procedimiento: control de entradas y salidas del~ almacen...

E

•ININ

AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES .

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL~ALMACEN.

N°: P.AA-1 REV.: 3 FECHA DE EMISION: Abril/2005 HOJA: 1 DE: 16

íNDICE PÁGINA

1.0BJETIVO y ALCANCE. 2

2.NOTACIONES y DEFINiCiONES 2

3.DESARROLLO 3

4. RESPONSABILIDADES 8

5.REFERENCIAS 8

6.ANEXOS 9.f

GARANIIA DE CALIDADDOCUME.NTO VERIFlC.A.D.O y .~¡LlB¡~~t' V.G(· 89(LAVE ?.. fECHA:

FIRMA·. , Iv L2oo5~,

PREPARADO POR: ENRIQUE HERNÁNDEZ TAPIA. ;¡;{f FECHA: Abril/2005

REVISADO POR: LIC. GUSTAVO ENRIQUE FLORES RAM)ífE~~../~./

PECHA: Abril/2005

FECHA: Abril/2005

APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXTL¡;7#~/? ~~ ..•.....-r=:

f"

íNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESi i

."--..,.;

AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

HOJA: 2DE: 16

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DELALMACEN.

~;:;ea:LL

FECHA DE EMISION:Abril/2005

1. OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1 OBJETIVO.

GIIAHTIADE

CALI~ADIHIH

Tienen como fin lograr la efectividad y uso óptimo del patrimonio institucional através de la recepción, custodia, control y Jntrega de los bienes muebles y deconsumo requeridos por las diferentes áreas del ININ.,

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1 DEFINICIONES.

2.1.1 Bienes Muebles Instrumentales.

Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de lasactividades que realiza el ININ, siendo susceptibles de la asignación deun numero de inventario y resguardo de manera individual, dada sunaturaleza y finalidad en el servicio.

2.1.2 Bienes Muebles de consumo.

Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades querealizan el ININ, tienen un desgaste parcial o total y son controlados através de un registro global en sus inventarias, dada su naturaleza yfinalidad de servicio.

2.1.3 Nota de Registro de Uso Directo.

Documento que se utiliza para dar entrada a los bienes muebles deconsumo que no pasan a formar parte de las existencias en el área deservicios de Almacén.

2.1.4 Notas de Entrada de Almacén.

Documento que se utiliza para dar entrada a los bienes muebles deconsumo que pasan a formar parte de las existencias en el área deservicios de Almacén.

2.1.5 Nota de Registro de Activo Fija.

Documento que se utiliza para dar entrada a los bienes mueblesinstrumentales que se integran como parte del patrimonio Institucional.

REV.: 3

rNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, i


HOJA: 3DE: 16

REV.: 3



2.1.6 Cedula de Registro.

Formato elaborado por cada uno de los bienes muebles instrumentalespara conocer su ubicación y responsable.

2.1.7 SIIA.

Sistema Integral de Información Administrativa.

3. DESARROLLO.

GII-AtiTlAtECALIDAD

IHlli

El área de servicros de Almacén realiza la recepción y entrega de los bienesmuebles instrumentales y de consumo en el diagrama de flujo (Anexo 1), seesquematiza la secuencia de actividades que se realizan.

3.1 Almacén General.

3.1.1 Lugar donde se hace la recepción de los bienes adquiridos mediantecontrato o pedido, elaborando la Nota de Entrada de Almacén (Anexo11), la cual certifica el ingreso de los bienes, se almacenantemporalmente y se distribuyen al usuario solicitante y en su casodocumentación que acredite la donación del bien mueble que se va aadquirir.

3.1.2 Abrir expediente por cada contrato o pedido.

3.1.3 Recibir del proveedor el bien mueble solicitado en el contrato o pedidocon una copia de estos documentos y el original de la facturacorrespondiente con 5 copias.

3.1.4 Tomar del archivo el expediente del contrato o pedido correspondiente.

3.1.5 Requerir la presencia del solicitante en el área de servicios de Almacén,para que conjuntamente se verifique que la documentación y el bienmueble presentado reúna las especificaciones indicadas en el contratoo pedido.

3.1.6 En el caso de bienes de importación, solicitar la presencia de unrepresentante del área de Seguros del ININ, para levantar el actaadministrativa y en caso de que el bien mueble llegue en mal estado,hacer la reclamación correspondiente a la aseguradora.

a) Si la documentación o el bien mueble presentado por el proveedorno cumple con lo especificado en el contrato o pedido, rechazar elbien mueble al proveedor, notificando al Jefe del Departamento deAdquisiciones y Almacenes.

lNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESi i

AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1 REV.: 3

~, " PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DELALMACEN.

HOJA: 4DE: 16

..--.

B11Allr11DICILICID

11II


b) En caso contrario, continua con el procedimiento.

3.1.7 Marcar en el contrato o pedido cada una de las partidas recibidas,indicando si la entrega es completa o parcial.

3.1.8 Clasificar el bien mueble de acuerdo a la partida presupuestal indicadaen el contrato o pedido, como USO DIRECTO, ACTIVO FIJO OENTRADA DE ALMACEN.

a) Si el bien mueble es clasificado como entrada de almacén, elaborarNota de Entrada de Almacén (Anexo 11)en original y 4 copias,archivar la primera copia de su control consecutivo.

b) Si el bien mueble es clasificado como uso directo, elaborar Nota deRegistro de Uso Directo (Anexo 111)en original y 4 copias, archivarla primera copia en su control consecutivo.

c) Si el bien mueble es clasificado como activo fijo, elaborar Nota deRegistro de Activo Fijo (Anexo IV) en original y 6 copias, archivar laprimera copia en su control consecutivo; estos casos puedenpresentar en:

i) Los bienes muebles fabricados en el ININ se realizan a través deuna orden de trabajo, que tiene el mismo trato de un contrato opedido.

ii) Los bienes muebles donados por el OIEA aIININ, la recepción yentrega se realiza a través del área de Asuntos Internacionales,quien turna al área de servicios de Almacén la documentacióncorrespondiente para darlos de alta y controlarlos, dándole elmismo trato de un bien mueble adquirido por medio de contrato opedido

Nota: El' valor del bien donado para efectos contables será eldeclarado en aduana o el avaluó respectivo, en ambos

. casos mas gastos de importación, fletes y demás gastosque se hayan registrado contablemente en la Gerencia deRecursos Financieros.

3.1.9 Anotar en ía factura el número de la nota de entrada de almacén de lanota de registro de uso directo o de la nota de registro de activo fijocorrespondiente.

3.1.10 Formar un juego con el original de la nota de entrada de almacén, notade registro de uso directo o nota de registro de activo fijo y el original dela factura y cinco juegos más con las copias.

iNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, ,AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

t-IOJA: 5IDE: 16

f~EV.: 3

~ PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DELALMACEN.

FECHA DE EMISION:Abril/200S

3.1 .11 Sellar y firmar de recibido todos los juegos.

3.1.12 Entregar al proveedor el juego original de la nota de entrada dealmacén, nota de registro de uso directo o nota de registro de activo fijoy factura, indicándole lo turne a la sección de cuentas por pagar en elDepartamento de Contabilidad General para el tramite de su cobro.

3.1.13 Si el bien mueble es considerado entrada de almacén.

a) Acomodar el bien mueble en el anaquelcorrespondiente.

b) Codificar el bien mueble, marcar en la factura elnúmero de dicha codificación.

c) Aplicar el movimiento de entrada únicamente porunidades en la tarjeta de Kardex.

d) Aplicar el movimiento de entrada por unidad y porcosto, en eIISIIA".

3.1.14 Si el bien mueble es considerado activo fijo:

a) Determinar el tipo de bien mueble.

b) Codificar el bien mueble.

e) Marcar en la factura el número de código.

d) Elaborar cédula de resguardo (Anexo V) en formatoestablecido en original y dos copias.

e) Aplicar el movimiento de entrada por unidades y porcosto en eIISIIA".

3.1.15 El bien mueble es considerado de uso directo, acomodarlo en el área deservicios de Almacén, para entregar posteriormente.

3.1.16 Archivar los cinco juegos de la nota de entrada de Almacén, nota del registro de uso directo o nota de registro de activo fijo y de factura o,81lAlfll I relacionar diariamente en formato establecido en original y dos copias y

DI distribuir de la siguiente manera:CALI~ID

l11H

~" ~uoa:u,

...-......

,'::---\~

:¡;

tioo,

'IJ..

lNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESi i


HOJA: 6DE: 16



a) Original de la relación y un juego de la nota deentrada de almacén, de la nota de registro de usodirecto o de la nota de registro de activo fijo y de lafactura al Departamento de Contabilidad General.

b) Una copia de la relación y un juego de la nota deentrada de almacén, de la nota de registro de usodirecto o de la nota de registro de activo fijo y defactura al Departamento de Adquisiciones yAlmacenes.

e) Una copia de la relación y un juego de la nota deentrada de almacén, de la nota de registro de usodirecto o de la nota de registro de activo fijo y defactura o, como acuse de recibo, archivar para controldel área de servicios de Almacén.

d) Los dos juegos restantes de la nota de entrada dealmacén, de la nota de registro de uso directo o de lanota de registro de activo fijo y de factura, se utilizapara dar la salida correspondiente.

3.2 Entrega de Bienes.

3.2.1 Bienes con nota de registro de activo fijo.

La solicitud de este tipo de bienes la hace el usuario a través de unarequisición, solicita al Departamento de Adquisiciones y Almacenes,quien elabora contrato o pedido.

a) Recabar en la factura, nombre, firma, clave y centrode costos de la persona que se responsabilizará delbien mueble, anotando en la cédula el resguardo laubicación del mismo.

b) Entregar el bien mueble y copia de la nota de registrode activo fijo, así como de la factura y de la cédula deresguardo al responsable para su control.

c) Capturar en el "S 11 A" , la ubicación del bien, así comola clave del responsable.

d) Archivar en el expediente del contrato o pedido, lanota del registro de activo fijo y la factura en el controlconsecutivo.

SAIANTIADICALl~AD

lNIN ,}

REV.: 3

lNSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, ,AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

HOJA: 7DE: 16

REV.: 3



GIIAHTIADE

CALIDADI H IN

3.2.2 Bienes con nota de registro de uso directo.

La solicitud de este tipo de bienes la hace el usuario, a través delDepartamento de Adquisiciones y Almacenes.

a) Recabar en la factura, nombre, firma clave y centrode costos de la persona que se responsabilizará delbien mueble.

b) Entrega el bien mueble y copia de la nota de registrode uso directo, así como de la factura al responsablepara su control.

c) Archivar en el expediente contrato o pedido, la notade registro de uso directo y la factura.

3.2.3 Bienes con nota de entrada de almacén.

a) Recibir "solicitud de materiales al área de servicios deAlmacén" (Anexo VI) por escrito del bien mueblerequerido por el usuario.

b) Verificar en la tarjeta de Kardex que se tenga enexistencia el bien mueble.

e) Elaborar nota de "Salida de Almacén" (Anexo VII) pormedio del "SIIA", afectando automáticamente lasexistencias del sistema en mención, en unidades ycostos.

d) Verificar que la solicitud este autorizada de acuerdoal catálogo de firmas autorizadas del ININ, en casocontrario, entregar la nota de salida al solicitante pararecabar la firma autorizada.

e) Recabar en la nota de salida el nombre, firma y laclave de la persona que recibirá el bien mueble.

f) Aplicar el movimiento de salida únicamente porunidad en la tarjeta de Kardex y retirar el bien muebledel anaquel correspondiente.

g) Entregar el bien mueble al solicitante, acompañadode una copia de la nota de salida para su control.

h) Archivar una copia de la nota de salida para elcontrol.

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESi i

AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1/'-...

REV.: 3


FECHA DE EMISION:Abril/200S

HOJA: 8DE: 16

....--.

"'--./,~~'";Sea:LL

i) Enviar al Departamento de Contabilidad General losoriginales de las notas de salida elaboradas.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1 Gerente de Recursos Materiales.

a. Implantar el procedimiento.

4.2 Jefe del Departamento de Adquisiciones y Almacenes.

a. Supervisar que se cumpla el procedimiento.

4.3 Personal del área de servicios de Almacén.

a. Aplicar el procedimiento.

b. Recibir, custodiar y controlar los bienes muebles de consumo hasta quesean entregados a los usuarios respectivos.

c. Recibir, custodiar y controlar los bienes muebles instrumentales hastaque sean desincorporados del patrimonio del Instituto.

d. Verificar que la solicitud de materiales o las notas de salida esténautorizadas.

5. REFERENCIAS.

GAIAHTIADICALIUID

lNIM

5.1.1 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de lasDependencias y Entidades de la Administración Publica Federal,publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre del2004.

5.1.2 Manual para la Administración de Bienes Muebles y Manejo deAlmacenes del Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares,aprobado según acuerdo NO.2005.19 de la 1 ra., reunión ordinaria del2005 del H. Consejo Directivo del ININ, celebrada el 18 de marzo del2005.

GAllltlAy DI

~ CILICID~ lHIH

r:

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, ,AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1 REV.: 3


HOJA: 9DE: 16

FECHA DE EMISION:Abrill2005

6. ANEXOS.

ANEXO 1.Diagrama de Flujo.

ANEXO 11.Nota de Entrada de Almacén.

ANEXO 11I.Nota de Registro de Uso Directo.

ANEXO IV. Nota de Registro de Activo Fijo.

ANEXO V. Cédula de Resguardo.

ANEXO VI. Solicitud de Materiales al área de Servicios de Almacén.

ANEXO VII. Salida de Almacén.

r:

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1 REV.: 3

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL FECHA DE EMISION: HOJA: 10ALMACEN. Abril/2005 DE: 16

ANEXO lo

Diagrama de Flujo.Área de servicios de Almacén

SIIAIIIIDICALlnAD

IHIH

9Recibe contrato opedido.

Recibir solicituddel bien.

Requerir alsolicitante y alrepresentante deseguros en elAlmacén paraverificar el bien.

Entregar el bien según el tipo:• Uso directo:Recabando en factura, la firma,clave y centro de costos delresponsable.• Entrada de Almacén:Elaborando nota de salida,verificar firma autorizada,recabando firma y clave de quienrecibe en factura.• Activo fijo:Recabando en factura y cedula deresguardo, nombre, clave y centrode costos del responsablecapturar en el sistema de controlde bienes.

Clasificar y elaborar notade entrada de acuerdo asu clasificación: Entradade Almacén, Uso directo,Activo fijo.

Ubicar el bien mueble:• Uso directo en área de

servicios para entrega;• Entrada de almacén,

ubicar en el anaquel,codificar, registrar yaplicar su entrada.

• Activo fijo, codificar,marcarlo, elaborarcedula de registro yregistrar su entrada.

Archivar en el expediente decontrato o pedido.

Entregar relación diaria a TC yAA Y Archivar Acuse.

Elaborar relación diaria denotas de entradas.

I N S T I T U T O N A e ION A L DE' N V E S T ,.G A e ,o N E S N U e L E A R E Si i


'.....J~

:il~~o..u..


GAiANTlADE

CALIDAD11tH


HOJA: 11DE: 16

ANEXO 11.

Nota de Entrada de Almacén.

/8ININ

Instituto Nacional de Investigaciones Nuclear , sDirección de Administración

Gerencia de Recursos MaterialesDepartamento de Adquisiciones y Almacé nes

ENTRADA DE ALMACEN

No. Control

í~4/812004

01:59:38 a.m.

EntradaProveedorPedidoMonedaCentro de Costos

FacturaTipo de Cambie

RequisiciónFecha Tipo de Cambio

# Artículo Descripción Unidad Cantidad Costo F CostoMN Total

TotalesTotal en Moneda Extranjera

I

Sello de AlmacénENRIQUE HERNANDEZ TAPIAElaboró ~'.:'

P;\oina 1

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, i

REV.: 3

--- AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

HOJA: 12DE: 16


FECHA DE EMISION:Abrill2005

\..J

# Artículo Descripción Unidad Cantidad Costo F CostoMN Total

~oea:u.

ANEXO 11I.

Nota de Registro de Uso Directo.

Dirección de AdministraciónGerencia de Recursos Materiales

Departamento de Adquisiciones y AlmacénesNota de Entrada de Uso Directo

No.Control

._ ...~..]1/9/2004

10:11:27 p.rn.-IN IN

Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares

EntradaPedidoMonedaC. Costos

Requisición

Proveedor -------------------------------------------------

Totales

I

ENRIQUE HERNANDEZ TAPIAElaboró

Sello de Almacén

GjlAHtlADICALIDAD

IHIH

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES, ,REV.: 3AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

HOJA: 13DE: 16



eININ

Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares No.Control

ANEXO IV.

Nota de Registro de Activo Fijo.

Dirección de AdministraciónGerencia de Recursos Materiales

Departamento de Adquisiciones y AlmacénesNota de Entrada de Activo Fijo

,._----,: 1

1/9/200410:10:53 p.m.

• __ .0- _

EntradaOficioMonedaC. Costos

OrigenFactura

-_ .._---# Artículo Descripción Unidad Cantidad Costo F CostoMN Total

Totales

I

I

ENRIQUE HERNANDEZ TAPIA. Elaboró

Sello de AlmacénGAIIITlIDICILICID

1 H IM .4.I

I N S T I T U T O N A e ION A L DEI N V E S T I G A e ION E S N U c'i, E A R E S

~


PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL FECHA DE EMISION: HOJA: 14ALMACEN. Abril/200S DE: 16

CENTRO DE COSTOS EDIFICIO PISO LOCAL

ANEXOV.

Cédula de Resguardo.

DIRECCION DE ADMINISTRACIONGERENCIA DE RECURSOS MATERIAlES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENESAREA DE SERVICIOS DE ALMACEN

TAR./ETAS DE CONTROL Y RESGUARDO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

NUMERO DE INVENTARk): ---' __~"~'"-~I-------------------------------------

r'EDlDO:FACTURA:

NOTA DE ENTRADA:

FECHA DE ADQ.:, _COSTO DE ADQ.: _

UNIDAD: _

lOCALIZACION

PROYECTO NOMBRE CLAVE NOMBRE CLAVE ~

4 - _

RESGUARDO DEL BIEN:

FECHA CVE. RESP. NOMBRE DEL RESPONSABLE FIRMA DELRESPONSABLE.

EJECUTO EN EL AREA DE SERVICIOS DE ALMACEN.

MOVIMIENTO ARCHIVO REGISTRO EN EL SISTEMA

NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA NOMBRE E!B!M

SAlAN ru I ~

,"'1 I DI:?!u CALIDADel~

.111LL

oo(),••••••_"""._ ••,•••__ CO"lc-••.T-. •••••..•••__ --... ••••.t ••O"OO:_DlS< •• 'O.,...--.OI'o.o.:ut._~,O"'" ••••••.""'-'O ••.-..DlfK_OII.......,..co.' ••oo-'o •••--..oo_ ....o•••••'*•••.•.•'-,•.

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

§


PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL FECHA DE EMISION: HOJA: 15ALMACEN. Abril/2005 DE: 16

ANEXO VI.

Solicitud de Materiales al área de Servicios de Almacén.

e Instituto Nacional Ga Investigaciones Nucleares No. Control

Dirección de Administración I IGerencia de Recursos Materiales 04/04/2005

Departamento de Adquisiciones y AJmacénes Impresión

Solicitud de Salida de Almacén 04/04/2005ININ

Centro de CostosPartida Presup.

Artículo Descripción Solicitado Unidad

,

,,

~ÁVO .ENRIQUE FLORES ENRIQYé'HERNANDEZ TAPIA• RAMIREZ

SAIAlflA Autoriza Solicita

DI P¡\niM 1

CALIDADIBI.

--

ueln:1L

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESi i

REV.: 3AREA: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. N°.: P.AA-1

HOJA: 16DE: 16



(1ININ

Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares

Dirección de AdmlrilstnclónG«et1cla de Recursos Mltertales

Dep3/Úmento de Adquisiciones y Almac~nesSalida de Almacén

No.Control1 c- 1

Fecha29/412005

§~ea:u.

ANEXO VII.

Salida de Almacén.

Centro' de CostosPartida Preso

• ClaveArt. Artículo !;ollcltada Entregada Unidad

I

GAIANTIAlCl~~l~h~=..~~.~~~~-

I H IN

"",.."",UE HERNA~JDEZ TAPIA.,A,lrr.a·:o?n . .o~spa,:no R~clt>e :05 bief"'¿.5

,~l>

procedimiento: control de entradas y salidas del~ almacen...

Documents