PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL ESTUDIANTIL DE LA DIRECCIÓN DEL

SISTEMA DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE

VENEZUELA

Tutor: Neusebeli Bracamonte

Autor: Milagros Secada

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA

PROBLEMA OBJETIVOS

MARCO TEÓRICO MARCO METODOLÓGICO

DIAGNÓSTICO

PROPUESTA

CONCLUSIONES  RECOMENDACIONES

ProblemáticaProblemática

APLICACIÓN DE

OPERACIONES ARCHIVISTICAS

POLÍTICAS

CALIDAD

DE

SERVICIO

ESPACIO INSUFICIENT

E

EL PROBLEMA

GENERAL

PROPONER LA CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL ESTUDIANTIL DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA

ESPECÍFICOS

DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA

ESTABLECER CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN, ACORDES CON LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA DIRECCIÓN DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL

ESPECÍFICOS

ESTABLECER CRITERIOS PARA EL TRATAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y UBICACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

ELABORAR LINEAMIENTOS TÉCNICOS PARA LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES DISEÑAR NORMAS PARA LA SELECCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO

U.B.V.

La formación integral de estudiantes y profesores que participan en sus procesos educativos como personas dignas

La generación de conocimientos en campos científicos, tecnológicos, sociales y humanísticos

La interacción social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las comunidades, de su entorno, de la región y del país

DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL

Esta Dirección es la encargada de planificar, dirigir, controlar y supervisar, la ejecución de procesos de ingreso, iniciación, prosecución y egreso estudiantil

MISIÓN

Elaborar, ejecutar y evaluar de forma permanente políticas de ingreso, prosecución y egreso de aspirantes y estudiantes adscritos en la Universidad, en cooperación con las autoridades, y que estén orientadas a incrementar la equidad y la pertinencia; fundamentada en la vocación, actitudes e intereses de los estudiantes y sobre todo en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Tipo de Investigación Descriptiva

Diseño investigació

n de Campo

Población y Muestra

FASES

PROPUESTA PROPUESTA

BÚSQUEDA Y ANÁLISISDE FUENTES

DOCUMENTALES

BÚSQUEDA Y ANÁLISISDE FUENTES

DOCUMENTALES

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS

OBSERVACIÓNDIRECTA

OBSERVACIÓNDIRECTA

ARCHIVO

GENERAL

Estructura física

Personal

Conservación y preservación

FondoDocumental

Magnitud y marco cronológico

Tipología documental

Prevención y seguridad

Procesamiento archivístico

PROPUESTAPROPUESTA

Operacionesarchivísticas

ClasificaciónOrdenaciónDescripción Expurgo

Medidas deconservación

Materiales de construcción Humedad Iluminación Ventilación Fumigación Mantenimiento

Unificación y modernización de las tareas archivísticas

Asesoría y apoyo archivístico a las diferentes sedes que están adscritas a la Dirección

Fortalecimiento y desarrollo del recurso humano actual y a futuro en el área de archivo

Rescate y conservación del patrimonio documental de la Dirección

Proyección del Archivo General como unidad estratégica de información de la Dirección y por ende de la Universidad

POLÍTICAS

RECURSOSRECURSOSHUMANOSHUMANOS

MOBILIARIOY EQUIPOS

SERVICIOS

Area deArea de

Prevención y Prevención y

RecuperaciónRecuperación

Area deArea de

Procesos Procesos

TécnicoTécnico

Area deArea de

AlmacenamientoAlmacenamientoArea de AtenciónArea de Atención

al Público al Público

Sala de

Exposiciones

Sala de Sala de

ReunionesReuniones Dirección delDirección del

Archivo General Archivo General

Area de Area de

Soporte TécnicoSoporte Técnico

Puesto Puesto de de

TrabajoTrabajo

Puesto Puesto de de

TrabajoTrabajo

Puesto Puesto de de

TrabajoTrabajo

PROPUESTADISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICO

Falta de capacitación del personal encargado de los archivos de gestión en materia archivística

Inexistencia de normativas y pautas archivísticas para el tratamiento, manejo, conservación y preservación del fondo documental

Espacio físico inadecuado

Existencia de duplicidad de documentación por falta de un ente coordinador que regule y dicte las pautas que deben seguir los archivos de gestión

La necesidad de crear el Archivo General de la Dirección del Sistema de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela, resulta determinante para su efectivo funcionamiento y avance, ya que este garantizará la preservación y conservación de su documentación

Son pocas las instituciones universitarias que poseen un fondo documental debidamente organizado bajo la aplicación de las técnicas archivísticas en los diferentes archivos de gestión que integra el campo universitario

Mediante la gestión de documentos los archivistas universitarios pueden participar de manera fundamental en la mejora de la eficacia y eficiencia de procesos de gestión en la organización

La creación del archivo de la Dirección del Sistema de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil, permitirá regular, mantener, y conservar todo el patrimonio documental estudiantil existente en la Universidad Bolivariana de Venezuela. Asimismo contribuirá muy positivamente a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de la universidad

Establecer las políticas archivísticas que regulen los procesos de clasificación, eliminación, selección, expurgo, transferencia, traslado etc.

Designar el presupuesto necesario para la implantación de la propuesta, para adquirir todos los recursos materiales y humanos

Elaboración de un manual de normas y procedimientos que fije las pautas a seguir en el Archivo General y en los Archivos de Gestión

Tomar las previsiones necesarias en cuanto a normas de seguridad, preservación y conservación para salvaguardar la documentación

Gracias

Merci

Thank

you

Graccie

Danke