ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITOCARRERA DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICADEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMPUTACINPrevio a la obtencin del ttulo de:

INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMTICAPOR:HERIK PATRICIO ROBAYO HERRERASangolqu Ecuador2012

TEMA:Propuesta Metodolgica para la Migracin de Plataformas Propietarias a Plataformas de Software Libre en el mbito ofimtico y desarrollo de un caso prctico para la Matriz de Correos del Ecuador

Las mejoras y estudios que se vienen realizando orientadas a la difusin y explotacin de productos de software libre, el apoyo por medio de estndares y polticas han expuesto la necesidad de la migracin o implementacin de herramientas de software libre. Este documento presenta una propuesta metodolgica para la migracin de suites ofimticas propietarias a la herramienta ofimtica libre OpenOffice, adems de la aplicacin de un caso prctico en un segmento de la Empresa Pblica Correos del Ecuador.

RESUMEN

Actualmente la Empresa Pblica Correos del Ecuador, utiliza como herramienta ofimtica software propietario, lo que genera altos costos de licenciamiento y renovacin.Planteada esta problemtica, se seala que dicho gasto podra convertirse en una inversin dirigida a una independencia tecnolgica que apoye e incentive el desenvolvimiento de un entorno de software libre.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

JUSTIFICACINDebido al alto costo de las licencias para la utilizacin de herramientas ofimticas propietarias, las empresas se ven en la obligacin de gastar su presupuesto con el fin de adquirir o regularizar licencias, mientras que otras por impedimentos econmicos se ven forzadas a instalar software ilcito.

Sin embargo con la aprobacin de OpenDocument como estndar por parte de ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) se fortalecen los escenarios para el uso de herramientas ofimticas libres, reduciendo considerablemente los gastos.

OBJETIVOSObjetivo General

Desarrollar una propuesta de metodologa para la migracin de plataformas propietarias a plataformas de software libre en el mbito ofimtico y el desarrollo de un caso prctico en un segmento de la Empresa Pblica Correos del Ecuador.

OBJETIVOSObjetivos EspecficosRecolectar informacin sobre migraciones de herramientas ofimticas propietarias a software libre.Realizar el anlisis pertinente para el inicio de la metodologa.Elaborar documentos aprobatorios.Realizar un anlisis de impacto del cambio de la herramienta.Realizar un plan de capacitacin para el personal tcnico y usuario final.Realizar estrategias de soporte a usuario.Desarrollar un modelo de plan piloto.

ALCANCEDesarrollo de una propuesta metodolgica para la migracin de plataformas propietarias a software libre, en el mbito ofimtico, obteniendo un documento en el cual basarse para realizar este proceso de cambio minimizando el impacto para el usuario. Aplicar la propuesta metodolgica a un segmento de la Empresa Pblica Correos del Ecuador.

FUNDAMENTOS PARA LA ELABORACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICA (MARCO DE REFERENCIA)

Software propietario.Tambin llamado privativo, de cdigo cerrado o software no libre, es cualquier programa informtico en el que el usuario final tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin modificaciones).

Software libre.Segn la Free Software Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar y modificar el software.

FUNDAMENTOS PARA LA ELABORACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICA (MARCO DE REFERENCIA)

FUNDAMENTOS PARA LA ELABORACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICA (MARCO DE REFERENCIA)OpenDocument / ISO 26300

OpenDocument o tambin conocido como ODF es un formato estndar para el almacenamiento de documentos ofimticos, fue aprobado estndar ISO el 30 de noviembre de 2006 con la nomenclatura ISO 26300 .Uno de los objetivos logrados con el formato ISO 26300 OpenDocument, es la perpetuidad de la informacin.

FUNDAMENTOS PARA LA ELABORACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICA (MARCO DE REFERENCIA)OpenOffice.Es una suite ofimtica libre, ya que su cdigo est abierto sin restricciones. Contiene herramientas de procesador de texto, presentaciones, hojas de clculo, base de datos, con la gran ventaja que es multiplataforma y soporta gran cantidad de formatos de archivo, especialmente el formato estandarizado ISO 26300 OpenDocument (ODF).

FUNDAMENTOS PARA LA ELABORACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICA (MARCO DE REFERENCIA)Decreto Oficial No. 1014 en EcuadorEl 10 de abril de 2008 el Gobierno del Ecuador, emite el decreto No 1014 en el cual se establece como poltica pblica la utilizacin de software libre en los sistemas o aplicaciones informticas, con las debidas excepciones para la utilizacin de software propietario.

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAFig. 1: Esquema de la metodologa

METODOLOGAFASESACTIVIDADESFASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACINEvaluacin de la situacin actual (inventario)Evaluacin de las posibles soluciones de software libreDeterminar las herramientas ofimticas y usuarios que sern migrados.Evaluacin del impacto de la migracin.Elaboracin de documento inicialFASE 1 PREPARACIN Planificacin del alcanceDeterminar el plan de capacitacinAnalizar los mecanismos de soporte a usuarios y mantenimiento a las aplicacionesFASE 2 EJECUCIN Diseo de estrategia de migracinEjecucin del plan piloto y migracin

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAFASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

Recursos: Gerencia de Tecnologa, la cual ayudar con la logstica para realizar la recoleccin de los datos.

Alta Gerencia de CDE E.P, quien aprobar los documentos presentados para iniciar el proceso de migracin.

Personal seleccionado para la aplicacin de las encuestas.

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAFASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

Resultado: La documentacin inicial terminada y aprobada por parte de la Alta Gerencia.Informacin actualizada de inventario.

Seleccin de la nueva herramienta ofimtica

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAFASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

Evaluar la situacin actual (inventario): Situacin actual de la infraestructura tecnolgica.Situacin actual de aplicaciones utilizadas.

Situacin actual de usuarios que utilizan la herramienta ofimtica.

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAEvaluacin de las posibles soluciones de software libre:

Al existir una gran variedad de herramientas ofimticas de software libre, se debe analizar y seleccionar la herramienta que cumpla con los requerimientos funcionales de los usuarios y de las actividades que ejecutan.

FASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICADeterminar las herramientas ofimticas y usuarios que sern migrados:

Se debe considerar que no todos los usuarios y todas las herramientas ofimticas podrn ser migradas, por lo que se deber determinar excepciones por usuario y herramienta, de acuerdo a las funciones y actividades de trabajo que desempeen.

FASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAEvaluacin del impacto de la migracin:

Los parmetros inciales a evaluar durante la etapa previa a la migracin son: el temor al cambio por parte de los usuarios, la costumbre de uso de las herramientas ofimticas antiguas y la curva de aprendizaje, estas posibles causas de impacto, pueden ser superadas con la elaboracin de un plan de: capacitacin, concientizacin y soporte a usuarios.

FASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAElaboracin de la documentacin inicial:

Se debe desarrollar documentacin inicial para informar, convencer y sustentar a la Alta Gerencia, que el proyecto de migracin apoyar a los objetivos de la organizacin.

FASE 0 RECOLECCIN Y EVALUACIN DE INFORMACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICARecursos:Gerencia de Tecnologa quien estar a cargo del anlisis de la planificacin (alcance), planes de capacitacin y mecanismos de soporte a usuarios.

La Empresa Pblica Correos del Ecuador a travs del rea competente se encargar del apoyo logstico facilitando la capacitacin al personal seleccionado.

FASE I PREPARACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAResultado: La definicin del alcance de la migracin

El desarrollo de diferentes escenarios de capacitacin para mitigar el impacto

Estrategias para el manejo adecuado del soporte a usuarios.

FASE I PREPARACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAPlanificacin del alcance:

La informacin recolectada y la documentacin inicial, apoyar a la definicin del alcance que tendr el proyecto de migracin, ya que determinar si puede ser aplicada a toda la organizacin o slo a un grupo.

FASE I PREPARACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICADeterminar el plan de capacitacin:

Dentro de la estructura de la metodologa propuesta la capacitacin es un punto clave para la migracin, por lo que se sugiere contar con opciones o escenarios con el fin de que el implementador o lder del proyecto tome una decisin de acuerdo al presupuesto y recursos de la empresa.

FASE I PREPARACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAAnalizar los mecanismos de soporte a usuarios y mantenimiento a las aplicaciones:

Se debe analizar y desarrollar estrategias de soporte tcnico enfocadas en minimizar el impacto que la migracin tendr para el rea de HelpDesk (soporte tcnico), estas estrategias proporcionarn la capacidad operativa, logstica y cognoscitiva para afrontar las llamadas de los usuarios ofreciendo un soporte eficiente.

FASE I PREPARACIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICARecursos: Gerencia de Tecnologa a travs del equipo de trabajo de migracin, quienes elaborarn la estrategia de ejecucin de la migracin y el modelo de plan piloto.

FASE 2 EJECUCIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAResultados: Desarrollo de una estrategia de migracin acorde a la metodologa planteada

Elaboracin de un modelo de plan piloto, validado mediante un caso prctico.

FASE 2 EJECUCIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICADiseo de estrategia de migracin:

Debe enfocarse en minimizar la resistencia al cambio, enfatizando en la necesidad de un plan de capacitacin y el establecimiento de perfiles de liderazgo, habilidades y competencias para las personas que intervendrn en la migracin. A cada lder se le asignar recursos logsticos y humanos, formando equipos de trabajo que disminuyan tiempos de ejecucin, estableciendo lderes por responsabilidad.

FASE 2 EJECUCIN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA METODOLGICAEjecucin del plan piloto y/o migracin:

Se definen los lineamientos para que la migracin sea estructurada, aplicando las sugerencias previamente indicadas, adems se sugiere la ejecucin de un modelo de plan piloto con el objetivo de validar los posibles problemas que se puedan presentar en una migracin a gran escala.

FASE 2 EJECUCIN

IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA La Empresa Pblica Correos del Ecuador en la mayora de sus reas maneja diariamente documentacin, propia de sus funciones: Memos, Actas, Pliegos, Cotizaciones, Certificados, Activos fijos, la mayor parte de ellas sin frmulas o macros complicadas

Para mostrar los resultados obtenidos fue necesaria su aplicacin, de tal forma que siguiendo la metodologa propuesta se tom un segmento de los usuarios de la Empresa Pblica Correos del Ecuador,

RESULTADOSLa migracin fue realizada en 15 usuarios seleccionados, sin presentarse novedades durante el proceso. La instalacin y configuracin del aplicativo tom menos tiempo del planificado como se puede apreciar en la figura 1.

Fig. 1: Duracin de la migracin por usuario

RESULTADOSEl esquema de capacitacin utilizado en el plan piloto fue el autodidacta, es decir, se seleccion 10 personas del rea de tecnologa, para que diariamente en horas especficas puedan prepararse en el uso y soporte de la nueva suite ofimtica, 2 de estos exclusivamente para ser capacitadores, reduciendo los costos de capacitacin en un 70%.

RESULTADOSOtro beneficio que se debe recalcar es la disminucin en el nmero de llamadas a soporte de 150 planificadas a 100 efectivas, como se muestra en la figura 2.

Fig. 2: Casos de soporte

RESULTADOSEl anlisis del beneficio econmico, se resume en la proyeccin de gastos correspondiente a un ao. Luego del anlisis se aprecia que el porcentaje de ahorro es del 56%, como se muestra en la tabla 1.

Tabla 1: Proyeccin de costo de implementacin por un ao

COSTO DE IMPLEMENTACIN PLAN PILOTOCostos Open Office MS Office Costo aproximado de Licenciamiento para 15 usuarios.$ -$ 10.575,00 Costo Administrativo $ 4.446,25 $ 3.334,50 Costo de Capacitacin Autodidacta del personal tecnolgico$ 1.680,00 $ -Total Costo de Solucin $ 6.126,25 $ 13.909,50

CONCLUSIONES Se estructur y desarroll una propuesta metodolgica para la migracin de plataformas propietarias a plataformas de software libre en el mbito ofimtico.

La propuesta metodolgica fue aplicada en un segmento de la Empresa Pblica Correos del Ecuador. CDE E.P., a travs de un plan piloto.

La elaboracin de estrategias para la mitigacin del impacto en el proceso de migracin es esencial para su xito.

CONCLUSIONES Para garantizar la permanencia del nuevo software es importante la capacitacin del personal como un paso fundamental.

La aplicacin de estrategias de soporte disminuir los casos de incidentes y problemas que reciba el tcnica.

El costo total de una solucin ofimtica con OpenOffice es aproximadamente 97% menor que la regularizacin/implementacin de la solucin con MS Office en CDE E.P.

CONCLUSIONES Luego del anlisis efectuado sobre distintas suites ofimticas libres se concluye que OpenOffice es la suite que se adapta mejor a los requerimientos funcionales de CDE E.P.

La aplicacin de un plan piloto es recomendable, sin embargo no es un requisito para iniciar los trabajos de migracin.

Durante el anlisis del plan piloto se realiz una proyeccin a un ao de los gastos que representa el cambio de herramienta para CDE E.P., y se obtuvo un ahorro del 56%.

CONCLUSIONES La asignacin de responsabilidades y lmites para el personal que participar en el proceso de migracin ayudar con la organizacin de las tareas y actividades a ejecutar.

El xito de la migracin o de cualquier proyecto, depende del apoyo y la confianza de las personas que dirigen la organizacin.

La perpetuidad de la informacin en cuanto a documentos ofimticos, est asegurada gracias a que la suite seleccionada cumple con la norma ISO 26300 OpenDocument.

RECOMENDACIONES Definir las actividades, roles y resultados de cada fase, con el objetivo de estructurar los temas a desarrollar.

Elaborar un esquema de lderes para manejar la totalidad del proyecto, en los que se puede definir a los responsables de cada fase, actividad o tarea.

Es importante estar familiarizado con los procesos internos y documentacin que las instituciones requieren.

RECOMENDACIONES

Conocer las actividades funcionales asignadas a cada rea o departamento.

Antes de realizar una migracin masiva, es necesario concientizar a los usuarios acerca de los beneficios que se obtendrn al utilizar herramientas de software libre.

Formular e implementar un plan piloto para la migracin de la suite ofimtica, el cual ayudar a dimensionar los trabajos para una migracin masiva.

RECOMENDACIONES Planificar los escenarios de capacitacin sobre el manejo de la nueva suite ofimtica , acorde a los recursos y el presupuesto de la organizacin.

Se recomienda planificar una estrategia de soporte a usuarios equilibrada.

Es una buena prctica ejecutar un proyecto, acompaado de un cronograma que indique el avance de las fases y actividades.

GRACIAS