administrar procesos de negocio relacionados con documentos de forma más eficiente, ya que realizan un seguimiento automático de las tareas humanas implicadas en dichos procesos y las administran.

El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, usa ampliamente el flujo de trabajo Recopilar comentarios. En lugar de enviar mensajes de correo electrónico a los revisores, el autor puede iniciar un flujo de trabajo con el documento en uso directamente desde Office Word 2007. El flujo de trabajo se encarga de administrar el proceso: envía notificaciones a los revisores, crea tareas para ellos y realiza el seguimiento del estado de las tareas. Los revisores pueden completar sus tareas en Word 2007 o en Microsoft Office Outlook 2007.

Asimismo, con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation, las organizaciones pueden desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados para administrar procesos de negocio exclusivos de sus organizaciones.

Procedimientos para el control de documentación

,

Controlar la documentación de manera efectiva deriva en que los empleados puedan encontrar los documentos que necesitan.

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Los procedimientos para controlar documentos garantizan que los empleados en la parte operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor. Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. Se debe realizar un seguimiento de la preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las versiones actualizadas. Entre esos procedimientos están: los registros de los empleados que han creado, modificado y aprobado el documento para que la empresa pueda determinar cómo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios.

CreaciónLos procedimientos para controlar los documentos especifican quién es responsable de la creación de cada documento en particular y cómo el autor lo debe identificar. Además de nombrar el documento de una manera establecida, el empleado responsable debe firmar el documento para identificarse como el autor. La firma del documento indica que el empleado considera la obra completa, y tiene que incluir la fecha para establecer cuándo se completó la obra.

RevisiónLos principios de control de calidad requieren que las empresas revisen muchos de sus documentos para controlar que sean exactos, sobre todo los dibujos y las especificaciones técnicas. Los procedimientos del control de documentos detallan qué documentos deben ser revisados, por quién y cómo se debe registrar esa examen. Normalmente, el procedimiento de revisión especifica las competencias que un revisor debe tener, y cómo se deben realizar los cambios que sean necesarios en el documento. Se detalla el modo en que se deben registrar los cambios y dónde se debe firmar para indicar que se ha completado una revisión satisfactoriamente.

ControlAparte de los cambios realizados durante una revisión, los cambios requeridos en la documentación suelen ser consecuencia de cambios que se han realizado en los proyectos u operaciones. Los procedimientos para controlar los documentos especifican quien inicia las revisiones y debe ser quien las finalice. Una vez que se haya completado la revisión, el documento revisado recibirá una designación para que los empleados la identifiquen como la revisión más reciente a partir de una fecha determinada. El documento viejo recibirá una designación como obsoleto y una marca para identificar que no está actualizado.

ReemplazoUna parte fundamental del procedimiento para controlar los documentos detalla cómo la empresa se debe asegurar de que las versiones más recientes de los documentos reemplacen las versiones obsoletas donde se ubican los documentos en uso. Los procedimientos especifican quién es el responsable de renovar la documentación, quién con frecuencia es quien inició las revisiones. Por otra parte, los procedimientos instruyen a los usuarios sobre cómo identificar la documentación relativa al material obsoleto y cómo se identifican las revisiones más recientes.

Documentos externosCon frecuencia, las empresas deben usar documentos externos a la empresa. Esos documentos no siguen los procedimientos internos apenas ingresan. Los procedimientos

para controlar documentos especifican quién es responsable de integrar dichos documentos al sistema de la empresa. Se detalla cómo se los debe identificar, si es necesario realizar una revisión y cómo se debe proceder con las revisiones en caso de resultar necesarias. Una vez integrados, los empleados responsables deben asegurarse de que los documentos externos relevantes estén disponibles para cuando se necesite utilizarlos.

Documentacion Tecnica La documentación Técnica consiste en toda la información que nos explica cómo funciona un sistema como está diseñado y con qué fin. Un documento de este tipo suele contener las características técnicas y la forma de operar del sistema, esta información sirve para darle a entender a las personas que vallan a trabajar con él y de esta forma se le pueda dar mantenimiento.Existen varios tipos de documentación, está la de los programas la cual explica la lógica de un programa e incluye descripciones, los diagramas de flujo, listado de programas y por último los requerimientos para que pueda ser usado de la manera más optima.

Muchas organizaciones actualmente tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.Otra tipo es el registro físico el cual consiste en un escrito que contiene los siguientes elementos:Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.El diseño del sistema de información administrativo.Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.

¿Porque es importante la documentación Técnica?

La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención.Siempre se debe documentar un sistema pensando en que no lo usaremos en mucho tiempo ya que si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.