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AREA: GERENCIA DE GARANTÍA DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN.

N°.: P. SGC. DG- 20 REV.: 2 FECHA DE EMISION: 2012-03 HOJA: 1 DE: 11

ÍNDICE PÁGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE . .......................... ... ... ...................... ... 2

1·:1. OBJETIVO ..................... .... ............... .. .. ........................ ..... 2

1.2. ALCANCE .................... .......................... ............................ 2

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES . ........................................... 2

2.1. NOTACIONES .. .... .................. ..... ...................................... 2

2.2. DEFINICIONES . .......... ............... .. ........... .... ...................... 2

3. DESARROLLO ............... ... ...... ...... ........................................... 2

3.1. NIVELES DE PARTICIPACIÓN ............. ...................... ...... 2

3.2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ................... .. .......... 3

3.3. ESTRUCTURA ..... ....................................... .................... .. 3

3.4. ÍNDICE ..... ..... ........... .. ... .. ..... ..... .... .............. ............. .. ........ 4

3.5. CONTENIDO . .............. ...................................................... 4

4. RESPONSABILIDADES ............ ...... ...... . ......... ........... .... 7

4.1. PERSONAL QUE ELABORA ................ ......... ................ . 7

4.2. PERSONAL QUE REVISA .................................... .. ...... . .. 7

4.3. PERSONAL QUE APRUEBA ........... ................................ 7

5. REFERENCIAS . ............... ....................................................... 8

6. ANEXOS . ..... ......................... ............................................ ..... .. 8

GARANTIA DE CAliDAD DOCUMENTO VERIFICADO Y LIBERADO POR: V.GC·GCjt¡j

CLAVE '3:3,( o FECHA: FIRMA ~ Wat tro poj~

~ {PREPARADO POR: QUÍM. LUIS ARTURO OLIVARES qR PZCO ~-,wr-v FEC!:I-i: 2012- 03 o ~----------------------------~~~~~~._------------------~ g ~R_E_Vl_SA_D_O_P_O_R_: ____ IN_G_. D_A_V_ID_M_A_R_IA_N_O_M_A_G_A_Ñ_A_(~f<J1(.¡¡¡:::2:::::~Y~----\-:-\ ~--F;_EC.;;_H,;,;,.A_: 2;.,;...;0:...;.1.;;_2_-..;...03;__ __ ----1

~ APROBADO POR: ING. MARCELINO AMBRIZ JAJMI=c::: T-"- \ . ~FECHA: 2012 - 03 ./ ~

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ORGANIZACIÓN.

Nº.: P. SGC. DG – 20

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REV.: 2

HOJA: 2

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1. OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1. OBJETIVO. Normalizar la presentación, estructura y contenido de los manuales de organización específicos.

1.2 ALCANCE. Aplica en general a las unidades Administrativas, Proyectos, Servicios o Instalaciones sujetos a cualquiera de los Sistemas de calidad Institucionales, que por solicitud de alguna entidad gubernamental, organismo certificador o acreditador o por algún cliente, deban documentar su estructura organizacional a través de un Manual de Organización.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1. NOTACIONES. MO Manual de organización.

PSI Unidad administrativa, Proyecto, Servicio o Instalación.

2.2. DEFINICIONES. Función. Es el conjunto de actividades afines y coordinadas cuyo desarrollo permite ejercer las atribuciones y en consecuencia cumplir con el objetivo.

3. DESARROLLO.

En el anexo I (diagrama de flujo) se esquematiza la secuencia de acciones a seguir para la preparación de manuales de organización que a continuación se describe, y cuyo nivel de estructura sea de un departamento o derivado de éste.

3.1. NIVELES DE PARTICIPACIÓN. 3.1.1. Los niveles jerárquicos del personal que participa en la elaboración,

revisión y aprobación de un manual de organización específico, deberá ser el siguiente: a) Elabora el jefe del departamento, o el encargado del Laboratorio,

proyecto, servicio o instalación, conforme a su ámbito de aplicación. b) Revisa el responsable del siguiente nivel jerárquico inmediato

superior (jefe de departamento o gerente), que corresponda al área donde aplique.

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c) Aprueba el responsable del siguiente nivel jerárquico inmediato superior (gerente o director de área), que corresponda al área donde aplique.

3.1.2. La personas responsables de revisar y de aprobar el documento, comprueban que las funciones consignadas en el manual, sean congruentes con las atribuciones asignadas al área en cuestión y en su caso, proceden a su firma.

3.2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN.

El personal responsable de la elaboración del manual de organización, deberá recopilar la Información necesaria para su documentación, principalmente en los siguientes aspectos: a) Introducción del MO. b) Determinación del objetivo. c) Definición de funciones de cada una de las unidades que contenga la

estructura, cuidando que éstas se deriven de las asignadas a la dirección y gerencia de área respectiva.

d) Asignar cifra de identificación.

3.3. ESTRUCTURA.

La estructura del texto de un manual de organización deberá seguir una numeración que identifique cada parte del texto, así como márgenes y sangrías que permitan visualizar su dependencia, principio y fin dentro del documento, como se indica a continuación:

1. CAPITULO.

1.1. SUBCAPÍTULO.

1.1.1. PÁRRAFO.

a) INCISO.

i) SUBINCISO.

RELACIÓN DE ELEMENTOS.

NOTA: El inciso, subinciso y cualquier relación, no necesariamente ocupan un cuarto o quinto lugar en el texto, pues pueden derivarse de un capítulo o subcapítulo, en cuyo caso se debe cuidar que la sangría sea la que corresponda. Su uso también es para dar mejor presentación y comprensión al texto.

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3.4. ÍNDICE.

El índice del MO deberá documentarse en la portada del manual, utilizando la forma FP. SGC. DG – 1.a / 0 / 20 que se muestra en el Anexo II y debe contener los capítulos siguientes:

ÍNDICE: 1. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETIVO Y FUNCIONES.

3. INTERACCIONES INTERNAS Y EXTERNAS.

4. ORGANIGRAMA.

5. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

6. REFERENCIAS.

3.5. CONTENIDO.

3.5.1. Cada capítulo del MO se debe documentar utilizando la forma FP. SGC. DG – 1.b / 0 / 20, que se indica en el Anexo II; el contenido de cada uno de los capítulos debe describir, al menos, lo siguiente:

1. INTRODUCCIÓN (Obligatorio).

Explicación de los antecedentes generales de la instauración y evolución del departamento, laboratorio, proyecto o instalación que se describe; así como del ámbito de aplicación del propio manual de organización.

2. OBJETIVO Y FUNCIONES (Obligatorio).

2.1. OBJETIVO.

Descripción del propósito esencial que pretende alcanzar la organización que se describe, transcribiendo de manera textual y completa las facultades conferidas a la misma por las instancias superiores, para su funcionamiento, de acuerdo con el manual de organización del ININ y con las disposiciones jurídicas que den base legal a sus actividades.

2.2. FUNCIONES.

Se deben describir las funciones principales de cada unidad, iniciando con las que correspondan al nivel que aprueba y continuando en forma descendente conforme a su depen-dencia organizacional, hasta el último nivel operativo.

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3. INTERACCIONES INTERNAS Y EXTERNAS (Obligatorio).

3.1. Interacciones Internas.

Describir la interacción con los PSI del ININ de los que se reciban productos, servicios o apoyos de diversa índole, dirigidos al logro del objetivo previsto; estos PSI pueden ser:

a) Áreas de Asesoría y Apoyo: i) Gerencia de Garantía de Calidad. ii) Gerencia de Seguridad Radiológica. iii) Gerencia de Sistemas. iv) Gerencia de Comercialización. v) Gerencia de Recursos Financieros. vi) Área de Seguridad Industrial y Protección Civil. vii) Departamento de Capacitación y Adiestramiento.

b) Áreas de Servicio: i) Departamento de Metrología de Radiaciones Ionizantes ii) Departamento de Sistemas Electrónicos. iii) Departamento de Sistemas Informáticos. iv) Departamento de Servicios Generales. v) Departamento de Mantenimiento y Obras. vi) Departamento de Fabricación de Prototipos. vii) Departamento de Desechos Radiactivos. viii) Departamento de Protección Radiológica. ix) Laboratorio de Vigilancia Radiológica Ambiental. x) Laboratorio de Dosimetría Interna.

3.2. Interacciones Externas. Describir la interacción con entidades externas al ININ, como pueden ser clientes, proveedores, Organismos Reguladores u otros a los que se proporcionen o de los que se reciban productos o servicios, incluidos quienes realicen inspecciones o auditorías. Estas Entidades pueden ser, entre otras:

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a) Clientes. i) Central Nucleoeléctrica de Laguna Verde. ii) Hospitales y Centros de Salud. iii) Instituciones de Educación Media y Superior. iv) Petróleos Mexicanos. v) Industria Farmacéutica. vi) Industria Alimenticia.

b) Proveedores. Aquellas empresas que proporcionen productos o servicios de manera constante.

c) Organismos Reguladores. i) Secretaría de Salud. ii) Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales. iii) Comisión Nacional de Seguridad Nuclear y Salvaguardias. iv) Calidad Mexicana Certificada A. C. v) Entidad Mexicana de Acreditación. vi) Procuraduría Federal de Protección al Ambiente.

4. ORGANIGRAMA (Obligatorio).

Es la representación gráfica de la estructura organizacional, que refleja en forma esquemática las posiciones de las unidades administrativas, los niveles jerárquicos de las unidades que la componen, sus líneas de autoridad y los canales de comunicación con las unidades internas y las organizaciones externas.

5. NOTACIONES Y DEFINICIONES (Opcional).

5.1. NOTACIONES.

Significado de las siglas o notaciones de uso específico que contiene el documento, que sean poco comunes o tengan un significado especial; Si no es necesario, indicar, tanto en el índice como en el contenido, como: NO APLICA.

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5.2. DEFINICIONES.

Significado de los términos usados en el texto del documento, que sean poco comunes o tengan un significado especial; Si no es necesario, indicar tanto en el índice como en el contenido, como: NO APLICA.

6. REFERENCIAS (Obligatorio).

Identificación, nombre, editor y fecha de emisión de las fuentes de información complementaria que sean necesarias para la elabora- ción del documento: aquellas de las que pudiera derivarse el documento, las que recomienden u obliguen su elaboración, así como las que se utilicen en la redacción del mismo.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1. PERSONAL QUE ELABORA. 4.1.1. Recopilar la información necesaria para estructurar y desarrollar el

MO, conforme se indica en este procedimiento. 4.1.2. Enviar el MO para su revisión técnica, resolver los comentarios que

procedan e integrar los cambios procedentes en el mismo.

4.2. PERSONAL QUE REVISA. 4.2.1. Realizar la revisión técnica del Manual de organización, conforme al

procedimiento P. SGC. DG – 01, “Control de Documentos”, vigente, comprobando que la información sea congruente con las atribuciones consignadas.

4.2.2. Una vez resueltos sus comentarios e incorporados los cambios procedentes, tramitar la aprobación del Manual de organización.

4.3. PERSONAL QUE APRUEBA.

Comprobar que las funciones consignadas en el manual, sean congruentes con las atribuciones asignadas y firmar de aprobación.

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5. REFERENCIAS

5.1. MO. ININ – 1, Manual de organización del ININ, Revisión 6, ININ, México, Enero de 2010.

6. ANEXOS.

Anexo I: Diagrama de flujo.

Anexo II: Forma FP. SGC. DG – 1.a/0/20, “Portada para el Manual de organización”.

Forma FP. SGC. DG – 1.b/0/20, “Hoja interna para el Manual de organiza-ción”.

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ANEXO I

“Diagrama de Flujo”

PERSONAL QUE ELABORA PERSONAL QUE REVISA PERSONAL QUE APRUEBA

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

INICIO

ESCRIBE LA INTRODUCCIÓN Y ASIGNA TÍTULO, CIFRA

DE IDENTIFICACIÓN Y No. DE REVISIÓN.

COMPROBAR QUE EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESTE DE ACUERDO CON EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DEL ININ Y OTROS DOCUMENTOS DE

REFERENCIA.

¿SE TIENEN COMENTARIOS?

FIRMA LA PORTADA DEL

MANUAL

TURNA EL MANUAL AL PERSONAL QUE REVISA, PARA QUE SE LLEVE A

CABO LA REVISIÓN TÉCNICA. ENVIA EL MANUAL DE

ORGANIZACIÓN AL PERSONAL QUE APRUEBA.

NO

SI

RECIBIR EL MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y REALIZAR LA REVISIÓN TÉCNICA

ELABORA EL MANUAL DE

ORGANIZACIÓN DE ACUERDO CON EL ÍNDICE

Y EN LAS FORMAS FP. SGC. DG - 1.a / 0 / 20 Y FP. SGC.

DG –1.b / 0 / 20

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¿SE TIENEN COMENTARIOS?

NO

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FIRMA LA PORTADA DEL

MANUAL

FIN

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Anexo II:

Forma FP. SGC. DG – 1.a / 0 / 20 Portada para el Manual de organización

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Nº.: P. SGC. DG – 20

FECHA DE EMISION: 2012 - 03

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Anexo II (Continuación):

Forma FP. SGC. DG – 1.b / 0 / 20 Hoja Interna para el Manual de organización

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• CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

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TÍTULO DEL DOCUMENTO: IDENTIFICACIÓN:

ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION

ORIGINAL

PREPARADO POR: QUIM. LUIS ARTURO OLIVARES OROZ ST0/2004

REVISADO POR: ING.FELIX PABLO PEREZ GOMEZ

APROBADO POR: ING. MARCELINO AMBRIZ JAIKES

PREPARADO POR: QUIM. LUIS ARTURO OLIVARES OR ,

REVISADO POR:

APROBADO POR: ING. MARCELINO AMBRIZ JAIMES /AGOST0/2007

DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN: INCORPORACION DE AREAS Y CAMBIO DE CIFRA DE IDENTIFICACION PO ORDENAMIENTO EN GC A SUS PROCEDI-KIENTOS~ QUEDANDO COMO P . SGC.DG-20~ A PARTIR DE ESTA REVISION.

REVISIÓN N° 2 ,nll ~ ~ . rv CCI"'I-I~· "" PREPARADO POR: QUIM. LUIS ARTURO OLIVARES ORO CO ~ 012 - 03

REVISADO POR: ING. DAVID MARIANO MAGAÑA . ~~ I~IJ:ütwi 012 - 03 APROBADO POR: ING. MARCELINO AMBRÍZ JAIME~ \ - ' ~HA: 012 03 DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN: LO INDICADO CON B

- dJI LA !hiii: ~RRA VERTICA HA DEL TEXTO.

111.

REVISIÓN N° 3

"" PREPARADO POR: FECHA:

REVISADO POR: FECHA:

APROBADO POR: FECHA:

DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN:

REVISIÓN N° 4

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REVISADO POR: FECHA:

APROBADO POR: FECHA:

DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN:

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