RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVADefiniciónConsiste en que todos los recursos tengan un rendimiento óptimo, para que se reduzca todo tipo de esfuerzo, gastos o pérdidas, y así lograr que exista buena productividad.Trata de establecer orden, simplicidad y oportunidad en la organización y procedimientos que se realicen, para lo cual utiliza técnicas y métodos orientados a estudiar, diseñar y simplificar estructuras, funciones, redacción de manuales, organigramas, procedimientos, cargos, y la óptima utilización integral de los recursos existentes.Se aplica en variados aspectos de las actividades institucionales, especialmente en las referidas a organización, personal, maquinarias, ambientes, etc.; con esto se busca reducir los costos en la producción y hacer más eficiente las gestiones administrativas. Además su aplicación eliminará, ciertas incertidumbres, evitando desórdenes y/o paralización de funciones o logrando su disminución parcial o total, con lo cual se alcanzará más eficiencia en el propósito deseado.ImportanciaEs importante, porque su aplicación permitirá a los ejecutivos tener una mejor visión sobre la institución, el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus entidades, controlando el nivel y la frecuencia de errores, lo cual optimizará sus procesos y/u operaciones.GeneralidadesYa no es factible administrar las empresas como se hacía tradicionalmente o con métodos pasados, ahora se requiere de personal especializado en cada área y sector para lograr los objetivos trazados.La importancia que existía por la funcionalidad, iba de la mano con el avance que experimentó la ciencia y la técnica, lo cual originó una veloz secuencia de métodos y sistemas, cada vez más avanzados y perfectos, los cuales dejaban obsoletos, en muy corto tiempo, los métodos existentes.Sin embargo, estos adelantos técnicos, así como la aparición de los departamentos y dependencias funcionales, han originado, al mismo tiempo complejidad de su desenvolvimiento, que ha requerido utilización de personal más especializado y la preparación de adecuados programas de trabajo para permitir un funcionamiento eficiente de la cada vez más complicada maquinaria administrativa.Objetivos Ahorrar tiempo, trabajo, personal, presupuesto. Optimizar la relación insumo-producto Perfeccionar la gestión o actualización de la gestión empresarial a través de la

orientación de políticas en su implementación. Coadyuvar el desarrollo integrado de la gestión empresarial a través del cambio de

actitudes y valores de los responsables de la empresa. Promover y orientar el cambio y adecuación sistemática de la organización a los

fines de la empresa. Participar en planeamiento y control integrado en la gestión empresarial.Funciones Propicia ahorro y mejor uso de los recursos de la empresa, lo que permite invertir en

la mejora de infraestructura, equipos, etc. es decir un mejor aprovechamiento del capital para ir desarrollando el nivel de servicios y/o productos que se ofrece. En todos los casos el público usuario se beneficia.

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Actúa en base al estudio de casos específicos y a la elección de los aspectos que se estimen más convenientes recomendar. Debe abarcar acciones orientadas al perfeccionamiento de la actuación de la propia dirección.

No debe por más tiempo limitarse al clásico papel pasivo consistente en la espera de la solicitud de asesoramiento, sino que debe considerarse como un proceso continuo, global, sistemáticamente planificado y controlado y que requiere un decisivo compromiso formal por parte de todos los directivos de los organismos afectados.

Asimismo, ayuda a la dirección gerencial a definir los objetivos de los sistemas y plantear las soluciones o alternativas de mejoramiento de los mismos. En su papel asesor y coordinador para la aplicación la racionalización, debe requerir el aporte de todas las áreas y ningún organismo puede quedar exento de responsabilidad.

Desventajas Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza del proceso de

Racionalización, consiste en la poca frecuencia con que ésta se emplea. Otra razón es que se mantienen el conflicto con la alta dirección.

El riesgo es utilizar la Racionalización Administrativa de manera rutinaria es decir utilizar los recursos y procedimientos, pero solo para funciones básicas, lo que significa una sub utilización de éstos, que podría ser más productiva para la modernización de la racionalización como técnica para la modernización administrativa.

ObservacionesLa Racionalización Administrativa se puede aplicar tanto a la administración pública como privada, pero en la realidad se aplica más en el sector privado, ya que éste sector está más tanto de los cambios y mejoras de su entorno, con lo que las empresas dirigen sus esfuerzos a mejorar ellos mismos por estos cambios observados. Van a la vanguardia de lo que su entorno necesita e invierten dinero y capital en lograr capacitar a sus empleados para lograr sacar ventaja en la competencia del día a día, logrando con esto tener personal que esté bien preparado para cualquier requerimiento que se necesite en el medio, a diferencia del sector público donde todavía se nota indiferencia o falencia en querer llevar las actividades de manera correcta, salvo algunas excepciones.

EFICIENCIA, EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD Y LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES

EFICIENCIADefinición Una empresa, organización, producto o persona es "eficiente" cuando es capaz de

obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

Hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.

Otras definiciones Aplicada a la Administración:

Según Idalberto Chiavenato, eficiencia significa “utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados".

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Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos".

Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión".

Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada".

Aplicada a la Economía: Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de

la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos".

Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos".

Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos".

Aplicada a la Mercadotecnia: Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de

logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)".

Según el Diccionario de la Real Academia Española: Eficiencia (Del lat. efficientĭa) es la capacidad de disponer de alguien o de algo

para conseguir un efecto determinado.Para terminar, y teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición general de eficiencia:"Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados"PrincipioEl actor estratégico hará un uso dosificado de sus recursos en cada evento del juego interactivo, lo cual ocurrirá en función de la aplicación de recursos por parte del otro."IndicadoresTeniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.

Efc= N ° horaslaboradasPuestos de trabajoatendidos

Efc= N °de horas laboradasUsuarios atendidos

Efc= N ° horas deausentismoN °de horas programadas

Miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un procesoEFICACIADefiniciónEs la relación existente entre el vector producto y el vector resultados, durante el subproceso cuasi-estructurado y tecno-político de conversión de productos en resultados; esta relación se establece por la calidad* del producto al presentar el

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máximo de efectos deseados y mínimo de indeseados. Reduciendo así, los reprocesos, re-trabajo y el desperdicio, dentro de la viabilidad prevista.Al entender la calidad como el grado de satisfacción del cliente / usuario / o ciudadano, según el caso, se puede visualizar la diferencia entre producto y resultado, como la brecha existente entre el producto y las expectativas que se tienen de este, para lograr variaciones o invariaciones en la situación o estado del sistema.PrincipioLa obtención de los resultados deberá exigir la menor cantidad de eventos posibles. El encuentro y la fricción deberán minimizarse, y solo producirse como eventos encadenados integral y orgánicamente orientados hacia los resultados".IndicadoresEficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Efa=N ° PersonascapacitadasTotal empleados

Efa=N ° Asesorías eficacesTotal Asesorías

Efa=N ° de solicitudes informáticas oportunasTotalde solicitudes

Efa= N °Documentos entregadosTotal de documentosd recibidos

Miden el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos, se enfocan en el qué se debe hacer, para este indicador se deben conocer y definir los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera.PRODUCTIVIDADDefinición Es la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de

recursos utilizados. En la fabricación la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las máquinas, los equipos de trabajo y los empleados.

Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque sistemático decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos (insumos) en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de productos.

La productividad en las máquinas y equipos está dada como parte de sus características técnicas. No así con el recurso humano o los trabajadores. Deben de considerarse factores que influyen.

Variables Calidad: La calidad es la velocidad a la cual los bienes y servicios se producen

especialmente por unidad de labor o trabajo. Productividad = Salida/ Entradas Entradas: Mano de Obra, materia prima, Maquinaria, energía, capital Salidas: Productos. Misma entrada, salida más grande Entrada más pequeña misma salida Incrementar salida disminuir entrada Incrementar salida más rápido que la entrada Disminuir la salida en forma menor que la entrada.

COMPETITIVIDAD EN LAS EMPRESAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

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La competitividad internacional puede definirse como la capacidad que tiene una empresa para lograr un mayor y mejor rendimiento sobre sus competidores en los mercados extranjeros y preservar así las condiciones que sustentan sus rendimientos actuales y futuros.El rendimiento internacional de una empresa significa evaluar la competitividad de la empresa en términos de sus consecuencias, es decir, a través de los resultados netos que se obtienen de su rivalidad competitiva con otras empresas que disputan el mismo mercado, obteniendo así una mejor cuota internacional.Por consiguiente es necesario conocer cuáles han sido esas causas que han contribuido en la obtención de esos rendimientos, lo que se define como competitividad ex-ante, en tanto que, representa el potencial competitivo.La competitividad internacional de las empresas tiene que ver con las fuentes de creación de ventaja competitiva (competitividad ex-ante), con el perfil de internacionalización, y con la presencia de la empresa en los mercados internacionales y su rendimiento en el extranjero (competitividad ex-post). En las ventajas específicas de la empresa encontramos que existen varios factores determinantes para la competitividad a nivel de la empresa, basándose en la aplicación de buenas prácticas a lo largo de toda la cadena de valor agregado (desarrollo, adquisición y almacenaje, producción, comercialización). Por otra parte la competitividad de las empresas se fortalece a través de su integración a redes de corporación tecnológica (con otras empresas y con instituciones de investigación científica y tecnológica). Otro punto que debe tener en cuenta la empresa es la logística eficaz entre empresas las cuales constituyen un importante punto de partida para incrementar la eficiencia. Requerimientos y reorganizaciones de las empresas Las empresas se ven confrontadas hoy con requerimientos cada vez más fuertes que resultan de distintas tendencias:• La globalización de la competencia en cada vez más mercados de producto.• La proliferación de competidores debido a los procesos exitosos de industrialización

tardía.• La diferenciación de la demanda.• La reducción en los ciclos de producción.• La implantación de innovaciones radicales (nuevas técnicas microelectrónicas,

biotecnológicas, ingeniería genética, nuevos materiales, nuevos conceptos organizativos).

• Avances radicales en sistemas tecnológicos que obligan a redefinir las fronteras entre las diferentes disciplinas.

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