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Proceso de elaboración del Catálogo de disposición documental
5 de noviembre de 2009
Antecedentes
Inventario de series documentales
Registro Central de Disposición Documental (RCDD)
Registro Central de Disposición Documental (RCDD)
POLÍTICA INTERIOR
Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales.
ISO 15489ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES
DE LAS INSTITUCIONES(VERSIÓN PRELIMINAR)
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
II De la organización de los archivos
I. Del control de gestión
II. De los archivos de trámite
III. Del archivo de concentración
IV. Del archivo histórico
V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.
Institucional
• ESTRUCTURA
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
OFICIALIA DE PARTESU de C.
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
Recursos Humanos
Un órgano normativo y
de decisión
Los órganos operativos
Los canales de
comunicación necesarios
entre los distintos
órganos del sistema.
ARCHIVOS DE TRÁMITEARCHIVOS DE TRÁMITE
II De la organización de los archivos
I. Del control de gestión
II. De los archivos de trámite
III. Del archivo de concentración
IV. Del archivo histórico
V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.
Documental
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico
• Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurar la elaboración de los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización de sus archivos administrativos.
• El Archivo General proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los mismos.
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
IDENTIFICACIONConsiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental:
El Productor
Función
Documento de Archivo
Identificación
IDENTIFICACIONCompilar la información institucional:
•Disposiciones legales
•Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia
Identificación
IDENTIFICACIONDisposiciones que regulan las competencias administrativas.
•Normas y procedimientos
Identificación
IDENTIFICACIONNormas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción
Identificación
IDENTIFICACION•Entrevistar a los productores de los documentos
•Ubicar la procedencia institucional de la documentación
•Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes
Identificación
• Datos del responsable del archivo:NombrePuestoTeléfonoNombre de la persona que atiendePuestoTeléfono
• Datos del archivo:Tipo de archivoLocalizaciónTipo de mobiliarioMetros linealesEstado de conservación de la documentación
• Información documental:Tipo de series documentales o expedientes generanClasificaciónOrdenaciónConsulta de la documentaciónValor documentalTradición documentalPlazo de conservaciónFormatos para llevar el control de la documentaciónLineamientos para la organización y control de la documentaciónDestino de los expedientes una vez perdida su utilidadOficinas con quien se comparte atribucionesObservaciones
IDENTIFICACION•Conocer la evolución del sujeto productor
•Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos
•Identificar series documentales
•Conocer tramites y procedimientos
Resultados de esta etapa
Código. Secciones.
1C Legislación.
2C Asuntos Jurídicos.
3C Programación,Organización y Presupuestación.
4C Recursos Humanos.
5C Recursos Financieros.
6C Recursos Materiales y Obra Pública.
7C Servicios Generales.
8C Tecnologías y Servicios de la Información.
9C Comunicación Social.
10C Control de Auditorias.
11C Planeación, Información, Evaluación y Política.
12C Acceso a la Información.
Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes
SECCIONES
Identificación
Código. Secciones.1S Atención a la Ciudadanía.
2S Planeación y Coordinación de la Agenda Presidencial.
3S Políticas Publicas.
4S
5S
6S
N
Cuadro de Clasificación de Funciones Sustantivas
SECCIONES
Identificación
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros.
5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros.
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal.
5C.4 Ingresos.
5C.5 Libros contables.
5C.6 Registros contables.
5C.7 Valores financieros.
5C.8 Aportaciones a capital.
5C.9 Empréstitos.
5C.10 Financiamiento externo.
5C.11 Esquemas de financiamiento.
5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros.
5C.13 Créditos concedidos.
SERIES
5C Recursos Financieros
5C.5 Libros contables.
5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica.
5C.5.2 Cuenta Pública.
5C.5.3 De balances.
5C.5.4 De Diario.
5C.5.5 De inventarios.
5C.5.6 Mayor.
Identificación
Fondo.
Sección.
Serie.
Subserie.
Presidencia de la República.
5C Recursos Financieros
5C.5 Libros contables
5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica.
5C.5.2 Cuenta Pública.
5C.5.3 De balances.
5C.5.4 De Diario.
5C.5.5 De inventarios.
5C.5.6 Mayor.
Identificación
1S.1 Disposiciones en materia.
1S.2 Planes,Programas y proyectos.
1S.3 Peticiones.
1S.4 Compromisos presidenciales.
N
SER I ES
1S Atención a la ciudadanía
1S.3 Peticiones.
1S.3.1 Asuntos agrarios.
1S.3.2 Desarrollo administrativo.
1S.3.3 Desarrollo agropecuario y pesquero.
1S.3.4 Actividades económicas y productivas.
1S.3.5 Asistencia social.
1S.3.6 Comunicaciones y transportes.
Identificación
Fondo
Sección
Serie
Subserie
Expediente
Presidencia de la República.
1S Atención a la ciudadanía.
1S.3 Peticiones.
1S.3.1 Asuntos agrarios.
1S.3.1.1 Autoridades ejidales y comunales.1S.3.1.2 Conflictos agrarios.1S.3.1.3 Dotación y regulación de tierras.1S.3.1.4 Expedición de documentos.1S.3.1.5 Indemnización por afectación de tierras
Identificación
IDENTIFICACION
•Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación
Valoración
ACTIVA INACTIVASEMIACTIVA
VALORACIÓN
PRIMARIA SECUNDARIA
VALORACIÓN PRIMARIA
IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS
PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN
VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos
CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIACUAL QUE QUIEN COMO
ADMINISTRATIVO
DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE EL
TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE
RELACIONAN LOS DOCUM ENTOS QUEDE
CONCLUÍDO O PRESCRITO
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,
FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN
APLICABLES
JURÍDICO O LEGAL
DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE LOS
DERECHOS U OBLIGACIONES
CERTIFICADOS POR LOS DOCUM ENTOS CESEN O
PRESCRIBAN
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA
SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA
DEPENDENCIA
MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE
DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL
PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS
FISCAL
DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD
DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS
DE LOS RECURSOS PÚBLICOS
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA
SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL
PLAZO O EV ENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD
PROBATORIA
ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE
LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS
TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS
CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO
FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.
VALORACIÓN SECUNDARIA
CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA
CUAL QUE QUIEN COMO
EVIDENCIAL
DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y
OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES
GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE
ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN
DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN
NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
TESTIMONIALDETERMINAR SI DA CUENTA
DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA
INSTITUCIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS
DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN
INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
INFORMATIVO
DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN
A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS
FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC.
(APLICACIÓN DE MUESTREO)
RESULTADOS DE LA VALORACIÓN
• Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo.
• Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.
• Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.
RESULTADOS DE LA VALORACIÓN
• Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.
• Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.
• Identificar las series documentales con valores secundarios.
En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.
REGULACIÓN
El Catálogo de disposición documental se integrará por:
• Introducción o presentación. Aquí se explicaráel contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.• Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. •la base jurídica institucional.
REGULACIÓN
El Catálogo de disposición documental se integrará por:
•Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.
REGULACIÓN
•Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.
• Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, asícomo controlar su accesibilidad y regular su transferencia.
RESULTADOS DE ESTA ETAPA
• Registro y procesamiento de la información en una base de datos para integrar el listado definitivo de cada serie documental
Regulación
•Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.
CONTROL
Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.
Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.
Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.
Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.
CONTROL
Presentación a las autoridades correspondientes del Catálogo de Disposición Documental para su autorización y posterior difusión y aplicación
Se presento el Catálogo de Disposición Documental a cada uno de los titulares de las unidades administrativas generadoras de la documentación para su visto bueno, autorización y solicitud al Archivo General de la Nación para su registro y validación.
Ya aprobado y validado por las autoridades correspondientes se hizo la difusión del Catálogo de Disposición Documental para su conocimiento y manejo mediante cursos y talleres de capacitación.
Control
DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO NORMATIVO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL
RESULTADOS DE ESTA ETAPA
DOCUMENTOS GENERADOS
O RECIBIDOS
SE TRAMITAN SE CUSTODIANSE DETARMINA
SU DESTINOFINAL
SE CONSERVAN
SE DEPURAN
ARCHIVO DE
TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO
a partir de la elaboración y sistematización del Catálogo de Disposición Documental se puede observar una mejor organización, ya que con el uso de este instrumento normativo, permite conocer un panorama total de la documentación, su clasificación archivística, el expediente tipo, su valor documental, plazos de conservación y destino final para regular el volumen de documentos existentes en los archivos de trámite, conocer los tiempos de transferencia al archivo de concentración, conservar la información relevante para integrarla al archivo histórico y proporcionar la eliminación de los documentos de nulo valor informativo, es decir, regular los tiempos de conservación de los documentos en cada una de las unidades archivísticas a lo largo de su ciclo de vida.
¡Gracias!