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PROCEDIMIENTO TARIFAS

PROC-MP-TA-001

Página 1 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015

El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General.

FECHA

NOMBRE Y CARGO

Elaborado por 20-04-2015 Betzabé Lobos

Encargada de Tarifas

Revisado por 20-04-2015 Valeska Teperino

Gerente Productos

Aprobado por 20-04-2015 Lorena Sequeida

Gerente de Nacional


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ÍNDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................... 3

2. ALCANCE ................................................................................................................ 3

3. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 3

3.1 Gerente de Marketing ......................................................................................... 3

3.2 Encargada de Tarifas ......................................................................................... 3

3.3 Personal de Tarifas ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

3.4 Departamento de Nacional ................................................................................ 3

4. DEFINICIONES ........................................................................................................ 4

5. MODO OPERATIVO ................................................................................................. 4

6. INDICADOR ............................................................................................................. 5

7. REGISTROS............................................................................................................. 6

8. REFERENCIAS ........................................................................................................ 6

9. ANEXOS .................................................................................................................. 7

10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 7


PROC-MP-TA-001


1. OBJETIVO Ingresar en la base de datos, sistema Soptur y CTS Online la base tarifaria de servicios y paquetes turísticos comercializados por CTS, y mantenerlas actualizadas y disponibles, para la elaboración de Masters y tarifarios, y para la operación de reservas.

2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a todas las tarifas de servicios y paquetes comercializados por CTS, sus costos y precios de venta.

3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Productos

Es responsable de: • Solicitar, negociar y hacer convenios de tarifas con los proveedores. • Definir criterios de ingreso de tarifas. • Diseñar los paquetes turísticos a ser comercializados y actualizar los paquetes ya

existentes. • Definir calendarización y prioridades de la carga de tarifas y tarifarios a sistema.

3.2 Personal de Tarifas Es responsable de:

• Solicitar Tarifas de Hoteles y Proveedores. • Ingreso en Soptur y CTS Online • Costeo de tarifarios en planillas Excel. • Revisar las Tarifas ingresadas y mantener al día las solicitudes de tarifas

especiales solicitadas de acuerdo a criterios definidos. • Actualización del Master para armado de la base de servicios de los tarifarios de

CTS. • Revisar tarifarios ya costeados para ser cargados en Soptur y CTS Online y en

segunda revisión, para activar en sistema y pasar a su distribución dentro y fuera de la empresa.

3.3 Departamento de Nacional Es responsable de:

• De sus propias negociaciones y requerimientos necesarios para armar su programación para luego solicitar al departamento de tarifas el ingreso de ellas.


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4. DEFINICIONES • SOPTUR: Sistema computacional de reservas de CTS. • TARIFARIOS: Manual de tarifas negociadas de hoteles y servicios de traslados y

excursiones por ciudad. • PROGRAMA TURÍSTICO: Descripción detallada de un paquete turístico, el cual

contiene entre otros el itinerario, tarifas, vigencia, servicios y las actividades del viaje.

• TARIFAS ESPECIALES: Son valores distintos a las tarifas de los contratos vigentes, corresponden a ofertas y promociones o a un proveedor que se requiere por única vez, solo ante un requerimiento puntual de Dpto. de Operaciones para una venta.

• CTS ONLINE: Sistema de confirmación inmediata de reservas, tanto de hoteles y servicios, como de programaciones.

5. MODO OPERATIVO 5.1 Solicitud de Tarifas:

Según el calendario establecido en la Carta Gantt DOCU-MP-TA-001, se solicitan las tarifas a los proveedores registrados y categorizados en SOPTUR para el armado de los diferentes tarifarios de CTS.

5.2 Costeo de Servicios: Al recibirse las tarifas de los proveedores por correo electrónico, se revisan y seleccionan para el armado del Tarifario Confidencial y otras programaciones. Se actualiza la Base de datos en Excel DOCU-MP-TA-002 con los ítems de servicios, precio de costo y precio de venta. De esta base se actualizan los Masters con programación de fórmulas y vínculos para el costeo de servicios se alimenta o actualiza con los valores del nuevo convenio con el proveedor.

5.3 Revisión e Ingreso de Tarifas a Soptur: Una vez que se confecciona el Master en Excel con los costos, la planilla será revisada por otro ejecutivo, quien revisa comparando los valores de la planilla contra los valores de convenios de proveedores. Revisado y corregido, devuelve la planilla para las correciones y para el ingreso en Soptur y CTS Online, cuando se aplica.

5.4 Activación y Distribución de Tarifas Las nuevas tarifas cargadas y corregidas se activan pasando por una segunda revisión por otro ejecutivo de tarifas, una ves revisada ya en el sistema, esta será activada, quedando disponibles para el uso de operaciones. En paralelo, la planilla del Tarifario


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Confidencial se convierte a Word para su impresión, revisión y se envía a la Gerente de Productos. Las modificaciones de tarifas en tarifarios ya publicados, se destacan en rojo en cada tarifario quedando actualizado cada tarifario en el FTP/CTS TARIFAS. (Ver anexo V. Actualización de tarifarios)

5.5 Ingreso de Tarifas a SOPTUR y CTS Online por Tipos de servicios (Hotelería, Servicios, Paquetes, Tarifas Especiales, Tarifarios):

5.5.1 Hoteles-Servicios-Paquetes Tarifario confidencial y las tarifas correspondientes al Workbook, tarifario anual de nacional y/o tarifarios especiales o promociónales, se ingresan de acuerdo a la estadística histórica de los servicios y paquetes mas vendidos. Para el ingreso de las tarifas de los Manuales, especiales o Promocionales, se envía un mail con los códigos de paquetes a ingresar. Los paquetes que no se hayan ingresado, una vez generada la primera venta se realiza el proceso. Para cada servicios y/o paquete ingresado en el CTS Online, este deberá estar obligatoriamente ingresado en Soptur.

5.5.2 Tarifas Especiales Corresponden a hotel, servicio, paquete o producto que no está en sistema. Se reciben a través de mail. Se ingresa normalmente la tarifa a Soptur. Si el Proveedor es nuevo, debe ser solicitada la información completa en su primer contacto. Si el Proveedor califica, se hace el requerimiento a Cuentas por Pagar para el ingreso del Proveedor a sistema (Ver Procedimiento de Selección y evaluación de Proveedores) Si estos ya existen en sistema y el valor ingresado tiene una diferencia mínima respecto a la tarifa especial que se recibe, el cambio se hace por file, en particular, hecho directamente por los Gerentes de cada área.

5.5.3 Tarifarios: Los Tarifarios se elaboran por temporada según el calendario establecido en la Carta Gantt: DOCU- MP-TA- 001, para receptivo y otra para nacional DOCU-OP-NA-001

6. INDICADOR

Proceso Clave

Indicador

Rango de aceptación

Frecuencia de Medición NO APLICA


PROC-MP-TA-001


7. REGISTROS

Identificación del Registro Código Responsable

Almacenamiento

Protección Recuperación Retención

Disposición final Soporte

Carta Gantt de Elaboración de

tarifarios Receptivo /

Nacional

DOCU-MP-TA-

001

Gerente de Marketing y Productos

FTP

Z:/ CTS tarifas

Indefinido Se actualiza Digital

Carta Grantt DOCU-OP-NA-001

Gerente de Marketing y Productos

FTP

Z:/ CTS tarifas

Indefinido Se elimina Digital

Master de costos de tarifarios

DOCU-MP-TA-

002

Encargada de tarifas

BLOBOS

Escritorio/

Máster Indefinido Se

mantiene Digital

Respaldo de convenios con proveedores

No Aplica Encargada de tarifas

Carpeta pc Encargada de

Tarifas/ BLOBOS

Escritorio/

Tarifas Indefinido Se actualiza Digital

Planilla de Ingresos No Aplica Encargada

de Tarifas

BLOBOS

Escritorio / Planilla Excel

Ingreso tarifas

Indefinido Se actualiza Digital

Correo Outlook No Aplica Encargada de Tarifas

BLOBOS

Escritorio / Outlook 2 años Se actualiza Digital

8. REFERENCIAS • Norma ISO 9001-2008, 7.5.1 Control en la producción y prestación del

Servicio • NCh 3067 • Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores PROC-GG-GC-002 • Procedimiento de Diseño de Paquetes Turísticos Receptivo PROC-GC-MP-001 • Procedimiento Webmaster PROC-MP-WM-001


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9. ANEXOS I. DOCU-MP-TA-001 Carta Gantt Receptivo II. Tarifarios

a. Workbook (Master En Excel) b. Workbook (Publicación En Word) c. Tarifario Confidencial (Master En Excel) d. Tarifario Confidencial (Publicación En Word) e. Tarifarios Especiales (Promociónales)

III. Ingreso De Tarifas f. Hoteles g. Servicios h. Paquetes i. Tarifas Especiales

IV. Revisión Del Ingreso De Tarifas V. Actualización de Tarifarios

10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES


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ANEXOS

I. Carta Gantt Receptivo

DOCU-MP-TA-001

II. TARIFARIOS

a) WORKBOOK (Master En Excel)


PROC-MP-TA-001


b) WORKBOOK (Publicación en Word):

:

c) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Master En Excel):

II.


PROC-MP-TA-001


b) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Publicación en Word)

c) TARIFARIOS ESPECIALES (Promocionales)


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III. Ingreso de Tarifas f) Hoteles k.o.


PROC-MP-TA-001


g) Servicios


PROC-MP-TA-001


h) Paquetes


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i) Tarifas Especiales


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IV. Revisión del ingreso de tarifas

V. Actualización de tarifarios


PROC-MP-TA-001


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