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•AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO: ENVIO DE EXPEDIENTES A LA UNIDADDE ARCHIVO DE CONCENTRACION

ININ N: P.SG-14 REV.: 1 FECHA DE EMISiÓN: 29/04/08 HOJA: 1 DE: 11

1. OBJETIVO Y ALCANCE.1.1. OBJETIVO.1.2. ALCANCE.

222

íNDICE PÁGINA

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.2.1. NOTACIONES.2.2. DEFINICIONES.

222

3. DESARROLLO.3.1. DISPOSICIONES GENERALES

33

4. RESPONSABILIDADES. 64.1. JEFE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 64.2. PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN, 6

ARCHIVISTAS5. REFERENCIAS. 7

6. ANEXOS. 7

GARANTlA DE CALIDADDOCUMENTO VERIFICADO YLIBERADO POR: .V GC5 /.01

(LAVE clf).,..~ f~CHA:9/11~y.. 00.

APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXTLE

CHA: 29/04/08r PREPARADO POR: TEC. ESP. EUDOXIO HERN~EZ PR¡E

REVISADO POR: ARO. RENE RANGEL VE~

FEC : 29/04/08I

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INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESr: AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES N°.: P.SG-14 REV.: 1

PROCEDIMIENTO: ENVIO DE EXPEDIENTES A LA UNIDAD FECHA DE EMISION: HOJA: 2

DE ARCHIVO DE CONCENTRACION 29/04/08 DE: 11

OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1. OBJETIVO. Que el Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares cuente conuna entidad que reciba, conserve, custodie, guarde, y depuresistemáticamente la documentación semiactiva liberada por las UnidadesAdministrativas del Instituto, conservando precaucionalmente talesexpedientes y manteniéndolos debidamente organizados para su fácillocalización y consulta. para la disposición documental y la selección dematerial con carácter histórico.

1.2. ALCANCE. Las actividades contenidas en el presente procedimiento, seránaplicables a todas las Unidades Administrativas del Instituto que envíendocumentación que hayan cursado sus valores primarios al archivo deconcentración de la Entidad.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1. NOTACIONES.

ININ. Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares

AGN. Archivo General de la NaciónIFAI. Instituto Federal de Acceso a la Información

2.2. DEFINICIONES.

2.2.2 Trasferencias primarias: Traslado controlado y sistemático deexpedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivode concentración (transferencia primaria) y de expedientes que debenconservarse de manera permanente, del archivo de concentración alarchivo histórico (transferencia secundaria).

2.2.3 Valores Primarios: Son los documentos que ya no poseen valoradministrativo, legal y fiscal.

2.2.4 Valores Secundarios: Son los documentos con valor histórico.

2.2.5 Archivo de Concentración: Se encarga de recibir y manejaradecuadamente la documentación semiactiva liberada por lasUnidades Administrativas, generadoras de documentación en trámite,conservando precaucionalmente tales expedientes manteniéndolosdebidamente organizados para su fácil localización y consulta .

. GIRANTIADI

CALIDADININ

2.2.6 Unidades Administrativas: Son todas las Direcciones, Gerencias,Departamentos, o similares que integran al iNIN.

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESr:AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES N°.: P.SG-14 REV.: 1



3. DESARROLLO. (Anexo I Diagrama de Flujo, se puede ver, de manera esquematizada, el proceso que selleva a cabo y se describe en el Desarrollo).

3.1. DISPOSICIONES GENERALES

GAiANTIADICALI~AD

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3.1.1. La instancia responsable de la captación y conservación de ladocumentación semiactiva será el Archivo de Concentración, quienrecibirá directa y exclusivamente de las Uriidades Administrativas losdocumentos cuya utilidad inmediata haya concluido.

3.1.2. Toda la documentación semiactiva transferida al Archivo deConcentración deberá ser correctamente preparada y organizada,elaborándose bajo la responsabilidad de las Unidades Administrativasque transfieran las relaciones completas y precisas de los materialesconcentrados.(ANEXO 11, FP. SG-1/0/14)

3.1.3. Las Unidades Administrativas concentradoras de expedientes deberáncalendarizar anualmente en los dos primeros meses de cada año, lastransferencias primarias de los documentos que han perdido suvigencia que deban ser enviados para su recepción, conservación,custodia y guarda, al Archivo de Concentración deII.N.I.N.

3.1.4. Revisar los expedientes que integran el acervo de la UnidadAdministrativa para identificara los de poca consulta cuyo plazomáximo de conservación en archivo de trámite se haya cumplido, encaso de encontrar algún expediente de estas características, procedea retirarlo del cuerpo del archivo.

3.1.5. Los expedientes a concentrar deberán contarse uno por uno y solicitarla numeración de inventario al Archivo de Concentración a la extensión5692, el cual seguirá al efecto una numeración sucesiva en series queiniciaran cada año.

3.1.6. Elaborar el inventario de los documentos que se vayan a transferir,completamente requisitado, del cual deberán presentarse dosejemplares en papel. Estos contendrán su portada principal así mismoal tratarse de un expediente con clasificación reservada y/oconfidencial deberán anexar el formato establecido para tales efectos.

3.1.7. El Archivo de Concentración, atenderá la(s) solicitud (s) de la (s)Unidad(es) Administrativa(s) concentradora(s), proporcionando losnúmeros de inventario de acuerdo a la cantidad de expedientes queserán concentrados, anotando en la libreta de "Control de la Unidad deArchivo de Concentración", el Día, mes y año, nombre de la Unidad


PROCEDIMIENTO: ENVIO DE EXPEDIENTES A LA UNIDAD FECHA DE EMISION: . HOJA: 4


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Administrativa concentradora, plazo de conservación, número inicial ynúmero final asignado por el Archivo de Concentración, extensióndonde se ubica, nombre del solicitante de la numeración y turnado adepuración.(ANEXO 11; FP. SG-2/O/14).

3.1.8. La Unidad Administrativa de adscripción que transfiere ladocumentación, elabora la relación de expedientes de inventario detrámite concluido para su transferencia al Archivo de Concentración,anotando nombre de la Unidad Administrativa, fecha de transferencia,inventario de transferencia de los números de inventarioproporcionados, sección, serie, caja, código expediente, asunto, año,período de conservación, número de inventario que le corresponda acada expediente, nombre y firma del titular responsable del áreasolicitante.

3.1.9. Registrar los años que deberán conservarse los documentos en elArchivo de Concentración de conformidad con el Catálogo deDisposición Documental, realizar formalmente la entrega de losdocumentos al Archivo de Concentración mediante oficio de remisióndirigido al titular del Archivo de Concentración.

3.1.10. La Unidad Administrativa concentradora transfiere sus expedientes, encajas archivadoras con sus propios medios el traslado físico de losdocumentos al Archivo de Concentración, para su entrega formal;verificando que los mismos estén debidamente asegurados conbroche, cocidos o encuadernados, y acompañados de la relación deexpedientes en original y copia al Archivo de Concentración sito en lacaseta "G".

3.1.11. El Archivo de Concentración recibe y verifica los expedientes queenvíen las Unidades Administrativas para su conservaciónprecaucional y que correspondan con lo señalado en la informaciónque aparece en el oficio-relación de concentración y que los númerosde inventario concuerden con los proporcionados por el Archivo deConcentración.

3.1.12. El Archivo de Concentración al efecto, examina cuidadosamentelegajo por legajo para verificar que efectivamente se transfieran losexpedientes consignados en la relación y que los datos deidentificación de los materiales sean correctos. Si durante lainspección encuentra datos de identificación de legajos o expedientespor corregir, así como legajos o expedientes faltantes o noconsignados, hace las modificaciones necesarias en el original y lascopias de la relación.




GAIAXTIADICALltAD

1 H ( H

3.2.

3.1.13. Una vez revisada la relación de la documentación transferida, de nohaber irregularidades que ameriten la devolución de la remesa, asientaen el lugar correspondiente del original y la copia de la relación, relojchecador y/o sello con la fecha de recepción de la Unidad, dando poringresado el material relacionado para la transferencia, enseguida,regresa la copia de la relación de transferencia debidamente sellada,la cual obrará como acuse de recibo.

3.1.14. El Archivo de Concentración, archiva en el expediente respectivo larelación correspondiente, y los archiva en su respectivo expediente enel cuerpo del archivo de trámite durante cinco años. Los legajostransferidos se integran dentro del cuerpo del acervo de acuerdo alsistema de clasificación implantado. Respetando el orden yclasificación que éstos tengan asignados de origen.

3.1.15. El Archivo de Concentración analiza anualmente la documentacióncuya vigencia administrativa o legal haya prescrito y determina eltratamiento que corresponda a la misma de acuerdo con la normasestablecidas. Con carácter general y salvo excepciones del Archivo deConcentración no podrá conservar documentos que superen los treintaaños de antigüedad.

3.1.16. El Archivo de Concentración comunica por escrito a la UnidadAdministrativa correspondiente, notificándole la conclusión del plazode conservación.

3.1.17. Habiendo recibido notificación de la Unidad Administrativa quetransfirió el material caduco, solicitando ampliación del plazo deconservaciónprecaucional del material de referencia, notifica porescrito, señalando completa y precisamente las razones de taldeterminación, señalando el lapso durante el cual será conservadosuplementariamente en concentración el material objeto de la solicitudinicial.

3.1.18. El Archivo de Concentración revisa cada expediente del grupo yaformado y ordenado, cerciorándose de que efectivamente correspondaa la serie de referencia, y los va separando de acuerdo con su destinofinal, a saber: baja definitiva, transferencia a archivo histórico yconservación.

INFORME DE ACTIVIDADES

3.2.1. Se informara de las actividades realizadas en el Archivo deConcentración, al Gerente de Recursos Materiales del Instituto.




4. RESPONSABILIDADES.

4.1. JEFE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

4.1.1. Dirigir la planeación, programación y ejecución de las acciones querealice el personal en el Archivo de Concentración.

4.1.2. Proporcionar el apoyo y recursos necesarios para la adecuadaaplicación de este procedimiento.

4.1.3. Informar a su superior jerárquico, con la debida oportunidad de losresultados del trabajo desarrollado en el Archivo de Concentración.

4.2. PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN, ARCHIVISTAS

4.2.1. Atender las solicitudes, para la concentración de expedientes

4.2.2. Vigilar las actividades que se realizan en el Archivo de Concentración.

4.2.3. Recibir y verificar que los expedientes cumplan requisitos.

4.2.4. Organizar la ejecución de las acciones que realice el personal en elArchivo de Concentración.

4.2.5. Archivar los expedientes de acuerdo al sistema de clasificaciónimplantado.

4.2.6. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de suempleo cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tengaacceso.

4.2.7. Informar a su Jefe inmediato superior con la debida oportunidad de lasactividades desarrolladas en el Archivo de Concentración.

4.2.8. Vigilar la apropiada aplicación de este procedimiento.

GAiANflADI ,

CALIDADIH IN




5. REFERENCIAS.

5.1. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será laEntidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el Manejo de losArchivos Administrativos e Históricos de la Administración Pública Federal.(D.O.F., 31 agosto de 1998).

5.2. Normas para la administración de documentos de los Sistemas Red deArchivos del Gobierno Federal, Archivo General de la Nación, ejemplar 5; 2 deseptiembre de 1986, 52p.

5.3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental. (11 de junio de 2002).

5.4. Ley General de Bienes Nacionales, Capítulo 1, Artículo 2°. ; IX.

5.5. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Históricos, Artículo 36;11.

6. ANEXOS.

ANEXO 1. DIAGRAMA DE FLUJO

ANEXO II INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE TRÁMITE CONCLUIDO PARASU TRANSFERENCIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN. (FP.SG1/0/14)

ANEXO 111. LIBRETA DE CONTROL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN.(FP. SG-2/0/14)

GAIAITlADICALIDAD

I H (.)1




ANEXO I

"DIAGRAMA DE FLUJO"

PERSONAL DE LAS JEFE DEL PERSONAL DELUNIDADES DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE

ADMINISTRATIVAS SERVICIOS CONCENTRACiÓN,GENERALES ARCHIVISTAS

INICIO

1Calendariza anualmente las

Itransferencias primarias .

•Solicita números de Atiende solicitudesinventario a la extensión.

.. y proporciona los~5692. números solicitados.

ITransfiere documentos yrelación en original y copia,

a la caseta "G".

IRecibe y verifica los

•.. expedientes, y que los datos de~identificación sean correctos.

+Asienta reloj

checador o selloen la relación .•Archiva expedientes

y legajos en el cuerpo delacervo y relación en su

expediente .•Si solicita o no Comunica por escrito a la Revisa calendario deampliación del plazo de Unidad administrativa caducidades, durante

conservación, notifica por ~ informando termino de - el mes de enero de cada año.~ ...•escrito tal determinación. conservación para su

depuración. --~

'--G ~BAlrIADI A

e • L IDAD1HUI




"DIAGRAMA DE FLUJO"

PERSONAL DE LASUNIDADES

ADMINISTRATIVAS

JEFE DELDEPARTAMENTO DE

SERVICIOSGENERALES

PERSONAL DELARCHIVO DE

CONCENTRACiÓN,ARCHIVISTAS

.. Recibe notificación, yanota nueva fecha de

caducidad de ladocumentación. _----r

Recibe notificación, yenvía notificación con

nuevos plazos deconservación.

•..

Separa expedientes de acuerdodestino fmal: baja definitiva,

archivo histórico y conservación.

GAiANrIADI.C AL 1 D 1: D

. Hi!' N .




ANEXO 11

Inventario de expedientes de Trámite concluido para su transferencia al Archivo deConcentración (FP. SG-1/0/14)

Unidad Administrativa

Fecha de Transferencia

Inventario de Transferencia del No. Al

Sección:

Serie:

Código Periodo de Número deConservación inventario

Caja Expediente Asunto Año Observaciones

El presente inventario consta de Fajas que describe Expedientes contenidos en Cajas con un peso aproximado de

Formuló Revisó Autorizó

FP. SG-1/O/14

GAIAHTlI ..DICl,LI C:¡'D .

Página, de, _

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N°.: P.SG-14 REV.: 1



ANEXO 11I

LIBRETA DECONTROL DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN

(FP. SG-2/14/)

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