procedimiento para selección, evaluación y seguimiento de proveedores_joaquín del val melús

ACADIA

Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

xPROC-PROV-001

Tipo: Procedimiento

Disposición: Uso interno Rev.:

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Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Fecha: 30-01-2012

Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 1

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE

PROVEEDORES

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Jefe de Compras Director Técnico Director General

Responsable SIG de Q,

MA y PRL

CONTROL DE CAMBIOS

Rev. núm. Pág. Descripción Fecha

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CONTENIDOS

1. OBJETIVO………………………………………………………………………3

2. ALCANCE……………………………………………………………………….3

3. DEFINICIONES………………………………………………………………...3

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………………….3

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD………………………………………….3

6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES…………………………………………........4

6.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN……………………………………………….5

7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES…………………………………………...6

8. REGISTRO DE EVALUACIONES………………………………………………..7

9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS……………………………7

10. REFERENCIAS…………………………………………………………………….7

ANEXOS

ANEXO A1. Registro de Proveedores:

Listado de documentos para acreditación como

proveedor de Acadia ……………………………………………………………...8

ANEXO A2. Registro de Proveedores:

A.2.1 Cuestionario de evaluación a proveedores de Acadia………………..9

A.2.2. Valoración y Ponderación de criterios…………………………………12

ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de

Acadia (no se adjunta)

ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificación y

ponderación de criterios………………………………………………………….13

ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia

en que se comunica la evaluación efectuada (no se adjunta)

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1. OBJETIVO

Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia:

- Definir los criterios de selección, evaluación y aceptación de proveedores

- Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores

- Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----.

3. DEFINICIONES

………….

………….

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Jefe de Compras: Tendrá la responsabilidad de dar cumplimiento a este

procedimiento en Acadia y su gestión. Mantendrá el Registro de Proveedores.

Jefe de I+i y Diseño: Definirá los requisitos técnicos de compra.

Jefe de Producción: Será el encargado de la inspección del producto comprado

Responsable del Sistema Integrado de Gestión de Q, MA y PRL: Será el

responsable de la actualización de este procedimiento y, de acuerdo con el

Jefe de Compras, de asegurar la actualización del control de cambios que se

produzcan en él así como del control de Registros de Evaluaciones a

Proveedores.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Este procedimiento establece la metodología mediante la cual Acadia selecciona,

evalúa y reevalúa a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus

resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema

Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

(SIG Q, MA y PRL).

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6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Se entiende como selección de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de

compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se

consigue la aprobación de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer

adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, así como formar

parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).

Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados

deberán ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos

proveedores se les solicitará la entrega de los siguientes antecedentes para su

acreditación (Anexo A1):

- Legales, financieros y tributarios

- Técnicos y de experiencia laboral

Asimismo, se pedirá entrega del Cuestionario de evaluación (Anexo A2).

Los proveedores deberán suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de

nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO

9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el

desempeño en calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Los

Proveedores que posean certificación en estas materias deben enviar una copia de su

certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta

certificación, deben presentar un plan de trabajo para su implementación o entregar

antecedentes que evidencien avances en estas materias.

Una vez finalizado el proceso de acreditación, y si el proveedor cumple con lo

señalado en el presente documento, la empresa se comunicará con el proveedor

dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditación

para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor

no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditación, Acadia

informará al proveedor de esta situación, y deberá señalar el o los motivos del no

cumplimiento.

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6.1. Criterios de selección

Además de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de

cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones

imprescindibles, se realizará una calificación del proveedor en base a los criterios

técnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluación. Los

proveedores podrán ser clasificados en 3 grupos, según la puntuación obtenida en

base a una escala continua de 0 a 100%, según lo especificado en el Anexo A2.

Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50%

no podrán seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de

Proveedores de Acadia.

En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean

calificados dentro de este rango, podrán ser considerados como parte de la

Lista de Proveedores, con la condición de que Acadia pueda validar su plan de

acción para atender un resultado mínimo de 70% dentro de un año.

Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel

mínimo de conformidad en relación a los requisitos de Acadia y evidencian un

claro plan de mejora continua. Este plan será chequeado por el departamento

de Compras de Acadia por lo menos una vez al año.

Aquellos proveedores que se acrediten serán incorporados al Registro de Proveedores

de Acadia, notificándose formalmente al proveedor.

Para mantener actualizada la información, en octubre de cada año se solicitará a cada

proveedor que envíe la documentación financiera del año inmediatamente anterior.

Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales,

aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deberá adjuntar

la documentación correspondiente con objeto de actualizar la información.

La acreditación tiene una duración de 36 meses, y debe ser renovada antes de la

fecha de terminación, para lo cual la empresa Acadia iniciará el proceso dos meses

de anticipación a la fecha de finalización.

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7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores se realizará mediante el seguimiento del

comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato

efectivo en el periodo de evaluación. La evaluación se realizará anualmente (por año

vencido).

Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento

consideran como criterios específicos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La

evaluación resulta de la información obtenida por los Departamentos de Compras y

Producción, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o

Contrato Vigente, y una vez que la recepción del mismo se haya realizado.

Estos criterios se evalúan según lo especificado en el Anexo B1. La escala de

calificación final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %

(máximo de evaluación), obtenido de la puntuación ponderada de las evaluaciones

parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se

agruparán en 3 clases:

CALIFICADO: Puntuación igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como

proveedor.

CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuación mayor o igual a 50% y menor que

70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores

a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no mayor a 6

meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo.

DESCALIFICADO: Puntuación menor que 50%. Se aconseja que no sea

considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos

establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder

utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora

para su reevaluación.

.

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8. REGISTRO DE EVALUACIONES

El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los

resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de

Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en

un plazo no superior a los 5 días de la verificación de los productos comprados, de

acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.

9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS Se entiende por verificación de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO

9001:2008, el establecimiento e implementación de inspección u otras actividades

necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra

especificados. La verificación también podrá ser realizada en las instalaciones del

proveedor si así se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito.

Acadia dispone de un procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-

002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA),

los procedimientos de aceptación y actuaciones ante productos no conformes, así

como las normas para realizar la revisión y control de las características de los

productos comprados. Se procederá a una revisión del mismo para detallar lo

referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de

madera, molduras y planchas decorativas).

10. REFERENCIAS

Manual de Calidad de Acadia

Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001)

Ficha de Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002)

Procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-002)


ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIÓN

COMO PROVEEDOR DE

1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA

REPRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR

Escritura de constitución

Poder de representación y DNI del representante

Solvencia económica y financiera

Informe de institución financiera

Cuentas anuales del último ejercicio

Declaración de trabajos realizados en los tres últimos ejercicios

2. SOLVENCIA TÉCNICA Y PROFESIONAL

Relación de trabajos en los últimos 5 años y certificados de dichos trabajos

Descripción detallada del equipo técnico: relación de recursos humanos

Material, instalaciones y equipos

Fábrica o talleres para la realización de los trabajos

3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y

OTRAS

De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas

Públicas

De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social

De no haber tenido fallos condenatorios sistemáticos en juicios laborales en los

tres últimos años


ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN A PROVEEDORES

DE

Nombre del proveedor

Persona de contacto y cargo

Dirección, tfno. y email de contacto

Fecha envío cuestionario

Marque una "X"

## 1. Gestión empresarial SI

Parc

ial

NO

Comentarios y documentos justificativos que aporta el

proveedor

1 ¿Tiene usted un Plan de Negocios para su empresa?

2

¿Está su Sistema de Gestión de Calidad certificado por algún organismo certificador según ISO 9001:2008 o según otro estándar internacional?

3

¿Su empresa permitirá y facilitará el acceso de Acadia a sus instalaciones, personal, documentos e información financiera relevante?

4 ¿Su empresa se compromete a seguir estrictamente los Requisitos de Acadia para proveedores?

## 2. Medio Ambiente y PRL SI

Parc

ial

NO

Comentarios y documentos justificativos que aporta el

proveedor

5

¿Está su Sistema de Gestión Ambiental certificado según ISO 14:001:2004 o según algún otro estándar internacional?

6

¿Su compañía cumple con la legislación ambiental de aplicación? (por ejemplo, permisos y autorizaciones requeridos para generación y eliminación de residuos, vertidos de aguas residuales, etc.)

7

¿Su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en trabajo está certificado según OHSAS 18001:2007 o por algún otro estándar internacional?

8

En los últimos 5 años, ¿su empresa ha estado exenta de accidentes que hayan dado lugar a daños, deterioro de la salud o fatalidad?


# #

3. Calidad en la producción SI

Parc

ial

NO

Comentarios y Documentos justificativos que aporta el

proveedor

9

¿Su empresa está capacitada y tiene experiencia en la realización de Planes de Calidad cuando así lo requiera Acadia para un determinado producto o contrato específico?

10

¿Su empresa suscribe el acuerdo de que cuando ocurra algún problema, que implique la posibilidad de suministrar piezas defectuosas, tomar todas las medidas necesarias para proteger a Acadia y a sus clientes de recibir este suministro alterado?

11

¿Su empresa asegura la calidad y cantidad de materiales y componentes suministrados por sus proveedores por medio de la selección y monitorización continuas?

12

¿Se lleva a cabo en su empresa el control de calidad de procesos y productos, con el objetivo de implementar mejoras y reducir la variabilidad en el resultado de sus procesos?

13

En caso de ser requerido, ¿se compromete su empresa a entregar evidencia del control estadístico de los productos/materiales recibidos con frecuencia por Acadia?

14

¿Está implementada en su empresa la comprobación de la calidad y operativo un procedimiento de inspecciones y ensayos?

15

¿Están sus productos o materiales adecuadamente identificados, de tal forma que se puedan rastrear desde el proceso de producción hasta la entrega en Acadia? (trazabilidad)

16

¿Dispone de un sistema específico de gestión de stocks (seguimiento de flujos de materiales y control de niveles de stocks) que garantice la disponibilidad de material, en cantidad suficiente y en el momento adecuado?


17

¿Se compromete su empresa a no hacer alteraciones del producto o proceso, sin la autorización formal de Acadia, en conformidad con los requisitos relativos a pedidos, entrega de componentes, materiales, subproveedores, local de fabricación, etc.?

18

¿Se compromete su empresa a proporcionar anualmente un plan de mejora continua, como prueba de mejora en el desempeño de su sistema de calidad?

## 5. Plazos SI

Parc

ial

NO


proveedor

19

¿Se compromete su empresa a comunicar oportunamente el progreso o la actualización de los plazos comprometidos) de entrega de sus productos para Acadia?

20

¿Su empresa, en los últimos 2 años, está exenta de penalizaciones económicas superiores al 1% del importe neto del contrato por retrasos en los plazos de entrega?

21

¿Acepta plenamente la política de Acadia de penalizaciones económicas por incumplimiento de plazos que figura en las Órdenes de Compra y Contratos?

22

¿Forma parte de los objetivos de su sistema de calidad la entrega de productos en el plazo previsto en Órdenes de compra y Contratos suscritos con sus clientes?

## 6. Costes SI

Parc

ial

NO


proveedor

23 ¿Se compromete su empresa a entregar detalles del coste del suministro, de acuerdo a lo solicitado por Acadia?

24

¿Acepta responsabilidades financieras por suministro de materiales defectuosos o no conformes y los efectos que tengan en las prestaciones de Acadia a sus clientes, a través de garantías de recuperación de costos por concepto de reprocesos, reemplazo de materiales, reparaciones, transporte u otro tipo de cargos?


ANEXO A.2.2. VALORACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS

- Respuestas “SÍ”: 2 puntos

- Respuestas “PARCIAL”: 1 punto

- Respuestas “NO”: 0 puntos Ponderación:

Bloque 1.Gestión empresarial (máximo 8 puntos): 10%

Bloque 2. Medio ambiente y PRL (máximo 8 puntos): 10%

Bloque 3. Calidad en la producción (máximo 20 puntos): 30%

Bloque 4. Plazos (máximo 8 puntos): 30%

Bloque 5. Costes (máximo 4 puntos): 20%

Luego:

Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x

30) + (PB5/4 x 20)

donde:

PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los

correspondientes bloques.


ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE

ESCALAS DE CALIFICACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS

Escala de calificación (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado

por un proveedor, según orden de compra o contrato)

Criterio Descripción del criterio Puntuación Aspectos a considerar

Calidad

Desempeño de la calidad y competencia para

cumplir con los requisitos descritos en las

especificaciones de compra

- 5 puntos: satisfacción total - 4 puntos: satisfacción aceptable - 3 puntos: satisfacción regular - 2 puntos: satisfacción baja - 1 punto: satisfacción nula

Corrige cualquier observación en documentos técnicos, entendiendo que son parte de su oferta

Entrega una atención post-venta

Plazos

Periodo de tiempo entre la

notificación al proveedor de la aceptación de

oferta o medio para la confirmación de la

compra y la llegada del producto a las instalaciones de Acadia

- 5 puntos: entre 0 y 2 días - 4 puntos: entre 3 y 4 días - 3 puntos: entre 5 y 6 días - 2 puntos: entre 7 y 8 días - 1 punto: 9 días o más

Entrega la aceptación de la orden de compra al recibirla y acepta en forma total o con observaciones de inmediato

Cumple con fechas de entrega de producto acordadas o establecidas en la orden de compra

Precios

Valor en euros del producto adquirido

- 5 puntos: por debajo del promedio (rebaja superior al 5%) - 4 puntos: por debajo del promedio (rebaja de hasta un 5%) - 3 puntos: precios iguales al mercado - 2 puntos: por encima del promedio (hasta un 5% más) - 1 punto: por encima del promedio (más de un 5%)

Respeta el precio entregado en su oferta al aceptar la orden de compra, sin exigir modificaciones al tener que corregir o mejorar el producto para cumplir con lo especificado

Ponderación:

Bloque 1.Calidad (máximo 5 puntos): 40%

Bloque 2. Plazos (máximo 5 puntos): 40%

Bloque 3. Precios (máximo 5 puntos): 20%

Luego:

Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde:

PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

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