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Control de Almacen MANUAL CONTROL DE INVENTARIOS REV 1.00001 23 de Agosto de 2013 Página | 1

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Manual de procedimientos Control de Almacen

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Page 1: Control Almacen

Control de Almacen

MANUAL

CONTROL DE INVENTARIOS

REV 1.00001

23 de Agosto de 2013

I. OBJETIVO

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Page 2: Control Almacen

Control de Almacen Explicar el funcionamiento del sistema de control de almacén.

II. DESCRIPCIÓN GENERAL

El equipo MX8 de LXE a través de WIFI dentro de una red LAN, realizara la captura de entradas, salidas e inventarios del almacén de NUVAGRO.

Controlar la entrada y salida de productos de un Almacén, así como es monitorear los movimientos de entrada y salida de las sucursales en caso de que se tengan.Efectuar los inventarios, entradas y salidas de productos, de manera rápida y precisa, por medio de equipo de captura móvil con lector de código de barras. Teniendo la ventaja de comparar resultados mientras se está efectuando los procesos.

El sistema se divide en dos procesos:

Sistema en PC, donde se encuentran los catálogos de carga, así como consultas de los movimientos realizados. También cuenta con módulos de registro de pedidos y registro de entradas y salidas para los almacenes que no cuenten con equipo móvil.

Cuenta con un módulo de conexión con un WEB SERVICES del ERP que actualmente manejan, el cual actualiza los productos, los clientes, los pedidos y los inventarios del ERP con las tablas del sistema de CONTROL DE ALMACEN.

La impresión de reportes se efectúa en todos los módulos del sistema para PC, de movimientos y consultas.

El sistema en terminales portátiles. Son los módulos de captura de entradas y surtido de productos. Así como sus inventarios.

En módulo de entradas se capturan los productos que entran por tres tipos de movimientos: Entrada por compra, entrada por devolución de cliente y entrada por devolución de bodega.

Al generar la entrada esta nos permite generar una etiqueta donde nos muestra los datos de ingreso del movimiento generado.

En el módulo de salidas de productos es donde se puede imprimir de manera directa el reporte de la salida, también puede imprimir una etiqueta donde se da la descripción general del movimiento de salida. También como el módulo de entradas cuentas con tres tipos de salida: Salida por venta, por traspaso y por devolución.

Los inventarios de un almacén se pueden realizar a través del equipo móvil de captura, se realizan los inventarios del almacén de productos, tomando descripciones, existencias y realizando movimientos de inventario en tiempo real.

También tiene la facilidad de realizarse inventarios por medio de 2 o más equipos.

III. PANTALLAS

.

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Page 3: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLAS EN PC

LOGIN

PANTALLA 1

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE INGRESE USUARIO

DESCRIPCION SE PIDE EL NOMBRE DEL USUARIO Y EL PASSWORD PARA PODER

PROCESO Ingrese el número de usuario presionar ENTER o cambiar al campo de password, ingresar contraseña que corresponde al usuario antes ingresado, presionar ENTER o el botón de ACEPTAR.

*El Usuario que utilizo tendrá los permisos efectivos que fueron pre-configurados a su perfil.

En caso de no querer ingresar presionar el botón CANCELAR para salir.

MENU DE CATALOGOS

PANTALLA 2

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE MENU CATALOGOS

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Page 4: Control Almacen

Control de Almacen

DESCRIPCION PANTALLA PRINCIPAL DE CONSULTAS Y CARGA DE CATALOGOS

PROCESO Selecciona el catalogo que se desea actualizar. Los catálogos de clientes, productos. Se actualizan con el módulo de Operación - WebServices

CATALOGO DE USUARIOS

PANTALLA 3

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE: CATALOGO DE USUARIOS

DESCRIPCION: CREA Y CONSULTAS DE REGISTRO DE USUARIOS

PROCESO: Se agrega código, nombre, password, confirma password, y categoría para crear o actualizar un nuevo usuario. Una vez agregado se selecciona el mismo para confirmar su(s) almacén(es) al cual pertenece, del lado izquierdo aparecen todos los almacenes que existen en el catálogo de almacenes. Y del lado derecho aparecen los almacenes asignados al usuario que se está procesando. Con la flecha que indica hacia la derecha se agregan almacenes al usuario en cuestión. Y con la flecha izquierda se eliminan almacenes al usuario en cuestión. Para salir presionar el botón de salir.

CATALOGO DE ALMACENES

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Page 5: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 4

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE CATALOGO DE ALMACENES

DESCRIPCION CREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE ALMACENES

PROCESO Ingresar Código de almacén (Se requiere el número de almacén que se utiliza en el ERP ya que al actualizar los registros de inventarios debe de coincidir con estos números, el almacén cero es exclusivo para uso del sistema de control de almacén). Ingresar el nombre del almacén, ubicación y la zona. También agregar la capacidad del almacén.

Para salir de esta pantalla presionar el botón de salir.

CATALOGO DE PROVEEDORES

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Page 6: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 5

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE CATALOGO DE PROVEEDORES

DESCRIPCION CREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE PROVEEDORES

PROCESO Ingresar Clave, Nombre, Dirección, Abreviatura (Para que aparezca en reportes y descripciones cortas), contacto y teléfono. Presionar y esta acción guardar o actualizara registros que ya existan.

Para salir presionar botón de salir.

CATALOGO DE FAMILIAS

PANTALLA 6

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE PRODUCTOS-FAMILIAS

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Page 7: Control Almacen

Control de Almacen

DESCRIPCION CREAR GRUPOS DE FAMILIAS

PROCESO Capturar Clave, Descripción y Abreviatura. Para guardar o actualizar presionar botón de guardar.

Para salir presionar botón de Salir.

CATALOGO DE UNIDAD DE MEDIDA

PANTALLA 7

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE PRODUCTOS-UNIDAD DE MEDIDAS

DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA DE LOS PRODUCTOS

PROCESO Capturar Clave, descripción y abreviatura. Presionar GUARDAR para agregar o actualizar. Para salir presionar botón de SALIR.

CATALOGO DE CATEGORIAS

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Page 8: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 8

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE USUARIOS-CATEGORIAS

DESCRIPCION CATEGORIAS DE USUARIOS

PROCESO NUEVA CATEGORIA. Capturar el nombre de la categoría. Y seleccionar los módulos que se le permitirá utilizar. Y presionar botón de GUARDAR

ACTUALIZAR CATEGORIA. Seleccionar del combobox el nombre de la categoría traerá los módulos que tiene asignados. Seleccionar o deseleccionar los módulos que deseen y presionar GUARDAR.

Para salir presionar botón de SALIR.

*Estas categorías serán asignadas a los usuarios en los catálogos de Usuarios.

MENU OPERACION

PANTALLA 9

Funcionalidad de Pantallas

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Page 9: Control Almacen

Control de Almacen

NOMBRE MENU OPERACIÓN

DESCRIPCION Menu donde seleccionas operaciones del actualización de WEB SERVICES y el ALMACEN VIRTUAL

MODULO WEBSERVICES

PANTALLA 10

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE WEB SERVICES (SINCRONIZACION)

DESCRIPCION ACTUALIZA REGISTRO DEL ERP, CLIENTES, PEDIDOS.

PROCESO Al abrir este módulo automáticamente busca el web Service configurado en las tablas del sistema. En el campo de status de conexión obtiene los errores que encontró en el proceso de conexión.

PEDIDOS PENDIENTES.

Aparecen todos los pedidos pendientes por surtir. No serán vistos en el sistema de control de almacén hasta que se seleccione y se presione el botón de SURTIR. En caso de que el pedido no tenga la información correcta, se requiere presionar el botón de BORRAR; también requiere revisar el ERP y una vez validad volver a entrar a este mismo modulo para que vuelva a cargarse como pedido no procesado.

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Page 10: Control Almacen

Control de Almacen DETALLE.

Al seleccionar un pedido nos muestra el detalle del mismo.

PEDIDOS SIN SURTIR.

Al momento que se seleccionó un pedido en PEDIDOS PENDIENTES y se presionó el botón de surtir aquí aparecerán todos los pedidos que fueron autorizados para surtir. Una vez surtidos desaparecerán de esta tabla. Se puede dejar de surtir al seleccionar el pedido y presionar no surtido aparecerá nuevamente en la tabla de PEDIDOS PENDIENTES. Y el botón de borrar eliminara el registro como en PEDIDOS PENDIENTES.

Para salir presionar el botón de salir.

MODULO ALMACEN VIRTUAL

PANTALLA 11

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE ALMACEN VIRTUAL

DESCRIPCION CARGAR INVENTARIOS DEL ERP EN UN ALMACEN VIRTUAL PARA AJUSTAR A VALORES INICIALES. GENERA REPORTES DE DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACEN REAL Y EL ERP.

PROCESO Seleccionar ALMACEN para cualquier proceso.

AGREGAR INVENTARIOS WEBSERVICES. Este proceso agregara al almacén virtual los inventarios existentes en el ERP del almacén seleccionado previamente. Creando existencias en cada producto que existe en el ERP. En caso de existir errores de conexión o de datos aparecerán en el campo de color negro.

IMPRIMIR ETIQUETAS. Una vez generado el almacén virtual. Podemos

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Page 11: Control Almacen

Control de Almacen seleccionar la cantidad de etiquetas que deseamos imprimir de cada uno de los productos. Primero se selección el producto y nos aparece en los campos de código, descripción y etiquetas. Si queremos menos etiquetas cambiamos en número de etiquetas y presionamos imprimir. Estas se enviaran en cola de impresión del módulo de impresión de etiquetas. Seleccionar producto por producto para realizar el proceso completo.

(Una vez generadas las etiquetas se pueden realizar traspasos del almacén virtual al almacén real. Contabilizando solo los productos que realmente están en almacén.)

DIFERENCIAS DE ALMACEN CONTRA ERP (WEBSERVICES). Selecciona el almacén que se desea comparar. Al presionar este botón se genera un reporte de las diferencias que existen entre el sistema de control de Almacén y el inventario del ERP.

BORRAR INVENTARIO WEBSERVICES.

Este proceso elimina todo el inventario virtual previamente generado, eliminando todas las etiquetas pendientes por imprimir y las existencias generadas automáticamente del ERP.

Todos los errores de datos o conexión aparecerán en el campo de texto negro.

Para salir presionar el botón de SALIR.

MENU DE REPORTES Y CONSULTAS

PANTALLA 12

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE MENU DE REPORTES Y CONSULTAS

DESCRIPCION SELECCIONA LOS MODULOS DE CONSULTA

CONSULTA DE INVENTARIOS

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Page 12: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 13

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE CONSULTA- INVENTARIO

DESCRIPCION CONSULTA DE INVENTARIOS

PROCESO BUSCAR. Seleccionar el almacén y la fecha que se realizó el inventario. Presionar el botón de buscar y nos trae el inventario del almacén seleccionado.

DIFERENCIAS. Seleccionar el almacén y la fecha del inventario presionar el botón de diferencias y abre el reporte de diferencias del inventario contra las existencias que hay en el sistema de control de Almacén.

IMPRIMIR TOTAL DE EXISTENCIAS. Seleccionar el almacén y presionar el botón de IMP TOTAL EXISTENCIAS. Nos trae un reporte con el total de existencias en el almacén seleccionado.

IMPRIMIR LOTES EXISTENTES. Selecciona el almacén y presionar el botón de IMP LOTES EXIST. Nos trae un reporte detallado de lotes que existen en el almacén seleccionado.

ACTUALIZAR EXISTENCIAS. Seleccionar almacén y fecha del inventario realizado. Esto nos actualizara el inventario y sustituirá las existencias, con los valores encontrados en el inventario físico realizado.

MODIFICAR. Cuando se ha realizado una consulta de inventario los valores del mismo aparecen el grid. Si un valor está equivocado. Al seleccionarlo y poner la cantidad nueva se sustituirá por la anterior.

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Page 13: Control Almacen

Control de Almacen BORRAR. Seleccionas el producto y se presiona el botón de borrar, eliminara el registro capturado previamente.

PRINT. Seleccionar el almacén y la fecha del inventario realizado. Nos traerá un reporte detallado del inventario realizado.

REPORTE DE MOVIMIENTOS

PANTALLA 14

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE CONSULTAS-MOVIMIENTOS

DESCRIPCION CONSULTAR MOVIMIENTOS, MULTIFILTROS PARA MEJORAR LA BUSQUEDA

PROCESO BUSCA. Seleccionar el almacén, el tipo de movimiento y la fecha que se desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas o facturas, proveedor, cliente. Y nos traerá los registros en pantalla.

IMPRIMIR. Seleccionar el almacén, el tipo de movimiento y la fecha que se desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas o facturas, proveedor, cliente. Y nos traerá los registros en un reporte detallado.

Para salir presionar el botón de SALIR.

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Page 14: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 15

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE CONSULTAS-MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIPCION CONSULTAR MOVIMIENTOS, GLOBALES Y BUSQUEDAS FILTRADAS

PROCESO PENDIENTE

MENU UTILERIAS

PANTALLA 16

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Page 15: Control Almacen

Control de Almacen Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE MENU DE UTILERIAS

DESCRIPCION SELECCIONA LOS MODULOS DE UTILERIAS

UTILERIA BORRAR FOLIOS

PANTALLA 17

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE BORRADO DE FOLIOS

DESCRIPCION BORRADO DE MOVIMIENTOS O PRODUCTOS EN ESPECIFICO

PROCESO Seleccionar almacén, ingresar el número de folio y presionar ENTER, nos traerá el detalle del movimiento (este puede ser consultado en el reporte detallado de movimientos). Seleccionar el motivo de borrado y presionar borrar folio.

Para imprimir folio seleccionar el folio que se desea reimprimir presionar ENTER, (debe ser una salida) nos traerá el detalle de la misma y presionar imprimir folio y se mandara a cola de impresión.

Para salir presionar el botón de SALIR.

UTILERIA CONTADOR

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Page 16: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 18

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE PUERTO DE IMPRESIÓN

DESCRIPCION IMPRIME REPORTES – ETIQUETAS – SALIDAS EN COLA DE IMPRESION (REQUIERE CONFIGURARSE A CADA PC)

PROCESO ETIQUETAS. Activar Habilita impresión si no hay una etiqueta seleccionada imprimirá el tamaño 4X4.

BARCODE. Reimprime etiquetas antes generadas solo captura el número de la etiqueta que se desea reimprimir y presionar el botón (debe estar activada la casilla de habilita impresión.

REPORTES DE SALIDA. Activar habilita reportes de salida, si se quiere copia activar Doble impresión de salidas.

PRINT FOLIO. Capturar el número de folio que se desea imprimir (debe ser una salida) y presionar el botón de Print Folio. Se pondrá en cola nuevamente una impresión antes realizada.

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Page 17: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 18b

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE UBICACIONES

DESCRIPCION CREA LAS UBICACIONES DE CADA ALMACEN

PROCESO ALMACEN. Seleccionar almacén y trae todas las ubicaciones creadas para el mismo.

Ingresar ubicación nombre, zona, área, altura y offset para dar de alta una nueva ubicación y presionar el botón de Guardar y Nuevo.

Si se desea modificar seleccionar la ubicación y no se puede el id de la ubicación solo sus demás datos.

ESTATUS. Seleccionar el checkbox de estatus y nos trae los datos de las ubicaciones guardadas en este momento.

IMPRIME UBICACIONES. Nos imprime el reporte de ubicaciones del almacén seleccionado.

PANTALLAS PARA TERMINAL PORTATILLOGIN

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Page 18: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 19

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE VALIDACION DE USUARIO Y ALMACEN

DESCRIPCION ESTA PANTALLA TE PERMITE ACCESAR A LOS MODULOS DE TERMINAL

PROCESO Ingresar número de usuario y password. Si es válido aparecerán el(los) almacén(es) al cual está asignado el usuario logueado. Seleccionar el almacén y nos abre la pantalla de menú principal.

MENU PRINCIPAL

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Page 19: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 20

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE MENU TERMINAL PORTATIL

DESCRIPCION ES EL MENU PARA ACCESAR A LOS DIFERENTES MODULOS DE LA TERMINAL PORTATIL.

PROCESO Seleccionar el modulo al cual se desea accesar.

Si desea cerrar la aplicación presionar el botón de SALIR

MODULO SALIDAS

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Page 20: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 21

PANTALLA 22

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE SURTIR ORDENES – SALIDAS POR PEDIDO

DESCRIPCION MODULO PARA SALIDA DE PRODUCTOS DE ALMACEN GENERAL

PROCESO Pantalla 21. Esta pantalla es el encabezado del proceso de embarque. Nos pide capturar todos los datos de nuestro embarque, el cliente el cual lo toma de la tabla de clientes del ERP. Folio, Hectáreas, Zona y Cultivo.

También la parte del transporte. Tipo – Chofer – placas y numero de caja.

Presionar GUARDAR para terminar el encabezado, si desea cancelar la

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Page 21: Control Almacen

Control de Almacen operación de salida presionar CANCELAR.

*Si existe algún error en la captura, antes de iniciar la captura en la pantalla 22, presionar el botón de SALIR y volver a entrar a SALIDAS.

Pantalla 22. Se genera un folio automático. Se selecciona el tipo de salida.

.

Si es venta o demo sin valor nos pide un número de pedido. Este fue previamente validado en módulos de la PC.

Al selecciona r el pedido nos traerá detallado del pedido que hemos seleccionado.

Para surtir el pedido existen 2 formas.

SIN CANTIDAD (default). Si capturas el código del producto solo se agregara 1 solo producto después te pedirá el número del lote (código de etiqueta de entrada).

Para descontar el producto de este lote.

Si se lee primero el lote (código de etiqueta de entrada). Descontara el total de existencia de ese lote directamente sin preguntar cantidad.

CON CANTIDAD. Si capturas el código de producto te va a pedir cantidad, después de ingresar la cantidad y presionar un ENTER. Pedirá el número del lote (código de etiqueta de entrada). Y descontara la cantidad del lote seleccionado, si no completa solo descontara la completada.

Si se captura primero el lote (código de etiqueta de entrada). Como siguiente pedirá una cantidad. Te permitirá solo ingresar una cantidad menos al lote que estas descontando.

Una vez terminado el pedido se eliminara todos los datos de detalle ya que fueron descontados una vez que se capturaron. Al presionar el botón de GUARDAR. Se guardara el movimiento. No sin antes. Preguntar si desea imprimir la salida. Una vez dado la respuesta se genera el movimiento y se pone en cola de impresión el reporte de salida.

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Page 22: Control Almacen

Control de Almacen

MODULO ENTRADA

PANTALLA 23

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE ENTRADAS

DESCRIPCION PEDIDOS QUE SE DA ENTRADA AL ALMACEN

PROCESO Se selecciona la fecha. Se selecciona el tipos de entrada

Si es compra aparecen los proveedores. Si es devolución aparece el listado de clientes.

Se selecciona el proveedor o cliente

Si es venta te pide orden de compra y nota o factura. Si es devolución te pide número de orden o folio de salida.

Se ingresa todos los productos y se van agregando en el listado. Al terminar de realizar la captura. Se presiona GUARDAR pide que confirmes que se desea guardar. Pide el número de etiquetas que se van a generar. Se pone en cola de impresión la(s) etiquetas(s) y se guarda el movimiento de entrada.

BORRAR. Se selecciona un producto que se capturo mal y se borra al

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Page 23: Control Almacen

Control de Almacen presionar este botón.

SALIR. Si no ha guardado nada se sale y borra el progreso de la captura.

MODULO INVENTARIO

PANTALLA 24

PANTALLA 25

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE INVENTARIOS

DESCRIPCION REALIZA LOS INVENTARIOS DEL ALMACEN

PROCESO Se ingresa la ubicación. Si no existe marca advertencia (esta debe estar

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Page 24: Control Almacen

Control de Almacen creada en el módulo de ubicaciones).

Se ingresa código del LOTE y se valida que exista. Si no existe pide que ingreses el código más el número de producto.

Una vez ingresado el número de producto te pide la caducidad del LOTE. Al seleccionar la fecha te pide la cantidad de producto que tiene el LOTE.

Si existe el código solo te pude que confirmes la cantidad y se ingresa en el inventario nuevamente inicia el ciclo.

CAPTURA. Muestra la captura que se lleva en el día de la captura del inventario.

SALIR. Sale de la pantalla.

PANTALLA 27

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE INVENTARIOS CAPTURADOS

DESCRIPCION AL PRESIONAR CAPTURA EN LA PANTALLA DE INVENTARIOS SE MUESTRA ESTA PANTALLA.

PROCESO Al seleccionar el producto en el GRID se puede eliminar de la captura en caso de error.

REGRESA. Sale de esta pantalla.

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Page 25: Control Almacen

Control de Almacen

PANTALLA 28

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE UBICACIONES Y REUBICACIONES

DESCRIPCION UBICA Y REUBICA MATERIAL EN EL ALMACEN

PROCESO Al ingresar el código te trae la ubicación anterior si existe, si no existe envía una alerta.

Ingresas la nueva ubicación (valida que exista la nueva ubicación) y presionas GUARDAR para efectuar el movimiento.

CANCELAR. Sale de esta pantalla, sin guardar movimiento que no ha sido guardado.

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