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SERVICIOS INTEGRALES DE CONSTRUCCIÓN INDUSTRIAL Y EDIFICACIÓN ESPARZA

P R O C E D I M I E N T OPROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS (P-04-02)

HOJA: 1 DE 9 COPIA: 00 REVISIÓN: 00REFERENCIA:NORMA ISO-9001:2008 4.2.3

AREA: COORDINACIÓN DE CALIDAD.

I OBJETIVO Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de SICIEII ALCANCEAplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de SICIE

III DIAGRAMA DEL PROCESO.

Gerente General.Área

ResponsableElaborador del

DocumentoRepresentante de

la GerenciaControlador de

documento

1

2

3

4

5

ELABORÓ : REVISÓ: AUTORIZÓ:PUESTO COORDINACIÓN DE CALIDAD REPRESENTANTE DE LA GERENCIA GERENTE GENERAL

FECHA FEBRERO DEL 2015 FEBRERO DEL 2015 FEBRERO DEL 2015FIRMA

IV POLÍTICAS DE OPERACIÓN

F-04-01

Elaboración o Relaboración

del Documento

Interno

Recibe Documento

Externo

Archiva Documento

Impreso

Difunde Documento

Externo

Genera inventario de Documento Vigente

¿Cumple?¿Cumple?

NO SI

SI

NO

Difunde Documento

Interno

Distribuye procedimiento a

áreas involucradas





1. Todos los documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificados.

2. Se debe asegurar de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.

3. Una vez que se modifica un formato se deben colocar los datos de actualización, ejemplo: F-02-01/R2, en donde R significa revisión y el 2 el número de la misma, (donde /R2 no forman parte del código) este será el nuevo código del formato.

4. Los reglamentos y disposiciones generales deben ser aprobados por la Gerencia General.

5. Se deben retirar de las áreas los documentos anteriores.

6. Los encargados de cada documento deben revisar todos los documentos, cada año para ver si no hay cambios en los mismos, y se debe tener una lista de asistencia como evidencia de revisión de dicho documento.

7. Los encargados de cada documento deben difundir todos los documentos a los involucrados, cada vez que haya cambios en los mismos, y deben tener una lista de asistencia como evidencia de difusión de dicho documento.

8. Todo Documento Externo se debe turnar a Gerente General para que defina a que área quedara a cargo y para su control.

9. Es responsabilidad del controlador de documentos mantener una Lista Maestra de Control de Documentos Internos y una Lista Maestra de Control de Documentos Externos actualizada.

10. Cada mes el Representante de la Gerencia debe dar respaldo electrónico a toda la información que se tiene en el Sistema de Calidad.

11. Se debe asegurar de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.

12. Los documentos de origen externo deben ser identificados con fecha de recepción y firma de controlador del documento y controlar su distribución por medio del formato de copias controladas.

13. Bastara con registrar un documento o formato para que los demás sean válidos.

14. Todo sello deberá ser marcado y se deberá cuidar no enmascarar información relevante.

Sello de documento Controlado.

F-04-01





Documentos que están controlados y funcionando en el Sistema de Calidad.

Tabla 1 (Alcance de funciones del controlador de documentos)

Documento Controla el documentoProcedimientos Controlador de documentosManual de Calidad Controlador de documentosInstrucciones de trabajo Controlador de documentosPlanes de Calidad Controlador de documentosObjetivos de Calidad Controlador de documentosCatálogos Controlador de documentosListas Controlador de documentosFormatos Controlador de documentosProgramas Controlador de documentosMinutas Controlador de documentosExternos Controlador de documentosReglamentos Controlador de documentos

Tabla 2 (Requerimientos mínimos por documento)

Documento Requerimientos mínimos

Manual de calidadCódigo, título, nombre y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Procedimientos

Código, título puesto y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, responsable, referencia de la Norma ISO 9001:2008 No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Instrucciones de trabajoCódigo, título, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Planes de calidadCódigo, título, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

CatálogosTítulo, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Objetivo se calidadCódigo, título, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

TablasTítulo, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

F-04-01





ListasTítulo, y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Formatos Título, fecha de revisión

ProgramasTítulo y firmas de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas.

Minutas

Título, y firmas de las personas que lo elaboraron y autorizaron No. de revisión, fecha de revisión, número de páginas, fecha de uso de la minuta, objetivo y/o actividades realizadas en la reunión, hora de entrada y hora de salida, apartado de lista y apartado de acuerdos y apartado de firmas.

ExternosLeyes y reglamentos aplicables a SICIE, de Seguridad o documento de apoyo para la correcta operación.

Reglamentos Internos: Sujeto al formato de Catálogo, Externos: no aplica.Programa Institucional de Desarrollo

Título, fecha, índice, y No. de edición.

Tabla 3 (Revisión y autorización de documentos)

Documento Revisa AutorizaManual de calidad Representante de la Gerencia Gerente

Procedimientos Representante de la Gerencia GerenteInstrucciones de trabajo Representante de la Gerencia Gerente

Planes de Calidad Representante de la Gerencia GerenteObjetivo de calidad Representante de la Gerencia Gerente

Catálogos Representante de la Gerencia GerenteTablas Representante de la Gerencia Gerente

Formatos Representante de la Gerencia GerenteListas Representante de la Gerencia Gerente

Programas Representante de la Gerencia GerenteMinutas Representante de la Gerencia GerenteExternos Elaborador Gerente

Reglamentos Elaborador Gerente

Tabla 4 (Modificaciones a documentos controlados)

F-04-01





Documento Modifica: hace cambios Revisa / Autoriza el cambio

Controla el cambio

Manual de calidadRepresentante de la

GerenciaGerente

Controlador de Documentos

Objetivo de calidadRepresentante de la

GerenciaGerente


ProcedimientosRepresentante de la

GerenciaGerente


ProgramasResponsable del

ProgramaGerente


Instrucciones de trabajo

Supervisor GerenteControlador de Documentos

Planes de calidadRepresentante de la

GerenciaGerente


Catálogo,Representante de la

GerenciaGerente


Tablas, Listas, Programas , Formatos

Supervisor y representante de la

gerencia.Gerente


MinutasRepresentante de la

GerenciaGerente


Externos Elaborador GerenteControlador de Documentos

Reglamentos Elaborador GerenteControlador de Documentos

Tabla 5 Códigos de documentos

Documento PrefijoManual de calidad MCProcedimientos PInstrucciones de trabajo ITPlanes de calidad PLObjetivo de calidad OCManual organizacional MOExternos EXReglamentos RProgramas PROtros Documentos No aplicaDiagrama DIPlaneación Estratégica PETablas TA

F-04-01





Cotizaciones COTabla 6 Códigos de áreas

Gerente General. 01Área Contable. 02Área de Residencias de Obra 03Área de Coordinación de Calidad. 04Área Administrativa 05Auxiliar 06Área de Almacén 07Área de Coordinación de Seguridad 08

Codificación para documentos

DIAGRAMA DE FLUJO

F-04-01

Número consecutivo de documento (2 campos)

Código de áreas (2 campos)

Código de documentos (1 ó 2 campos)

Conector de página

Línea de conexión

Preparación

Decisión

Datos

Proceso alternativo

Actividad





V DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsabilidades Secuencia ActividadesGerencia 1 Una vez que haya recibido algún documento externo,

debe definir qué área quedara a cargo de dicho documento

Elaborador del documento interno

1 Una vez que el documento interno ha sido revisado y aprobado por los involucrados, deberá pasarlo con el representante de la gerencia para que este lo revise.

Representante de la Gerencia

1 Debe revisar el documento interno de acuerdo a los requerimientos de la norma ISO 9001 o al Procedimiento Para elaborar procedimientos e Instrucciones de trabajo (P-04-01), y si no cumple con los requisitos debe regresarlo al elaborador del documento para su corrección correspondiente y si este cumple con los requerimientos debe entregárselo al controlador de documentos para que lo revise.

Controlador de Documento 1

Debe revisar que el documento interno cumpla con las tablas 1,2, 3, 4, 5 y 6 y asigna código si no cumple debe notificárselo al elaborador del documento y si cumple archiva el documento impreso.

Contrrolador de Documento

2 Debe archivar el documento impreso con copia 0 y reproducir las copias necesarias.

Debe recibir el documento externo original, para asignarle código, se archive.

Controlador de Documento

3 Debe generar inventario de documento vigente, para identificar todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y mantener actualizada la lista maestra del control de documentos (F-04-03)

Distribuir el documento a las áreas involucradas y mantener al registro en la lista de distribución de

F-04-01





4 documentos. (F-04-04)

Área Responsable 5 Debe difundir el documento externo a los involucrados y tomar lista de asistencia (F-04-05).

Elaborador del Documento 5 Debe difundir el documento interno a los involucrados

y tomar lista de asistencia (F-04-05).

VI TERMINOLOGÍA Y DEFINICIÓN

Documento: Es información que usamos como referencia para operar el procedimiento.

Formato: Impreso que da forma, acondiciona o apropia un espacio de trabajo para un uso previsto y determinado.

Reglamento: Colección ordenada de estatutos, preceptos, disposiciones u ordenanzas.

Registro: Formato donde se transcribe, registra, anota o señala evidencia de actividades desempeñadas, documento que presenta resultados obtenidos.

Anomalías: Irregularidades o incumplimientos de detalles acordados.

Controlador de documentos: Quien se responsabiliza de la distribución y actualización de un documento.

Revisor de Documento: Quien se asegura de la funcionalidad y eficacia de un documento.

Documento Externo.- Son los documentos de apoyo que nos envían del exterior, para el funcionamiento de la Institución (Reglamentos, Leyes, Manuales, Procedimientos y Oficios)

VII DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos CódigoProcedimiento para Elaborar procedimientos e Instrucciones de trabajo

P-04-01

Norma ISO 9001 EX – 04-01

Y todos los documentos que hagan referencia o resulten de cada proceso.

VIII REGISTROS Registros Tiempo mínimo de Responsable de Código

F-04-01





conservación conservarloLista maestra del control de documentos y Registros

Indefinido Controlador de Documentos

F-04-03

Lista de Distribución de Documentos

2 Años Controlador de Documentos

F-04-04

Lista de asistencia 2 Años Controlador de Documentos

F-04-05

IX ANEXOS

ANEXO 1; F-04-03. Formato de Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.ANEXO 2; F-04-04. Formato de Lista de Distribución de Documentos.ANEXO 3; F-04-05. Formato de Lista de Asistencia.

F-04-01

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